chương 8 chức năng kiểm soát

GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI Bất kì một doanh ngiệp nào khi triển khai một kế hoạch đều cần có sự kiểm soát quá trình thực hiện với mục đích dự đoán được tiền đồ kế hoạch và nhanh chóng phát hiện

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH ֎֎

Bài tập nhóm môn: Quản Trị Học

LỚP: D10

GVHD: Trần Ngọc Thiện Thy

NHÓM 9:

Đặng Thị Thu Thảo Bùi Quốc Việt Đặng Thị Thanh Tiền Nguyễn Thị Hồng Thâu

Đỗ Thị Thu Thủy

Lê Thị Kim Thùy Phan Thị Ngọc Tuyền

Vũ Thị Soi

Nhận xét của giáo viên:

MỤC LỤC

Contents

GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI : 3

I.KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA CƠ CHẾ KIỂM SOÁT 3

1.1 Khái niệm 3

1.2 Vai trò 3

II.CÁC NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM SOÁT 3

III CÁC LOẠI HÌNH KIỂM SOÁT (Types of 4

controls) 4

IV.QUY TRÌNH KIỂM SOÁT 6

V.CÁC VẤN ĐỀ KIỂM SOÁT CHÍNH YẾU CỦA TỔ CHỨC 8

1.Hệ thống kĩ luật nhân viên 8

2.Quản trị và kiểm soát dự án 8

3.Kiểm soát tài chính 9

4.Thẻ điểm cân bằng 9

VI.CÁC CÔNG CỤ KIỂM SOÁT 9

1.Ngân quỹ 9

1.1 Khái niệm 9

1.2 Các dạng ngân quỹ 9

1.3 Kĩ thuật lập ngân quỹ 9

1.3.1 Ngân quỹ biến đổi: 9

1.3.2 Ngân quỹ cơ sở- Zerô : 10

1.3.3 Ngân quỹ lựa chọn và ngân quỹ phụ : 10

2.Kĩ thuật phân tích thống kê 10

3 Các báo cáo và phân tích chuyên môn 10

4.Kiểm soát hành vi 10

KẾT LUẬN 10

NGUỒN 11

GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI

Bất kì một doanh ngiệp nào khi triển khai một kế hoạch đều cần có sự kiểm soát quá trình thực hiện với mục đích dự đoán được tiền đồ kế hoạch và nhanh chóng phát hiện ra sự chệch hướng khỏi kế hoạch để kịp thời khắc phục Như vậy kiếm soát là chức năng cần thiết của mọi nhà quản trị ,từ các nhà quản trị cấp cao đến cấp cơ sở trong doanh nghiệp Tùy thuộc vào các cấp bậc mà quy

mô kiểm soát khác nhau ,tất cả mọi nhà quản trị cũng như các doanh nghiệp đều

có nhiệm vụ thực hiện quá trình kiểm soát để đảm bảo hiệu quả các kế

hoạch ,dự án Chính vì vậy kiểm soát có vai trò quan trọng đóng góp nên thành công và phát triển bền vững của một doanh nghiệp

I.KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA CƠ CHẾ KIỂM SOÁT

1.1 Khái niệm

Kiểm soát là quá trình đo, lường kết quả thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sự sai lệch hoặc nguy cơ sự sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt được những mục tiêu của nó

1.2 Vai trò

 Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu

 Phát hiện kịp thời những vấn đề sai lệch ,những khó khăn trong quá trình thực hiện mục tiêu

 Kịp thời đưa tra những biện pháp giải quyết để đạt được mục tiêu

II.CÁC NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM SOÁT

Để thực hiện có hiệu quả công tác kiểm soát, cần thực hiện theo các nguyên tắc kiểm soát sau đây:

- Việc kiểm soát phải trên cơ sở mục tiêu, chiến lược của tổ chức và phải phù hợp

với cấp bậc của đối tượng được kiểm soát Chẳng hạn, kiểm soát họat động bán

hàng sẽ khác kiểm soát bộ phận tài chính, kiểm soát công tác của phó giám đốckhác kiểm soát công tác của tổ trưởng

- Việc kiểm soát phải được thiết kế theo yêu cầu của nhà quản trị : Kiểm soát là

nhằm làm cho nhà quản trị nắm bắt được những vấn đề đang xảy ra mà họ

quan tâm Vì vậy việc kiểm soát phải xuất phát từ những nhu cầu riêng của mỗi nhà quản trị để cung cấp cho họ những thông tin phù hợp

- Việc kiểm soát phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu , những yếu tố có ý nghia đối với hoạt động của tổ chức Đó là các điểm phản ảnh rõ nhất mục

tiêu, tình trạng không đạt mục tiêu, đo lường tốt nhất sự sai lệch, biết được ai

là người chịu trách nhiệm về sự thất bại, ít tốn kém nhất, tiêu chuẩn kiểm tra

hiệu quả nhất

- Việc kiểm soát phải khách quan : Nếu việc kiểm soát được thực hiện với những

định kiến, thiên vị… sẽ cho kết quả không đúng, sai lệch

- Việc kiểm soát phải phù hợp với văn hóa tổ chức, phù hợp với bầu không khí của tổ chức Nếu không như vậy sẽ tạo ra những căng thẳng, mâu thuẫn không

đáng có

- Việc kiểm soát phải tiết kiệm Hoạt động kiểm soát luôn đòi hỏi những chi phí

nhất định Do vậy cần phải tính toán để làm sao hoạt động kiểm soát được tiết kiệm nhất

- Việc kiểm soát phải đưa đến các hành động Việc kiểm soát chỉ có hiệu quả khi

nếu có những sai lệch thì được tiến hành sửa sai, điều chỉnh Nếu không thì việc kiểm soát sẽ trở nên vô nghĩa

III CÁC LOẠI HÌNH KIỂM SOÁT (Types of

controls)

Một trong các hình thức tốt nhất để xem xét kiểm soát đó là cần tôn trọng bối cảnh của hệ thống mở rộng thể hiện theo hình

Giải quyết

các vấn đề

trước khi

chúng diễn ra

Giải quyết các vấn đề sau khi chúng diễn

ra

Giải quyết các vấn đề trong khi chúng diễn ra

Đầu vào công việc

Kiểm soát trước

Đảm bảo thiết lập các

định hướng đúng và

có đúng các nguồn lực

đầu vào

Tiến trình công trình công việc

Kiểm soát trong quá trình

Đảm bảo các việc đúng

đã được thực trong dòng công việc

Đầu ra công việc

Kiểm soát sau

Đảm bảo kết quả cuối cùng đáp ứng các tiêu chuẩn mong muốn

Nó thể hiện bằng cách thức kiểm soát trước trong và sau Cách thức này có mối quan

hệ mật thiết với giai đoạn chuyển hóa từ nhập lượng đầu vào thành lượng đầu ra Mỗi loại kiểm soát đều tăng khả năng thực hiện :

 Kiểm soát trước (Feedforward controls): Đưa ra trước khi bắt đầu một hoạt

động Khảo sát trước đảm bảo các mục tiêu được rõ ràng ,các định hướng phù hợp được thiết lập và có đúng các nguồn lực đã hoàn thành các mục tiêu -Mục đích để giải quyết các vấn đề trước khi nó diễn ra đặt biệt đưa ra câu hỏi quan trọng nhưng thường bị bỏ qua “Điều gì cần làm trước khi chúng ta bắt đầu” -Kiểm soát trước có bản chất ngăn ngừa Các nhà quản trị sử dụng chúng trên cơ

sở tầm nhìn và tương lai và tiếp cận chủ động đối với kiểm soát

Ví dụ : Tại McDonald’s về việc kiểm soát ban đầu chất liệu thực phẩm giữ vai trò

quan trọng trong chương trình chất lượng của công ty Công ty đòi hỏi các nhà cung cấp bánh Hamburger sản xuất theo các mô tả chính xác ,bao gồm từ vẻ ngoài tới sự đồng nhất của màu sắc Ngay cả thị trường nước ngoài ,công ty vẫn nổ lực để phát triển các nhà cung cấp địa phương có thể cung cấp các nguyên liệu đáng tin cậy

 Kiểm soát trong quá trình sản xuất (Concurrenent controls)

Kiếm soát trong quá trình sản xuất tập trung vào những gì đang xảy ra trong quá trình làm việc ,đôi khi được gọi là kiểm soát định hướng (steering controls), đảm bảo các công việc được thực hiện phù hợp với kế hoạch là kiểm soát thông qua giám soát trực tiếp

Tuy nhiên trong xã hội hiện nay sự giám soát ngày càng có bản chất ảo

Ví dụ : Trong công ty Huyndai Motor các hoạt động được giám bằng những màn

hình đặt tại trụ sở chính của công ty tại Seoul , Hàn Quốc Các hệ thống màn hình này cho phép công ty nắm bắt hoạt động sản xuất của công ty trên phạm vi toàn cầu: các linh kiện được theo dõi từ khi chuyển lên tàu cho đến khi chúng đến nhà máy các camera thực hiện theo dõi các dây chuyền lắp rắp cho toàn thể các nhà máy đặt nhiều nơi trên thế giới Tất cả những điều này được thực hiện bởi Trung tâm kiểm soát và

điều khiển toàn cầu của Hyundai.

Mục tiêu của kiểm soát trong quá trình làm việc là giải quyết các vấn đề khi chúng đang diễn ra câu hỏi then chốt của dạng kiểm soát này là (chúng ta có thể làm gì để cải thiện sự việc ngay tức thời ?) Như ví dụ trên tại Huyndai hoạt động sản xuất được kiểm soát đúng thời điểm bởi hệ thống máy tính và camera điều này cho phép các nhà quản trị nhanh chóng phát hiện và điều chỉnh mọi vấn đề trong chu kỳ chế tạo Điều tương tự cũng diễn ra tại McDoanald nhưng theo hình thức kiểm soát trực diện bởi con người thông qua các giám sát viên Họ giám soát thường xuyên những gì đang diễn ra ,đồng thời còn trợ giúp công nhân làm việc cho đúng Họ được đào tạo để can thiệp tức thời khi có những gì không được thực hiện đúng và điều chỉnh các lệch lạc này

 Kiếm soát sau (Feedback controls)

Kiểm soát sau là kiểm soát sau khi công việc được hoàn thành chúng tập trung chất lượng là kết quả cuối cùng Kiểm soát sau phần lớn thường có tính thụ động là mục tiêu giải quyết vấn đề sau khi chúng diễn ra và ngăn ngừa sự cố diễn

ra tương lai Câu hỏi trọng tâm “ bây giờ mọi việc đều đã được chúng ta hoàn tất ,chúng ta thực hiện tốt như thế nào ?”.Chúng ta đều quen thuộc với kiểm soát sau là nhận ra quan điểm thị hiếu của khách hàng

Ví dụ : Trong nhà hàng chúng ta có thể hỏi thực khách có thích những món ăn này

hay không, hay đối với lĩnh vực thời trang cần khảo xác thị hiếu khách hàng về mẫu

mã ưa chuộng trong năm nay để biết hướng đưa sản phẩm ra thị trường

Như vậy cần kiểm soát đúng trình tự một cách tỉ mỉ chứ không phải làm xong thành phẩm mới kiểm soát Ví dụ đã có 1 công ty mắc phải sai lầm khi chỉ làm kiểm soát sau như công toyota phải thu hồi hàng triệu xe hơi do lỗi bàn đạp chân ga bị lỗi trong quá trình sản xuất các nhà quản trị cao cấp đã quyết định ngưng bán ám kiểu xe hơi trong thời gian các vấn đề được nghiên cứu và giải quyết

IV.QUY TRÌNH KIỂM SOÁT

Từ khái niệm kiểm soát ta có thể xây dựng quy trình kiểm soát bao gồm 3 bước sau:

Bước 1 :Xác định tiêu chuẩn kiểm soát

Tiêu chuẩn kiểm soát là cơ sở để dựa vào đó các nhà quản trị tiến hành đánh giá

và kiểm định đối tượng bị quản trị Đó là những định mức, những chuẩn mực,hay là mục tiêu ,chỉ tiêu mà chúng ta đặt ra cho việc thực hiện Nó là những kết quả mà chúng ta mong muốn đạt được

Ví dụ : chỉ với ở tiêu thụ điện năng hoặc nhiên liệu của một động cơ nào đó

-Tùy vào nội dung một đối tượng kiểm soát mà các tiêu chuẩn kiểm soát có thể khác nhau

+Tiêu chuẩn kiểm soát có thể được biểu hiện dưới hai dạng : định tính hoặc định lượng

+ Tiêu chuẩn định lượng : là tiêu chuẩn có thể được lượng hóa qua những con số

cụ thể

Ví dụ : Số lượng sản phẩm, chi phí , giá cả và người làm việc do đó những thông tin

mang tính định lượng thường dễ kiểm soát

+ Tiêu chuẩn định tính : khó được lượng hóa thành con số cụ thể

Ví dụ : Ý thức trách nhiệm thái độ lao động nên khó kiểm soát , thường đánh giá

chúng qua các nguyên tố trung gian ( Ví dụ:Dùng tiêu chuẩn phẩm chất để đánh giá đạo đức của con người)

- Để gia tăng hiệu quả của công tác kiểm soát khi thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát cần thực hiện các yêu cầu

+ Các tiêu chuẩn kiểm soát phải nhất quán với các mục tiêu chiến lược chung + Các tiêu chuẩn kiểm soát được thể hiện qua hình thức là các mục tiêu của việc thực hiện

+ Các tiêu chuẩn kiểm soát nên thiết kế giúp cho việc kiểm soát quá trình Muốn vậy chúng ta cần thiết lập dưới dạng các yếu tố đầu vào các kết quả đầu ra (Outputs)

và các kết quả sau cùng (outpcomes) giúp cho hệ thống đạt hiệu quả cao

Ví dụ : Để kiểm soát kết quả đào tạo của trường đại học ta có thể sử dụng đầu vào :

(inputs : điểm chuẩn đầu vào của các môn tuyển sinh ), đầu ra (các outputs điểm thi các học phần , điểm thi tốt nghiệm ) và các kết quả sau cùng (outcomes: sự hài lòng của các doanh nghiệp sử dụng nhân lực )

+ Mang tính hiện thực ( không cao quá cũng không thấp quá)

+ Có sự giải thích về sự hợp lí của các tiêu chuẩn đề ra

+ Dễ dàng cho việc đo lường

Bước 2 : Đo lường thành quả

Tiến hành đo lường một cách khách quan đối với những hành động đang xảy ra hoặc

đã xảy ra hoặc lường trước đối với sự việc sắp xảy ra Sau đó so sánh với những tiêu chuẩn ở bước mộ để phát hiện ra sự sai lệch hoặc nguy cơ có sự sai lệch làm cơ sở cho việc xác định các biện pháp sửa chữa và điều chỉnh ở bước 3

- Hiệu quả việc đo lường phụ thuộc vào phương pháp đo

Ví dụ : Một nhà sản xuất muốn điều tra thị trường để ước lượng khả năng được thích

ứng như thế nào ?

 Trường hợp này cho thấy phương pháp đo lường sẽ quyết định độ tin cậy việc

đo lường

- Đối với tiêu chuẩn kiểm soát biểu hiện dưới dạng định lượng thì việc đo lường

sẽ đơn giản , nhưng đối với tiêu chuẩn định tính thì việc đo lường phức tạp hơn

Ví dụ : Đo lường thị phần của sản phẩm sẽ dễ hơn so với đo lường uy tín nhãn

hiệu thị phần

Bước 3 : Điều chỉnh các sai lệch

Sau khi phát hiện các sai lệch cần phân tích rõ nguyên nhân dẫn đến sự sai lệch ( khách quan hay chủ quan) đồng thời đưa ra các biện pháp sửa chữa và khắc phục những sai lệch đó

Qua đó ta có thể thấy kiểm soát là mộ hệ thống phản hồi hết sức quan trọng đối với công việc quản trị Chính nhờ hệ thống phản hồi mà các nhà quản trị biết rõ hiện trạng của doanh nghiệp và vấn đề mà nó đang gặp phải để chủ động thực hiện các

biện pháp điều chỉnh các biện pháp kịp thời Ta có thể tóm tắt quá trình kiểm soát bằng sơ đồ sau :

Sơ đồ vòng phản hồi kiểm soát

Xác định các sai lệch (4)

So sánh với các tiêu chuẩn (3)

Đo lượng

(2)

Kết quả

thực tế

(1)

Kết quả

mong muốn

(8)

Thực hiện

sự điều chỉnh (7)

Đưa ra chương trình điều chỉnh (6)

Phân tích nguyên nhân sai lệch (5)

V.CÁC VẤN ĐỀ KIỂM SOÁT CHÍNH YẾU CỦA TỔ CHỨC

1.Hệ thống kĩ luật nhân viên

Sự vắng mặt phải chậm trễ hay trì trệ khi thực hiện công việc là các vấn đề mà các tổ chức có thể gặp phải Mọi hành vi như vậy nên được sử lí trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực thông qua hệ hống kỉ luật nhân viên

Khi kỉ luật được tiến hành theo một cách công bằng nhất quán và có hệ thống thì nó sẽ trở thành dạng kiểm soát quản trị hữu ích

Mục tiêu của kĩ thuật là đạt được sự mọng đợi của tổ chức thông qua việc khiển trách thấp nhất có thể thực hiện được

Ví dụ: Hình phạt cao nhất là cho nghỉ việc nên được áp dụng cho các hành vi nghiêm

trọng nhất (tội ác) hay các vi phạm lặp đi lặp lại có tính chất kém nghiêm trọng hơn ( như liên tục trễ nãi công việc )

2.Quản trị và kiểm soát dự án

Dự án có thể là một công việc liên quan đến từng cá nhân như một buổi tiệc kỉ niệm gia đình hay liên quan đến tổ chức như đưa ra một sản phẩm dịch vụ mới Các nhiệm vụ mang đặc điểm chung chính là có tính tương đối phức tạp với nhiều thành phần cần phải diễn ra theo một trình tự nào đó và phải hoàn thành vào một thời điểm xác định

Quản trị dự án hể hiện các trách nhiệm cho việc hoạch điịnh tổng thể , giám sát và kiểm soát các dự án

3.Kiểm soát tài chính

Áp lực phải sử dụng tốt các nguồn lực tài chính luôn hiện diện trong mọi tổ chức Nền tảng trong phân tích việc sử dụng kiểm soát tài chính nằm ở bảng cân đối kết toán và báo cáo thu nhập Bảng cân đối kế toán thể hiện sự cân đối giữa tài sản và nguồn tài trợ tại một thời điểm

4.Thẻ điểm cân bằng

Các nhà quản trị có thể sử dụng lợi thế của ‘thẻ điểm’’ để ghi chép và thepo dõi kết quả thực hiện Phát triển thẻ điểm cân bằng cho bất kì mộ tổ chức nào cũng bắt đầu từ việc xây dựng và làm rõ sứ mệnh , tầm nhìn của tổ chức

Khi các đo lường của thẻ điểm cân bằng được thực hiện và ghi chép đều đặn để phục vụ cho việc đánh giá cẩn trọng , chúng ta hi vọng rằng các tổ chức sẽ thực hiện tốt hơn trong các lính vực hoạt động

VI.CÁC CÔNG CỤ KIỂM SOÁT

1.Ngân quỹ

1.1 Khái niệm

Ngân quỹ vừa là một công cụ lập kế hoạch đồng thời vừa là một công cụ kiểm soát rất quan trọng của các nhà quản trị

*Lợi ích của việc lập kế hoạch ngân quỹ

Cho phép các nhà quản lí thấy một cách rõ ràng là tiền vốn sẽ được ai chi tiêu và chi tiêu ở đâu ,các kế hoạc sẽ bao gồm những khoản nào về chi phí ,về nguồn thu hoặc về số đơn vị đầu vào hoặc đầu ra dưới dạng vật lí

1.2 Các dạng ngân quỹ

- Ngân quỹ thu và chi

+ Ngân quỹ thu :các khoản thu từ việc bán hàng hoặc cung cấp các dịch vụ + Ngân quỹ chi các khoản chi cho lao động trực tiếp ,vật liệu ,giám sát , thuê mướn máy móc, thiết bị…

- Ngân quỹ về thời gian, không gian, vật liệu và sản phẩm

- Các ngân quỹ biểu hiện dưới dạng vật lý : số giờ lao động trực tiếp, số giờ máy, số đơn vị vật liệu, số đơn vị sản phẩm được sản xuất ra

- Ngân quỹ về tiền mặt : số thu và chi tiền mặt,số tồn tiền mặt

1.3 Kĩ thuật lập ngân quỹ

Trong tác phẩm “những vấn đề cốt yếu của quản lí” , Koontz và O Donnel đã giới thiệu 3 kĩ thuật lập ngân quỹ

1.3.1 Ngân quỹ biến đổi:

Được áp dụng chủ yếu cho ngân quỹ chi tiêu ,nó được thiết kế có thế được thay đổi

khi số lượng bán hoặc một vài số đo khác của sản lượng thay đổi

Ví dụ : Chi phí hao mòn , thuế tài sản và bảo hiểm tài sản ,chi phí bảo hiểm

máy

1.3.2 Ngân quỹ cơ sở- Zerô :

Được thiết kế bằng cách chia các chương trình của cơ sở thành “các gói goomg

mục tiêu ,các hoạt động và các nguồn lực cần thiết Sau đó tiến hành tính chi phí cho mỗi gói này

1.3.3 Ngân quỹ lựa chọn và ngân quỹ phụ :

Các ngân quỹ lựa chọn là sự biến dạng của ngân quỹ biến đổi ,ở đây các ngân quỹ biến đổi mà thực ra nó có thể biến thiên vô hạn được giới hạn lại trong một số khả năng lựa chọn