2.1. ì. Xác định trách nhiệm tiếp nhận thông tin
- Khi nhận được thông tin l ý lịch tư pháp, cần xác định thông tin đó thuộc :hâm quyền tiếp nhận của cơ quan nào (Trung tâm iý lịch quốc gia hay Sờ tư
pháp).
* Theo quy định tại Điều 22 Luật Lý lịch tư pháp, trung tâm lý lich tư
pháp quốc gia có thẩm quyền tiếp nhận các thông tin lý lịch tư pháp từ các cơ quan có thẩm quyền thuộc Bộ Công an như Cục quản lý trại giam, các trại giam, trại tạm giam, cục quản lý xuất nhập cảnh...; Viện Kiểm sát nhân dân toi cao và cơ quan thi hành án thuộc Bộ Quốc phòng.
Theo quy định tại các điều 17, 18, 19, khoản 1 các điều 23, 26 và các điều 34, 38 của Luật L ý lịch tư pháp, Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia có nhiệm vụ tiếp nhận khoảng 24 loại thông tin lý lịch tư pháp từ hơn 200 đầu mối {gồm hơn 130 trạ i giam, trạ i tạm giam thuộc Bộ Công an, Bộ Quốc phòng; 63 Sở Tư pháp tinh, thành phố, 9 cơ quan th i hành án dân sự thuộc Bộ Quốc phòng; Viện kiểm sát nhân dân tố i cao; cơ quan quản lý xuất nhập cành và các cơ quan có tham quyển thuộc Bộ Công an),
* Sử T ư pháp được tiếp nhận các thông tin lý lịch tư pháp do Tòa án nhân dân đóng trên địa bàn cung cấp. Các thông tin lý lịch tư pháp do cơ quan thi hành
án dân sự cung cấp thì Sở tư pháp cũng có trách nhiệm tiếp nhận các thông tin đó. Ngoài ra, Sờ tư pháp còn có trách nhiệm tiếp nhận các thông tin lý lịch tư pháp do các cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận chấp hành xong hình phạt cải tạo không giam giữ, phạt tù cho hưởng án treo và các hình phạt bổ sung khác (như hình phạt cấm đảm nhiệm chức vụ...).
- Việc tiếp nhận thông tin lý lịch tư pháp phải được ghi vào sổ tiếp nhận theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành.
Cụ thể hóa quy định này của Luật, liên bộ Bộ Tư pháp, Tòa án nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ Công an, Bộ Quốc phòng đã ban hành Thông tư liên tịch số: 04/2012/TTLT-BTP-TAN D TC -VKSN D TC -BC A- BQP ngày 10/05/2012 hướng dẫn trình tự, thủ tục tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp. Theo đó, xác định rõ đầu moi, hình thức, phương pháp cung cấp thông tin lý lịch tư pháp cũng như xác định rõ trách nhiệm phổi hợp cung cung cấp thông tin của các cơ quan có liên quan cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và các Sở Tư pháp.
Điểm chú ý ở đây là khi tiếp nhận thông tin cần phân biệt về:
- 'Phông tin có trước ngày 1 /7/2010 và;
- Thông tin có từ ngày 1/7/2010.
Bởi vì, đối với mỗi loại thông tin chúng ta có quv trình tiếp nhận và xử lý khác nhau.
2.1.2. Xử lý thông tin sau khi tiếp nhận
Sau khi thông tin lý lịch tư pháp được tiếp nhận theo thẩm quyền, cơ quan tiếp nhận cần nghiên cứu để xác định:
- Thông tin lý lịch tư pháp có thuộc thẩm quyền xử lý của mình hay không?
- Thông tin lý lịch tư pháp có nội dung đầy đủ hay chưa, có sai sót gì cần bổ sung, đính chính hay không?
Khi tiếp nhận các thông tin lý lịch tư pháp do các cơ quan, tổ chức cung cấp, Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia/SỞ Tư pháp phải tiến hành xử lý thông tin lý lịch tư pháp, xác định trường hợp nào phải lập lý lịch tư pháp, trường hợp nào phải cập nhật thông tin .... sau khi xử lý thông tin, để bảo đảm việc sẳp xếp, lưu trữ thông tin liên quan dén người bị kết án, bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã được đầy đủ, chính xác, trong nhiều trường hợp, Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia phải tiến hành xác minh về nhân thân của người có lý lịch tư pháp, tránh tình trạng là một người nhưng lại có nhiều lý lịch tư pháp được lưu trữ, sắp xếp ở nhiều ngăn khác nhau. Việc sấp xếp, lưu trữ thông tin lý lịch tư pháp phải bảo đảm phục vụ có hiệu quả cho việc cập nhật, tra cứu thông tin lý lịch tư pháp nhanh, chính xác và đầy đủ thông tin.
* Xác định thẩm quyền xử lý thông tin lý lịch tư pháp
Theo quy định tại Điều 23 Luật Lý lịch tư pháp, Sở Tư pháp có thẩm quyền xử lý thông tin lý lịch tư pháp là Sở Tư pháp nơi người bị kết án thường trú. Trường hợp không xác định được nơi thường trú của người bị kết án thì Sở tư pháp nơi người bị kết án tạm trú có thẩm quyền xử lý thông tin. Trường hợp không xác định được nơi thường trú hoặc nơi tạm trú của người bị kết án thì
Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia có thẩm quyền xử lý. Vì vậy, sau khi xác định thông tin lý lịch tư pháp không thuộc thẩm quyền xử lý của mình, Sở tư pháp tiếp nhận thông tin phải gửi thông tin lý lịch tư pháp đó cho Cơ quan cỏ thẩm quvền trong vòng 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận.
Đối với các thông tin lý lịch tư pháp mà Trung tâm lý lịch quổc gia có quyền tiếp nhận thì chỉ có các thông tin lý lịch tư pháp dưới đây thuộc quyền xử lý của Trung tâm:
+ Các thông tin lý lịch quốc gia mà không xác định được nơi thường trú hoặc tạm trú của người bị kết án;
+ Các thông tin lý lịch tư pháp liên quan đến người bị kết án được dần độ để thi hành án hoặc chuyển giao để chấp hành hình phạt tù tại Việt Nam;
+ Các thông tin lý lịch tư pháp liên quan đến các trích lục bản án, trích lục án tích của công dân Việt Nam do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài do Viện kiểm sát nhân dân tối cao cung cấp.
Các thông tin lý lịch tư pháp không thuộc các trường hợp trên thì Trung tâm phải gửi bản sao các văn bản có liên quan do cơ quan có thẩm quyền cung cấp cho Sở tư pháp có thẩm quyền trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được thông tin.
Đối với trường hợp người nước ngoài phạm tội tại Việt Nam: Sở Tư pháp nơi người nước ngoài thường trú hoặc tạm trú sẽ tiếp nhận và xử lý thông tin lý lịch tư pháp.
* Kiểm tra thông tin lý lịch tư pháp sau khi tiếp nhận: Đây là quá trình kiểm tra các thông tin lý lịch tư pháp được cung cấp có đầy đủ nội dung theo quy
định của pháp luật hay không?
- Đối với các thông tin lý lịch tư pháp là thông tin ban đầu cần thiểt cho việc thiết lập lý lịch tư pháp, cần kiểm tra nội dung có đầy đủ các vấn đề được
quy định tại khoản 4 Điều 16 Luật Lý lịch tư pháp. Đó là có đầy đủ các thông tin như:
+ Họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, quốc tịch, nơi thường
trú hoặc tạm trú. họ tên cha. mẹ, vợ chồng của người bị kết án;
+ Ngày tháng năm tuyên án. sổ bản án, Tòa án đã tuyên bản án, tội danh, điều khoản luật được áp dụng, h ìn h phạt chính, hình phạt bổ sung, nghĩa vụ dân sự trong bản án, án phí.
- Dối với các thông tin lý lịch tư pháp là các thông tin bổ sung cần kiểm tra nội dung của các thông tin đỏ đã đầy đủ để bổ sung vào lý lịch tư pháp hay
không.
V í du, đối với quyết định giảm thời hạn chấp hành hình phạt tù cần kiểm tra, quyết định đó do Tòa án nào ban hành (cỏ phải là tòa án nhân dân cấp tỉnh hoặc tòa án quân sự cấp quân khu nơi người bị kết án chấp hành hình phạt ban hành hay không); nội dung quyết định có ghi rõ giảm thời gian chấp hành hình phạt tù là mấy tháng; người được giảm thời gian chấp hành hình phạt tù họ tên là gì, ngày tháng năm sinh, trú tại đâu; con ông, con bà; bị kết án tù về tội gì, tại bản án hình sự của Tòa án nào.
Nếu thông tin không đầy dủ hoặc có sai sót thì cần phải báo cáo với người có thẩm quyền và chuẩn bị văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức đã cung cấp thông tin bổ sung, đính chính. Sau khi gửi công văn phải theo dõi, kiểm tra để xác nhận cơ quan, tổ chức đó đã nhận được công văn. Nếu quá thời hạn 10 ngày kể từ ngày cơ quan, tổ chức nhận được đề nghị bố sung, đính chính mà không thực hiện thì việc bổ sung, đính chính thì phải nhắc nhở họ hoặc có vãn bản yêu cầu đảm bảo đúng thời hạn bổ sung, đính chính theo quy định của pháp luật.
2.2. Kỹ năng tiếp nhận thông tin lý lịc h về cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã theo quyết định tuyên bố phá sản
Trường hợp người bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tảc xã chưa có Lý lịch tư pháp thi Sờ Tư pháp nơi người đó thường trú hoặc tạm trú lập Lý lịch tư pháp trên cơ sở quyết định tuyên bố phá sản của Tòa án. Trường hợp người đó đã có Lý lịch tư pháp thì Sở Tư pháp ghi vào Lý lịch tư pháp của neười đó theo quvết định của Tòa án.
Thông tin về việc cá nhân khôna được thành lập. quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã được xóa bỏ trong Lý lịch tư pháp của cá nhân đó khi hết thời hạn theo
quyết định tuyên bố phá sản của Tòa án.
- Đối với trích lục quyết định tuyên bố phá sản có nội dung cấm cá nhân đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã do Toà án cung
cấp, Sở Tư pháp nơi tiếp nhận thông tin có nhiệm vụ phân loại thông tin. Sau khi phân loại thông tin, Sở Tư pháp nơi tiếp nhận thông tin thực hiện việc xử lý, xác minh thông tin đổi với những người có hộ khẩu thường trú/tạm trú tại địa phương. Trường hợp qua xác minh. Sở Tư pháp xác định được người bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã chưa có L ý lịch tư pháp. Sở Tư pháp tiến hành lập Lý lịch tư pháp đối vớ i những người có hộ khẩu thường trú, tạm trú tại địa phương; Trường hợp qua xác minh xác định, người bị cẩm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã đã có Lý lịch tư pháp, Sở Tư pháp nơi tiếp nhận thông tin có nhiệm vụ cập nhật thông tin vào Lý lịch tư pháp của người có hộ khẩu thường trú/tạm trú tại địa phương.
Đổi với người có hộ khẩu thường trú tại tỉnh, thành phố khác, Sở Tư pháp nơi tiếp nhận thông tin gửi trích lục quyết định tuyên bổ phá sản cho Sở Tư pháp các tinh, thành phổ nơi người đó có hộ khẩu thường trủ/tạm trú (trong trường hợp không xác định được nơi thường trú) để Sở Tư pháp nơi này xác minh, lập Lý lịch tư pháp hoặc thực hiện cập nhật thông tin vào L ý lịch tư pháp đổi với người
Sở Tư pháp nơi người bị kết án thường trú/ tạm trú lập 02 bản Lý lịch tư pháp, một bản do Sở Tư pháp quản lý, một bản được chuyển đến Trung tâm lý lịch tư pháp quổc gia.
Việc tiếp nhận và xử lý thông tin bao đầu cũng tương tự như đã nêu ở phần trên.