355 hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM nhất tín

mô hình kinh doanh trực tuyến, nâng cấp thông tin di động, kế toán tiền lương, nâng cao chất lượng tiệc cưới, quản trị nghiệp vụ lễ tân, kế toán tập hợp chi phí

Sinh viên : Phan Anh Tú GV hướng dẫn

MSV : 07D100297

LUẬN VĂN CHI TIẾT

Đề tài: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM Nhất Tín.

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu vấn đề giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của

Để biến điều đó thành hiện thực, Đảng và Nhà nước ta đã nhận thấy doanh nghiệpđóng một vai trò rất to lớn trong nền kinh tế Đó là những viên gạch nền móng đầutiên để xây dựng lên một nền kinh tế vững chắc Song trong nền kinh tế thị trườngluôn tràn đầy sự thách thức, thì các doanh nghiệp phải làm như thế nào để nhữngnguồn lực của mình có thể đem lại những kết quả khả quan nhất Hay nói cách khác,với những nguồn lực hiện có thì doanh nghiệp phải làm sao để tận dụng được hếtnhững khả năng của nguồn lực mình có Và thực tế đã chứng minh rằng, một doanhnghiệp có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hoàn thiện sẽ đạt được những mục tiêumong muốn

1.2 Xác lập và tuyên bố đề tài

Qua thời gian nghiên cứu và tìm hiểu thực tế tại Công ty TNHH TM Nhất Tín, emnhận thấy được tầm quan trọng của vấn đề và được sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban lãnhđạo, phòng Tổ chức cùng sự hướng dẫn của Th.S Dương Thị Thúy Nương, em đãmạnh dạn chọn luận văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM NhấtTín” làm luận văn tốt nghiệp.

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí có vai trò và ảnh hưởng lớn tới sự tồn tại của mỗidoanh nghiệp, nên trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH TM Nhất Tín em đã

chọn đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM Nhất Tin." làm

đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình Với mong muốn vận dụng kiến thức đã học

để tìm hiểu và đề ra những biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lícủa Công ty

Đề tài tập trung giải quyết vấn đề cơ cấu tổ chức công ty TNHH TM Nhất Tín.1.3 Các mục tiêu nghiên cứu

- Làm rõ cơ sở lý luận về:

+ Thực tế cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH TM Nhất Tín

+ Phát hiện ra các yếu tố bất hợp lý, cũng như các nhân tố ảnh hưởng đến bộ máyquản lý của Công ty để có hướng giải quyết

+ Vận dụng các kiến thức đã học về quản lý kinh tế vào thực tiễn tại Công tyTNHH TM Nhất Tín để hiểu sâu, rộng về quản lý kinh tế ở tầm vi mô

- Đề xuất một số giải pháp nhằm:

+ Đảm bảo phát huy vai trò của bộ máy quản lí Công ty

+ Giúp xây dựng cơ cấu gọn nhẹ, phản ứng linh hoạt trong bất kỳ tình huống nàoxảy ra

+ Giúp đảm bảo mối quan hệ chỉ đạo giữa ban giám đốc, các phòng ban,… xuấttạo nên một khối quản lí thống nhất hoạt động nhịp nhàng với nhau

1.4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

+ Đối tượng nghiên cứu: Là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH TMNhất Tín và các kiểu cơ cấu tổ chức trong quản lý.

+ Phạm vi nghiên cứu:

- Về không gian: Luận văn được nghiên cứu trong phạm vi là Công ty

TNHH TM Nhất Tín

- Về thời gian: nghiên cứu trong khoảng thời gian từ 2008 đến nay

1.5Kết cấu luận văn

Luận văn của em gồm có 4 chương:

Lời mở đầu

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu vấn đề giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM Nhất Tin.

Chương 2: Một số lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức trong công ty

Chương 3: Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH Nhất Tín Chương 4: Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH

Chương 2: Một số lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức trong công ty

2.1 Một số khái niệm và định nghĩa cơ bản

2.1.1 Khái niệm tổ chức

Theo cách phân loại các yếu tố sản xuất thì: Tổ chức là sự kết hợp các yếu tốsản xuất

Theo quá trình phát triển thì: Tổ chức là sự liên kết tất cả các cá nhân, quá trìnhhoạt động trong hệ thống để thực hiện các mục đích đề ra.

Theo mối quan hệ: Tổ chức bao gồm sự xác định cơ cấu và liên kết các hoạtđộng khác nhau của tổ chức

Tô chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là dựa trên những chức năng, nhiệm vụ

đã xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng

mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp hoạt động như mộtchỉnh thể có hiệu lực nhất

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phậnnhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện nhữngchức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêuchung của tổ chức

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là những bộ phận có trách nhiệm khác nhau,nhưng quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau được bố trí theo từng khâu, từng cấp quản lý đểtạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện mục tiêu và chức năng quản lý xác định.2.2 Một số lý thuyết về cơ cấu tổ chức

2.2.1 Lý luận quản lý cổ điển về cơ cấu tổ chức

Lorsch cho rằng, kinh nghiệm chủ yếu của các học giả nổi tiếng của lý luận cổ điển và những người theo họ là kinh nghiệm thực tế của các doanh nghiệp ở thời kỳ đâu của thế kỷ XX Đối với những nhà lý luận quản lý cổ điển, việc điều hòa, phối hợp trong nội bộ doanh nghiệp không quan trọng Họ nhận định một cách đơn giản rằng, sau khi phân công trong nội bộ doanh nghiệp, những mục tiêu nhỏ của các tổ hợp lao động được tổng hợp lại sẽ trở thành mục tiêu lớn của doanh nghiệp Nếu cần điều phối thì hoàn toàn có thể dựa vào nhân viên quản lý kinh doanh ở tầng lớp trên giải quyết Lý luận của họ là công nhân viên phải nghe theo sự chỉ huy của giám đốc

Do đó, cơ cấu điều phối có hiệu quả duy nhất chỉ có thể là tầng lớp giám đốc Nhưng lý luận quản lý cổ điển còn có rất nhiều khiếm khuyết Trước hết, nó rất khó khích lệ tính tích cực của doanh nghiệp Thứ hai, sự hạn chế của lý luận đó rất dễ biểu

hiện ở những doanh nghiệp lớn vì ở đó, tầng nấc phân công rất phức tạp Thứ ba, trên thực tế, các giám đốc ngày càng nhận thức được rằng, nếu chỉ dựa vào sự lãnh đạo ở tầng cao của doanh nghiệp thì rất khó thực hiện được sự điều hòa, phối hợp trong tổ hợp lao động cơ sở và nó sẽ không tự động hợp thành mục tiêu lớn của doanh nghiệp.2.2.2 Lý luận quản lý hiện đại về thiết kế cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Trường phái quản lý hệ thống trong lý luận quản lý hiện đại cho rằng, thiết kế

tổ chức là do nhiệm vụ sản xuất và tố chất (chất lượng) của công nhân viên của doanhnghiệp quyết định Về mặt này, nghiên cứu của một số học giả Mỹ về quản lý đều thừa nhận tính hữu hiệu của lý luận này Họ cho rằng, cơ câu tổ chức của doanh nghiệp là vấn đề quan trọng có liên quan đến thành công của doanh nghiệp Họ đã trình bày những yếu tố chủ yếu cấu thành cơ cấu tổ chức của những doanh nghiệp thành công, nhưng lại chưa đề ra được một đường lối hữu hiệu, hoàn chỉnh để giải quyết vấn đề cơ cấu tổ chức doanh nghiệp một cách có hệ thống Trên cơ sở những nghiên cứu của mình, Lorsch đã tiếp tục tìm tòi, nghiên cứu và viết ra cuốn "Thiết kế

cơ cấu tổ chức”, hình thành một hệ thống lý luận hoàn chỉnh về thiết kế cơ câu tổ chức

2.2.3 Lý luận về thiết kế cơ cấu tổ chức của Lorsch

Những suy nghĩ về thiết kế cơ cấu tổ chức do Lorsch đề ra bao hàm 2 khái niệm cơ bản: "Sự dị biệt" hoặc "sự khác biệt”, Sự "tổng hợp" hoặc "tổng thể hóa"

Sự dị biệt ở đây là trình độ nhận thức và tinh thần, tư tưởng của người quản lý

ở các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp và những sự khác nhau về cơ cấu tổ chức chính thức của các bộ phận đó Không như các học giả theo lý luận quản lý cổ điển, coi phân công là nhân tố duy nhất quyết định năng suất lao động và hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp, Lorsch cho rằng, mỗi bộ phận sản xuất của doanh nghiệp đều là một đơn vị nhỏ của doanh nghiệp Những thành viên của các bộ phận đó đều xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất và tố chất của nhân viên mà hình thành phương hướng phát triển và cơ cấu tổ chức của mình một cách hết sức tự nhiên Bởi vì, mỗi bộ phận khác nhau đều nằm trong môi trường khác nhau trong nội bộ doanh nghiệp Giữa những bộ phận ấy có sự khác biệt một cách hết sức tự nhiên ở mức độ khác nhau

Một khái niệm cơ bản khác là sự "tổng hợp” Khái niệm này là để chỉ những sức ép, thách thức và đòi hỏi trong những hoàn cảnh nhất định, năng lực và trình độ hợp tác, điều hòa của các bộ phận trong nội bộ doanh nghiệp Tóm lại mức độ khác nhau về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp được quyết định bởi sự ổn định hoặc không

ồn định của hoàn cảnh và sự khác nhau hoặc giống nhau của hoàn cảnh đó

2.3 Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu vấn đề giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổchức trong công ty của những công trình năm trước

Cơ cấu tổ chức có ảnh hưởng lớn tới tình hình hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp Mặt khác cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phải ngày càng được hoàn thiện đểthích nghi với từng giai đoạn kinh doanh của doanh nghiệp Do đó các đề tài về hoànthiện cơ cấu tổ chức luôn là những đề tài mang tính cấp thiết tại mỗi doanh nghiệp

Đã có không ít những đề tài nghiên cứu về vấn đề này Sau đây em xin lấy một số ví

dụ về một số công trình nghiên cứu

- Đề tài 1: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần sản xuất và kinh doanh Đức Việt do Lê Anh Quang lớp 42A1 trường ĐH Thương Mại thực hiện

- Đề tài 2: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần may Hưng Yên do Đào Thị Nhinh lớp 42A2 ĐH Thương Mại thực hiện.

- Đề tài 3: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Công ty TNHH vàng bạc, đá quý Huy Thanh do Nguyễn Thị Lơ lớp k4- HQ1A ĐH Thương Mại thực hiện

- Đề tài 4: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Tư Thành do Lê Thị Lan Chi lớp 42A4 ĐH Thương Mại thực hiện.

- Đề tài 5: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần xây lắp và thương mại Coma 25 do Mai Thị Hồng Ngọc lớp 41A1 ĐH Thương Mại thực hiện.

Các luận văn trên đều đã đưa ra một số lý thuyết cơ bản như: khái niệm, vaitrò, nguyên tắc…của cơ cấu tổ chức và phân tích cụ thể một số mô hình cấu trúc tổchức theo trực tuyến chức năng, cấu trúc chức năng Đối với mỗi cấu trúc đều đưa racác ưu nhược điểm và trường hợp áp dụng Đề tài 1-3-4 có ưu điểm là đi sau vào tìmhiêu thực trạng, bố cục khá hoàn chỉnh, tuy nhiên các giải pháp nêu ra chưa cụ thể và

tính khả thi chưa cao Đề tài 2,5 đã đề ra được giải pháp tính khả thi cao, phù hợp vớithực tế công ty hơn.

Mỗi luận văn đều bám sát vào lý thuyết để phân tích thực trạng của mỗi doanhnghiệp Đó là việc doanh nghiêp đã áp dụng các nguyên tắc, các yêu cầu trong xâydựng cơ cấu tổ chức như thế nào, những thành công và những mặt tồn tại của cơ cấu

tổ chức hiện tại của các doanh nghiệp từ đó đưa ra một số giải pháp và kiến nghị đểhoàn thiện cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp đó

Qua tìm hiểu, trong 3 năm gần đây, không có công trình nghiên cứu nào về đềtài này tại công ty TNHH TM Nhất Tín

2.4 Phân định nội dung vấn đề giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong công ty2.4.1 Vai trò của cơ cấu tổ chức trong công ty

Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì mỗi con người không thể hành độngriêng lẻ mà cần phối hợp những lỗ lực cá nhân để hướng tới những mục tiêu chung.Quá trình tạo ra của cải vật chất và tinh thần cũng như đảm bảo cuộc sống an toàn cho

xã hội ngày càng được thực hiện trên quy mô lớn với tính phức tạp ngày càng cao đòihỏi phải có sự phân công hợp tác của những con người trong tổ chức

Trong sản xuất kinh doanh cũng vậy, mỗi doanh nghiệp đều thực hiện nhữngmục tiêu nhất định, mà để thực hiện được các mục tiêu đó đòi hỏi phải có lực lượngđiều hành toàn bộ quá trình sản xuất Đó chính là lực lượng lao động quản lý trongdoanh nghiệp và hình thành lên bộ máy quản lý Để đảm bảo sự thống nhất trong điềuhành sản xuất kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp ít nhất phải có một thủ trưởng trựctiếp chỉ đạo lực lượng quản lý để thực hiện các nhiệm vụ: bố trí, sắp xếp nhân viênquản cho phù hợp với từng nhiệm vụ cụ thể nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhànggiữa các thành viên trong tổ chức, nhằm khai thác khả năng chuyên môn sáng tạo củamỗi thành viên trong việc thực hiện các mục tiêu để thực hiện các mục tiêu đề ra nhưtăng năng suất lao động, hạ giá thành

Như vậy, Trong mỗi doanh nghiệp nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy quản

lý thì không có một lực lượng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, và không có quátrình sản xuất nào được thực hiện nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Từ những lập luận trên cho ta thấy rõ vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức bộmáy, nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ,linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc thực hiện các nhiệm vụmột cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao Ngược lại nếu một tổ chức không phùhợp với đều kiện mới, nhiều bộ máy chồng chéo nhau sẽ dẫn đến sự trì trệ, mâu thuẫn

và kém hiệu quả Chính vì thế cần phải đánh giá mức độ hợp lý của một tổ chức, một

cơ cấu tổ chức được coi là hợp lý không chỉ đủ các bộ phận cần thiết để thực hiện cácchức năng của tổ chức mà phải có một tập thể mạnh với những con người đủ phẩmchất, năng lực để thực hiện các chức năng nhiệm vụ được giao

Mặt khác, sự tồn tại của bộ máy quản lý còn thể hiện sự tồn tại của chínhdoanh nghiệp đó Nó như chất keo dính để liên kết các yếu tố sản xuất lại với nhautheo sự thống nhất, có phương hướng rõ ràng; đồng thời làm cho hoạt động của doanhnghiệp ổn định, thu hút được mọi người tham gia và có trách nhiệm với công việchơn

Trong doanh nghiệp có rất nhiều chức năng quản lý đảm bảo cho quá trìnhquản lý được thực hiện trọn vẹn và không bỏ sót Để đảm nhiệm hết các chức năngquản lý đó cần có sự phân công lao động quản lý, thực hiện chuyên môn hoá Bộ máyquản lý doanh nghiệp tập hợp những người có trình độ cao trong doanh nghiệp Việc

sử dụng hợp lý các kế hoạch lao động của các cán bộ và nhân viên quản lý, sự phânchia công việc cho nhân viên quản lý phù hợp và có trình độ thực sự sẽ góp phần hoànthành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

2.4.2 Các yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức

Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm bảothực hiện những yêu cầu sau:

- Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lý đều được thiếtlập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ cho mụcđích đề ra của doanh nghiệp

- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo khả năng thíchứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài hệthống.

- Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính xác củathông tin được xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhànggiữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp

- Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho chiphí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng phải đạt hiệu quảcao nhất

- Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát được hệthống thông tin, thông tin không được rò rỉ ra ngoài dưới bất kỳ hình thức nào Điều

đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp

2.4.3 Các mô hình tổ chức bộ máy quản lý

a Mô hình cơ cấu theo trực tuyến

Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấp dưới Cơcấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng, người lãnh đạophải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của người dưới quyền

Sơ đồ1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến

Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là người lãnh đạo thực hiện tất cả các chứcnăng quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách Còn người thừa

Người lãnh đạo

Người LĐ tuyến 1 Người LĐ tuyến 2

Các đối tượng Qlý Các đối tượng Qlý

hành mệnh lệnh chỉ nhận lệnh một người phụ trách và chỉ thi hành lệnh của người đó

b Mô hình cơ cấu theo chức năng.

Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận riêngbiệt theo các chức năng quản lý, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng nhất định

Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng

Kiểu cơ cấu này sẽ hình thành nên người lãnh đạo được chuyên môn hoá, chỉđảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định Mối liên hệ giữa các thành viêntrong tổ chức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng Như vậy khác với

cơ cấu tổ chức trực tuyến ở chỗ: người lãnh đạo chia bớt công việc cho người cấpdưới

Ưu điểm: Thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, sử dụng tốt cán

bộ hơn, phát huy tác dụng của người chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho người lãnhđạo

Người lãnh đạo

Người LĐ cnăng A Người LĐ cnăng B Người LĐ cnăngC

Đối tượng quản lý1 Đối tượng quản ly2 Đối tượng quản lý3

Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởngkhác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ thủ trưởng Mô hình này phù hợp với

tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức năng

c Mô hình cơ cấu tổ chức theo trực tuyến - chức năng.

Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu trên, theo đó mối liên hệ giữa cấp dưới

và lãnh đạo là một đường thẳng, còn những bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụchuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các cán bộtrực tuyến Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải thường xuyên giải quyếtmối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng

Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến - chức năng

Ưu điểm: Lợi dụng được ưu điểm của hai bộ mô hình trực tuyến và chức năng

Nó phát huy được năng lực, chuyên môn của các bộ phận chức năng, đồng thời đảmbảo được quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao của tổ chức

Nhựơc điểm: Cơ cấu phức tạp, nhiều vốn, cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổchức phải thường xuyên giải quyết các mối quan hệ giữa các bộ phận trực tuyến với

bộ phận chức năng

Lãnh đạo cấp1

Người lđ cnăngCNgười lđ cnăng B

Người lđ cnăng A

Người lđ cnăngBNgười lđ cnăngA

Lãnh đạo cấp2

Người lđ cnăngC

Đối tượng qlý 1 Đối tượng qlý 2 Đối tượng qlý 3

d Mô hình cơ cấu trực tuyến - tham mưu.

Người lãnh đạo ra lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với người thừa hànhtrực tiếp của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp người lãnh đạo phải tham khảo ý kiếnchuyên gia ở bộ phận tham mưu giúp việc Kiểu cơ cấu này cho phép người lãnh đạotận dụng được những tài năng, chuyên môn của các chuyên gia, giảm bớt sự phức tạpcủa cơ cấu tổ chức, nhưng nó đòi hỏi người lãnh đạo phải tìm kiếm được các chuyêngia giỏi trong các lĩnh vực

Sơ đồ 4: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến - tham mưu

2.4.4 Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý

- Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý gắn liền với phương hướng, mục đích hệthống phương hướng, mục đích của hệ thống sẽ chi phối cơ cấu hệ thống Nếu một hệthống có quy mô và mục tiêu phương hướng cỡ lớn ( khu vực, cả nước) thì cơ cấu tổchức của nó cũng phải có quy mô và phương hướng tương đương Còn nếu có quy môvừa phải, đội ngũ và trình độ tham gia hệ thống phải ở mức tương đương Một hệthống có mục đích hoạt động văn hoá thì tổ chức bộ máy quản lý sẽ có những đặc thùkhác biệt với hệ thống có mục đích kinh doanh

Người lãnh đạo

Người lãnh đạo tuyến2Người lãnh đạo tuyến1

Tham mưu2

Các đối tượng qlý Các đối tượng qlý

- Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối.

Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo phân công, phâncấp nhiều phân hệ trong hệ thống theo yêu cầu các nhóm chuyên môn ngành với độingũ nhân lực được đào tạo tương ứng và có đủ quyền hạn để thực hiện được nguyêntắc này

- Nguyên tắc linh hoạt và thích ứng với môi trường

Nguyên tắc này đảm bảo việc cải tiến bộ máy quản lý phải đảm bảo cho mỗiphân hệ, mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo tương ứng để các cấp quản lý thấphơn phát triển được tài năng để chuẩn bị thay thế các cán bộ quản lý cấp trên khi cầnthiết

- Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả

Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải mang lại hiệu quả caonhất đối với chi phí bỏ ra và đảm bảo hiệu lực hoạt động của các phân hệ về tác độngđiều khiển của các lãnh đạo

2.4.5 Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức

Phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý nhằm đưa ra một

mô hình phù hợp với quy mô doanh nghiệp và tình hình sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong công tác tổ chức quản lý và từ

đó thúc đẩy doanh nghiệp có mô hình quản lý nhằm tăng sức cạnh tranh trên thịtrường

- Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổchức là hai mặt không thể tách rời nhau Khi sự thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinhdoanh của công ty thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi theo, vì nếu không thay đổi theothì bộ máy quản lý cũ sẽ làm cản trở việc phấn đấu đạt được mục tiêu mới đề ra của tổchức doanh nghiệp Tuy nhiên không phải bao giờ sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuấtkinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sựthay đổi bắt buộc của bộ máy quản lý, song các kết quả nghiên cứu đều ủng hộ ý kiến

bộ máy quản lý cần được thay đổi kèm theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

- Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của của doanhnghiệp cũng phức tạp theo Do đó các nhà quản lý cần phải đưa ra một mô hình cơcấu quản lý hợp lý sao cho đảm bảo quản lý được toàn bộ hoạt động của doanh nghiệpđồng thời phải làm sao để bộ máy quản lý không cồng kềnh và phức tạp về mặt cơcấu Còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì bộ máy quản lý phải chuyên, tinh,gọn nhẹ để dễ tay đổiphù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Địa bàn hoạt động:

Việc mở rộng hoặc phân tán địa bàn hoạt động của doanh nghiệp đều có sựthay đổi về sự sắp xếp lao động nói chung và lao động quản lý nói riêng do đó dẫnđến sự thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý Do vậy sự thay đổi địa bàn hoạt động củadoanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp

- Môi trường kinh doanh

Tổ chức bộ máy quản lý hợp lý là điều kiện đủ cho doanh nghiệp thành côngtrên thương trường Do vậy mức độ phức tạp của môi trường kinh doanh có ảnhhưởng đến tổ chức bộ máy quản lý Nếu môi trường luôn biến động và biến độngnhanh chóng thì có được thành công đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức bộ máyquản lý có mối quan hệ hữu cơ Việc đề ra các quyết định có tính chất phân tán vớicác thể lệ mềm mỏng, linh hoạt, các phòng ban có sự liên hệ chặt chẽ với nhau

- Cơ sở kỹ thuật của hoạt động quản lý và trình độ của các cán bộ quản lý

Nhân tố này có ảnh hưởng mạnh đến tổ chức bộ máy quản lý Khi cơ sở kỹthuật cho hoạt động quản lý đầy đủ, hiện đại, trình độ của cán bộ quản lý cao có thể

đảm nhiệm nhiều công việc sẽ góp phần làm giảm lượng cán bộ quản lý trong bộ máyquản lý, nên bộ máy quản lý sẽ gọn nhẹ hơn nhưng vẫn đảm bảo được tính hiệu quảtrong quản lý.

- Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên

Đối với những người đã qua đào tạo, có trình độ tay nghề cao, có ý thức làmviệc thì họ sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, khối lượng công việc lớn hơn

do đó sẽ làm giảm số lao động quản lý dẫn đến việc tổ chức bộ máy quản lý dễ dàng

và hiệu quả hơn Ngược lại, với những lao động không có ý thức làm việc, không tựgiác sẽ dẫn đến số lượng lao động quản lý gia tăng, làm cho lãnh đạo trong tổ chứcđông lên, việc tổ chức bộ máy quản lý khó khăn hơn

Chương 3: Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH Nhất Tín

3.1 Phương pháp nghiên cứu

3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

Nghiên cứu định tính và định lượng bằng cách phỏng vấn trực tiếp, qua điệnthoại, qua thư điện tử, thu thập thông tin từ những người làm công tác quản trị, nhânviên công ty

- Phương pháp chính là sử dụng bảng câu hỏi để thu thập thông tin trực tiếp từnhân viên công ty Bản câu hỏi được thiết kế gồm 10-15 câu trong mỗi bản (trắcnghiệm hoặc tự luận) nhằm điều tra về cơ cấu tổ chức của công ty hiện tại, phát hiệnnhững điểm mạnh điểm yếu Số lượng bản câu hỏi : 4 bản, gồm 2 bản trắc nghiệm và

2 bản câu hỏi mở, dành cho nhà quản trị và nhân viên

- Sử dụng phương pháp quan sát, điều tra, phỏng vấn để có được thông tin vềnhu cầu và mức độ phù hợp của cơ cấu tổ chức

- Áp dụng phương pháp khảo sát nhu cầu của các doanh nghiệp về hoàn thiện

cơ cấu tổ chức bằng bảng câu hỏi

3.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu

- Sử dụng phương pháp thống kê để phân tích tình hình hoạt động của công ty

- Phân tích kết quả chủ yếu qua phần mềm SPSS

3.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến cơ cấu tổchức của Công ty TNHH TM Nhất Tín

3.2.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH TM Nhất Tín

3.2.1.1 Qúa trình hình thành và phát triển

Tên giao dịch : Công ty TNHH Thương mại Nhất Tín

Tên viết tắt : nhattin Co.,Ltd

Văn phòng giao dịch: Số 35 Ngõ 260 Đường Cầu Giấy- Quan Hoa- Cầu Giấy- HN.Điện thoại : 0437615718

Khẩu hiệu “Uy tín, chất lượng” Nhất Tín sẵn sàng đáp ứng tốt nhất mọi nhucầu về các sản phẩm và dịch vụ tin học Trong suốt quá trình xây dựng và phát triểnNhất Tín luôn cố gắng để tự hoàn thiện mình nhằm mang tới cho khách hàng một dịch

vụ hoàn hảo, đáng tin cậy Nhất Tín có một hệ thống được tổ chức khoa học, một độingũ kỹ sư, cán bộ kinh doanh có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực công nghệ thôngtin với trình độ học vấn cao, được đào tạo chính quy có trách nhiệm trong công việc.Nhất Tín đã và sẽ đem lại những sản phẩm tin học với dịch vụ chất lượng cao nhất,giá cả hợp lý

Nhất Tín cam kết sẽ là chỗ dựa tin cậy, vững bền giúp khách hàng làm chủcông nghệ hiện đại để phục vụ cho mục đích cuộc sống và kinh doanh theo đúng cách

mà khách hàng mong muốn và lựa chọn

3.2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty

* Chức năng:

- Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dung ( chủ yếu là thiết bị điện tử, tin học,thiết bị văn phòng, thiết bị giáo dục)

- Buôn bán thiết bị viễn thông

- Dịch vụ sửa chữa bảo dưỡng, bảo trì các sản phẩm điện tử, máy móc thiết bịvăn phòng, thiết bị viễn thông

- Dịch vụ chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực điện, điện tử

- Sản xuất, gia công, lắp ráp sản phẩm điện tử tin học thiết bị giáo dục

- Mua bán thiết bị điện tử, thiết bị văn phòng, thiết bị giáo dục

- Mua bán, lắp đặt sửa chữa bảo hành máy móc thiết bị ngành công nghiệp,nông nghiệp, xây dựng, giao thông; Thiết bị và sản phẩm ngành dệt may, hàng điện,điện tử, thiết bị âm thanh, ánh sáng, thiết bị bảo vệ ; Thiết bị điều khiển, photocopy

- Sản xuất, xuất nhập khẩu phần mềm tin học

- Xuất nhập khẩu các loại máy móc thiết bị văn phòng, thiết bị giáo dục…

- Thực hiện phân phối theo kết quả lao động và đảm bảo sự công bằng xã hội Tổchức tốt đời sống cho CBCN và mọi hoạt động xã hội Có kế hoạch bồi dưỡng nângcao trình độ chuyên môn, nghề nghiệp của CBCNV

- Mở rộng liên doanh liên kết với các thành phần kinh tế trong và ngoài nước

- Bảo vệ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đảm bảo vệ sinh môi trường,tham gia việc giữ gìn an ninh trật tự xã hội, làm tròn nhiệm vụ quốc phòng, tuân thủpháp luật, hạch toán và báo cáo trung thực theo pháp lệnh kế toán thống kê của nhànước, bảo toàn và không ngừng tăng trưởng vốn của Công ty

3.2.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty

Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dung ( chủ yếu là thiết bị điện tử, tin học, thiết

bị văn phòng, thiết bị giáo dục)

- Buôn bán thiết bị viễn thông

- Dịch vụ sửa chữa bảo dưỡng, bảo trì các sản phẩm điện tử, máy móc thiết bịvăn phòng, thiết bị viễn thông

- Dịch vụ chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực điện, điện tử

- Sản xuất, gia công, lắp ráp sản phẩm điện tử tin học thiết bị giáo dục

- Mua bán thiết bị điện tử, thiết bị văn phòng, thiết bị giáo dục

- Mua bán, lắp đặt sửa chữa bảo hành máy móc thiết bị ngành công nghiệp,nông nghiệp, xây dựng, giao thông; Thiết bị và sản phẩm ngành dệt may, hàng điện,điện tử, thiết bị âm thanh, ánh sáng, thiết bị bảo vệ ; Thiết bị điều khiển, photocopy

- Sản xuất, xuất nhập khẩu phần mềm tin học

- Xuất nhập khẩu các loại máy móc thiết bị văn phòng, thiết bị giáo dục…

3.2.3 Thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM Nhất Tín

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY

Công ty áp dụng cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng, theo đó mốiliên hệ giữa cấp dưới và lãnh đạo là một đường thẳng, còn những bộ phận chức năngchỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạtđộng của các cán bộ trực tuyến

Ưu điểm: Lợi dụng được ưu điểm của hai bộ mô hình trực tuyến và chức năng, pháthuy được năng lực, chuyên môn của các bộ phận chức năng, đồng thời đảm bảo đượcquyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao của tổ chức

Nhựơc điểm: Cơ cấu phức tạp, nhiều vốn, cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ chứcphải thường xuyên giải quyết các mối quan hệ giữa các bộ phận trực tuyến với bộphận chức năng

a Tổng giám đốc công ty:

TỔNG GIÁM ĐỐC P.GIÁM ĐỐC

- Chức năng:

+ Chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty, chăm lo đời sống cán

bộ công nhân viên của công ty

+ Lãnh đạo công ty thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ đề ra

+ Chỉ đạo cung cấp nguồn lực thực hiện dự án quản lý chất lượng

+ Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty và bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức cácchức danh quản lý của công ty

b.Phó giám đốc

- Chức năng: Trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật, phòng kinh doanh, dự án

- Nhiệm vụ chính:

+ Thiết kế sản phẩm, dự tính định mức vật tư, dự toán giá thành

+ Lập kế hoạch sản xuất về các đầu công việc, vật tư, tiến độ và chuyển giao kếhoạch cho các phòng ban để triển khai tiến hành nhập khẩu, mua vật tư và thầu phụ

+ Tổng hợp và phê duyệt hồ sơ về khối lượng các công việc đã hoàn thành theo hợpđồng và chuyển cho phòng kế toán thanh toán hợp đồng

+ Lập quy trình và cơ chế nhằm theo dõi, kiểm soát quá trình thực hiện dự án

+ Chịu trách nhiệm về tiến độ triển khai chất lượng sản phẩm và an toàn lao động.+ Lập báo cáo về tình hình sản xuất, thực hiện hợp đồng, báo cáo giờ công hực hiệncác công việc khác theo chỉ đạo củaGĐ

- Báo cáo: phó giám đốc báo cáo thực hiện nhiệm vụ cho GĐ và chịu sự giám sát của GĐ

c.Phòng kinh doanh:

- Nhiệm vụ:

+ Lên kế hoạch và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường; nghiên cứu xuhướng phát triển thị trường, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp , các hướng phát triển côngnghệ

+ Thiết lập hệ thống theo dõi, giám sát, đánh giá và hỗ trợ việc thực hiện kế hoạchkinh doanh của các nhân viên trong phòng, cũng như việc triển khai các hợp đồng của bộphận khác ( kế toán và sản xuất), nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng; Lập báocáo kinh doanh định kỳ trong hệ thống báo cáo cho các cơ quan có liên quan như: chủ quản,chính quyền.

+ Liên hệ với khách hàng, đàm phán ký kết hợp đồng; Xác định giá bán, tiến hành cáchoạt động tiếp cận với khách hàng, đấu thầu, chào giá, đàm phán ký kết hợp đồng theo uỷquyền của TGĐ

+ Cung cấp thông tin về đặc điểm khách hàng, yêu cầu của khách hàng cho phòng kỹthuật và Nhà máy, phục vụ công tác thiết kế, giám sát kỹ thuật thi công, tổ chức sản xuấtnhằm đảm bảo tiến độ đấu thầu và thực hiện hợp đồng

+ Trợ lý TGĐ về các vấn đề chiến lược, tổ chức, quản lý và điều hành công ty Hỗ trợTGĐ trong các quan hệ đối ngoại, quan hệ với chính quyền sở tại cũng như các hoạt độngcộng đồng

+ Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành nhân sự thuộc phòng kinh doanh, xây dựngbầu không khí làm việc lành mạnh và phát huy được năng lực và chuyên môn của từngngười

- Chức năng:

+ Tổ chức, phân công, theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong phòng

+ Định giá bán và giá đấu thầu, đàm phán và ký kết các hợp đồng bán hàng và nhậpkhẩu theo sự uỷ quyền của TGĐ

+ Quyết định các khoản chi theo định mức được phê duyệt

+ Thực hiện các kế hoạch quảng cáo, xúc tiến thương mại theo kế hoạch kinh doanh

đã được phê duyệt

+ Báo cáo TGĐ về các vấn đề có liên quan đến tiến độ và chất lượng triển khai hợpđồng nhằm đảm bảo hợp đồng nhằm đảm bảo hợp đồng được triển khai đúng kế hoạch

+ Theo dõi các thông tin phản hồi về thực hiện hợp đồng, các chi phí phát sinh, lãi lỗcủa các hợp đồng

d Phòng kế toán.

* Nhiệm vụ:

- Ghi chép sổ sách kế toán, làm báo cáo thuế, tiến hành nộp thuế và các nghĩa vụ tàichính theo quy định hiện hành của nha nước.

- Theo dõi công nợ phát sinh, thanh toán và thu hồi công nợ với khách hang trng quátrình hoạt động kinh doanh của công ty

- Kiểm ra theo dõi hang hoá xuất, nhập kho để tránh tình trạng thừa thiếu hàng hoákhông cần thiết

- Phân tích tình hình tài chính, kết qủa hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, báocáo cho lãnh đạo công ty về tình hình tài chính giúp cho ban lãnh đạo có thể nắm bắtkịp thời

* Chức năng :

Phòng tài chính kế toán có chức năng tham mưu giúp TGĐ trong công tác huyđộng và phân phối vật tư, tiền vốn theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty Tổchức và chỉ đạo thực hện toàn bộ công tác tài chính kế toán, thông tin kinh tế và hạchtoán kinh tế, hạch toán kế toán nhằm giải quyết tốt tài sản của Công ty, ghi chép phảnánh đầy đủ chính xác quá trình hình thành, vận động và chu chuyển của đồng vốnbiểu hiện bằng số lượng và giá trị theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và những quyđịnh cụ thể của công ty về công tác quản lý kinh tế, tài chính

e,Phòng kỹ thuật:

- Nhiệm vụ chính:

Lập dự toán, triển khai các hợp đồng, lập dự trù vật tư, cung cấp toàn bộ thông số kỹthuật, bản vẽ chế tạo cho xưởng; Lập kế hoạch thuê thầu phụ; Cung cấp thông số kỹ thuật cácyêu cầu nhập khẩu để phòng kinh doanh tiến hành nhập khẩu; Lập các quy trình chế tạo vàkiểm tra chất lượng sản phẩm;Thiết kế sản phẩm, dự tính định mức vật tư, dự toán giá thành,lập quy trình chế tạo và kiểm tra chất lượng sản phẩm

Trưởng phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm phân công kỹ sư phụ trách dự án theo đúngchuyên môn và năng lực của họ; Tiến hành thực hiện các hợp đồng thầu phụ theo chỉ đạo củaphó giám đốc; Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành nhân sự phòng kỹ thuật, xây dựng môitrương làm việc lành mạnh và phát huy được năng lực và chuyên môn của từng người; Ngoài

ra thực hiện các công việc khác của TGĐ và PGĐ

- Chức năng:

Báo cáo các vấn đề có liên quan đến chất chất lượng, tiến độ và an toàn trong các dự

án phụ trách; Tiếp xúc trực tiếp với khách hàng khi triển khai dự án

f, Phòng dự án

- Phòng này chịu trách nhiệm về việc lên kế hoạch thực hiện chương trình

- Ước tính chi phí cho việc thực hiện chương trình

- Ước tính số lượng nhân viên cho việc thực hiện chương trình

- Phân bổ công việc, quyền hạn và trách nhiệm cho từng bộ phận, cá nhân cụthể

- Theo dõi tiến độ thực hiện dự án và đề ra các quyết định chỉnh sửa kịp thời khi

có sự cố hoặc rủi ro xảy ra trong lúc thực hiện chương trình

- Tìm kiếm khách hàng, nắm bắt được các kế hoạch mua sắm mới với số lượnglớn, có giá trị cao phù hợp với mặt hàng mà công ty đang kinh doanh

- Tham gia đấu thầu và làm các hồ sơ liên quan đến hoạt động đấu thầu củacông ty

- Xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh, báo cáo ban lãnh đạo công ty vềtình hình thị trường, các kế hoạch, dự án đang và chuẩn bị triển khai

3.2.4 Ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công

ty TNHH TM Nhất Tín

a,Môi trường vĩ mô.

- Môi trường kinh tế : Đất nước ta trên con đường phát triển, từng bước củng cố

và hoàn thiện mọi Kinh tế ngày càng phát triển mạnh, đời sống nhân dân thay đổi rõrệt và sau khi chuyển đổi nền kinh tế nhiều thành phần , nền kinh tế mở năng động

đã đáp ứng đã dạng hoá cuộc sống con người và xã hội

Trong xu thế đi lên của đất nước, nền kinh tế nước ta đã và đang hoà nhập,phát triển theo xu hướng chung của khu vực và thế giới Điều này giúp doanh nghiệp

có cơ hội mở rộng thị trường và hội nhập kinh tế thế giới Đặc biệt do tình hình tăngtrưởng kinh tế trong nước và địa bàn công ty trực thuộc tiếp tục phát triển, đời sốngnhân dân ngày càng hoàn thiện, thu nhập ngày càng tăng Do đó, nhu cầu tiêu dùng

cũng ngày càng đa dạng, đây là cơ hội cho việc mở rộng và khai thác thị trường nộiđịa trong tương lai.

- Môi trường chính trị- xã hội: Dưới sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước, tìnhhình chính trị của nước ta ngày càng ổn định, đã khuyến khích được các nhà đầu tưnước ngoài vào sản xuất kinh doanh ở nứơc ta Do đó, các doanh nghiệp trong nướcphải luôn có các giải pháp kịp thời để ứng phó và cạnh tranh được với các nhà đầu tưnước ngoài Điều này giúp cho các doanh nghiệp trong nước luôn cải tiến và pháttriển , có như vậy mới có thể đứng vững được

- Môi trường tự nhiên: công ty có trụ sở tại trung tâm thành phố, bởi vậy công

ty có thuận lợi trong việc vận chuyển sản phẩm đến nơi tiêu thụ

- Môi trường pháp luật: thực hiện chủ trường theo pháp luật của nhà nước banhành Các doanh nghiệp có quyền tự chủ về sản xuất kinh doanh, tự chủ về tài chính

Sự ban hành và sửa đổi các luật như: luật doanh nghiệp, luật phá sản, luật thuế giátrị gia tăng, luật lao động… đã tạo thuận lợi cho cá doanh nghiệp hoạt động sản xuấtkinh doanh theo đà phát triển, đảm bảo tốt việc quản lý của nhà nước rất chặt chẽ vàlành mạnh

- Môi trường công nghệ: trong thời đại hiện nay, là thời đại của công nghệ ứngdụng khoa học ký thuật mới, do đó không thể không đề cập tới vấn đề này Công ty

có thuận lợi lớn là hầu hết máy móc thiết bị và công nghệ của công ty đều mới, ápdụng quy trình công nghệ tiên tiến cho ra những sản phẩm phù hợp với thị trường,công ty có thể cạnh tranh được với các đối thủ cùng ngành Tuy nhiên, để tồn tại vàphát triển công ty phải có những chính sách về đầu tư cải tiến sản phẩm, để ngàycàng nâng cao chất lượng sản phẩm của công ty

- Môi trường văn hoá- xã hội: bất kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh nào cũngchịu ảnh hưởng bởi nhân tố này Vậy để thành công trong kinh doanh các doanhnghiệp phải nghiên cứu tâm lý, tập quán tiêu dùng hay nhu cầu thị hiếu của ngườitiêu dùng ở các vùng khác nhau Đời sống người dân ngày càng được nâng cao, đặctính tâm lý tiêu dùng cũng phát triển đến một mức độ khác nhau, nhu cầu sử dụngsản phẩm cũng thay đổi

b,Môi trường vi mô.

- Công ty: ban lãnh đạo công ty luôn chú trọng đến việc xây dựng một mô hìnhkinh doanh linh hoạt, các phòng ban phối hợp với nhau một cách ăn ý nhằm thựchiện mục tiêu dự án một cách có hiệu quả nhất Với cơ cấu tổ chức mang tínhchuyên môn hóa cao cho phép công ty phối hợp thực hiện tốt các dự án Phòng kinhdoanh phụ trách việc tìm kiếm các khách hàng tiềm năng mới Phòng dự án sẽ tổchức thực hiện và quản lý dự án Phòng tài chính – kế toán sẽ phụ trách các vấn đềtài chính, công nợ, cung cấp các chứng từ kế toán khi khách hàng yêu cầu

- Khách hàng : Khách hàng chủ yếu của công ty là các tổ chức đoàn thể , cáctrường đại học trong cả nước, tiêu biểu có học viện chính trị quân sự, viện đại học

mở Hà Nội, BQLDA TW Bộ kế hoạch và đầu tư Bên cạnh đó công ty cũng chú ýđến đối tượng khách hàng cá nhân Quan hệ của công ty với khách hàng, đối tác rấtchặt chẽ, thể hiện thông qua việc ký kết hợp đồng dài hạn, do đó công ty cần phải cóchính sách phù hợp để có thể mang lại lợi nhuận cho cả hai bên

- Nhà cung cấp: Từ lúc thành lập đến nay, công ty không ngừng tìm kiếm chomình những nhà cung ứng tốt nhất Hiện nay, các nhà cung ứng được ký hợp đồngnguyên tắc bao gồm: 5 nhà cung cấp các trang thiết bị, dụng cụ cần thiết sử dụng chochương trình, 4 nhà cung cấp phụ trách in ấn, 5 nhà cung cấp đồng phục Tất cả cácnhà cung cấp này đều có năng lực sản xuất tốt đáp ứng về mặt thời gian, chi phí theonhu cầu của dự án Nhằm tạo mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, phòng tài chính công

ty luôn thực hiện thanh toán theo đúng thời gian với thủ tục nhanh gọn hiệu quả

- Đối thủ cạnh tranh: trên thị trường hiện nay chủ yếu là các công ty kinhdoanh cũng ngành nghề trong cùng đia bàn khu vực như công ty máy tính Hà Nội,công ty máy tính Phúc Anh, công ty máy tính Trần Anh, …

3.3 Tổng hợp kết quả điều tra trắc nghiệm về tình hình cơ cấu tổ chức của Công ty3.3.1 Các kết quả điều tra trắc nghiệm

Tổng hợp phiếu phỏng vấn nhà quản trị

1 Hiện tại bộ phận làm việc

đã xây dựng cơ cấu tổ

chức chưa?

A.Có 10/10 Hiện tại tại các phòng

ban đã xây dựng cơ cấu

tổ chức

B Chưa có 0/10

2 Thời kì 2011-2012, quy

mô kinh doanh dự định

của công ty?

A Quận,Huyện liền kề 0/10 Quy mô kinh doanh dựđịnh của công ty tập

trung chủ yếu ở khu vực

Hà Nội

B Hà Nội 8/10

C Miền Bắc 2/10

D Cả nước 0/10

3 Cơ cấu tổ chức hiện tại

của công ty được tổ chức

theo loại hình nào?

Mô hình cơ cấutheo trực tuyến 1/10 công ty áp dụng loại hìnhHiện tại, đa số cho rằng

cơ cấu tổ chức theo kiểutrực tuyến chức năng

Mô hình cơ cấutheo chức năng 1/10

Mô hình cơ cấu

tổ chức theotrực tuyến -chức năng

8/10

Mô hình cơ cấutrực tuyến -tham mưu

0/10

4 tổ chức với mục tiêu chiếnMức độ hỗ trợ của cơ cấu

lược công ty?

Cao 6/10 Hiện tại, cơ cấu tổ chức

hỗ trợ khá tốt cho chiếnlược kinh doanh

Trung bình 310Thấp 1/10

5 Mức độ phối hợp giữa các

phòng ban của công ty? KháTốt 2/103/10 Các phòng ban phối hợpở mức trung bình-khá

Vừa phải 5/10Yếu 0/10

6 Mức độ ảnh hưởng của cơ

cấu tổ chức đến hoạt động

kinh doanh?

Quyết định 1/10 Các nhà quản trị đa số

nhận định rằng cơ cấu tổchức có ảnh hưởng quantrọng đến hoạt động kinh

doanh

Quan trọng 5/10Không quá

quan trọng 4/10Không ảnh

hưởng 0/10

7 Cơ sở nào xây dựng cấu

trúc tổ chức công ty? Chiến lược kinhdoanh 2/10 công ty được xây dựngCấu trúc tổ chức của

chủ yếu trên cơ sở môitrường bên ngoài Bêncạnh đó cũng quan tâmđến chiến lược và quy mô

Quy mô công ty 2/10Môi trường bên

ngoài 6/10Đáp án khác 0/10

8 Yêu cầu cần thiết nhất

trong một cấu trúc tổ

chức?

Chuyên mônhoá 1/10 tính Hợp thức hoá và hợpCơ cấu tổ chức cần có

tác hoá là chủ yếuHợp tác hoá 5//10