Hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ các dự án tại ban quản lý dự án huyện quế võ tỉnh bắc ninh (tt)

Các thuận lợi, khó khăn đối với việc hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ DAĐTXD tại Ban QLDA huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh ……… ………... Các thuận lợi đối với việc hoàn thiện công tác quản lý h

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO BỘ XÂY DỰNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIẾN TRÚC HÀ NỘI

NGUYỄN VĂN BÍCH

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁC

DỰ ÁN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN HUYỆN QUẾ

VÕ TỈNH BẮC NINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KỸ THUẬT

HÀ NỘI, NĂM 2017

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO BỘ XÂY DỰNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIẾN TRÚC HÀ NỘI

NGUYỄN VĂN BÍCH KHÓA: 2015 - 2017

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁC DỰ ÁN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN HUYỆN QUẾ VÕ TỈNH BẮC

NINH

Chuyên ngành: Xây dựng

LUẬN VĂN THẠC SĨ XÂY DỰNG

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

PGS NGUYỄN THẾ QUÂN

HÀ NỘI, NĂM 2017

LỜI CẢM ƠN Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám hiệu nhà trường, Phòng Đào tạo, Khoa sau đại học Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội, Giảng viên trường Đại học Kiến trúc Hà Nội đã nhiệt tình truyền đạt những kiến thức quý báu cho tôi trong suốt quá trình học tập chương trình luận văn thạc sĩ chuyên ngành Xây dựng dân dụng và công nghiệp;

Tôi xin gửi lời cảm ơn đến thầy PGS Nguyễn Thế Quân - Người trực tiếp hướng dẫn tận tình trong suốt quá trình nghiên cứu để tôi hoàn thành Luận văn Thạc sỹ;

Tôi xin cảm ơn cơ quan tôi là Ban quản lý dự án huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh đã tạo điều kiện cho tôi trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu luận văn

Xin trân trọng cảm ơn!

TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Nguyễn Văn Bích

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn thạc sĩ này là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của tôi Các số liệu khoa học, kết quả nghiên cứu của Luận văn là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng

TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Nguyễn Văn Bích

BẢNG DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Nội dung Viết tắt

Dự án đầu tư xây dựng DA ĐTXD

Hồ sơ mời thầu (hồ sơ yêu cầu) HSMT (HSYC)

Hồ sơ dự thầu (hồ sơ đề xuất) HSDT (HSĐX)

Tư vấn đầu tư xây dựng TV ĐTXD

Tư vấn quản lý dự án TVQLDA

Cán bộ phụ trách dự án CBDA Phòng Tài chính – Kế hoạch huyện P.TC-KH Phòng Kinh tế - hạ tầng huyện P.KT-HT

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ, KÝ HIỆU

TT Nội dung bảng biểu Trang

Hình 1.1 Vị trí địa lý huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh 4

Sơ đồ 1.1 Bộ máy tổ chức Ban QLDA huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh 6

Sơ đồ 1.2 Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực hiện dự án 15

Sơ đồ 1.3 Mô hình chìa khoá trao tay 16

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ quản lý hồ sơ DA ĐTXD 60

Sơ đồ 3.1 Sơ đồ quản lý hồ sơ DAĐTXD của Ban QLDA huyện Quế Võ 83

Sơ đồ 3.2 Sơ đồ điều chỉnh bổ sung thay thế hồ sơ DA ĐTXD 97

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

TT Nội dung bảng biểu Trang

Bảng 1.1 Tổng hợp nhân sự Ban QLDA huyện Quế Võ 6 Bảng 1.2 Tổng hợp các dự án Ban làm chủ đầu tư 12 Bảng 1.3 Tổng hợp giá trị hợp đồng tư vấn QLDA trong năm năm 14

Bảng 1.4 Tổng hợp giá trị hợp đồng tư vấn giám sát trong năm năm 14

Bảng 1.5 Các đơn vị tư vấn, nhà thầu tham gia thực hiện các dự án 16

Bảng 1.6 Thực trạng kiểm soát hồ sơ khảo sát, thiết kế của các DA 19

Bảng 1.7

Thực trạng kiểm soát hồ sơ chuẩn bị đầu tư và hợp đồng

Bảng 1.8

Một số tồn tại về kiểm soát hồ sơ giai đoạn thực hiện dự

án của một số công trình 29 Bảng 1.9 Thực trạng hồ sơ thi công của một số dự án 33 Bảng 1.10 Bảng thực trạng các hồ sơ giai đoạn kết thúc đưa công

Bảng 1.11 Bảng thực trạng các hồ sơ giai đoạn kết thúc đưa công

trình vào sử dụng của một số DA ĐTXD 40 Bảng 2.1 Bảng danh mục hồ sơ theo PL05, Thông tư số 10/2013/TT-BXD 49

Bảng 2.2 Bảng mẫu quản lý hồ sơ dự án lưu trữ 53 Bảng 3.1 Bảng kế hoạch các dư án thực hiện kế tiếp của năm 2017 77 Bảng 3.2 Bảng một số hồ sơ văn bản cần tạo file trong thư viện mẫu

của Ban QLDA huyện Quế Võ 84 Bảng 3.3 Bảng hồ sơ văn bản đầu vào Ban QLDA huyện Quế Võ

Bảng 3.4 Bảng phân phối các hồ sơ văn bản chính của DA ĐTXD 91

MỤC LỤC

Lời cảm ơn

Lời cam đoan Mục lục Danh mục các ký hiệu, các chữ viết tắt Danh mục các hình vẽ, đồ thị, ký hiệu Danh mục các bảng, biểu MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài ……… 1

2 Mục đích nghiên cứu ……… 1

3 Đối tượng, phạm vi và vấn đề nghiên cứu ……… 2

4 Phương pháp nghiên cứu ……… 2

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài ……… 2

NỘI DUNG CHƯƠNG 1 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ DA ĐTXD TẠI BAN QLDA HUYỆN QUẾ VÕ, TỈNH BẮC NINH ………

4 1.1 Tổng quan về Ban QLDA huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh 4 1.1.1 Thông tin chung về Ban QLDA huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh 4 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Ban QLDA huyện Quế Võ 5 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Ban QLDA huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh 5 1.2 Tổng quan về các dự án đầu tư xây dựng Ban QLDA huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh quản lý ……… 12

1.2.1 Danh mục và đặc điểm của các dự án ……… 12

1.2.2 Hình thức quản lý áp dụng trong các DA ĐTXD Ban QLDA huyện Quế Võ ……… 15

1.2.3 Các nhà tư vấn, nhà thầu và nhà cung ứng tham gia vào các dự án ĐTXD do Ban QLDA huyện Quế Võ quản lý ……… 16

1.3 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ dự án ĐTXD tại Ban QLDA huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh ……… 17

1.3.1 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ DAĐTXD trong giai đoạn chuẩn bị dự án ……… 17

1.3.2 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ DAĐTXD trong giai đoạn thực hiện dự án ……… 28

1.3.3 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ DAĐTXD trong giai đoạn

kết thúc xây dựng đưa vào khai thác sử dụng ……… 36

1.3.4 Tổng hợp các kết quả đạt được và vấn đề tồn tại trong công tác quản lý hồ sơ DAĐTXD tại Ban QLDA huyện Quế Võ 40 1.3.5 Phân tích các nguyên nhân dẫn đến các tồn tại trong công tác quản lý hồ sơ DAĐTXD tại Ban QLDA huyện Quế Võ 42 1.4 Các thuận lợi, khó khăn đối với việc hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ DAĐTXD tại Ban QLDA huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh ……… ………

44 1.4.1 Các thuận lợi đối với việc hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ DAĐTXD tại Ban QLDA huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh 44 1.4.2 Các khó khăn đối với việc hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ DAĐTXD tại Ban QLDA huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh 44 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ KHOA HỌC, PHÁP LÝ THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ DA ĐTXD 46 2.1 Hồ sơ dự án đầu tư xây dựng ……… 46

2.1.1 Khái niệm hồ sơ ……… 46

2.1.2 Phân loại hồ sơ ……… 46

2.1.3 Thông tin và hồ sơ trong DA ĐTXD ……… 46

2.1.4 Các loại hồ sơ cần quản lý trong DA ĐTXD ……… 47

2.2 Cơ sở pháp lý về quản lý hồ sơ DA ĐTXD ……… 47

2.2.1 Dự án đầu tư xây dựng và trình tự ĐTXD ……… 47

2.2.2 Danh mục hồ sơ DA ĐTXD theo quy định hiện hành ……… 49

2.2.3 Yêu cầu về quản lý hồ sơ trong các giai đoạn của DAĐTXD … 52 2.2.4 Tổng hợp các quy định pháp luật về quản lý hồ sơ DAĐTXD 57 2.3 Cơ sở lý luận về quản lý hồ sơ và quản lý hồ sơ DAĐTXD 60 2.3.1 Khái niệm quản lý hồ sơ ……… 60

2.3.2 Nội dung công tác quản lý hồ sơ ……… 60

2.3.3 Các phương pháp quản lý hồ sơ ……… 63

2.3.4 Khái niệm và nội dung quản lý hồ sơ DAĐTXD ……… 67

2.3.5 Tiêu chí đánh giá công tác quản lý hồ sơ DAĐTXD ………… 70

2.3.6 Nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản lý hồ sơ DAĐTXD …… 71

2.4 Cơ sở thực tiễn về quản lý hồ sơ DAĐTXD ……… 72

2.4.1 Tổng quan về việc quản lý hồ sơ DAĐTXD ở Việt Nam …… 72

2.4.2 Bài học kinh nghiệm quản lý hồ sơ DAĐTXD của một số ban

quản lý dự án khác ……… 73 CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN

CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ DA ĐTXD TẠI BAN

QLDA HUYỆN QUẾ VÕ, TỈNH BẮC NINH

77

3.1 Định hướng về các dự án đầu tư xây dựng Ban QLDA huyện

Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh được giao quản lý trong thời gian tới 77 3.2 Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ DADTXD tại Ban

QLDA huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh ……… 83 3.2.1 Giải pháp đảm bảo chất lượng hồ sơ được tạo lập, cập nhật 83 3.2.2 Giải pháp hoàn thiện công tác phân phối hồ sơ phục vụ việc sử

dụng cho dự án ……… 90 3.2.3 Giải pháp hoàn thiện công tác lưu trữ và truy cập hồ sơ dự án 95 3.2.4 Giải pháp hoàn thiện công tác thu hồi và tiêu hủy hồ sơ 96 3.2.5 Giải pháp chung về nâng cao năng lực quản lý hồ sơ của Ban

QLDA huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh ……… 98 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ……… 102 TÀI LIỆU THAM KHẢO

1

“MỞ ĐẦU”

1 Lý do chọn đề tài

Trình tự đầu tư xây dựng có 3 giai đoạn gồm: Chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu

tư và kết thúc xây dựng đưa công trình của dự án vào khai thác sử dụng Nhà nước đã ban hành liên tục các Nghị định, thông tư, quy định chuyên ngành nhằm hướng dẫn việc kiểm tra, kiểm soát thực hiện công tác về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình nói chung và quản lý hồ sơ các dự án đầu tư xây dựng công trình nói riêng nhằm đảm bảo cho dự án xây dựng công trình thực hiện đúng, đủ theo trình tự quy định, từ đó mang lại hiệu quả kinh tế, tránh lãng phí thất thoát vốn đầu tư xây dựng, đồng thời chủ động phân cấp quản lý phù hợp với nguồn vốn đầu tư, tạo sự chủ động cho các chủ thể tham gia hoạt động xây dựng đối với việc quản lý hồ sơ dự án đầu tư xây dựng công trình;

Tuy nhiên, hiện nay tình trạng quản lý hồ sơ các dự án công trình xây dựng nói chung và ở các khu vực nói riêng vẫn chưa đi vào quy chuẩn, chưa thực sự đúng quy trình, quy phạm, còn nhiều bất cập, chậm chạp không đáp ứng kịp thời theo tiến độ của dự án, dẫn đến bị chồng chéo Có nhiều nguyên nhân liên quan đến tình trạng trên song có một nguyên nhân là công tác kiểm soát, quy trình thực hiện quản lý hồ sơ của Chủ đầu tư và các đơn vị tư vấn thực hiện chưa được tốt;

Ban QLDA huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh vừa là Chủ đầu tư, vừa là một đơn vị tư vấn QLDA các dự án trên địa bàn huyện được UBND huyện, ủy quyền thực hiện các dự án quan trọng trên địa bàn huyện Đây là các dự án sử dụng nguồn vốn nhà nước và thường có thời gian thực hiện dài, nhiều giai đoạn và có nhiều nội dung công việc ảnh hưởng tới chi phí đầu tư xây dựng công trình Bởi vậy việc đưa ra được các yêu cầu, biện pháp quản lý hồ sơ các

dự án một cách có hiệu quả, phù hợp với quy trình, quy định của nhà nước là một việc rất quan trọng, cần được nghiên cứu kỹ càng

2 Mục đích nghiên cứu

2

Đề xuất mô hình, quy trình hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ các dự án bao gồm từ: Tạo lập, kiểm soát, lưu trữ truy cập, chỉnh sửa và tiêu hủy hồ sơ thuộc

hệ thống quản lý chất lượng của Ban QLDA huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh, để đảm bảo các hồ sơ rõ ràng, thuận tiện và đúng quy định trong lưu trữ và khai thác sử dụng Phù hợp với quy trình và sự thay đổi của pháp luật, nâng cao hiệu quả công tác quản lý dự án

3 Đối tượng, phạm vi và vấn đề nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý hồ sơ các dự án đầu tư xây dựng;

- Phạm vi nghiên cứu: Các dự án do Ban QLDA huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh, làm Chủ đầu tư và thực hiện công tác Tư vấn quản lý dự án;

- Vấn đề nghiên cứu:

+ Thực trạng mô hình quản lý hồ sơ, thông tin các dự án tại Ban QLDA huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh;

+ Cơ sở lý luận và pháp lý về công tác quản lý hồ sơ dự án đầu tư xây dựng; + Nghiên cứu, đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ dự án tại Ban QLDA huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh, phù hợp với thực tiễn

4 Phương pháp nghiên cứu

Kết hợp lý thuyết về Quản lý dự án, quản lý đầu tư xây dựng cơ bản kết hợp những điều tra, khảo sát, phân tích, đánh giá hiện trạng công tác quản lý

hồ sơ dự án ĐTXD công trình do Ban QLDA huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh thực hiện Từ đó nghiên cứu, đề xuất mô hình quản lý hồ sơ các dự án ĐTXD của Ban QLDA huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh phù hợp với tình hình mới, nâng cao hiệu quả công tác quản lý dự án

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Ý nghĩa về mặt khoa học: Luận văn hệ thống lý luận về công tác quản lý hồ

sơ dự án ĐTXD cơ bản, mô hình quản lý hồ sơ dự ĐTXD theo quy định của Việt Nam;

3

Ý nghĩa về thực tiễn: Đánh giá thực trạng mô hình quản lý hồ sơ các dự án ĐTXD và công tác quản lý hồ sơ các dự án do Ban QLDA huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh Phân tích đưa ra một số nguyên nhân tồn tại trong hoạt động quản lý

hồ sơ các dự án đầu tư xây dựng Từ đó đề xuất mô hình quản lý hồ sơ ĐTXD của Ban QLDA huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh, phù hợp với thực tiễn, nâng cao hiệu quả công tác đầu tư xây dựng cơ bản;

Dùng làm tài tiệu tham khảo cho các Ban QLDA đầu tư xây dựng trong tỉnh Bắc Ninh và trong nước

THÔNG BÁO

Để xem được phần chính văn của tài liệu này, vui

lòng liên hệ với Trung Tâm Thông tin Thư viện – Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội

Địa chỉ: T.13 – Nhà H – Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội Đ/c: Km 10 – Nguyễn Trãi – Thanh Xuân Hà Nội

Email: digilib.hau@gmail.com

TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN

102

“KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ”

1 Kết luận

Khi cơ chế chính sách về đầu tư xây dựng luôn luôn bổ sung điều chỉnh, hoàn thiện cho phù hợp với yêu cầu thực tế khách quan

Huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh hiện nay cơ sở vật chất kỹ thuật hạ tầng còn thiếu nhiều, chưa đồng bộ, công cuộc xây dựng mô hình nông thôn mới vẫn chưa được toàn diện Thì việc tìm các giải pháp nhằm tháo gỡ khó khăn và nâng cao hiệu quả công tác ĐTXD phải được đặt thành nhiệm vụ trọng tâm của các cấp chính quyền, sự tham gia tích cực của các cấp, các ngành và toàn xã hội;

Đề tài đã tập trung vào đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ sơ dự án ĐTXD tại Ban QLDA huyện Quế Võ, đồng thời tìm ra những nguyên nhân của những hạn chế đó Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả về công tác quản lý hồ sơ dự án từ nguồn vốn ngân sách nhà nước Hy vọng một số giải pháp chủ yếu nêu trên sẽ góp một phần nhỏ vào công tác quản lý hồ sơ dự án ĐTXD tại địa phương để nâng cao hiệu quả trong quá trình thực hiện ĐTXD những năm tới;

Kính mong các Thầy, Cô giáo, các nhà khoa học và bạn bè đồng nghiệp quan tâm, đóng góp những ý kiến để luận văn được hoàn thiện hơn

2 Kiến nghị

- Nâng cao chất lượng công tác kiểm soát, quản lý, ban hành các Văn bản quy phạm pháp luật về xây dựng, hạn chế các tồn tại bất cập, chồng chéo, không kịp thời, tính thực tiễn chưa cao Đây là một trong những khó khăn cho công tác ĐTXD và QLDA đầu tư;

- Cần tiếp tục phân cấp, ủy quyền, phát huy tính chủ động, dám chịu trách nhiệm của Ban QLDA kết hợp với chế tài thanh kiểm tra, giám sát nhằm phát

103

huy được nội lực của toàn bộ các cấp các ngành, nâng cao hiệu quả quản lý, tránh lãng phí trong xây dựng cơ bản;

- Cần nâng cao chất lượng trong việc xây dựng kế hoạch đầu tư, bố trí vốn đầu tư Công tác quản lý Nhà nước cần tuân thủ theo các quy định pháp luật, các quy trình quy phạm kỹ thuật, không áp đặt ý chí chủ quan trong công tác tham mưu trình UBND huyện phê duyệt đối với các Chủ đầu tư;

- Hoàn thiện cơ chế, chính sách về việc QLDA đầu tư xây dựng đồng bộ các chính sách liên quan đến việc quản lý nhà nước đối với các dự án đầu tư Cải cách thủ tục hành chính theo hướng phân cấp mạnh, rõ trách nhiệm, giảm thời gian, của các khâu trong quá trình đầu tư và xây dựng;

- Quan tâm hơn nữa đến công tác đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ cán bộ hiện

có của Ban nhằm nâng cao trình độ năng lực chuyên môn, đáp ứng tốt được những yêu cầu của công tác QLDA về ĐTXD trên địa bàn Có hướng gửi cán

bộ chuyên trách đi đào tạo nâng cao trình độ, nghiệp vụ;

- Lựa chọn những đơn vị Tư vấn, đơn vị thi công đủ điều kiện về năng lực, kinh nghiệm, tài chính, đội ngũ cán bộ, công nhân lành nghề, trang thiết bị đầy

đủ để lập dự án, thiết kế và thi công;

- Chỉ đạo cơ quan chuyên môn chịu trách nhiệm thẩm định các sản phẩm tư vấn: Tăng cường công tác thẩm định dự án ĐTXD, không quyết định đầu tư dự

án không có trong quy hoạch và phải chịu trách nhiệm về tính trung thực, đúng đắn của các báo cáo thẩm định, thẩm tra và chất lượng của sản phẩm tư vấn trình duyệt

“TÀI LIỆU THAM KHẢO”

* Tài liệu thuộc Văn bản quy phạm pháp luật