TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM

C BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Công tác Văn thư Lưu trữ trong UBND các cấp Mã phách Hà Nội 2021 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 2 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 2 1 1 Lý luận chung về công tác văn thư 2 1 1 1 Một số khái niệm 2 1 1 1 1 Khái niệm “Công tác Văn thư” 2 1 1 1 2 Khái niệm văn bản, văn.

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

PHẦN NỘI DUNG 2

1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 2

1.1 Lý luận chung về công tác văn thư 2

1.1.1 Một số khái niệm 2

1.1.1.1 Khái niệm “Công tác Văn thư” 2

1.1.1.2 Khái niệm văn bản, văn bản điện tử, văn bản đi, văn bản đến 2

1.1.1.3 Khái niệm con dấu 2

1.1.1.4 Khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ 3

1.1.2 Nội dung của công tác văn thư 3

1.1.3 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 3

1.1.3 Vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức 4

1.1.4 Một số văn bản quy định về công tác văn thư 5

1.2 Khái quát về Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 5

1.2.1 Lịch sử hình thành 5

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 6

1.2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 6

1.2.2.2 Cơ cấu tổ chức 7

2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 7

2.1 Khái quát thực trạng chung 7

2.2 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 8

2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 8

2.2.2 Quản lý văn bản 10

2.2.2.1 Quản lý văn bản đi 10

2.2.2.2 Quản lý văn bản đến 12

2.2.3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 14

2.2.4 Sao văn bản 14

2.2.5 Tổ chức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 15

3 NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 15

3.1 Nhận xét về thực trạng công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 15

3.1.1 Ưu điểm 15

3.1.2 Hạn chế 16

3.1.3 Nguyên nhân của những hạn chế 16

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 17

3.2.1 Hoàn thiện công tác tổ chức nhân sự 17

3.2.2 Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo và cán bộ công chức, viên chức về vai trò của công tác văn thư 17

3.2.3 Xây dựng và hoàn thiện một cách đồng bộ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về tổ chức công tác văn thư tại huyện Bình Lục 18

3.2.4 Tăng cường công tác đăng ký văn bản đến, văn bản đi 18

3.2.5 Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn, các cuộc thi, các khóa đào tạo bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ trong công tác tổ chức, quản lý văn thư………18

3.2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 19

3.3 Một số kiến nghị 19

KẾT LUẬN 20

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 21

PHỤ LỤC 22

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU

Công tác Văn thư là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tácthường xuyên của mỗi cơ quan trong hoạt động quản lý nói chung và hoạt động của

các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng Trong quản lý nhà nước, Công tác văn

thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo,kiểm tra quản lý điều hành công việc của các cơ quan Nhà nước nhằm đảm bảocung cấp kịp thời, chính xác Đồng thời công tác văn thư là một bộ phận quan trọngtrong hoạt động quản lý, được xác định là một mặt hoat động của bộ máy quản lýnói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởngtrực tiếp tới hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành của một cơ quan

Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi hoạt động của cơ quan cũngnhư hoạt động của cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quan và đảm bảogiữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nhận thấy tầmquan trọng, cần thiết của công tác Văn thư trong hoạt động quản lý cũng như nhữnglợi ích mà công tác văn thư mang lại cho hiệu quả hoạt động của ủy ban nhân dân

các cấp Với những kiến thức được tiếp thu từ học phần “Công tác văn thư-lưu trữ trong ủy ban nhân dân các cấp” tác giả đã lựa chọn đề tài: “Thực trạng công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam” để nghiên cứu, tìm hiểu.

Đối tượng nghiên cứu của bài tập lớn là công tác văn thư tại Ủy ban nhândân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam trong thời gian từ năm 2019-7/2021

Tác giả đã sử dụng các phương pháp để làm bài tập lớn bao gồm phươngpháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp phân tích tổng hợp, thống kê, đánh giá thựctrạng khách quan…để làm bài tập lớn

PHẦN NỘI DUNG

1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM

1.1 Lý luận chung về công tác Văn thư

1.1.1 Một số khái niệm

1.1.1.1 Khái niệm “Công tác Văn thư”

Theo tác giả Vương Đình Quyền: “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tố chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức” [3, tr.8]

Theo Tập bài giảng Công tác Văn thư, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:

“Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản

lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư” Đây là khái niệm mà tác giả sử dụng trong bài tập lớn

này.” [4, tr.55]

1.1.1.2 Khái niệm văn bản, văn bản điện tử, văn bản đi, văn bản đến

Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu,

hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định

Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc

được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theoquy định

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ

quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến

1.1.1.3 Khái niệm con dấu

Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng

ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước

Con dấu quy định tại Nghị định 99/2016-NĐ-CP của chính, bao gồm: Con dấu có hình Quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi.

1.1.1.4 Khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ

“Hồ sơ” là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn

đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quátrình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơquan, tổ chức, cá nhân

“Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá

trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo nhữngnguyên tắc và phương pháp nhất định

1.1.2 Nội dung của công tác văn thư

Nội dung của công tác văn thư bao gồm các công việc như: Soạn thảo và banhành văn bản; Quản lý văn bản; Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào trong lưutrữ cơ quan

1.1.3 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư

1.1.3.2 Ý nghĩa

Một là, làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần năng cao năng suất, chất lượng công tác của cơ quan, tổ chức và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ

Trong hoạt động của cơ quan, từ việc để ra các chủ trương, chính sách, xâydựng chương trình kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiếnnghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưoi giải quyết công việc đều phảidựa vào các nguồn thông tin có liên quan Thông tin càng chính xác, đầy đủ và kịp

thời thì hoạt động của cơ quan, tổ chức càng đạt hiệu quả Thông tin phục vụ quản

lý được cung cấp từ nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu chính xácnhất là thông tin bằng văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổbiến thông tin mang tính chất pháp lý

Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộphận, do đó kết quả văn thư không chi ảnh hưởng đến bản thân cơ quan mà còn ảnhhưởng đến cơ quan khác Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ giúp lãnh đạo cơ quanchi đạo công việc chính xác, hiệu quả

Hai là, làm tốt công tác văn thư góp phần giữ bí mật của Đảng, Nhà nước và của môi cơ quan

Trong hoạt động của cơ quan, văn bản là căn cứ chủ yếu để giải quyết côngviệc, nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Do đó, hiệu suất và chất lượngcông tác của cơ quan nói chung, từng cán bộ viên chức nói riêng có quan hệ chặtchẽ với công tác văn thư Nếu các khẩu của công tác văn thư làm tốt như tiếp nhận,chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác, soạn thảo và ban hànhvăn bản đảm bảo chất lượng, vào số văn bản đi - đến được rõ ràng đúng đắn, lập hồ

sơ hiện hành hợp lý, đúng các quy định thì sẽ đám bảo thông tin đẩy đủ, kịp thời,chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan

Ba là, làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ

Tài liệu văn thư là nguồn bố sung cho tài liệu lưu trữ cơ quan và lưu trữ nhànước Do đó giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ vớinhau Muốn cho công tác lưu trữ tiến hành được thuận lợi thì cần phải làm tốt côngtác văn thư Trước hết là làm tổt các khâu soạn thào và ban hành văn bản, lập hồ sơhiện hành và giao nộp hồ sơ và lưu trữ cơ quan

1.1.3 Vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Một là, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cũng

cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu phục vụ cho mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa,

xã hội Đồng thời cũng cấp những thông tin quá khứ, phục vụ cho hoạt động quản

lý của cơ quan - Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việcđáp ứng kịp thời các yêu cầu của tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phươngtiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức cóthể kiểm tra đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý

Hai là, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của cơ quan, tổ

chức, cả nhân Góp phần giữ gin những tư liệu về hoạt động của cơ quan, phục vụkiểm tra thanh tra giảm sát Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quanđến cơ quan, tổ chức và bí mật quốc gia

Ba là, nếu làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần đảm bảo cho các hoạt động

của cơ quan hành chính nhà nước, mỗi đơn vị được hoạt động thông suốt Nhờ đógóp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy tiến trình cảicách nền hành chính hiện nay

1.1.4 Một số văn bản quy định về công tác văn thư

Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Công tác Vănthư

Nghị định số 99/2016/NĐ-CP, ngày 11/7/2016 của Chính phủ về Quản lý và

sử dụng con dấu

Ngoài ra còn nhiều văn bản khác quy định về công tác này của địa phương

1.2 Khái quát về Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam

1.2.1 Lịch sử hình thành

Huyện Bình Lục thời phong kiến thuộc phủ Lý Nhân trấn Sơn Nam Tronghuyện có xã Ngọc Lũ là một di chỉ khảo cổ nổi tiếng, nơi lưu giữ trống đồng Ngọc

Lũ trước khi được giới khảo cổ phát hiện ra giá trị quý giá của nó năm 1901 Đây là

di vật khảo cổ có giá trị và nguyên vẹn của nền văn hóa Đông Sơn Ngoài chiếctrống đồng trên tại xã này, về sau còn phát hiện thêm 2 chiếc trống đồng nữa Cáctrống đồng cùng loại được phát hiện tiếp theo tại các thôn Đại Vũ (trống Vũ Bị năm1969), xã An Lão (trống An Lão năm 1985) Tổng cộng trống đồng có ở Bình Lụchoặc đã phát hiện tại Bình Lục là 6 chiếc

Sau năm 1954, huyện Bình Lục có 22 xã: An Đổ, An Mỹ, An Ninh, An Nội,Bình Nghĩa, Bình Thành, Bồ Đề, Bối Cầu, Đinh Xá, Đồn Xá, Đồng Du, Hòa Bình,Hưng Công, La Sơn, Mỹ Thọ, Ngọc Lũ, Quế Sơn, Tiêu Động, Tràng An, Trịnh Xá,Trung Lương, Vũ Bản Ngày 29 tháng 1 năm 1966, sáp nhập xã Bình Thành vào xãTiêu Động, sáp nhập thôn Vĩnh Tứ thuộc xã Hòa Bình vào xã Quế Sơn, sáp nhậpxóm Quang Trung thuộc xã Đồng Du vào xã Hưng Công và sáp nhập thôn NgọcLâm thuộc xã Hưng Công vào xã Bối Cầu

Ngày 18 tháng 12 năm 1976, hợp nhất hai xã Hòa Bình và Quế Sơn thànhmột xã lấy tên là xã An Lão Ngày 27 tháng 4 năm 1977, sáp nhập 9 xã: Mỹ Thịnh,

Mỹ Thuận, Mỹ Tiến, Mỹ Thành, Mỹ Hà, Mỹ Thắng, Mỹ Phúc, Mỹ Hưng, MỹTrung thuộc thành phố Nam Định vào huyện Bình Lục Ngày 12 tháng 1 năm 1984,sáp nhập hai xã Mỹ Phúc và Mỹ Trung vào thành phố Nam Định

Ngày 13 tháng 2 năm 1987, thành lập thị trấn Bình Mỹ, thị trấn huyện lỵhuyện Bình Lục trên cơ sở 1,44 ha diện tích tự nhiên và 51 nhân khẩu của xã AnĐổ; 164,48 ha diện tích tự nhiên và 947 nhân khẩu của xã An Mỹ; 90 ha diện tích tựnhiên và 573 nhân khẩu của xã Mỹ Thọ và 3,91 hécta đất của xã Trung Lương

Cuối năm 2012, huyện Bình Lục có 1 thị trấn Bình Mỹ và 20 xã: An Đổ, AnLão, An Mỹ, An Ninh, An Nội, Bình Nghĩa, Bồ Đề, Bối Cầu, Đinh Xá, Đồn Xá,Đồng Du, Hưng Công, La Sơn, Mỹ Thọ, Ngọc Lũ, Tiêu Động, Tràng An, Trịnh Xá,Trung Lương, Vũ Bản

Ngày 23 tháng 7 năm 2013, chuyển hai xã Đinh Xá và Trịnh Xá về thànhphố Phủ Lý quản lý Huyện Bình Lục còn lại thị trấn Bình Mỹ và 18 xã: An Đổ, AnLão, An Mỹ, An Ninh, An Nội, Bình Nghĩa, Bồ Đề, Bối Cầu, Đồn Xá, Đồng Du,Hưng Công, La Sơn, Mỹ Thọ, Ngọc Lũ, Tiêu Động, Tràng An, Trung Lương, VũBản Ngày 1 tháng 1 năm 2020, sáp nhập hai xã Mỹ Thọ và An Mỹ vào thị trấnBình Mỹ Huyện Bình Lục có 1 thị trấn và 16 xã như hiện nay

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam

1.2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hộiđồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trướcHội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấpnhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cốquốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn Uỷ ban nhândân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉđạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở

Quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm phát huy quyền làm

chủ của Nhân dân, huy động các nguồn lực xã hội để xây dựng phát triển kinh tế

-xã hội Tuyên truyền giáo dục việc thực hiện Hiến pháp, phát luật của Nhà nước.Đảm bảo trật tự an ninh, an toàn xã hôi, xây dựng củng cố lực lượng vũ trang, xâydựng quốc phòng toàn dân trên địa bàn huyện Phòng chống tham nhũng buôn lậuhàng giả và các tệ nạn xã hội khác Phòng chống, bảo vệ tài sản của nhân dân vànhà nước khỏi thiên tai bão lũ Tổ chức chỉ đạo việc thực hiện thu chi ngân sáchđảm bảo thu đúng, thu đủ và thu kịp thời các khoản thuế và các khoản thu khác chohợp lý ở các địa phương thuộc địa bàn huyện

1.2.2.2 Cơ cấu tổ chức

UBND huyện Bình Lục do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu ra gồm: Chủtịch và phó Chủ tịch Chủ tịch UBND huyện Bình Lục, người lãnh đạo và điều hànhcông việc của UBND huyện, là người chịu trách nhiệm cá nhân về nhiệm vụ vàquyền hạn của mình theo quy định, chịu trách nhiệm cùng tập thể về những hànhđộng của huyện trước Hội đồng nhân dân huyện, Ủy ban nhân dân tỉnh:

Chủ tịch UBND huyện phân công công tác cho các Phó chủ tịch và các thànhviên của UBND huyện, Ủy ban nhân dân huyện gồm 3 Phó chủ tịch, trong đó mỗiPhó chủ tịch sẽ phụ trách các khối khác nhau như: Khối Nông nghiệp, Khối Văn xã,Khối Kinh tế - Xây dựng

Các phòng ban chuyên môn giúp việc gồm có: Văn phòng UBND huyện;Phòng Nội vụ; Phòng Lao động – Thương binh và xã hội; Phòng Tài chính – Kếhoạch; Phòng Giáo dục; Phòng Văn hóa và Thông tin; Phòng Tài nguyên và môitrường; Phòng Tư pháp; Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn; Phòng Kinh tế

- Hạ tầng; Thanh tra; Phòng Y tế

2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM

2.1 Khái quát thực trạng chung

Công tác Văn thư tại UBND huyện Bình Lục được tổ chức theo nguyên tắchỗn hợp Nhưng mọi hoạt động giấy tờ đến ủy ban nhân dân đều được tập trung tại

bộ phận Văn thư cơ quan dù đến từ bất cứ nguồn nào để làm thủ tục tiếp nhận, đăng

ký và chuyển giao Đối với nhưng văn bản đến văn thư không được bóc bì thìchuyển cho chủ tịch hay phó chủ tịch có trách nhiện giải quyết Tất cả các văn bản

do ủy ban nhân dân và các đơn vị thuộc ủy ban nhân dân huyện soạn thảo ra điều

phải tổng hợp về văn thư để đóng dấu và làm thủ tục phát hành.

Việc tổ chức chỉ đạo trong bộ phận Văn thư được thực hiện bằng văn bản dolãnh đạo gửi đến hàng năm Cán bộ Văn thư chỉ cần thực hiện tốt theo đúng chứctrách công việc được giao, nhưng việc chỉ đạo công việc, đôn đốc công việc trong

bộ phận Văn thư vẫn chưa được lãnh đạo cơ quan chưa thực sự quan tâm đến

Công tác quản lý nhà nước về văn thư của UBND huyện Bình Lục được quyđịnh trong chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Nội vụ huyện Phòng giaocho một đồng chí Phó trưởng phòng phụ trách và 01 chuyên viên phụ trách trực tiếp

về công tác Văn thư của huyện, có trình độ chuyên môn Đại học

Hiện nay tại UBND huyện Bình Lục đã bố trí 01 cán bộ kiêm nhiệm làmcông tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Công chức vànhân viên văn phòng chịu trách nhiệm trước UBND huyện về các công việc mà Chủtịch UBND huyện giao, tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động UBND và thực hiệnnhiệm vụ quyền hạn của mình

UBND huyện Bình Lục thực hiện công tác văn thư theo các văn bản quypháp pháp luật hiện hành do nhà nước ban hành:

- Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Công tácVăn thư

Tại UBND huyện Bình Lục đã ban hành một số văn bản về nghiệp vụ côngtác Văn thư như:

- Quyết định số 159/QĐ-UBND ngày 17/3/2020 về việc ban hành Quy chếcông tác văn thư trên địa bàn huyện, gửi đến tất cả các cơ quan thuộc UBND huyện

và UBND các xã, thị trấn nghiên cứu, triển khai thực hiện để quản lý thống nhất

- Kế hoạch số 962/KH-UBND, ngày 18/10/2020 về việc kiểm tra công tácVăn thư trên địa bàn huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam

2.2 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam

2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bảncần soạn thảo, người đứng đầu ủy ban nhân dân giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủtrì soạn thảo văn bản Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thựchiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản

cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hìnhthức, thể thức và kỹ thuật trình bày Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giaonhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyểnbản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tincần thiết.

Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho

ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đếnlãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm

vụ soạn thảo văn bản Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu tráchnhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trongphạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao

Duyệt bản thảo văn bản: Bản thảo văn bản phải do Chủ tịch, Phó chủ tịchUBND duyệt, ký Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửachữa, bổ sung thì do Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND huyện xem xét, quyết định

Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành: Người đứng đầu đơn vị soạn thảovăn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức

và trước pháp luật về nội dung văn bản cụ thể là Trưởng, Phó các phòng kiểm tra vềnội dung Chánh văn phòng có trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày vănbản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức vàtrước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

Ký ban hành văn bản: Chủ tịch UBND huyện có thẩm quyền ký tất cả văn

bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộclĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của ngườiđứng đầu

Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thờigian và nội dung được ủy quyền Người được ký thừa ủy quyền không được ủyquyền lại cho người khác ký Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thểthức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền

Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, khôngdùng các loại mực dễ phai Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện

ký số Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định CP

Theo quy định, UBND huyện Bình Lục được ban ban hành các loại văn bảnnhư sau:

- Các văn bản quy phạm pháp luật: quyết định, chỉ thị;

- Các văn bản hành chính thông thường như: Quyết định (cá biệt), chỉ thị(cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo,biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm,giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, phiếu gửi, phiếu chuyển

Việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại các cơ quan, địa phươngthuộc UBND huyện cơ bản thực hiện đảm bảo theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Công tác Văn thư

- Các văn bản chuyên môn: tùy theo yêu cầu lĩnh vực quản lý UBND cóthể giao cho cán bộ chuyên môn trong lĩnh vực đó soạn thảo và ban hành văn bản;

Nhìn chung UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam đã thực hiện đúng các quyđịnh của Nhà nước về công tác văn thư và đảm bảo giải quyết được các nhiêm vụđược giao về công tác xây dựng và ban hành văn bản cũng như thẩm quyền banhành văn bản đảm bảo giá trị pháp lý và hiệu lực của văn bản

2.2.2 Quản lý văn bản

2.2.2.1 Quản lý văn bản đi

Bước 1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giảiquyết

2 Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

a) Ghi số văn bản

- Tất cả văn bản đi của UBND huyện Bình Lục được ghi số theo hệ thống sốchung của UBND do Văn thư thống nhất quản lý

b) Ghi ngày, tháng, năm văn bản

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiệntheo quy định của pháp luật hiện hành

- Việc cấp số và thời gian ban hành văn bản hành chính thực hiện theo quy