hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH công nghiệp Broad Bright Sakura

LỜI CẢM ƠNĐược sự phân công của các thầy cô giáo khoa Nguyên lý quản trị, sau 2tháng thực tập, em đã hoàn thành xong luận văn tốt nghiệp với đề tài “ hoànthiện cơ cấu tổ chức tại công ty

TÓM LƯỢC

Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, một DN muốn tồn tại vàphát triển ngoài các điều kiện cần thiết như: vốn kinh doanh, công nghệ sảnxuất, tài chính, nguồn nhân lực… đòi hỏi mỗi DN phải có một cơ cấu tổchức bộ tổ chức phù hơp với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh của

DN đó Nó là điều kiện tiền đề để quyết định sự thành công của mỗi doanhnghiệp trên thương trường Do đó cơ cấu tổ chức có vai trò rất quan trongảnh hưởng lớn đến sự tồn tại của DN

Trong thời gian thực tập tai công ty TNHH công nghiệp Broad BrightSakura em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện cấu tổ chức tại công ty TNHH công tyTNHH công nghiệp Broad Bright Sakura” để làm đề tài cho luân văn tốtnghiệp của mình.Với mong muốn vận dụng những kiến thức đã học để tìmhiểu và đề ra những biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty.Luận văn của em trình bày những nội dung cơ bản sau:

- Những vấn đề chung nhất về cơ cấu tổ chức của công ty trong cácDNTM và phân tích những nội dung liên quan đến cơ cấu tổ chức của doanhnghiệp

- Sau khi nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty em đã manhdạn đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức củacông ty TNHH công nghiệp Broad Bright Sakura

- Qua quá trình thực tập được nghiên cứu tìm hiểu thực tế về cơ cấu tổchức công ty em hi vọng đề tài mà mình nghiên cứu góp phần nào đó vào việchoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty TNHH công nghiệp Broad Bright Sakura

LỜI CẢM ƠN

Được sự phân công của các thầy cô giáo khoa Nguyên lý quản trị, sau 2tháng thực tập, em đã hoàn thành xong luận văn tốt nghiệp với đề tài “ hoànthiện cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH công nghiệp Broad Bright Sakura”

Nhờ sự hướng dẫn nhiệt tình của các thầy cô giáo, các cô chú, anh chịtrong công ty và sự nỗ lực học hỏi của bản thân, em đã hoàn thành đượcnhiệm vụ của mình

Em xin chân thành cảm ơn thầy Th.S Phạm Trung Tiến, người đã tậntình giúp đỡ, luôn khích lệ và động viên em trong suốt thời gian thực tập vàhoàn thành luận văn tốt nghiệp

Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo công ty TNHH công nghiệpBroad Bright Sakura cùng toàn thể các cô chú, anh chị trong công ty đã tậntình giúp đỡ, chỉ bảo và hướng dẫn chi tiết giúp em hoàn thiện đề tài này

Tuy nhiên do thời gian và kiến thức chuyên môn còn hạn chế, còn thiếukinh nghiệm thực tế nên luận văn không tránh khỏi thiếu sót Em rất mongđươc sự góp ý chỉ bảo thêm của các thầy cô cùng toàn thể cán bộ công nhânviên trong ông ty để đề tài này được hoàn thiện hơn nữa

Một lần nữa, em xin gửi đến quý thầy cô cùng toàn thể nhân viên trongcông ty những lời cám ơn chân thành và lời chúc tốt đẹp nhất Em xin chânthành cám ơn

Sinh viên thực hiệnNguyễn Thị Minh Huệ

TÓM LƯỢC i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC SƠ ĐỒ vi

DANH MỤC BẢNG BIỂU vi

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vii

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1

1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài 1

1.2 Xác lập và tuyên bố đề tài 2

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu 2

1.4 Phạm vị nghiên cứu 3

1.5 Kết cấu luận văn 3

CHƯƠNG II: TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHỆP 4

2.1 Một số định nghĩa, khái niệm cơ bản về tổ chức và cơ cấu tổ chức của DN 4

2.2 Một số lý‎ thuyết cơ bản về cơ cấu tổ chức của DN thuyết cơ bản về cơ cấu tổ chức của DN .5

2.3 Tổng quan tình hình nghiên cứu về cơ cấu tổ chức của các công trình nghiên cứu năm trước .6

2.4 Phân định nội dung cơ cấu tổ chức của DN .7

2.4.1.Các mô hình cơ cấu tổ chức .7

2.4.1.1.Cấu trúc tổ chức giản đơn .7

2.4.1.2 Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm .8

2.4.1.4 Cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý .9

2.4.1.5 Cấu trúc dạng ma trận .10

2.1.4.6 Cấu trúc tổ chức theo định hướng khách hàng .11

2.4.1.7 Cấu trúc tổ chức hỗn hợp 12

2.4.2.Các nguyên tắc khi thiết kế CCTC .12

2.4.3 Yêu cầu và nguyên tắc khi phân quyền .13

2.4.3.1 Yêu câu .13

2.4.3.2 Nguyên tắc 14

2.4.4 Các căn cứ để xây dựng bộ máy quản trị .15

2.4.5 Những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy của DN .16

2.5 Vai trò và sự cần thiết phải hoàn thiện CCTC .17

2.5.1 Vai trò của CCTC 17 2.5.2 Sự cần thiết phải hoàn thiện CCTC 18

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP 20

BROAD BRIGHT SAKURA .20

3.1 Phương pháp hệ nghiên cứu .20

3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 20

3.1.2 Phương pháp xử lý dữ liệu 22

3.1.3 Y nghĩa của phương pháp nghiên cứu .22

3.2 Đánh giá tổng quan tình hình và các nhân tố môi trường ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH công nghiệp Broad Bright Sakura .22

3.2.1 Tổng quan về công ty TNHH công nghiệp Broad Bright Sakura .22

3.2.2 Tổng quan về tình hình CCTC tại công ty TNHH Công Nghiệp Broad Bright Sakura .26

3.2.3 Phân tích ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến cơ cấu tổ chức DN 27

3.2.3.1 Môi trường bên trong doanh nghiệp .27

3.2.2.2 Môi trường bên ngoài doanh nghiệp .29

3.3 Kết quả điều tra trắc nghiệm và kết quả tổng hợp đánh giá của các chuyên gia về cơ cấu tổ chức công ty .31

3.3.1 Kết quả điều tra trắc nghiệm .31

3.3.2 Kết quả điều tra phỏng vấn .35

3.4 Kết quả phân tích các dữ liệu thứ cấp về thực trạng CCTC tại công ty TNHH công nghiệp Broad Bright Sakura .37

3.4.1 Kết quả phân tích cơ cấu nhân sự tại công ty 37

3.4.2 Bộ máy quản lý của công ty TNHH công nghiệp Broad Bright Sakura 39

3.4.3 Phân tích tình hình phân quyền trong cơ CCTC công ty TNHH công nghiệp Broad Bright Sakura .43

CHƯƠNG 4: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 45

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP BROAD BRIGHT SAKURA 45

4.1 Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu thực trạng CCTC tại công ty

TNHH công nghiệp Broad Bright Sakura .45

4.1.1 Các kết luận và thành công, những tồn tại và nguyên nhân thực trạng

CCTC tại công ty TNHH công nghiệp Broad Bright Sakura .45

4.1.2 Những phát hiện qua nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty TNHH công nghiệp Broad Bright Sakura .47 4.2 Dự báo triển vọng và quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty

TNHH công nghiệp Broad Bright Sakura .48

4.2.1 Dự báo triển vọng hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty TNHH công nghiệp Broad Bright Sakura 48

4.2.1.1 Mục tiêu phát triển chung của công ty TNHH Broad Bright Sakura48

4.2.1.2 Dự báo về triển vọng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH công nghiệp Broad Bright Sakura .48

4.2.2 Quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH công nghiệp

Broad Bright Sakura .49 4.3 Các đề suất và kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH công nghiêp Broad Bright Sakura .50 4.3.1 Hoàn thiện bộ máy cơ cấu tổ chức của DN: 50 4.3.3 Tăng cường sự phối hợp giữa cá phòng ban và truyền thông giữa các

phòng ban .53 4.3.4 Tạo lập mối quan hệ giữa các cấp lãnh đạo .54 4.3.5 Bồi dưỡng, đào tạo nâng cao trình độ chuyên môi cho các cán bộ công

nhân viên trong toàn công ty .54 4.3.6 Kỷ luật lao động và trách nhiệm quản lý‎ thuyết cơ bản về cơ cấu tổ chức của DN .57 4.4 Các kiến nghị với nhà nước .57

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LUC

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức trực tuyến 7

Sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức theo sản phẩm 8

Sơ đồ 2.3: Cấu trúc tổ chức theo chức năng 9

Sơ đồ 2.4: Mô hình cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý 10

Sơ đồ 2.5: Mô hình cấu trúc tổ chức dạng ma trận 11

Sơ đồ 2.6: Mô hình cấu trúc tổ chức định hướng theo khách hàng 12

Sơ đồ 3.1: cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty 39

Biểu đồ 1: Đánh giá vấn đề hoàn thiện CCTC trong DN 33

Biểu đồ2: đánh giá số lượng các phòng ban 34

DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 3.2: Quy trình sản xuất sản phẩm của công ty 25

Bảng 3.1: Báo cáo kết quả kinh doanh của DN 24

Bảng 3.6: Ảnh hưởng của các nhân tố môi trường đến CCTC 34

Bảng 3.4: Tổng hợp mức độ ảnh hưởng của môi trường bên trong đến CCTC 35

Bảng 3.6: Cơ cấu lao động trong DN 38

Bảng 4.1:Cơ cấu phòng kinh doanh: 52

Bảng 3.5: cơ cấu nhân sự các phòng ban 37

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI CƠ CẤU

TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI.

1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài.

Việt nam trong những năm gần đây đang trên đà phát triển mạnh theo xuhướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Cùng với đó là quá trình ViệtNam ra nhập WTO là một cơ hội cũng là thách thức không nhỏ đối với các

DN hiện nay Vì vậy để có thể thực hiện được muc tiêu kinh doanh của mìnhthì việc có một CCTC hợp lý là một điều không thể thiếu quyết định sự thànhbại của mọi DN CCTC có tốt sẽ giúp cho hoạt động kinh doanh của DN đạthiệu quả cao, mang lại nhiều lợi nhuận

Trong nền kinh tế thị trường như ngày nay mục tiêu hàng đầu của các

DN là tối đa hóa lợi nhuận mang lại hiệu quả kinh tế cao Điều đó đòi hỏi cácnhà QL phải có những biện pháp thiết thực trong chiến lược kinh doanh củamình Để có hoạt động kinh doanh tốt, SP của DN có chỗ đứng ở trên thịtrường, có thể cạnh tranh cùng với các DN khác thì việc đầu tiên là phải cóCCTC tốt CCTC của DN có ổn định, có phù hợp thì mới có thể đưa DN pháttriển

Vấn đề đặt ra là phải hoàn thiện CCTC sao cho phù hợp với hoạt độngkinh doanh, quy mô, trình độ năng lực của nhân viên Đó là vấn đề luôn đượcđặt ra và nhức nhối trong các DN Các DN luôn phải tìm ra các biên pháp đểhoàn thiện CCTC của mình để giúp cho hoạt động KD của công ty đem lạihiệu quả cao nhất

Mặt khác với xu thế hội nhập cùng với sự phát triển của nền kinh tế thịtrường, môi trường KD của các DN thay đổi tác động không nhỏ đến hoạtđộng KD của DN làm cho phương thức KD của DN cũng phải thay đổi gâytác động không nhỏ đến CCTC của công ty CCTC buộc phải thay đổi để phùhợp với quy mô, điều kiện môi trường KD của DN Vì vậy vấn đề hoàn thiệnCCTC luôn được đặt ra trong mọi DN

Xuất phát từ thực tế đó em lựa chọn công ty TNHH công nghiệp BroadBright Sakura làm đề tài nghiên cứu của mình Đề tài nghiên cứu về CCTCcủa công ty, tình hình KD của công ty những vấn đề còn tồn tại trong CCTCcông ty; từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện CCTC công ty giúpnâng cao hiệu quả sản xuất KD nhằm đạt được mục tiêu KD của DN.

Qua khảo sát thực tế với các mẫu phiếu điều tra chuyên sâu và phỏng vấntrực tiếp ban QL và các nhân viên trong các phòng ban của công ty thì emthấy CCTC của công ty bên cạnh những ưu điểm cũng còn nhiều hạn chế cầnkhắc phục và hoàn thiện Do vậy CCTC tại công ty TNHH công nghiệp BroadBright Sakura cần được nghiên cứu và hoàn thiện hơn nữa để đáp ứng tốt hơnyêu cầu QLKD của DN giúp DN hoàn thiện cơ cấu tổ chức hơn nữa đáp ứngđược nhu cầu của hoạt động KD

1.2 Xác lập và tuyên bố đề tài

Đề tài đi sâu nghiên cứu và giải quyết các vấn đề sau:

Tình hình KD của công ty

Thực trạng vấn đề CCTC công ty

Các vấn đề khó khăn và thuận lợi CCTC của công ty

Đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện CCTC công ty

Do đó tên đề tài cụ thể là: “ hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHHcông nghiệp Broad Bright Sakura”

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu.

Đề tài nghiên cứu nhằm thực hiện các mục tiêu sau:

Làm rõ một số lý thyết cơ bản về giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy tổchức của công ty như: một số khái niệm, định nghĩa, các phương thức, công

cụ, vai trò, nguyên tắc, và các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy công ty

Phân tích làm rõ những kết quả đạt được của công ty cũng như những khókhăn mà công ty gặp phải trong bộ máy tổ chức của mình để công ty ngày

càng hoàn thiện hơn nữa bộ máy tổ chức của công ty góp phần ổn định công

ty đưa công ty ngày càng phát triển hơn

Từ những nghiên cứu lý thuyết cũng như thực trạng của công ty đề xuấtmột số giải pháp nhằm hoàn thiện CCTC công ty, giúp công ty hoàn thànhmục tiêu CLKD của mình

1.4 Phạm vị nghiên cứu.

Do thời gian có hạn, do kiến thức quản trị rất sâu rộng nên em không thể

đi sâu tìm hiểu mọi vấn đề liên quan Hơn nữa căn cứ vào kết quả nghiên cứuthực tế luận văn chỉ tâp trung nghiên cứu theo góc độ tiếp cận bộ môn quản trịcăn bản với những kiến thức hết sức cơ bản

Đối tượng nghiên cứu tập trung vào các giải pháp nhằm hoàn thiệnCCTC của công ty

Giới hạn phạm vi nghiên cứu tại công ty TNHH công nghiệp BroadBright Sakura tại Khu Công nghiệp Nội Bài Hà Nội

Dữ liệu thứ cấp được cập nhật tại công ty từ năm 2007 đến nay

1.5 Kết cấu luận văn

Luận văn bao gồm 4 chương:

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài hoàn thiện cơ cấu tổ chức DN.Chương 2: Một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức của DN

Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng

cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH công nghiệp Broad Bright Sakura

Chương 4: Các kết luận và đề suất giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chứccủa công ty TNHH công nghiệp Broad Bright Sakura

CHƯƠNG II: TÓM LƯỢC MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHỆP

2.1 Một số định nghĩa, khái niệm cơ bản về tổ chức và cơ cấu tổ chức của DN.

 Tổ chức bộ máy QL của DN

Tổ chức bộ máy quản lý của DN là dựa trên những chức năng nhiệm vụ

đã xác định của bộ máy QL, sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng

về mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống QL của DN hoạt động một cách hiệuquả nhất

 Cơ cấu tổ chức (CCTC):

CCTC là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phậnnhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiệnnhững chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thựchiện mục tiêu của DN

CCTC chức bộ máy QL là những bộ phận có trách nhiệm khác nhaunhưng có quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau được bố trí theo từng khâu, từng cấp

QL taọ thành một chỉnh thể nhằm thực hiện mục tiêu và chức năng QL xácđịnh.

2.2 Một số lý‎ thuyết cơ bản về cơ cấu tổ chức của DN thuyết cơ bản về cơ cấu tổ chức của DN.

Cơ sở để xây dựng CCTC :

- Xây dựng CCTC khác với việc vẽ một sơ đồ tổ chức đó chỉ là một hình

vẽ minh hoạ của CCTC CCTC thể hiện cách sắp xếp việc thực hiện các côngviệc và nhiệm vụ của tổ chức cho từng cá nhân, cách phối hợp, tập hợp và QLcông việc của các cá nhân đó (thành các tổ nhóm, phòng ban)

- Xây dựng tổ chức bao giờ cũng phải bắt đầu từ phân tích công việc đó làđịnh hướng chiến lược của công ty Đó là sự chuyên môn hóa công việc,thống nhất chỉ huy, quyền hạn trách nhiệm, kỷ luật….Nhận thức đúng và vậndụng thỏa đáng các nguyên lý đó vào công tác xây dựng tổ chức công ty làmột nhân tố quyết định sự thành công của tổ chức

- Các hình mẫu tổ chức phải được đúc kết và vận hành qua thời gian, vớicác kinh nghiệm, mỗi mô hình là một gợi về cách thức hình thành tổ chức vàcác nguyên tắc vận hành nó

- CCTC còn chứa đựng trong nó nội dung công việc và một cơ chế QLnhất định đòi hỏi sự hiểu biết và xem xét thấu đáo

 Các cấp độ của CCTC công ty

CCTC gồm có 3 cấp độ như sau:

 Cấp độ cơ cấu vĩ mô: là cách sắp xếp, tổ chức vị trí, vai trò của từng

cá nhân trong công ty

 Cấp độ vi mô: là cách qui định quyền hạn, trách nhiệm của từng vị trí

mà các cá nhân trong công ty nắm giữ

 Hệ thống bổ trợ: bao gồm hệ thống điều hành của tổ chức, quá trình

QL, sự phát triển của công ty, hệ thống văn hoá công ty và hệ thống quản lýhoạt động công ty

Công ty sẽ không thực hiện có hiệu quả các chức năng của mình nếu 3cấp cơ cấu này không được thiết lập một cách đúng mức để hỗ trợ cho hoạtđộng của công ty Ngoài ra, khi đánh giá hoạt động của một công ty hoặc khithành lập một công ty mới ta cũng cần phải xem xét 3 cấp độ cơ cấu này

2.3 Tổng quan tình hình nghiên cứu về cơ cấu tổ chức của các công trình nghiên cứu năm trước.

 Sinh viên: Hà Thị Tình lớp K41A7 trường Đại Học Thương Mại với

đề tài “một số giải pháp hoàn thiện CCTC công ty TNHH Nam Thành” năm2009

Đề tài đã nêu ra vấn đề cần giải quyết đó là chưa có bộ phận nghiên cứuthị trường, số lao động có trình độ đại học, cao đẳng còn ít; trang thiết bị cònchưa tốt Đề tài cũng đã đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện CCTC, cơcấu lao động trong các phòng ban, tăng cường sự phối hợp giữa các phòngban, bồi dưỡng và nâng cao trình độ cho CBCNVcon ngoa trong DN Nhìnchung đề tài đã đưa ra và giải quyết được các vấn đề còn tồn tại trong công tyđáp ứng được tính cấp bách cần được giải quyết

 Sinh viên: Tạ Thị Châm lớp K41A1 Trường Đại Học Thương Mại với

đề tài “một số giải pháp nhằm hoàn thiện CCTC công ty TNHH đầu tư xâydựng và Thương mại Cường Giang” - 2009

Đề tài đã nêu ra vấn đề cần giải quyết đó là sự phân định công việc trongcác phòng ban chưa dõ dàng, còn nhiều trùng lặp, các phòng ban còn thiếu, sựđoàn kết giữa các phòng ban còn kém gây nhiều khó khăn trong quá trình làmviệc Đề tài cũng đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện CCTC công ty đólà: bổ xung thêm phòng ban, đào tạo thêm trình độ chuyên môn cho nhânviên, tăng cường cơ sở hạ tầng, mở rộng phân cấp phân quyền trong tổ chức.Những giải pháp này đã đáp ứng được phần nào các vấn đề trong DN

 Sinh viên: Lê Thị Lan Chi lớp K42A4 Trường Thương Mại với đề tài

“hoàn thiện CCTC công ty TNHH Tư Thành” - 2010

Đề tài đã nêu ra vấn đề còn tồn tại đó là: công ty chưa có bộ phận nghiêncứu thị trường, sự liên kết chưa tốt còn tạo lập duy trì quyền hạn riêng, vai tròcòn đè nặng nên vai giám đốc mang tính chủ quan thiếu tính khách quan Đềtài cũng đã nêu ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện CCTC công ty đó là:xây dựng mô hình cơ cấu tổ chức mới, nghiên cứu phát triển thị trường, tăngcường sự phối hợp và truyền thông giữa các phòng ban, bồi dưỡng nâng caotrình độ cho nhân viên, nâng cao cơ sở vật chất trang bị cơ sở hạ tầng Đề tài

đã nêu ra các vấn đế còn tồn tại trong DN và các biện pháp để giải quyết cácvấn đề đó

2.4 Phân định nội dung cơ cấu tổ chức của DN.

2.4.1.Các mô hình cơ cấu tổ chức.

2.4.1.1.Cấu trúc tổ chức giản đơn.

Đặc điểm: Có ít cấp trung gian, số lượng NVkhông nhiều, tính tập trung

của hình thức này là rất cao, thể hiện ở chỗ mọi quyền hành tập trung cao độvào một người Mọi thông tin đều tập trung cho người QL cao nhất xử lý vàmọi quyết định cũng được phát ra từ đó

Nhược điểm: Chỉ áp dụng cho các DN có quy mô nhỏ, bộ máy quản trị

có thể rơi vào tình trạng quá tải mỗi nhà quản trị phải làm công việc khácnhau cùng một lúc

Tổng GĐ

GĐ tuyến 2

GĐ tuyến 1

2.4.1.2 Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm.

Đặc điểm: Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộhoạt động KD theo các loại hoặc theo các nhóm sản phẩm nhất định Mỗinhánh vẫn có thể sử dụng các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia chuyênmôn tập hợp xung quanh các giám đốc bộ phận để hỗ trợ

Mô hình:

Sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức theo sản phẩm

Ưu điểm: Hướng sự chú ý và lỗ lực vào tuyến sản phẩm, trách nhiệm lợinhuận thuộc vào các nhà quản trị cấp dưới đảm nhận các loại hoặc nhóm sảnphẩm, rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị, có sự phối hợp tốtgiữa các bộ phận, linh hoạt trong việc đa dạng hóa công việc

Nhược điểm: Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp, công việc bị trùng lặp ởcác bộ phận khác nhau, cạnh tranh nội bộ về nguồn lực, khó kiểm soát

2.4.1.3 Cấu trúc tổ chức theo chức năng.

Đặc điểm: Đây là mô hình cấu trúc kiểu hướng nội trong đó đặc điểm cơbản nhất là chia DN thành các tuyến chức năng, mỗi tuyến là một bộ phậnđảm nhiệm thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổchức Các hoạt động giống nhau hoặc gần giống nhau được tập trung lại trongmột tuyến chức năng như hoạt động sản xuất, thương mại, nhân sự, tài chính,marketing

Tổng giám đốc

Giám đốc sảnphẩm C

Giám đốc sảnphẩm BGiám đốc sản

phẩm A

Mô hình:

Sơ đồ 2.3: Cấu trúc tổ chức theo chức năng

Ưu điểm: Cấu trúc này phản ánh được sự logic trong chức năng, nêu bậtvai trò của các chức năng chủ yếu, tuân thủ nguyên tắc chức năng, chuyênmôn hóa công việc, đơn giản hóa việc đào tạo và huấn luyện nhân sự cho nên

2.4.1.4 Cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý.

Đặc điểm: Chia tổ chức ra thành nhiều nhánh, mỗi nhánh thực hiện đảmnhận thực hiện hoạt động của tổ chức theo từng khu vực địa lý chịu tráchnhiệm phân phối sản phẩm và dịch vụ theo một vùng địa lý cụ thể

Tổng giám đốc

Giám đốc chứcnăng C

Giám đốc chứcnăng BGiám đốc chức

năng A

Mô hình:

Sơ đồ 2.4: Mô hình cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý

Ưu điểm: Do phân chia theo khu vực địa lý khác nhau nên nhà quản trịcấp cao có thể tập trung vào các hoạt động chiến lược, các nhà quản trị cấpthấp thấy rõ trách nhiệm của mình, chú ý đến những đặc điểm địa phương, tậndụng tốt các lợi thế theo vùng, tiết kiệm thời gian đi lại của nhân viên

Nhược điểm: Công việc có thể bị trùng lặp ở các khu vực khác nhau, mỗivùng cần phải có nhà quản trị, do đó có nhều nhà quản trị tổng hợp, phân tánnguồn lực, khó kiểm soát

2.4.1.5 Cấu trúc dạng ma trận.

Đặc điểm: Cấu trúc ma trận là sự kết hợp các cấu trúc tổ chức trên để tậndụng các ưu điểm cua mỗi loai và hạn chế tối đa những nhược điểm củachúng, cấu trúc này có 2 hệ thống nhất chỉ huy cặp đôi vì vậy cùng một lúc có

2 tuyến chỉ đạo trực tuyến

Tổng giám đốc

GĐ khách hàngloại 3

GĐ khách hàngloại 2

GĐ khách hàng

loại 1

Mô hình:

Sơ đồ 2.5: Mô hình cấu trúc tổ chức dạng ma trận

Ưu điểm: Cho phép tổ chức đồng thời đạt nhiều mục đích, trách nhiệmcủa từng bộ phận được phân định rõ ràng, phối hợp tốt giữa các bộ phận, rènluyện kỹ năng cho các nhà quản trị Kết hợp nhiều năng lực của nhiều cán bộquản lý và chuyên gia, tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu

Nhược điểm: Tồn tại song song hai tuyến chỉ đạo trực tuyến, dễ nảy sinhmâu thuẫn trong công việc thực hiện mệnh lệnh, có sự tranh quyền giữa các

bô phận khó kiểm soat, cơ cấu phức tạp không bền vững có thể gây tốn kém

2.1.4.6 Cấu trúc tổ chức theo định hướng khách hàng.

Đặc điểm: Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộhoạt động KD nhằm phục vụ cho một đối tượng khách hàng nào đó Mỗi đơn

vị khách hàng tập trung vào việc thỏa mãn nhu cấu của từng nhóm kháchhàng chuyên biệt

GĐ nhânsự

GĐ tàichính

Sơ đồ 2.6: Mô hình cấu trúc tổ chức định hướng theo khách hàng.

Ưu điểm: Tạo sự hiểu biết khách hàng tôt hơn, phục vụ đa dạng hóakhách hàng khác nhau Toàn bộ hoạt động của tổ chức hướng vào hoạt độngbán hàng để đạt kết quả cuối cùng, rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho nhà quảntrị

Nhược điểm: Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp, công việc bị trùng lặp ởcác bộ phận KH khác nhau, khó kiểm soat, cạnh tranh nội bộ về nguồn lực

Mô hình này ít sử dụng độc lập, thường được sử dụng kết hợp với các môhình khác

2.4.1.7 Cấu trúc tổ chức hỗn hợp.

Đặc điểm: Kết hợp logic các loại cấu trúc tổ chức để khai thác hiệu quảmọi nguồn lực trong tổ chức, cấu trúc này có thể tận dụng các ưu điểm và hạnchế những nhược điểm của cấu trúc kết hợp

Ưu điểm: giải quyết được những tình huống phức tạp, cho phép chuyênmôn hóa một số cấu trúc tổ chức rèn luyện kỹ năng tổng hợp của nhà quản trị.Nhược điểm: Cấu trúc tổ chức phức tạp, quyền lực và trách nhiệm củanhà quản trị có thể bị trùng lặp

2.4.2.Các nguyên tắc khi thiết kế CCTC.

 Nguyên tắc CCTC phải gắn với phương hướng, mục đích của DN:

Phương hướng và mục đích của DN sẽ chi phối cơ cấu DN Nếu một DN

mà mục tiêu phương hướng có quy quy mô lớn thì CCTC của DN cũng phảitương ứng phù hợp với nhưng đặc thù và mục đích của hoạt động KD củaDN

 Nguyên tắc chuyên môn và cân đối:

Tổng giámđốc

GĐ khách

hành loại 1

GĐ kháchhàng loại 3

GĐ kháchhàng loại 2

Nguyên tắc này đòi hỏi CCTC phải được phân công phân nhiệm các phân

hệ chuyên ngành với những con người được đào tào tương ứng cả quyền hạn

và trách nhiệm CCTC phải dựa trên việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng, giữanhiệm vụ trách nhiệm, quyền lực, lợi ích phải cân xứng và cụ thể

 Nguyên tắc linh hoạt và thích nghi với môi trường

Việc hình thành CCTC phải đản bảo cho mỗi phân hệ một mức độ tự dosáng tạo tương xứng với các cấp phân hệ bên dưới phát huy được tài năng.CCTC của DN phải đảm bảo cho DN có thể phù hợp với mọi sự thay đổi củamôi trường

 Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả:

Nguyên tắc đòi hỏi tổ chức quản trị phải thu được kết quả hoạt động caonhất so với chi phí mà DN bỏ ra, đồng thời đảm bảm hiệu lực hoạt độngSXKD

2.4.3 Yêu cầu và nguyên tắc khi phân quyền.

2.4.3.1 Yêu câu.

Để quá trình phân quyền được sử dụng hiệu quả đồng thời sử dụng đượcnghệ thuật của nhà quản trị thì nhà quản trị phải tiến hành phân quyền trongcác DN mình theo các yêu cầu sau:

- Nhà quản trị phải biết đối xử với cấp dưới, không nên quá khắt khe với

họ, tuy nhiên sự thỏa mái này không làm mất đi sự uy nghiêm cảu nhà quảntrị, có thể nhân viên có cơ hội để thể hiện mình trong công việc

- Nhà quản trị sẵn sàng trao cho cấp dưới những quyền hạn nhất định, kể

cả quyền ra quyết định trong công việc

- Nhà quản trị phải biết tin tưởng vào cấp dưới, có như vậy nhà quản trịmới tạo điều kiện cho nhân viên thể hện hết khả năng của mình

- Nhà quản trị phải biết chấp nhận sự thất bại của cấp dưới, nếu khôngchấp nhạn sự thất bại của cấp dưới thì nhà quản trị sẽ mất lòng tin vào nhânviên và gây ức chế cho người dưới quyền

- Nhà quản trị phải biết cách kiểm tra theo dõi tình hình thực hiện nhiệm

vụ của cấp dưới

2.4.3.2 Nguyên tắc.

Phân quyền là một tất yếu khách quan Người chỉ huy không thể làm tất

cả mọi việc, họ không thể làm các công việc của cấp dưới Việc phân quyềnkhông có nghĩa là phân chia, chia sẻ quyền lực đến mức mà người lãnh đạocấp cao không cần biết lãnh đạo cấp dưới có các quyết định như thế nào Vìvậy việc phân quyền phải đi đôi với việc xác định rõ mối quan hệ giữa nhiệm

vụ, quyền hạn, trách nhiệm và quyền lợi của cấp dưới và nhà quản trị cấp cao,mối quan hệ này phải được xác định rõ ràng Để giao quyền có hiệu quả thìngười chỉ huy cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc phân quyền theo kết quả mong muốn: quyền được giao chotừng người quản lý phải tương xứng nhằm đảm bảo rằng họ có khả năng hoànthành với kết quả mong muốn

- Nguyên tắc về sự tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm: tráchnhiệm về các hành động không thể lớn hơn trách nhiệm nằm trong quyền hạnđược giao phối cũng như không được nhỏ hơn

- Nguyên tắc xác định theo chức năng: Một cương vị hay một bộ phận cóđược sự xác định rõ ràng về các kết quả mong muốn, về các hoạt động cầntiến hành, quyền được giao trong tổ chức và sự hiểu rõ quyền lực của các mốiliên hệ thông tin với các cương vị khác thì những người chụi trách nhiệmcàng có đóng góp nhiều hơn vào sự hoàn thành công việc chung của tổ chức

- Nguyên tắc tuyệt đối trong trách nhiệm: Trách nhiệm của cấp dưới vớicấp trên của mình về việc thực hiện nhiệm vụ là tuyệt đối Một khi họ đã chấpnhận sự phân công và chấp nhận quyền thực thi nó và cấp trên không thể lẩntrốn trách nhiệm về các hoạt động của cáp dưới trong tổ chức mình

- Nguyên tắc bậc thang: Nguyên tắc này chỉ ra mối quan hệ quyền hạntrực tiếp từ cấp cao xuống cấp thấp xuyên suốt toàn bộ tổ chức Việc nhậnthức đầy đủ nguyên tắc này là cần thiết cho việc định chức năng tổ chức một

cách đúng đắn bởi vì cấp dưới phải biết được ai là người được giao quyền cho

họ và những vấn đề vượt quá phạm vi quyền hạn của họ thì phải được trìnhbày cho ai

- Quyền hạn theo cấp bậc: Từ nguyên tắc này người quản lý mong muốngiao phó quyền lực một cách hiệu quả, giảm nhẹ bớt phần nào gánh nặng vềquyền ra quyết định, họ phải đảm bảo rằng việc giao quyền là rõ ràng, và cấpdưới phải hiểu điều này

2.4.4 Các căn cứ để xây dựng bộ máy quản trị.

 CCTC của DN phải phù hợp với nhiệm vụ kinh tế phát sinh và trình

độ phát triển của DN

Mỗi DN đều phải chọn một mô hình CCTC hợp lý để hướng DN củamình đi theo Bộ máy quản trị của mỗi DN có tính chất quyết định đến sự thấtbại của các DN, nó ảnh hưởng đến kết quả KD của DN Nếu bộ máy quản trịcủa DN tốt thì DN sẽ có sự phát triển tốt và ngược lại Do vậy bộ máy quảntrị của DN phải phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và trình độ phát triểncủa DN, có khả năng thích ứng linh hoạt với các tình huống xảy ra trong DNcũng như ngoài DN ảnh hưởng trực tiếp đến DN

 Phải xác định rõ chức năng nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các khâu,các cấp quản trị

Chỉ có thể dựa trên cơ sở chức năng nhiệm vụ đã được xác định đúngđắn thì mói có thể thiết kế được mô hình bộ máy quản trị phù hợp vói trình độphát triển của công ty

Đó là một điều rất quan trọng và có ý nghĩa đến chất lượng hoạt độngquản trị cùng với việc xác định đúng đắn chức năng nhiệm vụ của mỗi khâu,mỗi cấp quản trị cần phải quy định rõ trách nhiệm trong bộ máy quản trị đểxác định rõ quan hệ chỉ huy lãnh đạo hay quan hệ phối hợp kinh tế - kỹ thuật,nghiệp vụ

 Không ngừng cải tiến và hoàn thiện bộ máy quản trị DN

Đó là một trong những yêu cầu quan trọng vì một mặt là do yêu cầu củathị trường cần có sự chuyển biến nội tai để kịp thời thích ứng, mặt khác donhững điều kiện như trình độ cán bộ công nhân viên, trình độ hiện đại hóatrang thiết bị quản trị và KD của mỗi DN cũng phải thường xuyên được đổimới Những tiền đề trên là yêu cầu và cũng là điều kiện không ngừng cải tiến

và hoàn thiện bộ máy quản trị của DN để đảm bảo quá trình sản xuất KDngày càng có hiệu quả Vì vậy khi thiết kế hoặc cải tiến bộ máy quản trị DNthì cần vận dụng tổng hợp đồng bộ các nguyên tắc và yêu cầu mới có thể đạtđược hiệu quả kinh tế cao, mang lại lợi nhuận cho DN

2.4.5 Những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy của DN.

 Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của DN

Trong bất kỳ‎ tổ chức nào thì nhiệm vụ sản xuất KD và CCTC là hai mặt tổ chức nào thì nhiệm vụ sản xuất KD và CCTC là hai mặtkhông thể tách rời nhau Khi thay đổi nhiệm vụ sản xuất KD của công ty thìCCTC cũng phải thay đổi theo vì nếu không thay đổi thì bộ máy QL cũ sẽ làmcản trở việc phấn đấu đạt được mục tiêu mới đề ra của DN Tuy nhiên khôngphải bao giờ nhiệm vụ SXKD cũng sự thay đổi bắt buộc của bộ máy QL

 Quy mô và mức độ phức tạp của DN

DN có quy mô càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của DN cũng phứctạp theo Do đó các nhà QL cần đưa ra một số mô hình cơ cấu QL phù hợpsao cho đảm bảo QL được toàn bộ hoạt động của DN đồng thời phải làm sao

để bộ máy QL không cồng kềnh và phức tạp về mặt cơ cấu Với DN vừa vànhỏ thì bộ máy quản lý phải chuyên, tinh, gọn nhẹ để dễ thay đổi phù hợp vớitình hình SXKD của DN

 Địa bàn hoạt động:

Việc mở rộng hoặc phân tán địa bàn hoạt động của DN đều có sự thay đổi

về sự sắp xếp lao động nói chung và lao động QL nói riêng do đó đẫn đến sựthay đổi về CCTC QL của DN

 Công nghệ:

Việc sử dụng công nghệ của DN cũng ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy QL.Nếu các DN trú trọng đến công nghệ thị trường có định mức quản lý tốt, bộmáy QL phải được tổ chức sao cho tăng cường khả năng của DN và cần thíchứng kịp thời với sự thay đổi của công nghệ nhanh chóng Một hệ thống CCTCphải phù hợp với hệ thống công nghệ và phải đảm bảo sự phối hợp chặt chẽtrong việc ra quyết định liên quan đến công nghệ của DN.

 Môi trường kinh doanh:

Tổ chức bộ máy QL hợp lý là điều kiện đủ cho DN thành công trênthương trường Do vậy mức độ phức tạp của môi trường KD có ảnh hưởngđến tổ chức bộ máy QL Nếu môi trường luôn biến động và biến động mộtcách nhanh chóng thì để có được thành công đòi hỏi các DN phải tổ chức bộmáy QL có mối quan hệ hữu cơ, các phòng ban có sự liên kết chặt chẽ vớinhau

 Cơ sở vật chất kỹ thuật của hoạt động QL và trình độ của các cán bộQL

Nhân tố này có ảnh hưởng lớn đến tổ chức bộ máy QL Khi cơ sở kỹ thuậtcho hoạt động QL đầy đủ, hiện đại trình độ của cán bộ QL cao có thể đảmnhiệm nhiều công việc sẽ góp phần làm giảm lượng cán bộ QL, bộ máy quản

lý sẽ gọn nhẹ hơn nhưng vẫn đảm bảo được tính hiệu quả trong việc quản lý

 Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên:

Đối với những người đã qua đào tạo, có trình độ tay nghề cao, có ý thứclàm việc thì họ sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, khối lượng côngviệc lớn hơn do đó sẽ giảm số lao động QL, việc tổ chức bộ máy QL sẽ đơngiản, dễ dàng hơn, hiệu quả hơn

2.5 Vai trò và sự cần thiết phải hoàn thiện CCTC.

2.5.1 Vai trò của CCTC

Một CCTC muốn tồn tại và phát triển thì mỗi con người không thể cónhững hành động riêng lẻ mà cần phải phối hợp lỗ lực cảu các cá nhân vớinhau để hướng tới mục tiêu chung của tổ chức Quá trình tạo ra của cải vật

chất và tinh thần cũng như đảm bảo cuộc sống an toàn cho xã hội ngày càngđươc thực hiện trên quy mô lớn với tính phức tạp ngày càng cao, đòi hỏi phải

có sự phân công hợp tác của lao động trong tổ chức

Trong sản xuất kinh doanh cũng vây, mỗi DN đề thực hiện mục tiêu nhấtđịnh Để thực hiện được các mục tiêu đó đòi hỏi phải có lực lượng điều hành

đó là các cán bộ QL, CCTC phải có sự thống nhất, nhất quán từ trên xuốngdưới Để đảm bảo sự thống nhất trong SXKD thì mỗi CCTC phải có ít nhấtmột người đứng đầu lãnh đạo, điều hành sản xuất KD, để QL thực hiện tốt cácnhiệm vụ: bố trí sắp xếp nhân viên, phân công CCTC hợp lý, đảm bảo sự phốihợp nhịp nhàng của các thành viên trong tổ chức

CCTC quyết định toàn bộ hoạt động của tổ chức, CCTC gon nhẹ, linhhoạt, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc thực hiện các nhiệm

vụ một cách nhanh chóng, đạt hiệu quả cao Vì vậy cần đánh giá mức độ hợp

lý của CCTC, một CCTC đươc coi là hợp lý không chỉ đủ các bộ phận cầnthiết để thực hiện các chức năng của tổ chức mà cần phải có một tập thể vữngmạnh về con người đủ phẩm chất, năng lưc để thực hiện tốt các chức năng vànhiệm vụ được giao

CCTC của công ty có vai trò vô cùng quan trọng trong việc nâng cao hiệuquả kinh tế - xã hội Bất kỳ‎ tổ chức nào thì nhiệm vụ sản xuất KD và CCTC là hai mặt DN nào muốn có hiệu quả SXKD cao thì mọi hoạtđộng phải được thống nhất, vấn đề cần được quan tâm đầu tiên là phải hoànthiện CCTC của DN CCTC hợp lý sẽ thúc đẩy hoạt động SXKD của DN

2.5.2 Sự cần thiết phải hoàn thiện CCTC

Trong quá trình KD, CCTC phải được thiết lập gọn nhe, linh hoạt để thựchiện các hoạt động KD một cách linh hoạt và hiệu quả nhất hoàn thành mụctiêu của DN

Với bất kỳ‎ tổ chức nào thì nhiệm vụ sản xuất KD và CCTC là hai mặt DN nào thì mục tiêu hoạt động lớn nhất là mục tiêu lợi nhuận

Để có được hiệu quả cao nhất trong KD thì đòi hỏi các nhà QL phải khôngngừng trau dồi cả về lý luận và thự tiễn Công việc của hệ thống QL là thườngxuyên điều tra phân tích tính toán, lựa chọn các phương án KD với chi phí

thấp nhất và mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất cho DN Để DN đạt hiệu quả

KD cao thì phải có CCTC ổn định và thích hợp Do vậy vấn đề hoàn thiệnCCTC là một vấn đề tất yếu khách quan cần thiết góp phần nâng cao năngsuất lao động, với hiệu quả kinh doanh cao

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ CƠ CẤU

TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP

BROAD BRIGHT SAKURA.

3.1 Phương pháp hệ nghiên cứu.

3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu.

Thu thập dữ liệu đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình nghiên cứu.Những dữ liệu thu thập được là minh chứng cho các lý luận đã nêu Để thuthập dữ liệu về hoạt động của công ty nói chung, và của cơ cấu tổ chức trong

DN em đã sử dụng các phương pháp khác nhau Những thông tin thu thậpđược giúp ta đánh giá chính xác được thực trạng CCTC của công ty từ đó đưa

ra những giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện CCTC công ty Những phươngpháp đó là:

Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp.

+ Phiếu điều tra chuyên sâu: là mẫu phiếu điều tra bao gồm các câu hỏitrắc nghiệm được thiết kế để gửi cho các nhà QT và các NV trả lời bao gồm

15 phiếu trong đó có 7 phiếu dành cho nhà quản trị và 5 phiếu dành cho nhânviên

Thông qua phiếu điều tra trắc nghiệm và câu hỏi phỏng vấn nhằm thu thậpđược các thông tin, dữ liệu một cách khách quan và tin cây Em đã tiến hànhphỏng vấn và phát phiểu điều tra trắc nghiệm và thực hiện phỏng vấn nhữngngười đứng đầu công ty, đứng đầu các phòng ban và một số CBCNV trongcông ty Nội dung xoay quanh các vấn đề về cơ cấu tổ chức trong công ty

Mục đích: phiếu điều tra chuyên sâu nhằm mục đích tìm hiểu rõ hơn vềthực trạng CCTC hiện tại của DN xem có phù hợp với tình hình, đặc điểm củahoạt động KD, quy mô, trình độ của DN, Từ đó phát hiện ra những ưu điểm

và tìm hiểu được những hạn chế những tồn tại, cần khắc phuc, có một số giảipháp để hoàn thiện hơn nữa CCTC của công ty

+ Phỏng vấn trực tiếp: Đây là phương pháp thu thập dữ liệu chính xác và

rõ ràng nhất thông qua những câu hỏi và những câu trả lời trực tiếp của ngườiphỏng vấn và người được phỏng vấn

Mục đích: Phương pháp này nhằm mục đích thu thập thông tin chính xác

từ ban lãnh đạo, nhân viên phòng quản trị, phòng nhân lực, từ đó tìm hiểu sâuhơn về thực trạng CCTC hiện tại của công ty Đồng thời thông qua phỏng vấntrực tiếp giúp ta khẳng định và bổ xung các thông tin đã thu thập được quaphiếu điều tra và có thể tìm hiểu thêm được những vấn đề còn tồn tại từ đóđưa ra những phương án giải quyết phù hợp nhằm hoàn thiện hơn nữa CCTCcủa DN

+ Phương pháp xem xét tài liệu của đơn vị: Là phương pháp thu thậpthông tin bằng các nguồn tài liệu sẵn có do phòng tài chính, kế toán, nhân sựcủa công ty cung cấp và thu thập các văn bản thông tư, quy định của DN Cáctài liệu của DN như: các hóa đơn, chứng từ, sổ sách, các báo cáo tài chính,các báo cáo tài chính, bảng cân đối kết quả KD, cơ cấu lao động, cơ cấu tổchức….Các tài liệu của đơn vị không chỉ sử dụng trong DN mà còn cung cấpthông tin, số liệu cho các tổ chức, cá nhân bên ngoài DN Vì vậy những thôngtin thu thập được do việc nghiên cứu tài liệu ở đơn vị nhằm khẳng định lạinhững thông tin đã thu thập được ở hai phương pháp trên

Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp.

Nếu chỉ thu thập dữ liệu sơ cấp thì thông tin thu thập được sẽ không đầy

đủ, không thể đánh giá chính xác được tình hình CCTC hiện tại của DN,không thể đưa ra các giải pháp phù hợp với DN vì vậy ngoài việc thu thập dữliệu sơ cấp luận văn còn sử dụng các thông tin do thu thập dữ liệu thứ cấpmang laị Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ nguồn thứ 3 thông qua việc tìmhiểu báo cáo, các tạp chí, các tài liệu trên trang web quản trị, các chế độ quyđịnh của bộ tài chính, các thông tư nghị định, các quy định, đều lệ của công

ty Việc thu thập dữ liệu thứ cấp nhằm mục đích bổ xung thêm những vấn đề

chưa được giải quyết cũng như các thông tin chưa được cung cấp khi sử dụngcác phương pháp trên.

Khi kết hợp các phương pháp trên ta sẽ thu được các nguồn thông tinchính xác và cần thiết trong quá trình tìm hiểu về CCTC của DN từ đó pháthiện những hạn chế còn tồn tại và đưa ra những giải pháp, phương hướng giảiquyết phù hợp với DN

3.1.2 Phương pháp xử lý dữ liệu.

Số liệu sau khi thu thập được nhờ phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp và

dữ liệu thứ cấp cần phải được xử lý thì mới có thể phục vụ cho việc đánh giáphân tích, đưa ra những ưu điểm, tồn tại trong cơ cấu tổ chức của DN Để xử

lý dữ liệu thu thập được em đã sử dụng những so sánh đối chiếu, phân tíchcác số liệu thu thập được cùng với các phần mềm QL như word excel…

3.1.3 Y nghĩa của phương pháp nghiên cứu.

Việc sử dụng phương pháp nghiên cứu trên cung cấp các thông tin, dữliệu đảm bảo được độ tin cậy, chính xác, phản ánh đúng thực trạng CCTC củacông ty TNHH công nghiệp Broad Bright Sakura Phương pháp điều ttrachuyên sâu giúp ta hiểu một cách khái quát về công ty cũng như cơ câu tổchức của công ty, quy trình công nghệ… Phương pháp phỏng vấn giúp tanắm bắt được thực tế các hoạt động của công ty, giúp ta tìm hiểu được các sốliệu về tình hình KD, doanh thu, chi phí, giá vốn và lợi nhuận của công

ty Mặt khác việc sử dụng các phương pháp trên đơn giản, dê thực hiện, tiếtkiệm chi phí mang lại hiệu quả cao, phù hợp với năng lực, quy mô, trình độcủa nhân viên trong công ty

3.2 Đánh giá tổng quan tình hình và các nhân tố môi trường ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH công nghiệp Broad Bright Sakura.

3.2.1 Tổng quan về công ty TNHH công nghiệp Broad Bright Sakura.

 Giới thiệu vài nét chủ yếu về công ty

- Tên công ty: Công ty TNHH công nghiệp Broad Bright Sakura ViệtNam

- Tên giao dịch quốc tế: Broad Bright Sakura Industrial Co Ltd.

- Tên viết tắt: BBSV

- Hình thức hoạt động: Công ty hoạt động theo luật DN và các quyết địnhkhác của nhà nước, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng theo mẫu quyđinh

- Trụ sở đăng ký hoạt động: Lô số 40, khu công nghiệp Nội Bài, xã QuangTiến, huyện Sóc Sơn, Hà Nội

Bởi vậy, hướng hoạt động của Công ty rất phù hợp với nhu cầu trongnước Bằng chứng là công ty đã tăng trưởng đều đặn, bất chấp khủng hoảngkinh tế Dưới đây là một số những chỉ tiêu trong vài năm gần đây của Côngty:

TT Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010

Bảng 3.1: Báo cáo kết quả kinh doanh của DN ĐVT: $

(Nguồn: Phòng kế toán)

Qua bảng báo cáo KQKD của công ty qua các năm ta thấy tất cả các chỉ tiêunhư: nguồn vốn KD, doanh thu bán hàng, lợi nhuận trước thuế và lợi nhuận sauthuế, số lao động sản xuất trung bình năm đều tăng đều Có thể nói công ty đangtrên đà phát triển ngày càng vững mạnh Có được thành công đó là nhờ vào mộtphần không nhỏ của sự hoàn hiện của bộ máy CCTC mà công ty đang áp dụng

đã thống nhất được hệ thống CBCNV trong toàn công ty

Hiện nay doanh thu 6 tháng đầu năm 2011 là 257.045,81 $

Sản phẩm của công ty được tiêu thụ:

- 90% được tiêu thụ trong nội địa, 10% xuất khẩu ra thị trường nước ngoài

- Khách hàng truyền thống: Yamaha Việt Nam

Yamaha Nhật Bản Yamaha Ấn độMục tiêu của công ty tới năm 2020, xuất khẩu sẽ chiếm 40% tổng sản phẩmxuất khẩu

 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm

Công ty TNHN công nghiệp Broad Bright Sakura sản xuất trên dây truyềncông nghệ hiện đại của Nhật Bản Các bước sản xuất điều bằng máy dưới sự vậnhành của công nhân được đào tạo có tay nghề Môi trường làm việc chống ônhiễm, bụi bẩn Toàn bộ quá trình sản xuất khép kín trong khu nhà xưởng Cácsản phẩm tạo ra có độ chính xác cao, chất lượng đáng tin cậy

Bảng 3.2: Quy trình sản xuất sản phẩm của công ty

Hàn các cấukiện

Sơn lắprápHoàn

thiện

 Nguyên vật liệu:

- Thép các loại hình Ø rỗng

- Thép hình bản tấm

Nguồn nguyên vật liệu chủ yếu của công ty có 2 nguồn nhập chính là:

- Nhập nội đia: nhập của công ty thép HSC và công ty VSP

- Nhập khẩu: Nhập từ Nhật Bản, Thái Lan, Đài Loan

3.2.2 Tổng quan về tình hình CCTC tại công ty TNHH Công Nghiệp BroadBright Sakura

Hiện nay công ty TNHH Broad Bright Sakura có CCTC trực tuyến chứcnăng từ trên xuống Đây là hình thức CCTC đơn giản, toàn bộ vấn đề được giảiquyết theo một kênh liên hệ đường thẳng, tổng giám đốc là người trực tiếp theodõi, giám sát mọi hoạt động SXKD của công ty và chịu trách nhiệm tự tiếp vềmọi kết quả của hoạt động SXKD trước hội đồng quản trị Tổng giám đốc trựctiếp QL phòng kế toán và giám đốc xưởng Phòng kế toán và giám đốc nhậnlệnh trực tiếp của tổng giám đốc chịu trách nhiệm về công việc của mình CCTCcủa công ty đơn giản nhưng có thể nói đây là một CCTC phù hợp với quy mô vàngành nghề kinh doanh của DN Công ty đã tận dụng được mọi tính ưu việt củaviệc hướng dẫn công tác qua các chuyên gia kỹ thuật và cán bộ nghiệp vụchuyên môn ở các phòng ban chức năng Ưu điểm của công tác quản ly này làmức độ chuyên mộ hóa cao, mỗi bộ phận, mỗi phòng ban đảm nhiệm một phầncông việc nhất định, vận dụng được khả năng chuyên sâu của cán bộ quản l,giảm được gánh năng cho tổng giám đốc Công ty có đội ngũ cán bộ có nănglực, có kinh nghiệm với sự trải nghiệm thực tế, có tầm nhìn chiến lược, có đủnăng lực đảm nhận vị trí được giao Công ty đang tiến hành các biện pháp đểhàn thiện CCTC cho phù hợp với các phòng ban và quy mô ngành nghề KD.Tuy nhiên CCTC của công ty vẫn tồn tại một số hạn chế như: một sốCBCNV chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu của công việc dẫn đến sự phối hợpcủa công việc, các bộ phận không được nhịp nhàng, một số NV phải đảm nhậnquá nhiều công việc nên nhiều lúc có sự bế tắc trong công việc do phải làm quá

nhiều việc không đúng với trình độ chuyên môn và năng lực của mình Nếu cầnthiết có thể tuyển thêm nhân viên để đáp ứng đòi hỏi khách quan nhu cầu củacông việc.Công ty chưa có những chính sách khuyến khích lao động QL họcthêm nâng cao trình độ cho NV; công ty chưa có chính sách thu hút người laođộng trẻ, có trình độ đào tạo cao, nhiệt tình năng động và thích ứng nhanh với sựthay đổi của môi trường cạnh tranh Công ty cần xây dựng thêm phòng kinhdoanh để thực hiện việc kinh doanh và việc xuất nhập khẩu, giảm nhẹ công việccho các bộ phận khác để họ tập trung vào công việc của mình.

Như vậy công ty cần hoàn thiện hơn nữa CCTC, phân rõ nhiệm vụ chứcnăng của từng cán bộ để kết quả công việc đạt được hiệu quả kinh doanh caonhất đạt được mục tiêu kinh doanh của DN

3.2.3 Phân tích ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến cơ cấu tổ chức DN.

3.2.3.1 Môi trường bên trong doanh nghiệp.

- Chiến lược kinh doanh của DN:

Theo kết quả điều tra cho thấy 37,5% ý kiến đánh giá rằng CLKD của DNảnh hưởng nhiều nhất đến cơ cấu tổ chức của công ty 37.5% ý kiến cho rằngCLKD của DN ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của DN ở mức độ thứ 2 Còn lại25% ý kiến cho rằng CLKD của công ty ảnh hưởng đến CCTC của DN ở mức

độ 3 Từ đó cho CLKD mà DN đề ra ảnh hưởng rất lớn đến CCTC của DN, nóquyết định sự thành công hay thất bại của cơ cấu đó Khi CLKD thay đổi thìCCTC của DN cũng phải thay đổi theo phù hợp với CLKD của DN

- Công nghệ SXKD: theo kết quả điều tra cho thấy 37,5% ý kiến cho rằngcông nghệ SXKD ảnh hưởng đến CCTC của DN ở mức độ 3 62,5% ý kiến chorằng công nghệ ảnh hưởng đến CCTC của DN ở mức độ 4 Có thể nói tuy côngnghệ ảnh hưởng đến CCTC của DN ở mức độ trung bình nhưng DN không thểcoi thường công nghê, luôn luôn phải cải tiến công nghệ phù hợp với nhiệm vụ

và mục tiêu KD của DN Có như vậy thì DN mới có thể cạnh tranh và đứngvững được trên thị trường ngày càng cạnh tranh gay gắt này

- Con người, trang thiết bị kỹ thuật: theo kết quả điều tra cho thấy 62,5% ýkiến cho rằng con người và trang thiết bị kỹ thuật ảnh hưởng đến CCTC kinhdoanh của DN ở mức độ 1; 18,75% ý kiến cho rằng con người trang thiết bị kỹthuật ảnh hưởng đến CCTC ở mức độ 2 và 18.75 % ý kiến đánh giá cho rằngcon người và trang thiết bị kỹ thuật ở mức 3 Như vậy có thể đánh giá được tuycon người và trang thiết bị kỹ thuật nhìn bề ngoài thì không quan trọng lắmnhưng thức tế nó lại ảnh hưởng rất lớn đến CCTC của DN Có thể nói DN luônđặt vấn đề nguồn lực lên hàng đầu là yếu tố quan trọng quyết định sự thành bạicủa tổ chức, con người sẽ là làm tất cả

Quy mô của DN: theo kết quả điều tra cho thấy 56,25% ý kiến cho rằng quy

mô của DN ảnh hưởng ở mức độ 1 đến cơ cấu tổ chức của công ty; 20,5% ý kiếncho rằng quy mô của DN ảnh hưởng ở mức độ 2 đến cơ cấu tổ chức hiện tại của

DN, còn lại 23,25% ý kiến cho rằng quy mô của DN ảnh hưởng đến CCTC của

DN ở mức độ 3 Từ đó cho ta thấy quy mô của DN cũng tác động không nhỏđến CCTC của công ty, khi quy mô của DN thay đổi hay được mở rộng thìCCTC của DN cũng phải thay đổi để đáp ứng nhu cầu KD của DN, khi quy mô

DN càng lớn thì cơ cấu tổ chức càng phức tạp để dáp ứng nhu cầu KD của DN

- Còn lại là 2 yếu tố môi trường SXKD và nhiệm vụ SXKD tuy là khôngđược đánh giá cao nhưng cũng cho ta thấy nó góp phần không nhỏ ảnh hưởngtrực tiếp đến CCTC hiện tại của DN

Từ kết quả điều tra cho thấy CCTC của DN chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố

là CLKD của DN, công nghệ SXKD, con người và trang thiết bị quản trị, quy

mô KD, nhiệm vụ KD, môi trường KD của DN Khi các yếu tố này thay đổi thìCCTC cũng phải thay đổi hoặc không thì sẽ phải có cơ chế phù hợp để ứng phóvới sự thay đổi của các yếu tố này

Ngoài các yếu tố trên thì còn các yếu tô khác cũng là yếu tố trực tiếp ảnhhưởng đến CCTC của DN đó là:

- Yếu tố tài chính: Nếu công ty có tiềm lực về tài chính thì có khả năng ởrộng SXKD, mở rộng quy mô hoạt động, với nhiều phòng ban khác nhau, khi đó

CCTC sẽ được mở rộng, phức tạp hơn để đáp ứng nhu cầu KD của DN Nếutiềm lực tài chính của công ty yếu cũng đồng nghĩa là CCTC của công ty cũngnhỏ gọn hơn để phù hợp với khả năng KD và khả năng chi trả Với công tyTNHH Broad Bright Sakura thì có thể nói công ty có được nguồn lực tài chínhvững vàng, các thành viên trong hội đồng thành viên luôn săn sàng cung cấp đủkhả năng tài chính để công ty có thể mở rộng SXKD phù hợp với khả năng của

cá đơn hàng, quy mô của DN

- Nguồn nhân lực: có ảnh hưởng nhiều đến CCTC của công ty Khi công ty

có mở rộng SXKD thì CCTC cũng phải mở rộng theo để đáp ứng nhu cầu KD

Số lượng cán bộ, công nhân viên trong công ty cũng phải thay đổi theo để có thểđáp ứng được nhu cầu và nhiệm vụ KD của DN

3.2.2.2 Môi trường bên ngoài doanh nghiệp.

Các nhân tố khách quan ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của DN

 Các chính sách kinh tế của nhà nước:

Công ty TNHH công nghiệp Broad Bright Sakura thuộc khu công nghiệpNội Bài thuộc thành phố Hà Nội Hiện nay trong giai đoạn nền kinh tế có nhiềubiến động như hiện nay Hà Nội tạo điều kiện thuận lợi cho sản xuất phát triển,đẩy mạnh sản xuất hàng hóa vào các thị trường trọng điểm, hạn chế nhập siêu.Thành phố Hà Nội tập trung nhóm sản phẩm có sức cạnh tranh cao, chú trọngphát triển sản phẩm công nghiệp chủ lực Sở công thương Hà Nội làm đầu mốitriển khai chương trình phát triển sản phẩm công nghiệp hỗ trợ thuộc 5 nhómngành có lợi thế: sản xuất linh kiện phụ tùng ô tô xe máy, sản phẩm hỗ trợngành cơ khí chế tạo, thiết bị vật liệu điện, sản phẩm điện tử công nghệ thôngtin, sản phẩm hỗ trợ ngành dệt may nhằm hạn chế nhập siêu đẩy mạnh xuấtkhẩu Với sự hỗ trợ như vậy đã làm cho công ty TNHH Công Nghiệp BroadBright Sakura ngày càng phát triển hơn có CLKD phù hợp đáp ứng nhu cầutrong nước hạn chế nhập khẩu và tăng cường khả năng xuất khẩu ra thị trườngnước ngoài

 Các yếu tố của môi trường kinh tế:

- Lạm phát: lạm phát tăng sẽ làm cho thu nhập thực tế của người dân giảm từ

đó sẽ tạo ra tâm lý bất ổn Từ đây sẽ tạo phản ứng khác nhau đối với hàng hóadịch vụ nói chung và của DN nói riêng, ảnh hưởng đến mức cung cầu hàng hóa

sẽ giảm đi trong thời kỳ‎ tổ chức nào thì nhiệm vụ sản xuất KD và CCTC là hai mặt lạm phát

- Suy thoái kinh tế: Trong thời kỳ‎ tổ chức nào thì nhiệm vụ sản xuất KD và CCTC là hai mặt suy thoái kinh tế người tiêu dùng có xuhướng dè dặt hơn, người ta cần cân nhắc xem có nên mua xe không hay là đểkhoản tiền đó đầu tư vào những việc khác đem lại hiệu quả và lợi nhuận hơn làmua những hàng hóa không đem lại hiệu quả KD chỉ để phục vụ nhu cầu của congười trong quá trình giao thông hàng ngày

- Tốc độ tăng trưởng kinh tế: Nền kinh tế tăng trưởng cao thì nhu cầu mua

xe máy cũng như các phương tiện phục vụ đi lại cao.Khi đó tạo điều kiện cho

DN bán được nhiều hàng hóa cho các DN trong nước và từ đó mở rộng xuấtkhẩu sang nước ngoài đem lại hiệu quả kinh doanh cao cho DN

- Tình hình cạnh tranh trên thị trường: Với mặt hàng KD của công ty tuykhông mới ở Việt Nam nhưng loại mặt hàng này thực tế còn thiếu, nguyên nhân

là do trình độ tay nghề trong nước còn thấp kém,máy móc công nghệ còn lạchậu Trong những năm gần đây nhu cầu sử dụng xe máy trong nước càng ngàycàng tăng, vấn đề nhập khẩu linh kiện xe máy vẫn tiếp rục tăng từng năm tháng,cung với đó là thủ tục nhập khẩu rườm rà mất nhiều thời gian với chi phí đắt đỏlàm chậm tiến trình nội địa hóa xe máy ô tô tại Việt Nam Bởi vậy mặt hàng củacông ty sản xuất rất phù hợp với nhu cầu trong nước Mặt hàng mà công ty sảnxuất ra được bán trực tiếp cho công ty Yamaha Việt Nam và Yamaha Nhật Bản,Hàn Quốc, Mỹ,đây là sản phẩm độc quyền của công ty Yamaha Có thể nói đốithủ cạnh tranh của công ty là công ty cơ khí Gô Shi Thăng Long, tuy nhiên công

ty Gô Shi Thăng Long tuy cũng sản xuất ống xả xe máy, khuôn gá kim loạinhưng sản phẩm được xuất bán cho công ty Honda Tuy vậy Broad BrightSakura luôn luôn vững mạnh bằng chứng là sản lượng trung bình cua công tybán ra hàng năm là 1 triệu sản phẩm, hiện nay công ty đang đứng thứ 2 toàn

quốc về cung ứng sản phẩm ống bô ống xả, linh kiện xe máy, chiếm khoảng30% thị trường toàn quốc chỉ đứng sau công ty cơ khí Gô Shi Thăng Long.

- Nhà cung ứng: Đối với công ty Broad Bright Sakura thì nguồn cung ứng ởđây là các sản phẩm là từ thép Nhà cung ứng nguyên vật liệu chủ yếu của DN lànguồn thép nôi địa nhập từ công ty HSC và công ty VSC, nguồn nhập khẩu chủyếu là từ Nhật Bản, Thái Lan, Đài Loan Trong giai đoạn hiện nay khi giá tất cảcác mặt hàng đề lên cao thì giá thép cũng nên theo gây ảnh hưởng không nhỏđến DN

3.3 Kết quả điều tra trắc nghiệm và kết quả tổng hợp đánh giá của các chuyên gia về cơ cấu tổ chức công ty.

Thông qua phiếu điều tra trắc nghiệm và câu hỏi phỏng vấn nhằm thu thậpđược các thông tin, dữ liệu một cách khách quan và tin cây Em đã tiến hànhphỏng vấn và phát phiểu điều tra trắc nghiệm và thực hiện phỏng vấn nhữngngười đứng đầu công ty, đứng đầu các phòng ban và một số CBCNV trong công

ty Nội dung xoay quanh các vấn đề về cơ cấu tổ chức trong công ty

3.3.1 Kết quả điều tra trắc nghiệm.

Sau khi tiến hành phỏng vấn các nhà quản trị và nhân viên với 15 phiếuđược phát ra trong đó có 7 phiếu cho nhà quản trị và 8 phiếu cho nhân viên với

số phiếu thu về là 15 phiếu Với mục đích thu thập thông tin về thực trạngCCTC của công ty TNHH công nghiệp Broad Bright Sakura để từ đó đề suấtgiải pháp hoàn thiện CCTC công ty em đã tiến hành y thu thập kiến củaCBCNV Sau đây là kết quả tổng hợp các phiếu điều tra:

Phần A: Dành cho tất cả CBCVV trong công ty:

 Về mức độ quan trọng của bộ máy quản trị với sự phát triển của công ty

Có 15/15 ý kiến trả lời là quan trọng chiếm 100%

 CCTC của công ty có một vai trò rất quan trọng với sự phát triển của DN

 Đánh giá về sự phù hợp của CCTC hiện tại của công ty