PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ SẢN XUẤT TINH GỌN LEAN PHẦN 3: 5S VÀ QUẢN LÝ TRỰC QUAN: NỀN TẢNG CỦA HỆ THỐNG ĐIỀU HÀNH

PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ SẢN XUẤT TINH GỌN LEAN PHẦN 3: 5S VÀ QUẢN LÝ TRỰC QUAN: NỀN TẢNG CỦA HỆ THỐNG ĐIỀU HÀNH LEAN... PHẦN 3: 5S VÀ QUẢN LÝ TRỰC QUAN: NỀN TẢNG CỦA HỆ THỐNG ĐIỀU HÀNH LEAN

P & Q SOLUTIONS CO., LTD.

LEADING SOLUTIONS, LEADING PEOPLE !

PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ SẢN XUẤT TINH GỌN LEAN

PHẦN 3: 5S VÀ QUẢN LÝ TRỰC QUAN: NỀN

TẢNG CỦA HỆ THỐNG ĐIỀU HÀNH LEAN

PHẦN 3: 5S VÀ QUẢN LÝ TRỰC QUAN: NỀN TẢNG CỦA HỆ THỐNG ĐIỀU HÀNH LEAN

2

Một số vấn đề về kiểm soát hiện trường

trong doanh nghiệp

Cần một môi trường cho việc

tăng năng suất, chất lượng và

đảm bảo an toàn!

Cần một kỹ thuật quản lý nội vi tốt &

cắt giảm chi phí!

5S

Năng suất thấp?

Thay đổi nhân sự?

Nhân viên thiếu động lực?

Sai lỗi nhiều?

Khái niệm 5S & Lịch sử

4

5S là phương pháp tạo ra khu vực làm việc sạch sẽ, gọn gàng

khiến cho mọi lãng phí được phơi bày và mọi bất thường được nhìn thấy ngay lập tức Đặc điểm của 5S:

▪ Tham gia của 100% thành viên trong tổ chức,

▪ Hoạt động tự nguyện, không nhận lương,

▪ 30 phút trước hoặc sau giờ làm việc.

5S bắt nguồn với Henry Ford và CANDO

Tại sao lại là 5S

Tiêu chuẩn hóa =

Phương pháp này được người Nhật phát triển trong những năm giữa thế kỷ 20 và đặt tên theo 5 chữ bắt đầu bằng “S” trong Tiếng Nhật.

Mục đích & ý nghĩa của 5S

6

Lãng phí

❖ An toàn lao động,

❖ Phát hiện lãng phí,

❖ Chi phí thấp, hiệu quả cao,

❖ Sự tham gia của tất cả mọi người trong tổ chức,

❖ Tuân thủ luật lệ là nền tảng của cải tiến.

Nếu bạn không thực hiện được 5S, bạn

không làm được LEAN

Mục đích & ý nghĩa của 5S

7

ĐỪNG CHỈ TẬP TRUNG VÀO SỰ

“SẠCH SẼ & GỌN

GÀNG”!

✓ TRÒ CHƠI VỚI CÁC CON SỐ - PHẦN 1

Hướng dẫn vòng 1

• Tờ thứ nhất mô tả hiện trạng khu vực làm việc của bạn

• Nhiệm vụ là trong vòng 20 giây, bạn gạch chéo đánh dấu lần lượt các số tự nhiên từ 1 đến 49 Ví dụ: 1 2 3

• Kết quả của tổ được lấy từ kết quả thấp nhất trong tổ

9

Hướng dẫn vòng 1

10

PHẦN 4: 5S VÀ QUẢN LÝ TRỰC QUAN: NỀN TẢNG CỦA HỆ THỐNG ĐIỀU HÀNH LEAN

11

LOẠI BỎ những thứ không cần thiết, là những thứ

không tạo ra giá trị gia tăng, ra khỏi khu vực làm việc

Các bước tiến hành phân loại

5 Đánh giá các vật được gắn thẻ đỏ theo các tiêu chí đã thống nhất ở bước 2

6 Loại bỏ ngay lập tức những đồ vật được xác định thống nhất là không cần

thiết ra khỏi khu vực làm việc (nên có sự tham gia của kế toán), nhớ tuân thủ các biện pháp bảo vệ môi trường

7 Chuyển những đồ vật bị gắn thẻ đỏ còn lại về kho, về địa chỉ mới

Ví dụ việc phân loại và tác động

15

17

Hướng dẫn vòng 2

• Hành động thứ nhất: Phân loại

• Sau phân loại, bạn đã loại bỏ tất cả các con số từ 50 đến

90, những con số không cần thiết

• Luật chơi giữ nguyên Gạch chéo lần lượt các con số từ 1 đến 49 trong vòng 20 giây

18

Hướng dẫn vòng 2

19

PHẦN 3: 5S VÀ QUẢN LÝ TRỰC QUAN: NỀN TẢNG CỦA HỆ THỐNG ĐIỀU HÀNH LEAN

20

Nội dung & tầm quan trọng của Sắp xếp

Sắp xếp tối ưu các đồ vật cần thiết theo

quy trình tác nghiệp để thao tác có hiệu

Tầm quan trọng của sắp xếp

SẮP XẾP

Môi trường lao động

Công việc tiêu chuẩn

Năng suất

Ý thức

Chất lượng

Quản lý tồn kho

Trực quan

An toàn

Các bước thực hiện Sắp xếp

❖Hiểu rõ tình hình hiện tại:

▪ Những dụng cụ, vật tư cần thiết trên con đường hoàn thành công việc

• Quãng đường đi lấy dụng cụ, vật tư

• Tần suất sử dụng dụng cụ, vật tư

• Thời gian vận chuyển dụng cụ, vật tư: xe nâng, xe kéo tay…

▪ Công việc tiêu chuẩn.

Đảm bảo hiểu chi tiết và đầy đủ về công việc là yếu tố quan trọng trong Sắp xếp để “làm đúng

ngay lần đầu”

Các bước thực hiện Sắp xếp

❖Sắp xếp dụng cụ, vật tư đúng vị trí phù hợp với thứ tự

công việc tiêu chuẩn

▪ Có chỗ để cho tất cả mọi thứ cần thiết

▪ Mọi thứ ở đúng vị trí đã quy định

• Có địa chỉ cụ thể

• Áp dụng quản lý trực quan

• Kẻ vẽ các đường viền bao quanh

❖Phương pháp sắp xếp dụng cụ, vật tư sao cho dễ thấy, dễlấy, dễ trả lại vị trí ban đầu, an toàn

TẠI SAO GIÁ KỆ DỤNG CỤ Ở TẦNG DƯỚI LẠI

THƯỜNG HAY LÊN ĐÂY ?

Sắp xếp – ví dụ

Sắp xếp trên văn phòng

Phương pháp sắp xếp an toàn

Sắp xếp – điểm sử dụng (POS)

❖Mô tả khi vật tư, dụng cụ,

chi tiết lắp ráp được xếp

ngay sát khu vực làm việc,

chúng sẽ được sử dụng

Điểm sử dụng luôn nằm

trong tầm với tay

→ An toàn hơn, hiệu quả hơn

khi loại bỏ được các lãng phí

động tác, chờ đợi, sửa chữa

❖ F ixed Quantity – Số lượng quy định cụ thể: Chỉ có số lượng vừa

đủ đáp ứng công việc tại thời điểm đó mới được để trong khu vực làm việc

28

Hướng dẫn vòng 3

• Đã có tiến bộ, chúng ta chuyển sang bước thứ 2: Sắp xếp

• Chúng ta đã chuẩn bị các ô lưu trữ, và chúng ta sắp xếpcác con số sao cho số 1 được đặt trong ô góc trái bêndưới, số 2 ở trong ô bên trên và số 3 ở ô trên cùng Lầnlượt cứ thế cho đến số 49

• Luật vẫn giữ nguyên, gạch chéo lần lượt các con số từ 1đến 49 trong 20 giây, kết quả thấp nhất là kết quả củanhóm…

29

Hướng dẫn vòng 3

30

PHẦN 3: 5S VÀ QUẢN LÝ TRỰC QUAN: NỀN TẢNG CỦA HỆ THỐNG ĐIỀU HÀNH LEAN

31

Mục đích của Lau chùi

❖Lau chùi với mục đích tìm

Mục đích của Lau chùi – kiểm tra

Ý nghĩa của Lau chùi

❖ Nâng cao ý thức

❖ Nâng cao an toàn

❖ Ngăn ngừa máy hỏng, loại

bỏ rò rỉ, tiết kiệm chi phí

Các bước tiến hành lau chùi

❖ Phục hồi như mới

❖ Tìm nguyên nhân, nguồn gốc gây bẩn

❖ Loại bỏ các nguyên nhân, nguồn gốc

gây bẩn

❖ Giảm thiểu yêu cầu lau chùi nhưng

vẫn tăng cường tìm, loại bỏ các

nguyên nhân, nguồn gốc gây bẩn ❖ Phân công trách nhiệm cụ thể

PHẦN 3: 5S VÀ QUẢN LÝ TRỰC QUAN: NỀN TẢNG CỦA HỆ THỐNG ĐIỀU HÀNH LEAN

36

Điều kiện để Tiêu chuẩn hóa 5S

Kết quả của việc thực hiện tốt 3 hoạt động

Phân loại, Sắp xếp và Lau chùi

Tầm quan trọng của Tiêu chuẩn hóa

Nơi nào không

có tiêu chuẩn

thì nơi đó không thể cải

tiến được

Tầm quan trọng của Tiêu chuẩn hóa

Thói xấu của tự nhiên

là luôn hướng đến sự tự

do không khuôn khổ,

Tiêu chuẩn hóa sẽ

hướng mọi vật, mọi

việc đến cái đẹp.

Khí ga trong bình kín ở nhiệt độ bình thường, trạng thái nào có trước?

Mũi tên thời gian

Khi dỡ gạch từ trên xe tải xuống, bạn sẽ làm như thế nào?

Vứt bừa xuống là

ý nghĩ đầu tiên?

Mục đích của Tiêu chuẩn hóa

Trực quan hóa những

công việc phải làm

❖Trực quan hóa thường dùng để

chỉ ra thế nào là chuẩn mực

❖Chuẩn mực, tiêu chuẩn có thể

được cải tiến

❖Chuẩn mực phải được trực

quan hóa để được tuân thủ

Tiêu chuẩn hóa – Các ví dụ quản lý trực

quan

42

• Lần này chắc chắn kết quả của nhóm sẽ là Hoàn thành công việc trong 20 giây (gạch chéo lần lượt đến hết số 49.)

43

Hướng dẫn vòng 4

44

PHẦN 3: 5S VÀ QUẢN LÝ TRỰC QUAN: NỀN TẢNG CỦA HỆ THỐNG ĐIỀU HÀNH LEAN

45

Trông đợi về Ý thức

Cam kết và tự giác duy trì bốn hoạt động Phân loại, Sắp xếp, Lau chùi, Tiêu chuẩn

hóa

Ý thức – Tại sao?

Trách nhiệm Cạnh tranh

lành mạnh Học tập và Cải tiến

Ý thức 5S – Biện pháp

5S và các chỉ số SQDC Hiện trường hiện vật 5 phút hàng ngày

Tham quan học tập Cạnh tranh lành mạnh Sẵn sàng đón khách

49

Xác định vấn đề chất lượng

• Để khẳng định Tiêu chuẩn hóa là quan trọng thì rất cần thiết trực quan hóa quản lý khu vực làm việc

• Quay trở lại khu vực làm việc ban đầu, chúng ta có nhiệm

vụ tìm ra 2 con số thiếu Công việc chưa hoàn thành khi chưa tìm ra các con số thiếu đó – hãy tìm chúng

• Sau bao lâu chúng ta mới tìm được 2 con số đó?

50

Xác định vấn đề chất lượng

51

Bạn thấy thách thức trong phát hiện

“bất thường” thế nào?

Xác định vấn đề chất lượng

• Còn bây giờ thì sao? Các con số thiếu có dễ dàng phát hiện không?

53

PHẦN 3: 5S VÀ QUẢN LÝ TRỰC QUAN: NỀN TẢNG CỦA HỆ THỐNG ĐIỀU HÀNH LEAN

54

Chu trình đánh giá duy trì 5S

sách và báo cáo

5S không tồn tại được nếu chỉ thuần túy “kỹ

thuật”

56

5S Audit Report

57

Báo cáo thực hiện đối sách sau đánh

giá

60

Xác định vấn đề chất lượng

• Để khẳng định Tiêu chuẩn hóa là quan trọng thì rất cầnthiết trực quan hóa quản lý khu vực làm việc

• Quay trở lại khu vực làm việc ban đầu, chúng ta có nhiệm

vụ tìm ra 2 con số thiếu Công việc chưa hoàn thành khichưa tìm ra các con số thiếu đó – hãy tìm chúng

• Sau bao lâu chúng ta mới tìm được 2 con số đó?

61

Xác định vấn đề chất lượng

• Còn bây giờ thì sao? Các con số thiếu có dễ dàng phát hiện không?

62

PHẦN 3: 5S VÀ QUẢN LÝ TRỰC QUAN: NỀN TẢNG CỦA HỆ THỐNG ĐIỀU HÀNH LEAN

63

Khái niệm và Mục đích

64

❖Quản lý trực quan là sử dụng

những tín hiệu trực quan cho

phép mọi người nhìn vào đó là

có thể nhận ra tiêu chuẩn và sự

sai lệch ngoài tiêu chuẩn

❖Giảm thời gian tìm kiếm

❖Loại bỏ những bế tắc trong côngviệc

❖Tăng tính an toàn

❖Cải thiện việc trao đổi thông tin

❖Nâng cao sự ham mê công việc

Khái niệm

Mục đích

Biểu hiện của quản lý trực quan

65

Các yếu tố của quản lý trực quan

66

Trơng chờ từ quản lý trực quan

67

lệch ngoài tiêu chuẩn dể dàng hiệu chỉnh hơn.

ràng

Trực quan hóa

68

❖ Cho thấy các yếu tố và quản lý trực quan là hệ thống các thiết bị, thông tin, mã màu, sơ đồ và các bảng tín hiệu được tiêu chuẩn hóa

để xây dựng một tín hiệu thấy được ở nơi làm việc.

❖ Nhìn vào các tín hiệu này tình trạng bình thường và không bình thường được phát hiện ra ngay.

❖ Tín hiệu này làm cho mọi tình trạng bất bình thường và lãng phí

dễ dàng nhận ra

❖ Hệ thống chỉ ra yêu cầu

cần cải tiến.

Ngăn ngừa sai sót và quản lý trực quan

❖ Loại bỏ triệt để nguy cơ xuất hiện vấn đề đã xảy ra.

Kết hợp kiểm soát trực quan vào tiêu

30 40

50 10

20

30 40

20

30 40 50

10 20

30 40

50 10

20

30 40

20

30 40 50

35

Month/Date

Check Sheet

Kết hợp kiểm soát trực quan vào tiêu

chuẩn

71

Cấp độ 3:

Tiêu chuẩn được đưa vào đồng hồ

đo Nhìn sơ là có thể thấy, kiểm tra

tất cả tình trạng sản xuất, mức tiêu

chuẩn được đặt ở vị trí như là vị trí

12 giờ của đồng hồ.

Cấp độ 4:

Tín hiệu cảnh báo sẽ hoạt động trong

điều kiện không tiêu chuẩn.

PHẦN 3: 5S VÀ QUẢN LÝ TRỰC QUAN: NỀN TẢNG CỦA HỆ THỐNG ĐIỀU HÀNH LEAN

72

Cần một môi trường cho

việc tăng năng suất, chất

lượng và đảm bảo an toàn!

Cần một kỹ thuật quản lý nội vi tốt &

cắt giảm chi phí! 5S

Năng suất thấp?

ĐỪNG CHỈ TẬP TRUNG VÀO SỰ

“SẠCH SẼ & GỌN

GÀNG”!

Thay đổi nhân sự?

Nhân viên thiếu động lực?

Sai lỗi nhiều?

5S không tồn tại được nếu chỉ thuần

là điểm khởi đầu của hành trình.

Chỉ để sạch sẽ &

gọn gàng

chỉ để “Nhìn cho đẹp”, đặc biệt lại không phải là nhà họ!

Hãy luôn đảm bảo nhận thức đúng

76

Cách sống &

làm việc

• Các hành vi có ý thức được định hướng bới

sự lãnh đạo và cam kết mạnh mẽ, được củng

cố bới các biện pháp quản lý hiệu quả Cần giải quyết các yếu tố kỹ thuật và quản lý.

Quản lý rủi ro •các mói nguy về lãng phí & an toàn. Tiếp cận theo quản lý rủi ro nhằm loại bỏ

Đừng quên các yếu tố quan trọng của

chương trình 5S

77

Kế hoạch rõ ràng và cụ thể Sự lãnh đạo & Cam kết

Đào tạo & Tuyên truyền thỏa

đáng Củng cố một cách hiệu quả

Phân tích nhu cầu đào tạo thích hợp cho tất

cả các đối tượng liên quan.

Đào tạo hiệu quả với cac nội dung thích

ứng với từng nhóm đối tượng.

Các tiếp cận thích hợp trên cơ sở hiểu biết

sâu sắc về các điều kiện hiện tại.

Các hạng mục công việc và mốc thời gian rõ

ràng trên cơ sở kế hoạch kiểm soát hiệu quả.

Sự lãnh đạo rõ ràng, cam kết mạnh mẽ và

cụ thể tại tất cả các cấp quản lý.

Đảm bảo sự “làm gương” và tham gia hiệu quả từ các nhân sự quản lý.

Các giải pháp củng cố kiên trì và nhất quán

để biến 5S thành một phần của văn hóa tổ chức.

Chương trình 5S

Q&A ???

78