Quản lý các cuộc đàm phán khó giải quyết

1.1.1 Bản chất của bế tắc hay “khó giải quyết”: Bế tắc là không nhất thiết phải xấu hoặc phá hoại: có nhiều lý do tại sao các cuộc đàm phán đang ở bế tắc, và có thể có lý do rất tốt tại

Quản lý các cuộc đàm phán

khó giải quyết

Nội dung trình bày

Phần 3: Kết luận

Phần 2: Nội dung chính Phần 1: Giới thiệu chung

Phần 1: GIỚI THIỆU CHUNG

 Trong chương này, chúng tôi giải quyết các tình huống mà các cuộc đàm phán trở nên khó khăn nhất, thường xuyên đến ngõ cụt, bế tắc hoặc sự cố Nhận thức trở nên méo

mó và đưa ra quyết định sai lệch

 Trong ngắn hạn, cuộc xung đột phá hoại tiến trình của

cuộc đàm phán và các bên không thể tiến hành thỏa thuận bất cứ điều gì Mỗi bên duy trì quan điểm của mình, họ

không tìm ra được một sự đồng đều để đi đến việc thỏa

thuận.

1 Tình huống đưa ra

 Michele có một cuộc tranh cãi với người hàng xóm

ở căn hộ kế bên về chuyện chú chó nhà họ sủa liên tục Michele là 1 nhà văn và cô ta cần sự yên tĩnh

để sáng tác nhưng hàng xóm của cô đã không làm bất cứ điều gì để giữ cho con chó yên lặng.

 Michele đang cân nhắc nộp đơn khiếu nại sự phiền toái với cảnh sát và đưa hàng xóm ra tòa.

• Các bên nhận thức theo cách của họ (liên quan

trực tiếp và gián tiếp tới phong cách, sở thích và

hành vi).

• Đặc điểm những vấn đề về cách truyền đạt thông

tin của họ(ví dụ, làm thế nào các bên thấy bản chất)

• Đặc điểm của quá trình thương lượng hoặc xử lý

xung đột ( trò chơi của trò chơi hoặc tiến hành thực

sự của đàm phán).

• Đặc điểm khuôn khổ đàm phán của họ (việc đàm

phán thiết lập thời gian, quan hệ, văn hóa).

2 Nguyên nhân làm cho đàm phán trở nên

khó giải quyết:

Thảo luận các tình huống không cân xứng.

Gồm 3 p hần

1.1.1 Bản chất của bế tắc hay “khó giải quyết”:

 Bế tắc là không nhất thiết phải xấu hoặc phá hoại: có

nhiều lý do tại sao các cuộc đàm phán đang ở bế tắc, và

có thể có lý do rất tốt tại sao các bên lựa chọn bế tắc

cho đến khi có sự phân giải khả thi được công nhận

 Bế tắc không phải là vĩnh viễn: nếu nội dung, tiến trình, bối cảnh, thay đổi trong một số cách thức, hoặc là cố ý hoặc đơn giản chỉ bằng việc thông qua thời gian và thay đổi trong hoàn cảnh, các nhà đàm phán có thể di chuyển

"ra khỏi bế tắc" và chuyên sang giải quyết

1 Bản chất của cuộc đàm phán

“khó giải quyết”:

1.1.1 Bản chất của bế tắc hay “khó giải quyết”:

 Bế tắc có thể là chiến thuật hay vấn đề có thể trở thành

bế tắc

o Chiến thuật bế tắc: xảy ra khi các bên cố ý sử dụng bế

tắc như một phương tiện để thúc đẩy mục tiêu của họ

o Vấn đề có thể trở thành bế tắc: xảy ra khi các bên cảm thấy không thể di chuyển về phía trước mà không bị mất một cái gì đó quan trọng, và họ cảm thấy họ không có

sự lựa chọn chấp nhận

 Nhận thức bế tắc so với thực tế: không khoan nhượng nhận được tạo ra bởi những kỳ vọng rằng bên kia sẽ bị suy giảm vị thế đàm phán của mình, làm cho thỏa hiệp

và nhượng bộ nhiều khả năng trong tương lai

1 Bản chất của cuộc đàm phán

“khó giải quyết”:

1.1.2 Điều gì tạo nên một cuộc đàm phán khó?

 Các bên tham gia họ đều không có tổ chức, kết nối lỏng lẻo

và thiếu cơ cấu.

 Giải quyết tranh chấp thủ tục hỗn loạn và bất định

 Có sự khác biệt giá trị cơ bản về các vấn đề chính.

 Các cuộc xung đột liên tục leo thang: các bên tham gia gia

tăng các vấn đề trên bàn đàm phánvà xung đột liên tục xoắn

ốc Ngược lại, các đặc điểm sau đây làm cho một đàm phán

dễ dàng hơn:

o Các bên tham gia họ đều tổ chức tốt; thành viên trong

nhóm là rõ ràng, các bên tham gia đã xác định rõ ràng một nhiệm vụ chung.

o Rất rõ ràng thủ tục và quy định giải quyết tranh chấp và

quyền hạn hợp pháp.

o Có sự đồng thuận chung về các giá trị cơ bản.

o Các cuộc xung đột ít leo thang: các bên tham gia đều cam

kết tìm một giải pháp hai bên chấp nhận

nhau giữa các bên (có thể là do văn hóa,lối sống,tôn

giáo…).Theo Rothman cho thấy cuộc xung đột có khả năng xảy ra khi của con người đang bị đe dọa bản sắc của họ

 So sánh bản sắc của nhũng người khác nhau:Sự phát triển của bản sắc xã hội của một người thường gắn liền với quá trình so sánh với người khác; bên tham gia

trong cuộc xung đột có xu hướng đổ lỗi cho người khác khi có chuyện xảy ra, ngược lại, họ có xu hướng xem thành công là do may mắn.

1 Bản chất của cuộc đàm phán

“khó giải quyết”:

1.2.2 Khía cạnh của quá trình xung đột:

 Liệu các bên tham gia tin tưởng rằng quyền lực của họ

đã được thay đổi, và liệu có đồng ý vào sự thay đổi

quyền lực giữa các bên

 Bế tắc thường là kết quả từ nhu cầu đàm phán, đồng

thời nhận thức về sự thay đổi trong quyền lực,là cơ sở

áp dụng thích hợp việc duy trì chuyển giao quyền lực

 Bế tắc cũng có thể là kết quả của của sợ hãi và tức giận (Adler, Rosen, và Silverstein, 1998) hoặc từ một cam kết

để trả thù vào bên vi phạm giao dịch "gây hại đối với hại" (Kim và Smith, 1993)

 Tránh né thông qua người đại diện

 Tránh né qua từ chối,làm cho tin tưởng rằng nó đang

không có

 Tránh né thông qua sớm giải quyết vấn đề

Lưu ý rằng trong tám phương pháp khác nhau có thể được sử dụng đơn lẻ hoặc kết hợp với nhau

1 Bản chất của cuộc đàm phán

“khó giải quyết”:

1.2.4 Các đặc điểm của bối cảnh đàm phán:

 Nhà đàm phán có kinh nghiệm hiểu rằng việc thay đổi bối cảnh đàm phán có thể là một chiến thuật quan trọng cho việc đàm phán trở lại

 Thời gian là rất quan trọng trong đàm phán (xem

chương 3).Các thỏa hiệp được trình bày quá sớm có thể

bị loại bỏ hoàn toàn, nhưng nếu chúng có thể được trình bày sau có thể phá vỡ bế tắc

 Khung cảnh đàm phán là điều quan trọng để dẫn đàm phán đi đến thành công và vượt ra khỏi bế tắt

2 Các chiến lược giải quyết bế tắc

Theo Mayer (2000) cho thấy rằng giải quyết bế tắc liên quan đến ba thành phần chính:

1 Giải quyết vấn đề nhận thức: mục đích của công

việc này là làm thế nào để các bên tham gia nhận thức vấn đề một cách đúng đắng Việc này rất khó đòi hỏi phải có niềm tin

2 Cảm xúc phải được kiềm chế sát sao:Tức là khi

xung đột xảy ra cần có sự kiềm chế tối đa để cảm xúc mạnh khỏi phải bậc ra ngoài Các bên phải thật sự xây dựng cho mình một niềm tin, sự nhượng bộ và sẵng sàng xin lỗi

3 Hành vi biểu hiện cảm xúc từ đó quyết định việc sẽ làm gì trong tương lai

2 Các chiến lược giải quyết bế tắc

5 chiến lược để giảm căng thẳng trong xung đột và giải

 Tìm kiếm tiếng nói chung tạo ra các quy tắc nền tảng

chung và quản lý thời gian hiệu quả, thông qua một “giao ước”.

 Đề nghị, yêu cầu về các quyết định khác nhau, và sử dụng các tiêu chí khách quan để đánh giá các giải pháp.

2 Các chiến lược giải quyết bế tắc

2.1 Chiến lược nhằm giảm bớt căng thẳng:

 Tách biệt các bên với nhau: tiếp xúc nhau trực diện dể gây ra xung đột khi đó cần có thời gian nghỉ hay thực

hiện một phiên họp kín Sau đó thực hiện họp các bên lại để giải quyết vấn đề Các bên cần thời gian để hiểu nhau Các cuộc họp có thể được tách vài phút hay vài giờ đến một vài tuần

 Làm giảm căng thẳng: các nhà đàm phán nên nhận thức rằng đàm phán dể dẩn đến căng thẳng và quan trọng là làm thế nào để giảm căng thẳng và có thể cho phép các cuộc đàm phán để trở lại với tốc độ bình tĩnh hơn

2 Các chiến lược giải quyết bế tắc

2.1 Chiến lược nhằm giảm bớt căng thẳng:

 Nhận thức cảm xúc của bên khác: tức là làm như thế

nào đó để biết đối phương mình muốn gì, muốn thế phải biết lắng nghe tích cực.Nó thường được sử dụng để

trong các cuộc phỏng vấn, làm cho các cuộc nói chuyện

tự do hơn, thoải mái hơn, và cần làm động tác nhượng

bộ để giảm bớt căng thẳng

 Đồng bộ hóa các xung đột leo thang : Các bên khởi

xướng leo thang sau đó thực thi các nhượng bộ Nếu

người kia không trả lời, thì ta đề xuất một hành động thứ hai, hơi rủi ro hơn so với trước

2 Các chiến lược giải quyết bế tắc

2.2 Chiến lược nhằm cải thiện tính chính xác của thông tin:

 Mỗi bên đều nghĩ rằng họ biết những gì phía bên kia sẽ nói và không quan tâm để lắng nghe nữa Các bên

thường không biết rằng họ có thể có nhiều điểm chung

 Rapoport đã gán cho danh hiệu, "mù về sự tham gia" bởi

vì nó ức chế sự phát triển của niềm tin và quá trình giải quyết vấn đề

 Sau đây là một số phương pháp tiếp cận nhằm khắc

phực tình trạng trên

2 Các chiến lược giải quyết bế tắc

2.2 Chiến lược nhằm cải thiện tính chính xác của thông tin:2.2.1 Hoán đổi vị trí:

 Hoán đổi vai trò có thể giúp đàm phán đặt mình vào vị trí của bên kia và xem xét các vấn đề từ anh ấy hoặc quan điểm của cô ấy

 Đảo ngược vai trò cung cấp cho các nhà thương thuyết

một sự hiểu biết chính xác vị trí của người khác và cho

thấy một cái nhìn trước đó là không đúng, nó sẽ cho một

cơ hội để xác nhận nhận thức sai lầm cụ thể

 Một mục đích của sự đảo ngược vai trò là để làm nổi bật các khu vực tương đồng và chồng chéo giữa các vị trí

Như vậy, vai trò đảo ngược có thể là một công cụ mạnh để phát hiện các mục tiêu thực sự của cả hai bên và xác định cách đàm phán nên tiếp tục

2 Các chiến lược giải quyết bế tắc

2.2 Chiến lược nhằm cải thiện tính chính xác của thông tin:2.2.2 Hiểu được quá trình chụp ảnh:

 Các bên trong cuộc xung đột được yêu cầu tham gia vào các hoạt động sau một cách riêng biệt:

o Mô tả làm thế nào họ nhìn thấy bản thân mình

o Mô tả làm thế nào xuất hiện bên kia cho họ.

o Họ nghĩ rằng bên kia sẽ mô tả chúng.

o Họ nghĩ rằng bên kia nhìn thấy bản thân mình

 Các bên sau đó trao đổi thông tin này theo thứ tự

 Một kết quả chung là các bên thừa nhận rằng nhiều sự khác biệt rõ ràng và các khu vực xung đột là không có thực

2 Các chiến lược giải quyết bế tắc

2.2 Chiến lược nhằm cải thiện tính chính xác của thông tin:2.2.2 Hiểu được quá trình chụp ảnh:

Khi các bên hoàn thành vai trò đảo ngược hoặc hiểu rõ quá trình chụp ảnh thì:

 Đầu tiên, họ đã làm rõ và điều chỉnh quan niệm sai lầm và giải thích sự sai lầm

 Ngoài ra, họ đã đưa đến bề mặt lợi ích mà sau đó có thể được sử dụng trong quá trình giải quyết vấn đề

 Hầu hết mọi người bắt đầu quá trình đàm phán với có ý tưởng khá rõ ràng về những gì họ cần từ phía bên kia, họ tìm hiểu thêm những gì từ các nhu cầu khác của họ

Công ty giải quyết vấn đề di chuyển từ một lý tưởng

không thể đạt được đến một quá trình đạt được

2 Các chiến lược giải quyết bế tắc

2.3 Chiến lược nhằm kiểm soát vấn đề:

 Bế tắc leo thang thì cần phát triển các chiến lược để vấn

đề được rõ ràng và đi đến đàm phán

 Phân chia cuộc đàm phán là một phương pháp kiểm

soát vấn đề liên quan đến việc phân chia một cuộc xung đột lớn thành những phần nhỏ hơn

 Chúng ta sẽ xem xét mỗi một trong các phương pháp tiếp cận cụ thể hơn sau đây

2 Các chiến lược giải quyết bế tắc

2.3 Chiến lược nhằm kiểm soát vấn đề:

o Giảm số lượng người tham gia của bên khác Khi có

một sự bế tắc, cả hai bên tìm cách xây dựng liên minh cho sức mạnh hoặc để đưa người dại diên của họ vào đàm phán, điều này sẽ tăng cơ hội để giải quyết vấn đề

o Điều khiển số nội dung các vấn đề liên quan:Khi xung

đột bế tắc, số lượng các vấn đề sinh sôi nảy nở và cuộc đàm phán leo thang tới thời điểm mà có quá nhiều vấn

đề thì lúc này các bên cần phải giữ số vấn đề nhỏ, đủ để quản lý

2 Các chiến lược giải quyết bế tắc

2.3 Chiến lược nhằm kiểm soát vấn đề:

o Vấn đề đàm phán trở nên khó kiểm soát khi các sự kiện

hay vấn đề đang được coi là vấn đề cơ bản

o Hạn chế các quyết định có tính quyết định kể cả về vấn

đề trọng yếu

o Tìm cách để chia ra các vấn đề lớn:Khi làm việc với các

vấn đề chia ra các nguyên tắc hoặc điều lệ

o Cá nhân hóa vấn đề:Hiệu quả đàm phán yêu cầu tách

các vấn đề từ các bên, không chỉ bằng cách làm việc để thiết lập một mối quan hệ tốt đẹp giữa các bên, nhưng cũng bằng cách cố gắng để giải quyết các vấn đề một cách công bằng và không thiên vị

2 Các chiến lược giải quyết bế tắc

2.4 Chiến lược tìm kiếm tiếng nói chung:

 Quy định thời hạn:các bên tham gia đàm phán cần quy định thời hạn nhất định.

 Mục tiêu siêu liên kết :là các mục tiêu chung; cả hai bên mong muốn, và cả hai bên phải hợp tác

để đạt được chúng

 Kẻ thù chung:Các bên tìm thấy động lực mới để giải quyết sự khác biệt của họ để tránh sự can thiệp của một bên thứ ba, hoặc tập hợp các

nguồn lực để đánh bại kẻ thù chung

 Mong đợi chung: Quá trình tạo hoặc chia sẻ

mong đợi chung , làm thế nào các bên sẽ tiến lên phía trước

2 Các chiến lược giải quyết bế tắc

2.4 Chiến lược tìm kiếm tiếng nói chung:

 Tạo ra “một giao ước nhóm”

o Thiết lập sự cần thiết cho việc tạo ra những kỳ vọng được

chia sẻ.

o Giáo dục và truyền cảm hứng cho mọi người để tạo ra một

giao ước mới mà tất cả sẽ đồng ý tuân theo.

o Bắt đầu bằng cách hình dung kết quả mong muốn cho

tương lai, và sự phát triển bình thường sau đó, nguyên tắc

cơ bản này sẽ cho phép các nhóm đạt được mong muốn

trong tương lai.

o Thúc đẩy sự tham gia đầy đủ bằng cách cho tất cả mọi

người có tiếng nói trong tiến trình.

o Chịu trách nhiệm bởi tôn trọng các thỏa thuận có trong giao

ước mới.

o Đánh giá, điều chỉnh, sửa đổi, và xem xét lại với các nguyên

tắc mới khi cần thiết

2 Các chiến lược giải quyết bế tắc

2.4 Chiến lược tìm kiếm tiếng nói chung:

 Quản lý thời gian và thời hạn hoàn thành:

- Thời gian,là một nguồn thúc đẩy mạnh trong các cuộc đàm phán, cũng có thể là trở ngại trong quá trình mặc cả

- Các biện pháp khắc phục vấn đề này

o Triệt để thực hiện và mở rộng việc suy đoán vấn đề ,xác

định các bước của vấn đề cũng như để xác định động cơ của cả hai bên

o Xác định rõ ràng các vấn đề, làm vậy họ sẽ không kéo dài

và làm hỏng quá trình hợp tác khi sử dụng phương pháp tiếp cận bằng thời hạn

2 Các chiến lược giải quyết bế tắc

2.4 Chiến lược tìm kiếm tiếng nói chung:

 Quản lý thời gian và thời hạn hoàn thành:

- Các biện pháp khắc phục vấn đề này(tt):

o Hãy hào phóng trong việc ước lượng thời gian cần

thiết để hoàn thành việc đàm phán, cho thêm thời

gian để quản lý các vấn đề khó khăn hoặc liên kết

o Nhận biết dự kiến thời hạn cho những gì họ đang

làm, sẵn sang để cho cả hai bên kết thúc các thỏa thuận dự kiến trước khi kết thúc công việc

o Hãy sẵn sàng để điều khiển khả năng mở rộng thời

hạn quy định vào đàm phán Nếu thời hạn là không thể di chuyển, chú ý thêm đến thời gian, nhịp độ

2 Các chiến lược giải quyết bế tắc

2.4 Chiến lược tìm kiếm tiếng nói chung:

 Xây dựng một cơ cấu hợp nhất : Làm thế nào để các bên xây dựng một khung thích hợp để tối đa hóa khả

năng của họ để đạt được một thỏa thuận hai bên cùng chấp nhận được?

o Để tạo ra sự thay đổi, các bên phải thiết lập cách thức xác định lại cuộc xung đột để họ có thể khám phá những lợi ích tương thích

o Các nhà đàm phán muốn thành công nên tập trung vào

lợi ích, không phải tập trung vao quan điểm

o Cách hợp nhất là xác định lại vấn đề để tạo ra một quan điểm phổ biến từ đó luận điểm ban đầu sẽ phù hợp hơn

2 Các chiến lược giải quyết bế tắc

2.4 Chiến lược tìm kiếm tiếng nói chung:

 Bốn phương pháp để định hướng lại một cuộc đàm phán

“khó thực hiện”

o Xây dựng niềm tin.

o Hợp tác giữa các bên trong đàm phán hợp nhất và vấn

đề hợp tác giải quyết

o Tìm kiếm các cách thức giải quyết

o Tạo ra các giải pháp thay thế sang tạo

2 Các chiến lược giải quyết bế tắc

2.5 Chiến lược tăng cường các mong muốn và lựa chọn thay thế cho các bên khác

 Theo Roger Fisher (1969) cho rằng tình huống ảnh

hưởng nhất có thể được đặc trưng bởi một nhu cầu và cung cấp các mối đe dọa

 Cách tiếp cận này chủ yếu là vấn đề tập trung vào lợi ích của chính mình Cũng giống như vai trò của hoán đổi, nó đòi hỏi nhà đàm phán phải tập trung ít hơn vào những quan điểm riêng của họ, và nhiều hơn nữa vào sự hiểu biết rõ và giải quyết các nhu cầu của bên kia