I. MỤC ĐÍCH Tăng cường công tác quản lý tiền mặt, quản lý công nợ tạm ứng nhằm sử dụng tiền vốn đúng mục đích, đúng việc. Xác định rõ trách nhiệm quyền hạn trong quá trình tạm ứng và quyết toán tiền tạm ứng. Lưu trữ chứng từ chặt chẽ và có hệ thống phục vụ cho việc theo dõi, thanh quyết toán đúng đối tượng, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Đảm bảo cho quá trình thanh toán các khoản chi phí mua ngoài được thực hiện theo một hệ thống và có kiểm soát theo mục đích kinh doanh chung của công ty. II. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG Áp dụng đối với tất cả CBNV đang làm việc tại Công ty. III. ĐỊNH NGHĨA CHỮ VIẾT TẮT: TGĐ : Tổng giám đốc GĐĐH : Giám đốc điều hành TBP : Trưởng bộ phận KTT : Kế toán trưởng KTTT : Kế toán thanh toán TQ : Thủ quỹ KSNB : Kiểm soát nội bộ NV : Nhân viên 1. QUY TRÌNH TẠM ỨNG QUYẾT TOÁN TẠM ỨNG A. LƯU ĐỒ Bước Trách nhiệm thực hiện LƯU ĐỒ TẠM ỨNG (sử dụng các ký hiệu theo quy ước ) Biểu mẫu áp dụng, tài liệu liên quan 1 NV Phiếu đề nghị tạm ứng 2 KTT GĐĐH TGĐ Phiếu đề nghị tạm ứng 3 KTTT Phiếu chi 4 TQ Phiếu chi 5 KTTT, TQ Phiếu chi Phiếu đề nghị tạm ứng Sổ theo dõi nợ tạm ứng Bước Trách nhiệm thực hiện LƯU ĐỒ QUYẾT TOÁN TẠM ỨNG (Sử dụng các ký hiệu theo quy ước) Biểu mẫu áp dụng Tài liệu liên quan 1 NV Phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng Các chứng từ phát sinh có liên quan 2 KTTT Phiếu đề nghị thanh toán Phiếu nhập kho, hoá đơn VAT,… 3 KTT TGĐ Phiếu đề nghị thanh toán 4 KTTT Phiếu chi Phiếu thu 5 TQ Phiếu chi Phiếu thu 6 KTTT, TQ Phiếu chi ,Phiếu thu, Phiếu đề nghị thanh toán,Phiếu nhập kho, hoá đơn VAT,… B. DIỄN GIẢI NỘI DUNG Bước Tên công đoạn Trách nhiệm thực hiện Mô tả thực hiện công đoạn (Làm điều gì làm như thế nào, nêu rõ: ở đâu ? lúc nào ? trong bao lâu ?) Chuẩn chấp nhận (Như thế nào là đạtđược đối với công đoạn) Biểu mẫu áp dụng, hồ sơ (Bằng chứng để lại) 1 Đề xuất NVTBP Trong quá trình kinh doanh phát sinh các nghiệp vụ kinh tê yêu cầu phải có tiền vốn để thực hiện, NV đề xuất cho tạm ứng tiền để thực thi nhiệm vụ, trình trưởng phòng duyệt. Ghi đúng, ghi đủ, các yêu cầu trong biểu mẫu lập sẵn, có ký tên của NV và trưởng phòng. Phiếu đề nghị tạm ứng
Trang 1CÔNG TY CỔ PHẦN ABC
QUY TRÌNH TẠM ỨNG - THANH TOÁN
Trang 2
Họ tên :
Ngày :
Họ tên :
BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
Ngày sửa đổi Vị trí Nội dung sửa đổi Lần sửa Ghi chú
Trang 3MỤC LỤC
1 Nội dung quy trình
3 Phiếu Đề nghị tạm ứng Văn bản Ký hiệu: S&C_QT01/01
4 Phiếu Đề nghị thanh toán tạm ứng Văn bản Ký hiệu: S&C_QT01/02
5 Phiếu Đề nghị thanh toán Văn bản Ký hiệu: S&C_QT01/03
Mẫu số: 02-TT (theo TT 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
Mẫu số: 02-TT (theo TT 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
Trang 4I MỤC ĐÍCH
- Tăng cường công tác quản lý tiền mặt, quản lý công nợ tạm ứng nhằm sử dụng tiền vốn đúng mục đích, đúng việc
- Xác định rõ trách nhiệm quyền hạn trong quá trình tạm ứng và quyết toán tiền tạm ứng
- Lưu trữ chứng từ chặt chẽ và có hệ thống phục vụ cho việc theo dõi, thanh quyết toán đúng đối tượng, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn
- Đảm bảo cho quá trình thanh toán các khoản chi phí mua ngoài được thực hiện theo một hệ thống
và có kiểm soát theo mục đích kinh doanh chung của công ty
II ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG
Áp dụng đối với tất cả CBNV đang làm việc tại Công ty
III ĐỊNH NGHĨA & CHỮ VIẾT TẮT:
- KTTT : Kế toán thanh toán
1 QUY TRÌNH TẠM ỨNG - QUYẾT TOÁN TẠM ỨNG
A LƯU ĐỒ
Bước Trách nhiệm thực hiện (sử dụng các ký hiệu theo quy ước )LƯU ĐỒ TẠM ỨNG Biểu mẫu áp dụng, tài liệu liên quan
ứng
2
- Phiếu đề nghị tạm
ứng
Phiếu đề nghị tạm ứng
Xem xét, duyệt
Trang 5- TGĐ
5 KTTT, TQ
- Phiếu chi
- Phiếu đề nghị tạm
ứng
- Sổ theo dõi nợ tạm
ứng
Bước Trách nhiệm thực hiện LƯU ĐỒ QUYẾT TOÁN TẠM ỨNG(Sử dụng các ký hiệu theo quy ước) Biểu mẫu áp dụng Tài liệu liên quan
1
NV
- Phiếu đề nghị thanh
toán tạm ứng
- Các chứng từ phát
sinh có liên quan
2
KTTT
- Phiếu đề nghị thanh
toán
- Phiếu nhập kho, hoá
đơn VAT,…
3
- Phiếu đề nghị thanh
toán
Phiếu chi tiền
Chi tiền
Lưu Hồ sơ
Đề nghị thanh toán
Kiểm tra , đối chiếu
Xem xét, Duyệt
Trang 6- TGĐ
- Phiếu thu
6 KTTT, TQ
- Phiếu chi ,Phiếu thu,
Phiếu đề nghị thanh toán,Phiếu nhập kho, hoá đơn VAT,…
Phiếu chi Phiếu thu
Chi hoặc thu tiền
Lưu Hồ sơ
Trang 7B DIỄN GIẢI NỘI DUNG
Bước Tên công đoạn Trách nhiệm
thực hiện
Mô tả thực hiện công đoạn
(Làm điều gì & làm như thế nào, nêu rõ: ở đâu ? lúc nào ? trong bao lâu ?)
Chuẩn chấp nhận
(Như thế nào là đạt/được đối với
công đoạn)
Biểu mẫu áp dụng,
hồ sơ (Bằng chứng
để lại)
Trong quá trình kinh doanh phát sinh các nghiệp vụ kinh tê yêu cầu phải có tiền vốn để thực hiện, NV đề xuất cho tạm ứng tiền để thực thi nhiệm vụ, trình trưởng phòng duyệt
Ghi đúng, ghi đủ, các yêu cầu trong biểu mẫu lập sẵn, có ký tên của NV và trưởng phòng
Phiếu đề nghị tạm
ứng
2 Quyết định GĐĐH, TGĐ Xem xét và quyết định cho tạm ứng Ký duyệt tạm ứng Phiếu đề nghị tạmứng
họ tên người tạm ứng tiền Phiếu chi
4 Thực hiện TQ Căn cứ vào phiếu chi, chi tiền cho nhân viên Người nhận tiền ký nhận và ghi rõ họ tên. Phiếu chi
5 Thực hiện KTTT, TQ Lưu đầy đủ Hồ sơ tạm ứng tiềnHạch toán vào tài khoản kế toán, ghi chép sổ
sách đúng đối tượng
Hồ sơ lưu đầy đủ, có thứ tự, dễ tìm kiếm khi cần thiết
Trang 8Nhu cầu thanh toán
2 QUY TRÌNH THANH TOÁN
LƯU ĐỒ
Bước THANH TOÁN LƯU ĐỒ Trách nhiệm thực hiện
Biểu mẫu áp dụng Tài liệu liên quan
Mô tả thực hiện công đoạn
(Làm điều gì & làm như thế nào, nêu rõ: ở đâu ? lúc nào ? trong
bao lâu ?)
- Hóa đơn
- Hợp
đồng/bảng báo giá
- BB giao
nhận
- Các chứng
từ liên quan
- Khi có nhu cầu thanh toán cần
các chứng từ gồm:
+ Phiếu đề nghị thanh toán + Tờ trình được TBP/KSNB/KTT/ GĐĐH/TGĐ ký duyệt
+ Các chứng từ gốc và 01 bản sao kèm theo: Hóa đơn…
+ Hợp đồng kinh tế + Các chứng từ kèm theo khác
- Phiếu đề
nghị thanh toán
- Chứng từ
liên quan
- Người có nhu cầu lập Phiếu đề
nghị thanh toán trình TBP ký duyệt (ghi rõ số tiền đã tạm ứng nếu có)
3
KSNB - Bộ chứng từđề nghị
thanh toán
- KSNB kiểm tra hồ sơ, số liệu đã
tạm ứng (nếu có) và chuyển cho KTT ký duyệt Nếu không đồng ý thì ghi rõ lý do và trả lại cho người có nhu cầu thanh toán
4
- ĐĐH/
TGĐ
- Bộ chứng từ
đề nghị thanh toán
- Trình KTT => GĐĐH/TGĐ ký
duyệt
- Nếu không đồng ý thì ghi rõ lý do
và trả lại cho người có nhu cầu thanh toán
- Căn cứ chứng từ đề nghị thanh
toán đã được duyệt, KT lập phiếu
và hạch toán
- TQ
- Bộ chứng từ
đề nghị thanh toán
- KTTT lập phiếu chi/UNC => TQ
chi tiền/KT thanh toán chuyển Ngân hàng
Lập phiếu đề nghị
thanh toán
Duyệt
Nhận, kiểm tra chứng
từ thanh toán
Lập phiếu chi, UNC
Trang 9Bước LƯU ĐỒ
THANH TOÁN
Trách nhiệm thực hiện
Biểu mẫu áp dụng Tài liệu liên quan
Mô tả thực hiện công đoạn
(Làm điều gì & làm như thế nào, nêu rõ: ở đâu ? lúc nào ? trong
bao lâu ?)
6
- TQ
- KT
- Người có nhu
cầu thanh toán
- Bộ chứng từ
đề nghị thanh toán
- Phiếu thu
- Phiếu chi
- UNC
- Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi
được duyệt TQ sẽ thu, chi tiền và ghi vào sổ quỹ
- Phiếu thu, phiếu chi được lập 03
liên: người thanh toán: 01 liên, TQ: 01 liên, KT 01 liên
- UNC được ký và đóng dấu, KT
ngân hang chuyển UNC ra ngân hàng thanh toán Ngân hàng báo
nợ trong tài khoản, KT lập phiếu báo nợ
- KTT
- Sổ kế toán
- Sổ quỹ
- Báo nợ
- Các báo cáo
khác
- Hàng ngày, KTTT đối chiếu số
dư tiền mặt với TQ thông qua sổ quỹ và lưu lại chứng từ đối chiếu
- KT ngân hàng đối chiếu với sổ
phụ ngân hàng
- TQ báo cáo tồn quỹ mỗi ngày cho
KTT
Kết
- Chứng từ đề
nghị thanh toán
- Phiếu chi
- Phiếu thu
- Báo nợ
- Sổ sách
- KT lưu hóa đơn, chứng từ liên
quan đến thanh toán
IV LƯU HỒ SƠ
3 Phiếu Đề nghị thanh toán tạm ứng Ký hiệu: S&C_QT03/03
4 Phiếu Đề nghị thanh toán Ký hiệu: S&C_QT03/04
Thu – Chi tiền
Đối chiếu, kiểm
tra số liệu, báo cáo
Lưu hồ sơ
