Chương 7. CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT
7.5. Các công cụ kiểm soát
Giám sát trực tiếp là công cụ kiểm soát cổ điển được áp dụng rộng rãi trong đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, kiểm soát chất lượng sản phẩm trên dây chuyền, v.v… Theo đó, nhà quản trị sẽ giám sát trực tiếp nhân viên của mình và quan sát xem các hoạt động, nhiệm vụ có được thực hiện đúng như kế hoạch hay không nhằm nắm bắt được thông tin nhanh chóng về những hoạt động đang diễn ra và đưa ra những nhận định cá nhân để điều chỉnh kịp thời.
Tuy nhiên, việc giám sát đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức về hoạt động, nhiệm vụ của nhân viên cấp dưới, cũng như phải có thái độ khách quan, công bằng khi đánh giá, nên cần có sự giao tiếp thường xuyên giữa nhà quản trị với nhân viên để việc đánh giá được chính xác khách quan và có sự phản hồi cho nhân viên để họ tự điều chỉnh kịp thời.
7.5.2. Các báo cáo tài chính
Các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập hay báo cáo lưu chuyển tiền tệ, v.v… thường trình bày những khoản thu chi bằng tiền cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, với các khoản mục như nguyên vật liệu, chi phí lao động, tài sản, doanh thu, v.v… Dựa trên các báo cáo tài chính cũng như phân tích các tỷ số tài chính, nhà quản trị có thể theo dõi và đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh trong hai hay nhiều thời kỳ hoặc có thể dùng để so sánh với các doanh nghiệp khác để biết được hoạt động kinh doanh của mình có hiệu quả hay không, nhằm có những điều chỉnh cần thiết.
Một số tỷ số tài chính thường được doanh nghiệp sử dụng là:
- Tỷ lệ sinh lời trên tổng ngân quỹ đầu tư (tính sinh lợi) là tỷ số có ý nghĩa rất quan trọng bởi nó cho thấy hiệu quả sử dụng các loại tài sản của doanh nghiệp.
- Tỷ số luân chuyển tài sản lưu động (tính thanh khoản) chỉ rõ khả năng thanh toán các hóa đơn mua hàng, trả các khoản nợ ngắn hạn của doanh nghiệp.
- Tỷ số vòng quay hàng tồn kho (tỷ số hoạt động) cho thấy trong một năm doanh nghiệp quay vòng hàng tồn kho được bao nhiêu lần. Đo lường hiệu quả quản trị tồn kho.
- Hiện giá NPV, thời giá FV 7.5.3. Kỹ thuật phân tích thống kê
Kỹ thuật phân tích thống kê là kỹ thuật sử dụng các mô hình toán học (đồ thị, biến đổi miền, xác suất thống kê,…) dựa trên dữ liệu trong quá khứ và hiện tại để nhận định những sai lệch của hiện tại so với kế hoạch mục tiêu đã đưa ra hay đưa ra những dự báo xu hướng thị trường và xu thế phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.
Ngày nay, kỹ thuật này được sử dụng khá phổ biến trong nhiều lĩnh vực như tài chính, sản xuất, marketing, nhân sự,… Ví dụ như trong lĩnh vực tài chính, các chuyên gia thường sử dụng kỹ thuật này để phân tích thị trường chứng khoán và đoán biết xu thế của thị trường. Hay như trong sản xuất và quản trị chất lượng, nhà quản trị cũng có thể sử dụng kỹ thuật này (với các biểu đồ pareto, biểu đồ kiểm soát chất lượng,…) để phân tích hay tìm ra những sai lỗi nào gây thiệt hại nhiều nhất và những sai lỗi nào hay gặp nhất, để đưa ra các giải pháp khắc phục.
Hình 7.1. Biểu đồ kiểm soát chất lượng 7.5.4. Các kỹ thuật quản lý tiến độ công việc
Ngày nay, các kỹ thuật quản lý tiến độ công việc thường được áp dụng khá phổ biến trong việc lập kế hoạch và quản lý tiến độ dự án, nhằm giúp nhà quản trị có thể nắm bắt được diễn tiến của các công việc theo kế hoạch đã đưa ra.
Cụ thể, nhà quản trị có thể sử dụng các sơ đồ Gantt, sơ đồ CPM, sơ đồ PERT, v.v… để quản lý thời gian thực hiện công việc. Nó giúp nhà quản trị xác định những công việc cần làm, thời gian cần hoàn thành và những việc nào đã, đang, chưa hoàn thành hay trễ tiến độ theo kế hoạch nhằm đưa ra những giải pháp kịp thời nhất.
Hình 7.2. Sơ đồ Gantt của một dự án
Hình 7.3. Sơ đồ CPM của một dự án
Mỗi công cụ đều có những ý nghĩa và vai trò riêng của mình. Vì vậy, tùy vào đối tượng cần kiểm soát và khả năng của mình, mà doanh nghiệp có thể sử dụng một hay phối hợp nhiều công cụ với nhau.
TÓM LƯỢC CHƯƠNG 7
Kiểm soát là đo lường kết quả của các hoạt động được thực hiện và so sánh chúng với những tiêu chuẩn, kế hoạch đã được đề ra, để tìm ra những sai biệt và đưa ra các giải pháp nhằm điều chỉnh các hoạt động theo đúng mục tiêu chung của tổ chức.
Tiến trình kiểm soát là một hệ thống phản hồi liên tục, với ba bước sau: xây dựng các tiêu chí và tiêu chuẩn kiểm soát, thực hiện đo lường, điều chỉnh sai lệch. Tùy vào đối tượng được kiểm soát, mà nhà quản trị có thể xây dựng các tiêu chí kiểm soát khác nhau ở dạng định tính hay định lượng. Sau khi đo lường và phát hiện các sai lệch, nhà quản trị cần tìm ra nguyên nhân gây sai lệch, xác định tính chất tích cực hay tiêu cực của sai lệch để dự báo khả năng ảnh hưởng, tác động của những sai lệch nhằm điều chỉnh sai lệch.
Các loại hình kiểm soát: kiểm soát lường trước, kiểm soát trong khi thực hiê ̣n và kiểm soát sau khi thực hiện.
Kiểm soát lường trước loại kiểm soát nhằm tiên liệu các vấn đề có thể phát sinh trước khi các hoạt động được thực hiện để tìm cách năng ngừa các sai lệch có thể xảy ra.
Kiểm soát trong khi thực hiê ̣n là loại kiểm soát được tiến hành trong khi hoạt động đang xảy ra, nhằm giúp nhà quản trị có thể đánh giá (hoặc thẩm định) các hoạt động đang diễn ra để điều chỉnh kịp thời.
Kiểm soát sau khi thực hiện là loại kiểm soát được thực hiện sau khi hoạt động đã xảy ra.
Mỗi loại hình kiểm soát đều có ý nghĩa riêng của mình, chính vì vậy, trên thực tế, để đảm bảo công tác kiểm soát đạt hiệu quả, doanh nghiệp thường áp dụng cả ba loại hình kiểm soát nói trên.
Kiểm soát phải được thiết kế dựa trên mục tiêu chiến lược của tổ chức, phải được thực hiện khách quan tại những điểm trọng yếu và đảm bảo tính hiệu quả kinh tế cao nhất. Nhà quản trị phải có những đánh giá và đưa ra các hành động điều chỉnh, bài học kinh nghiệm nhằm ngăn ngừa khả năng sai lệch tái diễn.
Có nhiều công cụ hỗ trợ cho việc kiểm soát và đánh giá hoạt động của doanh nghiệp, như giám sát trực tiếp, báo cáo tài chính, kỹ thuật phân tích thống kê, kỹ thuật quản lý tiến độ công việc, v.v… Tùy vào đối tượng cần kiểm soát và khả năng của doanh nghiệp, mà có thể sử dụng một hay phối hợp các công cụ với nhau.
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 7 1. Nêu tiến trình thực hiện công tác kiểm soát?
2. Các nguyên tắc kiểm soát? Nếu vi phạm các nguyên tắc đó có thể dẫn tới những hệ quả gì? Cho ví dụ?
3. Có những loa ̣i hình kiểm soát nào? Ý nghĩa của từng loại hình kiểm soát với công tác quản trị?
4. Nhà quản trị có thể sử dụng những công cụ nào để tiến hành công tác kiểm soát?
TÌNH HUỐNG CHƯƠNG 7 Tình huống 1
Công ty FinFo là công ty chuyên sản xuất sữa bột dinh dưỡng cho trẻ em. Công ty đang chiếm lĩnh một thị phần khá lớn trên thị trường sữa Việt Nam. Vừa qua, báo chí đưa tin khoảng 50 em bé sau khi uống sữa của FinFo đã bị tiêu chảy, phải nhập viện. Nhiều người tiêu dùng bắt đầu nghi ngại sản phẩm của FinFo, khiến doanh thu của hãng sụt giảm nghiêm trọng.
Câu hỏi: Nếu bạn là chủ tịch công ty, bạn sẽ giải quyết thế nào?
Tình huống 2
Công ty Thacom là công ty tư vấn và kinh doanh các mặt hàng điện tử. Phòng kinh doanh của bạn đang dự định tuyển kỹ sư bán hàng (sales engineer), với công việc chủ yếu là tư vấn kỹ thuật và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm.
Hãy liệt kê các nhiệm vụ công việc chính của kỹ sư bán hàng.
Câu hỏi: Nếu bạn là trưởng phòng kinh doanh, bạn sẽ đưa ra những tiêu chí nào để đánh giá hiệu quả làm việc của kỹ sư bán hàng?