THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM

Quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Quản lý Nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ

Mã phách: ………

HÀ NỘI - 2021

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 0

PHẦN NỘI DUNG 4

Chương 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 4

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cơ cấu tổ chức của UBND Bình Lục, tỉnh Hà Nam 4

1.1.1 Lịch sử hình thành 4

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 5

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 5

1.2.2 Cơ cấu tổ chức 6

1.3 Phân loại văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản quản lý Nhà nước 7

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 9

2.1 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư thuộc Văn Phòng UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 9

2.1.1 Tình hình tổ chức 9

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 9

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 10

2.2 Hoạt động quản lý 11

2.2.1 Khái niệm Quản lý Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ 11

2.2.2 Cơ cấu của hệ thống quản lý nhà nước 11

2.2.3.Chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ 11

2.2.4 Xây dựng ban hành và chỉ đạo thực hiện các văn bản quy phạm

pháp luật quy định về công tác văn thư, lưu trữ 12

2.2.5 Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định 12

2.2.6 Đào tạo, bồi dưỡng, bố trí nhân sự làm công tác Văn thư, công tác thi đua khen thưởng trong công tác văn thư 13

2.2.7 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Bình Lục 13

2.3 Hoạt động nghiệp vụ 13

2.3.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 13

2.3.2 Quản lý văn bản 15

2.3.2.1.Quản lý văn bản đi 15

2.3.2.2 Quản lý văn bản đến 17

2.3.4 Tổ chức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 20

2.3.5 Công tác lưu trữ 20

2.3.5.1 Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ 21

2.3.5.2 Xác định giá trị tài liệu 21

2.3.5.3 Chỉnh lý tài liệu 21

2.3.5.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 21

2.3.5.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 22

2.3.5.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 22

Chương 3 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 24

3.1 Một vài nhận xét đánh giá về thực trạng công tác văn thư lưu trữ24 3.1.1 Ưu điểm 24

3.1.2 Nhược điểm 24

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác Quản lý Nhà nước về

Văn thư lưu trữ 26

3.3 Một số kiến nghị với cơ quan 29

KẾT LUẬN 31

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 32

PHỤ LỤC 33

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

1

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác Văn thư - Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và

là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính

nhà nước

Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác Dồng thời công tác văn thư là một bộ phận quan trọng trong hoạt động quản

lý, được xác định là một mặt hoat động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành của một cơ quan

Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu

và chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Công tác Văn thư Lưu trữ đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quan và đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ

sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ

Nhận thấy tầm quan trọng, cần thiết của công tác Văn thư Lưu trữ trong hoạt động quản lý Nhà nước và muốn tìm hiểu rõ hơn về môn học “ Quản lý Nhà nước về công tác Văn thư Lưu trữ” em đang theo học tại trường Em đã

lựa chọn chủ đề “Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam” cho bài tiểu luận của mình để hiểu rõ hơn phần

nào về môn học và cũng để đưa ra những ý kiến tham mưu cho lãnh đạo cơ quan

về sự cần thiết của công tác Văn thư Lưu trữ trong nhiệm vụ quản lý công tác Văn

2

thư Lưu trữ giúp cơ quan lưu trữ được những hồ sơ, tài liệu quan trọng phục vụ cho các hoạt động thực tiễn của cơ quan

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Trình bày, đánh giá, thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Bình Lục đồng thời đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao công tác

này

Nhiệm vụ:

- Xác định ý nghĩa, tầm quan trọng trong công việc thực hiện văn thư

lưu trữ tại cơ quan

- Khảo sát thực trạng tài liệu

- Điều tra thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

- Phân tích, xác định nguyên nhân

- Đưa những giải pháp nâng cao tổ chức thực hiện công tác văn tư, lưu

trữ trong cơ quan

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu : Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam

Phạm vi nghiên cứu: Tại UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam

- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển UBND huyện Bình Lục - Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Bình Lục

- Tìm hiểu thực trạng về công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam để hiểu rõ trách nhiệm của văn phòng

- Đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ và nâng cao trách nhiệm văn phòng trong thời gian tới

4 Phương pháp nghiên cứu

5 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận chung kèm theo nguồn tư liệu tham khảo, nội dung của đề tài gồm ba chương:

Chương 1: Giới thiệu vài nét về UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam Chương 2 : Thực trạng công tác văn thư-lưu trữ tại UBND Bình Lục Chương 3: Đề xuất giải pháp để nâng caon chất lượng quản lý nhà

nước về công tác văn thư lưu trữ

4

PHẦN NỘI DUNG Chương 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cơ cấu

tổ chức của UBND Bình Lục, tỉnh Hà Nam

1.1.1 Lịch sử hình thành

Huyện Bình Lục thời phong kiến thuộc phủ Lý Nhân trấn Sơn Nam Trong huyện có xã Ngọc Lũ là một di chỉ khảo cổ nổi tiếng, nơi lưu giữ trống đồng Ngọc Lũ trước khi được giới khảo cổ phát hiện ra giá trị quý giá của nó năm 1901 Đây là di vật khảo cổ có giá trị và nguyên vẹn của nền văn hóa Đông Sơn Ngoài chiếc trống đồng trên tại xã này, về sau còn phát hiện thêm

2 chiếc trống đồng nữa Các trống đồng cùng loại được phát hiện tiếp theo tại các thôn Đại Vũ (trống Vũ Bị năm 1969), xã An Lão (trống An Lão năm 1985) Tổng cộng trống đồng có ở Bình Lục hoặc đã phát hiện tại Bình Lục là

6 chiếc

Sau năm 1954, huyện Bình Lục có 22 xã: An Đổ, An Mỹ, An Ninh, An Nội, Bình Nghĩa, Bình Thành, Bồ Đề, Bối Cầu, Đinh Xá, Đồn Xá, Đồng Du, Hòa Bình, Hưng Công, La Sơn, Mỹ Thọ, Ngọc Lũ, Quế Sơn, Tiêu Động, Tràng An, Trịnh Xá, Trung Lương, Vũ Bản

Ngày 29 tháng 1 năm 1966, sáp nhập xã Bình Thành vào xã Tiêu Động, sáp nhập thôn Vĩnh Tứ thuộc xã Hòa Bình vào xã Quế Sơn, sáp nhập xóm Quang Trung thuộc xã Đồng Du vào xã Hưng Công và sáp nhập thôn Ngọc Lâm thuộc xã Hưng Công vào xã Bối Cầu

Ngày 18 tháng 12 năm 1976, hợp nhất hai xã Hòa Bình và Quế Sơn thành một xã lấy tên là xã An Lão

5

Ngày 27 tháng 4 năm 1977, sáp nhập 9 xã: Mỹ Thịnh, Mỹ Thuận, Mỹ Tiến, Mỹ Thành, Mỹ Hà, Mỹ Thắng, Mỹ Phúc, Mỹ Hưng, Mỹ Trung thuộc thành phố Nam Định vào huyện Bình Lục

Ngày 12 tháng 1 năm 1984, sáp nhập hai xã Mỹ Phúc và Mỹ Trung vào thành phố Nam Định

Ngày 13 tháng 2 năm 1987, thành lập thị trấn Bình Mỹ, thị trấn huyện

lỵ huyện Bình Lục trên cơ sở 1,44 ha diện tích tự nhiên và 51 nhân khẩu của

xã An Đổ; 164,48 ha diện tích tự nhiên và 947 nhân khẩu của xã An Mỹ; 90

ha diện tích tự nhiên và 573 nhân khẩu của xã Mỹ Thọ và 3,91 hécta đất của

xã Trung Lương

Cuối năm 2012, huyện Bình Lục có 1 thị trấn Bình Mỹ và 20 xã: An

Đổ, An Lão, An Mỹ, An Ninh, An Nội, Bình Nghĩa, Bồ Đề, Bối Cầu, Đinh

Xá, Đồn Xá, Đồng Du, Hưng Công, La Sơn, Mỹ Thọ, Ngọc Lũ, Tiêu Động, Tràng An, Trịnh Xá, Trung Lương, Vũ Bản

Ngày 23 tháng 7 năm 2013, chuyển hai xã Đinh Xá và Trịnh Xá về thành phố Phủ Lý quản lý

Huyện Bình Lục còn lại thị trấn Bình Mỹ và 18 xã: An Đổ, An Lão, An

Mỹ, An Ninh, An Nội, Bình Nghĩa, Bồ Đề, Bối Cầu, Đồn Xá, Đồng Du, Hưng Công, La Sơn, Mỹ Thọ, Ngọc Lũ, Tiêu Động, Tràng An, Trung Lương,

Vũ Bản

Ngày 1 tháng 1 năm 2020, sáp nhập hai xã Mỹ Thọ và An Mỹ vào thị trấn Bình Mỹ

Huyện Bình Lục có 1 thị trấn và 16 xã như hiện nay

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành

6

của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở

Quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm phát huy quyền làm chủ của Nhân dân, huy động các nguồn lực xã hội để xây dựng phát triển kinh tế - xã hội

Tuyên truyền giáo dục việc thực hiện Hiến pháp, phát luật của Nhà nước

Đảm bảo trật tự an ninh, an toàn xã hôi, xây dựng củng cố lực lượng

vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân trên địa bàn huyện

Phòng chống tham nhũng buôn lậu hàng giả và các tệ nạn xã hội khác Phòng chống, bảo vệ tài sản của nhân dân và nhà nước khỏi thiên tai bão lũ

Tổ chức chỉ đạo việc thực hiện thu chi ngân sách đảm bảo thu đúng, thu đủ và thu kịp thời các khoản thuế và các khoản thu khác cho hợp lý ở các địa phương thuộc địa bàn huyện

1.2.2 Cơ cấu tổ chức

UBND huyện Bình Lục do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu ra gồm: Chủ tịch và phó Chủ tịch

7

Chủ tịch UBND huyện Bình Lục, người lãnh đạo và điều hành công việc của UBND huyện, là người chịu trách nhiệm cá nhân về nhiệm vụ và quyền hạn của mình theo quy định, chịu trách nhiệm cùng tập thể về những hành động của huyện trước Hội đồng nhân dân huyện, Ủy ban nhân dân tỉnh:

Chủ tịch UBND huyện phân công công tác cho các Phó chủ tịch và các thành viên của UBND huyện, Ủy ban nhân dân huyện gồm 3 Phó chủ tịch, trong đó mỗi Phó chủ tịch sẽ phụ trách các khối khác nhau như: Khối Nông nghiệp, Khối Văn xã, Khối Kinh tế - Xây dựng

Các phòng ban chuyên môn giúp việc gồm có:

1.Văn phòng HĐND và UBND huyện

2.Phòng Nội vụ

3.Phòng Lao động – Thương binh và xã hội

4.Phòng Tài chính – Kế hoạch

5.Phòng Giáo dục

6.Phòng Văn hóa và Thông tin

7.Phòng Tài nguyên và môi trường

- Văn bản quy phạm pháp luật:

Tại điều 2, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 quy

8

định:

"Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự thủ tục quy định trong luật này"

Thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật:

+ Hiến pháp, Luật, Nghị quyết của Quốc hội

+ Pháp lệnh, Nghị quyết của UBTV Quốc hội

+ Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước

+ Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước

+ Quyết định của Thủ tướng Chính phủ

+Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ,

+ Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp đó ban hành,

+ Quyết định, Chỉ thị của UBND ban hành

Tại UBND huyện Lập Thạch ban hành : Quyết định, Chỉ thị của UBND huyện

 Văn bản hành chính thông thường:

Tất cả các cơ quan, tổ chức nhà nước đều có thẩm quyền ban hành các văn bản hành chính như : quyết định cá biệt, chỉ thị, công văn, báo cáo, quy định, quy chế, tờn trình, thông báo…

 Văn bản chuyên môn:

Văn bản chuyên ngành thuộc thẩm quyền ban hành riêng của từng cơ quan nhà nước theo quy định của pháp luật

Đối với nhưng văn bản đến văn thư không được bóc bì thì chuyển cho chủ tịch hay phó chủ tịch có trách nhiện giải quyết

Tất cả các văn bản do ủy ban nhân dân và các đơn vị thuộc ủy ban nhân dân huyện soạn thảo ra điều phải tổng hợp về văn thư để đóng dấu và làm thủ tục phát hành

Việc tổ chức chỉ đạo trong bộ phận Văn thư được thực hiện bằng văn bản do lãnh đạo gửi đến hàng năm Cán bộ Văn thư chỉ cần thực hiện tốt theo đúng chức trách công việc được giao, nhưng việc hỉ đạo công việc, đôn đốc công việc trong bộ phận Văn thư vẫn chưa được lãnh đạo cơ quan chưa thực

sự quan tâm đến

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Tham mưu tổng hợp giúp UBND huyện thực hiện đầy đủ các quy trình, các văn bản chỉ đạo, quy chế hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ , quản lý

sử dụng các phương tiện kỹ thuật tiết kiệm, an toàn hiệu quả trong các hoạt động của UBND huyện

Tuyệt đối giữ bí mật công văn giấy tờ, tài liệu theo các mức độ mật của văn bản

10

Cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của UBND huyện và các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND huyện

Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ , quản lý tài liệu, lập hồ sơ lưu trữ, soạn thảo một số văn bản, giấy tờ, báo cáo liên quan đến công tác văn phòng của UBND khi được chủ tịch hoặc phó chủ tịch giao

Quản lý con dấu các dấu chức danh của chủ tịch, phó chủ tịch của UBND huyện theo đúng quy định

Chuyển các văn bản, tài liệu, giấy mời của UBND huyện đến các ban nghành đoàn thể các phòng ban chuyên môn, các xã thuộc UBND huyện tại các kỳ họp thường kỳ và đột xuất do HĐND và UBND tổ chức

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Công tác quản lý nhà nước về văn thư – lưu trữ của UBND huyện Bình Lục được quy định trong chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Nội vụ huyện Phòng giao cho một đồng chí Phó trưởng phòng phụ trách và 01 chuyên viên phụ trách trực tiếp về công tác văn thư – lưu trữ của huyện, có trình độ chuyên môn Đại học

Hiện nay tại UBND huyện Lập Thạch đã bố trí 01 cán bộ kiêm nhiệm làm công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng HĐND & UBND huyện

Công chức và nhân viên văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND huyện về các công việc mà Chủ tịch UBND huyện giao, tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động UBND và thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của mình

Các cán bộ văn thư lưu trữ căn cứ Quyết định của UBND ban hành thực hiện đúng các công đoạn và thao tác nghiệp vụ về xử lý văn bản như (tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu, đăng ký, trình và sao văn bản, chuyển giao, công tác phục vụ tra cứu, sử dụng…) được thực hiện ở một nơi chung cho cả cơ quan là Văn phòng HĐND & UBND huyện

11

2.2 Hoạt động quản lý

2.2.1 Khái niệm Quản lý Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ

Quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ là sự can thiệp, tác động của nhà nước hay một cơ quan có thẩm quyền đến công tác VTLT được thể hiện chủ yếu bằng việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật nhằm thực hiện tốt nhất các nội dung của công tác văn thư lưu trữ Để cơ quan nhà nước

có thẩm quyền đã ban hành các van bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn để quy định công tác vawnt hư lưu trữ nhằm hoàn thiện hơn các quy định về hoạt dộng quản lý và nghiệp vụ trên mọi phương diện để nâng cao hiệu suất chất lượng công tác này

2.2.2 Cơ cấu của hệ thống quản lý nhà nước

- Chủ thể quản lý

Chủ thể quản lý là các cá nhân, tổ chức có quyền lực nhất định buộc các đối tượng quản lý phải tuân thủ các quy định do mình đề ra để đạt được mục tiêu ấn định trước

Chủ thể quản lý tại UBND huyện Bình Lục là cán bộ, công chức có thẩm quyền, là các cá nhân, tổ chức có quyền lực nhất định

- Đối tượng quản lý

Đối tượng quản lý là các cá nhân, tổ chức chịu sự tác động quản lý bao gồm tất cả các cá nhân, tổ chức, sinh sống sản xuất kinh doanh, dịch vụ trong lãnh thổ quốc gia

Đối tượng quản lý tại UBND huyện Bình Lục là các công chức, viên chức trong cơ quan các đơn vị phòng ban thuộc cơ quan chuyên môn của huyện

2.2.3.Chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ

Tại UBND huyện Bình Lục quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tạo cơ sở pháp lý làm căn cứ cho các dự án đầu tư phát triển văn thư, lưu

Luật lưu trữ năm 2011

Tại UBND huyện Bình Lục đã ban hành một số văn bản về nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ như:

- Kế hoạch số 53/KH-UBND ngày 23/5/2015 về thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2015;

- Quyết định số 159/QĐ-CTUBND ngày 17/3/2015 về việc ban hành danh mục hồ sơ năm 2015;

Ngoài ra, có 1 văn bản quy phạm pháp luật ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ:

Quyết định số 02/2015/QĐ-UBND ngày 03/7/2015 về ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện, gửi đến tất cả các cơ quan thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn nghiên cứu, triển khai thực hiện để quản lý thống nhất

2.2.5 Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định

Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ báo cáo thống kê, chế độ thống kê lưu trữ số lượng báo cáo thống kê hằng năm từ ngày 01/01 đến 31/12

Thống kê lưu trữ được thực hiện theo quy định tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện, lưu trữ cấp huyện tập hợp số liệu và báo cáo lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh

Hiện nay, các cơ quan trong UBND huyện Bình Lục không thực chế độ

13

báo cáo thống kê hằng năm

2.2.6 Đào tạo, bồi dưỡng, bố trí nhân sự làm công tác Văn thư, công tác thi đua khen thưởng trong công tác văn thư

Nhận thức rõ ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ đối với việc chỉ đạo điều hành các nhiệm vụ kinh tế - xã hội của địa phương, UBNĐ huyện có bố trí 01 cán bộ chiêm nghiệm làm công tác văn thư và phụ trách kho lưu trữ tại Văn phòng UBND huyện

Công tác thi đua khen thưởng tại ủy ban chưa có vì công tác văn thư lưu trữ chưa thật sự được quan tâm và chưa có kinh phí để quan tâm đầu tư

2.2.7 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Bình Lục

Trong năm 2015, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước – Bộ Nội vụ và Sở Nội vụ tỉnh Hà Nam đã tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại huyện Tại buổi kiểm tra Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước – Bộ Nội vụ và Sở Nội

vụ những việc làm được và chưa làm được về công tác văn thư, lưu trữ của huyện, qua đó đoàn kiểm tra đã đưa ra những giải pháp giúp cơ quan thực hiện nhiệm vụ trong những năm tiếp theo được tốt hơn

Từ năm 2004 trở lại đây, UBND huyện Bình Lục phối hợp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh đã tổ chức được 5 đợt kiểm tra về công tác văn thư, lưu trữ tại một số cơ quan thuộc UBND huyện và xã, thị trấn trên địa bàn huyện

2.3 Hoạt động nghiệp vụ

2.3.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Đối với hoạt động nghiệp vụ thì công tác xây dựng và ban hành văn bản là một nghiệp vụ mang ý nghĩa và vai trò quan trọng

Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu

cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn

- Các văn bản quy phạm pháp luật: quyết định, chỉ thị;

- Các văn bản hành chính thông thường như: Quyết định (cá biệt), chỉ thị

(cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề

án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, phiếu gửi, phiếu chuyển;

Việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại các cơ quan, địa phương thuộc UBND huyện cơ bản thực hiện đảm bảo theo quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thế thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Các văn bản chuyên môn: tùy theo yêu cầu lĩnh vực quản lý UBND