Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM Tân Bình Minh

cơ cấu tổ chức, kế toán nguyên vật liệu, kế toán bán hàng, chính sách quản lý nhà nước, giải pháp nâng cao chất lượng, hoàn thiện cơ cấu tổ chức

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài

Để có thể đứng vững trên nền kinh tế thị trường thì việc thường xuyên nghiêncứu, tìm hiểu cái mới nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức là một yêu cầu khách quanmang tính cấp thiết với bất kỳ một doanh nghiệp nào

Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp được thành lập dựa trên cơ sở khoa học vàthực tiễn, có hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp sử dụng và khai thác triệt để cácnguồn nhân lực và có sở vật chất kỹ thuật Một cơ cấu tổ chức được tạo ra phù hợp sẽ

là nền móng vững chắc cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nói chung vàcho hoạt động quản trị nói riêng Nếu cơ cấu tổ chức không phù hợp sẽ gây ra nhiềukhó khăn phức tạp cho công tác quản trị, làm ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động sảnxuất kinh doanh

Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, một doanh nghiệp muốn tồn tại

và phát triển thì ngoài các điều kiện như vốn, chiến lược kinh doanh, lao động…đòihỏi doanh nghiệp cần phải xây dựng một cấu tổ chức phù hợp với tình hình sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp đó Việc tổ chức được một cơ cấu tổ chức linh hoạt,thích nghi với môi trường sẽ nắm bắt được những thời cơ và giảm bớt những ảnhhưởng không tốt đối với doanh nghiệp Do vậy, cơ cấu tổ chức là một trong nhữngđiều kiện quyết định sự thành công của doanh nghiệp đó trên thương trường

Công ty TNHH TM Tân Bình Minh thành lập được 11 năm, công ty đã khôngngừng vươn lên trong quá trình hội nhập với lĩnh vực kinh doanh là phân phối, buônbán các loại rượu ngoại nhập khẩu từ các nước trên thế giới Công ty đã nhiều lần cảicách cơ cấu tổ chức cho phù hợp với môi trường kinh doanh Tuy nhiên việc cải tiến

cơ cấu đó chưa mang tính khoa học và còn nhiều điểm bất cập cần được đổi mới

Theo điều tra khảo sát, có 80% ý kiến cho rằng cơ cấu tổ chức hiện tại củacông ty chưa hợp lý và chỉ có 20% ý kiền còn lại cho rằng cơ cấu tổ chức công ty đãhợp lý; cơ cấu tổ chức của công ty còn thiếu sự linh hoạt, cân đối Như vậy cơ cấu tổchức hiện tại của công ty còn nhiều bất cập và cần được hoàn thiện, điều chỉnh kịp thời

để hoàn thành mục tiêu chiến lược của công ty đề ra

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài

Nhận thức được tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp, quathời gian thực tập và tìm hiểu về cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH TM Tân Bình

Minh, em quyết định lựa chọn đề tài nghiên cứu “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM Tân Bình Minh” làm chuyên đề tốt nghiệp của mình Với mong

muốn vận dụng những kiến thức đã học để tìm hiểu về cơ cấu tổ chức của công ty,những nhân tố ảnh hưởng và đề ra những giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chứccủa công ty

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu

Từ thực trạng cơ cấu tổ chức công ty TNHH TM Tân Bình Minh, em xin đềxuất một số giải pháp chủ yếu hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty tới năm 2015

1.4 Phạm vi nghiên cứu

Về mặt không gian: Chuyên đề nghiên cứu tại Công ty TNHH TM Tân BìnhMinh Địa chỉ: Số 8, lô 1C, Khu đô thị mới Trung Yên, Phường Trung Hoà, Quận CầuGiấy, Thành phố Hà Nội

Về mặt thời gian: đề tài nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức của công tyTNHH TM Tân Bình Minh những năm gần đây, tập trung vào 3 năm 2008, 2009, 2010

và đề xuất giải pháp định hướng tới 2015

Về mặt nội dung: nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TMTân Bình Minh, từ đó kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức củacông ty

1.5 Một số khái niệm và phân định nội dung cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 1.5.1 Một số khái niệm cơ bản về tổ chức và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 1.5.1.1 Khái niệm về tổ chức

Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làmcác công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhâncũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc,nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của

tổ chức

1.5.1.2 Khái niệm về cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khácnhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa theo những

chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mụctiêu chung đã được xác định.

1.5.2 Nội dung cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

1.5.2.1 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp có ba đặc điểm sau:

a) Tính tập trung

Tính tập trung phản ánh mức độ tập trung (hay phân tán) quyền lực của tổ chứccho các cá nhân hay bộ phận Ví dụ: nếu quyền lực trong tổ chức được tập chung chủyếu cho một cá nhân (hay bộ phận), tính tập trung của tổ chức là cao và ngược lại

b) Tính phức tạp

Tính phức tạp phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong cơ cấu tổ chức Nếunhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối quan hệ phức tạp, cấu trúc tổ chức có tính phứctạp cao và ngược lại

c) Tính tiêu chuẩn hóa

Tính tiêu chuẩn hóa phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi củamỗi bộ phận và cá nhân, thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc hay các nội quy,quy chế… Nếu mức độ ràng buộc cao, tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh của

tổ chức Tiêu chuẩn hóa là quá trình phát triển các thủ tục của tổ chức mà theo đó cácnhân viên có thể hoàn thành công việc của họ theo một cách thức thống nhất và thíchhợp

1.5.1.2 Nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức

a) Tương thích giữa hình thức và chức năng

Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều phảinhằm thực hiện các chức năng, hay xuất phát từ việc thực hiện các chức năng “Hìnhthức phải đi sau chức năng” Trong tổ chức hoạt động kinh doanh, mỗi bộ phận hayđơn vị và các cá nhân đều phải có sự tồn tại khách quan và cần thiết, do việc tham giathực hiện các chức năng của tổ chức Sự lựa chọn mô hình, sự phân công, phân quyềnhay giao trách nhiệm cho các bộ phận, cá nhân…đều phải xuất phát từ việc thực hiệnchức năng, thông qua việc thực hiện các mục tiêu đã xác định

b) Nguyên tắc thống nhất chỉ huy

Cấu trúc tổ chức được xác lập phải đảm bảo mỗi đơn vị, cá nhân chịu tráchnhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang tínhthống nhất trong toàn tổ chức, tránh tình trạng chồng chéo, mâu thuẫn

c) Nguyên tắc cân đối

Tính cân đối ở đây thể hiện giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về côngviệc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau Sự cân đối sẽ tạo ra sự ổn định, bền vững trongquá trình phát triển của tổ chức Trong công ty, việc phân giao nhiệm vụ phải cânxứng, không thể chỉ giao trách nhiệm công việc mà không giao cho quyền được xử lýcác vấn đề trong quá trình thực hiện

d) Nguyên tắc tin cậy

Đảm bảo tính chính xác của các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đóđảm bảo sự thống nhất ăn khớp về hoạt động giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ chứccũng như tính chính xác của các quyết định quản trị được ban hành

e) Nguyên tắc linh hoạt

Cơ cấu tổ chức phải linh hoạt để có khá năng đối phó kịp thời với sự thay đổicủa môi trường bên trong và môi trường bên ngoài Cơ cấu tổ chức được thiết kế dựatrên mục tiêu của doanh nghiệp, mục tiêu đó được xác định trong một thời gian dài đápứng được với sự thay đổi của môi trường mà vẫn hướng đến mục tiêu ban đầu đã đề ra

f) Nguyên tắc hiệu quả

Cơ cấu tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc sử dụng chi phí đạt hiệu quả caonhất (dựa trên tiêu chuẩn về mối tương quan giữa chi phi dự định bỏ ra và kết quả thuvề)

1.5.1.3 Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy

a) Cấu trúc tổ chức đơn giản

 Đặc điểm

Đặc điểm cơ bản của mô hình này là người lãnh đạo thực hiện tất cả chức năngquản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách Còn người thừa hànhmệnh lệnh chỉ nhận mệnh lệnh của người phụ trách và chỉ thi hành lệnh của người đó

mà thôi

 Ưu điểm

Ưu điểm của mô hình này là gọn nhẹ, nhanh chóng, linh hoạt và ít tốn kém Việckiểm soát và điều chỉnh các hoạt động kinh doanh, các bộ phận bên trong doanhnghiệp thuận lợi, dễ dàng chớp được thời cơ kinh doanh, giảm thiểu được các chi phí

về giấy tờ và nạn tham nhũng và mang lại hiệu quả kinh doanh cao

 Nhược điểm

Với cơ cấu tổ chức kiểu này thì nhà quản trị sẽ phải làm nhiều công việc khácnhau cùng một lúc, hạn chế tính chuyên môn hóa Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạophải có kiến thức toàn diện tổng hợp, đồng thời cơ cấu này làm hạn chế việc sử dụngchuyên gia có trình độ cao theo chuyên môn Cơ cấu này áp dụng cho các kiểu tổ chức

có quy mô nhỏ tính chất hoạt động đơn giản

Sơ đồ 1.1: Cấu trúc tổ chức đơn giản

Tổng giám đốc

GĐ tuyến

Sơ đồ 1.2: Cấu trúc tổ chức kiểu chức năng

 Ưu điểm

Cơ cấu tổ chức chức năng phản ánh logic chức năng

Tuân thủ nguyên tắc chuyên môn hóa công việc

Nêu bật vai trò của các chức năng chủ yếu

 Nhược điểm

Đối tượng quản lý chịu sự quản lý của nhiều lãnh đạo khác nhau làm cho tầmnhìn của người quản lý bị hạn chế Chỉ có cấp quản trị cao nhất mới có trách nhiệm vềlợi nhuận Sự phối hợp giữa các bộ phận chức kém hiệu quả

Giám đốc

chức năng A

Giám đốc chức năng B

Giám đốc chức năng C

Giám đốc chức năng D

Tổng giám đốc

Giám đốc

SP A Giám đốc SP B Giám đốc SP C Giám đốc SP D

 Ưu điểm

Hướng sự chú ý và nỗ lực vào tuyến sản phẩm, rèn luyện kỹ năng tổng hợp chocác nhà quản trị Nâng cao trách nhiệm lợi nhuận cho các nhà quản trị cấp dưới Tổchức phối hợp tốt giữa các bộ phận, các nhóm trong tổ chức Linh hoạt trong việc đadạng hóa có thể dễ dàng đổi mới và thích ứng với sự thay đổi của môi trường Tạo sựbao quát chung cho toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, thống nhất mục tiêu chungcủa công ty cũng với mục tiêu chung của bộ phận

 Nhược điểm

Cấu trúc này cần nhiều nhà quản trị tồng hợp, công việc có thể bị trùng lặp ởcác bộ phận khác nhau dẫn tới chi phí và giá thành cao Nhà quản trị khó kiểm soátcấp dưới

d) Cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý

 Đặc điểm

Mô hình này chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận thực hiện hoạtđộng của tổ chức theo từng khu vực địa lý Mỗi nhà quản trị đại ở khu vực chịu tráchphân phối sản phẩm dịch vụ theo từng vùng địa lý cụ thể

Sơ đồ 1.4: Cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý

 Ưu điểm

Các nhà quản trị cấp thấp thấp thấy rõ trách nhiệm của mình, giảm bớt phạm vicông việc phải điều hành trực tiếp của nhà quản trị cấp cao Chú ý tới những đặc điểmcủa địa phương, tận dụng tốt các lợi thế theo vùng, quan hệ tốt với các đại diện địaphương và tiết kiệm thời gian đi lại của nhân viên

Tổng giám đốc

GĐ khu vực

miền Bắc

GĐ khu vực miền Trung

GĐ khu vực miền Nam

Sơ đồ 1.5: Cấu trúc tổ chức theo định hướng khách hàng

 Ưu điểm

Tạo sự hiểu biết khách hàng tốt hơn, phục vụ các dạng khách hàng khác nhau.Toàn bộ hoạt động của tổ chức hướng vào kết quả cuối cùng Rèn luyện kỹ năng tổnghợp cho các nhà quản trị

Tổng giám đốc

GĐ khách

hàng loại 1 hàng loại 2GĐ khách hàng loại 3GĐ khách

Sơ đồ 1.6: Cấu trúc tổ chức dạng ma trận

 Ưu điểm

Cho phép tổ chức đạt được đồng thời nhiều mục đích, nêu rõ được trách nhiệm củatừng bộ phận Các bộ phận có thể phối hợp tốt với nhau và các nhà quản trị được rènluyện về kỹ năng

 Nhược điểm

Tồn tại song song hai tuyến chỉ đạo trực tuyến, vì vậy dễ nảy sinh mâu thuẫntrong công việc thực hiện mệnh lệnh, có sự tranh chấp giữa các bộ phận và khó kiểmsoát

g) Cấu trúc tổ chức hỗn hợp

 Đặc điểm

Kết hợp logic các loại cấu trúc tổ chức để khai thác hiệu quả mọi nguồn lực

trong tổ chức Cấu trúc hỗn hợp có thể tận dụng các ưu điểm và hạn chế những nhượcđiểm

Tổng giám đốc

GĐ sản xuất

GĐ nhân sự

GĐ tiếp thị

GĐ ngành

hàng A

GĐ ngành

hàng B

Sơ đồ 1.7: Cấu trúc tổ chức kiểu hỗn hợp

 Ưu điểm

Giải quyết được những tình huống phức tạp và cho phép chuyên môn hóa một

số cấu trúc tổ chức Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị

 Nhược điểm

Cấu trúc tổ chức phức tạp Quyền lực và trách nhiệm của nhà quản trị bị trùnglặp, tạo ra sự xung đột

1.5.2.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

a) Mục tiêu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

Cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp được xây dựng nhằm đáp ứng mục tiêu của

tổ chức Vì vậy, khi mục tiêu và chiến lược của tổ chức thay đổi thì cơ cấu tổ chứcphải có sự thay đổi, điều chỉnh và hoàn thiện sao cho phù hợp và đáp ứng được yêucầu của mục tiêu và chiến lược

Không có một loại mô hình nào tốt nhất cho một lọai chiến lược hay một loạidoanh bởi vì nhiều yếu tố bên trong hay bên ngoài tác động tới tổ chức Khi chiến lượckinh doanh thay đổi thì cơ cấu tổ chức thực hiện tại doanh nghiệp có thể không cònphù hợp nữa và như thế việc thay đổi cơ cấu tổ chức là tất yếu

b) Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức

Chủ tịch hãng

PCT sản

xuất

PCT kỹ thuật

PCT marketing

PCT tài chính

PCT nhân sự

TGĐ sản phẩm

GĐ khu vực 1

GĐ khu vực 2

GĐ khu vực 2

GĐ khu

vực 1

Đây là cơ sở pháp lý, là căn cứ quan trọng để từng tổ chức thiết kế cấu trúc đểđảm bảo thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của mình (chẳng hạn: cấu trúc tổ chứcmột doanh nghiệp kinh doanh chắc chắn sẽ phải có sự khác biệt với cấu trúc tổ chứccủa một trường đại học do chức năng, nhiêmh vụ của chúng là khác nhau).

c) Quy mô của tổ chức

Quy mô của tổ chức càng lớn thì cơ cấu tổ chức càng phức tạp bởi vì quy môlớn đòi hỏi tổ chức phải có nhiều cấp, nhiều bộ phận, đơn vị Do đó nó tạo ra nhiềumối quan hệ phức tạp trong tổ chức

d) Đặc điểm về kỹ thuật, công nghệ của tổ chức

Mỗi một hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ và phảiđảm bảo sự phối hợp chặt ché trong việc tạo ra quyết định liên quan đến công nghệ củadoanh nghiệp Trong thời đại ngày nay, công nghệ kỹ thuật phát triển như vũ bão, đểthích ứng với sự thay đổi đó đòi hỏi cơ cấu tổ chức phải thể hiện được tính linh hoạt,mềm dẻo Công nghệ kinh doanh trong các lĩnh vực khác thì khác nhau Mức độ tựđộng hóa sản xuất theo dây chuyền đòi hỏi tổ chức lao động , lựa chọn và sắp xếpnhân viên phù hợp

e) Môi trường bên ngoài của tổ chức

Trong điều kiện môi trường bên ngoài ổn định, các yếu tố của môi trường cóthể dự đoán và dễ kiểm soát thì cơ cấu tổ chức có tính ổn định ít phức tạp Ngược lại,khi môi trường có nhiều biến động, có nhiều yếu tố khó dự báo thì cơ cấu tổ chức sẽphức tạp hơn và đòi hỏi sự linh hoạt cao hơn

f) Trình độ quản trị viên và trang thiết bị

Vói đội ngũ quản trị viên có trình độ, kinh nghiệm và kiến thức thì trong cơ cấu

tổ chức có thể giảm bớt đầu mối, giảm bớt các mối liên hệ, các bộ phận quản trị vớinhau

Với trang thiết bị quản trị hiện đại, đầy đủ sẽ đáp ứng tốt hơn các yêu cầu côngviệc, vì thế mà cơ cấu tổ chức quản lý sẽ đơn giản hơn

Ngoài ra, còn một số nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức của doanh nghiệpnhư: nguồn nhân lực, tình hình tài chính doanh nghiệp, cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹthuật và văn hóa, tinh thần doanh nghiệp cùng các cơ quan hữu quan gây ảnh hưởnglớn tới co cấu tổ chức của doanh nghiệp

CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH TM TÂN BÌNH MINH 2.1 Phương pháp hệ nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM Tân Bình Minh

2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

2.1.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Thu thập dữ liệu là một giai đoạn có ý nghĩa vô cùng quan trọng với quá trìnhnghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM Tân Bình Minh Dữ liệu

sơ cấp là những dữ liệu chưa qua xử lý, được thu thập lần đầu và thu thập trực tiếp từcác đơn vị của tổng thể nghiên cứu thông qua các cuộc điều tra thống kê Có nhiềuphương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp Khi tiến hành thu thập dữ liệu cho một cuộcnghiên cứu, thường phải sử dụng phối hợp nhiều phương pháp với nhau để đạt đượchiệu quả mong muốn Vì vậy để có được dữ liệu sơ cấp em dùng phương pháp điều tratrắc nghiệm và phương pháp phỏng vấn để thu thập dữ liệu này

a) Phương pháp điều tra trắc nghiệm

Em đã xây dựng phiếu điều tra trắc nghiệm với nội dung hướng vào thực trạng

cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM Tân Bình Minh

Đối tượng nghiên cứu gồm có nhà quản trị và nhân viên Trong đó, nhà quản trị có 5phiếu, nhân viên có 10 phiếu Mỗi phiếu có 12 câu gồm bảng câu hỏi trắc nghiệm vàcâu hỏi mở sắp xếp theo một trật tự logic

b) Phương pháp phỏng vấn

Để thu thập dữ liệu một cách tổng thể và mang ý nghĩa hướng vào thực trạngcủa cơ cấu tổ chức của công ty, em đã xây dựng bảng câu hỏi phỏng vấn dành cho nhàquản trị và nhân viên đễ làm rõ hơn về vấn đề này Qua phỏng vấn cho em hiểu rõ hơn

về cơ cấu tổ chức và hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM Tân BìnhMinh

2.1.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Dữ liệu thứ cấp là dữ liệu đã được thu thập và xử lý cho mục đích nào đó,người đi nghiên cứu một vấn đề nào đó sử dụng lại kết quả đó Nghĩa là dữ liệu thứcấp là dữ liệu có sẵn được thu thập từ trước và đã được ghi nhận Để thu thập dữ liệu

thứ cấp về thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM Tân Bình Minh thì em sửdụng các nguồn thông tin chính sau:

 Kết quả báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh , tình hình cơ cấu lao động củacông ty TNHH TM Tân Bình Minh qua 3 năm 2008, 2009, 2010

 Đề tài nghiên cứu cấp trường: luận văn tốt nghiệp, đề tài nghiên cứu khoa học

 Niên giám thống kê: các giáo trình về quản trị học căn bản

 Thu thập trên các website

2.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu

2.1.2.1 Phương pháp phân tích dữ liệu sơ cấp

Trên cơ sở thu thập thông tin qua phiếu điều tra, sau đó tổng hợp đánh giá dựatrên các cơ sở các tiêu chí để thấy được tổng quan về thực trạng cơ cấu tổ chức củacông ty TNHH TM Tân Bình Minh qua phỏng vấn các nhà quản trị và nhân viên trongcông ty để thu thập ý kiến bổ sung nhằm phân tích rõ hơn thực trạng cơ cấu tổ chứccủa công ty

2.1.2.2 Phương pháp phân tích dữ liệu thứ cấp

Dựa vào dữ liệu thứ cấp từ các nguồn thông tin, em tiến hành phân tích kết quảbáo cáo các năm 2008, 2009, 2010 Lập bảng so sánh, thống kê số liệu để thấy được sựkhác nhau giữa các năm và thấy được tình hình kinh doanh, cơ cấu lao động của côngty

2.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM Tân Bình Minh.

2.2.1 Tổng quan về công ty TNHH TM Tân Bình Minh.

2.2.1.1 Giới thiệu về công ty TNHH TM Tân Bình Minh.

Công ty TNHH Thương mại Tân Bình Minh là một công ty cổ phần, đượcthành lập từ tháng 10/2000 Với hoạt động chính là nhập khẩu nước giải khát có cồn,rượu sau đó tổ chức mạng lưới bán buôn và bán lẻ ra thị trường cả nước

- Tên công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TÂN BÌNH MINH

- Địa chỉ trụ sở chính: Số 8, lô 1C, Khu đô thị mới Trung Yên, Phường TrungHoà, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội

Điện thoại: (84)-4-7831823 hoặc (84)-4-7832139

Fax: (84)-4-7848867

Email: tanbinhminhhn@vnn.vn

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102000476 do Sở Kế hoạch và đầu

tư Hà Nội cấp ngày 05/10/2000

- Mã số thuế 0101020228 do Bộ Tài Chính cấp ngày 09/06/2000

- Giấy phép kinh doanh rượu số 254/R/- DN- BĐ do Sở Thương Mại Hà Nộicấp

Năm 2007, công ty đẩy mạnh việc kinh doanh, bán rượu ra ngoài với số lượnglớn bằng việc tăng khoản phải thu khách hàng và khoản vay ngắn hạn Đây là bước độtphá trong tiến trình kinh doanh tạo nên sự thành công cho công ty Có được kết quảkhả quan như vậy cũng là do công ty có một chính sách chiến lược, một hướng đi đúngđắn và cũng nhờ có sự lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý chặt chẽ, nghiêm túc của ban giámđốc Bên cạnh đó còn do có sự đoàn kết, cố gắng phấn đấu của các nhân viên trongtoàn công ty Đó là tiền đề cũng như là động lực tác động cho công ty có những bướcphát triển tiếp theo ngày càng thu được những thành quả to lớn

Năm 2011, với chiến lược mở rộng thị trường rượu ngoại trong nước, công ty

có nhiều kế hoạch nhằm hoàn thiện hơn về cơ cấu tổ chức phù hợp với mục tiêu chiếnlược kinh doanh công ty đưa ra Theo kết quả điều tra thì có 70,5% ý kiến cho rằng cơcấu tổ chức của công ty chưa hợp lý để đáp ứng nhu cầu phát triển trong tương lai

Như vậy, vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty đang là vấn đề cấp bách công

ty phải đối mặt

b) Tổng quan về tình hình cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM Tân Bình Minh

Theo kết quả điều tra có tới 70% ý kiến cho rằng cơ cấu tổ chức hiện tại củacông ty là chưa hợp lý, còn lại 30% ý kiến cho rằng cơ cấu đó đã hợp lý Hiện tại, cơcấu tổ chức của công ty có 3 phòng ban, đó là phòng kinh doanh, phòng tài chính kếtoán và phòng hành chính Mỗi phòng ban được phân chia nhiệm vụ khác nhau nhưngđiều tra cho thấy có tới 60% ý kiến cho rằng nhiệm vụ giữa các phòng ban bị chồngchéo nhau Bên cạnh đó, số lượng nhân viên trong mỗi phòng ban còn chưa hợp lý dẫntới tính khả năng giải quyết công việc chưa cao, làm ảnh hưởng tới tính linh hoạt của

cơ cấu tổ chức

2.2.2 Phân tích ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM Tân Bình Minh.

2.2.2.1 Mục tiêu và chiến lược kinh doanh của công ty TNHH TM Tân Bình Minh

Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM Tân Bình Minh chịu ảnh hưởng củamục tiêu và chiến lược kinh doanh Khi mục tiêu của công ty thay đổi thì chiến lượckinh doanh thay đổi đòi hỏi phải bố trí lại cơ cấu phù hợp để thực hiện mục tiêu côngty

Có 40,5% ý kiến cho rằng mục tiêu và chiến lược kinh doanh có ảnh hưởngnhiều nhất tới cơ cấu tổ chức của công ty, 33,33% ý kiến cho rằng mục tiêu và chiếnlược kinh doanh ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức của công ty ở mức 2, còn lại 26,17% ýkiến lựa chọn sự ảnh hưởng ở mức 3

Như vậy, mục tiêu và chiến lược kinh doanh có ảnh hưởng lớn tới cơ cấu tổ chức côngty

2.2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM Tân Bình Minh cần thay đổi để phù hợpvới chức năng, nhiệm vụ của công ty 38% ý kiến cho rằng chức năng và nhiệm vụ củacông ty có ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức ở mức độ 2, 42% ý kiến lựa chọn mức ảnhhưởng 3 và 20% ý kiến đánh giá yếu tố này ảnh hưởng ở mức độ 4 Vậy nên có thể nóirằng, chức năng nhiệm vụ của công ty ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức công ty

2.2.2.3 Quy mô của công ty

Công ty TNHH TM Tân Bình Minh đã hình thành và phát triển được 11 năm.Quy mô công ty có thể nói là khá lớn và đòi hỏi có nhiều cấp, nhiều bộ phận hơn Dovậy mà quy mô công ty ảnh hưởng nhiều tới cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

Năm 2008, toàn công ty có 25 nhân viên, năm 2009 là 33 nhân viên và năm

2010 là 35 nhân viên Tuy số nhân viên dao động không lớn nhưng về chất lượng thì

có sự thay đổi đáng kể, trình độ đại học tăng lên và thâm liên công tác cũng lớn dần

Về vị trí đặt văn phòng công ty: thay đổi vài lần do công ty dần phát triển hơn,thương hiệu công ty TNHH TM Tân Bình Minh cũng dần được khẳng định

Qua phỏng vấn thấy được 60% ý kiến cho rằng quy mô công ty ảnh hưởng tới

cơ cấu tổ chức ở mức 1; 40% ý kiến lựa chọn mức độ ảnh hưởng 2

Như vậy, quy mô công ty có ảnh hưởng tích cực tới cơ cấu tổ chức của công ty

2.2.2.4 Môi trường bên ngoài của tổ chức

 Môi trường kinh tế

Việt nam gia nhập tổ chức WTO tạo ra những cơ hội lớn cũng như những thách thứcmới trong việc kinh doanh các mặt hàng nói chung và rượu ngoại nói riêng Điều nàyđòi hỏi công ty TNHH TM Tân Bình Minh cần có những kế hoạch cạnh tranh với cáccông ty khác trong cùng lĩnh vực về tài chính, khoa học công nghệ, và trình độ quảnlý

 Môi trường pháp luật

Hệ thống pháp luật ở Việt Nam ngày càng hoàn thiện và phù hợp hơn với cáclĩnh vực kinh doanh Công ty TNHH TM Tân Bình Minh chuyên nhập khẩu rượu từcác nước trên thế giới: Pháp, Nga, Hungary, Bồ Đào Nha, Ý…, nên công ty sẽ gặpphải một số rào cản thương mại về thuế quan, các chính sách bảo hộ sản phẩm nội địa,luật chống phá giá Tất cả đều gây khó khăn cho công ty

 Môi trường chính trị xã hội

Nền chính trị xã hội ở Việt Nam ổn định, nền văn hóa của Việt Nam đậm đàbản sắc dân tộc Đặc biệt trong kinh doanh, rượu ngoại luôn là công cụ để giao tiếp.Điều đó tạo điều kiện cho việc kinh doanh rượu tại Việt Nam Công ty TNHH TM TânBình Minh ngày càng phát triển với chiến lược kinh doanh rượu ngoại Phát triển theo

đó là hình thành một cơ cấu tổ chức ngày càng lớn mạnh phù hợp với môi trườngchính trị xã hội

2.2.2.5 Trình độ quản trị viên và trang thiết bị

Con người có ảnh hưởng quan trọng nhất đối với cơ cấu tổ chức của công ty.Chính ban giám đốc là người xây dựng nên cơ cấu tổ chức Các nhân viên trong công

ty nêu ý kiến rằng nếu nhân viên trong công ty thôi việc thì lại ảnh hưởng tới côngviệc, cần điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức hợp lý hơn

Ngoài ra, môi trường đặc thù có ảnh hưởng lớn tới cơ cấu tổ chức của công tynhư: khách hàng của công ty (các doanh nghiệp, các đại lý, cửa hàng, siêu thị, ngườitiêu dùng ); đối thủ cạnh tranh (các công ty cùng kinh doanh các loại rượu nhập khẩu

từ nước ngioài về phân phối trong nước) và nguồn cung cấp những nước mà công tynhập khẩu hành từ đó về Việt Nam

2.3 Kết quả phân tích các dữ liệu thu thập về cơ cấu tổ chức của công ty TNHH

TM Tân Bình Minh.

2.3.1 Kết quả phân tích các dữ liệu sơ cấp về thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM Tân Bình Minh.

2.3.1.1 Kết quả điều tra trắc nghiệm

Để thu thập được thông tin về cơ cấu tổ chức của công ty một cách cụ thể vàkhách quan nhất, em đã gửi đi 15 phiếu, trong đó có 10 phiếu cho nhân viên và 5 phiếucho nhà quản trị Sau đó thu về 15 phiếu với kết quả như sau:

Bảng 2.1 Kết quả đánh giá của nhà quản trị về cơ cấu tổ chức của công ty

1 Mức độ quan trọng của cơ

(Nguồn: Kết quả sinh viên điều tra)

Theo kết quả thống kê, 60% nhà quản trị cho rằng cơ cấu tổ chức có vai tròquan trọng đối với công ty, có 40% ý kiến cho rằng cơ cấu tổ chức có mức độ quan

trọng bình thường Ý kiến "thiếu" về số lượng các phòng ban trong công ty là 80% và20% cho rằng đã đủ về số lượng phòng ban 40% ý kiến cho rằng tiêu chuẩn hìnhthành phòng ban là do số lượng nhân viên, 60% cho rằng do chức năng và nhiệm vụ.Nhược điểm của cơ cấu tổ chức hiện nay thì ý kiến về sự liên kết giữa các phòng banchiếm 80%, ý kiến về nhiều hoạt động bị trùng lặp chiếm 60% Như vậy, cơ cấu tổchức của công ty TNHH TM Tân Bình Minh còn nhiều điểm hạn chế dưới tầm nhìncủa các nhà quản trị.

Bảng 2.2: Kết quả đánh giá mức độ quan trọng của các nguyên tắc khi thiết kế

cơ cấu tổ chức

1 Thống nhất chỉ huy 1/5(20%) 2/5(40%) 2/5(40%)

2 Nguyên tắc gắn với mục tiêu 3/5(60%) 2/5(40%)

(Nguồn: Kết quả sinh viên điều tra ) (Chú thích: Mức độ quan trọng nhất là 1 và 5 là mức ít quan trọng nhất)

Khi thiết kế một cơ cấu tổ chức hoàn chỉnh cần chú ý đặc biệt tới các nguyêntắc: nguyên tắc chỉ huy, nguyên tắc gắn với mục tiêu, nguyên tắc hiệu quả, nguyên tắccân đối và nguyên tắc linh hoạt Qua số liệu thực tế thu được thì nguyên tắc chỉ huy(20%), hiệu quả(80%) và linh hoạt(60%) được đánh giá với mức độ quan trọng nhất.40% ý kiến cho rằng nguyên tắc thống nhất chỉ huy được đánh giá ở mức độ 2, 40% ýkiến đánh giá ở mức độ 3 Về nguyên tắc gắn với mục tiêu: 60% ý kiến đánh giá ởmức độ 2 và 40% ý kiến đánh giá ở mức độ 3 Nguyên tắc hiệu quả: có 80% ý kiến lựachọn mức độ 1 và 20% ý kiến lựa chọn mức độ 3 Nguyên tắc cân đối: có 60% ý kiếnlựa chọn mức độ 2 và 40% ý kiến lựa chọn mức độ 3 Và nguyên tắc linh hoạt: có tới60% ý kiến lựa chọn ở mức độ 1, 20% ý kiến lựa chọn mức độ 3 và 20% ý kiến lựachọn mức độ quan trọng 4 Không có ý kiến nào lựa chọn các nguyên tắc ở mức độ 5(mức độ ít quan trọng nhất)

Bảng 2.3: Kết quả đánh giá của nhân viên về cơ cấu tổ chức của công ty