298 hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty CP giải pháp phần mềm hòa bình

luận văn thương mại dịch vụ, giải pháp huy động tiền gửi, hoàn thiện công tác tổ chức, chuyên đề phân tích doanh thu, công tác đánh giá nhân sự, hoàn thiện bộ máy tổ chức

TÓM LƯỢC

Tất cả các doanh nghiệp đều có mục tiêu kinh doanh nhất định và để đạtđược mục tiêu chiến lược đó thì vấn đề cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp đóngvai trò khá quan trọng Hiểu rõ được tầm quan trọng đó của cơ cấu tổ chức, em

đã thực hiện luận văn tốt nghiệp với đề tài: “ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy

quản trị của công ty cổ phần giải pháp phần mềm Hòa Bình”

Luận văn tốt nghiệp gồm 4 chương:

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài

Ở chương này, luận văn làm rõ sự cấp thiết của vấn đề: “ Cơ cấu tổ chức bộ

máy quản trị của doanh nghiệp”

Chương 2: Một số lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp

Trong chương này, đưa ra các khái niệm về cơ cấu tổ chức trong doanhnghiệp, các quan điểm và cách tiếp cận khác nhau về cơ cấu tổ chức, tổng quan tìnhhình nghiên cứu các năm về trước về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, nội dung về

cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng

cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công tu CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

Với các kết quả thu thập được từ dữ liệu sơ cấp và dữ liệu thứ cấp tại công ty,

đề tài đi sâu nghiên cứu và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty CP giảipháp phần mềm Hòa Bình trong 3 năm gần đây (2008-2010) trên cơ sở các lý thuyết

đã nêu ở chương 2

Chương 4: Các kết luận và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

Trình bày những thành công, tồn tại và nguyên nhân của những thành công

và tồn tại nguyên nhân của những thành công và tồn tại đó về cơ cấu tổ chức củacông ty Trên cơ sở lý luận chung, căn cứ vào kết quả điều tra khảo sát đưa ra nhữngkết luận chung; đề xuất, kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chứccủa công ty trong thời gian tới

Hà Nội, ngày 27 tháng 5 năm 2011

Sinh viên thực hiện Đặng Thị Hồng Hạnh

LỜI CẢM ƠN

Trước hết em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy cô giáo trong trườngĐại học Thương Mại, đặc biệt là sự hướng dẫn và chỉ bảo tận tình của cô giáoDương Thị Thúy Nương đã giúp em có thể hoàn thành bài luận văn này

Trong thời gian thực tập, em đã được tiếp cận với môi trường làm việc thực

tế và đã rút ra được ít nhiều kinh nghiệm thực tế cho bản thân Em xin chân thànhcảm ơn ban lãnh đạo cùng toàn thể công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình đãgiúp đỡ tạo điều kiện cho em trong quá trình thực tập tại công ty

Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè đã luôn bên cạnh giúp

đỡ em để em có thể hoàn thành luận văn này

Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng luận văn không tránh khỏi những thiếusót Em kính mong nhận được sự giúp đỡ và góp ý của thầy cô giáo và các bạn độcgiả để luận văn của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 27 tháng 5 năm 2011

Sinh viên thực hiện Đặng Thị Hồng Hạnh

MỤC LỤC

TÓM LƯỢC i

LỜI CẢM ƠN ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU vi

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ vii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT viii

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1

1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài 1

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài 3

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu 3

1.4 Phạm vi nghiên cứu 4

1.5 Kết cấu luận văn tốt nghiệp 4

CHƯƠNG 2: TÓM LƯỢC MỘT SỐ VÂN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CỦA DOANH NGHIÊP 5

2.1 Một số định nghĩa, khái niệm cơ bản 5

2.1.1 Khái niệm về công tác tổ chức 5

2.1.2 Định nghĩa cơ cấu tổ chức 5

2.1.3 Định nghĩa bộ máy quản trị 5

2.1.4 Định nghĩa tố chức bộ máy quản trị 5

2.1.5 Định nghĩa cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị 6

2.1.6 Khái niệm về phân quyền 6

2.2 Một số lý thuyết về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp 6

2.3 Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu của những công trình năm trước 7

2.3.1 Đề tài 1 7

2.3.2 Đề tài 2 7

2.3.3 Đề tài 3 7

2.3.4 Đề tài 4 8

2.4 Phân định nội dung vấn đề nghiên cứu của đề tài 8

2.4.1 Những đặc điểm của cơ cấu tổ chức 8

2.4.2 Những nguyên tắc của cơ cấu tổ chức 9

2.4.3 Các yêu cầu đối với cấu trúc tổ chức 10

2.4.4 Một số mô hình cơ cấu tổ chức đơn giản 11

2.4.5 Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức 16

2.4.6 Sự phân quyền và phối hợp trong công tác tổ chức 18

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP PHẦN MỀM HÒA BÌNH 21 3.1 Phương pháp hệ nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình 21

3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 21 3.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu 22

3.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến cơ cấu

tổ chức bộ máy quản trị công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình 23

3.2.1 Tổng quan về công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình 23 3.2.2 Ảnh hưởng nhân tố môi trường đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty

CHƯƠNG 4: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THỆN CƠ CÁU

TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP PHẦN MỀM HOÀ BÌNH 42 4.1 Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trong công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình 42

4.1.1 Các kết luận và thành công, tồn tại và nguyên nhân thực trạng cơ cấu tổ chức ở công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình 42 4.1.2 Những phát hiện qua nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức trong công ty

CP giải pháp phần mềm Hòa Bình 43

4.2 Dự báo triển vọng và quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trong công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình 44

4.2.1 Dự báo triển vọng và quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trong công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình trong giai đoạn từ năm

2011-2015 44

4.2.2 Các quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trong công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình 46

4.3 Các đề xuất, kiến nghị hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình 48

4.3.1 Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình 50

4.3.2 Kiến nghị với Nhà nước 54

TÀI LIỆU THAM KHẢO……… 55

PHỤ LỤC 56

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 3.1: Kết quả điều tra mức độ quan trọng của cơ cấu tổ chức 29

Bảng 3.2: Kết quả đánh giá sự phù hợp của cơ cấu tổ chức 29

Bảng 3.3: Kết quả điều tra số lượng phòng ban trong công ty 29

Bảng 3.4: Kết quả điều tra số lượng nhân viên trong các phòng ban 30

Bảng 3.5: Kết quả điều tra điều kiện cơ sở làm việc của công ty… 30

Bảng 3.6: Kết quả điêu tra sự chuyên môn hoá……….…… 30

Bảng 3.7: Cơ cấu lao động của công ty trong 3 năm (2008, 2009, 2010) 37

Bảng 3.8: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 3 năm 2008–2010 40

Bảng 4.1: Chỉ tiêu về doanh thu và lao động từ năm 2011 - 2015 45

Bảng 4.2: Cơ cấu lao động mới của công ty 49

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Sơ đồ 2.1: Cấu trúc tổ chức đơn giản 11

Sơ đồ 2.2: Cấu trúc tổ chức theo chức năng 12

Sơ đồ 2.3: Cấu trúc tổ chức theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh 12

Sơ đồ 2.4: Cấu trúc tổ chức theo khu vực 14

Sơ đồ 2.5: Cấu trúc tổ chức theo khách hàng 14

Sơ đồ 2.6: Cấu trúc tổ chức ma trận 15

Sơ đồ 2.7: Cấu trúc tổ chức hỗn hợp 16

Sơ đồ 2.8: Sự tác động của chiến lược tới tổ chức 17

Sơ đồ 3.1: Mô hình chiến lược phát triển của công ty 26

Sơ đồ 3.2: Cơ cấu tổ chức của công ty……….……… ….33

Sơ đồ 4.1: Cơ cấu tổ chức mới của công ty……… 36

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CP : Cổ phần

TMDT : Thương mại điện tử

TTTT : Thanh toán trực tuyến

QCTT : Quảng cáo trực tuyến

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài

Mỗi doanh nghiệp ngay từ khi mới thành lập cho đến các giai đoạn phát triểntiếp theo cơ cấu tổ chức của công ty luôn đóng một vai trò, ý nghĩa quan trọng đốivới hoạt động của công ty

Trong hoạt động quản trị, phần lớn nguyên nhân tạo ra tình hình quản lýkhông tốt đều xuất phát từ công tác tổ chức bộ máy quản trị không hoàn hảo Việc

tổ chức bộ máy quản trị ảnh hưởng đến kết quả đạt được của công tác quản lý, qua

đó có tác động đến toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp

Cơ cấu tổ chức được thành lập dựa trên cơ sở khoa học và thực tiễn, có hiệuquả sẽ giúp cho doanh nghiệp sử dụng và khai thác triệt để các nguồn lực, nhất lànguồn nhân lực và cơ sơ vật chất kỹ thuật Một cơ cấu tổ chức được tạo ra phù hợp

sẽ là nền móng vững chắc cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nói chung

và cho hoạt động quản trị nói riêng Nếu cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị không phùhợp sẽ gây ra nhiều khó khăn phức tạp cho công tác quản trị, làm ảnh hưởng rấtnhiều đến hoạt động sản xuất kinh doanh

Trong môi trường kinh doanh đầy biến động như hiện nay, các doanh nghiệp cónhiều cơ hội để phát triển nhưng bên cạnh đó cũng có nhiều nguy cơ tiềm ẩn Việc

tổ chức được một cơ cấu tổ chức linh hoạt, thích nghi được với môi trường, tậndụng được những thời cơ, giảm bớt những ảnh hưởng không tốt tới doanh nghiệp.Thêm vào đó sự phát triển của khoa học kỹ thuật đòi hỏi quá trình tập trung, chuyênmôn hóa, cũng như sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận cá nhân ở tất cả cáckhâu trong quá trình sản xuất kinh doanh Để đáp ứng với yêu cầu đó đòi hỏi cácdoanh nghiệp phải xây dựng được một cơ cấu tổ chức phù hợp với đặc trưng củadoanh nghiệp

Hiện nay, khủng hoảng kinh tế toàn cầu đã được chấn chỉnh nhưng tình hìnhkinh tế đang có rất nhiều biến động phức tạp đặc biệt sau thảm họa động đất, sóngthần, hạt nhân kinh hoàng ở Nhật Bản hồi tháng 3 năm 2011 đã gây ảnh hưởng đếnnhiều quốc gia trên thế giới nhất là những nước đang phát triển như Việt Nam, cùngvới tàn dư của cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu năm 2008 đã kéo theo rất nhiềuhậu quả: lạm phát tăng cao, sức tiêu thụ sản phảm giảm dần, thiếu vốn đầu tư chohoạt động kinh doanh, giá nguyên vật liệ đầu vào tăng cao, các chi phí tăng lênnhanh chóng Để có thể tồn tại được các doanh nghiệp phải tìm mọi cách để cắtgiảm chi phí đầu vào, khi đó vấn đề cơ cấu lại tổ chức bộ máy nhằm nâng cao hiệuquả quản lý càng trở nên cấp bách và cần thiết

Đối với lĩnh vực Thương mại điện tử nói riêng, hiện nay ở Việt Nam, có rấtnhiều doanh nghiệp cũng đầu tư với nhiều hướng đi riêng Có thể nói trong lĩnh vựcThương mại điện tử thì sự biến động của môi trường là mạnh mẽ và nhanh chóngnhất Nếu như doanh nghiệp không kip thời thích nghi thì sẽ bị loại bỏ một cáchnhanh chóng Do đó, sự điều chỉnh, hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho phù hợp vớichiến lược kinh doanh mới và thích nghi với những biến động của thị trường là điềuquan trọng

Để nhận thức được những vấn đề trên, việc vận dụng lý luận đã học trongnhà trường vào thực tiễn là việc làm không thể thiếu đối với mỗi sinh viên quản trịkinh doanh Là sinh viên năm cuối khoa Quản trị doanh nghiệp trường Đại họcThương Mại, trong đợt thực tập tốt nghiệp tại công ty CP giải pháp phần mềm HòaBình

Trong quá trình thành lập và hoạt động, công ty đã không ngừng phấn đấu,góp phần thỏa mãn nhu cầu khắt khe của lĩnh vực thương mại điện tử, sử dụng cóhiệu quả các nguồn lực Công ty đã nhiều lần tiến hành cải cách cơ cấu tổ chức chophù hợp với tình hình thực tế của từng giai đoạn, tuy nhiên việc cải tiến chấn chỉnh

đó chưa mang tính khoa học và chiến lược nên cơ cấu tổ chức công ty còn nhiềuđiểm bất hợp lý cần được đổi mới Qua thời gian đầu ghi nhận tình hình công tác tổchức của công ty, trước những biến động mạnh mẽ của thị trường trong lĩnh vựcThương mại điện tử cũng như sự đổi mới chiến lược kinh doanh của công ty vàocuối tháng 11 năm 2010, đặc biệt là sự kiện lớn ngày 15 tháng 3 năm 2011: Tậpđoàn eBay thông báo đầu tư mua gần 20% cổ phiếu của Công ty CP giải pháp phầnmềm Hòa Bình, công ty hàng đầu trong lĩnh vực thương mại điện tử, thanh toán trựctuyến và quảng cáo trực tuyến tại Việt Nam eBay đã không chỉ đầu tư mà còn cóđại diện của mình tham gia trong ban điều hành tại công ty để chia sẻ những kinhnghiệm quản lý và lãnh đạo với đội ngũ nhân sự chủ chốt của PeacesSoft

Một trong những bài học rút ra từ sự hợp tác với các công ty thương mại điện tử làcần có khả năng lãnh đạo, chia sẻ cho sự phát triển cá nhân trong công ty - điều nàyPeaceSoft đang còn thiếu Đây chính là cơ hội của Peacesoft khi có được sự hợp tácvới eBay EBay đã không chỉ đầu tư mà còn có đại diện của mình tham gia trongban điều hành tại công ty để chia sẻ những kinh nghiệm quản lý và lãnh đạo với độingũ nhân sự chủ chốt của PeacesSoft Với hơn 1 triệu khách hàng tham gia vào các

hoạt động thương mại điện tử, PeaceSoft đang ở vị trí phát triển nhanh và có doanh

thu lớn nếu có một cấu trúc hợp lý bao gồm tổ chức và khả năng lãnh đạo

Do vậy cần phải có một nghiên cứu bài bản, hệ thống, hoàn chỉnh về cơ cấu

tổ chức bộ máy quản trị cho công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài

Nhận thức được vai trò, ý nghĩa của công tác xây dựng cơ cấu tổ chức trongcông ty, qua quá trình thực tập và nghiên cứu hoạt động của công ty CP giải phápphần mềm Hòa Bình, nhận thấy những biến động lớn của công ty về mọi mặt: chiếnlược kinh doanh, mở rộng quy mô Với những biến động của thị trường công ty CPgiải pháp phần mềm Hòa Bình có nhiều thay đổi trong định hướng chiến lược kinhdoanh Do đó cơ cấu tổ chức cũ không còn phù hợp nữa, nhu cầu có một bộ máyhoạt động hiệu quả, hợp lý với chiến lược kinh doanh mới của công ty CP giải phápphần mềm Hòa Bình là điều tất yếu Vì vậy, tôi xin mạnh dạn đưa ra đề tài nghiên

cứu: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình”

Đề tài nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác tổ chức, cơ cấu tổ chức bộ máyquản trị, các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp, nghiên cứuthực trạng về cơ cấu tổ chức trong công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình, từ đó

đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong công ty

Do khả năng thực tiễn và khả năng nghiên cứu khoa học còn hạn chế, thờigian nghiên cứu có hạn, nên trong luận văn này, tôi không có tham vọng vận dụngnhững lý luận đã học về quản trị kinh doanh để xây dựng một bộ máy quản lý hoànhảo và cho tất cả các doanh nghiệp, mà chỉ có thể vận dụng cho một doanh nghiệp

đó là công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

Đề tài này nếu hoàn thiện sẽ giúp cho công ty CP giải pháp phần mềm HòaBình hoàn thiện được cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị hợp lý hơn, phù hợp với quy

mô của công ty, thích ứng được với sự biến động của môi trường nhằm đạt đượcmục tiêu đưa Peacesoft phát triển theo mô hình tập đoàn của Alibaba, giữ vị trí hàngđầu và chiếm lĩnh thị phần khống chế trong lĩnh vực mua bán, thanh toán và quảngcáo trực tuyến tại Việt Nam và phù hợp với chuyên ngành của tác giả

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài bao gồm:

Hệ thống hóa các cơ sở lý luận về tổ chức, cơ cấu tổ chức bộ máy quản trịtrong doanh nghiệp

Đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty CP giải phápphần mềm Hòa Bình thông qua việc phân tích dữ liệu sơ cấp và thứ cấp thu thậpđược nhằm phát hiện ra các yếu tố bất hợp lý, cũng như các nhân tố ảnh hưởng đến

bộ máy quản lý của công ty để có biện pháp giải quyết

Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng của công ty, từ đó đề xuất, kiến nghị nhữnggiải pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức mới linh hoạt hơn, phù hợp với những chiến

lược kinh doanh mới của công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình nói riêng vànhững biến động của thị trường nói chung.

- Thời gian: Luận văn nghiên cứu tình hình hoạt động kinh doanh của công ty CPgiải pháp phần mềm Hòa Bình trong 3 năm gần đây từ năm 2008 đến năm 2010

- Nội dung: Luận văn nghiên cứu các khái niệm cơ bản về mô hình tổ chức, cácnguyên tắc và yêu cầu cấu trúc tổ chức, các nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức,thực trạng quá trình hoạt động kinh doanh của công ty CP giải pháp phần mềm HòaBình

1.5 Kết cấu luận văn tốt nghiệp

Ngoài các phần tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danhmục sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, các phụ lục, kết cấucủa luận văn bao gồm 4 chương sau:

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài

Chương 2: Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy quản

trị doanh nghiệp

Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng cơ cấu tổ

chức Công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

Chương 4: Các kết luận và đề xuất nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản

trị Công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

CHƯƠNG 2: TÓM LƯỢC MỘT SỐ VÂN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ

CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CỦA DOANH NGHIÊP 2.1 Một số định nghĩa, khái niệm cơ bản

2.1.1 Khái niệm về công tác tổ chức

Trong các chức năng quản trị, tổ chức được coi là một chức năng cơ bản,một công tác rất quan trọng nhằm thiết lập cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, đặc biệt là

bộ máy quản trị doanh nghiệp để thực hiện các mục tiêu đã xác định

Thực hiện chức năng tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức.

Công tác tổ chức là một hoạt động gắn liền với phân công lao động khoa học,việc phân quyền và xác định tầm hạn quản trị Tổ chức quy định các mối quan hệchính thức giữa mọi thành viên và các nguồn lực để đạt mục tiêu Tổ chức phânchia các nguồn lực ra thành các bộ phận và quy định các mối quan hệ về nhiệm vụ,quyền hạn để đạt được mục tiêu Kết quả của công việc tổ chức là xác lập được mộtcấu trúc tổ chức phù hợp với yêu cầu của hoạt động kinh doanh

2.1.2 Định nghĩa cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khácnhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo nhữngchức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêuchung đã được xác định

2.1.3 Định nghĩa bộ máy quản trị

Bộ máy quản trị là một tổ chức con trong một tổ chức, là cơ quan điều khiểnhoạt động của toàn bộ tổ chức Bộ máy quản trị bao gồm một tập thể người lao độngcũng với các phương tiện quản trị được liên kết theo một số nguyên tắc, quy tắcnhất định nhằm đạt được các mục tiêu đã định

2.1.4 Định nghĩa tố chức bộ máy quản trị

Tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp “là quá trình xác định các công việccần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ,quyền hạn của các bộ phận quản trị doanh nghiệp và cá nhân các nhà quản trị cũngnhư mối liên hệ giữa các bộ phận quản trị và cá nhân nhà quản trị này trong khi tiếnhành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đếnmục tiêu chung của doanh nghiệp”

2.1.5 Định nghĩa cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị là một tổng thể các bộ phận hợp thành các bộphận có mối liên hệ về mặt hữu cơ, phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hóa, thựchiện các phần việc quản trị nhất định với những trách nhiệm và quyền hạn nhất địnhnhằm thực hiện có hiệu quả chức năng quản trị và mục tiêu chung của tổ chức

2.1.6 Khái niệm về phân quyền

Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho những người (bộphận hay cá nhân) có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó Đây là hoạt động đượctiến hành bởi các nhà quản trị sau khi đã thiết lập được một cơ cấu tổ chức, đó làviệc thiết lập mối quan hệ về quyền hạn giữa các cấp quản trị và giữa các bộ phận,các thành viên trong tổ chức với nhau

2.2 Một số lý thuyết về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp

Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp

Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chức thànhmột thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ rang, nhằm tạo nênmột môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phậnhướng tới hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức, doanh nghiệp

Theo PGS.TS Lê Văn Tâm và PGS.TS Ngô Kim Thanh

Cơ cấu tổ chức quản trị là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ vàquan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao những chức nhiệm,quyền hạn nhất định và bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản trịdoanh nghiệp

Theo TS Đỗ Ngọc Mỹ

Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộphân nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiệnnhững chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiệnmục tiêu chung của tổ chức

Theo Nguyễn Hải Sản

Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các mối quan hệ hoạt động chính thức baogồm nhiều công việc cụ thể nhằm xác đingj ai sẽ làm công việc gì và sự kết hợpnhiều công việc cụ thể nhằm chỉ rõ cho mọi người thấy họ phải cùng nhau làm việcnhư thế nào

Có thể dẫn ra nhiều quan niệm của các tác giả khác nữa nhưng điều quantrọng là vấn đề chúng ta cần xem xét bản chất của các chức năng tổ chức từ góc độcủa Khoa học quản trị Tổng hợp từ những khái niệm khác nhau về chức năng tổchức, chúng ta có thể hiểu được bản chất của chức năng tổ chức là thiết kế một cấutrúc tổ chức hiệu quả nhằm đảm bảo cho các hoạt động quản trị đạt được mục tiêu

của nó Nói cách khác, chức năng tổ chức bao gồm các công việc liên quan đến xácđịnh và phân chia công việc phải làm, những người hoặc nhóm người nào sẽ làmviệc, ai chịu trách nhiệm về những kết quả này, các công việc sẽ được phối hợp vớinhau như thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai và những quyết định được làm ra ở cấp nàohay bộ phận nào.

2.3 Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu của những công trình năm trước

Là một trong số sinh viên sắp tốt nghiệp khối ngành kinh tế có điều kiệnđược thực tập tại công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình, em nhận thấy việchoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp là đòi hỏi cấp thiết trước sựhội nhập và xu thế thương mại điện tử toàn cầu

Với những kiến thức đã được tích luỹ cùng sự giúp đỡ của cô ThS DươngThị Thúy Nương cùng các anh chị trong công ty em có thể đưa ra một số giải phápnhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị cho công ty Để có thể hoàn thiện

đề tài luận văn tốt nghiệp, em cũng đã tìm hiểu một số công trình nghiên cứu luậnvăn cũng như chuyên đề của các khoá trước về cơ cấu tổ chức để tham khảo, pháthuy những điểm mạnh và khắc phục những điểm hạn chế của những công trìnhtrước

2.3.3 Đề tài 3

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Tư Thành – SV Lê Thị LanChi – GVHD: Nguyễn Thị Bích Loan, năm 2010

Trên cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, phân tích thực trạng

cơ cấu tổ chức của công ty Những thành công và tồn tại của cơ cấu tổ chức mà tácgiả đưa ra còn chung chung nên những giải pháp đề xuất, kiến nghị chưa thật sự sâusát

2.3.4 Đề tài 4

Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH Nam Thanh –

SV Hà Thị Tình, năm 2009

Đề tài đã phát hiện ra những vấn đề cần giải quyết của công ty như: chưa có

bộ phận nghiên cứu thị trường, số cán bộ lao động có trình độ trên đại học, đại học,cao đẳng còn ít, điều kiện trang thiết bị chưa tốt…và cũng đưa ra một số giải pháphàon thiện cơ cấu tổ chức của công ty như: hoàn thiện về mô hình cơ cấu tổ chứccông ty, hoàn thiện về cơ cấu lao động tại các bộ phận trong công ty, tăng cường sựphối hợp giữa các phòng ban chức năng trong công ty, bồi dưỡng nâng cao trình độcán bộ công nhân viên Nhìn chung đề tài đã đưa ra và giải quyết được các vấn đềnhức nhối trong công ty, đáp ứng được những yêu cầu cấp bách cần được giảiquyết

2.4 Phân định nội dung vấn đề nghiên cứu của đề tài

2.4.1 Những đặc điểm của cơ cấu tổ chức

Cấu trúc tổ chức được xem xét dựa vào một số đặc điểm cơ bản của nó như sau:

có tính phức tạp thấp

2.4.1.3Tính tiêu chuẩn hóa

Phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động các hành vi của mỗi bộ phận và

cá nhân thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc hay các nội quy, quy chế…Tiêu chuẩn hóa cho phép điều hành tổ chức theo những thủ tục, quy tắc chung

mà trong đó mọi thành viên đều hiểu biết và thực hiện

2.4.1.4Sự phối hợp

Phối hợp là những thủ tục chính thức và phi chính thức để liên kết nhữnghoạt động do các nhóm riêng lẻ trong tổ chức đảm nhiệm Trong các tổ chức quanliêu, các quy định, quy chế của nó đã đủ liên kết những hoạt động này Còn trongnhững tổ chức có cấu trúc lỏng lẻo đòi hỏi có sự phối hợp một cách linh hoạt trong

việc giải quyết những vấn đề của toàn tổ chức đòi hỏi sự sẵn sàng chia sẻ tráchnhiệm và sự truyền thông một cách hiệu quả giữa các thành viên trong tổ chức.

2.4.1.5Quyền lực

Quyền lực là quyền ra quyết định và điều khiển hoạt động của người khác.Mỗi tổ chức thường có những cách thức phân bổ quyền lực khác nhau

2.4.1.6Chuyên môn hóa

Chuyên môn hóa là quá trình nhận diện những công việc cụ thể và phân côngcác cá nhân hay nhóm làm việc đã được huấn luyện thích hợp đảm nhiệm chúng

Do đó trong tổ chức, một cá nhân hay nhóm làm việc có thể chuyên sâu vào mộtcông việc hay công đoạn nào đó trong quá trình sản xuất

2.4.2 Những nguyên tắc của cơ cấu tổ chức

Khi xây dựng cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị, các doanh nghiệp cần phảituân thủ các nguyên tắc cơ bản như:

2.4.2.1 Đáp ứng yêu cầu của chiến lược kinh doanh

Nguyên tắc này được dựa trên một nguyên tắc tổng quát của lĩnh vực kiếntrúc và kết cấu, đó là “hình thức phải đi sau chức năng” Cụ thể, khi hình thành mộtcấu trúc nào đó, các bộ phận hay đơn vị cấu thành đều phải nhằm thực hiện cácchức năng, hay phải xuất phát từ việc thực hiện các chức năng của doanh nghiệp

Trong tổ chức hoạt động kinh doanh, mỗi bộ phận và cá nhân đều tồn tạikhách quan và cần thiết, do việc tham gia thực hiện các chức năng của tổ chức Nóicách khác sự lựa chọn mô hình, phân công, phân quyền hay giao trách nhiệm chocác bộ phận, cá nhân… đều phải xuất phát từ việc thực hiện chức năng, thực hiệncác mục tiêu đã định Cụ thể, trong quá trình hoạch định đã xác định được nhữngmục tiêu mà doanh nghiệp cần phải phấn đấu hoàn thành cũng như những biện pháp

để đạt được những mục tiêu đó thì vấn đề tiếp theo là ai thực hiện? Lúc này các nhàquản trị phải xem xét nên giao những công việc đó cho những ai và người nào làmviệc gì, giữ chức vụ gì, rồi nhà quản trị lại phân chia các thành viên trong doanhnghiệp thành các nhóm người (bộ phận) theo những mục tiêu nào, trong nhóm sẽ cóbao nhiêu người và những loại người nào (xét về trình độ chuyên môn, tay nghề…).Việc lựa chọn và phân chia công việc phụ thuộc phần lớn vào các chức năng màdoanh nghiệp cần thực hiện

Chiến lược kinh doanh đã bao quát nhiệm vụ và chức năng của doanh nghiệptrong từng thời kỳ, chính vì vậy mà cấu trúc tổ chức phải đi theo và đáp ứng yêu cầucủa chiến lược kinh doanh Chiến lược kinh doanh phải là cái có trước tổ chức, điều

đó không có nghĩa là doanh nghiệp chỉ xây dựng chiến lược khi chưa có một cấu trúc

tổ chức Mối quan hệ giữa chiến lược và tổ chức được thể hiện ở chỗ với mỗi chiếnlược kinh doanh nhất định, tổ chức phải có sự thay đổi điều chỉnh sao cho luôn phù

hợp và đáp ứng được yêu cầu của chiến lược Một cấu trúc hiệu quả không bao giờ làtĩnh lại, không thể có một cấu trúc tổ chức nào là tốt nhất, duy nhất có thể vận hànhtốt trong mọi tình huống, trong mọi hoàn cảnh Đây là nguyên tắc rất quan trọng và

cơ bản trong việc hình thành cấu trúc tổ chức Nếu vi phạm nguyên tắc này chắc chắn

sẽ dẫn đến sự suy giảm của tổ chức và gây ra sự chồng chéo, trùng lặp hoặc bỏ trốngchức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận và cá nhân trong tổ chức

2.4.2.2 Nguyên tắc thống nhất chỉ huy

Theo nguyên tắc này các thành viên trong tổ chức chỉ bị chịu trách nhiệm báocáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình Trong cơ cấu tổ chức của công ty đã quyđịnh rõ trách nhiệm của mỗi nhà quản trị có trách nhiệm Trong công ty thì Tổnggiám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật những quyết định của mình

2.4.2.3 Nguyên tắc gắn với mục tiêu

Mỗi doanh nghiệp ngay từ khi thành lập đều phải xác định rõ mục tiêu hoạtđộng của mình và các yếu tố cần thiết để thực hiện mục tiêu đó Mục tiêu của doanhnghiệp là Năng suất – Chất lượng – Hiệu quả nên cần thiết kế cơ cấu tổ chức sao chotận dụng được tất cả các lợi thế bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp, từ đó có cơhội để thực hiện mục tiêu đã đề ra Mỗi phòng ban đều lại có nhiệm vụ riêng nhưngđều đi đến chung một mục tiêu chung đó là mục tiêu chiến lược của công ty

2.4.3 Các yêu cầu đối với cấu trúc tổ chức

2.4.3.1 Tính tối ưu

Giữa các khâu và các cấp quản trị (khâu quản trị phản ánh cách phân chiachức năng quản trị theo chiều ngang, còn cấp quản trị thể hiện sự phân chia chứcnăng quản trị theo chiều dọc) đều thiết lập những mối liên hệ hợp lý với số lượngcấp quản trị ít nhất trong doanh nghiệp cho nên cơ cấu tổ chức quản trị mang tínhnăng động cao, luôn luôn đi sát và phục vụ sản xuất

2.4.3.4 Tính hiệu quả

Cơ cấu bộ máy quản trị phải sử dụng chi phí quản trị đạt hiệu quả cao nhất.Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kếtquả sẽ thu về Chi phí thấp nhưng hiệu quả lâu dài, có thể sử dụng trong thời giandài và có tính linh hoạt trong mọi trường hợp

2.4.4 Một số mô hình cơ cấu tổ chức đơn giản

Mô hình cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp có thể đượcminh họa như cấu trúc của một doanh nghiệp thương mại như sau:

2.4.4.1 Cấu trúc đơn giản ( cấu trúc trực tuyến)

Sơ đồ 2.1: Cấu trúc tổ chức đơn giản

- Đặc điểm

Đây là một trong những loại hình cấu trúc đầu tiên và là dạng của tổ chứctrong đó nhà quản trị - người chủ ra hầu hết các quyết định Nhà quản trị giám sátmọi hoạt động trong tổ chức, việc hợp tác của các thành viên củ yếu là phi chínhthức dưới sự giám sát và chỉ đạo trực tiếp của nhà quản trị

Mọi thông tin đều được tập trung cho người quản lý cấp cao nhất và mọiquyết định đều được phát ra từ đó Mặc dù nhà quản trị cấp cao luôn có mức độtham gia rất cao trong tất cả các hoạt động của tổ chức, các nhà quản trị cấp dướiluôn sử dụng để hỗ trợ trong việc chỉ đạo các hoạt động hàng ngày

- Ưu điểm

Ưu điểm của mô hình này là nhanh chóng, linh hoạt, gọn nhẹ và ít tốn kém.Việc kiểm soát và điều chỉnh các hoạt động kinh doanh, các bộ phận bên trongdoanh nghiệp thuận lợi, dễ dàng, chớp được thời cơ kinh doanh, giảm thiểu đượccác chi phí về giấy tờ và nạn tham nhũng

Cửa hàng trưởng

Tổ bán

hàng Tổ mua hàng chuyểnTổ vận Tổ kế toán

- Ưu điểm

Sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn do cơ cấu tổ chức này có tính chuyên mônhóa cao, giảm được sự trùng lặp về nguồn lực Các khối chức năng gánh vác nhữngphần việc mang tính chuyên sâu và đặc thù, chất lượng và hiệu quả của các quyếtđịnh được đảm bảo hơn so với cấu trúc trực tuyến

Nhân viên phát huy được năng lực sở trường của mình, có điều kiện để tích lũy kiếnthức và kinh nghiệm cho bản thân Các bộ phận chức năng được ủy quyền chỉ đạo

để giải quyết các công việc mà mình phụ trách nhờ đó mà có điều kiện sử dụng cácchuyên gia, nâng cao được chất lượng quản lý Lãnh đạo nhờ sự hỗ trợ của hệ thốngchức năng mà đưa ra được các quyết định đúng đắn hơn

- Nhược điểm

Mô hình cơ cấu chức năng có nhược điểm là đào sâu sự phân chia giữa các đơn

vị chức năng Mỗi đơn vị chức năng chỉ chăm chú theo đuổi mục tiêu chức năng củamình mà bỏ quên mục tiêu chung của tổ chức Mô hình này cũng đặt trách nhiệm phốihợp nặng nề lên vai các nhà quản trị cấp cao nếu muốn hướng hoạt động của đơn vịchức năng vào mục tiêu chung Trong quan hệ, mâu thuẫn cũng thường xảy ra giữa cácđơn vị chức năng, vì đơn vị nào cũng chỉ thấy mục tiêu của riêng mình

2.4.4.3 Cấu trúc tổ chức doanh nghiệp theo ngành hàng, mặt hàng

Sơ đồ 2.3: Cấu trúc tổ chức theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh

Tổng giám đốc

Giám đốc tài chính

Giám đốc marketing

Giám đốc nhân sựGiám đốc

thương mại

Có thể xây dựng được một ê kíp làm việc rõ ràng với sự thống hiểu và giúp

đỡ lẫn nhau giữa các thành viên trong ê kíp

Đảm bảo được sự phối kết hợp và liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận, cácnhóm trong doanh nghiệp Tạo ra được sự bao quát chung trong toàn bộ hoạt độngkinh doanh, kết hợp các mục tiêu của cả doanh nghiệp với mục tiêu của bộ phận

- Nhược điểm

Trong nhiều hoạt động hay công việc có thể trùng lặp trong các bộ phận khácnhau, dẫn tới chi phí và giá thành tăng Có thể gặp nhiều khó khăn trong công tácquản trị nhân sự, như không cung cấp một nền tảng chung cho cá nhân có đào tạochuyên sâu và kinh nghiệm tốt để giải quyết vấn đề Không phát huy được đầy đủcác năng lực sở trường của nhân viên Khó thu hút được các chuyên gia giỏi và khóduy trì được vị trí “hàng đầu” của họ trong hoạt động kinh doanh

Khả năng trao đổi kinh nghiệm trong hoạt động chuyên môn của các chuyêngia và nhà quản trị có thể bị hạn chế

2.4.4.4 Cấu trúc tổ chức doanh nghiệp theo khu vực

- Đặc điểm

Cấu trúc theo khu vực là cơ chế phối hợp hữu hiệu để tập trung các đơn vịkhác nhau của Công ty có sản phẩm và dịch vụ quan hệ với nhau Cấu trúc này phânchia doanh nghiệp thành các chi nhánh mà mỗi chi nhánh thực hiện hoạt động kinh

Tổng giám đốc

Giám đốc ngành

hàng A

Giám đốc ngành hàng B

Giám đốc ngành hàng C

doanh của doanh nghiệp theo từng khu vực địa lý (hay lãnh thổ) Đứng đầu mỗi chinhánh là một giám đốc khu vực (hay trưởng chi nhánh).

Sơ đồ 2.4: Cấu trúc tổ chức theo khu vực

Cấu trúc theo khu vực góp phần giảm thiểu các thách thức do môi trườngvăn hóa - xã hội đặt ra cho doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp gây được thiệncảm với chính quyền và nhân dân địa phương

- Nhược điểm

Phải xây dựng thêm bộ máy quản lý ở các khu vực, do đó gây tốn lém vềchi phí và về nguồn nhân lực Cũng như có nhiều hoạt động trùng lặp trong kinhdoanh làm tăng chi phí, giảm hiệu quả kinh doanh

- Ưu điểm

Cơ cấu tổ chức này cho phép doanh nghiệp hiểu rõ hơn về tâm lý và nhu cầucủa khách hàng, từ đó có thể phục vụ khách hàng tốt hơn Nó cho phép các bộ phậnquản trị cấp cao không phải bận tâm hàng ngày và các sự phục vụ hàng hóa mà có thểtập trung vào các chiến lược dài hạn

Tổng giám đốc

Giám đốc theo khu

vực Miền Bắc Giám đốc theo khu vực Miền Trung Giám đốc theo khu vực Miền Nam

Tổng giám đốc

Giám đốc khách hàng

loại 1 Giám đốc khách hàngloại 2 Giám đốc khách hàng loại 3

- Nhược điểm

Cơ cấu tổ chức này tạo ra nhiều sự trùng lặp về các hoạt động, chức năng và

sử dụng các nguồn lực Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp, khó kiểm soát và dễ xảy racạnh tranh nội bộ về nguồn lực

đáp ứng được nhu cầu của thị trường trên cơ sở cân bằng những lợi thế và bất lợi của

các loại cơ cấu tổ chức đó

Sơ đồ 2.7: Cấu trúc tổ chức hỗn hợp

- Ưu điểm

Giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng thích nghi với sự biến động phức tạp của

môi trườn, tận dụng được các cơ hội của thị trường, mang lại hiệu quả cao trong hoạt

động kinh doanh của doanh nghiệp và đặc biệt có thể phục vụ khách hàng một cách

tốt nhất

- Nhược điểm

Cơ cấu tổ chức cồng kềnh, phức tạp, khó kiểm soat các hoạt động trong doanh

nghiệp Sự trùng lặp các bộ phận, các hoạt động, dẫn tới sự lãng phí, nhất là chi phí

về nhân sự

2.4.5 Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức

Tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp là công việc đòi hỏi tính khoa học và

thực tế cao, không chỉ phụ thuộc vào trình độ của nhà quản trị mà còn phụ thuộc vào

kỹ năng, yếu tố nghệ thuật quản trị, tổ chức của mỗi nhà quản trị Nó chịu ảnh hưởng

của các yếu tố cơ bản như sau:

2.4.5.1 Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn

Một trong những nguyên tắc quan trọng của tổ chức là cơ cấu tổ chức phải

phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của chiến lược Những thay đổi trong chiến lược

thường đòi hỏi có những thay đổi trong tổ chức bởi vì cơ cấu tổ chức được hình

thành để đảm bảo cho quá trình hoàn thành mục tiêu và thể hiện một cách thức phân

Chủ tịch công ty

PCT Tài chính

PCT Marketing

PCT Nhân sự

PCT

Thị trường

PCTKhách hàng

bổ nguồn lực Khi chiến lược thay đổi thì cơ cấu tổ chức hiện tại có thể không cònphù hợp nữa, như thế việc thay đổi tổ chức là tất yếu.

Sơ đồ 2.8: Sự tác động của chiến lược tới tổ chức

2.4.5.2 Nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp

Các hoạt động trong doanh nghiệp được thể hiện bằng những nhiệm vụ, chứcnăng cụ thể, đòi hỏi những kỹ năng chuyên môn, những phương tiện kỹ thuật vàquy trình công nghệ khác nhau, tức là cần những nguồn lực khác nhau và cách thứckhác nhau trong việc sử dụng các nguồn lực đó Do đó việc xây dựng cấu trúc tổchức, phân định quyền hạn chức năng nhiệm vụ, tổ chức bộ máy quản trị trong từngdoanh nghiệp là khác nhau ở mỗi doanh nghiệp

2.4.5.2 Công nghệ kinh doanh của doanh nghiệp

Công nghệ kinh doanh của doanh nghiệp là tập hợp các phương tiện cần thiếtcho sự biến đổi các yếu tố đầu vào thành sản phẩm đầu ra theo ý muốn Công nghệkinh doanh của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực khác nhau thì cũng khácnhau Mức độ tự động hóa, sản xuất theo dây chuyền đòi hỏi việc tổ chức lao động,sắp xếp công việc, lựa chọn nhân viên sao cho phù hợp Nếu doanh nghiệp sử dụngcông nghệ kinh doanh cao, mang tính tự động hóa, chuyên môn hóa cao thì công tác

tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp sẽ đơn giản về số lượng lao động quản trị hơn,

tổ chức gọn nhẹ hơn

2.4.5.3 Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp

Trong môi trường có nhiều biến động đòi hỏi phải có cơ cấu tổ chức linh hoạt

để thích ứng với những thay đổi đó Nếu môi trường “càng tĩnh” có thể dự đoán vàkiểm soát được thì cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp càng gần với mô hình kinh điển

có tính chất lý thuyết Ngược lại, nếu môi trường kinh doanh của doanh nghiệp càngkhông ổn định thì càng có nhiều yếu tố khó dự báo, cấu trúc tổ chức của doanhnghiệp sẽ có nhiều biến thể để có thể dễ dàng thích nghi với sự thay đổi của môitrường

2.4.5.4 Quy mô doanh nghiệp

Chiến lược mới

hình thành

Một cơ cấu tổ chức được thiết lập

Thành tích doanh nghiệp được cải thiện

Các vấn đề mới về quản trị xuất hiện nghiệp bị giảm sútThành tích doanh

Quy mô của doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến cấu trúc tổ chức quản trị,

bộ máy quản trị doanh nghiệp Doanh nghiệp có quy mô lớn thì bộ máy tổ chứcphải phức tạp hơn, quy mô doanh nghiệp còn ảnh hưởng trực tiếp và có tính chấtquyết định đến kiểu cấu trúc tổ chức cụ thể Ví dụ như các doanh nghiệp có quy môrất nhỏ chỉ thích hợp với cấu trúc tổ chức đơn giản như cấu trúc tổ chức trực tuyến

2.4.5.5 Trình độ quản trị viên và nhân viên

Với đội ngũ quản trị viên có trình độ và kinh nghiệm, doanh nghiệp chỉ cần

sử dụng một số ít nhân lực song vẫn phải đảm bảo hoàn thành công việc quản trị vớichất lượng cao hơn Tính hiệu quả còn được nhân lên bởi việc sử dụng một sốlượng quản trị viên ít hơn đã làm giản đơn hóa ngay chính cơ cấu tổ chức quản lý.Trình độ nhân viên: Yếu tố nhân viên ngày càng tác động trực tiếp và mạnh mẽ đếncông tác tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp Nhân viên trong mỗi doanh nghiệpkhác nhau về năng lực và động cơ thúc đẩy, khác nhau về kinh nghiệm, học vấn vàràng buộc nghề nghiệp Do vậy, ảnh hưởng đến tầm hạn của quản trị khi phân chianhững nhóm hoạt động và xác định những mối quan hệ quyền hạn của một cơ cấu

tổ chức phải tính đến những hạn chế cũng như thói quen của nhân viên

2.4.5.6 Một số nhân tố khác

Trang thiết bị quản trị: Trình độ trang thiết bị máy móc cũng tác động trực

tiếp đến việc tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp, khi đội ngũ quản trị viên biết

sử dụng thành thạo máy móc, phương tiện vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp sẽlàm giảm đáng kể thời gian thực hiện công việc, tăng sức sáng tạo của đội ngũ quảntrị viên nên rất nhiều

Hình thức pháp lý của doanh nghiệp: Có ảnh hưởng trực tiếp đến việc hình

thành công tác tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp, đến cấu trúc bộ máy tổ chứccủa doanh nghiệp Hình thức pháp lý của doanh nghiệp do luật pháp quy định, nên

ở các quốc gia khác nhau thường không giống nhau

2.4.6 Sự phân quyền và phối hợp trong công tác tổ chức

2.4.6.1 Các hình thức phân quyền

Có hai hình thức phân quyền chính là hình thức phân quyền theo chức năng

và hình thức phân quyền theo chiến lược

Hình thức phân quyền theo chức năng: Là hình thức phân quyền theo các chức

năng, nhiệm vụ của tổ chức, chẳng hạn như sản xuất, cung ứng, marketing, nhân sự,tài chính…

Hình thức phân quyền theo chiến lược: Là hình thức phân quyền cho các cấp bậc

trung gian phía dưới để thực hiện các chiến lược, chẳng hạn như xác định giá cả,chọn lựa đầu tư, đa dạng hóa sản phẩm

2.4.6.2 Nguyên tắc khi phân quyền

Nguyên tắc xác định theo chức năng

Đây là nguyên tắc cơ bản chi phối quá trình chuyên môn hoá và hợp nhómcác hoạt động để hình thành nên các bộ phận và phân hệ của cơ cấu Việc coi nhẹnguyên tắc này dễ dẫn đến nguy cơ về sự lẫn lộn không biết ai sẽ phải làm việc gì.Đây là nguyên tắc đơn giản về mặt nhận thức nhưng thường rất phức tạp khi vậndụng Để xác định một vị trí công tác hay một bộ phận cùng tất cả những yếu tố liênquan đến nó, trong hầu hết các trường hợp đều cần đến tính nhẫn nại, trí thông minhcủa những nhà tổ chức, và tính rõ ràng của các kế hoạch

Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn

Việc giao quyền là để trang bị cho nhà quản trị một công cụ thực hiện mụctiêu, và do đó quyền được giao cho từng người cần phải tương xứng với nhiệm vụ,đảm bảo cho họ khả năng thực hiện các kết quả mong muốn

Nguyên tắc bậc thang

Tuyến quyền hạn từ người quản trị cao nhất trong tổ chức đến mỗi vị tríbên dưới càng rõ ràng, thì các vị trí chịu trách nhiệm ra quyết định sẽ càng rõràng và các quá trình thông tin trong tổ chức sẽ càng có hiệu quả

Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm

Do quyền hạn là một quyền cụ thể để tiến hành những công việc được giao vàtrách nhiệm là nghĩa vụ phải hoàn thành chúng, về mặt logic điều đó dẫn đến yêu cầuquyền hạn phải tương xứng với trách nhiệm Trách nhiệm về các hành động không thểlớn hơn trách nhiệm nằm trong quyền hạn được giao phó, cũng không thể nhỏ hơn

Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm

Cấp dưới phải chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ trước cấp trêntrực tiếp của mình, một khi họ đã chấp nhận sự phân công và quyền hạn thực thicông việc, còn cấp trên không thể lẩn tránh trách nhiệm về các hoạt động được thựchiện bởi cấp dưới của mình trước tổ chức

Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh

Mối quan hệ trình báo của từng cấp dưới lên một cấp trên duy nhất cànghoàn hảo, thì mâu thuẫn trong các chỉ thị sẽ càng ít và ý thức trách nhiệm cánhân trước các kết quả cuối cùng càng lớn

Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc

Việc duy trì sự phân quyền đã định đòi hỏi các quyết định trong phạm viquyền hạn của ai phải được chính người đó đưa ra chứ không được đẩy lên cấp trên

Từ nguyên tắc này có thể thấy rằng nếu người quản trị mong muốn giao phó quyềnhạn một cách có hiệu quả, họ phải đảm bảo rằng việc uỷ quyền là rõ ràng đối vớicấp dưới Họ cũng nên tránh lòng ham muốn ra các quyết định thay cho cấp dưới

Nguyên tắc quản lý sự thay đổi

Đảm bảo tính linh hoạt của tổ chức cần đưa vào trong cơ cấu các biện pháp

và kỹ thuật dự đoán và phản ứng trước những sự thay đổi Tổ chức nào được xâydựng cứng nhắc, với các thủ tục quá phức tạp hay với các tuyến phân chia bộ phậnquá vững chắc, đều có nguy cơ không có khả năng đáp ứng được trước thách thứccủa những thay đổi về kinh tế, chính trị, xã hội, công nghệ và sinh thái

Nguyên tắc cân bằng:

Đây là nguyên tắc cho mọi lĩnh vực khoa học cũng như cho mọi chức năngcủa nhà quản trị Việc vận dụng các nguyên tắc hay biện pháp phải cân đối, căn cứvào toàn bộ kết quả của cơ cấu trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI

PHÁP PHẦN MỀM HÒA BÌNH 3.1 Phương pháp hệ nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

Để nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị tại công ty CP giải phápphần mềm Hòa Bình, luận văn sử dụng chủ yếu hai phương pháp chính là phươngpháp thu thập dữ liệu và phương pháp phân tích dữ liệu

3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

3.1.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Như chúng ta đã biết, dữ liệu sơ cấp là dữ liệu không có sẵn trên các phươngtiện thông tin đại chúng, đòi hỏi chúng ta phải tự điều tra lấy số liệu từ gốc Vì vậy

để có thông tin về dữ liệu sơ cấp em đã sử dụng phương pháp điều tra trắc nghiệm

và phương pháp phỏng vấn để thu thập dữ liệu này

 Phương pháp sử dụng phiếu điều tra trắc nghiệm

- Nội dung: Phiếu điều tra gồm 15 câu hỏi trắc nghiệm đơn giản, dễ trả lời, có 2

phần: phần chung về bộ máy quản trị của công ty, và phần riêng về cơ cấu tổ chứccủa công ty

- Cách thức tiến hành: Phiếu điều tra được gửi cho 2 đối tượng là nhà quản trị và

nhân viên trong công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình để thu thập được nhữngthông tin cần thiết, nhằm phục vụ cho quá trình nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổchức của công ty

- Ưu điểm: Không mất nhiều thời gian ta đã thu được các đánh giá, ý kiến rất cụ thể

về mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty CP giải pháp phần mềm HòaBình Bối cảnh nghiên cứu được kiểm soát từ đó rút ra được thực trạng và nhữngbất hợp lý trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty CP giải pháp phần mềmHòa Bình

- Nhược điểm: Phương pháp này thụ động giao tiếp với đối tượng điều tra Dữ liệu

thu thập được phải qua xử lý mới sử dụng được Các câu hỏi và hướng trả lời đều bịcác yếu tố chủ quan kiểm soát Mối quan hệ giữa người hỏi và người trả lời là mốiquan hệ gián tiếp nên tính chính xác của các câu trả lời không cao

- Mục đích: Các câu hỏi trong phiếu điều tra nhằm thu thập thông tin về công ty CP

giải pháp phần mềm Hòa Bình, cơ cấu tổ chức của công ty… từ kết quả thu thậpđược, xử lý và phân tích định lượng để sử dụng cho phần phân tích thực trạng cơcấu tổ chức bộ máy quản trị

 Phương pháp phỏng vấn

- Nội dung: Sử dụng các câu hỏi phỏng vấn để đánh giá tình hình bộ máy cơ cấu tổ

chức quản trị tại công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình, kế hoạch hoàn thiện cơcấu tổ chức của công ty

- Cách thức tiến hành: Bảng câu hỏi phỏng vấn được gửi cho 2 đối tượng là nhà

quản trị và nhân viên để làm rõ hơn về vấn đề cơ cấu tổ chức của công ty, cũng nhưtìm ra giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty, đáp ứng yêu cầu pháttriển của nền kinh tế thị trường

3.1.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Dữ liệu thứ cấp là những thông tin có sẵn và được thu thập từ các nguồn sau đây:

- Kết quả báo cáo: Tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình cơ cấu lao động củacông ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình trong thời gian 3 năm 2008, 2009, 2010

- Đề tài nghiên cứu cấp trường: luận văn tốt nghiệp cùng đề tài các năm trước

- Niên giám thống kê: Các giáo trình thu thập thông tin về cơ cấu tổ chức trongdoanh nghiệp

- Thu thập trên các website:

- Ưu điểm: Dữ liệu thu thập được không cần phải qua xử lý mà có thể được sử dụng

luôn, dữ liệu ở dạng mềm tức là dạng tính chất Nguồn dữ liệu lớn và phong phú.Đặc điểm của nguồn dữ liệu này nhanh, chi phí thu thập thấp

- Nhược điểm: đây là nguồn dữ liệu tồn tại sẵn nên dễ dẫn đến lỗi thời với vấn đề

cần nghiên cứu, khi sử dụng nguồn dữ liệu này phải tham khảo ý kiến của cácchuyên gia

3.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu

3.1.2.1 Đối với dữ liệu sơ cấp

Trên cơ sở thu thập thông tin qua phiếu điều tra trắc nghiệm, dùng phần mềmSPSS để xử lý số liệu ta sẽ thấy được tổng quan về thực trạng cơ cấu tổ chức trongcông ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình Qua phỏng vấn các nhà quản trị và nhânviên trong công ty để thu thập những ý kiến bổ sung nhằm phân tích rõ hơn nữathực trạng cơ cấu tổ chức trong công ty

SPSS Là phần mềm chuyên dụng xử lý thông tin sơ cấp

- Cách thức tiến hành: Đối với các dữ liệu sơ cấp, sử dụng phần mềm SPSS 17.0 để

xử lý 10 phiếu điều tra (5 phiếu cấp nhà quản trị, 10 phiếu cấp nhân viên) Trước

hết, nhập các kết quả của 15 phiếu điều tra vào phần mềm Sau đó, ghi các dữ liệuliên quan và tiến hành phân tích, phần mềm sẽ phân tích và cho kết quả là các biểu

đồ hình tròn, hình cột… Nhìn vào những biểu đồ đó, ta có thể phân tích được cácchỉ tiêu đưa ra trong phiếu điều tra

- Ưu điểm: Sức mạnh lớn nhất của SPSS là lĩnh vực phân tích phương sai (SPSS

cho phép thực hiện nhiều loại kiểm định tác động riêng biệt) và phân tích nhiềuchiều (thí dụ phân tích phương sai nhiều chiều, phân tích nhân tố, phân tích nhómtổ)

- Nhược điểm: Cái yếu nhất của SPSS là khả năng xử lý đối với những vấn đề ước

lượng phức tạp và do đó khó đưa ra được các ước lượng sai số đối với các ướclượng này SPSS cũng không hỗ trợ các công cụ phân tích dữ liệu theo lược đồ mẫu

3.1.2.2 Đối với dữ liệu thứ cấp

Trên cơ sở thu thập các dữ liệu thứ cấp sử dụng phương pháp thống kê vàphương pháp so sánh Lập bảng thống kê số liệu và các cột so sánh chỉ tiêu về sốtương đối, số tuyệt đối giữa các năm với nhau (năm 2009 so với năm 2008, 2010 sovới năm 2009) để thấy được sự khác biệt giữa các năm

- Phương pháp phân tích tổng hợp: đây là phương pháp cơ bản nhất trong quá trình

thực hiện đề tài Người viết luận văn tổng hợp kiến thức từ các nguồn tài liệu khácnhau Đây là phương pháp đảm bảo cho luận văn này có nội dung phong phú, thốngnhất về mặt khoa học

Trên các số liệu và bảng so sánh chỉ tiêu qua 3 năm, đánh giá nguyên nhâncủa sự tăng hay giảm đó và ảnh hưởng của nó đến sản xuất kinh doanh của công ty.Đồng thời đưa ra các kết luận và các giải pháp giải quyết các vấn đề về cơ cấu tổchức của công ty

3.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến cơ cấu

tổ chức bộ máy quản trị công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

3.2.1 Tổng quan về công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

3.2.1.1 Giới thiệu về công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

Công ty Cổ phần giải pháp phần mềm Hòa Bình, được thành lập ngày 16 tháng 4năm 2001, là liên doanh giữa Công ty Giải pháp Phần mầm Hòa Bình và Tập đoàn

dữ liệu Quốc tế IDG theo hình thức đầu tư triển vọng

Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP PHẦN MỀM HÒA BÌNH

Tên giao dịch: PeaceSoft Solutions Corporation/ PeaceSoft

Tên viết tắt: PEACESOFT

Trụ sở chính:

Địa chỉ: Tòa nhà 17T10, khu đô thị Trung Hòa - Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội Điện thoại & Fax: 04-6251-2484 (5 lines)

Văn phòng đại diện Hồ Chí Minh:

Địa chỉ: Số 9-11 Đường D52, Phường 12, Quận Tân Bình

Điện thoại & Fax: 08-6292-0945

Trung tâm TMĐT nội địa:

Địa chỉ: Số 110 - Tô Vĩnh Diện, Quận Thanh Xuân, Hà Nội

Điện thoại: 04-3568-3252

Vốn điều lệ: 18.000.000.000 VND (Mười tám tỉ đồng)

GPKD / MS thuế: 0103007937 / 0101148316, đăng ký tại Hà Nội

Website / Email: www.peacesoft.net / peace@peacesoft.net

Các hoạt động sản xuất kinh doanh chính:

+ Phát triển phần mềm và cung cấp giải pháp tin học hóa

+ Thương mại điện tử nội địa và xuyên biên giới

+ Quảng cáo trực tuyến

+ Thanh toán trực tuyến

3.2.1.2 Tổng quan tình hình hoạt động kinh doanh và cơ cấu tổ chức công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

Trải qua 10 năm thành lập và phát triển trong một môi trường kinh doanhnhiều biến động và khắc nghiệt, công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình đã nắmbắt được nhiều cơ hội, bên cạnh đó cũng gặp nhiều khó khăn Tuy nhiên với sự lãnhđạo đúng đắn của ban lãnh đạo công ty, với sự cố gắng nỗ lực của cán bộ công nhânviên trong công ty và đồng giúp đỡ của các cơ quan chức năng, công ty đã vượt quanhiều khó khăn thử thách và đạt được những thành công nhất định Các sản phẩmcủa công ty ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu khắt khe của những khách hàng cónhu cầu đầu tư vào thương mại điện tử

Năm 2008 khủng hoảng kinh tế toàn cầu đã ảnh hưởng rất nhiều đến hoạtđộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nhờ có sự hỗ trợ kịp thời của nhànước công ty đã vượt qua giai đoạn khó khăn đó và vững bước phát triển cho tớingày hôm nay

Cuối năm 2010, với chiến lược mở rộng thị trường trong nước, đáp ứng vớinhu cầu thương mại điện tử của khách hàng, đặc biệt đầu năm 2011 công ty CP giảipháp phần mềm Hòa Bình đã nhận được sự đầu tư của Tập đoàn eBay sẽ giúp công

ty đạt được mục tiêu cung cấp cho người dùng tại trong nước một điểm đến duynhất nhưng đáp ứng đầy đủ nhu cầu về thương mại điện tử, phục vụ mọi nhu cầu vềkhảo giá, mua sắm, bán lẻ, quảng cáo và thanh toán trực tuyến cho các cá nhân vàdoanh nghiệp tại Việt Nam đồng thời kết nối với các thị trường nước ngoài

Hơn nữa, nguồn vốn đầu tư từ eBay không những giúp PeaceSoft phát triểnmạnh mẽ nền TMDT trong nước mà còn mở rộng ra thị trường quốc tế với vai trò làcầu nối thương mại thông qua mạng lưới toàn cầu của eBay.

Theo kết quả điều tra cho thấy 60% ý kiến cho rằng cơ cấu tổ chức hiện tạicủa công ty là chưa hợp lý và không thể đáp ứng được nhu cầu phát triển trong thờigian tới Như vậy vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty làvấn đề cấp thiết

3.2.2 Ảnh hưởng nhân tố môi trường đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công

ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

Nghiên cứu sự ảnh hưởng của các nhân tố tới cơ cấu tổ chức ở công ty có ýnghĩa rất quan trọng Bởi việc nắm bắt, đánh giá mức độ tác động của từng nhân tốcho phép ban lãnh đạo công ty lựa chọn một cơ cấu tổ chức phù hợp

3.2.2.1 Ảnh hưởng của các yếu tố môi trường bên trong

- Chiến lược kinh doanh từng thời kỳ

Qua phỏng vấn, phần lớn các nhà quản trị cho ý kiến rằng chiến lược kinhdoanh của công ty có ảnh hưởng nhiều nhất đến cơ cấu tổ chức của công ty, nhiềuwebsite bán hàng trực tuyến chưa thực sự quan tâm đến chuyện tạo thuận lợi chokhách hàng Khảo sát thực tế cho thấy phần lớn các website cung cấp dịch vụ muabán trực tuyến hiện nay chỉ mang tính chất như một cầu nối giữa người mua vàngười bán, chỉ dừng lại ở việc giới thiệu sản phẩm để người tiêu dùng tham khảo,khiến cho hoạt động mua bán trên mạng vẫn chủ yếu bó hẹp trong cách "tiền trao,cháo múc"

Có không ít website trước đây hoạt động rầm rộ song hiện nay không còn giữđược phong độ ban đầu sau một hành trình dài Một số website được đầu tư lớn gầnnhư buông xuôi và không còn mấy mặn mà với cuộc chơi Điều này cho thấy,thương mại điện tử thực sự là một cuộc đua đường trường, chỉ những công ty đủtiềm lực và xác định đầu tư lâu dài mới có thể tồn tại và phát triển Tư duy "ăn xổi"chắc chắn sẽ không có chỗ đứng trong sân chơi này Vì vậy, dù mới tham gia thịtrường hay đã hoạt động từ lâu, doanh nghiệp cần phải xác định rõ tiềm lực, địnhhướng và những thách thức khi làm thương mại điện tử

Hiểu rõ những vấn đề trên, PeaceSoft đã xây dựng cho mình một chiến lược

"không giống ai" Theo cách nói của TGĐ PeaceSoft Nguyễn Hòa Bình thì "đểchinh phục thị trường nội địa và đi xuyên biên giới, PeaceSoft đang phải "bày binh

bố trận" trong mối liên kết giữa các lực lượng với nhau" Lực lượng mà ông Bìnhnói tới ở đây là 5 sản phẩm chính gồm eBay.vn, chodientu.vn, nganluong.vn,Adnet.vn và Pro-eStore được tổ chức, sắp xếp theo hình ngũ giác đều có trọng tâm,

từ đó bổ sung các gạch nối tương sinh, tương hỗ để tạo thành "Thế trận hệ sinh tháithương mại điện tử ngôi sao năm cánh" - theo cách gọi của ông Bình.

Sơ đồ 3.1 Mô hình chiến lược phát triển của công ty

- Nhiệm vụ của doanh nghiệp

Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cơ cầu

tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau Khi nhiệm vụ kinh doanh của công tythay đổi thì mô hình tổ chức của công ty cũng thay đổi theo Từ việc chỉ làm thuêphần mềm cho các doanh nghiệp, hiện tại công ty đã tạo ra giải pháp thương mạiđiện tử và kinh doanh nó và tiến hành mở rộng quy mô vì vậy đã ảnh hưởng đến bộmáy quản trị của công ty Một cơ cấu tổ chức mới cần được xây dựng để có thể đápứng được với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

- Quy mô của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của doanhnghiệp càng phức tạp theo Công ty mới thành lập khi ban lãnh đạo còn là nhữngsinh viên đang ngồi trên ghế nhà trường, chưa hề có kinh nghiệm quản lý cho tớikhi được sự đầu tư của tập đoàn dữ liệu quốc tế IDG và mới đây (tháng 3 năm2011) là sự đầu tư 20% CP của Tập đoàn Ebay của Mỹ làm cho quy mô của công tyđược cải thiện một bước lớn điều đó đã ảnh hưởng lớn đến cơ cấu tổ chức bộ máyquản trị của công ty Việc xây dựng lại môt bộ máy quản trị sao cho phù hợp vớiquy mô của doanh nghiệp tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình hoạt động là đòi hỏitất yếu

- Cơ sở kỹ thuật của doanh nghiệp

Cơ sở kỹ thuật có ảnh hưởng mạnh mẽ đến tổc hức bộ máy quản trị và trình

độ của cán bộ quản trị Khi cơ sở kỹ thuật đầy đủ, hiện đại, trình độ của cán bộ quảntrị cao có thể đảm nhiệm nhiều công việc sẽ góp phần làm giảm số lượng cán bộ

quản trị trong bộ máy quản trị, nên bộ máy quản trị sẽ gọn nhẹ hơn nhưng vẫn đảmbảo được tính hiệu quả trong công tác quản trị Nếu cơ sở kỹ thuật của công tykhông đảm bảo thì chính công ty sẽ bị lạc hậu, nhất là trong lĩnh vực công nghệthông tin, thương mại điện tử đầy biến động.

- Trình độ, quan niệm quản trị của lãnh đạo

Trình độ quản lý thể hiện ở trình độ chuên môn nghiệp vụ, ngành nghề,trường được đào tạo Trong nền kinh tế hiện nay khi nền kinh tế thị trường đangphát triển và mở rộng thì trình độ và khả năng giao tiếp ngoại ngữ được đặt ra làmột trong những yêu cầu của cán bộ quản trị Trình độ của cán bộ quản trị khôngnhững bao gồm trình độ chuyên môn nghiệp vụ, khả năng giap tiếp bằng ngoại ngữ

mà còn gồm cả tác phong làm việc của cán bôn quản trị Như vậy, trình độ của cán

bộ quản lý là một yếu tố ảnh hướng mạnh mẽ tới cơ cấu tổ chức quản lý của côngty

- Nhân tố khác (con người, trình độ nhân viên)

Đối với những người đã qua đào tạo, có trình độ tay nghề cao, có ý thức làmviệc thì họ sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, khối lượng công việc lớn hơn

do đó sé làm giảm số lượng lao động quản trị dẫn đến việc tổ chức bộ máy quản trị

dễ dàng và hiệu quả hơn Ngược lại, với những lao động không có ý thức làm việc,không tự giác sẽ dẫn đến số lượng lao động quản trị gia tăng, làm cho lãnh đạo tổchức đông lên, việc tổ chức bộ máy quản trị sẽ khó khăn hơn Đội ngũ cán bộ quảntrị của công ty có trình độ tương đối cao, môi trường lao động có tính kỷ luật đã gópphần tạo nên ý thức tự giác của đội ngũ công nhân viên

3.2.2.2 Ảnh hưởng của các yếu tố môi trường vĩ mô

- Môi trường kinh tế

Việt Nam đã gia nhập WTO sẽ tạo ra những cơ hội lớn cho các doanh nghiệpnói chung và công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình nói riêng Nhưng đồng thờicũng là thách thức đối với các doanh nghiệp khi phải cạnh tranh với các công tynước ngoài với những tiềm lực về vốn, khoa học công nghệ, trình độ quản lý hơncác doanh nghiệp trong nước

- Môi trường chính trị pháp luật

Việt Nam có một nền chính trị ổn định, điều này tạo điều kiện thuận lợi choviệc phát triển thị trường tại Việt Nam Nhà nước luôn khuyến khích đầu tư kinhdoanh làm sôi động thị trường, nhằm thúc đẩy nền kinh tế Thương mại điện tử làmột xu thế tất yếu ở Việt Nam nên cũng đang được nhà nước quan tâm và chú trọngphát triển

Hệ thống pháp luật Việt Nam ngày càng hoàn thiện và phù hợp hơn Sự hoànthiện hệ thống văn bản pháp luật đã tạo môi trường pháp lý bình đẳng cho các

doanh nghiệp hoạt động Các quy định về cơ cấu tổ chức quản lý của công ty giúpcho các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý.

- Môi trường văn hóa, xã hội

Đối với lĩnh vực Thương mại điện tử, yếu tố văn hóa xã hội không có ảnhhưởng lớn tới sức tiêu thụ vì sản phẩm, dịch vụ vẫn còn khá mới mẻ, do đó vấn đềđáng nói ở đây chính là thói quen kinh doanh, mua sắm Từ trước tời giờ thì hoạtđộng kinh doanh, mua bán vẫn diễn ra theo phương thức truyền thống với cửa hàng,địa chỉ thực tế Tuy nhiên với sự bùng nổ về người dùng Internet trên thế giới nóichung và ở Việt Nam nói riêng (gần 30%dân số sử dụng Internet) thì Thương mạiđiện tử sẽ là xu thế tất yếu ở Việt Nam Vì vậy mà mở rộng kinh doanh, chiếm lĩnhthị trường Thương mại điện tử là chiến lược của nhiều doanh nghiệp trong ngànhtrong đó có Công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

- Môi trường công nghệ

Công nghệ phát triển giúp các doanh nghiệp giảm chi phí sản xuất, tăng cả

về số lượng cũng như chất lượng sản phẩm Doanh nghiệp ứng dụng công nghệ cao

sẽ có lợi thế rất lớn so với đối thủ cạnh tranh cả trong kinh doanh truyền thống lẫntrên Sàn giao dịch TMĐT

3.2.2.3 Ảnh hưởng của môi trường ngành tới việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ

máy quản trị doanh nghiệp

- Khách hàng của công ty

Khách hàng của công ty thường là những khách hàng có nhu cầu tham giavào lĩnh vực TMDT, cần có một cửa hàng bán hàng trực tuyến không chỉ để bánhàng mà còn quảng bá hình ảnh công ty, sản phẩm Có những khách hàng khá sànhsỏi trong lĩnh vực TMDT, nhưng cũng có những khách hàng chưa hề biết gì vềTMDT vì vậy công ty cần chú trọng tới bộ phận chăm sóc khách hàng để có thể tưvấn, giải đáp một cách tốt nhất cho mọi khách hàng

- Đối thủ cạnh tranh

Hiện thương mại điện tử đang là lĩnh vực rất nhiều doanh nghiệp đang muốnđầu tư Các sàn thương mại điện tử khác là đối thủ của PEACESOFT như:

http://vatgia.com, http://enbac.com, http://muare.com, http://rongbay.com

3.3 Kết quả điều tra trắc nghiệm, phỏng vấn về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị

công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

3.3.1 Kết quả điều tra trắc nghiệm

Để thu thập thông tin về cơ cấu tổ chức một cách tổng thể và khách quan nhất, em

đã gửi đi 15 phiếu trong đó có 5 phiếu cho nhà quản trị và 10 phiếu cho đối tượng lànhân viên công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình và đã thu về phiếu điều tra, sau

đó tổng hợp và phân tích đưa ra kết quả như sau:

3.3.1.1 Đánh giá chung về tổ chức bộ máy quản trị của công ty

- Mức độ quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp

Bảng 3.1: Kết quả điều tra mức độ quan trọng của cơ cấu tổ chức

Kết quả phân tích dữ liệu phần mềm SPSS 17.0 ta thu được kết quả như sau:

có 7/15 phiếu chiếm 33.3% ý kiến đánh giá tổ chức bộ máy quản trị Công ty là quantrọng và có 5/15 phiếu chiếm 46,7% đánh giá là rất quan trọng Nhìn chung cơ cấu

tổ chức trong doanh nghiệp được đánh giá là quan trọng

- Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị

Bảng 3.2 Kết quả đánh giá sự phù hợp của cơ cấu tổ chức

Kết quả phân tích dữ liệu phần mềm SPSS 17.0 ta thu được kết quả như sau:

Có 7/15 phiếu chiếm 46.7% đánh giá cơ câu tổ chức bộ máy quan trị Công ty hiệnnay là chưa phù hợp, 6/15 phiếu chiếm 40% đánh giá cơ cấu tổ chức bộ máy quảntrị công ty bình thường, chỉ có 2/15 phiếu chiếm 13.3% đánh giá là phù hợp

3.3.1.2 Về cơ cấu tổ chức ở Công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

- Số lượng phòng ban trong Công ty

Theo kết quả điều tra 5 nhà quản trị của công ty kết quả thu được 3/5 phiếuchiếm 60% cho ý kiến công ty nên bỏ bớt phòng ban, 2/5 phiếu chiếm 40% lại cho

ý kiến công ty cần xây dựng thêm phòng ban mới

Bảng 3.3 Kết quả điều tra số lượng phòng ban trong công ty

- Số lượng nhân viên trong các phòng ban

Theo kết quả điều tra trắc nghiệm qua xử lý bằng phần mềm SPSS 17.0 kếtquả thu được: Có 10/15 phiếu chiếm 66,7% đánh giá số lượng nhân viên trong các

phòng ban đang bị thiếu, 5/15 chiếm 33,3% đánh giá số lượng nhân viên trongphòng ban mình bị thừa.

Bảng 3.4 Kết quả điều tra số lượng nhân viên trong các phòng ban

- Điều kiện cơ sở làm việc của công ty

Theo kết quả điều tra trắc nghiệm qua xử lý bằng phần mềm SPSS 17.0 kếtquả thu được: Có 7/15 phiếu chiếm 46,7% ý kiến đánh giá cơ sở hạ tầng của công ty

ở mức khá, cũng có 7/15 phiếu chiếm 46,7% ý kiến đánh giá cơ sở hạ tầng của công

ty ở mức trung bình, chỉ có 1 phiếu chiếm 6,7% ý kiến đánh giá là tốt

Bảng 3.5 Kết quả điều tra điều kiện cơ sở làm việc của công ty

- Mức độ chuyên môn hoá

Theo kết quả điều tra trắc nghiệm 5 nhà quản trị của công ty đã qua xử lýbằng phần mềm SPSS 17.0 kết quả thu được: 2/5 phiếu chiếm 40% ý kiến đánh giá

mô hình cơ cấu hiện tại của công ty sự chuyên môn hoá ở mức trung bình và cũng

có 2/5 phiếu chiếm 40% đánh giá ở mức kém, chỉ có 1 phiếu chiếm 20% đánh giá

sự chuyên môn hoá của cơ cấu tổ chức hiện tại ở mức khá

Bảng 3.6: Kết quả điều tra mức độ chuyên môn hóa của cơ cấu tổ chức

Ông Nguyễn Hòa Bình cho hay, cơ cấu tổ chức của công ty được thiết lậptheo mô hình trực tuyến – chức năng thống nhất từ trên xuống, mức độ tập trunghoá của cơ cấu này rất cao, các quyết định ở Công ty đều do Giám đốc ra quyếtđịnh Điều này giúp cho Giám đốc có thể duy trì sự hội nhập và kiểm soát chặt chẽcần thiết cho các hoạt động của công ty Tuy nhiên, công ty vẫn chưa phát huy đượchết ưu điểm của mô hình cơ cấu tổ chức này cũng như còn gặp phải nhiều hạn chếcủa mô hình này.

Hoạt động Thương mại điện tử ngày càng trở nên cạnh tranh, nhu cầu của thịtrường vẫn nhiều nhưng ngày càng cao hơn và thay đổi không ngừng Dịch vụ củacông ty khó bán hơn, lý do không có bộ phận nghiên cứu và phát triển thị trường.Với một môi trường kinh doanh ngày càng khắt khe như hiện nay, thì phòng nghiêncứu và phát triển thị trường đóng vai trò rất quan trọng trong việc tìm kiếm, địnhhướng nhu cầu khách hàng và đưa ra những sản phẩm phù hợp, giúp tăng vị thế củadoanh nghiệp trong cạnh tranh

Số lượng nhân viên giữa các phòng ban chưa cân đối, phòng kế toán tàichính nhiều việc nhưng lại ít nhân viên, phòng kinh doanh có nhiều nhân viên làmviệc chưa hiệu quả, phòng chăm sóc khách hàng nhiều việc và quan trọng vì sảnphẩm của công ty là dịch vụ lại quá ít người, thiêu chuyên môn

- Một số hạn chế khác mà cơ cấu tổ chức của công ty cũng thể hiện khá rõ như:+ Các phòng ban thực hiện các công việc chuyên sâu của mình, chỉ quan tâm nhiềuđến mục tiêu của phòng ban mình mà không quan tâm nhiều đến thực hiện mục tiêuchung của tổ chức Các phòng ban này vẫn chưa hoàn thành nhiệm vụ tham mưucho ban giám đốc, chưa sâu sát vào hoạt động sản xuất kinh doanh của công tynhằm phát hiện những mâu thuẫn phát sinh

+ Sự liên kết, hỗ trợ giữa các phòng ban còn yếu kém, rời rạc nên thiếu đoàn kết,chưa tạo lập được sức mạnh tập thể

Qua phỏng vấn trực tiếp, các nhà quản trị cũng có đưa ra ý kiến của mình vềviệc hoàn thiên cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty

- Các nhà quản trị cho ý kiến rằng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty quantrọng nhất là phải linh hoạt và phải phù hợp với yêu cầu chiến lược phát triển củacông ty Về điều này thì các ông bà cho biết cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị củacông ty hiện tại mới chỉ đáp ứng được ở mức trung bình

- Họ cũng cho rằng để thiết lập một cơ cấu tổc chức bộ máy quản trị phù hợp thìnguyên tắc thống nhất chỉ huy, nguyên tắc hiệu quả và nguyên tắc linh hoạt đóngvai trò quan trọng nhất Nguyên tắc tối ưu và nguyên tắc cân đối đóng vai trò quantrọng ở mức thấp hơn