Chuong 5 chức năng tổ chức của nhà quản lý

Tổ chức  Danh từ (Organization): hệ thống gồm nhiều người cùng làm việc vì mục đích chung trong hình thái cơ cấu ổn định.  Động từ nghĩa rộng (Organize): quá trình triển khai các kế hoạch.  Động từ nghĩa hẹp (Organize): quá trình sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền với con người là các nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công kế hoạch.

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

CHƯƠNG 5

1

Nội dung của chương

2

5.1 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC

5.1.1 Tổ chức và chức năng tổ chức

5.1.2 Cơ cấu tổ chức

5.2 CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC

5.2.1 Chuyên môn hóa công việc

5.2.2 Hình thành các bộ phận

5.2.3 Cấp quản lý và tầm quản lý

5.2.4 Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức

5.2.5 Tập trung và phi tập trung trong quản lý

5.2.6 Phối hợp các bộ phận của tổ chức

5.3 THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC

5.1 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC

3

5.1.1 Tổ chức và chức năng tổ chức

Tổ chức

 Danh từ (Organization): hệ thống gồm nhiều người cùng làm việc

vì mục đích chung trong hình thái cơ cấu ổn định

 Động từ nghĩa rộng (Organize): quá trình triển khai các kế hoạch

 Động từ nghĩa hẹp (Organize): quá trình sắp xếp nguồn lực con

người và gắn liền với con người là các nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công kế hoạch

Chức năng tổ chức trong mối quan hệ với các chức năng khác

4

Tổ chức

Sáng tạo các loại hình cơ cấu

● Phân chia công việc

Ai làm việc gì? Sử dụng nguồn lực nào để làm?

Ai báo cáo cho ai và phối hợp như nào?

5.1 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC

5

5.1.2 Cơ cấu tổ chức

Quá trình tổ chức  Cơ cấu tổ chức

 Cơ cấu chính thức được thể hiện thông qua sơ đồ cơ

cấu tổ chức

 Cơ cấu phi chính thức được tạo nên bởi các mối quan

hệ phi chính thức giữa các thành viên của tổ chức

Ví dụ về cơ cấu tổ chức chính thức

6

Ví dụ về cơ cấu tổ chức phi chính thức

7

Sơ đồ cơ cầu tổ chức phi chính thức ở 1 huyện

5.2 CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA

CƠ CẤU TỔ CHỨC

8

Quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức chia thành 2 loại:

Thiết kế cơ cấu tổ chức cần quan tâm đến 6 khía cạnh:

5.2.1 Chuyên môn hóa công việc

9

“Một người kéo sắt thành sợi

mảnh, một người khác làm

thẳng sợi sắt, người thứ ba

cắt kim, người thứ tư tạo lỗ

xâu kim, người thứ năm mài

dũa để tạo cây kim Mười

người trong một ngày làm

được 4800 cây kim Còn nếu

làm việc hoàn toàn độc lập,

mỗi người trong một ngày

chỉ làm được 20 cây kim”

Adam Smith (1723 – 1790)

Chuyên

Tăng năng suất lao động

Dễ đào tạo

Có được các chuyên gia giỏi

Ưu điểm

Tạo tâm lý tốt cho người lao động

Tăng khả năng phối hợp Tăng khả năng sáng tạo Tạo điều kiện phát triển các nhà quản trị tổng hợp

Sự nhàm chán, sự quan tâm

và động lực thấp Làm giảm khả năng phối hợp Làm giảm khả năng sáng tạo Khó có được các nhà quản trị tổng hợp giỏi

Nhược điểm

Gây khó khăn cho đào tạo Khó có được các chuyên gia giỏi

5.2.1 Chuyên môn hóa công việc

5.2.2 Hình thành các bộ phận

11

tiêu chí khác nhau:

1 Mô hình tổ chức đơn giản

2 Mô hình tổ chức theo chức năng

3 Mô hình tổ chức theo sản phẩm- khách hàng -địa dư-

đơn vị chiến lược

4 Phân chia theo chu trình sản xuất

5 Mô hình tổ chức ma trận

12

Mô hình tổ chức theo ma trận

18

Là cơ cấu tổ chức kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổ chức bộ phận khác nhau

Mô hình tổ chức theo ma trận

19

 Ưu: (1) định hướng các hoạt động theo kết quả

cuối cùng, (2) tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu, (3) kết hợp được năng lực của nhiều nhà quản lý và chuyên gia, (4) tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi của môi trường

 Nhược: (1) hiện tượng song trùng lãnh đạo dẫn

đến sự không thống nhất mệnh lệnh, (2) quyền hạn và trách nhiệm của các nhà quản lý có thể trùng lắp tạo ra các xung đột, (3) cơ cấu phức tạp và không bền vững, và (4) có thể gây tốn kém

5.2.3 Cấp quản lý và tầm quản lý

20

Các mô hình cơ cấu tổ chức xét theo số cấp quản lý

22

5.2.4 Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức

Trách nhiệm

Là bổn phận phải hoàn thành những hoạt động được phân công và phải trả lời trước hành động của mình

Quyền hạn

Là quyền tự chủ trong quá trình QĐ

và quyền đòi hỏi sự tuân thủ QĐ gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong cơ

cấu tổ chức

Mối quan hệ quyền hạn - trách nhiệm

• Quyền hạn của nhà quản l ý do các cấp quản lý cao hơn xác định và được thực thi thông qua cơ cấu tổ chức

• Quyền hạn phải tương xứng với trách nhiệm

• Các loại quyền hạn xét theo tính chất:

 Quyền hạn trực tuyến

 Quyền tham mưu

 Quyền chức năng

Quyền hạn

Chức năng

Trực tuyến

Tham mưu

Minh họa quyền hạn trực tuyến và tham mưu

26

Qhạn trực tuyến Qhạn tham mưu

Để tham mưu có hiệu quả

 Các ưu điểm và nhược điểm của tham mưu?

 Làm thế nào để tham mưu có hiệu quả?

Một số mô hình cơ cấu xét theo

mối quan hệ quyền hạn

5.2.5 Tập trung và phi tập trung trong quản

lý

29

quyền ra quyết định được tập trung vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức

 Phi tập trung là phương thức tổ chức trong đó các

nhà quản lý cấp cao trao cho cấp dưới quyền ra quyết định, hành động và tự chịu trách nhiệm trong những phạm vi nhất định

trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định

thực hiện công việc nhất định một cách độc lập

Ủy quyền và trao truyền?

Mức độ phi tập trung càng lớn khi nào?

5.2.6 Phối hợp các bộ phận của tổ chức

Công cụ phối hợp

2

5

4

1 Các kế hoạch

Hệ thống tiêu chuẩn KT-KT

Cơ cấu tổ chức

Thông tin, truyền thông

Giám sát

Phối hợp là quá trình liên kết

hoạt động của những con

người, bộ phận, phân hệ và hệ

thống riêng rẽ nhằm thực hiện

có kết quả và hiệu quả các mục

tiêu chung của tổ chức

3

6

Văn hóa

5.3 THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC

33

5.3.1 Các kiểu cơ cấu tổ chức

5.3.2 Yêu cầu của cơ cấu tổ chức

5.3.3 Nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức

5.3.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức

5.3.5 Quy trình thiết kế và hoàn thiện cơ cấu tổ chức

5.3.1 Các kiểu cơ cấu tổ chức

•Cơ cấu trực tuyến

•Cơ cấu Trực tuyến – tham mưu

•Cơ cấu Trực tuyến – chức năng

•Cơ cấu đơn giản

•Cơ cấu nằm ngang

•Cơ cấu hình tháp

•Cơ cấu mạng lưới

5

Cơ cấu cơ học và cơ cấu sinh học

35

5.3.2 Yêu cầu của cơ cấu tổ chức

5.3.3 Nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức

37

và trách nhiệm

tuyệt đối trong trách nhiệm

Nghiên cứu và dự báo các yếu tố ảnh hưởng

Xây dựng bộ phận và phân hệ của cơ cấu Thể chế hóa: sơ đồ cơ

cấu, bảng mô tả công việc, sơ đồ ra quyết định