TÌM HIỂU VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CƠ QUAN VÀ THAM MƯU CHO LÃNH ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM

C BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI TÌM HIỂU VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CƠ QUAN VÀ THAM MƯU CHO LÃNH ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Quản lý Nhà nước về công tác Văn thư Lưu trữ Mã phách HÀ NỘI 2021 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 0 PHẦN NỘI DUNG 4 Chương 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 4 1 1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cơ cấu tổ chức.

Học phần: Quản lý Nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ

Mã phách: ………

HÀ NỘI - 2021

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 0

PHẦN NỘI DUNG 4

Chương 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 4

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cơ cấu tổ chức của UBND Bình Lục, tỉnh Hà Nam 4

1.1.1 Lịch sử hình thành 4

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 5

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 5

1.2.2 Cơ cấu tổ chức 6

1.3 Phân loại văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản quản lý Nhà nước 7

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM 9

2.1 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư thuộc Văn Phòng UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam 9

2.1.1 Tình hình tổ chức 9

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 9

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 10

2.2 Hoạt động quản lý 11

2.2.1 Khái niệm Quản lý Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ 11

2.2.2 Cơ cấu của hệ thống quản lý nhà nước 11

2.2.3.Chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ 11

2.2.4 Xây dựng ban hành và chỉ đạo thực hiện các văn bản quy phạm

pháp luật quy định về công tác văn thư, lưu trữ 12

2.2.5 Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định 12

2.2.6 Đào tạo, bồi dưỡng, bố trí nhân sự làm công tác Văn thư, công tác thi đua khen thưởng trong công tác văn thư 13

2.2.7 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Bình Lục 13

2.3 Hoạt động nghiệp vụ 13

2.3.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 13

2.3.2 Quản lý văn bản 15

2.3.2.1.Quản lý văn bản đi 15

2.3.2.2 Quản lý văn bản đến 17

2.3.4 Tổ chức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 20

2.3.5 Công tác lưu trữ 20

2.3.5.1 Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ 21

2.3.5.2 Xác định giá trị tài liệu 21

2.3.5.3 Chỉnh lý tài liệu 21

2.3.5.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 21

2.3.5.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 22

2.3.5.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 22

Chương 3 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ .24

3.1 Một vài nhận xét đánh giá về thực trạng công tác văn thư lưu trữ .24

3.1.1 Ưu điểm 24

3.1.2 Nhược điểm 24

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác Quản lý Nhà nước về

Văn thư lưu trữ 26

3.3 Một số kiến nghị với cơ quan 29

KẾT LUẬN 31

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 32

PHỤ LỤC 33

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác Văn thư - Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và

là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chínhnhà nước

Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụcho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của các cơ quanĐảng, cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, cácđơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác.Dồng thời công tác văn thư là một bộ phận quan trọng trong hoạt động quản

lý, được xác định là một mặt hoat động của bộ máy quản lý nói chung vàchiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếptới hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành của một cơ quan

Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết,được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu

và chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Công tác Văn thư Lưu trữ đảmbảo giữ lại đầy đủ mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của cánhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quan và đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ

sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ

Nhận thấy tầm quan trọng, cần thiết của công tác Văn thư Lưu trữ tronghoạt động quản lý Nhà nước và muốn tìm hiểu rõ hơn về môn học “ Quản lýNhà nước về công tác Văn thư Lưu trữ” em đang theo học tại trường Em đã

lựa chọn chủ đề “Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam” cho bài tiểu luận của mình để hiểu rõ

hơn phần nào về môn học và cũng để đưa ra những ý kiến tham mưu cho lãnhđạo cơ quan về sự cần thiết của công tác Văn thư Lưu trữ trong nhiệm vụ quản lý

công tác Văn thư Lưu trữ giúp cơ quan lưu trữ được những hồ sơ, tài liệu quantrọng phục vụ cho các hoạt động thực tiễn của cơ quan

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Trình bày, đánh giá, thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ tại UBNDhuyện Bình Lục đồng thời đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao công tácnày

Nhiệm vụ:

- Xác định ý nghĩa, tầm quan trọng trong công việc thực hiện văn thưlưu trữ tại cơ quan

- Khảo sát thực trạng tài liệu

- Điều tra thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

- Phân tích, xác định nguyên nhân

- Đưa những giải pháp nâng cao tổ chức thực hiện công tác văn tư, lưutrữ trong cơ quan

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu : Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và tham mưucho lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBNDhuyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam

Phạm vi nghiên cứu: Tại UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam

Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển UBND huyện Bình Lục Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND huyện BìnhLục

Tìm hiểu thực trạng về công tác Văn thư – Lưu trữ tại UBND huyệnBình Lục, tỉnh Hà Nam để hiểu rõ trách nhiệm của văn phòng

- Đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ vànâng cao trách nhiệm văn phòng trong thời gian tới

4 Phương pháp nghiên cứu.

Để hoàn thành bài tiểu luận này tôi đã sử dụng một số phương phápnghiên cứu như:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: từ những văn bản pháp quy của Nhànước và chuyên đề ở giáo trình

- Phương pháp phân tích tổng hợp

- Phương pháp khảo sát, điều tra, thống kê, đánh giá thực trạng kháchquan, lịch sử, cụ thể chứng minh, lý giải đề tài

- Phương pháp thống kê, so sánh

5 Cấu trúc của đề tài.

Ngoài phần mở đầu, kết luận chung kèm theo nguồn tư liệu tham khảo,nội dung của đề tài gồm ba chương:

Chương 1: Giới thiệu vài nét về UBND huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam Chương 2 : Thực trạng công tác văn thư-lưu trữ tại UBND Bình LụcChương 3: Đề xuất giải pháp để nâng caon chất lượng quản lý nhànước về công tác văn thư lưu trữ

PHẦN NỘI DUNG Chương 1 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cơ cấu

tổ chức của UBND Bình Lục, tỉnh Hà Nam

1.1.1 Lịch sử hình thành

Huyện Bình Lục thời phong kiến thuộc phủ Lý Nhân trấn Sơn Nam.Trong huyện có xã Ngọc Lũ là một di chỉ khảo cổ nổi tiếng, nơi lưu giữ trốngđồng Ngọc Lũ trước khi được giới khảo cổ phát hiện ra giá trị quý giá của nónăm 1901 Đây là di vật khảo cổ có giá trị và nguyên vẹn của nền văn hóaĐông Sơn Ngoài chiếc trống đồng trên tại xã này, về sau còn phát hiện thêm

2 chiếc trống đồng nữa Các trống đồng cùng loại được phát hiện tiếp theo tạicác thôn Đại Vũ (trống Vũ Bị năm 1969), xã An Lão (trống An Lão năm1985) Tổng cộng trống đồng có ở Bình Lục hoặc đã phát hiện tại Bình Lục là

6 chiếc

Sau năm 1954, huyện Bình Lục có 22 xã: An Đổ, An Mỹ, An Ninh, AnNội, Bình Nghĩa, Bình Thành, Bồ Đề, Bối Cầu, Đinh Xá, Đồn Xá, Đồng Du,Hòa Bình, Hưng Công, La Sơn, Mỹ Thọ, Ngọc Lũ, Quế Sơn, Tiêu Động,Tràng An, Trịnh Xá, Trung Lương, Vũ Bản

Ngày 29 tháng 1 năm 1966, sáp nhập xã Bình Thành vào xã Tiêu Động,sáp nhập thôn Vĩnh Tứ thuộc xã Hòa Bình vào xã Quế Sơn, sáp nhập xómQuang Trung thuộc xã Đồng Du vào xã Hưng Công và sáp nhập thôn NgọcLâm thuộc xã Hưng Công vào xã Bối Cầu

Ngày 18 tháng 12 năm 1976, hợp nhất hai xã Hòa Bình và Quế Sơnthành một xã lấy tên là xã An Lão

Ngày 27 tháng 4 năm 1977, sáp nhập 9 xã: Mỹ Thịnh, Mỹ Thuận, MỹTiến, Mỹ Thành, Mỹ Hà, Mỹ Thắng, Mỹ Phúc, Mỹ Hưng, Mỹ Trung thuộcthành phố Nam Định vào huyện Bình Lục.

Ngày 12 tháng 1 năm 1984, sáp nhập hai xã Mỹ Phúc và Mỹ Trung vàothành phố Nam Định

Ngày 13 tháng 2 năm 1987, thành lập thị trấn Bình Mỹ, thị trấn huyện

lỵ huyện Bình Lục trên cơ sở 1,44 ha diện tích tự nhiên và 51 nhân khẩu của

xã An Đổ; 164,48 ha diện tích tự nhiên và 947 nhân khẩu của xã An Mỹ; 90

ha diện tích tự nhiên và 573 nhân khẩu của xã Mỹ Thọ và 3,91 hécta đất của

xã Trung Lương

Cuối năm 2012, huyện Bình Lục có 1 thị trấn Bình Mỹ và 20 xã: An

Đổ, An Lão, An Mỹ, An Ninh, An Nội, Bình Nghĩa, Bồ Đề, Bối Cầu, Đinh

Xá, Đồn Xá, Đồng Du, Hưng Công, La Sơn, Mỹ Thọ, Ngọc Lũ, Tiêu Động,Tràng An, Trịnh Xá, Trung Lương, Vũ Bản

Ngày 23 tháng 7 năm 2013, chuyển hai xã Đinh Xá và Trịnh Xá vềthành phố Phủ Lý quản lý

Huyện Bình Lục còn lại thị trấn Bình Mỹ và 18 xã: An Đổ, An Lão, An

Mỹ, An Ninh, An Nội, Bình Nghĩa, Bồ Đề, Bối Cầu, Đồn Xá, Đồng Du,Hưng Công, La Sơn, Mỹ Thọ, Ngọc Lũ, Tiêu Động, Tràng An, Trung Lương,

Vũ Bản

Ngày 1 tháng 1 năm 2020, sáp nhập hai xã Mỹ Thọ và An Mỹ vào thịtrấn Bình Mỹ

Huyện Bình Lục có 1 thị trấn và 16 xã như hiện nay

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Bình Lục, tỉnh Hà Nam

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành

của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấptrên.

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồngnhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triểnkinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sáchkhác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địaphương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hànhchính nhà nước từ trung ương tới cơ sở

Quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm phát huy quyềnlàm chủ của Nhân dân, huy động các nguồn lực xã hội để xây dựng phát triểnkinh tế - xã hội

Tuyên truyền giáo dục việc thực hiện Hiến pháp, phát luật của Nhànước

Đảm bảo trật tự an ninh, an toàn xã hôi, xây dựng củng cố lực lượng

vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân trên địa bàn huyện

Phòng chống tham nhũng buôn lậu hàng giả và các tệ nạn xã hội khácPhòng chống, bảo vệ tài sản của nhân dân và nhà nước khỏi thiên taibão lũ

Tổ chức chỉ đạo việc thực hiện thu chi ngân sách đảm bảo thu đúng,thu đủ và thu kịp thời các khoản thuế và các khoản thu khác cho hợp lý ở cácđịa phương thuộc địa bàn huyện

1.2.2 Cơ cấu tổ chức

UBND huyện Bình Lục do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu ra gồm:Chủ tịch và phó Chủ tịch

Chủ tịch UBND huyện Bình Lục, người lãnh đạo và điều hành côngviệc của UBND huyện, là người chịu trách nhiệm cá nhân về nhiệm vụ vàquyền hạn của mình theo quy định, chịu trách nhiệm cùng tập thể về nhữnghành động của huyện trước Hội đồng nhân dân huyện, Ủy ban nhân dân tỉnh:

Chủ tịch UBND huyện phân công công tác cho các Phó chủ tịch và cácthành viên của UBND huyện, Ủy ban nhân dân huyện gồm 3 Phó chủ tịch,trong đó mỗi Phó chủ tịch sẽ phụ trách các khối khác nhau như: Khối Nôngnghiệp, Khối Văn xã, Khối Kinh tế - Xây dựng

Các phòng ban chuyên môn giúp việc gồm có:

1.Văn phòng HĐND và UBND huyện

2.Phòng Nội vụ

3.Phòng Lao động – Thương binh và xã hội

4.Phòng Tài chính – Kế hoạch

5.Phòng Giáo dục

6.Phòng Văn hóa và Thông tin

7.Phòng Tài nguyên và môi trường

- Văn bản quy phạm pháp luật:

Tại điều 2, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 quy

"Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật,được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự thủ tục quy địnhtrong luật này"

Thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật:

+ Hiến pháp, Luật, Nghị quyết của Quốc hội

+ Pháp lệnh, Nghị quyết của UBTV Quốc hội

+ Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước

+ Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước

+ Quyết định của Thủ tướng Chính phủ

+Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ,

+ Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cấp đó ban hành,

+ Quyết định, Chỉ thị của UBND ban hành

Tại UBND huyện Lập Thạch ban hành : Quyết định, Chỉ thị củaUBND huyện

 Văn bản hành chính thông thường:

Tất cả các cơ quan, tổ chức nhà nước đều có thẩm quyền ban hành cácvăn bản hành chính như : quyết định cá biệt, chỉ thị, công văn, báo cáo, quyđịnh, quy chế, tờn trình, thông báo…

 Văn bản chuyên môn:

Văn bản chuyên ngành thuộc thẩm quyền ban hành riêng của từng cơquan nhà nước theo quy định của pháp luật

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN BÌNH LỤC, TỈNH HÀ NAM

2.1 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư thuộc Văn Phòng UBND huyện Bình Lục, tỉnh

Hà Nam.

2.1.1 Tình hình tổ chức

Công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Bình Lục được tổ chức theonguyên tắc hỗn hợp Nhưng mọi hoạt động giấy tờ đến ủy ban nhân dân đềuđược tập trung tại bộ phận Văn thư cơ quan dù đến từ bất cứ nguồn nào đểlàm thủ tục tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao

Đối với nhưng văn bản đến văn thư không được bóc bì thì chuyển chochủ tịch hay phó chủ tịch có trách nhiện giải quyết

Tất cả các văn bản do ủy ban nhân dân và các đơn vị thuộc ủy ban nhândân huyện soạn thảo ra điều phải tổng hợp về văn thư để đóng dấu và làm thủtục phát hành

Việc tổ chức chỉ đạo trong bộ phận Văn thư được thực hiện bằng vănbản do lãnh đạo gửi đến hàng năm Cán bộ Văn thư chỉ cần thực hiện tốt theođúng chức trách công việc được giao, nhưng việc hỉ đạo công việc, đôn đốccông việc trong bộ phận Văn thư vẫn chưa được lãnh đạo cơ quan chưa thực

sự quan tâm đến

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Tham mưu tổng hợp giúp UBND huyện thực hiện đầy đủ các quy trình,các văn bản chỉ đạo, quy chế hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ , quản lý

sử dụng các phương tiện kỹ thuật tiết kiệm, an toàn hiệu quả trong các hoạtđộng của UBND huyện

Tuyệt đối giữ bí mật công văn giấy tờ, tài liệu theo các mức độ mật củavăn bản

Cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của UBND huyện vàcác cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật chohoạt động của UBND huyện.

Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ , quản lý tài liệu, lập hồ sơ lưu trữ,soạn thảo một số văn bản, giấy tờ, báo cáo liên quan đến công tác văn phòngcủa UBND khi được chủ tịch hoặc phó chủ tịch giao

Quản lý con dấu các dấu chức danh của chủ tịch, phó chủ tịch củaUBND huyện theo đúng quy định

Chuyển các văn bản, tài liệu, giấy mời của UBND huyện đến các bannghành đoàn thể các phòng ban chuyên môn, các xã thuộc UBND huyện tạicác kỳ họp thường kỳ và đột xuất do HĐND và UBND tổ chức

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Công tác quản lý nhà nước về văn thư – lưu trữ của UBND huyện BìnhLục được quy định trong chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Nội vụhuyện Phòng giao cho một đồng chí Phó trưởng phòng phụ trách và 01chuyên viên phụ trách trực tiếp về công tác văn thư – lưu trữ của huyện, cótrình độ chuyên môn Đại học

Hiện nay tại UBND huyện Lập Thạch đã bố trí 01 cán bộ kiêm nhiệmlàm công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng HĐND & UBND huyện

Công chức và nhân viên văn phòng chịu trách nhiệm trước UBNDhuyện về các công việc mà Chủ tịch UBND huyện giao, tổng hợp, báo cáotình hình hoạt động UBND và thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của mình

Các cán bộ văn thư lưu trữ căn cứ Quyết định của UBND ban hànhthực hiện đúng các công đoạn và thao tác nghiệp vụ về xử lý văn bản như(tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu, đăng ký, trình và sao vănbản, chuyển giao, công tác phục vụ tra cứu, sử dụng…) được thực hiện ở mộtnơi chung cho cả cơ quan là Văn phòng HĐND & UBND huyện

2.2 Hoạt động quản lý

2.2.1 Khái niệm Quản lý Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ

Quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ là sự can thiệp, tác độngcủa nhà nước hay một cơ quan có thẩm quyền đến công tác VTLT được thểhiện chủ yếu bằng việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật nhằm thựchiện tốt nhất các nội dung của công tác văn thư lưu trữ Để cơ quan nhà nước

có thẩm quyền đã ban hành các van bản quy phạm pháp luật và văn bảnhướng dẫn để quy định công tác vawnt hư lưu trữ nhằm hoàn thiện hơn cácquy định về hoạt dộng quản lý và nghiệp vụ trên mọi phương diện để nângcao hiệu suất chất lượng công tác này

2.2.2 Cơ cấu của hệ thống quản lý nhà nước

- Chủ thể quản lý

Chủ thể quản lý là các cá nhân, tổ chức có quyền lực nhất định buộccác đối tượng quản lý phải tuân thủ các quy định do mình đề ra để đạt đượcmục tiêu ấn định trước

Chủ thể quản lý tại UBND huyện Bình Lục là cán bộ, công chức cóthẩm quyền, là các cá nhân, tổ chức có quyền lực nhất định

- Đối tượng quản lý

Đối tượng quản lý là các cá nhân, tổ chức chịu sự tác động quản lý baogồm tất cả các cá nhân, tổ chức, sinh sống sản xuất kinh doanh, dịch vụ tronglãnh thổ quốc gia

Đối tượng quản lý tại UBND huyện Bình Lục là các công chức, viênchức trong cơ quan các đơn vị phòng ban thuộc cơ quan chuyên môn củahuyện

2.2.3.Chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ

Tại UBND huyện Bình Lục quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưutrữ tạo cơ sở pháp lý làm căn cứ cho các dự án đầu tư phát triển văn thư, lưu

trữ nhằm thực hiện thành công các mục tiêu, chiến lược để công tác văn thưlưu trữ đạt hiệu quả công việc tốt, đáp ứng các hoạt động của cơ quan

2.2.4 Xây dựng ban hành và chỉ đạo thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật quy định về công tác văn thư, lưu trữ.

UBND huyện Bình Lục thực hiện công tác văn thư lưu trữ theo các vănbản quy pháp pháp luật hiện hành do nhà nước ban hành:

Luật lưu trữ năm 2011

Tại UBND huyện Bình Lục đã ban hành một số văn bản về nghiệp vụcông tác văn thư-lưu trữ như:

- Kế hoạch số 53/KH-UBND ngày 23/5/2015 về thực hiện nhiệm vụcông tác văn thư, lưu trữ năm 2015;

- Quyết định số 159/QĐ-CTUBND ngày 17/3/2015 về việc ban hànhdanh mục hồ sơ năm 2015;

Ngoài ra, có 1 văn bản quy phạm pháp luật ban hành quy chế công tácvăn thư, lưu trữ:

Quyết định số 02/2015/QĐ-UBND ngày 03/7/2015 về ban hành Quychế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện, gửi đến tất cả các cơ quanthuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn nghiên cứu, triển khai thựchiện để quản lý thống nhất

2.2.5 Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định.

Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ báocáo thống kê, chế độ thống kê lưu trữ số lượng báo cáo thống kê hằng năm từngày 01/01 đến 31/12

Thống kê lưu trữ được thực hiện theo quy định tổng hợp số liệu của cácđơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện,lưu trữ cấp huyện tập hợp số liệu và báo cáo lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh

Hiện nay, các cơ quan trong UBND huyện Bình Lục không thực chế độ

báo cáo thống kê hằng năm

2.2.6 Đào tạo, bồi dưỡng, bố trí nhân sự làm công tác Văn thư, công tác thi đua khen thưởng trong công tác văn thư

Nhận thức rõ ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ đốivới việc chỉ đạo điều hành các nhiệm vụ kinh tế - xã hội của địa phương,UBNĐ huyện có bố trí 01 cán bộ chiêm nghiệm làm công tác văn thư và phụtrách kho lưu trữ tại Văn phòng UBND huyện

Công tác thi đua khen thưởng tại ủy ban chưa có vì công tác văn thưlưu trữ chưa thật sự được quan tâm và chưa có kinh phí để quan tâm đầu tư

2.2.7 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Bình Lục.

Trong năm 2015, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước – Bộ Nội vụ và SởNội vụ tỉnh Hà Nam đã tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại huyện.Tại buổi kiểm tra Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước – Bộ Nội vụ và Sở Nội

vụ những việc làm được và chưa làm được về công tác văn thư, lưu trữ củahuyện, qua đó đoàn kiểm tra đã đưa ra những giải pháp giúp cơ quan thựchiện nhiệm vụ trong những năm tiếp theo được tốt hơn

Từ năm 2004 trở lại đây, UBND huyện Bình Lục phối hợp với Chi cụcVăn thư - Lưu trữ tỉnh đã tổ chức được 5 đợt kiểm tra về công tác văn thư,lưu trữ tại một số cơ quan thuộc UBND huyện và xã, thị trấn trên địa bànhuyện

2.3 Hoạt động nghiệp vụ

2.3.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Đối với hoạt động nghiệp vụ thì công tác xây dựng và ban hành vănbản là một nghiệp vụ mang ý nghĩa và vai trò quan trọng

Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu

cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn

- Các văn bản quy phạm pháp luật: quyết định, chỉ thị;

- Các văn bản hành chính thông thường như: Quyết định (cá biệt), chỉthị

(cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề

án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứngnhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường,phiếu gửi, phiếu chuyển;

Việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại các cơ quan, địaphương thuộc UBND huyện cơ bản thực hiện đảm bảo theo quy định tạiThông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thếthức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Các văn bản chuyên môn: tùy theo yêu cầu lĩnh vực quản lý UBND