Hoàn thiện quy trình quản lý dự án cho các dự án mua sắm thiết bị chuyên dùng của cục tần số vô tuyến điện thuộc bộ thông tin và truyền thông

8 1.2.2 Mục tiêu của quản lý dự án Mục tiêu cơ bản của công tác quản lý dự án là thực hiện các công việc để đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng chất lượng và tiến độ trong phạm vi chi phí

B Ộ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TR ƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

-

NGUY ỄN TUẤN ANH

CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về dự án đầu tư XDCB và quản lý

dự án đầu tư XDCB

4

1.1 Khái niệm về đầu tư, dự án đầu tư và quản lý dự án đầu tư 4

1.1.2 Khái niệm về dự án và dự án đầu tư XDCB 5

1.2 Lý thuyết chung về quản lý dự án đầu tư XDCB 6

1.2.5.1 Quản lý vĩ mô đối với các dự án 12 1.2.5.2 Quản lý vi mô đối với hoạt động dự án 15 1.2.5.3 Trình tự quản lý dự án đầu tư XDCB 24

Chương 2: Thực trạng của công tác thực hiện và quản lý dự

án của Cục Tần số vô tuyến điện

30

2.1 Giới thiệu về Cục Tần số vô tuyến điện 30 2.2 Quy trình quản lý dự án hiện hành của Cục Tần số vô tuyến điện 31

2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị tham gia quản lý dự

án

31

2.2.1.1 Nhiệm vụ của phòng Kế hoạch và Đầu tư 32 2.2.1.2 Nhiệm vụ của Trung tâm Kỹ thuật 33 2.2.1.3 Nhiệm vụ của phòng Tài chính Kế toán 33 2.2.1.4 Nhiệm vụ của đơn vị sử dụng 34

2.2.2 Quy trình quản lý dự án hiện hành của Cục Tần số vô tuyến

điện

35

2.2.2.1 Giai đoạn xây dựng kế hoạch 35 2.2.2.2 Giai đoạn chuẩn bị đầu tư 37 2.2.2.3 Giai đoạn thực hiện đầu tư 40 2.2.2.4 Kết thúc đầu tư, nghiệm thu đưa công trình vào khai

thác sử dụng

44

2.3 Phân tích thực trạng công tác quản lý các dự án đầu tư tại Cục

Tần số vô tuyến điện

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý các

dự án đầu tư XDCB của Cục Tần số vô tuyến điện nhằm nâng

cao hiệu quả quản lý các dự án đầu tư

69

3.1 Vị trí và vai trò của Cục Tần số vô tuyến điện trong công tác

quản lý nhà nước chuyên ngành về tần số vô tuyến điện

69

3.2 Xu hướng phát triển của thông tin vô tuyến điện 70

3.3 Kế hoạch xây dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật của Cục Tần số vô

tuyến điện trong những năm tiếp theo (đến 2010 và định hường đến

3.5 Các giải pháp thực hiện nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án

và quy trình thực hiện dự án của Cục Tần số vô tuyến điện hiện nay

3.5.5.2 Tuyển dụng, phát triển nguồn nhân lực 93

3.5.6 Biện pháp về tiền lương và chính sách đãi ngộ 94

3.5.6.1 Biện pháp về tiền lương 94 3.5.6.2 Xây dựng chính sách đãi ngộ 98

3.5.7 Cải tiến công tác giám sát và đánh giá kết quả thực hiện 99

M ỤC LỤC HÌNH VẼ

Trang

Hình 1.1 Mối quan hệ giữa thời gian, chi phí và kết quả 10

Hình 1.2 Mô hình hệ thống quản lý chất lượng công trình xây dựng ở

Việt Nam

14

Hình 1.5 Sơ đồ nghiệm thu hoàn thành đưa vào sử dụng 22

Hình 1.8 Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án 27

Hình 1.9 Mô hình chủ đầu tư thuê tổ chức tư vấn quản lý dự án đầu

Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức quản lý dự án tại Cục Tần số vô tuyến điện 35

Hình 2.9 Biểu đồ quan hệ nhân - quả liên quan đến tiến độ thực hiện

dự án

68

Hình 3.1 Sơ đồ hệ thống thiết bị kiểm soát tần số của một Trung tâm

Tần số vô tuyến điện khu vực

76

Hình 3.2 Sơ đồ vị trí công việc của phòng KHĐT thực hiện dự án đầu

tư thiết bị chuyên dùng và sửa chưũa thiết bị

83

lý dự án trong đó có quản lý về tiến độ thực hiện dự án là yếu tố cơ bản để đảm bảo cho dự án được thực hiện hiệu quả cao

2 Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở các lý thuyết về quản lý dự án, quản trị kinh doanh đã được

học, trên cơ sở kinh nghiệm rút ra từ việc tham gia thực hiện các dự án trong

thực tế kết hợp với các tham khảo, tư vấn từ các giáo trình, chuyên gia trong lĩnh vực, tác giả muốn đề xuất các giải pháp để tối ưu hoá quy trình phối hợp, tham gia thực hiện và quản lý các dự án đầu tư XDCB mà chủ yếu là các dự

án đầu tư mua sắm thiết bị chuyên dùng Quản lý và điều phối thực hiện để đảm bảo tiến độ cũng như hiệu quả đầu tư của các dự án đầu tư XDCB của

Cục Tần số vô tuyến điện

2

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là công tác và quy trình quản lý dự án hiện đang

áp dụng của Cục Tần số vô tuyến điện, trong đó tập trung chủ yếu vào các dự

án đầu tư mua sắm thiết bị chuyên dùng được thực hiện trong 03 năm gần đây Thông qua việc nghiên cứu, phân tích và chỉ ra các điểm được và chưa được của quy trình để đề xuất các giải pháp khắc phục sửa đổi hoàn thiện

phục vụ cho công tác quản lý dự án của Cục Tần số vô tuyến điện trong tương lai

4 Phương pháp nghiên cứu

Thông qua việc khảo sát thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư XDCB được thực hiện trong thời gian qua, các số liệu báo cáo về công tác đầu tư XDCB hàng năm của Cục Tần số vô tuyến điện Trên cơ sở lý thuyết được học và nghiên cứu trong quá trình đào tạo tại Trường Đại học Bách khoa

Hà Nội, tham khảo các giáo trình dùng cho đào tạo chuyên ngành quản trị kinh doanh và quản lý dự án, các bài viết, tài liệu liên quan trong và ngoài

nước, các thông tin được đăng tải trên mạng internet thông qua các website uy tín và nổi tiếng Thực hiện phân tích, đánh giá công tác quản lý dự án trên thực tế và so sánh với lý thuyết được học để làm cơ sở cho các giải pháp hoàn thiện quy trình quản lý dự án

5 Đóng góp của luận văn

Hoàn thành luận văn này, với mong muốn của tác giả là góp phần xây dựng nên bức tranh tổng thể về hiện trạng công tác quản lý dự án của Cục Tần

số vô tuyến điện Chỉ ra những ưu nhược điểm, những bất cập của quy trình

quản lý dự án hiện tại và đưa ra giải pháp để khắc phục tồn tại, phát huy ưu

3 thế đang có, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn đầu tư, đảm bảo hoặc rút ngắn

tiến độ thực hiện dự án

6 Kết cấu của luận văn

Luận văn này gồm có 03 phần chính:

Phần 1: Cơ sở lý thuyết về dự án đầu tư, xây dựng cơ bản và quản lý dự án

đầu tư xây dựng cơ bản

Phần 2: Thực trạng của công tác thực hiện và quản lý dự án của Cục Tần số

vô tuyến điện

Phần 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư XDCB

c ủa Cục Tần số vô tuyến điện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý các dự án đầu

4

Chương 1

C Ơ SỞ LÝ THUYẾT VỀ DỰ ÁN ĐẦU TƯ - XÂY DỰNG CƠ BẢN

VÀ QU ẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ - XÂY DỰNG CƠ BẢN

1.1 Khái niệm về đầu tư, dự án đầu tư và quản lý dự án đầu tư

1.1.1 Khái niệm về đầu tư

Luật đầu tư số 59/2005/QH11 ban hành ngày 29 tháng 11 năm 2005 có các định nghĩa như sau:

Đầu tư là việc nhà đầu tư bỏ vốn bằng các loại tài sản hữu hình hoặc vô

hình để hình thành tài sản tiến hành các hoạt động đầu tư theo quy định của Luật Đầu tư và các quy định khác của pháp luật có liên quan

Các nhà đầu tư là tổ chức, cá nhân thực hiện hoạt động đầu tư theo quy định của pháp luật Việt Nam Nó bao gồm các thành phần sau:

- Các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế lập theo Luật doanh nghiệp

- Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập theo Luật hợp tác xã

- Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài

- Các Hộ kinh doanh, cá nhân trong nước hoặc tổ chức cá nhân nước ngoài, người Việt nam định cư ở nước ngoài, người nước ngoài thường trú ở Việt nam và các tổ chức khác theo quy định của pháp luật Việt nam

Những đặc điểm chủ yếu của hoạt động đầu tư:

- Đầu tư là sự bỏ vốn (bằng nhiều hình thức như: tiền mặt, tài sản, công nghệ, )

- Mục đích của đầu tư là mang lại lợi nhuận và lợi ích kinh tế xã hội Hoạt động đầu tư được thông qua dưới các hình thức là:

- Đầu tư trực tiếp: Nhà đầu tư bổ vốn đầu tư và trực tiếp tham gia quản

lý hoạt động đầu tư

5

- Đầu tư gián tiếp: Nhà đầu tư mua cổ phần, cổ phiếu, trái phiếu và các

giấy tờ có giá khác hoặc thông qua các định chế tài chính trung gian khác mà không tham gia quản lý trực tiếp vào các hoạt động đầu tư

Hoạt động đầu tư được thông qua việc thực hiện một hay nhiều dự án đầu tư Để có thể lựa chọn dự án đầu tư hiệu quả thì các nhà quản lý đầu tư

cần phải nghiên cứu các cơ hội đầu tư, các chỉ số liên quan đến hoạt động đầu

tư đó như chi phí, thời gian thu hồi vốn, các chỉ số đánh giá mức độ ảnh

hưởng về các yếu tố kinh tế, xã hội

1.1 2 Khái niệm về dự án và dự án đầu tư xây dựng cơ bản

Theo Luật Đấu thầu (2005), khái niệm về dự án được nêu như sau:

-Dự án là tập hợp các đề xuất để thực hiện một phần hay toàn bộ công

việc nhằm đạt được mục tiêu hay yêu cầu nào đó trong một thời gian nhất định dựa trên nguồn vốn xác định

Như vậy, dự án là một quá trình đơn nhất, gồm một tập hợp các hoạt động có phối hợp và được kiểm soát, có thời hạn bắt đầu và kết thúc, được tiến hành để đạt được một mục tiêu phù hợp với các yêu cầu quy định, bao gồm cả các ràng buộc về thời gian, chi phí và nguồn lực Mỗi khi công việc được hoàn thành thì nhóm dự án sẽ giải tán hoặc di chuyển sang những dự án mới

Khái niệm về dự án đầu tư (Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 của Chính phủ):

Dự án đầu tư là một tập hợp những đề xuất có liên quan đến việc bỏ

vốn để tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo những cơ sở vật chất nhất định nhằm đạt được sự tăng trưởng về số lượng hoặc duy trì, cải tiến, nâng cao chất

lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ trong khoảng thời gian xác định (chỉ bao gồm hoạt động đầu tư trực tiếp

6

Dự án đầu tư xây dựng cơ bản là dự án đầu tư tạo ra các tài sản cố định

cho các ngành, các doanh nghiệp và tổ chức thông qua các hình thức đầu tư

mới, mở rộng, nâng cấp, cải tạo, khôi phục hay hiện đại hoá các tài sản cố định hiện có

Quá trình xây dựng cơ bản là quá trình hoạt động để chuyển vốn đầu tư

dưới dạng tiền tệ sang tài sản phục vụ cho mục đích đầu tư Tuỳ theo tính chất

của dự án và quy mô đầu tư mà người ta phân loại các dự án thành 3 nhóm:

A, B và C với mục đích phân cấp để quản lý

Khi nghiên cứu về dự án, chúng ta phải nghiên cứu đầy đủ các đặc trưng cơ bản của dự án, từ ý tưởng đến hành động Khi thực hiện một dự án là

thực hiện một loạt các công việc có quan hệ, ảnh hưởng lẫn nhau để đạt được

mục đích đề ra trong điều kiện bị ràng buộc, hạn chế bởi nguồn lực và môi trường bên ngoài chứa đựng nhiều yếu tố rủi ro ngoài khả năng kiểm soát của chủ đầu tư

1.2 Lý thuy ết chung về quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ bản

1.2.1 Khái niệm

Theo giáo trình về quản lý kinh tế, khái niệm về quản lý được hiểu là

sự tác động có mục đích của chủ thể quản lý vào các đối tượng quản lý để điều khiển đối tượng quản lý nhằm đạt được các mục tiêu đề ra

Như vậy, quản lý dự án đầu tư chính là sự tác động liên tục, có tổ chức,

có định hướng vào quá trình đầu tư (bao gồm công tác chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư và kết thúc dự án đưa công trình vào khai thác sử dụng) bằng một

hệ thống đồng bộ các giải pháp kinh tế - xã hội, tổ chức kỹ thuật và các giải pháp khác nhằm đạt được hiệu quả kinh tế - xã hội cao trong những điều kiện

cụ thể xác định và trên cơ sở vận dụng sáng tạo những qui luật đặc thù của lĩnh vực đầu tư Quản lý dự án cũng là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời

7 gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án, đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng hoặc trước tiến độ, thời hạn dự kiến ban đầu, trong phạm vi ngân sách đã duyệt nhằm đạt được các yêu cầu đề ra (về kỹ thuật, chất lượng của sản phẩm, dịch vụ) với những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép

Quản lý dự án bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

- Lập kế hoạch: Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định những công việc cần hoàn thành, các nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án Các công việc được thực hiện một cách trình tự và logic trên cơ sở phân tích để xác định các điểm mạnh, điểm yếu của chủ đầu tư, các cơ hội và những mối

đe dọa của môi trường xung quanh để từ đó đưa ra các quyết định phù hợp để đạt được mục tiêu

- Điều phối thời gian và nguồn lực: Giai đoạn này là quá trình phân phối các nguồn lực (nguồn vốn, thiết bị, lao động và quản lý tiến độ thời gian; chi tiết hoá thời hạn thực hiện cho từng công việc và cho toàn bộ dự án Xác định thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc của dự án

- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện dự án: Nội dung này bao gồm các công việc theo dõi, kiểm tra tiến độ thực hiện dự án, phân tích và đưa ra giải pháp để giải quyết các vấn đề trong suốt quá trình thực hiện và lập các báo cáo (báo cáo đánh giá, báo cáo hiện trạng, báo cáo tiến độ, ) theo các yêu cầu

của công tác quản lý dự án Thực hiện kiểm tra, giám sát chất lượng của từng công việc, từng giai đoạn và toàn bộ dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng hoặc trước tiến độ, thời hạn dự kiến ban đầu, trong phạm vi ngân sách đã duyệt và đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật, chất lượng

- Đánh giá kết quả thực hiện của từng giai đoạn và của toàn bộ dự án để

phục vụ công tác báo cáo, kiểm tra, giám sát

8

1.2.2 Mục tiêu của quản lý dự án

Mục tiêu cơ bản của công tác quản lý dự án là thực hiện các công việc

để đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng chất lượng và tiến độ trong phạm vi chi phí được duyệt, đảm bảo các hiệu quả về kinh tế và xã hội như dự án đề

ra Có thể phân biệt mục tiêu của công tác này đối với từng giai đoạn cụ thể:

G iai đoạn chuẩn bị đầu tư: do đây là giai đoạn đầu tiên của quá trình

thực hiện một dự án nên mục tiêu chủ yếu của quản lý là đảm bảo chất lượng

và mức độ chính xác của các kết quả điều tra, khảo sát và nghiên cứu các thông tin liên quan đến dự án đầu tư để xây dựng một cách khái toán các nội dung về thời gian và chi phí

Đối với giai đoạn thực hiện đầu tư: mục tiêu quản lý ở giai đoạn này là

phối hợp điều chỉnh quá trình quản lý, tổ chức triển khai thực hiện các công việc, các hoạt động của dự án sao cho đảm bảo tiến độ và chất lượng với chi phí thấp nhất Đây là giai đoạn có chi phí đầu tư thực hiện là lớn nhất nhưng không sinh lời trong thời gian dài nên công tác quản lý trong giai đoạn này

cực kỳ quan trọng và phức tạp Cán bộ quản lý phải đối mặt với nhiều tình

huống xảy ra và với yêu cầu cần được xử lý kịp thời, tránh ảnh hưởng đến tiến độ, chi phí và hiệu quả đầu tư của dự án

Giai đoạn kết thúc dự án để đưa công trình vào sử dụng: Ở giai đoạn

này, chủ đầu tư phải thực hiện hàng loạt công việc như kiểm tra, nghiệm thu, đào tạo chuyển giao công nghệ trước khi chính thức bàn giao công trình để đưa vào khai thác, sử dụng Những công việc này thường được thực hiện với

sự tham gia của nhiều bên: Chủ đầu tư, Ban quản lý dự án, nhà thầu, tư vấn giám sát, tư vấn thi công, tư vấn lập dự án (giám sát tác giả), cơ quan quản lý

của chủ đầu tư,

Có thể nói rằng, trong mỗi giai đoạn thực hiện dự án thì công tác quản

lý có những yêu cầu khác nhau nhưng lại đều tập trung vào các mục tiêu là:

9 chi phí, thời gian và hiệu quả công việc Các mục tiêu này có mối quan hệ

chặt chẽ với nhau, có ảnh hưởng lẫn nhau và đòi hỏi công tác quản lý phải

"điều khiển" được cả 3 mục tiêu đó Mối quan hệ giữa ba mục tiêu này có thể khác nhau đối với từng dự án khác nhau, nhưng có thể thấy rằng, để đạt được kết quả tốt đối với mục tiêu này thì thường ta phải chấp nhận một hay hai mục tiêu còn lại bị ảnh hưởng theo chiều hướng ngược lại Điều này chúng ta có

thể khái quát ở mặt toán học bởi hàm số sau:

C = f(P,T)

Trong đó:

C: chí phí cho thực hiện dự án P: tiến độ hoàn thành công việc T: thời gian thực hiện

và với chi phí thấp hơn dự kiến và xong trước tiến độ đề ra Thông thường khi trường hợp này xảy ra là do công tác xây dựng kế hoạch tiến độ và lập dự toán không sát với thực tế hoặc do một sự hỗ trợ phù hợp với điều kiện thực hiện dự án (nguồn lực, công nghệ, ) Do mối quan hệ này mà trong quá trình thực hiện dự án, các nhà quản lý luôn hy vọng và cố gắng tìm các biện pháp

để có được sự kết hợp tốt nhất, hài hoà nhất của công tác quản lý dự án

10

Hình 1.1 : Mối quan hệ giữa thời gian, chi phí và kết quả (Nguồn Jack R Meredith, Samuel J Mantel, JR., Project Management (Third edition)

Thực hiện

Thời gian (Kế hoạch)

1.2.3 Tác dụng của quản lý dự án

Có thể nói, công tác quản lý dự án đóng vai trò quyết định đến sự thành

bại của dự án đầu tư Về cơ bản, quản lý dự án có những tác dụng chủ yếu

như sau:

- Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn kết giữa các bên tham gia thực hiện và quản lý dự án (chủ đầu tư, ban quản lý dự án, các nhà thầu, các đơn vị tư vấn, các nhà cung cấp, các nhà sản xuất và các khách hàng, )

- Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án

- Tạo điều kiện để sớm phát hiện các khó khăn, vướng mắc nảy sinh để

có thể chủ động điều chỉnh kịp thời trước những vấn đề phát sinh đó Giải quyết các bất đồng giữa các bên liên quan trong quá trình thực hiện dự án

11

- Tạo ra sản phẩm, công trình và dịch vụ có chất lượng cao

- Góp phần chung trong sự phát triển của toàn xã hội

1.2.4 Đặc điểm của quản lý dự án

Công tác quản lý dự án có một số đặc điểm chính sau đây:

- Tổ chức dự án thường là một tổ chức tạm thời, hình thành trong một

thời gian hữu hạn Trong thời gian thực hiện dự án, các cán bộ quản lý dự án

thường phải hoạt động độc lập với các phòng ban chức năng Khi kết thúc dự

án, tổ chức dự án được giải thể và cần có sự phân công lại lao động và tải sản

đã phục vụ công tác thực hiện dự án

- Nhiệm vụ không có tính lặp lại liên tục mà có tính chất mới mẻ, các

số liệu thống kê thường được sử dụng một cách hạn chế trong các dự án với mục đích tham khảo, đánh giá

- Quan hệ giữa nhà quản lý dự án với các đơn vị chức năng trong tổ chức (của chủ đầu tư) thường có mâu thuẫn về nhân sự Trong nhiều trường

hợp có sự kiêm nhiệm giữa cán bộ quản lý dự án và cán bộ thực hiện chuyên môn ở các đơn vị chức năng Để giải quyết các mâu thuẫn này, lãnh đạo đơn

vị cần thực hiện việc bố trí một cách khoa học công tác phối hợp giữa chuyên môn và chi phí thời gian để thoả mãn các yêu cầu về thực hiện và quản lý dự

án

- Quản lý dự án có tỉ lệ sử dụng nguồn lực cao và thường phải trả giá đắt cho các quyết định sai lầm (lãng phí nguồn lực, thời gian, giảm hiệu quả đầu tư của dự án)

1.2.5 Nội dung quản lý dự án

Xét theo từng góc độ, công tác quản lý dự án có các nội dung chủ yếu như sau:

12

1.2.5.1 Quản lý vĩ mô đối với các dự án

Đây là công tác quản lý nhà nước đối với dự án Công tác này bao gồm

tổng thể các biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, thực hiện và kết thúc dự án Những công cụ này bao gồm: các chính sách, kế hoạch, quy hoạch như chính sách về tài chính, tiền tệ, chính sách về

tỉ giá hối đoái, lãi suất, chính sách đầu tư, chính sách thuế, hệ thống pháp luật,

những quy định về chế độ kế toán, thống kê, bảo hiểm, tiền lương, báo cáo,

kiểm tra, thanh tra,

Nhà nước thực hiện quản lý vĩ mô về chất lượng công trình đầu tư theo các dự án Theo đó các Bộ chức năng phối hợp với chính quyền các cấp ở các địa phương thực hiện quản lý nhà nước về chất lượng công trình Theo quy định hiện hành, Bộ Xây dựng có chức năng quản lý nhà nước về chất lượng công trình trên phạm vi toàn quốc Bộ Xây dựng trực tiếp, kiểm tra, quản lý chất lượng công trình của các dự án thuộc nhóm A Các Bộ chuyên ngành và các tỉnh thành phố trực tiếp kiểm tra, quản lý chất lượng công trình dự án nhóm B và C và thuộc phạm vi của chức năng, nhiệm vụ

Hoạt động quản lý nhà nước ở lĩnh vực này bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

- Thiết lập và tham gia thiết lập hệ thống các văn bản quy phạm pháp

13 dựng, Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ chủ quản của Chủ đầu tư, ), qua đó các chi phí của quá trình thực hiện dự án phải được xây dựng, thẩm định theo các bước cụ thể hoặc theo định mức do các cơ quan chức năng ban hành Cách thức xác định mức chi phí, hình thức áp dụng phù hợp với từng loại công việc Quy định thủ tục thanh quyết toán cho các chi phí đó

Hiện nay vấn đề về quản lý tầm vĩ mô đối với dự án chưa được đầy đủ, đồng bộ và có nhiều bất cập, chưa theo kịp với tình hình mới, phương pháp

quản lý mới trong công tác đầu tư xây dựng cơ bản mà trong đó có công tác quản lý dự án Nhiều công cụ quản lý vĩ mô cần được xem xét sửa đổi, điều chỉnh và hoàn thiện, đặc biệt là hệ thống pháp luật liên quan Đơn cử là trong quá trình xây dựng luận văn, các Bộ, ngành có liên quan liên tục đưa ra những

văn bản quy phạm pháp luật để sửa đổi, bổ sung các nội dung về quản lý đầu

tư xây dựng cơ bản, ví dụ như Luật số 38/2009/QH12 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của luật liên quan đến đầu tư xây dựng cơ bản (có hiệu lực

từ 01/8/2009); Quyết định số 957/QĐ-BXD ngày 29/9/2009 của Bộ Xây dựng

về việc công bố định mức chi phí quản lý dự án và tư vấn đầu tư xây dựng công trình; Thông tư số 33/2009/TT-BXD của Bộ Xây dựng về việc ban hành Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia phân loại phân cấp công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp và hạ tầng kỹ thuật đô thị

14

Hình 1.2 : Mô hình hệ thống quản lý chất lượng công trình xây dựng ở Việt Nam

Hội đồng nghiệm

- Xây dựng văn bản quy phạm pháp luật

- Xây dựng văn bản quy phạm kỹ thuật

- Thoả thuận về các nội dung quản

lý kỹ thuật chuyên ngành trong các

dự án

- Theo dõi chất lượng các công trình nhóm A

- Nắm tình hình chất lượng công trình đầu tư của các Bộ, ngành

- Phối hợp quản lý

từ Trung ương đến địa phương của hệ thống quản

lý chất lượng

- Phổ biến văn bản quy phạm pháp luật và tiếp thu ý kiến phản hồi từ thực tế

- Kiểm tra công tác quản lý nhà nước của cơ sở

- Kiểm tra công tác quản lý chất lượng các công trình thuộc dự án đầu tư

- Nắm tình hình chất lượng công trình đầu tư ở địa phương

Chất lượng công trình đầu tư

15

1.2.5.2 Quản lý vi mô đối với hoạt động dự án

Quản lý dự án ở tầm vi mô là quá trình quản lý các hoạt động cụ thể

của dự án Công việc này bao gồm nhiều khâu, nhiều công đoạn như: lập kế hoạch, điều phối thực hiện, kiểm soát, quá trình quản lý được thực hiện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư, kết thúc đầu tư

Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn đề như: quản lý thời gian, chi phí, quản

lý nguồn vốn đầu tư, quản lý rủi ro, Trong từng giai đoạn, tuy đối tượng

quản lý cụ thể có khác nhau nhưng đều phải gắn với 3 mục tiêu cơ bản là: thời gian, chi phí và chất lượng Các nội dung cụ thể của công tác quản lý cho từng dự án bao gồm:

a Công tác l ập kế hoạch chung

Là quá trình quản lý dự án theo một trình tự logic, thực hiện chi tiết hoá mục tiêu dự án thành những công việc cụ thể Hoạch định những chương trình

để thực hiện những công việc đó để đảm bảo những lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án được gắn kết chặt chẽ với nhau một cách chính xác và đầy đủ

Quản lý thời gian được thực hiện trong suốt quá trình thực hiện dự án,

nó bao gồm các giai đoạn: chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư và kết thúc đầu

tư, đưa công trình vào khai thác sử dụng Trong đó việc quản lý thời gian cho giai đoạn cung cấp, lắp đặt và thi công các hạng mục của dự án đầu tư là quan trọng nhất, nó quyết định sự thành công, hiệu quả của dự án đầu tư

16 Quản lý thi công, lắp đặt phụ thuộc chủ yếu vào phía nhà thầu, cơ quan

tư vấn giám sát và chủ đầu tư cũng cùng tham gia vào việc quản lý này nhưng

dưới các góc độ khác nhau Tuy nhiên để quản lý tiến độ thực hiện dự án thì cần phải có kiểm tra, giám sát về công tác lập tiến độ để có tính khả thi và hợp lý

- Xây dựng tiến độ: Chủ yếu do đơn vị tư vấn thực hiện xây dựng trên

cơ sở yêu cầu của chủ đầu tư và có sự đánh giá của nhà thầu trong quá trình tham gia đấu thầu và ký hợp đồng thực hiện Các điều kiện liên quan và có ảnh hưởng đến tiến độ sẽ được đánh giá, cân nhắc kỹ để đảm bảo cho tiến độ

dự án được vạch ra thật hợp lý Nếu quá ngắn sẽ không khả thi, nếu quá dài sẽ không hiệu quả về nguồn vốn đầu tư Chủ đầu tư cũng có thể đưa thêm các điều khoản thưởng và phạt về tiến độ thực hiện cho hợp đồng ký với các nhà thầu

- Thực thi tiến độ: Quá trình thực hiện dự án bao gồm nhiều công đoạn Mỗi công đoạn có một biểu tiến độ thực hiện theo kế hoạch đã được lập và phê duyệt Tuy nhiên, trên thực tế, tiến độ thực hiện của từng công đoạn có

thể nhanh, có thể chậm do còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố Vấn đề đặt ra cho người quản lý dự án là cần phải có những giải pháp phù hợp để điều chỉnh tiến độ của từng công đoạn, hạn chế tối đa ảnh hưởng đến tiến độ của toàn dự

án Điều này phụ thuộc nhiều vào phương pháp tổ chức, năng lực, trình độ và kinh nghiệm quản lý của người điều hành

Việc thực thi tiến độ phải được sự tham gia quản lý của nhiều đơn vị liên quan: Chủ đầu tư, các đơn vị tư vấn giám sát, tư vấn thi công và nhà thầu Tuỳ thuộc vào việc phân công trách nhiệm của từng đơn vị, quá trình thực thi

tiến độ của những dự án khác nhau là khác nhau, không theo một khuôn mẫu nào cả Người chịu trách nhiệm quản lý dự án cao nhất phải am hiểu từng giai đoạn, hạng mục thi công cấu thành nên tiến độ cả dự án để điều phối sự tham

17 gia của các bên liên quan một cách nhịp nhàng và nhuần nhuyễn để đảm bảo

dự án hoàn thành đúng tiến độ, hạn chế, phòng ngừa các rủi ro gây kéo dài

tiến độ

Một số biện pháp chủ yếu nhằm đảm bảo tiến độ thực hiện dự án:

- Các biện pháp kỹ thuật

+ Thay đổi công nghệ, giải pháp thực hiện

+ Thay đổi vật liệu, máy móc thi công + Chuyên môn hoá trong thi công + Tin học hoá trong điều phối hoạt động và quản lý: sử dụng các phần mềm chuyên dùng để theo dõi và quản lý dự án

+ Áp dụng các hình thức trao đổi thông tin hiện đại: họp trực tuyến với nhiều đơn vị tham gia cùng lúc ở nhiều địa điểm khác nhau, đàm thoại từ xa (tele-conversation, )

- Các biện pháp về tổ chức:

+ Phân chia lại trách nhiệm chi tiết cho mỗi thành viên tham gia

thực hiện để tránh bỏ sót hoặc chồng chéo các nội dung thực hiện

+ Tổ chức thêm ca làm việc, bố trí làm việc xen kẽ một cách hợp

lý để tránh lãng phí thời gian cho việc phải ngừng nghỉ về công nghệ hay kỹ thuật

+ Tăng cường nhân lực và vật lực tham gia thi công, thực hiện

dự án một cách hợp lý để có thể rút ngắn thời gian thực hiện

- Các biện pháp khác:

+ Có cơ chế thưởng phạt về tiến độ cho các cá nhân và đơn vị tham gia thực hiện dự án

+ Giảm tối đa những việc thực hiện ở hiện trường của dự án nếu

những công việc đó có thể được thực hiện ở những nơi khác để tạo thêm mặt

18 bằng, điều kiện thuận lợi cho những phần việc được thi công ở công trường,

hiện trường dự án

+ Thuê thêm nhà thầu phụ trong phạm vi cho phép + Áp dụng các phương pháp tổ chức quản lý tiến độ một cách khoa học và bài bản: Phương pháp sơ đồ mạng đường găng CPM; phương pháp sơ đồ ngang; phương pháp sơ đồ mạng công việc

c Quản lý về chi phí

Là quá trình dự toán kinh phí, giám sát quản lý chi phí theo tiến độ của từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ chức, phân tích số liệu và báo cáo

những thông tin về chi phí

Chi phí cho dự án đầu tư xây dựng cơ bản đang là một trong những vấn

đề được nhà nước và xã hội quan tâm, đặc biệt các chi phí này được sử dụng

từ nguồn ngân sách của nhà nước Vì vậy yêu cầu đặt ra là cần phải có một phương pháp quản lý chi phí thật chặt chẽ, chi tiết và phù hợp với điều kiện

thực hiện dự án Thực hành tiết kiệm chống lãng phí, thất thoát trong công tác đầu tư xây dựng cơ bản

Ở phương diện quản lý vi mô, chủ đầu tư căn cứ vào các quy định hiện hành để đề xuất, phê duyệt các chi phí cụ thể của từng công việc, từng nội dung cụ thể của quá trình thực hiện dự án Xử lý các chi phí phát sinh hợp lý

để đảm bảo hiệu quả đầu tư Theo các giai đoạn của quá trình đầu tư và xây dựng, việc quản lý chi phí hay còn được coi là quản lý giá được thể hiện ở trong tổng mức đầu tư ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư, tổng dự toán công trình, giá thanh toán công trình và các loại công tác riêng biệt trong quá trình thực

hiện dự án đầu tư và giá quyết toán công trình ở giai đoạn kết thúc thực hiện

dự án Thực hiện quản lý chi phí bằng những công tác sau:

19

- Lập kế hoạch sử dụng vốn đầu tư phù hợp với tiến độ thi công, thực

hiện các phần việc thuộc dự án

- Giám sát quá trình thi công, thực hiện chi phí

- Có kế hoạch sử dụng, đào tạo và bố trí nguồn nhân lực một cách khoa học

- Sử dụng vật tư phù hợp và tiết kiệm

- Có kế hoạch quản lý rủi ro

- Chủ động tìm phương án tạo nguồn vốn dự phòng để sử dụng trong trường hợp đột xuất

d Quản lý phạm vi

Là việc xây dựng kế hoạch và xác định, giám sát việc thực hiện các mục đích, mục tiêu của dự án, xác định những công việc nào thuộc về dự án

và cần phải thực hiện Xác định sai phạm vi sẽ làm giảm hiệu quả đầu tư của

dự án do phát sinh chi phí và thời gian khắc phục

e Quản lý chất lượng

Là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đáp ứng mong

muốn, kỳ vọng của chủ đầu tư, của những người hưởng lợi từ dự án Đật dược

những mục tiêu quản lý của dự án Nâng cao chất lượng cũng là một biện pháp giảm chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện dự án

- Quản lý chất lượng của bước khảo sát và thiết kế:

Đơn vị thực hiện (thường là đơn vị tư vấn nhận thầu) có trách nhiệm

quản lý chất lượng khi thực hiện công tác khảo sát, thiết kế Việc thẩm định

của các cơ quan chức năng quản lý nhà nước về đầu tư xây dựng là sự kiểm tra việc thoả mãn các yêu cầu về tuân thủ trình tự pháp lý, chấp hành các quy

20 định theo các yêu cầu về tiêu chuẩn, quy chuẩn, quy phạm và thoả mãn các

lợi ích của cộng đồng và toàn xã hội Kết thúc giai đoạn này, Chủ đầu tư tổ

chức nghiệm thu sản phẩm khảo sát thiết kế và tiến hành triển khai thực hiện

hợp cho từng giai đoạn, từng loại dự án đầu tư và thực hiện quản lý về tiến

độ, chất lượng và chi phí của dự án đầu tư

+ Đơn vị tư vấn thiết kế: Có trách nhiệm thiết kế sản phẩm, công trình trên cơ sở các yêu cầu về sử dụng, kỹ thuật do Chủ đầu tư đưa ra Có trách nhiệm giải thích cho các nhà thầu các vấn đề chưa có trong thiết kế hoặc phát sinh trong quá trình thực hiện (nếu có) Chịu trách nhiệm giám sát tác giả (xác nhận các nhà thầu thực hiện trên thực tế theo đúng thiết kế được duyệt) Công việc giám sát tác giả được thực hiện định kỳ hoặc theo yêu cầu của Chủ đầu tư đặc biệt là ở các giai đoạn: nghiệm thu giai đoạn, nghiệm thu hoàn thành đưa vào sử dụng,

+ Đơn vị tư vấn giám sát: Được lựa chọn bởi Chủ đầu tư, được đại diện cho Chủ đầu tư và chịu trách nhiệm trước Chủ đầu tư về chất lượng

và kết quả của công việc tư vấn Đơn vị tư vấn có trách nhiệm yêu cầu và kiểm tra việc thực hiện của nhà thầu thực hiện đúng thiết kế, tiến độ, chất

lượng đã cam kết trong hợp đồng giao nhận thầu Giúp Chủ đầu tư phát hiện

những thiếu sót về thiết kế trong quá trình cung cấp dịch vụ tư vấn (nếu có)

Ý kiến của đơn vị tư vấn là một trong các sở cứ quan trọng để cho Chủ đầu tư

21 tiến hành nghiệm thu các sản phẩm do nhà thầu thực hiện theo nội dung của

hợp đồng/ dự án quy định

+ Nhà thầu: Thực hiện cung cấp, xây lắp các hạng mục đầu tư theo dự án được duyệt Chịu trách nhiệm trước Chủ đầu tư và các đơn vị tư vấn giám sát về tiến độ, chất lượng của sản phẩm, công trình do nhà thầu cung cấp Do vậy, Nhà thầu phải có trách nhiệm tự kiểm tra, giám sát về chất

lượng sản phẩm công trình của mình thực hiện theo dự án

Công tác quản lý chất lượng ở giai đoạn này được thể hiện qua các bước chủ yếu sau:

(i) Nghiệm thu công việc: Từng công việc hoàn thành cần phải được nghiệm thu trước khi thực hiện các công việc tiếp theo

Hình1.3 : Sơ đồ nghiệm thu công việc

Nghiệm thu công

việc

Nhà thầu Yêu cầu nghiệm thuCam kết chất lượng Nghiệm thuKiểm tra Tư vấn của chủ đầu tư

(ii) Nghiệm thu giai đoạn: Tương tự như nghiệm thu công việc nhưng được áp dụng cho từng giai đoạn

Hình 1.4 : Sơ đồ nghiệm thu giai đoạn

Nghiệm thu giai đoạn

Kiểm tra xác nhận sự phù hợp

Kiểm tra nghiệm thu Cam kết chất lượng

Yêu cầu nghiệm thu

22 (iii) Nghiệm thu hoàn thành đưa vào sử dụng: Là bước nghiệm thu

cuối cùng của quá trình thực hiện dự án Công việc này được thực hiện sau khi công trình đầu tư được hoàn thiện, chạy thử (đối với hệ thống thiết bị)

Hình 1.5 : Sơ đồ nghiệm thu hoàn thành đưa vào sử dụng

Nghiệm thu hoàn thành đưa vào sử dụng

Nhà thầu Tư vấn thiết kế Đơn vị sử dụng Tư vấn của chủ đầu tư

Cam kết chất lượng

Hồ sơ hoàn công

Yêu cầu nghiệm thu

Cam kết bảo hành

Kiểm tra sự phù hợp với các yêu cầu nghiệm thu

- Quản lý chất lượng công trình sau khi đưa vào sử dụng:

Ở giai đoạn này, Chủ đầu tư cần lưu ý đến công tác quản lý và khai thác sử dụng công trình một cách đúng thiết kế và hiệu quả Xây dựng kế

hoạch bảo trì, bảo dưỡng định kỳ và thường xuyên cho công trình trên cơ sở các yêu cầu kỹ thuật do đơn vị thiết kế hoặc nhà sản xuất cung cấp Xác định thời gian công trình còn trong thời gian bảo hành và thời điểm hết thời hạn bảo hành hoặc không thuộc trách nhiệm bảo hành đối với những lỗi, hỏng hóc

của công trình xảy ra trong thời gian bảo hành

23 hiện dự án đáp ứng được yêu cầu Quản lý tốt nhân lực được thể hiện thông qua cách tuyển dụng và sử dụng lực lượng lao động của dự án một cách hợp

lý nhất Có chính sách động viên, khuyến khích người lao động khi tham gia thực hiện dự án

g Quản lý thông tin

Là quá trình đảm bảo các dòng tin thông suốt một cách nhanh nhất và chính xác nhất giữa các thành viên, các bên tham gia và các cấp quản lý Thông qua việc quản lý thông tin, chúng ta có thể làm rõ được các nội dung

về đối tượng, cách thức và mức độ thông tin cần cung cấp, xử lý kịp thời các tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện dự án

h Quản lý rủi ro

Thông thường, thời gian thực hiện dự án tương đối dài nên sẽ chịu ảnh hưởng lớn về các rủi ro có thể xảy ra: rủi ro về tự nhiên, rủi ro về chính sách, ảnh hưởng từ tình hình kinh tế - chính trị của đất nước và thế giới, Vì vậy,

quản lý rủi ro là việc xác định các yếu tố rủi ro của dự án, lượng hoá mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý đối với từng loại rủi ro Công tác quản lý phải linh hoạt để xử lý khi có rủi ro

i Quản lý hoạt động cung ứng

Quản lý các hoạt động cung ứng là quá trình lựa chọn, thương lượng điều hành các hợp đồng mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ cần thiết cho dự án đảm bảo chất lượng và tiến độ cung cấp Nếu thực hiện quản

lý tốt ở khâu này cũng làm giảm chi phí cũng như đảm bảo được tiến độ thực

hiện của hợp đồng

24

Hình 1.6 : Các lĩnh vực quản lý dự án

Các lĩnh vực quản lý dự án

- Quản lý, thay đổi phạm vi

Quản lý thời gian:

- Phân phối thông tin

- Báo cáo tiến độ

Quản lý rủi ro:

- Xác định rủi ro

- Chương trình quản lý rủi ro

- Phản ứng đối với rủi ro

Quản lý hoạt động cung

1.2.5.3 Trình tự quản lý dự án đầu tư XDCB

a Giai đoạn chuẩn bị đầu tư

Là giai đoạn đầu của quá trình hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản Giai đoạn này có mục đích là làm rõ nhu cầu xây dựng và tìm kiếm những giải

25 pháp kinh tế - kỹ thuật, điều kiện thị trường, xem xét khả năng về nguồn vốn đầu tư và các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả đầu tư để có thể đi đến lựa chọn

và quyết định đầu tư hợp lý nhất Ở giai đoạn này cần thực hiện các công việc sau:

- Nghiên cứu về sự cần thiết phải đầu tư và quy mô đầu tư

- Nghiên cứu, thăm dò, tham khảo thị trường trong và ngoài nước

- Tiến hành điều tra, khảo sát và lựa chọn địa điểm đầu tư

- Lập dự án đầu tư

- Phê duyệt dự án đầu tư

b Giai đoạn thực hiện đầu tư

Ở giai đoạn này thực hiện các nội dung sau:

- Triển khai các thủ tục để có được địa điểm đầu tư hợp lệ đối với những dự án cần có địa điểm mới và thiết kế xây dựng xin giấy phép xây dựng (nếu có) đối với công trình xây dựng Thẩm định, phê duyệt thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán hoặc dự toán công trình

- Mua sắm thiết bị và công nghệ thông qua các hình thức quy định (đấu thầu, chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh hay mua sắm trực tiếp và thi công xây lắp đối với các công trình xây lắp

- Kiểm tra và thực hiện các hợp đồng

- Quản lý kỹ thuật, chất lượng thiết bị và chất lượng xây dựng

- Vận hành thử, nghiệm thu, quyết toán vốn đầu tư, bàn giao công trình đưa vào sử dụng và thực hiện các trách nhiệm khác liên quan đến công trình (bảo hành, cung cấp vật tư linh kiện dự phòng, )

c Giai đoạn kết thúc đầu tư đưa công trình vào khai thác sử dụng

Các công việc cần thực hiện trong giai đoạn này bao gồm:

- Quyết toán vốn đầu tư

- Phê duyệt quyết toán

Hình 1.7: Quy trình quản lý dự án đầu tư

Điều phối thực hiện:

- Điều phối tiến độ, thời gian

- Phân phối nguồn lực

- Phối hợp các nỗ lực

- Khuyến khích và động viên cán bộ nhân viên

1.3 Mô hình tổ chức quản lý dự án

Theo các văn bản do nhà nước ban hành về lĩnh vực quản lý đầu tư xây dựng cơ bản, ở nước ta hiện có các hình thức quản lý dự án là:

- Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án

- Chủ đầu tư thuê tổ chức tư vấn quản lý dự án đầu tư

27

1.3.1 Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án

Hình 1.8 : Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án

Với mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án, chủ đầu tư không phải

đi thuê hoặc không thành lập Ban quản lý dự án Mô hình này chỉ được áp dụng khi chủ đầu tư có đủ nhân sự có năng lực và kinh nghiệm trong lĩnh vực

quản lý thực hiện dự án Chủ đầu tư tự sử dụng nhân lực và bộ máy có sẵn

của mình để kiêm nhiệm chức năng quản lý dự án Các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp không chịu trách nhiệm trực tiếp đối với việc thực hiện và kết quả cuối cùng của dự án mà chỉ đóng vai trò tư vấn cho chủ đầu tư trong

trường hợp cần thiết hay có yêu cầu Tuỳ theo tổng mức đầu tư của dự án mà

chủ đầu tư có thể thành lập hoặc không thành lập Ban quản lý dự án

28

1.3.2 Mô hình chủ đầu tư thuê tổ chức tư vấn quản lý dự án đầu tư

Hình 1.9: Mô hình ch ủ đầu tư thuê tổ chức tư vấn quản lý dự án đầu tư

(Ngu ồn: Bộ Xây dựng)

Chủ đầu tư

Tổ chức tư vấn quản lý dự án

Đây là hình thức quản lý do một tổ chức tư vấn độc lập có đủ năng lực

quản lý điều hành thực hiện dự án Tổ chức tư vấn được thuê phải có đủ điều

kiện năng lực tổ chức quản lý phù hợp với quy mô và tính chất dự án Trách nhiệm và quyền hạn của tổ chức tư vấn quản lý dự án được quy định theo hợp đồng được ký giữa chủ đầu tư và tổ chức tư vấn đó Tư vấn quản lý dự án được thuê tổ chức, cá nhân tư vấn tham gia quản lý nhưng phải được chủ đâầutư chấp thuận và phù hợp với nội dung của hợp đồng đã ký giữa các bên

Khi áp dụng hình thức quản lý dự án này, chủ đầu tư vẫn phải sử dụng các đơn vị chuyên môn thuộc bộ máy của mình hoặc chỉ định đâù mối để

kiểm tra, theo dõi việc thực hiện hợp đồng của tư vấn quản lý dự án Thực

hiện quản lý dự án theo hình thức này sẽ giúp cho chủ đầu tư tập trung vào

chức năng chính trong công tác chuyên môn của mình Đối với các dự án

29 mang tính chuyên ngành cao, đòi hỏi chủ nhiệm điều hành dự án cũng phải có

kiến thức chuyên môn sâu đối với lĩnh vực liên quan, do đó việc tìm được pháp nhân làm chủ nhiệm điều hành dự án cho các dự án này là hết sức khó khăn

Qua các hình thức quản lý thực hiện dự án nêu trên, có thể thấy rằng,

việc lựa chọn hình thức quản lý dự án nào cần phải được chủ đầu tư xem xét

và lựa chọn một cách hợp lý trên cơ sở hiện trạng của chủ đầu tư về nhân sự

và các nguồn lực để phát huy tối đa các ưu điểm và hạn chế những nhược điểm của hình thức mà mình lựa chọn trong suốt quá trình quản lý và thực

hiện dự án, đồng thời phù hợp với yêu cầu của thực tế và các quy định, hướng

dẫn về quản lý của nhà nước trong lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ bản

30

Chương 2 THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC THỰC HIỆN

VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CỦA CỤC TẦN SỐ VÔ TUYẾN ĐIỆN

2.1 Giới thiệu về Cục Tần số vô tuyến điện

Tên và địa chỉ giao dịch:

Tên tiếng Việt: Cục Tần số vô tuyến điện

Tên tiếng Anh: Radio Frequency Directorate

Địa chỉ trụ sở chính: Số 115 đường Trần Duy Hưng, phường Trung Hoà, quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội

số vô tuyến điện thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông Theo quyết định này, Cục Tần số vô tuyến điện là tổ chức thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông, thực hiện chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quản lý nhà nước và tổ chức thực thi nhiệm vụ quản lý nhà nước chuyên

31 ngành về tần số vô tuyến điện trên phạm vi cả nước Quyết định cũng quy định nhiệm vụ và quyền hạn cũng như cơ cấu tổ chức phù hợp với chức năng nhiệm vụ được giao của Cục Tần số vô tuyến điện

Hình 2.1 : Sơ đồ bộ máy tổ chức của Cục Tần số vô tuyến điện hiện nay

Phòng Tổ chức cán bộ

Trung tâm Tần số VTĐ Khu vực II

Văn phòng

Thanh tra

Phòng Chính sách và Quy hoạch tần số

Phòng Ấn định và Cấp phép tần số

Phòng Hợp tác và Phối hợp tần số quốc tế

Trung tâm Tần số VTĐ Khu vực I

Trung tâm Tần số VTĐ Khu vực VII

Trung tâm Tần số VTĐ Khu vực VIII

Trung tâm

Tần số VTĐ

Khu vực III

Trung tâm Tần số VTĐ Khu vực IV

Trung tâm Tần số VTĐ Khu vực V

Trung tâm Tần số VTĐ Khu vực VI

Phó Cục trưởng phụ trách đầu tư XDCB

Phó Cục trưởng phụ trách Kỹ thuật thiết bị

Phó Cục trưởng phụ trách Ấn định- cấp phép

2.2 Quy trình quản lý dự án hiện hành của Cục Tần số vô tuyến điện

2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị tham gia quản lý dự án

Theo chức năng và nhiệm vụ được giao của các đơn vị thuộc Cục, và theo quyết định số 132/QĐ-CTS ngày 22/5/2007 của Cục Tần số vô tuyến điện về việc ban hành quy định tạm thời về trách nhiệm và quy trình phối hợp

giữa các đơn vị thuộc Cục Tần số vô tuyến điện trong việc thực hiện công tác

32 quản lý đầu tư xây dựng thì trách nhiệm chung của từng đơn vị trong quá trình tham gia quản lý và thực hiện dự án được quy định như sau:

2.2.1.1 Nhi ệm vụ của phòng Kế hoạch và Đầu tư

Là đơn vị đầu mối chịu trách nhiệm về thực hiện các thủ tục đầu tư, cụ

thể:

- Xây dựng kế hoạch chung cho công tác đầu tư xây dựng cơ bản của Cục Tần số vô tuyến điện Xây dựng tiến độ thực hiện cho từng dự án

- Xem xét, tổ chức thực hiện hoặc đề xuất lựa chọn các đơn vị tư vấn có

đủ khả năng thực hiện một phần hoặc toàn bộ dự án đầu tư (khảo sát, lập Báo cáo nghiên cứu khả thi, lập Dự án đầu tư, lập Thiết kế kỹ thuật-Tổng dự toán

hoặc lập dự toán của dự án

- Đề xuất các hình thức thực hiện hoặc quản lý dự án trong các trường hợp cụ thể Đề xuất thành lập Ban quản lý dự án cho từng dự án, tổ chuyên gia đấu thầu

- Thẩm định các nội dung của dự án do đơn vị tư vấn thực hiện (trừ phần nội dung liên quan đến kỹ thuật thiết bị chuyên dùng cho công tác kiểm soát tần số)

- Theo dõi chung và đôn đốc các đơn vị liên quan trong việc đảm bảo tiến độ của dự án

- Kiểm tra và đề xuất việc thực hiện các chi phí, các bước thanh toán, giải ngân trong quá trình thực hiện dự án

- Tổ chức đấu thầu cho các gói thầu của dự án

- Tham gia tiếp nhận thiết bị đối với các dự án có phần đầu tư thiết bị chuyên dùng

- Tham gia công tác nghiệm thu giai đoạn hoặc nghiệm thu hoàn thành công trình đầu tư

33

- Là đơn vị đầu mối làm việc với các đơn vị ngoài Cục để thực hiện kế

hoạch đầu tư XDCB và thực hiện dự án, hợp đồng

2.2.1.2 Trung tâm Kỹ thuật

Là đơn vị chịu trách nhiệm:

- Chủ trì việc tổng hợp, rà soát và đề xuất nhu cầu, kế hoạch đầu tư trang thiết bị chuyên dùng hàng năm của Cục trên cơ sở nhu cầu thực tế và quy hoạch/kế hoạch tổng thể được duyệt

- Thẩm định kết quả đánh giá Hồ sơ dự thầu các gói thầu mua sắm thiết

- Chủ trì đề xuất yêu cầu kỹ thuật đối với các dự án Cục tự làm

- Chịu trách nhiệm (chủ trì) thẩm định về các nội dung liên quan đến kỹ thuật (thuyết minh kỹ thuật; cấu hình và chỉ tiêu kỹ thuật cho các thiết bị được đầu tư) đối với các dự án do đơn vị tư vấn lập và thực hiện

- Thực hiện việc tiếp nhận thiết bị và kiểm tra, nghiệm thu trước khi đưa vào sử dụng

- Xây dựng kế hoạch sửa chữa lớn, bảo trì, bảo dưỡng và hiệu chuẩn hàng năm, làm cơ sở phân khai vốn để trình Bộ Thông tin và Truyền thông phê duyệt

2.2.1.3 Phòng Tài chính Kế toán

- Chịu trách nhiệm phối hợp đề xuất nguồn vốn dự kiến dùng cho kế hoạch đầu tư XDCB và mua sắm hàng hoá

34

- Thực hiện thẩm tra và thanh toán, quyết toán cho các hợp đồng và dự

án theo tiến độ và theo các quy định hiện hành về quản lý tài chính và thanh quyết toán vốn đầu tư XDCB cũng như theo các quy định hiện hành khác

- Góp ý kiến cho các nội dung liên quan đến lĩnh vực tài chính của dự

yếu sau đây:

- Chịu trách nhiệm khảo sát, lựa chọn, làm các thủ tục về thuê, mượn hoặc xin giao đất cho địa điểm triển khai lắp đặt thiết bị

- Phối hợp thuyết minh sự cần thiết phải đầu tư

- Chủ trì việc tìm và làm thủ tục xin thuê, giao đất, địa điểm đầu tư (nếu cần)

- Tham gia vào công tác giám sát, quản lý việc thực hiện dự án đầu tư trên địa bàn mà đơn vị phụ trách hoặc quản lý (về công tác chuyên môn) hoặc đối với các dự án được thực hiện đầu tư cho đơn vị mình

- Tham gia vào công tác nghiệm thu các giai đoạn của công trình đầu tư xây dựng cơ bản

35

Hình 2.2 : Sơ đồ tổ chức quản lý dự án tại Cục Tần số vô tuyến điện

(Nguồn: Phòng Kế hoạch và Đầu tư)

Văn phòng Các đơn vị sử dụng thuộc Cục:

- Các Trung tâm Tần

số vô tuyến điện khu vực

- Phòng Ấn định và cấp phép tần số

Phó Cục trưởng

phụ trách đầu tư

XDCB

Phó Cục trưởng phụ trách Kỹ thuật thiết

bị

Với chức năng và nhiệm vụ của các đơn vị như trên, vai trò và trách nhiệm cụ thể của từng đơn vị trong việc tham gia thực hiện và quản lý dự án theo từng giai đoạn được quy định như sau:

2.2.2 Quy trình qu ản lý dự án hiện hành của Cục Tần số vô tuyến điện 2.2.2.1 Giai đoạn xây dựng kế hoạch

a Phòng Kế hoạch và Đầu tư

Là đơn vị chủ trì lấy ý kiến và tổng hợp ý kiến của các đơn vị trong

Cục về nhu cầu đầu tư XDCB hàng năm trên phạm vi toàn Cục Chủ trì và đề xuất kế hoạch đầu tư trình Lãnh đạo Cục duyệt đối với các dự án có khối lượng xây lắp, cải tạo, sửa chữa nhà trạm và cột anten

b Trung tâm Kỹ thuật

Chịu trách nhiệm lấy ý kiến của các đơn vị, tổng hợp và đề xuất danh mục hệ thống, thiết bị chuyên dùng cần đưa vào kế hoạch đầu tư và cung cấp