Vở ghi Quản lý dự án NEU

Đại học Kinh tế Quốc dânĐại học Kinh tế Quốc dânĐại học Kinh tế Quốc dânĐại học Kinh tế Quốc dânĐại học Kinh tế Quốc dânĐại học Kinh tế Quốc dânĐại học Kinh tế Quốc dânĐại học Kinh tế Quốc dânĐại học Kinh tế Quốc dânĐại học Kinh tế Quốc dânĐại học Kinh tế Quốc dânĐại học Kinh tế Quốc dânĐại học Kinh tế Quốc dânĐại học Kinh tế Quốc dânĐại học Kinh tế Quốc dânĐại học Kinh tế Quốc dân

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

I TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

1 Khái niệm

• Hình thức: Là 1 tập hồ sơ tài liệu trình bày chi tiết và có hệ thống

• Nội dung: Tổng thể các hoạt động và chi phi cần thiết, được bố trí theo 1 kế hoạchchặt chẽ với lịch thời gian và địa điểm xác định

• Luật đầu tư (2020): Là một tập hợp các đề xuất bỏ vốn trung và dài hạn để tiếnhành một hoạt động trên địa bàn cụ thể nhằm đạt mục tiêu nhất định và trong khoảngthời gian xác định

• Trên giác độ quản lý dự án: Dự án là một lĩnh vực đặc thù, một nhiệm vụ cần phảiđược thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độnhằm tạo ra 1 thực thế mới

2 Đặc điểm

• Dự án có kết quả và mục tiêu rõ ràng

• Chu kì phát triển của dự án là hữu hạn: Bất kỳ dự án nào cũng phải kết thúc chu kỳphát triển của nó để chuyển sang chu kỳ phát triển khác

• Sản phẩm của dự án mang tính đơn chiếc, độc đáo và là duy nhất

• Nhiều chủ thể tham gia: Cơ quan quản lý, Nhà nước, các Bộ, chủ đầu tư, các nhàthầu, các nhà thầu phụ, các nhân công lao động,

• Môi trường hoạt động có tính va chạm và phức tạp: do có nhiều chủ thể tham gia

• Độ rủi ro cao: rủi ro do các chủ thể tham gia, do thiên tai, do về pháp luật, chínhtrị,

• Mô hình tổ chức quản lý dự án mang tính tạm thời: Mô hình tổ chức quản lý dự ánthành lập khi bắt đầu dự án và khi dự án kết thúc mô hình nói trên cũng giải thể

3 Vai trò của dự án đầu tư

• Đối với các cơ quan quản lý Nhà nước (quản lý vĩ mô):

- Là tài liệu quan trọng để các cấp có thẩm quyền xét duyệt, cấp giấy phép đầu tư

- Là căn cứ pháp lý để toà án xem xét, giải quyết khi có sự tranh chấp giữa các bên

tham gia đầu tư trong quá trình thực hiện dự án sau này

- Là căn cứ để xem xét quy hoạch cho vùng, cho ngành

- Là một trong những công cụ để thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế của ngành,

của vùng

• Đối với tổ chức tài chính: là căn cứ quan trọng để các cơ quan này xem xét tính khảthi của dự án, từ đó sẽ đưa ra quyết định có nên tài trợ cho dự án hay không và nếutài trợ thì tài trợ đến mức độ nào để đảm bảo rủi ro ít nhất cho nhà tài trợ

• Đối với chủ đầu tư:

- Là một căn cứ quan trọng nhất để nhà đầu tư quyết định có nên tiến hành đầu tư

dự án hay không

- Là công cụ để tìm đối tác trong và ngoài nước liên doanh bỏ vốn đầu tư cho dự án

- Là phương tiện để chủ đầu tư thuyết phục các tổ chức tài chính tiền tệ trong và

ngoài nước tài trợ hoặc cho vay vốn

- Là cơ sở để xây dựng kế hoạch thực hiện đầu tư, theo dõi, đôn đốc và kiểm tra

quá trình thực hiện dự án

- Là căn cứ quan trọng để theo dõi đánh giá và có điều chỉnh kịp thời những tồn tại,

vướng mắc trong quá trình thực hiện và khai thác công trình

- Là căn cứ quan trọng để soạn thảo hợp đồng liên doanh cũng như để giải quyết

các mối quan hệ tranh chấp giữa các đối tác trong quá trình thực hiện dự án

4 Phân loại dự án đầu tư

• Theo quá trình lập dự án:

- Dự án tiền khả thi

- Dự án khả thi

• Theo tính chất đầu tư:

- Đầu tư theo chiều rộng: gia tăng về mặt quy mô nhưng không thay đổi phương

thức sản xuất, năng suất

- Đầu tư theo chiều sâu: đổi mới về công nghệ, gia tăng về năng suất, có thể không

thay đổi quy mô nhưng chất lượng cải thiện

• Theo nguồn vốn:

- Dự án đầu tư trong nước: Nhà nước, doanh nghiệp tư nhân,

- Dự án đầu tư nước ngoài: ODA, FDI,

• Theo quy mô và thẩm quyền quyết định đầu tư: theo Đầu tư công 2019

- Dự án quan trọng quốc gia: là dự án đầu tư độc lập hoặc cụm công trình liên kết

chặt chẽ với nhau thuộc một trong các tiêu chí dưới đây:

• Sử dụng vốn đầu tư công từ 10.000 tỷ đồng trở lên;

• Ảnh hưởng lớn đến môi trường hoặc tiềm ẩn khả năng ảnh hưởng nghiêm trọngđến môi trường, bao gồm:

- Nhà máy điện hạt nhân;

- Sử dụng đất có yêu cầu chuyển mục đích sử dụng đất vườn quốc gia, khu bảotồn thiên nhiên, khu bảo vệ cảnh quan, khu rừng nghiên cứu, thực nghiệm khoahọc từ 50 héc ta trở lên; rừng phòng hộ đầu nguồn từ 50 héc ta trở lên; rừngphòng hộ chắn gió, chắn cát bay, chắn sóng, lấn biển, bảo vệ môi trường từ 500héc ta trở lên; rừng sản xuất từ 1.000 héc ta trở lên;

• Sử dụng đất có yêu cầu chuyển mục đích sử dụng đất trồng lúa nước từ hai vụ trởlên với quy mô từ 500 héc ta trở lên;

• Di dân tái định cư từ 20.000 người trở lên ở miền núi, từ 50.000 người trở lên ởcác vùng khác;

• Dự án đòi hỏi phải áp dụng cơ chế, chính sách đặc biệt cần được Quốc hội quyếtđịnh

- Dự án nhóm A: Trừ các dự án quan trọng quốc gia quy định tại Điều 7 của Luật này,

các dự án thuộc một trong các tiêu chí dưới đây là dự án nhóm A:

• Dự án không phân biệt tổng mức đầu tư thuộc một trong các trường hợp sau đây:

- Dự án tại địa bàn có di tích quốc gia đặc biệt

- Dự án tại địa bàn đặc biệt quan trọng đối với quốc gia về quốc phòng, an ninh

theo quy định của pháp luật về quốc phòng, an ninh

- Dự án thuộc lĩnh vực bảo vệ quốc phòng, an ninh có tính chất bảo mật quốc gia

- Dự án sản xuất chất độc hại, chất nổ

- Dự án hạ tầng khu công nghiệp, khu chế xuất

• Dự án có tổng mức đầu tư từ 2.300 tỷ đồng trở lên thuộc lĩnh vực sau đây:

- Giao thông, bao gồm cầu, cảng biển, cảng sông, sân bay, đường sắt,

đường quốc lộ

- Công nghiệp điện

- Khai thác dầu khí

- Hóa chất, phân bón, xi măng

- Chế tạo máy, luyện kim

- Khai thác, chế biến khoáng sản

- Xây dựng khu nhà ở

• Dự án có tổng mức đầu tư từ 1.500 tỷ đồng trở lên thuộc lĩnh vực sau đây:

- Giao thông, trừ các dự án quy định tại điểm a khoản 2 Điều này

- Sản xuất vật liệu, trừ các dự án quy định tại điểm d khoản 2 Điều này

- Công trình cơ khí, trừ các dự án quy định tại điểm đ khoản 2 Điều này

- Bưu chính, viễn thông

• Dự án có tổng mức đầu tư từ 1.000 tỷ đồng trở lên thuộc lĩnh vực sau đây:

- Sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, nuôi trồng thủy sản

- Vườn quốc gia, khu bảo tồn thiên nhiên

- Hạ tầng kỹ thuật khu đô thị mới

- Công nghiệp, trừ các dự án thuộc lĩnh vực công nghiệp quy định tại các khoản 1,

• Dự án thuộc lĩnh vực quy định tại khoản 2 Điều 8 của Luật này có tổng mức đầu

• Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định đầu tư đối với các dự án nhóm A,nhóm B, nhóm C do cấp tỉnh quản lý, trừ dự án thuộc thẩm quyền của Thủ tướngChính phủ

• Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã phê duyệt, quyết định đầu tư với dự ánnhóm B, nhóm C do cấp mình quản lý, trừ dự án thuộc thẩm quyền của Thủ tướngChính phủ

II TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

1 Khái niệm

• Là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình pháttriển của dự án

• Đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ, trong phạm vi ngân sách cho phép, trên cơ

sở đảm bảo các yêu cầu đã định

• Bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép

2 Chu trình quản lý dự án

Chu trình quản lý dự án xoay quanh 3 nội dung chủ yếu:

- Phối hợp các nguồn lực, khuyến khích động viên các nguồn lực

• Giám sát các công việc dự án nhằm đạt được các mục tiêu đã định:

- Đo lường kết quả

- So sánh với mục tiêu

- Báo cáo

- Giải quyết các vấn đề

3 Mục tiêu quản lý dự án

• Các tình huống đánh đổi mục tiêu:

Loại tình huống hiệuKí Thời gian Chi phí Chất lượng

Lập kế hoạch

Điều phối thực hiện Giám sát

Cố định 1 mục tiêu A2 Thay đổi Cố định Thay đổi

• Xu hướng phát triển của các mục tiêu:

• Các bước phân tích và đánh đổi mục tiêu

- Bước 1: Nhận diện và làm rõ các mục tiêu cơ bản

- Bước 2: Rà soát các mục tiêu dự án trên phương diện khác nhau và đánh giá khả

năng xung khắc

- Bước 3: Phân tích mục tiêu và hiện trạng dự án

- Bước 4: Xây dựng các phương án đánh đổi mục tiêu

- Bước 5: Lựa chọn phương án tối ưu

- Bước 6: Xem xét và điều chỉnh kế hoạch

Chất lượng

Chi phí Thời gian

Chất lượng

Chi phí

Môi trường Thời gian

An toàn

Chất lượng

Chi phí

Thời gian

An toàn

Chất lượng

Chi phí

Môi trườngThời gian

An toànRủi ro

4 Tác dụng của quản lý dự á n

• Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án

• Tạo điều kiện cho việc liên hệ, gắn bó giữa nhóm quản lý dự án với khách hàng, chủđầu tư và các nhà cung cấp đầu vào

• Tăng cường sự hợp tác và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án

• Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịpthời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được

• Tạo điều kiện cho sự đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết nhữngbất đồng

• Tạo ra các sản phẩm, dịch vụ có chất lượng cao hơn

III NỘI DUNG QUẢN LÝ DỰ ÁN

• Đối tượng quản lý: Dự án, người thực hiện dự án

• Nội dung quản lý:

- Kiểm tra dự án có phù hợp với chiến lược quy hoạch, kế hoạch của ngành, vùng,

quốc gia hay không

- Kiểm tra dự án có tuân thủ luật pháp hay không

- Kiểm tra dự án có tuân thủ chính sách hay không

2 Quản lý vi mô

Là quản lý các hoạt động cụ thể của dự án, gồm nhiều khâu công việc như lập kếhoạch, điều phối, kiểm soát và quản lý các vấn đề như thời gian, chi phí, nguồn vốn,hoạt động mua bán, rủi ro,

3 Quản lý theo chu kì dự án

Lập kế hoạch

Điều phối thực hiện Giám sát

• Do thời gian thực hiện dự án dài và độ bất định nhất định nên các tổ chức, đơn vịthường chia thành một số giai đoạn để quản lý thực hiện Tùy theo mục đích nghiêncứu, có thể phân chia chu kỳ dự án thành nhiều giai đoạn khác nhau

• Chu kỳ dự án thường được chia thành 4 giai đoạn:

• Xây dựng nhà xưởng, mua sắm máy móc, thiết bị

• Đào tạo nhân lực

- Giai đoạn kết thúc:

• Thanh, quyết toán

• Hoàn thiện hồ sơ

• Di chuyển máy móc, thiết bị

• Bàn giao

• Bố trí lại lao động (Hậu dự án)

4 Quản lý dự án theo nội dung

• Lập kế hoạch tổng quan

• Quản lý phạm vi: Xác định phạm vi dự án, tránh lãng phí nguồn lực, mất thời gian

• Quản lý thời gian

• Quản lý nhân lực

• Quản lý chất lượng

• Quản lý chi phí

• Quản lý thông tin

• Quản lý hoạt động cung ứng, mua bán

• Quản lý rủi ro dự án

CHƯƠNG II: MÔ HÌNH TỔ CHỨC VÀ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

I CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN

1 Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực hiện dự án

• Chủ đầu tư là tổ chức sở hữu vốn hoặc tổ chức được giao thay mặt chủ sở hữu vốn,

tổ chức vay vốn trực tiếp quản lý quá trình thực hiện dự án

• Đây là hình thức chủ đầu tư có đủ năng lực quản lý dự án theo quy định của phápluật, tự trực tiếp quản lý các công việc của dự án

- Chủ đầu tư thành lập Ban quản lý trực thuộc:

• Dự án lớn, dự án có yêu cầu kỹ thuật cao, chủ đầu tư quản lý dự án

• Phải có quyết định thành lập Ban quản lý dự án (mục 2, phần II, BXD 13/11/2000)

TT15/2000/TT-• Bổ nhiệm nhân sự phải đảm bảo tiêu chuẩn năng lượng, phù hợp với nhu cầucông tác

- Chủ đầu tư không thành lập Ban quản lý dự án, sử dụng bộ máy hiện có, kiêm

nhiệm cử người phụ trách:

• Dự án nhỏ

• Có các phòng, ban, cán bộ, chuyên môn thích hợp

• Phải có quyết định giao nhiệm vụ, quyền hạn cho đơn vị, cá nhân kiêm nhiệm

• Hình thức thực hiện dự án:

- Chủ đầu tư có đủ năng lực hoạt động sản xuất, xây dựng phù hợp với yêu cầu của

dự án và dự án sử dụng các nguồn vốn hợp pháp

- Chủ đầu tư phải tổ chức giám sát chặt chẽ việc sản xuất, xây dựng và chịu trách

nhiệm trước pháp luật về chất lượng và giá cả sản phẩm

- Chủ đầu tư có thể sử dụng bộ máy quản lý của mình hoặc ban quản lý dự án trực

thuộc để quản lý dự án, tuân thủ các quy định của pháp luật về quản lý chất lượngsản phẩm

• Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực hiện dự án

• Ưu điểm:

- Tiết kiệm chi phí quản lý do tự kiểm tra, tự giám sát

- Tránh thất thoát do thực hiện quản lý

- Phản ứng linh hoạt trước các thay đổi (thông tin đến chủ đầu tư nhanh)

• Nhược điểm:

- Không chuyên môn hóa: những người được cử phụ trách, kiêm nhiệm không phải

người chuyên làm về quản lý dự án

- Không phân tán rủi ro

- Đòi hỏi năng lực chuyên sâu của chủ đầu tư

• Điều kiện áp dụng:

- Dự án có qui mô nhỏ, tính chất kỹ thuật đơn giản

- Gắn với chuyên môn chủ đầu tư trong lĩnh thực hiện dự án

- Chủ đầu tư phải có năng lực chuyên môn và kinh nghiệm quản lý dự án

2 Mô hình chìa khóa trao tay

• Ưu điểm:

- Chuyên môn hóa, thông qua đấu thầu lựa chọn nhà thầu có năng lực chuyên môn

- Chi phí thực hiện dự án thấp

- Phân tán rủi ro cho chủ đầu tư

- Luồng thông tin nhanh từ nhà đầu tư đến chủ đầu tư, thời gian thực hiện dự án

nhanh

• Nhược điểm:

- Không gắn kết giữa người thực hiện và người vận hành kết quả đầu tư

- Có sự cấu kết giữa nhà thầu và tư vấn giám sát

• Điều kiện áp dụng:

- Dự án qui mô vốn lớn, tính chất kĩ thuật phức tạp

- Dự án thuộc nguồn vốn Nhà nước, ODA, tư nhân

3 Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án

• Ưu điểm:

- Có thể phản ứng nhanh trước yêu cầu của thị trường: mọi quyết định của ban Giám

đốc sẽ xuống trực tiếp ban Quản lý dự án và ngược lại

- Nhà quản lý dự án có đầy đủ quyền lực hơn đối với dự án

- Các thành viên trong ban quản lý dự án chịu sự điều hành trực tiếp của chủ nhiệm

dự án, chứ không phải những người đứng đầu các bộ phận chức năng điều hành

- Đường thông tin được rút ngắn, hiệu quả thông tin sẽ cao hơn

• Nhược điểm:

- Dẫn đến tình trạng lãng phí nhân lực

- Các ban quản lý dự án có xu hướng tuyên hoặc thuê các chuyên gia giỏi trong từng

lĩnh vực vì nhu cầu dự phòng hơn là do nhu cầu thực cho hoạt động quản lý dự án

4 Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án

• Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án:

Chủ đầu tư không đủ điều kiện trực tiếp quản lý thực hiện dự án

Thuê tổ chức chuyên môn hoặc giao cho ban quản lý chuyên ngành làm chủ nhiệm điều hành dự án

Mọi quyết định của chủ đầu

tư liên quan đến quá trình thực hiện dự án sẽ được triển khai thông qua chủ nhiệm điều hành dự án

• Ưu điểm:

- Chuyên môn hóa về chuyên môn nghiệp vụ và kinh nghiệm quản lý

- Phân tán rủi ro cho chủ đầu tư

- Chất lượng dự án được nâng cao

- Tính chuyên nghiệp trong quản lý dự án cao

- Góp phần tăng được khả năng giám sát trong việc thực hiện dự án

• Nhược điểm:

- Tăng chi phí quản lý

- Không phản ứng linh hoạt trước các thay đổi (do luồng thông tin từ dự án đến chủ

đầu tư kéo dài)

- Không có sự gắn kết giữa người thực hiện và vận hành kết quả đầu tư

- Thời gian thực hiện đầu tư kéo dài

• Điều kiện áp dụng:

- Dự án có qui mô vốn lớn, tính chất kỹ thuật phức tạp

- Dự án thuộc nguồn vốn ngân sách và ODA

5 Mô hình quản lý dự án đầu tư theo chức năng

• Đặc điểm:

- Dự án được đặt vào một phòng chức năng nào đó

- Các thành viên của dự án được điều động tạm thời từ các phòng chức năng khác

nhau đến

• Ưu điểm:

- Linh hoạt trong sử dụng cán bộ

- Một người có thể tham gia nhiều dự án để sử dụng kiến thức chuyên môn và kinh

nghiệm của mình

• Nhược điểm:

- Đây là cách tổ chức quản lý không theo yêu cầu khách hàng

- Tối ưu việc thực hiện từng bộ phận công việc dự án: các cá nhân từ các phòng ban

được cử đến chỉ hoàn thành công việc của mình mà không có sự trao đổi, giao tiếpvới nhau → Khi kết hợp các phần của dự án lại sẽ thiếu sự đồng bộ k

6 Mô hình quản lý dự án theo ma trận

• Phân loại:

- Ma trận yếu: các nhà chuyên môn được cử tham gia ban quản lý dự án vẫn thường

xuyên làm việc ở phòng, ban gốc của mình

- Giống như hinh thức tổ chức chuyên trách quản lý dự án, trao quyền cho chủ nhiệm

dự án quản lý, thực hiện dự án đúng tiến độ, đúng yêu cầu kỹ thuật, trong phạm vichi phí được duyệt

- Giống như mô hinh tổ chức quản lý dự án dạng chức nang, các tài năng chuyên

môn được phân phối hợp lý cho các dự án khác nhau

- Khi kết thúc dự án các nhà chuyên môn - những thành viên ban quản lý dự án có

thể trở về tiếp tục công việc cũ tại các phòng chức năng của minh

- Tạo điều kiện để doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn, linh hoạt hơn trước yêu cầu

của khách hàng

• Nhược điểm:

- Nếu việc phân quyền quyết định trong quản lý dự án không rõ ràng, hoặc trái

ngược, trùng chéo sẽ ảnh hưởng đến tiến trình thực hiện của dự án

- Về lý thuyết, các chủ nhiệm dự án quản lý các quyết định hành chính, những người

đứng đầu bộ phận chức năng ra quyết định kỹ thuật Nhưng trên thực tế quyền hạn

và trách nhiệm khá phức tạp Do đó, kỹ năng thương lượng là một yếu tố rất quantrọng để đảm bảo thành công của dự án

- Địa điểm thực hiện dự án

- Nguồn lực và chi phí cho dự án

- Số lượng dự án thực thi trong cùng thời kỳ và tầm quan trọng của nó

- Phương thức thống nhất các nỗ lực

- Cơ cấu quyền lực

- Hệ thống thông tin

• Mức ảnh hưởng của các nhân tố:

Nhân tố ảnh hưởng Mô hình tổ chức theo

chức năng

Mô hình chuyên trách quản lý dự

án

Mô hình tổ chức theo

ma trận

Tính phối hợp trong nội bộ tổ

Tính phối hợp với các bộ phận

• Các nguyên tắc xây dựng mô hình:

- Đảm bảo mục tiêu: Quá trình quản lý dự án là một quá trình quản lý theo mục tiêu,

vì vậy khi thiết lập bộ máy quản lý của dự án các nhà soạn thảo cần phải tuân thủnguyên tắc mục tiêu Nguyên tắc này đòi hỏi khi xây dựng mô hình tổ chức quản lýcủa dự án các nhà soạn thảo cần phải căn cứ vào mục tiêu của dự án để lựa chọnhình thức cũng như nội dung mô hình sao cho phù hợp và có khả năng thực hiện tốtnhất mục tiêu mà dự án đề ra

- Thống nhất chức năng: Trong mô hình tổ chức quản lý được hình thành có thể bao

gồm nhiều đơn vị, nhiều bộ phận có chức năng hoạt động khác nhau Tuy nhiên theoyêu cầu của nguyên tắc này thì tất cả các chức năng hoạt động đều phải có mộtđiểm thống nhất chung đó là hướng vào việc thực hiện các mục tiêu của dự án mộtcách hữu hiệu nhất

- Đảm bảo trách nhiệm cá nhân: Có nhiều cá nhân tham gia vào một dự án, mỗi cá

nhân sẽ có quyền lợi khác nhau, mục đích, mục tiêu khác nhau Vì vậy, cần xây dựng

mô hình tổ chức sao cho các cá nhân song song với việc có quyền lợi thì họ cũngđảm bảo trách nhiệm của mình

- Quyền lợi tương xứng với trách nhiệm: Mô hình tổ chức quản lý được xây dựng phải

đảm bảo sao cho cân đối giữa quyền lợi và trách nhiệm, tránh xảy ra các bất cậptrong quá trình hoạt động

- Tinh và gọn: Mô hình tổ chức quản lý được xây dựng phải đảm bảo sao cho tinh

gọn, đơn giản, các mối quan hệ là rõ ràng, tiết kiệm chi phí và dễ vận hành nhất màvẫn đảm bảo thỏa mãn được tất cả các yêu cầu mà dự án đặt ra cho nó

• Các căn cứ lựa chọn mô hình tổ chức quản lý dự án

- Căn cứ vào đặc điểm của dự án, lĩnh vực hoạt động, quy mô vốn, tính chất phức tạp

của kỹ thuật

- Căn cứ vào ưu, nhược điểm của từng mô hình

II MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG

• Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Chủ tịch

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện, Chủ tịch Hộiđồng quản trị tập đoàn kinh tế, tổng công ty nhànước quyết định thành lập Ban quản lý dự án đầu tưxây dựng chuyên ngành, Ban quản lý dự án đầu tưxây dựng khu vực để thực hiện chức năng chủ đầu

tư và nhiệm vụ quản lý đồng thời nhiều dự án sửdụng vốn ngân sách nhà nước, vốn Nhà nước ngoàingân sách

• Trường hợp áp dụng:

- Dự án sử dụng vốn Nhà nước quy mô Nhóm A có

công trình cấp đặc biệt; có áp dụng công nghệ caođược Bộ trưởng Bộ khoa học và Công nghệ xácnhận bằng văn bản

- Dự án về Quốc phòng, An ninh có yêu cầu bí mật

Nhà nước

• Đặc điểm:

- Là một tổ chức sự nghiệp trực thuộc chủ đầu tư

- Có tư cách pháp nhân độc lập, sử dụng con dấu

riêng, được mở tài khoản tại kho bạc nhà nước vàngân hàng thương mại

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật và Chủ đầu tư

về hoạt động quản lý dự án của mình

• Ưu điểm:

- Phân tán rủi ro cho chủ đầu tư

- Chất lượng dự án được nâng cao

• Nhược điểm:

- Chi phí quản lý tăng

- Luồng thông tin đến chủ đầu tư kéo dài

- Thời gian thực hiện đầu tư kéo dài

- Không có sự gắn kết giữa người thực hiện và vận

- Dự án sử dụng vốn Nhà nước quy mô Nhóm A có

công trình cấp đặc biệt; có áp dụng công nghệ caođược Bộ trưởng Bộ khoa học và Công nghệ xácnhận bằng văn bản

- Dự án về Quốc phòng, An ninh có yêu cầu bí mật

Nhà nước

• Đặc điểm:

- Là một tổ chức sự nghiệp trực thuộc chủ đầu tư

- Có tư cách pháp nhân độc lập, sử dụng con dấu

riêng, được mở tài khoản tại kho bạc nhà nước vàngân hàng thương mại

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật và Chủ đầu tư

về hoạt động quản lý dự án của mình

• Ưu điểm:

- Phân tán rủi ro cho chủ đầu tư

- Chất lượng dự án được nâng cao

• Nhược điểm:

- Chi phí quản lý tăng

- Luồng thông tin từ dự án đến chủ đầu tư kéo dài

- Không có sự gắn kết giữa người thực hiện và vận

bộ máy chuyênmôn trực thuộc đểtrực tiếp quản lýđối với dự án cảitạo, sửa chữa,nâng cấp côngtrình xây dựng quy

mô nhỏ có tổngmức đầu tư dưới 5(năm) tỷ đồng, dự

án có sự tham giacủa cộng đồng và

dự án có tổng mứcđầu tư dưới 2 (hai)

tỷ đồng

• Ưu điểm:

- Tiết kiệm được chi phí quản lý

- Tránh thất thoát do thực hiện quản lý

- Phản ứng linh hoạt trước những thay đổi

• Nhược điểm:

- Không chuyên môn hóa, không phân tán rủi ro

- Đòi hỏi năng lực chuyên môn sâu của chủ đầu tư

để thực hiện một

số công việc quản

lý dự án đầu tưxây dựng

• Các doanhnghiệp là thànhviên của tập đoànkinh tế, tổng công

dự án

• Chủ đầu tư cótrách nhiệm giámsát việc thực hiệnhợp đồng tư vấnquản lý dự án

• Trường hợp áp dụng:

- Dự án sử dụng nguồn vốn Nhà nước ngoài Ngân

sách, vốn khác

- Dự án có tính chất đặc thù, đơn lẻ

• Trách nhiệm của tổ chức tư vấn:

- Đảm bảo về năng lực phù hợp với dự án thực

hiện công tác tư vấn

- Phải thành lập văn phòng quản lý dự án tại khu

vực thực hiện dự án

- Có văn bản thông báo về nhiệm vụ, quyền hạn

của người đại diện và bộ máy trực tiếp quản lý dự

án gửi Chủ đầu tư và các nhà thầu có liên quan

• Ưu điểm:

- Chuyên môn hóa về chuyển môn nghiệp vụ và

kinh nghiệm quản lý

- Phân tán rủi ro cho chủ đầu tư

- Chất lượng dự án được nâng cao

• Nhược điểm:

- Không có sự gắn kết giữa người thực hiện và vận

hành

- Luồng thông tin từ dự án đến chủ đầu tư kéo dài

- Chi phí quản lý tăng

- Thời gian thực hiện đầu tư kéo dài

• Dự án sử dụng vốn Nhà nước ngoài ngân sách,vốn khác và dự án có tính chất đặc thù, đơn lẻ

III NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

1 Khái quát về nhà quản lý dự án

• Nhà quản lý dự án là người được công ty thực hiện dự án bổ nhiệm nhằm đạt đượccác mục tiêu dự án

• Nhà quản lý dự án phải chịu trách nhiệm mặt của dự án

→ Cần phải am hiểu mọi vấn đề chi tiết của dự án nhưng đồng thời phải quản lý trêntầm nhìn bao quát toàn bộ dự án

Lưu ý: Phân biệt nhà quản lý dự án với nhà quản lý chức năng:

- Nhà quản lý chức năng: người thực hiện chức năng giám sát tập trung ở một lĩnh

vực chuyên môn hẹp

- Nhà quản lý dự án: người huy động các nguồn lực để hoàn thành dự án đúng thời

hạn trong ngân sách cho phép và đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra

2

Trách nhiệm của Nhà quản lý dự án:

• Đối với cấp trên:

- Quản lí hiệu quả dự án

- Báo cáo đầy đủ, trung thực

• Đối với dự án:

- Hoàn thành mục tiêu, thời hạn quy định trong nguồn lực và chi phí cho phép

- Quản lí những thay đổi

- Lãnh đạo nhóm quản lí dự án

• Đối với các thành viên dự án:

- Tạo điều kiện để các thành viên làm việc hiệu quả

- Động viên, phối hợp hoạt động giữa các thành viên

- Tạo điều kiện để tìm công việc mới

3 Nhiệm vụ của nhà quản lý dự án

Tùy từng dự án khác nhau mà nhà quản lý dự án sẽ phải phụ trách các nhiệm vụ khácnhau, nhưng có thể khẳng định nhiệm vụ của nhà quản lý dự án thường có tínhchuyên môn sâu hơn so với nhà quản lý nói chung

4 Chức năng của nhà quản lý dự án

Lập kế hoạch

dự án

Tổ chức thực hiện dự án

Chỉ đạo hướng dẫn

Kiểm tra, giám sát Thích ứng

• Lập kế hoạch (Chức năng hoạch định): Quyết định cái gì cần làm, mục tiêu và công

cụ thực hiện để đảm bảo thực hiện đúng mục tiêu trong phạm vi giới hạn về nguồn lực

- Số hoá tài chính, ngân sách của phương án chọn

• Tổ chức thực hiện: Quyết định công việc được thực hiện như thế nào?

- Khảo sát và phân tích hệ thống hiện hành (hoặc dự kiến mô hình tổ chức mới)

- Xác định mục tiêu của tổ chức, phương hướng hoạt động, các yếu tố ảnh hưởng

- Xác định thành phần chủ chốt: các bộ phận chức năng, quy mô, số lượng

- Xác định trách nhiệm, quyền hạn, yêu cầu năng lực của từng cấp, từng bộ phận

- Xác định quan hệ hàng dọc, hàng ngang, quan hệ bên trong, bên ngoài

• Chỉ đạo hướng dẫn:

- Các tính cách của người quản lý hiệu quả: Chu đáo, Cảm thông, Nhanh thích ứng,

Kiên trì, Giỏi giáo tiếp, Đàm phán hiệu quả, hài hước, Bình tĩnh, Thuyết phục, Địnhhướng chiến lược cho tương lai, Dám ra quyết định, dám chịu trách nhiệm

• Hướng dẫn, ủy quyền, khuyến khích động viên, phối hợp hoạt động của các thànhviên

• Phối hợp: nhà tư vấn, nhà thầu, khách hàng, cơ quan quản lí nhà nước

- Cân bằng sự căng thẳng: sự thôi thúc cạnh tranh nội bộ, ra quyết định theo nhóm

hay tự mình

- Xây dựng tầm nhìn để người khác đi theo

- Làm một tác nhân thay đổi

- Giữ cho tổ chức sẵn sàng thay đổi

• Kiểm tra, giám sát: Kiểm tra, giám sát sản phẩm dự án, tiêu chuẩn kĩ thuật, ngânsách, tiến độ thời gian

- Xác định tiêu chuẩn, mục tiêu, kế hoạch hành động (chất lượng, số lượng) để kiểm

soát

- Đo lường việc thực hiện: Phương pháp đo lường, phân tích định tính, định lượng

- Điều chỉnh sai lệch: Phân tích nguyên nhân, đưa ra chương trình điều chỉnh, tiến

hành điều chỉnh sai lệch

• Thích ứng: Nhà quản lí thường xuyên phải đối đầu với những thay đổi

5 Yêu cầu đối với nhà quản lý dự án

• Kiến thức: Có kiến thức về quản lý dự án và có am hiểu chuyên môn nhất định phùhợp với lĩnh vực mà cá nhân phụ trách

• Kết quả thực hiện: Có khả năng áp dụng các kiến thức và kinh nghiệm vào thực hiệnthành công các dự án thực hiện

• Phẩm chất cá nhân: Là người nhất quán, chủ động trong công việc, khả năng chịu áplực lớn, có tầm nhìn đối với các hoạt động kinh doanh của công ty, giao tiếp tốt, quản

lý thời gian hiệu quả, ngoại giao giỏi, lạc quan

- Có khả năng lãnh đạo

- Trình độ chuyên môn kỹ thuật

- Tính cách cá nhân

CHƯƠNG III: LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

I KHÁI NIỆM, TÁC DỤNG CỦA LẬP KẾ HOẠCH

1 Khái niệm

• Là việc tổ chức dự án theo một trình tự logic, xác định mục tiêu và các phương pháp

để đạt mục tiêu của dự án, dự tính những công việc cần làm, nguồn lực thực hiện vàthời gian làm những công việc đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đã xác định của dựán

• Là tiến hành chi tiết hoá những mục tiêu của dự án thành các công việc cụ thể vàhoạch định một chương trình biện pháp để thực hiện các công việc đó

2 Tác dụng

• Là cơ sở tuyển dụng, đào tạo, bố trí nhân lực cho dự án

• Là căn cứ để dự toán tổng ngân sách cũng như chi phí cho từng công việc dự án,giúp ngân sách được sử dụng một cách phù hợp đồng thời kiểm soát được toàn bộ chiphí cho dự án

• Là cơ sở để các nhà quản lý điều phối nguồn lực và quản lý tiến độ các công việccủa dự án

• Lập kế hoạch dự án chính xác có tác dụng làm giảm thiểu mức độ rủi ro không thànhcông của dự án, tránh được tình trạng không khả thi, lãng phí nguồn lực và những hiệntượng tiêu cực

• Là căn cứ để kiểm tra giám sát, đánh giá tiến trình thực hiện dự án về các mặt: thờigian, chi phí, chất lượng,

3 Phân loại

• Kế hoạch phạm vi: chỉ rõ phạm vi của dự án trên các phương diện tài chính, thờigian, nguồn lực, không gian Sử dụng phương pháp phân tách công việc, kế hoạchphạm vi cần chỉ rõ công việc nào sẽ thuộc dự án và công việc nào không thuộc dự án.Đây là những căn cứ để lập các loại kế hoạch thực hiện sau này

• Kế hoạch thời gian: xác định thời gian bắt đầu, kết thúc, độ dài thời gian thực hiệntoàn bộ dự án cũng như từng công việc; Xác định quan hệ giữa các công việc, xâydựng sơ đồ hệ thống phản ánh quan hệ này

• Kế hoạch chi phí: dự tính tổng vốn đầu tư, chỉ phí cho các công việc trực tiếp và chiphí gián tiếp; xác định chi phí theo các khoản mục; dự toán chi phí theo từng thờiđoạn và cho các hạng mục công việc chính

• Kế hoạch nhân lực: phản ánh số lao động cần thiết cho dự án gồm cả trực tiếp vàgián tiếp; kế hoạch tuyển dụng, đào tạo (nếu có), kế hoạch tiền lương gồm lương củalao động trong nước và chuyên gia nước ngoài (nếu có) và được phân bổ cho các hạngmục đầu tư, các đơn vị thực thi dự án theo các thời kỳ đầu tư.

• Kế hoạch quản lý chất lượng: nêu rõ những tiêu chuẩn chất lượng cần phải đạt đượcđối với từng phần việc, hạng mục đầu tư; công tác đảm bảo chất lượng được tiến hànhthế nào và các phương pháp, công cụ kiểm soát chất lượng được vận hành ra sao

4 Trình tự của công tác lập kế hoạch dự án

• Bước 1: Xác lập mục tiêu dự án

- Khi nào dự án bắt đầu và khi nào được hoàn thành

- Mức chi phí dự toán

- Các kết quả cần đạt

• Bước 2: Phát triển kế hoạch dự án

- Liệt kê đầu mục công việc và mã hóa

- Lập sơ đồ phân tách công việc

• Bước 3: Xây dựng sơ đồ kế hoạch dự án: Thiết lập sơ đồ kế hoạch để phản ảnh logicgiữa các công việc

- Lập sơ đồ theo thứ tự công việc (AON)

- Lập sơ đồ theo mũi tên (AOA)

• Bước 4: Lập lịch trình thực hiện dự án: chỉ rõ khi nào các công việc bắt đầu, khi nàokết thúc, độ dài thời gian thực hiện từng công việc và các mốc thời gian quan trọng

• Bước 5: Dự toán kinh phí và phân bổ nguồn lực cho mỗi công việc kế hoạch: dự toánchi phí cho từng công việc và từng khoản mục cũng như dự tính những nguồn lực cầnthiết khác như lao động, máy móc thiết bị,

• Bước 6: Chuẩn bị báo cáo và kết thúc dự án

5 Nội dung cơ bản của kế hoạch tổng thể

• Giới thiệu tổng quan về dự án: giới thiệu những nét khái quát nhất về dự án địnhthực hiện:

- Mục tiêu cần đạt của dự án (trình bày mục tiêu của dự án trong mối quan hệ với

mục tiêu chung của doanh nghiệp)

- Lý do ra đời dự án

- Phạm vi của dự án

- Cơ cấu tổ chức quản lý dự án

- Liệt kê các mốc thời gian quan trọng trong quá trình thực hiện dự án

• Mục tiêu của dự án:

- Mục tiêu vĩ mô:

• Mục tiêu lợi nhuận: mức lợi nhuận do dự án tạo ra

• Mục tiêu thị phần: thị phần của doanh nghiệp dự kiến tăng thêm nếu thực hiện dựán

• Mục tiêu năng lực cạnh tranh

• Mục tiêu kinh tế - xã hội khác

- Mục tiêu vi mô: các mục tiêu liên quan trực tiếp đến chủ đầu tư, doanh nghiệp, dự

án

• Khía cạnh kỹ thuật và quản lý của dự án:

- Kỹ thuật: So sánh kỹ thuật dự án với khả năng kỹ thuật hiện có

- Quản lý: Cho biết những điểm khác biệt cần chú ý trong quản lý

VD: Sử dụng hợp đồng thầu phụ

• Kế hoạch thời gian và tiến độ: làm rõ một số nội dung:

- Trình tự các công việc

- So sánh đánh giá sự phù hợp của tiến độ thời gian với chi phí

- Kiểm tra, đánh giá, phê duyệt chính thức tiến độ chung

• Kế hoạch phân phối nguồn lực: làm rõ một số nội dung:

- Loại nguồn lực sử dụng

- Tổng nhu cầu từng loại nguồn lực dành cho dự án

- Thứ tự ưu tiên phân phối nguồn lực cho dự án và từng công việc của dự án

• Ngân sách và dự toán kinh phí dự án:

- Ngân sách dài hạn

- Ngân sách trung và ngắn hạn

- Ngân sách của các đơn vị

- Kế hoạch ngân sách theo các hạng mục đầu tư

• Kế hoạch nhân sự:

- Trình bày những yêu cầu riêng về công tác nhân sự dự án

- Nhu cầu tuyển dụng, đào tạo cho dự án

- Những hạn chế của lực lượng lao động thực hiện dự án

- Kế hoạch về qui mô lao động, tiền lương

• Những khó khăn tiềm tàng - rủi ro và bất định: xác định những khó khăn tiềm tàng

có thể ảnh hưởng tới tiến độ, thậm chí làm dự án thất bại

• Phân chia dự án thành các nhóm nhiệm vụ và công việc cụ thể

• Liệt kê, lập bảng biểu giải thích cho từng phần công việc

2 Phương pháp

• Theo cơ cấu tổ chức

3 Tác dụng

• Trên cơ sở sơ đồ phân tách công việc, có thể giao nhiệm vụ, xác định trách nhiệm cụthể của từng cá nhân, bộ phận đối với mỗi công việc dự án; làm cho mọi người đềuquan tâm hơn đến dự án và các nhóm dự án hiểu được yêu cầu của nhau

• Là cơ sở phát triển trình tự và thứ tự quan hệ trước sau giữa các công việc, là cơ sởlập sơ đồ mạng

• Là cơ sở xây dựng các kế hoạch chi tiết và điều chỉnh các kế hoạch tiến độ thời gian,phân bổ các nguồn lực cho từng công việc dự án

VD: Việc bố trí lao động, máy móc thiết bị cũng như lập dự toán chi phí theo phương

pháp từ dưới lên đều căn cứ vào sơ đồ phân tách công việc dự án

• Là cơ sở để đánh giá hiện trạng và kết quả thực hiện các công việc dự án trong từngthời kỳ

• Với sơ đồ phân tách công việc, các nhà quản lý dự án trong quá trình điều phối kếhoạch tiến độ, nguồn lực và chi phí sẽ tránh được những sai sót hoặc bỏ quên một sốcông việc nào đó

CHƯƠNG IV: QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

2 Các phương pháp xây dựng sơ đồ mạng

• Phương pháp AOA:

- Mỗi công việc được đặt trên một mũi tên và bị giới hạn bởi 2 sự kiện

- Sơ đồ mạng là một thể thống nhất nên chỉ có một điểm bắt đầu và một điểm kết

II KỸ THUẬT TỔNG QUAN VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN

1 Ước tính thời gian thực hiện từng công việc

• Phương pháp xác định

• Phương pháp ngẫu nhiên: Giả định Te tuân theo quy luật phân phối chuẩn:

Te= a+4m+b

6Trong đó: Te: Thời gian bình quân để hoàn thành công việc

a: Thời gian ngắn nhất/lạc quan nhất để thực hiện các công việc

b: Thời gian dài nhất/bi quan nhất để thực hiện các công việc

m: Thời gian bình thường để hoàn thành công việc

2 Tính thời gian thực hiện dự án

• Đường GANTT:

- Là đường dài nhất về thời gian hoàn thành công việc tính từ sự kiện đầu đến sự

kiện cuối của sơ đồ mạng

- Là thời gian ngắn nhất để hoàn thành dự án

VD: Cho dự án với số liệu về thời gian thực hiện dự án A như sau:

Công việc Công việc trước Thời gian (Tuần)

Thời gian bình quân hoàn thành công việc

Z= S−D σ

Trong đó: Z: tham số cho trước trong bảng phân phối chuẩn

S: Thời gian dự kiến hoàn thành dự án

D: Độ dài đường GANTT

σ: Độ lệch chuẩn thời gian hoàn thành các công việc GANTT

σ =√(σ¿¿đườngGANTT )2=√ ∑

i=1

n (σ¿¿côngviệc GANTT )2=√ ∑

i=1

n ( b−a6 )2¿¿

VD: Tính xác suất dự án A hoàn thành trong 23 ngày

→ Xác suất dự án A hoàn thành trong 23 ngày là 94.84%

4 Tính thời gian dự trữ của sự kiện

• Sự kiện là điểm đầu mút đánh dấu sự bắt đầu hay kết thúc của 1 hay 1 nhóm côngviệc

• Sự kiện được ký hiệu bằng một khuyên tròn và đánh số thứ tự

• Công thức: Thời gian dự trữj = Lj - Ej

5 Tính xác suất đạt đến sự kiện

Z= S−D σ

SK

Trong đó: Z: tham số cho trước trong bảng phân phối chuẩn

S: Thời gian dự kiến đạt đến sự kiện

D: Thời gian đạt đến sự kiện

σ SK: Độ lệch chuẩn thời gian đạt đến các sự kiện GANTT

σ SK=∑

i=1

n ( b−a6 )2

• Tính thời gian dự trữ các công việc

• Tìm xác suất hoàn thành dự án trong thời hạn 32 ngày

Thời gian bình quân hoàn thành công việc

N 6

Đường GANTT: A - B - E - H - K - J - M - OCông

việc Thời gian(tuần) ES EF LS LF Thời gian dự trữ toànphần Thời gian dự trữ tựdo

I G 2 4 6

Yêu cầu:

• Vẽ sơ đồ PERT Xác định thời gian hoàn thành dự án

• Tính xác suất hoàn thành trong 38 tuần

• Xem xét đường A - E - G - H - J Tìm xác suất đường này vượt thời gian hoàn thành dựán

Giải

Công việc

Thời gian bình quân hoàn thành công việc

• Thời gian hoàn thành dự án: 10+ 10 + 6 + 5 + 5,33 = 36,33 (tuần)

• Độ lệch chuẩn thời gian hoàn thành các công việc GANTT:

→ Xác suất dự án A hoàn thành trong 38 tuần là 85,77%

6 Tính thời gian dự trữ của các công việc

• Thời gian dự trữ toàn phần của công việc: là khoảng thời gian công việc này có thểkéo dài thêm (hay chậm trễ) nhưng không làm chậm ngày kết thúc dự án

• Thời gian dự trữ tự do của công việc: là thời gian mà một công việc nào đó có thểkéo dài thêm (hay chậm trễ) nhưng không làm chậm ngày bắt đầu của công việc tiếpsau

tA Độ dài thời gian thực hiện công việc A

ESA Thời gian bắt đầu sớm công việc A ESA = Max (EFCác công việc trước A)

EFA Thời gian kết thúc sớm công việc A EFA = ESA + tA

LSA Thời gian kết thúc muộn công việc A LSA = LFA - tA

LFA Thời gian bắt đầu muộn công việc A LFA = Min (LSCác công việc sau A)

Thời gian dự trữ toàn phần = LS - ES = LF - EF

Thời gian dự trữ tự do = Min (ESCác công việc sau A) - EFA

Lưu ý:

VD 1: Tính thời gian dự trữ của sự kiện và công việc

Côngviệc Công việctrước Thời gian(tuần)