Mặt khác, UBND huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái Nguyên cũng chưa có quy chế cụ thể về công tác văn thư của cơ quan mà hiện tại vẫn chỉ thực hiện theo các quy chế, văn bản hướng dẫn ban hành kèm
Trang 1Môn học: Nghiệp vụ tham mưu – tổng hợp
BÀI KIỂM TRA GIỮA KỲ CÁ NHÂN
Đề bài: Tiến hành tham mưu cho lãnh đạo cơ quan xây dựng quy chế
về công tác văn thư
Bài làm
1 Đối tượng tham mưu: giả định sẽ tham mưu cho lãnh đạo cơ quan
UBND huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái Nguyên xây dựng quy chế về công tác văn thư do hiện tại công tác văn thư tại UBND huyện dang gặp nhiều khó khăn và tồn tại nhiều bất cập cần phải giải quyết, khắc phục Mặt khác, UBND huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái Nguyên cũng chưa có quy chế cụ thể về công tác văn thư của cơ quan mà hiện tại vẫn chỉ thực hiện theo các quy chế, văn bản hướng dẫn ban hành kèm theo các văn bản quy phạm pháp luật ở trên của nhà nước
2 Thực trạng thực hiện công tác văn thư của UBND Huyện Đồng Hỷ,
tỉnh Thái Nguyên: còn tồn tại nhiều vấn đề bất cập cần khắc phục như sau:
- Soạn thảo và ban hành văn bản: Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
được tiến hành theo trình tự sau: Văn bản sau khi được nhân viên soạn thảo đánh máy xong được chuyển đến Chánh văn phòng xem xét, kiểm tra thể thức sau đó trình lên Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND huyện kí ban hành và sau đó chuyển xuống nhân viên văn thư tiến hành đánh số, ghi ngày, tháng năm ban hành văn bản và đăng kí vào sổ “Đăng kí văn bản đi” sau đó nhân văn bản theo nơi nhận, đóng dấu và làm thủ tục gửi văn bản đi
Điểu bất cập ở đây là thực tế ở UBND huyện Đồng Hỷ thì người kiểm tra thể thức văn bản là Chánh Văn phòng ( đây không phải là công việc chuyên môn của chánh văn phòng mà là công việc chuyên môn thuộc bộ phận văn thư) Trên
Trang 2thực tế bộ phận văn thư không được đề cao nên nhiệm vụ của văn thư chỉ là thư tiến hành đánh số, ghi ngày, tháng năm ban hành , đăng kí vào sổ, nhân văn bản theo nơi nhận, đóng dấu và làm thủ tục gửi văn bản đi Từ đây ở đây xảy ra sai sót, bất cập trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản dẫn đến hậu quả là: nhiều văn bản soạn thảo còn sai về thể thức, kỹ thuật trình bày, cụ thể: số hiệu, nơi nhận, trích yếu nội dung chưa chuẩn ; một số văn bản ban hành còn ký chưa đúng thẩm quyền (nhầm lẫn giữa KT với TM, TL hay TUQ)…
- Quản lý văn bản đến: Do nhân viên văn thư thì do là thủ quỹ kiêm nhiệm
nên cũng không có chuyên môn cao nên công tác này vẫn còn tồn tại hạn chế như: Việc bóc bì văn bản đến còn dùng tay xé làm rách văn bản bên trong; việc vào số cho văn bản còn đi còn bị trùng số; sổ đăng ký công văn, quyết định của phòng còn tận dụng những mẫu sổ cũ Một số trường hợp văn thư vì quên mà không chuyển giao kịp thời những văn bản được đóng dấu “Hỏa tốc” hay
“Khẩn” làm chậm tiến độ giải quyết công việc và dễ dàng gây thất lạc/mất văn bản
- Quản lý văn bản đi: bất cập ở chỗ lưu văn bản, theo nguyên tắc: bộ phận
văn thư cơ quan phải lưu bản gốc nhưng trên thực tế tại UBND huyện Đồng Hỷ thì bộ phận soạn thảo lưu bản gốc còn văn thư cơ quan lưu bản chính dẫn đến hậu quả đã có trường hợp bộ phận soạn thảo làm mất bản gốc và từ đó nếu xảy
ra rủi ro thì sẽ không có căn cứ nào để đối chiếu với bản chính Ngoài ra còn trường hợp: các văn bản đã được ký nhưng vì đã gần hết giờ làm việc không được cán bộ văn thư hoàn tất thủ tục đăng ký ngay; vẫn còn hiện tượng lùi ngày chèn số
- Quản lý và sử dụng con dấu: theo nguyên tắc con dấu là do văn thư chịu
trách nhiệm bảo quản và sử dụng (người trực tiếp đóng dấu) Tuy nhiên trên thực
tế còn một số trường hợp, văn thư cơ quan bận nên nhờ người khác đóng hộ hoặc giao con dấu cho một cán bộ khác nhưng lại không có văn bản bàn giao
Trang 3hay ủy quyền dẫn đến hậu quả khi xảy ra sai sót thì người hoàn toàn chịu trách nhiệm sẽ là văn thư Mặt khác, do văn thư là kiêm nhiệm nên chuyên môn chưa cao: Khi đóng dấu vẫn còn một số văn bản đóng dấu bị lệch, dấu chưa đóng đúng quy định, con dấu chưa trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái,…
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: Do chưa có quy chế
quy định cụ thể nên còn tồn tại một số vấn đề như: chuyên viên không lập hồ sơ
mà đẩy việc cho nhân viên văn thư đẫn đến việc do văn thư không là người trực tiếp giải quyết công việc nên hồ sơ lập các văn bản bên trong thiếu sự liền mạch, không đúng trình tự giải quyết công việc Ngoài ra, danh mục hồ sơ không được lập hàng năm mà sử dụng danh mục được lập từ nhiều năm trước vì thế không
có tính cập nhật Công tác giao nộp hồ sơ cũng chưa hiệu quả khi mà các tài hiệu
hồ sơ rời lẻ; giao nộp không đúng thời hạn,…
Tóm lại, công tác văn thư tại UBND Huyện Đồng Hỷ, tỉnh Thái Nguyên còn gặp nhiều vấn đề bất cập cần giải quyết, khắc phục Để bước đầu khắc phục được những vấn đề trên thì đầu tiên phải tiến hành xây dựng quy chế về công tác văn thư tại cơ quan, từ đó có căn cứ rõ ràng giúp cho các cán bộ, công chức trong cơ quan thực hiện tốt và đúng chuẩn các nghiệp vụ về công tác văn thư
3 Cơ sở khoa học
Vai trò của công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức
Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, từ khâu đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác… nói chung đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan Thông tin càng đầy đủ, chính xác và nắm bắt được kịp thời thì hoạt động quản lý của các cơ quan càng đạt hiệu quả cao Nguồn thông tin được thể hiện dưới hình thức văn bản quản lý luôn là nguồn thông tin chủ yếu và đáng tin cậy nhất Bởi chúng liên quan chặt chẽ với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và chứa đựng đầy
Trang 4đủ các yếu tố pháp lý Nguồn thông tin văn bản này để đến được lãnh đạo, cán bộ, viên chức trong cơ quan hoặc các cơ quan khác đều phải qua các khâu xử lý của công tác văn thư như soạn thảo, duyệt… Điều này chứng tỏ công tác văn thư thực hiện chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản
lý và đó cũng chính là mục đích và nhiệm vụ cơ bản của công tác này
Làm tốt công tác thư sẽ góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác của cơ quan Nếu các khâu của công tác văn thư làm tốt như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác; soạn thảo văn bản đảm bảo chất lượng … thì sẽ đảm bảo thông tin văn bản đầy đủ, kịp thời và chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan Do đó sẽ góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cơ quan Đặc biệt, khi công tác văn thư được tin học hóa để thay thế cho phương pháp thủ công truyền thống thì chắc chắn hiệu suất và chất lượng hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức sẽ được nâng cao rõ rệt
Làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ Làm tốt công tác văn thư ở đây có nghĩa là chuyển giao văn bản, giấy tờ, truyền đạt các thông tin về quản lý đến cơ quan, đến người có trách nhiệm giải quyết hoặc thực hiện được nhanh chóng, kịp thời; soạn thảo và ban hành các quyết định chính xác, phù hợp với thực tiễn, có khả năng thực thi, tuân thủ nghiêm túc các quy định của Nhà nước Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác hành chính văn phòng, công tác văn thư sẽ được hiện đại hóa Đó chính là yếu tố quan trọng góp phần quan trọng làm giảm bớt công văn, giấy tờ, ngăn ngừa và hạn chế tệ quan liêu trong các cơ quan
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật
cơ quan Bởi vì phần lớn các thông tin thuộc bí mật nhà nước, bí mật cơ quan đều được văn bản hóa Nếu việc bảo vệ công văn, tài liệu chứa đựng bí mật nhà nước, bí mật cơ quan được các cơ quan có thẩm quyền quy định
Trang 5một cách đầy đủ, chặt chẽ và được các cơ quan tuân thủ nghiêm túc trong quá trình tiến hành các khâu của công tác văn thư, thì sẽ đảm bảo được an toàn tài liệu, góp phần giữ gìn cho các thông tin thuộc bí mật nhà nước và bí mật cơ quan không bị rò rỉ ra ngoài
Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ Nếu như văn bản soạn thảo có nội dung chính xác, các thành phần thuộc thể thức văn bản được thể hiện đầy đủ và đúng đắn, thì sẽ đảm bảo cho tài liệu lưu trữ có độ chính xác cao Do đó sẽ góp phần nâng cao chất lượng của tài liệu lưu trữ nói chung và tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu sử dụng Nếu các văn bản có giá trị hình thành trong hoạt động của cơ quan được lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan đầy đủ, đúng hạn, sẽ tạo điều kiện để sớm đưa tài liệu phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng của cơ quan Mặt khác, sẽ giải phóng cho cán bộ lưu trữ khỏi những công việc vốn thuộc chức trách của văn thư để tập trung thực hiện nhiệm vụ chính của mình, như tổ chức khoa học tài liệu…
4 Cơ sở pháp lý
Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;
Căn cứ Nghị định số 99/2016//NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ
về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ
về quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư;
Trang 6Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an về hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ về quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, Cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp;
Căn cứ Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ
về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan, tổ chức;
Căn cứ Quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên (Ban hành kèm theo Quyết định số 20/2013/QĐ-UBND ngày 27 tháng 9 năm 2013 của UBND tỉnh Thái Nguyên)