Khoản 6 Điều 40 Luật Thi hành án hình sự quy định: Cơ-quan đã cấp giấy chứng nhận chấp hành xong án phạt tù, giấy chứng nhận đặc xá có trách nhiệm gửi giấy chứng nhận đó cho Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia
Nghị định số 111/2010/NĐ-CP ngày 23/11/2010 của chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một sổ điều của Luật Lý lịch tư pháp hướng dẫn rhư sau:
+ Trường hợp nhận được giấy chứng nhận đã chấp hành xong hình phạt tù, giấy chứng nhận đặc xá, đại xá; quyết định, giấy xác nhận, văn bản thông báo co cơ quan thi hành án thuộc Bộ Quổc phòng cung cấp. Trung tâm lý lịch tư pháp cuốc gia cập nhật thông tin theo quy định tại Điều 30 của Luật Lý lịch tư pháp và gửi bản sao giấy chứng nhận, quyết định, giấy xác nhận, văn bản thông báo cho Sở Tư pháp, nơi người bị kết án thường trú; trường hợp không xác định được nơi thường trú thì gửi cho Sở Tư pháp nơi người đó tạm trú trong thời hạn 10 ngày, lể từ ngày nhận được giấy chứng nhận, quyết định, giấy xác nhận, văn bản thông bảo.
+ Trường hợp nhận được thông báo về việc thi hành hình phạt trục xuất, ihông báo về việc thực hiện quyết định dẫn độ. quvểt định tiếp nhận chuyển giao người đang chấp hành hình phạt tù, thông báo về quyết định đặc xả, đại xá, miễn, giảm hình phạt của nước chuyển giao đối với người đang chấp hành hình phạt tù
do cơ quan Công an cung cấp. Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia cập nhật thông tin theo quy định tại các Điều 31, 32 của Luật Lý lịch tư pháp.
Nghị định số 111/2010/NĐ-CP qui định về trách nhiệm phổi hợp cung cấp thông tin lý lịch tư pháp về án tích để xây dựne cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp như sau:
Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm cung cấp thông tin lý lịch tư pháp từ ngày 01 tháng 7 năm 2010 cho Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp theo quy định tại các điều từ Điều 16 đến Điều 21 của Luật Lý lịch tư pháp.
Trong trường hợp cần có thêm thông tin lý lịch tư pháp có trước ngày 01 tháng 7 năm 2010 để xây dựng cơ sở dừ liệu lý lịch tư pháp đổi với người bị kết án quy định tại khoản 2 và 3 Điều 8 của Nghị định này, Trung tâm lý lịch tư pháp quổc gia, Sở Tư pháp gửi văn bản đề nghị Tòa án đã xét xử sơ thẩm vụ án cung cấp bản sao bản án đối với người bị kết án. cơ quan có thẩm quyền thuộc Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, cơ quan thi hành án dân sự, cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin về việc chấp hành xong hình phạt, đặc xá, đại xá, thi hành hình phạt tiền, tịch thu tài sản và các quyết định dân sự trong bản án hình sự đối với người bị kết án.
Cơ quan có thẩm quyên thuộc Bộ Còng an, Bộ Quốc phòng, cơ quan thi hành án dân sự, các cơ quan, tổ chức có liên quan có trách nhiệm cung cấp thông tin theo yêu cầu của Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp theo quy định của pháp luật.
Để thực hiện trách nhiệm phối hợp cung cấp thông tin lý lịch tư pháp về án tích nhằm mục đích xây dựng cơ sở dữ liệu ]ý lịch tư pháp, Luật THAHS (Điều 5) được Quốc hội nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa V iệt nam khóa X II kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 17/6/2010, có hiệu lực từ ngày 01/7/2011 qui định các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn, nghĩa vụ của mình có trách nhiệm phổi hợp và thực hiện yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền theo qui định của luật THAHS. Theo qui định tại khoản 2 các Điều 13, Điều 14, Điều 15 thì cơ quan thi hành án hình sự Công an cấp tỉnh, cấp quân khu, cấp huyện có
nhiệm vụ tiếp nhận quyết định thi hành án hình sự của T A có thẩm quyền- đây là nRuồn thông tin LLTP về án tích theo qui định tại Diều 15 Luật LLTP, đó là:
- Quyết dịnh thi hành án phạt tù: Điều 21 khoản 2 qui định trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày ra QĐ thi hành án phạt tù và hình phạt bổ sung, TA đã ra ỌĐ phải gửi QĐ thi hành án cho các cá nhân và cỗ quan trong õó có Sở Tý pháp nõi T A ỗã ra Ọ Đ TH A có trụ sở với mục đích để tiếp nhận nguồn thông tin LLTP về án tích
- QĐ hoãn chấp hành án phạt tù Điều 23 khoản 3 điểm đ qui định trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày ra QĐ hoãn chấp hành án phạt tù. TA đã ra QD hoãn phải gửi QĐ đó cho Sở Tư pháp nơi TA đã ra Q Đ TH A có trụ sở
- QĐ tạm đình chỉ chấp hành án phạt tù: Điều 23 khoản 1,2 đều qui định ngay sau khi có ỌĐ tạm đình chỉ chấp hành án phạt tù. T A và VKS (trong trường hợp VKS ra QĐTDC thi hành án phạt tù) đều phải gửi QĐ đó cho Sở tư pháp, nơi TA. VKS đã ra QĐ có trụ sở. Trong trường hợp người được tạm đình chỉ chết thì T A đã ra Q Đ TH A phải ra QĐ đình chi TH A và gửi cho các cá nhân, tổ chức trong đó cỏ Sở Tư pháp để xử lý thông tin về LLTP của người đó.
- Đối với trường hợp được cấp giấy chứng nhận chấp hành xong hình phạt tù, giấy chứng nhận đặc xá thì cơ quan đã cấp giẩy chứng nhận có trách nhiệm gửi giấy chứng nhận đó cho Trung tâm LLTPỌG.