CÔNG TY CỔ PHẦN ABC Tp Hồ Chí Minh QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG Ký hiệu Phiên bản Ngày ban hành Soạn thảo Xem xét Phê duyệt Hà Nội, 15/02/2008 QUI CHẾ MUA SẮM VÀ QUẢN LÝ TÀI SẢN Mã số QC/QLTS/07 Phiên bản Ver[.]
Trang 1
CÔNG TY CỔ PHẦN ABC
Tp Hồ Chí Minh
QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG
Ngày ban hành :
Trang 2Quy trình tuyển dụng
Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu
2
Trang 3Quy trình tuyển dụng
I MỤC ĐÍCH
Quy định phương pháp tiếp cận khi chọn lựa nhân sự mới trong Công ty nhằm đảm bảo việc lựa chọn ứng viên:
- Công bằng, hiệu quả và kịp thời;
- Có năng lực tốt phù hợp nhất của vị trí công việc cần và phù hợp với văn hóa của tổ chức;
- Tạo thương hiệu tuyển dụng mạnh trên thị trường lao động;
- Giảm tải công việc hành chánh;
- Xây dựng tổ chức đáp ứng nhu cầu định biên nhân sự hàng năm
II PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng đối với tất cả vị trí tuyển dụng thuộc các đơn vị (tổ, nhóm, phòng ban, chi nhánh) trong công ty
III ĐỊNH NGHĨA & CHỮ VIẾT TẮT
1 Định nghĩa:
- Trưởng đơn vị: Được hiểu là người được giao trách nhiệm đứng đầu một tổ, nhóm, phòng
ban, chi nhánh tùy theo hệ thống phân cấp vị trí
- Người quản lý tuyển dụng: Được hiểu là những người chịu trách nhiệm tham gia trực tiếp
quá trình tuyển dụng ở mỗi vị trí bao gồm: Tổng Giám đốc/ Giám đốc điều hành/ Trưởng Phòng HCNS/ các Trưởng đơn vị/ Chuyên viên Nhân sự
- Định biên nhân sự: Là kế hoạch tổng thể về chức danh công việc, số lượng nhân sự (người)
của mỗi vị trí cần đáp ứng để đơn vị hoàn thành các mục tiêu công việc, ngân sách quỹ lương theo từng Quý, từng Năm tùy theo tình hình hoạt động của Công ty Định biên nhân sự được lập và trình phê duyệt bởi Giám đốc điều hành và Tổng Giám đốc
- Cấu trúc phỏng vấn: Là quá trình đánh giá năng lực/khả năng của mỗi ứng viên được thực
hiện qua các vòng nhằm so sánh, đánh giá mức độ thực hiện công việc của ứng viên đối với
vị trí công việc Các vòng phỏng vấn được thiết kế để tìm hiểu các kỹ năng, kiến thức, mức
độ hiểu biết, thái độ, các trải nghiệm, giá trị của các ứng viên theo các tiêu chuẩn chung được xác định bởi Bản mô tả công việc yêu cầu
- Đơn vị: Được hiểu trong quy trình là các tổ, nhóm, phòng ban, chi nhánh.
2 Chữ viết tắt:
- TGĐ : Tổng Giám Đốc
- GĐĐH : Giám đốc điều hành
- CVTD : Chuyên viên tuyển dụng
- TP.HCNS: Trưởng phòng hành chính nhân sự
- TBP: Trưởng các đơn vị
- CBNV:Tất cả Cán Bộ Nhân viên (bao gồm cả những Nhân sự đang trong giai đoạn học việc
và thử việc) không bao gồm Ban giám đốc
IV TRÁCH NHIỆM TRONG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG
- Trưởng phòng hành chính nhân sự là người có trách nhiệm quản lý, hướng dẫn, đánh giá quá trình thực hiện quy trình
- Chuyên viên tuyển dụng chịu trách nhiệm triển khai thực hiện đảm bảo quu trình áp dụng hiệu quả trong thực tế
- CBNV thực hiện các hoạt động phải tuân thủ các bước, các quy định của quy trình
V ĐO LƯỜNG
3
Trang 4Quy trình tuyển dụng
- Tuyển chọn người phù hợp cho công việc, văn hóa tổ chức, giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc trên nhân sự tuyển vào
- Cung cấp nhân sự chủ động, cân bằng nguồn lực, đáp ứng thời gian
- Tiết kiểm chi phí nhân sự (như chi phí tiền lương cho nhân sự vào không phù hợp nghỉ, chi phí tuyển dụng, chi phí lương của những quản lý tuyển dụng, chi phí hành chánh)
- Thương hiệu Công ty ngày càng mạnh tạo uy tín lớn trên thị trường lao động
VI QUY ĐỊNH CHUNG
1 Thời gian đáp ứng vị trí tuyển dụng:
- Thời gian đáp ứng của mỗi vị trí được tính từ ngày Phòng nhân sự nhận được yêu cầu đúng quy trình đến ngày ứng viên nhận việc
- Việc quy định khung thời gian nhằm tạo sự chủ động, xác lập cam kết tiếp nhận và cung cấp nhân sự cho các đơn vị trong quá trình thực hiện Vượt khung thời gian này được xem là trễ hạn
Tuy nhiên cũng có một số vị trí công việc mang tính chất đặc thù, trong khoảng thời gian đặc biệt thì sẽ tùy vào tình hình mà không áp dụng khung thời gian đáp ứng như dưới đây.
- Khung thời gian đáp ứng quy trình tuyển dụng như sau:
STT Chức danh công việc Khung thời gian đáp ứng tuyển
dụng
1 Các chức danh công việc thuộc cấp nhân viên, chuyên
viên
3- 10 ngày
2 Các chức danh công việc thuộc cấp Giám đốc, Trưởng
đơn vị
Từ 15 ngày đến 30 ngày
2 Thương hiệu và hình ảnh Công ty:
- Những quảng cáo bên ngoài phải ở trong cùng một định dạng như quy định Nếu chuyên viên nhân sự không chắc chắn về các định dạng, có thể yêu cầu tham vấn từ trưởng phòng nhân sự hoặc người được ủy quyền trước khi ban hành ra bên ngoài để đảm bảo tính thống nhất Tất
cả các hoạt động phỏng vấn đều phải tuân theo những bước trong quy trình tuyển dụng
- Phòng Hành chính nhân sự là đơn vị chịu trách nhiệm triển khai xây dựng thương hiệu, hình ảnh nhà tuyển dụng công ty, quản lý thông tin đăng tuyển, danh sách ứng viên vị trí quan trọng
3 Xây dựng tổ chức từ bên trong:
- Khi xem xét 2 ứng viên với trình độ chuyên môn ngang bằng nhau và một trong hai người là nhân viên hiện thời đang làm việc với công ty thì ứng viên đó sẽ được ưu tiên hơn
- Khi xem xét 2 ứng viên với trình độ chuyên môn ngang bằng nhau và một trong hai người là nhân viên lâu năm ở công ty thì ứng viên đó được ưu tiên hơn
- Người quản lý của họ được yêu cầu phải hỗ trợ nhu cầu phát triển của những nhân viên này
và hợp tác với những bộ phận liên quan tạo cơ hội, điều kiện thuận lợi nhất để họ ứng tuyển thành công
4 Quản lý và phân cấp tuyển dụng:
- Trưởng phòng HCNS là người quản lý tất cả các thông tin tuyển dụng, từ nhu cầu, đăng tuyển, quá trình đánh giá lưa chọn ứng viên theo chính sách, quy trình
- Chuyên viên nhân sự là đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện tuyển dụng theo phân cấp, lập tập hợp, thống nhất các thông tin tuyển dụng và báo cáo phân tích quá trình thực hiện tuyển dụng của toàn công ty Chuyên viên nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện tuyển dụng theo phân cấp,
4
Trang 5Quy trình tuyển dụng
tiếp nhận kiểm tra tính chính xác tất cả hồ sơ nhân sự của ứng viên và lưu trữ các thông tin theo quy định Thực hiện các báo cáo, cập nhật tình hình tuyển dụng định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của Trưởng phòng HCNS
- Để đảm bảo cân đối ngân sách, mặt bằng và quỹ lương của Công ty thì chuyên viên nhân sự hoặc người được Ban Giám đốc ủy quyền là người chịu trách nhiệm đàm phán chốt mức lương với ứng viên theo mức khung lương đưa ra của TP.HCNS hoặc phê duyệt của Ban Giám đốc
- TP.HCNS chịu trách nhiệm tuyển dụng tất cả các vị trí từ cấp Trưởng đơn vị, Giám đốc, bác sĩ
- Chuyên viên nhân sự chịu trách nhiệm tuyển dụng từ cấp nhân viên
5 Đề xuất tuyển dụng:
- Đề xuất tuyển dụng không kể là lâu dài hay tạm thời, các đề xuất tuyển dụng phải được xem xét đánh giá:
Theo định biên nhân sự đã được phê duyệt
Trường hợp ngoài định biên nhân sự và chỉ được thực hiện khi có sự phê duyệt của Ban Giám đốc
Phải được cung cấp đầy đủ thông tin và hồ sơ theo biểu mẫu, quy định
- Phòng HCNS là đơn vị giám sát quá trình thực hiện đề xuất tuyển dụng tuân thủ quy trình và xem xét trước khi trình Ban Giám đốc phê duyệt các nhu cầu nhân sự phát sinh ngoài định biên
6 Lựa chọn và phê duyệt ứng viên:
- Quyết định chọn lựa không dựa trên tổng quan ngoại hình, tuổi tác, tôn giáo, giới tính, của ứng viên mà dựa vào quá trình đánh giá theo quy định tất cả các thành viên có liên quan tới quá trình chọn lựa các ứng viên
- Vì lí do đặc thù tất cả các vị trí chuyên môn liên quan đến Phẫu thuật thẩm mỹ, Y Khoa phải
do người được Ban Giám đốc chỉ định đánh giá đạt năng lực chuyên môn trước khi quyết định tuyển dụng ứng viên
VII.NỘI DUNG QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG
5
Trang 6CÔNG TY CỔ PHẦN ABC
Tp.HCM S&C_QT01/01
PHIẾU YÊU CẦU TUYỂN DỤNG Kính gửi: BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY Stt Chức danh Số lượng Độ tuổi Trình độ nghiệm Kinh ngữ/vi tính Ngoại cầu khác Các yêu Công việc Ngày cần
Ban Giám Đốc
Đồng ý Không đồng ý
………
………
………
Ngày :……… …/……….……/…… …
Ký tên:
Phòng Hành Chính Nhân Sự
…….………
………
………
Ngày :……… …/……….……/…… …
Ký tên:
Trưởng Phòng Yêu Cầu
Lý do :………
………
………
Ngày :……… …/……….……/…… …
Ký tên:
Phòng: ………Chi nhánh:………
Trang 7CÔNG TY CỔ PHẦN ABC
Tp.HCM
PHIẾU THÔNG TIN ỨNG VIÊN
1- VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN: ……….………
Mức lương đề nghị (VND / tháng): ……… VNĐ Ngày có thể bắt đầu làm việc: …… /……… / ……….
2- THÔNG TIN CÁ NHÂN: Họ và tên: ……….……… Giới tính: ……… Năm sinh: …… / …… / …………
CMND: ……… …… Ngày cấp: /……… /………… Nơi cấp: ………
Tôn giáo: ……… Quốc tịch: ……… Chiều cao : … ,……… m Cân nặng : ……… kg Tình trạng hôn nhân : Độc thân Có gia đình Góa vợ / chồng Li hôn 3- THÔNG TIN LIÊN HỆ: Số điện thoại nhà riêng: ……… ….… Số điện thoại di động: ……… ………
Thư điện tử: ………
Hộ khẩu thường trú: ……….………
………
Hộ khẩu tạm trú: ………
……….
………
4- THÔNG TIN LIÊN HỆ NGƯỜI THÂN ỨNG VIÊN LÚC KHẨN CẤP:
5- QUÁ TRÌNH HỌC TẬP
Tên trường đào tạo trình độ học
vấn cao nhất (THCS / THPT /
Trang 8CÔNG TY CỔ PHẦN ABC
Tp.HCM
PHIẾU THÔNG TIN ỨNG VIÊN
6- KHÓA ĐÀO TẠO KHÁC
Khóa học / Chương trình Cơ quan tổ chức Giấy chứng nhận Thời gian (Năm)
7- KHẢ NĂNG SỬ DỤNG NGOẠI NGỮ
Tiếng Anh
Ngoại ngữ khác:
……….
8- KHẢ NĂNG SỬ DỤNG TIN HỌC VĂN PHÒNG Word Excel Access Power Point Internet Email Khác : ………
9- CÁC KHẢ NĂNG KHÁC ………
………
………
………
………
10- NGƯỜI THÂN/ BẠN BÈ CỦA ỨNG VIÊN ĐANG LÀM VIỆC TRONG CÔNG TY?
Trang 9CÔNG TY CỔ PHẦN ABC
Tp.HCM
PHIẾU THÔNG TIN ỨNG VIÊN
11- KINH NGHIỆM LÀM VIỆC
Quá trình làm việc
Lý do thôi việc
12- NGƯỜI THAM KHẢO KINH NGHIỆM LÀM VIỆC
Họ và tên Đơn vị công tác Chức vụ Điện thoại di động Mối quan hệ
13- THÔNG TIN KHÁC VỀ ỨNG VIÊN
Vui lòng chọn một câu trả lời và đánh dấu “X” Có Không Diễn giải
Bạn có thể làm theo ca và tăng ca không?
Bạn có thể đi công tác theo điều động của Công ty không?
Bạn có dị tật bẩm sinh không?
Bạn có đang / từng bị bệnh tim mạch không?
14- CAM KẾT CỦA ỨNG VIÊN: Tôi cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính trung thực các thông tin nêu
trên.
Chữ ký của ứng viên Chữ ký của nhân viên nhận thông
tin
Chữ ký của nhân viên lưu thông
tin
Trang 10CÔNG TY CỔ PHẦN ABC
Tp.HCM
PHIẾU THÔNG TIN ỨNG VIÊN
(ký và ghi rõ họ tên)
………
Ngày : …… / …… /………
(ký và ghi rõ họ tên)
Chức vụ : ………
Ngày : …… / …… /………
(ký và ghi rõ họ tên)
Chức vụ : ………
Ngày : …… / …… /……
Trang 11PHIẾU ĐÁNH GIÁ PHỎNG VẤN
Họ tên ứng viên:
Vị trí dự tuyển:
Mức lương hiện tại:
Phòng ban/Bộ phận: ……… ………… Nơi làm việc: ……… Mức lương đề nghị: ………
Thang điểm Phỏng vấn lần 1 Phỏng vấn lần 2 Phỏng vấn lần 3
: Kém
: TB
: Khá
: Tốt
Ngày Người PV:
Chức vụ:
Bộ phận:
Ngày Người PV:
Chức vụ:
Bộ phận:
Ngày Người PV:
Chức vụ:
Bộ phận:
Đánh giá Đ i ể m Nhận xét Đ i ể m Nhận xét Điểm Nhận xét
Kiến thức
Kỹ năng
Kinh nghiệm
Thành tích CV
Định hướng CV
Phẩm chất cá
nhân
Khả năng hội
nhập
Điểm TB Đạt yêu cầu
Không đạt Đạt yêu cầu Không đạt Đạt yêu cầu Không đạt
Quyết định của
người Phỏng vấn
TD thử việc
So sánh với ứng viên khác
Từ chối
Khác
TD thử việc
So sánh với ứng viên khác
Từ chối
Khác
TD thử việc
So sánh với ứng viên khác
Từ chối
Khác
Chữ ký
DUYỆT TUYỂN DỤNG CỦA BAN GIÁM ĐỐC:
Lương thử việc: Thời gian thử việc:
Lương chính thức: Phụ cấp:
KÝ DUYỆT
Ngày/ Date: _/ _/ _
Trang 12THƯ MỜI NHẬN VIỆC (Đồng thời là Hợp Đồng thử việc)
Kính gửi: Anh/Chị:………
Địa chỉ:………
Ban Giám Đốc Công Ty….cám ơn Anh/Chị đã đến tham dự các buổi phỏng vấn trong thời gian vừa qua Qua trao đổi với Anh/Chị về yêu cầu công việc của Công Ty….và khả năng đáp ứng yêu cầu công việc của các Anh/Chị, Chúng tôi rất vui mừng và trân trọng thông báo chính thức mời Anh/Chị vào làm việc tại Công ty….với các điều khoản sau:
Vị trí Công việc:
Thuộc khối/phòng ban:
Báo cáo trực tiếp cho:
Nơi làm việc:
Ngày nhận việc:
Thời gian làm việc:
Thời gian thử việc: ……….tháng Từ ngày……… đến ngày………
Lương thử việc (gross) ………vnd/tháng (85% lương chính thức)
Lương chính thức (gross) ………vnd/tháng
Ghi chú: Trong thời gian thử việc, Anh/Chị không được hưởng phép năm, và công ty không tham gia BHXH cho
Anh/Chị Khi kết thúc thử việc, nếu đạt Anh/Chị sẽ chính thức trở thành thành viên của Công ty cổ phần Khơ Thị Skincare & Clinic và được hưởng đầy đủ mọi quyền lợi theo chính sách của Công ty quy định.
Rất hân hạnh được đón tiếp Anh/chị vào lúc 8h30 ngày……… tại:……….……… Xin vui lòng xác nhận đồng ý vào thư này và gửi lại P.HCNS Công ty trước ngày:……….……… Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ Ms……… – CV.Nhân sự, điện thoại ………… (exit:)……
Trân trọng,
TỔNG GIÁM ĐỐC
NGUYỄN THỊ THU HOÀI
Anh/Chị:……… xác nhận.
Ký tên:………ngày:…./… /……
Trang 13ĐÁNH GIÁ SAU THỬ VIỆC
Họ tên nhân viên:
………
Ngày nhận việc:
………
Vị trí công tác :………. Phòng ban:……….
I THANG ĐIỂM:
II ĐÁNH GIÁ
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
…
Tổng điểm:
Đạt yêu cầu (Tổng điểm thực hiện Tổng điểm yêu cầu)/
Không đạt yêu cầu (Tổng điểm thực hiện < Tổng điểm yêu cầu)
III ĐỀ NGHỊ/REQUEST
Ký kết Hợp đồng lao động chính thức
Chấm dứt thử việc, không ký kết Hợp đồng lao động
Gia hạn thời gian thử việc: 01 tháng 02 tháng khác
Ký kết Hợp đồng thời vụ
Ghi chú/Notes:
Nhân viên được đánh giá Cấp quản lý trực tiếp Phê duyệt TGĐ
Trang 14Họ tên:
Ý kiến (nếu có):………
………
………
Họ tên:
.
Ý kiến:
……….
………
………
Nguyễn Thị Thu Hoài