Chuong 7 chức năng kiểm soát

Nhà quản lý còn có một chức năng nữa đó chính là Kiểm Soát, phải bao quát được công việc của cấp dưới, cấp trên và kiểm soát hiệu quả hoạt động của bộ phận. Kiểm soát là quá trình giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo sự thực hiện theo kế hoạch.

CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT

CHƯƠNG 7

1

Nội dung

2

7.1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT

7.1.1 Khái niệm kiểm soát

7.1.2 Vai trò của kiểm soát

7.1.3 Bản chất của kiểm soát

7.1.4 Nội dung kiểm soát

7.1.5 Yêu cầu đối với hệ thống kiểm soát

7.2 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

7.2.1 Chủ thể kiểm soát

7.2.2 Hình thức kiểm soát

7.2.3 Công cụ và kỹ thuật kiểm soát

7.2.4 Quy trình kiểm soát

7.1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT

3

7.1.1 Khỏi niệm kiểm soỏt

Henri Fayol

(Istanbul, 29 July 1841 – Paris, 19 November 1925)

He is widely acknowledged as

a founder of modern management methods

“Kiểm tra là việc kiểm chứng xem mọi việc có thực hiện theo kế hoạch đã đ-ợc vạch ra và theo những chỉ thị, những nguyên tắc đã

đ-ợc ấn định hay không Nó

có nhiệm vụ vạch ra những khuyết điểm và sai lầm để sửa chữa, ngăn ngừa sự vi phạm”

7.1.1 Khái niệm kiểm soát

Kiểm soát -Đánh giá kết quả -Điều chỉnh hoạt động

Lập kế hoạch

Thiết lập định hướng

Kiểm soát là quá trình giám

sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo

sự thực hiện theo kế hoạch

TẠI SAO LẠI PHẢI KIỂM SOÁT?

KIỂM SOÁT

(5) Tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới

(4) Giúp hệ thống theo sát và đối phó với sự

7.1.2 Vai trò của kiểm soát

7.1.3 Bản chất của kiểm soát

(1) Hệ thống phản hồi kết quả của tổ chức

Kết quả mong muốn

So sánh với các tiêu chuẩn

Đo lường kết quả thực tế

Kết quả thực tế

Xác định các sai lệch

Phân tích nguyên nhân sai lệch

Xây dựng chương trình điều chỉnh

Thực hiện điều chỉnh

Nhược điểm?

Tập trung vào đầu ra

7.1.3 Bản chất của kiểm soát

Giám sát ngay đầu vào của hệ thống và quá trình thực hiện để khẳng định Xem đầu vào và cả quá trình đó có đảm bảo cho hệ thống thực hiện

kế hoach hay không?

(3) Hệ thống kiểm soát có hiệu quả phải là sự kết hợp của kiểm soát kết quả cuối cùng và kiểm soát

dự báo

7.1.3 Bản chất của kiểm soát

Đầu vào Quá trình thực hiện Đầu ra

Hệ thống kiểm soát

Kiểm soát (đánh giá + điều chỉnh) được tiến hành xuyên suốt

quá trình Quản lý

7.1.4 Nội dung kiểm soát

Việc kiểm tra toàn diện không

phải lúc nào cũng thực hiện được

và không phải khi nào cũng cần

thiết phải thực hiện thế mới đạt

được mục tiêu đề ra

Quy luật Pareto hay quy luật 80/20 (quy luật thiểu số quan trọng và phân bố nhân

tố): trong nhiều sự kiện, khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra Ví dụ:

- 20% dân số sở hữu 80% tài sản

- 80% doanh thu là từ 20% trong số các khách hàng

- 80% lỗi/khuyết tật do 20% nguyên nhân có thể gây ra

-…

7.1.4 Nội dung kiểm soát

 Kiểm soát cần tập trung nỗ lực vào các khu vực hoạt

động thiết yếu và các điểm kiểm soát thiết yếu

 Kiểm soát mọi yếu tố và hoạt động có thể gây hoang

mang và làm nản lòng nhân viên, làm giảm uy tín của nhà quản trị, gây lãng phí thời gian và tiền bạc của hệ thống

7.1.5 Yêu cầu đối với hệ thống kiểm

độ đa dạng cần thiết

(5) Kiểm soát

phải có trọng

điểm

(6) Kiểm soát theo số liệu báo cáo và tại nơi hoạt động

(7) Kiểm soát phải

có hiệu quả và cực tiểu chi phí

VD?

Yêu cầu đối với

hệ thống kiểm soát

1.Chủ thể kiểm soát

2.Phương pháp và hình thức kiểm soát

3.Công cụ và kỹ thuật kiểm soát

4.Quy trình kiểm soát

7.2 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

13

7.2.1 Chủ thể kiểm soát

Chủ thể kiểm soát là người hoặc đơn vị đưa ra các tác động kiểm soát hoặc thực hiện chức năng kiểm soát

VD: Tại Việt Nam, các chủ thể kiểm soát doanh nghiệp bao gồm chủ thể bên ngoài và chủ thể bên trong

14

Chủ thể bên ngoài

 (i) các cơ quan quản lý nhà nước (Giám sát của Quốc hội, Hội đồng nhân dân, Tòa án; Kiểm tra của Chính phủ và Ủy ban nhân dân, của các cơ quan quản lý ngành; Thanh tra của Tổng thanh tra Nhà nước và thanh tra Nhà nước chuyên ngành; Kiểm sát của VKSND các cấp và Kiểm toán Nhà nước);

 (ii) các tổ chức trong môi trường ngành (đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp, v.v…),

 (iii) các tổ chức chính trị xã hội (các hiệp hội, đoàn thể quần chúng, các cơ quan thông tấn báo chí, v.v…)

15

Chủ thể bên trong

Gồm có: HĐQT – Ban kiểm soát – Giám đốc doanh nghiệp – Các nhà quản lý bộ phận chức năng – Người làm công

16

7.2.2 Phpháp và hthức kiểm soát

Phương pháp kiểm soát

Những phương pháp kiểm soát thường được áp dụng là:

Thu thập thông tin;

Nghiên cứu hồ sơ tài liệu và các giấy tờ liên quan;

Nghiên cứu văn bản pháp luật;

Tham vấn ý kiến của các nhà chuyên môn;

Thu thập ý kiến từ cá nhân, cơ quan, tổ chức;

Tạo điều kiện, chỉ rõ những lợi ích để đối tượng kiểm soát trình bày, báo cáo đầy đủ, trung thực vụ việc;

Xử lý kịp thời, đúng pháp luật những hành vi gây cản trở đến hoạt động kiểm soát

17

7.2.2 Phpháp và hthức kiểm soát

Hình thức kiểm soát

2.1 Xét theo cấp độ của hệ thống kiểm soát

kiểm soát chiến lược, tác nghiệp và đồng bộ

2.2 Xét theo quá trình hoạt động

kiểm soát trước, trong và sau hoạt động

2.3 Xét theo phạm vi, quy mô của kiểm soát

kiểm soát toàn diện, bộ phận và cá nhân

2.4 Xét theo tần suất của quá trình hoạt động

kiểm soát định kỳ, đột xuất và thường xuyên

2.5 Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng

kiểm soát và tự kiểm soát

18

7.2.3 Công cụ và kỹ thuật kiểm soát

19

các dữ liệu thống kê, các bản báo cáo kế toán tài chính, ngân quỹ, các báo cáo và phân tích chuyên môn …

PERT – program evaluation and review technique

PPB – program planning and budgeting

tiêu chuẩn

Không cần điều chỉnh

Có

Không

7.2.4 Quy trình kiểm soát

7.2.4 Quy trình kiểm soát

(1) Xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn

bộ doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả

Các dạng tiêu chuẩn kiểm soát bao gồm:

 Các mục tiêu của DN, lĩnh vực, bộ phận và con

7.2.4 Quy trình kiểm soát

(2) Đo lường và đánh giá sự thực hiện

Đo lường:

 Cần được tiến hành tại các

điểm thiết yếu ở cả đầu vào,

đầu ra và quá trình hoạt động

 Sử dụng công cụ đo lường,

tần suất phù hợp dạng hoạt

động bị kiểm soát

 Xây dựng mối quan hệ giữa

người tiến hành đo lường với

người đánh giá và ra quyết

 Nếu không phù hợp → phân

→ quyết định có cần điều chỉnh không? Nếu có thì xây dựng chương trình điều chỉnh có hiệu quả

7.2.4 Quy trình kiểm soát

Điều chỉnh là sự tác động bổ sung trong quá trình quản trị

để khắc phục những sai lệch giữa sự thực hiện hoạt động

so với mục tiêu, kế hoạch nhằm không ngừng cải tiến hoạt động

(3) Điều chỉnh các hoạt động

Các câu hỏi cần trả lời: