Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH VICOM

Như vậy, Trong mỗi doanh nghiệp nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý thì không có một lực lượng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, và không có quá trình sản xuất nào được thực

MỞ ĐẦU

Nước ta đang trong quá trình chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, cùng với quá trình chuyển đổi này là sự thay đổi căn bản vai trò của nhà nước và thị trường trong nền kinh tế Các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế có quyền tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình và cạnh tranh trên thị truờng Với xu thế đó hàng loạt các doanh nghiệp tư nhân, các công ty TNHH đã ra đời và đóng góp đáng kể vào sự phát

triển của nền kinh tế quốc dân Chớnh vì lý đó đã thôi thỳc tụi chọn đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH VICOM”

Công ty TNHH VICOM được thành lập với nhiều lĩnh vực, nhiều ngành nghề trong đó sản phẩm và lĩnh vực hoạt động chủ yếu là cung cấp, lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy cho các khu công nghiệp, các toà nhà Đây là lĩnh vực mang lại doanh thu và lợi nhuận chủ yếu cho Công ty Chính

vì vậy, việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp của Công ty có

ý nghĩa hết sức quan trọng nó ảnh hưởng tới quyền lợi của doanh nghiệp và các bên có liên quan

Mục đích của việc chọn đề tài này là vận dụng lý luận về công tác tổ chức để tìm hiểu, so sánh việc thực hiện cách thức tổ chức theo mô hình trực tuyến – chức năng tại Công ty TNHH VICOM, từ đó tìm ra các ưu điểm, nhược điểm cũng như những vấn đề còn tồn tại nhằm góp phần đưa ra các kiến nghị để hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty Chuyên đề này của em gồm 3 phần sau:

Phần 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VICOM

Phần 2: THỰC TRẠNG BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY

TNHH VICOM

Phần 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH VICOM

Qua chuyên đề này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô giáo - Thạc sỹ Đỗ Thị Đông đã hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề này cùng ban giám đốc và các anh, chị đã tạo điều kiện và nhiệt tình giúp đỡ

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VICOM

1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH VICOM

Công ty TNHH VICOM tiền thân là trung tâm THĐ được thành lập theo quyết định số: 3978GP/TLDN ngày 14/01/1999 của ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội Đồng thời được cấp giấy chứng nhận kinh doanh Công ty TNHH có hai thành viên với số đăng ký là: 0709952 đăng ký lần đầu ngày 22/01/1999

Công ty TNHH VICOM là một tổ chức kinh tế, hoạt động và kinh doanh vì mục đích lợi nhuận, có tên giao dịch là: VICOM COMPANY LIMITED, tên viết tắt VICOM Co.,Ltd

Trụ sở chính tại: Số 79B Nguyễn Thái Học, Phường Điện Biên, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội

Công ty TNHH VICOM là một trong những Công ty đi đầu trong việc kinh doanh các thiết bị phục vụ cho sự an toàn của con người, gia đình và các

tổ chức kinh tế xã hội, đây là một lĩnh vực hiện đang rất phát triển và được nhiều người quan tâm

Ghi nhận quá trình xây dựng và phát triển, thương hiệu VICOM đã được bạn đọc mạng Truyền Thông Thương Hiệu Việt (http://www.thuonghieuviet.com) bình chọn đạt số phiếu nằm trong thương hiệu có số phiếu cao nhất của ngành

1.2 Giới thiệu chung về Công ty

Công ty TNHH VICOM được thành lập với nhiều lĩnh vực, nhiều ngành nghề trong đó sản phẩm và lĩnh vực hoạt động chủ yếu là cung cấp, lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy cho các khu công nghiệp, các toà nhà Đây là lĩnh vực mang lại doanh thu và lợi nhuận chủ yếu cho Công ty Chính vì vậy, việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp của Công ty có ý nghĩa hết sức quan trọng nó ảnh hưởng tới quyền lợi của doanh nghiệp và các bên có liên quan

Công ty TNHH VICOM cũng được hình thành trong xu thế đó, với thị trường tự do cạnh tranh như hiện nay thì để tồn tại và phát triển được là một điều không dễ, muốn làm được điều này thì đòi hỏi Công ty không những phải đưa ra thị trường, đưa tới tay người tiêu dùng các sản phẩm với chất lượng cao mà còn phải đưa ra chính sách giá cạnh tranh Đây là tiền đề quan trọng giúp doanh nghiệp dần chiếm lĩnh được thị trường, đẩy mạnh việc tiêu thụ, tăng vòng quay của vốn lưu động và đem lại lợi nhuận cao

1.3 Đặc điểm về bộ máy tổ chức của Công ty

Là công ty TNHH 2 thành viên nên ngay từ khi ra đời Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh với phương châm nhỏ - gọn và hiệu quả, với

VICOM phát triển ngày càng nhanh, mạnh và bền vững Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng,

Hiện nay có rất nhiều quan niệm về Quản lý, có quan niệm cho rằng: Quản lý

là hành chính là cai trị; có quan niệm lại cho rằng: Quản lý là điều hành, điều khiển, là chỉ huy Các quan niệm này không có gì khác nhau về nội dung mà chỉ khác nhau ở cách dùng thuật ngữ Do vậy ta có thể hiểu khái niệm quản lý theo cách thống nhất như sau:

- Quản lý là sự tác động có hướng của con người nhằm mục đích biến đổi đối tượng quản lý từ trạng thái này sang trạng thái khác bằng các phương pháp tác động khác nhau

- Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy luật xã hội, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn, xác định những biện pháp về kinh tế, xã hội, tổ chức, kỹ thuật để tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh để đạt được các mục tiêu đã xác định

Cũng như trong quá trình sản xuất, công tác quản lý cũng cần có ba yếu tố: nhà quản lý, các công cụ quản lý, đối tượng quản lý Sản phẩm của quản lý

là các quyết định, các biện pháp, các chỉ thị, các mệnh lệnh để kích thích sản xuất tăng trưởn và phát triển với hiệu quả cao hơn

Nền kinh tế quốc dân cũng như bất cứ một đơn vị kinh tế nào khác đều

có thể coi là một hệ thống quản lý bao gồm hai bộ phận là: Chủ thể quản lý và đối tượng quản lý ( hay nhiều khi còn được gọi là bộ phận quản lý và bộ phận

bị quản lý)

Hai bộ phận này có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, tạo nên một chỉnh thể thống nhất Chủ thể quản lý trên cơ sở các mục tiêu đã xác định tác động đến đối tượng quản lý bằng những quyết định của mình và thông qua hành vi của đối tượng quản lý - mối quan hệ ngược có thể giúp chủ thể quản lý có thể điều chỉnh các quyết định đưa ra

- Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp bao gồm cả khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp cũng như khâu phụ trợ, phục vụ cả hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp cũng như lao động tiếp thị ngoài dây truyền sản xuất, cả hệ thống tổ chức quản lý cũng như hệ thống các phương thức quản lý doanh nghiệp Bộ máy quản lý là lực lượng vật chất để chuyển những ý đồ, mục đích, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp thành hiện thực, biến những nỗ lực chủ quan của mỗi thành viên trong doanh nghiệp thành hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Bộ máy quản lý thường được xem xét trên ba mặt chủ yếu sau:

- Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý

- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

- Lực lượng lao động quản lý để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của

bộ máy

Đây là bộ máy tổ chức quản lý phù hợp với quy mô và đặc thù kinh doanh của công ty Với mô hình quản lý trực tuyến - chức năng, Giám đốc có thể dễ dàng nắm bắt được thông tin một cách chính xác từ các bộ phận quản

lý đến cỏc phũng, cỏc đội thi công để điều hành Cỏc phũng được tập trung chuyờn sõu theo các lĩnh vực cụ thể do ban giám đốc giao cho

dung do chủ nhà tự ghi âm) tới nhiều số máy điện thoại khác nhau trong trường hợp chủ nhà đi vắng,

- Hệ thống nghe nhìn và điều hành giảng dạy AVSYS - 2000 (Do đội ngũ kỹ sư của công ty thiết kế): đây là sản phẩm tích hộp chuyên dùng cho các trường học, hệ thống được hoạt động theo nguyên tắc: tín hiệu từ tất cả các camera và micro thu âm đều được đưa về phòng trung tâm để theo dõi trên 1 màn hình, từ phòng trung tâm người điều hành hay quản lý có thể theo dõi được toàn bộ các hoạt động đang diễn ra tại các phòng học, nghe được âm thanh và nhìn được hình ảnh một cách trung thực, ra mệnh lệnh, thông báo, nhắc nhở đến từng phòng học, cung cấp bài giảng, tư liệu (âm thanh, hình ảnh) đến cho các học viên tại từng phòng, đồng thời có thể thực hiện tham quan, dự giờ, giám sát thi cử ngay tại phòng trung tâm Hệ thống này được sử dụng thiết bị chính của hãng YOKO - Đài Loan, phù hợp với yêu cầu về kỹ thuật và mỹ thuật

- Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động (HOCHIKI, ADEMCO - Mỹ):

Hệ thống có đầy đủ bao gồm từ các đầu bỏo khúi, đầu báo nhiệt, tủ trung tâm đến các loại nút ấn khẩn cấp, chuông báo cháy, bình bọt, bình CO2

1.5 Đặc điểm về Công nghệ

Lĩnh vực hoạt động - chuyên cung cấp, thiết kế, thi công:

- Hệ thống báo trộm không dây, có dây

- Hệ thống chống mất cắp siêu thị

- Hệ thống kiểm soát vào ra (Access Control)

- Hệ thống trang âm hội trường

- Hệ thống camera quan sát, theo dõi (CCTV)

- Hệ thống nghe nhìn và điều hành giảng dạy

- Hệ thống báo cháy và chữa cháy tự động

Công ty TNHH VICOM là đại lý độc quyền phân phối tại Việt Nam của cỏc hóng sau:

- Tập đoàn KP ELECTRONIC SYSTEM - ISRAEL: Hệ thống cảnh báo trung tâm bằng sóng vô tuyến

- Hãng ROKONET - ISRAEL: Các thiết bị cảnh báo trung tâm, thiết bị báo động, chống đột nhập bằng mắt thần hồng ngoại (PIR), sóng ngắn,

- Hãng VISTA - ANh, YOKO - Đài Loan, ULTRAK - Mỹ: Hệ thống camera quan sát và CCTV

- Hãng LUCATRON - Thụy Sỹ - Singapor, Sciendy - Trung Quốc: Hệ thống báo trộm siêu thị và thư viện

- SHUER - Mỹ, TOA - Nhật, PHILIP - Hà Lan: Các thiết bị âm thanh hội thảo và trang âm

- Hãng HONEYWELL (tên cũ ADEMCO) - Mỹ, HOCHIKI - Mỹ: Hệ thống báo cháy tự động

- Hãng SONIC SAFETY - Đài Loan: Hệ thống báo động không dây.Với việc là nhà phân phối của cỏc hóng danh tiếng trờn nờn cỏc sản phẩm Công ty cung cấp chiếm được lòng tin của các khách hàng cũng như của các Công ty cùng ngành nghề do đó công ty đã xây dựng được hệ thống đại lý rộng khắp trên toàn quốc như: Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Hải Phũng, Thỏi Nguyờn, Quảng Ninh, Thành phố Huế,

Theo bộ phận nghiên cứu và phát triển thị trường thuộc phòng kinh doanh của Công ty thì hiện tại Công ty đang chiếm khoảng 30% thị phần trên toàn quốc đối với mặt hàng chống mất cắp siêu thị của hãng Sciendy, chiếm 90% thị phần trên toàn quốc đối với mặt hàng báo trộm không dây HG-1500 của hãng SONIC SAFETY - Đài Loan, còn đối với các mặt hàng khỏc thỡ khả năng cạnh tranh về giá cả và chất lượng hàng hóa, chất lượng dịch vụ được đánh giá khá cao so với các đối thủ cạnh tranh trực tiếp

Như đã nói ở trên, Công ty TNHH VICOM là một tổ chức kinh tế hoạt động vì mục đích lợi nhuận, do vậy, mọi hoạt động của Công ty đều hướng

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA

hệ phụ thuộc lẫn nhau, được bố trí theo từng cấp nhằm đảm bảo thực hiện các trức năng quản trị và thực hiện theo mục tiêu chung của doanh nghiệp

Kết quả hoạt động của con người trong quá trình sản xuất chỉ đạt được cao nhất khi công việc của họ được tổ chức trên cơ sở khoa học Do vậy việc

tổ chức cơ cấu bộ máy phải phải hết sức khoa học

 Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý.

Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì mỗi con người không thể hành động riêng lẻ mà cần phối hợp những lỗ lực cá nhân để hướng tới những mục tiêu chung Quá trình tạo ra của cải vật chất và tinh thần cũng như đảm bảo cuộc sống an toàn cho xã hội ngày càng được thực hiện trên quy mô lớn với tính phức tạp ngày càng cao đòi hỏi phải có sự phân công hợp tác của những con người trong tổ chức

Trong sản xuất kinh doanh cũng vậy, mỗi doanh nghiệp đều thực hiện những mục tiêu nhất định, mà để thực hiện được các mục tiêu đó đòi hỏi phải

có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình sản xuất Đú chớnh là lực lượng lao động quản lý trong doanh nghiệp và hình thành lên bộ máy quản lý Để đảm bảo sự thống nhất trong điều hành sản xuất kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp

các nhiệm vụ: bố trí, sắp xếp nhân viên quản cho phù hợp với từng nhiệm vụ

cụ thể nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong tổ chức, nhằm khai thác khả năng chuyên môn sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện các mục tiêu để thực hiện các mục tiêu đề ra như tăng năng suất lao động, hạ giá thành

Như vậy, Trong mỗi doanh nghiệp nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý thì không có một lực lượng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, và không có quá trình sản xuất nào được thực hiện nếu không có cơ cấu tổ chức

lý không chỉ đủ các bộ phận cần thiết để thực hiện các chức năng của tổ chức

mà phải có một tập thể mạnh với những con người đủ phẩm chất, năng lực để thực hiện các chức năng nhiệm vụ được giao

Mặt khác, sự tồn tại của bộ máy quản lý còn thể hiện sự tồn tại của chính doanh nghiệp đú Nó như chất keo dính để liên kết các yếu tố sản xuất lại với nhau theo sự thống nhất, có phương hướng rõ ràng; đồng thời làm cho hoạt động của doanh nghiệp ổn định, thu hút được mọi người tham gia và có trách nhiệm với công việc hơn

Trong doanh nghiệp có rất nhiều chức năng quản lý đảm bảo cho quá trình quản lý được thực hiện trọn vẹn và không bỏ sót Để đảm nhiệm hết các

môn hoá Bộ máy quản lý doanh nghiệp tập hợp những người có trình độ cao trong doanh nghiệp Việc sử dụng hợp lý các kế hoạch lao động của các cán

bộ và nhân viên quản lý, sự phân chia công việc cho nhân viên quản lý phù hợp và có trình độ thực sự sẽ góp phần hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

 Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý.

Trong hoạt động kinh tế các doanh nghiệp, tổ chức phải có bộ máy quản

lý chuyên, tinh, gọn nhẹ và linh hoạt để thực hiện quá trình quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả nhất

Với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì mục tiêu hoạt động lớn nhất là lợi nhuận Nhưng muốn đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh thì đòi hỏi nhà quản lý phải trau rồi cả về lý luận và thực tiễn Vì vậy công việc của hệ thống phải thường xuyên điều tra, phân tích, tính toán, cân nhắc, lựa chọn và soạn thảo phương án kinh doanh tối ưu sao cho với chi phí thấp nhất mà mang lại hiệu quả cao nhất

Công tác quản lý là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của

hệ thống Mà để thực hiện được công tác quản lý tốt thì phải xuất phát từ một

bộ máy quản lý ổn định và thích hợp Do đó hoàn thiện bộ máy quản lý là nhân tố quan trọng đảm bảo thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh doanh, không ngừng nâng cao năng suất lao động của doanh nghiệp

 Hoàn thịờn bộ máy quản lý có liên quan chặt chẽ đến chiến lược kinh doanh của tổ chức.

Hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên, tinh gọn nhẹ và có hiệu lực:

Để đáp ứng được những yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường khắc nghiệt như hiện nay cũng như để phát huy được hết vai trò, năng lực lãnh đạo và quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh

doanh của hệ thống thì việc hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên, tinh, gọn nhẹ là một tất yếu.

Hoàn thịờn tổ chức bộ máy theo hướng chuyên tinh nghĩa là thường xuyên, chuyờn sõu và có chọn lọc Tính gọn nhẹ thể hiện sự vừa đủ chi tiết, thành phần không rườm rà, không thừa, không thiếu và có tỉ trọng nhỏ, có hiệu lực thể hiện khả năng đi đến kết quả, được mọi người thực hiện một cách nghiêm chỉnh

Bộ máy quản lý là lực lượng duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý

Nó chỉ phát huy được sức mạnh khi nó phù hợp với yêu cầu của thực tiễn, cũn khụng thỡ nó lại trở thành lực lượng làm kìm hãm sự phát triển của tổ chức Hoàn thiện bộ máy quản lý, làm cho bộ máy quản lý có hiệu lực hơn, hoàn thiện nhiệm vụ quản lý phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh, thích ứng với mọi đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của doanh nghiệp

Ngày nay trong nền kinh tế thị trường, một doanh nghiệp muốn tồn tại

và phát triển thì cần có một bộ máy hiệu quả trong hoạt động Mặt khác hoàn thiện bộ máy quản lý sẽ làm cho bộ máy quản lý tinh giảm, gọn nhẹ mà tính hiệu lực vẫn cao

 Đối với Công ty TNHH VICOM

Như bất cứ một doanh nghiệp nào, mục tiêu hoạt động lớn nhất của Công ty cũng là lợi nhuận Do vậy hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí ở Công ty là rất cần thiết, nhất là trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay

Mặt khác sản phẩm của Công ty đòi hỏi phải có tính cạnh tranh cao trên thị trường cả về chất lượng, mẫu mã sản phẩm và tiến độ giao hàng

Và để đạt được điều đó thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lớ cú vai trò rất quan trọng Nó là điều kiện đủ quyết định sự thành công của Công ty trên

Cán bộ quản lí của Công ty có trình độ và năng lực rất cao, mà công tác quản lí là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của hệ thống Do vậy để tận dụng tốt nguồn lực sẵn có và để họ làm tốt công việc của mỡnh thỡ đòi hỏi phải có một bộ máy quản lí ổn định và thích hợp Do vậy hoàn thiện

bộ máy quản lí ở Công ty là nhân tố quan trong thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh doanh và không ngừng nâng cao năng suất lao động của Công ty

Mặt khác đối với một Công ty mới đi vào hoạt động thì việc hình thành

và hoàn thiện bộ máy quản lí là việc làm rất cần thiết và bước đầu quyết định

sự hình thành và phát triển cả Công ty trên thương trường

- Cơ cấu tổ chức được thiết kế thành các bộ phận quản trị và các cấp quản trị Bộ phận quản trị là một đơn vị riêng biệt, chuyên môn hóa những chức năng quản trị nhất định Cấp quản trị là sự thống nhất tất cả các bộ phận quản trị phản ánh sự phân chia chức năng quản trị theo chiều ngang, còn số cấp quản trị thể hiện sự phân chia chức năng theo chiều dọc

Mục đích, ý nghĩa và nhiệm vụ của việc nghiên cứu cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty

- Mục đích:

Nhằm đạt được kết quả cao nhất cho doanh nghiệp, mục đích đó được xác định từ sự đánh giá cao vai trò của bộ máy tổ chức và cụ thể là con người Trong quá trình tái sản xuất xã hội, con người giữ vai trò là lực lượng sản xuất chủ yếu Do đó, mọi biệt pháp cải tiến tổ chức lao động, cải tiến tổ chức

bộ máy đều phải hướng vào tạo điều kiện cho con người ngày càng hoàn thiện

-Ý nghĩa:

Việc áp dụng biện pháp nghiên cứu cơ cấu tổ chức trong Công ty TNHH VICOM có một ý nghĩa xã hội hết sức to lớn Trước hết nó năng cao chất lượng và năng suất lao động và tăng cường hiệu quả của sản xuất hiện có, mặc dù phương tiện phương tiện, công nghệ …, có tính chất quyết định, đảm

bảo hiệu quả sản xuất cao và tiết kiệm hao phí lao động xã hội là việc áp dụng cải tiến bộ máy kỹ thuật trong sane xuất nhưng nếu thiếu một trình độ tổ chức nguồn nhân lực hợp lý với trình độ phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ sản xuất trong mỗi doanh nghiệp thì thậm chí có kỹ thuật cao, hiện đại cũng không thể đem lại hiệu quả thỏa đáng Đồng thời trình độ tổ chức lao động cao lại cho phép đạt được hiệu quả cả trong khi cơ sở vật chất không hẳn là quá hiện đại, việc quản lý và bố chí cán bộ công nhân viên làm việc hợp lý luôn làm phát huy hết tính sáng tạo của từng nhân viên trong công ty, làm tăng năng xuất và hiệu quả cuối cùng, biết cách tổ chức tốt bộ máy nguồn nhân lực xẽ làm cho công nhõn viên cảm thấy được thoải mái, thu hút con người tự giác tham gia vào công việc, người tổ chức phải biết áp dụng chế độ

ăn nghỉ, thăm khám sức khỏe định kỳ, biết phối hợp và luôn coi người lao động là một phần không thể tách khỏi tế bào sống của chính bản thân mình

+ Nhiệm vụ

Trong điều kiện xã hội ngày càng phát triển như hiện nay, việc nghiên cứu tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty cần phải thực hiện được 3 nhóm nhiệm vụ sau: Kinh tế - Tâm sinh lý – Xã hội

Kinh tế: Phải kết hợp một cách tốt nhất kỹ thuật và con người trong quá trình sản xuất để ứng dụng có hiệu quả nhất những tiềm năng lao động và vật chất với mục đích không ngừng tăng cao năng suất lao động, năng cao chất lượng lao động, giảm giá thành sản phẩm

+ Tâm sinh lý

Tạo điều kiện lao động bình thường, năng cao sức hấp dẫn và nội dung phong phú của lao động với mục đích đem lại khả năng lao động cao của con

+ Xã hội

Tạo điều kiện cho con người phát triển toàn diện, biến lao động thành nhu cầu sống đầu tiên trên cơ sở dung hòa giáo dục chính trị với giáo dục lao động

- Vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức thể hiện trên hai khía cạnh sau:+ Điều phối các hoạt động của nhân viên để họ có thể làm việc với nhau và thực hiện chiến lược một cách có hiệu quả nhất nhằm tạo ra lợi thế cạnh tranh

+ Khuyến khích động viên các nhân viên và đưa ra một cơ chế khuyến khích người lao động

Mục tiêu của thiết kế cơ cấu tổ chức là đưa ra được một cơ chế mà qua

đó các quản trị viên có thể phối hợp các hoạt động của nhiều chức năng trong toàn doanh nghiệp nhằm thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp

- Khi thiết kế cơ cấu tổ chức thường bắt đầu từ việc phân cấp và chia quyền để hình thành các bộ phận cơ bản của cơ cấu tổ chức

+ Phân quyền là cách mà công ty sử dụng để bố trí nhân sự và các nguồn nhân lực vào từng nhiệm vụ của các chức năng hoặc các đơn vị trong cơ sở doanh nghiệp Một tổ chức cần phải xây dựng cơ cấu tổ chức sao cho các chức năng và các đơn vị cơ sở khác nhau có thể phối hợp những hoạt động của mình đạt được hiệu quả như mong muốn

Phõn quyên đề cập tới cách mà công ty phân chia quyền lực cho các chức năng và đơn vị cơ sở và tập chung hóa đề cập đến cách hợp tác kết hợp các bộ phận lại với nhau Hai quá trình này quy định đến việc cơ cấu tổ chức

sẽ vận hành như thế nào với nhau

Việc vận hành một cơ cấu tổ chức nhằm phối hợp và khuyến khích các hoạt động mục tiêu thường khá tốn kém Những chi phí cho việc vận hành một cơ cấu tổ chức còn họi là chi phí quản lý hành chính Một cơ cấu càng

phức tạp là có trình độ phân quyền và tập trung hóa cao thì chi phí quản lý hành chính càng cao Nếu doanh nghiệp phân quyền càng sõu thỡ cỏc quản trị viên càng được chuyên môn hóa trong từng nhiệm vụ của mình, sẽ đòi hỏi nhiều nguồn nhân lực để thực hiện nhiệm vụ của mình một cách có hiệu quả, đồng thời chi phí cho quản trị viên cũng rất cao, do đó chi phí quản lý hành chính càng lớn.

Nếu chi phí quản lý hành chính quá lớn khi tổ chức thực hiện chiến lược

sẽ làm giảm lợi nhuận của Công ty, vì vậy việc thiết kế cơ cấu tổ chức không tốt, chẳng hạn như: quá nhiều cấp quản trị hoặc mối liên hệ không hợp lý sẽ làm cho chi phí quản lý hành chính cao, trái lại nếu thiết kế cơ cấu tổ chức hợp lý có thể tiết kiệm được chi phí quản lý hành chính và tạo điều kiện cho Cong ty có lợi thế cạnh tranh

Việc thiết kế tổ chức cũng tác động đến thu nhập của của công ty Nếu các nhà quản trị chiến lược chọn đúng cơ cấu tổ chức của việc phối hợp các hoạt động tạo ra giá trị, nó sẽ năng cao khae năng tạo giá trị của công ty

2.2 Thực trạng về cơ cấu tổ chức của Công ty

Hiện nay Công ty Trách nhiệm hữu hạn VICOM đang áp dụng mô hình quản lý theo cơ cấu chức năng, cơ cấu chức năng nhúm cỏc nhân viên lại trên

cơ sở kiến thức và kinh nghiệm chung của họ hoặc trên cơ sở họ cùng sử dụng một nguồn cơ sở vật chất kỹ thuật

Hình 2.1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY TNHH VICOM

PHÒNG KINH DOANH

PHÒNG CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG

PHÒNG CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG

PHÒNG

KỸ THUẬT

PHÒNG

KỸ THUẬT

§éi thi c«ng sè 1 c«ng sè 2c«ng sè 2§éi thi §éi thi c«ng sè 3 c«ng sè 3 §éi thi §éi thi c«ng sè 3c«ng sè 3§éi thi §éi thi

KỸ THUẬT THIẾT KẾ

KỸ THUẬT THIẾT KẾ KỸ THUẬT THI CÔNG

KỸ THUẬT THI CÔNG

Cơ cấu tổ chức của Công ty với mô hình trực tuyến – trức năng hiện tại như sau:

Ban giám đốc công ty: gồm 1 giám đốc và 1 phó giám đốc

Trong đó: giám đốc công ty là người đứng đầu, trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động của công ty đồng thời giám đốc phải chịu trách nhiệm trước nhà nước, trước hội đồng thành viên về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, Hiện nay, giám đốc công ty là Ông Nguyễn Hoài Đức

Bên cạnh giám đốc là 02 phó giám đốc, được giám đốc công ty ủy quyền phụ trách các lĩnh vực: kinh doanh, kỹ thuật Ngoài ra, công ty cũn cú cỏc phũng ban chức năng với công việc và nhiệm vụ cụ thể dưới sự chỉ đạo trực tiếp của các trưởng phòng Hiện nay, công ty có 5 phòng chuyên môn nghiệp vụ: Tài chính kế toán, chăm sóc khách hàng, kỹ thuật, kinh doanh, dự án

- Phòng kế toán - tài chính:

* Chức năng tài chính mà phòng phải đảm nhiệm như lập kế hoạch thu chi, đảm bảo công ty có đủ vốn để sinh hoạt, lập kế hoạch huy động vốn, tổ chức quản lý và sử dụng vốn hiệu quả, chấp hành chế độ tài chính của nhà nước ban hành chế độ tài chính của nhà nước ban hành, thực hiện các chức năng giám sát bằng tiền đối với mọi quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

* Chức năng kế toán: Có nhiệm vụ về quản lý nguyên giá, khấu hao, ghớ trị còn lại, thực hiện các công việc về tập hợp chi phí và tớnh giỏ sản phẩm, ngoài ra còn thực hiện các công việc và nhiệm vụ mà ban giám đốc giao phó Ngoài ra còn làm các công việc về công nợ, thanh quyết toán các công trình, dự án và khách hàng

- Phòng kinh doanh: với nhiệm vụ chính là tìm kiếm và khai thác thị trường, xây dựng các kế hoạch các chiến lược kinh doanh ngắn hạn, trung hạn

và dài hạn Phòng kinh doanh quản lý toàn bộ hồ sơ khách hàng trong đó có thông tin chi tiết của khách hàng, lượng hàng đã mua của công ty, kết hợp với phòng kế toán trong việc thanh quyết toán công nợ với khách hàng Ngoài ra, phòng kinh doanh thường xuyên cập nhật các thông tin về sản phẩm thay thế, sản phẩm của các công ty cùng ngành nghề, để từ đó gửi thông tin

- Phòng kỹ thuật: Tham mưu cho giám đốc trong việc triển khai, tổ chức, chỉ đạo và chịu trách nhiệm về công tác kỹ thuật thiết kế, kỹ thuật thi công, chất lượng tiến độ, sáng kiến, công nghệ mới, an toàn lao động Đồng thời, phải đôn đốc kiểm tra các đội thi công, xem xét các công trình đã thi công có đảm bảo chất lượng hay không, cú đúng quy trình, quy phạm hay không Đồng thời phũng cũn có chức năng tư vấn, thiết kế cho các đối tượng khách hàng có nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ của Công ty

- Phòng dự án: Tiến hành lập và triển khai các dự án, các công trình được coi là dự án khi có giá trị lớn hơn 1 tỷ và có thời gian làm việc kéo dài trên 6 tháng (đây là quy ước của công ty) thì được chuyển sang bộ phận dự án đảm nhiệm

- Phòng chăm sóc khách hàng: Phũng cú nhiệm vụ thường xuyên liên lạc với khách hàng để phục vụ các vấn đề về chất lượng thiết bị, hệ thống, tư vấn cho khách hàng sau khi đã lắp đặt Đồng thời phải tổ chức các chương trình họp mặt khách hàng, khách hàng thân thiết, và đưa ra các chương trình khác như: bảo trì miễn phí cho toàn bộ các sản phẩm công ty cung cấp

Cỏc phòng, ban, đội có nhiệm vụ độc lập nhưng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, tác động và phối hợp thành một hệ thống nhất

Tổ chức hệ thống sản xuất kinh doanh

Công ty TNHH VICOM là công ty chuyên nhập khẩu các sản phẩm về thiết bị an toàn, an ninh, báo cháy, từ các nước trên thế giới, sau khi nhập khẩu công ty tiến hành phân phối sản phẩm thông qua cỏc kờnh như: phân phối trực tiếp và phân phối thông qua hình thức đại lý ủy quyền.Với hình thức phân phối trực tiếp thì khi khách hàng có nhu cầu công ty sẽ tiến hành khảo sát, tư vấn và lắp đặt toàn bộ cho khách, với hình thức phân phối thông qua đại lý thì công ty chỉ tiến hành bán thương mại cho các đại lý Chớnh vỡ đặc điểm đú nờn bộ phận sản xuất của công ty chính là phòng kỹ thuật và cụ thể hơn là bộ phận thiết kế và bộ phận thi công, bộ phận thi công được phân thành 4 đội thi công, mỗi đội đều có 1 đội trưởng và 1 đội phó thi công

Trong sơ đồ trờn cỏc ban và đội có nhiệm vụ cụ thể như sau:

- Ban kỹ thuật thiết kế: khảo sát, tư vấn, thiết kế các công trình, các công việc mà phòng kinh doanh chuyển sang

- Ban kỹ thuật thi công: sau khi ban kỹ thuật thiết kế lên được phương

án cụ thể thi công sẽ tiến hành lập tiến độ thi công, chuẩn bị các hàng hóa, vật

tư, nhân công, các phương án về an toàn lao động Trong ban này được chia thành 4 đội thi công, mỗi đội được giao 1 nhiệm vụ cụ thể như sau:

+ Đội số 1: chuyên thi công các công trình, dự án về báo trộm không dây, báo trộm có dây, báo trộm siêu thị, thư viện

+ Đội số 2: chuyên thi công các công trình, dự án về camera quan sát+ Đội số 3: chuyên thi công các công trình, dự án về báo cháy tự động,

hệ thống chữa cháy bằng nước vách tường, hệ thống chữa cháy bắng đầu Spinkener

+ Đội số 4: chuyên thi công các công trình, dự án về hệ thống trang âm, điều hành giảng dạy, hệ thống kiểm soát vào ra, chấm công.

Tuy nhiên các đội thi công vẫn có sự kết hợp mềm dẻo, trong một vài trường hợp thì nhân viên của đội này có thể luân chuyển sang đội khác tùy thuộc vào các yêu cầu cụ thể của từng công trình, dự án và yêu cầu về tiến độ của chủ đầu tư

Nhân công mỗi đội là 7 người và hưởng lương cơ bản cũng như các chế

độ do công ty đưa ra, còn theo yêu cầu câu việc thì nhân lực của từng đội sẽ được tăng cường bằng cách tuyển dụng lao động làm công nhật và việc tuyển dụng này được tiến hành tại nơi thi công công trình (nếu ở ngoài Hà Nội)

Các đội thi công đều phải tổ chức tốt các công tác ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ theo đúng quy định, các chứng từ này phải phản ánh khách quan, đầy đủ, chính xác, kịp thời các hoạt động kinh tế phát sinh, các chứng từ phải đảm bảo đúng chế độ, chính sách, kỷ luật tài chính, cuối quý phải kiểm kê khối lượng thi công dở dang Các đội thi công phải lập các kế hoạch hàng tháng về vật tư, nhân công và tiến độ thi công cụ thể

Các đơn vị thi công hạch toán phụ thuộc vào công ty, mọi công việc đều được bàn giao từ bộ phận kinh doanh, dự án (tiếp nhận và xử lý các thông tin ban đầu của khách hàng) sang bộ phận kỹ thuật thiết kế và chuyển sang bộ phận thi công Trong quá trình làm việc, nếu tiến độ làm việc được rút ngắn, hoặc hoàn thành tốt các công việc được giao thì công ty sẽ cú cỏc mức thưởng

cụ thể cho từng đội thi công

2.3 Đánh giá cơ cấu tổ chức của Công ty

- Ưu điểm:

Hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ có tính lập đi, lập lại hàng

việc đào tạo chuyên gia quản lý, chu trong đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và

tư cách nhân viên

- Nhược điểm:

Sự phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng không cao, chuyên môn hóa tới mức làm hạn chế năng lực quản trị tổng hợp, hạn chế phát triển đội ngũ quản lý, trách nhiệm cá nhân đối với kết quả chung của cả tập thể không cao

Cơ cấu chức năng có một số tác dụng trong việc tổ chức thực hiện chiến lược như: những người nào thực hiện nhiệm vụ tương tự được nhóm thành một nhóm với nhau, họ có thể được học hỏi lẫn nhau và có thể làm việc tốt hơn, chuyên môn hóa hơn và hiệu quả hơn, giảm chi phí sản xuất và tăng

sự linh hoạt trong sản xuất

Lợi thế quan trọng của cơ cấu chức năng là chúng tạo cho các quản trị viên tự kiểm soát nhiều hơn đến các hoạt động thực hiện chiến lược Nhiều khó khăn cũng nẩy sinh khi số cấp trong cơ cấu tăng lên Tuy nhờn, nếu doanh nghiệp nhúm cỏc quản trị viên vào các chức năng khác nhau, mỗi chức năng có số quản trị viên của riêng mình Khi đó một số cấp hình thành và công ty có thể tránh được khá nhiều cấp Việc quản lý sản xuất kinh doanh sẽ

rễ dàng hơn khi cỏc nhúm khác nhau được chuyên môn hóa những nhiệm vụ khác nhau của tổ chức và quản lý riêng biệt

Một số điểm lưu ý khi áp dụng cơ cấu chức năng:

+ Khi doanh nghiệp áp dụng cơ cấu chức năng, doanh nghiệp tăng mức

độ phân chia theo chiều ngang, giao những yêu cầu nhiệm vụ tổng hợp hơn

Cơ cấu tổ chức này cho phép doang nghiệp giữ được sự kiểm soát các hoạt động của mình khi doanh nghiệp tăng trưởng, khi doanh nghiệp tiến hành đa dạng hóa theo khu vực đại lý và bắt đầu thực hiện ở nhiều vùng khác nhau

hoặc nếu doanh nghiệp sản xuất hàng loạt các loại sản phẩm vấn đề kiểm tra phối hợp các hoạt động của mình và làm tăng chi phí quản lý hành chính

+ Khi các bộ phận chức năng tách biệt phát triển thỡ cỏc chức năng tăng trưởng tách biệt xa nhau hơn chức năng này với chức năng kia Kết quả

là việc trao đổi thông tin giữa các chức năng và phối hợp hoạt động của doanh nghiệp sẽ khó khăn hơn Vấn đề chao đổi thông tin từ các định hướng chức năng với sự phân chia chức năng càng nhiều thì càng có nhiều chức năng phát triển theo các định hướng và mục tiêu khác nhau Các nhân tố này có thể là nguyên nhân làm cho từng chức năng phát triển không phù hợp với các quan điểm chiến lược đặt ra cho doanh nghiệp

+ Khi số lượng sản phẩm đa dạng hóa thì doanh nghiệp sẽ khó khăn kiểm soát được sự đóng góp của một sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm tới tổng

số lợi nhuận của Công ty Kết quả là việc trao đổi thông tin giữa các chức năng và sự phối hợp của doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn hơn, vấn đề trao đổi thông tin nẩy sinh từ các định hướng chức năng phát triển không phù hợp với quan điểm chiến lược đặt ra cho doanh nghiệp

+ Khi số lượng sản phẩm đa dạng hóa thì doanh nghiệp sẽ khó kiểm soát được sự đóng góp của một sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm với tổng số lợi nhuận của công ty, kết quả là công ty có thể đầu tư vào những sản phẩm không có hiệu quả mà không nhận biết được điều đó và cũng có thể đưa ra những quy định không có hiệu quả vào việc đầu tư ngồn lực, điều này có nghĩa là hệ thống đánh giá của doanh nghiệp không đủ tổng hợp để đáp ứng nhu cầu này gây ảnh hưởng đến hiệu quả, chất lượng và việc tổ chức thực hiện chiến lược

+ Nhân tố địa điểm cũng có thể gây khó khăn cho việc điều phối và kiểm soát Nếu một doanh nghiệp đang sản xuất hoặc bán hàng ở nhiều khu vực khác nhau, lúc này hệ thống kiểm soát tập trung hóa cơ cấu chức năng đông

đủ đáp ứng được nhu cầu của cỏc vựng này Vì vậy cơ cấu chức năng không

đủ sức đáp ứng được yêu cầu đa dạng hóa theo địa bàn

+ Những vấn đề chiến lược nhiều khi tác dụng kết hợp của tất cả các yếu

tố là những nhận định chiến lược dài hạn bị bỏ qua và doanh nghiệp quá bận tập trung vào việc giải quyết các vấn đề trao đổi thông tin và điều phối kết quả là doanh nghiệp có thể mất định hướng và thất bại trong việc khai thác các lợi thế của cơ hội mới trong khi chi phí quản lý tăng nhanh

Kinh nghiệm cho thấy rằng các vấn đề nẩy sinh là dấu hiệu phân công chức năng quản trị không phù hợp đối với việc thực hiện các mục tiêu của công ty Các doanh nghiệp này có thể thay đổi bằng cách kết hợp phân chia theo chiều dọc và chiều ngang để cho phép doanh nghiệp có thể thực hiện những nhiệm vụ của doanh nghiệp, đảm bảo năng cao chất lượng, năng cao lượi thế canh tranh của doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần đầu tư nhiều nguồn lực khi phát triển một cơ cấu tổng hợp hơn mà nó đảm bảo và đáp ứng được yêu cầu của chiến lược cạnh tranh của

họ Một lần nữa cho thấy việc này khá tốn kém nhưng giá trị mà doanh nghiệp có thể tạo ra lớn hơn chi phí thỡ nờn áp dụng một cơ cấu tổng hợp hơn

- Những điều chỉnh trong chiến lược thường đòi hỏi có những thay đổi

trong cách thức cơ cấu của công ty vì 2 lý do chính sau:

- Cơ cấu tổ chức phần lớn ràng buộc cách thức các mục tiêu và chính sách sẽ được thiết lập, hình thức kết cấu cho thấy việc phát triển các mục tiêu

và chính sách có thể tác động mạnh đến tất cả các hoạt động thực thi chiến lược khác

- Những sự thay đổi chong triến lược đòi hỏi những thay đổi trong cơ cấu

là do cơ cấu ràng buộc cách thức và nguồn lực được phân bổ trong quá trình

hàng thỡ cỏc nguồn lực sẽ được phân bổ theo đó Tương tự, nếu cơ cấu của một công ty được thiết lập theo các bộ phận kinh doanh chức năng thỡ cỏc nguồn lực sẽ được phân bổ theo nhóm chức năng Trừ khi cỏc cỏc chiến lược mới hoặc các chiến lược điều chỉnh lại chú trọng đến lĩnh vực khác so với chiến lược cũ thì sự định hướng lại và thiết kế cơ cấu thường chở thành một

bộ phận của giai đoạn thực hiện chiến lược

Có nhiều nhân tố bên trong và bên ngoài tác động đến tổ chức của một doanh nghiệp, nhưng không một công ty nào có thể thay đổi cơ cấu của nó để đáp ứng với tất cả các yếu tố này vì làm thế sẽ đưa đến những hỗn loạn trong điều hành sản xuất và kinh doanh Tuy nhiên, khi công ty thay đổi chiến lược của nó thỡ thỡ cơ cấu tổ chức hiện tại đó có thể trở nên không hiệu quả , các biểu hiện của một cơ cấu tổ chức không hiệu quả là quá trình nhiều cấp quản trị, quá trình nhiều cuộc họp có quá nhiều người tham dự, quá nhiều chú ý hướng đến vấn đề giải quyết những mâu thuẫn giữa các phòng ban, phạm vi kiểm soát quá rộng và quá nhiều mực tiêu không đạt được, Những thay đổi cơ cấu có thể tạo điều kiện dễ dàng cho các nỗ lực thực hiện chiến lược nhưng những thay đổi trong cơ cấu tổ chức không có nghĩa là sẽ làm một chiến lược tồi trở nên tốt được, hoặc sẽ khiến các quản trị viên tồi thành các quản trị viên giỏi, các chiến lược vạch ra phải phát huy tác dụng được, vì vậy nếu một chiến lược mới nào đó cần có những thay đổi về mặt cơ cấu quá nhiều thì việc

đó sẽ khiến chiến lược ít hấp dẫn Theo cách này thì cơ cấu có thể định hình

sự lựa chọn các chiến lược Nhưng một mối quan trọng hơn là xác định những loại hình thay đổi cơ cấu nào cần thiết để thực hiện các chiến lược mới và những thay đổi này có thể được tiến hành như thế nào

Mục đích của việc phân tích các cơ cấu tổ chức và các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức là nhằm tìm ra một cơ cấu tổ chức giúp năng cao hiệu quả trong quá trình phấn đấu đạt tới các mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra Một mô

hình tiên tiến nhất trong đó vận dụng được các điều mới mẻ nhất trong lý luận

về tổ chức cũng như hoàn toàn vô dụng nếu cơ cấu đó không tạo ra được khả năng hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp Thí dụ, đối với ban lãnh đạo cấp cao, một điều rất dễ dàng là chấp nhận mô hình theo kiểu ma trận, vỡ nó khụng phân định rõ dàng thẩm quyền của những người than gia Khi điều này xẩy ra thì cán bộ cấp quản trị sẽ có nhiều quyền hành hơn Do đó cơ cấu tổ chức phải đảm bảo được những yếu tố sau:

- Phải làm rõ nhiệm vụ chiến lược hệ trọng và các chức năng then chốt,

ví dụ, doanh nghiệp nào đang tìm kiếm ưu thế về giá thành trong các ngành nhậy cảm về giỏ thỡ cần phải tập trung vào việc kiểm soát giá thành một cách chặt chẽ Ngược lại, các doanh nghiệp chú trọng đến các mặt hàng xa sỉ cao cấp thì phải tập trung vào việc tạo ra kiểu dáng đặc chưng riêng cho chính doanh nghiệp của mình, ban lãnh đạo phải thường xuyên xác định rõ các biện pháp và hướng đi một cách đạt được hiệu quả tối ưu nhất

- Phải đảm bảo mối quan hệ giữa các hoạt động mang tính chất thường lệ

và các hoạt động có ý nghĩa chiến lược Các mối quan hệ này có một ý nghĩa quan trọng Vỡ chỳng thường xuyên làm cơ sở để tạo ra cơ cấu các đơn vị tổ chức

- Phải nhúm cỏc lĩnh vực hoạy động thành các đơn vị tổ chức Ban lãnh đạo cần sử dụng các nhiệm vụ hệ trọng và các chức năng then chốt như các đơn vị đầu tiên để xây dựng cơ cấu tổ chức

- Phải có sự phối hợp chặt chẽ hơn giữa các đơn vị trong tổ chức , tuy không có các quy tắc cụ thể, phổ biến cho việc xem xét lựa chọn giữa hai phong cách tập trung và phân tán, nhưng có một điều chỉ dẫn chung là đẳng cấp và vị trí của đơn vị trong thang bặc thẩm quyền của công ty tùy thuộc vào vai trò và mức độ mà đơn vị góp phần vào việc hoàn thành thắng lợi

- Cơ chế phối hợp trong tổ chức Có một loại cơ chế phối hợp mà một công ty có thể sử dụng để tăng mức dộ hợp tác khi mức độ phân công chức năng tăng lên Các cơ chế này từ cơ chế đơn giản nhất đến phức tạp nhất bao gồm:

+ Quan hệ trực tiếp, các nhà quản lý từ cỏc phũng ban chức năng khác nhau có xu hướng cạnh tranh lẫn nhau hơn là hợp tác khi có mâu thuẫn nẩy sinh, Ví dụ trong cơ cấu tổ chức năng điển hình, thủ trưởng của mỗi một đơn

vị chức năng có quyền hạn như nhau, điểm chung trong trách nhiệm thuộc về giám đốc điều hành Kết quả là nếu như có vấn đề nẩy sinh thì không có cơ chế nào tồn tại giải quyết các mâu thuẫn xuất phát từ trách nhiệm của thu trưởng trong thực tế một biểu hiện của mâu thuẫn trong tổ chức là số lượng các vấn đề được giao cho cấp trên giải quyết, vấn đề này sẽ làm lãng phí thời gian quản lý và sự cố gắng làm chậm quá trình ra quyết định chiến lược

+ Vai trò liên lạc giữa các phòng ban, một công ty có thể cải tiến điều phối giữa các chức năng của mình thông qua vai chò liên lạc giữa các phòng ban khi khối lượng mối quan hệ giữa hai phòng ban hoặc chức năng tăng lên thì một cách để hoàn thiện sự điều phối là cho một người trong từng bộ phận hoặc chức năng tăng lờn thỡ một cách để hoàn thiện sự điêu phối là cho một người trong từng bộ phận hoặc chức năng có trách nhiệm điều phối với các bộ phận khác

2.4 Một số Kết quả kinh doanh đạt được trong những năm gần nhất

Bảng 2.1: ( Một số chỉ tiêu tài chính giai đoạn 2005 – 2008 )

1 Doanh thu thuần 4.368.964.324 5.032.896.462 5.874.963.768 6.327.020.384

2 Lợi nhuận trước thuế 323.584.548 414.687.219 376.494.297 509.967.663

3 Nộp ngân sách nhà nước 90.603.673 116.112.421 105.418.403 142.790.946

4 Lợi nhuận sau thuế 232.980.875 298.574.798 271.075.894 367.176.717

5 Thu nhập BQ/người/tháng 1.758.000 1.894.000 1.920.000 2.150.000

6 Lợi nhuận thuần 232.980.875 298.574.798 271.075.894 367.176.717

7 Vốn kinh doanh bình quân 1.219.575.719 1.248.246.757 1.079.136.760 1.271.260.876

( Nguồn: Báo cáo quyết toán qua các năm của Công ty TNHH VICOM )

Hình 2.2: Sơ đồ minh họa doanh thu

(Nguồn: Tác giả tự làm)

Phân tích các chỉ tiêu tài chính tại Công ty TNHH VICOM

- Về Doanh thu thuần:

0 1000000000

Năm 2006

Năm 2007

Năm 2008

Doanh thu thuần Lợi nhuận sau thuế

4,3 tỷ đến năm 2008 doanh thu đó lờn hơn 6,3 tỷ tốc độ tăng trưởng về doanh thu sau 4 năm khoảng 147%

- Về lợi nhuận sau thuế:

Lợi nhuõn năm sau cao hơn năm trước, cụ thể như lợi nhuõn năm 2005 khoảng 232.980.875 tỷ, năm 2008 LNST đạt 367.176.717 tỷ, tốc độ tăng trưởng khoảng 158%,

- Thu nhập BQ/người/thỏng:

Thu nhập nhập của người công nhân ngày càng cao, cụ thể như năm

2005 TNBQ một người là 1.758.000 đồng, năm 2008 là 2.150.000 đồng

- Doanh lợi/Doanh thu:

Do Công ty có đội ngũ lãnh đạo tốt, kiểm soát cỏc khõu trong quá trình phân phối hàng hóa một cách hợp lý, nên doanh lợi/doanh thu ngày càng cao

và ổn định

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC

CỦA CÔNG TY TNHH VICOM

3.1 Nâng cao chất lượng đào cho đội ngũ Lãnh đạo

 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí.

Bộ máy quản lí là trung tâm đầu não chỉ huy toàn bộ hoạt động của tổ chức, do vậy nó ảnh hưởng rất lớn đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức Qua một thời gian tìm hiểu về bộ máy quản lí của Công ty, cộng với những kiến thức đã được học, em mạnh dạn đưa ra ý kiến nhỏ để thay đổi một phần cơ cấu tổ chức cũ với mong muốn nâng cao hiệu quả quản lí của

bộ máy quản lí

Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy theo kiểu này vẫn đảm bảo được chế

độ một thủ trưởng Cơ cấu này nói rõ những ưu điểm như: Việc nắm bắt thông tin giữa Giám đốc điều hành và cỏc phũng ban chức năng được thực hiẹn nhanh chóng hơn, giảm bớt được rất nhiều, giảm bớt được rất nhiều sự dối giữa mệnh lệnh và thông tin giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng GĐ Công ty nhận được sự giúp đỡ tích cực của cỏc phũng ban và các quyết định kinh doanh tiến triển có hiệu quả hơn, mệnh lệnh từ GĐ sẽ được

thực hiện nhanh chóng và có hiệu lực hơn

Ban Giám đốc:

Bảng 3.1: Cơ cấu hiện tại ban giám đốc Công ty.

Stt Chức năng nhiệm vụ Ngành đào tạo chuyên môn Trình độ Ngoại ngữ Tin học Trình độ LL- CT

1 GĐĐiều Hành KS Cơ khí Trên ĐH C C Trên Đại học

2 QĐốcNhàmáy Ks.xd

(Nguồn: Phòng hành chính)

Qua bảng trên ta thấy cơ cấu Ban Giám đốc tương đối hợp lí với quy mô

và tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty Tuy nhiên để hoàn thiện một

doanh kiêm nhận) vì Công ty chỉ sản xuất theo đơn đặt hàng và đấu thầu nên vai trò của Giám đốc kinh doanh là rất lớn, mặt khác Trưởng phòng kinh doanh có đủ năng lực và trình độ về kinh doanh do đã từng tham gia vào cỏc khoỏ đào tạo về quản trị, về Marketing, giao tiếp tiếng Anh và sử dụng tin học thành thạo Vì thế để tận dụng tiềm lực sẵn có và khích lệ nhân viên Công ty nên đề bạt Trưởng phòng kinh doanh làm Giám đốc kinh doanh và chỉ đạo cỏc cỏc mối quan hệ của Công ty với thị trường bên ngoài.

Bảng 3.2: Đề xuất cơ cấu Ban Giám đốc mới.

nhiệm vụ

Ngành đào tạo

TĐ chuyên môm

Ngoại ngữ

Tin học

Trình độ LL-CT

 Hoàn thiện cơ cấu cỏc phũng ban.

So với mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy cũ của Công ty thì trong mô hình mới ta sẽ cú thờm Phòng tổ chức hành chính và bỏ hai bộ phận đó là: bộ phận trợ lí nhân sự và bộ phận cố vấn Sở dĩ như vậy vì bộ phận nhân sự có vai trò rất quan trọng đối với mỗi tổ chức, và bộ phận này phải thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo của TGĐ và tham mưu cho TGĐ trong các vấn đề về tiền lương, lao động Mặt khác kế toán trưởng không thể làm tốt khi kiêm cả công việc của một kế toán trưởng và các công việc thuộc về bộ phận hành chính Do vậy công ty cần phải bổ sung thêm phòng Tổ chức hành chính, dưới sự chỉ đạo của TGĐ và tham mưu cho TGĐ các vấn đề về tổ chức bộ