Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại công ty CP phát triển và chuyển giao công nghệ thái bình

Tiết kiệm được chi phí quản lý và thờigian xử lý các giao dịch làm cho hoạt động kinh doanh đạt kết quả cao.Qua thời gian thực tập tại công ty CP Phát Triển Và Chuyển Giao Công NghệThái

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ & THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

-   

-KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN VÀ

CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ THÁI BÌNH

Sinh viên thực hiện: Trần Quang Quý

Mã sinh viên: 16D190088 Lớp hành chính: K52S2 Khóa: 2016- 2020

Giảng viên hướng dẫn: Nghiêm Thị Lịch

Hà nội, ngày 24 tháng 4 năm 2020

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, em xin được cảm ơn các thầy cô cũng như ban lãnh đạo của trường Đạihọc Thương mại khoa Hệ thống thông tin kinh tế & Thương mại điện tử đã hết sức tạođiều kiện cho em được học tập và làm việc tại công ty CP Phát Triển Và Chuyển GiaoCông Nghệ Thái Bình Cùng với đó là sự giúp đỡ, sự chỉ bảo tận tình của giảng viênhướng dẫn Nghiêm Thị Lịch đã không ngại khó khăn về thời gian, địa lý, luôn luôn quantâm sát sao và góp ý để giúp em hoàn thành báo cáo khóa luận tốt nghiệp này

Dưới đây em cũng xin được cảm ơn sự giúp đỡ của các anh chị, cô chú nhân viêntrong CP Phát Triển Và Chuyển Giao Công Nghệ Thái Bình cùng ban lãnh đạo công ty

đã tạo mọi điều kiện để giúp em trong quá trình thực tập

Trong quá trình làm báo cáo khóa luận tốt nghiệp, dù đã cố gắng và nỗ lực, song

em cũng gặp một vài khó khăn nhất định do hạn chế về kỹ năng, kiến thức nên bài viếtbáo cáo khóa luận của em vẫn còn những sai sót nhất định, rất kính mong được sự góp

ý, giúp đỡ của thầy cô để bài viết được hoàn thiện hơn

Một lần nữa, em xin trân thành cảm ơn các quý thầy cô!

Trân trọng!

Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2020

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC TỪ VỰNG VIẾT TẮT v

DANH MỤC BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ HÌNH VẼ vi

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài 1

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Kết cấu khóa luận 3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG 5

1.1 Tổng quan về HTTT quản lý bán hàng 5

1.1.1 Một số các khái niệm cơ bản 5

1.1.2 Vai trò của hệ thống thông tin quản lý bán hàng 6

1.2 Tổng quan về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng 7

1.2.1 Các phương pháp phân tích thiết kế 7

1.2.2 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng 8

1.3 Tổng quan tình hình nghiên cứu 11

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ THÁI BÌNH 14

2.1 Giới thiệu về công ty 14

2.1.1 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh 14

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty 15

2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây 17

2.2 Phân tích thực trạng ứng dụng hệ thống thông tin quản lý bán hàng của công ty 18

2.2.1 Cơ sở hạ tầng 18

2.2.2 Thực trạng quy trình quản lý bán tại công ty cổ phần phát triển và chuyển

giao công nghệ Thái Bình 19

2.3 Đánh giá thực trạng HTTT quản lý bán hàng tại công ty 19

2.3.1 Những thành công mang lại cho công ty khi ứng dụng CNTT 19

2.3.2 Những mặt hạn chế trong việc ứng dụng CNTT tại công ty 21

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG NGHỆ THÁI BÌNH 23

3.1 Mô tả bài toán 23

3.2 Phân tích hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho Công Ty CP Phát Triển Và Chuyển Giao Công Nghệ Thái Bình 23

3.2.1 Yêu cầu của hệ thống 23

3.2.2 Phân tích hệ thống về chức năng 26

3.2.3 Phân tích hệ thống về dữ liệu 31

3.2.4 Thiết kế hệ thống về dữ liệu 33

3.2.5 Thiết kế hệ thống về giao diện 36

3.2.6 Thiết kế module chức năng của hệ thống 39

3.3 Đề xuất và kiến nghị 42

KẾT LUẬN 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ HÌNH VẼ

1 Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty CP Phát Triển Và

Chuyển Giao Công Nghệ Thái Bình

2 Bảng 2.2 Doanh thu của công ty CP Phát Triển Và Chuyển Giao

Công Nghệ Thái Bình

3 Hình 3.1 Sơ đồ phân cấp chức năng

4 Hình 3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

5 Hình 3.3 Sơ đồ luồng giữ liệu mức đỉnh

6 Hình 3.4 Biểu đồ chức năng quản lý khách hàng

7 Hình 3.5 Biểu đồ chức năng quản lý nhà cung cấp

8 Hình 3.6 Biểu đồ chức năng quản lý sản phẩm

9 Hình 3.7 Biểu đồ chức năng quản lý đơn hàng

10 Hình 3.8 Biểu đồ chức năng quản lý báo cáo thống kê

19 Hình 3.17 Giao diện đăng nhập

20 Hình 3.18 Giao diện menu

21 Hình 3.19 Giao diện chức năng quản lý thông tin khách hàng

22 Hình 3.20 Giao diện chức năng quản lý nhập hàng

23 Hình 3.21 Giao diện chức năng quản lý vận đơn

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài

Hiện nay công nghệ thông tin đã đi vào đời sống, đi vào các doanh nghiệp vớimột phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng, tiết kiệmđược nhiều thời gian, công sức mà không mất đi sự chính xác, còn làm cho công việcđược thuận lợi và phát triển lên rất nhiều Đặc biệt, nó đã đánh dấu một bước ngoặttrong việc áp dụng tin học vào trong hệ thống quản lý Với việc tin học hóa mọi côngviệc trong công ty, doanh nghiệp có thể thu thập, xử lý, phổ biến thông tin, một cáchnhanh chóng, chính xác và có hiệu quả

Ở Việt Nam công nghệ thông tin mới chỉ đang đi từng bước phát triển, tuy nhiênnhững bước phát triển vững chắc đó đã đem lại cho Việt Nam trở thành nước có tiềmnăng về lĩnh vực công nghệ thông tin rất lớn Trong hoạt động sản xuất kinh doanhnhư hiện nay việc tin học hoá trong các hoạt động mua bán hàng là rất cần thiết Mộtdoanh nghiệp muốn phát triển khả năng tiếp cận thông tin, thị trường và khả năng đápứng nhu cầu của khách hàng cũng như của đối tác một cách hiệu quả nhất thì khôngthể thiếu một hệ thống thông tin hỗ trợ Trong nền kinh tế phát triển như hiện nay,quản lý bán hàng càng mang tính quyết định chính trong hiệu quả kinh doanh Chính

vì vậy việc ra đời những bài toán quản lý nói chung và quản lý bán hàng nói riêng làmột điều tất yếu khách quan

Có thể nói rằng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc quản lý thủcông không còn phù hợp nữa Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản lýtheo phương pháp thủ công như: tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứngđược nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo; không đồng bộ trong việc cậpnhật dẫn tới việc sai sót, quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tốchủ quan do sự tác động của môi trường bên ngoài; lưu trữ thông tin khó, không nhấtquán, dễ bị trùng lặp giữa các bộ phận; thông tin thường lưu trữ trên giấy gây lãng phílớn; khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứngđược Đặc biệt là mất rất nhiều thời gian và công sức để thống kê, phân tích đưa rathông tin phục vụ việc ra quyết định Trong các doanh nghiệp hoạt động kinh doanhviệc đầu tư cho một phần mềm quản lý bán hàng là rất cần thiết Phần mềm quản

lý bán hàng thực sự đem lại hiệu quả, nâng cao khả năng quản lý và kiểm soát đượcmọi biến đổi trong hoạt động của doanh nghiệp Tiết kiệm được chi phí quản lý và thờigian xử lý các giao dịch làm cho hoạt động kinh doanh đạt kết quả cao.

Qua thời gian thực tập tại công ty CP Phát Triển Và Chuyển Giao Công NghệThái Bình, với những kết quả điều tra sơ bộ và tổng hợp phiếu điều tra, em nhận thấyvấn đề mà công ty cần giải quyết đó là cần thiết thay đổi việc thu thập, xử lý, lưu trữcác thông tin liên quan đến việc quản lý bán hàng theo phương pháp thủ công bằngphương pháp tin học hóa Vì thế, em đề xuất hướng đề tài: “Phân tích và thiết kế hệthống quản lý bán hàng tại công ty CP Phát Triển Và Chuyển Giao Công Nghệ TháiBình” để nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Trong thời đại ngày nay thông tin kinh tế là vấn đề sống còn với các đơn vị kinhdoanh Đơn vị nào làm chủ được thông tin sẽ có ưu thế tuyệt đối trong hoạt động kinhdoanh Hơn nữa chỉ thu nhập thông tin tốt thì vẫn chưa đủ, mà phải biết bảo quản giữgìn thông tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một cách chặt chẽ Do đó hệ thốngmới phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ, bảo đảm an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu Từcông tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý bán hàng, chúng ta sẽ tiến hànhphân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hoá các chức năng có thể được thực hiệntrên máy tính

Tóm lại, mục tiêu cuối cùng của đề tài là:

- Hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tintrong doanh nghiệp như: khái niệm, phân loại, phương pháp phân tích thiết kế hệ thống

- Dựa trên cơ cấu quản lý của công ty CP Phát Triển Và Chuyển Giao CôngNghệ Thái Bình, phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng theo hướng chức năng

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Về chủ thể nghiên cứu: công ty CP Phát Triển Và Chuyển Giao Công Nghệ TháiBình

Về đối tượng nghiên cứu: quy trình quản lý bán hàng tại công ty và quá trìnhPTTK hệ thống quản lý bán hàng theo hướng chức năng

Về nội dung: nghiên cứu thực trạng quản lý bán hàng bằng phương pháp thủcông tại công ty từ đó nắm rõ quy trình làm việc giữa các phòng ban để phân tích và

thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng khắc phục những bất cập của phươngpháp thủ công nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty.

Về công cụ phân tích: sử dụng biểu đồ phân cấp chức năng (BFD – BusinessFunction Diagram), biểu đồ luồng dữ liệu (DFD-Data Flow Diagram), biểu đồ quan

hệ Sử dụng hệ quản trị Microsoft 2016, SQLServer, ngôn ngữ java thiết kế giao diện

4 Phương pháp nghiên cứu

- Nghiên cứu tài liệu: Tài liệu của Công ty (như tập san, thông tin trên website),tin tức trên các bài báo, tài liệu tham khảo và các giáo trình là nguồn cung cấp thôngtin hữu ích, khá chính xác và đa dạng

- Phỏng vấn trực tiếp: Nhằm tìm kiếm thông tin sơ cấp chính xác và cụ thể nhất.Phương pháp này giúp tìm hiểu sâu và khai thác được tối đa những thông tin liên quanđến quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty công ty CP Phát Triển VàChuyển Giao Công Nghệ Thái Bình

- Quan sát thực tế: Phương pháp này cung cấp cái nhìn tổng quát về vấn đề cầnnghiên cứu một cách thực tế nhất

- Thống kê, so sánh đối chiếu: Bằng cách ghi chép lại thông tin từ điều tra trắcnghiệm, quan sát thực tế và phỏng vấn trực tiếp để đưa ra những đánh giá ban đầu,phương pháp này thực sự có hiệu quả khi việc thu thập thông tin là không dễ dàng.Phân tích, tổng hợp: Phương pháp này là bước cuối cùng trong việc thu thậpthông tin, làm cho thông tin trở nên hữu ích và giá trị hơn

5 Kết cấu khóa luận

Ngoài các phần như lời cảm ơn, phần mở đầu, mục lục, danh mục từ vựng viếttắt, danh mục bảng biểu hình vẽ, danh mục tài liệu tham khảo thì khóa luận gồm 3chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về PTTK HTTT quản lý bán hàng tại công ty cổ phầnphát triển và chuyển giao công nghệ Thái Bình

Nội dung: Đưa ra các khái niệm cơ bản về bán hàng, quản lý bán hàng, hệ thốngthông tin và quá trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng, phươngpháp PTTK hướng chức năng và tình hình nghiên cứu

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng ứng dụng hệ thống thông tin quản lýbán hàng tại công ty cổ phần phát triển và chuyển giao công nghệ Thái Bình

Nội dung: Giới thiệu chung về công ty, phân tích và đánh giá thực trạng áp dụngcông nghệ thông tin trong công tác quản lý bán hàng tại công ty.

Chương 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty cổphần phát triển và chuyển giao công nghệ Thái Bình

Nội dung chương này đề cập đến việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tincho công ty

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG

Theo cách tiếp cận này thì: “Bán hàng là một khâu mang tính chất quyết địnhtrong hoạt động kinh doanh trong đó người bán tìm hiểu, khám phá, gợi tạo và đáp ứngnhững nhu cầu hay ước muốn của người mua nhằm thực hiện quyền lợi thỏa đáng, lâudài của hai bên” (Giáo trình Quản trị bán hàng – Nhà xuất bản thống kê)

b Quản trị bán hàng

Quản trị bán hàng là hoạt động quản trị của những người thuộc lực lượng bánhàng của công ty bao gồm những hoạt động chính như phân tích, lập kế hoạch, thựchiện và kiểm tra hoạt động bán hàng Như vậy, quản trị bán hàng là một tiến trình kếthợp chặt chẽ từ việc thiết lập mục tiêu cho nhân viên bán hàng, thiết kế chiến lược chonhân viên bán hàng đến việc tuyển dụng, huấn luyện, giám sát và đánh giá kết quảcông việc của nhân viên bán hàng Tùy thuộc vào mỗi công ty, cấp độ thấp nhất củangạch quản lý bán hàng có thể bao gồm nhiều chức vụ khác nhau như quản lý theongành hàng, quản lý theo khu vực hay giám sát mại vụ và dù có mang tên gì đi chăngnữa thì họ cũng là người trực tiếp giám sát công việc của nhân viên bán hàng và cótrách nhiệm báo cáo công việc cho cấp quản lý bán hàng cao hơn trong công ty nhưgiám đốc kinh doanh hay trưởng phòng mại vụ Những người thuộc đội ngũ quản lýlực lượng bán hàng có thể có nhiều cấp độ chức vụ khác nhau hay số lượng khác nhautùy thuộc vào quy mô và chiến lược của mỗi công ty tuy nhiên, họ đều có chung nhiệm

vụ là xây dựng và phát triển lực lượng bán hàng cho công ty một cách tích cực và hiệuquả nhất nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức (Giáo trình quản trị bán hàng-Đại học

Mở TP.HCM)

c Hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý

-Thông tin: Là một bộ dữ liệu được tổ chức, doanh nghiệp sử dụng một phươngthức nhất định sao cho chúng mang lại một giá trị tăng so với giá trị vốn có của bảnthân dữ liệu Thông tin chính là dữ liệu đã qua xử lý (phân tích, tổng hợp, thống kê )

có ý nghĩa thiết thực, phù hợp với mục đích cụ thể của người sử dụng Thông tin cóthể bao gồm nhiều giá trị có liên quan nhằm mang lại ý nghĩa trọn vẹn cho một sựkiện, hiện tượng trong một ngữ cảnh

-Hệ thống: là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có mối quan hệ tươngtác, ràng buộc lẫn nhau, cùng phối hợp hoạt động để đạt được một mục tiêu chung.Các phần tử trong một hệ thống có thể là vật chất hoặc phi vật chất như con người,máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, quy tắc hoạt động, quy trình xử lý.-Hệ thống thông tin: là một tập hợp phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạngviễn thông, con người và các quy trình thủ tục khác nhau nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ

và truyền phát thông tin trong một tổ chức, doanh nghiệp Hệ thống thông tin hỗ trợviệc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát các hoạtđộng trong một tổ chức, doanh nghiệp Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựavào các công cụ thủ công như giấy, bút, thước, tủ hồ sơ,… còn hệ thống thông tin hiệnđại là hệ thống tự động hóa dựa vào mạng máy tính và các thiết bị công nghệ khác.(Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, NXB Thống Kê)

-Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiếtcho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp (hay nói rộng hơn là của một tổchức) Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tinphản ánh tình trạng hiện thời của doanh nghiệp Hệ thống thông tin thu thập các thôngtin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp với các thông tin có trong cơ sở dữliệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ

sở dữ liệu để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ánh đúng thực trạng hiện thời củadoanh nghiệp (Giáo trình Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, NXB Đại học Quốcgia Hà Nội)

1.1.2 Vai trò của hệ thống thông tin quản lý bán hàng

- Vai trò của hệ thống quản lý bán hàng giúp các doanh nghiệp tăng cường công

tác quản lý trong hoạt động bán hàng: quản lý nhập hàng, quản lý kho hàng,quản lý bán hàng Quản lý bán hàng bằng mã vạch trên sản phẩm giúp tiết

kiệm thời gian, chính xác về số lượng, chủng loại hàng hoá, thực hiện thanh toánnhanh và chính xác Cơ sở dữ liệu cho phép người quản lý có được thông tin tứcthời nhanh chóng về hàng hoá: số lượng bán số lượng tồn kho, Bên cạnh đó,các thông tin về khách hàng lưu trữ trong cơ sở dữ liệu giúp cho việc chăm sóckhách hàng được tốt hơn

1.2 Tổng quan về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng

1.2.1 Các phương pháp phân tích thiết kế

Theo Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin,Trường cao đẳng nghề tỉnh

Bà Rịa Vũng Tàu thì phương pháp phân tích thiết kế bao gồm 9 hoạt động: Khảo sát,phân tích, thiết kế, bổ sung, tạo sinh, kiểm thử xác định, bảo đảm chất lượng, mô tả thủtục, biến đổi cơ sở dữ liệu, cài đặt

Các hoạt động có thể thực hiện song song, mỗi hoạt động có thể cung cấp nhữngsửa đổi phù hợp cho một hoặc nhiều hoạt động trước đó

Các phương pháp hướng chức năng:

- Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Techie) của Mỹ dựa theophương pháp phân rã một hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản hơn Nó có hệthống trợ giúp theo kiểu đồ họa để biểu diễn các hệ thống và việc trao đổi thông tingiữa các hệ con Kỹ thuật chủ yếu của SADT là dựa trên sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển

dữ liệu (Data Dictionary), ngôn ngữ mô tả có cấu trúc, ma trận chức năng Nhưng chưaquan tâm một cách thích đáng đối với mô hình chức năng của hệ thống

- Phương pháp MERISE (Methode pour Rassembler les Idées Effort) của Phápdựa trên các mức bất biến (mức trừu tượng hóa) của hệ thống thông tin như mức quanniệm, mức tổ chức, mức vật lý và có kết hợp với mô hình

- CASE (Computer- Aided System Engineering) – phương pháp phân tích vàthiết kế tự động nhờ sự trợ giúp của máy tính

Các phương pháp hướng đối tượng:

- Phương pháp HOOD (Hierarchical Object Oriented Design) là một phươngpháp được lựa chọn để thiết kế các hệ thống thời gian thực Phương pháp này yêu cầucác phần mềm phải được mã hóa bằng ngôn ngữ lập trình ADA Do vậy, phương pháp

này chỉ hỗ trợ cho việc thiết kế các đối tượng mà không hỗ trợ cho các tính năng kếthừa và phân lớp.

- Phương pháp RDD (Responsibility Driven Design) dựa trên việc mô hình hóa

hệ thống thành các lớp Các công việc mà hệ thống phải thực hiện được phân tích vàchia ra cho các lớp của hệ thống Các đối tượng trong các lớp của hệ thống trao đổi cácthông báo với nhau nhằm thực hiện công việc đặt ra Phương pháp RDD hỗ trợ cho cáckhái niệm về lớp, đối tượng và kế thừa trong cách tiếp cận hướng đối tượng

- Phương pháp OMT (Object Modelling Technique) là một phương pháp được xem

là mới nhất trong cách tiếp cận hướng đối tượng Phương pháp này khắc phục được một

số nhược điểm của các phương pháp tiếp cận hướng đối tượng trước mắc phải

Trên mặt lý thuyết ta thấy cách tiếp cận hướng đối tượng có các bước phát triểnhơn so với tiếp cận hướng chức năng Nhưng trong thực tế việc phân tích và thiết kế hệthống theo cách tiếp cận hướng đối tượng gặp nhiều khó khăn vì chưa có nhiều cáccông cụ phát triển hỗ trợ cho việc thiết kế đối tượng Chính vì vậy cách tiếp cận nàyvẫn chưa được phát triển rộng rãi (Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thôngtin,Trường cao đẳng nghề tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu)

1.2.2 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng

Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống theo hướng chức năng:

Đặc trưng của phương pháp hướng chức năng là phân chia chương trình chínhthành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện một côngviệc xác định Với phương pháp này thì không cầu kỳ như một số phương pháp khác,

dễ áp dụng và mang lại hiệu quả cao

Mục đích của phân tích hệ thống: Giúp việc thu thập thông tin, đánh giá về hệthống hiện tại, tạo lập mối quan hệ tốt đẹp với người sử dụng, xác định chi tiết các khókhăn cần giải quyết của hệ thống hiện tại Phân tích hệ thống thông tin gồm có: phântích chức năng và phân tích dữ liệu

Các công cụ dùng để mô hình hoá hệ thống thông tin: Biểu đồ phân cấp chứcnăng, biểu đồ luồng dữ liệu

Biểu đồ phân cấp chức năng

+ Khái niệm: Là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các côngviệc cần thực hiện Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia raphụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống.

+ Thành phần:

- Các chức năng: Được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn

Ví dụ:

- Kết nối: Kết nối giữa các chức năng

mang tính chất phân cấp và được ký hiệu bằng đoạn thẳng nối chức năng cha tớichức năng con

Ví dụ:

Biểu đồ luồng dữ liệu( BLD)

BLD là một công cụ dùng để trợ giúp bốn hoạt động chính của các phân tích viên

hệ thống, đó là phân tích, thiết kế, biểu đạt, tài liệu

Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu:

+ Bổ xung khiếm khuyết của mô hình phân rã chức năng bằng việc bổ xungcác luồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng

+ Cho ta cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống

+ Là một trong số các đầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống

Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu:

+ Chức năng (Tiến trình): Là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặctác động lên thông tin như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tinmới Nếu trong một chức năng không có thông tin mới được sinh ra thì đó chưa phải làchức năng trong BLD

Quản lý khách hàng

Hệ thống quản lý bán hàng

Quản lý khách hàng Quản lý sản phẩm Quản lý nhà cung cấp

Ví dụ:

+ Tác nhân trong: Là một chức năng hoặc hệ thống con của hệ thống đang xétnhưng được trình bày ở một trang khác của mô hình Mọi sơ đồ luồng dữ liệu đều cóthể bao gồm một số trang, thông tin truyền giữa các quá trình trên các trang khác nhauđược chỉ ra nhờ ký hiệu này

Ví dụ:

Các mức của biểu đồ luồng dữ liệu: Kỹ thuật phân mức: 3 mức

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện khái quát nội dung chính của hệthống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn

là nhận ra nội dung chính của hệ thống

Phân rã sơ đồ

Quản lý sản phẩm

Yêu cầu thông tin

Sản phẩm

Khách hàng

Nhà cung cấp

Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ.Bắt đầu từ sơ đồ mức ngữ cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức 1, mức 2.

1.3 Tổng quan tình hình nghiên cứu

- Tình hình nghiên cứu trong nước:

+ Nguyễn Quốc Trung (2010), Đồ án tốt nghiệp “Phân tích, thiết kế hệ thốngthông tin quản lý bán hàng tại công ty Thương mại và Phát triển Công nghệ BáchKhoa 4”, Viện Công nghệ thông tin và Truyền thông, Đại học Bách Khoa Hà Nội Đềtài xây dựng HTTT quản lý bán hàng với các chức năng: quản lý hóa đơn, tính tồn khotheo ngày nhập, tên hàng hóa theo quý, năm, quản lý hàng hóa, quản lý khách hàng,lập báo cáo… nhằm cung cấp cho bộ máy quản trị Công ty Thương mại và Phát triểnCông nghệ Bách Khoa 4 công cụ quản lý hàng hóa đồng bộ, chi tiết, đồng thời giámsát chặt chẽ số lượng hàng hóa ra vào kho cũng như nắm được thông tin khách hàngmua hàng của Công ty một cách hệ thống

+ Trần Văn Mộc, Luận văn: “Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm quản lýbán hàng nội thất của công ty F.GROUP ”, Khoa công nghệ thông tin, Đại học giaothông vận tải Xây dựng cơ sở dữ liệu chi tiết, mang tính linh động cao; lưu trữ đầy đủthông tin cần thiết góp tổ hợp, chọn lọc dữ liệu đầy đủ, đáp ứng các nhu cầu báo cáo,tổng hợp dữ liệu của người sử dụng Giao diện chương trình gần gũi, cập nhật dễ dàng,thống nhất trên tất cả các chức năng; tích hợp chức năng tìm kiếm dữ liệu trên hầu hếtcác chức năng

- Tình hình nghiên cứu ngoài nước:

+Bài báo “Avoiding project failure: It’s not rocket science”, Duncan Haugheytrên trang projectsmart.uk có nghĩa là “tránh thất bại” Bài báo nói về hoạt động quản

lý dự án và muốn hoạt động quản lý dự án được thành công thì nhà quản trị cần tránhnhững điều gì Theo bài báo, hoạt động quản lý dự án tuân theo tiêu chí nhất định cókèm theo các giải pháp được viết ngắn gọn và súc tích theo ý cá nhân của tác giả Bàibáo này mang đến nguồn thông tin rất bổ ích cho các nhà quản trị Tuy nhiên bài báochưa đề cập đến vấn đề làm thế nào để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý dự áncho doanh nghiệp Vấn đề này khá quan trọng và để đạt được hiệu quả thì chúng ta cầnphải áp dụng một cách phù hợp

+ Chokgijgarn, Paulpone (1995), Master Project “Analysis/Design andDocumentation of an Information System for an Automobile Dealership in Thailand”,library.uis.edu Bài nghiên cứu đã phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý chung baogồm cả quản lý việc cung cấp các dịch vụ của công ty nhằm giúp chủ công ty giải quyết vấn

đề không trùng khớp số liệu, thất thoát doanh thu dịch vụ cung cấp

Qua những bài báo, những đề tài nghiên cứu trên có thể thấy được xu hướng đầu

tư, xây dựng HTTT quản lý trong doanh nghiệp rất phổ biến và được quan tâm cảtrong và ngoài nước Việc nên xây dựng một HTTT quản lý cho doanh nghiệp thươngmại đặc biệt là để quản lý hàng hóa và dịch vụ - những đối tượng kinh doanh chínhđược đánh giá là rất có ích cho việc quản lý, ra quyết định, tăng doanh thu và khả năngcạnh tranh Tuy nhiên, việc này cũng đặt ra câu hỏi, nên xây dựng HTTT quản lý hànghóa và dịch vụ như thế nào và bằng phương pháp nào để phù hợp với quy mô và lĩnhvực hoạt động của một doanh nghiệp cụ thể, để việc đầu tư thời gian, tiền bạc và trí lựccon người có hiệu quả như mong đợi Trước những đòi hỏi chung của thời điểm màmọi doanh nghiệp đều cố gắng giảm chi phí tìm kiếm, tổng hợp và đồng thời nâng caochất lượng quản lý thông tin cố gắng khắc phục những tồn tại để giúp quá trình quản lýbán hàng và cung cấp dịch vụ được hiệu quả hơn

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN VÀ CHUYỂN GIAO CÔNG

NGHỆ THÁI BÌNH

2.1 Giới thiệu về công ty

Tên công ty: Công Ty CP Phát Triển Và Chuyển Giao Công Nghệ Thái Bình

Tên giao dịch: THAI BINH-TECH

Giám đốc: Vũ Hoàng Hiệp

Địa chỉ: Số nhà 288, đường Long Hưng, tổ 29, Phường Hoàng Diệu, Thành phốThái Bình, Thái Bình

2.1.1 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh

Mua bán, sửa chữa, bảo dưỡng các loại máy tính (chủ yếu là máy tính xách tay),sửa chữa linh kiện máy tính

Mua bán sửa chữa các linh kiện , thiết bị , phụ tùng máy tính

Các dịch vụ CNTT, sản phẩm và giải pháp, tích hợp hệ thống

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty

(Bộ phận hành chính-nhân sự)

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty CP Phát Triển Và Chuyển Giao Công

Nghệ Thái Bình

Công ty CP Phát Triển Và Chuyển Giao Công Nghệ Thái Bình được tổ chức theo

mô hình chức năng đứng đầu là giám đốc, sau đó là 2 phó giám đốc phụ trách theo 2chức năng chính của công ty, dưới là các bộ phận phòng ban được phân chia theo từngchức năng như bộ phận hành chính, bộ phận kế toán, bộ phận thiết kế, bộ phận bảo trìbảo dưỡng,…

Chức năng cụ thể của từng bộ phận:

Giám đốc:

Có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động của công ty, đại diện cho công ty chịutrách nhiệm trước pháp luật

Ký các văn bản hợp đồng chứng từ theo sự phân cấp của điều lệ công ty

Bổ nhiệm và bãi nhiệm các chức danh trong công ty

Bộ phận Marketing: Bộ phận marketing có nhiệm vụ thực hiện các hoạt độngquảng bá thương hiệu, marketing cho sản phẩm để thu hút khách hàng, tạo niềm tinvào thương hiệu cho khách hàng Bộ phận Marketing đề xuất các chiến dịch quảng bátrình giám đốc kinh doanh và giám đốc phê duyệt

Bộ phận Kinh doanh:

Hỗ trợ giám đốc trong công tác tổ chức bộ máy, tổ chức quản lý sản xuất, quản

lý đội ngũ cán bộ công nhân trong công ty , điều động, sắp xếp lao động

Quản lý ngày công, quản lý tiền lương của công nhân viên

Tham gia các quá trình tuyển dụng của các phòng ban

Bộ phận Kỹ thuật:

Chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật trong sản xuất, phụ trách việc lắp ráp, bảohành, được tiến hành trực tiếp tại công ty hoặc bên ngoài theo hợp đồng làm việc củakhách

Nhân viên kỹ thuật phải chịu sự quản lý của trưởng phòng kỹ thuật mọi côngviệc đều phải thông qua trưởng phòng kỹ thuật

Tư vấn cho khách hàng sử dụng, khắc phục sự cố, bảo trì và nâng cấp hệ thốngmáy tính và các thiết bị tin học, điện tử khác

Bộ phận Hành chính- Nhân sự:

Lập bảng báo cáo hàng tháng về tình hình biến động nhân sự Chịu trách nhiệmtheo dõi, quản lý nhân sự, tổ chức tuyển dụng, bố trí lao động đảm bảo nhân lực chosản xuất, sa thải nhân viên và đào tạo nhân viên mới Chịu trách nhiệm soạn thảo vàlưu trữ các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, hợp đồng của Công ty và những thông tin cóliên quan đến Công ty Tiếp nhận và theo dõi các công văn, chỉ thị, quyết định…

Tổ chức, triển khai, thực hiện nội quy lao động của Công ty, theo dõi quản lýlao động, đề xuất khen thưởng Thực hiện các quy định nhằm đảm bảo quyền lợi vànghĩa vụ đối với người lao động như lương, thưởng, trợ cấp, phúc lợi…

Phối hợp với phòng kế toán thực hiện về công tác thanh toán tiền lương, tiềnthưởng và các mặt chế độ, chính sách cho người lao động, và đóng bảo hiểm xã hộithành phố theo đúng quy định của Nhà nước và của Công ty

Kế toán trưởng chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực phản ánh đầy đủhoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

Nhân sự của công ty CP Phát Triển Và Chuyển Giao Công Nghệ Thái Bình

Công ty CP Phát Triển Và Chuyển Giao Công Nghệ Thái Bình có đội ngũ nhân

sự tuổi đời còn trẻ nhưng rất năng động và nhiệt tình Các nhân viên tại công ty luôn

có tinh thần học hỏi, sáng tạo và cầu tiến vì thế tuy tuổi đời còn trẻ nhưng kỹ năng làmviệc của các nhân viên tại công ty rất chuyên nghiệp

Hơn nữa, công ty luôn chú trọng vào công tác đào tạo, tập huấn cho nhân viên,thường xuyên có những buổi trao đổi theo chủ đề, các buổi tập huấn kỹ năng như kỹnăng giao tiếp, kỹ năng chăm sóc khách hàng

Đặc biệt công ty tạo điều kiện rất tốt cho các bạn sinh viên đang hoặc sắp ratrường có thể có cơ hội thử sức với công việc Làm quen với môi trường làm việc vănphòng để không bị bỡ ngỡ và có sẵn hành trang để sẵn sàng chinh phục các mục tiêu

cá nhân

2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây

Tổng tài sản 10,932,157,000 13,812,594,000 15,445,423,000Doanh thu 8,157,374,560 7,125,147,420 9,369,713,000Chi phí 6,167,572,000 5,357,560,000 6,106,705,000Lợi nhuận trước thuế 1,989,802,560 1,767,587,420 3,263,008,000Lợi nhuận sau thuế 1,591,842,048 1,414,069,936 2,610,406,400

ty sẽ bùng nổ hơn nữa nhờ sự đồng bộ hơn trong hệ thống nhân sự và các chính sáchhợp lý, công ty đang từng bước đi lên, phát triển và trở thành doanh nghiệp hàng đầutrong lĩnh phát triển công nghệ và các lĩnh vực điện, điện tử

2.2 Phân tích thực trạng ứng dụng hệ thống thông tin quản lý bán hàng của công ty

Phần mềm chuyên dụng: Công ty sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET

2012 giúp doanh nghiệp không cần đầu tư nhiều chi phí, không cần hiểu biết nhiều về tin học và kế toán mà vẫn có thể sở hữu và làm chủ được hệ thống phần mềm kế toán,quản lý mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh của mình

Phần mềm diệt virus Bkav 2010 sử dụng công nghệ điện toán đám mây nhằmbảo vệ máy tính khỏi sự xâm hại của virus và sâu máy tinh…

Các phần mềm thông dụng trên máy tính cá nhân: xem phim, nghe nhạc, xử lý ảnh…Mạng truyền thông và an toàn bảo mật trên mạng

Tất cả các máy tính trong công ty đều được cài đặt hệ điều hành Windows 10 lànền tảng cho ứng dụng và dịch vụ, là kho lưu trữ thông tin của khách hàng và thông tincủa công ty Hạ tầng được đầu tư đầy đủ nhằm đảm bảo phục vụ đầy đủ các tiện íchcho nhân viên công ty

Máy chủ ở công ty có tốc độ đường truyền cho phép tối đa là 10Gbps

Công ty sử dụng mạng nội bộ LAN làm mạng truyền thông dữ liệu kết nối cácthiết bị đầu cuối bao gồm máy tính, máy in, máy chủ,… Các thiết bị được kết nối códây và không dây với nhau

Dữ liệu

Các dữ liệu về tài chính, nhân sự, khách hàng đều được lưu trên máy chủ PCserver của công ty Nhờ vậy đảm bảo phần lưu trữ thông tin đầy đủ đáp ứng nhu cầu

sử dụng thông tin của từng phòng ban và ban giám đốc Các nhân viên cũng có thểtruy cập, sử dụng, cập nhật thông tin từ cơ sở dữ liệu của công ty tùy theo quyền hạncủa mình

2.2.2 Thực trạng quy trình quản lý bán tại công ty cổ phần phát triển và chuyển giao công nghệ Thái Bình

Quy trình bán hàng hiện tại của công ty bao gồm 4 khâu chính:

+ Tiếp nhận nhu cầu của khách hàng, tư vấn khách hàng

+Lập hợp đồng, xác nhận hợp đồng với khách hàng

+Thanh toán, giao hàng cho khách hàng

+Bảo hành, bảo trì sản phẩm

- Phòng kinh doanh phụ trách việc tiếp nhận khách hàng, tư vấn sản phẩm dịch

vụ và tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, sau đó sẽ tiếp hàng lập hợp đồng, hợpđồng có thông tin ( Tên hợp đồng, Mã, Ngày lập), hoá đơn giao hàng, trong hợp đồngcần có các thông tin của khách hàng ( Tên, Địa chỉ, SĐT), thông tin về sản phẩm (Tênsản phẩm, Mã, Loại, Đơn giá) Sau khi lập hợp đồng sẽ xác nhận lại với khách hàng vàtiến hàng giao hàng và thanh toán, tổng kết lại số tiền và nộp lên phòng kế toán

- Phòng kế toán chịu trách nhiệm quản lý thu giữ thống kê tất cả các loại giấy tờ,hoá đơn, tiền Lập báo cáo thống kê gửi lên giám đốc

- Phòng kỹ thuật sẽ chịu trách nhiệm trong việc khắc phục sự cố, nâng cấp hệthống, bảo trì

- Giám đốc quản lý toàn bộ hoạt động trong công ty nhận thống kê báo cáo củaphòng kinh doanh và phòng kế toán, xác nhận kiểm tra các hợp đồng hoá đơn

2.3 Đánh giá thực trạng HTTT quản lý bán hàng tại công ty

2.3.1 Những thành công mang lại cho công ty khi ứng dụng CNTT

Hạ tầng CNTT

Theo điều tra khảo sát thực trạng tại công ty về ứng dụng công nghệ thông tin,cho ta kết quả hầu hết các nhân viên trong công ty đều được trang bị máy tính để sửdụng trong công việc chiếm 90,9% Tất cả các máy tính đều được kết nối mạng LAN.Việc lựa chọn phần cứng cho phù hợp với quy mô của công ty được lên kế hoạch chi

tiết đảm bảo tiết kiệm chi phí, có thể nâng cấp, tăng cường thiết bị khi cần thiết màkhông cần mua mới hoàn toàn Như vậy, công ty có trang thiết bị phục vụ cho hoạtđộng kinh doanh tốt

Việc sử dụng phần mềm kế toán MISA giúp công ty phản ánh đúng, chính xác vàminh bạch các khoản thu chi, từ đó đưa ra chính sách phát triển phù hợp với tình hìnhtài chính

Hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ, gửithông báo, tài liệu giữa các cá nhân trong công ty truyền thông hiệu quả hơn, truyềnthông trong thời gian ngắn hơn, giảm thời gian lặp lại các cuộc gọi, tránh khả năngngười nhận chưa sẵn sàng nhận tin (SMS, Fax), loại bỏ việc thất lạc thư trong quátrình gửi Nhờ hệ thống thông tin này mà các hoạt động truyền thông của công ty diễn

ra nhanh hơn và tăng năng suất lao động

Sử dụng Microsoft Project rất linh hoạt, giúp lập kế hoạch và triển khai dự ánmột cách đơn giản tiết kiệm chi phí cho công ty

Phần mềm diệt virus Bkav 2010 giúp cho các máy tính không bị xâm phạm bởivirus làm cho thông tin, dữ liệu được an toàn

Nhìn chung, công ty đã ứng dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động kinhdoanh một cách có hiệu quả, đem lại năng suất lao động cao, tiết kiệm chi phí và manglại lợi nhuận cao Từ đó, nâng cao năng lực chỉ đạo điều hành của công ty và cải thiệnkhả năng cạnh tranh và tạo ra các cơ hội mới cho công ty

Trong hoạt động quản lý bán hàng:

Trong hoạt động kinh doanh của công ty nói chung và hoạt động quản lý bán hàngnói riêng, ta thấy rằng việc ứng dụng công nghệ thông tin đã đem lại những hiệu quảnhất định Đội ngũ lao động có trình độ chuyên môn và kiến thức về công nghệ thông