Luận văn tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại ủy ban nhân dân huyện thạch thất

Trong những năm qua, được sự quan tâm của ban lãnh đạo UBND huyệnThạch Thất, công tác lưu trữ nói chung và việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT nóiriêng đã dần đi vào nề nếp và góp phần

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THẠCH THẤT

Khóa luận tốt nghiệp

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi và được sự hướng dẫnkhoa học của Ths Trần Thị Mai Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong luận vănnày là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây Những nhậnxét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trongphần danh mục tài liệu tham khảo

Ngoài ra trong bài luận văn còn tham khảo một số kết quả nghiên cứu củacác nhà khoa học và sử dụng một số thông tin trong các văn bản của cơ quan Nhànước, UBND huyện Thạch Thất nhưng đã được chú thích cụ thể Nếu phát hiện cóbất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung bài luận văncủa mình

Sinh viên

Lê Thị Hồng Nhung

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

PHẦN NỘI DUNG 8

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TLLT 8

1.1 Cơ sở lý luận về tổ chức khai thác, sử dụng TLLT 8

1.1.1 Một số khái niệm về tổ chức khai thác, sử dụng TLLT 8

1.1.2 Mục đích, ý nghĩa của công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT 9

Mục đích 9

ì.1.2.2 Ý nghĩa 10

1.1.3 Các hình thức khai thác, sử dụng TLLT 11

1.1.3.1 Tổ chức sử dụng TLLT tại phòng Đọc 11

ì.1.3.2 Công bố TLLT (xuất bản phẩm) 11

ì.1.3.3 Thông báo, giới thiệu TLLT trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử 12

1.1.3.4 Triển lãm, trưng bày TLLT 13

1.1.3.5 Trích dẫn TLLT trong công trình nghiên cứu khoa học 13

1.1.3.6 Cấp bản sao TLLT, bản chứng thực lưu trữ 14

1.2 Cơ sở pháp lý của tổ chức khai thác, sử dụng TLLT 14

1.2.1 Quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức đối với việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT 15

1.2.2 Quy định về quyền và nghĩa vụ đối với viện tổ chức khai thác, sử dụng TLLT 16

1.2.3 Quy định về thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng TLLT 19

1.2.4 Quy định về giải mật TLLT 23

1.2.5 Quy định về lệ phí khai thác, sử dụng TLLT 29

1.2.6 Quy định về hình thức sử dụng tài liệu 31

Tiểu kết chương 1 32

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TLLT TẠI UBND HUYỆN THẠCH THẤT 33

2.1 Khái quát về UBND huyện Thạch Thất 33

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của UBND huyện Thạch Thất 33

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Thạch Thất 34

2.1.2.1 Chức năng của HĐND-UBND huyện Thạch Thất 34

2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND-UBND huyện Thạch Thất 35

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Thạch Thất 37

2.2 Thành phần, loại hình, nội dung, giá trị của TLLT tại UBND huyện Thạch Thất 39

2.2.1 Thành phần, loại hình tài liệu 39

2.2.2 Nội dung tài liệu 41

2.2.2.1 Về tài liệu tổng hợp 41

2.2.2.2 Về nội chính 42

2.2.2.3 Về quản lý kinh tế 43

2.2.2.4 Về xây dựng, quản lý và phát triển đô thị 43

2.2.2.5 Về Công nghiệp - Tiểu thủ công nghiệp 44

2.2.2.6 về Quốc phòng - An ninh - Trật tự an toàn xã hội 45

2.2.2.7 Về quản lý giáo dục và đào tạo 46

2.2.2.8 Về quản lý tài nguyên và môi trường 46

2.2.2.9 Về quản lý dân số - gia đình và trẻ em, y tế, xã hội 46

2.2.2.10 Về Văn hóa - Thông tin - Thể dục, thể thao 47

2.2.3 Giá trị của tài liệu 47

2.2.3.1 Giá trị thực tiễn 48

2.2.3.2 Giá trị lịch sử 49

2.3 Thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại UBND huyện Thạch Thất 50

2.3.1 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu và bảo quản TLLT tại UBND huyện Thạch Thất 51

2.3.1.1 Tổ chức khoa học tài liệu 51

2.3.1.2 Tổ chức bảo quản tài liệu 56

2.3.2 Những quy định của UBND huyện Thạch Thất về tổ chức khai thác, sử dụng TLLT 58

2.3.2.1 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng TLLT 58

2.3.2.2 Trách nhiệm của lưu trữ UBND huyện Thạch Thất trong việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT 59

2.3.2.3 Trách nhiệm của đối tượng khai thác, sử dụng TLLT 59

2.3.2.4 Thủ tục khai thác, sử dụng TLLT 60

2.3.2.5 Quy định về thời gian phục vụ độc giả 60

2.3.2.6 Quy trình khai thác, sử dụng TLLT 61

2.3.3 Các hình thức khai thác, sử dụng TLLT được áp dụng tại UBND huyện Thạch Thất 61

2.3.3.1 Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng Đọc 61

2.3.3.2 Sao chụp tài liệu, cho mượn tài liệu 62

2.3.3.3 Cung cấp thông tin bằng công văn theo yêu cầu của độc giả 64

2.3.4 Số lượng và thành phần độc giả khai thác, sử dụng TLLT 64

2.3.5 Số lượng, loại hình TLLT được khai thác, sử dụng 66

2.3.6 Hiệu quả của hoạt động khai thác, sử dụng TLLT tại UBND huyện Thạch Thất 66

Tiểu kết chương 2 69

Chương 3 MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TLLT TẠI UBND HUYỆN THẠCH THẤT 70

3.1 Nhận xét, đánh giá 70

3.1.1 Ưu điểm 70

3.1.2 Hạn chế 71

3.1.3 Nguyên nhân của những hạn chế 73

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại UBND huyện Thạch Thất 75

3.2.1 Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ tổ chức khai thác, sử dụng TLLT 75

3.2.2 Nâng cao nhận thức của lãnh đạp, cán bộ, nhân viên về giá trị của TLLT đối với mọi mặt hoạt động của UBND huyện 77

3.2.3 Bố trí, bổ sung và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ 77

3.2.3.1 Về chuyên môn của cán bộ lưu trữ 77

3.2.3.2 Về thái độ phục vụ của cán bộ lưu trữ 79

3.2.4 Xây dựng quy trình khai thác, sử dụng TLLT tại UBND huyện Thạch Thất 79

3.2.5 Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị và kinh phí cho công tác lưu trữ 81

3.2.6 Nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng TLLT 82

3.2.7 Chủ động đa dạng hóa các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT

84 3.2.8 Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, tổng kết về tổ chức khai thác, sử dụng TLLT 85

3.2.9 Đa dạng hóa các công cụ tra cứu TLLT và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT 86

Tiểu kết chương 3 89

KẾT LUẬN 90

TÀI LIỆU THAM KHẢO 92 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác Lưu trữ có tầm quan trọng đặc biệt trong hoạt động quản lý nhànước, giúp cho việc bảo quản an toàn tài liệu và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữtrên nhiều phương diện khác nhau Vì vậy, Đảng và Nhà nước ta đã quan tâm đếncông tác Lưu trữ ngay từ trong thời kỳ kháng chiến cứu quốc Đến năm 1998, sau khiThông tư 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủhướng dẫn tổ chức Lưu trữ ở cơ quan nhà nước các cấp ra đời công tác Lưu trữ từtrung ương đến địa phương mới được quy định cụ thể và có bước ngoặt quan trọng

Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT là một nghiệp vụ quan trọng của công táclưu trữ Bởi mục đích của công tác lưu trữ chính là để khai thác, sử dụng nhữngthông tin mà TLLT chứa đựng, góp phần phục vụ tốt cho mọi mặt hoạt động của đờisống xã hội Nhận thấy điều đó, công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT đã đượcNhà nước ta chú trọng, từng bước đi vào nề nếp và ngày càng được củng cố kiệntoàn Tuy nhiên, trong quá trình đưa vào thực tiễn công tác này vẫn còn một số tồntại như: các hình thức khai thác, sử dụng TLLT còn chưa đa dạng, TLLT chưa pháthuy được tối đa giá trị, đòi hỏi phải có một hệ thống văn bản và tổ chức thay thếnhu cầu của ngành trong hiện tại và tương lai để đảm bảo quản lý tài liệu chặt chẽ,giúp cho việc khai thác và sử dụng tài liệu được dễ dàng

Trong những năm qua, được sự quan tâm của ban lãnh đạo UBND huyệnThạch Thất, công tác lưu trữ nói chung và việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT nóiriêng đã dần đi vào nề nếp và góp phần tích cực vào việc thực hiện chức năng, nhiệm

vụ của cơ quan Tuy nhiên, qua quá trình khảo sát, tôi nhận thấy hiện nay UBNDhuyện Thạch Thất vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định gây ảnh hưởng khôngnhỏ đến số phận của tài liệu lưu trữ và hiệu quả hoạt động của cơ quan Để đi sâu tìmhiểu, nâng cao nhận thức về giá trị của TLLT và việc tổ chức khai thác, sử dụngTLLT đối với cán bộ, nhân viên tại UBND, đồng thời góp phần bổ sung kiến thức lý

luận và thực tiễn cho bản thân, tôi đã chọn đề tài: “Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại UBND huyện Thạch Thất” làm đề tài cho khoá luận tốt nghiệp của mình.

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Thứ nhất: Hệ thống một số vấn đề về cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý của tổchức khai thác và sử dụng TLLT;

- Thứ hai: Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụngTLLT tại UBND huyện Thạch Thất;

- Thứ ba: Chỉ ra những ưu điểm, tồn tại trong công tác tổ chức khai thác và

sử dụng TLLT tại UBND huyện Thạch Thất, nguyên nhân của vấn đề này; từ đó đềxuất các đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khai thác và sửdụng TLLT tại UBND huyện Thạch Thất

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện mục tiêu trên, khóa luận tập trung đặt ra và giải quyết nhữngnhiệm vụ sau:

- Hệ thống và phân tích một số vấn đề về cơ sở lý luận của tổ chức khai thác,

sử dụng TLLT;

- Tìm hiểu, nghiên cứu tổng quan về UBND huyện Thạch Thất;

- Điều tra, khảo sát, đánh giá về thành phần, nội dung, giá trị TLLT đang

bảo quản tại UBND huyện Thạch Thất;

- Khảo sát thực trạng hoạt động tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ

chức khai thác, sử dụng TLLT tại UBND huyện Thạch Thất;

- Tìm ra những ưu điểm, tồn tại và nguyên nhân trong tổ chức khai thác, sử

dụng TLLT tại UBND huyện Thạch Thất;

- Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn, đề xuất các giải pháp nâng cao

hiệu quả công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại UBND huyện Thạch Thất

4 Đối tượng nghiên cứu

5 Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian: Với thời gian có hạn cũng như quy mô của một khóa luận

tốt nghiệp của sinh viên và khả năng nghiên cứu của tác giả còn nhiều hạn chế Vìvậy trong phạm vi đề tài, tác giả chỉ đề cập tới tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tạiUBND huyện Thạch Thất, thành phố Hà Nội thuộc thẩm quyền quản lý của UBNDhuyện

- Về thời gian: Thời gian nghiên cứu đề tài từ năm 1998, tính từ thời điểm hệ

thống tổ chức lưu trữ cấp huyện được hình thành

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Về công tác Lưu trữ ở cấp huyện nói chung và tổ chức khai thác, sử dụngTLLT nói riêng không phải là hướng nghiên cứu hoàn toàn mới Đề tài về tổ chứckhai thác, sử dụng TLLT được nghiên cứu dưới nhiều góc độ khác nhau như: Giáotrình về công tác Lưu trữ, luận văn Thạc sĩ, báo cáo thực tập tốt nghiệp,

+ PGS.Vương Đình Quyền, đề tài “Lý luận và thực tiễn tổ chức các kho Lưu trữ ở Việt Nam” năm 1990;

+ TS.Dương Văn Khảm, đề tài “Cơ sở khoa học để quản lý nhà nước về công tác Lưu trữ” năm 2001;

+ Trần Văn Quang, Luận văn Thạc sỹ Lưu trữ “Tổ chức và quản lý Lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh” năm 2014;

+ Trịnh Thị Thu Hương, Luận văn Thạc sỹ Lưu trữ “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các chi cục thuế phục vụ công tác quản lý thuế tại địa phương” năm 2015;

+ Những bài viết được đăng trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam Ví dụ

như bài viết của tác giả Ngân Hà: “Một vài ý kiến về quản lý nhà nước trong công tác văn thư lưu trữ ở địa phương” , Quốc Thắng: “Tổ chức văn thư, lưu trữ tại địa phương Những khó khăn cần giải quyết”, Thanh Thủy: “Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện - Những vấn đề đặt ra” (Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 2

năm 2007, số 6 năm 2009 và số 5 năm 2017)

Có thể thấy, các công trình nghiên cứu đã được thực hiện một cách nghiêmtúc, có đóng góp quan trọng về khoa học và thực tiễn Tuy nhiên, các nghiên cứu trựctiếp liên quan đến tổ chức khai thác và sử dụng TLLT của UBND huyện là khôngnhiều và chưa đánh giá rõ năng lực, thực trạng tổ chức, các giải pháp phát huy nănglực cần thiết của nó Vì vậy việc tập trung tìm hiểu năng lực hiện tại của việc tổ chứckhai thác và sử dụng TLLT tại UBND huyện và khả năng phát huy hiệu quả của nótrong điều kiện hiện nay là điểm khác biệt trong nghiên cứu của tác giả so với nhữngnghiên cứu trước đó.

7 Phương pháp nghiên cứu

Để nghiên cứu đề tài này, tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu nhưsau:

- Phương pháp phân tích, tổng hợp, thống kê: Đây là nhóm phương pháp

được tôi sử dụng xuyên suốt trong quá trình thực hiện đề tài Do việc khảo sát đượcthực hiện trong thời gian khác nhau, lượng thông tin nhiều, nội dung phong phú, vìvậy đòi hỏi phải được phân tích, tổng hợp nhằm rút ra những nhận định, giải phápđối với công tác này

- Phương pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn: Đây là nhóm phương pháp

quan trọng và thường xuyên mà tôi sử dụng để thực hiện đề tài Tôi đã tiến hành điềutra, khảo sát đặc biệt kết hợp với phỏng vấn lãnh đạo Văn phòng UBND huyện, lãnhđạo phòng Nội vụ và cán bộ lưu trữ tại kho lưu trữ tại UBND huyện Thạch Thất -TP.Hà Nội.

- Phương pháp phân tích, so sánh chức năng: Phân tích chức năng của đơn

vị, bộ phận hình thành nên tài liệu Phân tích chức năng của các loại tài liệu trongmối quan hệ với chức năng cơ quan hay đơn vị sử dụng văn bản

Ngoài các phương pháp nêu trên tôi còn sử dụng phương pháp truyền thốngquan trọng là việc nghiên cứu các nguồn tài liệu Để phục vụ cho đề tài nghiên cứutôi đã nghiên cứu nguồn tư liệu khác nhau như các tư liệu lý luận, hệ thống văn bảnqui phạm pháp luật trong công tác lưu trữ, các báo cáo tổng kết đánh giá về công táclưu trữ ở địa phương trong thời gian qua Đặc biệt chúng tôi còn khai thác hồ sơ lưutrữ về công tác lưu trữ địa phương đang được bảo quản tại kho lưu trữ UBND huyệnThạch Thất gồm nhiều loại tài liệu như: Quyết định thành lập UBND huyện, Quyếtđịnh ban hành danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ UBND huyện, quy chếhoạt động của UBND huyện, Quy định về quản lý công tác lưu trữ địa phương, cácbản báo cáo về tình hình nghiệp vụ lưu trữ tại UBND huyện Thạch Thất

8 Đóng góp của đề tài

- Về khoa học

Đề tài nghiên cứu đã góp phần cung cấp tài liệu để cán bộ lưu trữ tại các cơquan tham khảo tổ chức có hiệu quả hơn; góp phần xây dựng cơ sở khoa học choviệc xây dựng hệ thống tổ chức trong công tác lưu trữ nói chung và tổ chức khaithác, sử dụng TLLT nói riêng ở cấp huyện

- Về thực tiễn

Là công trình nghiên cứu có hệ thống và logic đánh giá hiện trạng việc tổchức khai thác và sử dụng TLLT tại UBND huyện Đề tài là tài liệu có giá trị cungcấp thông tin giúp cho giảng viên, sinh viên chuyên ngành lưu trữ đang giảng dạy

5

và học tập tại các trường đại học, cao đẳng, trung cấp có thêm tài liệu tham khảothực tế phong phú, đa dạng tư liệu liên quan đến công tác lưu trữ Bên cạnh đó cũnggóp phần cung cấp tài liệu để cán bộ lưu trữ tại các cơ quan tham khảo tổ chức cóhiệu quả hơn trong công tác Lưu trữ nói chung và tổ chức khoa học TLLT nói riêng

ở cấp huyện

9 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, bố cục của đề tài gồm có 3 chương như sau:

Chương 1 Cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu

trữ

Trong chương này trình bày cơ sở khoa học trong đó có cơ sở lý luận, cơ sởpháp lý và cơ sở thực tiễn của tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại UBND huyệnThạch Thất

Chương 2 Thực trạng công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại

UBND huyện Thạch Thất

Với những thông tin thu thập được qua việc khảo sát tài liệu tại UBND huyệnThạch Thất, tác giả nêu thực trạng về hoạt động quản lý công tác lưu trữ và tổ chứckhai thác, sử dụng TLLT tại UBND huyện

Chương 3 Một số nhận xét, đánh giá và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Thạch Thất

Trên cơ sở thực trạng đã nêu ở Chương 2, nhận xét ưu điểm, hạn chế và đưa

ra nguyên nhân dẫn đến những hạn chế, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệuquả trong việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại UBND huyện Thạch Thất

Để có thể thực hiện được việc nghiên cứu đề tài này, tôi đã nhận được nhiều

sự giúp đỡ của cơ quan đến khảo sát là UBND huyện Thạch Thất như: lãnh đạoUBND, lãnh đạo Phòng Nội vụ, lãnh đạo Văn phòng HĐND - UBND, cán bộ làmcông tác lưu trữ Đặc biệt phải nói đến đó là sự giúp đỡ của ThS Trần Thị Mai -giảng viên khoa Văn thư - Lưu trữ là người trực tiếp hướng dẫn cho tôi nghiên cứu

đề tài này Bên cạnh những thuận lợi, chúng tôi gặp không ít khó khăn trong quátrình khảo sát, thu thập thông tin:

+ Vì UBND huyện Thạch Thất hiện nay chưa có cán bộ lưu trữ chuyên trách,

chỉ có cán bộ Văn thư kiêm nhiệm Lưu trữ nên khi xin những ý kiến đề xuất, đónggóp về chuyên môn không có sự tương tác, am hiểu chi tiết (họ học chuyên ngànhkhác như: Học viện hành chính nên không có chuyên môn về lưu trữ).

+ Mặc dù tiếp cận được kho lưu trữ của UBND huyện Thạch Thất song lạikhông thể tiếp cận được chính xác hồ sơ mà chỉ lấy thông tin qua phiếu khảo sát

Với những khó khăn trên, luận văn của tôi không tránh khỏi những khiếmkhuyết Do đó, tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý của các thầy, cô giáo và cácbạn để luận văn hoàn thiện hơn

Tôi xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ,trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các ông, bà lãnh đạo và cán bộ UBND huyện ThạchThất đã giúp đỡ, góp ý cho tôi trong quá trình thực hiện đề tài Đặc biệt, tôi xin bày

tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Ths Trần Thị Mai là người hướng dẫn khoa học đã giúptôi hoàn thiện đề tài

Hà Nội, ngày 29 tháng 03 năm 2018

SINH VIÊN

Lê Th ị H ồ ng Nhung CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC KHAI THÁC,

SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1 Cơ sở lý luận của tổ chức khai thác, sử dụng TLLT

1.1.1 Một số khái niệm về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

- Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính (hoặc bản sao hợp pháp) của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử, của toàn xã hội [18;4]

- Sử dụng tài liệu là hoạt động của độc giả có nhu cầu tìm tin, tiếp cận thôngtin đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu của mình

- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là hoạt động của người làm công

tác lưu trữ thông qua các nghiệp vụ lưu trữ đưa tài liệu đến với độc giả có nhu cầu sửdụng.

- Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là phần việc cuối cùng

của công tác lưu trữ, phản ánh kết quả của các khâu nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập,chỉnh lý, đánh giá, bảo quản, thống kê, xây dựng cơ sở dữ liệu,

- Hiện nay, có rất nhiều khái niệm về “tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu

trữ” Trong đó tiêu biểu là một số định nghĩa như sau:

Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn Công tác lưu trữ của nhóm tác giả ĐàoXuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990),NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

lưu trữ được hiểu là: “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một mặt của hoạt động thông tin khoa học và là một trong những chức năng quan trọng và tất yếu của các phòng, kho lưu trữ Chức năng này đòi hỏi các phòng, kho lưu trữ phải có những biện pháp tích cực để làm cho tài liệu lưu trữ được sử dụng thuận lợi” [12,169].

Theo giáo trình Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản của PGS.TS.Vũ Thị Phụng, NguyễnThị Chinh (2006), NXB Hà Nội, khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

được hiểu là: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là một nghiệp vụ cơ bản của các lưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân những thông tin cần thiết có trong tài liệu lưu trữ, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các lợi ích chính đáng của công dân” [26,197].

“Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là một nghiệp vụ cơ bản của các

cơ quan lưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân những thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các lợi ích chính đáng của công dân.”

Hay nói cách khác, tóm gọn hơn thì:

“Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ cho yêu cầu nghiên cức lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và các cá nhân.”

1.1.2 Mục đích, ý nghĩa của công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Tổ chức sử dụng TLLT nhằm biến các thông tin quá khứ (thông tin hồi cố)trong TLLT thành những thông tin tư liệu bổ ích phục vụ yêu cầu nghiên cứu, phục

vụ sự nghiệp xây dựng kinh tế, phát triển văn hóa, khoa học kỹ thuật và nghiên cứulịch sử

Xét đến cùng, mục đích, nhiệm vụ của công tác lưu trữ là phải tổ chức sửdụng tốt các TLLT vào các mục đích khác nhau của đời sống xã hội

1.1.2.2 Ý nghĩa

- Là cầu nối giữa lưu trữ với xã hội, với nhân dân, tăng cường vai trò xã hội

của các lưu trữ Thông qua việc tổ chức, sử dụng TLLT, các cơ quan, tổ chức vàcông dân sẽ nhận thức được vị trí và tầm quan trọng của TLLT cũng như công táclưu trữ từ đó xây dựng ý thức, trách nhiệm trong việc bảo quản an toàn TLLT

- Đối với các lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng là kết quả của quá trình thực

hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ Từ việc đưa tài liệu ra khai thác, sử dụng mới

có thể đánh giá khách quan kết quả thực hiện các nghiệp vụ trước đó như xác địnhgiá trị có chính xác không, phân loại, chỉnh lý khoa học tài liệu có khoa học không,bảo quản tài liệu có tốt không

- Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT sẽ có tác dụng thiết thực trong việc tiết

kiệm thời gian, công sức, tiền của cho Nhà nước và nhân dân Có thể nói tổ chứckhai thác, sử dụng có hiệu quả TLLT sẽ biến giá trị tiềm năng của TLLT thành giá trịmang lại hiệu quả to lớn cho mọi mặt của đời sống xã hội.

- Để đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng TLLT ngày càng đa dạng, phong

phú thì các cơ quan lưu trữ phải đẩy mạnh các nghiệp vụ như thu thập, phân loại,thống kê, xây dựng công cụ tra cứu TLLT Như vậy, khai thác, sử dụng TLLTchính là động lực mạnh mẽ để thúc đẩy các công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển

- Mang lại nhiều lợi ích cho các lưu trữ, tạo nguồn động viên hữu hiệu chocán bộ ngành lưu trữ cả về vật chất và tinh thần Nhu cầu sử dụng TLLT càng phải

đa dạng thì bắt buộc các công tác nghiệp vụ càng được đẩy mạnh với hiệu quả caohơn

1.1.3 Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Có thể khẳng định TLLT là một trong những nguồn di sản văn hóa có giá trịđặc biệt của mỗi dân tộc TLLT chỉ thật sự phát huy giá trị khi được khai thác, sửdụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội Xác định được

tầm quan trọng của TLLT, ngày 02/03/2007, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị TLLT, theo đó

yêu cầu TLLT phải được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn nhucầu khai thác, sử dụng của xã hội

Để TLLT phát huy được giá trị, Nhà nước ta đã luôn chú trọng đến công tác

tổ chức khai thác, sử dụng TLLT với nhiều hình thức được quy định tại Điều 32,Luật Lưu trữ 2011 Cụ thể là 6 hình thức như sau:

1.1.3.1 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc

Là một trong những hình thức chủ yếu được áp dụng phổ biến nhất trong cáclưu trữ lịch sử, các lưu trữ cơ cơ quan

Hình thức này mang lại nhiều lợi ích cho cả độc giả và cơ quan lưu trữ Tạiđây, độc giả có thể nghiên cứu được nhiều tài liệu cùng một lúc; có thể gặp gỡ, traođổi kinh nghiệm với nhiều độc giả khác; có thể sử dụng nhiều loại công cụ tra cứu,tài liệu tham khảo và có thể sao chụp những tài liệu cần thiết Cơ quan lưu trữ cóđiều kiện để phục vụ được đông đảo độc giả, giới thiệu cho độc giả nhiều TLLT liên

quan đến các chủ đề nghiên cứu của họ; dễ theo dõi, nắm bắt, thu nhận được nhiều ýkiến của độc giả để cải tiến công tác phục vụ độc giả; có điều kiện bảo vệ an toànTLLT, tránh được sự mất mát, hư hỏng tài liệu Hiện nay, các Lưu trữ lịch sử đangứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu của các phông TLLT

để có thể tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng, đưa ra phục vụ độc giả tại phòngđọc

1.1.3.2 Công bố tài liệu lưu trữ (xuất bản phẩm)

- Công bố tài liệu lưu trữ nhằm tuyên truyền những chủ trương, đường lối,

chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước được đề ra trong từng thời kỳ lịch sử

cụ thể

- Công bố tài liệu lưu trữ nhằm cung cấp những thông tin quá khứ chứa trong

tài liệu lưu trữ mà những người sử dụng chưa có điều kiện tiếp cận để sử dụng vàonhững mục đích, nhiệm vụ khác nhau

- Công bố tài liệu lưu trữ còn góp phần tích cực bảo vệ vững chắc chủ quyền

Quốc gia, chống lại những thế lực phản động trong và ngoài nước âm mưu xâmchiếm lãnh thổ nước ta nhất là những vùng biên giới, hải đảo

- Công bố tài liệu lưu trữ còn góp phần phục vụ đắc lực cho công tác tuyên

truyền, giáo dục truyền thống cách mạng cho quần chúng nhân dân nhất là các thế hệthanh, thiếu niên, học sinh, sinh viên trong các trường học

- Công bố tài liệu lưu trữ nhằm gắn liền hoạt động của các kho lưu trữ - nơi

tập chung những tài liệu lưu trữ của Quốc gia với thực tiễn công tác nghiên cứu củacác giới khoa học kể các giới khoa học xã hội và khoa học tự nhiên, nhưng trước hết

qua hình thức này người nghiên cứu có thể nắm được nội dung, thành phần tài liệutrong kho lưu trữ để có kế hoạch nghiên cứu phục vụ công tác.

1.1.3.4 Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ

Trưng bày là bày biện TLLT ở nơi trang trọng để công chúng đến xem nhằmmục đích tuyên truyền, giới thiệu TLLT Còn triển lãm TLLT là trưng bày TLLTtheo một hoặc một số chủ đề nhất định trong khoảng thời gian nhất định Như vậy sựgiống nhau của trưng bày và triển lãm TLLT là cùng nhằm mục đích tuyên truyền,giới thiệu ho công chúng Khác nhau ở chỗ trưng bày thường diễn ra thường xuyên,

có thể theo hoặc không theo chủ đề nhất định với quy mô hạn chế còn triển lãmthường theo một chủ đề nhất định, có quy mô lớn hơn và diễn ra trong một thời giannhất định

Triển lãm tài liệu lưu trữ nhằm:

- Tuyên truyền giáo dục quần chúng về truyền thống anh hùng cách mạng

trong dựng nước và giữ nước của dân tộc, giới thiệu chủ nghĩa anh hùng cách mạngcủa quân và dân ta trong cuộc đấu tranh giải phóng dân tộc Triển lãm giới thiệunhững TLLT có ý nghĩa như những chứng tích về mặt lịch sử Đảng, lịch sử dântộc, Với mục đích này, triển lãm TLLT thường được tổ chức nhân dịp kỷ niệmnhững ngày lễ lớn của dân tộc, của Đảng

- Giới thiệu TLLT cho người nghiên cứu Với mục đích này, các cuộc triển

lãm thường giới thiệu nhưng tài liệu có giá trị mới phát hiện trong các kho lưu trữ,gây sự quan tâm của độc giả Triển lãm cũng có thể giới thiệu những tài liệu liênquan đến một chủ đề đang được sự quan tâm theo dõi của nhiều người

- Ngoài ra, việc triển lãm TLLT còn góp phần tăng cường sự hiểu biết xã hội

về lưu trữ, xây dựng nhịp cầu giao lưu giữa các cơ quan lưu trữ và công chúng, thúcđẩy cho sự phát triển và sử dụng nguồn TLLT, làm cho lưu trữ phát huy được nhiềuhơn, lớn hơn giá trị của mình trong sự phát triển kinh tế xã hội

1.1.3.5 Trích dẫn TLLT trong công trình nghiên cứu

13

Các công trình nghiên cứu khoa học luôn gắn liền với trích dẫn Trích dẫncho phép nhà khoa học diễn giải cơ sở để từ đó đề xuất ý tưởng, cung cấp nguồn gốccủa phương pháp sử dụng trong nghiên cứu, cách thức tiến hành nghiên cứu, cuốicùng là đánh giá, bình luận và thiết lập được mối liên hệ giữa kết quả nghiên cứu vớinhững kết quả khác đã công bố trước đó.

Việc trích dẫn TLLT trong công trình nghiên cứu sẽ tạo sức thuyết phục, có

độ tin cậy lớn Không phải lúc nào người nghiên cứu cũng có thể trực tiếp tìm hiểu

về thông tin liên quan đến công trình, vì vậy họ có thể nghiên cứu gián tiếp thôngqua TLLT và trích dẫn TLLT ấy vào công trình nghiên cứu của mình theo đúng mẫuhình thức được quy định

1.1.3.6 Cấp bản sao TLLT, bản chứng thực lưu trữ

Chứng thực lưu trữ là xác nhận của cơ quan, tổ chức hoặc Lưu trữ lịch sử vềnội dung thông tin hoặc bản sao TLLT do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử đangquản lý

Bản sao TLLT, bản chứng thực lưu trữ có giá trị như TLLT gốc trong cácquan hệ, giao dịch Tác dụng của việc cấp chứng thực lưu trữ là giúp cho các cơquan, cá nhân xác minh những vấn đề đã xảy ra trong quá khứ, nhưng bị mất chứng

cứ, cần phải dựa vào sự chứng nhận của cơ quan lưu trữ trên cơ sở TLLT còn giữđược để làm bằng chứng

Về mặt hình thức cấp chứng thực TLLT gồm 2 loại: Cấp chứng thực nộidung TLLT và cấp chứng thực bản sao TLLT Về mặt nội dung có 2 loại bản chứngthực lưu trữ sau: Bản chứng thực tiểu sử và bản chứng thực theo chuyên đề Ngoài racác lưu trữ còn cấp các trích lục, sao lục tài liệu lưu trữ kèm theo chứng thực tài liệulưu trữ

1.2 Cơ sở pháp lý của tổ chức khai thác, sử dụng TLLT

Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT là một trong những khâu nghiệp vụ quantrọng của công tác lưu trữ nên đã nhận được nhiều sự quan tâm của Nhà nước và độcgiả, đặc biệt trong thời gian gần đây Vì vậy, vấn đề này cũng đã được quy định bởi

hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật, được khái quát ở các khía cạnh sau đây

của đề tài:

1.2.1 Quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức đối với việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức lưu trữ được nhà nước quy định tại:

- Thứ nhất, trong Khoản 3, Điều 29 Luật số: 01/2011/QH13 Luật Lưu trữ

ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội khóa XVIII, Luật quy định về hoạt độnglưu trữ:

a) Chủ động giới thiệu TLLT và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụngTLLT đang trực tiếp quản lý;

b) Hằng năm rà soát, thông báo TLLT thuộc Danh mục tài liệu mật đóng dấuchỉ các mức độ mật đã được giải mật

- Thứ hai, trong Khoản 2, Điều 9, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03

tháng 01 năm 2013 của Chính phủ, Quy định chi tiết thi hành một số điều của LuậtLưu trữ:

2 Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đăng tải thông tin về quy trình, thủ tục,chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên trang tin điện tử của cơquan, tổ chức

- Thứ ba, trong Khoản 1,2 Điều 3, Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01

tháng 10 năm 2014 Thông tư của Bộ Nội vụ, Quy định về sử dụng tài liệu tại phòngđọc của các lưu trữ lịch sử,

1 Trách nhiệm của người đứng đầu Lưu trữ lịch sử

a) Tổ chức thực hiện việc phục vụ sử dụng tài liệu tại Phòng đọc;

b) Ban hành các văn bản quy định về sử dụng tài liệu phù hợp với đặc điểm,thành phần tài liệu và đặc thù công việc của cơ quan Lưu trữ lịch sử;

c) Bảo đảm trang thiết bị phục vụ cho việc sử dụng tài liệu Tăng cường ứngdụng công nghệ thông tin cho hoạt động phục vụ độc giả;

d) Niêm yết tại trụ sở cơ quan và đăng trên trang thông tin điện tử của cơquan Lưu trữ lịch sử các quy định, biểu mẫu về thủ tục sử dụng tài liệu tại Phòngđọc

2 Trách nhiệm của viên chức Phòng đọc

a) Làm Thẻ độc giả;

b) Thực hiện các thủ tục phục vụ độc giả sử dụng tài liệu;

c) Hướng dẫn độc giả sử dụng công cụ tra tìm tài liệu;

d) Quản lý tài liệu đưa ra phục vụ độc giả;

đ) Quản lý hệ thống sổ, biểu mẫu đăng ký, quản lý phục vụ độc giả sử dụngtài liệu;

e) Lập hồ sơ quản lý việc sử dụng tài liệu của độc giả tại Phòng đọc

1.2.2 Quy định về quyền và nghĩa vụ đối với việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT

Quyền và nghĩa vụ đối với việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT được quyđịnh tại:

- Thứ nhất, Trong Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004

Nghị định của Chính phủ có quy định tại Điều 15:

Điều 15: Quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:

1 Cơ quan, tổ chức, cá nhân được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộcPhông lưu trữ quốc gia Việt Nam để phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học

và các nhu cầu chính đáng của mình theo quy định của pháp luật

2 Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có tráchnhiệm thực hiện nghiêm chỉnh quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổchức có tài liệu và các quy định của pháp luật có liên quan

3 Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải trảphí khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định của pháp luật

- Thứ hai, tại Khoản 1,2,3 Điều 29 và Khoản 7 Điều 30 Luật Lưu Trữ số

01/2011/QH13 ban hành ngày 1 ltháng 11 năm 2011 của Quốc hội:

Điều 29 Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ

1 Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụcông tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác

2 Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau

a) Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lýtài liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tàiliệu lưu trữ;

b) Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơquan, tổ chức, cá nhân;

c) Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;

d) Thực hiện các quy định của Luật này, nội quy, quy chế của cơ quan, tổchức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan

3 Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ có trách nhiệm sau đây:

a) Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sửdụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý;

b) Hằng năm rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu códấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật

Điều 30 Sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử

7 Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử phải có Giấy chứng minhnhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ công tác thì phải có giấygiới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác

- Thứ ba, tại điều 16, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm

1 Việc sử dụng tài liệu lưu trữ có liên quan đến cá nhân làm ảnh hưởng đếnlợi ích của quốc gia, dân tộc

2 Sử dụng tài liệu lưu trữ của cá nhân được hiến tặng, ký gửi vào Lưu trữlịch sử khi chưa được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó chophép

- Thứ tư, tại Khoản 3 Điều 3; Điều 8; Khoản 1,2,3 Điều 9 Thông tư số

10/2014/TT-BNV, ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ, Quy định về sử dụngtài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử:

Điều 3 Trách nhiệm của các cá nhân trong việc phục vụ sử dụng tài liệu và

sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử:

3 Trách nhiệm của độc giả

a) Thực hiện đầy đủ các thủ tục, chấp hành các quy định của pháp luật và của

cơ quan Lưu trữ lịch sử và sử dụng tài liệu;

b) Không được phép chụp ảnh tài liệu, tẩy xóa, viết, đánh dấu, vẽ lên tài liệu;làm nhàu, gấp, xé rách, làm bẩn, làm đảo lộn trật tự tài liệu trong hồ sơ trong quátrình sử dụng tài liệu;

c) Bảo vệ an toàn tài liệu, nếu có hành vi gây thiệt hại về tài sản, làm hưhỏng tài liệu phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành;

d) Trả phí, lệ phí sử dụng tài liệu theo quy định của pháp luật hiện hành

Điều 8 Sử dụng công cụ tra cứu tại Phòng đọc

1 Độc giả được sử dụng các công cụ tra cứu theo hướng dẫn của Viên chứcPhòng đọc

2 Độc giả không được sao chụp nội dung thông tin trong công cụ tra cứu tàiliệu

Điều 9 Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc

1 Mỗi lần đến đọc tài liệu, độc giả phải xuất trình Thẻ độc giả (đối với độcgiả sử dụng tài liệu từ 05 ngày trở lên)

2 Số lượng tài liệu đưa ra phục vụ độc giả trong mỗi lần đọc không quá 10

hồ sơ (đơn vị bảo quản)

3 Mỗi lần nhận tài liệu độc giả được sử dụng tại Phòng đọc tối đa là haituần Độc giả đọc xong phải trả tài liệu cho Phòng đọc mới được nhận lần tiếp theo

1.2.3 Quy định về thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

- Thứ nhất, Trong Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004,

Nghị định của Chính phủ, có quy định tại Điều 17, Điều 19 và Điều 22 Cụ thể như

2 Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cho phép khai thác, sử dụngtài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm bảo quản tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia.

3 Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện cho phép khai thác, sử dụngtài liệu lưu trữ bảo quản tại lưu trữ lịch sử của địa phương mình

4 Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức cho phép khai thác, sử dụng tài liệulưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức của mình

Điều 19 Thẩm quyền cho phép mang tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam ra nước ngoài

1 Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cho phép mang tài liệu lưutrữ được sử dụng rộng rãi bảo quản tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia

2 Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cho phép mang tài liệu lưu trữ được sửdụng rộng rãi bảo quản tại lưu trữ tỉnh

3 Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện cho phép mang tài liệu lưu trữ được sửdụng rộng rãi bảo quản tại lưu trữ huyện

4 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức khác cho phép mang tài liệu lưu trữ được

sử dụng rộng rãi của cơ quan, tổ chức

5 Thủ tướng Chính phủ cho phép mang tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm

Điều 22 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng, công bố tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước và tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam

1 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng, công bố và mang tài liệu thuộcdanh mục bí mật nhà nước ra nước ngoài được thực hiện theo quy định của pháp luậthiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

2 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng, công bố và mang tài liệu thuộcPhông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam ra nước ngoài do cơ quan có thẩm quyềncủa Đảng quy định.

- Thứ hai, tại Điều 30, Điều 31 và Điều 34 Luật Lưu Trữ số 01/2011/QH13

ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội:

Điểm c, Khoản 2, Điều 30: “Người đứng đầu lưu trữ lịch sử quyết định việc

sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng”.

Điều 31: Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật này và các quyđịnh khác của pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưutrữ cơ quan của cơ quan, tổ chức mình

Điều 34 Mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử

1 Cơ quan, tổ chức, cá nhân được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơquan, Lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chínhđáng khác sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép và phảo hoàn trảlại nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó

2 Bộ trưởng Bộ Nội vụ, cơ quan có thẩm quyền của Đảng quyết định việcmang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử ra nước ngoài; quy định việc mang tài liệulưu trữ ra khỏi Lưu trữ lịch sử để sử dụng trong nước

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tạiLưu trữ cơ quan ra nước ngoài; quy định việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơquan để sử dụng trong nước

3 Tổ chức, cá nhân trước khi mang tài liệu lưu trữ đã được đăng ký ra nướcngoài phải thông báo cho Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký biết

4 Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử, tài liệu của cá nhân đã được đăng ký tạiLưu trữ lịch sử trước khi đưa ra nước ngoài phải lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưutrữ

- Thứ ba, Trong Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013

của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ có quy địnhtại Điều 9, Điều16 và Điều17 Cụ thể như sau:

Điều 9 Sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử

1 Thẩm quyền cho phép đọc, sao, chứng thực lưu trữ đối với tài liệu lưu trữđiện tử được thực hiện như đối với tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác

2 Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đăng tải thông tin về quy trình, thủ tục,chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên trang tin điện tử của cơquan, tổ chức

3 Khuyến khích việc thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trựctuyến

4 Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử thuộc Danh mục tài liệu hạn chế

sử dụng không được kết nối và sử dụng trên mạng diện rộng

Điều 16 Các trường hợp đặc biệt khi sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến

cá nhân

Tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử thuộcmột trong các trường hợp sau đây không được sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kể từnăm cá nhân qua đời:

1 Việc sử dụng tài liệu lưu trữ có liên quan đến cá nhân làm ảnh hưởng đếnlợi ích của quốc gia, dân tộc

2 Sử dụng tài liệu lưu trữ của cá nhân được hiến tặng, ký gửi vào Lưu trữlịch sử khi chưa được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó chophép

Điều 17 Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân

Tài liệu lưu trữ quy định tại Điều 16 Nghị định này được sử dụng hạn chế khiđược cấp có thẩm quyền sau đây cho phép:

1 Tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử ở trung ương do Bộ trưởng Bộ Nội

- Thứ tư, tại Điều 5; Khoản 3 Điều 7; Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01

tháng 10 năm 2014 có quy định:

Điều 5 Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu

1 Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử cho phép đọc tài liệu tại Phòng đọc vàchứng thực tài liệu đối với tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý

2 Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân, trongmột số trường hợp đặc biệt, thực hiện theo quy định tại Điều 16, 17 của Nghị định sô01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thihành một số điều của Luật Lưu trữ

3 Sử dụng tài liệu của cá nhân hiến tặng, ký gửi vào Lưu trữ lịch sử phảiđược cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép bằng văn bản

Điều 7 Yêu cầu và thời hạn cung cấp tài liệu

3 Cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu được ủy quyền cho người khácđến nhận bản sao tài liệu Người được ủy quyền phải xuất trình văn bản ủy quyền vàChứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu

1.2.4 Quy định về giải mật tài liệu lưu trữ

Đối với các cơ quan, tổ chức có bảo quản các tài liệu mật, việc sử dụng vàgiải mật, sử dụng tài liệu lưu trữ được Nhà nước quy định tại:

- Thứ nhất, Điểm c, d Khoản 2, Điều 11 và Khoản 3, Điều 12 Pháp lệnh số

30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28 tháng 12 năm 2000 của Quốc hội, Pháp lệnh bảo

vệ bí mật nhà nước

Điều 11.

2 Bộ Công an chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước

về bảo vệ bí mật nhà nước và có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

c) Thẩm định việc lập và giải mật danh mục bí mật nhà nước thuộc độ Tuyệtmật và Tối mật trình Thủ tướng Chính phủ quyết định;

d) Quyết định và giải mật danh mục bí mật nhà nước thuộc độ Mật sau khithống nhất với người đứng đầu hoặc người được ủy quyền của cơ quan, tổ chức cóliên quan

Điều 12.

Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, người đứng đầu hoặc ngườiđược ủy quyền của cơ quan, tổ chức và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp có tráchnhiệm sau đây:

3 Lập danh mục, thay đổi độ mật, giải mật bí mật nhà nước gửi cấp có thẩmquyền quyết định

- Thứ hai, Điều 30 Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm

2011 của Quốc hội khóa XVIII, Luật quy định về hoạt động lưu trữ: Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử

1 Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộcDanh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độmật

2 Tài liệu hạn chế sử dụng có một trong các đặc điểm sau đây:

a) Tài liệu lưu trữ không thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức

độ mật nhưng có nội dung thông tin nếu sử dụng rộng rãi có thể ảnh hưởng nghiêmtrọng đến lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cánhân;

b) Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng chưa được

tu bổ, phục chế;

c) Tài liệu lưu trữ đang trong quá trình xử lý về nghiệp vụ lưu trữ

Bộ Nội vụ ban hành Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng phù hợp với điềukiện kinh tế - xã hội từng thời kỳ

Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộcDanh mục tài liệu hạn chế sử dụng

3 Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ cácmức độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước

4 Tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mậtđược sử dụng rộng rãi trong các trường hợp sau đây:

a) Được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước;

b) Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mậtnhưng chưa được giải mật;

c) Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tốimật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật

5 Tài liệu liên quan đến cá nhân được sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kể từnăm cá nhân qua đời, trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định của Chính phủ

6 Tài liệu đến thời hạn được sử dụng rộng rãi quy định tại điểm c khoản 4 vàkhoản 5 Điều này có thể chưa được sử dụng rộng rãi theo quyết định của cơ quan, tổchức có thẩm quyền

7 Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử phải có Giấy chứng minhnhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ công tác thì phải có giấygiới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác

- Thứ ba, Điều 12 và Điều 13 Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng

07 năm 2015 của Bộ Công an, Hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 03 năm 2002 của Chính phủ Quy định chi tiết thihành Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước

Điều 12 Giải mật, giảm mật, tăng mật tài liệu, vật mang bí mật nhà nước do các cơ quan, tổ chức soạn thảo

1 Nguyên tắc giải mật, giảm mật, tăng mật tài liệu, vật mang bí mật nhànước phải đảm bảo bảo vệ lợi ích của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa ViệtNam

2 Căn cứ để đề xuất giải mật, giảm mật, tăng mật:

a) Căn cứ vào danh mục bí mật nhà nước do các cơ quan có thẩm quyền banhành để rà soát và đề xuất giải mật, giảm mật, tăng mật;

b) Căn cứ vào thay đổi của tình hình thực tế đề xuất giải mật, giảm mật, tăngmật;

c) Căn cứ vào nội dung của từng tài liệu, vật mang bí mật nhà nước cụ thể,nếu thấy việc tiết lộ không gây nguy hại cho lợi ích của Nhà nước Cộng hòa xã hội

chủ nghĩa Việt Nam thì đề xuất giải mật;

d) Căn cứ vào việc toàn bộ hoặc một phần tài liệu, vật mang bí mật nhànước được công bố trong tài liệu khác

3 Thẩm quyền giải mật, giảm mật, tăng mật: Người đứng đầu cơ quan, tổchức quyết định giải mật, giảm mật, tăng mật các tài liệu, vật mang bí mật nhà nước

do cơ quan, tổ chức soạn thảo

4 Thời gian giải mật, giảm mật, tăng mật:

a) Vào quý I hàng năm, các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm rà soát để giảimật, giảm mật, tăng mật các tài liệu, vật mang bí mật nhà nước do cơ quan, tổ chứcsoạn thảo;

b) Trong trường hợp đột xuất cần tiến hành giải mật, giảm mật, tăng mật cáctài liệu, vật mang bí mật nhà nước để phục vụ công tác, cơ quan, tổ chức có thể tiếnhành giải mật, giảm mật, tăng mật theo trình tự, thủ tục quy định tại Thông tư này

5 Trình tự, thủ tục giải mật, giảm mật, tăng mật:

a) Sau khi tiến hành rà soát các tài liệu, vật mang bí mật nhà nước cân giảimật, giảm mật, tăng mật, đơn vị được giao chủ trì soạn thảo thành lập Hội đồng giảimật, giảm mật, tăng mật, bao gồm: Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo làm chủ tịchHội đồng; đại diện bộ phận trực tiếp soạn thảo tài liệu, vật mang bí mật nhà nướcmật và đại diện các bộ phận khác có liên quan

Hội đồng giải mật, giảm mật, tăng mật làm việc theo chế độ tập thể, quyếtđịnh theo đa số và tự giải thể sau khi tiến hành giải mật, giảm mật, tăng mật;

b) Hội đồng giải mật, giảm mật, tăng mật có trách nhiệm nghiên cứu, xemxét, đánh giá đề xuất người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc giải mật, giảmmật, tăng mật

Trong trường hợp cần thiết, Hội đồng giải mật, giảm mật, tăng mật có thể xin

ý kiến tham gia của cơ quan, tổ chức có liên quan;

c) Danh mục tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đề nghị giải mật, giảm mật,tăng mật của Hội đồng phải được thể hiện bằng văn bản Quá trình giải mật, giảm

mật, tăng mật phải được lập thành hồ sơ và lưu giữ tại đơn vị tiến hành giải mật,giảm mật, tăng mật.

Hồ sơ giải mật, giảm mật, tăng mật tài liệu, vật mang bí mật nhà nước baogồm: Quyết định thành lập Hội đồng giải mật, giảm mật, tăng mật; danh mục các tàiliệu, vật mang bí mật nhà nước đề nghị giải mật, giảm mật, tăng mật; bản thuyếtminh về việc giải mật, giảm mật, tăng mật; biên bản họp Hội đồng; quyết định giảimật, giảm mật, tăng mật; ý kiến tham gia của các cơ quan chức năng và các tài liệukhác có liên quan;

d) Sau khi có quyết định giải mật, giảm mật, tăng mật, văn thư có tráchnhiệm đóng dấu giải mật, giảm mật, tăng mật theo quy định;

e) Sau 15 ngày kể từ khi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước được giải mật,giảm mật, tăng mật, đơn vị tiến hành giải mật có trách nhiệm thông báo cho các cơquan, tổ chức đã nhận tài liệu biết để thực hiện đóng dấu giải mật, giảm mật, tăngmật đối với tài liệu do mình quản lý

6 Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước sẽ tự động giải mật trong các trườnghợp sau:

a) Đăng tải trên trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị;

b) Công bố trên phương tiện thông tin đại chúng;

c) Đăng Công báo;

d) Niêm yết tại trụ sở cơ quan, đơn vị hoặc tại các địa điểm khác;

e) Các hình thức công bố công khai khác

Sau khi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước tự động được giải mật, văn thư cótrách nhiệm đóng dấu giải mật theo quy định

7 Tài liệu lưu trữ có nội dung bí mật nhà nước khi nộp lưu vào Kho lưu trữTrung ương Đảng và tài liệu của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng được giải mật theoquy định của Ban Bí thư Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam

Điều 13 Giải mật tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử

1 Nguyên tắc giải mật tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử có nội dung bí mật

nhà nước (sau đây gọi tắt là tài liệu lưu trữ) phải đảm bảo bảo vệ lợi ích của Nhànước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

2 Căn cứ để đề xuất giải mật tài liệu lưu trữ:

a) Căn cứ vào danh mục bí mật nhà nước do các cơ quan có thẩm quyền banhành;

b) Căn cứ vào nội dung của từng tài liệu lưu trữ cụ thể, nếu thấy việc tiết lộkhông gây nguy hại cho lợi ích của Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

c) Căn cứ vào thay đổi của tình hình thực tế;

d) Căn cứ vào thời hạn tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi theo quy địnhcủa Luật Lưu trữ;

e) Căn cứ vào việc toàn bộ hoặc một phần tài liệu lưu trữ được công bốtrong tài liệu khác

3 Thẩm quyền giải mật: Người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản

lý nhà nước về văn thư, lưu trữ các cấp quyết định việc giải mật tài liệu lưu trữ tạiLưu trữ lịch sử cùng cấp

4 Trình tự, thủ tục giải mật:

a) Sau khi tiến hành rà soát các tài liệu lưu trữ cần giải mật, người đứng đầu

cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ thành lập Hội đồnggiải mật tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp, bao gồm: Lãnh đạo cơ quan thựchiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ làm Chủ tịch Hội đồng; lãnh đạođơn vị trực tiếp bảo quản tài liệu lưu trữ và đại diện các cơ quan, tổ chức có tài liệunộp lưu được giải mật

Hội đồng giải mật làm việc theo chế độ tập thể, quyết định theo đa số và tựgiải thể sau khi tiến hành giải mật;

b) Hội đồng giải mật tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử các cấp có tráchnhiệm nghiên cứu tài liệu, xem xét, đánh giá đề xuất người đứng đầu cơ quan thựchiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cùng cấp quyết định việc giảimật tài liệu lưu trữ

Đối với các tài liệu lưu trữ lịch sử thuộc độ Tuyệt mật thì trước khi tiến hànhgiải mật Hội đồng phải có trách nhiệm xin ý kiến của các Bộ, ngành có liên quantrước khi báo cáo lãnh đạo có thẩm quyền quyết định;

c) Quá trình giải mật tài liệu lưu trữ phải được lập thành hồ sơ và lưu giữ tại

cơ quan, tổ chức thực hiện nhiệm vụ giải mật

Hồ sơ giải mật tài liệu lưu trữ bao gồm: Quyết định thành lập Hội đồng giảimật tài liệu lưu trữ; danh mục tài liệu đề nghị giải mật; bản thuyết minh về việc giảimật; biên bản họp Hội đồng; Quyết định giải mật; ý kiến tham gia của các cơ quan,

tổ chức và các tài liệu khác có liên quan;

d) Sau khi có quyết định giải mật tài liệu lưu trữ, văn thư có trách nhiệmđóng dấu giải mật theo quy định;

e) Việc thông báo danh mục tài liệu lưu trữ đã được giải mật thực hiện theoquy định của pháp luật lưu trữ

1.2.5 Quy định về lệ phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Lệ phí khai thác, sử dụng TLLT được quy định trong các văn bản sau:

- Thứ nhất, Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính

về hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng TLLT, có

quy định tại điều 1 phần II: Mức thu phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định cụ thể tại biểu mức thu phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ ban hành kèm theo thông tư này (cho đến nay, Thông tư này đã hết hiệu lực)

- Thứ hai, Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài

chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng TLLT, có

quy định tại điều 5: Mức thu phí.

1 Mức thu phí sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định tại Biểu mức thu phíban hành kèm theo Thông tư này

2 Mức thu phí sử dụng tài liệu lưu trữ quý, hiếm bằng 05 lần mức thu phí sửdụng các tài liệu tương tự quy định tại Biểu mức thu phí ban hành kèm theo Thông

tư này

Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu lưu trữ theo quy định tại Điều 26 Luật

tư số 275 Thông tư số 275 thể hiện rõ tầm quan trọng, vai trò đối với tài liệu lưu trữquý hiếm Mức thu phí sử dụng tài liệu lưu trữ quý hiếm bằng 05 lần mức thu phí sửdụng các tài liệu tương tự quy định tại biểu mức thu phí ban hành kèm theo thông tưnày.

Tuy nhiên Thông tư 275 này còn tồn tại nhiều bất cập, như là mức thu lệ phícòn cao Cụ thể:

Mức phí của khổ A4 là 20 000đ, qua đó có thể thấy mức thu lệ phí trongthông tư số 275 cao hơn rất nhiều so với mức phí trong thông tư số 30

Với mức phí sao chụp tài liệu được quy định tại thông tư 275 gây khó khăntrong việc khai thác sử dụng tài liệu Mức phí cao hơn rất nhiều so với thông tư 30

TT 275 cũng không quy định số lượng tài liệu khai thác để tính giá khi khai thácmột tờ văn bản bạn cũng vẫn chịu mức giá khai thác cho cả bộ hồ sơ đó Còn thông

tư 30 nêu rõ, Tài liệu hành chính:

Tài liệu từ năm 1945 trở về trước: 2000/đơn vị bảo quản

Tài liệu từ sau năm 1954 đến năm 1975 : 1500d/Đvbq

Tài liệu từ sau năm 1975 đến nay : 1000d/Đvbq

Thông tư 275: tài liệu hành chính: 6000d/Đvbq

Như vậy qua việc so sánh nhận xét 02 thông tư trên có thể tháy rằng thông tư

số 30 là phù hợp hơn so với thông tư số 275, vì mức thu phí ở thông tư 30 vừa phải,hợp lí hơn với người sử dụng

1.2.6 Quy định về hình thức sử dụng tài liệu

Hiện nay, tại Điều 32, Luật Lưu trữ năm 2011 đã cụ thể hóa các hình thức sửdụng TLLT bao gồm:

- Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử;

- Xuất bản ấn phẩm lưu trữ;

- Giới thiệu TLLT trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điệntử;

- Triển lãm, trưng bày TLLT;

- Trích dẫn TLLT trong công trình nghiên cứu;

- Cấp bản sao TLLT, bản chứng thực lưu trữ

Như vậy với các hình thức này các cơ quan lưu trữ sẽ căn cứ vào điều kiệnthực tế của cơ quan mà áp dụng những hình thức khai thác, sử dụng TLLT cho phùhợp

Tiểu kết chương 1

Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT là một nghiệp vụ cơ bản của các cơ quanlưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức chính trị xãhội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân những thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ,phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các lợi ích chính đángcủa công dân Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tổ chức, khai thác sửdụng TLLT nên Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật về hoạtđộng tổ chức khai thác, sử dụng TLLT nhằm giúp cho độc giả có thể khai thác, sửdụng có hiệu quả nhất TLLT quốc gia và có thể đưa TLLT vào phục vụ cho các nhucầu xã hội Đây là những cơ sở pháp lý vững chắc cho việc tổ chức thực hiện côngtác lưu trữ nói chung và nghiệp vụ tổ chức khai thác, sử dụng TLLT nói riêng

Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là tổ chức khai thác, sử dụng tốtTLLT Làm tốt nhiệm vụ này sẽ có ý nghĩa rất quan trọng để nâng cao vai trò củaTLLT trong đời sống xã hội, biến những TLLT thành những tài liệu sống phục vụ

cho các hoạt động của xã hội Ngày nay, do yêu cầu của quá trình hội nhập đang diễn

ra mạnh mẽ, nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin nói chung và thông tin trongTLLT nói riêng có ý nghĩa rất lớn đối với sự phát triển kinh tế, xã hội, lịch sử củamỗi quốc gia và địa phương

Sang chương 2, chúng ta sẽ tìm hiểu xem thực trạng tổ chức khai thác, sửdụng TLLT tại UBND huyện Thạch Thất như thế nào, có thực hiện theo đúng tinhthần của quy định Nhà nước đã đưa ra hay không và có những sự thay đổi nào liênquan đến công tác này hay không

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU

LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN THẠCH THẤT 2.1 Khái quát về UBND huyện Thạch Thất

Hình 2.1 UBND huyện Thạch Thất

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của UBND huyện Thạch Thất

Trước cách mạng tháng 8 năm 1945 huyện Thạch Thất thuộc Phủ Quốc Oaitỉnh Sơn Tây Năm 1965 hợp nhất hai tỉnh Hà Đông và Sơn Tây thành một đơn vịhành chính là tỉnh Hà Tây, huyện Thạch Thất thuộc tỉnh Hà Tây Năm 1975 hợp nhấthai tỉnh Hà Tây và Hòa Bình thành tỉnh Hà Sơn Bình, huyện Thạch Thất thuộc tỉnh

Hà Sơn Bình.Từ 1978 - 1991 tách huyện Thạch Thất từ tỉnh Hà Sơn Bình sát nhậpvào thành phố Hà Nội Ngày 12/8/1991 tách tỉnh Hà Sơn Bình thành hai tỉnh Hà Tây

và Hoà Bình, huyện Thạch Thất tách từ Thủ đô Hà Nội sát nhập về tỉnh Hà Tây.Ngày 1/8/2008 đến nay tỉnh Hà Tây sát nhập vào Thủ đô Hà Nội, huyện Thạch Thấtthuộc thành phố Hà Nội.

Huyện Thạch Thất nằm phía Tây Thủ đô Hà Nội, là vùng bán sơn địa, có toạ

độ địa lý từ 20 độ 58 phút 23 đến 21 độ 06 phút Vĩ độ Bắc từ 105 phút 54 đến 105

độ 38 phút 22 kinh độ Đông Huyện Thạch Thất có tổng diện tích là 202,5 km2 Dân

số 179.060 người (số liệu năm 2009), gồm 22 xã và 01 thị trấn, địa hình huyện thấpdần từ Tây sang Đông chia thành hai dạng địa hình chính

Địa hình bán sơn địa, đồi gò: độ cao trung bình so với mực nước biển 10mđến 15m, đất phát triển trên nền đá đã phong hoá, nhiều nơi còn có lớp đá ong ở tầngsâu 20m đến 50m Địa hình đồng bằng (bên bờ trái sông Tích) khá bằng phẳng, độcao trung bình so với mực nước biển 3m đến 10m, trong khu vực cũng có nhiều điểmtrũng tạo thành các hồ, đầm

Huyện Thạch Thất là vùng kinh tế phát triển mạnh với nhiều làng nghề như:

cơ kim khí Phùng Xá, Đồ mộc Chàng Sơn, Bánh Chè lam Thạch Xá ngoài ra huyệnThạch Thất còn có một hệ thống Đình, Chùa mang nét đặc trưng của Xứ Đoài thuhút nhiều khách du lịch trong và ngoài nước

Những năm gần đây, huyện Thạch Thất không ngừng đổi mới đi lên với cácnhà máy, doanh nghiệp, các khu du lịch và đường giao thông thuận lợi, đời sốngnhân dân được cải thiện, tương lai huyện Thạch Thất sẽ có vị trí quan trọng trongchiến lược phát triển của thành phố Hà Nội về Kinh tế - Văn hóa - Giáo dục

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Thạch Thất

2.1.2.1 Chức năng của HĐND-UBND huyện Thạch Thất

UBND huyện Thạch Thất do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, là

cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương chịu trách nhiệm trước HĐND các cấp

và cơ quan nhà nước cấp trên

UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quannhà nước và Nghị quyết HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương pháttriển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực hiện chính sách khác trên địabàn

UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước cấp địa phương, góp phần đảmbảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ươngtới cơ sở.

2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND-UBND

Căn cứ vào Mục 2, chương IV Luật Tổ chức HĐND - UBND (sửa đổi) đượcQuốc hội thông qua ngày 26 tháng 11 năm 2003 UBND huyện Thạch Thất có nhữngnhiệm vụ, quyền hạn cụ thể trên các lĩnh vực như sau:

* Lĩnh vực kinh tế

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội hàng năm trình HĐND cùngcấp thông qua để trình UBND thành phố phê duyệt, tổ chức và kiểm tra việc thựchiện kế hoạch đó

- Phê chuẩn kinh tế - xã hội của xã, thị trấn

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra UBND xã,thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách, kiểm tra Nghị Quyết của HĐND xã, thịtrấn về việc thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật

- Lập dự toán thu ngân sách trên địa bàn huyện: Dự toán thu, chi ngân sáchđịa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình, quyết toán ngân sáchđịa phương

* Lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi, đất đai

- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất với các cá nhân và hộ gia đình,giải quyết tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật

- Chỉ đạo UBND các xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấukinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản, pháttriển ngành nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thủy sản

- Xây dựng, trình HĐND cùng cấp thông qua các chương trình khuyếnkhích, phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và thực hiện cácchương trình đó

* Lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải

- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt quy hoạch xây dựng thị trấn, điểmdân cư nông thôn trên địa bàn huyện, quản lý việc thực hiện quy hoạch xây dựng đã