HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALES MANAGEMENT SYSTEM)

HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALES MANAGEMENT SYSTEM) HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALES MANAGEMENT SYSTEM) HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALES MANAGEMENT SYSTEM) HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALES MANAGEMENT SYSTEM) HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALES MANAGEMENT SYSTEM) HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALES MANAGEMENT SYSTEM) HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALES MANAGEMENT SYSTEM) HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALES MANAGEMENT SYSTEM) HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALES MANAGEMENT SYSTEM) HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALES MANAGEMENT SYSTEM) HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALES MANAGEMENT SYSTEM) HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALES MANAGEMENT SYSTEM)

Trang 1

PHẦN I

HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG (SALES MANAGEMENT SYSTEM)

Hiện nay với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin ngày càng hiệnđại, đã dẫn đến việc mua sắm của con người cũng ngày càng dễ dàng hơn, chính vì thế

mà xu hướng quản lý bán hàng ngày càng phổ biến hơn

Việc quản lý bán hàng không hề đơn giản, rất dễ nhầm lẫn cũng chính vì thế mà

hệ thống quản lý bán hàng đã ra đời

Phần mềm quản lý bán hàng không còn xa lạ với những doanh nghiệp, công tyhay kể cả những cửa hàng tạp hóa Và đặc biệt trong thời đại công nghệ mở như hiệnnay, sự phát triển của công nghệ và mạng internet thì những phần mềm quản lý giúpcon người lại càng lên ngôi

Hệ thống quản lý bán hàng đối với doanh nghiệp là vô cùng quan trọng, mỗidoanh nghiệp muốn quản lý tốt thì phải có hệ thống quản lý bán hàng để có thể kiểmsoát tốt hơn

Trang 2

I. Hệ thống quản lý bán hàng Sales Management System

1. Khái niệm

Hệ thống quản lý bán hàng là những phần mềm quản lý bán hàng, giúp cho ngườidùng, đặc biệt là các doanh nghiệp kiểm soát, quản lý được hàng hóa một cách chặtchẽ hơn Việc quản lý của hệ thống sẽ được kiểm soát trong tất cả các khâu : Nhậphàng, quản lý đơn hàng, quản lý kho hàng, quản lý nhân viên, chăm sóc khách hàng,…

2. Mô tả hệ thống quản lý bán hàng:

Hệ thống quản lý bán hàng là hàng loạt những công việc được người phụ tráchmảng này làm đi làm lại trong suốt khoảng thời gian dài Cũng chính vì thế mà hệthống quản lý bán hàng không thể không xuất hiện trong hoạt động mua bán của doanhnghiệp được

Một doanh nghiệp, công ty có quy trình gần như giống nhau Đều bắt đầu bằngviệc nhận đơn hàng từ phía khách hàng, nhận trực tiếp hoặc gián tiếp qua điện thoại,email, tin nhắn, fax,… theo đó sẽ tiếp nhận thông tin đặt hàng, sản phẩm đặt hàng sau

đó lưu vào kho đơn đặt hàng của tất cả các khách hàng Sau đó thì người quản lý hệthống sẽ lên lịch hẹn đàm phán với khách

Đối với những đơn đặt hàng đã đến hẹn thì nhân viên bán hàng phải là người xử

lý đơn đó, nếu không có người nhận đơn đó thì đơn đặt hàng đó sẽ được hủy bỏ tạmthời Hệ thống quản lý bán hàng giống như một phương thức để chủ thể giám sát đượchoạt động bán hàng của nhân viên xem nhân viên đó có trung thực hay không

Sau khi làm hết những việc liên quan đến đơn hàng và xử lý đơn hàng thì ngườibán hàng và người phụ trách phải tổng hợp đầy đủ thông tin rồi gửi lên phòng phụtrách kinh doanh của doanh nghiệp

3. Các thành phần cấu thành:

Hệ thống quản lý bán hàng bao gồm bốn yếu tố chính: quản lý sản phẩm, khohàng, nhân viên và quản lý khách hàng

+ Quản lý sản phẩm: Các sản phẩm sẽ được quản lý bởi các mã vạch Mỗi mã

vạch này sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về từng sản phẩm

+ Quản lý kho hàng: Mọi thông tin và danh mục hàng hóa cần được cập nhật lên

hệ thống thường xuyên để bạn có thể kiểm soát tình trạng hàng hóa, tránh tình trạngthất thoát chi phí

+ Quản lý nhân viên: Đây là bộ phận nhân sự làm việc trực tiếp với khách hàng,

quản lý bộ phận này bao gồm việc theo dõi và đánh giá chất lượng làm việc

+ Quản lý khách hàng: Khách hàng là đối tượng mang lại lợi nhuận cho các

doanh nghiệp, vì vậy quản lý khách hàng sẽ giúp bạn tương tác tốt hơn với khách

Trang 3

hàng, đồng thời đưa ra những chương trình ưu đãi phù hợp đối với các khách hàngthân thiết.

Xây dựng mô hình phân cấp là một bước quan trọng, cần phải định hình phạm vicủa hệ thống cần quản lý Đây cũng là công cụ giúp nhân rộng và phát triển hệ thốngkhi có nhu cầu

Đào tạo đội ngũ nhân viên là điều cần thiết Nhân viên cần phải am hiểu về cáchvận hành hệ thống quản lý để có thể áp dụng tốt trong thực tế

Bản thân lãnh đạo cũng cần phải sử dụng thành thạo hệ thống quản lý, như vậyphần mềm mới có thể trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực trong vấn đề kinh doanh

4. Chức năng của hệ thống quản lý bán hàng:

Có một hệ thống giúp quản lý bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được hoạtđộng kinh doanh của mình, cụ thể thông qua những chức năng của hệ thống quản lýbán hàng

• Chức năng quản lý đơn hàng

Đương nhiên không thể không kể tới chức năng quản lý đơn hàng của các phầnmềm quản lý, đây là chức năng tối quan trọng giúp việc bán hàng và quản lý bán hànghiệu quả hơn

Trang 4

• Chức năng quản lý kho hàng hóa

Bất kể người kinh doanh nào cũng biết việc quản lý tốt số lượng hàng hóa trongkho góp phần tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh Do đó chức năng quản lý hàng hóacủa phần mềm quản lý bán hàng là chức năng vô cùng quan trọng, không thể thiếu

• Chức năng báo cáo

Trong kinh doanh, để quản lý tốt việc bán hàng thì không thể không quan tâmđến việc báo cáo Vì thế phần mềm quản lý bán hàng được thiết kế với chức năng hỗtrợ xuất báo cáo tự động một cách chính xác nhất Có thể chia các dạng báo cáo thànhbốn mảng lớn: báo cáo bán hàng; báo cáo tồn kho; báo cáo doanh thu theo ngày, tuầnhay tháng

5. Tình hình ứng dụng hệ thống quản lý bán hàng tại Việt Nam

Ngày nay, việc quản lý bán hàng không hề đơn giản, và cũng rất dễ gây nhầmlẫn Cũng chính vì thế mà các công ty, các doanh nghiệp đã cho ra đời các hệ thốngthông tin quản lý bán hàng hiệu quả Những phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp chongười dùng, đặc biệt là doanh nghiệp sẽ kiểm soát, quản lý được hàng hóa chặt chẽhơn Việc quản lý của hệ thống sẽ được kiểm soát trong tất cả các khâu: nhập hàng,quản lý đơn hàng, quản lý kho hàng, quản lý nhân viên, chăm sóc khách hàng,… nhằmvận hành và quản trị tốt hệ thống quản lý bán hàng của mình

Hiện nay, với sự tiến bộ của công nghệ thông tin và sự phát triển mạnh mẽ củathương mại điện tử, đã có nhiều doanh nghiệp cũng nắm bắt được mình nên làm gì đểđẩy mạnh sự phát triển doanh nghiệp của mình Các doanh nghiệp dần dần chuyển đổisang bán hàng trực tuyến thông qua các trang web, các sàn thương mại điện tử dầndần cũng tiếp cận và ứng dụng hệ thống thông tin vào việc quản lý và kinh doanh các

Trang 5

sản phẩm của mình như là quản lý hồ sơ, quản lý sản phẩm bán hàng, quản lý cáctrang bán hàng của doanh nghiệp Do thời đại công nghệ số thì việc mua bán trao đổiqua những trang web, các sàn không còn mấy xa lạ thì việc quản lý ngành hàng mìnhđang kinh doanh một các tối ưu nhất thì việc sử dụng hệ thống thông tin trong quản lýbán hàng là một lựa chọn có hiệu quả giúp nâng cao hiệu suất cũng như đơn hàng bán

ra được quản lý một cách có hệ thống hơn, dễ dàng hơn, tốn ít nguồn nhân lực hơn sovới trước đây Ví dụ như một doanh nghiệp hệ thống quản lý cho khâu sản xuất lắp rápmáy tính thì tỷ lệ giao hàng đúng hạn trong 6 tháng áp dụng đã tăng hơn rất nhiều sovới trước, chỉ số trung bình hàng tồn linh kiện cũng giảm nhiều hơn Đây là nhữngthông số tích cực cho việc áp dụng hệ thống quản lý vào một doanh nghiệp Có thểthấy hệ thống thống tin hỗ trợ, cải thiện khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp, giúpdoanh nghiệp điều hành hiệu quả hơn, cắt giảm chi phí làm giảm giá thành, từ đó giúptăng tính cạnh tranh cho sản phẩm được bán ra Hơn nữa, cũng giúp rút ngắn và liênkết khoảng cách giữa doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp Hỗ trợ việc ra quyếtđịnh của doanh nghiệp, giúp cho các nhà quản trị của doanh nghiệp có bức tranh toàncảnh về tình hình sản xuất, kinh doanh, tài chính… của doanh nghiệp, từ đó có thể ranhững quyết định kinh doanh phù hợp, đúng đắn và có hiệu quả Hỗ trợ trong nghiệp

vụ, hoạt động kinh doanh, cho phép lưu trữ một khối lượng lớn thông tin cần thiết nhưthông tin về khách hàng, nhà cung cấp, thông tin về sản phẩm, giá bán, nhãn mác, chiphí,… giúp cho việc thực hiện nghiệp vụ và các hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru

và tiết kiệm thời gian

Có thể nói, hệ thống thông tin chính là một công cụ đắc lực, là cánh tay phải giúpcác danh nghiệp phát triển, tạo ra giá trị thương hiệu và vị thế cạnh tranh tối ưu trên thịtrường không chỉ ở Việt Nam mà còn ở các thị trường quốc tế Chính vì thế, nó đóngmột vai trò quan trọng, không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp

Trang 6

KiotViet Giao diện đơn giản, thân thiện, thao tác dễ dàng giúp triển khai công việcquản lý nhanh chóng.

Cùng với các chuyên gia bán hàng dày kinh nghiệm, phần mềm được thiết kế phùhợp đến hơn 15 ngành hàng dành cho cả bán buôn và bán lẻ

KiotViet cung cấp 2 gói sản phẩm:

• Gói hỗ trợ cho hộ kinh doanh nhỏ với giá ưu đãi 160.000đ/tháng

• Gói chuyên nghiệp dành cho mô hình kinh doanh chuyên nghiệp,giá 240.000đ/tháng

Cả hai gói đều không giới hạn các tính năng như lập hóa đơn, quản lý đổi trảhàng, quản lý nhân viên, báo cáo kinh doanh, quản lý thu/chi/công nợ

- Hỗ trợ bán online trên Facebook hiệu quả

- Xem báo cáo theo ngày

6.3.Hararetail

Hararetail là phần mềm quản lý bán hàng đa nền tảng tới từ thương hiệu Haravannổi tiếng Phần mềm này hứa hẹn đem đến cho các doanh nghiệp, cửa hàng bán lẻnhững trải nghiệm kinh doanh hoàn toàn mới với cam kết chốt đơn hàng nhanh hơn vàtối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi mua hàng thành công

Hararetail cho phép đồng bộ dữ liệu từ nền tảng bán hàng offline và online Sựvận hành linh hoạt này giúp nhà bán lẻ tiết kiệm thời gian và chi phí trong khuân quản

lý và điều hành các khía cạnh tài chính trong kinh doanh

Ngoài ra, Hararetail còn tích hợp hệ thống trung tâm quản lý đơn hàng (OPC)

Hệ thống này giúp doanh nghiệp xử lý một đơn hàng hoàn chỉnh từ khi nhận order,thông báo tình trạng kho, vận chuyển, thu tiền tới giải quyết khiếu nại tới từ kháchhàng

Hiện Hararetail đang là sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp lớn trên Việt Nam,bao gồm: Vinamilk, Juno, Biti’s, AEON, The Coffee House và VPP Thiên Long

6.4.Nhanh.vn

Trang 7

Nhanh.vn là một nền tảng quản lý bán hàng được nền doanh nghiệp và nhà bán lẻlớn tại Việt Nam lựa chọn sử dụng, bao gồm: chuỗi thời trang Bò Sữa, Captot.vn,KitchenArt, Torano…

Khi sử dụng dịch vụ của Nhanh.vn, khách hàng sẽ nhận được những lợi ích như:

• Tiết kiệm chi phí hoạt động và quản lý cửa hàng (chỉ bằng 1/20 lương của nhânviên giám sát cửa hàng),

• Giảm tới 50% thất thoát do nhầm lẫn trong quá trình quản trị, kiểm kho, chủdoanh nghiệp hoàn toàn có thể cập nhật tình trạng kinh doanh của các chuỗi cửa hàngmột cách dễ dàng, kịp thời thông qua các nền tảng kỹ thuật số…

Các dịch vụ mà Nhanh.vn đang cung cấp tới người dùng bao gồm: Phần mềmquản lý hệ thống bán hàng trong cửa hàng vật lý (POS), phần mềm quản trị bán hàng

đa nền tảng (Omnichannel), dịch vụ quản trị kinh doanh trên các nền tảng mạng xã hội(Vpage), thiết kế Website bán hàng chuyên nghiệp, giải pháp kết nối đơn vị vậnchuyển và dịch vụ thu tiền hộ COD…

6.5.CRMViet

Quản trị bán hàng đối với các doanh nghiệp, chuỗi cửa hàng kinh doanh là mộttrong những tính năng nổi bật trong hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp củaCRMViet

CRMViet cho phép bạn upload các dữ liệu bán hàng từ Excel, từ đó đồng bộ cácthông tin về khách hàng trên một hệ thống chung; ghi âm và hiển thị thông tin củakhách hàng để thuận tiện cho bộ phận sales, chăm sóc khách hàng; thêm mới và quản

lý báo giá; kiểm soát kho hàng…

Hiện nay, CRMViet đang là sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Namnhư Viettel, VPBank, Steame Garten hay Blue Sky Travel Với sự đồng hành củaCRMViet, tỷ lệ chốt sale của doanh nghiệp bạn được kỳ vọng tăng 32%, năng suất làmviệc của nhân viên vì thế cũng tăng 40%

Điều này càng khẳng định chất lượng của dịch vụ này trong mắt khách hàng

6.6.POS365

Phần mềm quản lý bán hàng POS365 là công cụ đang được ưu tiên lựa chọn hàngđầu để quản lý các công việc liên quan đến kinh doanh Phần mềm kiểm soát kinhdoanh bằng cách cung cấp các tính năng, báo cáo mạnh mẽ giúp chủ cửa hàng có thểbao quát tình hình kinh doanh tức thời

Quản lý hàng hoá không giới hạn và dễ dàng tra cứu lịch sử xuất – nhập, giảmthiểu tối đa khả năng thất thoát Đồng thời, phần mềm cũng giúp bạn quản lý tiền quỹ

Trang 8

theo từng tài khoản, nắm bắt tình hình thu chi, tồn quỹ Ngoài ra còn hỗ trợ các dịch

vụ chăm sóc khách hàng Giúp ích rất nhiều cho công việc quản lý cửa hàng hiệu quả

6.7.MshopKeeper – Phần mềm bán hàng MISA

MShopKeeper là phần mềm chuyên cung cấp các dịch vụ quản lý liên quan đếnlĩnh vực thời tranh như: Quần áo, mũ nón, mắt kính, túi xách,… Ở bất kỳ nơi đâu bạnvẫn luôn nắm được tình hình hoạt động của cửa hàng thông qua phần mềm quản lý bánhàng MShopKeeper

Phần mềm được đánh giá chất lượng cao theo chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn ISO

9000 – CMMi 3 Trên 22 năm kinh nghiệm cùng với hơn 100 giải thưởng các loạiMShopKeeper tự hào là phần mềm quản lý bán hàng uy tín hàng đầu Việt Nam

MShopKeeper với những tính năng như quản lý chuỗi cửa hàng, báo cáo kinhdoanh, hỗ trợ đọc mã vạch, gia tăng doanh số bằng SMS Marketing, liên thông với cácphần mềm kế toán,…

6.8.Suno

Suno là một trong những phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất hiện nay Là phầnmềm có cải tiến hơn khi cung cấp thêm tính năng tạo đơn hàng online và có kết nối vớicác đơn vị vận chuyển để ship hàng

Phần mềm Suno cũng giúp người chủ quản lý mọi mặt của cửa hàng: từ tính tiềnbán hàng, quản lý tồn kho hàng hoá, quản lý thu chi tiền bạc, chăm sóc khách hàngđến phân tích kết quả kinh doanh dễ dàng Siêu đơn giản, rất dễ sử dụng kể cả vớingười không rành máy tính

Trang 9

PHẦN II :

MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG CỦA MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA MỘT DOANH NGHIỆP (TỰ CHỌN) TỪ ĐÓ XÁC ĐỊNH CÁC TÁC NHÂN NGOÀI, CÁC KHO DỮ LIỆU, BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG, CÁC BIỂU ĐỒ

LUỒNG DỮ LIỆU CHO HỆ THỐNG ĐÓ

LỜI MỞ ĐẦU

Trong giai đoạn đất nước đang phát triển đi lên công nghiệp hóa, hiện đại hóakéo théo sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin Điều đó đã đem lại nhữngthành tựu to lớn trong việc phát triển đất nước Việc sử dụng phần mềm ứng dụngtrong đời sống không còn xa lạ với chúng ta Những chương trình phần mềm ứng dụngquản lý ngày càng nhiều, rất nhiều công việc thủ công đã được xử lý bằng các phầnmềm chuyên dụng giảm đáng kể thật nhiều thời gian, công sức, nâng cao chất lượng

xử lý Phần mềm chuyên dụng đóng vai trò rất quan trọng trong lĩnh vực quản lý nó làcông cụ hỗ trợ đắc lực và hầu như không thể thiếu Để có thể xây dựng được nhữngphần mềm ứng dụng ta cần phải biết phân tích hệ thống một cách cụ thể để tiến hànhxây dựng một hệ thống mới hoàn chỉnh hơn

Chương trình quản lý bán hàng của công ty sách Thái Hưng là một chương trìnhđược xây dựng nhằm đáp ứng những đòi hỏi đặt ra trong quá trình quản lý bán hàngcủa một cửa hàng sách: Nhập và lưu trữ tên sách,các loại sách,giá sách,lập danh sáchquản lý việc xuất nhập sách,tính toán và quản lý việc buôn bán của cửa hàng bánsách… Tất cả những công việc trên nếu làm một cách thủ công sẽ rất mất thời gian vàvẫn xảy ra sai sót Để tìm hiểu về hệ thống thông tin mua bán của doanh nghiệp, chúng

em xin chọn mô hình của công ty sách Thái Hưng để tìm hiểu Trong quá trình làmbài, với lượng kiến thức có hạn, bài làm chúng em còn nhiều sai sót Mong cô góp ý đểbài làm của chúng em hoàn thiện hơn

Chúng em xin chân thành cảm ơn !

Trang 10

1. MÔ TẢ BÀI TOÀN

I.1. Hệ thống thông tin bán hàng

Hệ thống thông tin bán hàng là những phần mềm quản lý bán hàng, giúp chongười dùng, đặc biệt là các doanh nghiệp kiểm soát, quản lý được hàng hóa một cáchchặt chẽ hơn Việc quản lý của hệ thống sẽ được kiểm soát trong tất cả các khâu :Nhập hàng, quản lý đơn hàng, quản lý kho hàng, quản lý nhân viên, chăm sóc kháchhàng,…

I.2. Hệ thống các chức năng cơ bản cần có của hệ thống thông tin bán hàng