Chương 4. CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH
4.1. Tổng quan về chức năng hoạch định
Hoạch định là một trong những chức năng của quản trị, liên quan đến việc tạo ra một chuỗi các kế hoạch hay các hoạt động chiến lược, nhằm đạt đến mục tiêu chung của tổ chức. Như vậy, có thể hiểu đơn giản hoạch định là việc ấn định mục tiêu và vạch ra những biện pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó.
Mục tiêu là những mong đợi mà nhà quản trị muốn đạt được cho tổ chức của mình tại một thời điểm hay sau một khoảng thời gian nhất định.
Mục tiêu được xem là nền tảng của hoạch định, vì vậy, việc xác định mục tiêu rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Mục tiêu mặc dù là những cột mốc cụ thể, nhưng cũng có thể linh hoạt thay đổi tùy vào hoàn cảnh của doanh nghiệp.
Các yêu cầu cơ bản của một mục tiêu (SMART)
- S (Specific): một mục tiêu đưa ra phải cụ thể, rõ ràng. Trả lời những câu hỏi (6W) sau có thể giúp bạn thiết lập được một mục tiêu cụ thể:
+ What: bạn muốn đạt được điều gì hay phải làm điều gì + Why: tại sao phải thực hiện/hay phải đạt được điều đó + Who: ai sẽ thực hiện hay những ai liên quan
+ Where: ở đâu
+ When: lịch trình thời gian như thế nào
+ Which: những yêu cầu hay điều kiện ràng buộc nào
- M (Measurable): mục tiêu đưa ra phải có tính đo lường được. Như vậy, bạn phải đưa ra được cách tính hay cách đo lường cho các tiêu chí và phải xác định những định mức/hay con số cho những tiêu chí đó, tức là phải đạt được bao nhiêu (ở tiêu chí đó) thì bạn mới đạt được mục tiêu.
- A (Attainable): việc xác định mục tiêu mặc dù dựa trên mong muốn của doanh nghiệp, nhưng phải xét đến khả năng, tình hình thực tế hay những triển vọng của doanh nghiệp và những tác động của môi trường bên ngoài.
- R (Realistic): Một mục tiêu đặt ra phải phản ánh triển vọng hay khả năng có thể đạt được của doanh nghiệp, dựa trên tình hình phát triển hiện tại của doanh nghiệp. Đặt mục tiêu quá thấp sẽ không tạo được động lực giúp doanh nghiệp phát triển. Ngược lại, đặt mục tiêu quá cao thường đòi hỏi nhiều nỗ lực và đôi khi có thể gây áp lực cho người lao động.
- T (Timely): Việc xác định mục tiêu phải gắn liền với việc ấn định lịch trình thời gian cụ thể. Bạn phải xác định rõ bạn phải làm và đạt được những gì ở những mốc thời gian nào và bạn sẽ hoàn thành mục tiêu ở thời điểm nào.
4.1.2. Vai trò của chức năng hoạch định
- Trong quá trình hoạch định, các nhà quản trị sẽ có được bức tranh tổng thể về môi trường hoạt động của doanh nghiệp mình, nhờ đó mà dự báo được các tình huống hay những rủi ro có thể có trong tương lai.
- Hoạch định hỗ trợ các nhà quản trị trong việc đề ra những kế hoạch sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên hạn chế và đối phó với tính không chắc chắn của môi trường.
- Hoạch định còn giúp phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra nhằm làm cho các hoạt động trong tổ chức diễn tiến đúng với mục tiêu, kế hoạch của tổ chức.
4.1.3. Các cấp hoạch định
- Hoạch định chiến lược: là một dạng hoạch định tổng thể toàn doanh nghiệp, trong đó, xác định rõ tầm nhìn, mục tiêu, sứ mệnh của doanh nghiệp. Các nhà quản trị sẽ dựa vào bản hoạch định chiến lược để đưa ra những bản hoạch định tác nghiệp thường trực cho bộ phận của mình. Hoạch định chiến lược thường do nhà quản trị cấp cao thực hiện, với những hoạt động, các biện pháp lớn mang tính dài hạn.
+ Tầm nhìn: Tầm nhìn của một doanh nghiệp được hiểu là hình ảnh hay hình tượng lý tưởng trong tương lai mà doanh nghiệp đó muốn trở thành.
+ Sứ mệnh: Bản tuyên bố sứ mạng của doanh nghiệp giải thích lý do tồn tại, ý nghĩa của sự tồn tại và các hoạt động của tổ chức. Vì vậy, việc xác định sứ mạng của công ty sẽ tạo cơ sở cho việc lựa chọn đúng mục tiêu và chiến lược công ty, tạo lập, củng cố hình ảnh công ty.
- Hoạch định tác nghiệp: dựa trên những kế hoạch, mục tiêu dài hạn mà nhà quản trị cấp cao đề ra, các nhà quản trị cấp dưới sẽ lập ra những kế hoạch thường trực chi tiết hơn, những chương trình hành động cụ thể và đưa ra những quyết định ngắn hạn cho bộ phận của mình, ví dụ như triển khai ngân sách đối với mỗi phòng ban, lập kế hoạch sản xuất tác nghiệp, v.v…
+ Chương trình: gồm một loạt các hoạt động quy định những bước hành động chính để đạt đến mục tiêu. Ở mỗi bước hoạt động, liệt kê rõ đơn vị hay cá nhân chịu trách nhiệm và thứ tự ưu tiên, cũng như thời gian hoàn thành các hành động.
+ Dự án: là những phần nhỏ tách biệt của chương trình, có tính hướng dẫn cụ thể về công việc và thời gian.
+ Ngân sách: là bản tường trình nguồn tài chính, các dòng tiền đối với từng hoạt động cụ thể trong khoảng thời gian nhất định.
+ Chính sách: là những hướng dẫn tổng quát phục vụ cho việc ra quyết định và hướng dẫn tư duy của nhân viên vào mục tiêu của doanh nghiệp, tổ chức, ví dụ như chính sách an toàn vệ sinh thực phẩm, v.v…
+ Thủ tục: là những quy định, hướng dẫn chi tiết để thực hiện chính sách, giúp nhân viên biết cách hành động để thực hiện công việc một cách nhất quán.
+ Quy định: là những xác định rằng những việc nào phải làm và không được làm trong những tình huống cụ thể.
4.1.4. Tiến trình hoạch định cơ bản
Một tiến trình hoạch định có thể bao gồm các bước cơ bản sau:
1. Xác định sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức 2. Phân tích môi trường hoạt động của doanh nghiệp 3. Xây dựng và lựa chọn kế hoạch chiến lược 4. Thực hiện kế hoạch
5. Kiểm tra và đánh giá kết quả
Bước 1: Xác định sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức
Sứ mệnh của tổ chức phản ánh những lý do mà tổ chức tồn tại và phát triển. Vì vậy, việc xác định mục tiêu của tổ chức phải dựa trên sứ mệnh của tổ chức đó. Mục tiêu của tổ chức có thể thay đổi, tùy vào sự tác động và thay đổi của môi trường hoạt động. Tuy nhiên, nó phải được xác định rõ ràng và thông tin cho mọi người liên quan, để đảm bảo mọi người đều thống nhất mục tiêu chung và nắm rõ các kế hoạch hành động.
Bước 2: Phân tích môi trường hoạt động của doanh nghiệp Việc phân tích môi trường hoạt động của doanh nghiệp giúp doanh nghiệp đánh giá lại những điểm mạnh, điểm yếu của mình và nhận dạng được những cơ hội, nguy cơ ở hiện tại và tương lai.
Doanh nghiệp có thể phân tích và đánh giá môi trường bên ngoài thông qua việc xây dựng ma trận đánh giá các yếu tố bên ngoài EFE (External Factor Evaluation), từ đó, xác định được những yếu tố nào sẽ ảnh hưởng mạnh mẽ nhất đối với doanh nghiệp, doanh nghiệp đang phản ứng tích cực với những yếu tố nào và còn phản ứng hạn chế ở những yếu tố nào.
Song song đó, việc phân tích và đánh giá môi trường bên trong thông qua việc xây dựng ma trận đánh giá các yếu tố bên trong IFE (Internal Factor Evaluation), sẽ giúp doanh nghiệp xác định được những điểm mạnh để tiếp tục phát huy và những điểm yếu để khắc phục.
Bước 3: Xây dựng và lựa chọn kế hoạch chiến lược
Ở bước này, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ xây dựng và lựa chọn chiến lược để phác thảo nhiều giải pháp chiến lược và thực hiện đánh giá các chiến lược, sau đó sẽ lựa chọn lại chiến lược phù hợp nhất. Một số công cụ để xây dựng và lựa chọn chiến lược thường được sử dụng như IE, SWOT, BCG, GE, QSPM, v.v...
Bước 4: Thực hiện kế hoạch
Với chiến lược đã đưa ra, doanh nghiệp sẽ đưa ra các kế hoạch chi tiết hơn cho các bộ phận và triển khai các kế hoạch đó. Trong quá trình thực hiện kế hoạch, doanh nghiệp cũng không ngừng đánh giá lại, hoạch định và điều chỉnh các hoạt động để đi đến mục tiêu cuối cùng.