Bí quyết: “Ưu tiên cho những điều quan trọng nhất – Không mất thời gian làm những việc kém quan trọng và bắt đầu mỗi tuần, hãy lập ra một bản kế hoạch cho bản thân”.. Bước 1: Liệt kê một
Trang 1PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN
1 Lập kế hoạch
Hãy sử dụng tối ưu 24h quý giá trong một ngày!
Bí quyết: “Ưu tiên cho những điều quan trọng nhất – Không mất thời gian làm những việc kém quan trọng và bắt đầu mỗi tuần, hãy lập ra một bản kế hoạch cho bản thân”.
Nào! Hãy cùng bắt đầu!
Bước 1:
Liệt kê một danh sách tất cả các công viêc thường ngày mà bạn phải làm (hoặc cần làm) trong một tuần, bao gồm cả: thời gian ngủ, ăn chăm sóc bản thân, thời gian dành cho gia đình, các câu lạc bộ, thời gian cho các sở thích cá nhân, học hành nghiên cứu, và
Bước 2 :
Để hoàn thành bước 2 thật tốt, chúng ta cần biết mục tiêu hiện tại của bản thân là
gì Từ đó, mỗi cá nhân sẽ ý thức được mức độ quan trọng trong từng công việc Bản kế hoạch sẽ thể hiện lên mục tiêu của bạn
Lúc này, ta sẽ dễ dàng tổ chức những công việc hàng tuần thành những nhóm cùng loại với nhau Luôn ý thức được tầm quan trọng của mỗi hoạt động, không xa đà vào những việc khác
Bước ba :
Tạo ra lịch tuần, mỗi lịch tạo ra có thể dài 24 giờ (hoặc chỉ 30’) cho mỗi ngày Sau
đó ghi sao cho vừa trên một trang giấy, nếu không thì bạn cũng có thể mua một cuốn lịch dạng sổ tay trong đó có chia một ngày hay tuần thành những giờ cụ thể Đầu tiên, hãy ghi vào đó những hoạt động thường xuyên nhất và chiếm nhiều thời gian nhất, bao gồm việc nghỉ ngơi, làm việc, ăn uống, đi lại Tô màu xanh để làm nổi bật rằng đây là các yếu tố cơ bản cuả cuộc sống
Tiếp sau những hoạt động ban đầu này là các nhiệm vụ, bổn phận và các cuộc họp những thay đổi đối với các cam kết thời gian từ tuần này sang tuần khác thường vẫn hay phát sinh Vì thế những phát sinh này có thể được tô đỏ
Điền vào các khoảng trống thời gian còn lại với những hoạt động thuộc về cá nhân, các mối quan hệ gia đình và xã hội để mang lại sự cân bằng và trọn vẹn cho
Trang 2bảng hoạch định thời gian cuả bạn Những thay đổi liên tục là đặc trưng cuả mục này nên hãy dùng bút màu vàng để tô màu cho chúng biểu thị cho ánh sáng và niềm vui
Lúc nào cũng phải giữ một bảng phân chia thời gian chính bên cạnh mình, dán các bản photo lên bàn hoặc tủ lạnh và có những điều chỉnh cho thích hợp nếu cần thiết Khi bạn đã có được kinh nghiệm trong việc viết thời gian biểu cho một tuần theo cách này thì việc quản lý thời gian cuả bạn cũng sẽ trở thành một thói quen thường xuyên và dễ dàng
Week:
0h
1h
2h
3h
4h
5h
6h
7h
8h
9h
10h
11h
12h
13h
14h
15h
16h
Trang 318h
19h
20h
21h
22h
23h
2 Thời gian cho mỗi lần học
Tự tạo các khoảng thời gian học
Liệu mỗi lần bạn có thể học khoảng 50 phút có được không? Thường thì học trong bao lâu bạn cảm thấy không cần nghỉ? Một vài người thì thích nhiều giờ nghỉ giải lao vì nhiều lý do khác nhau Bài hoặc tài liệu khó đôi khi cần nhiều khoảng thời gian giải lao
Cần tổng kết và cập nhật thông tin sau mỗi tuần
Việc gì quan trọng hơn thì làm trước, việc nào kém quan trọng thì làm sau
Khi học, nên tạo thói quen giải quyết các mục khó trước
Học ở những nơi mà bạn ít bị phân tán
Để có được sự tập trung cao độ
Trang 4Xem qua các tài liệu và bài đọc trước giờ học
Xem qua các tài liệu ngay sau giờ học
Nếu trong 24 tiếng mà bạn không xem qua thì bạn dễ quên bài nhất
Sắp xếp thời gian cho các ngày quan trọng
Đề tài phải nộp, bài thuyết trình, kỳ thi…
3 Kiểm soát thời gian
Quản lý thời gian thiếu hiệu quả có thể dẫn đến stress và mất cân bằng trong công việc lẫn cuộc sống Khi thật sự kiểm soát được thời gian, những căng thẳng áp lực
sẽ giảm bớt và hiệu suất công việc chắc chắn được cải thiện Khi đó, bạn sẽ hạnh phúc và thành công hơn với công việc của mình
Vậy chúng ta kiểm soát thời gian của mình trong công việc như thế nào?
Đầu tiên, hãy đặt mục tiêu cho cuộc sống và công việc của bạn.
Đặt mục tiêu cho bản thân rất quan trọng để bạn quản lý thời gian hiệu quả, vì
những mục tiêu giúp bạn định hướng rõ ràng cho con đường sự nghiệp Khi đã biết rõ nơi muốn đến, bạn có thể chủ động cho những việc cần ưu tiên
Việc lập mục tiêu cũng giúp bạn quyết định đâu là việc đáng để dành thời gian và đâu là những thứ chỉ gây xao lãng
Hãy nhớ đặt mục tiêu theo quy tắc: SMART
Specific – Cụ thể
Measurable – Đo lường được:
Tiêu chí này cần gắn với những con số cụ thể Ví dụ, mục tiêu của tôi là kết quả học tập tốt, vậy tốt như thế nào? Cần có một con số cụ thể để đo đếm được Có thể
là 8.0 hay 9.0… Điều này sẽ luôn thôi thúc, tạo ra niềm tin cháy bỏng để tập trung mọi hoạt động hướng tới mục tiêu, nỗ lực phấn đấu để đạt được nó.
Attainable –Khả thi
Relevant – Phù hợp
Time-bound – Có thời hạn xác định
Giờ đây, bạn đã định hình được mục tiêu của mình, hãy viết nó ra giấy và đặt ở bất
cứ đâu mà bạn luôn phải nhìn vào hằng ngày Cách này giúp bạn luôn nghĩ đến nó
và thúc đẩy bạn hành động hướng tới mục tiêu đề ra
Tiếp theo, bạn cần lập kế hoạch chi tiết để thực hiện
Lên danh sách những việc cần làm:
To-Do List – danh sách những việc cần làm
Để lập To-Do List, hãy viết ra tất cả những việc bạn cần phải hoàn tất trong ngày
Trang 5Đối với những dự án có khối lượng công việc lớn, hãy chia nhỏ theo từng giai đoạn Danh sách càng chi tiết, bạn càng dễ quản lý, không bỏ sót việc nào và không cảm thấy nặng nề với những công việc lớn Ví dụ: thay vì viết “Lập kế hoạch học tập cho kỳ thi học kỳ I”, bạn nên viết chi tiết như “Kế hoạch học môn Đại số”, “Kế hoạch lập đề cương môn Tiến hóa và đa dạng sinh học”…
Dành quyền ưu tiên Bí quyết để sử dụng To-Do List hiệu quả nằm ở việc xác
định mức độ ưu tiên công việc Đôi khi thật khó để quyết định nên ưu tiên việc nào, nhất là khi bạn phải đương đầu với hàng loạt công việc cùng một lúc và việc nào cũng gấp
- Quản lý thời gian hiệu quả và đạt được những điều bạn muốn đồng nghĩa với việc dành thời gian cho những việc thật sự quan trọng chứ không chỉ đơn thuần là cấp bách Hiểu rõ sự khác biệt giữa quan việc quan trọng và việc cấp bách sẽ giúp bạn xác định được việc nào cần ưu tiên:
Những việc quan trọng đem đến những kết quả giúp bạn đạt được muc tiêu của mình
- Những việc cấp bách đòi hỏi sự lưu tâm tức thời và thường đi kèm với việc đạt được mục tiêu của một ai đó khác
Chuyên gia nổi tiếng về quản lý, Peter Drucker đã nói: “hãy làm việc đúng trước khi làm đúng việc” Trước hết hay tập trung vào xác định đâu là việc đúng để làm, sau đó mới tập trung làm đúng và làm tốt việc đó.Các nhiệm vụ khấn cấp thường ngắn hạn trong khi các nhiệm vụ quan trọng là chủ đạo và dài hạn Giảm được những nhiệm vụ khẩn cấp sẽ giúp bạn có nhiều thời gian hơn cho những việc được
ưu tiên
Cuối cùng, đây là bước quyết định sự thành công!
Hãy tiến hành bắt tay vào bản kế hoạch của bạn bằng niềm tin, ý chí và quyết tâm
Ưu điểm:
QUAN TRỌNG_
KHẨN CẤP
QUAN TRỌNG_
KHÔNG KHẨN CẤP KHÔNG QUAN TRỌNG_
KHẨN CẤP
KHÔNG QUAN TRỌNG_
KHÔNG KHẨN CẤP
Trang 61 Làm chủ thời gian
Hầu hết chúng ta luôn dành một khoảng thời gian rất lớn để làm những thứ mà chúng ta không nghĩ là chúng quan trọng Do đó, khi bạn lập ra một danh sách những việc quan trọng nhất, bạn sẽ hiểu rằng mình cần ưu tiên thời gian làm việc nào trước Hãy luôn dành thời gian để lên lịch cho tuần mới và ghi chú vào những công việc quan trọng, cần dành nhiều thời gian
Chắc rằng, bản kế hoạch sẽ trở thành kim chỉ nam cho mọi hoạt động của bạn! Quản lý tốt thời gian của bản thân sẽ giúp bạn kiểm soát được tất cả công việc
2 Giảm tình trạng tồn đọng việc:
Thay vì thường xuyên kéo lê cả đống việc, cần xác định hạn chót để hoàn thành từng công việc Nên giải quyết các việc khó trước Cuối cùng chúng nên tập cho mình thói quen làm việc chăm chỉ và có kế hoạch trước sẽ giúp giảm tình trạng tồn đọng việc
Không có kĩ năng quản lý thời gian thì mọi việc sẽ không cân bằng
Nếu ta biết sắp xếp thời gian một cách hợp lý, mọi việc sẽ diễn ra một cách hài hoà, có hiệu quả, mọi công việc đều sẽ được giải quyết
3 Hoàn thành mục tiêu đúng thời hạn:
Duy trì mục tiêu:
Luôn tạo sự bận rộn cho mình Bạn cần ít nhất một kế hoạch làm việc về lâu dài cho mình, thậm chí có hai hoặc thêm nữa còn tốt hơn Bằng cách đó, bạn
có cơ hội chuyển đổi công việc và tập trung vào được nhiều thứ khác nhau Cùng một lúc thực hiện nhiều nhiệm vụ sẽ giúp bạn luôn có công việc để làm, nó sẽ khiến đầu óc bạn minh mẫn
Biết lựa chọn công việc tham gia Hãy luôn cố gắng để công việc của bạn thực sự có ích và tận dụng tối đa khả năng của bạn Có nhiều lý do để bạn từ chối một đề nghị hay yêu cầu mà bạn cho là không cần thiết Hãy tự hỏi bản thân,
“công việc này có ích gì cho sự nghiệp của mình không?” và “liệu mình có đủ thời gian để hoàn thành không?” Nếu biết lựa chọn và hoàn thành tốt công việc, bạn sẽ giành được cảm tình cũng như sự tôn trọng của mọi người
Để tránh trì hoãn công việc, bạn cần lập kế hoạch làm những phần việc vui
vẻ bên cạnh những phần “không vui vẻ mấy” Chẳng hạn, nếu không thích tính toán, bạn có thể sắp xếp phần việc này vào buổi sáng, thời gian bạn minh mẫn và sảng khoái nhất, ít khi cảm thấy nản lòng, khó chịu trước công việc
Luôn đảm bảo tiến độ công việc và hoàn thành đúng thời hạn
Để đảm bảo tiến độ, bạn nên dành thời gian “dư ra” cho các khung thời gian dự kiến để có thể linh hoạt xử lý bất cứ những trục trặc nảy sinh trong quá trình thực hiện Chẳng hạn nếu ngày cuối cùng phải hoàn thành công việc thì bạn
cố gắng để mọi thứ xong xuôi vào 2 ngày trước đó
Tránh tham gia không cần thiết vào công việc của người khác
Quản lý thời gian hiệu quả luôn giúp bạn hoàn thành mục tiêu đúng thời hạn
Trang 7Nhược điểm:
Khi đã lên kế hoạch cụ thể, rất quyết tâm thực hiện nhưng lại được mời đi sinh nhật, thăm bạn bị bệnh hay có một buổi họp lớp đột xuất, bạn sẽ làm gì??? Bạn sẽ
bỏ hết những lời mời, những mối quan hệ xã hội cần thiết và cả những buổi họp quan trọng để tuân thủ nghiêm ngặt kế hoạch đã đặt ra Hay bạn sẽ gạt bỏ kế hoạch dài hạn sang một bên để thực hiện những việc cần thiết ngay trước mắt?
Ắt hẳn việc phải chọn lựa một trong hay cách rất khó khăn Nhưng đa phần mọi người sẽ chọn phương án hai – phương án được cho là hợp lí nhất trong trường hợp bất khả kháng
Như vậy, từ kế hoạch và thực tế có khoảng cách rất xa, sự khác biệt quá lớn Muốn áp dụng hiệu quả Phương pháp quản lí thời gian thì ta cần xem xét yếu tố này và tìm cách khắc phục
Đầu tiên, nguyên nhân làm cho kế hoạch đặt ra bị chi phối nhiều bởi thực tế là: chưa biết cụ thể về thời gian của bản thân, năng lực bản thân và chưa quyết tâm thực hiện kế hoạch
Khi chưa hiểu rõ về thời gian của bản thân cũng như năng lực bản thân sẽ tạo khó khăn lớn cho việc lên kế hoạch
- Thiếu cơ sở để lên kế hoạch chính xác
- Chưa tính toán đến sự ảnh hưởng của yếu tố tinh thần, sức khỏe Nếu một ngày học và làm việc căng thẳng hay bạn mệt mỏi nhưng hôm đó bạn lại đặt ra nhiều việc thì sẽ không đủ sức làm và bỏ dở kế hoạch
- Chưa đánh giá đúng năng lực của bản thân: đặt mục tiêu cao trong thời gian quá ngắn, không phù hợp với năng lực bản thân cũng là nguyên nhân tạo nên sự khác biệt lớn của thực tế với hiện tại
Thứ hai, chưa quyết tâm thực hiên kế hoạch Chúng ta sẽ không xét tới các trường hợp khẩn cấp, không thể không thực hiện Vì trong trường hợp này, tuân thủ kế hoạch làm chúng ta mất nhiều cơ hội trong giao tiếp, học tập và đôi khi trả giá quá đắt
Chúng ta chỉ xét khi bản thân không làm chủ trước những sự cám dỗ của những việc không trong kế hoạch hay những việc không giúp hướng đến mục tiêu như xem phim, đọc truyện, tán gẫu với bạn bè, mua sắm… Đây là những việc không xấu, có thể giúp bạn giải trí, thoải mái sau những giờ làm việc vất vả Tuy nhiên,
Trang 8dành quá nhiều thời gian cho những việc này, thậm chí bỏ qua những việc đã lên lịch sẽ làm cho bản thân nản chí, không còn tuân thủ kế hoạch nghiêm ngặt hoặc cho rằng phương pháp này không hiệu nên mà không áp dụng nữa
Hiểu được các nguyên nhân khiến cho “kế hoạch chỉ là kế hoạch”, liệu có thể tím cách khắc phục được hay không???
Ta có thể khắc phục bằng những cách sau:
- Cố gắng nắm bắt thông tin về các việc bắt buộc cần phải làm, cũng như lịch học trên lớp, lịch học tập trong một năm
- Khi lên kế hoạch, cần linh hoạt trừ hao ra một khoảng thời gian dành cho những việc đột xuất Và cũng ghi ra những việc mình dự định làm nếu không có việc đột xuất xảy ra
- Cần hiểu rõ năng lực bản thân để đưa ra thời hạn phù hợp Nên nhớ, muốn chinh phục những mục tiêu lớn ta cần tiến từng bước và nhất là không được không để mất tinh thần giữa đường
- Cần xem xét sức khỏe của bản thân để đưa ra kế hoạch vừa sức mình Học tập, làm việc chỉ thực sự hiệu quả khi ta đảm bảo sức khỏe
- Quan trọng nhất là giữ được ý chí quyết tâm, nghiêm túc thực hiện kế hoạch Trong cuộc sống luôn có những yếu tố bất ngờ, ta không thể loại bỏ hay tính toán được Vì thế hãy cân nhắc những việc mình sẽ làm có nên hay không, có giúp chúng ta học tập và làm việc tốt hơn không Chọn làm người thành công, làm việc có khoa học, nắm giữ được chìa khóa thời gian hay một người bị cuộc sống điều khiển, luôn phải rối tung lên trong mọi việc - quyết định là ở bạn!!!
Có người đã từng nói: khi ta muốn làm một việc là ta đã từ bỏ một việc khác Hãy cân nhắc để sự từ bỏ của bạn mang lại những giá trị to lớn và những điều thất ý nghĩa
