TIỂU LUẬN môn đàm PHÁN

LẬP KẾ HOẠCH ĐÀM PHÁN XUẤT KHẨU HÀNG MAY MẶC SANG MỸ CỦA CTCP MAY ĐỒNG NAI DONAGAMEX I. Cơ sở lý thuyết liên quan đến lập kế hoạch đàm phán. 1. Vai trò của kế hoạch. Bất kì một kế hoạch nào khi được xây dựng sẵn cũng đều sẽ giúp chúng ta hoàn thành được mục tiêu một cách tốt hơn. Trong đàm phán cũng vậy, khi ta lên kế hoạch cho một buổi đàm phán nào đó trong tương lai nó sẽ giúp các nhà đàm phán định hướng được các hoạt động sắp tới, tạo điều kiện thuận lợi để có thể nắm vững được tình thế, từ đó các nhà đàm phán sẽ sử dụng các kỹ thuật để đưa ra các chiến lược đàm phán phù hợp.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH



BÀI THUYẾT TRÌNH

ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ CỦA CÁC HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN

THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

MÔN HỌC: ĐÀM PHÁN KINH DOANH QUỐC TẾ

GVHD: TS Nguyễn Văn Tiến

Mục lục

NĂM HỌC 2021 - 2022

I.

I. Tổng quan về đàm phán thương mại quốc tế

Đàm phán thương mại là quá trình mặc cả và thuyết phục giữa bên mua và bên bán về một loạt các nội dung liên quan đến giao dịch mua bán như số lượng, chất lượng, giá cả sản phẩm, phương thức thanh toán, … nhằm đạt được sự nhất trí để ký kết hợp đồng thương mại quốc tế

2 Đặc điểm

Một là: Trong các bên tham gia đàm phán, ít nhất có 2 bên có quốc tịch khác nhau

Từ sự khác nhau về quốc tịch giữa các bên đàm phán đi tới sự khác nhau về ngôn ngữ, về luật pháp, về văn hóa …điều này làm tăng tình phức tạp của đàm phán thương mại quốc tế

Hai là: Sử dụng ngôn ngữ và thông tin là phương tiện chủ yếu trong đàm phán Các bên tham gia có quốc tịch khác nhau và thường sử dụng những ngôn ngữ phổ thông khác nhau Do đó cần phải chọn 1 ngôn ngữ chung trong đàm phán thương mại quốc tế

Ba là: Có sự gặp gỡ của các hệ thống luật pháp của các quốc gia khác nhau trong quá trình đàm phán Hệ thống luật pháp của mỗi quốc gia phản ánh và bảo vệ lợi ích của quốc gia đó Một trong những điểm quan trọng trong đàm phán thương mại quốc tế là các bên cần phải thỏa thuận và đi đến thống nhất việc chọn ra 1 hệ thống luật pháp để áp dụng giải quyết các tranh chấp (nếu có)

Bốn là: Có sự gặp gỡ giữa các nền văn hóa, các phong tục, tập quán khác nhau trong đàm phán thương mại quốc tế

3 Lợi ích của đàm phán:

- Mang lại nhiều doanh thu, lợi nhuận hơn

- Giảm các chi phí kinh doanh

- Mở ra các cơ hội mới cho doanh nghiệp

- Giúp doanh nghiệp xây dựng, duy trì và củng cố các mối quan hệ hợp tác lâu dài

4 Các hình thức đàm phán

Đàm phán có thể diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau, trong hoạt động kinh doanh có ba phương thức đàm phán chủ yếu sau: Đàm phán trực tiếp, Đàm phán qua điện thoại, Đàm phán bằng thư tín

Đàm phán trực tiếp: là sự gặp gỡ mặt đối mặt giữa các bên để thỏa thuận các điều

khoản trong hợp đồng, đây là gặp mặt trực tiếp theo kiểu truyền thống Do hiện nay công nghệ bùng nổ nên còn có các phương thức gặp mặt cầu trực tuyến, rất phù hợp với các cuộc đàm phán ở xa và trong đại dịch covid hiện nay

Đàm phán qua điện thoại: là hình thức qua đường dây điện thoại quốc tế, người

mua và người bán thực hiện giao dịch đàm phán với nhau để đi đến ký kết hợp đồng ngoại thương

Đàm phán bằng thư tín: là hình thức qua thư từ gởi bằng bưu điện, telex, fax,

hoặc email, người mua và người bán đàm phán thoả thuận với nhau những điều khoản cần thiết của một hợp đồng

Để đạt được thành công trong đàm phán kinh doanh thì các phương thức đàm phán trên cần được sử dụng kết hợp và bổ sung cho nhau Khi mở đầu quá trình giao tiếp thì nhà đàm phán nên sử dụng phương thức thư tín Khi cần xác nhận các chi tiết một cách nhanh chóng và kịp thời thì chúng ta nên sử dụng phương thức đàm phán qua điện thoại, điện tử Còn khi muốn đạt được kết quả nhanh chóng dứt điểm cuộc đàm phán đã kéo dài thì nên sử dụng phương thức đàm phán trực tiếp

II Phân tích ưu và hạn chế các hình thức đàm phán

Đàm phán trực tiếp truyền thống là sự gặp gỡ mặt đối mặt với các bên để thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng

- Dễ dàng nắm bắt tâm lý đối phương: Trong quá trình đám phán trực tiếp thì các bên có thể nắm bắt được tâm lý và phản ứng của nhau một cách trực tiếp thông qua cử chỉ, vẻ mặt, điệu bộ Qua đó các bên có thể tác động đến quan điểm và mong muốn của nhau bằng cách thức cụ thể để đi đến sự thống nhất chung, tìm ra giải pháp dung hòa lợi ích của các bên

- Phương thức đàm phán trực tiếp đẩy nhanh tốc độ giải quyết và nhiều khi là lối thoát duy nhất cho những cuộc đàm phán qua thư tín, điện thoại điện tử đã kéo dài lâu mà vẫn chưa đạt kết quả

+ Phương thức đàm phán trực tiếp đòi hỏi chi phí cao cho các hoạt động đón tiếp, đi lại và

ăn ở của đối tác Khi áp dụng phương thức này đòi hỏi nhà đàm phán phải nắm vững nghiệp vụ, chuẩn bị đầy đủ các thông tin cần thiết, có một kế hoạch đàm phán khoa học, linh hoạt trong giải quyết các tình huống Tổ chức đàm phán trực tiếp đòi hỏi phải lựa chọn địa điểm đàm phán phù hợp và phải có phương án tổ chức đàm phán

=> Phương thức này phải chịu chi phí cao cả về thời gian và tiền bạc, do đó nó áp dụng cho đàm phán ký kết những hợp đồng lớn, phức tạp cần có sự thảo luận kỹ càng, thoả thuận chi tiết giữa các bên trước khi đi đến kí kết chính thức

Ngày nay cùng với sự tiến bộ khoa học thì các nhà đàm phán vẫn có thể nhìn thấy mọi hành vi của nhau, đối diện nhau nhưng không cần phải “bắt tay trong tay” Đó chính

là hình thức đàm phán thông qua cầu truyền hình trực tiếp Nhiều cuộc đấu thầu quốc tế lớn, đấu giá quốc tế dã được thực hiện qua cầu truyền hình, điện thoại vô tuyến phương thức này là bước nhảy vọt trong giao dịch, đàm phán nhưng giá thành, chi phí cho cuộc đàm phán không quá cao

1.3 Lưu ý khi đàm phán trực tiếp:

- Việc ký hợp đồng thường được tiến hành kịp thời khi đã có đủ các điều kiện ký

kết chín mùi, không nên tỏ ra nôn nóng trong việc ký kết dù khi thời gian đàm phán sắp kết thúc Vì nếu đôi bên đối tác nắm được ý định của ta muốn ký hợp đồng, đối tác sẽ có nhiều lợi thế hơn chúng ta

- Trong thực tế có những hợp đồng được ký kết khi tiễn khách ra sân bay, nhưng không nên

vì thế mà không ký ngay khi có điều kiện

- Người tiến hành đàm phán cần biết sử dụng ngôn ngữ dùng để đàm phán, vì như vậy sẽ chủ động linh hoạt, nâng cao tốc độ đàm phán

- Khi cần dùng phiên dịch, người phiên dịch nên được chuẩn bị để nắm rõ nội dung cần giao dịch trước khi tiến hành đàm phán Việc này giúp cho người phiên dịch rất nhiều trong việc hiểu và dịch được trung thành ý tứ của các bên

- Khi đàm phán có đông người tham dự nên thống nhất một người phát ngôn ngữ để tránh

sơ hở trong đối đáp, cũng nên tránh việc bàn bạc trao đổi ý kiến với nhau ngay trước mặt khách hàng vì vừa không lịch sự, vừa không có lợi, đặc biệt khi khách hàng có thể hiểu được ngôn ngữ của mình nói

- Mỗi buổi đàm phán cần được ghi thành biên bản để theo dõi, vì việc theo dõi như vậy rất

có lợi cho việc tìm hiểu khách hàng một cách chu đáo hơn, có lợi cho việc rút kinh nghiệm trong quá trình đàm phán và sau này

Ví dụ: Màn “gọi vốn online” của Tiến sĩ ngành Hóa Đinh Ngọc Hải – nhà sáng

lập Công ty Cổ phần Y học Tái sinh Việt Nhật (JVM) Đồng hành cùng anh tại Shark Tank là chị Bùi Thị Thắm - quản lý dự án JVM đến Shark Tank mùa 4 gọi vốn 20 tỷ cho 30% cổ phần để mở cơ sở tại TP.HCM, đồng thời tìm đối tác đồng hành tại Việt Nam để phát triển quy mô công ty Và màn gọi vốn này đã thành công kêu gọi được 20 tỷ cho 32% cổ phần từ Shark Việt Có thể thấy đây là một thương vụ lớn với số tiền lên đến 20 tỷ đồng Hình thức đàm phán là “trực tiếp qua cầu truyền hình” giữa Shark Việt (VN) và TS Đinh Ngọc Hải (NB) Hình thức này cho phép cả 2 trao đổi trực tiếp một cách dễ dàng, đẩy nhanh tốc độ và không tốn quá nhiều chi phí so với một cuộc gặp trực tiếp truyền thống

Ngày này, với sự phát triển không ngừng của công nghệ truyền thông, việc phương thức giao tiếp qua điện thoại ngày càng trở nên phổ biến Sau đây chúng ta sẽ đi tìm hiểu qua những ưu và nhược điểm mà phương thức đàm phán này gặp phải

2.1 Ưu điểm:

- Ưu điểm nổi bật của phương pháp này là tiết kiệm thời gian và giúp chúng ta có thể nhanh chóng bắt cơ hội kinh doanh

- Hoạt động đàm phán diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian và nguồn lực hoạt động diễn ra tương đối thuận lợi

- Việc đàm phán đảm bảo được thời gian diễn ra kịp thời, đúng thời điểm Việc sử dụng điện thoại cũng có lúc hiệu quả hơn so với đàm phán trực tiếp nhưng chỉ là ngẫu nhiên

- Điều chúng ta muốn nói có tính hạn chế rất lớn, có thể dẫn đến việc hiểu lầm nghiêm trọng Từ đó đem lại những tổn thất to lớn

- Người gọi điện thoại thường gây bất lợi cho đối phương Đàm phán qua điện thoại thường bắt buộc phải nói ra quyết định

- Bạn phải chuẩn bị tốt cho tất cả các trường hợp xảy ra Có rất nhiều vấn đề quan trọng thường bị bỏ qua

- Bởi vấn đề thời gian, các cuộc đàm luận qua điện thoại, những công việc đơn giản sẽ trở nên phức tạp

- Đàm phán qua điện thoại, bạn không thể nhận thấy phản ứng của đối phương Không thể nào kiểm tra những lời nói của đối phương Trong khi gọi điện thoại thì bạn không thể nói những việc khác

- Trao đổi qua điện là trao đổi miệng, không có gì làm bằng chứng cho những thỏa thuận, quyết định trong trao đổi

- Chi phí gọi điện cho cuộc đàm phán thường rất cao nên chỉ sử dụng trong trường hợp cần thiết, thật khẩn trương, sợ lỡ thời cơ hoặc trong những trường hợp mà mọi điều kiện đã thoả thuận xong, chỉ còn chờ xác nhận một vài chi tiết v.v

=> Đàm phán qua điện thoại thường sử dụng để thỏa thuận các chi tiết nhỏ trong hợp đồng, hoặc hợp đồng kinh doanh đơn giản với quy mô nhỏ

Ví dụ: Vì khó có thể dàn xếp một cuộc gặp gỡ trực tiếp, ngày 7 tháng 12 hai nhà

đồng cấp tổng thống Putin của Nga và tổng thống Mỹ Joe Biden đã có cuộc đàm phán trao đổi qua điện thoại Cuộc hội đàm trực tuyến kéo dài 2 tiếng vào tối 7.12 giữa ông Putin và Biden cũng đề cập đến vấn đề an ninh mạng và mã độc tống tiền, cũng như cuộc khủng hoảng đang diễn ra trong quan hệ ngoại giao giữa Mỹ và Nga Giới quan sát cho rằng hai nhà lãnh đạo Mỹ-Nga đều thể hiện sự kiềm chế và cam kết giảm leo thang Cuộc

gặp trực tuyến lần này được cho là mở ra các kênh liên lạc và là bước khởi đầu cho hy vọng sẽ có thêm tiến triển theo hướng tích cực trong tương lai Theo phát ngôn viên Điện Kremlin, ông Peskov khẳng định hình thức điện đàm bằng điện thoại này không khác nhiều so về nguyên tắc so với điện đàm hay gặp gỡ trực tiếp Nó cho phép hai nhà lãnh đạo đề cập đến những chủ đề kín nhất, phức tạp nhất

Phương thức đàm phán qua thư đã tạo ra được một nề nếp tốt trong quan hệ bạn hàng, vì vậy nó thường là bước khởi đầu trong đàm phán nhằm duy trì mối quan hệ lâu dài

3.1 Ưu điểm:

hàng khác nhau : Vì công việc được tiến hành thông qua việc viết thư: chào hàng, báo

giá, đặt hàng, hoàn giá, chấp nhận…và gửi đi cho nhiều người nhận nên phương thức này cho phép đàm phán được nhiều bạn hàng Thay vì tốn nhiều thời gian cho việc đàm phán với nhiều đối tác thì việc đàm phán cùng lúc với nhiều bạn hàng sẽ góp phần giúp rút ngắn được thời gian cho doanh nghiệp

bằng thư từ, các bên sẽ có thời gian để chuẩn bị cũng như cân nhắc, bàn bạc với người khác, hay với cả một tập thể lớn để đưa ra các quyết định quan trọng, nhờ vậy mà các quyết định khi đưa ra sẽ trở nên chắc chắn hơn Thuận lợi cho quá trình đàm phán cũng như việc kinh doanh của doanh nghiệp

khoản như ăn ở, đi lại, thì việc đàm phán qua thư từ sẽ giúp tối thiểu hóa chi phí vì các đối tác chỉ làm việc với nhau qua thư từ

văn bản nên việc kiểm soát cũng như hiểu rõ ý đồ của đối phương sẽ rất khó khăn, thậm chí hiểu sai ý của đối tác cũng có thể xảy ra và điều này sẽ phần nào gây bất lợi trong quá trình đàm phán Ảnh hưởng đến việc kinhh doanh

thể sẽ diễn ra nhiều lần mới đạt được kết quả cuối cùng, thậm chí quá trình chờ nhận phản

hồi thư cũng mất khá nhiều thời gian Cho nên việc này sẽ khiến cho các doanh nghiệp sẽ

có nguy cơ mất đi cơ hội làm ăn Đây là một tổn thất khá lớn trong kinh doanh

vừa và nhỏ: Vì một vài điểm hạn chế của việc đàm phán qua thư cho nên thông thường

các hợp đồng lớn sẽ dùng hình thức đàm phán khác ( chả hạn như đàm phán trực tiếp), còn hình thức thư tín chỉ phù hợp với các hợp đồng đơn giản và có quy mô nhỏ

- Khi sử dụng thư tín để giao dịch đàm phán, cần phải hết sức thận trọng trong khi viết, phải đảm bảo yêu cầu lịch sự, chính xác, kiên nhẫn

- Nôi dung phải được trình bày chính xác, mọi lý lẽ được diễn đạt đầy đủ nhưng không rườm rà, tránh những lỗi không đáng, dễ gây hiểu lầm do trình bày không rõ ràng, hoặc

do sử dụng những từ ngữ không chính xác

- Giấy viết thư cần được chuẩn bị chu đáo: tiêu đề ghi rõ ràng: tên, địa chỉ, số điện toại, số fax…

-Thư chỉ viết trên một mặt, mỗi thư chỉ nên đề cập một vấn đề kinh doanh

- Lời lẽ trong thư cần lịch sự, đúng mực, phù hợp với cách xưng hô, chào hỏi của mỗi nước, mỗi thứ tiếng, tránh cộc lốc và cũng tránh cầu kỳ

- Xu hướng hiện nay là thư cần được viết ngắn gọn, rõ ràng, ngôn ngữ được dùng là thứ tiếng khách hàng quen dùng để gây thiện cảm và thu hút được sự chú ý của khách đối với mình

- Nên kiên trì viết thư nhiều lần nếu mục đích của quá trình đàm phán chưa đạt Ưu tiên đeo đuổi viết thư cho các bạn hàng cũ đã có quan hệ buôn bán từ trước đến nay

Ví dụ: Công ty TNHH may Hai có 1 hợp đồng làm ăn đầu tiên và có quy mô khá

lớn với Công ty cổ phần TM Xakutara của Nhật May Hai xuất khẩu sang đó 1 lô hàng áo khoác mùa đông bao gồm 3000 chiếc cho Nam và 3000 chiếc cho Nữ Trước đó, bà Nguyễn Thanh Thủy, đại diện phòng Kinh doanh củaMay Hai đã gửi thư cho ông Yamaha Tsukishiro phụ trách Thương mại quốc tế của cty Xakutara, có đính kèm bản hợp đồng đã

đc soạn thảo sẵn cùng với một số Catalogue về sản phẩm của Lacotimex để chào hàng Trong thư bà Thanh Thủy đã nói rõ về một số điều khoản của hợp đồng sau khi nhận được email từ Lacotimex, ông Yamaha nhận thấy còn có những điểm về giá cả và chất

liệu khiến cho bên cty của ông chưa hài lòng, và ông ấy đã gửi thư lại cho đối tác bày tỏ ý kiến của mình về những vấn đề ấy và yêu cầu bên Lacotimex xem xét lại

Trong thời đại 4.0 ngày nay, công nghệ thông tin ngày càng phổ biến và phát triển,

áp dụng nhiều trong đời sống Trong đó, các hình thức đàm phán thông thường như đàm phán trực tiếp, đàm phán thư tín cũng đang dần dần bị thay thế bởi một hình thức đàm phán mới, kết hợp giữa 2 hình thức gặp mặt trực tiếp và nói chuyện điện thoại Đó là đàm phán trực tuyến

Như chúng ta đã biết trong 2 năm gần đây thì dịch Covid-19 đã gây ra thiệt hại cho các hoạt động kinh doanh thương mại Các nước đều đang trong tình trạng đóng cửa, cơ quan chức năng hạn chế nhập cảnh, đi lại, tạm dừng các hoạt động xã hội, tụ tập đông người Và vì điều đó mà các nhà đàm phán mong muốn tìm kiếm một hình thức đàm phán nhanh chóng, dứt điểm, không để cuộc đàm phán kéo dài Bên cạnh đó còn phải phù hợp với bối cảnh dịch Covid-19 Bởi tất cả lẽ đó mà các hoạt động trao đổi, đàm phán trực tuyến ngày càng phổ biến hơn

Vậy sau khi hết dịch thì những cuộc đàm phán trực tuyến có còn phổ biến hay không? Câu trả lời vẫn là có Thử tưởng tượng, bạn có một cuộc đàm phán với những thành viên ở nhiều quốc gia khác nhau Để mọi người cùng nhau ngồi lại bàn họp thì tốn khá nhiều thời gian và chi phí di chuyển Vì vậy, họp trực tuyến là giải pháp khắc phục mọi khuyết điểm của các hình thức đàm phán truyền thống

Áp dụng công nghệ thông tin vào các cuộc họp, dạy học hay cụ thể là các buổi đàm phán kinh doanh đã trở nên vô cùng phổ biến Mọi sự bất tiện do những chính sách đóng cửa của các quốc gia được chuyển hóa thành những tiện lợi mà trước đó chưa được tận dụng

Dẫn lời Ông Trương Hùng Long – Cục trưởng Cục Quản lý nợ và tài chính đối ngoại (QLN&TCĐN) tờ Thời Báo Tài Chính Việt đã có trích dẫn những phát biểu về tính hiệu quả và khả thi mà các cuộc đàm phán nào áp dụng hình thức trực tuyến này như sau

“Mục tiêu đặt ra là đàm phán trực tuyến hay đàm phán trực tiếp thì cũng phải đạt được kết quả Tức là các yêu cầu, mục tiêu về quản lý, các quy định pháp luật của Việt Nam, cũng như lợi ích mà Việt Nam phải đạt được thì đó là mục tiêu cao nhất dù cho đàm phán bằng hình thức nào Cũng theo lời cục trưởng, việc ứng dụng CNTT trong các khâu trong việc thực hiện và tổ chức các cuộc đàm phán đã làm giảm bớt chi phí, mang lại hiệu quả thiết thực trong đàm phán quốc tế, bởi vì bất kể lúc nào, thời gian nào chúng ta muốn có cuộc trao đổi trực tiếp với phía nước ngoài thì chúng ta có thể thực hiện ngay Trước đây chúng

ta phải nhiều thời gian chờ đợi, lập đoàn đàm phán, chuẩn bị các cuộc họp để tiếp và làm việc với các đoàn nước ngoài vào, hoặc ra nước ngoài để đàm phán Và hiệu quả mà nó mang lại là vô cùng lớn chả hạn như: (i) Hiệu quả đạt được có thể kể đến là tiết kiệm về thời gian, chi phí cũng như là hiệu quả mang lại trực tiếp của các cuộc đàm phán Chúng

ta biết rằng, việc đàm phán trực tuyến sẽ không mất thời gian đi lại, khoảng cách địa lý, không mất thời gian sắp xếp lịch trình cả buổi, cả ngày cho một việc.Thông qua hình thức này, chúng ta có thể đàm phán bất kỳ lúc nào, có thể đàm phán ở diện rộng, diện hẹp, thậm chí là "1 với 1", (ii) Hiệu quả đạt được tiếp theo đó là tính phù hợp, sát với thực tế Bởi khi chúng ta đàm phán càng nhanh, càng linh hoạt bao nhiêu thì thông tin cập nhật càng nhiều bấy nhiêu, các quyết định được đưa ra trên nền thông tin hiện hữu

Đó là những sự tiện lợi, hiệu quả khi ta áp dụng CNTT cụ thể hình thức đàm phán trực tuyến vào trong các cuộc đàm phán trong nước và cả quốc tế

Hiện nay với công nghệ 4.0 ngày càng phát triển, các hình thức đàm phán vì vậy

mà cũng phát triển theo từng ngày, đặc biệt hơn cả chính là hình thức đàm phán trực tuyến Đối với hình thức này về cơ bản là giống với đàm phán trực tiếp theo kiểu truyền thống, tức là vẫn có thể nhìn thấy mọi hành vi của nhau, đối diện nhau nhưng không cần phải “bắt tay trong tay”, nó được thực hiện thông qua cầu truyền hình trực tiếp Hình thức này được cho rằng sẽ trở thành xu hướng trong tương lai bởi nó có nhiều ưu điểm vượt