Tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nguyên container FCL xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH ANT logistics 2

Mỗi khi nhắc tới hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, chúng ta không thểkhông nói đến dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế, vì đây là hai hoạtđộng không tách rời nhau, chúng đ

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH 4

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 5

LỜI MỞ ĐẦU 6

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH ANT LOGISTICS 8

1.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH ANT LOGISTICS 8

1.1.1 Lịch sử hình thành 8

1.1.2 Quá trình phát triển 8

1.2 Lĩnh vực hoạt động 9

1.2.1 Vận chuyển bằng đường biển 9

1.2.2 Vận chuyển đường hàng không 9

1.2.3 Vận tải nội địa 9

1.2.4 Dịch vụ hải quan, Kho bãi 10

1.2.5 Dịch vụ hải quan trọn gói 10

1.3 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng Ban 11

1.3.1 Sơ đồ cơ cấu của công Ty 11

1.3.2 Ban Giám đốc và Phó Giám đốc 11

1.3.3 Phòng kinh doanh 12

1.3.4 Phòng chứng từ 12

1.3.5 Phòng Kế Toán 13

1.3.6 Phòng Giao nhận 13

1.3.7 Phòng Hải quan 13

1.4 Mối quan hệ giữa các phòng ban 14

1.5 Tình hình kinh doanh của Công Ty 14

1.5.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 14

Bảng 1.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2018 – 2020 14

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NGUYÊN CONTAINER XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY ANT LOGISTICS 16

2.1 Qui trình giao nhận hàng nguyên container xuất khẩu tại Công Ty ANT LOGISTIC 16 2.1.1 Thỏa thuận dịch vụ với khách hàng 18

2.1.2 Liên hệ đặt tàu 18

2.1.3 Nhận và kiểm tra chứng từ 19

2.1.3.1 Kiểm tra hợp đồng ngoại thương 19

2.1.3.2 Kiểm tra hóa đơn thương mại 20

2.1.3.3 Kiểm tra phiếu đóng gói hàng hóa 20

2.1.3.4 Kiểm tra vận đơn đường biển (Bill of Lading) 21

2.1.4 Lấy container rỗng và đóng hàng 23

2.1.5 Khai báo hải quan điện tử 24

2.1.5.1 Khai báo thông tin 24

2.1.5.2 Tiếp nhận kết quả phân luồng 30

2.1.6 Thông quan tại Cảng 31

2.1.6.1 Nộp hồ sơ để làm thủ tục thông quan tại cảng 31

2.1.6.2 Thanh lí hải quan tại Cảng 31

2.1.6.3 Vào sổ tàu hàng xuất 31

2.1.7 Đăng kí giấy chứng nhận xuất xứ 32

2.1.8 Kiểm tra bộ chứng từ hoàn chỉnh 32

2.1.8.1 Kiểm tra giấy chứng nhận xuất xứ 33

2.1.8.2 Kiểm tra vận đơn 33

2.1.9 Quyết toán phí dịch vụ và bàn giao bộ chứng từ với khách hàng 34

2.2 Nhận xét ưu điểm và ngược điểm Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu (FCL) đường biển tại Công ty TNHH ANT LOGISTICS 35

2.2.1 Ưu điểm 35

2.2.2 Nhược điểm 36

2.2.2.1 Đối với giai đoạn thỏa thuận dịch vụ với khách hàng: 36

2.2.2.2 Đối với giai đoạn kiểm tra chứng từ, nhận phiếu xác nhận đặt chỗ và đóng hàng 36

2.2.2.3 Đối với giai đoạn làm thủ tục hải quan 36

2.2.2.4 Đối với giai đoạn quyết toán phí 37

2.2.3 Các vấn đề khác 37

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 38

3.1 Cơ sở đề xuất các giải pháp 38

3.1.2 Phương hướng hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH ANT LOGISTICS 38

3.1.3 Căn cứ trên các mặt tồn tại trong quy trình nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận tại Công ty TNHH ANT LOGISTICS 39

3.2 Gợi ý những giải pháp nhằm hoàn thiện Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu (FCL) đường biển tại Công ty TNHH ANT LOGISTICS 39

3.2.2 Hạn chế những sai sót trong kiểm tra chứng từ và đóng hàng 40

3.2.3 Nắm vững các quy định về xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan 40

3.2.4 Thay đổi cách quyết toán 40

3.3 Gợi ý những giải pháp nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH ANT LOGISTICS. 41

3.3.1 Chính sách quảng bá dịch vụ 41

3.3.2 Giải pháp về tài chính 41

3.4 Kiến nghị với các cơ quan ban nghành khác 42

LỜI KẾT LUẬN 44

PHỤ LỤC BỘ CHỨNG TỪ 45

3

DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Sơ đồ 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty ANT LOGISTIC 7

Bảng 1.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2018 – 2020 10

Hình 2.1 Sơ đồ nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu (FCL) đường biển tại Công Ty TNHH ANT LOGISTICS. 14

Bảng 2.1 Bảng mô tả hàng hóa theo hợp đồng ngoại thương 16

Bảng 2.2 Bảng mô tả hàng hóa trên hóa đơn thương mại 18

Bảng 2.3 Bảng mô tả hàng hóa theo phiếu đóng gói 19

Bảng 2.4 Bảng so sánh các thông tin trên hợp đồng, hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói 20

Hình 2.2 Giao diện của ECUSS5 22

Hình 2.3 Giao diện đăng kí thông tin doanh nghiệp khai báo hải quan 23

Hình 2.4 Giao diện thiết lập thông tin chung 24

Hình 2.5 Giao diện thiết lập thông tin người nhập khẩu 24

Hình 2.6 Giao diện thiết lập thông tin vận đơn 25

Hình 2.7 Giao diện thiết lập thông tin hóa đơn 25

Hình 2.8 Giao diện thiết lập thông tin vận chuyển và thông tin khác 26

Hình 2.9 Giao diện thiết lập thông tin container 26

Hình 2.10 Giao diện thiết lập thông tin danh sách hàng hóa 1 27

Hình 2.11 Giao diện thiết lập thông tin danh sách hàng hóa 2 28

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

cước phí

FCL/FCL Full container Load Phương pháp gửi hàng

chẵn bằng container

Incoterms International Commercial Terms Điều kiện thương mại

quốc tế

toàn bộ container vậnchuyên quốc tế

nhập khẩu

LỜI MỞ ĐẦU

Trong bối cảnh toàn cầu hóa, khu vực hóa, hội nhập kinh tế thế giới như hiệnnay, để xây dựng đất nước giàu mạnh và phát triển chúng ta không thể xem nhẹhoạt động ngoại thương vì nó đang dần khẳng định vai trò quan trọng của mìnhtrong việc đảm bảo sự thông thương hàng hóa giữa các quốc gia, giúp chúng takhai thác có hiệu quả tiềm năng và thế mạnh của cả nguồn lực bên trong và bênngoài trên cơ sở phân công lao động và chuyên môn hoá quốc tế

Mỗi khi nhắc tới hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, chúng ta không thểkhông nói đến dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế, vì đây là hai hoạtđộng không tách rời nhau, chúng đảm bảo cho việc vận hành sản xuất, kinhdoanh các dịch vụ khác được đảm bảo về thời gian và chất lượng sản phẩm,dịch vụ

Đây là một hoạt động tổng hợp mang tính chất dây chuyền, hiệu quả củaquá trình này có tầm quan trọng quyết định đến tính cạnh tranh của ngànhcông nghiệp và thương mại quốc gia

Với quy mô của hoạt động xuất nhập khẩu tăng lên nhanh chóng trongnhững năm gần đây là nguyên nhân trực tiếp khiến cho giao nhận vận tải nóichung và giao nhận vận tải biển nói riêng phát triển mạnh mẽ cả về chiều rộng

và bề sâu Bên cạnh đó, với ưu thế là quốc gia có đường bờ biển kéo dài từ Bắcvào Nam, cùng rất nhiều cảng lớn nhỏ rải khắp chiều dài đất nước, ngành giaonhận vận tải biển Việt Nam thực sự đã có những bước tiến rất đáng kể, chứngminh được tính ưu việt của nó so với các phương thức giao nhận vận tải khác

Kể từ khi Việt Nam tiến hành công cuộc đổi mới và chuyển đổi từ kinh tế baocấp sang nền kinh tế thị trường đến nay, ngành giao nhận vận tải ngày càngđóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển của đất nước

Nhận thức được tầm quan trọng của việc phát triển ngành dịch vụ giaonhận hàng hóa, đặc biệt là giao nhận bằng đường biển, trong thời gian thựctập và tìm hiểu tại Công ty TNHH ANT Logistcs, với mong muốn nâng caokiến thức của bản thân và áp dụng vào thực tiễn công việc cũng như đónggóp một phần nho nhỏ vào sự phát triển của Công ty nên em là lựa chọn đềtài: “ Tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nguyên container FCLxuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH ANT Logistics”

Đề tài này nhằm mục đích nghiên cứu, làm rõ chức năng, nhiệm vụ củamột nhân viên giao nhận và những vấn đề cốt lõi của quy trình giao nhậnhàng hóa, qua đó rút ra những điểm mạnh, điểm yếu, đề xuất những giải phápnhằm hoàn thiện hơn nữa quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằngcontainer đường biển của Công ty

1 Mục tiêu nghiên cứu

6

Tìm hiểu về quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu Container bằng đường lối tại

Công ty TNHH ANT Logistics dựa trên phân tích và so sánh sự khác biệtgiữa quytrình giao nhận hàng hóa trong thực tế và lý thuyết

Nhận thức được thực trạng giao nhận hiện nay và đề xuất giải pháp nhằm thực hiện hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại Công ty ANT LOG

2 Phạm vi nghiên cứu

Nghiên cứu được thực hiện đối với các nhân viên phòng chứng từ xuất khẩu vàbộ phận giao nhận của công tay ANT LOG Trong giới hạn báo cáo thực tập, bài viết chỉ thực hiện qua việc tìm hiểu và mô tả theo đúng một lô hàng thực tế

đã được thực hiện tại Công ty TNHH ANT Logistics

3 Phương pháp thực hiện

Sử dụng nghiên cứu thông qua phương pháp quan sát và tiếp xúc thực tế cácvấn đề liên quan đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại các phòngban liên quan của Công ty để thu thập dữ liệu

Ngoài ra , em cũng tìm hiểu thêm các Thông tư, Nghị định mới nhất, và cácBộ luật liên quan của các Cơ quan chính phủ ban hành để làm cơ sở lý luậnvững chắc cho đề tài nghiên cứu

4 Kết cấu chính của khóa luận

Bài khóa luận bao gồm 3 chương :

Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công Ty TNHH ANT Logistics tại

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH ANT LOGISTICS

1.1.1 Lịch sử hình thành.

Trong những năm gần đây, thương mại quốc tế không ngừng phát triển nhờ xuhướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế giữa các quốc gia ngày càng sâu và rộng,tao nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói riêng và nền kinh tếnói chung Trong đó đặc biệt phải kể đến dịch vụ hậu cần (logistics) – một lĩnhvực then chốt, đóng một vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế Hiện nayviệc mua bán và trao đổi hàng hóa quốc tế không ngừng phát triển, doanh nghiệpngày càng có xu hướng thuê ngoài nguồn nhân lực để tiết kiệm thời gian, chi phí,hiệu quả trong kinh doanh

Nắm bắt kịp thời những thuận lợi và nối bước xu hướng phát triển này, vàonăm 2015, Công ty ANT logistics được thành lập và chính thức đi vào hoạt động

ANT LOG có đội ngũ nhân viên trẻ, năng động với kiến thức chuyên môn vàkinh nghiệm thực tiễn chuyên sâu về trao đổi hàng hóa, thiết bị lưu kho, đónggói, cam kết tối ưu hóa việc quản lý vận chuyển Ngoài ra, ANT LOG áp dụng hệthống Track & Trace rộng rãi trong quá trình vận chuyển hàng hóa, cập nhật liêntục tình hình đơn hàng cho doanh nghiệp

ANT LOG đặt mục tiêu khách hàng là trong hoạt động kinh doanh ANT LOGcam kết mang đến cho khách hàng những dịch vụ vận tải chuyên nghiệp, đáp ứngmọi yêu cầu kinh doanh trong giai đoạn mới về vận chuyển đường biển (đặc biệt làhàng lạnh); vận chuyển hàng không; vận chuyển đường bộ; dịch vụ hải quan,…ANT LOG được sự hài lòng của khách hàng bằng việc cung cấp các dịch vụ giaonhận hàng hóa chất lượng cao nhất, giá cả hợp lý nhất trong thời gian ngắn nhất.ANT LOG không ngừng đổi mới, liên tục cập nhật công nghệ tiên tiến, nỗ lựctừng bước trở thành một trong những công ty logistics hàng đầu tại Việt Nam Làđối tác chiến lược của nhiều thương hiệu lớn như Aeon, Mekong Star, Minh

8

Duong Furniture, Olympia Việt Nam, Venko, Ant Farm, ANT LOG đã nhậnđược sự tín nhiệm của đông đảo khách hàng trong và ngoài nước.

1.2 Lĩnh vực hoạt động

Công ty thực hiện một số công việc liên quan đến quá trình vận tải và giaonhận từ liên quan đến các vấn đề đưa hàng ra cảng, làm thủ tục hải quan, giaohàng Chức năng chính của công ty là giao nhận hàng hóa bằng đường biển,đường bộ, đường hàng không, các dịch vụ logistics, kho bãi

1.2.1 Vận chuyển bằng đường biển.

Vận chuyển bằng đường biển là một thành phần chính trong dịch vụ vận tải đaphương thức để có thể cung cấp dịch vụ tốt công ty có đội ngũ nhân sự hết sứctận tình và chu đáo chuyên chịu trách nhiệm về mặt hàng hàng nguyên container(FCL/FCL) đặt biệt là cont lạnh Do đó các dịch vụ khách hàng luôn luôn lắngnghe và thấu hiểu khách hàng Hiện tại Công Ty ANT logistics là đối tác lớn vớicác hãng tàu như: COSCO, ONE, TS LINE, IAL, và còn nhiều hãng tàu khác

1.2.2 Vận chuyển đường hàng không

ANT LOG là đại lý bán cước của hãng hàng không quốc gia Việt Nam(Vietnam Airlines) có mạng lưới bay rộng khắp đến các nước trong khu vựcChâu Á, Châu Âu, Châu Úc,

ANT LOG còn là đại lý bán cước của hãng hàng không lớn khác nhưSingapore Airlines, Malaysia Airlines (MH), Japan Airlines, China Airlines, EvaAir, Korean Airlines, Asiana Airlines, United Airlines, Etihad Airline, EmiratesAirlines, Qatar Airline (QA)

Nhằm mang lại sự đa dạng về sản phẩm dịch vụ cho khách hàng lựa chọn,ANT LOG cung cấp dịch vụ kết hợp Air - Air qua Singapore hoặc Bangkok hoặcSea-Air trung chuyển qua Singapore hoặc Dubai với chi phí cạnh tranh và hiệuquả vận chuyển cao

1.2.3 Vận tải nội địa.

Dịch vụ ANT LOG có nhiều ưu điểm nổi bật:

- Với hệ thống đại lý rộng khắp, ANT LOG luôn sẵn sàng cung cấp các dịch vụ

đa dạng từ sân bay, từ kho của chủ hàng đến sân bay, từ sân bay đến kho người nhận và dịch vụ từ kho đến kho

các dịch vụ hỗ trợ khác như đóng gói hàng nguy hiểm, dán nhãn hàng nguy hiểm, khaibáo hàng nguy hiểm

- Cung cấp dịch vụ đại lý hải quan, tư vấn bảo hiểm hàng hóa, xin C/O và các chứng thư khách theo yêu cầu của khách hàng

- Cung cấp dịch vụ Phát Chuyển Nhanh bằng dịch vụ DHL, Vận tải nội địa

Vận chuyển hàng hóa đường bộ là phương thức vận chuyển sử dụng xe ô tô,

xe khách, xe tải, xe container… trên đường bộ Vận tải đường bộ trở thành

9

phương thức khá phổ biến trong các loại hình vận tải hiện nay Với những ưuđiểm tiện lợi, cơ động, khả năng thích nghi cao với nhiều điều kiện khí hậu và địahình, hiệu quả kinh tế cao, loại hình vận chuyển này được lựa chọn rất nhiều.Vận tải đường bộ là phần vô cùng quan trọng trong dây chuyền cung ứng dịch

vụ giao nhận kho vận khác ANT LOG với đội ngũ vận tải chuyên nghiệp, năngđộng trên tất cả các tuyến, luôn đề ra các giải pháp vận tải linh hoạt nhằm đạthiệu quả tối đa

1.2.4 Dịch vụ hải quan, Kho bãi.

Kho bãi là một bộ phận của hệ thống Logistics, là nơi cất giữ nguyên vật liệu,bán thành phẩm, thành phẩm,… Đây là một phần không thể thiếu trong chuỗidịch vụ cung ứng Logistics và cũng như các doanh nghiệp muốn tối ưu hoá cáchoạt động quản trị và vận chuyển hàng hoá

Hoạt động kho bãi có ảnh hưởng trực tiếp đến vấn đề lưu trữ và bảo quảnhàng hóa của doanh nghiệp Việc quản lý kho bãi tốt góp phần giảm thiểu chi phívận chuyển, phân phối hàng hóa, tránh sự hao hụt hàng hóa, duy trì nguồn cung

ổn định, sẵn sàng giao khi khách hàng có nhu cầu, vì thế mà tăng vị trí cạnh tranhcủa doanh nghiệp

Với kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ kho bãi, ANT LOG luôn cảithiện và xây dựng phương án hiệu quả nhất để cung cấp dịch vụ có mức giá tiết kiệmnhất cho khách hàng ANT LOG có hệ thống kho bãi rộng lớn cùng trang thiết bịhiện đại, cam kết cung cấp các dịch vụ tốt nhất cho tất cả các loại hàng hóa

ANT LOG luôn đặt việc bảo quản, lưu trữ hàng hóa cẩn thận lên hàng đầu.Chính vì vậy, chúng tôi xây dựng hệ thống kho bãi hiện đại để đảm bảo hàng hóaluôn được an toàn, hệ thống thiết bị phòng cháy chữa cháy đáp ứng các tiêuchuẩn kỹ thuật nghiêm ngặt, lực lượng bảo vệ chuyên nghiệp

1.2.5 Dịch vụ hải quan trọn gói.

Dịch vụ hải quan trọn gói tại ANT LOG sẽ hỗ trợ khách hàng trong mọi khâu:

- Kiểm tra bộ chứng từ xuất nhập khẩu

- Xác định các loại thuế và thuế xuất nhập khẩu phải nộp

- Xác định trị giá hải quan đối với hàng hóa

- Lên tờ khai hải quan và hoàn tất thủ tục hải quan tại cửa khẩu

- Giấy phép cho các mặt hàng xuất nhập khẩu có điều kiện

- Kiểm tra chất lượng, kiểm dịch thực vật, hun trùng

- Thanh toán lệ phí hải quan thay mặt khách hàng

- Thủ tục hải quan đối với hàng hoá tạm nhập-tái xuất, tạm xuất-tái nhập

- Thủ tục hải quan đối với hàng nguy hiểm

ANT LOG luôn lấy khách hàng làm trong hoạt động kinh doanh Tập thể ANTLOG cam kết mang đến cho khách hàng những dịch vụ uy tín và chuyên nghiệp AntLog sẽ tư vấn những thông tin hữu ích về quy định xuất nhập khẩu của

10

Việt Nam và các quốc gia khác cho khách hàng Ant Log còn là đại lý hải quan,được phép thay mặt nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu đứng tên trên tờ khai hải quan.

1.3 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng Ban

1.3.1 Sơ đồ cơ cấu của công Ty

TỔNG GIÁMĐỐC

PHÓ GIÁMĐỐC

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty ANT LOGISTIC.

1.3.2 Ban Giám đốc và Phó Giám đốc.

Quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty Giám đốccùng với phó giám đốc bàn bạc, đề ra phương hướng, mục tiêu và cách thực hiệncác hoạt động của công ty trong thời gian dài hạn và ngắn hạn

Điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty, phó giám đốc cũng

là người kiêm luôn bộ phận nhân sự, nghĩa là phó giám đốc cũng là người quản

lý nhân viên, tuyển dụng hay sa thải nhân viên, đề ra các chế độ lương thưởngcho nhân viên sau khi đã thông qua ý kiến của giám đốc

1.3.3 Phòng kinh doanh.

Chức năng: Tìm kiếm khách hàng và nguồn hàng cho công ty, giữ chân khách

hàng cho công ty

Nhiệm vụ:

những những mối quan hệ kinh doanh mới bằng việc lập kế hoạch và tổ chức lịch côngtác hàng ngày đối với những quan hệ kinh doanh hiện có hay những quan hệ kinhdoanh tiềm năng khác

- Nắm được quy trình tiếp xúc khách hàng, quy trình xử lý khiếu nại thôngtin, quy trình nhận và giải quyết thông tin khách hàng, ghi nhận đầy đủ theo các biểumâu của các quy trình này

- Tiếp xúc khách hàng và ghi nhận toàn bộ các thông tin của khách hàng trong báo cáo tiếp xúc khách hàng

Chức năng: Giao nhận hàng hóa, xuất hàng hòa đảm bảo cho các bên đối tác,

phù hợp với ý khách hàng hay nhập mặt hàng về bán với các cơ sở kinh doanhtrong nước nên các chứng từ cần xử lý trong công việc

Nhiệm vụ:

- Liên hệ với nhà cung cấp, khách hàng, hãng tàu để đặt lịch vận chuyển và sắp xếp theo tiến độ của công việc

- Chuẩn bị chứng từ, bộ hồ sơ liên quan đến hàng hóa như làm C/O, lấy mẫukiểm định từ các cơ quan chức năng với nhóm hàng hóa đặc biệt Làm chứng từ hỗ trợkhách hàng, cung cấp các thông tin cần thiết cho hãng tàu

ngoài ra làm các hợp đồng khác như thuê cont, bãi, kiểm soát các loại phí phíDEM/DET, vệ sinh, vận chuyển cont…

- Thanh toán quốc tế làm hợp đồng, chuẩn bị chứng từ theo hình thức: L/C, T/T, D/A …

- Lưu trữ và phân loại chứng từ khoa học, xếp lịch cho những khách hàng tiếptheo, luôn nắm được tình hình và kiểm soát được lịch chuyển hàng và giao nhận hàng,giải quyết thông tin phát sinh liên quan khi giao nhận hàng,

thông quan, vấn đề thuê xe vận tải, kho bãi…

12

- Liên hệ với đại lý nước ngoài về vận chuyển hàng hóa, thông tin vận tải,giá cả những vấn đề khác kết hợp với phòng kế toán và những phòng ban khác để bảođảm tiến độ công việc.

1.3.5 Phòng Kế Toán.

Chức năng: Là bộ phận giúp Giám đốc tổ chức bộ máy Tài chính -Kế toán trong

Công ty Giúp Giám đốc kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính trongCông ty theo các quy định về quản lý tài chính của Nhà nước và Công ty

Nhiệm vụ:

- Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức việc ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý

ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý trong từng đơn vị kế toán

- Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán đúng quy định và phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty và từng đơn vị phù hợp

1.3.6 Phòng Giao nhận

- Kiểm tra hàng hóa, hồ sơ, sau đó ký vào phiếu xuất và sổ nhận (nếu có)

- Ghi đầy đủ tên hàng hóa, số lượng, nơi giao, nơi nhận, thời hạn vào sổ giao nhận

nhận của mình

- Thông tin kịp thời cho các bộ phận liên quan đảm bảo hàng hóa, tài liệu hồ

sơ được giao đầy đủ, đúng thời hạn

- Lập sổ giao nhận gồm các nội dung: ngày, hàng hóa – chứng từ, nơi giao, nơi nhận, thời hạn

- Chịu hoàn toàn trách nhiệm về hàng hóa từ khi nhận cho đến khi giao trừ trường hợp bất khả kháng

1.3.7 Phòng Hải quan

- Kiểm tra giấy tờ xuất nhập khẩu, đảm bảo hợp lệ, đúng pháp luật

- Thực hiện các hoạt động khai báo với hải quan thông qua phần mềm.Hướng dẫn nhân viên hiện trường làm thủ tục cần thiết để thông quan hàng hóa

13

1.4 Mối quan hệ giữa các phòng ban

Với bộ máy tổ chức gọn nhẹ như trên nên việc giữ thông tin liên lạc giữa cácphòng ban rất kịp thời Việc phối hợp giữa các phòng ban cũng diễn ra tương đốinhịp nhàng và có hiệu quả vì mặc dù phân chia phòng ban rõ ràng, nhưng khihoạt động, các nhân viên lại có thể làm đan xen, một nhân viên sales có thể thựchiện luôn tất cả các khâu của việc làm lô hàng mà mình đã đảm nhiệm

Nhân viên marketing sẽ tiến hành nghiên cứu thị trường hàng hóa, lên danhsách khách hàng sơ bộ, song song đó là nhân viên IT sẽ quảng bá, truyền tin trênonline company và các diễn đàn cùng ngành…Sau đó, nhân viên kinh doanh tìmkiếm khách hàng, tiếp nhận nhu cầu xuất hoặc nhập khẩu của đại lý, khách hàng

có nhu cầu, chào giá dịch vụ của công ty đến đại lý, khách hàng, đàm phán vớicác hãng tàu, hãng hàng không để có giá cước tốt nhất cho khách hàng (nếu làhàng sea, air), nếu khách hàng chỉ có nhu cầu trucking nội địa hoặc khai hải quanthì nhân viên kinh doanh bàn giao lại cho hai phòng ban đó… Sau đó tiến hànhxem xét và báo giá, hai bên thỏa thuận và ký kết hợp đồng giao nhận Trợ lý giámđốc sẽ lên lịch làm hàng, bố trí nhân viên giao nhận làm hàng Sau khi hoànthành, nhân viên giao nhận thu hồi biên bản làm hàng có xác nhận của ba bên, trảlại cho phòng chứng từ tiến hành lên debit note và thanh toán lô hàng Sau mỗi lôhàng, nhân viên care của công ty sẽ lên kế hoạch chăm sóc khách hàng, trình bàycho trợ lý và phó giám đốc, nhằm tìm ra phương pháp hậu mãi tốt nhất

1.5 Tình hình kinh doanh của Công Ty

1.5.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

Bảng 1.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2018 – 2020

Lợi nhuận

sau thuế

1.642,16 3.598,88 4.740,88 1.953,72 21,98 1.142 2,5

Nguồn: Phòng kế toán( 2019-2020)

Từ bảng 1.1 và cho thấy:

Về chỉ tiêu doanh thu, công ty đạt được doanh thu năm 2018 là 16.176,2 triệu đồngvới mức lợi nhuận sau thuế là 1.642,16 triệu đồng Doanh thu này vào năm 2019 tiếptục tăng lên đến 17.763,8 triệu đồng và đạt được lợi nhuận 3.598,88 triệu đồng Năm

2020, doanh thu của công ty đạt 19.572,5 triệu đồng và lợi nhuận sau thuế đạt 4.740,88triệu đồng

Giai đoạn năm 2018 – 2029, công ty có mức tăng trưởng doanh thu là 11.1% tươngứng với mức tăng trong thu nhập doanh nhiệp là 1.587,6 triệu đồng (trong khi đó chiphí giảm từ 10% tức xuống 858,3 triệu đồng) Nhìn chung mức tăng trưởng trong chiphí vẫn không đáng kể so với mức tăng của doanh thu, nhờ đó mà lợi nhuận sau thuếcủa công ty tăng 21,98% cao hơn giai đoạn trước đó Và với mức tăng trưởng này, lợinhuận sau thuế của công ty năm 2019 là 3.598,88 triệu đồng – tương ứng tăng 1.53,72triệu đồng so với năm 2018

Với những số liệu ở trên, có thể giải thích những mức tăng trưởng của các yếu tốdoanh thu, chi phí, lợi nhuận như sau:

Doanh thu tăng nhiều vào giai đoạn 2018-2019 so với giai đoạn 2019-2020 vì mộtphần do yếu tố chi phí, một phần là do đội ngũ nhân viên của công ty có sự thay đổilớn Trong giai đoạn từ 2019 – 2020, nền kinh tế thế giới nói chung và kinh tế ViệtNam nói riêng bị ảnh hưởng không nhỏ bởi đại dịch Covid-19 gây nhiều khó khăn Tuynhiên, nhìn chung doanh thu vẫn tăng trưởng qua các năm vì công ty có đội ngũ nhânviên trẻ, làm việc tận tâm chu đáo

Chi phí tăng với những nguyên nhân như sau: chi phí tăng lên do mỗi năm công ty đầu

tư vào cơ sở vật chất, xây dựng trụ sở chính, bên cạnh đó công ty cũng đầu tư thêm máymóc thiết bị phục vụ cho các ngành nghề mà công ty đang làm, chi phí thuê xây văn phòng,thuê kho, chi phí trả lương; Việc cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các công ty giao nhận,các hãng tàu trong việc tìm kiếm khách hàng cũng như chào giá cước, dẫn đến giá cướcphải cạnh tranh nên lợi nhuận trên một lô hàng sẽ giảm Điều này ảnh hưởng đến tổng lợinhuận của công ty; Các công ty có sản lượng hàng lớn, thường xuyên chuyển qua đi trựctiếp với hãng tàu không còn thuê cước qua trung gian là các công ty giao nhận nữa

Lợi nhuận sau thuế tăng, do doanh thu tăng nhanh công ty ngày càng có niềm tincủa khách hàng nhờ vậy mà khách hàng hợp tác với công ty nhiều hơn

Qua chương 1 đã cho thấy được tổng quan cơ cấu của Công Ty TNHH ANTLOGISTIC, cho biết được quá trình hình thành phát triển, sơ đồ cơ câu tổ chức và chứcnăng nhiệm vụ của từng phòng của công ty Ngoài ra, còn biết được tình hình kết quảkinh doanh của công ty trong ba năm gần đây đang phát triển tích cực để phát triểnngày một lớn mạnh Để hiểu rõ thực tế, nội dung thì Chương 2 sẽ nói rõ hơn về các vấn

đề trong quá trình vận hành

15

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NGUYÊN CONTAINER XUẤT KHẨU TẠI CÔNG

Hợp đồng số: 11/2021/PCTP-GV, được kí kết giữa công ty PHU CUONGTHINH PHAT TRADING PRODUCTION CO., LTD và Công ty SAKDAINTERTRADE LIMITED PARTNERSHIP Công ty công ty PHU CUONGTHINH PHAT TRADING PRODUCTION CO., LTD thuê lại công ty ANTLOGISTICS để thay công ty làm các dịch vụ xuất khẩu cho lô hàng này Công tyANT LOGISTICS thực hiện các dịch vụ xuất khẩu được yêu cầu, đặt chỗ vớihãng tàu, làm thủ tục hải quan, thông quan hàng hóa

Dưới đây là sơ đồ mô tả các bước thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng xuấtkhẩu (FCL) bằng đường biển mặt hàng gia đụng chưa lắp ráp ( lồng quạt và côngtắt quạt):

- Bước 9: Quyết toán phí dịch vụ với khách hàng và bàn giao hồ sơ với kháchhàng

Các bước trong sơ đồ 2.1 được diễn giải từ bước 1 đến bước 9 Dưới đây là sơ

đồ quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu(FCL) đường biển ở công tyANT LOGISTICS

Thỏa thuận dịch vụ với khách hàngới

khách hàng Thỏa thuận dịch vụ với

Liên hệ đặt tàu

Nhận và kiểm tra chứng từ

Lấy container rỗng và đóng hàng

hàng vào coLấy à đóng hàng vào cont

Khai báo hải quan điện tử

Thông quan hàng tại Cảng

Đăng ký giấy chứng nhận xuất xứ

Kiểm tra chứng từ hoàn chỉnh

Quyết toán phí dịch vụ và bàn giao

hồ sơ với khách hàng

Hợp đồngHóa đơnthương mạiPhiếu đóng gói

Vận đơn

Hình 2.1 Sơ đồ nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu (FCL) đường

biển tại Công Ty TNHH ANT LOGISTICS.

2.1.1 Thỏa thuận dịch vụ với khách hàng

Qua thông tin tìm hiểu và tham khảo từ nhiều công ty dịch vụ Công ty PHUCUONG THINH PHAT TRADING PRODUCTION CO., LTD đã chọn ANTLOGISTICS làm dịch vụ xuất khẩu cho lô hàng điện gia dụng Căn cứ vào nhữngthông tin mà khách hàng cung cấp, nhân viên phòng kinh doanh tìm hiểu giá vàlịch tàu phù hợp với yêu cầu của khách hàng, sau đó làm báo giá và tiến hànhchào giá đến khách hàng Công ty ANT LOGISTICS dự kiến tổng chi phí dịch vụcho lô hàng này là 29.000.000 VNĐ Công ty PHU CUONG THINH PHATTRADING PRODUCTION CO., LTD đồng ý với mức phí này

Đối với bên công ty dịch vụ: có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các dịch vụ màCông ty PHU CUONG THINH PHAT TRADING PRODUCTION CO., LTDyêu cầu, theo dõi và thường xuyên giữ liên lạc với khách hàng để kịp thời giảiquyết những vướng mắc, trở ngại phát sinh trong quá trình làm thủ tục xuất hàng.Đối với bên thuê dịch vụ: Công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADINGPRODUCTION CO., LTD có trách nhiệm cung cấp đầy đủ và kịp thời các chứng

từ mà được yêu cầu theo thời hạn mà ANT LOGISTICS đã đưa ra, và thực hiệnviệc thanh toán dịch vụ đúng tiến độ cho sau khi đã giao dịch hoàn tất

2.1.2 Liên hệ đặt tàu

Nhà xuất khẩu Công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADINGPRODUCTION CO., LTD có nghĩa vụ phải đặt tàu cho chuyến hàng xuất khẩu.Sau khi nhân viên viên phòng kinh doanh đặt tàu, có được Giấy xác nhận đặttàu (Booking receipt notice) từ hãng tàu Nhân viên chứng từ tiến hàng kiểm traBooking receipt notice

- Nơi đóng hàng (Place of stuffing): tại kho - Warehouse

- Nơi trả vỏ sau khi đóng hàng lại container (Return laden place): SP-ITC (VNITC)

Thời gian gửi thông tin làm B/L đến hãng tàu (SI Cut Off): 15:00 09/11/2021.Nhân viên chứng từ căn cứ vào ngày đóng hàng và ngày tàu chạy của lô hàng, hạncung cấp chi tiết B/L trên Booking Receipt Notice (thông báo đặt chỗ) để liên hệ vớiCông ty PHU CUONG THINH PHAT TRADING PRODUCTION CO., LTD nhận

chứng từ làm B/L đồng thời cũng thông báo thời hạn cung cấp trướcngày 09/11/2021 vào lúc 15:00

18

Nhân viên chứng từ kiểm tra lại chi tiết trước khi gửi SI (Shipping Instruction

- hướng dẫn giao hàng) cho hãng tàu (gửi trước 7:00 Am 04/12/2020)

Ngay khi có B/L bản nháp từ hãng tàu, nhân viên chứng từ phải kiểm tra lạicác thông tin trước khi gửi cho Công ty PHU CUONG THINH PHATTRADING PRODUCTION CO., LTD kiểm tra và xác nhận và thông báo thờihạn xác nhận B/L

Ngay khi B/L đúng xác nhận lại với hãng tàu Hãng tàu gửi Surrendered Vận đơn điện giao hàng (do khách hàng yêu cầu dùng loại surrendered)

bill-2.1.3 Nhận và kiểm tra chứng từ

Sau khi ký hợp đồng thỏa thuận dịch vụ Công ty PHU CUONG THINH PHATTRADING PRODUCTION gửi cho ANT LOGISTICS những chứng từ sau đây:

2.1.3.1 Kiểm tra hợp đồng ngoại thương

Hóa đơn thương mại của Công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADINGPRODUCTION CO., LTD và Công ty SAKDA INTERTRADE LIMITEDPARTNERSHIP gồm các thông tin sau:

- Địa chỉ: Số 135, Moo, Rangsit, Thanyaburi, Pathaumtani, 12110 Thái Lan

Mô tả hàng hóa trên hợp đồng:

Bảng 2.1 Bảng mô tả hàng hóa theo hợp đồng ngoại thương

Lồng bảo vệ cánh quạt (12” FAN GUARD

Băng công tắt quạt( TABLEFAN

50.000 PCSSWITCH)

(Nguồn: Trích hợp đồng ngoại thương số 11/2021/PCTP-GV)

Mô tả mặt hàng trên hợp đồng ngoại thương gồm:

- Cảng xếp hàng: Hồ Chí Minh, Việt Nam

- Hình thức thanh toán : thanh toán chuyển khoản sau khi nhận được hàng 5 ngày tại cảng Bang Kok, Thái Lan

2.1.3.2 Kiểm tra hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại gồm các thông tin sau:

Người gửi hàng: Công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADING

PRODUCTION CO., LTD

Địa chỉ: 135/17/336 ấp 3, phường Phước Vĩnh An, quận Củ Chi, TP Hồ Chi Minh

Số hóa đơn: 11/2021/PCTP-GV

Ngày hóa đơn: 04/12/2020

Bên nhận hàng : Công ty SAKDA INTERTRADE LIMITED PARTNERSHIP

Mô tả hàng hóa trên hóa đơn:

Bảng 2.2 Bảng mô tả hàng hóa trên hóa đơn thương mại

Tổng cộng: Mười một ngàn chín trăm năm mươi Đô la mỹ

(Nguồn: Trích hóa đơn thương mại số 11/2021/PCTP-GV)

2.1.3.3 Kiểm tra phiếu đóng gói hàng hóa

Phiếu đóng gói gồm các thông tin sau:

Người gửi hàng: Công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADING

PRODUCTION CO., LTD

20

- Số phiếu đóng gói: 11/2021/PCTP-GV

PARTNERSHIP

Mô tả hàng hóa trên phiếu đóng gói:

Bảng 2.3 Bảng mô tả hàng hóa theo phiếu đóng gói

(Nguồn: Trích phiếu đóng gói ngày 08 tháng 12 năm 2021)

2.1.3.4 Kiểm tra vận đơn đường biển (Bill of Lading)

Kiểm tra thông tin trên vận đơn như sau:

Người gửi hàng: ANT LOGISTICS CO., LTD

TP Hồ Chí Minh, Việt Nam

Người nhận hàng: First-Class LOGISTICS CO, LTD

- Địa chỉ: 296/42 Sathupadith rd., Chongnonsee, Yannawa, Bang Kok

10120 Thái LanBên nhận thông báo: Công ty SAKDA INTERTRADE LIMITED

PARTNERSHIP

Hồ Chí Minh, Việt Nam

+ Cảng bốc hàng: Hồ Chí Minh, Việt Nam

+ Tên tàu/ số chuyến: PHUOC LONG 10 V.095W

+ Ngày phát hành: 14/12/2021

+ Số Booking: SGN1A6575200

+ Cảng dỡ: Bang Kok, Thái Lan

+ Nơi giao hàng tại cảng đích: Bang Kok, Thái Lan

+ Số container/ số seal: SMCU20335882/SM351105

21

+ Số lượng: 90.000 cái

+ Mặt hàng: Lồng trước bảo vệ quạt ( 12” FAN GUARD WITHCOMPLETE SET OD340MM ( FRON)) và băng công tắt quạt (TABLE FAN SWITCH)

Cước phí: trả sau

Ngày hàng lên tàu: 11/12/2021

Sau khi kiểm tra chi tiết các chứng từ, nhân viên chứng từ tiếp tục so sánh đối chiếu các nội dung trên chứng từ như sau:

Bảng 2.4 Bảng so sánh các thông tin trên hợp đồng, hóa đơn thương

mại và phiếu đóng gói

Nội