Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM&DV Tin Học AT.DOC

Trong quá trình thực tập tổng hợp tại công tyTNHH TM&DV Tin Học AT với kết quả điều tra sơ bộ em nhận thấy bên cạnh nhữngthành công vẫn còn tồn tại những yếu kém về cơ cấu tổ chức, công

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH TM&DV TIN HỌC AT

1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài

Ngày nay, nền kinh tế thị trường phát triển với tốc độ chóng mặt, kéo theo rấtnhiều doanh nghiệp được mọc nên Cơ cấu tổ chức đóng vai trò rất quan trọng đối vớibất kỳ doanh nghiệp nào cho dù doanh nghiệp đó kinh doanh dịch vụ hay hàng hóa.Quá trình hội nhập đã và đang đặt ra cho doanh nghiệp nhiều thách thức và đe dọa cho

sự tồn tại và phát triển của mình, đặc biệt là các doanh nghiệp nhà nước đóng vai tròchủ đạo trong nền kinh tế quốc dân

Sự gia tăng của những doanh nghiệp lớn, nhỏ và vừa làm cho sức cạnh tranh trênthị trường ngày một tăng Điều đó buộc các doanh nghiệp không thể đứng yên mộtchỗ, mà doanh nghiệp phải ngày càng hoàn thiện mình hơn để có thể cạnh tranh vớicác doanh nghiệp khác Muốn vậy, doanh nghiệp cần đưa ra những mục tiêu, chiếnlược và sách lược đúng đắn và thực hiện một cách nghiêm túc để hoàn thành đượcmục tiêu đã đề ra Một doanh nghiệp phát triển khi họ có sự thay đổi về quy mô, mởrộng thị trường hay sản phẩm hiện tại, phát triển thị trường hay sản phẩm mới củamình vv…Những sự thay đổi đó sẽ làm cho cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp thay đổi,hay nói cách khác doanh nghiệp muốn phát triển, muốn thực hiện tốt những chiến lượccủa mình thì cần phải điểu chỉnh cơ cấu tổ chức mình một cách phù hợp để đáp ứng tốtvới những chiến lược đó

Ngoài ra, Môi trường kinh doanh bao gồm nhiều yếu tố, môi trường kinh doanhbên ngoài và môi trường bên trong doanh nghiệp như kinh tế- xã hội, chính trị, phápluật, khách hàng, đối thủ cạnh tranh vv… những yếu tố này đều có mối liên hệ mậtthiết với doanh nghiệp và luôn biến động không ngừng mang đến cho doanh nghiệpnhững cơ hội và thách thức Nên môi trường kinh doanh có ảnh hưởng lớn đến kết quảhoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Một cơ cấu tổ chức linh hoạt sẽ giúp chodoanh nghiệp thích nghi với sự biến đổi của môi trường để có thể tận dụng tối đa cơhội trước mắt và đưa ra biện pháp tốt đối phó được với những thách thức Việc nâng

cao công tác tổ chức, quản lý hiệu quả sẽ tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban,các cấp trong doanh nghiệp, đồng thời tạo ra sự liên kết chặt chẽ, gắn bó giữa cácthành viên đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc, hướng tới mục tiêu chung củadoanh nghiệp Vì vậy, hoàn thiện cơ cấu tổ chức là nhu cầu cấp thiết đặt ra trong cácdoanh nghiệp để có thể tồn tại và phát triển trên thị trường.

Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT là một trong những công ty kinh doanhmặt hàng công nghệ máy tính, mới được thành lập trên thị trường nên quy mô củacông ty còn nhỏ Công ty đã không ngừng phấn đấu để cạnh tranh với các đối thủ củamình và tìm chỗ đứng trên thị trường Trong quá trình thực tập tổng hợp tại công tyTNHH TM&DV Tin Học AT với kết quả điều tra sơ bộ em nhận thấy bên cạnh nhữngthành công vẫn còn tồn tại những yếu kém về cơ cấu tổ chức, công ty có ít phòng bandẫn đến các phòng phải đảm nhiệm quá nhiều công việc, sự phối hợp giữa các phòngban còn lỏng lẻo, chưa liên kết được với nhau Cơ cấu tổ chức của công ty kém hiệuquả làm chi phí quản lý tăng lên, lãng phí thời gian làm việc dẫn đến lợi nhuận chưatối ưu Do đó, nhu cầu bức thiết đặt ra cho công ty là phải hoàn thiện hơn cơ cấu tổchức để có thể đáp ứng được mục tiêu đã đề ra

Công ty luôn quan tâm tới việc hoàn thiện có cấu tổ chức, cho nên công ty đangthực hiện các biện pháp nhằm hoàn thiện hơn cơ cấu tổ chức nhưng vẫn còn bị hạnchế

Vì vậy, hoàn thiện cơ cấu tổ chức luôn là vấn đề cấp thiết cần giải quyết trongmỗi doanh nghiệp nói chung và công ty TNHH TM&DV Tin Học AT nói riêng

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề nghiên cứu trong đề tài

Sau khi tìm hiểu và nghiên cứu vấn đề trên cả hai phương diện cơ sở lý luận vàthực tiễn, em thấy được tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức trong các công ty nói chung

và trong công ty TNHH TM&DV Tin Học AT nói riêng, nên vấn đề cơ cấu tổ chức làvấn đề cấp thiết cần được giải quyết tại công ty Vì vậy, em đã lựa chọn đề tài: "Hoànthiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM&DV Tin Học AT"

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu

Xuất phát từ hệ thống lý luận về cơ cấu tổ chức và thực trạng cơ cấu tổ chức củacông ty, mục tiêu nghiên cứu của đề tài là: đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện

cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT

1.4 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi thời gian: Nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty trong thời

gian 3 năm từ năm 2008-2010

- Phạm vi không gian: Nghiên cứu vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty

TNHH TM&DV tin học AT

- Phạm vi nội dung: Đề tài nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty

TNHH TM&DV tin học AT, từ đó đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chứccủa công ty trong thời gian tới

1.5 Kết cấu luận văn tốt nghiệp

Luận văn, ngoài tóm lược, lời cảm ơn, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ, hình

vẽ, danh mục từ viết tắt, được kết cấu làm 4 chương, cụ thể:

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT.

Chương 2: Tóm lược một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.

Chương 3: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng cơ cấu

tổ chức tại Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT.

Chương 4: Các kết luận và đề xuất nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT.

CHƯƠNG 2 MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA

Theo Harold Kooltz ("những vấn đề cốt yếu của quản lý", năm 1993, trang 267);

"công tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu làviệc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát

nó, và là sự tạo điều kiện liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của tổ chức"

Từ các quan điểm trên có thể rút ra khái niệm chung nhất:

Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm cáccông việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhâncũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và các nhân này trong khi tiến hành công việc,nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung cho

tổ chức

2.1.2 Khái niệm cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khácnhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo nhữngchức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêuchung đã được xác định

2.1.3 Khái niệm phân quyền và tầm hạn quản trị

Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho những người(bộ phận hay cá nhân) có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó

Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần việc mà các thành viên

trong tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu

Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực

hiện các nhiệm vụ

Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành

đúng với yêu cầu của người giao

Tầm hạn quản trị là số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản lý có thể điềukhiển một cách tốt đẹp nhất

2.2 Một số lý thuyết về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

Theo Lorsch [6]

Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp không phải là cái gì bất biến Ngược lại nó làmột hiện tượng phức tạp, về mặt này vai trò, ảnh hưởng của người quản lý rất quantrọng

Theo nhà tâm lý học tổ chức Edgar Schein [5]

Có 4 đặc điểm chung đối với tất cả các tổ chức là: (1) kết hợp các nỗ lực, (2) cómục tiêu hay mục đích chung, (3) phân công lao động, (4) hệ thống thứ bậc quyền lực

Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp [4]

Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chức thành mộtthể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng, nhằm tạo nên một môitrường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi các nhân, mỗi bộ phận hướng tớihoàn thnahf mục tiêu chung của tổ chức

Theo TS Đỗ Ngọc Mỹ [7]

Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phậntheo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chứcnăng riêng biệt có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổchức

Theo Nguyễn Hải Sản[8]

Cơ cấu tổ chức là hệ thống các mối quan hệ hoạt động chính thức bao gồm nhiềucông việc riêng rẽ, cũng như những công việc tập thể Sự phan chia công việc thànhnhững phần việc cụ thể nhằm xác định ai sẽ làm công việc gì và sự kết hợp nhiều côngviệc cụ thể nhằm chỉ rõ cho mọi thấy họ phải cùng nhau làm việc như thế nào

2.3 Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu của những công trình năm trước

Cơ cấu tổ chức là nền móng của doanh nghiệp, bởi nó quyết định đến sự thànhcông hay thất bại của bất kỳ doanh nghiệp nào Các doanh nghiệp luôn cố gắng ngày

càng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình để đưa doanh nghiệp mình phát triển Do đócác đề tài về hoàn thiện cơ cấu tổ chức luôn là những đề tài mang tính cấp thiết tại mỗidoanh nghiệp Sau đây là một số công trình nghiên cứu năm trước:

Đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty CP kính Viglacera

Đáp Cầu" do sinh viên Nguyễn Thị Nga K39A1 ĐHTM thực hiện Luận văn này đãđưa ra được một số lý thuyết như: khái niệm, tầm quan trọng, đặc điểm,vv… về cơ cấu

tổ chức và phân quyền Luận văn này có phân tích thêm các tiêu chí đánh giá hiệu quảcủa cơ cấu tổ chức và sự cần thiết của hoàn thiện cơ cấu tổ chức Tuy nhiên, về thựctrạng của công ty và những hạn chế thì phân tích sơ sài, không đưa ra nguyên nhân cụthể dẫn đến không rõ ràng

Đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty Cổ Phần xây lắp và thương mại

Coma 25" do sinh viên Mai Thị Hồng Ngọc thực hiện Luận văn đã phân tích khá đầy

đủ lý thuyết về cơ cấu tổ chức, nhưng chưa có khái niệm về phân quyền và tầm hạnquản trị Nhưng các giải pháp đưa ra chưa đầy đủ, chưa giải quyết được những tồn tạicủa công ty

Đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần sản xuất và kinh doanh

Đức Việt" do sinh viên Lê Anh Quang k42A1 thực hiện Luận văn này khi phân tích

đã lệch hướng so với đề tài: Trong suốt quá trình làm, luận văn chỉ nói về bộ máy quảntrị của công ty chứ không phải cơ cấu tổ chức của công ty Do đó, một số giải phápđưa ra chưa hợp lý

Đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần may Hưng Yên" do sinh

viên Đào Thị Nhinh K42A2 thực hiện Luận văn này đã đưa ra được một số lý luận về

cơ cấu tổ chức và những giải pháp hay Tuy nhiên, luận văn chưa có lý luận về phânquyền và tầm hạn quản trị

Ngoài các đề tài trên còn có rất nhiều những đề tài khác nghiên cứu về cơ cấu tổchức tại doanh nghiệp Trong các đề tài nghiên cứu về cơ cấu tổ chức thì chưa có đềtài nào nghiên cứu một cách cụ thể về Công ty em Do đó em đã chọn đề tài: "Hoànthiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM&DV Tin Học AT" làm đề tài luận văn tốtnghiệp

2.4 Phân định nội dung vấn đề nghiên cứu của cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp

2.4.1 Đặc điểm cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

2.4.1.1 Tính tập trung

Đặc trưng này phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức.Quyền lực chỉ tập trung trong tay một số cá nhân hay bộ phận thì cơ cấu tổ chức sẽ cótính tập trung cao và ngược lại

2.4.1.2 Tính phức tạp

Tính phức tạp của cơ cấu tổ chức được thể hiện thông qua số lượng các cấp, cácđầu mối, các khâu trong tổ chức Một cơ cấu tổ chức có tính phức tạp cao là cơ cấu tổchức có nhiều cấp, nhiều khâu và các mối liên hệ phức tạp Ngược lại, cơ cấu tổ chức

có ít cấp, ít đầu mối là cơ cấu tổ chức có tính phức tạp thấp

2.4.1.3 Tính tiêu chuẩn hóa

Các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận, mỗi cá nhân đều bị chi phối và rằngbuộc bởi các quy chế, các chính sách và các thủ tục của tổ chức Nếu mức độ rằngbuộc và chi phối cao thì cơ cấu tổ chức sẽ có tính tiêu chuẩn hóa cao và ngược lại

2.4.2 Những nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức

2.4.2.1 Tính tương thích giữa hình thức và chức năng

Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều phảitương thích nhằm thực hiện các chức năng

2.4.2.2 Tính thống nhất chỉ huy

Mỗi một cơ cấu tổ chức được cấu thành bởi các bộ phận và phòng ban Các đơn

vị, các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho đơn vị của mình, đảm bảo tínhthống nhất trong toàn bộ tổ chức, tránh tình trạng mâu thuẫn

2.4.2.3 Tính cân đối

Theo nguyên tắc này thì tổ chức bộ máy quản lý phải xác định rõ chức năng,phạm vi và nhiệm vụ của các bộ phận trong tổ chức và phải đảm bảo sự cân đối, loạitrừ những chức năng, nhiệm vụ chồng chéo, trùng lặp Tính cân đối thể hiện ở sự cânđối giữa quyền hành trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị, các cá nhânvới nhau

2.4.2.4 Tính linh hoạt

Theo nguyên tắc này thì cơ cấu tổ chức phải linh hoạt không được cứng nhắc,thích ứng với những thay đổi hay biến động của các yêu tố tác động Sự linh hoạttrong việc thiết kế các bộ phận phù hợp với ít đầu mối trung gian, số lượng cấp quản lýphù hợp và đảm bảo cho mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo để đạt được hiệu quảcao nhất và phát triển được tài năng của các cán bộ công nhân viên trong mỗi bộ phận

2.4.3 Một số mô hình cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

2.4.3.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến

Cơ cấu tổ chức theo trực tuyến là kiểu cơ cấu đơn giản nhất, trong đó có một cấptrên và một cấp dưới Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiên chế độ thủtrưởng, người lãnh đạo phải chịu hàn toàn trách nhiệm và kết quả công việc của ngườidưới quyền

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức trực tuyến

Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năngcủa người quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách Còn ngườithừa hành mệnh lệnh chỉ nhận mệnh lệnh của một người phụ trách và chỉ thi hànhmệnh của người đó

Tổng Giám đốc

Giám Đốc Tuyến 3Giám Đốc Tuyến 2

Giám Đốc Tuyến 1

♣ Ưu điểm

Mô hình cơ cấu tổ chức này gọ nhẹ, ít đầu mối và các mối quan hệ, linh hoạt nêntiết kiệm được chi phí quản lý Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ mộtthủ trưởng Người lãnh đạo nắm bắt được trực tiếp hoạt động của người dưới quyền vàphải chịu trách nhiệm về hoạt động đó Do đó, người lãnh đạo dễ dàng kiểm soát vàđiều chỉnh tổ chức của mình

♣ Nhược điểm

Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp Đồng thờilàm hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ chuyên môn cao Kiểu cơ cấu chỉ

áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp

2.4.3.2 Cơ cấu tổ chức theo chức năng

Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận riêngbiệt theo các chức năng quản lý Mỗi bộ phận đảm nhận một chức năng nhất định Môhình cơ cấu này sẽ hình thành nên người lãnh đạo được chuyên môn hóa, chỉ đảmnhận thực hiện một số chức năng nhất định Mối liên hệ giữa các thành viên trong tổchức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng Như vậy kiểu cơ cấu nàykhác cơ cấu tổ chức trực tuyến ở chỗ: người lãnh đạo chia bớt công việc cho người cấpdưới

Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức theo chức năng

♣ Ưu điểm:

Thu hút được các chuyên gia tham gia vào công tác lãnh đạo, sử dụng tốt các cán

bộ hơn, phát huy tác dụng của người chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho người lãnhđạo

Cơ cấu này giúp cho tổ chức tiết kiệm được chi phí vì nó là một tổ chức khá đơn

Tổng Giám đốc

Giám Đốc Chức Năng BGiám Đốc Chức Năng A Giám Đốc Chức Năng C

giản, thích hợp với những doanh nghiệp chỉ kinh doanh một loại sản phẩm hay dịch

vụ trong một khu vực thị trường nào đó Do đó các chi phí quản trị thấp, các thànhviên của tổ chức có cơ hội nâng cao kỹ năng, tay nghề trong lĩnh vực chuyên môn của

họ và gia tăng hiệu quả hoạt động thông qua sự phối hợp với các đồng nghiệp trongcùng bộ phận

Với cơ cấu này thì việc đào tạo và huấn luyện nhân viên sẽ đơn giả hơn, dễ dànghơn trong kiểm soát

♣ Nhược điểm:

Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều nhà lãnh đạo khác nhau Kiểu

cơ cấu này làm suy yếu chế độ lãnh đạo

Các nhà lãnh đạo chỉ lo lắng cho bộ phận mà họ phụ trách nên rất khó đồng tìnhvới quan điểm của các nhà lãnh đạo khác Các nhân viên do trung thành với bộ phậncủa họ nên cũng rất khó hợp tác với nhan viên của các bộ phận khác

2.4.3.3 Cơ cấu tổ chức theo trực tuyến - chức năng

Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu trên, theo đó mối liên hệ giữa cấp dưới

và lãnh đạo là một đường thẳng, còn những bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụchuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các cán bộtrực tuyến Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải thường xuyên giải quyếtmối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng

Sơ đồ 2.3 Cơ cấu tổ chức theo trực tuyến - chức năng

Tổng Giám đốc

Giám Đốc Tuyến 2

Giám Đốc Tuyến 1

Khâu

sx 1 đốc

♣ Ưu điểm:

Lợi dụng được ưu điểm của hai mô hình trực tuyến và chức năng Nó phát huyđược năng lực, chuyên môn của cá bộ phận chức năng, đồng thời đảm bảo được quyềnchỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao của tổ chức

♣ Nhược điểm:

Cơ cấu phức tạp, nhiều vốn, cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phảithường xuyên giải quyết các mối quan hệ giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phậnchức năng

Các nhà lãnh đạo chức năng luôn có ý kiến khác nhau khiến lãnh đạo cấp caothường xuyên phải họp bàn và tổng hợp ý kiến Cho nên việc ra quyết định thườngxuyên không kịp thời và hiệu quả

2.4.3.4 Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý

Các hoạt động kinh doanh trong một khu vực cần giao cho một nhà quản trị.Người này sẽ phải chịu trách nhiệm về tất cả những hoạt động tiến hành trên địa bàn

cụ thể đó Hình thức này thích hợp với những tổ chức phân tán về mặt địa lý, bởi vì rấtkhó có thể tập trung những hoạt động diễn ra cách xa nhau

Sơ đồ 2.4: Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý

♣ Ưu điểm:

Việc phân chia bộ phận theo địa lý đảm bảo cơ sở để đào tạo nhân sự quản trị.Doanh nghiệp có thể bố trí những nhà quản trị làm việc tại các địa bàn rồi đánh giá sựtiến bộ của họ tại các địa bàn đó Các nhà quản trị có thể phát triển các kỹ năng chuyênmôn để giải quyết các vấn đề chuyên môn phù hợp với thực tế

Doanh nghiệp có thể tận dụng được các nguồn nguyên liệu vật liệu, lao động tạichỗ cho phép tiết kiệm chi phí thời gian và tiền bạc

Tổng Giám đốc

Giám Đốc Khu Vực

Miền Bắc Giám Đốc Khu Vực Miền Nam Giám Đốc Khu Vực Miền Trung

Doanh nghiệp có điều kiện tìm hiểu thị trường tại mỗi khu vực do đó hiểu rõ đặcđiểm của từng loại khách hàng Vì vậy, doanh nghiệp có thể thỏa mãn tối đa nhu cầukhách hàng của mình.

Công việc có thể bị trùng lặp ở các khu vực khác nhau, nhất là giữa các bộ phậnkhu vực, khó kiểm soát được hoạt động của các bộ phận

Cơ cấu tổ chức này không khuyến khích nhân viên phát triển những kiến thức kỹnăng, hạn chế việc trao đổi và học hỏi giữa các nhân viên trong việc giải quyết vấn đềtại các khu vực

2.4.3.5 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm hay dịch vụ

Khi doanh nghiệp mở rộng hay phát triển sản phẩm, dịch vụ thì cơ cấu tổ chứctheo chức năng hay khu vực địa lý đều tỏ ra không còn phù hợp bằng cơ cấu tổ chứctheo sản phẩm hay dich vụ Những nhà quản trị của nhiều công ty lớn đa dạng hóathường phân nhóm các công việc trên cơ sở sản phẩm Tất cả các công việc gắn liềnvới sản xuất và bán một sản phẩm hay một chủng loại sản phẩm sẽ được đặt dưới sựlãnh đạo của một nhà quản trị

Sơ đồ 2.5: Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm hay dịch vụ

Tổng Giám đốc

Tài ChínhMarketing

Sản Xuất

Tài ChínhMarketing

Sản Xuất

Giám Đốc Sản Phẩm BGiám Đốc Sản Phẩm A

♣ Ưu điểm:

Hình thức tổ chức này cho phép nhân viên phát triển trình độ hiểu biết chuyênmôn trong nghiên cứu, sản xuất và phân phối một chủng loại sản phẩm Việc tập trungquyền hạn, trách nhiệm khả năng chịu trách nhiệm vào một bộ phận cụ thể theo sảnphẩm cho phép ban lãnh đạo tối cao phối hợp các hoạt động

Mô hình này xác định một cách chính xác các yếu tố như: Chi phí, doanh thu,vv , những vấn đề cần giải quyết và khả năng thành công trong mỗi tuyến sản phẩm.Mỗi bộ phận có thể phát huy tối đa khả năng cạnh tranh hay lợi thế chiến lượccủa mỗi sản phẩm

Các nhà quản trị có thể phản ứng linh hoạt với sự thay đổi về nhu cầu của kháchhàng cũng như sự thay đổi về môi trường Do đó chỉ phải chú trọng vào một hoặc mộtvài sản phẩm

♣ Nhược điểm:

Theo mô hình này tổ chức phải đối mặt với những vấn đề khó khăn trong việcquyết định xem cần thiết phải chấp nhận mức độ dư thừa công nhân viên nào đó, bởimỗi chi nhánh đều muốn có riêng các bộ phận nghiên cứu, kỹ thuật, marketing, sảnxuất và tất cả các chức năng khác cần thiết cho quá trình kinh doanh Nên các nhânviên kỹ thuật và nghiệp vụ đều có mặt ở các cấp chi nhánh trong toàn bộ tổ chức.Nhân viên thường chú trọng đến sản phẩm hay dịch vụ của họ hơn là mục tiêucủa doanh nghiệp nên rất khó có thể phối hợp hoạt động giữa các bộ phận sản phẩm

do đó làm giảm khả năng cạnh tranh của tổ chức

Cơ cấu tổ chức này làm giảm sự điều động linh hoạt về nhân sự Sự chuyên mônhóa ở các bộ phận không cho phép nhân viên có thể thuyên chuyển sang các chức vụthuộc các bộ phận sản phẩm khác

2.4.3.6 Cơ cấu tổ chức theo ma trận

Cấu trúc ma trận được tạo bởi sự kết hợp của hai cơ cấu theo chức năng và theomặt hàng hoặc theo chức năng và theo cơ cấu khách hàng hay theo khu vực lãnh thổ

Sơ đồ 2.6: Cơ cấu tổ chức theo ma trận

Nhà quản trị được rèn luyện nhiều các kỹ năng tổng hợp

Tạo sự gắn bó giữa các nhân viên, làm tăng khả năng hợp tác của các nhân viêntrong phòng ban

Giám Đốc Sản xuất

Giám Đốc Tài chính

Trưởng Dự Án A

Trưởng Dự Án C

Trưởng Dự Án B

2.4.4 Phân quyền trong tổ chức

Trong doanh nghiệp, mối quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới, giữa lính với xếpluôn tồn tại song hành với nhau Trong đó việc giao quyền và phân quyền cho nhânviên là những điều hết sức đơn giản, nhưng vẫn luôn là bài toán cho cho mỗi doanhnghiệp Việc phân quyền trong các cấp quản trị có thể tiến hành theo hai hình thức:phân quyền trực tiếp hay qua các trung gian tùy thuộc vào từng công việc hay cơ cấu

tổ chức Cùng với việc giao quyền nhà quản trị phải giao cho nhân viên những quyềnhạn cần thiết để họ hoàn thành nhiệm vụ được giao

2.4.4.1 Nguyên tắc khi phân quyền:

Nguyên tắc phân quyền theo kết quả mong muốn: quyền được giao cho từng người

quản lý cần phải tương xứng nhằm đảm bảo rằng họ có khả năng hoàn thành với kếtquả mong muốn

Nguyên tắc về sự tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm: Trách nhiệm về các

hành động không thể lớn hơn trách nhiệm nằm trong quyền hạn được giao

Nguyên tắc xác định theo chức năng: Một đơn vị hay một bộ phận có được sự xác

định rõ ràng về các kết quả mong đợi, về các hoạt động cần tiến hành

Nguyên tắc tuyệt đối trong trách nhiệm: Trách nhiệm của cấp dưới với cấp trên của

mình về việc thực hiện nhiệm vụ là tuyệt đối, một khi họ đã chấp nhận sự phân công

và chấp nhận quyền thực thi nó và cấp trên không thể lẩn trốn trách nhiệm về các hoạtđộng của cấp dưới trong tổ chức mình

2.4.4.2 Quá trình phân quyền

Các nhà quản trị muốn giao quyền hay phân quyền cho nhân viên cấp dưới mộtcách hiệu quả không chỉ phải đáp ứng các các nguyên tắc mà trong khi giao quyềncũng phải thực hiện theo một quy trình nhất định Quá trình phân quyền trong doanhnghiệp được tiến hành theo 4 bước sau:

• Xác định mục tiêu phân quyền hay xác định thành quả dự kiến

• Tiến hành giao nhiêm vụ

• Giao quyền cho người được giao nhiệm vụ và chỉ rõ cho người đó thấy đượcchức trách của mình

• Tiến hành kiểm tra theo dõi việc thực hiện trách nhiệm

2.4.5 Những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

♣ Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Trong bất kỳ tổ chức kinh tế

nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rờinhau Khi sự thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty thì cơ cấu tổ chứccũng thay đổi theo, vì nếu không thay đổi theo thì bộ máy quản lý cũ sẽ làm cản trởviệc phấn đấu đạt được mục tiêu mới đề ra của tổ chức doanh nghiệp Tuy nhiênkhông phải bao giờ sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thayđổi bắt buộc của cơ cấu tổ chức, song các kết quả nghiên cứu đều ủng hộ ý kiến cơ cấu

tổ chức cần được thay đổi kèm theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

♣ Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp: Doanh nghiệp có quy mô càng

lớn, càng phức tạp thì hoạt động của doanh nghiệp cũng phức tạp theo Do đó các nhàquản lý cần phải đưa ra một mô hình cơ cấu tổ chức hợp lý sao cho đảm bảo quản lýđược toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp đồng thời phải làm sao để cơ cấu tổ chứckhông cồng kềnh và phức tạp về mặt cơ cấu Còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏthì cơ cấu tổ chức phải chuyên, tinh, gọn nhẹ để dễ thay đổi phù hợp với tình hình sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp

♣ Địa bàn hoạt động: Việc mở rộng hoặc phân tán địa bàn hoạt động của doanh

nghiệp đều có sự thay đổi về sự sắp xếp lao động nói chung và lao động quản lý nóiriêng do đó dẫn đến sự thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý Do vậy sự thay đổi địa bànhoạt động của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức quản lý của doanhnghiệp

♣ Công nghệ: Việc sử dụng công nghệ của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới cơ

cấu tổ chức của doanh nghiệp Nếu các doanh nghiệp trú trọng đến công nghệ thìthường có định mức quản lý tốt, cơ cấu tổ chức phải được thiết lập sao cho tăng cườngkhả năng của doanh nghiệp và cần thích ứng kịp thời với sự thay đổi công nghệ nhanhchóng Một hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ và phải đảmbảo sự phối hợp chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến công nghệ của doanhnghiệp

♣ Môi trường kinh doanh: cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp hợp lý là điều kiện

đủ cho doanh nghiệp thành công trên thương trường Do vậy mức độ phức tạp của môitrường kinh doanh có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Nếu môi

trường luôn biến động và biến động nhanh chóng thì cơ cấu tổ chức của doanh nghiệpcũng phải biến đổi để thích nghi được với môi trường, ngược lại môi trường kinhdoanh ổn định thì cơ cấu tổ chức ổn định

♣ Cơ sở kỹ thuật của hoạt động quản lý và trình độ của các cán bộ quản lý:

Nhân tố này có ảnh hưởng mạnh đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Khi cơ sở kỹthuật cho hoạt động quản lý đầy đủ, hiện đại, trình độ của cán bộ quản lý cao có thểđảm nhiệm nhiều công việc sẽ góp phần làm giảm lượng cán bộ quản lý trong bộ máyquản lý, nên bộ máy quản lý sẽ gọn nhẹ hơn mà vẫn đảm bảo được tính hiệu quả trongquản lý

♣ Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên: Đối với những người đã qua đào

tạo, có trình độ tay nghề cao, có ý thức làm việc thì họ sẽ hoàn thành công việc nhanhchóng hơn, khối lượng công việc lớn hơn do đó sẽ làm giảm số lao động quản lý dẫnđến việc tổ chức bộ máy quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn Ngược lại, với những laođộng không có ý thức làm việc, không tự giác sẽ dẫn đến số lượng lao động quản lýgia tăng, làm cho lãnh đạo trong tổ chức đông lên, việc tổ chức bộ máy quản lý khókhăn hơn dẫn đến cơ cấu tổ chức sẽ phức tạp hơn

CHƯƠNG 3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY

TNHH TM&DV TIN HỌC AT

3.1 Phương pháp hệ nghiên cứu các vấn đề thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT

Trong quá trình thực tập và nghiên cứu, em đã sử dụng hai phương pháp chủ yếu

để tìm hiểu thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT, đó làphương pháp thu thập dữ liệu và phương pháp phân tích dữ liệu

3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

3.1.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Để thu thập được dữ liệu thứ cấp thì phải thông qua các phương pháp điều tra, do

đó em đã sử dụng phương pháp phiếu điều tra trắc nghiệm và phương pháp phỏng vấnnhằm mục đích thu thập được dữ liệu này

Phương pháp phiếu điều tra trắc nghiệm: Cơ cấu tổ chức có ảnh hưởng trực tiếp

đến mọi hoạt động kinh doanh và con người doanh nghiệp Do đó để đảm bảo thu thậpđược các thông tin chính xác và đầy đủ, em đã xây dựng phiếu điều tra và phát phiếucho hai đối tượng: nhà quản trị và nhân viên trong công ty TNHH TM&DV Tin Học

AT Với tổng số phiếu là 11, trong đó 3 phiếu dành cho nhà quản trị, 8 phiếu dành chonhân viên

Phương pháp phỏng vấn: Để phục vụ cho quá trình nghiên cứu, em đã xây dựng 6

câu hỏi phỏng vấn dành cho các nhà quản trị của công ty Đối tượng phỏng vấn làGiám đốc và hai phó Giám đốc của công ty, bởi nhà quản trị là người nắm rõ tình hình

cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty và những mục tiêu, chiến lược dài hạn trong thờigian tới

3.1.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Dữ liệu thứ cấp là dữ liệu có sẵn được thu thập từ trước và đã qua xử lý Nhữngthông tin trong luận văn được thu thập từ các nguồn sau đây:

• Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH TM&DVTin Học AT trong 3 năm 2008-2010.

• Mô hình cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty và các bảng số liệu về tổng số laođộng trong công ty

• Quy chế tổ chức hoạt động, quy chế khen thưởng của công ty

• Ngoài ra em còn sử dụng một số thông tin trên website

3.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu

Để phục vụ cho quá trình nghiên cứu, em sử dụng các phương pháp phân tích dữliệu sau:

• Phương pháp phân tích kinh tế

• Phương pháp so sánh, đối chiếu số liệu

• Phương pháp phân tích tổng hợp

Phương pháp phân tích kinh tế: Dựa vào bảng so sánh các chỉ tiêu qua 3 năm đưa

ra các nhận xét và rút ra các kết luận về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty

Phương pháp so sánh, đối chiếu số liệu: Thông qua dữ liệu thứ cấp đã thu thập

được, lập bảng thống kê so sánh để đối chiếu các số liệu qua các năm với nhau để nhậnthấy tình trạng mà công ty đang gặp phải

Phương pháp phân tích tổng hợp: Đối với dữ liệu sơ cấp tổng hợp phiếu điều tra

và đánh giá các tiêu chí để thấy được tổng quan thực trạng cơ cấu tổ chức tại công ty.Qua phỏng vấn các nhà quản trị đưa ra những quan điểm khác nhau từ đó tổng hợp các

ý kiến và quan điểm đánh giá để đưa ra các giải pháp phù hợp

3.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến cơ cấu tổ chức của Công ty.

3.2.1 Tổng quan về Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT

∗ Lịch sử hình thành và phát triển

• Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT

• Trụ sở: Số 3/8 Ngõ 69A Hoàng Văn Thái, Thanh Xuân, Hà Nội

• Chi nhánh: 234 Lê Thanh Nghị, Hai Bà Trưng, Hà Nội

• Tel: 04 3628.1896 - Fax: 04 3628.1897

• Website: http://www.atcomputer.vn

• Email: atcom234@vnn.vn

• Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn

Công ty được thành lập vào năm 2007, là một tập hợp của đội ngũ các kỹ sư và kỹthuật viên trẻ năng động tốt nghiệp từ Đại học Bách Khoa, Đại học kinh tế Thành phố

Hà Nội Với quan điểm kinh doanh: "giá cả vừa phải, phục vụ chu đáo" công ty ngàycàng được đánh giá là một công ty có tên tuổi trong lĩnh vực công nghệ thông tin

∗ Ngành nghề kinh doanh

Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT chuyên kinh doanh các mặt hàng công nghệ,

cụ thể các sản phẩm bao gồm:

• Máy tính xách tay các hãng nổi tiếng trên thế giới

• Các thiết bị linh kiện Máy tính xách tay (Notebook), máy chiếu (Projector),máy tính bỏ túi (PDA / PocketPC GSM/GPRS (O2 XDA IIs / HP/ PalmTungsten/ TREO)

• Các thiết bị nghe nhạc, ghi âm bỏ túi WMA/MP3/MP4/VIDEO + USB HDD +RECORDER

• Các thiết bị mạng: ADSL / HUB / SWITCH / Wireless LAN cửa 3Com, Cisco,TP-link, LinkSYS, NETGEAR điện thoại internet (VoIP) dùng để gọi quểc tế

• Các dịch vụ: Bảo trì, sửa chữa, nâng cấp máy xách tay (Notebook), Pocket PC,Monitor, CD Rom, UPS, Printer

• Mạng máy tính: Thiết kế, cài đặt mạng máy tính các loại

3.2.2 Ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến cơ cấu tổ chức của công ty

♣ Môi trường vĩ mô

Kinh tế: Toàn cầu hóa đang là một thực tế, các quốc gia đang cấu trúc lại nền kinh

tế, tổ chức lại thị trường nên nước ta không thể đứng ngoài xu thế chung đó Nhữngnăm trở lại đây, nền kinh tế Việt Nam duy trì tốc độ tăng trưởng ở mức khá cao so vớicác nước trong khu vực và trên thế giới Theo nhận định của các chuyên gia phân tíchkinh tế, tốc độ tăng trưởng GDP của Việt Nam sẽ tiếp tục tăng trưởng và duy trì ở mứccao từ 7 - 8%/năm Sự phát triển lạc quan của nền kinh tế đã thúc đẩy sự tăng trưởngmạnh về công nghệ máy tính và dịch vụ mạng, điều này sẽ thúc đẩy sự phát triển củacông ty Nhưng để làm được điều đó, công ty phải không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ

chức của mình.

Chính trị - Pháp luật: Việt Nam là một nước Xã Hội Chủ Nghĩa nên có chính trị

ổn định Mặt khác nước ta là thành viên của tổ chức WTO, hợp tác với các nước trênthế giới cho nên giúp công ty có cơ hội tiếp nhận với những máy tính có công nghệcao hơn và kiểu dáng mẫu mã đẹp Muốn vậy, công ty cũng cần có cơ cấu tổ chức hợp

lý để có thể tiếp thu những công nghệ tiên tiến trên thế giới

Văn hóa - Xã hội: Văn hóa của người Việt Nam ngày càng được nâng cao, người

dân được tiếp xúc nhiều với những công nghệ phát triển như latop, MP3…làm nảysinh những nhu cầu, mong muốn của con người, giúp con người rất nhiều trong cuộcsống hàng ngày Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ làm phát huy khả năng làm việc của cácphòng ban, từ đó công ty có thể đáp ứng những nhu cầu ngày càng cao của kháchhàng

Khoa học công nghệ: Nhờ các phát minh cải tiến kỹ thuật, máy móc, trang thiết bịhiện đại được áp dụng nhiều hơn vào hoạt động kinh doanh, đặc biệt là một số doanhnghiệp có vốn cố định lớn Phải nói rằng hiện nay công nghệ khoa học phát triển vớitốc độ chóng mặt, nếu ai biết tận dụng cơ hội, nhanh nhạy thích nghi và áp dụng côngnghệ tiên tiến người đó sẽ có sức mạnh lớn, số còn lại sẽ bị tụt hậu và trở thành nhữngngười theo sau Chính vì vậy, công ty ATComputer thường xuyên cập nhập thông tin,ứng dụng khoa học công nghệ vào trong hoạt động kinh doanh và quản lý cơ cấu tổchức để làm tăng mức độ chuyên môn hóa của các phòng ban

♣ Môi trường ngành

Khách hàng: Bất kỳ công ty nào muốn thành công trên thương trường cũng phải

đặt yếu tố khách hàng lên hàng đầu, bởi khách hàng là người tiêu thụ sản phẩm vàmang lại doanh thu cho công ty Lượng khách hàng của công ty ATComputer ngàycàng tăng, hàng ngày có khách đến mua và bảo trì, bảo dưỡng sản phẩm nên nhân viêncủa công ty phải làm việc rất nhiều, điều này liên quan đến tính chuyên môn hóa và sựlinh hoạt của cơ cấu tổ chức Vì vậy, yếu tố khách hàng có ảnh hưởng rất lớn tới cơcấu tổ chức

Đối thủ cạnh tranh: Trên thị trường có rất nhiều công ty kinh doanh sản phẩm

máy tính, MP3 và mạng Vì vậy đối thủ cạnh tranh của công ty ATComputer không hề

ít Công ty muốn đánh bại các đối thủ của mình thì cần có một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ,linh động và hợp lý.

3.3 Kết quả điều tra trắc nghiệm về cơ cấu tổ chức của Công ty

3.3.1 Kết quả điều tra trắc nghiệm

Để thu thập thông tin về cơ cấu tổ chức tại công ty, em đã tiến hành phát 11 phiếuđiều tra trắc nghiệm trong đó 3 phiếu dành cho nhà quản trị, 8 phiếu dành cho nhânviên ở các phòng ban Kết quả tổng hợp phiếu điều tra như sau:

Bảng 3.1: Kết quả điều tra tổng quan cơ cấu tổ chức của công ty

Theo bảng trên ta thấy cơ cấu tổ chức của công ty được thiết lập theo mô hình chứcnăng với 100% ý kiến đánh giá Cơ cấu tổ chức của công ty chưa phù hợp do số lượngphòng ban còn thiếu Có tới 66.67 ý kiến cho rằng công ty thường xuyên áp dụng cácbiện pháp để hoàn thiện hơn cơ cấu tổ chức của công ty, cho nên cơ cấu tổ chức củacông ty AT Computer còn nhiều vấn đề cần giải quyết

♣ Về mức độ đáp ứng các nguyên tắc của cơ cấu tổ chức

Bảng 3.2: Kết quả điều tra mức độ đáp ứng các nguyên tắc của cơ cấu tổ chức

♣ Về tình hình và điều kiện làm việc của nhân viên trong các phòng ban

Bảng 3.3 Kết quả điều tra về tình hình và điều kiện làm việc của nhân viên trong các phòng ban.

STT Các tiêu chí Các phương án lựa chọn Số phiếu Tỷ lệ

Tính chuyên môn hóa thấp 4/8 50

Không (Nguồn: Kết quả điều tra của sinh viên)

Theo bảng trên ta thấy số lượng nhân viên trong các phòng ban là chưa được hợp

lý với 62.5% ý kiến, có 62.5% ý kiến cho rằng cần bổ sung thêm nhân viên Điều kiện

cơ sở vật chất chưa tốt lắm chỉ mức trung bình Về những khó khăn khi làm việc, cótới 50% ý kiến cho rằng tính chuyên môn hóa chưa cao và 37.5% cho rằng thiếu thôngtin, nhân viên thường xuyên phải làm thêm giờ Nên tính hiệu quả trong công việcchưa cao Vì vậy công ty cần sớm đưa ra những biện pháp phù hợp để khắc phục khókhăn trên

♣ Đánh giá của các nhân viên về các vấn đề sau:

Bảng 3.4: Kết quả đánh giá của nhân viên trong các phòng ban về các vấn đề:

Kém Trung Bình Khá Tốt

1 Sự phối hợp giữa các thành viên 5/8 3/8

3 Tác phong làm việc của các cá

nhân

(Nguồn: Kết quả điều tra của sinh viên)

Từ bảng trên ta thấy có 62.5% ý kiến cho rằng sự phối hợp giữa các thành viênchỉ ở mức trung bình, nên chưa lập được êkip trong công việc 50% ý kiến cho rằngmôi trường làm việc khá Tác phong làm việc của các thành viên tốt, nhưng chế độ đãingộ chưa cao, nên sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của công ty

3.3.2 Kết quả điều tra phỏng vấn

Em đã xây dựng bảng câu hỏi phỏng vấn để tìm hiểu chuyên sâu về cơ cấu tổchức của công ty AT Computer Qua phỏng vấn trực tiếp Giám đốc của công ty, em đãthu được kết quả sau:

♣ Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức: Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty được thiết

kế theo kiểu chức năng rất phù hợp với quy mô và đặc thù kinh doanh của công ty.Điều này được thể hiện qua doanh thu và lợi nhuận mà công ty vẫn đạt được trongmấy năm qua, tuy nhiên tốc độ tăng còn chậm

♣ Số lượng các phòng ban: Hiện nay số lượng các phòng ban của công ty còn ít

nên nhân viên phải làm nhiều việc hơn, có khi nhân viên cũng phải tăng ca để hoànthành công việc theo đúng thời hạn Vì vậy, công ty sẽ tuyển thêm nhân viên để đápứng nhu cầu hiện tại và trong tương lai

♣ Quan điểm của công ty về hoàn thiện cơ cấu tổ chức: Một cơ cấu tổ chức hoàn

thiện trước tiên phải đáp ứng đầy đủ các nguyên tắc khi xây dựng cơ cấu tổ chức; sau

đó cần phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh của công ty

♣ Kế hoạch của công ty trong về hoàn thiện cơ cấu tổ chức: công ty sẽ mở rộng

hoạt động kinh doanh, cho nên trong thời gian tới công ty sẽ lập thêm phòng ban mới

3.4 Kết quả phân tích các dữ liệu thứ cấp

3.4.1 Cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty

Sơ đồ 3.5: Cơ cấu tổ chức của công ty

• Hoạch định các chiến lược phát triển công ty trong dài hạn

• Quyết định các vấn đề về hoạt động hàng ngày của công ty

• Quản lý các tài sản, vốn và lao động trong công ty

Trưởng

phòng kinh

doanh

Phòng hành chính

Trưởng phòng kế toán

Trưởng phòng hành chính

Trưởng phòng kỹ thuật

Bộ phận lắp đặt bảo hànhBộ phận Giám Đốc

• Đại diện cho công ty duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp, khách hàng và cácđối tác khác.

• Ủy quyền cho Phó giám đốc về một số vấn đề của công ty

• Tạo dựng, duy trì và phát triển thương hiệu của công ty

• Tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên trong công ty

• Khen thưởng, kỷ luật, nâng bậc lương cho những nhân viên có thành thích tốt Trách nhiệm:

Giám đốc chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty và tìnhhình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước, xã hội

b, Phó giám đốc: Bao gồm 02 phó giám đốc

Phó giám đốc kinh tế: Chịu trách nhiệm các công việc về quản lý bán hàng, tài

• Điều hành các công việc của công ty trong thời gian Giám đốc vắng mặt

• Đào tạo cán bộ trong công ty

• Tham gia các hoạt đông tư vấn và giải quyết các khiếu nại của khách hàng.Quyền hạn

• Được quyền ký một số văn bản, giấy tờ do Giám đốc ủy quyền

c Phòng kinh doanh: Gồm 1 trưởng phòng kinh doanh và 7 nhân viên

• Cập nhật các thông tin về sản phẩm và khách hàng cần thiết

• Định giá bán cho các sản phẩm của công ty

• Tìm kiếm nhà cung cấp

Trưởng phòng kinh doanh: điều hành chung hoạt động của phòng, phân công

nhiệm vụ cho các nhân viên trong phòng, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các vấn

đề lập kế hoạch kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm và khách hàng…

Nhân viên kinh doanh: Tìm kiếm và mở rộng thị trường.

d Phòng kế toán: Gồm 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp, 1 kế toán kho và 2 nhân

viên

Chức năng và nhiệm vụ:

• Lên kế hoạch tài chính dựa vào mục tiêu về doanh thu của công ty

• Lên kế hoạch tài chính hàng tháng và hàng năm của công ty

• Lên kế hoạch tồn kho các sản phẩm của công ty

• Lập và phân tích các báo cáo tài chính, lưu giữ hóa đơn chứng từ theo đúng quyđịnh của nhà nước

e Phòng hành chính: Gồm 1 trưởng phòng hành chính, và 5 nhân viên

Chức năng và nhiệm vụ:

• Tiếp nhận, lưu trữ công văn đi và công văn đến

• Hỗ trợ các phòng ban khác trong các công việc liên quan đến giấy tờ: thư, hỏihàng, đặt hàng hoặc hợp đồng hoặc các vấn đề liên quan khác

• Tuyển dụng lao động trong trường hợp cần thiết

• Quản lý các thiết bị văn phòng và lưu trữ các tài liệu của công ty

• Nhận và gọi điện thoại trong trường hợp cần thiết

f Phòng kỹ thuật: Gồm 1 trưởng phòng, 10 nhân viên

chức năng và nhiệm vụ:

• Xây dựng các dịch vụ kỹ thuật phù hợp định hướng của công ty

• Thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng bằng những giải pháp kỹ thuật tốt nhất

• Tổ chức những khóa học để cải tiến những kỹ năng và kiến thức về kỹ thuật vàgiao tiếp

• Cập nhật các thông tin về sản phẩm và công nghệ mới đối với công ty

• Hỗ trợ khách hàng, nhà cung cấp, các chi nhánh và các bộ phận khác trong việcgiải quyết các vấn đề liên quan đến kỹ thuật, sản phẩm

Ngoài ra còn 17 lao động khác là bảo vệ, nhân viên bán hàng và nhân viên giaohàng làm nhiệm vụ theo đúng chức danh của mình.

3.4.2 Tình hình lao động

Nguồn nhân lực đóng vai trò rất quan trọng đối với sự hình thành và phát triểncủa doanh nghiệp, nên các công ty cần phải xác định số lượng lao động, sắp xếp và bốtrí công nhân viên ở phòng ban một cách hợp lý sao cho công việc vẫn hoàn thành tốt

và tiết kiệm được chi phí bỏ ra Đội ngũ cán bộ công nhân viên của Công ty TNHHTM&DV Tin Học AT gồm 50 người Trong đó, số nhân lực có trình độ đại học trở lên

là 18 người, số nhân lực tốt nghiệp cao đẳng và trung học chuyên nghiệp là 23 người,còn lại công nhân kỹ thuật là 9 người

Bảng 3.6: Cơ cấu lao động của Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT

Chỉ tiêu

Số người

Tỷ lệ(%)

Số người

Tỷ lệ(%)

Số người

Tỷ

lệ (%)

2009/2008 2010/2009

Số người

Tỷ lệ(%)

Số người

Tỷ lệ(%)

♣ Về tổng số lao động: Năm 2009 tăng 13 người tương ứng tăng 1.43% so vớinăm 2008; năm 2010 tăng 7 người chiếm 1.16% so với năm 2009 Do công ty ngàycàng mở rộng hơn hoạt động sản xuất kinh doanh nên công ty đã tuyển dụng thêm laođộng, nhưng số lượng tuyển dụng vào không nhiều