GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN cơ cấu tổ CHỨC của CÔNG TY TNHH DỊCH vụ TIẾN THÀNH

Tính cấp thiết nghiên cứu vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong Công ty Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì ngoài các điều k

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ GIẢI PHÁP HOÀN

THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH

DỊCH VỤ TIẾN THÀNH

1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong Công ty

Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, một doanh nghiệp muốn tồn tại

và phát triển thì ngoài các điều kiện cần thiết như: Vốn kinh doanh, chiến lược kinhdoanh đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức phù hợp với quy mô vàtình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó Cơ cấu tổ chức giống như bộkhung của doanh nghiệp, có ảnh hưởng rất lớn đến từng hoạt động của doanh nghiệp,qua đó có tác động mạnh tới toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Nó là điều kiện đủ quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp trên thươngtrường

Cơ cấu tổ chức được thiết lập dựa trên cơ sở khoa học và thực tiễn, có hiệu quả sẽgiúp sử dụng và khai thác triệt để các nguồn lực, nhất là nguồn nhân lực và cơ sở vậtchất kỹ thuật Mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có một mô hình cơ cấu tổ chức khácnhau phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó Một cơcấu tổ chức phù hợp sẽ là nền móng vững chắc cho hoạt động sản xuất kinh doanh nóichung và hoạt động quản trị nói riêng Nếu cơ cấu tổ chức không phù hợp sẽ gây ranhiều khó khăn phức tạp cho công tác quản trị, làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuấtkinh doanh của từng bộ phận cũng như toàn doanh nghiệp Bên cạnh đó, một cơ cấu tổchức không phù hợp sẽ gây ra sự lãng phí về tài lực, vật lực và ảnh hưởng đến tinhthần làm việc của nhân viên, kìm hãm sự phát triển của công ty Theo nghiên cứu củacác nhà quản lý kinh tế, khoảng 75- 85% khó khăn của một tổ chức xuất phát donguyên nhân tổ chức yếu kém và sự lẵng phí chất xám, lãng phí tinh thần làm việc củangười lao động cũng do cơ cấu tổ chức bất hợp lý gây ra Như vậy cơ cấu tổ chức củamột doanh nghiệp giữ một vị trí then chốt, là một trong những yếu tố quyết định sựthành công của một doanh nghiệp

Trước thực tế môi trường kinh doanh luôn biến động không ngừng, cơ hội vớicác doanh nghiệp là rất nhiều nhưng những thách thức có thể gặp phải cũng không ít.Với điều kiện đó nếu có một cơ cấu tổ chức phù hợp, doanh nghiệp sẽ có khả năng

thích nghi với môi trường tốt hơn, tận dụng được cơ hội, vượt qua những thách thứcgây tổn hại cho doanh nghiệp Thêm vào đó, khoa học kỹ thuật ngày càng phát triểnđòi hỏi quá trình tập trung, chuyên môn hóa, cũng như sự phối hợp nhịp nhàng giữacác bộ phận ở tất cả các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh Để đáp ứng yêu cầu

đó đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng cho mình một cơ cấu tổ chức khoa học, phùhợp với đặc trưng của doanh nghiệp

Theo kết quả Báo cáo thường niên doanh nghiệp Việt Nam năm 2010, môitrường kinh doanh của Việt Nam đã có những cải thiện, tiến 10 bậc so với năm 2009,đứng thứ 78/183 nước và đứng thứ 4/10 nền kinh tế cải cách nhiều nhất về mức độthuận lợi của môi trường kinh doanh Số doanh nghiệp đăng ký mới liên tục gia tăng,tính đến hết năm 2010, tổng số doanh nghiệp đăng ký thành lập đã đạt 544.394 doanhnghiệp vượt mục tiêu đề ra của Chính phủ Tuy nhiên vẫn còn có rất nhiều yếu tố tácđộng không tốt đến hoạt động của doanh nghiệp trong thời gian vừa qua, như lãi suấtngân hàng luôn ở mức cao cùng với tình trạng lạm phát và chỉ số giá tiêu dùng cũngluôn ở mức cao… Các yếu tố này khiến cho môi trường cạnh tranh trở nên gay gắthơn, chi phí hoạt động kinh doanh tăng lên nhanh chóng…buộc các doanh nghiệp phải

tự đổi mới, hoàn thiện mình để có thể tồn tại và phát triển, nâng cao hiệu quả hoạtđộng sản xuất kinh doanh Vì vậy vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt độngcủa doanh nghiệp ngày càng trở nên cấp bách và cần thiết

Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành là một Công ty tư nhân, có quy mô sản xuấtnhỏ, hoạt động trong lĩnh vực mua bán phụ tùng ô tô kèm theo dịch vụ bảo hành, bảodưỡng các loại ô tô Trước đây Công ty chỉ là Trung tâm ủy quyền Bảo hành và sửachữa Hyundai được Tập đoàn HYUNDAI ủy quyền duy nhất tại Việt Nam năm 1997.Đến năm 2005 Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành mới ra đời Quy mô công ty được

mở rộng, phương thức hoạt động thay đổi, tình hình sản xuất kinh doanh thay đổi là tấtyếu khách quan đòi hỏi công ty phải xây dựng cho mình một cơ cấu tổ chức phù hợp

và hiệu quả

Theo kết quả điều tra sơ bộ có 87,5% ý kiến cho rằng cơ cấu tổ chức hiện tạicủa Công ty chưa hợp lý và chỉ có 12,5% ý kiến cho rằng cơ cấu hiện tại đã hợp lý.Như vậy chứng tỏ cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty vẫn chưa phù hợp, cần đượchoàn thiện

Trong thời gian tới Công ty đang có kế hoạch phát triển mạnh hơn dịch vụ vậntải, mở rộng địa bàn hoạt động cũng như nâng cao chất lượng dịch vụ bảo hành, bảodưỡng để gia tăng năng lực cạnh tranh cho Công ty Để có thể hoàn thành mục tiêuchiến lược đã đề ra với hiệu quả cao nhất thì Công ty cần có những điều chỉnh kịp thời

về cơ cấu tổ chức, do đó hoàn thiện cơ cấu tổ chức hiện tại đang là nhiệm vụ hàng đầuvới Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành

1.2 Xác lập và tuyên bố đề tài

Sau khi tìm hiểu và phân tích vấn đề trên cả hai phương diện cơ sở khoa học và cơ

sở thực tiễn; xuất pháp từ vai trò, ý nghĩa của công tác xây dựng cơ cấu tổ chức trongcác công ty nói chung và trong Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành nói riêng, emnhận thấy vấn đề cơ cấu tổ chức là vấn đề cấp thiết cần được giải quyết tại Công ty

TNHH Dịch vụ Tiến Thành vì vậy em đã lựa chọn đề tài luận văn “Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành”

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận về công tác hoàn thiện cơ cấu tổ chức trongdoanh nghiệp

- Phân tích đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Dịch vụ TiếnThành, đưa ra những thành công, mặt hạn chế và nguyên nhân của nó trong cơ cấu tổchức của Công ty

- Từ thực trạng đó đề xuất một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công tytrong thời gian tới

Về nội dung:

Đề tài nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Dịch vụ TiếnThành và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công tytrong thời gian tới

1.5 Kết cấu luận văn

Ngoài phần tóm lược, lời mở đầu, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ,hình vẽ, danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo và các phụ lục, kết cấu củaluận văn gồm 4 chương:

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành

Chương 2: Một số lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng cơ cấu

tổ chức tại Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành

Chương 4: Các kết luận và một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành

CHƯƠNG 2: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC

TRONG DOANH NGHIỆP

2.1 Một số khái niệm và định nghĩa cơ bản

2.1.1 Khái niệm tổ chức

Như các bạn đã biết chức năng tổ chức cùng hoạch định, lãnh đạo, kiểm soát làbốn chức năng cơ bản của quản trị Có rất nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm tổchức nhưng có thể hiểu một cách chung nhất:

Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làmcông việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhâncũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc,nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của

tổ chức

2.1.2 Khái niệm cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khácnhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo chứctrách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêuchung đã được xác định

Thông qua khái niệm này ta thấy:

- Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý các nguồn lực

- Cơ cấu tổ chức cho phép xác định rõ vị trí, vai trò của các đơn vị, cá nhân,cũng như mối liên hệ giữa các đơn vị và cá nhân này, hình thành các nhóm chính thứctrong tổ chức

- Cơ cấu tổ chức xác đinh rõ các dòng thông tin, góp phần quan trọng trong việc

ra quyết định quản trị

2.2 Một số lý thuyết về cơ cấu tổ chức

Có rất nhiều tài liệu của các tác giả khác nhau nghiên cứu về vấn đề cơ cấu tổchức trong doanh nghiệp, mỗi tài liệu có một cách tiếp cận và đưa ra những quan điểmkhác nhau về cơ cấu tổ chức Sau đây là một số quan điểm về cơ cấu tổ chức mà emtìm hiểu được:

• Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp [3]

Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chức thành mộtthể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng, nhằm tạo nên một môitrường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận, hướng tới hoànthành mục tiêu chung của tổ chức

• Theo nhóm tác giả PGS.TS Lê Thế Giới, TS Nguyễn Xuân Làn, ThS Nguyễn Phúc Nguyên và ThS Nguyễn Thị Loan [4]

Cơ cấu tổ chức là một hệ thống chính thức về các mối quan hệ vừa độc lập, vừaphụ thuộc trong tổ chức, thể hiện những nhiệm vụ rõ ràng do ai làm, làm cái gì và liênkết với các nhiệm vụ khác trong tổ chức như thế nào nhằm tạo ra một sự hợp tác nhịpnhàng để đáp ứng mục tiêu của tổ chức

• Theo tác giả TS Chu Hoàng Hà [5]

Cơ cấu tổ chức quản trị là một chỉnh thể các khâu, các bộ phận khác nhau, được chuyên môn hóa và những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộclẫn nhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức

• Theo TS Đỗ Ngọc Mỹ [7]

Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phậnnhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện nhữngchức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêuchung của tổ chức

• Theo PGS.TS Lê Văn Tâm và PSG.TS Ngô Kim Thanh [8]

Cơ cấu tổ chức quản trị là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ vàquan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao những chức nhiệm,quyền hạn nhất định và bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản trịdoanh nghiệp

2.3 Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu của những công trình năm trước

về vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty

Đã có rất nhiều tác giả, nhiều sinh viên nghiên cứu về vấn đề cơ cấu tổ chứctrong doanh nghiệp, tổng quan các luận văn tốt nghiệp của sinh viên liên quan đến vấn

đề này mà em tìm hiểu được đó là:

2.3.1 Đề tài 1:

“Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH Nam Thanh” năm

2009 - Sinh viên Hà Thị Tình, Lớp K41A7- Trường Đại học Thương Mại

Đề tài đã phát hiện ra những vấn đề còn tồn tại của công ty và cũng đưa ra một sốgiải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty như: hoàn thiện về mô hình cơ cấu tổchức công ty, hoàn thiện về cơ cấu lao động tại các bộ phận trong công ty, bồi dưỡngnâng cao trình độ cán bộ công nhân viên trong công ty… Đề tài đã phân tích đượcthực trạng của Công ty TNHH Nam Thanh và có hướng giải quyết thực trạng đó đểgiúp công ty hoàn thiện hơn cơ cấu tổ chức của mình Tuy nhiên đề tài chưa nêu được

rõ nguyên nhân của thực trạng về cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty cũng như nhữngkiến nghị với cơ quan quản lý Nhà nước về vấn đề này

2.3.2 Đề tài 2:

“ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Tư Thành” năm 2010 – Sinh

viên Lê Thị Lan Chi, Lớp K42A4 – Trường Đại học Thương Mại

Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức ở công ty TNHH Tư Thành, chỉ ra đượcnhững thành công cũng như những hạn chế mà công ty đang phải đối mặt, nguyênnhân của những thành công và hạn chế đó Sinh viên cũng đã đưa ra được một số giảipháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty như hoàn thiện mô hình cơ cấu tổchức công ty, cơ cấu lại lao động tại các phòng ban trong công ty, tăng cường sự phốihợp và truyền thông giữa các phòng ban trong công ty… Các giải pháp đưa ra chưađược sâu sát nhưng đã đáp ứng phần nào trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức củacông ty

2.3.3 Đề tài 3:

“Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức và sự phân quyền trong công ty TNHH Cơ kim khí Việt Dũng” năm 2007 – Sinh viên Lê Thị Thu Hường, Lớp K39A7

– Trường Đại học Thương Mại

Ngoài vấn đề cơ cấu tổ chức, đề tài này còn nghiên cứu về vấn đề phân quyền tạicông ty, đây là điểm mới so với các đề tài khác Với đề tài này, sinh viên cũng đã nêu

ra được thức trạng vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty cũngnhư các giải pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty đó Tuynhiên các giải pháp đưa ra còn chung chung chưa có sự mới mẻ nào đáng kể

2.3.4 Đề tài 4:

“ Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức và sự phân quyền tại công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ khí Hà Nội” năm 2007 – Sinh viên Nguyễn Thế Chung, Lớp

K39A4 – Trường Đại học Thương Mại

Trên cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức và phân quyền, phân tích thực trạng cơ cấu

tổ chức và phân quyền của công ty Tác giả đã đề xuất những giải pháp như: tổ chức

bộ máy phù hợp với thực tế khách quan, sắp xếp lại bộ máy gọn nhẹ có hiệu lực… Tuynhiên các giải pháp đưa ra mới chỉ dừng lại ở giới thiệu, chưa đi sâu vào vấn đề, chưachỉ rõ được cần phải làm gì và làm như thế nào

Như vậy bên cạnh những đề tài nghiên cứu về vấn đề cơ cấu tổ chức thì có nhiều

đề tài còn tìm hiểu về vấn đề phân quyền trong các Công ty cụ thể Mỗi đề tài đều đãphân tích được thực trạng còn tồn tại trong cơ cấu tổ chức của các Công ty và đưa rađược một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức đó Tuy nhiên qua quá trình tìm hiểu

em được biết chưa có đề tài nào nghiên cứu về vấn đề cơ cấu tổ chức tại Công tyTNHH Dịch vụ Tiến Thành Vì vậy em đã mạnh dạn nghiên cứu đề tài này, nhằm đưa

ra những giải pháp và kiến nghị cần thiết để giải quyết vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổchức tại Công ty TNHH Dịch Vụ Tiến Thành

2.4 Phân định nội dung vấn đề cơ cấu tổ chức trong công ty

2.4.1 Đặc điểm và vai trò của cơ cấu tổ chức

2.4.1.1 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp có ba đặc điểm sau:

 Tính tập trung:

Phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lức của tổ chức cho các cá nhân hay

bộ phận Nó chỉ sự phân bổ quyền hạn ra quyết định trong hệ thống thứ bậc của tổ chức

 Tính phức tạp:

Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong cấu trúc tổ chức Nếu có nhiều cấp,nhiều khâu với nhiều mối quan hệ phức tạp, ta nói cấu trúc tổ chức có tính phức tạp vàngược lại

 Tính tiêu chuẩn hóa:

Phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận và cánhân, thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc hay các nội quy, quy chế… Tiêu

chuẩn hóa là quá trình phát triển các thủ tục của một tổ chức mà theo đó các nhân viên

có thể hoàn thành công việc của họ theo một cách thức thống nhất và thích hợp

2.4.1.2 Vai trò của cơ cấu tổ chức

Theo đánh giá của các nhà kinh tế, có khoảng 75 – 85% khó khăn của một tổchức xuất phát do nguyên nhân tổ chức yếu kém và sự lãng phí chất xám, lãng phí tinhthần làm việc của người lao động cũng do cơ cấu tổ chức bất hợp lý gây ra Do vậy cóthể thấy cơ cấu tổ chức giữ một vai trò rất quan trọng đối với sự hình thành và pháttriển của một doanh nghiệp

Trong công tác quản trị, một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ tạo nền móng vững chắccho hoạt động quản trị doanh nghiệp Các hoạt động hoạch định, lãnh đạo, kiểm soátphải dựa vào một cấu trúc tổ chức duy nhất hơn nữa các hoạt động quản trị căn bảncủa doanh nghiệp cũng phải dựa trên một cơ cấu tổ chức hợp lý

Với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức hợp lý giúp doanhnghiệp sử dụng triệt để các nguồn lực, giúp người lao động hiểu rõ vị trí, vai trò củamình trong tổ chức, từ đó giúp họ có thể phát huy tối đa khả năng của mình trong côngviệc Bên cạnh đó, một cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp thích nghi vớinhững biến động môi trường và nắm bắt các cơ hội kinh doanh cũng như giảm bớtnhững ảnh hưởng xấu do môi trường mang lại, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuấtkinh doanh

2.4.2 Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức

2.4.2.1 Tương thích giữa hình thức và chức năng

Khi thiết kế cơ cấu tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều phải nhằmthực hiện chức năng hay xuất phát từ việc thực hiện các chức năng “ hình thức phải đisau chức năng”

2.4.2.2 Tính thống nhất chỉ huy

Cơ cấu tổ chức được xác lập phải đảm bảo mỗi đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệmbáo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang tính thống nhấttrong toàn tổ chức, tránh tình trạng chồng chéo mâu thuẫn

2.4.2.3 Tính cân đối

Tính cân đối thể hiện sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối vềcông việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau Sự cân đối tạo ra sự ổn định bền vững

trong toàn tổ chức Đối với doanh nghiệp, việc phân công chức năng, nhiệm vụ phải có

sự tương xứng, không thể chỉ giao trách nhiệm công việc mà không giao cho quyềnđược xử lý trong quá trình thực hiện

2.4.2.4 Tính linh hoạt

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, mỗi doanh nghiệp đểu phải chịu ảnhhưởng của nhiều yếu tố, các yếu tố này luôn biến động, phức tạp và không giống nhau

vì vậy đòi hỏi cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phải linh hoạt để đối phó được sự thay đổi

đó và tính linh hoạt này cũng được áp dụng cho nhà quản trị để họ có những quyếtđịnh phù hợp với những thay đổi của tổ chức

2.4.2.5 Tính hiệu quả

Cơ cấu tổ chức phải sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu quả cao nhất, nghĩa là thựchiện hoạt động kinh doanh có hiệu quả trên cơ sở chi phí để thực hiện hoạt động đó làthấp nhất Nguyên tắc này dựa vào mối tiêu chuẩn tương quan giữa chi phí bỏ ra và kếtquả thu về

2.4.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức

2.4.3.1 Mục tiêu và chiến lược của tổ chức

Mối quan hệ giữa chiến lược với cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1: Mối quan hệ giữa chiến lược kinh doanh với cơ cấu tổ chức

Một trong những nguyên tắc quan trọng của cơ cấu tổ chức là phải phù hợp vàđáp ứng được mục tiêu, yêu cầu của chiến lược kinh doanh Vì vậy khi mục tiêu vàchiến lược của tổ chức thay đổi, thì cơ cấu tổ chức phải thay đổi, điều chỉnh và hoànthiện sao cho phù hợp và đáp ứng yêu cầu của mục tiêu và chiến lược

Chiến lược mới được

hình thành

Các vấn đề mới về

tích doanh nghiệp

bị giảm sútThành tích doanh

nghiệp được cải thiện Một cơ cấu tổ chức mới được thiết lập

2.4.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp

Các hoạt động của doanh nghiệp được thể hiện bằng những công việc chức năng

cụ thể Mỗi công việc khác nhau đòi hỏi những kỹ năng chuyên môn, những phươngtiện kỹ thuật và quy trình công nghệ khác nhau

Đây là cơ sở pháp lý, là căn cứ quan trọng để từng tổ chức thiết kế cơ cấu tổ chức

để đảm bảo thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của mình

2.4.3.3 Quy mô của doanh nghiệp

Quy mô của doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức của doanhnghiệp Doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì cơ cấu tổ chức càng phức tạp, bởi vì quy

mô lớn đòi hỏi tổ chức phải có nhiều cấp, nhiều bộ phân, đơn vị nên tạo ra nhiều mốiquan hệ phức tạp trong tổ chức

2.4.3.4 Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp

Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm môi trường bên trong và bênngoài tác động đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Tính ổn định haykhông ổn định của môi trường có tác động rất lớn đến việc hình thành cơ cấu tổ chứctrong doanh nghiệp Trong điều kiện môi trường bên ngoài ổn định, các yếu tố của môitrường có thể dự đoán và dễ kiểm soát thì cơ cấu tổ chức có tính ổn định, ít phức tạp.Ngược lại, khi môi trường có nhiều biến động, có nhiều yếu tố khó dự báo, thì cấu trúc

tổ chức sẽ phức tạp hơn, đòi hỏi sự linh hoạt cao hơn, nên việc lựa chọn một cơ cấu tổchức hữu cơ là cần thiết

2.4.3.5 Đặc điểm về kỹ thuật, công nghệ của tổ chức

Nhân tố này có ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Kỹthuật, công nghệ được sử dụng càng hiện đại bao nhiêu, thiết bị càng có xu hướng tựđộng hóa cao sẽ dẫn đến cấu trúc tổ chức càng đơn giản hơn

2.4.3.6 Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị

Với đội ngũ quản trị viên có trình độ, kinh nghiệm và kiến thức thì doanh nghiệpchỉ cần sử dụng ít nhân lực mà vẫn đảm bảo hoàn thành công việc quản trị với chấtlượng tốt hơn so với đội ngũ quản trị ít được đào tạo Tính hiệu quả còn được nhânthêm bởi việc sử dụng đội ngũ quản trị viên ít hơn đã làm đơn giản hóa ngay cơ cấu tổchức do giảm bớt các đầu mối, giảm bớt các mối liên hệ giữa các nơi làm việc, các bộphận quản trị với nhau

Trình độ trang thiết bị cũng tác động trực tiếp đến việc tổ chức bộ máy quản lýbởi với trang thiết bị quản trị hiện đại, đầy đủ sẽ đáp ứng tốt hơn các yêu cầu côngviệc, do đó cấu trúc tổ chức quản lý sẽ đơn giản hơn.

2.4.4 Một số mô hình cơ cấu tổ chức cơ bản

2.4.4.1 Cơ cấu tổ chức đơn giản

 Đặc điểm:

Cơ cấu tổ chức đơn giản là loại cơ cấu tổ chức gần như không có cấu trúc tổ chức

gì cả, không phức tạp, ít tính chất chính thức và quyền hành quản trị tập trung cao độvào tay một người Đây là mô hình có ít cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viênkhông nhiều và mọi thông tin đều được tập trung về cho người quản lý cao nhất xử lý

và mọi quyết định cũng phát ra từ đó

 Ưu điểm:

Ưu điểm của mô hình này là nhanh chóng, linh hoạt, gọn nhẹ và ít tốn kém Việc kiểmsoạt và điều chỉnh các hoạt động, các bộ phận bên trong doanh nghiệp dễ dàng, thuận lợi,chớp được thời cơ kinh doanh, giảm thiểu các chi phí về giấy tờ và nạn tham nhũng

Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức đơn giản

Tổng giám đốc

2.4.4.2 Cơ cấu tổ chức chức năng

 Đặc điểm:

Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng là loại hình cơ cấu tương đối cổ điển,hướng nội, trong đó tổ chức được chia thành các tuyến chức năng, mỗi tuyến là một bộphận hay đơn vị đảm nhận một hay một số chức năng, nhiệm vụ giống nhau hoặctương đồng nhau Mỗi bộ phận đặt dưới sự quản lý của giám đốc hay trưởng phòngchức năng

Sơ đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức theo chức năng

 Ưu điểm:

Thúc đẩy chuyên môn hóa kỹ năng, tạo điều kiện để mỗi cá nhân phát huy đầy dủnăng lực, sở trường của mình, đồng thời có điều kiện để tích lũy kiến thức và kinh nghiệmcho bản thân Đơn giản hóa việc đào tạo và huấn luyện nhân sự cho doanh nghiệp

Mô hình này còn có ưu điểm là giảm bớt sự trùng lặp và vấn đề phối hợp nội bộlĩnh vực chuyên môn, thúc đẩy các giải pháp mang tính chuyên môn và có chất lượngcao Với mô hình này, nhà quản trị dễ dàng kiểm soát hoạt động của các phòng banchức năng, nhờ đó mà đưa ra các quyết định đúng đắn hơn

 Nhược điểm:

Mô hình cơ cấu chức năng có nhược điểm là đào sâu sự phân chia giữa các đơn

vị chức năng, mỗi đơn vị chức năng chỉ chăm chú theo đuổi mục tiêu chức năng củamình mà đôi khi bỏ quên mục tiêu chung của tổ chức, do vậy có thể gây mâu thuẫngiữa các đơn vị chức năng Mô hình này cũng đặt trách nhiệm phối hợp nặng nề lênvai các nhà quản trị cấp cao nếu muốn hướng hoạt động của doanh nghiệp theo mụctiêu chung

Sự hợp tác lỏng lẻo giữa các bộ phận chức năng làm cho tính hệ thống của doanhnghiệp bị suy giảm Khi đó tính bao quát, phối hợp của doanh nghiệp bị nhiều hạn chế,

Tổng Giám đốc

nhất là khi doanh nghiệp phải đối phó với sự thay đổi của môi trường kinh doanh bênngoài doanh nghiệp.

2.4.4.3 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

 Đặc điểm:

Đây là cấu trúc tiêu biểu cho loại hình cấu trúc tổ chức hiện đại, hướng ngoại vớiđặc điểm cơ bản là chia doanh nghiệp thành các nhánh và mỗi nhánh sẽ đảm nhận kinhdoanh theo mỗi ngành hàng hay mặt hàng nhất định Thực chất là tạo ra các xí nghiệpcon trong doanh nghiệp, các đơn vị xí nghiệp này sẽ hoạt động tương đối độc lập, mỗiđơn vị con sẽ do một giám đốc quản lý

Sơ đồ 2.4: Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

 Ưu điểm:

Mô hình này hướng sự chú ý và nỗ lực vào tuyến sản phẩm, rèn luyện kỹ năngtổng hợp cho các nhà quản trị Đảm bảo được sự phối kết hợp và liên kết chặt chẽgiữa các bộ phận, các nhóm trong doanh nghiệp Tạo ra được sự bao quát chung trongtoàn bộ hoạt động kinh doanh, kết hợp được các mục tiêu chung của doanh nghiệp vớicác mục tiêu của mỗi bộ phận

Mặt khác cơ cấu tổ chức theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh có thể dễ dàngđổi mới và thích nghi với sự thay đổi của môi trường Cơ cấu tổ chức này tạo điều kiệncho giám đốc bộ phận có thể linh hoạt khi xử lý các tình huống kinh doanh hoặc có thểphản ứng nhanh chóng khi gặp các khó khăn trong quá trình thực hiện mục tiêu kinhdoanh do mình phụ trách

 Nhược điểm:

Nhiều hoạt động hay công việc có thể bị trùng lặp trong các bộ phận khác nhau,dẫn tới chi phí và giá thành tăng Đòi hỏi nhiều nhà quản trị tổng hợp, sự lãng phí sẽrất lớn nếu phải dùng đến các chuyên gia hay các phương tiện kỹ thuật cao

Tổng Giám đốc

Giám đốc

2.4.4.4 Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý

 Đặc điểm:

Cấu trúc này chia doanh nghiệp thành các nhanh mà mỗi nhánh đảm nhiệm thựchiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theo từng khu vực địa lý, đứng đầu mỗinhánh là giám đốc khu vực

Cấu trúc tổ chức theo khu vực là một cơ chế hữu hiệu để tập trung các đơn vịkhác nhau của Công ty có sản phẩm dịch vụ có quan hệ với nhau

Sơ đồ 2.5: Cơ cấu theo khu vực địa lý

 Ưu điểm:

Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý tương đối linh hoạt, dễ thống nhất các mụctiêu bộ phận với mục tiêu chung của doanh nghiệp Cơ cấu này làm giảm bớt phạm vicông việc cần phải điều hành trực tiếp của cấp quản trị cao nhất, giúp cấp này có thêmđiều kiện đầu tư cho hoạt động chiến lược, và các nhà quản trị cấp thấp thấy rõ tráchnhiệm của mình Đặc biệt cơ cấu này còn giúp tiết kiệm chi phí đi lại cho nhân viên,tận dụng được các điều kiện thuận lợi do môi trường địa lý tự nhiên tạo ra, nhất làtrong việc tạo ra các yếu tố đầu vào với chi phí thấp và ít rủi ro Cơ cấu tổ chức nàycòn giúp cho doanh nghiệp gây được thiện cảm với chính quyền địa phương, tạo thuậnlợi cho hoạt động kinh doanh

 Nhược điểm:

Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý đòi hỏi nhiều nhà quản trị tổng hợp, và sựphân tán nguồn lực của doanh nghiệp tại các khu vực khác nhau Dẫn đến việc khókiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp Mặt khác, cơ cấu tổ chức này còn dẫn đến

sự trùng lặp trong công việc ở các khu vực khác nhau, gây lãng phí nguồn lực củadoanh nghiệp, gây khó khăn trong công tác quản trị nhân sự

Tổng Giám đốc

Giám đốc

2.4.4.5 Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng

 Đặc điểm:

Cấu trúc này chia doanh nghiệp thành nhiều nhánh, mỗi nhánh là một bộ phậnhay đơn vị đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh nhằm phục vụ cho đối tượngkhách hàng nào đó của doanh nghiệp

Sơ đồ 2.6: Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng

 Ưu điểm:

Cơ cấu tổ chức này cho phép doanh nghiệp hiểu rõ hơn tâm lý và nhu cầu củakhách hàng, từ đó có thể phục vụ khách hàng tốt hơn Nó cho phép các bộ phận quảntrị cấp cao không phải bận tâm hàng ngày vào các sự vụ hàng hóa mà có thể tập trungvào các chiến lược dài hạn, góp phần rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho nhà quản trị

 Nhược điểm:

Cơ cấu tổ chức này tạo ra nhiều sự trùng lặp về các hoạt động, chức năng và

sử dụng các nguồn lực Bên cạnh đó, cơ cấu này còn có nhược điểm là cần nhiềunhà quản trị tổng hợp, khó kiểm soát và dễ xảy ra hiện tượng cạnh tranh nội bộ vềnguồn lực

2.4.4.6 Cơ cấu tổ chức ma trận

 Đặc điểm:

Cơ cấu tổ chức ma trận được tạo ra bởi sự kết hợp của hai cơ cấu tổ chức khácnhau, cơ cấu tổ chức theo chức năng và theo mặt hàng hoặc cơ cấu theo chức năng vàtheo cơ cấu khách hàng hay theo khu vực địa lý

Cơ cấu này được xây dựng nhằm tận dụng các ưu điểm của mỗi loại cơ cấu vàhạn chế tối đa những nhược điểm của chính các cơ cấu đó

Tổng Giám đốc

Giám đốc

khách hàng loại 1 khách hàng loại 2Giám đốc khách hàng loại 3Giám đốc

Sơ đồ 2.7: Cơ cấu tổ chức ma trận

 Ưu điểm:

Cơ cấu tổ chức ma trận cho phép doanh nghiệp đạt được đồng thời nhiều mụcđích Trách nhiệm của từng bộ phận được phân định rõ ràng, có sự phối hợp tốt giữacác bộ phận, giúp rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho nhà quản trị

 Nhược điểm:

Cơ cấu tổ chức ma trận tồn tại song song hai tuyến chỉ đạo trực tuyến, vì vậy dễnảy sinh mâu thuẫn trong việc thực hiện mệnh lệnh Trong cơ cấu có sự chanh chấpquyền lực giữa các bộ phận trong doanh nghiệp và sự phức tạp của cơ cấu tổ chức dẫnđến khó khăn trong việc kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp

2.4.4.7 Cơ cấu tổ chức hỗn hợp

 Đặc điểm: Là sự kết hợp logic của các loại cấu trúc tổ chức để khao thác hiệu

quả mọi nguồn lực trong doanh nghiệp và đáp ứng nhu cầu của thị trường trên cơ sởcân bằng những lợi thế và bất lợi của những cơ cấu tổ chức đó

Ví dụ kết hợp cơ cấu chức năng và cơ cấu trực tuyến thành cơ cấu trực tuyến chứcnăng vừa kết hợp được ưu điểm và hạn chế được nhược điểm của hai loại cơ cấu tổchức này

Tổng giám đốc

Giám đốc sản xuất Giám đốc nhân sự Giám đốc tiếp thị

Giám đốc ngành

hàng A

Giám đốc ngành

hàng B

 Ưu điểm:

Cơ cấu hỗn hợp giúp doanh nghiệp giải quyết được các tình huống phức tạp, tậndụng được các cơ hội của thị trường, mang lại hiệu quả cao trong hoạt động sản xuấtkinh doanh Cơ cấu này còn cho phép chuyên môn hóa một số cơ cấu tổ chức, giúp rènluyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị

Sơ đồ 2.8: Cơ cấu tổ chức hỗn hợp

 Nhược điểm:

Cơ cấu tổ chức hỗn hợp khá phức tạp, khó kiểm soát các hoạt động diễn ra trongdoanh nghiệp Quyền lực và trách nhiệm của cá nhà quản trị có thể bị trùng lặp nhautạo ra sự xung đột

Tóm lại cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là một trong những công cụ để nhà quản trịhướng những hoạt động của doanh nghiệp mình đạt được mục tiêu chung của doanhnghiệp Thực tế mỗi loại hình cơ cấu tổ chức đều có những ưu điểm và nhược điểmnhất định, vì vậy nhà quản trị phải phân tích tính toán để lựa chọn loại hình cơ cấu tổchức phù hợp với đặc điểm và điều kiện của doanh nghiệp

Chủ tịch công ty

PTC Thị trường

PTC Marketing

PTC Khách hàng

PTC Tài chính

PTC

Nhân sự

Tổng giám đốc khách hàng loại 1

Tổng giám đốc khách hàng loại 2

Giám đốc

khu vực 1 khu vực 2Giám đốc khu vực 1Giám đốc khu vực 2Giám đốc

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC

CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TIẾN THÀNH

3.1 Phương pháp nghiên cứu

Để có thể thu thập thông tin một cách nhanh chóng, đầy đủ, chính xác phục vụ cho quátrình nghiên cứu em đã sử dụng các phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu sau:

3.1.1 Phương pháp thu nhập dữ liệu

3.1.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:

a, Phương pháp điều tra trắc nghiệm:

Với phương pháp này, em đã xây dựng mẫu phiếu điều tra dành riêng cho hai đốitượng là nhà quản trị và nhân viên trong công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành Mụcđích là thu thập ý kiến đánh giá của cán bộ công nhân viên cũng như nhà quản trị vềthực trạng cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty, từ đó định hướng các giải pháp hoànthiện cơ cấu tổ chức đó

b, Phương pháp phỏng vấn :

Với bảng câu hỏi phỏng vấn, em cũng xây dựng cho hai đối tượng là nhà quản trị

và nhân viên để làm rõ hơn về vấn đề cơ cấu tổ chức của Công ty, cũng như tìm ranhững giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty, đáp ứng với yêu cầuphát triển của nền kinh tế thị trường

• Đối tượng phỏng vấn là nhà quản trị gồm :

Ông Ngô Minh Khôi - Giám đốc công ty

Ông Nguyễn Lựu - Phó giám đốc công ty

Ông Nguyễn Thành Quân – Trưởng phòng Kinh doanh, Vật tư

Lý do khiến em lựa chọn phỏng vấn Ban Giám đốc Công ty là vì Ban Giám đốc

là đại diện cho cấp quản lý cao nhất trong Công ty, là những người nắm rõ tình hình cơcấu tổ chức hiện tại của Công ty, cũng như mục tiêu phương hướng phát triển củaCông ty trong thời gian tới nên sẽ có những ý kiến đánh giá tổng quát nhất

• Đối tượng phỏng vấn là nhân viên gồm :

Anh Đặng Thế Mạnh – Phòng Kinh doanh, Vật tư

Anh Nguyễn Văn Minh – Nhân viên ở xưởng sản xuất

Chị Nguyễn Thị Anh – Nhân viên phòng Tổ chức – hành chính

Câu hỏi phỏng vấn nhằm thu thập ý kiến đánh giá của chính các nhân viên trongCông ty về hiệu quả cơ cấu tổ chức hiện tại cũng như những ý kiến, nguyện vọng của

họ với Công ty, từ đó định hướng các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty

c, Phương pháp quan sát trực tiếp

Để có thể thu thập những thông tin cần thiết mà đôi khi hai phương pháp trênkhông thu thập được hay việc thu thập qua các phương pháp đó không đảm bảo tínhchính xác, hiệu quả không cao em đã sử dụng phương pháp quan sát trực tiếp Ví dụnhư quan sát điều kiện làm việc tại các phòng ban, bộ phận trong Công ty hay quan sátbầu không khí, tác phong làm việc của các cán bộ nhân viên trong Công ty sẽ hiệuquả hơn so với phương pháp trắc nghiệm hay phỏng vấn

3.1.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp :

Dữ liệu thứ cấp là những thông tin có sẵn và có thể thu thập từ các nguồn sau :

- Kết quả báo cáo: tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình quản lý và sử dụng laođộng của Công ty trong thời gian 3 năm 2008- 2010

- Mô hình cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty và các bảng số liệu về tổng số laođộng của Công ty, bảng cơ cấu lao động theo trình độ của Công ty trong 3 năm

- Đề tài nghiên cứu cấp trường : luận văn tốt nghiệp cùng các đề tài các năm trước

- Ngoài ra em còn sử dụng website để tìm kiếm thông tin

3.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu

3.1.2.1 Phương pháp thống kê

Trên cơ sở các dữ liệu thu được qua các phương pháp điều tra, phỏng vấn tiếnhành phân tích, đánh giá những mặt hợp lý cũng như bất hợp lý của cơ cấu tổ chứchiện hành Phân tích số liệu về tình hình kết quả kinh doanh doanh của Công ty TNHHDịch vụ Tiến Thành trong 3 năm 2008, 2009, 2010 từ đó đưa ra kết luận về hiệu quả

cơ cấu tổ chức Công ty

3.1.2.2 Phương pháp so sánh, đối chiếu số liệu

Thông qua các dữ liệu thứ cấp thu thập được, lập bảng thống kê số liệu và các cột sosánh chỉ tiêu về số tương đối, tuyệt đối giữa các năm với nhau để thấy sự khác biệt Từ đórút ra thực trạng mà Công ty đang gặp phải, ảnh hưởng của cơ cấu tổ chức đến hoạt độngkinh doanh của Công ty cũng như có hướng hoàn thiện để đạt mục tiêu chung

3.1.2.3 Phương pháp phân tích tổng hợp

Trên các số liệu đã phân tích, đánh giá nguyên nhân của những thành công hayhạn chế của cơ cấu tổ chức hiện tại và ảnh hưởng của nó đến hoạt động kinh doanhcủa Công ty Đồng thời đưa ra kết luận và các giải pháp giải quyết các vần đề về cơcấu tổ chức mà Công ty đang gặp phải

3.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành

3.2.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành

Tên doanh nghiệp : Công ty trách nhiệm hữu hạn Dịch vụ Tiến Thành

Địa chỉ: Khu siêu thị ôtô Bắc Đô - Đường Nguyễn Văn Linh – P.Gia Thụy – Q LongBiên – TP Hà Nội

Điện thoại: 043.877.0407 Fax: 043.877.4341

E-mail: hdservicehn@vnn.vn Website: http://hyundaiservice.com.vn

Giấy phép kinh doanh số: 0102019512

Giám đốc: Ông Ngô Minh Khôi

 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty trách nhiệm hữu hạn Dịch vụ Tiến Thành, tiền thân là Trung tâm ủyquyền Bảo hành và Sửa chữa Hyundai được Tập đoàn HYUNDAI ủy quyền duy nhấttại Việt Nam năm 1997

Năm 2005, Trung tâm ủy quyền Bảo hành và Sửa chữa Hyundai đổi tên thành:Công ty trách nhiệm hữu hạn Dịch vụ Tiến Thành và chính thức đi vào hoạt động vàongày 14/3/2005

Công ty trách nhiệm hữu hạn Dịch vụ Tiến Thành là công ty trách nhiệm hữu hạn

2 thành viên, chuyên hoạt động trong lĩnh vực buôn bán các phụ tùng ô tô kèm theodịch vụ bảo hành, bảo dưỡng các loại xe ô tô

 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành

Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành là một doanh nghiệp tư nhân chuyên cungcấp dịch vụ bảo hành sửa chữa ô tô và bán các phụ tùng ô tô

Công ty có nhiệm vụ xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh theo đúng chứcnăng đã đăng ký Xây dựng mô hình tổ chức và điều hành hoạt động kinh doanh đạthiệu quả cao, đa dạng hóa ngành nghề kinh doanh, tạo công ăn việc làm cho cán bộcông nhân viên trong Công ty cũng như thu hút thêm lao động bên ngoài

Tuân thủ các chính sách, chế độ, pháp luật của Nhà nước có liên quan đến lĩnhvực kinh doanh của Công ty Thực hiện nghĩa vụ đóng góp vào ngân sách Nhà nướcthông qua các khoản thuế.

 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành

Về lĩnh vực kinh doanh: Hiện nay, ngành nghề kinh doanh của Công ty gồm cáclĩnh vực:

+ Dịch vụ lắp đặt, sửa chữa bảo dưỡng bảo hành ôtô Hyundai;

+ Mua bán ôtô và phụ tùng, máy móc thiết bị ôtô Hyundai;

+ Dịch vụ vận chuyển hành khách, vận tải hàng hoá;

+ Dịch vụ cho thuê xe ôtô;

Về thị trường: Công ty chuyên cung cấp các sản phẩm trong thị trường nội địa.Nằm trong địa bàn Quận Long Biên – ngã ba Cầu Chui, Công ty có thuận lợi thu hútđược các khách hàng từ Hà Nội, Bắc Giang, Hải Dương…

Thị trường đầu ra của Công ty là khách hàng bảo hiểm, đơn vị Nhà nước và một

số khách lẻ…Bên cạnh việc dịch vụ mua bán, sửa chữa ô tô, Công ty còn phát triểnthêm dịch vụ vận tải hành khách, vận tải hàng hoá và cho thuê xe ôtô

3.2.2 Tổng quan về cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành

Chính thức đi vào hoạt động với tư cách một công ty trách nhiệm hữu hạn từ năm

2005 đến nay đã được hơn 5 năm, Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành đã trải qua rấtnhiều khó khăn thách thức, cũng như nắm bắt nhiều cơ hội Dưới sự lãnh đạo đúng đắncủa Ban giám đốc Công ty, sự cố gắng nỗ lực của cán bộ công nhân viên trong Công

ty và sự giúp đỡ của các cơ quan chức năng, Công ty đã vượt qua những khó khăn thửthách và đạt được những thành tựu như ngày hôm nay Các dịch vụ bảo hành màCông ty cung cấp luôn được khách hàng đánh giá cao, các loại phụ tùng được bán racũng đảm bảo chất lượng chính hãng giúp cho Công ty có thể đứng vững trên thịtrường cạnh tranh khắc nghiệt như hiện nay

Mô hình cơ cấu tổ chức mà Công ty đang áp dụng là mô hình chức năng, thốngnhất chỉ đạo từ trên xuống Với mô hình này, mỗi bộ phận chức năng trong Công tyđều hiểu rõ chức trách nhiệm vụ của mình, đảm bảo tính chuyên môn hóa trong côngviệc Tuy nhiên, tính chuyên môn hóa cao khiến cho mỗi phòng ban chỉ tập trung vàonhiệm vụ của mình khiến cho mối quan hệ giữa các phòng ban còn chưa tốt Bên cạnh

đó, cơ cấu hiện tại còn khiến cho nhà quản trị phải đảm nhiệm quá nhiều công việc, vàhiện tượng quá tải công việc vẫn còn tồn tại ở một số bộ phận

Theo kết quả điều tra, có 87,5% ý kiến cho rằng cơ cấu tổ chức hiện tại của Công

ty là chưa hợp lý và chưa đáp ứng được nhu cầu phát triển trong tương lai Như vậyvấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty đang là vấn đề cấp bách Công ty cầngiải quyết

3.2.3 Ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức của

Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành

3.2.3.1 Môi trường bên trong

Bảng 3.1: Kết quả điều tra mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến cơ cấu tổ chức

6/16(37,5%)

3/16(18,75%)

2 Nhiệm vụ sản xuất

kinh doanh của DN

7/16(43,75%)

9/16(56,25%)

(62,5%)

6/16(37,5%)

4 Công nghệ sản xuất

kinh doanh của DN

5/16(31,25%)

8/16(50%)

3/16(18,75%)

doanh của DN

2/16(12,5%)

8/16(50%)

6/16(37,5%)

6 Con người và trang

thiết bị quản trị

9/16(56,25%)

7/16(43,75%)

(Nguồn: Kết quả điều tra sinh viên)

Qua bảng kết quả trên ta thấy:

 Mục tiêu và chiến lược kinh doanh

Theo kết quả điều tra, có 43,75% ý kiến cho rằng mục tiêu và chiến lược kinh doanhảnh hưởng nhiều nhất đến cơ cấu tổ chức của Công ty, có 37.5% ý kiến cho rằng mụctiêu và chiến lược kinh doanh ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức ở mức 2

Cơ cấu tổ chức của Công ty được xây dựng để thực hiện mục tiêu chiến lược kinhdoanh của Công ty Mỗi giai đoạn khác nhau Công ty sẽ có những mục tiêu, chiếnlược kinh doanh khác nhau, để có thể đạt được mục tiêu đề ra thì đòi hỏi cơ cấu tổchức cũng phải có những điều chỉnh phù hợp, vì vậy mục tiêu và chiến lược kinhdoanh của Công ty có ảnh hưởng lớn đến cơ cấu tổ chức của Công ty.

 Quy mô doanh nghiệp

Có 62,5% ý kiến đánh giá quy mô của doanh nghiệp có ảnh hưởng lớn nhất đến cơ cấu

tổ chức của Công ty và 37,5% ý kiến còn lại cho rằng quy mô doanh nghiệp ảnhhưởng ở mức 2 đến cơ cấu tổ chức của Công ty

Kết luận: Nhân tố Quy mô của doanh nghiệp có ảnh hưởng rất lớn đến cơ cấu tổ chứccủa Công ty Quy mô doanh nghiệp càng lớn thì hoạt động của doanh nghiệp càngphức tạp theo, khiến cho cơ cấu tổ chức cũng phải thay đổi để đáp ứng yêu cầu hoạtđộng kinh doanh

 Công nghệ sản xuất kinh doanh

Có 31,25% ý kiến cho rằng công nghệ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ảnhhưởng đến cơ cấu tổ chức ở mức 1; 50% ý kiến đánh giá nhân tố này ảnh hưởng đến

cơ cấu tổ chức ở mức 2, còn lại cho rằng mức độ ảnh hưởng của nhân tố này ở mức 3.Kết luận: Công nghệ sản xuất kinh doanh ảnh hưởng lớn đến cơ cấu tổ chức của Công

ty Hiện tại các trang thiết bị kỹ thuật của Công ty đã cũ, chất lượng máy móc, côngnghệ sản xuất không theo kịp tiến bộ thời đại, khiến cho nhu cầu lao động nhiều màhiệu quả mang lại không thực sự cao, gây lãng phí nguồn lực của Công ty Công ty cầnđầu tư trang thiết bị máy móc công nghệ hiện đại để có thể đáp ứng tốt nhất yêu cầucông việc, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh

 Con người và trang thiết bị quản trị

Trong mọi lĩnh vực, con người luôn là nhân tố rất quan trọng Theo kết quả điều tra có56,25% ý kiến cho rằng con người và trang thiết bị có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chứccủa Công ty ở mức 1 và 43,75% ý kiến đánh giá nhân tố này ảnh hưởng đến cơ cấu tổchức của Công ty ở mức 2

Kết luận: Con người và trang thiết bị quản trị có ảnh hưởng rất lớn đến cơ cấu tổ chứccủa Công ty Công ty cần chú trọng vấn đề đào tạo và phát triển nguồn nhân lực để có

thể nâng cao trình độ cho đội ngũ công nhân viên trong Công ty, từ đó nâng cao hiệuquả hoạt động kinh doanh cho Công ty.

Như vậy theo kết quả điều tra thu thập được, nhân tố Quy mô doanh nghiệp, Conngười và trang thiết bị quản trị có ảnh hưởng rất lớn đến cơ cấu tổ chức của Công ty.Nhân tố Mục tiêu và chiến lược kinh doanh, Công nhệ sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp cũng ảnh hưởng lớn đến cơ cấu tổ chức của Công ty

Các nhân tố còn lại cũng ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của Công ty nhưng ởmức thấp hơn là: nhân tố Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và nhân tố Môi trường kinhdoanh của doanh nghiệp

3.2.3.2 Môi trường bên ngoài

 Môi trường kinh tế

Việt Nam đã là thành viên của WTO, đây là một cơ hội cũng là thách thức vớicác doanh nghiệp nói chung và Công ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành nói riêng Kinh tếphát triển, đời sống được nâng cao, nhu cầu sử dụng ô tô tăng lên, Công ty sẽ dễ dàng

ký được nhiều hợp đồng, có cơ hội mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh Bên cạnh

đó, ngày càng có nhiều doanh nghiệp thành lập, môi trường kinh doanh khắc nghiệthơn, ngoài doanh nghiệp trong nước Công ty còn phải đón nhận sự cạnh tranh khốcliệt với các công ty nước ngoài với những tiềm lực về vốn, khoa học công nghệ, trình

độ quản lý cao hơn các doanh nghiệp trong nước

 Môi trường chính trị - pháp luật

Chính trị ổn định sẽ thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển, chính trị không ổnđịnh sẽ kìm hãm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, môi trườngchính trị có ảnh hưởng khá lớn đến cơ cấu tổ chức của Công ty

Bên cạnh đó môi trường pháp luật, đường lối chính sách của Nhà nước ta ngàycàng hoàn thiện và phù hợp hơn có ảnh hưởng mạnh mẽ đến hoạt động kinh doanh củaCông ty, tạo môi trường pháp lý bình đẳng cho tất cả các doanh nghiệp hoạt động.Công ty cần nắm bắt và cập nhật thường xuyên các quy định pháp luật, đường lốichính sách của Đảng và Nhà nước để đảm bảo hoạt động đúng theo khuôn khổ củapháp luật, tận dụng được những chính sách ưu đãi của Nhà nước để đẩy mạnh pháttriển doanh nghiệp

 Môi trường khoa học công nghệ

Khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển nên việc ứng dụng các thành tựu khoahọc kỹ thuật và sản xuất kinh doanh giúp cho việc sản xuất kinh doanh ngày càngthuận lợi hơn Là một công ty chuyên cung cấp dịch vụ bảo hành ô tô và bán các phụtùng ô tô, Công ty cần chú ý đến những biến động của khoa học công nghệ để có thểcập nhật cho mình những công nghệ tiên tiến nhất, tạo điều kiện cho hoạt động sảnxuất kinh doanh phát triển mạnh mẽ hơn.

Ngoài các nhân tố trên, cơ cấu tổ chức của Công ty còn chịu ảnh hưởng của nhiềunhân tố khác như môi trường văn hóa xã hội, môi trường ngành, đối thủ cạnh tranh

3.3 Tổng hợp kết quả điều tra trắc nghiệm về tình hình cơ cấu tổ chức của Công

ty TNHH Dịch vụ Tiến Thành

3.3.1 Các kết quả điều tra trắc nghiệm

Trong quá trình thu thập dữ liệu sơ cấp em đã tiến hành xây dựng bảng câu hỏi và phátphiếu điều tra cho cán bộ công nhân viên để thu thập ý kiến của họ về cơ cấu tổ chứccủa Công ty Kết quả thu được như sau:

 Về cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty:

Bảng 3.2: Kết quả điều tra tổng quan về cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty

phiếu

Tỷ lệ (%)

1 Mô hình cơ cấu tổ chức hiện tại của

5 Qúa trình truyền đạt và phản hồi

thông tin trong Công ty

6

Mức độ đáp ứng yêu cầu công việc

của nhân viên trong Công ty

(Nguồn: Kết quả điều tra sinh viên)

Theo kết quả điều tra, hiện Công ty đang áp dụng mô hình cơ cấu tổ chức theochức năng và có 87,5% ý kiến cho rằng cơ cấu tổ chức hiện hành của Công ty chưaphù hợp, cần được điều chỉnh Mức độ đáp ứng yêu cầu công việc của các nhân viêntrong Công ty là khá tốt nhưng với cơ cấu hiện tại thì có 62,5% ý kiến đưa ra là nhàquản trị còn phải đảm nhiệm quá nhiều việc và việc bố trí các phòng ban bộ phậntrong Công ty là chưa thực sự hợp lý

• Đánh giá mức độ đáp ứng các yêu cầu của cơ cấu tổ chức hiện hành (với mức

độ đáp ứng 1 là cao nhất và giảm dần tới 5):

Bảng 3.3: Kết quả điều tra mức độ đáp ứng các yêu cầu của cơ cấu tổ chức

hiện hành của Công ty

(Nguồn: Kết quả điều tra sinh viên)

Qua kết quả điều tra ở trên ta thấy cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty đáp ứngyêu cầu về Chiến lược sản xuất kinh doanh là tốt nhất (62,5% ở mức 2), tiếp đó là tínhKinh tế (50% ở mức 2) và tính linh hoạt (37,5% ở mức 2) Với tính tối ưu và tính tincậy thì cơ cấu tổ chức hiện hành đáp ứng được ở mức thấp hơn

•Đánh giá sự vận dụng các nguyên tắc trong xây dựng cơ cấu tổ chức của Công

ty (với mức độ ảnh hưởng 1 là cao nhất và giảm dần tới 5):

Bảng 3.4: Kết quả điều tra về sự vận dụng các nguyên tắc trong xây dựng cơ cấu

(Nguồn: Kết quả điều tra sinh viên)

Qua bảng thống kế kết quả điều tra ở trên ta thấy trong xây dựng cơ cấu tổ chức,nguyên tắc mà Công ty chú ý nhất đến đó là nguyên tắc hiệu quả với 62,5% ý kiếnchọn mức độ ảnh hưởng là 1 Với cơ cấu tổ chức hiện nay của Công ty là gọn nhẹ, sốlượng phòng ban ít, tuy chưa thực sự tối ưu nhưng cũng phát huy hiệu quả thể hiện ở

sự phát triển của Công ty trong thời gian qua

Tiếp đến là các nguyên tắc linh hoạt, nguyên tắc thống nhất chỉ huy cũng đượcCông ty chú ý vận dụng khá tốt thể hiện ở sự tập trung quản lý vào ban giám đốc Công

ty Tuy nhiên đây cũng là một hạn chế do Giám đốc phải đảm nhiệm quá nhiều việc

 Về các phòng ban trong Công ty:

Bảng 3.5 : Kết quả điều tra về hoạt động của các phòng ban trong Công ty

phiếu

Tỷ lệ (%)

1 Mối quan hệ giữa các phòng

ban trong Công ty

2

Quyết định bổ sung nhân sự của

Công ty vào các phòng ban,

(Nguồn: Kết quả điều tra sinh viên)

Theo ý kiến đánh giá của các nhân viên trong Công ty, hoạt động các phòng bantrong Công ty là độc lập nhau, chưa thực sự có sự hỗ trợ lẫn nhau, mối quan hệ giữacác nhân viên trong nội bộ các phòng ban thì khá tốt Về quyết định bổ sung nhân sựvào các phòng ban bộ phận thì có 43,75% ý kiến cho rằng rất cần thiết, cho thấy vẫncòn có bộ phận trong Công ty cần thêm nhân sự để giảm tải công việc

 Về điều kiện, môi trường làm việc tại Công ty:

Bảng 3.6 : Kết quả điều tra về điều kiện, môi trường làm việc của Công ty ST

Số phiếu

Tỷ lệ (%)

1 Điều kiện cơ sở vật chất - kỹ thuật,

trang thiết bị của Công ty so với yêu