Tiểu luận quản trị nguồn nhân lực

“ Trong tất cả các nhiệm vụ của quản trị, quản trị con người là nhiệm vụtrung tâm và quan trọng nhất vì tất cả các vấn đề khác đều phụ thuộc vào mức độ thành công của quản trị con người”

CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO

THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH QUỐC TẾ

Global Advanced Master of Business Administration

TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

Giảng viên : Prf Daniel Kerr Caroll

PGS.TS TRẦN KIM DUNG

Học viên : TRẦN CÔNG ĐÁNG Lớp : Ga.MBA01 C0211

Tp HCM 10 - 2012

Đề bài:

Ở cương vị trưởng phòng, anh/chị hãy phân tích SWOT cho tình hình của phòng và đềxuất các cách thức đánh giá kết quả công việc và khen thưởng động viên có hiệu quả choCBNV trong phòng

Bài làm :

NỘI DUNG TIỂU LUẬN

II Cơ sở nền tảng và mô tả về tình huống hiện tại 5

III Thu thập thông tin, phân tích và giải thích kết quả 7

V

Phân tích động lực để áp dụng các đề xuất và kháng cựđối với các đề xuất đồng thời nêu giải pháp để giảm các

yếu tố chống cự này

23

I PHẦN MỞ ĐẦU :

“ Trong tất cả các nhiệm vụ của quản trị, quản trị con người là nhiệm vụ

trung tâm và quan trọng nhất vì tất cả các vấn đề khác đều phụ thuộc vào mức độ thành công của quản trị con người” *

Suy cho cùng, công việc của nhà quản trị chính là quản trị con người, nhân tố conngười vừa là mục tiêu mà cũng vừa là động lực cho sự phát triển xã hội Con người lànguồn lực chủ yếu, quyết định sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp, một tổchức…Thực tiễn môi trường kinh doanh hiện tại đang diễn ra rất năng động, thay đổi rấtnhanh chóng, sự cạnh tranh trở nên gay gắt hơn và mang tính toàn cầu, điều đó càng làmnổi bật hơn nữa tầm quan trọng của những nhân tố con người trong sự tồn tại và pháttriển của một doanh nghiệp

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản trị nguồn nhân lực, bằng kiếnthức được đào tạo, bằng sự trãi nghiệm trong quá trình công tác, cho dù ở cấp độ một tổchức, một doanh nghiệp, hay cụ thể trong vị trí trưởng phòng kế toán tài chính mà tôiđang công tác Nên tôi luôn cố gắng nghiên cứu vận dụng các kiến thức khoa học về quảntrị nguồn nhân lực vào vị trí công tác của bản thân để công tác quản trị đạt hiệu quả hơn.Quản trị nguồn nhân lực nghiên cứu các vấn đề về quản trị con người với 2 mục tiêu cơbản :

- Sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực nhằm nâng cao tính hiệu quả của tổ chức

- Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viênđược phát huy tối đa các năng lực cá nhân

Quản trị nguồn nhân lực có ba chức năng :

- Thu hút nguồn nhân lực

- Đào tạo và phát triển

- Duy trì nguồn nhân lực

Để sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực, nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả tổchức và nhân viên, ngoài những biện pháp về mặt tổ chức, cần phải có những biện phápthích hợp nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên ở mọi cấp độ Những biện phápnày phải thích hợp với mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức

Để có những biện pháp khả thi và hiệu quả, cần có những đánh giá chính xác nănglực các bộ phận chức năng, tìm ra những điểm mạnh để phát triển và điểm yếu để khắc

phục Và công cụ mà các các tổ chức hay doanh nghiệp thường áp dụng là dùng phân tíchSWOT

Việc áp dụng phân tích SWOT : Strengths ( điểm mạnh ) – Weaknesses ( điểm yếu) – Opportunities ( cơ hội ) - Threats ( nguy cơ ) chính là phân tích yếu tố nội tại ( điểmmạnh , điểm yếu ) của doanh nghiệp, của các phòng ban chức năng để tìm ra nhữngthuận lợi và khó khăn, cơ hội và nguy cơ, để từ đó lựa chọn các biện pháp, phương ánthích hợp, xây dựng những chương trình hành động cụ thể

Việc đánh giá phải theo trình tự :

- Đánh giá thực trạng năng lực nhân viên :

+ Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá

+ Khảo sát thực trạng

+ Xác nhận điểm mạnh , điểm yếu

- Xây dựng biện pháp nâng cao chất lượng :

II CƠ SỞ NỀN TẢNG VÀ MÔ TẢ TÌNH HUỐNG HIỆN TẠI :

Được hình thành từ năm 1995, sau quyết định của chính phủ Việt Nam về việc chuyển

Trang Thiết Bị Y Tế Hoàng Đức (tên giao dịch Lyth Pharma) là một trong những công ty

tư nhân phân phối dược phẩm đầu tiên tại Việt Nam Trong bối cảnh chính trị, kinh tế, xãhội đặc thù của đất nước lúc bấy giờ, Hoàng Đức từng bước đã phát triển một hệ thốngphân phối dược phẩm và vắc-xin hiệu quả, phù hợp và rộng khắp trong cả nước

Với phương châm "Phục Vụ Sức Khỏe Cộng Đồng," từ 1999 đến nay Hoàng Đức đã mởrộng thêm hoạt động của mình vào lĩnh vực phân phối TTBYT, với các sản phẩm tiêntiến do một số nhà sản xuất dụng cụ y tế hàng đầu thế giới cung cấp cho thị trường ViệtNam

Từ ưu thế của một trong những công ty phân phối dược phẩm đầu tiên tại Việt Nam, vớimạng lưới rộng khắp, với những mối quan hệ tốt đẹp với các khách hàng lớn từ nhiềunăm qua, với đội ngũ nhân viên kinh nghiệm, đầy nhiệt tình, một số lại được tập huấnthêm ở nước ngoài, Hoàng Đức đã nhanh chóng thành công trong hoạt động phân phốicác thiết bị y tế

Chúng tôi rất tự hào là một trong những người đầu tiên đưa các trang thiết bị ít can thiệpvào Việt Nam Đặc biệt là các dụng cụ dùng trong can thiệp bệnh tim bẩm sinh, bệnh lýmạch vành và can thiệp bệnh lý dị dạng mạch máu não Trong lĩnh vực này, trước mắt,chúng tôi phục vụ dụng cụ y tế nói trên, cùng các dụng cụ về nội soi tiêu hóa, tắc nghẽnmật tụy, nội soi niệu và một số dụng cụ trong can thiệp qua da khác Song song đó, Hoàng Đức vẫn tiếp tục nỗ lực làm cầu nối để đưa các dược phẩm, sinhphẩm, trang thiết bị y tế tiên tiến khác trên thế giới vào thị trường Việt Nam Ngày nay, hơn 200 thành viên của Hoàng Đức đã chung sức phục vụ trong lĩnh vực phânphối dược phẩm, y tế ở Việt Nam với mục tiêu nhằm thỏa mãn nhu cầu của các nhà cungcấp và thị trường trong nước Hoàng Đức thực hiện điều này bằng cách thiết lập một tổchức phân phối mang tính chất kinh tế, hiệu quả, và thích hợp với nhu cầu của sự pháttriển thị trường và thích ứng với những nhu cầu tương lai của đất nước

Về nguồn nhân lực:

Đến thời điểm hiện tại Công ty có hơn 200 cán bộ công nhân viên, với trụ sở chính tại TpHCM, và một chi nhánh tại Nội Công ty hiện có hệ thống phân phối phủ rộng khắp trênkhắp cả nước.

Vì mô hình là công ty TNHH, hình thành từ các thành viên trong gia đình là chủ yếu, nênviệc bố trí nhân sự ở nhiều vị trí, đặc biệt là nhân sự thuộc phòng kế toán tài chính, cónhiều trường hợp dựa trên tiêu chí là mối quan hệ người nhà, người thân, quen biết làchủ yếu, đôi khi không yêu cầu cao về khả năng chuyên môn nghiệp vụ, vì còn mangnặng tâm lý : “ người trong nhà tin tưởng hơn ” Vì vậy năng lực thật sự và năng lực cần

có của một số nhân sự trong phòng kế toán tài chính để hoàn thành công việc là một vấn

đề ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả công việc của phòng ban

Trãi qua nhiều năm tháng hoạt động, lãnh đạo công ty cũng thừa nhận con người, cụ thể

là người lao động là tài sản vô giá, là vốn quý của doanh nghiệp Doanh nghiệp có thànhcông hay không là do sự đóng góp của nhân viên Thế nhưng như đã trình bày ở trên, vớimột doanh nghiệp tư nhân, nhân sự được bố trí đôi lúc không thực sự dựa trên năng lực,

mà dựa trên mối quan hệ gia đình, việc thực hiện đánh giá hiệu quả công việc, khenthưởng, kỹ luật…vẫn còn chưa thật sự khoa học, hợp lý, và thiếu tính động viên nhữngnhân viên khác trong doanh nghiệp

Trên đây là những cơ sở nền tảng và tình huống hiện tại của doanh nghiệp Lực lượng laođộng phần lớn là những người từ trong gia đình, thân tộc, vậy SWOT của công ty nóichung và phòng kế toán nói riêng ra sao? Phòng cần có cách thức đánh giá kết quả côngviệc và khen thưởng động viên CBNV như thế nào để hiệu quả công việc của Phòng đạtmức cao nhất? Đó là vấn đề mà đề tài này cần phải tìm ra câu giải đáp

III THU THẬP THÔNG TIN, PHÂN TÍCH VÀ GIẢI THÍCH KẾT QUẢ :

TRƯỞNG PHÒNG

2. Các chức năng, nhiệm vụ chính của Phòng Tài Chính_ Kế Toán:

Chức năng, nhiệm vụ

Bộ phận chịu trách nhiệm Tài chính Kế toán

PHÓ PHÒNG – PHỤ TRÁCH TÀI CHÍNH

PHÓ PHÒNG – KẾ TOÁN

KT HÀNG XUẤT

KT HÀNG NHẬP

KT QUẢN LÝ TS CỐ ĐỊNH –VẬT TƯ TB

KẾ TOÁN TỔNG BÁO CÁO THUẾ

HỢP-KT QUẢN LÝ KHO

KT QUẢN LÝ THU CHI

THỦ QUỸ- VĂN THƯ

QUẢN LÝ MUA

SẮM-KÝ KẾT HỢP ĐỒNG

THEO DÕI-THANH LÝ

HỢP ĐỒNG

1 Cân đối tài chính X

3 Đầu tư (quản lý dòng tiền, quản lý hợp đồng, giám sát các

quá trình mua sắm)

X

4 Hạch toán giá thành, xác định kết quả kinh doanh X

7 Lập kế hoạch, chiến lược phát triển công ty (ngắn hạn, trung

hạn, dài hạn)

X

10 Quản lý vật tư, tài sản, nguồn vốn bao gồm vốn góp, nợ phải

trả, nợ phải thu công nhân viên, phải thu khác.

X

11 Quản lý đánh giá kết quả làm việc X X

12 Quản lý quỹ tiền mặt và thanh toán thu chi X

14 Thống kê, phân tích, tổng hợp X

15 Tổ chức quản lý doanh thu, công nợ phải thu của các Đại lý,

công ty dược, bệnh viện, nhà thuốc.

X

16 Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán X

17 Tổ chức và phân công, giao việc X X

Tình hình nhân sự của Phòng Kế Toán:

Số lượng: 12 người.

Phân tích SWOT của Phòng Kế Toán:

Điểm mạnh:

 60% nhân viên có trình độ Đại học.

 80% nhân viên trẻ (dưới 40 tuổi).

Cơ hội:

 Thu nhập tương đối tốt.

 Nhiều cơ hội học tập, thăng tiến.

Khó khăn; điểm yếu:

 40% nhân viên chỉ tốt nghiệp cao đẳng,

trung học phổ thông nên khả năng

nghiệp vụ chưa cao, xử lý tình huống

còn lúng túng, khó khăn, hạn chế.

 50% nhân viên do quen biết, người thân

không qua tuyển dụng nên có một số

người không đủ khả năng làm việc,

thậm chí gây khó khăn trì trệ cho các

khâu khác trong phòng KT.

 Quy mô kinh doanh của Công ty ngày

càng tăng, phân phối ngày càng nhiều

hơn về chủng loại sản phẩm, từ nhiều

nhà sản xuất Do yêu cầu chuyên môn,

phòng KT phải từng bước áp dụng các

chương trình tin học chuyên ngành để

kịp thời xử lý số liệu, lại gặp phải khó

khăn do một số nhân viên yếu kém về

tin học.

Nguy cơ:

 Nhiều Công ty dược phẩm trong nước được thành lập và tham gia thị trường, các tập đoàn dược phẩm quốc tế gia tăng hoạt động tại Việt Nam, điều đó gia tăng sự cạnh tranh giữa các công ty trong việc thu hút nguồn nhân lực có chuyên môn cao, môi trường làm việc chuyên nghiệp, chế độ đãi ngộ hấp dẫn.

Dẫn đến công ty khó giữ được các nhân viên giỏi làm việc lâu dài,.

 Do một số nhân viên trong phòng kế toán , trình độ năng lực chưa đạt yêu cầu cho công việc, nhưng được tuyển dụng và bố trí công tác nên làm nảy sinh nhiều va chạm, bất cập giữa các nhân viên trong phòng ban, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc chung của phòng.

Từ phân tích trên, chúng ta có thể xây dựng chiến lược quản lý nguồn nhân lực như sau:

Kết hợp điểm mạnh và cơ hội:

Động viên khuyến khích các bạn trẻ học tập

Kết hợp điểm mạnh và nguy cơ:

Có chính sách đãi ngộ (lương, thưởng, cơ hội

trau dồi kiến thức bằng cách hỗ trợ học phí,

tăng lương, thăng chức sau khi thu được kết

quả học tập tốt và giảm thưởng, phụ cấp nếu

kết quả kém.

học tập, thăng chức) tốt để giữ chân nhân viên

Kết hợp điểm yếu và cơ hội:

Tạo điều kiện cho nhân viên thiếu năng lực học

tập, trau dồi kiến thức.

Sa thải, thuyên chuyển công tác nếu không

phấn đấu trau dồi để hoàn thành nhiệm vụ

được giao.

Kết hợp điểm yếu và nguy cơ:

Trong tình hình kinh tế khó khăn, cạnh tranh giữa các công ty khốc liệt hơn vì vậy cần mạnh dạn bắt buộc các nhân viên yếu và thiếu năng lực phải phấn đấu học tập, trau dồi kỹ năng, kiến thức để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao bằng cách xây dựng cách thức đánh giá kết quả công việc để trả thưởng công bằng.

IV Giải pháp, kiến nghị:

1 Xây dựng cách thức đánh giá kết quả công việc:

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của Phòng Kế toán -TC, xây dựng bảng mô tả công việc để

từ đó xác định cách thức đánh giá kết quả công việc (KPI) cho khoa học, hợp lý làm cơ

sở cho việc trả lương, trả thưởng, đề bạt thăng chức một cách công bằng, tạo được độnglực làm việc, cống hiến và phấn đấu trong CBNV của phòng KT Trên tinh thần đó, thốngnhất từ lãnh đạo công ty và lãnh đạo phòng ban, thực hiện việc khách quan trong côngtác tuyển mộ nhân viên, không căn cứ trên yếu tố người thân quen, có quy chế kỷ luật vàkhen thưởng công bằng, minh bạch

Các KPI này sẽ là thước đo chính để đo lường hiệu quả làm việc của CBNV vào mỗitháng, cũng như sẽ là căn cứ cho các quyết định khen thưởng, kỷ luật tương ứng

Các KPI được xây dựng trên cơ sở thỏa thuận, thống nhất ý kiến giữa các cấp, từ nhânviên cho đến lãnh đạo

Bản KPI sẽ được cập nhật định kỳ hàng quý Trưởng các Phòng Ban có trách nhiệm tổchức cuộc họp với các thành viên trong phòng để thêm, sửa hoặc loại bỏ những qui địnhkhông còn phù hợp nữa.

Mọi thay đổi cần phải có biên bản quyết định và được chấp thuận bởi Giám đốc hoặcngười được ủy quyền

Các tiêu chuẩn đánh giá sẽ khác nhau tùy thuộc vào vị trí, trách nhiệm của từng nhânviên

2 Chọn lựa phương pháp đánh giá:

Phòng KT nên sử dụng phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng (tiêu cực hoặc tíchcực) để từ đó phân tích định lượng, đánh giá nhân viên bởi phương pháp này có những

ưu điểm sau:

 Giúp lãnh đạo dễ dàng so sánh, phân loại nhân viên

 Giúp nhân viên hiểu rõ ràng, chính xác các yêu cầu doanh nghiệp đã đặt ra chomình

 Giúp nhân viên hiểu được những điểm mạnh, điểm yếu của chính mình từ đó cóhướng phấn đấu hoàn thiện mình hơn

Riêng nhược điểm tốn kém thời gian không là điều quá đáng lo ngại bởi lẽ:

 Tốn kém nhưng mang lại lợi ích to lớn thì không phải là điều lãng phí

 Bước đầu có thể mọi người chưa quen với việc đánh giá nên tốn kém thời gian, vềsau việc này trở nên quen thuộc mọi người sẽ thực hiện nhanh hơn

3 Xác định người đánh giá:

Nên thu hút các đối tượng khác nhau cùng tham gia đánh giá để đảm bảo tính công bằng;không thiên vị và giảm áp lực cho riêng Trưởng Phòng Kế Toán; Kế Toán Trưởng

Đối với việc đánh giá nhân viên:

 Nhân viên tự đánh giá

 Cấp trên 1 bậc (Trưởng Phòng Kế Toán) xem xét và thực hiện phỏng vấn đánh giávới nhân viên

 Cấp trên 2 bậc (Kế Toán Trưởng kiêm Phó Giám Đốc Tài Chính) xem xét; thảoluận và phê duyệt.

Đối với Trưởng Phòng Kế Toán:

 Lãnh đạo xem xét chuẩn bị đưa ra ý kiến nhận xét và các góp ý (nếu có)

 Bước 2: Đánh giá kết quả thực hiện công việc:

 Nhân viên trình bày ý kiến trước

 Lãnh đạo đưa ý kiến sau trên nguyên tắc khen trước; góp ý sau và trên tinh thầnxây dựng; hỗ trợ cấp dưới hoàn thành công việc tốt hơn

 Kết quả đánh giá cuối cùng phải được công khai

 Lưu ý: Mọi ý kiến phản đối, phàn nàn về cách đánh giá, kết quả đánh giá cầnphải được Ban Lãnh Đạo xem xét giải quyết một cách khách quan

 Lãnh đạo thảo luận về những thuận lợi và khó khăn sắp tới.

 Cấp dưới trình bày mục tiêu và kế hoạch hành động cụ thể cùng những nguồnlực, sự hỗ trợ cần thiết để đạt mục tiêu

 Lãnh đạo trao đổi về tính hợp lý, khả thi, sự hỗ trợ có thể có cho chương trìnhhành động, cách thức đo lường kết quả đạt được và các điều chỉnh kế hoạch,mục tiêu nếu cần thiết

 Bước 4: Những quan tâm của cá nhân về phát triển nghề nghiệp:

 Cấp dưới trình bày các nguyện vọng như được hỗ trợ học tập nâng cao trình độchuyên môn, các kỹ năng cần thiết; hoặc được cơ hội thử thách …

 Cấp trên xem xét, trao đổi trên cơ sở phát huy điểm mạnh và hoàn thiện điểmyếu của nhân viên; gợi ý các chương trình huấn luyện phù hợp; cách thức hỗ trợphù hợp

Dưới đây là đề xuất các tiêu thức và phương pháp đánh giá kết quả công việc của Phòng Kế Toán công ty Dược Phẩm Hoàng Đức ( LYTH Pharma ) sẽ áp dụng cho Quý 1/ năm 2013:

Cách xếp loại được qui định như sau:

1: Yếu (Không đạt yêu cầu tối thiểu): Không thể chấp nhận được; có thể cho nghỉ việchoặc phải chuyển sang thực hiện công việc khác phù hợp hơn

2: Trung bình (Đạt yêu cầu tối thiểu)

3: Khá (Đạt yêu cầu công việc)

4: Giỏi (Đạt yêu cầu và vượt trội)

5: Xuất sắc (Hoàn toàn vượt trội)

Ví dụ: Kết quả đánh giá tháng 1/ 2013 tại Phòng Kế Toán công ty Dược Phẩm Hoàng đức như sau:

1. KPI cho Trưởng Phòng Kế Toán

đo

Trọng số

Xếp loại