Quản lý dự án 24 bài học để giúp bạn thành công mọi dự án gary heerkens

“Mặc dù bạn sẽ không thấy điều đó dược dề cập trong các cuô'n sách tham khảo về quản lý dự án, thực tế cho thấy tà sự chuẩn bị về tinh thần có ý nghĩa quan trọng dối với thành công sau c

THU VIEN DH NHA TRANG

“Nếu bạn có thể làm cho các nhà quản lý

dự án đầy kinh nghiệm nói thật lòng mình trong

ít phút, có thể họ sẽ thừa nhận rằng một vài

dự án đầu tiên của họ đã không thành công Hãy chuẩn bị cho mình tư thế sẩn sàng cho stf khởi đẩu không mấy suôn sẻ khi bạn bắt đầu quản lý dự án Nhưng nếu bạn cô' gắng bám trụ

thì bạn sẽ thây mình tiến bộ rất nhanh ”

“Các nghiên cứu thường chỉ ra là các vân đề

giữa con người với nhau và cách cư xử

là căn nguyên thất bại của dự án Nghệ thuật quản lý dự án chỉ là hoàn tất

công việc thông qua người khác ”

i h i i i

Người dịch: TRẦN LÊ DUNG

Giảng viên khoa Ngữ văn Anh - Trường ĐH KHXH&NV

Mục lụcm a

trang

Khoa học và nghệ thuật quản lý dự án 10 Thâu hiểu vai trò của người quản lý dự án 12

Thực hiện môt sự khởi đầu chính thức 20

Kết thức những dự án khổng phù hợp 24

Phát triển một kế hoạch đinh dạng 3 2

Quản lý tất cả các bên liên quan đến dự án 34

Chủ động quản lý các kênh liên lạc 40

Sử dụng tài liệu một cách khôn ngoan 5 2 Khen thưởng cho những biểu hiện xuẩt sắc của đôi 54 Tổl đa hóa việc học hỏi từ sự kết thúc 56 Truyền đạt “các bài học đã học được” 58

0 Lời giới thiệu

y iệt Nam g ia n hập WTO m ở ra cơ hội g ia o thương với toàn th ế giới

Có quá n hiều đ iều m à c á c d oan h n h ân và đông đ ả o n h â n viên trong giới kinh d oan h nước ta p h ả i n ắm b ắt đ ể tạo th ế ch ã độn g trong qu á trình hội nhập, chú n g tôi giới thiệu cuốn sách m ỏng n hư m ột cuốn s ổ

tay n ày do N hà x u ấ t bản Tổng hợp TP H ồ C hí Minh p h ố i hợp với

N hà x u ấ t bản McGraw —Hill xu ất bản tại Việt Nam.

Cuốn “Q uản lý d ự á n ” m à chúng tôi m uốn g iới thiệu đ ến đông

đ ả o b ạ n đ ọc lần n ày thật sự là cuốn sách bỏ túi cho những n h ân viên kinh doanh Sách gồm 24 b à i h ọ c đơn g iả n ngắn gọn, súc tích và đ ặ c biệt là rất d ễ h iểu và d ễ á p dụng B ấ t cít một người qu ản lý d ự á n n à o cũng n hận ra được tính hữu ích và g ầ n gũi củ a cuốn sá ch này Q uản

lỷ dự á n khôn g ch ỉ là k h o a h ọ c m à còn là m ột nghệ thuật về qu ản lý

và sử dụng c á c nguồn lực Q uản lý d ự á n là nghệ thuật h o à n thàn h công việc thông qu a những người khác Điều m à cuốn sách đ em đ ến cho bạn là một sự chu ẩn bị sẵn sàng về tinh thần trước kh i quyết địn h thực h iện bât cứ m ột d ự á n n à o — đ iều m ấu chốt d ẫ n đ ế n sự thàn h công hay thât b ạ i cửa một dự án Người qu ản lý d ự á n là n g itò ip h ả i biêt cách lãn h đạo, tận dụng tìtng đ iểm m ạnh củ a thàn h viên đ ộ i d ự

án, có m ôi qu an h ệ tốt với ban lãn h đ ạ o đơn vị, biết tận dụng có hiệu quả từng nguồn lực đ ể p h ụ c vụ ch o dự á n củ a mình Hơn nữa, đ ó

p h ả i là những người biết dừng đúng lúc, có kh ả năng tiền đ o á n tốt về những nhu cầ u thực sự Cuối cìm g là làm sao đ ể k ết qu ả củ a dự á n dược sứ dụng lâu d à i và qu á trình làm dự á n n ên được đú c k ết thành những kinh n ghiệm và chuyển thành tài liệu tham k h ả o ch o những người tiếp sau.

8 + Project Management

Sách “Quản lý d ự á n ” còn ch ỉ ra cách làm thế nào đ ể xây dựng

một đội dự á n làm việc hiện quả, thực hiện p h ân tích tài chính, hay

kh en thưởng, ghi nhận sự đóng góp của cá c thành viên Sách còn

ch ỉ ra phương p h áp tận dụng sự ủng hộ của cá c bên có thể gây ản h hiỉởng đ ến sự á n

Đây là cuốn sách dạy cách quản lý dự án ngắn gọn và dễ hiểu

C ác b à i h ọc được sắp x ếp theo Hing bước giúp cho nhũng người mới

b ắt đầu công việc hay đ ã từng thực hiện quản lý dự án đều cảm thấy

b ổ ích và đáng đ ể h ọc hỏi Các b à i học không chỉ đ ể áp dụng trong giới kinh d oan h m à ngay cả nhũng người ở những lĩnh vực kh ác cũng sẽ tìm thấy nhiều điều thú vị trong cuốn sách này.

TRẦN LỀ DUNG

Quản Lý Dự Án+ 9

0 Khoa học và nghệ thuật

quản lý dự án

Q u ả n lý dự án có rất nhiều tiềm nâng nổi trội Thứ nhất, khi thực hiện thành công nó sẽ tạo ra nhiều thay đổi hữu ích cho bạn nói riêng cũng như cho toàn thể công ty của bạn, Nó thường là bàn đạp cho sự thăng tiến Và nó đưa đến cảm giác thành công mạnh hơn và

đa dạng hơn so với các nhiệm vụ hàng ngày mà dường như chẳng bao giờ kết thúc Nó tạo cho người ta nhiều tự do hơn là họ thường

có để thử những điều mới mẻ và đảm nhận các nhiệm vụ mới và một cơ hội để kiểm nghiệm, tăng cường các kỹ năng của họ

Đối trọng với những ích lợi này là những thử thách mà các nhà quản lý dự án phải đối mặt Họ phải trở nên am hiểu chính trị Họ phải chịu đựng nhiều sự không chắc chắn và mơ hồ hơn trong những lĩnh vực khác Họ phải đương đầu với sự thất vọng, đặc biệt khi những người quản lý dự án có trách nhiệm nhưng lại không có quyền Các nguy cơ thì rất lớn: nếu một dự án bị thất bại có thể làm tổn hại đến nghề nghiệp lâu hơn so với thất bại trong những việc ít

rõ ràng hơn nhiều

Quản lý dự án vừa là một khoa học vừa là một nghệ thuật

Về mặt khoa học là việc học tập định nghĩa, điều phối và tập hợp tài liệu cho công việc như thế nào Bạn phải thoải mái khi giải quyết các vấn đề về ngân sách, thời gian dự trù, và quyết định những nguồn lực nào là cần thiết Bạn phải học cách tìm kiếm đề tìm ra nhu cầu thực sự, không phâi là một giải pháp tạm thời mà một người nào đó muốn đưa ra Bạn phải trở nên thoải mái với những

1 0 + P roject Management

công cụ lập kế hoạch dự án: biểu đồ Gantt, biểu đồ hệ thống, các kế hoạch kiểm soát và phân tích giá trị kinh tế.

về mặt nghệ thuật là phát triển khả năng đánh giá và học cách lãnh đạo Bạn phải học cách chú ý đến các chi tiết nhưng không được đắm chìm vào chúng Bạn phải đưa ra vô số quyết định trong khi thiếu thông tin cần thiết và mặc cho có những tín hiệu mâu thuẫn nhau Bạn phải tập cho mình tìm kiếm các giải pháp có thể

ch ấ p nhận được thay vì những giải pháp hoàn hảo Hầu hết những

người quản lý dự án đều làm việc trong các tổ chức phức hợp mà các thành viên được rút từ các nhóm khác nhau Điều đó đã tạo nên những thách thức độc nhất và đặt nặng tầm quan trọng đặc biệt vào khả năng của bạn để duy trì mối quan hệ công việc suôn sẻ với những người bên trong (và có thể bên ngoài) tổ chức của bạn.Cuốn sách này bao gồm một số yếu tố cần thiết của khoa học và nghệ thuật quản lý dự án Nó đề cập đến những nhu cầu thực sự, xây dựng một đội thống nhất, và thực hiện một phân tích tài chính

Nó cung cấp cho bạn cách tìm các điểm cân bằng hợp lý giữa các thái cực như “quản lý mọi thứ và không quản lý gì cả” và “tự làm và

để đội dự án làm tất cả” Đọc cuốn sách này sẽ giúp phát triển nền tảng mà bạn cần để trở thành một người quản lý dự án đạt kết quả cao

“Mặc dù bạn sẽ không thấy điều đó dược dề cập trong các cuô'n sách tham khảo về quản lý dự án, thực tế cho thấy tà sự chuẩn bị về tinh thần có ý nghĩa quan trọng dối với thành công sau cùng của bạn với vai trò là người quản lý dự án cũng như

là nền tảng kiến thức và các kỹ năng Đạt dược một stf hiểu biết về các vấn dề liên quan trong vai trò mới này là một bước

quan trọng để tiến tôi việc chuẩn bị về tinh thẩn ”

Quản Lý Dự Á n + 11

0 Thấu hiểu vai trò

ế

của người quản lý dự án

IV ói theo một cách nào đó, điều hành một dự án cũng giống như điều hành một ban: bạn cần phải điều phối nỗ lực của những người

có những kinh nghiệm và kỹ năng rất đa dạng với hy vọng là có kết quả tổng thể tốt nhất Nhưng theo các khía cạnh khác thì điều hành một dự án lại rất khác biệt Một mặt, những người mà bạn tập hợp lại không biết nhau Thứ hai, theo định nghĩa thì dự án là độc nhất, được thể hiện ở chỗ là nó chưa từng được thực hiện trước đây Sản phẩm cuối cùng và quá trình thực hiện không thể được vạch ra trước một cách đầy đủ và cụ thể; hay nói cách khác là bạn sẽ tiến gần đến kiến thức và cơ hội mới Thứ ba, không giống như trưởng ban, người đứng đầu dự án có thể không có quyền trực tiếp hoặc chi phối tất cả các thành viên trong đội dự án

Như vậy bạn sẽ thấy mình trong tình trạng là không có quyền hành thực sự trong khi làm việc với những người chưa hề làm việc với nhau trước đây và đối mặt với sự không chắc chấn ở mức độ cao

- nhưng củng giống như những người quản lý khác là bạn phải chịu trách nhiệm cho việc đạt được mục tiêu kinh doanh Sự lựa chọn của bạn là tốn thời gian để tìm cách giải quyết cho mỗi dự án hoặc xây dựng sự hiểu biết của mình về các kỹ năng quản lý dự án để các đội của bạn nhanh chóng trở nên hiệu quả

Ở một mức độ nào đó, thành công của dự án sẽ phụ thuộc vào các đặc điểm cá nhân như tính trung thực, sự chịu đựng tốt đối với

12+ P roịect Management

những việc còn mơ hồ, và sự cởi mở Nhưng điều quan trọng không kém là cần có những kỹ năng để làm cho quá trình thực hiện được suôn sẻ: chú ý đến giao tiếp (đảm bảo rằng bạn, đơn vị bảo trợ dự

án, và các thành viên của đội thông suốt được các ranh giới và điều mong đợi), báo cáo tiến trình dự án (công việc, trách nhiệm, các mối quan hệ), và am hiểu nhu cầu khách hàng và nhu cầu kinh doanh.Nhằm nâng cao khả năng của bạn để lãnh đạo hiệu quả một dự án:

Phát triển các kỹ năng quản lý tiến trình: Học về các công cụ

để điều phôi công việc của nhiều người Cảm thấy thoải mái lúc giải quyết với các nhà quản lý về các vấn đề kết quả mong đợi, chi phí, lịch trình, và các nguồn lực

Xây dựng các kỹ năng giao t ế giữa các cá nhân: Quản lý dự án chỉ là làm mọi việc thông qua những người khác Làm việc bằng các

kỹ năng giao tiếp viết và nói Học cách đàm phán và gây ảnh hưởng Trở thành một huấn luyện viên và người cố vấn của các thành viên đội dự án

Xây dựng một mạng lưới hỗ trợ: Rất có khả năng dự án của bạn

sẽ bao gồm các vấn đề nằm ngoài lĩnh vực chuyên môn của bạn Bạn phải tự giáo dục mình càng nhiều càng tốt về công việc mà tổ chức bạn làm, nhưng bạn cũng cần tiếp xúc với những người thuộc các lĩnh M.íc khác nhau trong công ty bạn như: tài chính, công nghệ thông tin, tiếp thị, các chuyên gia kỹ thuật

“Nên tránh cái bẫy làm bạn tin rằng bởi vì bạn phải

‘chịu trách nhiệm’ một dtf án, bạn dứng trên các đổng nghiệp

của mình và tình bạn không còn quan trọng nữa Các khía cạnh vể giao tế giữa các cá nhân với nhau

và hành vi cùa một quá trình thực hiện dự án thì rất quan trọng để đạt tới thành công ”

Quản Lý DựÁn+13

0 Xây dung mot dôi

du an hiêu quâ

Bdi vî nguôi quân lÿ dii ân chiu rät nhièu âp lut, nên ho thuông bi

cuô'n vào tinh trang tuf mïnh làm moi công viêc cüa dit ân, dâc biêt là khi câc thành viên cua dôi con lüng tüng Ban phâi hoc each trânh bi cuôn vào nhuf vây bôi hai lÿ do Thü nhât, ban không và không thé biêt tât câ moi thü Dôi du ân dufçfc thành lâp bôi vi công ty cua ban tin ràng dé dat etude mot mue tiêu eu thé hoâc giâi quyêt mot vân dé không gi tôt hdn là tâp hop nhüfng nguôi cô nhùfng quan diëm khâc nhau Thiî hai, moi ngUôi gia nhâp dôi vôi hy vong ràng ho dên vdi chl môt lÿ do là kiên thufe, kinh nghiêm và câc kÿ nâng cüa ho sê giüp cho dôi thành công Nêu ccf hôi dong gôp bi phü nhân ho sê cô câm giâc bi lùa

Tim su cân bàng hop lÿ giüa viêc tao diêu kiên cho moi ngUefi phât trién câc kÿ nâng vôi viêc tham gia vào dé trânh bi trê nâi tai htii hoâc nhàm huông là mot trong nhüng diêu khô nhât mà nguôi

quân lÿ du ân phâi làm Ban cô thé khô'i dàu moi quan hê tôt dep bàng câch cho phép moi nguôi phât trién y thüc sô hüu ngay tif khi

bât dàu Hây dé cho câc thành viên trong dôi tham gia dé giüp dinh huông pham vi và su xâc dinh du ân (dl nhiên là khi thUefng lUçfng vôi dôn vi bâo trô)

Trong quâ trinh thuc hiên du ân, chia sê viêc dua ra quyêt dinh

càng nhiêu càng tôt Hây dé cà d ô i quyêt dinh thôi gian hop, xây

dung ké hoach vê luân phiên trâch nhiêm hop, phât trién câc quy

1 4 + Project Management

tắc nền tảng cho sự tham gia, và phân chia trách nhiệm trong dự án Hãy để đội quyết định làm thế nào để đưa ra quyết định - khi nào cần có sự đồng thuận, khi nào thì tán thành ý kiến của một người nào đó có kiến thức chuyên môn, Bạn phải có mặt ở đó để đảm bảo rằng không bỏ sót việc gì và đưa ra chỉ dẫn khi cần thiết.Thúc đẩy động lực không khó nếu bạn:

Chỉ ra rằng con người là quan trọng: Giải thích cho các đội viên trách nhiệm của họ và công việc của mỗi người đóng góp vào thành công của đội như thế nào Ghi nhận những sự đóng góp thầm lặng

Khơi gợi s ự tự tin trong đội của bạn: Tránh bị cuốn vào tình trạng quản lý lặt vặt Việc để cho mọi người cứ làm quấy quá cho xong đôi khi lại tạo cho họ sự tự tin là họ có thể tự mình giải quyết công việc Phân chia các mục tiêu mở rộng Đưa các quyền quyết định đến càng gần “tiền tuyến” càng tốt

Ghi nhận stf thể hiện tôt: Đặt ra mục tiêu thể hiện cao Trong các buổi họp đội và trong các báo cáo của đội (ghi chép, bản thông báo ) bảo đảm rằng tên của các thành viên tham gia được đề cập nổi bật Chỉ ra tên những người đóng góp tốt cho người bảo trợ đội/ giám đốc biết

“ĐÓ không phải là điều hay khi bạn tự xác định và lên k ế hoạch dự án một mình, rồi đưa cho các thành viên trong đội thực hiện Họ sẽ cảm thấy rằng họ đang

thực hiện k ế hoạch của bạn, chứ không phải của họ,

và stf thực hiện của họ giông như là chịu đựng vậy ”

Quản Lý DựÁn+1 5

0 Thàu hiéu nhu càu

thiic sum »

IV gay khi thiic hiên dit an, diêu tu1 nhiên là trong dàu ban së co mot bhc tranh vè each moi thü së düôc mô ra nhü thé nào Sau dö hiên

thiic bât dàu Nhüng vân de không düôc du1 doân và ccj hôi së phât

sinh Câc dö liêu cho thâ'y ràng nhu càu cüa khâch hàng khâc vefi nhüng gi moi ngücii dâ nghl Ban chon: tiê'p tue ké hoach cü hoâc thay doi ké hoach düa trên câc bài hoc dâ tîm hiéu döpe Nhông to chüc thành công ôa chuông giâi phâp thiî hai hein Ho nhân ra ràng

diia ra và giâi quyê't nhu càu thiCc s u - vân dé cd bàn nhât - vê lâu

dài së diïa lai löi ich nhiêu hön

Nhân diên cîiïçic nhu càu thiic sii càn phâi tinh té Vî thd nhât, fât

nhièu làn dii an ctiipc xâc dinh là g iâi p h â p hön là nhu cà u thuc sii

càn dupe dâp tfng Vî du “Lâp dàt mot dây chuyèn sân xuât mdi” là giâi phâp cho nhu càu thiic sii cüa viêc dâp üng “câc yêu càu phân phoi cüa khâch hàng.” Nhüng ngiïdi quân lÿ dii an hiéu qua luôn tim toi nhu càu thiic sii bôi vï ho co thé tim câc ra câc phiïông câch thay thé dé dâp üng nhu càu dö nhanh hön, rë hön và hiéu quâ hön giâi phâp ban dàu Công ty nào mà châng vui mùng néu dôi dii an

co thé phân phoi gâp dôi và düng thôi han m à không c à n p h â i lâp

dât dây chuyèn sân xuât mdi?

Néu de xuâ't mot dii an thât sii mang tinh giâi phâp dôt phâ, thü hôi mot so ngiïcfi vdi mot câu hôi dön giân là “Tai sao?” Hày thâm

dô Tai sao du an lai diïôc miêu ta theo each này? Moi ngücfi dang co

1 6 + Project Management

gắng giải quyết vấn đề gì? Quá trình thực hiện chưa đáp ứng những mục tiêu ở điểm nào?

Phải cảnh báo trước rằng sự thăm dò này đôi khi rất là mạo hiểm, đặc biệt trong những tổ chức mà dữ liệu chưa phổ biến Vị giám đốc bảo trợ dự án có thể thắc mắc là có phải bạn đang hỏi về

sự đánh giá của họ hay không Người ta có thể nghĩ bạn đang trì hoãn

Để thăm dò nhu cầu thật sự mà không phật lòng ai:

Tập hợp tài liệu về vấn đ ề khó khăn hoặc cơ hội: Miêu tả khoảng cách giữa các mức độ thực hiện hiện tại với nơi mà bạn cần phải đạt đến Liệt kê những ảnh hưởng của khoảng cách này, bao gồm cả tác động lên những người bên trong và bên ngoài công ty của bạn Miêu tả các nguy cơ nếu như bỏ qua khoảng cách này và những lợi ích đạt được nếu như xóa bỏ được nó

Chia sẻ tài liệu: Sử dụng tài liệu thu thập được như là nền tảng cho cuộc thảo luận với giám đoc chức năng bảo trợ dự án Trình bày

nó như là một sự diễn giải của bạn về hiện trạng và hỏi xin dữ liệu đầu vào và sự giải thích rỏ ràng

Tranh thủ s ự tán thành đ ể tập trung vào nhu cầu thực sự: Nếubạn cứ tiến hành mà không có sự tán thành, quá trình thực hiện của bạn có thể khó khăn vì bạn không đạt được mục tiêu ban đầu của dự án

“Bạn không thể chắc rằng bạn sẽ thỏa mãn được nhu cầu

thực sự nếu như bạn không biết nó là gì ”

Quản Lý Dự Á n + 1 7

0 Thực hiện

phân tích tài chính

f l hông có một công ty nào trên thế giới này dám chấp nhận tiêu tốn tiền bạc vào những dự án mà kết quả mang về lại thấp Hơn nữa, vai trò cốt lõi của người quản lý dự án là theo dõi đầu tư tài chính và lợi nhuận của dự án

Bốn thước đo phổ biến là giá trị hiện tại ròng, tỷ lệ sinh lời nội

bộ, thời gian hoàn vốn, và lỗ hổng tiền mặt Giá trị hiện tại ròng (Net present value - viết tắt là NPV) trả lời câu hỏi “Dự án này sẽ làm ra

hoặc tiết kiệm được bao nhiêu tiền?” NPV ước tính giá trị h iện tại

của tất cả vòng quay vốn hiện tại và tương lai xuất phát từ dự án

Hay nói cách khác, là k ết qu ả lâu d à i mà dự án h iện n ay đem lại sẽ

lớn đến mức độ nào Tỷ lệ sinh lời nội bộ (Internal rate of return - viết tắt là IRR) chỉ ra tốc độ thu được lợi nhuận đầu tư Thời gian hoàn vốn ước lượng thời gian để đạt đến điểm hòa vốn Lỗ hổng tiền

mặt (còn được gọi là sự p h ơ ỉ b ày tối đà) là sự ước lượng khoản tiền

lớn nhất đầu tư đúng lúc ở bất cứ thời điểm nào

Những thước đo này là phần toàn bộ của một bảng phân tích tài

chính hoàn chỉnh Hoàn tất sự ước tính trước kh ỉ một dự án thực hiện

là cần thiết để giúp cho ban giám đốc của bạn quyết định dự án nào đáng để được đầu tư và sự đầu tư đó sẽ ảnh hưởng đến tài chính của công ty bạn thế nào trước mắt cũng như về lâu dài Sự đánh giá này chỉ hợp lý khi sự phân tích bao gồm tất cả phương án mà trong đó

dự án sẽ ảnh hưởng đến thu nhập, tăng trưởng và chi phí Những con số nên được cập nhật trong và sau quá trình thực hiện dự án vì

7 8+ P roịect Management

bạn sẽ tích lũy thêm kiến thức về những điều cần phải có để đạt được những mục tiêu về tài chính.

Tham gia phân tích tài chính bằng cách giúp để:

ước tính lượng tiền mặt vào: Hãy suy nghĩ thật thoáng để nhận diện các phương cách mà dự án của bạn có thể tăng số lượng đồng đô-la thu được hay lượng tiền mà công ty của bạn có thể giữ lại Nên nhớ rằng lợi nhuận được tăng lên từ doanh thu bán hàng cao hơn, tiền lãi nhiều hơn là do chi phí hoạt động thấp hơn, tiết kiệm nguyên vật liệu và giảm sự lãng phí

ƯỚC tính tượng tiền mặt ra: Xác định tất cả các chi phí của dự

án, bao gồm lương, vật tư, trang thiết bị, công nghệ thông tin, tư vấn bên ngoài Nghĩ đến cả những chi phí có thể phát sinh như chí phí hoạt động tăng

Xây dựng một bảng theo dõi dòng tiền mặt: Tóm tắt lượng ra

và vào của tiền mặt hàng năm (hoặc hàng quý, tùy thuộc vào ngành của bạn) Làm việc với chuyên gia tài chính nội bộ để xác định giá

trị bị giảm xuống nếu như kết quả dự án của bạn sẽ được tích lũy

nhiều năm để tính toán lạm phát

“Mặc dù có thể bạn không hoàn toàn tham gia vào việc

hoàn chỉnh một bảng phân tích tài chính đẩy đủ, nhưng là người quản lý dự án, bạn nên hiểu cách thức làm

và các thuật ngữ liên quan ”

Quản L ỷ D ự Á n + lỌ

0 Thực hiện một sự

khởi đầu chính thức

I ốc độ kinh doanh phát triển nhanh đã làm xuất hiện xu hướng tâm

lý “Chỉ cần thực hiện” và xem nhẹ ý nghĩa của nghi lễ Thái độ đó

có thể làm tổn hại đến thành công của dự án, bởi vì dành thời gian

để lên kế hoạch và thực hiện một cuộc họp ra mất chính thức, bao gồm tất cả các thành viên đội dự án và các giám đốc tài trợ, sẽ có rất nhiều lợi ích

Thứ nhất, nó báo hiệu cho toàn thể công ty rằng dự án là điều được ban giám đốc hỗ trợ và do đó nó đáng được mọi người ủng hộ Thứ hai, nó tạo cho đội một cơ hội để xem xét lại (hoặc phát triển) bản tuyên bố dự án Có một sự am hiểu chung về mục đích là vấn

đề cốt yếu của một đội dự án hiệu quả Thứ ba, nó tạo cơ hội tiếp xúc với ban giám đốc và thiết lập mối quan hệ tốt mà có thể cần thiết về sau trong quá trình thực hiện dự án Thứ tư, nó mang lại cho các thành viên trong đội một cơ hội để quyết định cách thức họ muốn thực hiện công việc của đội Điều cuối cùng nhưng cũng không kém phần quan trọng là nó cho các thành viên một cơ hội để hiểu biết lẫn nhau trong một tình huống không quá căng thẳng.Tóm lại, buổi ra mắt tốt sẽ giúp đảm bảo rằng mọi người đang khởi hành trên cùng một con đường và cùng đi về một hướng Thực

tế đã chứng minh rằng việc không hiểu nguyện vọng của ban giám đốc là một trong những tác nhân lớn nhất dẫn đến sự thất bại của dự

án Ngược lại, cho các thành viên thời gian để thiết lập các mối quan

hệ lẫn nhau và giữa họ với ban giám đốc sẽ mang lại hiệu quả cao

2 0 + P ro ịe c t Management

trong quá trình thực hiện dự án khi mà cả đội phải đối mặt với những khoảng thời gian khó khăn (điều mà tất cả các đội dự án đều gặp phải).

Để có một buổi họp ra mắt thành công bạn nên:

Xác định những ai liên quan nên tham dự: Tối thiểu là bạn muốn tất cả thành viên đội dự án và (các) giám đốc chịu trách nhiệm cao nhất đối với kết quả của dự án Tùy thuộc vào dự án, bạn có thể cũng cần mời nhân viên đến từ các lĩnh vực mà dự án của bạn sẽ ảnh hưởng đến (để giúp họ xác định nguyện vọng và thu hút sự quan tâm của họ) và/hoặc đại diện khách hàng có nhu cầu mà bạn đang hướng tới

Lên k ế hoạch cho việc thuyết trình trước ban giám đốc: Có một

điều chắc chắn là bạn chỉ có thể đơn giản chuyển những yêu cầu của ban giám đốc mà bạn biết cho các thành viên trong đội thôi Tuy nhiên, không có gì tốt hơn nếu được nghe về việc cần thiết, tầm quan trọng và cam kết về kết quả dự án từ chính một người giám đốc

S ử dụng thời gian hiệu quả: Buổi họp đầu tiên sẽ bắt nhịp cho các cuộc họp của đội trong tương lai sử dụng các công cụ họp đội như: lịch trình, tập bìa cứng, các phương pháp thảo luận để đảm bảo rằng thời gian được sử dụng hợp lý

“Các cuộc họp ra mắt có thể tiếp sinh lực cho dội

và nhanh chóng tăng cường stf gắn kết của đội ”

Quản Lý Dự Á n + 2 1

0 Dừng lại để

kiểm tra thực tiễn

A hi ý tưởng cho một dự án được hình thành, nó rất dễ bị tiêu tan bởi các thái độ háo hức khi cho rằng cuối cùng thì một điều gì đó cũng được thực hiện để giải quyết một vấn đề mà đã làm đau đầu hàng tuần hoặc tháng, thậm chí hàng năm qua Theo lẽ tự nhiên chúng ta muốn nhảy vào để giải quyết vấn đề ngay

Tuy nhiên, những người quản lý dự án khôn ngoan thực hiện việc kiểm tra thực tế ban đầu bằng cách đề cập đến hai câu hỏi chính Vấn đề này có đáng được giải quyết không? Có giải pháp khả thi hay không? Thoạt đầu, khó có thể tìm ra câu trả lời rõ ràng cho những câu hỏi này Nhưng nỗ lực để có những phán đoán hợp lý có thể giúp cho công ty của bạn tránh phải tốn thời gian vào những dự

án mà khách hàng không quan tâm hoặc hiện không có giâi pháp nào, hoặc có những giải pháp phải tốn quá nhiều chi phí để thực hiện

Điều thiết yếu là bạn phải suy nghĩ đến vấn để này suốt quá trình thực hiện dự án, tạm ngưng định kỳ để kiểm tra thêm thực tế Việc tạm ngưng để kiểm tra này diễn ra bao nhiêu lần phụ thuộc vào tính chất của dự án Đội dự án của bạn có thể sẽ tiến hành công việc thông qua những kinh nghiệm thu nhận được mà qua đó bạn

sẽ khám phá ra những sự thật bất ngờ về dự án, tính chất công việc liên quan, nhu cầu khách hàng, thay đổi điều kiện thị trường Trong những trường hợp như thế này, bạn có thể cần kiểm tra với ban giám đốc vài tuần một lần

2 2 + Project Management

Tiến hành ba hình thức kiểm tra sau đây cùng với những câu hỏi đặt ra ở trên có thể giúp bạn biết khi nào và liệu nội dung của dự án

có cần thay đổi hay không

Kiểm tra khi vấn đề được xác định rõ hơn: Sự kiểm tra thực tế này nên thực hiện ngay sau khi đội đã bổ sung chi tiết về những thách thức, cơ hội, chi phí và lợi nhuận Trình dữ liệu cho ban giám đốc để được chấp thuận tiến hành như đã định hoặc theo đó mà bổ sung mục tiêu của dự án cho thích hợp

Kiểm tra sau khi nhận biết được một giải pháp cụ thể: Lầnkiểm tra này nên tập trung chủ yếu vào tính khả thi của dự án Ý tưởng giải pháp có khâ thi hay không? Có đủ khả năng về tài chính hay không? Có thực tế trong khung thời gian cần thiết hay không? sử dụng nghiên cứu thị trường, kiểm nghiệm thí điểm, tiến hành thí điểm, và/hoặc mô phỏng để giúp trả lời những câu hỏi

Kiểm tra trước khỉ áp dụng trên toàn bộ phạm vi: Cho tới thời điểm này bạn nên nắm kỹ được chi phí thực hiện và các nguy cơ của những biện pháp không có tác dụng Cho ban giám đốc một cơ hội để xem lại thông tin đó và bàn bạc về thời gian và kế hoạch để giảm thiểu những rủi ro

“Nếu kết quả cùa một bản nghiên cứu đẩy đủ vể tính khả thi cho thấy rằng dự án nên được tiến hành thì bạn có thể tự tin tiến vào giai đoạn lên k ế hoạch và thực hiện Nếu kết quả không khả quan hãy sử dụng dữ liệu đó để thiết k ế lại

dự án và làm một nghiên cứu khác về tính khả thí,

và cứ tiếp tục cho đến khi bạn xác định dược một ỷ niệm

chung mà có khả năng đem lại kết quả. "

Quản Lý Dự Ấn+2 3

0 Kết thúc những ơựán

không phù hợp

M ụ c tiêu cơ bản nhất của dự án là đạt được các kết quả kinh doanh Điều đó có nghĩa là đem lại một tỉ lệ lợi nhuận nhất định từ vốn đầu tư đưa ra Nhưng trong rất nhiều tổ chức ban giám đốc thường tự mãn, cho phép những dự án đã được chấp thuận tiến hành

mà không cần có bất kỳ sự đánh giá thêm nào về khả nâng thu được lợi tức Kết quả là những dự án không còn đem lại lợi nhuận nữa vẫn được phép tiếp tục cho đến khi hoàn thành.

Phương pháp này khá liều lĩnh bởi vì có rất nhiều thứ có thể thay đổi trong suốt quá trình thực hiện dự án Ví dụ, đội của bạn có thể phát hiện rằng sẽ mất gấp đôi thời gian hoặc chi phí để đạt được lợi ích nhắm đến Hoặc có thể giải pháp chỉ tác động đến một phần của quá trình phân khúc khách hàng Hoặc thậm chí nhu cầu khách hàng có thể thay đổi Hoặc thậm chí có thể bạn tình cờ có một cơ hội lớn hơn.

Trong bất kỳ trường hợp nào, chắc chắn rằng công ty của bạn sẽ tốt hơn về lâu dài nếu như bạn xem lại bản kế hoạch kinh doanh của

dự án Và điều này có nghĩa là một sự định giá lại hoàn chỉnh-, xem lại toàn bộ sự đầu tư (thời gian, tiền bạc, nhân sự, trang thiết bị, nguyên vật liệu ) và tất cả các lợi ích (sự thỏa mãn của khách

hàng, sự thâm nhập thị trường tăng lên, thu nhập nhiều hơn, giảm sự lãng phí, chi phí điều hành ít hơn ) Những sự đánh giá lại như vậy nên diễn ra ở mỗi giai đoạn chính của dự án: sau lần khâo sát đầu tiên, sau khi thu thập thông tin, sau khi bạn đã xác định được giải pháp, và trước khi thực hiện toàn bộ.

2 4 + Project Management

Để tối đa hóa lợi nhuận của công ty bạn từ việc đầu tư cho dự

án:

Tỉnh táo trước những thay đổi quan trọng: Thật là sai lầm khi ai

đó cho rằng tính toán ban đầu của dự án sẽ không đổi cho đến khi kết thúc Tinh thế thay đổi, đôi khi rất nhanh, vì vậy không những là

có thể mà gần như là tình thế sẽ thay đổi khiến bạn phải thay đổi đánh giá ban đầu về trường hợp kinh doanh của dự án đã để ra Hẩy đánh giá lại hàng kỳ về khả năng kinh tế của mỗi dự án

Tránh cụm từ “thâ't b ạ i”: Trong rất nhiều tổ chức, kết thúc sớm

dự án được xem như là thất bại Ngược lại, dừng dự án lại vì các lý

do chính đáng là hành động quản lý khôn ngoan: nó cho phép ban giám đốc hướng các nguồn lực sang các nỗ lực ưu tiên cao hơn

Hãy thận trọng, đừng đ ể tính trì trệ chiến thắng: Mỗi dự án sảnsinh ra một khả năng trì trệ nhất định Mọi người nâng cao ý thức sở hữu và cả đội cùng với các nhà tài trợ nghĩ rằng: “Chúng ta thật sự phải thực hiện xong dự án này cho đến cùng.” Hãy kết hợp những suy nghĩ này với sự đầu tư nỗ lực không ngừng, bạn sẽ có những điều kiện thuận lợi để tiếp tục những dự án mà lẽ ra chúng nên được chấm dứt

“Dự án là những gì mà công ty bạn đẩu tư và họ hy vọng

sẽ thu được lợi nhuận từ hành động này Việc đầu tư thỉnh thoảng có thể bị thất bại Trong nhiều trường hợp ơtf án nên được châm dứt, mặc dù trong rất nhiều trường hợp thì không như vậy ”

Quản Lý Dự Án+ 2 5

0 Phât triên

mot kê hoach hop lÿ

I hât kÿ la là mot so ngUôi quân lÿ du an lai co vê lâng trânh mot

trong nhüng trâch nhiêm quan trong cüa ho: quân lÿ mot each tich cite viêc thuc hiên công viêc du an Chinh each quân lÿ tich eue này

së giüp cho du an cüa ban di düng hUefng và cho phép ban cho ra kët quâ düng thôi han và vân bâo dâm hoat dông trong pham vi nguôn ngân sâch dà dinh

Nên tâng cüa quân lÿ tich eue là co mot kê" hoach giâi thich rô rang ban trông dpi diêu gî xây ra Co mot kê hoach trinh bày eu thë bàng vân bân là diêu càn thiêt Vôi each này no co thë vùa là công

eu giao tiê'p vùa là công eu hoc tâp Trong lue công viêc cüa dpi dang diên ra soi noi, khô cô thë nhô chinh xâc ai dà cam kët làm diêu gî Côn vôi mot kê" hoach dupe viët ra ban së biê"t khi nào thî càn nguôn lue gî Câc thành viên trong dpi co thë tu hoàn thành công viêc bôi vi ho biê't mot each eu thë ho dupe mong dpi dë làm viêc gî Mot vân bân cüng cho phép ban so sânh kê' hoach vdi thuc tê", vî vây theo do ban co thë diêu chinh và cüng cô thë giâo duc mïnh, vî vây câc kê' hoach trong tUefng lai së thuc tê' hPn

Dô'i vôi câc du an ngân han chî bao gôm mot vài ngUôi, kê' hoach bàng vân bân cô thë don giân, co thë là biëu dô Gatt miêu tâ nhüng hoat dông chinh yê'u theo biëu dô thPi gian, vôi mot vài dâ'u hiêu là ai së tham gia vào và/hoâc chiu trâch nhiêm cho công viêc nào Câc du an ldn hon së dôi hôi cô nhiêu công eu lên kê' hoach tinh tê' hcfn, thuông sü dung phàn mêm thôi gian biëu mà co thë câp

2 6 + Project Management

nhật ngay lập tức khi nhiệm vụ hoàn thành, có sự thay đổi về nguồn lực, hoặc có những thông tin mới gây ra sự thay đổi kế hoạch.

Kế hoạch dự án có thể trở nên hữu ích nhất nếu bạn:

Bắt đâu với biêu đô mạng lưới: Xác định các công việc của dự

án và mối quan hệ giữa chúng - không chỉ là theo trình tự (công việc nào trước, công việc nào sau ) mà còn theo sự phụ thuộc lãn nhau nữa (công việc nào không thể bắt đầu cho đến khi công việc khác được hoàn tất)

Phát triển một kê' hoạch kiểm soát dự án: Ước tính thời gian của tất cả các công việc trong biểu đồ mạng lưới Sau khi đánh giá những yếu tố lệ thuộc, đưa các kết quả lên biểu đồ thời gian mà có ngày cụ thể cho thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi hoạt động Đây là thời gian biểu kiểm soát dự án của bạn

Xác định lô i đi quan trọng: Nếu có thể, sử dụng phần mềm lên

kế hoạch dự án để giúp bạn xác định chuỗi liên kết các bước mà có

ít khả năng thay đổi nhất, điều này buộc phải đề cập đến trong khung thời gian được ghi trong lịch trình để dự án được hoàn thành đúng thời hạn

“Kết quả chủ yếu của cái phần quá trình lẽn k ế hoạch này là lịch trình kiểm soát - một biểu đồ thời gian dựa vào công việc

mà đội sẽ sử dụng như là bản đổ thực hiện công việc và bạn

sẽ sử dụng như là một bản hướng dẫn dể kiểm tra xem công việc có được hoàn thành đúng thời hạn hay không ”

Quản Lỷ D tfÁ n + 27

3 Nhường chõ

cho nghiên cứu

C ó một khoảng cách cơ bản giữa mức độ chắc chắn theo nguyện

vọng của ban giám đốc và sự không chắc chắn vốn có của các dự

án Một mặt, ban giám đốc muốn đưa ra các quyết định hợp lý về cách đầu tư các nguồn lực quý giá Mặt khác, lý do để tiến hành dự

án là nhắm đến một nhu cầu hoặc một vấn đề mà công ty của bạn hiện nay không biết phải tiếp cận như thế nào

Vì thế làm sao bạn có thể đưa ra sự chắc chắn mà không phải hết lòng với các mục tiêu, mục đích, ngân sách mà hóa ra bạn biết điều đó không thể thực hiện được một khi bạn biết nhiều hơn về chúng? Tình huống này có thể là một trong những điểm khó khăn nhất trong bất cứ dự án nào

Một phần của giải pháp nằm ở chỗ phát triển một trạng thái tâm

lý theo “giai đoạn”, có nghĩa là các kế hoạch và sự ước tính của bạn được chia theo các giai đoạn của dự án và mức độ không chắc chắn cao hơn khi bạn đi xa hơn

Ví dụ ngay khi bắt đầu, bạn có lý khi chắc chắn về những thứ cần đầu tư (thời gian, tiền bạc) để mang đội lại với nhau, tổ chức các buổi họp đầu tiên, và thực hiện sự thăm dò đầu tiên Bởi vì bạn không biết sự thăm dò đó sẽ tiết lộ điều gì, bạn không thể chắc chắn

sẽ cần làm những gì để phát triền giải pháp và không thể có một chút chắc chắn nào về chi phí của những giải pháp này Một khi bạn

đã hoàn tất sự thăm dò đầu tiên, bạn sẽ có ý niệm rõ hơn về loại giải

2 8 + Project Management

pháp nào bạn cần phăi nghiên cứu tỉ mỉ và các nguồn lực cần để tiến hành nghiên cứu đó.

Để tìm được hướng đi của bạn thông qua sự không chắc chắn đầu tiên nhưng tránh vẻ thiếu khả năng:

Kết hợp các chi tiết k ế hoạch vôi các mức độ không chắc chẩn:

Những bản nháp đầu tiên về lịch trình và ngân sách của bạn nên làm đơn giản và không chi tiết quá Chia thời gian và ngân sách theo các giai đoạn của dự án Điều này cũng đúng cho các kiểu đồ họa khác Tránh những kế hoạch hoặc đồ họa mà biểu thị trình độ cao hơn kiến thức của bạn hiện tại

Đưa ra các phạm vi: Bạn càng không chắc chắn thì phạm vi ước tính của bạn sẽ càng rộng Bạn càng học nhiều thì bạn hướng đến tương lai càng chính xác và bạn càng thu hẹp được các ước tính của mình

Lên lịch các cuộc họp “phê chuẩn giai đoạn’’: Làm việc với ban giám đốc để quyết định khi nào họ muốn xem xét lại dự án Đảm bảo rằng họ hiểu là mỗi sự phê chuẩn chỉ gắn liền với sự hoàn tất của giai đoạn tiếp theo Vì thế, sự chấp thuận cho giai đoạn đầu tiên có thể có nghĩa là “Xem xét kỹ lưỡng vấn đề này, sau đó hãy quay lại với chúng tôi.” Sự tán thành cho giai đoạn thứ hai có nghĩa

là “Tiếp tục làm việc về những loại giải pháp này, sau đó hãy quay lại với chúng tôi.”

“Mức độ chi tiết trong tất cả tài liệu của bạn nên phản ánh

trình độ kiến thức và stf chắc chắn của bạn ”

Quản Lý Dự Ả n + 2 9

0 Hiêu dông life cua dôi

A hi mot dôi thành lâp, moi ngüôi thüông nghî thiên vê câ nhân, ho

tu1 hôi minh câc câu hôi nhü: “Trong do co gî cho tôiP’ (WIIFM) và

“Mong dpi ô tôi diêu gî?” Theo thôi gian, ho bât dàu xâc dinh mînh nhiêu hein nhü là thành viên cüa dôi: “Cbüng ta së làm công viêc

này nhü the nào?”

Là mot ngüôi düng dàu dü an mot phàn trâch nhiêm cüa ban là giüp moi ngüôi chuyën tù tùng câ nhân sang thành viên cüa mot dôi Ban không thé là di bât cü bên nào Giüp moi ngüài hiëu rô ràng nguyên vong câ nhân làm giâm di sü lo läng và sê mô cânh cüa cho ho dé bât dàu nghî thiên vê thành viên cüa mot dôi hdn Nhüng thâm chi khi ho bât dàu làm nhü vây, ban vân muôn moi ngüôi câm thây thoâi mai khi dông gop y kiên và quan diëm cüa ho

Nhüng dôi tôt nhât là nhüng dôi tim thây diëm cân bàng mà ô do câc thành viên düçfc cam kët là së sü dung tài nâng và câc kÿ näng

câ nhân de hô trçf công viêc cüa dôi Tim ra diëm cân bàng không phâi lue nào cüng dê dàng Ban không thë de câ tinh cüa tùng câ nhân chi phôi dên môt müc dô làm cho dôi không thë tien triën düdc chut nào, nhüng ban không muôn co mot dôi chî gôm nhüng ngüôi mây chî làm viêc theo sü chî dân mà không chiu dông nào ti nào Luc này chinh là lue càn câc kÿ nâng cüa ban düôi vai trô là mot ngüôi dôi trüông và ngüôi tao dieu kiên dê giüp dôi phât triën nhü là môt don vi thông nhât

Trânh mât thôi gian vào câc hoat dông xây düng dôi phù phiêm

mà không tao ra mot moi quan hê nào vôi công viêc Thay vào do kêt hop câc hoat dông nhôm vào trong câc cuôc hop ngay tù ban

3 0 * - Project Management

đầu để.tạọ ra một điều gì đó có giá trị như các phiên họp động não

về khách hàng và các nhu cầu của họ hoặc là một bài tập quan sát quy trình

Tạo ra một cầu nối từ mỗi cá nhân đến mỗi thành viên của đội

để tạo ra và tăng cường sự gắn kết:

Đ ể cập các câu hỏi về vai trò trong buổi hợp đội: Tại một trong những buổi họp đội, xem lại các mục tiêu dự án và giải thích các kết quả sẽ đem lại lợi ích như thế nào cho công ty, khách hàng và những lĩnh vực công việc của những người tham gia Giải thích rõ ràng thành viên nào sẽ hoàn thành vai trò nào

Gặp riêng từng thành viên đội: Giâi thích cho từng người tại sao

họ lại được chọn vào dự án và bạn hy vọng họ sẽ đóng góp điều gì Thảo luận về những vấn đề và những căng thẳng họ có thể đối mặt

Giữ cho các stf khác biệt cá nhãn được rõ ràng: Muốn một đội

làm việc như một đơn vị thống nhất thì không có nghĩa là can ngân

những ý kiến bất đồng hay khác biệt Thật ra, điều đó lại có nghĩa hoàn toàn ngược lại Đảm bâo rằng các cá nhân cảm thấy thoải mái khi bày tỏ quan điểm riêng nếu không họ sẽ không bao giờ cảm thấy mình là một thành viên của đội nữa

“Xây dựng đội thì hơn cả một buổi tiệc pizza Các hình thức xây dựng dội bền vững xuất hiện khi mà các thành viên của đội mở rộng kiêh thức cho nhau cùng lúc với mồ rộng kiến thức của dự án ”

Quản Lý Dự Ắn + 3 1

0 Phát triển một kế hoạch

định dạng

Mo vài người quân lý dự án may mắn làm việc cho các công ty

mà có những tiêu chuẩn và thủ tục rõ ràng để tiến hành công việc

dự án Nhưng phần lớn chúng ta làm việc ở những nơi có ít tài liệu hoặc tệ hơn là không có một thủ tục chính thức nào cả

Dù bạn có là một trong những người quản lý dự án may mắn có một nền tảng tốt hay là một trong những người khởi đầu từ con số không đi chăng nữa thì bạn cũng cần phải chuẩn bị các hướng dẫn

cụ thể cho mỗi một dự án bạn quản lý Xem chúng như là các kế hoạch định hình, một sự miêu tả về cách bạn sẽ thực hiện công việc của dự án

Các yếu tố cơ bản của kế hoạch định hình là điều mà bạn mong đợi: một sự miêu tả về ai sẽ tham gia vào việc lên kế hoạch, phương pháp lên lịch trình, các phương pháp chuẩn bị các ước tính (giá cả, thời gian và các nguồn lực), một danh sách các tài liệu để lên kế hoạch và mục đích của chúng, và một bản miêu tả bạn sẽ theo dõi tiến trình như thế nào và mức độ thường xuyên của việc theo dõi Bạn nên bao gồm cả kế hoạch giao tiếp của bạn: những bên liên quan nào bạn cần phải giữ mối liên hệ gần gũi và thời gian và phương pháp liên lạc với họ

Điêu đê phân biệt các nhà quân lý dự án hiệu quả với những người không mấy hiệu quả là họ đã đầu tư bao nhiêu suy nghĩ vào việc làm tư liệu và liên lạc ngay từ lúc bắt đầu dự án

3 2 + P ro je c t Management

Có rất nhiều tài liệu bạn có thể phát triển Nhưng tránh làm quá nhiều - chỉ làm những gì có lý và để tăng thêm giá trị mà thôi Việc thu thập tài liệu, giông như sự liên lạc, rất khó làm tốt cho đến khi bạn có một vài kính nghiệm Phải đảm bâo rằng bạn kiểm tra quy trình sẵn có trong công ty của bạn Chia sẻ những quy trình này trong nhóm của bạn.

Để làm cho việc tiến hành lên kế hoạch định hình của bạn có thể quản lý được, hãy chia công việc ra thành ba phần:

Lên k ế hoạch về phương pháp: Phương pháp chung nào tốt nhất cho tổ chức của bạn? (Tham khảo thêm các quy trình hiện có) Phương pháp xác định phạm vi tốt nhất là gì? Ước tính nỗ lực, thời gian và chi phí Công ty của bạn có sử dụng các bản tóm tất biểu đồ thời gian bằng đồ thị?

Lên k ế hoạch thực hiện và kiểm soát: Bạn tính toán và thẩm định quá trình tiến hành như thế nào? Điều gì làm nên sự “thay đổi” cần phải được báo cáo? cần có những sự chấp thuận nào? Những hướng dãn nào cho các buổi họp đội và sự hợp tác của đội mà bạn muốn thiết lập và theo đuổi?

Lên k ế hoạch cho các nhu cầu liên lạc và nhẵn sự : Phương pháp nào được ưa chuộng để tập hợp tài liệu về các vai trò và trách nhiệm? Những địa điểm nào cần sử dụng để phát triển sự mong đợi lãn nhau, giữa bạn, đội và ban giám đốc? Bạn cần theo tiến trình nào

để đảm bảo thời gian của đội cho dự án? Làm thế nào bạn có thể thực hiện các điều chỉnh?

“Phải thừa nhận rằng, có thể phải có những nỗ lực đáng kể, nhưng nếu điều đó được làm một cách hợp lý, thì việc tập hợp

tài liệu có thể là một người bạn hơn là kẻ thù ”

Quàn Lỷ Dự Án+33