THAM MƯU CHO LÃNH ĐẠO CÔNG TÁC VĂN THƯ

PHẦN MỞ ĐẦU1Chương 1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN THẠCH THẤT41.1. Vị trí, vai trò của UBND huyện Thạch Thất41.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Thạch Thấ41.2.1. Chức năng41.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn51.3. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Thạch Thất7Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Ở UBND HUYỆN THẠCH THẤT92.1. Công tác quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ92.2. Hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ10.3. Phân công trách nhiệm và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ122.4. Công tác văn thư tại UBND huyện Thạch Thất142.4.1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan142.4.2. Tình hình kiểm tra rà soát và hệ thống văn bản quản lý của cơ quan152.4.3. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến:162.4.4. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi:172.4.5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu:192.4.6. Công tác giao nộp tài liệu:192.5. Công tác lưu trữ tại UBND huyện Thạch Thất20Chương 1. MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ243.1. Đánh giá về công tác Văn thư, Lưu trữ tại UBND huyện Thạch Thất243.1.1. Ưu điểm243.1.2. Nhược điểm243.2. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ25KẾT LUẬN28DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO29 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮTSttTừ viết tắtNghĩa của từ viết tắt1HĐNDHội đồng nhân dân2UBNDỦy ban nhân dân3VTLTVăn thư lưu trữ PHẦN MỞ ĐẦU1. Lý do chọn đề tàiNgày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh của nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy mô lớn nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú. Chính vì vậy, Đảng và Nhà nước ta luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ quốc gia. Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo quản lý, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. Vì vậy nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hóa; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ , nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau. Công tác lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức khoa học tài liệu; bảo quản an toàn tài liệu; và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Mục đích cao cả của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ lợi ích xứng đáng của xã hội, của mỗi con người. Nội dung của nhiều tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những bài học kinh nghiệm quý báu trong quá trình phát triển của quốc gia, của cơ quan. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư Lưu trữ. Cho nên tôi đã chọn nội dung “Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Thạch Thất và tham mưu cho lãnh đạo cơ quan thực hiện những biện pháp để nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan” làm đề tài.2. Mục đích nghiên cứu Hiện nay, cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ phụ trách trực tiếp công việc còn thờ ơ, không nắm hết được các kỹ năng để giải quyết công việc nên dẫn đến tính chính xác không cao và không có hiệu quả tối ưu nhất.Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công tác văn thư cần phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung vừa đúng thể thức của mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định.3. Đối tượng nghiên cứuĐể công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong UBND huyện là một công tác rất quan trọng, nó đòi hỏi người làm công tác này phải thận trọng, tỷ mỉ, ngăn nắp và phải khoa họcLàm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu quản lý: Năng xuất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan, nếu làm không tốt công tác văn bản sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo điều hành của cơ quan, tổ chức và bộ máy nhà nước nói chung và UBND huyện nói riêng.Công tác văn thư lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hàng ngày, tới chất lượng và hiệu quả công việc của mỗi cơ quan, tổ chức.4. Phạm vi nghiên cứuỞ một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có một bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế công tác văn thư lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thưlưu trữ. Cán bộ viên chức chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư lưu trữ.Mong thông qua đề tài này sẽ giúp nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư lưu trữ của UBND huyện Thạch Thất.5. Phương pháp nghiên cứuTrong suốt quá trình nghiên cứu đề tài “Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Thạch Thất và tham mưu cho lãnh đạo cơ quan thực hiện những biện pháp để nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan” tôi đã sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau như: Điều tra thực tế, quan sát, tổng hợp tài liệu liên quan đến đề tài, thống kê và và phân tích, đánh giá các số liệu thu thập được trong thời gian nghiên cứu.6. Kết cấu của tiểu luậnNgoài phần Mở đầu, Kết luận và Phụ lục, báo cáo của tôi gồm 03 nội dung chính:Chương 1: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thạch ThấtChương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Thạch ThấtChương 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ Chương 1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Quản lý Nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ

Mã phách: ………

HÀ NỘI - 2021

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh củanền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy mô lớnnhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú Chính vì vậy, Đảng và Nhànước ta luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ vàtài liệu lưu trữ quốc gia Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng vănbản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo quản lý, điều hành công việc của cơ quan, tổchức Vì vậy nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đềuđược văn bản hóa; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ , nộplưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiếnhành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảoquản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài vềsau Công tác lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức khoa học tài liệu; bảo quản an toàn tàiliệu; và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Mục đích cao cả củacông tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ lợi ích xứng đáng của xã hội, của mỗicon người Nội dung của nhiều tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những bài học kinhnghiệm quý báu trong quá trình phát triển của quốc gia, của cơ quan Nhận thứcđược tầm quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ Cho nên tôi đã chọn nội

dung “Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Thạch Thất và tham mưu

cho lãnh đạo cơ quan thực hiện những biện pháp để nâng cao hiệu quả tổ chức vàquản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan” làm đề tài

2 Mục đích nghiên cứu

Hiện nay, cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ phụ trách trực tiếp công việccòn thờ ơ, không nắm hết được các kỹ năng để giải quyết công việc nên dẫn đếntính chính xác không cao và không có hiệu quả tối ưu nhất

Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công tác vănthư cần phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các phương

pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung vừa đúng thể thức của mỗi loại vănbản cụ thể do Nhà nước quy định.

3 Đối tượng nghiên cứu

Để công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong UBND huyện là mộtcông tác rất quan trọng, nó đòi hỏi người làm công tác này phải thận trọng, tỷ mỉ,ngăn nắp và phải khoa học

Làm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu quản lý:Năng xuất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan, nếu làm không tốt công tác văn bản

sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo điều hành của

cơ quan, tổ chức và bộ máy nhà nước nói chung và UBND huyện nói riêng

Công tác văn thư lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịpthời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng,nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hàng ngày, tới chấtlượng và hiệu quả công việc của mỗi cơ quan, tổ chức

4 Phạm vi nghiên cứu

Ở một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần cómột bộ phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư - lưu trữ ở nhiều đơn vị chưađược quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc đơn thuần Người ta chưathấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư-lưu trữ Cán bộviên chức chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp

vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư - lưutrữ

Mong thông qua đề tài này sẽ giúp nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lýcông tác văn thư lưu trữ của UBND huyện Thạch Thất

5 Phương pháp nghiên cứu

Trong suốt quá trình nghiên cứu đề tài “Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ củaUBND huyện Thạch Thất và tham mưu cho lãnh đạo cơ quan thực hiện những biệnpháp để nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ

tế, quan sát, tổng hợp tài liệu liên quan đến đề tài, thống kê và và phân tích, đánhgiá các số liệu thu thập được trong thời gian nghiên cứu.

6 Kết cấu của tiểu luận

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Phụ lục, báo cáo của tôi gồm 03 nội dungchính:

Chương 1: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBNDhuyện Thạch Thất

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Thạch ThấtChương 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tácvăn thư, lưu trữ

Chương 1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN THẠCH THẤT

1.1 Vị trí, vai trò của UBND huyện Thạch Thất

Huyện Thạch Thất nằm ở phía Tây thủ đô Hà Nội, cách thành phố khoảng30km, có diện tích là 20.250,84 ha, dân số là 176.056 người, có 22 xã và 01 thị trấn.Huyện có quốc lộ 32 chạy qua ở phía Bắc, đường Hồ Chí Minh (quốc lộ 21A cũ) ởphía Tây, đường Láng - Hoà Lạc ở phía Nam, tỉnh lộ 419, tỉnh lộ 420 chạy dọchuyện tạo ra mạng lưới giao thông thuận lợi cho sự phát triển kinh tế và giao lưuvới bên ngoài Thach Thất nằm trong vùng phát triển của Thủ đô về phía Tây vớinhiều dự án của Trung ương, của thành phố nằm trên địa bàn huyện đã và đang triểnkhai như :Khu Công nghệ cao Hoà Lạc, Đại học quốc gia Hà Nội, chuỗi đô thị MiếuMôn – Xuân Mai-Hoà Lạc- Sơn Tây, khu Công nghiệp Thạch Thất-Quốc Oai, Khu

đô thị Ngọc Liệp-Đồng Trúc, dự án mở rộng và hoàn thiện Đường Láng – Hoà Lạc Bên cạnh đó, Thạch Thất cũng là huyện có nhiều di tích lịch sử văn hoá như:Đình, Chùa, Quan, Miếu, Văn chỉ Nhân dân trong huyện đã có những đóng góp tolớn cho sự nghiệp đấu tranh, giải phóng dân tộc, xây dựng bảo vệ Tổ quốc

Những năm gần đây, huyện Thạch Thất đang không ngừng đổi mới đi lên vớicác nhà máy, doanh nghiệp, các khu du lịch và đường giao thông thuận lợi, đời sốngnhân dân được cải thiện và tương lai Thạch Thất sẽ có vị trí quan trọng trong chiếnlược phát triển của thành phố Hà Nội nói chung và huyện nói riêng về: Kinh tế -Văn hóa - Giáo dục

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Thạch Thấ

1.2.1 Chức năng

Ủy ban nhân dân huyện Thạch Thất là cơ quan hành chính nhà nước ở địaphương, là cơ quan chấp hành của HĐND huyện, chịu sự lãnh đạo toàn diện củaHuyện ủy, sự chỉ đạo, lãnh đạo thống nhất của UBND thành phố Hà Nội, thực hiệnchức năng quản lý nhà nước trên tất cả các lĩnh vực; chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn được quy định rõ tại Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm

UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơquan nhà nước và Nghị quyết HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trươngphát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực hiện chính sách kháctrên địa bàn.

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Căn cứ vào Mục 2, chương IV Luật Tổ chức HĐND- UBND (sửa đổi) đượcQuốc hội thông qua ngày 26 tháng 11 năm 2003 UBND huyện Thạch Thất cónhững nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể như sau:

a Trong lĩnh vực kinh tế:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội hàng năm trình Hội đồng nhândân cùng cấp thông qua để trình UBND thành phố phê duyệt, tổ chức và kiểm traviệc thực hiện kế hoạch đó

- Lập dự toán thu ngân sách trên địa bàn: Dự toán thu, chi ngân sách địaphương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình, quyết toán ngân sách địaphương

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra UBND xã,thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách, kiểm tra Nghị Quyết của HĐND xã, thịtrấn về việc thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật

- Phê chuẩn kinh tế - xã hội của xã, thị trấn

b Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai:

- Xây dựng, trình HĐND cùng cấp thông qua các chương trình khuyếnkhích, phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và thực hiệncác chương trình đó

- Chỉ đạo UBND các xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấukinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản, pháttriển ngành nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thủy sản

- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất với các cá nhân và hộ gia đình,giải quyết tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật

c Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp:

- Tham gia với UBND thành phố trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạchphát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện

- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch

vụ ở các xã, thị trấn

d Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:

- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xâydựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện, quản lý việc thực hiện quyhoạch xây dựng đã được phê duyệt

- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ

sở theo sự phân cấp

e Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:

- Xây dựng và phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm traviệc chấp hành về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch trên địa bàn huyện

- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt độngthương mại, du lịch và dịch vụ trên địa bàn

f Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao:

- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin, y

tế, thể dục thể thao, phát thanh truyền hình trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiệnsau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt

- Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định pháp luật về phổ cập giáodục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề, tổ chức cáctrường mầm non

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế: Quản lý các trung tâm, trạm y

tế, bảo vệ, chăm sóc bà mẹ trẻ em, thực hiện chính sách dân số, kế hoạch hóa giađình

g Trong lĩnh vực khoa học công nghệ, tài nguyên và môi trường:

- Áp dụng những tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất và đời sốngnhân dân ở địa phương.

- Tổ chức bảo vệ môi trường, phòng, chống, khắc phục hậu quả sau bão lụt

- Kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hóa trên địa bàn huyện

h Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự an toàn xã hội:

- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang vàquốc phòng toàn dân; quản lý lực lượng dự bị động viên ở địa phương

- Tổ chức đăng ký, khám, tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhậpngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp

vi phạm quy định của pháp luật

- Tổ chức thực hiện nghĩa vụ giữ gìn an ninh trật tự an toàn xã hội, thực hiệncác biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội

1.3 Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Thạch Thất

Hiện tại, UBND huyện Thạch Thất gồm có 08 thành viên, có Chủ tịchUBND huyện, 04 Phó Chủ tịch UBND huyện và 03 Uỷ viên UBND huyện

Về bộ máy: Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ

quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thànhphố thuộc tỉnh Hiện nay, UBND huyện Thạch Thất có 13 phòng và 09 đơn vị sựnghiệp

5 Phòng Giáo dục và Đào tạo

6 Phòng Văn hoá – Thông tin

7 Phòng Tư pháp

8 Thanh tra huyện

9 Phòng Y tế

10 Phòng Tài nguyên và Môi trường

11 Phòng Kinh tế

12 Phòng Quản lý đô thị

13 Phòng Dân tộc

09 đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện là :

1 Ban quản lý các dự án ĐTXD huyện,

2 Ban Bồi thường GPMB,

3 Trung tâm Văn hóa,

4 Hội chữ thập đỏ,

5 Trung tâm Thể dục thể thao,

6 Đài phát thanh,

7 Trung tâm dạy nghề,

8 Trung tâm Dân số Kế hoạch hóa gia đình huyện,

09 Thanh tra xây dựng huyện

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Ở UBND HUYỆN THẠCH THẤT

2.1 Công tác quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ

Theo Công văn 133/UBND-VP về công tác văn thư, lưu trữ năm 2006 củaUBND huyện Thạch Thất thì công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ ởUBND huyện Thạch Thất như sau:

a, Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật về vănthư và lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức đối với cán bộ, công chức, viên chức về vaitrò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ

b, Căn cứ vào Luật Lưu trữ, các Nghị định của Chính phủ, Thông tư hướngdẫn của các Bộ, nghành, văn bản do Bộ Nội vụ và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụcủa Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày22/11/2013 của UBND thành phố Hà Nội ban hành Quy chế mẫu về công tác vănthư, lưu trữ các cơ quan, tổ chức tiến hành rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc xây dựngmới các văn bản chỉ đạo, quy định hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữthuộc thẩm quyền quy định hiện hành

c, Nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ trong các hoạt động công tácvăn thư, lưu trữ nhằm nâng cao chất lượng của công tác văn thư và phục vụ việckhai thác sử dụng hiệu quả thực hiện lưu trữ

d, Xây dựng kế hoạch và tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưutrữ đối với các phòng, ban chuyên môn và UBND các xã, các đơn vị sự nghiệpthuộc huyện, tập trung vào các vấn đề sau:

- Việc triển và thực hiện các quy định của pháp luật, văn bản chỉ đạo, hướngdẫn của Trung ương, Thành phố, Huyện về công tác văn thư, lưu trữ

- Việc ban hành các bản về văn thư, lưu trữ thuộc thẩm quyền của đơn vịnhư: Công văn công tác văn thư, lưu trữ năm 2006; Quy chế công tác văn thư, lưutrữ; Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản,Quy định thời hạn bảo quản tài liệucủa đơn vị theo quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011, Thông

tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ và các quy định hiện hành

- Việc thực hiện các nội dung công tác tại đơn vị như:

* Đối với công tác văn thư:

+ Công tác soạn thảo văn bản, ban hành và quản lý văn bản

+ Công tác tiếp nhận, quản lý văn bản đến

+ Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơquan, lưu trữ lịch sử

+ Tình trạng tài liệu lưu trữ công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng, việc xác địnhgiá trị tài liệu lưu trữ (trang thiết bị, nội quy, tiêu lệnh phòng cháy chữa cháy, nhiệt

kế đo độ ẩm, giá bảo quản tài liệu, nội quy sử dụng tài liệu )

+ Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ

+ Thực hiện chế độ báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ định kỳ 6 tháng, mộtnăm và đột xuất theo yêu cầu của cơ quan cấp trên

2.2 Hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ

Theo Công văn 133/UBND-VP về công tác văn thư, lưu trữ năm 2006 củaUBND huyện Thạch Thất thì hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ bao gồm:

a, Xây dựng và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt

đề án, kế hoạch phân loại, chỉnh lý và giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ cơ quan

và lưu trữ lịch sử Thành phố thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định củapháp luật Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện thu hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xongvào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn và thủ tục quy định, lập kế hoạch và tổ chức thựchiện kế hoạch thu tài liệu đã hết hạn nộp lưu của đơn vị (thuộc dân nộp lưu vào lưutrữ lịch sử) vào Chi cục văn thư – lưu trữ Thành phố

b, Rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành văn bản mới hệ thống văn bản vềvăn thư, lưu trữ của đơn vị theo đúng quy định của Nhà nước; tập trung vào các nộisau:

- Thống nhất quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; các quy định về thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản; quản lý văn bản đi - đến; quy chế quản lý và sửdụng con dấu theo quy định của pháp luật

- Xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ tài liệuvào lưu trữ

- Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc huyện tổ chức hoàn thiện hệ thống văn bản

về công tác văn thư lưu trữ về thực hiện tốt các quy định về quản lý công tác vănthư, lưu trữ

c, Đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất thực hiện công tác văn thư- lưu trữ

- Thường xuyên kiểm tra và thực hiện bảo trì, sửa chữa hoặc trang bị mới cácthiết bị phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: Phòng cháy,chữa cháy, chống đọt nhập, máy điều hòa không khí, máy hút ẩm, hệ thống thônggió, giá , hộp, cặp tài liệu, bìa hồ sơ

- Phòng ngừa và khắc phục tình trạng kho lưu trữ bị ẩm ướt, úng ngập; duytrì nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với từng loại tài loại tài liệu; thường xuyên thực hiệnchế độ vệ sinh kho, chống mối, mọt

d, Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ; đầu

tư thêm trang thiết bị, phương tiện phục vụ cho công tác lưu trữ điện tử để đưa vàokhai thác sử dụng thuận tiện, đa dạng hóa các dạng hình sử dụng tài liệu một cách

có hiệu quả, nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

e, Xây dựng và hoàn thành hệ thống công cụ tra cứu như: Mục lục hồ sơ, thẻtra tài liệu, lập sổ quản lý khai thác sử dụng tài liệu, phục vụ cho hoạt động của cơquan và nhu cầu chính đáng của cán bộ, công chức, viên chức thuộc huyện ThạchThất

- Tiếp tục nghiên cứu đề xuất đầu tư thêm trang thiết bị , phương tiện phục

vụ cho công tác lưu trữ điện tử để đưa vào khai thác sử dụng thuận tiện, đa dạnghóa các loại hình sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

- Phấn đấu 100% các đơn vị, trường học và các xã thuộc UBND huyệnThạch Thất có bố trí phòng kho hoặc tủ lưu trữ để bảo quản an toàn tài liệu lâu dàitài liệu có giá trị phục vụ thuận tiện cho công tác khai thác, sử dụng, bảo quản tàiliệu

Tên các phần mềm đang sử dụng trong hoạt động văn phòng của cơ quannhằm phục vụ công tác văn thư, lưu trữ

- Phần mềm quản lý hồ sơ 1 cửa cấp huyện

- Phần mềm quản lý hồ sơ 1 cửa cấp xã

- Phần mềm quản lý văn thư lưu trữ

- Phần mềm quản lý đơn tư khiếu nại tố cáo (nội bộ)

- Phần mềm quản lý đơn thư khiếu nại tố cáo

- Phần mềm truyền nhận văn bản và điều hành

- Phối hợp với Trung tâm Bồi dưỡng nghiệp vụ kỹ năng cho đội ngũ cán bộ,công chức, viên chức, lao động hợp đồng huyện làm công tác văn thư, lưu trữ

- Chủ trì phối hợp cùng văn phòng HĐND&UBND và các phòng liên quanthuộc huyện xây dựng kế hoạch kiểm tra chéo công tác văn thư – lưu trữ tại cácphòng ban, đơn vị, UBND xã và trường học

- Tham mưa UBND huyện thực hiện các chế độ, chính sách như: phụ cấpđộc hại, đói với công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của các đơn vịthuộc huyện theo quy định của Trung ương và Thành phố

- Thực hiện công tác theo dõi chấm điểm, đanh giá thi đua, khen thưởng vềvăn thư, lưu trữ

- Tổng hợp báo cáo Sở Nội vụ Thành phố Hà Nội tình hình, kết quả thựchiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ của các dơn vị trực thuộc huyện

- Chịu trách nhiệm tham mưu UBND huyện quản lý hồ sơ, tài liệu trong kholưu trữ Thực hiện việc thu thập, chỉnh lý tài liệu hàng năm theo quy định, tham

hệ thống bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn để phục vụ lâu dài cho công tác củaHĐND&UBND huyện, phân công 01 công chức của phòng làm công tác lưu trữ

- Tham mưu rà soát, bổ sung, chỉnh sửa quy chế quản lý và khai thác tài liệu

hồ sơ lưu trữ, tổ chức khai thác, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưutrữ của các tổ chức, cá nhân

- Chủ trì phối hượp với phòng Tư pháp và các phòng ban, đơn vị liên quanthuộc huyện tổ chức thực hiện việc xác định giá trị thoe quy định

b, Văn phòng HĐND&UBND huyện

- Tham mưu UBND huyện đảm bảo cơ sở vật chất thực hiện công tác vănthư phục vụ cho hoạt động đông chỉ đạo điều hành của HĐND&UBND huyện

- Tham mưu UBND huyện trong việc quản lý văn bản đi, đến của HĐND vàUBND huyện

- Chủ trì tham mưu UBND huyện triển khai các ứng dụng công nghệ thôngtin và quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO vào công tác văn thư, lưu trữ

c, Phòng Tư pháp

- Tham mưu Hội đồng phối hợp công tác phổ biến giáo dục pháp luật huyện

tổ chức tập huấn Luật lưu trữ và các Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 08/4/2004của Chính phủ về quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ Quy địnhthời hạn bảo quản tài liệu của đơn vị theo quy định tại Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 20/11/2014 của BNV hướng dẫn giao nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữlịch sử các cấp

- Phối hợp với phòng Nội vụ huyện tham mưu tổ chức tập huấn, bồi dưỡngnghiệp vụ, kỹ năng cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồngthuộc huyện làm công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị thuộc huyện

- Phối hợp với các phòng Nội vụ huyện tổ chức hiện việc xác định giá trị tàiliệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị, bảo quản hồ sơ hủy tài liệu hết giấ trị theo quyđịnh

d, Phòng Tài chính- kế hoạch