119 hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty CP giải pháp phần mềm hòa bình

chuyên đề tiêu thụ sản phẩm, tập hợp chi phí sản xuất, giải pháp nguồn lực tài chính, hoàn thiện công tác bán hàng, luận văn phân tích Tows, luận văn khách sạn du lịch

TÓM LƯỢC

Tất cả các doanh nghiệp đều có mục tiêu kinh doanh nhất định và để đạt đượcmục tiêu chiến lược đó thì vấn đề cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp đóng vai trò kháquan trọng Hiểu rõ được tầm quan trọng đó của cơ cấu tổ chức, em đã thực hiện luận

văn tốt nghiệp với đề tài: “ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty CP

giải pháp phần mềm Hòa Bình”

Luận văn tốt nghiệp gồm 4 chương:

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài

Ở chương này, luận văn làm rõ sự cấp thiết của vấn đề: “ Cơ cấu tổ chức bộ máy

quản trị của doanh nghiệp”

Chương 2: Một số lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp

Trong chương này, đưa ra các khái niệm về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp,các quan điểm và cách tiếp cận khác nhau về cơ cấu tổ chức, tổng quan tình hình nghiêncứu các năm về trước về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, nội dung về cơ cấu tổ chứccủa doanh nghiệp

Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công tu CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

Với các kết quả thu thập được từ dữ liệu sơ cấp và dữ liệu thứ cấp tại công ty, đềtài đi sâu nghiên cứu và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty CP giải phápphần mềm Hòa Bình trong 3 năm gần đây (2008-2010) trên cơ sở các lý thuyết đã nêu ởchương 2

Chương 4: Các kết luận và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

Trình bày những thành công, tồn tại và nguyên nhân của những thành công và tồntại nguyên nhân của những thành công và tồn tại đó về cơ cấu tổ chức của công ty Trên

cơ sở lý luận chung, căn cứ vào kết quả điều tra khảo sát đưa ra những kết luận chung;

đề xuất, kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty trongthời gian tới

Hà Nội, ngày 28 tháng 5 năm 2011

Sinh viên thực hiện Đặng Thị Hồng Hạnh LỜI CẢM ƠN

Trước hết em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy cô giáo trong trường Đạihọc Thương Mại, đặc biệt là sự hướng dẫn và chỉ bảo tận tình của cô giáo Dương ThịThúy Nương đã giúp em có thể hoàn thành bài luận văn này.

Trong thời gian thực tập em đã được tiếp cận với môi trường làm việc thực tế và

đã rút ra được ít nhiều kinh nghiệm thực tế cho bản thân Em xin chân thành cảm ơn banlãnh đạo cùng toàn thể công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình đã giúp đỡ tạo điềukiện cho em trong quá trình thực tập tại công ty

Cuối cùng e xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè đã luôn bên cạnh giúp đỡ em

để em có thể hoàn thành luận văn này

Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng luận văn không tránh khỏi những thiếu sót

Em kính mong nhận được sự giúp đỡ và góp ý của thầy cô giáo và các bạn độc giả đểluận văn của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 28 tháng 5 năm 2011

Sinh viên thực hiện Đặng Thị Hồng Hạnh

Mỗi doanh nghiệp ngay từ khi mới thành lập cho đến các giai đoạn phát triển tiếptheo cơ cấu tổ chức của công ty luôn đóng một vai trò, ý nghĩa quan trọng đối với hoạtđộng của công ty.

Trong hoạt động quản trị, phần lớn nguyên nhân tạo ra tình hình quản lý khôngtốt đều xuất phát từ công tác tổ chức bộ máy quản trị không hoàn hảo Việc tổ chức bộmáy quản trị ảnh hưởng đến kết quả đạt được của công tác quản lý, qua đó có tác độngđến toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức được thành lập dựa trên cơ sở khoa học và thực tiễn, có hiệu quả

sẽ giúp cho doanh nghiệp sử dụng và khai thác triệt để các nguồn lực, nhất là nguồnnhân lực và cơ sơ vật chất kỹ thuật Một cơ cấu tổ chức được tạo ra phù hợp sẽ là nềnmóng vững chắc cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nói chung và cho hoạtđộng quản trị nói riêng Nếu cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị không phù hợp sẽ gây ranhiều khó khăn phức tạp cho công tác quản trị, làm ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt độngsản xuất kinh doanh

Trong môi trường kinh doanh đầy biến động như hiện nay, các doanh nghiệp cónhiều cơ hội để phát triển nhưng bên cạnh đó cũng có nhiều nguy cơ tiềm ẩn Việc tổchức được một cơ cấu tổ chức linh hoạt, thích nghi được với môi trường, tận dụng đượcnhững thời cơ, giảm bớt những ảnh hưởng không tốt tới doanh nghiệp Thêm vào đó sựphát triển của khoa học kỹ thuật đòi hỏi quá trình tập trung, chuyên môn hóa, cũng như

sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận cá nhân ở tất cả các khâu trong quá trình sảnxuất kinh doanh Để đáp ứng với yêu cầu đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải xây dựngđược một cơ cấu tổ chức phù hợp với đặc trưng của doanh nghiệp

Hiện nay, khủng hoảng kinh tế toàn cầu đã được chấn chỉnh nhưng tình hình kinh

tế đang có rất nhiều biến động phức tạp đặc biệt sau thảm họa động đất, sóng thần, hạtnhân kinh hoàng ở Nhật Bản hồi tháng 3 năm 2011 đã gây ảnh hưởng đến nhiều quốcgia trên thế giới nhất là những nước đang phát triển như Việt Nam, cùng với tàn dư củacuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu năm 2008 đã kéo theo rất nhiều hậu quả: lạm pháttăng cao, sức tiêu thụ sản phảm giảm dần, thiếu vốn đầu tư cho hoạt động kinh doanh,giá nguyên vật liệ đầu vào tăng cao, các chi phí tăng lên nhanh chóng Để có thể tồn tạiđược các doanh nghiệp phải tìm mọi cách để cắt giảm chi phí đầu vào, khi đó vấn đề cơcấu lại tổ chức bộ máy nhằm nâng cao hiệu quả quản lý càng trở nên cấp bách và cầnthiết

Đối với lĩnh vực Thương mại điện tử nói riêng, hiện nay ở Việt Nam, có rất nhiềudoanh nghiệp cũng đầu tư với nhiều hướng đi riêng, trong lịch sử cũng có nhiều doanhnghiệp đã bị thất bại Có thể nói trong lĩnh vực Thương mại điện tử thì sự biến động của

môi trường là mạnh mẽ và nhanh chóng nhất Nếu như doanh nghiệp không kip thờithích nghi thì sẽ bị loại bỏ một cách nhanh chóng Do đó, sự điều chỉnh, hoàn thiện cơcấu tổ chức cho phù hợp với chiến lược kinh doanh mới và thích nghi với những biếnđộng của thị trường là điều quan trọng

Để nhận thức được những vấn đề trên, việc vận dụng lý luận đã học trong nhàtrường vào thực tiễn là việc làm không thể thiếu đối với mỗi sinh viên quản trị kinhdoanh Là sinh viên năm cuối khoa Quản trị doanh nghiệp trường Đại học Thương Mại,trong đợt thực tập tốt nghiệp tại công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

Trong quá trình thành lập và hoạt động, công ty đã không ngừng phấn đấu, gópphần thỏa mãn nhu cầu khắt khe của lĩnh vực thương mại điện tử, sử dụng có hiệu quảcác nguồn lực Công ty đã nhiều lần tiến hành cải cách cơ cấu tổ chức cho phù hợp vớitình hình thực tế của từng giai đoạn, tuy nhiên việc cải tiến chấn chỉnh đó chưa mangtính khoa học và chiến lược nên cơ cấu tổ chức công ty còn nhiều điểm bất hợp lý cầnđược đổi mới Qua thời gian đầu ghi nhận tình hình công tác tổ chức của công ty, trướcnhững biến động mạnh mẽ của thị trường trong lĩnh vực Thương mại điện tử cũng như

sự đổi mới chiến lược kinh doanh của công ty vào cuối tháng 11 năm 2010 và theo kếtquả phỏng vấn sơ bộ công ty đang có mục tiêu mở rộng kinh doanh vì vậy mà cơ cấu tổchức bộ máy quản trị cũ còn nhiều mặt hạn chế, không còn phù hợp với chiến lược kinhdoanh mới nữa Mặt khác, qua điều tra trắc nghiệm với câu hỏi “Ông (bà) đánh giá thếnào về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ các bộ phận của công ty CP giải pháp phầnmềm Hòa Bình?” thì kết quả thu được là 3/5 phiếu điều tra chiếm 60% số phiếu đánh giá

cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ các bộ phận của công ty chưa thật sự hợp lý vớichiến lược kinh doanh mới của công ty

Do vậy cần phải có một nghiên cứu bài bản, hệ thống, hoàn chỉnh về cơ cấu tổchức bộ máy quản trị cho công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài

Qua quá trình thực tập và nghiên cứu hoạt động của công ty CP giải pháp phầnmềm Hòa Bình, nhận thấy những biến động lớn của công ty trong chiến lược kinh doanhvới sự kiện lớn ngày 15 tháng 3 năm 2011: Tập đoàn eBay thông báo đầu tư mua gần20% cổ phiếu của Công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình, công ty hàng đầu tronglĩnh vực thương mại điện tử, thanh toán trực tuyến và quảng cáo trực tuyến tại ViệtNam Với những biến động của thị trường công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình cónhiều thay đổi trong định hướng chiến lược kinh doanh Do đó cơ cấu tổ chức cũ khôngcòn phù hợp nữa, nhu cầu có một bộ máy hoạt động hiệu quả, hợp lý với chiến lược kinhdoanh mới của công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình là điều tất yếu Vì vậy, tôi xin

mạnh dạn đưa ra đề tài nghiên cứu: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công

ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình”

Do khả năng thực tiễn và khả năng nghiên cứu khoa học còn hạn chế, thời giannghiên cứu có hạn, nên trong luận văn này, tôi không có tham vọng vận dụng những lýluận đã học về quản trị kinh doanh để xây dựng một bộ máy quản lý hoàn hảo và cho tất

cả các doanh nghiệp, mà chỉ có thể vận dụng cho một doanh nghiệp đó là công ty CPgiải pháp phần mềm Hòa Bình

Đề tài này nếu hoàn thiện sẽ giúp cho công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bìnhhoàn thiện được cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị hợp lý hơn, phù hợp với quy mô củacông ty, thích ứng được với sự biến động của môi trường và phù hợp với chuyên ngànhcủa tác giả

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài bao gồm:

Hệ thống hóa các cơ sở lý luận về tổ chức, cơ cấu tổ chức và phân quyền bộ máyquản trị doanh nghiệp

Đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty CP giải phápphần mềm Hòa Bình thông qua việc phân tích dữ liệu sơ cấp và thứ cấp thu thập đượcnhằm phát hiện ra các yếu tố bất hợp lý, cũng như các nhân tố ảnh hưởng đến bộ máyquản lý của công ty để có biện pháp giải quyết

Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng của công ty, từ đó đề xuất, kiến nghị những giảipháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức mới linh hoạt hơn, phù hợp với những chiến lượckinh doanh mới của công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình nói riêng và những biếnđộng của thị trường nói chung

1.5 Kết cấu luận văn tốt nghiệp

Ngoài các phần tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ

đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, các phụ lục, kết cấu của luận vănbao gồm 4 chương sau:

- Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài

- Chương 2: Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy

quản trị doanh nghiệp

- Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng cơ cấu

tổ chức Công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

- Chương 4: Các kết luận và đề xuất nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản

trị Công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

CHƯƠNG 2: TÓM LƯỢC MỘT SỐ VÂN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU

TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CỦA DOANH NGHIÊP 2.1 Một số định nghĩa, khái niệm cơ bản

2.1.1 Khái niệm về công tác tổ chức

Trong các chức năng quản trị, tổ chức được coi là một chức năng cơ bản, mộtcông tác rất quan trọng nhằm thiết lập cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, đặc biệt là bộ máyquản trị doanh nghiệp để thực hiện các mục tiêu đã xác định

Thực hiện chức năng tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức.

Công tác tổ chức là một hoạt động gắn liền với phân công lao động khoa học,việc phân quyền và xác định tầm hạn quản trị Tổ chức quy định các mối quan hệ chínhthức giữa mọi thành viên và các nguồn lực để đạt mục tiêu Tổ chức phân chia cácnguồn lực ra thành các bộ phận và quy định các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn đểđạt được mục tiêu Kết quả của công việc tổ chức là xác lập được một cấu trúc tổ chứcphù hợp với yêu cầu của hoạt động kinh doanh

2.1.2 Định nghĩa cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khácnhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo những chứctrách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu chung đãđược xác định

2.1.3 Định nghĩa bộ máy quản trị

Bộ máy quản trị là một tổ chức con trong một tổ chức, là cơ quan điều khiển hoạtđộng của toàn bộ tổ chức Bộ máy quản trị bao gồm một tập thể người lao động cũng vớicác phương tiện quản trị được liên kết theo một số nguyên tắc, quy tắc nhất định nhằmđạt được các mục tiêu đã định

2.1.4 Định nghĩa tố chức bộ máy quản trị

Tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp “là quá trình xác định các công việc cầnphải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạncủa các bộ phận quản trị doanh nghiệp và cá nhân các nhà quản trị cũng như mối liên hệgiữa các bộ phận quản trị và cá nhân nhà quản trị này trong khi tiến hành công việc,nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung củadoanh nghiệp”

Tổ chức bộ máy quản trị là quy trình dựa trên các chức năng, nhiệm vụ đã đượcxác định của bộ máy quản trị để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng về môhình và giúp cho toàn bộ hệ thống quản trị hoạt động như một chỉnh thể có hiệu quảnhất

2.1.5 Định nghĩa cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị là một tổng thể các bộ phận hợp thành các bộphận có mối liên hệ về mặt hữu cơ, phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hóa, thực hiện

các phần việc quản trị nhất định với những trách nhiệm và quyền hạn nhất định nhằmthực hiện có hiệu quả chức năng quản trị và mục tiêu chung của tổ chức.

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp là hình thức phân công lao độngtrong lĩnh vực quản trị Nó có tác động đến quá trình hoạt động của toàn bộ doanhnghiệp Nó một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất mặt khác tác động tích cực trở lại việcphát triển sản xuất

Tóm lại, bộ máy quản trị có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinhdoanh Một doanh nghiệp có bộ máy quản trị hợp lý sẽ đạt hiệu quả cao trong sản xuất.Thêm vào đó một doanh nghiệp biết phát huy nhân tố con người trong sản xuất thì bộmáy quản trị hoạt động có hiệu quả và làm cho sản xuất kinh doanh phát triển

2.1.6 Khái niệm về phân quyền

Trong quá trình tiến hành hoạt động tổ chức doanh nghiệp, sau khi lựa chọn một cơcấu (mô hình) tổ chức phù hợp, các nhà quản trị phải biết thiết lập mối quan hệ giữa cáccấp quản trị và giữa các bộ phận, các thành viên trong tổ chức với nhau Công việc nàyđược thực hiện nhờ quá trình phân quyền

Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho những người (bộphận hay cá nhân) có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó Đây là hoạt động được tiếnhành bởi các nhà quản trị sau khi đã thiết lập được một cơ cấu tổ chức, đó là việc thiếtlập mối quan hệ về quyền hạn giữa các cấp quản trị và giữa các bộ phận, các thành viêntrong tổ chức với nhau

Dựa trên các bộ phận của cấu trúc tổ chức, các nhà quản trị sẽ giao việc cho cácthành viên (trực tiếp hay gián tiếp thông qua các cấp trung gian) Cùng với giao việc, nhàquản trị phải giao cho các nhân viên dưới quyền hạn cần thiết để họ có thể hoàn thànhnhiệm vụ Hay nói cách khác, giao quyền hạn luôn luôn gắn với giao việc và ngược lại.Quyền hạn được giao cho chức vụ chứ không phải giao cho cá nhân, nhưng vì mỗi chức

vụ do 1 cá nhân cụ thể nắm giữ trong một thời gian nhất định, vì vậy quyền hạn luôn gắnvới cá nhân Thông thường quyền hạn tạo cho cá nhân những khả năng nhất định, nhưngquyền hạn khác với khả năng Có cá nhân có quyền hạn nhưng không có khả năng vàngược lại có những người không có quyền hạn gì nhưng lại có khả năng rất lớn

Nhà quản trị có thể và cần phải giao quyền hạn xuống cho nhân viên để họ có điềukiện hoàn thành nhiệm vụ nhưng vẫn phải gánh trách nhiệm Giao bớt quyền hạn xuốngcho cấp dưới, nhà quản trị tạo cho cấp dưới một trách nhiệm nhất định nhưng tráchnhiệm của nhà quản trị đối với công việc vẫn không thay đổi Vì vậy nhà quản trị khôngthể dựa vào việc phân quyền để đùn đẩy trách nhiệm xuống cho cấp dưới

2.2 Một số lý thuyết về công tác tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp

2.2.1 Lý thuyết cổ điển

Đối với những nhà lý luận quản lý cổ điển, việc điều hòa, phối hợp trong nội bộdoanh nghiệp không quan trọng Họ nhận định một cách đơn giản rằng, sau khi phâncông trong nội bộ doanh nghiệp, những mục tiêu nhỏ của các tổ hợp lao động được tổnghợp lại sẽ trở thành mục tiêu lớn của doanh nghiệp Nếu cần điều phối thì hoàn toàn cóthể dựa vào nhân viên quản lý kinh doanh ở tầng lớp trên giải quyết Lý luận của họ làcông nhân viên phải nghe theo sự chỉ huy của giám đốc Do đó, cơ cấu điều phối có hiệuquả duy nhất chỉ có thể là tầng lớp giám đốc.

2.2.2 Lý thuyết hiện đại

Trường phái quản lý hệ thống trong lý luận quản lý hiện đại cho rằng, thiết kế tổchức là do nhiệm vụ sản xuất và tố chất (chất lượng) của công nhân viên của doanhnghiệp quyết định Về mặt này, nghiên cứu của một số học giả Mỹ về quản lý đều thừanhận tính hữu hiệu của lý luận này Họ cho rằng, cơ câu tổ chức của doanh nghiệp là vấn

đề quan trọng có liên quan đến thành công của doanh nghiệp Họ đã trình bày những yếu

tố chủ yếu cấu thành cơ cấu tổ chức của những doanh nghiệp thành công, nhưng lại chưa

đề ra được một đường lối hữu hiệu, hoàn chỉnh để giải quyết vấn đề cơ cấu tổ chứcdoanh nghiệp một cách có hệ thống Trên cơ sở những nghiên cứu của mình, Lorsch đãtiếp tục tìm tòi, nghiên cứu và viết ra cuốn "Thiết kế cơ cấu tổ chức”, hình thành một hệthống lý luận hoàn chỉnh về thiết kế cơ câu tổ chức

2.2.3 Một số lý thuyết khác

Theo Harold Kcont’z, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là

“việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu, là việc giao phó mỗinhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó và là việc tạo điềukiện cho sự lien kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp

Theo Chester I.Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực

của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức

Theo giáo trình “Quản trị doanh nghiệp” của Đại học Kinh tế quốc dân do

PGS.TS Lê Văn Tâm và PGS.TS Ngô Kim Thanh chủ biên đã đưa ra khái niệm về “tổchức” như sau: Tổ chức là tập hợp nhiều người mang tính chất tự giác có ý thức về vaitrò, nhiệm vụ, quyền hạn nhằm thực hiện mục tiêu chung cụ thể

Có thể dẫn ra nhiều quan niệm của các tác giả khác nữa nhưng điều quan trọng làvấn đề chúng ta cần xem xét bản chất của các chức năng tổ chức từ góc độ của Khoa họcquản trị Tổng hợp từ những khái niệm khác nhau về chức năng tổ chức, chúng ta có thểhiểu được bản chất của chức năng tổ chức là thiết kế một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằmđảm bảo cho các hoạt động quản trị đạt được mục tiêu của nó Nói cách khác, chức năng

tổ chức bao gồm các công việc lien quan đến xác định và phân chia công việc phải làm,

những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc, ai chịu trách nhiệm về những kết quảnày, các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào, ai sẽ báo cáo cho ai vànhững quyết định được làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào.

2.3 Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu của những công trình năm trước

Là một trong số sinh viên sắp tốt nghiệp khối ngành kinh tế có điều kiện đượcthực tập tại công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình, em nhận thấy việc hoàn thiện cơcấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp, để có một bộ máy hoạt động hiệu quả, thíchứng được với biến động lớn của thị trường trong lĩnh vực thương mại điện là đòi hỏi cấpthiết trước sự hội nhập và xu thế thương mại điện tử toàn cầu

Với những kiến thức đã được tích luỹ cùng sự giúp đỡ của cô ThS Dương ThịThúy Nương cùng các anh chị trong công ty em có thể đưa ra một số giải pháp nhằmhoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị cho công ty Để có thể hoàn thiện đề tài luậnvăn tốt nghiệp, em cũng đã tìm hiểu một số công trình nghiên cứu luận văn cũng nhưchuyên đề của các khoá trước về cơ cấu tổ chức để tham khảo, phát huy những điểmmạnh và khắc phục những điểm hạn chế của những công trình trước

đề, chưa chỉ rõ được cần phải làm già và làm như thế nào

2.4 Phân định nội dung vấn đề nghiên cứu của đề tài

2.4.1 Những đặc điểm của cơ cấu tổ chức

Cấu trúc tổ chức được xem xét dựa vào một số đặc điểm cơ bản của nó như sau:

2.4.1.3Tính tiêu chuẩn hóa

Phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động các hành vi của mỗi bộ phận và cánhân thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc hay các nội quy, quy chế… Tiêuchuẩn hóa cho phép điều hành tổ chức theo những thủ tục, quy tắc chung mà trong đómọi thành viên đều hiểu biết và thực hiện

2.4.1.4Sự phối hợp

Phối hợp là những thủ tục chính thức và phi chính thức để liên kết những hoạtđộng do các nhóm riêng lẻ trong tổ chức đảm nhiệm Trong các tổ chức quan liêu, cácquy định, quy chế của nó đã đủ liên kết những hoạt động này Còn trong những tổ chức

có cấu trúc lỏng lẻo đòi hỏi có sự phối hợp một cách linh hoạt trong việc giải quyếtnhững vấn đề của toàn tổ chức đòi hỏi sự sẵn sàng chia sẻ trách nhiệm và sự truyềnthông một cách hiệu quả giữa các thành viên trong tổ chức

2.4.1.5Quyền lực

Quyền lực là quyền ra quyết định và điều khiển hoạt động của người khác Mỗi tổchức thường có những cách thức phân bổ quyền lực khác nhau

2.4.1.6Chuyên môn hóa

Chuyên môn hóa là quá trình nhận diện những công việc cụ thể và phân công các

cá nhân hay nhóm làm việc đã được huấn luyện thích hợp đảm nhiệm chúng Do đótrong tổ chức, một cá nhân hay nhóm làm việc có thể chuyên sâu vào một công việc haycông đoạn nào đó trong quá trình sản xuất

2.4.2 Những nguyên tắc của cơ cấu tổ chức

Khi xây dựng cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị, các doanh nghiệp cần phải tuân thủ cácnguyên tắc cơ bản như:

2.4.2.1 Đáp ứng yêu cầu của chiến lược kinh doanh

Nguyên tắc này được dựa trên một nguyên tắc tổng quát của lĩnh vực kiến trúc vàkết cấu, đó là “hình thức phải đi sau chức năng” Cụ thể, khi hình thành một cấu trúc nào

đó, các bộ phận hay đơn vị cấu thành đều phải nhằm thực hiện các chức năng, hay phảixuất phát từ việc thực hiện các chức năng của doanh nghiệp.

Trong tổ chức hoạt động kinh doanh, sự lựa chọn mô hình, phân công, phânquyền hay giao trách nhiệm cho các bộ phận, cá nhân… đều phải xuất phát từ việc thựchiện chức năng, thực hiện các mục tiêu đã định Chiến lược kinh doanh đã bao quátnhiệm vụ và chức năng của doanh nghiệp trong từng thời kỳ, chính vì vậy mà cấu trúc tổchức phải đi theo và đáp ứng yêu cầu của chiến lược kinh doanh Chiến lược kinh doanhphải là cái có trước tổ chức, điều đó không có nghĩa là doanh nghiệp chỉ xây dựng chiếnlược khi chưa có một cấu trúc tổ chức Mối quan hệ giữa chiến lược và tổ chức được thểhiện ở chỗ với mỗi chiến lược kinh doanh nhất định, tổ chức phải có sự thay đổi điềuchỉnh sao cho luôn phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của chiến lược Nếu vi phạm nguyêntắc này chắc chắn sẽ dẫn đến sự suy giảm của tổ chức và gây ra sự chồng chéo, trùng lặphoặc bỏ trống chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận và cá nhân trong tổ chức

2.4.2.2 Nguyên tắc thống nhất chỉ huy

Theo nguyên tắc này các thành viên trong tổ chức chỉ bị chịu trách nhiệm báo cáocho nhà quản trị trực tiếp của mình Trong cơ cấu tổ chức của công ty đã quy định rõ tráchnhiệm của mỗi nhà quản trị có trách nhiệm Trong công ty thì Tổng giám đốc chịu tráchnhiệm trước pháp luật những quyết định của mình

2.4.2.3 Nguyên tắc gắn với mục tiêu

Mỗi doanh nghiệp nagy từ khi thành lập đều phải xác định rõ mục tiêu hoạt độngcủa mình và các yếu tố cần thiết để thực hiện mục tiêu đó Mục tiêu của doanh nghiệp làNăng suất – Chất lượng – Hiệu quả nên cần thiết kế cơ cấu tổ chức sao cho tận dụng đượctất cả các lợi thế bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp, từ đó có cơ hội để thực hiệnmục tiêu đã đề ra Mỗi phòng ban đều lại có nhiệm vụ riêng nhưng đều đi đến chung mộtmục tiêu chung đó là mục tiêu chiến lược của công ty

2.4.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức

Tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp là công việc đòi hỏi tính khoa học và thực tế cao,không chỉ phụ thuộc vào trình độ của nhà quản trị mà còn phụ thuộc vào kỹ năng, yếu tốnghệ thuật quản trị, tổ chức của mỗi nhà quản trị Nó chịu ảnh hưởng của các yếu tố cơbản như sau:

2.4.3.1 Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn

Sơ đồ 1: Sự tác động của chiến lược tới tổ chức

Một trong những nguyên tắc quan trọng của tổ chức là cơ cấu tổ chức phải phù hợp vàđáp ứng được yêu cầu của chiến lược Những thay đổi trong chiến lược thường đòi hỏi

có những thay đổi trong tổ chức bởi vì cơ cấu tổ chức được hình thành để đảm bảo choquá trình hoàn thành mục tiêu và thể hiện một cách thức phân bổ nguồn lực Khi chiếnlược thay đổi thì cơ cấu tổ chức hiện tại có thể không còn phù hợp nữa, như thế việcthay đổi tổ chức là tất yếu

2.4.3.2 Nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp

Các hoạt động trong doanh nghiệp được thể hiện bằng những nhiệm vụ, chứcnăng cụ thể, đòi hỏi những kỹ năng chuyên môn, những phương tiện kỹ thuật và quytrình công nghệ khác nhau, tức là cần những nguồn lực khác nhau và cách thức khácnhau trong việc sử dụng các nguồn lực đó Do đó việc xây dựng cấu trúc tổ chức, phânđịnh quyền hạn chức năng nhiệm vụ, tổ chức bộ máy quản trị trong từng doanh nghiệp làkhác nhau ở mỗi doanh nghiệp

2.4.3.3 Công nghệ kinh doanh của doanh nghiệp

Công nghệ kinh doanh của doanh nghiệp là tập hợp các phương tiện cần thiết cho

sự biến đổi các yếu tố đầu vào thành sản phẩm đầu ra theo ý muốn Công nghệ kinh doanhcủa các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực khác nhau thì cũng khác nhau Mức độ tựđộng hóa, sản xuất theo dây chuyền đòi hỏi việc tổ chức lao động, sắp xếp công việc, lựachọn nhân viên sao cho phù hợp Nếu doanh nghiệp sử dụng công nghệ kinh doanh cao,mang tính tự động hóa, chuyên môn hóa cao thì công tác tổ chức bộ máy quản trị doanhnghiệp sẽ đơn giản về số lượng lao động quản trị hơn, tổ chức gọn nhẹ hơn

2.4.3.4 Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp

Doanh nghiệp cũng như một thực thể sống, muốn tồn tại và phát triển phải thíchứng với môi trường hoạt động của nó Yếu tố môi trường không chỉ giới hạn môi trườngtrong nước mà còn phải chú ý đến môi trường khu vực toàn cầu, môi trường vi mô và môitrường vĩ mô Trong môi trường có nhiều biến động đòi hỏi phải có cơ cấu tổ chức linhhoạt để thích ứng với những thay đổi đó Nếu môi trường “càng tĩnh” có thể dự đoán vàkiểm soát được thì cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp càng gần với mô hình kinh điển cótính chất lý thuyết Ngược lại, nếu môi trường kinh doanh của doanh nghiệp càng không

Chiến lược mới

hình thành

Một cơ cấu tổ chức được thiết lập

Thành tích doanh nghiệp được cải thiện

Các vấn đề mới về quản trị xuất hiện Thành tích doanh nghiệp bị giảm sút

ổn định thì càng có nhiều yếu tố khó dự báo, cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp sẽ cónhiều biến thể để có thể dễ dàng thích nghi với sự thay đổi của môi trường.

2.4.3.5 Quy mô doanh nghiệp

Quy mô của doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến cấu trúc tổ chức quản trị, bộmáy quản trị doanh nghiệp Doanh nghiệp có quy mô lớn thì bộ máy tổ chức phải phứctạp hơn, quy mô doanh nghiệp còn ảnh hưởng trực tiếp và có tính chất quyết định đếnkiểu cấu trúc tổ chức cụ thể Ví dụ như các doanh nghiệp có quy mô rất nhỏ chỉ thíchhợp với cấu trúc tổ chức đơn giản như cấu trúc tổ chức trực tuyến

2.4.3.6 Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị

Với đội ngũ quản trị viên có trình độ và kinh nghiệm, doanh nghiệp chỉ cần sửdụng một số ít nhân lực song vẫn phải đảm bảo hoàn thành công việc quản trị với chấtlượng cao hơn Tính hiệu quả còn được nhân lên bởi việc sử dụng một số lượng quản trịviên ít hơn đã làm giản đơn hóa ngay chính cơ cấu tổ chức quản lý

Trình độ trang thiết bị máy móc cũng tác động trực tiếp đến việc tổ chức bộ máyquản trị doanh nghiệp, khi đội ngũ quản trị viên biết sử dụng thành thạo máy móc,phương tiện vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp sẽ làm giảm đáng kể thời gian thực hiệncông việc, tăng sức sáng tạo của đội ngũ quản trị viên nên rất nhiều

2.4.3.7 Một số nhân tố khác

Con người: Yếu tố con người ngày càng tác động trực tiếp và mạnh mẽ đến công

tác tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp Con người trong mỗi doanh nghiệp khác nhau

về năng lực và động cơ thúc đẩy, khác nhau về kinh nghiệm, học vấn và ràng buộc nghềnghiệp Do vậy, ảnh hưởng đến tầm hạn của quản trị khi phân chia những nhóm hoạtđộng và xác định những mối quan hệ quyền hạn của một cơ cấu tổ chức phải tính đếnnhững hạn chế cũng như thói quen của con người

Hình thức pháp lý của doanh nghiệp: Có ảnh hưởng trực tiếp đến việc hình

thành công tác tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp, đến cấu trúc bộ máy tổ chức củadoanh nghiệp Hình thức pháp lý của doanh nghiệp do luật pháp quy định, nên ở cácquốc gia khác nhau thường không giống nhau

2.4.4 Các yêu cầu đối với cấu trúc tổ chức

2.4.4.1 Tính tối ưu

Giữa các khâu và các cấp quản trị (khâu quản trị phản ánh cách phân chia chứcnăng quản trị theo chiều ngang, còn cấp quản trị thể hiện sự phân chia chức năng quảntrị theo chiều dọc) đều thiết lập những mối liên hệ hợp lý với số lượng cấp quản trị ítnhất trong doanh nghiệp cho nên cơ cấu tổ chức quản trị mang tính năng động cao, luônluôn đi sát và phục vụ sản xuất

2.4.4.2 Tính linh hoạt

Cơ cấu tổ chức quản trị có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nàoxảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường

2.4.4.3 Tính tin cậy lớn

Cơ cấu tổ chức quản trị phải bảo đảm tính chính xác của tất cả các thông tin được

sử dụng trong doanh nghiệp nhờ đó bảo đảm sự phối hợp với các hoạt động và nhiệm vụcủa tất cả các bộ phận của doanh nghiệp

2.4.4.4 Tính hiệu quả

Cơ cấu bộ máy quản trị phải sử dụng chi phí quản trị đạt hiệu quả cao nhất Tiêuchuẩn xem xét yêu cầu này là mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả sẽthu về Chi phí thấp nhưng hiệu quả lâu dài, có thể sử dụng trong thời gian dài và có tínhlnh hoạt trong mọi trường hợp

2.4.5 Một số mô hình cơ cấu tổ chức đơn giản

Mô hình cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp có thể được minh họa nhưcấu trúc của một doanh nghiệp thương mại như sau:

2.4.5.1 Cấu trúc đơn giản ( cấu trúc trực tuyến)

Sơ đồ 2: Cấu trúc tổ chức đơn giản một cửa hàng kinh doanh thương mại

a Đặc điểm

Đây là một trong những loại hình cấu trúc đầu tiên và là dạng của tổ chức trong

đó nhà quản trị - người chủ ra hầu hết các quyết định Nhà quản trị giám sát mọi hoạt

Cửa hàng trưởng

Tổ bán

hàng Tổ mua hàng Tổ vận chuyển Tổ kế toán

động trong tổ chức, việc hợp tác của các thành viên củ yếu là phi chính thức dưới sựgiám sát và chỉ đạo trực tiếp của nhà quản trị.

Mọi thông tin đều được tập trung cho người quản lý cấp cao nhất và mọi quyếtđịnh đều được phát ra từ đó Mặc dù nhà quản trị cấp cao luôn có mức độ tham gia rấtcao trong tất cả các hoạt động của tổ chức, các nhà quản trị cấp dưới luôn sử dụng để hỗtrợ trong việc chỉ đạo các hoạt động hàng ngày

b Ưu điểm

Cấu trúc này có ưu điểm là thích nghi với môi trường, các doanh nghiệp có thểnhanh chóng tận dụng các cơ hội của thị trường vì nó gọn nhẹ, nhanh và linh hoạt, chiphí quản lý thấp, ít và có thể mang lại hiệu quả cao Việc kiểm soát điều chỉnh các bộphận, các hoạt động bên trong doanh nghiệp dễ dàng, có thể hạn chế đến mức thấp nhấttình trạng quan liêu giấy tờ Sự đơn giản của cấu trúc cho phép loại trừ những rắc rốitrong hợp tác giữa các bộ phận và các cá nhân - điều thường xảy ra trong các tổ chứcphức tạp

c Nhược điểm

Nhược điểm nổi bật của cấu trúc đơn giản là nó có mức độ chính thức hóa thấp nêncác cá nhân có thể không hiểu biết một cách rõ ràng những trách nhiệm và nghĩa vụ của họ.Điều này sẽ dẫn đến những xung đột và nhầm lẫn trong tổ chức

Chỉ áp dụng với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ hay cơ sở kinh doanh nhỏ, theokiểu doanh nghiệp cá nhân, với các tổ chức sản xuất kinh doanh những chủng loại sảnphẩm đơn giản, rất hẹp

Tổng giám đốc

Giám đốc tài chính marketingGiám đốc Giám đốc nhân sựGiám đốc

thương mại

hoạt động giống nhau hoặc gần giống nhau được tập hợp lại theo một bộ phận chức năngnhư hoạt động sản xuất, hoạt động thương mại, hoạt động nhân sự, hoạt động marketing,hoạt động tài chính…

b Ưu điểm

Cấu trúc tổ chức này thúc đẩy chuyên môn hóa kỹ năng, tạo điều kiện cho mỗi cánhân phát huy đầy đủ năng lực, sở trường của mình, đồng thời có điều kiện để tích lũykiến thức và kinh nghiệm bản thân Giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạochung, những công việc quản lý được chuyên môn hóa một cách sâu sắc và thành thạohơn Thu hút chuyên gia vào công tác lãnh đạo

Cấu trúc chức năng sẽ giảm đi sự trùng lặp về nguồn lực và về vấn đề phối hợptrong nội bộ lĩnh vực chuyên môn Thúc đẩy việc đưa ra các giải pháp mang tính chuyênmôn và có chất lượng cao Với cấu trúc chức năng này các nhân viên có thể hiểu đượcvai trò của từng đơn vị hay bộ phận

c Nhược điểm

Vi phạm chế độ một thủ trưởng, dễ sinh ra tình trạng thiếu trách nhiệm rõ ràng, thiếu

kỷ luật chặt chẽ Một cấp dưới chịu sự chỉ đạo của nhiều cấp trên, xảy ra mâu thuẫn giữacác cấp lãnh đạo

Có thể dẫn đến sự hợp tác lỏng lẻo giữa các bộ phận làm cho tính hệ thống củadoanh nghiệp bị suy giảm Thứ bậc trong phân cấp cộng với chuyên môn sâu có thể gâycản trở trong giao tiếp giữa khách hàng và doanh nghiệp Đồng thời công việc của mỗi

cá nhân hoặc nhóm có thể trở nên nhàm chán, tẻ nhạt nếu cứ thúc đẩy công việc theochuyên môn hẹp

2.4.5.3 Cấu trúc tổ chức doanh nghiệp theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh

Sơ đồ 4: Cấu trúc tổ chức theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh

a Đặc điểm

Đây là cấu trúc tiêu biểu cho loại hình cấu trúc tổ chức hiện đại hóa, hướng ngoạivới đặc điểm cơ bản là chia doanh nghiệp thành các “nhánh” mà mỗi nhánh sẽ đảm nhậntoàn bộ hoạt động kinh doanh theo một ngành hàng hay mặt hàng nhất định

Giám đốc ngành hàng C

Cấu trúc tổ chức theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh có thể dễ dàng đổi mới

và thích ứng với sự thay đổi của thị trường Cấu trúc này tạo cho giám đốc bộ phận cóthể linh hoạt khi xử lý các tình huống kinh doanh có thể phản ứng nhanh chóng khi gặpcác khó khăn trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh do mình phụ trách

Có thể xây dựng được một ê kíp làm việc rõ ràng với sự thống hiểu và giúp đỡlẫn nhau giữa các thành viên trong ê kíp

Đảm bảo được sự phối kết hợp và liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận, các nhómtrong doanh nghiệp Tạo ra được sự bao quát chung trong toàn bộ hoạt động kinh doanh,kết hợp các mục tiêu của cả doanh nghiệp với mục tiêu của bộ phận

c Nhược điểm

Trong nhiều hoạt động hay công việc có thể trùng lặp trong các bộ phận khácnhau, dẫn tới chi phí và giá thành tăng Có thể gặp nhiều khó khăn trong công tác quảntrị nhân sự, như không cung cấp một nền tảng chung cho cá nhân có đào tạo chuyên sâu

và kinh nghiệm tốt để giải quyết vấn đề Không phát huy được đầy đủ các năng lực sởtrường của nhân viên Khó thu hút được các chuyên gia giỏi và khó duy trì được vị trí

“hàng đầu” của họ trong hoạt động kinh doanh

Khả năng trao đổi kinh nghiệm trong hoạt động chuyên môn của các chuyên gia

và nhà quản trị có thể bị hạn chế

2.4.5.4 Cấu trúc tổ chức doanh nghiệp theo khu vực

Sơ đồ 5: Cấu trúc tổ chức theo khu vực

a Đặc điểm

Cấu trúc theo khu vực là cơ chế phối hợp hữu hiệu để tập trung các đơn vị khácnhau của Công ty có sản phẩm và dịch vụ quan hệ với nhau Cấu trúc này phân chiadoanh nghiệp thành các chi nhánh mà mỗi chi nhánh thực hiện hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp theo từng khu vực địa lý (hay lãnh thổ) Đứng đầu mỗi chi nhánh là mộtgiám đốc khu vực (hay trưởng chi nhánh)

b Ưu điểm

Cấu trúc theo khu vực làm giảm bớt phạm vi công việc cần phải điều hành trực tiếpcủa nhà quản trị cao nhất, giúp cho các cấp quản trị có thêm điều kiện để đầu tư cho hoạtđộng chiến lược Tiết kiệm chi phí cho nhân viên, tận dụng các điều kiện thuận lợi cho

Tổng giám đốc

Giám đốc theo khu

vực Miền Bắc Giám đốc theo khuvực Miền Trung Giám đốc theo khu vực Miền Nam

môi trường địa lý - tự nhiên tạo ra, nhất là trong việc tạo ra các yếu tố đầu vào với chi phíthấp và ít rủi ro.

Cấu trúc theo khu vực góp phần giảm thiểu các thách thức do môi trường vănhóa - xã hội đặt ra cho doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp gây được thiện cảm vớichính quyền và nhân dân địa phương

ra một cấu trúc năng động, linh hoạt có thể khai thác tối đa các nguồn lực, đặc biệt lànguồn nhân lực

Cấu trúc ma trận có hai hệ thống cặp đôi ( theo chức năng và theo mặt hànghoặc theo khu vực…), trong đó bao trùm lên các nhánh chức năng là các nhà quản trịtrung gian chịu trách nhiệm về những mặt hàng cụ thể, về một dịch vụ hoặc mộtchương trình của doanh nghiệp

b Ưu điểm

Loại cấu trúc này cho phép phản ứng nhanh về thời gian với những thay đổi củathị trường, năng động hơn và tạo ra quan hệ hợp tác giữa các chức năng, tạo sự linh hoạtcho nhà quản trị trong việc phân công nhân sự cho các dự án, trong khi vẫn giữ được sự

Tổng giám đốc

Giám đốc kinh doanh Giám đốc nhân sự Giám đốc tài chính Giám đốc tiếp thị

Giám đốc

ngành hàng A

Giám đốc

ngành hàng B

ổn định của tổ chức doanh nghiệp Tạo ra môi trường phát triển các kỹ năng quản trị dự

án về nhân lực, bao quát và hành chính, khuyến khích được sự hợp tác đa lĩnh vực, tạođiều kiện dễ dàng phối hợp thực hiện một hệ thống các dự án phức tạp và quan hệ vớinhau, đồng thời vẫn có thể tiết kiệm chi phí do việc chuyên môn đem lại

c Nhược điểm

Dễ gây ra sự lộn xộn và có thể là nguyên nhân gây sự tranh chấp quyền lực giữacác bộ phận Đồng thời, trong việc xác định đánh giá, xác định mức độ hoàn thành côngviệc của từng bộ phận thì nhà quản trị gặp rất nhiều khó khăn Và nhân viên cũng gặp khókhăn khi có nhiều chỉ huy, họ không biết phải tuân theo ai

2.4.5.6 Cơ cấu chính thức và không chính thức

a Cơ cấu chính thức

Cơ cấu chính thức là cơ cấu gấn liền vai trò nhiệm vụ định hướng trong mộtdoanh nghiệp được tổ chức một cách chính xác Khi nói rằng một tổ chức chính thức hoàntoàn chằng có gì là cứng nhắc hay quá hạn chế trong cách diễn đạt này Nếu một ngườiquản trị có ý định tổ chức thật tốt cơ cấu đó thì phải tạo ra một môi trường mà ở đó việcthực hiện của từng cá nhân trong hiện tại và tương lai phải đóng góp hiệu quả vào các mụctiêu phát triển của tập thể chứ không phải họ chỉ dành phần nhỏ trí óc và sức lực chodoanh nghiệp còn phần lớn đó dành cho doanh nghiệp khác

b Cơ cấu không chính thức

Sự tác động qua lại giữa các cá nhân cũng có sự tác động theo nhóm cán bộ cùng nhânviên ngoài phạm vi cơ cấu đã được phê duyệt của doanh nghiệp Cơ cấu không chính thức

có một vai trò to lớn trong quản trị Nó không định hình hay thay đổi, luôn tồn tại songsong với cơ cấu chính thức, có tác động nhất định và đôi khi rất đáng kể đến hoạt độngkinh doanh và cá nhân các chủ doanh nghiệp có nhiều các mối quan hệ họ không cho làngười thực hiện một cách nghiêm túc, cần mẫn nhiệm vụ của mình do quy chế tổ chứcnhiệm vụ theo chức danh quy định mà họ chưa cảm thấy liên quan ảnh hưởng đến thái độđối với cá nhân, đối với con người từ những doanh nghiệp, những người cấp dưới.Sự tồntại khách quan của cơ cấu không chính thức không còn là dấu hiệu chỉ ra trình độ chưatoàn diện của cơ cấu chính thức

2.4.6 Sự phân quyền và phối hợp trong công tác tổ chức

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP PHẦN

3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

3.1.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Như chúng ta đã biết, dữ liệu sơ cấp là dữ liệu không có sẵn trên các phương tiệnthông tin đại chúng, đòi hỏi chúng ta phải tự điều tra lấy số liệu từ gốc Vì vậy để cóthông tin về dữ liệu sơ cấp em đã sử dụng phương pháp điều tra trắc nghiệm và phươngpháp phỏng vấn để thu thập dữ liệu này

a Phương pháp sử dụng phiếu điều tra trắc nghiệm

- Nội dung: Phiếu điều tra gồm 15 câu hỏi trắc nghiệm đơn giản, dễ trả lời, có 2 phần:

phần chung về bộ máy quản trị của công ty, và phần riêng về cơ cấu tổ chức của công ty

- Cách thức tiến hành: Phiếu điều tra được gửi cho 2 đối tượng là nhà quản trị và nhân

viên trong công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình để thu thập được những thông tincần thiết, nhằm phục vụ cho quá trình nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức của công tynày

- Ưu điểm: Không mất nhiều thời gian ta đã thu được các đánh giá, ý kiến rất cụ thể về

mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình.Bối cảnh nghiên cứu được kiểm soát Qua đó, rút ra được thực trạng và những bất hợp lýtrong cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình

- Nhược điểm: Phương pháp này thụ động giao tiếp với đối tượng điều tra Dữ liệu thu

thập được phải qua xử lý mới sử dụng được Các câu hỏi và hướng trả lời đều bị các yếu

tố chủ quan kiểm soát Mối quan hệ giữa người hỏi và người trả lời là mối quan hệ giántiếp nên tính chính xác của các câu trả lời không cao

- Mục đích: Các câu hỏi trong phiếu điều tra nhằm thu thập thông tin về công ty CP giải

pháp phần mềm Hòa Bình, cơ cấu tổ chức của công ty… từ kết quả thu thập được, xử lý

và phân tích định lượng để sử dụng cho phần phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máyquản trị

b Phương pháp phỏng vấn

- Nội dung: Sử dụng các câu hỏi phỏng vấn để đánh giá tình hình bộ máy cơ cấu tổ chức

quản trị tại công ty CP giải pháp phần mềm Hòa Bình, kế hoạch hoàn thiện cơ cấu tổchức của công ty

- Cách thức tiến hành: Bảng câu hỏi phỏng vấn được gửi cho 2 đối tượng là nhà quản trị

và nhân viên để làm rõ hơn về vấn đề cơ cấu tổ chức của công ty, cũng như tìm ra giảipháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty, đáp ứng yêu cầu phát triển của nềnkinh tế thị trường

Đối tượng phỏng vấn là nhà quản trị

1 Ông: Nguyễn Hòa Bình – Tổng giám đốc công ty

2 Bà: Đào Lan Hương – Phó tổng giám đốc công ty

3 Ông: Nguyễn Hữu Tuất – Phó tổng giám đốc công ty

4 Bà: Đoàn Thị Thúy – Trưởng phòng hành chính nhân sự

5 Ông: Đặng Anh Tuấn – Trưởng phòng kinh doanh 3

Đối tượng phỏng vấn là nhân viên

1 Ông: Lê Tiến Dũng

3.1.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Dữ liệu thứ cấp là những thông tin có sẵn và được thu thập từ các nguồn sau đây:

- Kết quả báo cáo: Tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình cơ cấu lao động của công ty

CP giải pháp phần mềm Hòa Bình trong thời gian 3 năm 2008, 2009, 2010

- Đề tài nghiên cứu cấp trường: luận văn tốt nghiệp cùng đề tài các năm trước

- Niên giám thống kê: Các giáo trình thu thập thông tin về cơ cấu tổ chức trong doanhnghiệp

- Thu thập trên các website: http://peacesoft.net,

- Ưu điểm: Dữ liệu thu thập được không cần phải qua xử lý mà có thể được sử dụng

luôn, dữ liệu ở dạng mềm tức là dạng tính chất Nguồn dữ liệu lớn và phong phú Đặcđiểm của nguồn dữ liệu này nhanh, chi phí thu thập thấp

- Nhược điểm: đây là nguồn dữ liệu tồn tại sẵn nên dễ dẫn đến lỗi thời với vấn đề cần

nghiên cứu, khi sử dụng nguồn dữ liệu này phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia

3.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu

3.1.2.1 Đối với dữ liệu sơ cấp

Trên cơ sở thu thập thông tin qua phiếu điều tra trắc nghiệm, dùng phần mềm SPSS

để xử lý số liệu ta sẽ thấy được tổng quan về thực trạng cơ cấu tổ chức trong công ty CPgiải pháp phần mềm Hòa Bình Qua phỏng vấn các nhà quản trị và nhân viên trong công

ty để thu thập những ý kiến bổ sung nhằm phân tích rõ hơn nữa thực trạng cơ cấu tổchức trong công ty

SPSS Là phần mềm chuyên dụng xử lý thông tin sơ cấp

- Cách thức tiến hành: Đối với các dữ liệu sơ cấp, sử dụng phần mềm SPSS 17.0 để xử

lý 10 phiếu điều tra (5 phiếu cấp nhà quản trị, 10 phiếu cấp nhân viên) Trước hết, nhậpcác kết quả của 10 phiếu điều tra vào phần mềm Sau đó, ghi các dữ liệu liên quan vàtiến hành phân tích, phần mềm sẽ phân tích và cho kết quả là các biểu đồ hình tròn, hìnhcột… Nhìn vào những biểu đồ đó, ta có thể phân tích được các chỉ tiêu đưa ra trongphiếu điều tra

- Ưu điểm: Sức mạnh lớn nhất của SPSS là lĩnh vực phân tích phương sai (SPSS cho

phép thực hiện nhiều loại kiểm định tác động riêng biệt) và phân tích nhiều chiều (thí dụphân tích phương sai nhiều chiều, phân tích nhân tố, phân tích nhóm tổ)

- Nhược điểm: Cái yếu nhất của SPSS là khả năng xử lý đối với những vấn đề ước lượng

phức tạp và do đó khó đưa ra được các ước lượng sai số đối với các ước lượng này.SPSS cũng không hỗ trợ các công cụ phân tích dữ liệu theo lược đồ mẫu

3.1.2.2 Đối với dữ liệu thứ cấp

Trên cơ sở thu thập các dữ liệu thứ cấp sử dụng phương pháp thống kê và phươngpháp so sánh Lập bảng thống kê số liệu và các cột so sánh chỉ tiêu về số tương đối, sốtuyệt đối giữa các năm với nhau (năm 2009 so với năm 2008, 2010 so với năm 2009) đểthấy được sự khác biệt giữa các năm

- Phương pháp phân tích tổng hợp: đây là phương pháp cơ bản nhất trong quá trình thực

hiện đề tài Người viết luận văn tổng hợp kiến thức từ các nguồn tài liệu khác nhau Đây

là phương pháp đảm bảo cho luận văn này có nội dung phong phú, thống nhất về mặtkhoa học

Trên các số liệu và bảng so sánh chỉ tiêu qua 3 năm, đánh giá nguyên nhân của sự tănghay giảm đó và ảnh hưởng của nó đến sản xuất kinh doanh của công ty Đồng thời đưa

ra các kết luận và các giải pháp giải quyết các vấn đề về cơ cấu tổ chức của công ty