Mỗi khi nhắc tới hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, chúng ta không thể không nói đến dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế, vì đây là hai hoạt động không tách rời nhau, chúng
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH ANT LOGISTICS
Giới thiệu chung về Công ty TNHH ANT LOGISTICS
Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế ngày càng sâu rộng, thương mại quốc tế đã có những bước phát triển mạnh mẽ, tạo ra nhiều cơ hội cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu và nền kinh tế Dịch vụ hậu cần (logistics) đóng vai trò then chốt trong thương mại quốc tế, giúp tối ưu hóa quy trình mua bán và trao đổi hàng hóa Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang có xu hướng thuê ngoài nguồn nhân lực để tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Vào năm 2015, Công ty ANT Logistics được thành lập để nắm bắt kịp thời những thuận lợi và tiếp nối xu hướng phát triển.
- Tên giao dịch: Công Ty TNHH ANT Logistics
- Trụ sở đặt tại: 15/28 Đoàn Như Hải, Quận 4, Tp HCM
- Email: antlog@antlog.com.vn
1.1.2 Quá trình phát triển Được thành lập từ năm 2015, ANT LOGISTICS (ANT LOG) chuyên cung cấp các dịch vụ vận tải bao gồm vận tải đường biển, đường bộ, đường hàng không cũng như thông quan cho tất cả các loại hàng hóa xuất nhập khẩu ANT LOG là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ logistics có tốc độ phát triển nhanh nhất ANT LOG có đội ngũ nhân viên trẻ, năng động với kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn chuyên sâu về trao đổi hàng hóa, thiết bị lưu kho, đóng gói, cam kết tối ưu hóa việc quản lý vận chuyển Ngoài ra, ANT LOG áp dụng hệ thống Track & Trace rộng rãi trong quá trình vận chuyển hàng hóa, cập nhật liên tục tình hình đơn hàng cho doanh nghiệp
ANT LOG cam kết cung cấp dịch vụ vận tải chuyên nghiệp, đáp ứng mọi yêu cầu kinh doanh trong lĩnh vực vận chuyển đường biển, hàng không, đường bộ và dịch vụ hải quan Chúng tôi đảm bảo sự hài lòng của khách hàng thông qua việc cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa chất lượng cao với giá cả hợp lý và thời gian nhanh chóng ANT LOG không ngừng đổi mới và cập nhật công nghệ tiên tiến, với mục tiêu trở thành một trong những công ty logistics hàng đầu tại Việt Nam.
Là đối tác chiến lược của nhiều thương hiệu lớn như Aeon, Mekong Star, Minh
Duong Furniture, Olympia Việt Nam, Venko, Ant Farm, ANT LOG đã nhận được sự tín nhiệm của đông đảo khách hàng trong và ngoài nước.
Lĩnh vực hoạt động
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ vận tải và giao nhận hàng hóa, bao gồm đưa hàng ra cảng, làm thủ tục hải quan và giao hàng Chức năng chính của công ty là giao nhận hàng hóa qua các phương thức đường biển, đường bộ, đường hàng không, cùng với các dịch vụ logistics và kho bãi.
1.2.1 Vận chuyển bằng đường biển
Vận chuyển bằng đường biển là một phần quan trọng trong dịch vụ vận tải đa phương thức, với đội ngũ nhân sự tận tình và chu đáo chuyên trách hàng nguyên container (FCL/FCL), đặc biệt là container lạnh Công ty ANT Logistics luôn lắng nghe và thấu hiểu nhu cầu của khách hàng, đồng thời là đối tác lớn của nhiều hãng tàu như COSCO, ONE, TS LINE, IAL và nhiều hãng khác.
1.2.2 Vận chuyển đường hàng không
ANT LOG là đại lý cung cấp dịch vụ bán cước của Vietnam Airlines, hãng hàng không quốc gia Việt Nam Chúng tôi tự hào có mạng lưới bay rộng khắp, kết nối đến nhiều quốc gia ở khu vực Châu Á, Châu Âu và Châu Úc.
ANT LOG serves as an authorized agent for major airlines, including Singapore Airlines, Malaysia Airlines, Japan Airlines, China Airlines, Eva Air, Korean Airlines, Asiana Airlines, United Airlines, Etihad Airways, Emirates Airlines, and Qatar Airways.
ANT LOG cung cấp dịch vụ vận chuyển đa dạng, bao gồm kết hợp Air - Air qua Singapore hoặc Bangkok, và Sea-Air trung chuyển qua Singapore hoặc Dubai Dịch vụ này đảm bảo chi phí cạnh tranh và hiệu quả vận chuyển cao, mang lại nhiều lựa chọn cho khách hàng.
Dịch vụ ANT LOG có nhiều ưu điểm nổi bật:
ANT LOG sở hữu hệ thống đại lý rộng khắp, sẵn sàng cung cấp đa dạng dịch vụ vận chuyển, bao gồm: từ sân bay đến kho của chủ hàng, từ kho của chủ hàng đến sân bay, từ sân bay đến kho người nhận, và dịch vụ vận chuyển giữa các kho.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng nguy hiểm bằng đường hàng không, kèm theo các dịch vụ hỗ trợ như đóng gói, dán nhãn và khai báo hàng nguy hiểm.
- Cung cấp dịch vụ đại lý hải quan, tư vấn bảo hiểm hàng hóa, xin C/O và các chứng thư khách theo yêu cầu của khách hàng
Chúng tôi cung cấp dịch vụ Phát Chuyển Nhanh qua DHL và vận tải nội địa Vận chuyển hàng hóa đường bộ sử dụng các phương tiện như xe ô tô, xe khách, xe tải và xe container, trở thành một phương thức vận chuyển hiệu quả và linh hoạt.
Mười phương thức vận tải phổ biến hiện nay mang lại nhiều ưu điểm như tiện lợi, cơ động và khả năng thích nghi cao với các điều kiện khí hậu và địa hình khác nhau Nhờ vào hiệu quả kinh tế vượt trội, các loại hình vận chuyển này ngày càng được ưa chuộng.
Vận tải đường bộ đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng dịch vụ giao nhận kho vận ANT LOG sở hữu đội ngũ vận tải chuyên nghiệp và năng động, cung cấp các giải pháp vận tải linh hoạt để tối ưu hóa hiệu quả.
1.2.4 Dịch vụ hải quan, Kho bãi
Kho bãi là một phần quan trọng trong hệ thống Logistics, đóng vai trò lưu trữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm Nó không thể thiếu trong chuỗi cung ứng Logistics, giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động quản trị và vận chuyển hàng hóa.
Hoạt động kho bãi ảnh hưởng trực tiếp đến việc lưu trữ và bảo quản hàng hóa của doanh nghiệp Quản lý kho bãi hiệu quả giúp giảm chi phí vận chuyển và phân phối, ngăn ngừa hao hụt hàng hóa, duy trì nguồn cung ổn định và sẵn sàng giao hàng khi khách hàng cần Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn tăng cường vị trí cạnh tranh của doanh nghiệp.
ANT LOG, với kinh nghiệm dày dạn trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ kho bãi, cam kết mang đến giải pháp hiệu quả và tiết kiệm nhất cho khách hàng Hệ thống kho bãi rộng lớn cùng trang thiết bị hiện đại của chúng tôi đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt nhất cho mọi loại hàng hóa Chúng tôi luôn đặt việc bảo quản và lưu trữ hàng hóa lên hàng đầu, với hệ thống kho bãi hiện đại, thiết bị phòng cháy chữa cháy đạt tiêu chuẩn kỹ thuật nghiêm ngặt và lực lượng bảo vệ chuyên nghiệp, đảm bảo hàng hóa luôn được an toàn.
1.2.5 Dịch vụ hải quan trọn gói
Dịch vụ hải quan trọn gói tại ANT LOG sẽ hỗ trợ khách hàng trong mọi khâu:
- Kiểm tra bộ chứng từ xuất nhập khẩu
- Xác định mã HS code
- Xác định các loại thuế và thuế xuất nhập khẩu phải nộp
- Xác định trị giá hải quan đối với hàng hóa
- Lên tờ khai hải quan và hoàn tất thủ tục hải quan tại cửa khẩu
- Giấy phép cho các mặt hàng xuất nhập khẩu có điều kiện
- Kiểm tra chất lượng, kiểm dịch thực vật, hun trùng
- Thanh toán lệ phí hải quan thay mặt khách hàng
- Thủ tục hải quan đối với hàng hoá tạm nhập-tái xuất, tạm xuất-tái nhập
- Thủ tục hải quan đối với hàng nguy hiểm
- Dịch vụ Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
ANT LOG luôn đặt khách hàng làm trung tâm trong mọi hoạt động kinh doanh Đội ngũ ANT LOG cam kết cung cấp dịch vụ uy tín và chuyên nghiệp, đồng thời tư vấn những thông tin hữu ích về quy định xuất nhập khẩu.
Ant Log là đại lý hải quan tại Việt Nam, có khả năng đại diện cho nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu trong việc đứng tên trên tờ khai hải quan Chúng tôi cung cấp dịch vụ cho khách hàng trong nước và quốc tế, đảm bảo quy trình thông quan nhanh chóng và hiệu quả.
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng Ban
1.3.1 Sơ đồ cơ cấu của công Ty
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty ANT LOGISTIC
1.3.2 Ban Giám đốc và Phó Giám đốc
Giám đốc và phó giám đốc cùng nhau quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, xác định phương hướng và mục tiêu cho các hoạt động dài hạn và ngắn hạn Phó giám đốc không chỉ điều hành các hoạt động kinh doanh mà còn kiêm nhiệm bộ phận nhân sự, quản lý nhân viên, thực hiện tuyển dụng và sa thải, đồng thời đề ra chế độ lương thưởng cho nhân viên sau khi đã tham khảo ý kiến của giám đốc.
BỘ PHẬN HỖ TRỢ: MARKETING, IT,
Chức năng: Tìm kiếm khách hàng và nguồn hàng cho công ty, giữ chân khách hàng cho công ty
Duy trì và phát triển các mối quan hệ kinh doanh hiện tại là rất quan trọng, bao gồm việc nhận đơn đặt hàng và thiết lập các mối quan hệ mới Để đạt được điều này, cần lập kế hoạch và tổ chức lịch công tác hàng ngày cho các mối quan hệ kinh doanh hiện có cũng như các cơ hội tiềm năng khác.
Nắm vững quy trình tiếp xúc khách hàng và quy trình xử lý khiếu nại là rất quan trọng Cần ghi nhận đầy đủ thông tin khách hàng theo các biểu mẫu quy định để đảm bảo việc nhận và giải quyết thông tin được thực hiện hiệu quả.
- Tiếp xúc khách hàng và ghi nhận toàn bộ các thông tin của khách hàng trong báo cáo tiếp xúc khách hàng
- Giao dịch, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng Tìm kiếm khách hàng tiềm năng
- Cập nhật kiến thức công việc qua việc, đọc các sách báo về kinh doanh và tiếp thị; duy trì các mối quan hệ khách hàng
- Phát triển việc kinh doanh ở địa bàn được giao phó
Chức năng của chúng tôi là giao nhận hàng hóa và xuất hàng hóa, đảm bảo sự hài lòng cho các đối tác và khách hàng Chúng tôi cũng hỗ trợ nhập khẩu mặt hàng để bán tại các cơ sở kinh doanh trong nước, do đó, việc xử lý các chứng từ liên quan là rất cần thiết trong quá trình làm việc.
- Liên hệ với nhà cung cấp, khách hàng, hãng tàu để đặt lịch vận chuyển và sắp xếp theo tiến độ của công việc
- Làm hợp đồng, soạn thảo hóa đơn, Invoice, Packing list, D/O…
Chuẩn bị đầy đủ chứng từ và hồ sơ liên quan đến hàng hóa, bao gồm việc làm C/O và lấy mẫu kiểm định từ các cơ quan chức năng cho nhóm hàng hóa đặc biệt Cung cấp chứng từ hỗ trợ khách hàng và thông tin cần thiết cho hãng tàu.
Trong các trường hợp cần thiết, việc thực hiện House Bill hoặc Telex Release là rất quan trọng Bên cạnh đó, cần chú ý đến việc ký kết các hợp đồng khác như thuê container, bãi đỗ, và kiểm soát các loại phí như DEM/DET, phí vệ sinh và vận chuyển container.
- Thanh toán quốc tế làm hợp đồng, chuẩn bị chứng từ theo hình thức: L/C, T/T, D/A …
Lưu trữ và phân loại chứng từ khoa học là rất quan trọng để quản lý lịch trình cho khách hàng tiếp theo Việc nắm bắt tình hình và kiểm soát lịch chuyển hàng, giao nhận hàng giúp giải quyết kịp thời các thông tin phát sinh liên quan đến giao nhận, thông quan, cũng như vấn đề thuê xe vận tải và kho bãi.
Liên hệ với đại lý nước ngoài để nắm bắt thông tin về vận chuyển hàng hóa, giá cả và các vấn đề liên quan, đồng thời phối hợp với phòng kế toán và các phòng ban khác nhằm đảm bảo tiến độ công việc.
Chức năng của bộ phận này là hỗ trợ Giám đốc trong việc tổ chức bộ máy Tài chính - Kế toán của Công ty Bộ phận này giúp Giám đốc kiểm tra và kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính trong Công ty, đảm bảo tuân thủ các quy định về quản lý tài chính của Nhà nước và Công ty.
- Tổ chức công tác kế toán
- Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức việc ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý
Tổ chức hướng dẫn và áp dụng hệ thống tài khoản kế toán là rất quan trọng, nhằm đảm bảo việc ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ một cách khoa học và hợp lý trong từng đơn vị kế toán.
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo quy định
Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán theo đúng quy định và đảm bảo phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty cũng như từng đơn vị liên quan.
- Tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định
- Nhận hoà hoá, hồ sơ tài liệu đầy đủ theo yêu cầu
- Kiểm tra hàng hóa, hồ sơ, sau đó ký vào phiếu xuất và sổ nhận (nếu có)
- Ghi đầy đủ tên hàng hóa, số lượng, nơi giao, nơi nhận, thời hạn vào sổ giao nhận
- Lưu giữ, vận chuyển hàng hóa
- Giao đầy đủ hàng hóa, cho người nhận, sau đó yêu cầu ký tên vào sổ giao nhận của mình
- Thông tin kịp thời cho các bộ phận liên quan đảm bảo hàng hóa, tài liệu hồ sơ được giao đầy đủ, đúng thời hạn
- Lập sổ giao nhận gồm các nội dung: ngày, hàng hóa – chứng từ, nơi giao, nơi nhận, thời hạn
- Chịu hoàn toàn trách nhiệm về hàng hóa từ khi nhận cho đến khi giao trừ trường hợp bất khả kháng
- Kiểm tra giấy tờ xuất nhập khẩu, đảm bảo hợp lệ, đúng pháp luật
- Kiểm tra, phân luồng hàng hóa, đảm bảo hàng hóa là hợp pháp
Thực hiện khai báo hải quan qua phần mềm là bước quan trọng trong quy trình thông quan hàng hóa Cần hướng dẫn nhân viên hiện trường thực hiện các thủ tục cần thiết để đảm bảo hàng hóa được thông quan một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Mối quan hệ giữa các phòng ban
Với cấu trúc tổ chức gọn nhẹ, thông tin liên lạc giữa các phòng ban được duy trì kịp thời và hiệu quả Sự phối hợp giữa các phòng ban diễn ra nhịp nhàng, cho phép nhân viên thực hiện đa nhiệm Chẳng hạn, một nhân viên sales có thể đảm nhận tất cả các khâu trong quy trình làm lô hàng mà mình phụ trách.
Nhân viên marketing tiến hành nghiên cứu thị trường và lập danh sách khách hàng sơ bộ, trong khi nhân viên IT quảng bá thông tin trên các nền tảng trực tuyến và diễn đàn ngành Nhân viên kinh doanh tìm kiếm khách hàng, tiếp nhận nhu cầu xuất nhập khẩu, chào giá dịch vụ và đàm phán với các hãng tàu, hàng không để có giá cước tốt nhất Nếu khách hàng chỉ cần dịch vụ trucking nội địa hoặc khai hải quan, nhân viên kinh doanh sẽ chuyển giao cho các phòng ban liên quan Sau khi báo giá và thỏa thuận, hợp đồng giao nhận sẽ được ký kết Trợ lý giám đốc lên lịch làm hàng và bố trí nhân viên giao nhận Sau khi hoàn thành, nhân viên giao nhận thu hồi biên bản xác nhận từ ba bên và gửi cho phòng chứng từ để tiến hành lập debit note và thanh toán Cuối cùng, nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ lập kế hoạch chăm sóc khách hàng và trình bày cho trợ lý và phó giám đốc nhằm cải thiện dịch vụ hậu mãi.
Tình hình kinh doanh của Công Ty
1.5.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Bảng 1.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2018 – 2020
(Đơn vị tính: Triệu VNĐ)
Từ bảng 1.1 và cho thấy:
Về chỉ tiêu doanh thu, công ty đạt được doanh thu năm 2018 là 16.176,2 triệu đồng với mức lợi nhuận sau thuế là 1.642,16 triệu đồng Doanh thu này vào năm
Năm 2019, doanh thu của công ty đạt 17.763,8 triệu đồng với lợi nhuận 3.598,88 triệu đồng Đến năm 2020, doanh thu tăng lên 19.572,5 triệu đồng và lợi nhuận sau thuế đạt 4.740,88 triệu đồng.
Giai đoạn 2018 – 2029, công ty ghi nhận mức tăng trưởng doanh thu 11.1%, tương ứng với thu nhập doanh nghiệp đạt 1.587,6 triệu đồng, trong khi chi phí giảm 10% xuống còn 858,3 triệu đồng Mức tăng trưởng chi phí không đáng kể so với doanh thu, giúp lợi nhuận sau thuế tăng 21,98% so với giai đoạn trước Nhờ đó, lợi nhuận sau thuế năm 2019 đạt 3.598,88 triệu đồng, tăng 1.53,72 triệu đồng so với năm 2018.
Với những số liệu ở trên, có thể giải thích những mức tăng trưởng của các yếu tố doanh thu, chi phí, lợi nhuận như sau:
Doanh thu của công ty đã tăng mạnh trong giai đoạn 2018-2019 so với giai đoạn 2019-2020, chủ yếu do yếu tố chi phí và sự thay đổi lớn trong đội ngũ nhân viên Mặc dù giai đoạn 2019-2020 chứng kiến tác động tiêu cực từ đại dịch Covid-19 đến nền kinh tế toàn cầu và Việt Nam, doanh thu vẫn tiếp tục tăng trưởng nhờ vào đội ngũ nhân viên trẻ, tận tâm và chu đáo.
Chi phí của công ty tăng lên do nhiều nguyên nhân, bao gồm đầu tư vào cơ sở vật chất và xây dựng trụ sở chính hàng năm, cũng như việc mua sắm máy móc thiết bị phục vụ cho các ngành nghề Ngoài ra, chi phí thuê văn phòng, kho bãi và trả lương cũng góp phần làm tăng chi phí Cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các công ty giao nhận và hãng tàu trong việc thu hút khách hàng và chào giá cước đã dẫn đến việc giá cước phải cạnh tranh, làm giảm lợi nhuận trên mỗi lô hàng và ảnh hưởng đến tổng lợi nhuận của công ty Hơn nữa, các công ty có sản lượng hàng lớn thường chuyển hàng trực tiếp với hãng tàu, không còn phụ thuộc vào các công ty giao nhận trung gian.
Lợi nhuận sau thuế của công ty tăng lên nhờ doanh thu tăng nhanh, điều này củng cố niềm tin của khách hàng và dẫn đến sự hợp tác nhiều hơn từ phía họ.
Chương 1 đã cung cấp cái nhìn tổng quan về cơ cấu của Công Ty TNHH ANT LOGISTIC, bao gồm quá trình hình thành, phát triển, sơ đồ tổ chức và chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban Bên cạnh đó, tình hình kết quả kinh doanh của công ty trong ba năm gần đây cho thấy sự phát triển tích cực, hướng tới sự lớn mạnh hơn nữa Để hiểu rõ hơn về thực tế và nội dung, Chương 2 sẽ đi sâu vào các vấn đề trong quá trình vận hành.
QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NGUYÊN CONTAINER XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY ANT LOGISTICS
Qui trình giao nhận hàng nguyên container xuất khẩu tại Công Ty ANT LOGISTIC
Công ty ANT LOGISTIC đại diện cho công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADING PRODUCTION CO.,LTD thực hiện thủ tục xuất khẩu một container hàng gia dụng chưa lắp ráp, bao gồm lồng quạt và băng công tắc quạt, từ Việt Nam sang Thái Lan cho Công ty SAKDA INTERTRADE LIMITED PARTNERSHIP.
Hợp đồng số 11/2021/PCTP-GV được ký giữa công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADING PRODUCTION CO., LTD và Công ty SAKDA INTERTRADE LIMITED PARTNERSHIP Công ty PHU CUONG THINH PHAT đã thuê ANT LOGISTICS để thực hiện các dịch vụ xuất khẩu cho lô hàng này, bao gồm đặt chỗ với hãng tàu và làm thủ tục hải quan để thông quan hàng hóa.
Dưới đây là sơ đồ mô tả quy trình giao nhận hàng xuất khẩu (FCL) qua đường biển cho mặt hàng gia dụng chưa lắp ráp, bao gồm lồng quạt và công tắc quạt.
- Bước 1: Thỏa thuận dịch vụ với khách hàng
- Bước 2: Liên hệ đặt tàu
- Bước 3: Nhận và kiểm tra chứng từ
- Bước 4: Lấy container rỗng và đóng hàng vào container
- Bước 5: Khai báo hải quan điện tử
- Bước 6: Làm thủ tục thông quan hàng hóa tại Cảng
- Bước 7: Đăng kí giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
- Bước 8: Kiểm tra bộ chứng từ hoàn chỉnh
- Bước 9: Quyết toán phí dịch vụ với khách hàng và bàn giao hồ sơ với khách hàng
Sơ đồ 2.1 mô tả quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu (FCL) đường biển tại công ty ANT LOGISTICS, bao gồm 9 bước từ bước 1 đến bước 9.
Hình 2.1 Sơ đồ nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu (FCL) đường biển tại
Công Ty TNHH ANT LOGISTICS
Thỏa thuận dịch vụ với khách hàngới khách hàng Thỏa thuận dịch vụ với
Nhận và kiểm tra chứng từ
Lấy container rỗng và đóng hàng hàng vào coLấy à đóng hàng vào cont
Quyết toán phí dịch vụ và bàn giao hồ sơ với khách hàng Đăng ký giấy chứng nhận xuất xứ
Kiểm tra chứng từ hoàn chỉnh Khai báo hải quan điện tử
Hóa đơn thương mại Phiếu đóng gói Vận đơn
Thông quan hàng tại Cảng
Giấy chứng nhận xuất xứ Vào sổ tàu Nộp hồ sơ
2.1.1 Thỏa thuận dịch vụ với khách hàng
Công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADING PRODUCTION CO., LTD đã chọn ANT LOGISTICS làm dịch vụ xuất khẩu cho lô hàng điện gia dụng Dựa trên thông tin từ khách hàng, nhân viên phòng kinh doanh đã tìm hiểu giá và lịch tàu phù hợp, sau đó gửi báo giá cho khách hàng Tổng chi phí dịch vụ cho lô hàng này được ANT LOGISTICS ước tính là 29.000.000 VNĐ, và công ty PHU CUONG THINH PHAT đã đồng ý với mức phí này.
Cả hai bên tham gia hợp đồng dịch vụ đều có trách nhiệm quan trọng Đối với Công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADING PRODUCTION CO., LTD, cần thực hiện đầy đủ các dịch vụ yêu cầu, duy trì liên lạc thường xuyên với khách hàng để giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình xuất hàng Ngược lại, bên thuê dịch vụ phải cung cấp đầy đủ và đúng hạn các chứng từ theo yêu cầu của ANT LOGISTICS, đồng thời thực hiện thanh toán dịch vụ đúng tiến độ sau khi giao dịch hoàn tất.
Công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADING PRODUCTION CO., LTD có trách nhiệm đặt tàu cho chuyến hàng xuất khẩu Sau khi nhân viên phòng kinh doanh thực hiện việc đặt tàu, họ sẽ nhận được Giấy xác nhận đặt tàu (Booking receipt notice) từ hãng tàu Nhân viên chứng từ sẽ tiến hành kiểm tra Giấy xác nhận đặt tàu này.
- Người gửi hàng: ANT LOGISTICS
- Hạn cuối lấy container rỗng: 08/12/2021
- Tên tàu/Số chuyến: PHUOC LONG 10 V.095W
- ETD (Ngày tàu rời cảng bốc hàng): 11/12/2021
- ETA (Ngày tàu tới cảng bốc hàng): 13/12/2021
- Cảng bốc hàng (Port of loading): Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Cảng dỡ hàng (Port of discharge): Bang Kok, Thái Lan
- Nơi đóng hàng (Place of stuffing): tại kho - Warehouse
- Thời gian cắt máng (Closing time): 16:00 10/11/2021
- Nơi trả vỏ sau khi đóng hàng lại container (Return laden place): SP-ITC (VNITC)
Thời gian gửi thông tin để làm B/L đến hãng tàu (SI Cut Off) là 15:00 ngày 09/11/2021 Nhân viên chứng từ cần căn cứ vào ngày đóng hàng và ngày tàu chạy của lô hàng để cung cấp chi tiết B/L trên thông báo đặt chỗ (Booking Receipt Notice) Đồng thời, họ cũng phải liên hệ với Công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADING PRODUCTION CO., LTD để nhận chứng từ làm B/L và thông báo thời hạn cung cấp trước 15:00 ngày 09/11/2021.
Nhân viên chứng từ kiểm tra lại chi tiết trước khi gửi SI (Shipping Instruction
- hướng dẫn giao hàng) cho hãng tàu (gửi trước 7:00 Am 04/12/2020)
Khi nhận được bản nháp B/L từ hãng tàu, nhân viên chứng từ cần kiểm tra kỹ các thông tin trước khi gửi cho Công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADING PRODUCTION CO., LTD để xác nhận và thông báo thời hạn xác nhận B/L.
Ngay khi B/L đúng xác nhận lại với hãng tàu Hãng tàu gửi Surrendered bill- Vận đơn điện giao hàng (do khách hàng yêu cầu dùng loại surrendered)
2.1.3 Nhận và kiểm tra chứng từ
Sau khi ký hợp đồng thỏa thuận dịch vụ Công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADING PRODUCTION gửi cho ANT LOGISTICS những chứng từ sau đây:
- Hợp đồng thương mại (Sale contract): (01) bản sao
- Phiếu đóng gói (Packing list): (01) bản sao
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): (01) bản sao
2.1.3.1 Kiểm tra hợp đồng ngoại thương
Hóa đơn thương mại của Công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADING PRODUCTION CO., LTD và Công ty SAKDA INTERTRADE LIMITED PARTNERSHIP gồm các thông tin sau:
- Số hợp đồng ngoại thương: 11/2021/PCTP-GV
- Ngày kí hợp đồng: ngày 9 tháng 9 năm 2021
- Nhà xuất khẩu: Công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADING PRODUCTION CO., LTD
- Địa chỉ: 135/17/336 ấp 3, phường Phước Vĩnh An, quận Củ Chi,
- Nhà nhập khẩu: Công ty SAKDA INTERTRADE LIMITED PARTNERSHIP
- Địa chỉ: Số 135, Moo, Rangsit, Thanyaburi, Pathaumtani, 12110 Thái Lan
Mô tả hàng hóa trên hợp đồng:
Bảng 2.1 Bảng mô tả hàng hóa theo hợp đồng ngoại thương
Lồng bảo vệ cánh quạt (12” FAN GUARD WITH COMPLETE SET OD340MM ( FRONT))
Băng công tắt quạt( TABLE FAN
(Nguồn: Trích hợp đồng ngoại thương số 11/2021/PCTP-GV)
Mô tả mặt hàng trên hợp đồng ngoại thương gồm:
- Lồng bảo vệ cánh quạt (12” FAN GUARD WITH COMPLETE SET OD340MM(FRONT))
- Băng công tắt quạt ( TABLE FAN SWITCH)
- Tổng số tiền cần thanh toán trên hóa đơn thương mại 11.950 Đola mỹ
- Cảng xếp hàng: Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Cảng dỡ hàng: Băng Kok, Thái Lan
- Hình thức thanh toán : thanh toán chuyển khoản sau khi nhận được hàng 5 ngày tại cảng Bang Kok, Thái Lan
2.1.3.2 Kiểm tra hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại gồm các thông tin sau:
Người gửi hàng: Công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADING PRODUCTION CO., LTD Địa chỉ: 135/17/336 ấp 3, phường Phước Vĩnh An, quận Củ Chi,
Số hóa đơn: 11/2021/PCTP-GV
Bên nhận hàng : Công ty SAKDA INTERTRADE LIMITED PARTNERSHIP + Địa chỉ: Số 135, Moo, Rangsit, Thanyaburi, Pathaumtani,
Mô tả hàng hóa trên hóa đơn:
Bảng 2.2 Bảng mô tả hàng hóa trên hóa đơn thương mại
Ghi chú vận chuyển Tên và mặt hàng Số lượng Đơn vị giá (USD)
Tổng (USD) Bộ/ đơn vị CIF
Lồng bảo vệ cánh quạt (12” FAN GUARD WITH COMPLETE SET OD340MM(FRONT))
Băng công tắt quạt (TABLE FAN SWITCH) 50.000 PCS 0,075 3.750
Tổng cộng: Mười một ngàn chín trăm năm mươi Đô la mỹ
(Nguồn: Trích hóa đơn thương mại số 11/2021/PCTP-GV)
2.1.3.3 Kiểm tra phiếu đóng gói hàng hóa
Phiếu đóng gói gồm các thông tin sau:
Người gửi hàng: Công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADING PRODUCTION CO., LTD
- Địa chỉ: 135/17/336 ấp 3, phường Phước Vĩnh An, quận Củ Chi,
- Số phiếu đóng gói: 11/2021/PCTP-GV
- Người nhận hàng: Công ty SAKDA INTERTRADE LIMITED PARTNERSHIP
+ Địa chỉ: Số 135, Moo, Rangsit, Thanyaburi, Pathaumtani, 12110 Thái Lan
Mô tả hàng hóa trên phiếu đóng gói:
Bảng 2.3 Bảng mô tả hàng hóa theo phiếu đóng gói
Mặt hàng tốt Kiện hàng
Lồng bảo vệ cánh quạt (12” FAN GUARD WITH COMPLETE SET
(Nguồn: Trích phiếu đóng gói ngày 08 tháng 12 năm 2021)
2.1.3.4 Kiểm tra vận đơn đường biển (Bill of Lading)
Kiểm tra thông tin trên vận đơn như sau:
Người gửi hàng: ANT LOGISTICS CO., LTD
- Địa chỉ: NARIME BUILDING 15/28 Đoàn Như Hải, Phường 12, Quận 4,
TP Hồ Chí Minh, Việt Nam
Người nhận hàng: First-Class LOGISTICS CO, LTD
- Địa chỉ: 296/42 Sathupadith rd., Chongnonsee, Yannawa, Bang Kok
Bên nhận thông báo: Công ty SAKDA INTERTRADE LIMITED PARTNERSHIP
- Tên đại lí nước ngoài: First-Class LOGISTICS CO, LTD
+ Nơi nhận hàng: Hồ Chí Minh, Việt Nam
+ Cảng bốc hàng: Hồ Chí Minh, Việt Nam
+ Tên tàu/ số chuyến: PHUOC LONG 10 V.095W
+ Cảng dỡ: Bang Kok, Thái Lan
+ Nơi giao hàng tại cảng đích: Bang Kok, Thái Lan
+ Số container/ số seal: SMCU20335882/SM351105
+ Mặt hàng: Lồng trước bảo vệ quạt ( 12” FAN GUARD WITH COMPLETE SET OD340MM ( FRON)) và băng công tắt quạt (TABLE FAN SWITCH)
Sau khi kiểm tra chi tiết các chứng từ, nhân viên chứng từ tiếp tục so sánh đối chiếu các nội dung trên chứng từ như sau:
Bảng 2.4 Bảng so sánh các thông tin trên hợp đồng, hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói
Nội dung Hợp đồng Hóa đơn thương mại
Lồng trước bảo vệ quạt ( 12” FAN GUARD WITH COMPLET
FRON)) và băng công tắt quạt (TABLE FAN SWITCH)
Lồng trước bảo vệ quạt ( 12” FAN GUARD WITH COMPLET
OD340MM ( FRON)) và băng công tắt quạt
Lồng trước bảo vệ quạt ( 12” FAN GUARD WITH COMPLET
OD340MM ( FRON)) và băng công tắt quạt (TABLE FAN SWITCH)
Lồng trước bảo vệ quạt ( 12” FAN GUARD WITH COMPLET
FRON)) và băng công tắt quạt (TABLE FAN SWITCH)
Tên và địa chỉ người bán
Tên và địa chỉ người mua
Công ty SAKDA INTERTR ADE LIMITED PARTNER SHIP
Công ty SAKDA INTERTR ADE LIMITED PARTNER SHIP
Hồ Chí Minh, Việt Nam
Hồ Chí Minh, Việt Nam
Cảng dỡ Bang Kok,
Thái Lan Không có Không có Bang Kok,
11.950 USD 11.950 USD Không có Không có Trùng khớp
CIF Bang Kok, Thái Lan
CIF Bang Kok, Thái Lan
Không có Không có Trùng khớp
2.1.4 Lấy container rỗng và đóng hàng
Nhân viên giao nhận ANT LOGISTICS nhận thông báo vị trí nhận container rỗng tại ICD Phước Long 1, Km 7, Xa Lộ Hà Nội, Q 9, Tp Hồ Chí Minh Họ mang phiếu đến văn phòng SML (Hãng tàu SM Line) để đổi lệnh cấp container rỗng và đóng phí 1.000.000 VNĐ cho phòng thương vụ nhằm nâng (01) container Sau đó, nhân viên liên hệ với nhân viên hạ bãi để nhận container rỗng Trước khi đóng hàng, nhân viên giao nhận kiểm tra tình trạng container, đảm bảo sạch sẽ, không có mùi hôi và không bị hư hại hay móp méo.
Sau khi kiểm tra tình trạng container, nhân viên giao nhận ANT LOGISTICS yêu cầu tài xế đưa container rỗng về địa điểm tập kết hàng để đóng hàng tại kho của người gửi Sau khi nhận số niêm chì (SEAL), nhân viên giao nhận sẽ gửi thông tin cho bộ phận chứng từ để tiến hành khai báo hải quan.
2.1.5 Khai báo hải quan điện tử
2.1.5.1 Khai báo thông tin Đầu tiên nhân viên chứng từ đăng nhập hệ thống Ecuss5 Vnaccs, màn hình hiện ra như sau và nhấn vào nút “ Đăng nhập”
Hình 2.2 Giao diện của ECUSS5
Nhân viên chứng từ cần nhập thông tin doanh nghiệp để khai báo hải quan Để thay đổi thông tin doanh nghiệp trong khai báo hải quan, các bước thực hiện như sau:
Sử dụng chọn hệ thống chọn “thông tin doanh nghiệp”, nhân viên chứng từ nhập các thông tin trong phần đăng kí thông tin doanh nghiệp:
Tên doanh nghiệp: Công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADING PRODUCTION CO., LTD Địa chỉ: 135/17/336 ấp 3, phường Phước Vĩnh An, quận Củ Chi, TP Hồ Chi Minh
* Thông tin Hải quan tiếp nhận khai báo
Chi cục Hải Quan 02CI (Chi cục Hải Quan CK Cảng Sài Gòn KV 1) là bộ phận chuyên xử lý tờ khai nhập khẩu, với mã tờ khai là 00, thuộc Đội nghiệp vụ Hải quan số 2.
Hình 2.3 Giao diện đăng kí thông tin doanh nghiệp khai báo hải quan
Sau khi hoàn tất việc khai báo thông tin doanh nghiệp và hải quan, bước tiếp theo là mở tờ khai xuất khẩu Nhân viên chứng từ sẽ vào giao diện và chọn "Đăng ký mới tờ khai xuất khẩu (EDA)".
Công ty TNHH THƯƠNG MẠI SẢN XUẤT PHÚ CƯỜNG THỊNH PHÁT chuyên xuất khẩu các sản phẩm tự sản xuất, với mã loại hình E62: sản phẩm xuất khẩu.
Mã hiệu phương thức vận chuyển: Lô hàng được vận chuyển bằng container đường biển, mã phương thức vận chuyển là (02) Đường biển (container)
Nhận xét ưu điểm và ngược điểm Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu (FCL) đường biển tại Công ty TNHH ANT LOGISTICS
ANT LOGISTICS hợp tác với nhiều hãng tàu và đại lý toàn cầu, cung cấp giá cước cạnh tranh cho hầu hết các tuyến ở châu Á và các cảng lớn nhỏ trên thế giới Công ty cam kết thời gian vận chuyển và khai thác hàng nhanh chóng, vượt trội hơn so với các đối thủ Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại ANT LOGISTICS diễn ra suôn sẻ, đáp ứng tốt kỳ vọng của khách hàng nhờ vào những điều kiện thuận lợi.
Công ty ANT LOGISTICS duy trì mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng thông qua việc trao đổi thông tin liên lạc Điều này giúp nhanh chóng xác nhận và sửa chữa các thông tin vướng mắc khi cần thiết.
Sự kết hợp ăn ý giữa các bộ phận là yếu tố quan trọng, giúp mỗi bộ phận thực hiện nhiệm vụ cụ thể của mình, từ đó phát huy tối đa khả năng chuyên môn và nâng cao năng suất làm việc.
Công ty sở hữu đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động và có trình độ chuyên môn cao, có khả năng xử lý linh hoạt các tình huống bất ngờ trong quá trình làm việc, từ đó góp phần nâng cao uy tín của công ty.
Tư vấn đúng và đầy đủ các thông tin cần thiết cho khách hàng trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng ngoại thương với khách hàng
Nhân viên giao nhận có kinh nghiệm dày dạn, thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu một cách thuần thục và chính xác Họ có khả năng xử lý tốt các tình huống bất ngờ, đảm bảo tiến trình giao nhận theo hợp đồng với khách hàng Đội ngũ xe cam kết giao hàng an toàn và đúng thời gian.
Công ty đã ký được nhiều hợp đồng giao nhận và có thời gian hiệu lực dài mang lại nguồn doanh thu khá ổn định
Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, công ty luôn tuân thủ nghiêm ngặt các thông tư, nghị định và quy định của Nhà nước liên quan đến thủ tục hàng hóa xuất nhập khẩu.
Công ty luôn nộp thuế theo đúng nghĩa vụ của mình đối với Nhà nước
Quá trình tổ chức thực hiện đồng và quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu được thực hiện nhanh chóng và chính xác, nhằm đảm bảo tuân thủ các điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng với khách hàng.
Công ty liên tục cập nhật thông tin mới về Hải quan và ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình làm hàng, chẳng hạn như việc sử dụng phần mềm khai hải quan điện tử.
Công ty Thái Sơn cung cấp 36 tử ECUS rất hữu ích, giúp khai báo Hải quan điện tử một cách nhanh chóng và tiện lợi Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu các chi phí không cần thiết, mang lại sự thuận tiện vượt trội so với phương pháp khai Hải quan truyền thống Sau khi hoàn tất quy trình, công ty lưu giữ đầy đủ các văn thư chứng từ và hóa đơn để phòng ngừa các trường hợp khiếu nại có thể xảy ra.
Công ty cung cấp dịch vụ chất lượng cao, đảm bảo uy tín với mức giá cạnh tranh, giúp duy trì vị thế vững chắc trên thị trường vận tải xuất nhập khẩu hiện nay.
2.2.2.1 Đối với giai đoạn thỏa thuận dịch vụ với khách hàng:
Khi làm việc với khách hàng lâu năm, hợp đồng dịch vụ thường chỉ là những thỏa thuận miệng, trong khi với khách hàng mới, hợp đồng lại thiếu rõ ràng và chỉ chứa các điều khoản cơ bản Điều này có thể dẫn đến rủi ro và tranh chấp không cần thiết khi lô hàng gặp sự cố Hơn nữa, sự thay đổi giá dịch vụ theo thời gian cũng khiến khách hàng mới gặp khó khăn, khi họ thường không chấp nhận mức giá mới mà chỉ muốn giữ mức giá cũ, rẻ hơn.
2.2.2.2 Đối với giai đoạn kiểm tra chứng từ, nhận phiếu xác nhận đặt chỗ và đóng hàng
Quy trình đóng hàng còn nhiều sai sót, dẫn đến chậm trễ trong vận chuyển Những lỗi trong quá trình vận chuyển gây hư hỏng container, buộc phải bồi thường tiền cược container Việc hư hỏng này không chỉ làm tăng chi phí đền bù cho hãng tàu mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả vận chuyển.
Việc đóng container vượt quá số lượng cho phép đang thiếu sự chú ý, đặc biệt từ đội ngũ nhân viên giao nhận và chứng từ còn trẻ và thiếu kinh nghiệm Sự phối hợp giữa hai bộ phận này chưa hiệu quả, dẫn đến nhiều lô hàng gặp sai sót trong quá trình thông quan, như không kiểm tra tổng trọng lượng cho phép của container, gây ra tình trạng container không thể lên tàu.
2.2.2.3 Đối với giai đoạn làm thủ tục hải quan
Trong quá trình làm thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận thường gặp khó khăn do một số chứng từ không khớp nhau, thiếu chứng từ hoặc các chứng từ không hợp lệ Những vấn đề này không chỉ kéo dài thời gian giao nhận mà còn phát sinh chi phí không cần thiết Là một công ty dịch vụ, việc thông quan với đa dạng mặt hàng đôi khi cũng gây ra những trở ngại trong thủ tục hải quan.
2.2.2.4 Đối với giai đoạn quyết toán phí
Vì chỉ là những hợp đồng bằng miệng nên việc thanh lý hợp đồng tự thanh lý không cần qua cơ quan nào
Công ty phải thanh toán toàn bộ chi phí cho lô hàng ngay từ đầu, đặc biệt đối với khách hàng thân thiết, vì dịch vụ chỉ được thanh toán khi lô hàng hoàn tất Điều này dẫn đến khó khăn trong việc xoay vốn do công ty cho phép khách hàng nợ lại phí dịch vụ.