Giáo trình quản lý dự án dành cho bậc cao đẳng ngành quản trị kinh doanh

Cấu trúc của giáo trình gồm mười chương: Chương 1: Tổng quan về quản lý dự án và Microsoft Project Chương 2: Thiết lập ban đầu cho hệ thống và dự án Chương 3: Khởi tạo một dự án cụ thể

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

-

GIÁO TRÌNH HỌC PHẦN: QUẢN LÝ DỰ ÁN NGÀNH/NGHỀ: QUẢN TRỊ KINH DOANH

LỜI GIỚI THIỆU

Dự án có thể tồn tại trong mọi lĩnh vực, ở nhiều mức độ và quy mô khác nhau Chẳng hạn,

đối với lĩnh vực hành chính trong doanh nghiệp, chúng ta có thể nhận dạng được các dự án

từ đơn giản, ít phức tạp, quy mô nhỏ (ví dụ: dự án tổ chức hội nghị cơ quan) đến rất phức

tạp, quy mô lớn (ví dụ: dự án tái cấu trúc doanh nghiệp) Một cách tổng quát, dự án có thể

được hiểu là chuỗi các công việc được xác định rõ mục tiêu, nguồn lực cũng như thời gian

bắt đầu và kết thúc

Ở bất kỳ vị trí công việc nào, học phần Quản lý dự án cũng rất hữu ích đối với người học

về khả năng phân tích công việc, xây dựng mục tiêu, lên kế hoạch công việc, phân bổ

nguồn lực, kiểm soát chất lượng và tiến độ công việc

Giáo trình Quản lý dự án do tác giả biên soạn nhằm mục đích cung cấp cho sinh viên những

kiến thức và kỹ năng cơ bản về hoạt động quản lý dự án Cấu trúc của giáo trình gồm mười

chương:

Chương 1: Tổng quan về quản lý dự án và Microsoft Project

Chương 2: Thiết lập ban đầu cho hệ thống và dự án

Chương 3: Khởi tạo một dự án cụ thể và lập kế hoạch dự án

Chương 4: Thiết lập mối liên hệ giữa các công việc

Chương 5: Định nghĩa nguồn lực và xác định nguồn lực cho dự án

Chương 6: Hiển thị dự án trên hệ thống

Chương 7: Lưu kế hoạch dự án và kiểm soát dự án

Chương 8: Quản lý chi phí dự án

Chương 9: Xuất và in ấn các biểu mẫu báo cáo

Chương 10: Kiểm soát và điều chỉnh tiến độ

Có nhiều phần mềm về quản lý dự án Trong phạm vi giáo trình này, tác giả sử dụng

Microsoft Project 2016 để minh hoạ cho các hoạt động quản lý dự án Microsoft Project

là phần mềm được sử dụng phổ biến nhất và có sự tương thích cao với Microsoft Office

Tác giả kỳ vọng, giáo trình Quản lý dự án sẽ là tài liệu hỗ trợ tích cực cho quá trình học

tập và quá trình hoạt động nghề nghiệp của sinh viên

Tác giả biên soạn

Thạc sỹ Nguyễn Quang Nhân

Trang iv

MỤC LỤC

LỜI GIỚI THIỆU iii

THÔNG TIN CHUNG GIÁO TRÌNH HỌC PHẦN xiv

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ MICROSOFT PROJECT 1

Giới thiệu 1

1.Khái niệm Quản lý dự án và tiêu chuẩn của người quản lý dự án 2

1.1 Khái niệm Quản lý dự án 2

1.2 Tiêu chuẩn của người quản lý dự án 4

2 Các nhân tố chính tạo nên một dự án 6

3.Các bước lập tiến độ 7

4 Microsoft Project và các tính năng mới 9

4.1 Khái quát Microsoft Project 9

4.2 Áp dụng MS Project vào dự án 10

4.3 Các tính năng mới 11

5 Các từ khóa trong Microsoft Project 13

CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 1 15

CHƯƠNG 2: THIẾT LẬP BAN ĐẦU CHO HỆ THỐNG VÀ DỰ ÁN 16

Giới thiệu 16

1.Tạo một dự án mới 17

1.1.Ý nghĩa 17

1.2 Thao tác thực hiện 17

2 Thiết lập đơn vị tiền tệ 18

2.1.Ý nghĩa 18

2.2 Thao tác thực hiện 19

3 Thiết lập lịch nền dự án 19

3.1 Ý nghĩa 19

3.2 Thao tác thực hiện 20

4 Thiết lập cho hiện thanh tổng tiến độ dự án 21

4.1 Ý nghĩa 21

4.2 Thao tác thực hiện 21

CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 2 22

CHƯƠNG 3: KHỞI TẠO MỘT DỰ ÁN CỤ THỂ VÀ LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN 23

Giới thiệu 23

1.Xác định thông tin của dự án 24

1.1.Ý nghĩa 24

1.2.Thao tác thực hiện 24

2.Thiết lập lịch cho dự án 25

2.1.Ý nghĩa 25

2.2 Thao tác thực hiện 25

3.Lập danh sách các công việc của dự án 27

3.1.Ý nghĩa 27

3.2 Thao tác thực hiện 28

4.Tạo các công việc phụ (Subtasks) 29

4.1.Ý nghĩa 29

4.2.Thao tác thực hiện 29

5.Xác lập công việc không tham gia vào dự án (Inactivate) 29

5.1 Ý nghĩa 29

5.2 Thao tác thực hiện 30

6.Chuyển một công việc vào khung nhìn thời gian (Timeline) 30

6.1 Ý nghĩa 30

6.2 Thao tác thực hiện 30

7.Thiết lập thời hạn (deadline) cho công việc 32

7.1 Ý nghĩa 32

7.2 Thao tác thực hiện 32

8.Thiết lập mốc dự án (Milestone) 32

8.1 Ý nghĩa 32

8.2 Thao tác thực hiện 33

9.Nhập các ghi chú công việc (task note) 33

9.1 Ý nghĩa 33

9.2 Thao tác thực hiện 33

10.Đính kèm các liên kết vào công việc 34

10.1 Ý nghĩa 34

10.2 Thao tác thực hiện 34

Trang vi

11.Tạo các công việc định kỳ 35

11.1 Ý nghĩa 35

11.2 Thao tác thực hiện 35

CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 3 36

CHƯƠNG 4: THIẾT LẬP MỐI LIÊN HỆ GIỮA CÁC CÔNG VIỆC 38

Giới thiệu 38

1.Mối liên hệ giữa các công việc 39

2.Xác lập các mối quan hệ giữa các công việc quan trọng 39

3 Xác lập kiểu phụ thuộc chồng/giãn thời gian (lag time) 40

3.1 Ý nghĩa 40

3.2 Thao tác thực hiện 40

4.Xác lập ràng buộc cho công việc 42

4.1 Ý nghĩa 42

4.2 Thao tác thực hiện 42

5.Chia (cắt) công việc thành các phần nhỏ 43

5.1.Ý nghĩa 43

5.2.Thao tác thực hiện 43

CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 4 44

CHƯƠNG 5: ĐỊNH NGHĨA NGUỒN LỰC VÀ XÁC ĐỊNH NGUỒN LỰC CHO DỰ ÁN 45

Giới thiệu 45

1.Xác định nguồn lực và thông tin cho nguồn lực dự án 46

1.1 Ý nghĩa 46

1.2.Thao tác thực hiện 46

2 Thay đổi lịch cho nguồn lực 48

2.1.Ý nghĩa 48

2.2 Thao tác thực hiện 48

3.Thiết lập nguồn lực cho các công việc 48

3.1.Ý nghĩa 48

3.2.Thao tác thực hiện 49

4.Sửa đổi thời gian thực hiện công việc 50

4.1.Ý nghĩa 50

4.2.Thao tác thực hiện 50

5.Kiểm tra hiệu chỉnh việc sử dụng nguồn lực 51

5.1.Ý nghĩa 51

5.2.Thao tác thực hiện 51

CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 5 53

CHƯƠNG 6: HIỂN THỊ DỰ ÁN TRÊN HỆ THỐNG 56

Giới thiệu 56

1.Xem xét toàn bộ dự án 57

1.1.Ý nghĩa 57

1.2.Thao tác thực hiện 57

2.Kiểm tra ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự án 57

2.1.Ý nghĩa 57

2.2.Thao tác thực hiện 57

3.Xác định đường Gantt của dự án 58

3.1.Ý nghĩa 58

3.2.Thao tác thực hiện 58

4.Xem xét các cột khác nhau trong một khung nhìn 59

4.1.Ý nghĩa 59

4.2.Thao tác thực hiện 59

Trong giao diện màn hình chính, chọn tab Task, ấn nút Gantt Chart, chọn khung nhìn muốn quan sát số liệu (hình 6.4) 60

5.Thể hiện thông tin có chọn lọc 60

5.1.Ý nghĩa 60

5.2.Thao tác thực hiện 60

6.Nhóm thông tin trong một khung nhìn 61

6.1.Ý nghĩa 61

6.2.Thao tác thực hiện 61

CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 6 62

CHƯƠNG 7: LƯU KẾ HOẠCH DỰ ÁN VÀ KIỂM SOÁT DỰ ÁN 63

Giới thiệu 63

1.Lưu giữ một kế hoạch 64

1.1.Ý nghĩa 64

Trang viii

1.2.Thao tác thực hiện 64

2.Lưu giữ tại những thời điểm chuyển tiếp 65

2.1.Ý nghĩa 65

2.2.Thao tác thực hiện 65

3.Thay đổi tham số công việc theo thực tế thực hiện 66

3.1.Ý nghĩa 66

3.2.Thao tác thực hiện 66

4.So sánh giữa thời gian thực tế thực hiện và kế hoạch đối với mỗi công việc 68

4.1.Ý nghĩa 68

4.2.Thao tác thực hiện 68

5.Cập nhật thời gian thực tế sử dụng nguồn lực và so sánh với kế hoạch 69

5.1.Ý nghĩa 69

5.2.Thao tác thực hiện 70

CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 7 71

CHƯƠNG 8: QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN 72

Giới thiệu 72

1.Khái quát về Chi phí trong MS Project 73

2.So sánh chi phí hiện tại và kế hoạch 73

2.1.Ý nghĩa 73

2.2.Thao tác thực hiện 73

3.Xem xét chi phí toàn bộ dự án 74

3.1.Ý nghĩa 74

3.2.Thao tác thực hiện 74

4.Phân tích tài chính với bảng EV (Earned Value) 75

4.1.Ý nghĩa 75

4.2.Thao tác thực hiện 76

4.3.Phân tích dữ kiện bảng Earned Valued 77

CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 8 79

CHƯƠNG 9: XUẤT VÀ IN ẤN CÁC BIỂU MẪU BÁO CÁO 80

Giới thiệu 80

1.Báo cáo dạng đồ thị (Visual Reports) 81

1.1.Ý nghĩa 81

1.2.Thao tác thực hiện 82

2.Báo cáo cơ bản dạng bảng số liệu 82

2.1.Ý nghĩa 82

2.2.Thao tác thực hiện 84

3.Báo cáo các dữ liệu trực quan tại cửa sổ đang thao tác 85

3.1.Ý nghĩa 85

3.2.Thao tác thực hiện 85

4.Thêm tiêu đề và chân trang của trang in vào một báo cáo cơ bản 87

4.1.Ý nghĩa 87

4.2.Thao tác thực hiện 87

CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 9 88

CHƯƠNG 10: KIỂM SOÁT VÀ ĐIỀU CHỈNH TIẾN ĐỘ 89

Giới thiệu 89

1.Xem lại các công việc khởi công bị chậm trễ 90

1.1.Ý nghĩa 90

1.2.Thao tác thực hiện 90

2.So sánh tiến trình công việc so với kế hoạch 91

2.1.Ý nghĩa 91

2.2.Thao tác thực hiện 91

3.Dùng cửa sổ theo dõi sơ đồ Gantt (Tracking Gantt) 92

3.1.Ý nghĩa 92

3.2.Thao tác thực hiện 92

4.Xác định các công việc bị trễ tiến độ 93

4.1.Ý nghĩa 93

4.2.Thao tác thực hiện 93

5.Xác định các công việc có thời gian dự trữ 95

5.1.Ý nghĩa 95

5.2.Thao tác thực hiện 95

CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 10 96

BÀI TẬP TỔNG HỢP 97

TÀI LIỆU THAM KHẢO 102

Trang x

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 4.1: Ý nghĩa những kiểu ràng buộc cho các công việc 42

Bảng 6.1: Ý nghĩa một số khung nhìn trong MS Project 59

Bảng 8.1: Ma trận phối hợp Chi phí và Tiến độ 78

Bảng 8.2: Nguyên nhân làm trễ tiến độ, vượt chi phí dự án 78

Bảng 9.1: Ý nghĩa các báo cáo dạng đồ thị (Visual Reports) 81

Bảng 9.2 Ý nghĩa báo cáo dạng bảng số liệu 82

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 1.1: Năm nhóm quy trình quản lý dự án 3

Hình 1.2: Mức độ hoạt động/tương tác của năm nhóm quy trình theo thời gian 3

Hình 1.3: Tam giác quản lý dự án 7

Hình 1.4: Minh họa tiến độ trên MS Project và đường Gantt dự án 9

Hình 2.1: Giao diện tạo dự án mới 17

Hình 2.2: Tạo tập tin dự án bình thường 18

Hình 2.3: Điều chỉnh những thông tin cơ bản cho tập tin dự án 18

Hình 2.4: Minh họa thiết lập đơn vị tiền tệ của Việt Nam là VND 19

Hình 2.5: Thiết lập lịch làm việc và các vấn đề chung cho dự án 20

Hình 2.6: Minh họa thiết lập cho hiện thanh tổng tiến độ dự án 21

Hình 3.1: xem/chỉnh sửa thông tin của dự án 24

Hình 3.2: Hộp thoại Change working time 25

Hình 3.3: Cài đặt ngày giờ làm việc và nghỉ bình thường 26

Hình 3.4: nhập ngày làm việc hoặc ngày nghỉ bất thường 27

Hình 3.5: Giao diện màn hình nhập danh sách công việc của dự án 28

Hình 3.6: Minh họa thiết lập công việc phụ 29

Hình 3.7: Minh họa xác lập công việc không tham gia vào dự án 30

Hình 3.8: Giao diện thiết lập hiển thị khung nhìn thời gian 30

Hình 3.9: Minh họa chuyển một công việc vào khung nhìn thời gian 31

Hình 3.10: Minh họa loại bỏ một công việc ra khỏi khung nhìn thời gian 31

Hình 3.11: Thiết lập thông tin deadline cho một công việc 32

Hình 3.12: Minh họa thiết lập cột mốc 33

Hình 3.13: Minh họa viết ghi chú cho một công việc 34

Hình 3.14: Đặt liên kết Hyperlink cho một công việc 34

Hình 3.15: Thiết lập 5 cuộc họp định kỳ vào thứ hai hàng tuần từ ngày 4/1/2021 35

Hình 4.1: Xác lập mối quan hệ giữa các công việc lớn 39

Hình 4.2: Xác lập mối quan hệ giữa các công việc con 40

Hình 4.3: Minh họa xác lập thời gian giãn trễ 1 ngày 41

Hình 4.4: Xác lập kiểu liên kết và chồng/giãn bằng cửa sổ Task Dependency 41

Hình 4.5: Xác lập ràng buộc cho công việc 42

Hình 4.6: Dấu hiệu công việc sau khi được chia (cắt) 43

Trang xii

Hình 4.7: Chia (cắt) một công việc 43

Hình 5.1: Mở khung nhìn thiết lập nguồn lực cho dự án 46

Hình 5.2 Giao diện thiết lập nguồn lực cho dự án 47

Hình 5.3: Minh họa tiến trình thay đổi lịch cho một nguồn lực 48

Hình 5.4: Minh họa tiến trình xác lập nguồn lực cho một công việc 49

Hình 5.5: Bỏ chọn Effort driven cho một công việc 50

Hình 5.6: giao diện kiểm soát nguồn lực 51

Hình 5.7: Điều chỉnh nguồn lực bị quá tải 52

Hình 5.8: Sắp xếp lại lịch trình cho công việc có nguồn lực bị quá tải 52

Hình 6.1: Quan sát toàn bộ tiến độ dự án 57

Hình 6.2: Xem xét các dữ kiện thống kê của dự án 58

Hình 6.3: Đường Gannt của dự án 58

Hình 6.4: Minh hoạ chọn khung nhìn Tracking Gannt để hiển thị thông tin 60

Hình 6.5: Minh hoạ hiển thị thông tin chọn lọc công việc Critical (Gannt) 60

Hình 6.6: Minh hoạ hiển thị thông tin theo nhóm Milestones 61

Hình 7.1: Lưu giữ một bản kế hoạch 64

Hình 7.2: Thiết lập chọn baseline mong muốn so sánh 65

Hình 7.3: Lưu giữ một thời gian chuyển tiếp Interim 66

Hình 7.4: Giao diện Tracking nhập tham số hoàn thành công việc theo thực tế 67

Hình 7.5: Giao diện Variance nhập tham số hoàn thành công việc theo thực tế 67

Hình 7.6: Giao diện Work nhập tham số hoàn thành công việc theo thực tế 68

Hình 7.7: Giao diện so sánh thời gian thực hiện Work thực tế và kế hoạch 69

Hình 7.8: Nhập thời gian thực tế sử dụng nguồn lực 70

Hình 8.1 Giao diện thông tin chi phí hiện tại và kế hoạch 74

Hình 8.2 Hiển thị thông tin chi phí của toàn bộ dự án 75

Hình 8.3: Thiết lập ban đầu cho chức năng Earned Value 76

Hình 8.3 Giao diện dữ kiện Earned Value của dự án 77

Hình 9.1: Giao diện chọn lựa dạng báo cáo để xuất và in 82

Hình 9.2: Minh họa một bản báo cáo Resource Overview 84

Hình 9.3: Minh họa in một bản báo cáo Resource Overview 85

Hình 9.4: Minh họa trích xuất một số cột dữ liệu 86

Hình 9.5 minh họa kết quả dán dữ liệu trích xuất vào MS Excel 86

Hình 9.6: Thiết lập Header, Footer cho bản báo cáo 87

Hình 10.1 Minh họa công việc khởi công bị chậm trễ 90

Hình 10.2 Minh họa so sánh tiến trình công việc với kế hoạch 91

Hình 10.3: Giao diện theo dõi sơ đồ Gantt 92

Hình 10.4: Dấu hiệu xác nhận một công việc đã hoàn thành 100% 93

Hình 10.5: Xác định các công việc trượt tiến độ so với kế hoạch 94

Hình 10.6: Xác định công việc bị trễ so với ngày tình trạng (Status date) của dự án 94

Hình 10.7: Giao diện xác định các công việc có thời gian dự trữ 95

- Tính chất: Sau khi học xong học phần này, người học được cung cấp những kiến thức

cơ bản về quản lý dự án và cách thức sử dụng phần mềm Microsoft Project để quản lý

dự án Theo đó, sinh viên có khả năng sử dụng Microsoft Project để: thiết lập ban đầu cho hệ thống và cho dự án; tạo một dự án cụ thể và lập kế hoạch dự án; tạo mối liên hệ giữa các công việc; tạo nguồn lực và xác định nguồn lực cho dự án; xem dự án trên hệ thống; lưu kế hoạch của dự án và kiểm soát dự án; thực hiện hoạt động báo cáo; và kiểm soát, điều chỉnh tiến độ dự án

- Ý nghĩa và vai trò của môn học/mô đun: giúp sinh viên nhận thức đúng đắn vai trò

quan trọng của hoạt động quản lý dự án tại doanh nghiệp Đồng thời, sinh viên cũng có khả năng ứng dụng phần mềm chuyên dùng MS Project để thực hiện các hoạt động

quản lý dự án quy mô vừa và nhỏ

Mục tiêu của học phần

- Kiến thức

+ Trình bày được khái niệm Quản lý dự án và tiêu chuẩn của người Quản lý dự án + Trình bày được các nhân tố chính tạo nên một dự án

+ Trình bày được các bước lập tiến độ dự án

+ Trình bày được tổng quan Microsoft Project

+ Trình bày được các từ khóa thường dùng trong Microsoft Project

+ Lập danh sách các công việc của dự án

+ Tạo các công việc phụ (subtasks)

+ Tạo công việc không tham gia vào dự án

+ Chuyển một công việc vào khung nhìn thời gian

+ Thiết lập thời hạn công việc (deadline)

+ Thiết lập mốc dự án

+ Nhập các ghi chú công việc

+ Đính kèm các liên kết vào công việc

+ Tạo các công việc định kỳ

+ Tạo mối liên hệ giữa các công việc

+ Xác định các mối quan hệ giữa các công việc quan trọng

+ Xác lập chồng/giãn thời gian (lag time) cho công việc

+ Xác định những ràng buộc cho các công việc

+ Chia (cắt) công việc thành các phần nhỏ

+ Xác định nguồn lực và thông tin cho nguồn lực dự án

+ Cách thay đổi lịch cho nguồn lực

+ Thiết lập nguồn lực cho các công việc

+ Sửa đổi thời gian thực hiện công việc

+ Kiểm tra hiệu chỉnh việc sử dụng nguồn lực

+ Xem xét toàn bộ dự án

+ Kiểm tra ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự án

+ Xác định đường Gantt của dự án

+ Xem xét các cột khác nhau trong một khung nhìn

+ Thể hiện thông tin có chọn lọc

+ Xem nhóm thông tin trong một khung nhìn

+ Lưu giữ một kế hoạch

+ Lưu giữ tại những thời điểm chuyển tiếp

+ Thay đổi tham số công việc theo thực tế thực hiện

+ So sánh giữa thời gian thực tế thực hiện và kế hoạch đối với mỗi công việc + Nhập tổng thời gian thực tế sử dụng nguồn lực và so sánh với kế hoạch

+ So sánh chi phí hiện tại và kế hoạch

+ Xem xét chi phí toàn bộ dự án

+ Phân tích tài chính với bảng EV (Earned Value)

+ Báo cáo dạng đồ thị

Trang xvi

+ Báo cáo cơ bản dạng bảng số liệu

+ Báo cáo các dữ liệu trực quan tại cửa sổ đang thao tác

+ Thêm tiêu đề và chân trang của trang in vào một báo cáo cơ bản

+ Xem lại các công việc khởi công bị chậm trễ

+ So sánh tiến trình công việc so với kế hoạch

+ Dùng cửa sổ theo dõi sơ đồ Gantt

+ Xác định các công việc bị trễ tiến độ

+ Xác định các công việc có thời gian dự trữ

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ MICROSOFT PROJECT

Giới thiệu

Chương này khái quát cho người học về hoạt động quản lý dự án và Microsoft Project: khái niệm quản lý dự án và tiêu chuẩn của người quản lý dự án; các nhân tố chính tạo nên một dự án; các bước lập tiến độ; khái quát Microsoft Project, các bước cơ bản áp dụng Microsoft Project vào một dự án và các từ khóa thường dùng trong Microsoft Project

Mục tiêu

- Trình bày được khái niệm Quản lý dự án và tiêu chuẩn của người Quản lý dự

án

- Trình bày được các nhân tố chính tạo nên một dự án

- Trình bày được các bước lập tiến độ dự án

- Trình bày được tổng quan Microsoft Project

- Trình bày được các từ khóa thường dùng trong Microsoft Project

- Vận dụng khái niệm Quản lý dự án để lập kế hoạch dự án

- Phân tích, vận dụng các từ khóa thường dùng trong Microsoft Project

Nội dung chính

Trang 2

1.Khái niệm Quản lý dự án và tiêu chuẩn của người quản lý dự án

1.1 Khái niệm Quản lý dự án

Ví dụ: “Tổ chức đấu thầu mua sắm thiết bị lẻ cho Công ty cổ phần X” là một dự án vì:

- Chuỗi các công việc: Quyết định thành lập tổ chuyên gia xét thầu, soạn hồ sơ mời thầu, phê duyệt hồ sơ mời thầu, thông báo mời thầu,

- Mục tiêu chung: mua sắm thiết bị cho công ty X đúng số lượng, chủng loại, chất lượng, ngân sách, tiến độ và đúng quy định pháp luật

- Mục tiêu từng công việc cụ thể:

+ Quyết định thành lập tổ chuyên gia xét thầu: hoàn thành trong vòng 2 ngày, đúng tiêu chuẩn, đủ số lượng thành viên

+ Soạn hồ sơ mời thầu: hoàn thành trong vòng 5 ngày, đúng hình thức và nội dung + Phê duyệt hồ sơ mời thầu: hoàn thành trong vòng 2 ngày, đúng trình tự, thủ tục phê duyệt hồ sơ mời thầu

+ Thông báo mời thầu: hoàn thành trong vòng 2 ngày, đúng trình tự, thủ tục thông báo mời thầu

- Nguồn lực: sử dụng nhân lực, máy tính, giấy, bút, máy in, máy photocopy,

- Thời gian bắt đầu và kết thúc: tiến độ đã được cấp thẩm quyền phê duyệt

1.1.2 Quản lý dự án

Quản lý dự án là một quá trình lập kế hoạch, tổ chức, theo dõi và quản lý các công việc và nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu đặt ra với nhiều ràng buộc về thời gian, chi phí, nguồn lực và chất lượng

Nguyên tắc chung của quản lý dự án là phân tách tổng thể dự án thành các công việc nhỏ hơn (WBS: Work Break Structure) để dễ dàng quản lý, lập lịch thực hiện các công việc, trao đổi với nhóm và theo dõi các tiến trình thực hiện công việc

1.1.3 Quá trình quản lý dự án

Quá trình quản lý dự án, theo PMBOK Guide 6th Edition (Project Management Body of Knowledge), bao gồm năm nhóm quy trình (hình 1.1) Mức độ hoạt động, tương tác của

năm nhóm quy trình theo trục thời gian/tiến độ dự án được mô tả như hình 1.2

Hình 1.1: Năm nhóm quy trình quản lý dự án

(Nguồn: PMBOK Guide 6th Edition)

Hình 1.2: Mức độ hoạt động/tương tác của năm nhóm quy trình theo thời gian

(Nguồn: PMBOK Guide 6th Edition) (1) Nhóm quy trình Khởi tạo dự án (Initiating Process Group): các quy trình được thực hiện để xác định một dự án mới hoặc một giai đoạn mới của dự án hiện tại bằng cách xin cấp quyền để bắt đầu dự án hoặc giai đoạn

(2) Nhóm quy trình Lập kế hoạch (Planning Process Group): các quy trình cần thiết để thiết lập phạm vi của dự án, cải tiến các mục tiêu, và xác định các hoạt động cần

Trang 4

thiết để đạt được các mục tiêu của dự án

(3) Nhóm quy trình Thực thi dự án (Executing Process Group): các quy trình được thực hiện để hoàn thành công việc trong kế hoạch quản lý dự án để đáp ứng các yêu cầu của dự án

(4) Nhóm quy trình Giám sát và kiểm soát dự án (Monitoring and Controlling Process Group): các quy trình cần thiết để theo dõi, xem xét, và điều chỉnh tiến độ và hiệu quả của dự án; xác định những chỗ cần thay đổi trong kế hoạch; và bắt đầu những thay đổi tương ứng

(5) Nhóm quy trình Đóng dự án (Closing Process Group): các quá trình được thực hiện

để chính thức hoàn thành hoặc kết thúc một dự án, giai đoạn hoặc hợp đồng

Các quy trình quản lý dự án được liên kết bởi các yếu tố đầu vào và đầu ra cụ thể Đầu ra của một quy trình có thể trở thành đầu vào cho một quy trình khác mà không nhất thiết phải trong cùng một nhóm quy trình

1.2 Tiêu chuẩn của người quản lý dự án

Người quản lý dự án (Project Manager) là người được chỉ định bởi tổ chức/doanh nghiệp

để lãnh đạo nhóm, chịu trách nhiệm đạt được các mục tiêu của dự án

1.2.1 Kiến thức chuyên môn của người quản lý dự án

Yêu cầu về kiến thức chuyên môn của người quản lý dự án, theo PMBOK Guide 6th Edition, bao gồm mười nội dung:

- Quản lý tích hợp dự án: xây dựng điều lệ dự án (Develop Project Charter), xây dựng

kế hoạch quản lý dự án (Develop Project Management Plan), chỉ đạo và quản lý công việc dự án (Direct and Manage Project Work), theo dõi và kiểm soát công việc

dự án (Monitor and Control Project Work), thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp (Perform Integrated Change Control), kết thúc dự án hay giai đoạn (Close Project

or Phase)

- Quản lý các bên liên quan trong dự án: xác định các bên liên quan (Identify Stakeholders), lập kế hoạch quản lý các bên liên quan (Plan Stakeholder Management), quản lý sự can dự của các bên liên quan (Manage Stakeholder Engagement), kiểm soát sự can dự của các bên liên quan (Control Stakeholder Engagement)

- Quản lý phạm vi dự án: lập kế hoạch quản lý yêu cầu (Plan Scope Management), thu thập yêu cầu (Collect Requirement), định nghĩa phạm vi (Define Scope), tạo cấu trúc phân rả công việc –Works Breakdown Structure (WBS), kiểm tra phạm vi

(Validate Scope), kiểm soát phạm vi (Control Scope)

- Quản lý thời gian dự án: lập kế hoạch quản lý lịch trình (Plan Schedule Management), định nghĩa hoạt động (Define Activities), sắp xếp các hoạt động (Sequence Activities), ước lượng nguồn lực cho hoạt động (Estimate Activity Resources), ước lượng thời gian hoàn thành hoạt động (Estimate Activity Durations), phát triển lịch trình dự án (Develop Schedule), kiểm soát lịch trình dự

án (Control Schedule)

- Quản lý chi phí dự án: lập kế hoạch quản lý chi phí (Plan Cost Management), ước lượng chi phí (Estimate Cost), xác định ngân sách dự án (Determine Budget), kiểm soát chi phí dự án (Control Costs)

- Quản lý chất lượng dự án: lập kế hoạch quản lý chất lượng (Plan Quality Management), thực hiện đảm bảo chất lượng (Perform Quality Assurance), kiểm soát chất lượng (Control Quality)

- Quản lý nhân sự dự án: lập kế hoạch quản lý nhân sự (Plan Human Resosurce Management), thành lập đội dự án (Acquire Project Team), phát triển đội dự án (Develop Project Team), quản lý đội dự án (Manage Project Team)

- Quản lý truyền thông dự án: lập kế hoạch quản lý truyền thông (Plan Communications Management), quản lý truyền thông (Manage Communications), kiểm soát truyền thông (Control Communications)

- Quản lý rủi ro dự án: lập kế hoạch quản lý rủi ro (Plan Risk Management), xác định rủi ro (Identify Risk), phân tích định tính rủi ro (Perform Qualitative Risk Analysis), phân tích định lượng rủi ro (Perform Quantitative Risk Analysis), lập kế hoạch phản ứng rủi ro (Plan Risk Response), kiểm soát rủi ro (Control Risks)

- Quản lý mua sắm dự án: lập kế hoạch quản lý mua sắm (Plan Procurements Management), thực hiện mua sắm (Conduct Procurements), kiểm soát mua sắm (Control Procurements), kết thúc mua sắm (Close Procurements Costs)

1.2.2 Tố chất, kỹ năng của người quản lý dự án

Người quản lý dự án sẽ phải xác định đâu là con đường mà họ sẽ đi để giúp dự án thành công Để trở thành một người quản lý dự án giỏi, người quản lý dự án cần có tố chất của nhà quản lý/lãnh đạo và một số kỹ năng/khả năng cụ thể sau:

- Giao tiếp: người quản lý dự án cần có kỹ năng giao tiếp tốt để truyền tải được thông điệp tới các bên liên quan và các thành viên trong nhóm Ví dụ, chia sẻ tầm nhìn, mục tiêu, ý tưởng hay vấn đề mà bản thân hay cả nhóm đang gặp phải, để cả nhóm

Trang 6

có tiếng nói chung cùng hoạt động để phát triển

- Lập kế hoạch: tất cả các hoạt động quản lý dự án đều bắt đầu từ việc lập kế hoạch

- Ra quyết định: lựa chọn phương án và cách thức thực hiện các công việc dự án là những quyết định rất quan trọng, đặc biệt trong những điều kiện thiếu thông tin và

có nhiều thay đổi

- Tổ chức/điều phối nhóm: tổ chức/điều phối nhóm bao gồm khả năng giao việc hiệu quả, giải quyết xung đột, đánh giá việc thực thi và huấn luyện đào tạo các thành viên trong nhóm để giúp họ phát triển được các kỹ năng đáp ứng cho công việc

- Thương lượng: việc thương lượng đối với người quản lý dự án diễn ra thường xuyên với các thành viên nhóm và các bên liên quan khác

- Quản trị rủi ro: người quản lý dự án luôn cần có kinh nghiệm để có khả năng dự đoán và hạn chế các rủi ro có thể xảy ra Có phương án giải quyết rủi ro tốt hơn và giảm thấp nhất các tác động tiêu cực đến dự án

- Quản trị xung đột: xung đột trong đội nhóm, trong công việc là không tránh khỏi trong quá trình quản lý dự án Quản trị xung đột tốt giúp các thành viên trong đội

dự án cởi mở và làm việc với nhau tốt hơn, công việc hiệu quả hơn

- Tạo động lực: người quản lý dự án cần giữ tinh thần vui vẻ, lạc quan cho bản thân

và các thành viên của nhóm Truyền động lực cho họ khi có những áp lực về công việc

- Tự nghiên cứu: kỹ năng tự nghiên cứu giúp người quản lý dự án hiểu hơn về các kiến thức hay dữ liệu mà mình còn thiếu để họ có thể hoàn thành dự án một cách hiệu quả và thành công hơn

2 Các nhân tố chính tạo nên một dự án

Công việc quản lý dự án là làm thế nào để đạt được các mục tiêu của dự án trong điều kiện ràng buộc bởi bảy yếu tố chính sau:

(1) Phạm vi (scope): xác định và ghi lại danh sách các mục tiêu dự án cụ thể, các công

việc, nhiệm vụ, chi phí và thời hạn

(2) Chi phí (cost): chi phí dự án là tổng số tiền cần thiết để thực hiện công việc/dự án (3) Thời gian (time): thời gian hoàn thành công việc/dự án

(4) Chất lượng (quality): chất lượng cam kết của các công việc/dự án

(5) Nguồn lực (resource): con người, máy móc, thiết bị, vật tư, nguyên vật liệu, tiền (6) Rủi ro (risk): một sự kiện hoặc sự cố bất ngờ xảy ra và có thể ảnh hưởng tiêu cực

đến dự án

(7) Sự thỏa mãn của các bên liên quan (stakeholder’s satisfaction): trên cơ sở phạm

vi, đáp ứng chính xác các yêu cầu từ các bên có liên quan đến dự án

Bốn yếu tố ràng buộc đầu tiên (phạm vi, chi phí, thời gian, chất lượng) tạo nên mô hình tam giác quản lý dự án (triple constraints) Tam giác quản lý dự án là một mô hình về các ràng buộc quan trọng của quản lý dự án (hình 1.3)

Hình 1.3: Tam giác quản lý dự án

Bốn thành phần này là rất quan trọng và trực tiếp ảnh hưởng đến dự án Mối quan hệ giữa bốn thành phần này là khác nhau đối với mỗi dự án và nó quyết định tới những vấn đề và cách thức thực hiện dự án

3.Các bước lập tiến độ

Lập kế hoạch tiến độ dự án là phần quan trọng nhất trong hoạt động quản lý tiến độ dự án,

là cơ sở để theo dõi tiến độ thực hiện dự án, so sánh tiến độ thực tế với tiến độ kế hoạch

và tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết để đảm bảo hoàn thành dự án theo đúng kế hoạch ban đầu hoặc theo kế hoạch đã điều chỉnh

Lập tiến độ dự án thực hiện qua năm bước căn bản sau đây:

Bước 1: Xác định các công việc cần đưa vào tiến độ

Thiết lập hệ thống phân chia công việc (Work Breakdown Structure -WBS) rồi chia nhỏ các

hoạt động ra để có thể lên được tiến độ làm việc cho chúng

Xem xét từng gói công việc WBS và xác định những công việc nào là công việc cần thiết

để tạo nên các gói công việc đó

Bước 2: Lên trình tự cho các công việc

Khi sắp xếp trình tự các công việc, cần tư duy: công việc đầu tiên, thứ hai, thứ ba là gì? Trình tự như thế nào được xem là tối ưu?

Bước 3: Định lượng nguồn lực cần có cho các công việc

Định lượng được những nguồn nguồn lực cần sử dụng để đạt được mục tiêu của mỗi công

Trang 8

việc đề ra Việc này bao gồm định lượng được số lượng nhân công, vật tư, chi phí cố định

và các máy móc thiết bị để thực hiện công việc Các nguồn nguồn lực này cần được chọn lựa từ trước khi tính đến lượng thời gian thực hiện các công việc đó

Bước 4: Tính toán thời gian cần để thực hiện các công việc

Phân tích công việc nhằm xác định sẽ mất bao lâu để hoàn thiện được một công việc trong

kế hoạch Có thể sử dụng một số công cụ sau:

 Tham khảo ý kiến chuyên gia: tham khảo ý kiến của một người đã có kinh nghiệm

và thành thạo trong việc ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc nhất định

 So sánh các dự án tương đương: đây là cách tiếp cận thông qua nghiên cứu các

dự án tương đồng với dự án đang thực hiện trong cùng một tổ chức, từ đó dự đoán một công việc nên được thực hiện trong bao lâu

 Ước lượng tham số hóa (Parametric Estimating): Việc này chỉ đơn giản là nêu

lên một ước tính Ví dụ, tham khảo định mức hao phí nguồn lực nhân công, máy móc cho các công việc thông qua các phần mềm dự toán dự thầu như GXD, Acitt, G8 để biết rằng với lượng nguồn lực ước tính như trong bước 3 thì một công việc mất bao nhiêu ngày

 Đánh giá 3 điểm: bằng việc đưa ra một trọng số của thời gian hoàn thành một công

việc theo 3 xu hướng: bi quan, khả thi và lạc quan Theo phương pháp này, trước hết, người quản lý dự án cần ước lượng thời gian hoàn thành công việc trong điều kiện xấu nhất (bi quan), ước lượng thời gian hoàn thành công việc trong điều kiện bình thường (khả thi), ước lượng thời gian hoàn thành công việc trong điều kiện thuận lợi nhất (lạc quan) Sau đó, áp dụng công thức:

Thời gian cần để thực hiện công việc =

=(Thời gian bi quan + 4 x Thời gian khả thi + thời gian lạc quan)/6

Bước 5: Xây dựng tiến độ

Các công việc đã được xếp theo tiến độ, các nguồn lực nguồn lực cần thiết và thời gian của mỗi công việc đã được sử dụng để đưa ra một kế hoạch tổng thể Những công cụ sử dụng trong quy trình này bao gồm phương pháp đường Gantt (Critical Path Method), rút ngắn tiến độ, các viễn cảnh nếu - thì, cân bằng nguồn lực cũng như chuỗi Gantt CCM (Critical Chain Methods) Tất cả những công cụ này đều được Microsoft Project hỗ trợ (hình 1.4) Khi tiến độ đã được xây dựng (bước 5 hoàn thành) thì nó sẽ trở thành khung tham chiếu

để đưa ra cái nhìn tổng thể về kế hoạch và tiến độ thực tế sau này Công việc tiếp theo của người quản lý dự án là theo dõi cũng như quản lý các tiến độ đã được đề ra được thực hiện xuyên suốt cả dự án và sẽ đảm bảo rằng tất cả các công việc đạt được đều trùng khớp với những kế hoạch được đề ra

Hình 1.4: Minh họa tiến độ trên MS Project và đường Gantt dự án

Việc quản lý tiến độ đòi hỏi việc sử dụng hệ thống báo cáo tiến độ, hệ thống kiểm soát thay đổi tiến độ, ví dụ như việc sử dụng yêu cầu thay đổi tiến độ (Project Change Requests), quản lý công việc và các phương pháp phân tích khác để xác định có cần thêm hoạt động gì để đưa tiến độ đi đúng quỹ đạo của nó hay không

4 Microsoft Project và các tính năng mới

4.1 Khái quát Microsoft Project

Microsoft Project (viết tắt là MS Project) được hiểu là một chương trình được thiết lập có khả năng làm việc rất lớn, có thể ứng dụng được trong các lĩnh vực khác nhau Điều đó có nghĩa là, bất kể một chương trình hay dự án nào tuân theo một quy trình nhất định thì sẽ có thể áp dụng được MS Project

MS Project là chương trình được thiết lập và xây dựng dưới dạng bảng hoặc các biểu đồ quan sát Nó cho phép người dùng có thể cập nhật và lập các bảng báo cáo một cách dễ dàng trong mọi thời điểm của dự án MS Project cũng cho phép người dùng làm việc cùng với nhiều dự án mang tính độc lập hoặc có mối liên quan với nhau Microsoft Project có thể cung cấp cho người dùng khả năng giải quyết nhanh chóng những vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện dự án, ví dụ như một vài thay đổi về thời gian, phân bổ lại vị trí thực hiện công việc,

MS Project chính là một công cụ không thể thiếu của người quản lý dự án trong triển khai các dự án Hỗ trợ hiệu quả người quản lý trong hoạch định, phân công nguồn lực, theo dõi

 Thực hiện lên lịch công tác

 Cụ thể hóa những nguồn lực và chi phí cho công việc trong dự án

 Tính năng thích ứng với các điều kiện ràng buộc

 Sẵn có các biểu mẫu, báo biểu phục vụ cho nhu cầu báo cáo, in ấn của dự án

 Thực hiện đánh giá tài chính chung của dự án

 Làm việc và quản lý việc làm theo nhóm

4.2 Áp dụng MS Project vào dự án

Áp dụng MS Project vào một dự án cụ thể, thực tiễn cho thấy có nhiều cách tiếp cận khác nhau, trong phạm vi giáo trình này, tác giả khuyến nghị người dùng thực hiện theo trình tự các bước sau:

Bước 1: Thiết lập thông số cho hệ thống: lịch làm việc, định dạng ngày tháng, tiền tệ… Bước 2: Lập danh sách công việc theo WBS, ước lượng trước thời gian hoàn thành Bước 3: Thiết lập thông tin từng công việc và mối quan hệ giữa các công việc

Bước 4: Lập danh sách nguồn lực sử dụng cho dự án với đầy đủ thông tin các cột

Bước 5: Gán các nguồn lực cần thiết để hoàn thành cho từng công việc

Bước 6: Phân bổ lại các nguồn lực bị sử dụng quá tải

Bước 7: Xác định đường Gannt để chỉnh sửa các công việc nằm trên đường Gannt này

(thời gian hoàn thành, ngày bắt đầu, ngày kết thúc) sao cho phù hợp với tiến độ

Bước 8: Kiểm tra lại các nguồn lực Nếu có bị sử dụng quá tải, phân bổ lại

Bước 9: Khi đồng ý với tình trạng của tiến độ, tiến hành lưu thành kế hoạch dự án (set

baseline)

Bước 10: Theo dõi và cập nhật tiến độ: % hoàn thành, thời gian hoàn thành, ngày bắt đầu,

ngày kết thúc

Bước 11: Đến định kỳ đánh giá dự án, tiến hành so sánh tình trạng dự án hiện tại với kế

hoạch (baseline) đã lưu trước đó Đưa ra phương án điều chỉnh các công việc còn lại trong thời gian sắp tới cho phù hợp

Bước 12: Nếu kế hoạch thay đổi nhiều so với hiện tại, tiến hành điều chỉnh phương án các

công việc còn lại trong thời gian sắp tới cho phù hợp và lưu lại thành kế hoạch mới (baseline1)

Bước 13: Lập lại bước 10 và bước 11 đến khi kết thúc dự án

Bước 14: In ấn, báo cáo định kỳ

4.3 Các tính năng mới

Đến thời điểm 31/12/2020, phiên bản MS Project mới nhất là phiên bản 2019 Trong phạm

vi giáo trình này, tác giả sử dụng phiên bản 2016 để minh họa cho các hoạt động Về cơ bản, các phiên bản cũ, mới đều có nguyên lý vận hành giống nhau

Các tính năng mới so với phiên bản trước:

 Thanh thời gian (Timeline): Thanh thời gian mang đến giao diện trực quan sinh động gồm bản tóm tắt các công việc, công việc và các sự kiện quan trọng mà bạn muốn xem Dễ dàng sao chép Timeline và dán chúng vào một ứng dụng khác Thanh thời gian có thể gắn kết các tiêu đề và tiến trình các công việc Giúp người dùng có thể dễ dàng theo dõi và hình dung công việc cụ thể trên thanh thời gian Đồng thời cho phép tạo nhiều thanh thời gian nằm trên và dưới so le nhau, để ta có thể dễ dàng hình dung được các nhóm công việc hoặc các giai đoạn triển khai các công việc

 Thao tác nhanh chóng với ô Tell Me Ô Tell Me, nơi nhập những từ và cụm từ liên quan đến những gì muốn làm gì tiếp theo và nhanh chóng có được các tính năng mong muốn sử dụng hoặc hành động mong muốn thực hiện

 Giao diện Microsoft Office Fluent (thanh Ribbon) thân thiện Với Ribbon, có thể truy cập đến các tab trên cửa sổ chương trình một cách dễ dàng, hoặc thêm bớt nhóm lệnh ra khỏi tab Nếu không biết chức năng của một nút, chỉ cần rà chuột lên nút, một cửa sổ nhỏ (Sreen tip) hiện lên nội dung chức năng của nút

 Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick access toolbar): thay thế các thanh công cụ của phiên bản trước Muốn thay đổi mặc định số lượng nút của nó, ta nhấp vào nút cuối cùng bên phải để thêm bớt nút

 Menu phím phải (Popup menu) và Thanh công cụ nhỏ (Mini Toolbar): ấn phím phải chuột vào một ô trong bảng, một menu thả xuống sẽ bật ra tương ứng với các chức năng của đối tượng chọn Đôi khi đối tượng đó cũng có thanh công cụ nhỏ sẽ xuất hiện để có thể chọn nhanh những công việc thông thường nhất của ô đang chọn

 Menu thả xuống của nút: một menu thả xuống sẽ bật ra liên quan với các nút chức năng đang chọn

 Lên lịch các công việc: người quản lý có thể tự lên lịch các công việc trong dự án sau khi đã tạo các công việc đó Các thông tin gồm ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời lượng công việc, sự phụ thuộc của các công việc

 Tùy biến các trường dữ liệu: chỉ cần tạo một giá trị số, ngày hoặc chữ từ cột ngoài cùng bên phải của bảng, MS Project có thể xác định chính xác loại dữ liệu người dùng sử dụng

 Tính năng AutoFilter được cải thiện, sử dụng công cụ lọc giống Microsoft Excel giúp người dùng có thể phân loại, sắp xếp theo nhóm

 Lưu tập tin sang định dạng PDF hoặc XPS: Microsoft Project 2016 cho phép người dùng lưu tập tin có định dạng *.mpp thành định dạng tài liệu PDF hoặc XPS

 Giao diện Team Planner: người dùng có thể thay đổi công việc từ nguồn lực này sang nguồn lực khác bằng cách kéo thả tại cửa sổ Team Planner

 Tính năng Inactive task: người dùng có thể vô hiệu hóa các công việc được chọn từ một dự án vì thế nó không ảnh hưởng gì đến tiến độ dự án Người dùng có thể kích hoạt lại công việc này nếu cần

 Biểu đồ Gantt là giao diện chính của MS Project, hiển thì các bảng tính với các cột dữ liệu cùng giao diện đồ họa các công việc trong dự án bố trí dọc theo một thời gian nằm ngang Bằng cách xem xét các dữ liệu trong các cột (chẳng hạn tên công việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, các nguồn lực) người dùng có thể hiểu các thông

số của từng công việc và xem thời gian của mình

 Sơ đồ Network Diagram (hay còn gọi là sơ đồ logic) thực chất là phiên bản biểu đồ PERT Sơ đồ này cho phép xem được các công việc hiện tại đang được khớp với nhau

 Quản lý rủi ro là một phần quan trọng trong một dự án vì bất cứ dự án nào cũng có rủi ro Người quản lý dự án có thể gặp rủi ro về nguồn lực, về nguyên vật liệu, chi phí và rủi ro này có thể khiến dự án của bạn chậm tiến độ Quản lý rủi ro là một nghệ thuật dự đoán rủi ro, là sao để dự án của bạn ít rủi ro nhất và xác định chiến lược ngăn ngừa cũng như khắc phục rủi ro xảy ra Microsoft Project giúp người dùng quản lý rủi ro bằng cách cho phép đưa ra các tình huống rủi ro có thể Ví dụ, khi người dùng thay đổi thời gian của ngày bắt đầu sẽ kéo theo sự thay đổi trong dự

án, lúc này người dùng có thể thấy được sự chậm trễ, chi phí thay đổi và các nguồn

lực có thể xung đột với nhau Với những thông tin này người dùng có thể quản lý các rủi ro một cách hiệu quả hơn

 Quản lý nguồn lực bao gồm việc sử dụng các nguồn lực một cách thông minh Một người quản lý dự án giỏi sẽ tìm ra các nguồn lực thích hợp cho công việc, giao cho thành viên khối lượng công việc hợp lý Trong Microsoft Project có các công cụ chẳng hạn một biểu đồ Resource Usage cho phép người dùng biết được nguồn lực đang sử dụng, bên cạnh đó biểu đồ sẽ phản ánh khối lượng công việc

5 Các từ khóa trong Microsoft Project

Mặc dù MS Project cho phép người dùng soạn thảo dự án bằng ngôn ngữ tiếng Việt Tuy nhiên, các câu/nút/thông tin lệnh của hệ thống là dùng ngôn ngữ tiếng Anh Do đó, việc hiểu rõ các từ khóa tiếng Anh thường dùng trong hệ thống sẽ giúp người dùng thao tác, vận hành MS Project được chính xác, hiệu quả Dưới đây là một số từ khóa thông dụng mà người dùng MS Project được khuyến nghị nắm vững:

 Actual: số liệu thực tế

 Actual cost: chi phí đã sử dụng tới thời điểm hiện tại

 Baseline: theo kế hoạch, theo đường kế hoạch cơ sở

 Material: loại nguồn lực nguyên vật liệu

 Milestone: cột mốc Duration=0, dùng để kết thúc các giai đoạn trong dự án hoặc điểm dừng kỹ thuật, tài chính, thanh toán hợp đồng

 Ovr Rate: giá ngoài giờ

 Predecessors: công việc làm trước

 Recurring Task: công việc định kỳ, lặp đi lặp lại nhiều lần theo chu kỳ trong thời gian thực hiện dự án Ví dụ các buổi họp giao ban đầu tuần

 Remaining cost: chi phí cần có để tiếp tục thực hiện dự án

 Resource: nguồn lực bao gồm vật liệu, nhân lực, máy móc, chi phí thực hiện các công việc của dự án

 Shedule: lịch trình, tiến độ của dự án

Trang 14

 Start: ngày bắt đầu

 Std Rate: giá chuẩn

 Successors: công việc kế tiếp

 Summary Task: công việc tóm lược Chứa đựng và tóm lược thời khoảng, công việc và chi phí của các công việc khác

 Task: công việc

 Task list: danh sách các công việc

 Unit: đơn vị tính của nguồn lực

 Variance: sai biệt

 Work: số giờ công được gán để thực hiện công việc

CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 1

1) Trình bày tóm tắt hoạt động Quản lý dự án và tiêu chuẩn của người Quản lý dự án 2) Liệt kê các nhân tố chính tạo nên một dự án

3) Trình bày hiểu biết của em về mô hình tam giác quản lý dự án

4) Trình bày các bước lập tiến độ dự án

5) Trình bày khái quát MS Project

6) Trình bày các bước áp dụng MS Project vào một dự án cụ thể

7) Vận dụng năm bước lập tiến độ dự án đã học, em hãy mô tả các hoạt động cần thực hiện

để lập tiến độ cho dự án: “Tổ chức hội nghị khách hàng“ vào cuối tháng 12 năm 202x

8) Nối các từ khóa cho bởi bảng sau:

(mẫu)

=1 nguồn lực bao gồm vật liệu, nhân lực, máy móc thực hiện các công việc của dự án Milestone B= =2 số giờ công được gán để thực hiện công

việc

Current cost D= =4 phí sử dụng nguồn lực

Cost/use E= =5 lịch trình, tiến độ của dự án

Summary Task F= =6 đơn vị tính của nguồn lực

Baseline G= =7 chi phí cần có để tiếp tục thực hiện dự án Actual cost H= =8 thời gian thực hiện công việc

Remaining cost J= =10 công việc làm trước

Start K= =11 chi phí đã sử dụng tới thời điểm hiện tại Successors L= =12 công việc định kỳ, lặp đi lặp lại nhiều lần

theo chu kỳ trong thời gian thực hiện dự án

Ví dụ các buổi họp giao ban đầu tuần Task list M= =13 theo kế hoạch, theo đường kế hoạch cơ sở

Finish P= =16 chi phí đã sử dụng tới thời điểm hiện tại +

chi phí còn lại theo thời điểm hiện tại

Duration R= =18 công việc mà chức năng duy nhất của nó là

chứa đựng và tóm lược thời khoảng, công việc và chi phí của các công việc khác Task S= =19 loại công việc đặc biệt có Duration=0, dùng

để kết thúc các giai đoạn trong dự án hoặc điểm dừng kỹ thuật, tài chính, thanh toán hợp đồng

Recurring Task U= =21 công việc kế tiếp

Mục tiêu

- Trình bày được cách thức và vận dụng thiết lập/tạo một dự án mới

- Trình bày được ý nghĩa, cách thức và vận dụng thiết lập đơn vị tiền tệ cho dự án

- Trình bày được ý nghĩa, cách thức và vận dụng thiết lập lịch nền dự án

- Trình bày được ý nghĩa, cách thức và vận dụng thiết lập cho hiện thanh tổng tiến độ

dự án

Nội dung chính

1.Tạo một dự án mới

1.1.Ý nghĩa

Để quản lý dự án trên phần mềm MS Project, tất cả các dữ liệu của dự án phải được lưu trữ trên một tập tin có đuôi *.mpp Tạo dự án mới có nghĩa là xác lập một tập tin trong MS Project chứa dữ kiện cho toàn bộ dự án Người dùng sẽ quản lý dự án thông qua tập tin này

1.2 Thao tác thực hiện

Bước 1: Khởi động MS Project vào File chọn New\Blank Project nhấn Create để hệ thống

tạo một dự án mới MS Project sẽ hiện ra các mẫu để người dùng lựa chọn (hình 2.1)

- Blank Project: tạo tập tin dự án bình thường

- New from existing project: mở dự án đã có

- New from Excel workbook: mở file dạng xml của Excel đã định dạng các cột theo

MS Project

Hình 2.1: Giao diện tạo dự án mới

Hoặc có thể click chuột vào nút New trên Quick toolbar để tạo nhanh tập tin dự án bình thường – Blank project (xem hình 2.2)

Bước 2: bấm Ctrl + S (hoặc bấm Save/Save as) để lưu tập tin Lưu ý đặt tên cho tập tin và

lưu vào vị trí phù hợp trong ổ cứng

Bước 3: chọn File\Info nhấn nút Project Information bên phía tay phải chọn Advanced

Properties, một hộp thoại xuất hiện, người dùng có thể chỉnh những thông tin cơ bản cho tập tin dự án (hình 2.3)

Trang 18

Hình 2.2: Tạo tập tin dự án bình thường

Hình 2.3: Điều chỉnh những thông tin cơ bản cho tập tin dự án

2 Thiết lập đơn vị tiền tệ

2.1.Ý nghĩa

Một trong những nội dung quản lý của dự án đó là tiền Tiền được xem là nguồn lực tài

chính/chi phí/ngân sách dự án Việc thiết lập một loại đơn vị tiền tệ thống nhất trong suốt

quá trình quản lý dự án là rất cần thiết nhằm để các bên liên quan có thể hiểu, tính toán,

ước lượng, so sánh… dữ liệu liên quan đến tiền một cách thống nhất MS Project cho phép người dùng xác lập trong hệ thống một trong nhiều loại đơn vị tiền tệ khác nhau

2.2 Thao tác thực hiện

Trên giao diện chính, vào tab File chọn Option, chọn thẻ Display ta được như sau (hình 2.4):

Hình 2.4: Minh họa thiết lập đơn vị tiền tệ của Việt Nam là VND

3 Thiết lập lịch nền dự án

3.1 Ý nghĩa

Thiết lập lịch nền dự án chính là thiết lập những thông tin chung, có tính mặc định về thời gian biểu cho hệ thống như: thứ mấy là ngày bắt đầu của tuần; tháng mấy là tháng bắt đầu của năm; ngày làm việc thông thường bắt đầu lúc mấy giờ, kết thúc lúc mấy giờ; một tuần làm bao nhiêu giờ, một tháng bao nhiêu ngày…

Lưu ý: các thông tin này có thể điều chỉnh cho từng trường hợp riêng lẻ khi cần thiết/có

sự thay đổi trong suốt quá trình quản lý dự án

Trang 20

3.2 Thao tác thực hiện

Trên giao diện chính, vào tab File chọn Option, chọn thẻ Schedule, tiến hành điều chỉnh thời gian làm việc và điều chỉnh các vấn đề liên quan đến dự án (hình 2.5)

Hình 2.5: Thiết lập lịch làm việc và các vấn đề chung cho dự án

Show assignment units as a (hiển thị sử dụng, Units, nguồn lực như là)

- Percentage: tỷ lệ % (ví dụ chỉ sử dụng 70% nguồn lực nhân công)

- Decimal: số thập phân (ví dụ sử dụng 5 nhân công)

Default task type (loại công việc mặc định): chọn một trong ba loại công việc sau:

- Fixed Duration: cố định thời gian thực hiện Thường được sử dụng ở Việt Nam bởi thói

quen khi lập tiến độ thường ước lượng trước thời gian thực hiện công việc rồi mới phân bổ nguồn lực Khi nguồn lực không đảm bảo (cao hoặc thấp) thì sẽ đi điều chỉnh thời gian thực hiện công việc sao cho sử dụng nguồn lực hiệu quả

- Fixed Unit: cố định nguồn lực đơn vị thực hiện công việc Thường được sử dụng tại các

quốc gia/môi trường có trình độ lao động và năng suất của nhân công được ước lượng khá

chính xác và ổn định

- Fixed Work: cố định tổng số công việc thực hiện

Ghi chú: mối quan hệ giữa Work, Unit, Duration được mô tả bằng công thức sau:

Work = Duration x Unit

4 Thiết lập cho hiện thanh tổng tiến độ dự án

4.1 Ý nghĩa

Thiết lập cho hiện thanh tổng tiến độ dự án nhằm giúp người dùng trong quá trình quản trị

hệ thống có thể nhìn trực quan một cách tổng thể về tiến độ chung của toàn bộ dự án Qua

đó, giúp người dùng sẽ có những quyết định phù hợp trong quá trình quản lý dự án

4.2 Thao tác thực hiện

Trên giao diện chính, vào tab File chọn Option, chọn thẻ Advanced, bấm stick chọn vào

dòng “Show project summary task” (hình 2.6)

Hình 2.6: Minh họa thiết lập cho hiện thanh tổng tiến độ dự án

Trang 22

CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 2

1) Trình bày ý nghĩa và các thao tác cơ bản cho việc thiết lập đơn vị tiền tệ, thiết lập lịch nền dự án, thiết lập cho hiện thanh tổng tiến độ dự án, tạo một dự án mới

2) Thực hiện trên phần mềm MS Project một số yêu cầu sau:

2.1 Tạo file dự án mới, đặt tên file: tenSV_tenDA Vào phần thực đơn File/Info, nhập thông tin cơ bản của dự án như sau:

- Title: Dự án tăng cường năng lực sản xuất mì gói của công ty TNHH Columi

- Subject: Tổ chức đấu thầu mua sắm dây chuyền sản xuất mì gói

- Author: BQL dự án

- Manager: <tenSV>

- Company: Công ty TNHH Columi

2.2 Thiết lập đơn vị tiền tệ cho dự án là VND

2.3 Thiết lập lịch nền dự án: làm 44 giờ một tuần, thời gian bắt đầu là 7:30AM và thời gian kết thúc ngày 5:30PM, số ngày làm việc trong tháng là 26 ngày

2.4 Thiết lập chế độ cho “New tasks create” là Auto Scheduled

2.5 Thiết lập “Show assignment units as a” là Percentage

2.6 Thiết lập chế độ cho “Default task type” là Fixed Duration

2.7 Thiết lập cho hiện thanh tổng tiến độ dự án trên màn hình chính

CHƯƠNG 3: KHỞI TẠO MỘT DỰ ÁN CỤ THỂ VÀ LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN Giới thiệu

Khởi tạo một dự án cụ thể và lập kế hoạch dự án là bước tiếp theo của quá trình áp dụng một dự án thực tế vào MS Project Chương này cung cấp kiến thức và kỹ năng cơ bản, giúp người học có khả năng khởi tạo và tiến hành lập kế hoạch cho một dự án cụ thể: xác lập thông tin của dự án, thiết lập lịch cho dự án, lập danh sách các công việc của dự án, tạo các công việc phụ, xác lập công việc không tham gia vào dự án, chuyển một công việc vào khung nhìn thời gian, thiết lập thời hạn cho công việc, thiết lập mốc dự án, nhập các ghi chú công việc, đính kèm các liên kết vào công việc, và tạo các công việc định kỳ

Mục tiêu

- Trình bày được ý nghĩa, cách thức và vận dụng xác định thông tin của dự án

- Trình bày được ý nghĩa, cách thức và vận dụng thiết lập lịch cho dự án

- Trình bày được ý nghĩa, cách thức và vận dụng lập danh sách các công việc của dự án

- Trình bày được ý nghĩa, cách thức và vận dụng tạo các công việc phụ

- Trình bày được ý nghĩa, cách thức và vận dụng xác lập công việc không tham gia vào

dự án

- Trình bày được ý nghĩa, cách thức và vận dụng đưa một công việc vào khung nhìn thời gian

- Trình bày được ý nghĩa, cách thức và vận dụng thiết lập thời hạn cho công việc

- Trình bày được ý nghĩa, cách thức và vận dụng thiết lập mốc dự án

- Trình bày được ý nghĩa, cách thức và vận dụng nhập các ghi chú công việc

- Trình bày được ý nghĩa, cách thức và vận dụng đính kèm các liên kết vào công việc

- Trình bày được ý nghĩa, cách thức và vận dụng tạo các công việc định kỳ

Nội dung chính

1.2.Thao tác thực hiện

Trên màn hình giao diện chính của dự án, vào Project, bấm vào thẻ Project Information, xem/chỉnh sửa các thông số trên hộp thoại cho phù hợp dự án (hình 3.1)

Hình 3.1: xem/chỉnh sửa thông tin của dự án

 Start date: chọn ngày bắt đầu khởi công dự án

 Current date: ta có thể chọn lại khác để nhập liệu thuận tiện hơn

 Schedule from: lập tiến độ từ ngày bắt đầu đến kết thúc hay lập tiến độ từ ngày kết thúc ngược đến ngày bắt đầu

 Calendar: chọn lịch cơ sở được định nghĩa ở Option để làm việc (đã nêu ở chương

2 mục 3)