BIỂU CHẤM ĐIỂM 5S (Dành cho khối Hành chính, văn phòng) Phương thức Vòng tròn số điểm tương ứng sao cho phù hợp với các vấn đề, nội dung, bằng chứng đã quan sát được tại vị tríkhu vực đó Thang điểm Không có bằng chứng tốt nào (1điểm); chỉ có một ít bằng chứng tốt (2điểm); có một số bằng chứng tốt ở vị tríkhu vực (3điểm); có khá nhiều bằng chứng tốt (4điểm); bằng chứng tốt có thể.
Trang 1CT TNHH LƯƠNG THỰC MIỀN TRUNG
BỆNH VIỆN ĐA KHOA CỬA ĐÔNG
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BIỂU CHẤM ĐIỂM 5S
(Dành cho khối Hành chính, văn phòng)
Phương thức: Vòng tròn số điểm tương ứng sao cho phù hợp với các vấn đề, nội
dung, bằng chứng đã quan sát được tại vị trí/khu vực đó
Thang điểm: Không có bằng chứng tốt nào (1điểm); chỉ có một ít bằng chứng tốt
(2điểm); có một số bằng chứng tốt ở vị trí/khu vực (3điểm); có khá nhiều bằng chứng
tốt (4điểm); bằng chứng tốt có thể thấy ở mọi nơi, không có ngoại lệ nào (5điểm)
Căn cứ: Dựa vào các nội dung thực hành 5S và các câu hỏi đánh giá dưới đây, đánh
giá viên tiến hành đánh giá khu vực được phân công
Bước 1 Sàng lọc (SEIRI)
Đánh giá yêu cầu về Sàng lọc tại khu vực bao gồm: Phân loại thứ cần thiết
và không cần thiết Những thứ không cần thiết phải được loại bỏ khỏi khu
vực làm việc hoặc được bố trí ở nơi thích hợp, được phân biệt, nhận biết
rõ ràng và không gây cản trở công việc.
Điểm
1 Có thấy bất cứ bằng chứng nào về sự tồn tại của những thứ không cần thiết
tại khu vực làm việc không? (v/d: thông tin, tài liệu đã lỗi thời nhưng không
được cập nhật; hồ sơ quá hạn lưu trữ không được hủy bỏ; vật dụng, văn phòng
phẩm, thiết bị văn phòng, đồ dùng cá nhân… đã hư hỏng / hết giá trị sử
dụng… nhưng không được phân biệt và/hoặc loại bỏ)
Cụ thể:
2 Nếu có, chúng có được nhận biết một cách trực quan để có thể dễ dàng phân
biệt với những thứ cần thiết, còn giá trị sử dụng trong cùng khu vực không? 1 2 3 4 5
Điểm
Cụ thể:
3 Có bằng chứng nào về việc đã xác định số lượng các vật dụng, phương tiện
cần cho công việc/ hoạt động trong khu vực này để không gây ra lãng phí “lưu
kho quá mức cần thiết” không (ví dụ: lượng văn phòng phẩm, giấy in, mực
in…)?
Cụ thể:
Bước 2 Sắp xếp (SEITON)
Đánh giá việc Sắp xếp mọi thứ cần thiết ở nơi làm việc còn lại sau khi Sàng
lọc, để xem xét liệu chúng được sắp xếp ngăn nắp, đúng vị trí, với số lượng
cần thiết và thuận tiện cho việc dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại đúng chỗ ban đầu
và đảm bảo các tiêu chuẩn an toàn cho nơi làm việc một cách trực quan.
Điểm
4 Các phương tiện hỗ trợ sắp xếp, lưu trữ tài liệu/ hồ sơ, vật dụng, công cụ …
trong khu vực (ví dụ: tủ, kệ, giá, bàn…) có được nhận biết, phân biệt một cách
trực quan, có tính hệ thống không? (ví dụ: đánh số, gán màu sắc, kẻ vạch… để
xác định thứ tự, vị trí, số lượng…)
Cụ thể:
5 Hệ thống tài liệu, hồ sơ, sách tham khảo… (dạng bản cứng) có được thiết lập
thành các file, folder dựa theo tính chất nghiệp vụ/ nhóm/ chủng loại…và được
sắp xếp ở đúng vị trí
ấn định theo một phương pháp có tính hệ thống và trực quan không (ví dụ: dán
Cụ thể:
Trang 2nhãn, đánh số, gán mã màu hoặc kết hợp các cách này)?
6 Bên trong các cặp file/ hộp đựng tài liệu, hồ sơ… có thiết lập bảng danh
mục để nhận biết (index) không? Các thành phần tài liệu, hồ sơ có trong
cặp/hộp có được đánh số thứ tự theo danh mục và/hoặc có áp dụng cách phân
biệt thích hợp mỗi nhóm, loại công việc khi cần không (ví dụ: tờ phân cách có
gắn nhãn nhận biết; gắn nhãn phụ có đánh số thứ tự; sắp xếp
có tính hệ thống như theo thời gian hình thành và theo nhóm, loại đối tượng
được lưu giữ…)
Cụ thể:
7 Khi công việc đòi hỏi phải kiểm soát tài liệu, hồ sơ công việc dạng điện tử,
các máy tính phục vụ công việc (máy chung, máy cá nhân) có được thiết lập hệ
thống cây thư mục, gắn nhãn, đặt tên folder/ file theo những quy tắc nhất định,
hiệu quả để giúp tìm kiếm, truy xuất nhanh chóng dữ liệu, không có sự nhầm
lẫn làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc không?
Cụ thể:
8 Các tủ, kệ, ngăn kéo… có cửa không trong suốt có được áp dụng hệ thống
chỉ dẫn trực quan từ bên ngoài (ví dụ: sơ đồ trực quan, ở đó có tên gọi vật
dụng, ký hiệu, vị trí sắp xếp…thực tế ở bên trong) để dễ nhận biết, tìm kiếm
thứ bên trong khi cần không? Các vật dụng có bên trong có được sắp đặt ngay
ngắn theo đúng dấu hiệu, vị trí… đã được chỉ dẫn từ bên ngoài không?
Cụ thể:
9 Tủ, kệ, giá, bàn ghế, máy tính, máy in, điện thoại, các vật dụng dùng chung,
vật dụng cá nhân,… có trong khu vực có được bố trí (lay-out) một cách khoa
học, thuận tiện, hợp lý, thẩm
mỹ, an toàn không?
Cụ thể:
10 Nếu có sử dụng máy in, máy photocopy, có được áp dụng cách nhận biết,
sắp xếp để thuận tiện cho việc tận dụng giấy đã sử dụng 1 mặt không (để giảm
lãng phí, giảm chất thải)?
Cụ thể:
11 Hệ thống dây điện, dây mạng, dây điện thoại… ở khu vực có được bó buộc
thích hợp, an toàn, dễ nhận diện và thẩm mỹ?
Cụ thể:
12 Hệ thống bảng điện, tủ điện, công tắc điện điều khiển các thiết bị điện,
chiếu sáng… có được đánh dấu, chỉ dẫn (sơ đồ điều khiển, nhận biết bằng màu
sắc, ký/ số hiệu… trực quan) để giúp điều khiển Đóng/Ngắt (ON/OFF) nhanh
chóng, chính xác ngay trong lần đầu không?
Cụ thể:
13 Kiểm tra thực tế tính hiệu quả của hệ thống quản lý tài liệu, hồ sơ ở khu
vực này (yêu cầu tìm bất cứ tài liệu/ hồ sơ liên quan bởi bất cứ người có trách
nhiệm nào trong khu vực làm việc, tốc độ truy xuất trong vòng 60 giây (cả bản
cứng hoặc bản điện tử)
Điểm
Cụ thể:
14 Khu vực làm việc có ánh sáng thích hợp, đảm bảo quan sát, tìm kiếm các
dụng cụ vật dụng đã được đánh dấu, đảm bảo nhanh chóng và chính xác
Cụ thể:
Trang 3Bước 3 Sạch sẽ (SEISO)
Đánh giá trách nhiệm, tần suất, nội dung, phương pháp, tiêu chuẩn làm vệ
sinh được định rõ Nơi làm việc luôn được duy trì ở tình trạng vệ sinh tốt.
Điểm
15 Trách nhiệm thực hiện 5S, trong đó có việc làm vệ sinh, giữ cho mọi thứ ở
nơi làm việc được sạch sẽ có được xác định rõ ràng (ví dụ: sơ đồ trách nhiệm
5S ở khu vực, lịch phân công vệ sinh định kỳ, tiêu chuẩn 3S ở khu vực…) và
được thực hiện đúng theo đó không?
Cụ thể:
16 Trên tường, tủ tài liệu/ hồ sơ, bảng tin nội bộ … có tồn tại các thông tin đã
lỗi thời, không còn giá trị, không thể đọc được hoặc có có dấu hiệu cho thấy
không được chăm sóc, duy trì cập nhật khi cần không?
Cụ thể:
17 Các thùng rác có được trang bị đủ với mức phát thải không, và chúng có
được đặt tại vị trí nhất định, được giữ sạch sẽ và được chăm sóc (đổ rác)
thường xuyên không? Nếu ở khu vực có phát sinh chất thải nguy hại (theo
danh mục do pháp luật môi trường quy định), cácchất thải nguy hại đó có được
thu gom, nhận biết, tách riêng theo đúng quy định không?
Cụ thể:
Điểm
18 Kiểm tra thực tế xem các lối đi, sàn nhà, tường, rèm cửa và các vật dụng
khác như tủ, kệ, giá, bàn ghế, các thiết bị văn phòng… có rác thải, bụi bám,
mạng nhện hoặc bất cứ dấu hiệu nào của tình trạng vệ sinh, thẩm mỹ kém
không?
Cụ thể:
Bước 4 Săn sóc (SEIKETSU)
Đánh giá việc duy trì và thường xuyên nâng cao kết quả thực hiện Seiri,
19 Các CBNV tại khu vực có thấu hiểu và nhận thức rõ các nguyên tắc và mục
đích của từng “S” của công cụ cải tiến 5S hay không?
Cụ thể:
20 Có thấy bất cứ bằng chứng cho thấy 3S (Seiri–Seiton–Seiso) đang được
duy trì và cải tiến thường xuyên không?
Cụ thể:
21 Có xem xét và thực hiện kịp thời các biện pháp khắc phục thích hợp đối với
các nội dung chưa phù hợp và các khuyến nghị sau lần đánh giá 5S trước đó?
Cụ thể:
22 Có áp dụng các biện pháp cần thiết để đảm bảo việc thực hiện 5S được duy
trì thường xuyên và được cải tiến liên tục (v/d: các sơ đồ trách nhiệm 5S tại khu
vực, Bảng phân công vệ sinh, sử dụng biểu mẫu kiểm tra 5S tại khu vực, thiết
lập hệ thống Phiếu đề xuất cải tiến )
Cụ thể:
23 Các ý tưởng, khuyến nghị cải tiến từ CBNV có được ghi nhận, xem xét,
đánh giá và thực hiện thích hợp để thu hút sự tham gia của CBNV không? 1 2 3 4 5
Cụ thể:
Trang 4Bước 5 Sẵn sàng (SHITSUKE)
Các nguyên tắc thực hành 5S được nhận thức và luôn gắn liền với công
việc, chức năng, nhiệm vụ được phân công tại từng bộ phận; được thực
hành một cách tự giác và trở thành thói quen hàng ngày của CBCNV Có
bằng chứng rõ ràng về việc xây dựng, phát triển và tự hào về “Văn hóa
5S”.
Điểm
24 100% CBNV trong đơn vị đã được phổ biến về thực hành 5S và các quy
trình, thủ tục, huớng dẫn công việc liên quan không, nhất là đối với các nhân
viên mới không (phỏng vấn bất kỳ 2 – 3 CBNV trong đơn vị để kiểm chứng)?
Cụ thể:
25 CBNV trong đơn vị có duy trì tính kỷ luật cao và nghiêm túc trong việc thực
hiện các quy định do đề ra mà không cần lãnh đạo nhắc nhở hay không (hãy
quan sát các nơi làm việc của các cá nhân trong đơn vị)?
26 Các kết quả đánh giá 5S, các biểu đồ thể hiện kết quả hoạt động 5S đạt
được và sau đó có được lập, công khai, duy trì, cập nhật và được thông tin đến
mọi người liên quan không?
Cụ thể:
Tỉ lệ tổng điểm thực tế so với điểm tối đa
(số mục đã đánh giá * max = 5 điểm/mục) …… /… điểm * 100% = ….%
Tiêu chí xếp loại từ kết quả đánh giá cho điểm:
Loại xuất sắc: >= 95 % max Loại giỏi : 85 – 94% max Loại khá: 70 – 84% max Loại TB: 50 – 64 % max Loại yếu : < 50% max
Điểm và xếp loại từ kỳ đánh giá 5S lần 1: … /100; xếp loại : Điểm lần 2: ………
Xếp loại:………
Cách tính tổng điểm cho 2 lần chấm :
(Điểm lần 1 + Điểm lần 2 x 2 )
3 Đánh giá sau 2 lần chấm:
( Tổng Điểm 2 lần / Tổng điểm tối đa 2 lần) *100%
Điểm 2 lần : … ……
Xếp loại : ………
Chữ ký của Đánh giá viên 5S: