THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ BÁO CÁO KẾT QUẢ KIẾN TẬP NGHÀNH NGHỀ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Sinh viên NGUYỄN VŨ QUỐC ĐẠT Lớp 1806LTHA Người hướng dẫn NGUYỄN THỊ THANH HÀ NỘI – 2022 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3 1 1 Quá trình hình thành, phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3 1 1 1 Quá trình phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3 1 1 2 Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

BÁO CÁO KẾT QUẢ KIẾN TẬP NGHÀNH NGHỀ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

Sinh viên: NGUYỄN VŨ QUỐC ĐẠT

Lớp: 1806LTHA

Người hướng dẫn: NGUYỄN THỊ THANH

HÀ NỘI – 2022

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Nhận thức được tầm quan trọng của việc kiến tập tập đối với mỗi sinh viên.Đặc biệt, là Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là nơi em đang học tập và rènluyện phát triển Vì vậy, việc kiến tập tại đơn vị Trường Đại học Nội vụ HàNội sẽ giúp bản thân hiểu thêm về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, chức năng,nhiệm vụ cũng như những công việc chuyên môn của đơn vị Qua đó, giúp emcủng cố, nâng cao kiến thức đã được trang bị trong quá trình học tập tại trường,

hệ thống hóa được những kiến thức cơ bản thuộc chuyên ngành, từng bước gắnliền học với thực hành; lý luận gắn liền với thực tiễn; tiếp cận và thâm nhập vớithực tế,bước đầu vận dụng các kiến thức được học vào thực tế Giúp sinh viênlàm quen và tăng cường các kỹ năng ngành nghề, năng lực chuyên môn đã đượcđào tạo

Công tác Văn thư - Lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tínhcấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý

mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong cơ quan,đơn vị Làm tốt công tác Văn thư - Lưu trữ sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ, chínhxác, kịp thời những quyết định quản lý, trên cơ sở đó ban lãnh đạo sẽ dùng làmcăn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp, hợp lý, kịpthời, hiệu quả đảm bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lý và điềuhành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao Từ những lập luận trên cho thấycông tác Văn thư - Lưu trữ là công tác không thể thiếu được trong tổ chức vàhoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào Một trong những nhiệm vụ cơ bản vàđặc biệt quan trọng của văn phòng đó là công tác Văn thư – lưu trữ , nhằm mụcđích đảm bảo thông tin các chủ trương, đường lối của Đảng, quản lý và điềuhành của Nhà nước Các văn bản hình thành trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo vàhoạt động của mỗi ngành, các đơn vị trong nghành và là phương tiện thiết yếugiúp cho hoạt động của mỗi ngành, các cơ quan đạt hiệu quả cao

Thực hiện kế hoạch của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Khoa Văn

Thư-Lưu Trữ đã triển khai lên kế hoạch cho sinh viên đi kiến tập , tuy ngắnnhưng qua quá trình thực tập hiểu biết và nắm vững hơn kiến thức đã học cũngnhư học hỏi thêm được những kiến thức bổ ích về văn hóa công sở, tác phonglàm việc và quan trọng bản thân tự tin trong giao tiếp cũng như thực hiện nhiệm

vụ mà nơi cơ quan kiến tập giao

Trong thời gian kiến tập được sự giúp đỡ, hưỡng dẫn nhiệt tình của cácthầy cô trong Trường quá trình khảo sát nghiên cứu thuận lợi, tiếp cận được thực

tế hiểu sâu hơn về công tác văn thư lưu trữ

Tuy nhiên do thời gian ngắn khả năng nghiên cứu và vốn kiến thức cònhạn chế bản thân đã có sự cố gắng hoàn thành bài báo cáo, song khuôn khổ bàibáo cáo này không thể tránh khỏi những hạn chế, sai sót Em viết bài báo cáogửi tới khoa kính mong nhận được sự góp ý của các thầy cô trong bài báo cáogiúp em hoàn thiện hơn về nghiệp vụ và kỹ năng của mình để em có cơ sở, nềntảng thực hiện bài khóa luận sau này

Em xin gửi lời cảm ơn tới cô Nguyễn Thị Thanh và các thầy cô trongTrường đã hướng dẫn tạo điều kiện giúp em hoàn thành bài báo cáo kiến tập này

Em chân thành cảm ơn !

PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

1.1 Quá trình hình thành, phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.1 Quá trình phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Giai đoạn từ 1971 – 2005 (trường Trung cấp)

Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo Quyếtđịnh số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyết địnhTrường có nhiệm vụ: Đào tạo cán bộ trung học chuyên nghiệp của ngành Vănthư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ đanglàm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan nhà nước

Giai đoạn từ 2005 – 2011 (trường Cao đẳng)

Trước đòi hỏi ngành và của xã hội về nguồn nhân lực có chất lượng phục

vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá, trên cơ sở kinh nghiệm và khả năngthực tế của Trường về cơ sở vật chất, ngành nghề đào tạo, đội ngũ giáo viên,ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữTrung ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I,Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục của BộGiáo dục và Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng

Giai đoạn từ tháng 11/2011 (trường Đại học)

Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi của tình hình mới hiện nay của đất nước,thực trạng nguồn nhân lực ngành Nội vụ hiện còn hạn chế, số lượng, chất lượngchưa ngang tầm với đòi hỏi của tình hình mới

Chính vì vậy, Bộ Nội vụ đã chỉ đạo Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội xâydựng Dự án thành lập Trường Đại học Nội vụ góp phần xây dựng một đội ngũcán bộ, công chức trong sạch, vững mạnh có đầy đủ phẩm chất, năng lực để đáp

ứng yêu cầu, đòi hỏi củathời kỳ phát triển mới của đất nước là thực sự cần thiết.

Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số2016/QĐ-TTg về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.1.2 Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.1.2.1 Vị trí và chức năng

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc

hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đàotạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh vựccông tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiêncứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ pháttriển kinh tế - xã hội

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cáchpháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tại kho bạc nhà nước và ngân hàng

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội

1.1.2.2 Nhiệm vụ, Quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua từng giaiđoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm

- Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học cácngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành nghề khác theonhu cầu xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép

- Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp

vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế

- Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền

- Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viêncủa Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơcấu độ tuổi và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá trìnhđiều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán

bộ, nhân viên

- Tuyển sinh và quản lý người học

- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật;

sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất củaTrường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theoquy định của pháp luật

- Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa

- Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụcác ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội

- Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt độnggiáo dục và đào tạo

- Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt động

xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội

- Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáodục của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chấtlượng của Nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và khôngngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường

- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển vàchuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế - xã hội củađịa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theoquy định của pháp luật

- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y

tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sửdụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài chính choNhà trường

- Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức, viênchức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của Nhàtrường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham gia

dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường

- Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết quảhoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học và công

nghệ; bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cánhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Nhà trường.

- Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vậtchất; được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định của pháp luật

- Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục

- Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chếlàm việc của Bộ Nội vụ

- Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của phápluật

- Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước

về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật Thực hiện nhiệm vụ khác

do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao

1.2 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu của Trường Đại Học Nội Vụ bao gồm:

Ban giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng

Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác

• Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng

• Phòng Quản lý khoa học và sau đại học

• Phòng Hợp tác quốc tế

• Phòng Công tác sinh viên

Các khoa:

• Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền

• Khoa Quản trị nguồn nhân lực

• Khoa Hành chính học

• Khoa Văn thư – Lưu trữ

• Khoa Quản trị văn phòng

• Khoa Pháp luật hành chính

• Khoa Khoa học Chính trị

Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:

• Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Trung tâm Tin học-Ngoại ngữ

• Trung tâm Thông tin Thư viện

• Tạp chí Khoa học Nội vụ

• Ban Quản lý ký túc xá

Cơ sở đào tạo trực thuộc:

• Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung

• Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh

• Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn Phòng

Văn phòng được thành lập theo Quyết định của Hiệu trưởng Trường Đại

học Nội vụ Hà Nội với vị trí và chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn sau:

Văn phòng là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có chức năngtham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện quản lý về công tác hành chính, lễnghi, khánh tiết, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính; thi đua khen thưởng,pháp chế; thông tin, tổng hợp của Trường; điều phối hoạt động của các đơn vịthuộc Trường theo chương trình, kế hoạch làm việc

1.2.2 Tìm hiểu nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn Phòng

Nhiệm vụ, quyền hạn

Thực hiện công tác hành chính

- Đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trongTrường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; truyền đạt cácquyết định, chỉ thị, thông báo của Trường đến các đơn vị và cá nhân trong toànTrường;

- Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế trong Trường (Nội quy

cơ quan, quy chế văn hoá công sở,quy chế sử dụng hội trường, phòng họp, nhàkhách, …) theo quy định

- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của Trường; xây dựng quy chế vàhướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công tác văn thư - lưu trữ theo quy địnhcủa Trường và của Nhà nước;

- Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản và chịu trách nhiệm về thể thức vănbản do Trường ban hành; Chứng thực văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm của sinhviên do Trường cấp và các loại văn bản do Trường ban hành;

- Quản lý và điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, phòngtruyền thống của Trường;

- Xây dựng và thực hiện công tác cải cách hành chính, quản lý chất lượngtheo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 trong Trường Hướng dẫn các đơn vị xâydựng các quy trình thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ củađơn vị Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính củaTrường;

- Quản lý và tổ chức in ấn: phong bì, lịch, tờ rơi, giới thiệu… Tiếp nhận,quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của Trường;

- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và lao độnghợp đồng của Trường theo uỷ nhiệm của Ban Giám hiệu;

- Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của Trường; phối hợp vớicác đơn vị liên quan thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc họp,hội nghị, hội thảo và sự kiện lớn của Trường; thông báo thành phần, thời gian,địa điểm, nội dung và báo cáo quân số trong cuộc họp của Trường

- Phối hợp với Công đoàn Trường và các đơn vị liên quan thực hiện việc

hiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau đối với công chức, viên chức, người lao động trongTrường và các cơ quan có quan hệ công tác với Trường.

- Thực hiện công tác y tế trường học, mua bảo hiểm ý tế, phòng chống dịchbệnh, vệ sinh an toàn thực phẩm và chăm lo bảo vệ sức khoẻ ban đầu cho côngchức, viên chức, người lao động và học sinh, sinh viên trong trường;

- Thực hiện công tác vệ sinh, chăm sóc cây xanh trong trường;

- Tổ chức thực hiện bếp ăn cho công chức, viên chức, người lao động.Công tác thi đua,khen thưởng và công tác pháp chế

- Thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng của Trường;

- Tổ chức theo dõi và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng đối vớicông chức, viên chức, người lao động trong Trường;

- Tham mưu và hướng dẫn hoàn thiện các thủ tục hồ sơ đề nghị xét phongtặng các chức danh, danh hiệu trình cấp có thẩm quyền theo quy định của phápluật;

- Thực hiện công tác pháp chế của Trường: Tuyên truyền phổ biến giáodục pháp luật cho công chức, viên chức,người lao động trong Trường; kiểm tra,

rà soát, hệ thống hoá văn bản; thẩm định các quy định, quy chế, quy tắc, nội quytrong Trường bảo đảm thực hiện theo đúng quy định của pháp luật

Thực hiện công tác thông tin, tổng hợp

- Thực hiện công tác thống kê, tổng hợp, báo cáo định kỳ, báo cáo độtxuất về các nhiệm vụ của Trường theo quy định

- Lập lịch công tác tuần, thông báo kết luận giao ban, các cuộc họp khác

và theo dõi thực hiện các kết luận của Ban Giám hiệu;

- Thực hiện công tác thư ký cho Ban Giám hiệu;

- Quản lý, điều phối hệ thống thông tin điện thoại, máy fax trong Trường.Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản, giấy tờ có liên quan theo phân cấpquản lý của Hiệu trưởng;

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao

Cơ cấu tổ chức của Văn Phòng gồm có:

-Chánh Văn Phòng: Hoàng Văn Thanh

-Phó Chánh Văn Phòng gồm có 4 người: Nguyễn Văn Dũng, Dương ThịDung, Trần Văn Thuận, Hoàng Tuấn

-Chuyên viên văn phòng gồm có: 10 người

-Chuyên viên văn thư lưu trữ gòm có: 2 người

-Các nhân viên chuyên môn khác thuộc văn phòng gồm có: 15 người

Tiểu kết:

Tại chương 1, em đã khái quát về Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội cũngnhư chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trường Đồng thời, emcũng tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Vănphòng Trường Đây chính là cơ sở để em báo cáo tình hình thực tiễn công tácvăn thư, lưu trữ tại Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội ở Chương 2

CHƯƠNG 2.

THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ

TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

2.1 Thực trạng tình hình công tác lưu trữ của Trường

2.1.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ

Thu thập, bổ sung tài liệu vào cơ quan là quá trình thực hiện các biệnpháp có liên quan đến việc xác định giá trị tài liệu và thành phần tài liệu vào lưutrữ cơ quan và phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào kholưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được nhà nước quy định

- Xác định nguồn thu thập, bổ sung tại liệu tại Trường : chủ yếu là các loại tài liệusản sinh trong quá trình hoạt động của Trường Đây cũng là nguồn thu quantrọng và thường xuyên của kho lưu trữ Nguồn thư từ bộ phận văn phòng, nơitập chung các văn bản đi, đến của cơ quan và cán bộ chuyên môn thực hiện chứcnăng nhiệm vụ của Trường

- Thành phần tài liệu: bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảoquản từ 5 năm trở lên

- Thời gian thu thập và bổ sung: thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữđược quy định trong thời gian 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc Đối với hồ

sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì hạn là 03 tháng kể từ khi công trình kết thúc

- Công tác thu thập và giao nộp tài liệu : hằng năm cán bộ văn thư lập kế hoạch và

tổ chức thực hiện kế hoạch thu thập và bổ sung tài liệu , có trách nhiệm giao,nộp vào kho lưu trữ của Trường

2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư của trường

2.2.1 Đảm bảo tính khoa học

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những

thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lý của trường Thông tin phục vụquản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủyếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Mà trên phương diện quản lýnhững thông tin mang tính pháp lý là rất cần thiết.

Công tác văn thư sẽ gớp phần giả quyết công việc của trường được nhanhchóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìnđược bí mật của trường và các đơn vị Công tác này cũng bảo đảm giữ lại đầy đửchứng cứ về mọi hoạt động của trường cũng như hoạt động của các cá nhân giữacác trách nhiệm khác trong cơ quan, sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh chohoạt động của cơ quan một cách chân thực

Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làmtốt công tác lưu trữ trong quá trình hoạt động của mình, các đơn vị cần phải tổchức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập càng tốt cànghoàn chỉnh, văn bản giữ được đầy đử bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữtăng lên bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện để triển khai các mặtnhiệm vụ

2.2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư

2.2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

• Ban hành văn bản gồm:

Văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của Trường gồm các loạihình văn bản sau: Quyết định, thông báo, công văn, báo cáo, tờ trình, đề án, kếhoạch, phương án, chương trình, quy chế, quy định, hướng dẫn, dự án, bản ghinhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, biên bản, hợp đồng, giấy giới thiệu, giấychứng nhận, giấy mời, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy quyền, phiếu gửi,phiếu chuyển, giấy biên nhận Văn bản chuyên ngành, văn bản trao đổi với cơquan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài

bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng việt bộ mã kí tự Unicode theo tiêu chuẩnViệt Nam TCVN 6909:2001.

Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4, các văn bản nhưgiấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bàytrên khổ giấy A5 hoặc trên giấy mẫu in sẵn Văn bản hành chính được theo chiềudài của trang giấy khổ A4 trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưngkhông được làm thành phụ lục riêng thì văn bản có thể trình bày theo chiều rộngcủa trang giấy

Định lề trang văn bản đối với khổ giấy A4

Soạn thảo văn bản:

• Căn cứ vào tính chất, nội dung và thẩm quyền ban hành của văn bản cầnsoạn thảo, Hiệu trưởng giao cho một đơn vị hoặc một cá nhân soạn thảo hoặcchủ trì soạn thảo văn bản

• Đơn vị và cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản có trách nhiệmthực hiện các công việc, xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơinhận văn bản, thu thập xử lí thông tin có liên quan, soạn thảo văn bản, trườnghợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo Trường tham khảo ý kiến của cơ các cơ quan,

tổ chức hoặc cá nhân có liên quan, nghiên cứu thu thập ý kiến đề hoàn chỉnh bảnthảo, trình duyệt dự thảo văn bản

Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt

• Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản

• Trương hợp dự thảo văn đã được lãnh đạo Trường phê duyệt, nhưng thấycần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân đượcgiao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét,quyết định sửa chữa, bổ sung

Kiểm tra thể thức trước khi ban hành

• Trưởng đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra vàchịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản trước thủ trưởng cơ vàtrước pháp luật, ký nháy/ tắt vào cuối nội dung văn bản trước khi trình người cóthẩm quyền ký ban hành, đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu quy định của pháp luật

về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản,trình người ký văn bản quyết định

• Chánh Văn Phòng hợp có trách nhiệm kiểm tra lần cuối và chịu tráchnhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản trước ban giámhiệu và trước pháp luật, phải kí nháy/tắt vào vị trí cuối cùng nơi nhận

Thẩm quyền ký văn bản, quy trình trình ký văn bản

• Hiệu trưởng ký tất cả các văn bản, văn bằng, chứng chỉ thuộc chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường, phân cấp của Bộ trưởng BộNội Vụ và theo quy định của pháp luật trực tiếp ký văn bản thuộc lĩnh vực:

• Công tác tổ chức, cán bộ

• Công tác quy hoạch, kế hoạch- tài chính

• Công tác hợp tác quốc tế

• Công tác xấy dựng cơ bản

Thẩm quyền ký thay (KT.) Hiệu trưởng

• Phó hiệu trưởng ký thay Hiệu trưởng các văn bản thuộc lĩnh vực phụtrách về đào tạo, nghiên cứu khoa học

• Phó hiệu trưởng ký thay Hiệu trưởng các văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách

về Quản trị-thiết bị, công tác sinh viên

• Phó hiệu trưởng ký thay Hiệu trưởng các văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách

về công tác hành chính, quốc phòng an ninh

Nội dung văn bản ký thay phải được Hiệu trưởng đồng ý trước khi ký banhành và phải gửi báo cáo Hiệu trưởng sau khi phát hành Người ký thay phải chịutrách nhiệm trước pháp luật và trước Hiệu trưởng về nội dung văn bản đã ký

Thẩm quyền ký thừa lệnh(TL.) Hiệu trưởng

• Bao gồm trưởng các đơn vị các phòng chức năng thuộc trường được ký thừalệnh Hiệu trưởng các văn bản như sau: Thông báo, công văn trả lời kiến nghị,gớp ý hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ thuộc chức năng, nhiệm vụ quyền hạncủa các đơn vị Ký thừa lệnh các văn bản do Hiệu trưởng giao

Nội dung văn bản ký thừa lệnh phải có ý kiến của phó hiệu trưởng phụ trách

và được Hiệu trưởng đồng ý trước khi ký ban hành và gửi báo cáo Hiệu trưởng,Phó hiệu trưởng phụ trách sau khi phát hành Người ký thừa lệnh phải chịu tráchnhiệm trước pháp luật và trước Hiệu trưởng về nội dung văn bản đã ký

Lưu đồ ban hành và soạn thảo văn bản

Trách nghiệm Nội dung

Đơn vị soạn thảo

Trình ký Kiểm tra nội dung văn bản, hồ sơ trình ký

Xem xét và ký duyệt văn bản

Thư ký

Mô tả chi tiết lưu đồ như sau:

• Đơn vị soạn thảo

Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác năm của đơn vị,các văn bản đến có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Trường giao cho đơn vị thựchiện Đơn vị được giao chủ trì sẽ tiến hành sọa thảo văn bản, chuẩn bị hồ sơtrình ký Trưởng đơn vị phải ký vào phiếu trình ký văn bản và ký nháy vào cuốinội dung văn bản.(Phiếu trình ký xem phụ lục 3)

• Tiếp nhận dự thảo văn bản, kiểm tra thể thức văn bản

Phòng văn thư tiếp nhận dự thảo văn bản, kiểm tra thể thức, hình thức vănbản Nếu dự thảo văn bản trình bày đúng thể thức, hình thức, đầy đủ hồ sơ thìtrưởng phòng hoặc phó trưởng phòng được phân công ký vào phiếu trình ký vănbản và chuyển bộ phận thư ký lãnh đạo Trường trong thời hạn tối đa 01 ngàylàm việc Nếu văn bản chưa đúng thể thức, hình thức kĩ thuật trình bày, chưa đủ

hồ sơ thì trưởng phòng hoặc phó trưởng phòng ghi rõ lí do và chuyển lại chođơn vị soạn thảo, yêu cầu sửa lại cho đúng quy định

• Tiếp nhận hồ sơ trình ký

Thư kí tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ trình ký Văn bản thể hiện đúng thểthức, hình thức, nội dung, đầy đủ hồ sơ kèm theo sẽ được chuyển tới lãnh đạoTrường ngay trong ngày làm việc

Thư ký chuyển lại đơn vị soạn thảo và đề nghị tiếp tục hoàn thiện vănbản, hồ sơ trình nếu thể thức, nội dung, thủ tục văn bản hồ sơ trình ký không đạtyêu cầu theo quy định, thời gian ngay trong ngày làm việc( hoặc ngày làm việctiếp theo)

• Xem xét, ký duyệt văn bản

Đối với văn bản hành chính thông thường( không phải xin ý kiến tậpthể lãnh đạo Trường hoặc Đảng ủy), Lãnh đạo Trường xử lý không quá 03ngày làm việc

Nhận và chuyển lại đơn vị soan thảo để làm thủ tục

phát hành

Nếu lãnh đạo Trường vắng mặt, Thư ký thông báo cho đơn vị trình ký vănbản để có phương án đề xuất giải quyết.

Trường hợp Hiệu trưởng hoặc Hiệu phó chưa ký văn bản, yêu cầu sửalại nội dụng, thì ghi rõ ý kiến chỉ đạo về nội dung cần sửa vào “Phiếu trình kývăn bản” và trả lại cho đơn vị soạn thảo chỉnh, sửa và trình ký lại theo đúngquy trình

• Phát hành và lưu hồ sơ

Sau khi văn bản được lãnh đạo Trường ký, Thư ký có trách nhiệm trả

hồ sơ, văn bản cho đơn vị soạn thảo để làm thủ tục phát hành tại Văn thưthuộc phòng HC-TH Toàn bộ hồ sơ trong quá trình lưu trong đơn vị soạn thảo

Cán bộ văn thư chỉ đóng dấu khi văn bản có đủ các thủ tục theo quy định,đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản

2.2.2.2 Công tác quản lý văn bản

Tất cả các văn bản đi, đến Trường phải được quản lý tập trung tại Văn thư

cơ quan bộ phận thuộc phòng Hành chính-Tổng hợp để làm thủ tục tiếp nhận,đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.Những văn bản không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không cótrách nhiệm giải quyết

Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hànhhoặc chuyển giao ngay trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo Vănbản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: Hỏa tốc, thượng khẩn và khẩn phảiđược đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn phảihoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi ovăn bản được ký

Văn bản, tài liệu có nội dụng mang tính bí mật nhà nước được đănng kýquản lý theo quy định của nhà nước

2.2.2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

Trình tự quản lý văn bản đến: Tất cả văn bản của Trường được trình bàytheo trình tự

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Trình, chuyển giao văn bản đến

Giải quyết và theo dõi,đôn đóc việc giải quyết văn bản đến

• Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làmviệc, Văn thư phải kiểm tra số lượng, tình trạng bìa dấu niêm phong, kiểm trađối chiếu nơi gửi trước khi nhận và ký văn bản

Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu đến, đối văn bản đượcchuyển giao qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra làm thủ tục đóngdấu đến Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu đến vào bản chính vàlàm thủ tục đăng ký( số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bảnchuyển phát qua mạng)

Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bộ phận bảo vệTrường hoặc viên chức được phân công trực để tiếp nhận công văn có tráchnhiệm ký nhận và báo cáo ngay với lãnh đạo Trường hoặc trưởng phòng Hànhchính-Tổng hợp để xử lý

Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữliệu quản lý văn bản đến trên máy tính

Văn bản mật được đăng ký riêng nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tínhthì không được nối mạng LAN hoặc mạng Internet

• Trình, chuyển giao văn bản đến

Văn bản sau khi được đăng kí tại văn thư, kịp thời trình hiệu Trưởng hoặcngười được Hiệu trưởng ủy quyền xem xét, phân phối văn bản Văn bản đến códấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận

Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, văn thư đăng ký tiếp và chuyển vănbản theo ý kiến chỉ đạo Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúngđối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản Người nhận văn bản phải ký nhận

vào sổ chuyển giao văn bản.

• Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Sau khi nhận được văn bản đến, trường đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của lãnh đạo Trường theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật

Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo quy chế của Trường và Quy chế công tác văn thư của Trường Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến

đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn Phòng và báo cáo lãnh đạo Trường Đối với văn bản đến có dấu “ Tài liệu thu hồi”, văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định Trưởng phòng Hành chính-Tổng hợp có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo lãnh đạo Trường về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị

Mẫu dấu đến

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

ĐẾ N

Số: ………

Ngày: ………

Chuyển: ………

Lưu hồ sơ số: ………

Sổ chuyển giao VB đến

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến:

BỘ NỘI VỤTRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

Ngày tháng

Trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận Ghi chú

Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến

Ngày

chuyển Số đến

Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú