Nghiên Cứu Hoạt Động Quản Trị Tri Thức Của Công Ty Tnhh Keppie Design - Thực Hành Quản Trị Tri Thức Trong Lĩnh Vực Kiến Trúc.pdf

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI  BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN QUẢN TRỊ TRI THỨC Đề tài Nghiên cứu hoạt động quản trị tri thức của công ty TNHH KEPPIE DESIGN thực hành quản trị tri thức t[.]

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

HÀ NỘI, 05 – 2020 Danh sách nhóm và kết quả đánh giá của nhóm về từng thành viên

Sinh viên

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN THẢO LUẬN

Nhóm : 5

Bộ môn: Quản trị tri thức – GV giảng dạy: Đỗ Thị Ngọc

Đề tài: Nghiên cứu hoạt động quản trị tri thức của công ty TNHH KEPPIE

DESIGN - thực hành quản trị tri thức trong lĩnh vực kiến trúc.

 Thành viên tham dự: 11/11

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN THẢO LUẬN

 Nội dung: - Nhóm trưởng phân công công việc cho từng thành viên

- Thư ký ghi lại biên bản họp

Khuyên trưởngNhóm Soạn đề cương; phân công nhiệm vụ;chỉnh sửa, bổ sung nội dung Đúng deadline

42 Nguyễn Thị Lan Thư ký Phần VI; Ghi chép biên bản; Tổng

Phần I và Phần II; góp ý kiến Đúng deadline

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN THẢO LUẬN

MỤC LỤC

I Giới thiệu – Tổng quan về quản trị tri thức 8

1 Khái niệm về tri thức và quản trị tri thức: 8

2 Quá trình hình thành và phát triển của quản trị tri thức: 8

3 Tầm quan trọng của quản trị tri thức: 9

II Khái quát về công ty Keppie Design 9

III Mô hình quản trị tri thức của công ty 10

IV Chương trình cốt lõi và ưu tiên 12

V Phương thức tổ chức hoạt động quản trị tri thức của công ty 13

1 Công tác đào tạo nguồn nhân lực: 13

2 Triển khai các chương trình quản trị tri thức 14

VI Một số kết quả và kiến nghị 15

1 Một số kết quả - cơ hội - thách thức mà hệ thống quản trị tri thức đem lại: 15 2 Một số mô hình quản trị tri thức từ công ty khác, so sánh và đưa ra giải  pháp 17

VII Kết luận 19

 Quản trị tri thức quan tâm đến 2 loại tri thức: tri thức ẩn và tri thức hiện.

 Quản trị tri thức cần tiếp cận 1 cách có hệ thống và mang tính chất chiến lược gắnkết chặt chẽ với mục tiêu kinh doanh, gắn kết lý luận với thực tiễn

 Những vấn đề về con người và học tập là tâm điểm của quản trị tri thức

 Quản trị tri thức không phải là công nghệ thông tin, những tiến bộ của quản trị trithức chỉ hỗ trợ quản trị tri thức tốt hơn

2 Quá trình hình thành và phát triển của quản trị tri thức:

Sự hình thành và phát triển của khái niệm quản trị tri thức kể từ những năm 1980 đến nay

đã trải qua 3 giai đoạn:

- Giai đoạn 1: Làn sóng đầu tiên của quản trị tri thức do nhóm Big4 ( các công ty tưvấn hàng đầu: KPMG, PWC, E&Y,…) khởi xướng, tập trung vào việc xây dựng các

hạ tầng công nghệ quản trị tri thức bao gồm: hệ thống thông tin quản lý nội bộ, mạnginternet, groupware, cơ sở dữ liệu,…nhằm tạo ra bể chứa tri thức cho tổ chức

- Giai đoạn 2: chuyển trọng tâm của quản trị tri thức từ yếu tố công nghệ sang yếu tốcon người và khẳng định vai trò chủ đạo của các yếu tố văn hóa và nhân sự đối với sựthành công của quản trị tri thức

- Giai đoạn 3: chính là bối cảnh hiện nay tập trung vào việc mô tả và tổ chức các nộidung giúp những người sử dụng cuối cùng biết được nguồn cung cấp tri thức trong tổchức và làm thế nào tiếp cận với tri thức

3 Tầm quan trọng của quản trị tri thức:

- Quản trị tri thức rất hữu ích cho các nhà quản lý Việc coi tri thức như một dạng tài sảnthực tế giúp công ty, doanh nghiệp, chủ sở hữu có thể dễ dàng có những biện pháp và nỗlực nhằm cải thiện và phát triển tri thức để phục vụ cho mục đích chung của minh

- Việc quản trị tri thức sẽ giúp biến những tri thức tiềm ẩn trong mỗi cá nhân thành tri

thức chung cho tổ chức, đứa tiềm năng trí tuệ của tổ chức nâng cao và mở rộng

- Giúp tăng cường giao tiếp và khuyến khích học tập trong tập thể, tăng năng suất công

việc từ đó ra quyết định hiệu quả

II Khái quát về công ty Keppie Design

Keppie Design, một công ty hàng đầu về thiết kế xây dựng của Scotland Công ty đã nổitiếng trong việc thiết kế công trình cho ngành y tế và giáo dục Với lịch sử 150 năm hìnhthành và phát triển, công ty tự hào là đối tác của tập đoàn quốc tế lớn như Charles RennieMackintosh Trong suốt quá trình phát triển của mình, việc kinh doanh luôn giữ được uytín về chất lượng các công trình cả về trình độ kỹ thuật cũng như thẩm mỹ Chẳng hạn,một số bệnh viện tại Glasgow từ thế kỷ 19 đã tiên phong lắp đặt máy Điều hòa trước khichúng phổ biến Gần đây nhất, các kiến trúc sư của Keppie Design đã dẫn đầu trong việcthiết lập các tiêu chuẩn cho việc thiết kế các văn phòng giảm lượng khí carbon, hướng tớibảo vệ môi trường, xây dựng lối sống xanh

Không những thế, vào năm 2016 công ty hợp tác với Todd Architects – một công ty thiết

kế hàng đầu ở Anh, cung cấp các dịch vũ thiết kế cao cấp, đáp ứng và tập trung vàokhách hàng Keppie Design đã phát triển nhanh chóng trong những năm gần đây, nhờviệc đầu tư lớn vào lĩnh vực y tế và giáo dục cộng đồng, dựa vào sự hợp tác của các đốitác Từ trụ sở chính của mình ở Glasgow, công ty đã mở rộng thêm các văn phòng tại 4thành phố khác của Scotland và phát triền sang các quốc gia trong khu vực Châu Âu nhưAnh, Ireland và xứ Wales

Năm 2016, Keppie Design dành được giải thưởng “Kiến trúc sư điều hành của năm” dotạp chí Kiến trúc sư hàng đầu bình chọn

Với tầm nhìn “Keppie Design định hướng trở thành một công ty thiết kế và xây dựnghàng đầu, phát triển trên nền tảng của sức mạnh tri thức, vươn ra thị trường toàn cầu, nỗlực đóng góp cộng đồng và phát huy tối đa tài năng, sức sáng tạo cho mỗi thành viên”Công ty đã đầu tư hệ thống quản trị tri thức và chất lượng hàng đầu, hỗ trợ cho phát triểnnghề nghiệp của nhân viên, đặc biệt là những thực tập sinh trẻ tuổi, và để nâng cao việctruyền thông nội bộ về kiến thức của các dự án Kết quả bước đầu trong việc mở rộng sựgắn kết xã hội và nghề nghiệp giữa các nhân viên ở mọi cấp trong tổ chức, khi cho phépviệc hợp tác giữa các phòng ban để tiến hành các dự án lớn hơn Công ty cũng đã chophép các giám đốc xác định các lĩnh vực đó để hợp tác dựa trên tri thức mà họ muốn pháttriển, chẳng hạn như công nghệ thiết kế và xây dựng bền vững

III Mô hình quản trị tri thức của công ty

Là một công ty hàng đầu về thiết kế xây dựng của Scotland, hệ thống quản trị của KeppieDesign được thực hiện theo mô hình kiến tạo tri thức SECI thông qua thay đổi cách suynghĩ của nhân viên ở mọi cấp và cải tiến chất lượng làm việc Với cách tiếp cận quản trịtri thức của công ty từ cấp trung gian, quá trình này xảy ra lần lượt ở các cấp độ khácnhau của tri thức, từ cá nhân, nhóm, tổ chức và chuyển đổi liên tục này tạo thành vòngxoắn ốc tri thức mở rộng, tương ứng với năng lực ngày càng cao của tổ chức, doanhnghiệp Tri thức chuyển đổi từ tri thức ẩn của người này sang tri thức ẩn của người kháctrong quá trình tiếp xúc, trao đổi kinh nghiệm trực tiếp với nhau giữa các nhân viên trongcông ty Việc hình thành các nhóm kỹ năng khác nhau trao đổi với các các bộ quản trị trithức, cho phép việc hợp tác giữa các phòng ban để tiến hành các dự án lớn hơn , trongquá trình này tri thức sẽ được mỗi nhân viên thể hiện thông qua hình ảnh, chữ viết do đóchuyển thành tri thức hiện Các tri thức sẽ được sắp xếp, kết hợp xử lý thành hệ thống trithức lớn hơn sau đó qua các cuộc hội thảo, hội họp của công ty, mỗi cá nhân sẽ tiếp thukiến thức, từ đó tri thức sẽ biến thành tri thức ẩn của mỗi các nhân Quá trình này sẽ đượclặp đi lặp lại và tạo thành vòng xoắn ốc tri thức mở rộng

Bên cạnh đó, công ty xây dựng nhiều Ba khác nhau giúp vòng xoắn ốc sáng tạo tri thứchoạt động hiệu quả trong thiết kế, khuyến khích trao đổi ý tưởng mới và chia sẻ các quanđiểm với nhau

Giai đoạn Xã hội hóa tương ứng với Môi trường Sáng tạo (Originating Ba) Điểm mấuchốt của Môi trường Sáng tạo là nuôi dưỡng, duy trì được tình yêu, sự tin tưởng của các

cá nhân tham gia với DN và với nhau Chỉ khi tin tưởng nhau hoàn toàn, cùng đồng thuậnvới nhau về ý nghĩa, tầm nhìn, triết lý của DN, các cá nhân mới có thể chia sẻ hết mình

và nhờ thế, tri thức ẩn của người này mới trở thành tri thức ẩn của người khác một cách

dễ dàng

Giai đoạn Ngoại hiện đòi hỏi môi trường tương tác (Interacting Ba) Mục tiêu của môitrường này là trợ giúp sự trao đổi hợp tác tối đa, sử dụng lối ẩn dụ để chia sẻ tri thức ẩn.Giai đoạn Kết hợp tương ứng với không gian mạng (Cyber Ba) với đặc trưng là mạnglưới Intranet và Internet để kết hợp được các tri thức hiện sẵn có hiệu quả nhất nhằm tạo

ra các sản phẩm, dịch vụ mới có sức hấp dẫn và tính kinh tế cao hơn trên thị trường Cuốicùng, giai đoạn Tiếp thu tương ứng với Môi trường thực hành (Exercising Ba) Môitrường này phải được thiết kế tạo sự thoải mái nhất cho các cá nhân thành viên trong việctự suy ngẫm, rèn luyện để có thể tiếp nhận các tri thức DN, chuyển tri thức bên ngoài DNthành tri thức của mỗi thành viên trong doanh nghiệp

Ví dụ như mở ra các cuộc hội thảo được tổ chức cho tất cả các nhân viên trong công ty vềmột loạt các chủ đề bao gồm cả việc tham quan nghiên cứu, các cuộc rà soát sau các dự

án, và các cuộc hội thảo, xây dựng mạng nội bộ cơ bản dựa trên phần mềm Word để giớithiệu với công ty những gì có thể cùng với hệ thống cơ sở website cho việc truyền thôngnội bộ Điều này giúp cho mỗi nhân viên trong công ty có thể rèn luyện, tiếp nhận các trithức, chuyển tri thức bên ngoài công ty thành tri thức của mỗi thành viên trong công ty

Từ đó, cho thấy, cách tiếp cận quản trị tri thức của công ty là đi từ dưới lên, đi từ cái nhỏđến cái lớn, từ chi tiết đến tổng thể Giá trị của công ty là nằm ở chính mỗi nhân sự giỏi

mà họ có chứ không phải là những cỗ máy sản xuất hữu hình hay tòa nhà lớn,… Chínhxác hơn, tri thức (knowledge) của mỗi nhân sự mới thực sự là tài sản quan trọng nhất củacông ty Tri thức, ở đây là sự hiểu biết, kiến thức, kỹ thuật cá nhân và kinh nghiệm củanhân sự trong công việc, quan hệ đối tác Tổng hợp tri thức cá nhân sẽ tạo nên tri thứccủa tập thể Công ty chú trọng đến nhân tố con người Con người có thể tạo ra tri thứcmới và chỉ có con người mới có khả năng vận dụng tri thức đó để tiếp tục tạo ra những trithức mới hơn Tri thức thường tồn tại riêng rẽ trong mỗi cá nhân thông qua quá trình hấpthụ thông tin của riêng họ và chỉ có người đó mới sử dụng được Không ai ở bên ngoài cóthể vận dụng tri thức đó nếu họ không chia sẻ Để tri thức của mỗi cá nhân biến thành tàisản tri thức của tổ chức, để mọi người có thể cùng khai thác, sử dụng cho sự phát triểnchung đòi hỏi phải có một cơ chế, quá trình kiến tạo, lưu giữ, chia sẻ, phát triển trong mỗi

tổ chức Để thực hiện điều này, vai trò của người lãnh đạo có ý nghĩa cực kỳ quan trọng.Không chỉ khuyến khích, ghi nhận việc chia sẻ tri thức, nhà quản lý phải chủ động thamgia chia sẻ tri thức một cách tích cực bên cạnh việc hướng nhân viên cùng phát triển cácnguồn tri thức nội bộ như cộng đồng chia sẻ, hội thảo nội bộ… Quá trình này không chỉlàm giàu tri thức của các cá nhân mà còn động lực cho việc không ngừng học tập của cácnhân viên, nâng cao tri thức

IV Chương trình cốt lõi và ưu tiên

Các chương trình cốt lõi:

Trong bối cảnh tình hình hệ thống quản trị tri thức ngày một phát triển và có tầm ảnhhướng lớn và quan trọng đến công ty Một số giám đốc của Keppie Design được nghe vàhiểu được ý nghĩa của việc áp dụng quản trị tri thức, họ nhận ra nhu cầu cần phối hợpchặt chẽ để đào tạo, truyền đạt kinh nghiệm từ các các dự án nhưng chưa có một kế hoạch

rõ ràng để triển khai những hoạt động này trong thực tế

Vào năm 2006, cán bộ quản trị tri thức được bổ nhiệm lần đầu tiên, cô đã tổ chức tư vấnrộng rãi cho tất cả các nhân viên để xác định những lĩnh vực then chốt cần quan tâm đốivới nguồn nhân lực Các cuộc giao lưu, các nhóm thảo luận và tìm kiếm các hệ thốngthông tin đã nhanh chóng phát hiện hiện có 2 vấn đề đáng quan tâm cần thực hiện

 Một là, cần xây dựng một hệ thống mạng truyền thông, giao tiếp nội bộ Hệ thống

IT của công ty được phát triển để phục vụ các nhu cầu của các chi nhánh tại cácđịa phương trong các dự án của họ, nhưng chúng không thể cung cấp một cổngthông tin chuẩn để chia sẻ thông tin về toàn bộ hoạt động của công ty Nhân viênmong muốn có một cách đơn giản để giao tiếp trong toàn công ty Một loạt các

giải pháp khác được đặt ra từ đó, bao gồm cả việc thiết lập một bảng tiêu chí về kiến thức và kinh nghiệm, một cơ sở dữ liệu về tiêu chuẩn vẽ các chi tiết, một thư

viện thông tin về kỹ thuật và thiết kế và một kho chứa các tiêu chuẩn thông tin của

công ty cho tất cả các hồ sơ dự thầu Từ đó, giúp nhân viên công ty dễ dàng tìmkiếm những thông tin cần thiết cho công việc, nâng cao năng suất lao động

 Hai là cải tiến giao tiếp cá nhân trong số nhân viên, cụ thể trong việc chia sẻ kinhnghiệm của các kiến trúc sư và các kỹ thuật viên mong muốn có thể trao đổi vớinhau các vấn đề chuyên môn Qua đó, xây dựng một môi trường văn hóa đặc trưngtrong doanh nghiệp, mang đậm tình thân ái, tính nhân bản, sáng tạo, hài hước, giàutrí tuệ và tinh thần Giúp các nhân viên gắn bó, đoàn kết với nhau, chia sẻ kinhnghiệm, luôn có ý thức về chất lượng sản phẩm và dịch vụ đảm bảo thỏa mãn sựhài lòng của khách hàng

Bên cạnh đó, việc đào tạo được xác định là một mục tiêu then chốt của chương trình quảntrị tri thức, và các chương trình hội thảo về đào tạo được xây dựng Các cuộc hội thảođược tổ chức cho tất cả các nhân viên trong công ty về một các chủ đề bao gồm thamquan nghiên cứu, các cuộc rà soát sau các dự án, và các cuộc hội thảo Việc đào tạo tậptrung vào nhu cầu của các sinh viên chuyên ngành kiến trúc chuẩn bị cho kỳ thi tốtnghiệp và đã xây dựng được cộng đồng các học viên

V Phương thức tổ chức hoạt động quản trị tri thức của công ty

1 Công tác đào tạo nguồn nhân lực:

Công tác đào tạo nguồn nhân lực có nghĩa “Là các hoạt động để duy trì và nâng cao chấtlượng nguồn nhân lực của tổ chức, đây là điều kiện quyết định để các tổ chức có thể đứngvững và thắng lợi trong môi trường cạnh tranh” Tại Keppie Design công tác đào tạo

nguồn nhân lực luôn được chú trọng và thực hiện có kế hoạch thông qua các giai đoạn,chiến lược rõ ràng.

Trong những năm gần đây, Keppie Design luôn không ngừng phát triển và vươn lênnhanh chóng Thể hiện rõ nhất ở việc từ trụ sở chính của mình ở Glasgow, công ty đã mởrộng thêm các văn phòng tại 4 thành phố khác của Scotland và di dời đến miền BắcIreland và Bắc nước Anh Số lượng nhân viên tăng lên gấp đôi trong vòng 2 năm qua.Công tác đào tạo nguồn nhân lực có tác động trực tiếp đến tổ chức hoạt động quản trị trithức của công ty Việc đào tạo kiến trúc sư tại UK hiện tại dựa trên việc lựa chọn các giaiđoạn đào tạo tại các trường đại học và kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực thiết kế Đểmột sinh viên chuyên ngành kiến trúc trở thành một kiến trúc sư chuyên nghiệp làm việctrong Keppie Design thì sinh viên phải trải qua 2 giai đoạn đào tạo, cụ thể như sau:

 Giai đoạn 1: Sau 4 năm nghiên cứu, học tập trong trường đại học, các học viênchuyên ngành kiến trúc phải mất 1 năm làm việc thực tế để tiếp thu thêm kinhnghiệm, kiến thức

 Giai đoạn 2: Học viện trở lại trường học tập, được coi là giai đoạn thực tập lần thứ

2 đối với mỗi sinh viên trước khi thi tốt nghiệp để trở thành một kiến trúc sưchuyên nghiệp

Đối với thiết kế, hoạt động chuyên môn của lĩnh vực này dựa vào nguồn cung cấp ổnđịnh về nhân lực được đào tạo, đồng thời dự kiến sẽ đầu tư vào việc bồi dưỡng thực tếcho nhân viên

Việc đào tạo kiến trúc sư ở UK đã đánh dấu một sự thay đổi từ các khía cạnh kỹ thuật xâydựng theo hướng tập trung mạnh vào mỹ thuật thiết kế Trong khi điều này có lợi thế vềchất lượng đối với các công trình công cộng, nó cũng tạo ra những khoảng trống về kiếnthức cơ bản của các kiến trúc sư trẻ Các giám đốc của Keppie Design luôn quan tâm tớikiến thức và năng lực về kỹ thuật của các kiến trúc sư trẻ từ các trường đại học bằng cáchliên tục đào tạo để trau dồi

Những yếu tố này kết hợp với việc nhấn mạnh tầm quan trọng của quản trị tri thức đốivới Keppie Design Sự mở rộng nhanh chóng về quy mô kinh doanh đã làm cho các hìnhthức chia sẻ và đào tạo truyền thống không thể đáp ứng được Sự phát triển của công tyđược dựa trên số lượng ngày càng tăng về các học viên thiếu hiểu biết về kỹ thuật màchính điều đó lại là cơ sở tạo nên uy tín của công ty

2 Triển khai các chương trình quản trị tri thức 

 Với 2 chương trình quản trị tri thức đang được quan tâm: