16 2.1 Qui trình giao nhận hàng nguyên container xuất khẩu tại Công Ty ANT LOGISTIC 16 2.1.1 Thỏa thuận dịch vụ với khách hàng..... 34 2.2 Nhận xét ưu điểm và ngược điểm Quy trình nghiệp
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH ANT LOGISTICS
Giới thiệu chung về Công ty TNHH ANT LOGISTICS
Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế ngày càng sâu rộng, thương mại quốc tế đã phát triển mạnh mẽ, tạo ra nhiều cơ hội cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu và nền kinh tế Dịch vụ hậu cần (logistics) đóng vai trò then chốt trong thương mại quốc tế, giúp tối ưu hóa quy trình mua bán và trao đổi hàng hóa Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang có xu hướng thuê ngoài nguồn nhân lực để tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Vào năm 2015, Công ty ANT Logistics được thành lập để nắm bắt kịp thời những thuận lợi và tiếp nối xu hướng phát triển.
- Tên giao dịch: Công Ty TNHH ANT Logistics.
- Trụ sở đặt tạ ̣i: 15/28 Đoàn Như Hả̉i, Quận 4, Tp HCM
- Email: antlog@antlog.com.vn.
1.1.2 Quá trình phát triển. Được thành lập từ năm 2015, ANT LOGISTICS (ANT LOG) chuyên cung cấp các dịch vụ vận tả̉i bao gồm vận tả̉i đường biển, đường bộ̣, đường hàng không cũng như thông quan cho tất cả̉ các loạ ̣i hàng hóa xuất nhập khẩu ANT LOG là mộ̣t trong những đơn vị cung cấp dịch vụ logistics có tốc độ̣ phát triển nhanh nhất.
ANT LOG sở hữu đội ngũ nhân viên trẻ, năng động với chuyên môn sâu và kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực trao đổi hàng hóa, thiết bị lưu kho và đóng gói Chúng tôi cam kết tối ưu hóa quản lý vận chuyển, đồng thời áp dụng hệ thống Track & Trace rộng rãi để theo dõi và cập nhật liên tục tình hình đơn hàng cho doanh nghiệp.
ANT LOG đặt mục tiêu phục vụ khách hàng trong hoạt động kinh doanh, cam kết cung cấp dịch vụ vận tải chuyên nghiệp Chúng tôi đáp ứng mọi yêu cầu trong giai đoạn mới về vận chuyển đường biển, đặc biệt là hàng lạnh, cùng với vận chuyển hàng không, đường bộ và dịch vụ hải quan ANT LOG đảm bảo sự hài lòng của khách hàng thông qua việc cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa chất lượng cao nhất với giá cả hợp lý và thời gian nhanh chóng.
ANT LOG không ngừng đổi mới và cập nhật công nghệ tiên tiến, với mục tiêu trở thành một trong những công ty logistics hàng đầu tại Việt Nam Là đối tác chiến lược của nhiều thương hiệu lớn như Aeon, Mekong Star, Minh Duong Furniture, Olympia Việt Nam, Venko, và Ant Farm, ANT LOG đã xây dựng được sự tín nhiệm từ đông đảo khách hàng trong và ngoài nước.
Lĩnh vực hoạt động
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ vận tải và giao nhận hàng hóa, bao gồm việc đưa hàng ra cảng, làm thủ tục hải quan và giao hàng Chức năng chính của công ty là thực hiện giao nhận hàng hóa qua các phương thức như đường biển, đường bộ, và đường hàng không, cùng với các dịch vụ logistics và kho bãi.
1.2.1 Vận chuyển bằng đường biển.
Vận chuyển bằng đường biển đóng vai trò quan trọng trong dịch vụ vận tải đa phương thức Để cung cấp dịch vụ chất lượng, công ty sở hữu đội ngũ nhân sự tận tâm và chu đáo, chuyên trách về hàng hóa nguyên container.
Dịch vụ FCL/FCL, đặc biệt là container lạnh, luôn chú trọng lắng nghe và thấu hiểu nhu cầu của khách hàng Hiện tại, Công Ty ANT Logistics là đối tác lớn của nhiều hãng tàu như COSCO, ONE, TS LINE, IAL và nhiều hãng tàu khác.
1.2.2 Vận chuyển đường hàng không
ANT LOG là đại lý bán cước của Vietnam Airlines, hãng hàng không quốc gia Việt Nam, với mạng lưới bay rộng khắp đến các quốc gia ở Châu Á, Châu Âu và Châu Úc.
ANT LOG is also an authorized agent for major airlines such as Singapore Airlines, Malaysia Airlines, Japan Airlines, China Airlines, Eva Air, Korean Airlines, Asiana Airlines, United Airlines, Etihad Airways, and Emirates Airlines.
ANT LOG cung cấp dịch vụ kết hợp Air - Air qua Singapore hoặc Bangkok, nhằm mang lại sự đa dạng về sản phẩm dịch vụ cho khách hàng lựa chọn.
Sea-Air trung chuyển qua Singapore hoặc Dubai với chi phí cạ ̣nh tranh và hiệu quả̉ vận chuyển cao.
Dịch vụ ANT LOG có nhiều ưu điểm nổi bật:
ANT LOG cung cấp dịch vụ đa dạng với hệ thống đại lý rộng khắp, bao gồm vận chuyển từ sân bay đến kho của chủ hàng, từ kho đến sân bay, và dịch vụ vận chuyển giữa các kho.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng nguy hiểm bằng đường hàng không, kèm theo các dịch vụ hỗ trợ như đóng gói, dán nhãn và khai báo hàng nguy hiểm để đảm bảo an toàn và tuân thủ quy định.
- Cung cấp dịch vụ đạ ̣i lý hả̉i quan, tư vấn bả̉o hiểm hàng hóa, xin C/O và các chứng thư khách theo yêu cầu của khách hàng.
ANT LOG cung cấp dịch vụ Phát Chuyển Nhanh qua DHL và vận chuyển hàng hóa nội địa Vận tải đường bộ, sử dụng xe ô tô, xe khách, xe tải và xe container, đã trở thành phương thức phổ biến trong ngành vận tải hiện nay Với ưu điểm về tính tiện lợi, khả năng thích nghi với nhiều điều kiện khí hậu và địa hình, cùng hiệu quả kinh tế cao, vận tải đường bộ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn Đây là phần quan trọng trong chuỗi cung ứng dịch vụ giao nhận kho vận Đội ngũ vận tải chuyên nghiệp và năng động của ANT LOG luôn đưa ra các giải pháp vận tải linh hoạt nhằm đạt hiệu quả tối đa.
1.2.4 Dịch vụ hải quan, Kho bãi.
Kho bãi là một phần quan trọng trong hệ thống Logistics, đóng vai trò lưu trữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm Nó không thể thiếu trong chuỗi cung ứng Logistics, giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động quản trị và vận chuyển hàng hóa.
Hoạt động kho bãi ảnh hưởng trực tiếp đến việc lưu trữ và bảo quản hàng hóa của doanh nghiệp Quản lý kho bãi hiệu quả giúp giảm chi phí vận chuyển và phân phối, ngăn ngừa hao hụt hàng hóa, duy trì nguồn cung ổn định và sẵn sàng giao hàng khi khách hàng cần Do đó, việc này nâng cao vị trí cạnh tranh của doanh nghiệp.
ANT LOG, với kinh nghiệm dày dạn trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ kho bãi, luôn nỗ lực cải thiện và xây dựng các phương án hiệu quả nhất nhằm mang đến dịch vụ tiết kiệm cho khách hàng Hệ thống kho bãi rộng lớn cùng trang thiết bị hiện đại của ANT LOG cam kết cung cấp dịch vụ tốt nhất cho mọi loại hàng hóa.
ANT LOG luôn ưu tiên việc bảo quản và lưu trữ hàng hóa một cách cẩn thận Chúng tôi đã xây dựng hệ thống kho bãi hiện đại nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa, với thiết bị phòng cháy chữa cháy đạt tiêu chuẩn kỹ thuật nghiêm ngặt và đội ngũ bảo vệ chuyên nghiệp.
1.2.5 Dịch vụ hải quan trọn gói.
Dịch vụ hả̉i quan trọn gói tạ ̣i ANT LOG sẽ hỗ trợ khách hàng trong mọi khâu:
- Kiểm tra bộ̣ chứng từ xuất nhập khẩu
- Xác định mã HS code
- Xác định các loạ ̣i thuế́ và thuế́ xuất nhập khẩu phả̉i nộ̣p
- Xác định trị giá hả̉i quan đối với hàng hóa
- Lên tờ khai hả̉i quan và hoàn tất thủ tục hả̉i quan tạ ̣i cửa khẩu
- Giấy phép cho các mặt hàng xuất nhập khẩu có điều kiện
- Kiểm tra chất lượng, kiểm dịch thực vật, hun trùng
- Thanh toán lệ phí hả̉i quan thay mặt khách hàng
- Thủ tục hả̉i quan đối với hàng hoá tạ ̣m nhập-tái xuất, tạ ̣m xuất-tái nhập
- Thủ tục hả̉i quan đối với hàng nguy hiểm
- Dịch vụ Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
ANT LOG luôn đặt khách hàng làm trung tâm trong hoạt động kinh doanh Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ uy tín và chuyên nghiệp, đồng thời tư vấn những thông tin hữu ích về quy định xuất nhập khẩu.
Ant Log là đại lý hải quan tại Việt Nam, có quyền đại diện cho nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu trong việc đứng tên trên tờ khai hải quan Chúng tôi cung cấp dịch vụ cho khách hàng trong nước và quốc tế, đảm bảo quy trình thông quan nhanh chóng và hiệu quả.
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng Ban
1.3.1 Sơ đồ cơ cấu của công Ty
BỘ PHẬN HỖ TRỢ: MARKETING, IT,
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty ANT LOGISTIC
1.3.2 Ban Giám đốc và Phó Giám đốc.
Quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty là trách nhiệm của giám đốc và phó giám đốc Họ cùng nhau xác định phương hướng, mục tiêu và cách thức thực hiện các hoạt động của công ty trong dài hạn và ngắn hạn Phó giám đốc không chỉ điều hành hoạt động kinh doanh mà còn kiêm nhiệm bộ phận nhân sự, quản lý nhân viên, thực hiện tuyển dụng hoặc sa thải, và đề ra các chế độ lương thưởng cho nhân viên sau khi đã tham khảo ý kiến của giám đốc.
Chức năng: Tìm kiế́m khách hàng và nguồn hàng cho công ty, giữ chân khách hàng cho công ty.
Duy trì và phát triển các mối quan hệ kinh doanh hiện tại là rất quan trọng, bao gồm việc nhận đơn đặt hàng và thiết lập các mối quan hệ mới Để đạt được điều này, cần lập kế hoạch và tổ chức lịch công tác hàng ngày cho cả những mối quan hệ hiện có và các cơ hội kinh doanh tiềm năng khác.
Nắm vững quy trình tiếp xúc khách hàng và quy trình xử lý khiếu nại là rất quan trọng Cần phải thực hiện quy trình nhận và giải quyết thông tin khách hàng một cách hiệu quả, đồng thời ghi nhận đầy đủ theo các biểu mẫu quy định của các quy trình này.
- Tiế́p xúc khách hàng và ghi nhận toàn bộ̣ các thông tin của khách hàng trong báo cáo tiế́p xúc khách hàng.
- Giao dịch, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng Tìm kiế́m khách hàng tiềm năng.
- Cập nhật kiế́n thức công việc qua việc, đọc các sách báo về kinh doanh và tiế́p thị; duy trì các mối quan hệ khách hàng.
- Phát triển việc kinh doanh ở địa bàn được giao phó.
Chức năng của chúng tôi là giao nhận hàng hóa và xuất hàng hóa đa dạng, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của các đối tác Chúng tôi cam kết phù hợp với yêu cầu của khách hàng và hỗ trợ nhập khẩu mặt hàng để bán tại các cơ sở kinh doanh trong nước, do đó, việc xử lý các chứng từ liên quan là rất cần thiết trong quá trình làm việc.
- Liên hệ với nhà cung cấp, khách hàng, hãng tàu để đặt lịch vận chuyển và sắp xế́p theo tiế́n độ̣ của công việc.
- Làm hợp đồng, soạ ̣n thả̉o hóa đơn, Invoice, Packing list, D/O…
Chuẩn bị đầy đủ chứng từ và hồ sơ liên quan đến hàng hóa, bao gồm việc làm C/O và lấy mẫu kiểm định từ các cơ quan chức năng đối với nhóm hàng hóa đặc biệt Cung cấp chứng từ hỗ trợ khách hàng và thông tin cần thiết cho hãng tàu.
Trong các trường hợp cần thiết, cần thực hiện House Bill hoặc Telex Release, bên cạnh đó cũng cần làm các hợp đồng khác như thuê container, bãi, và kiểm soát các loại phí như DEM/DET, vệ sinh và vận chuyển container.
- Thanh toán quốc tế́ làm hợp đồng, chuẩn bị chứng từ theo hình thức: L/C, T/T, D/A …
Lưu trữ và phân loại chứng từ khoa học là rất quan trọng để quản lý hiệu quả lịch trình cho khách hàng tiếp theo Việc nắm bắt tình hình và kiểm soát lịch chuyển hàng, giao nhận hàng giúp giải quyết kịp thời các thông tin phát sinh liên quan đến giao nhận, thông quan, cũng như các vấn đề về thuê xe vận tải và kho bãi.
Liên hệ với đại lý nước ngoài để nắm bắt thông tin về vận chuyển hàng hóa, giá cả và các vấn đề liên quan, đồng thời phối hợp với phòng kế toán và các phòng ban khác nhằm đảm bảo tiến độ công việc.
Chức năng của bộ phận này là hỗ trợ Giám đốc trong việc tổ chức bộ máy Tài chính - Kế toán của Công ty Bộ phận này giúp Giám đốc kiểm tra và kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính, đảm bảo tuân thủ các quy định về quản lý tài chính của Nhà nước và Công ty.
- Tổ chức công tác kế́ toán
- Tổ chức hệ thống chứng từ kế́ toán, tổ chức việc ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý.
Tổ chức hướng dẫn và áp dụng hệ thống tài khoản kế toán là rất quan trọng, nhằm đảm bảo việc ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ một cách khoa học và hợp lý trong từng đơn vị kế toán.
- Tổ chức hệ thống sổ kế́ toán theo quy định.
Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán theo đúng quy định và đảm bảo phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty cũng như từng đơn vị liên quan.
- Tổ chức lưu trữ tài liệu kế́ toán theo quy định.
- Nhận hoà hoá, hồ sơ tài liệu đầy đủ theo yêu cầu.
- Kiểm tra hàng hóa, hồ sơ, sau đó ký vào phiế́u xuất và sổ nhận (nế́u có).
- Ghi đầy đủ tên hàng hóa, số lượng, nơi giao, nơi nhận, thời hạ ̣n vào sổ giao nhận.
- Lưu giữ, vận chuyển hàng hóa.
- Giao đầy đủ hàng hóa, cho người nhận, sau đó yêu cầu ký tên vào sổ giao nhận của mình.
- Thông tin kịp thời cho các bộ̣ phận liên quan đả̉m bả̉o hàng hóa, tài liệu hồ sơ được giao đầy đủ, đúng thời hạ ̣n.
- Lập sổ giao nhận gồm các nộ̣i dung: ngày, hàng hóa – chứng từ, nơi giao, nơi nhận, thời hạ ̣n.
- Chịu hoàn toàn trách nhiệm về hàng hóa từ khi nhận cho đế́n khi giao trừ trường hợp bất khả̉ kháng.
- Kiểm tra giấy tờ xuất nhập khẩu, đả̉m bả̉o hợp lệ, đúng pháp luật.
- Kiểm tra, phân luồng hàng hóa, đả̉m bả̉o hàng hóa là hợp pháp.
Thực hiện khai báo hải quan qua phần mềm, đồng thời hướng dẫn nhân viên hiện trường thực hiện các thủ tục cần thiết để thông quan hàng hóa.
Mối quan hệ giữa các phòng ban
Với bộ máy tổ chức gọn nhẹ, thông tin liên lạc giữa các phòng ban được duy trì kịp thời, giúp phối hợp diễn ra nhịp nhàng và hiệu quả Mặc dù có sự phân chia rõ ràng giữa các phòng ban, nhân viên vẫn có thể làm việc đan xen, ví dụ như một nhân viên sales có thể thực hiện tất cả các khâu trong quy trình lô hàng mà mình đảm nhiệm.
Nhân viên marketing tiến hành nghiên cứu thị trường và lập danh sách khách hàng sơ bộ, trong khi nhân viên IT quảng bá thông tin trên các nền tảng trực tuyến và diễn đàn ngành Nhân viên kinh doanh tìm kiếm khách hàng, tiếp nhận nhu cầu xuất nhập khẩu, chào giá dịch vụ và đàm phán với các hãng vận tải để có giá cước tốt nhất Nếu khách hàng chỉ cần dịch vụ trucking nội địa hoặc khai hải quan, nhân viên kinh doanh sẽ chuyển giao cho các phòng ban liên quan Sau khi xem xét và báo giá, hai bên sẽ thỏa thuận và ký kết hợp đồng giao nhận Trợ lý giám đốc sẽ lên lịch làm hàng và bố trí nhân viên giao nhận Sau khi hoàn thành, nhân viên giao nhận thu hồi biên bản xác nhận từ ba bên và gửi lại cho phòng chứng từ để tiến hành lập debit note và thanh toán Sau mỗi lô hàng, nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ lập kế hoạch chăm sóc, trình bày cho trợ lý và phó giám đốc nhằm tìm ra phương pháp hậu mãi tốt nhất.
Tình hình kinh doanh của Công Ty
1.5.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Kêt qua hoat đông kinh doanh cua công ty giai đoan 2018 – 2020
(Đơn vi tinh: Triệu VNĐ)
Tư bảng 1.1 và cho thấy:
Về chỉ tiêu doanh thu, công ty đạ ̣t được doanh thu năm 2018 là 16.176,2 triệu đồng với mức lợi nhuận sau thuế́ là 1.642,16 triệu đồng Doanh thu này vào năm
Năm 2019, doanh thu của công ty tăng lên 17.763,8 triệu đồng với lợi nhuận đạt 3.598,88 triệu đồng Đến năm 2020, doanh thu tiếp tục tăng, đạt 19.572,5 triệu đồng, trong khi lợi nhuận sau thuế đạt 4.740,88 triệu đồng.
Giai đoạn 2018 – 2029, công ty ghi nhận mức tăng trưởng doanh thu 11.1%, tương ứng với doanh thu đạt 1.587,6 triệu đồng, trong khi chi phí giảm từ 10% xuống còn 858,3 triệu đồng Mặc dù chi phí tăng trưởng không đáng kể so với doanh thu, lợi nhuận sau thuế của công ty đã tăng 21,98%, cao hơn so với giai đoạn trước Với mức tăng trưởng này, lợi nhuận sau thuế năm 2019 đạt 3.598,88 triệu đồng, tăng 1.53,72 triệu đồng so với năm 2018.
Vơi những số liệu ở trên, co thê giải thích những mưc tăng trương cua các yếu tô doanh thu, chi phí, lơi nhuân như sau:
Doanh thu của công ty đã tăng trong giai đoạn 2018-2019 so với giai đoạn 2019-2020, chủ yếu do yếu tố chi phí và sự thay đổi lớn trong đội ngũ nhân viên Trong giai đoạn 2019-2020, nền kinh tế toàn cầu và kinh tế Việt Nam bị ảnh hưởng nặng nề bởi đại dịch Covid-19, gây ra nhiều khó khăn Tuy nhiên, doanh thu vẫn có xu hướng tăng trưởng qua các năm nhờ vào đội ngũ nhân viên trẻ, làm việc tận tâm và chu đáo.
Chi phí tăng lên do nhiều nguyên nhân, bao gồm việc công ty đầu tư vào cơ sở vật chất và xây dựng trụ sở chính hàng năm Ngoài ra, công ty cũng đầu tư thêm máy móc thiết bị phục vụ cho các ngành nghề mà công ty đang hoạt động Các chi phí khác như thuê văn phòng, thuê kho, và chi phí trả lương cũng góp phần làm tăng chi phí Sự cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các công ty giao nhận và các hãng tàu trong việc tìm kiếm khách hàng và chào giá cước đã dẫn đến việc giá cước phải cạnh tranh, ảnh hưởng đến lợi nhuận.
Lợi nhuận trên mỗi lô hàng sẽ giảm, ảnh hưởng đến tổng lợi nhuận của công ty Các công ty có sản lượng hàng lớn thường xuyên giao dịch trực tiếp với hãng tàu, không còn thuê cước qua trung gian là các công ty giao nhận nữa.
Lợi nhuận sau thuế tăng lên nhờ doanh thu tăng nhanh, điều này giúp công ty ngày càng củng cố niềm tin của khách hàng Nhờ vậy, khách hàng cũng hợp tác nhiều hơn với công ty.
Chương 1 đã cung cấp cái nhìn tổng quan về cơ cấu của Công Ty TNHH ANT LOGISTIC, bao gồm quá trình hình thành, phát triển, sơ đồ tổ chức và chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban Bên cạnh đó, tình hình kết quả kinh doanh của công ty trong ba năm gần đây cho thấy sự phát triển tích cực và ngày càng mạnh mẽ Để hiểu rõ hơn về thực tế và nội dung, Chương 2 sẽ đi sâu vào các vấn đề trong quá trình vận hành.
QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NGUYÊN CONTAINER XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY ANT LOGISTICS
Qui trình giao nhận hàng nguyên container xuất khẩu tại Công Ty ANT LOGISTIC 16
Công ty ANT LOGISTIC đại diện cho công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADING PRODUCTION CO.,LTD thực hiện thủ tục xuất khẩu một container hàng gia dụng chưa lắp ráp từ Việt Nam sang Thái Lan cho Công ty SAKDA INTERTRADE LIMITED PARTNERSHIP, bao gồm lồng quạt và băng công tắc quạt.
Hợp đồng số 11/2021/PCTP-GV được ký kết giữa Công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADING PRODUCTION CO., LTD và Công ty SAKDA INTERTRADE LIMITED PARTNERSHIP Công ty PHU CUONG THINH PHAT đã thuê Công ty ANT LOGISTICS thực hiện các dịch vụ xuất khẩu cho lô hàng này, bao gồm đặt chỗ với hãng tàu và làm thủ tục hải quan để thông quan hàng hóa.
Các bước thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu (FCL) bằng đường biển đối với mặt hàng gia dụng chưa lắp ráp, bao gồm lồng quạt và công tắc quạt, được mô tả chi tiết trong sơ đồ dưới đây.
- Bước 1: Thỏa thuận dịch vụ với khách hàng.
- Bước 2: Liên hệ đặt tàu
- Bước 3: Nhận và kiểm tra chứng từ
- Bước 4: Lấy container rỗng và đóng hàng vào container
- Bước 5: Khai báo hả̉i quan điện tử
- Bước 6: Làm thủ tục thông quan hàng hóa tạ ̣i Cả̉ng
- Bước 7: Đăng kí giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
- Bước 8: Kiểm tra bộ̣ chứng từ hoàn chỉnh
- Bước 9: Quyế́t toán phí dịch vụ với khách hàng và bàn giao hồ sơ với khách hàng.
Sơ đồ 2.1 mô tả quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu (FCL) đường biển tại công ty ANT LOGISTICS, bao gồm 9 bước từ bước 1 đến bước 9.
Thỏa thuận dịch vụ với khách hàngới khách hàng Thỏa thuận dịch vụ với khách hàng Liên hệ đặt tàu
Nhận và kiểm tra chứng từ
Lấy container rỗng và đóng hàng hàng vào coLấy à đóng hàng vào cont
Khai báo hả̉i quan điện tử
Thông quan hàng tạ ̣i Cả̉ng Đăng ký giấy chứng nhận xuất xứ
Kiểm tra chứng từ hoàn chỉnh
Hóa đơn thương mạ ̣i Phiế́u đóng gói Vận đơn
Thanh lý hả̉i quan Vào sổ tàu
Giấy chứng nhận xuất xứ
Quyế́t toán phí dịch vụ và bàn giao hồ sơ với khách hàng
Hình 2.1 Sơ đồ nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu (FCL) đường biển tại Công Ty TNHH ANT LOGISTICS.
2.1.1 Thỏa thuận dịch vụ với khách hàng
Công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADING PRODUCTION CO., LTD đã chọn ANT LOGISTICS làm đối tác xuất khẩu cho lô hàng điện gia dụng Dựa trên thông tin từ khách hàng, nhân viên phòng kinh doanh đã tìm hiểu giá cả và lịch tàu phù hợp, sau đó gửi báo giá cho khách hàng Tổng chi phí dịch vụ cho lô hàng này được ANT LOGISTICS ước tính là 29.000.000 VNĐ, và công ty PHU CUONG THINH PHAT đã đồng ý với mức phí này.
Công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADING PRODUCTION CO., LTD có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các dịch vụ theo yêu cầu, đồng thời duy trì liên lạc thường xuyên với khách hàng để giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình xuất hàng Bên thuê dịch vụ cũng cần cung cấp đầy đủ và kịp thời các chứng từ theo thời hạn mà ANT LOGISTICS đã quy định, cũng như thực hiện thanh toán dịch vụ đúng tiến độ sau khi giao dịch hoàn tất.
Công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADING PRODUCTION CO., LTD có trách nhiệm đặt tàu cho chuyến hàng xuất khẩu Sau khi nhân viên phòng kinh doanh thực hiện việc đặt tàu, họ sẽ nhận được Giấy xác nhận đặt tàu (Booking receipt notice) từ hãng tàu Nhân viên chứng từ sẽ tiến hành kiểm tra Giấy xác nhận đặt tàu này.
- Người gửi hàng: ANT LOGISTICS
- Hạ ̣n cuối lấy container rỗng: 08/12/2021
- Tên tàu/Số chuyế́n: PHUOC LONG 10 V.095W
- ETD (Ngày tàu rời cả̉ng bốc hàng): 11/12/2021
- ETA (Ngày tàu tới cả̉ng bốc hàng): 13/12/2021
- Cả̉ng bốc hàng (Port of loading): Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Cả̉ng dỡ hàng (Port of discharge): Bang Kok, Thái Lan
- Nơi đóng hàng (Place of stuffing): tạ ̣i kho - Warehouse
- Thời gian cắt máng (Closing time): 16:00 10/11/2021
- Nơi trả̉ vỏ sau khi đóng hàng lạ ̣i container (Return laden place): SP-ITC (VNITC)
Thời gian gửi thông tin để làm B/L đến hãng tàu (SI Cut Off) là 15:00 ngày 09/11/2021 Nhân viên chứng từ cần căn cứ vào ngày đóng hàng và ngày tàu chạy của lô hàng để cung cấp chi tiết B/L trên thông báo đặt chỗ (Booking Receipt Notice) Đồng thời, họ cũng phải liên hệ với Công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADING PRODUCTION CO., LTD để nhận chứng từ làm B/L và thông báo thời hạn cung cấp trước 15:00 ngày 09/11/2021.
Nhân viên chứng từ kiểm tra lạ ̣i chi tiế́t trước khi gửi SI (Shipping Instruction
- hướng dẫn giao hàng) cho hãng tàu (gửi trước 7:00 Am 04/12/2020).
Khi nhận được bản nháp B/L từ hãng tàu, nhân viên chứng từ cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trước khi gửi cho Công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADING PRODUCTION CO., LTD để tiến hành kiểm tra, xác nhận và thông báo thời hạn xác nhận B/L.
Ngay khi B/L đúng xác nhận lạ ̣i với hãng tàu Hãng tàu gửi Surrendered bill- Vận đơn điện giao hàng (do khách hàng yêu cầu dùng loạ ̣i surrendered).
2.1.3 Nhận và kiểm tra chứng từ
Sau khi ký hợp đồng thỏa thuận dịch vụ Công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADING PRODUCTION gửi cho ANT LOGISTICS những chứng từ sau đây:
- Hợp đồng thương mạ ̣i (Sale contract): (01) bả̉n sao
- Phiế́u đóng gói (Packing list): (01) bả̉n sao
- Hóa đơn thương mạ ̣i (Commercial Invoice): (01) bả̉n sao s2.1.3.1 Kiểm tra hợp đồng ngoại thương
Hóa đơn thương mạ ̣i của Công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADING PRODUCTION CO., LTD và Công ty SAKDA INTERTRADE LIMITED PARTNERSHIP gồm các thông tin sau:
- Số hợp đồng ngoạ ̣i thương: 11/2021/PCTP-GV
- Ngày kí hợp đồng: ngày 9 tháng 9 năm 2021
- Nhà xuất khẩu: Công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADING
- Địa chỉ: 135/17/336 ấp 3, phường Phước Vĩnh An, quận Củ Chi, TP Hồ Chi Minh
- Nhà nhập khẩu: Công ty SAKDA INTERTRADE LIMITED
- Địa chỉ: Số 135, Moo, Rangsit, Thanyaburi, Pathaumtani, 12110 Thái Lan
Mô tả̉ hàng hóa trên hợp đồng:
Bảng 2.1 Bảng mô tả hàng hóa theo hợp đồng ngoại thương
Lồng bả̉o vệ cánh quạ ̣t (12” FAN
GUARD WITH COMPLETE SET 40.000 PCS
( FRONT)) Băng công tắt quạ ̣t( TABLE FAN 50.000 PCS SWITCH)
(Nguồn: Trích hợp đồng ngoại thương số 11/2021/PCTP-GV)
Mô tả̉ mặt hàng trên hợp đồng ngoạ ̣i thương gồm:
- Lồng bả̉o vệ cánh quạ ̣t (12” FAN GUARD WITH COMPLETE SET
- Băng công tắt quạ ̣t ( TABLE FAN SWITCH)
- Tổng số tiền cần thanh toán trên hóa đơn thương mạ ̣i 11.950 Đola mỹ
- Cả̉ng xế́p hàng: Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Cả̉ng dỡ hàng: Băng Kok, Thái Lan
- Hình thức thanh toán : thanh toán chuyển khoả̉n sau khi nhận được hàng 5 ngày tạ ̣i cả̉ng Bang Kok, Thái Lan.
2.1.3.2 Kiểm tra hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mạ ̣i gồm các thông tin sau:
Người gửi hàng: Công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADING
PRODUCTION CO., LTD Địa chỉ: 135/17/336 ấp 3, phường Phước Vĩnh An, quận Củ Chi, TP Hồ
Số hóa đơn: 11/2021/PCTP-GV
Bên nhận hàng : Công ty SAKDA INTERTRADE LIMITED
+ Địa chỉ: Số 135, Moo, Rangsit, Thanyaburi, Pathaumtani, 12110 Thái Lan
Mô tả̉ hàng hóa trên hóa đơn:
Bảng 2.2 Bảng mô tả hàng hóa trên hóa đơn thương mại Đơn vị Ghi chú vận
Tên và mặt hàng Số lượng giá Tổng chuyển (USD) (USD)
Bộ̣/ đơn vị CIF Lồng quạ ̣t
SAKDA Lồng bả̉o vệ cánh quạ ̣t
Tổng cộ̣ng: Mười mộ̣t ngàn chín trăm năm mươi Đô la mỹ
(Nguồn: Trích hóa đơn thương mại số 11/2021/PCTP-GV)
2.1.3.3 Kiểm tra phiếu đóng gói hàng hóa
Phiế́u đóng gói gồm các thông tin sau:
Người gửi hàng: Công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADING
- Địa chỉ: 135/17/336 ấp 3, phường Phước Vĩnh An, quận Củ Chi, TP Hồ Chi Minh
- Số phiế́u đóng gói: 11/2021/PCTP-GV
- Người nhận hàng: Công ty SAKDA INTERTRADE LIMITED
+ Địa chỉ: Số 135, Moo, Rangsit, Thanyaburi, Pathaumtani, 12110 Thái
Mô tả̉ hàng hóa trên phiế́u đóng gói:
Bảng 2.3 Bảng mô tả hàng hóa theo phiếu đóng gói
Ghi chú vận Mặt hàng tốt Kiệ Số Tổng Trọng Khối chuyển n lượng trọng lượng lượn hàn lượng tịnh g g SAKDA Lồng bả̉o vệ cánh 400 40.00 12.150 11.78 31
INTERTRAD quạ ̣t (12” FAN kiện 0 kg 0 kg CBM
MADE IN Băng công tắt quạ ̣t 129 50.00 2.180k 2.075 5,6
VIETNAM (TABLE FAN kiện 0 kiện g kg CBM
(Nguồn: Trích phiếu đóng gói ngày 08 tháng 12 năm 2021)
2.1.3.4 Kiểm tra vận đơn đường biển (Bill of Lading)
Kiểm tra thông tin trên vận đơn như sau:
Người gửi hàng: ANT LOGISTICS CO., LTD
- Địa chỉ: NARIME BUILDING 15/28 Đoàn Như Hả̉i, Phường 12, Quận 4,
TP Hồ Chí Minh, Việt Nam
Người nhận hàng: First-Class LOGISTICS CO, LTD.
- Địa chỉ: 296/42 Sathupadith rd., Chongnonsee, Yannawa, Bang Kok
Bên nhận thông báo: Công ty SAKDA INTERTRADE LIMITED
- Tên đạ ̣i lí nước ngoài: First-Class LOGISTICS CO, LTD + Nơi nhận hàng: Hồ Chí Minh, Việt Nam
+ Cả̉ng bốc hàng: Hồ Chí Minh, Việt Nam
+ Tên tàu/ số chuyế́n: PHUOC LONG 10 V.095W
+ Cả̉ng dỡ: Bang Kok, Thái Lan
+ Nơi giao hàng tạ ̣i cả̉ng đích: Bang Kok, Thái Lan
+ Số container/ số seal: SMCU20335882/SM351105
+ Mặt hàng: Lồng trước bả̉o vệ quạ ̣t ( 12” FAN GUARD WITH COMPLETE SET OD340MM ( FRON)) và băng công tắt quạ ̣t (TABLE FAN SWITCH)
Sau khi kiểm tra chi tiế́t các chứng từ, nhân viên chứng từ tiế́p tục so sánh đối chiế́u các nộ̣i dung trên chứng từ như sau:
Bảng 2.4 Bảng so sánh các thông tin trên hợp đồng, hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói
Hợp đồng Hóa đơn Phiếu
TT dung thương mại đóng gói luận
Lồng trước Lồng trước Lồng trước bả̉o vệ quạ ̣t bả̉o vệ quạ ̣t
( 12” FAN bả̉o vệ quạ ̣t bả̉o vệ quạ ̣t ( 12” FAN
Tên OD340M E SET E SET OD340M Trùng
1 hàng M OD340MM OD340MM M khớp
( FRON)) ( FRON)) ( FRON)) ( FRON)) và băng và băng và băng và băng công tắt công quạ ̣t tắt công quạ ̣t tắt công tắt quạ ̣t
Số 40.000 và 40.000 và 40.000 và 40.000 và
Công ty Công ty Công ty Công ty
Tên và THINH THINH THINH THINH
3 địa chỉ PHAT PHAT PHAT PHAT Trùng người TRADING TRADING TRADING TRADING khớp bán PRODUCT PRODUCT PRODUCTI PRODUCT
ION CO., ION CO., ON CO., ION CO.,
Công ty Công ty Công ty Công ty
Tên và INTERTR INTERTRA INTERTRA INTERTR
4 địa chỉ LIMITED LIMITED LIMITED LIMITED Trùng người PARTNER PARTNER PARTNER PARTNER khớp mua SHIP SHIP SHIP SHIP
Bang Kok, Trùng dỡ Thái Lan Thái Lan khớp
Trùng giá USD USD khớp Điều CIF Bang CIF Bang kiện Trùng
9 thương Kok, Thái Kok, Thái Không có Không có khớp
2.1.4 Lấy container rỗng và đóng hàng
Nhân viên giao nhận ANT LOGISTICS nhận thông báo về vị trí nhận container rỗng tại ICD Phước Long 1, Km 7, Xa Lộ Hà Nội, Q 9, Tp Hồ Chí Minh Họ mang phiếu đến văn phòng SML (Hãng tàu SM Line) để đổi lệnh cấp container rỗng và đóng phí 1.000.000 VNĐ cho phòng thương vụ để nâng một container Sau đó, nhân viên liên hệ với nhân viên hạ bãi container để nhận container rỗng Cuối cùng, họ kiểm tra tình trạng container để đảm bảo sạch sẽ, không có mùi hôi và không bị hư hại hay móp méo trước khi đóng hàng.
Sau khi kiểm tra tình trạng container, nhân viên giao nhận ANT LOGISTICS yêu cầu tài xế kéo container rỗng về địa điểm tập kết hàng để đóng hàng tại kho của người gửi Sau khi nhận số niêm chì (SEAL), nhân viên giao nhận sẽ gửi thông tin cho bộ phận chứng từ để tiến hành khai báo hải quan.
2.1.5 Khai báo hải quan điện tử
2.1.5.1 Khai báo thông tin Đầu tiên nhân viên chứng từ đăng nhập hệ thống Ecuss5 Vnaccs, màn hình hiện ra như sau và nhấn vào nút “ Đăng nhập”.
Hình 2.2 Giao diện của ECUSS5
Nhân viên chứng từ cần nhập thông tin doanh nghiệp để khai báo hải quan Để thay đổi thông tin doanh nghiệp trong khai báo hải quan, các bước thực hiện như sau:
Sử dụng chọn hệ thống chọn “thông tin doanh nghiệp”, nhân viên chứng từ nhập các thông tin trong phần đăng kí thông tin doanh nghiệp:
Tên doanh nghiệp: Công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADING
PRODUCTION CO., LTD Địa chỉ: 135/17/336 ấp 3, phường Phước Vĩnh An, quận Củ Chi, TP Hồ Chi Minh
* Thông tin Hải quan tiếp nhận khai báo
Chi cục Hả̉i Quan: 02CI (Chi cục Hả̉i Quan CK Cả̉ng Sài Gòn KV 1)
25 Đây là hàng xuất nên bộ̣ phận xử lí tờ khai nhập là 00: Độ̣i nghiệp vụ Hả̉i quan số 2
Hình 2.3 Giao diện đăng kí thông tin doanh nghiệp khai báo hải quan (Nguồn: Phần mềm Ecuss5 – Vnaccs)
Sau khi hoàn tất việc khai báo thông tin doanh nghiệp và hải quan, bước tiếp theo là mở tờ khai xuất khẩu Nhân viên chứng từ sẽ vào giao diện hải quan và chọn "Đăng ký mới tờ khai xuất khẩu" (EDA).
Công ty TNHH Thương Mại PHÚ CƯỜNG THỊNH PHÁT chuyên xuất khẩu sản phẩm tự sản xuất, với mã loại hình E62.
Mã hiệu phương thức vận chuyển: Lô hàng được vận chuyển bằng container đường biển, mã phương thức vận chuyển là (02) Đường biển (container).
Người xuất khẩu đã cung cấp đầy đủ thông tin doanh nghiệp trong phần khai báo tên doanh nghiệp, nhờ vào việc nhân viên chứng từ đã nhập sẵn thông tin cần thiết.
Tên doanh nghiệp: Công ty PHU CUONG THINH PHAT TRADING PRODUCTION CO., LTD Địa chỉ: 135/17/336 ấp 3, phường Phước Vĩnh An, quận Củ Chi, TP Hồ Chi Minh
Hình 2.4 Giao diện thiết lập thông tin chung
(Nguồn: Phần mềm Ecuss5 – Vnaccs) Người nhập khẩu: Nhân viên chứng từ lấy thông tin từ hợp đồng để điền thông tin:
Tên doanh nghiệp: Công ty SAKDA INTERTRADE LIMITED
PARTNERSHIP Địa chỉ: Số 135, Moo, Rangsit, Thanyaburi, Pathaumtani, 12110 Thái Lan
Mã nước: TH ( Thái Lan)
Hình 2.5 Giao diện thiết lập thông tin người nhập khẩu
(Nguồn: Phần mềm Ecuss5 – Vnaccs)
Nhận xét ưu điểm và ngược điểm Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu (FCL) đường biển tại Công ty TNHH ANT LOGISTICS
hàng xuất khẩu (FCL) đường biển tại Công ty TNHH ANT LOGISTICS. 2.2.1 Ưu điểm.
ANT LOGISTICS hợp tác với nhiều hãng tàu và hệ thống đại lý phát triển toàn cầu, đảm bảo cung cấp giá cước tốt nhất cho hầu hết các tuyến trong khu vực.
Công ty TNHH ANT LOGISTICS tự hào có mạng lưới kết nối với 35 châu Á và nhiều cảng lớn nhỏ trên thế giới, giúp thời gian vận chuyển và khai thác hàng hóa nhanh chóng hơn so với các đối thủ cạnh tranh Quá trình giao nhận nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển tại công ty luôn diễn ra suôn sẻ, đáp ứng tốt kỳ vọng của khách hàng nhờ vào những điều kiện thuận lợi.
Công ty ANT LOGISTICS duy trì mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng thông qua việc trao đổi thông tin liên lạc, giúp giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh Sự phối hợp ăn ý giữa các bộ phận, cùng với nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận, tạo điều kiện thuận lợi để phát huy tối đa khả năng chuyên môn, từ đó nâng cao năng suất làm việc.
Công ty sở hữu đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động và có trình độ chuyên môn cao, thành thạo nghiệp vụ và linh hoạt trong việc xử lý các tình huống bất ngờ trong công việc, từ đó nâng cao uy tín của công ty.
Tư vấn đúng và đầy đủ các thông tin cần thiế́t cho khách hàng trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng ngoạ ̣i thương với khách hàng.
Nhân viên giao nhận có kinh nghiệm dày dạn, thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu một cách thuần thục và chính xác Họ có khả năng giải quyết và xử lý tốt các tình huống bất ngờ, đảm bảo tiến trình giao nhận theo hợp đồng với khách hàng Đội ngũ xe vận chuyển cam kết giao hàng an toàn và đúng thời gian.
Công ty đã ký được nhiều hợp đồng giao nhận và có thời gian hiệu lực dài mang lạ ̣i nguồn doanh thu khá ổn định.
Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, công ty luôn tuân thủ nghiêm ngặt các thông tư, nghị định và quy định của Nhà nước liên quan đến thủ tục hàng hóa xuất nhập khẩu.
Công ty luôn nộ̣p thuế́ theo đúng nghĩa vụ của mình đối với Nhà nước.
Quá trình tổ chức thực hiện đồng và quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu diễn ra nhanh chóng và chính xác, nhằm đảm bảo tuân thủ các điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng với khách hàng.
Công ty thường xuyên cập nhật thông tin mới về Hải quan và ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình làm hàng Việc sử dụng phần mềm khai hải quan điện tử ECUS của công ty Thái Sơn mang lại nhiều lợi ích, giúp hoạt động khai báo Hải quan điện tử diễn ra nhanh chóng và tiện lợi Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu các chi phí phát sinh không cần thiết, vượt trội hơn so với phương pháp khai Hải quan truyền thống.
Sau khi hoàn tất quy trình, công ty lưu trữ đầy đủ các văn thư, chứng từ và hóa đơn để phòng ngừa trường hợp khiếu nại xảy ra.
Công ty cung cấp dịch vụ chất lượng cao, đảm bảo uy tín với mức giá cạnh tranh, giúp duy trì vị thế vững chắc trên thị trường vận tải xuất nhập khẩu hiện nay.
2.2.2.1 Đối với giai đoạn thỏa thuận dịch vụ với khách hàng:
Khi làm việc với khách hàng lâu năm, hợp đồng dịch vụ thường chỉ là những thỏa thuận miệng, trong khi với khách hàng mới, hợp đồng lại thiếu rõ ràng và chỉ chứa các nội dung cơ bản Điều này có thể dẫn đến rủi ro và tranh chấp không cần thiết khi lô hàng gặp sự cố Hơn nữa, sự thay đổi về giá dịch vụ theo thời gian cũng khiến khách hàng mới gặp khó khăn, khi họ thường không chấp nhận mức giá mới mà chỉ muốn giữ mức giá cũ, rẻ hơn.
2.2.2.2 Đối với giai đoạn kiểm tra chứng từ, nhận phiếu xác nhận đặt chỗ và đóng hàng.
Quy trình đóng hàng còn nhiều sai sót, dẫn đến việc chậm trễ trong thời gian vận chuyển Những sai sót này không chỉ gây hư hỏng container mà còn buộc phải bồi thường tiền cược container, làm tăng chi phí cho hãng tàu.
Việc đóng container vượt quá số lượng cho phép đang thiếu sự chú ý, trong khi đội ngũ nhân viên giao nhận và chứng từ còn trẻ và thiếu kinh nghiệm để xử lý các tình huống bất ngờ Sự phối hợp giữa hai bộ phận này chưa hiệu quả, dẫn đến nhiều lô hàng gặp sai sót trong quá trình thông quan, như không kiểm tra tổng trọng lượng cho phép của container, gây ra tình trạng container không thể lên tàu.
2.2.2.3 Đối với giai đoạn làm thủ tục hải quan
Trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận thường gặp khó khăn do một số chứng từ không khớp nhau Có những trường hợp thiếu chứng từ hoặc sử dụng chứng từ không hợp lệ, dẫn đến việc kéo dài thời gian giao nhận và phát sinh chi phí không cần thiết Là một công ty dịch vụ, việc thông quan với đa dạng mặt hàng đôi khi cũng gây ra những thách thức trong quy trình hải quan.
2.2.2.4 Đối với giai đoạn quyết toán phí
Vì chỉ là những hợp đồng bằng miệng nên việc thanh lý hợp đồng tự thanh lý không cần qua cơ quan nào
Công ty phải thanh toán toàn bộ chi phí cho lô hàng ngay từ đầu, vì dịch vụ chỉ được thanh toán khi lô hàng hoàn tất các quy trình.
37 thân thiế́t Công ty cho khách hàng nợ lạ ̣i phí dịch vụ nên gặp khó khăn về việc xoay vốn.
