QUẢN TRỊ HỌC CĂN BẢN GIÁO TRÌNH TS TRẦN ĐĂNG THỊNH (Chủ biên) ThS NGUYỄN THỊ HỒNG ThS PHAN THỊ THANH HIỀN BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH *****************[.]
TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ
Các vấn đề về quản trị
1.1.1 Khái niệm về quản trị
Thuật ngữ “quản trị” ngày nay đã trở nên rất phổ biến trong xã hội Nhưng cụ thể, những hoạt động như thế nào sẽ được gọi là hoạt động quản trị? Để có thể hiểu điều này, trước hết, hãy cho biết, theo các bạn trong những tình huống sau đây, tình huống nào sẽ xuất hiện hoạt động quản trị?
- Người nhạc trưởng dùng cây đũa chỉ huy dàn giao hưởng
- Hai bạn sinh viên cùng khiêng chiếc bàn học từ kho lên phòng học
- Đội sinh viên tình nguyện của trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật
TP HCM sửa lại nhà dột nát cho một hộ gia đình nghèo ở Phú Yên
- Robinson sống một mình trên hoang đảo (trong truyện Cuộc đời và những chuyện phiêu lưu kỳ thú của Robinson Crusoe, người thủy thủ xứ York – Tác giả Daniel Defoe)
Trong bốn tình huống nêu trên, chỉ có tình huống của Robinson là không có sự kết hợp làm việc của nhiều người vì một mục đích chung
Trong ba trường hợp còn lại thì đều có sự kết hợp hoạt động của nhiều người với nhau Dàn nhạc sẽ cùng chơi theo sự điều khiển thống nhất của người nhạc trưởng để tạo ra một bản giao hưởng
Hai bạn sinh viên sẽ cần có sự thống nhất với nhau về hướng di chuyển chiếc bàn để đảm bảo chiếc bàn sẽ được di chuyển, nếu không có sự thống nhất đó, rất có thể xảy ra trường hợp hai người đi về hai hướng khác nhau làm chiếc bàn không được di chuyển Đội sinh viên tình nguyện sẽ cần được phân công công việc, ai làm gì, làm như thế nào,… để có thể hoàn thành công việc là sửa lại được căn nhà dột nát Mọi sự cố gắng để có thể kết hợp công việc của nhiều người lại với nhau vì mục đích chung nói trên đây đều được gọi là hoạt động quản trị
Quản trị đã được nhiều nhà nghiên cứu khoa học quản trị đưa ra khái niệm:
Theo F W Taylor (1) , quản trị là “nghệ thuật của sự hiểu rõ mình muốn làm gì và sau đó là thấy được cách để làm việc đó một cách rẻ và tốt nhất”
Còn theo H Fayol (2) , “quản trị là dự báo, lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm soát” Đối với các tổ chức tồn tại trong xã hội thì quản trị là thiết yếu Quản trị bên trong một tổ chức có thể được hiểu: “Quản trị là tiến trình làm việc với và thông qua người khác để đạt các mục tiêu của tổ chức trong một môi trường thay đổi Trọng tâm của tiến trình quản trị là việc sử dụng có hiệu quả những nguồn tài nguyên có hạn của tổ chức” (3)
Như vậy, có những điều cần lưu ý đối với hoạt động quản trị trong một tổ chức:
- Làm việc với người khác và thông qua người khác
- Hoạt động hướng tới mục tiêu nhất định
- Nguồn lực của tổ chức là có hạn
- Môi trường tác động đến tổ chức luôn thay đổi
- Phải đạt được mục tiêu với hiệu quả cao
1.1.2 Hiệu quả của quản trị
Trong những khái niệm được nêu ra ở trên đây, “hiệu quả” được đề cập đến nhiều lần, vậy hiệu quả quản trị ở đây là gì?
(1) Frederick Winslow Taylor (1856 - 1915), tác giả của học thuyết Quản trị khoa học
(2) Henry Fayol (1841 - 1925), tác giả của học thuyết Quản trị hành chính
Khi tiến hành một hoạt động, chúng ta luôn đạt được một kết quả nhất định – đó là những thứ mà chúng ta thu về được sau một quá trình làm việc Tuy nhiên trong quản trị, người ta không quan tâm đến kết quả của hoạt động mà quan tâm đến “hiệu quả” của các hoạt động đó Ở đây, phải phân biệt được hai khái niệm “hiệu suất” và “hiệu quả” trong quản trị
Hiệu suất là khái niệm dùng để đo lường tỷ lệ giữa kết quả thu về và những chi phí đã bỏ ra để đạt được những kết quả đó Như vậy, hiệu suất sẽ đạt được khi chúng ta làm việc đúng cách (do things right) Vấn đề đặt ra ở đây chính là trả lời câu hỏi “Chúng ta sẽ làm việc như thế nào?”
Khi nói đến hiệu quả, người ta sẽ tiến hành so sánh kết quả đạt được với mục tiêu đã đề ra ban đầu Để đạt được hiệu quả cao thì yêu cầu đặt ra là làm đúng công việc cần thiết (do right things) Để phân biệt hiệu quả và hiệu suất chúng ta xét ví dụ sau:
Hai nhân viên kinh doanh đang trong thời gian thử việc tại doanh nghiệp X chuyên kinh doanh mặt hàng gỗ lát sàn Mục tiêu đặt ra cho hai nhân viên này trong tuần đầu thử việc là phải đưa về doanh thu 17.640.000 VND (tương đương với 72 m 2 ) Sau một tuần (6 ngày làm việc), nhân viên A đã làm việc chăm chỉ và bán được 75m 2 gỗ sàn và đưa về 18.375.000 VND Trong khi đó nhân viên B trong tuần làm việc đó có việc gia đình đột xuất, phải nghỉ một ngày làm việc, kết quả là nhân viên
B bán được 70m 2 gỗ sàn, đưa về doanh thu là 17.150.000 VND
Bây giờ chúng ta sẽ xem xét hiệu quả và hiệu suất của hai nhân viên:
- Xét về hiệu quả: so sánh kết quả đạt được với mục tiêu đề ra ban đầu Hiệu quả của nhân viên A: 75/72 = 1.042
Hiệu quả của nhân viên B: 70/72 = 0.972
Như vậy, hiệu quả sau 1 tuần làm việc của nhân viên A cao hơn nhân viên B
Hiệu suất của nhân viên A: 75/6 ngày làm việc = 12.5 m 2 /1 ngày làm việc
Hiệu suất của nhân viên B: 70/5 ngày làm việc = 14 m 2 /1 ngày làm việc
Như vậy, hiệu suất làm việc của nhân viên B cao hơn nhân viên A
Trong quản trị, đòi hỏi phải đạt được đồng thời hiệu quả và hiệu suất cao Nghĩa là phải xác định chính xác công việc cần phải làm và làm nó với cách thức đúng đắn và rẻ nhất để đạt được mục tiêu
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, để nâng cao hiệu quả hoạt động, có ba cách cơ bản:
- Giữ nguyên đầu vào, nâng cao sản lượng đầu ra
- Giữ nguyên đầu ra, giảm thiểu chi phí đầu vào
- Vừa giảm thiểu chi phí đầu vào vừa nâng cao sản lượng đầu ra
1.1.3 Chức năng của quản trị
Trong thập niên 30, Gulick và Urwich nêu ra bảy chức năng quản trị: hoạch định; tổ chức; nhân sự; chỉ huy; phối hợp; kiểm tra và tài chính Henry Fayol thì đề xuất năm chức năng quản trị: hoạch định; tổ chức; chỉ huy; phối hợp và kiểm tra Đến thập niên 80 của thế kỷ XX, James Stoner và Stephen P Robbins chia thành 4 chức năng: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra Cách phân chia này được nhiều tác giả viết về quản trị đồng thuận và sử dụng rộng rãi khái niệm này trong nhiều sách quản trị
Hình 1.1 Các chức năng của quản trị
Các chức năng của quản trị được thể hiện trong hình 1.1
Chức năng hoạch định (Planning): là việc xác định mục tiêu cần đạt được trong một thời kỳ nhất định cho tổ chức và những công việc cần làm để có thể đạt được mục tiêu đó Từ mục tiêu và kế hoạch chung cho toàn bộ tổ chức, các kế hoạch phối hợp hoạt động của tất cả bộ phận và thành viên bên trong tổ chức sẽ được xây dựng một cách thống nhất nhằm triển khai, phối hợp các nguồn lực một cách có hiệu quả
Chức năng tổ chức (Organising): là việc xác định những nhiệm vụ cần thực hiện, ai sẽ thực hiện hay phối hợp thực hiện, các nhiệm vụ sẽ được tập hợp lại như thế nào, người thực hiện phải báo cáo cho ai và ai sẽ là người đưa ra quyết định
Chức năng điều khiển (Leading): là việc thúc đẩy cấp dưới, lựa chọn các kênh truyền thông hiệu quả nhất, giải quyết xung đột và chỉ đạo cũng như hướng dẫn các hành động của những người khác với mục đích để đạt được tất cả các mục tiêu của tổ chức
Nhà quản trị
Tổ chức: tổ chức trước hết là một thực thể xã hội, trong đó có nhiều người liên kết lại với nhau, cùng hoạt động vì một mục đích chung và được sắp đặt theo một cơ cấu nhất định
Một doanh nghiệp, một trường đại học hay một bệnh viện đều là tổ chức, đều có sự hợp tác làm việc giữa nhiều thành viên với nhau Doanh nghiệp hoạt động kinh doanh với mục đích lợi nhuận, trường đại học hoạt động với mục đích đào tạo nguồn nhân lực cho xã hội, bệnh viện hoạt động với mục đích cứu người Và mỗi một tổ chức đều được sắp đặt một cách có hệ thống các thành viên vào những vị trí nhất định
Hệ thống cơ cấu đó sẽ phân định các cấp bậc, quyền hạn, trách nhiệm của mỗi người
Trong tổ chức đó có thể được phân ra hai nhóm người: nhà quản trị và người thừa hành
Người thừa hành: người thừa hành trong tổ chức là những người trực tiếp làm những công việc, nhiệm vụ được giao mà không có trách nhiệm trong coi công việc của người khác Ví dụ như một kế toán viên, một nhân viên kinh doanh, một công nhân kỹ thuật trong một dây chuyền sản xuất, một nhân viên lễ tân tại khách sạn,… họ đều là những người thừa hành, thực hiện những nhiệm vụ của bản thân và không có trách nhiệm trông coi công việc của những người khác
Nhà quản trị: khác với người thừa hành, nhà quản trị trong tổ chức có trách nhiệm điều khiển công việc của những người khác Hay nói cách khác, nhà quản trị là những cá nhân trực tiếp chịu trách nhiệm về việc đảm bảo các nhiệm vụ được thực hiện bởi những người khác Ví dụ như tổ trưởng tổ sản xuất, Trưởng phòng, Giám đốc, Phó Giám đốc là những nhà quản trị
1.2.2 Các cấp bậc quản trị trong một tổ chức
Trong tổ chức, các nhà quản trị mang nhiều chức danh khác nhau, được sắp xếp vào các vị trí khác nhau trong tổ chức và được phân thành ba cấp bậc quản trị được thể hiện trong hình 1.3
Hình 1.3 Các cấp quản trị bên trong tổ chức
Các nhà quản trị cấp cơ sở (First line managers): là những nhà quản trị ở cấp thấp nhất trong bộ máy quản trị của tổ chức Ở bên dưới những nhà quản trị này không còn bất cứ một nhà quản trị nào khác mà chỉ còn lại người thừa hành Nhà quản trị cấp cơ sở thường mang các chức danh như: tổ trưởng, trưởng ca, cai thợ,… Những người này sẽ trực tiếp hướng dẫn và làm việc cùng với nhân viên trong các nhiệm vụ và công việc hàng ngày
Các nhà quản trị cấp trung (Middle managers): trong bộ máy quản trị thì đây là nhóm các nhà quản trị ở bên trên các nhà quản trị cấp cơ sở nhưng ở bên dưới các nhà quản trị cấp cao Do vậy, đây là một khái niệm rộng Các nhà quản trị cấp trung có thể là trưởng phòng, quản đốc phân xưởng, cửa hàng trưởng,… Họ tiến hành quản trị các nhân viên thuộc bộ phận và cả những quản trị viên cấp cơ sở thuộc quyền Phần nhiều thời gian họ sẽ tiến hành xác định mục tiêu, kế hoạch cho từng dự án cụ thể để nhà quản trị cấp cơ sở thực hiện
Các nhà quản trị cấp cao (Top managers): đây là một nhóm nhỏ các nhà quản trị ở cấp cao nhất trong bộ máy quản trị của tổ chức Họ dành nhiều thời gian cho việc xây dựng các mục tiêu và kế hoạch chiến lược Các chức danh cho quản trị viên cấp cao bao gồm: Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, Giám đốc điều hành, Phó Tổng Giám đốc,…
1.2.3 Các kỹ năng của nhà quản trị Để có thể thực hiện tốt các chức năng của mình, mỗi nhà quản trị cần hội đủ ba kỹ năng thiết yếu: kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng nhân sự và kỹ năng tư duy
Kỹ năng tư duy: là khả năng xem xét tổ chức như một tổng thể, nhận diện được sự tác động của các yếu tố thuộc môi trường bên trong cũng như bên ngoài đến hoạt động tổ chức để có thể giúp tổ chức đối phó được những sự tác động xấu Một nhà quản trị được coi là có kỹ năng tư duy tốt khi người đó có thể nhận diện, hiểu rõ và giải quyết được các vấn đề khác nhau của tổ chức Đối với các nhà quản trị, càng lên cấp cao thì kỹ năng này càng có vai trò quan trọng
Kỹ năng nhân sự: đây là kỹ năng có thể làm việc tốt với những người khác Những nhà quản trị có kỹ năng nhân sự tốt sẽ phát huy được khả năng và tạo được hiệu quả khi làm việc nhóm Trong kỹ năng này bao gồm kỹ năng động viên người khác làm việc, phát huy khả năng và đóng góp của họ, xây dựng không khí làm việc hợp tác, khả năng thuyết phục, truyền đạt, quan tâm,… đến những người làm việc cùng với mình (cấp dưới, cấp trên và ngang cấp)
Kỹ năng kỹ thuật: là khả năng áp dụng các quy trình, kỹ thuật và kiến thức chuyên môn cần thiết trong một nghiệp vụ nhất định Hay nói cách khác đó chính là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị
Ví dụ như một quản đốc phân xưởng làm việc tại một phân xưởng sản xuất giày, thì kỹ năng kỹ thuật của ông ta sẽ bao gồm tất cả các bước cần thiết trong quy trình sản xuất giày từ khâu đầu tiên tới khâu cuối cùng cho ra sản phẩm hoàn thiện Đây là kỹ năng rất quan trọng của nhà quả trị cấp cơ sở vì có những nhà quản trị cấp cơ sở đồng thời phải thực hiện những nhiệm vụ cùng với nhân viên, ngoài ra họ còn phải kèm cặp, hướng dẫn nhân viên mới, giúp nhân viên giải quyết những vấn đề liên quan đến công việc hàng ngày Càng lên cao trong hệ thống quản trị, kỹ năng này càng giảm dần tầm quan trọng
Quản trị cấp cao Kỹ năng tư duy
Quản trị cấp cơ sở
Hình 1.4 Mức độ quan trọng của các kỹ năng quản trị theo cấp bậc
Mức độ quan trọng của các kỹ năng đối với các cấp quản trị được thể hiện trong hình 1.4
Càng lên cao trong hệ thống quản trị thì kỹ năng tư duy càng trở nên quan trọng, ngược lại, càng xuống thấp trong hệ thống quản trị thì kỹ năng kỹ thuật càng quan trọng Riêng tầm quan trọng của kỹ năng nhân sự thì quan trọng như nhau đối với tất cả các cấp quản trị Vì dù ở vị trí cao hay thấp các nhà quản trị đều phải làm việc với người khác và thông qua người khác, thiết lập các mối quan hệ trong công việc để có thể đạt được mục tiêu của tổ chức
1.2.4 Vai trò của nhà quản trị
Vai trò quan hệ với con người: làm việc trong một tổ chức, các thành viên sẽ có các mối quan hệ gắn bó với nhau như quan hệ đồng nghiệp, cấp trên – cấp dưới Đối với các nhà quản trị, các mối quan hệ đó không dừng lại với tư cách quan hệ cá nhân, họ phải thực hiện các vai trò sau đây:
Vai trò đại diện: cho bộ phận, cho doanh nghiệp trong các sự kiện có tính chất nghi lễ của doanh nghiệp;
Khoa học và nghệ thuật quản trị
Quản trị là một khoa học và cũng là một nghệ thuật Để có thể khẳng định phát biểu này thì cần phải hiểu thế nào là khoa học và thế nào là nghệ thuật?
Khoa học trong tiếng Latin là “scientia”, nghĩa là “kiến thức” hay
“hiểu biết” “Khoa học” được hiểu là hệ thống tri thức tích lũy trong quá trình lịch sử và được thực tiễn chứng minh, phản ánh những quy luật khách quan của thế giới bên ngoài cũng như của hoạt động tinh thần của con người, giúp con người có khả năng cải tạo thế giới hiện thực
Ngành của từng hệ thống tri thức nói trên sẽ là một ngành khoa học Như vậy, một lĩnh vực kiến thức muốn trở thành một ngành khoa học phải đáp ứng được các điều kiện: có đối tượng nghiên cứu nhất định, có các phương pháp nghiên cứu và hệ thống kiến thức được tích lũy từ thực tiễn và được kiểm chứng bằng thực tiễn
Như vậy, quản trị là một lĩnh vực khoa học, có mọi đặc tính cơ bản của mọi khoa học: hệ thống tri thức của quản trị đã được tích lũy qua nhiều năm; Hệ thống tri thức đó được kiểm chứng, có thể học và áp dụng trong thực tế; Đồng thời, quản trị cũng được tổng hợp thừa hưởng kết quả từ các ngành khoa học khác như toán học, kinh tế học, điều khiển học… Cung cấp cho nhà quản trị cơ sở lý luận, cách suy nghĩ có hệ thống, những phương pháp khoa học giải quyết các vấn đề trong thực tiễn làm việc
Hoạt động quản trị đã có từ rất lâu đời, khi con người có nhu cầu hợp tác cùng làm việc Nhưng khoa học quản trị chỉ thực sự ra đời vào cuối thế kỷ 19 với những nỗ lực nghiên cứu, đúc kết thực tiễn để tìm kiếm những giải pháp hữu ích cho sản xuất của doanh nghiệp
Nghệ thuật ở đây được hiểu là thực hiện công việc với một trình độ điêu luyện với những phương thức giàu tính sáng tạo và đem lại hiệu quả cao Bản thân công việc quản trị không thể học thuộc lòng hay áp dụng theo công thức Nó là một nghệ thuật vận dụng sáng tạo các lý thuyết quản trị vào từng tình huống cụ thể Nói như vậy không có nghĩa là chúng ta coi nhẹ phần khoa học của quản trị
Khoa học và nghệ thuật quản trị có mối quan hệ tương hỗ Nghệ thuật quản trị phải được áp dụng một cách sáng tạo trên cơ sở khoa học quản trị Khoa học có phát triển thì nghệ thuật mới được cải tiến theo Nếu một nhà quản trị không có kiến thức nền tảng về khoa học thì quá trình ông ta làm việc sẽ dựa hoàn toàn vào kinh nghiệm, may rủi, trực giác, còn nếu nhà quản trị đó có cơ sở khoa học làm nền tảng thì sẽ thuận lợi hơn trong việc phân tích, đánh giá và đưa ra các giải pháp cần thiết để đem lại hiệu quả
Khoa học quản trị sẽ có được thông qua việc đọc và học tập qua các công trình nghiên cứu trước đây của các nhà khoa học quản trị, qua sách vở Còn nghệ thuật quản trị sẽ có được khi nhà quản trị trực tiếp làm việc với nhiều cơ hội áp dụng khoa học trong thực tiễn, từ đó mới có được sự khéo léo, sáng tạo.
Tiến trình phát triển của các tư tưởng quản trị
Khoa học quản trị là một ngành khoa học mới, tuy nhiên, những tư tưởng quản trị cũng đã tiến triển qua nhiều giai đoạn khác nhau Việc nghiên cứu các tư tưởng quản trị đã có trong lịch sử của ngành sẽ giúp chúng ta biết được những sai lầm trong quá khứ mà các nhà nghiên cứu đã gặp phải để trong hiện tại và tương lai chúng ta không còn mắc phải những sai lầm như vậy Quan trọng hơn nữa là chúng ta nắm bắt được nguyên nhân của những sai lầm đó để có thể có những sự cải thiện phù hợp cho công tác quản trị Đồng thời, chúng ta cũng có thể áp dụng những thành tựu mà các nhà nghiên cứu đã để lại
Thời gian xuất hiện và tồn tại của các tư tưởng quản trị được thể hiện ở hình 1.5
Trường phái quản trị hiện đại
Trường phái quản trị định lượng
Trường phái tâm lý xã hội
Trường phái quản trị cổ điển
Hình 1.5 Thời gian tiến triển của các tư tưởng quản trị
1.4.1 Trường phái quản trị cổ điển
Trường phái này tồn tại từ cuối thế kỷ XIX và đầu thế kỷ XX Các nhà nghiên cứu của trường phái này tập trung tìm kiếm các giải pháp mang tính hợp lý và khoa học để tổ chức thực hiện công việc một cách hiệu quả hơn Trong trường phái này có hai trường phái khác nhau: quản trị khoa học và quản trị hành chính
Cách tiếp cận này tồn tại trong giai đoạn năng suất được xem là điều rất quan trọng Các doanh nghiệp phát triển một cách nhanh chóng nhưng đồng thời cũng phải đối mặt với sự thiếu hụt lớn lực lượng lao động Do đó, những người nghiên cứu quản trị đã liên tục tìm cách để cải thiện hiệu suất của nhân viên Tiếp cận quản trị khoa học chính là tập trung vào việc làm sao để có thể nâng cao năng suất làm việc của công nhân Những nhà nghiên cứu quan trọng đã đóng góp vào kết quả của quản trị khoa học gồm có: Frederick Winslow Taylor, Frank và Lilian Gilbreth và Henry Gantt
Frederick Winslow Taylor (1856 – 1915), là một kỹ sư cơ khí Ông bắt đầu sự nghiệp của mình là một công nhân ở xưởng cơ khí nhỏ ở Philadelphia Sau đó ông chuyển sang làm với cương vị người giám sát tại công ty thép Midvale ở Philadelphia vào cuối những năm 1800, ông đã quan tâm đến những phương cách cải tiến sự vận hành của máy tiện Ông bắt đầu thu thập các sự việc và phân tích một cách khách quan Ông đã nghiên cứu công việc của từng công nhân tiện để phát hiện thật chính xác họ đã thực hiện công việc của mình như thế nào Ông đã nhận diện mọi khía cạnh của công việc và định lượng mọi cái có thể đo đạc được Mục đích của ông là cung cấp cho người thợ tiện những tiêu chuẩn khách quan, có căn cứ khoa học để xác định khối lượng công việc của một ngày
Với tác phẩm Các nguyên tắc quản trị khoa học (Principles of scientific management) xuất bản năm 1911 ở Mỹ đã đưa ông trở thành
“cha đẻ của quản trị khoa học” Ông đã chỉ ra những nhược điểm của quản trị thời bấy giờ:
(1) Thuê mướn công nhân trên cơ sở ai đến trước mướn trước, không lưu ý đến khả năng và nghề nghiệp của công nhân
(2) Công tác huấn luyện nhân viên hầu như không có hệ thống tổ chức học việc
(3) Công việc làm theo thói quen, không có tiêu chuẩn và phương pháp Công nhân tự mình định đoạt tốc độ làm việc
(4) Hầu hết các công việc và trách nhiệm đều được giao cho người công nhân
Trên cơ sở những điểm hạn chế, ông đã đưa ra 4 nguyên tắc quản trị khoa học:
1- Phát triển khoa học thay thế phương pháp, kinh nghiệm cũ cho từng yếu tố của công việc của một người
2- Tuyển chọn một cách khoa học, huấn luyện, dạy và bồi dưỡng công nhân (Trước kia các công nhân tự lựa chọn công việc cho mình và ra sức tập luyện.)
3- Hợp tác với công nhân để đảm bảo chắc chắn rằng mọi việc được làm đúng theo những gì khoa học đã phát triển
4- Thừa nhận rằng hầu như bao giờ cũng có sự chia đều công việc và trách nhiệm giữa những nhà quản trị và công nhân Những nhà quản trị đảm nhận tất cả những công việc thích hợp với mình hơn so với công nhân (Trước kia hầu như toàn bộ công việc và phần lớn trách nhiệm đều phó thác cho công nhân.)
Bốn nguyên tắc này đã trở thành đường lối chỉ đạo cơ bản của việc quản lý công việc của các cá nhân
Frank (1868 - 1924) và Lilian Gilbreth (1878 - 1972): hai vợ chồng đã kết hợp tài năng của mình để tạo ra những bước đột phá quan trọng trong việc đơn giản hóa công việc Frank là một kỹ sư với công việc đầu tiên là thợ nề nhưng ông là một người sáng ý Những kết quả quan sát các động tác của những người thợ nề lành nghề đã cho ông thấy rằng có nhiều cử động của họ có thể được kết hợp lại hoặc là bỏ, ví dụ như cúi, với, khom lưng, cầm bay san vữa,… Công việc nề có thể đơn giản hóa và sản lượng có thể tăng lên Ông đã đi tiên phong trong việc sử dụng các bức ảnh thao tác để nghiên cứu và sắp xếp hợp lý các thao tác làm việc Ông đã mở đường cho đơn giản hóa công việc bằng sự phân chia công việc thành các loại thao tác bằng tay khác nhau Ví dụ như ông đã đề nghị giảm thiểu đi các thao tác thừa để nhằm tăng năng suất làm việc cũng như giảm sự mệt mỏi cho công nhân
Sau khi ông qua đời, vợ của ông, bà Lilian đã tiếp tục công việc của chồng và tập trung nhiều hơn vào khía cạnh con người của kỹ thuật công nghiệp Bà đưa ra ý tưởng về việc công nhân cần được làm việc trong điều kiện đảm bảo an toàn, có số ngày làm việc tiêu chuẩn, được nghỉ giải lao giữa giờ và được nghỉ ăn trưa vào giờ quy định
Henry Laurence Gantt (1861 - 1919): ông là cộng sự của
Taylor, một kỹ sư trẻ, cũng như Taylor hay hai vợ chồng Gilbreth, Gantt cũng quan tâm đến vấn đề năng suất ở cấp phân xưởng sản xuất Đóng góp quan trọng của Gantt cho quản trị khoa học là sơ đồ thể hiện mối quan hệ giữa công việc đã dự kiến và đã hoàn thành trên một trục với thời gian được thể hiện ở trục kia Cho đến hiện nay, sơ đồ Gantt vẫn được sử dụng cho việc lên lịch tiến độ công việc
Trường phái quản trị khoa học có nhiều đóng gióp cho sự phát triển của tư tưởng quản trị Trước tiên, họ đã coi quản trị là một đối tượng nghiên cứu khoa học Còn đối với thực tiễn, họ đã phát triển các kỹ năng quản trị qua phân công công việc và chuyên môn hóa quá trình lao động, hình thành quy trình sản xuất dây chuyền Đồng thời nêu cao tầm quan trọng của việc tuyển chọn và huấn luyện nhân viên, áp dụng hình thưởng vật chất để tăng năng suất, tìm kiếm những phương pháp hữu hiệu nhất để hoàn thành công việc
Nhờ những đóng góp này mà các doanh nghiệp bấy giờ đã tìm ra cho mình con đường để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất Và cho đến ngày nay, trường phái quản trị khoa học vẫn được công nhận và áp dụng trong nhiều công ty
Tuy nhiên, tư tưởng quản trị khoa học chỉ có thể áp dụng trong một môi trường ổn định, khó áp dụng trong môi trường phức tạp, có nhiều thay đổi vì họ đã bỏ qua việc nghiên cứu tính đặc thù của môi trường và chỉ chú trọng đến vấn đề kỹ thuật, cố gắng áp dụng những nguyên tắc quản trị phổ quát cho mọi hoàn cảnh Họ cũng đánh giá thấp bản chất cũng như nhu cầu xã hội của con người cho nên vấn đề nhân bản trong quản trị ít được quan tâm
Trường phái quản trị hành chính phát triển những nguyên tắc quản trị chung cho cả một tổ chức Năm 1916, Henry Fayol (1841 - 1925) đã xuất bản cuốn Quản trị công nghiệp tổng quát đề cập đến các nguyên tắc quản trị
Fayol là nhà quản trị của một công ty than lớn Ông đã tìm cách phát hiện ra những nguyên tắc quản trị quyết định “tính hợp lý và trật tự làm việc tốt” của công ty đó Fayol không tìm tìm kiếm những nguyên tắc chỉ đạo cố định mà tìm kiếm những phương châm chỉ đạo cách tư duy Theo ông, việc quyết định tính phù hợp của một nguyên tắc đối với một tình huống cụ thể là nghệ thuật quản lý Ông tin rằng số nguyên tắc thì có thể là bất kỳ, ông chỉ mô tả những nguyên tắc mà ông hay áp dụng nhiều nhất theo kinh nghiệm của mình Những nguyên tắc này không trả lời câu hỏi chúng cần được sử dụng nhiều đến mức độ nào và đồng thời ông cũng nhấn mạnh rằng tính cách đạo đức của những nhà quản trị quyết định chất lượng của các quyết định của họ
(1) Phân chia lao động Công việc phải được phân chia rồi lại chia nhỏ nữa thành những yếu tố nhỏ nhất có thể thực hiện được để tận dụng những lợi thế của việc chuyên môn hóa
(2) Sự tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm Mỗi người làm việc cần được trao quyền hạn đủ để thực hiện trách nhiệm của công việc được giao