Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng công ty TNHH Toàn Thắng

Sự bất cập trong quản lý bán hàng vẫncòn tồn tại, để hạn chế những hậu quả do thiếu sót trong quá trình hoạt động quản lýbán hàng, công ty TNHH Toàn Thắng nên có hệ thống thông tin quản

LỜI CẢM ƠN

Trải qua bốn năm ngồi trên ghế giảng đường đại học để tiếp thu những kiến thứccùng những kinh nghiệm quý báu mà thầy cô truyền đạt Thời điểm này chính là thờiđiểm quan trọng nhất cho quá trình bốn năm đại học của mỗi sinh viên, việc nghiêncứu khóa luận tốt nghiệp là vô cùng quan trọng với mỗi sinh viên, là cơ hội để sinhviên học cách làm việc, nghiên cứu chuyên nghiệp

Em xin cảm ơn các thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế và TMĐTtrong suốt bốn năm qua đã truyền đạt cho em kiến thức để bây giờ em có thể tự mìnhhoàn thành được đề tài nghiên cứu

Để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này, em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đếnthầy giáo Nguyễn Quang Trung Trong thời gian làm khóa luận, thầy đã tận tìnhhướng dẫn, dạy bảo em, dưới sự chỉ dạy của thầy cùng với cách làm việc nghiêm túc

em đã có thể hoàn thành khoá luận tốt nghiệp này Trong quá trình được làm việc vớithầy em không chỉ được hướng dấn cách nghiên cứu khóa luận, bên cạnh đó em cònhọc hỏi được ở thầy cách làm việc nghiêm túc, khoa học và tỉ mỉ

Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các anh chị trong công ty TNHHToàn Thắng đã tạo điều kiện cho em nghiên cứu, thực tập, tìm hiểu công tác nghiệp vụquản lý bán hàng Các anh chị nhiệt tình giúp đỡ em thực hiện các điều tra tại công ty

để em có thể nghiên cứu đề tài một cách khách quan và chính xác nhất

Cuối cùng, em xin gửi tới quý thầy cô lời cảm ơn sấu sắc và lời chúc sức khỏe,chúc thầy cô có thật nhiều sức khỏe để tiếp tục cống hiến và giúp đỡ các thế hệ sinhviên tiếp theo

Hà Nội, ngày 30 tháng 11 năm 2018

Sinh viên

Trần Thị Tuyết Lan

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu 1

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Kết cấu khóa luận 4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG 5

1.1 NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN 5

1.1.1 Khái niệm cơ bản về HTTT 5

1.1.2 Những khái niệm cơ bản về HTTT quản lý bán hàng 6

1.2 MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN 7

1.2.1 Một số lý thuyết về hệ thống thông tin cần xây dựng 7

1.2.2 Một số công cụ phát triển HTTT 10

1.3 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU 12

1.3.1.Tình hình nghiên cứu trong nước 12

1.3.2 Tình hình nghiên cứu ngoài nước 13

CHƯƠNG 2 KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TOÀN THẮNG 14 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TOÀN THẮNG 14

2.1.1 Thông tin cơ bản 14

2.1.2 Quá trình thành lập và phát triển của công ty 14

2.1.3 Cơ cấu tổ chức công ty 15

2.1.4 Lĩnh vực kinh doanh của công ty 17

2.1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty 17

2.2 THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG 18

2.2.1 Quy trình quản lý bán hàng của công ty 18

2.2.2 Thực trạng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty TNHH Toàn Thắng

20

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY 26

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY TNHH TOÀN THẮNG 28

3.1 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VỀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TOÀN THẮNG HIỆN NAY 28

3.1.1 Định hướng chung 28

3.1.2 Định hướng của công ty TNHH Toàn Thắng 28

3.2 GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TOÀN THẮNG 29

3.2.1 Mô tả bài toán quản lý bán hàng tại công ty TNHH Toàn Thắng 29

3.2.2 Biểu đồ use case 32

3.2.3 Biểu đồ lớp 37

3.2.4 Biểu đồ tuần tự 37

3.2.5 Biểu đồ trạng thái 45

3.2.6 Biểu đồ triển khai 47

3.2.7 Thiết kế hệ thống quản lý bán hàng cho công ty TNHH Toàn Thắng 47

3.3 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ 50

3.3.1 Một số kiến nghị với công ty 50

3.3.2 Đề xuất hướng phát triển 51

KẾT LUẬN 52 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU

BẢNG

Bảng 2.1: Bảng nhân sự công ty 15

Bảng 2.2: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (đơn vị: tỷ VNĐ) 17

Bảng 2.3: Bảng thông tin chi tiết trang thiết bị phần cứng tại công ty 20

BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1: Biểu đồ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty từ năm 2015-2017 18

Biểu đồ 2.2: Biểu đồ đánh giá chung về mức đầy đủ trong việc trang thiết bị máy tính và các thiết bị CNTT 23

Biểu đồ 2.3: Biểu đồ đánh giá tốc độ xử lý dữ liệu máy tính 24

Biểu đồ 2.4: Mức độ hài lòng về hệ thống quản lý bán hàng 24

Biểu đồ 2.5: Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý bán hàng mới 25

Biểu đồ 3.1 Biểu đồ use case tổng quát 32

Biểu đồ 3.2 Biểu đồ use case quản lý khách hàng, quản lý gian hàng, quản lý nhân viên 33

Biểu đồ 3.3 Biểu đồ use case quản lý hợp đồng 34

Biểu đồ 3.4 Biểu đồ use case quản lý hóa đơn 35

Biểu đồ 3.5 Biểu đồ use case báo cáo, thống kê 36

Biểu đồ 3.6 Biểu đồ lớp 37

Biểu đồ 3.7 Biểu đồ tuần tự đăng nhập 38

Biểu đồ 3.8 Biểu đồ tuần tự chức năng thêm hợp đồng 39

Biểu đồ 3.9 Biểu đồ tuần tự chức năng sửa khách hàng 40

Biểu đồ 3.10 Biểu đồ tuần tự chức năng xóa khách hàng 40

Biểu đồ 3.11 Biểu đồ tuần tự chức năng tìm kiếm hóa đơn 41

Biểu đồ 3.12 Biểu đồ tuần tự chức năng báo cáo 42

Biểu đồ 3.13 Biểu hoạt động chức năng quản lý hợp đồng 43

Biểu đồ 3.14 Biểu hoạt động chức năng đăng nhập 43

Biểu đồ 3.15 Biểu hoạt động chức năng quản lý khách hàng 44

Biểu đồ 3.16 Biểu hoạt động chức năng quản lý hóa đơn 44

Biểu đồ 3.17 Biểu đồ trạng thái chức năng tìm kiếm 45

Biểu đồ 3.18 Biểu đồ trạng thái lớp nhân viên 45

Biểu đồ 3.19 Biểu đồ trạng thái lớp hợp đồng 46

Biểu đồ 3.20 Biểu đồ trạng thái lớp hóa đơn 46 Biểu đồ 3.21 Biểu đồ triển khai 47

SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ bộ máy công ty 16

Hình 2.1 Website của công ty 22

Mô hình 3.1 Mô hình cơ sở dữ liệu 48

Hình 3.1: Giao diện đăng nhập 48

Hình 3.2: Giao diện chính 49

Hình 3.3: Giao diện hợp đồng 49

Hình 3.4: Giao diện thông tin nhân viên 50

Hình 3.5: Giao diện thông tin khách hàng 50

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu

Hiện nay với nhu cầu xử lý thông tin ngày càng nhiều của con người và với khốilượng ngày càng lớn, hơn thế nữa nhu cầu đó lại luôn luôn thay đổi Vì vậy việc ứngdụng công nghệ thông tin vào đời sống là việc cực kỳ quan trọng, nó có thể quyết địnhthành công hay thất bại trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp.Tin học hóa xuất hiện làm cho công việc quản lý trở lên đơn giản và hiệu quả cao hơn,giúp tiết kiệm sức lao động, nâng cao năng suất lao động của cán bộ quản lý Hiện nayhầu hết các doanh nghiệp nước ta đều tin học hóa hầu hết các công đoạn (nhập, xuất,thanh toán,…) của doanh nghiệp và đã đạt được những kết quả đang kể, đặc biệt làgiảm thiểu sai sót trong việc kiểm tra, quản lý của công ty làm tăng độ tin cậy củadoanh nghiệp Vấn đề quản lý luôn là một bài toán đau đầu trong lĩnh vực kinh doanhcũng như lĩnh vực xã hội Khi thực hiện công việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ đếnngười tiêu dùng, người quản lý phải phân tích chi tiết, thực hiện và sắp xếp công việc.Quản lý bán hàng là một trong nhiệm vụ quan trọng của mỗi doanh nghiệp Bởi vậyxây dựng một chương trình, hệ thống thông tin quản lý là điều hết sức cần thiết đểgiúp cho việc quản lý và điều hành được đơn giản và dễ dàng hơn, tiết kiệm được chiphí, nâng cao hiệu quả sản xuất và tối đa hóa lợi ích doanh nghiệp

Trong các HTTT quản lý của doanh nghiệp thì HTTT quản lý bán hàng có tầmquan trọng và ý nghĩa to lớn Hệ thống quản lý đầu vào, đầu ra hàng hóa, dịch vụ củadoanh nghiệp Đánh giá chính xác được hiệu quả sản xuất kinh doanh, lợi nhuận củadoanh nghiệp Đồng thời, HTTT quản lý bán hàng cũng cho biết tình hình tồn khohàng hóa của doanh nghiệp, từ đó có hướng giải quyết và phương án sản xuất hànghóa phù hợp HTTT quản lý bán hàng tổng hợp cho doanh nghiệp lượng thông tinkhách hàng cần thiết, đây là thông tin mang tính chất sống còn đối với sự tồn tại vàphát triển của doanh nghiệp

Vai trò của hệ thống quản lý bán hàng giúp các doanh nghiệp tăng cường côngtác quản lý trong hoạt động bán hàng: quản lý nhập hàng, quản lý kho hàng, quản lýbán hàng Quản lý bán hàng bằng mã vạch trên sản phẩm giúp tiết kiệm thời gian,chính xác về số lượng, chủng loại hàng hoá, thực hiện thanh toán nhanh và chính xác

Cơ sở dữ liệu cho phép người quản lý có được thông tin tức thời nhanh chóng về hànghoá: số lượng bán, số lượng tồn kho,… Bên cạnh đó, các thông tin về khách hàng lưutrữ trong cơ sở dữ liệu giúp cho việc chăm sóc khách hàng được tốt hơn

Được thành lập năm 2002, công ty TNHH Toàn Thắng sau gần 16 năm hoạtđộng đã liên tục mở rộng thị phần trên toàn miền Bắc rồi đến thị trường cả nước, hìnhthành hệ thống khách hàng rộng lớn và vươn lên trở thành một trong những công ty

hàng đầu về phân phối các dòng xe du lịch, thương mại, xe chuyên dụng chính hãngHyundai Ngoài những thành công ban đầu đó, trong những năm tới công ty đang ngàymột mong muốn sẽ tiếp tục giữ vững uy tín, nâng cao thương hiệu, đẩy mạnh bánhàng, gia tăng doanh thu hơn nữa; phát triển mạnh mẽ hơn nữa trong tương lai Vì lẽ

đó, số lượng hàng hóa, dịch vụ sẽ ngày một tăng và ắt hẳn sẽ gặp phải không ít khókhăn do sự bất cập trong quản lý bán hàng như việc phải mất nhiều thời gian, côngsức, tiền của cho công tác quản lý bán hàng Sự bất cập trong quản lý bán hàng vẫncòn tồn tại, để hạn chế những hậu quả do thiếu sót trong quá trình hoạt động quản lýbán hàng, công ty TNHH Toàn Thắng nên có hệ thống thông tin quản lý bán hàng để

có thể quản lý bán hàng tốt hơn nhằm nâng cao được các sản phẩm của doanh nghiệpcũng như tổ chức và đánh giá đúng đắn hơn

Việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng mang lại rất nhiều ý nghĩa vàthuận lợi đối với công ty nhưng công ty phải làm sao để xây dựng được hệ thống thôngtin quản lý bán hàng hợp lý Do đó khóa luận đề xuất việc phân tích thiết kế hệ thốngthông tin quản lý bán hàng công ty TNHH Toàn Thắng là duy nhất và để phù hợp nhấtvới các hoạt động công ty, tận dụng cơ sở dữ liệu bán hàng, thiết lập phong cách làmviệc khoa học và minh bạch, điều chỉnh hàng hóa đem lại cho công ty hiệu quả caotrong quản lý bán hàng

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Thứ nhất, hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về phân tích và thiết kế hệthống thông tin trong doanh nghiệp như khái niệm, phân loại, phương pháp phân tíchthiết kế hệ thống

Thứ hai, hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về quản lý bán hàng, mô hìnhquản lý bán hàng nói chung và của công ty nói riêng

Thứ ba, trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý bán hàng tại công ty,

từ đó đưa ra một số đề xuất, giải pháp có thể áp dụng, tiến hành phân tích thiết kế hệthống thông tin quản lý bán hàng cho công ty nhằm tạo ra một hệ thống thông tin quản

lý bán hàng phù hợp và mang tính thiết thực đối với hoạt động quản lý bán hàng đemlại hiệu quả trong công việc

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu chủ yếu: HTTT quản lý bán hàng của công ty TNHHToàn Thắng

Khách thể nghiên cứu:

 Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin

 Công ty trách nhiện hữu hạn Toàn Thắng

Cụ thể, bao gồm các đối tượng:

Thứ nhất là hệ thống thông tin quản lý và các thành phần của hệ thống thông tinquản lý bán hàng

Thứ hai là hệ thống quản lý bán hàng, các thông tin về bán hàng, quy trình quản

lý bán hàng của công ty TNHH Toàn Thắng

Thứ ba là các kiến thức phân tích thiết kế hướng đối tượng

4 Phương pháp nghiên cứu

4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

4.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Dữ liệu thứ cấp là những thông tin đã được thu thập và xử lý trước đây vì cácmục tiêu khác nhau của công ty

Nguồn tài liệu bên trong: Bao gồm các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanhcủa công ty trong vòng 3 năm: 2015, 2016, 2017 được thu thập từ phòng hành chính,phòng kế toán, phòng nhân sự của công ty, từ phiếu điều tra phỏng vấn và các tài liệuthống kê khác

Nguồn tài liệu bên ngoài: Từ các công trình nghiên cứu khoa học, tạp chí, sáchbáo của các năm trước có liên quan tới đề tài nghiên cứu và từ internet

4.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

4.1.2.1 Phương pháp sử dụng phiếu điều tra

Nội dung: Bảng câu hỏi gồm các câu hỏi theo hai hình thức câu hỏi đóng và câuhỏi mở Các câu hỏi đều xoay quanh các hoạt động quản lý bán hàng

Cách thức tiến hành: Bảng câu hỏi sẽ được phát cho 20 anh/chị là nhữngchuyên viên cao cấp trong công ty để thu thập ý kiến

Mục đích: Nhằm thu thập những thông tin về hoạt động quy trình quản lý bánhàng của công ty để từ đó đánh giá được thực trạng quy trình và mô hình quản lý bán

hàng của công ty, biết được những yêu cầu của cần thiết của công ty đối với việc quản

lý bán hàng

4.1.2.2 Phương pháp phỏng vấn chuyên gia

Nội dung: Gồm các câu hỏi mở để phỏng vấn trực tiếp một chuyên gia quản lýtrực tiếp HTTT quản lý của công ty để có thể ghi chép các câu trả lời

Mục đích: Thu thập những thông tin chuyên sâu và chi tiết về các hoạt độngquản lý bán hàng tại công ty TNHH Toàn Thắng

4.2 Phương pháp phân tích và xử lý số liệu

Khóa luận được thực hiện trên cơ sở vận dụng tổng hợp các phương pháp nghiêncứu như phân tích, so sánh, thống kê, tổng hợp, việc phân tích thiết kế hệ thống thôngtin quản lý bán hàng tiến hành theo phương pháp hướng đối tượng

+ Phương pháp so sánh, đối chiếu: Đây là phương pháp đối chiếu giữa các chứcnăng điều tra được thông qua phiếu điều tra và qua quá trình quan sát thực tế Qua đógiúp ta có thể phân tích thết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho công tyTNHH Toàn Thắng một cách hiệu quả

+ Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: Đây là phương pháp phân tích

lý thuyết thành những bộ phận cấu thành, những mối quan hệ để nhận thức, phát hiện

và khai thác những khía cạnh khác nhau của lý thuyết về HTTT quản lý để từ đó chọnlọc những thông tin cần thiết phục vụ cho đề tài của mình Khóa luận sử dụngMicrosoft Excel để phân tích dữ liệu đã tổng hợp và phân loại trước đó MicrosoftExcel sẽ đưa ra các biểu đồ, đồ thị, hình vẽ minh họa dựa trên số liệu thu thập được.Sau khi đã thu thập được các số liệu (sơ cấp, thứ cấp) từ Microsoft Excel tiến hànhtổng hợp, phân tích, so sánh, đánh giá các dữ liệu thu thập được, có thể rút ra một sốđánh giá về thực trạng công tác quản lý bán hàng của công ty TNHH Toàn Thắng

5 Kết cấu khóa luận

Ngoài lời cảm ơn, lời mở đầu, danh mục bảng biểu hình vẽ, danh mục từ viết tắt,phụ lục khóa luận gồm 3 phần:

Chương 1: Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng.

Chương 2: Kết quả phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty TNHH Toàn Thắng.

Chương 3: Giải pháp phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng cho Công ty TNHH Toàn Thắng.

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ

HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG

1.1 NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN

1.1.1 Khái niệm cơ bản về HTTT

Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có những mối quan hệ

ràng buộc lẫn nhau và chúng cùng hoạt động để hướng tới một mục tiêu chung

Phần tử có thể là vật chất hoặc phi vật chất: con người, máy móc, thông tin, dữliệu, phương pháp xử lý, quy tắc, quy trình xử lý

Mục tiêu của hệ thống là lý do tồn tại của hệ thống Để đạt được mục tiêu, hệthống cần tương tác với môi trường bên ngoài của nó

Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau cùng

làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin, dữ liệu và cung cấp một

cơ chế phản hồi để đạt được một mục tiêu định trước

Mục đích của HTTT thể hiện tùy theo từng lĩnh vực khác nhau Trong việc quảntrị nội bộ, HTTT sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội bộ, thống nhất trong hành động,duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế trong cạnh tranh với các đối thủ cùnglĩnh vực Với bên ngoài, HTTT giúp nắm bắt được nhiều thông tin về khách hàng hơn,hay việc cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo điều kiện cho sự phát triển

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý

của tổ chức Hệ thống bao gồm con người, thiết bị, quy trình thu thập, phân tích, đánhgiá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạnthảo các quyết định trong tổ chức

Hệ thống thông tin quản lý không nhất thiết phải cần đến máy tính, mặc dù ngàynay công nghệ thông tin thủ công có thể sử dụng giấy và bút và vẫn được sử dụng rộngrãi ở các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay Hệ thống thông tin vi tính (ComputerBased Information System) dựa vào công nghệ phần cứng và phần mềm máy tính để

xử lý và phổ biến thông tin

Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một quá trình xử lý dữ liệu của một hệthống thông tin có thể nhóm thành các nhóm chính sau:

Thứ nhất, nhập dữ liệu: hoạt động thu và nhận dữ liệu từ trong doanh nghiệphoặc từ môi trường bên ngoài để xử lý trong một HTTT

Thứ hai, xử lý thông tin: Quá trình chuyển đổi từ những dữ liệu hỗn hợp bênngoài thành dạng có ý nghĩa đối với người sử dụng

Thứ ba, xuất dữ liệu: Sự phân phối các thông tin đã được xử lý tới những ngườihoặc những hoạt động cần sử dụng những thông tin đó

Thứ tư, lưu trữ thông tin: Các thông tin không chỉ được xử lý để sử dụng ngay tạithời điểm doanh nghiệp thu nhận nó, mà hơn thế, trong tương lai, khi tiến hành phântích để xây dựng các kế hoạch mới hoặc đưa ra các quyết định có tính hệ thống, cácthông tin cũng là một trong các hoạt động quan trọng của hệ thống thông tin Cácthông tin được lưu trữ dưới dạng trường, file, báo cáo và cơ sở dữ liệu.

Thứ năm, thông tin phản hồi: Hệ thống thông tin thường được điều khiển thôngqua các thông tin phản hồi Thông tin phản hồi là những dữ liệu xuất, giúp cho bảnthân những người điều hành mạng lưới thông tin có thể đánh giá lại và hoàn thiện quátrình thu thập và xử lý dữ liệu mà họ đang thực hiện

1.1.2 Những khái niệm cơ bản về HTTT quản lý bán hàng

Hàng hóa là sản phẩm của lao động, có thể thỏa mãn nhu cầu nào đó của conngười thông qua trao đổi hay buôn bán

Theo quan niệm cổ điển: “Bán hàng là hoạt động thực hiện sự trao đổi sản phẩm hay dịch vụ của người bán chuyển cho người mua để được nhận lại từ người mua tiền, vật phẩm hoăc giá trị trao đổi đã thỏa thuận”

Bán hàng là nền tảng trong kinh doanh đó là sự gặp gỡ của người bán và ngườimua ở những nơi khác nhau giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu nếu cuộc gặp gỡthành công trong cuộc đàm phán về việc trao đổi sản phẩm

Quản lý bán hàng luôn hướng tới dựa vào hệ thống quản lý để quản lý hàng hóa

và quản lý con người để đạt được mục tiêu chiến lược marketing và lợi nhuận mà công

ty đã đề ra

Công việc cụ thể của quản lý bán hàng

- Thiết lập chiến lược phân phối

- Huấn luyện nâng cao kỹ năng

- Đo lường, đánh giá hiệu quả bán hàng

Nhiệm vụ của quản lý bán hàng là phân phối hàng hóa đến những kênh phân phốitheo mục tiêu đã đề ra nhằm tối ưu việc hiện diện của hàng hóa, dịch vụ với chi phíhợp lý, đạt hiệu quả tối đa và đạt được mục tiêu marketing dài hạn cũng như ngắn hạn

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

Ngày nay, việc quản lý bán hàng bằng phần mềm không còn là điều quá xa lạ.Công nghệ tiên tiến giúp các doanh nghiệp có thể theo dõi và quản lý công tác kinhdoanh một cách tối ưu và hiệu quả Có thể thấy rõ ở những điểm sau:

Có thế truy cập không giới hạn về thời gian.

Quản lý dễ dàng đội ngũ bán hàng rải rác ở các vùng miền khác nhau

Thông tin về các sản phẩm mới tức thì và liên tục cập nhật tình trạng các sản

phẩm hiện tại.

Quản lý khách hàng hiệu quả

Thống kê các số liệu của cửa hàng một cách chính xác và nhanh chóng

Sự hỗ trợ của công nghệ dường như khiến mọi việc trở nên dễ dàng hơn rấtnhiều Thay vì mất thời gian và công sức vào việc ghi chép sổ sách, giấy tờ và làm cácthao tác tính toán trên máy tính đơn giản thì chỉ việc sử dụng một phần mềm quản lýhiệu quả doanh số bán hàng, doanh thu, chi phí,…

1.2 MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

1.2.1 Một số lý thuyết về hệ thống thông tin cần xây dựng

1.2.1.1 Quy trình phân tích, thiết kế HTTT

Quy trình xây dựng HTTT quản lý bán hàng gồm các bước sau

Giai đoạn 1: Khảo sát

Khảo sát hiện trạng là giai đoạn đầu tiên trong quá trình phát triển một hệthống thông tin Nhiệm vụ chính trong giai đoạn này là tìm hiểu, thu thập thông tincần thiết để chuẩn bị cho việc giải quyết các yêu cầu được đặt ra Giai đoạn khảosat trải qua hai bước:

Bước 1:

-Khảo sát sơ bộ: Tìm hiểu các yếu tố cơ bản( tổ chức, văn hóa, đặc trưng, conngười,…) tạo tiền đề phát triển HTTT phù hợp với hàng hóa, dịch vụ và doanh nghiệp

-Khảo sát chi tiết: Thu thập thông tin chi tiết của hệ thống ( chức năng xử lý

thông tin được phép nhập và xuất khỏi hệ thống, ràng buộc, giao diện cơ bản, nghiệpvu) phục vụ cho việc phân tích và thiết kế

Bước 2: Đặt ra vấn đề trọng tâm cần giải quyết, như:

-Thông tin đưa vào hệ thống phải như thế nào?

-Dữ liệu hiển thị và xuất ra khác nhau ở những điểm nào?

-Ràng buộc giữa các đối tượng trong hệ thống cần được xây dựng ra sao?

-Chức năng và quy trình xử lý của hệ thống phải đảm bảo những yêu cầu nào?-Cần sử dụng những giải pháp nào? Tính khả thi của từng giải pháp ra sao?

Từ những thông tin thu thập được và vấn đề đã được đặt ra thì cần biết chọn lọcnhững yếu tố cần thiết để cấu thánh hệ thống thông tin riêng cho doanh nghiệp

Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống

Trong quá trình xây dựng hệ thống thông tin, phân tích ( hay đặc tả) có cácnhiệm vụ sau:

-Thiết lập cách nhìn tổng quan rõ ràng về hệ thống và các mục đích chính của hệthống cần xây dựng.

-Liệt kê các nhiệm vụ mà hệ thống cần thực hiện

-Phát triển một bộ từ vựng để mô tả bài toán cũng như những vấn đề liên quantrong miền quan tâm của bài toán

-Đưa ra hướng giải quyết bài toán

Như vậy, phân tích chỉ dừng lại ở mức xác định các đặc trưng mà hệ thống cầnphải xây dựng là gì, chỉ ra khái niệm liên quan và tìm ra hướng giải quyết bài toán chứchưa quan tâm đến cách thực hiện xây dựng hệ thống như thế nào

Giai đoạn 3: Thiết kế

Thiết kế là việc áp dụng các công cụ, phương pháp, thủ tục để tạo ra mô hình hệthống cần sử dụng Sản phẩm cuối cùng của giai đoạn thiết kế là đặc tả hệ thống ởdạng nó tồn tại thực tế sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyểnthành chương trình và cấu trúc hệ thống Thiết kế trả lời cho câu hỏi như thế nào thay

vì câu hỏi cái gì như trong phân tích Mục tiêu của thiết kế là phải xác định hệ thống sẽđược xây dựng như thế nào dựa trên kết quả của pha phân tích

Đưa ra các phần tử hỗ trợ giúp cấu thành nên một hệ thống hoạt động thực sự.Định nghĩa một chiến lược cài đặt cho hệ thống

Giai đoạn 4: Thực hiện

Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định Giaiđoạn này bao gồm các công việc sau:

- Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu ( SQL Server, Oracle, MySQL,…) và càiđặt cơ sở dữ liệu cho hệ thống

- Lựa chọn công cụ lập trình để xây dựng các modules chương trình của hệthống ( Microsoft Visual studio, PHP Designer, )

- Lựa chọn công cụ để xây dựng giao diện hệ thống ( DevExpress, Dot Net Bar,

…)

Giai đoạn 5: Kiểm thử

- Trước hết phải lựa chọn công cụ kiểm thử

- Kiểm chứng các modules chức năng của hệ thống thông tin, chuyển các thiết

kế thành các chương trình ( phần mềm)

- Thử nghiệm HTTT

- Cuối cùng là khắc phục các lỗi

- Viết test theo yêu cầu

Kết quả cuối cùng là một HTTT đạt yêu cầu đặt ra

Giai đoạn 6: Triển khai và bảo trì

- Lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống

- Cài đặt phần mềm.

- Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển đổi dữliệu, bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống, tổ chức hệ thống quản lý và bảo trì

- Phát hiện các sai sót, khuyết điểm của httt

- Đào tạo và hướng dẫn sử dụng

- Cải tiến và chỉnh sửa HTTT

- Bảo hành

- Nâng cấp chương trình khi có phiên bản mới

1.2.1.2 Các phương pháp phân tích, thiết kế HTTT

Có 3 phương pháp phân tích thiết kế HTTT, chủ yếu là phương pháp thiết kế hệthống cổ điển (thiết kế phi cấu trúc), phương pháp phân tích thiết kế hệ thống bán cấutrúc và phương pháp phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc

Phương pháp thiết kế hệ thống cổ điển( thiết kết phi cấu trúc)

- Gồm các pha (phase): Khảo sát, thiết kế, viết lệnh, kiểm thử đơn lẻ, kiểm thửtrong hệ con, kiểm thử trong toàn hệ thống

- Việc hoàn thiện hệ thống được thực hiện theo hướng “bottom-up” (từ dưới lên)

và theo nguyên tắc tiến hành tuần tự từ pha này tới pha khác

Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống bán cấu trúc

- Một loạt các bước “bottom-up” như viết lệnh và kiểm thử được thay thế bằnggiai đoạn hoàn thiện “top-down” Nghĩa là các modun mức cao được viết lệnh và kiểmthử trước rồi đến các modun chi tiết ở mức thấp hơn

Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc

Đặc điểm của phương pháp này là các hoạt động có thể thực hiện song song, mỗihoạt động có thể cung cấp những sửa đổi phù hợp cho một hoặc nhiều hoạt động trước đó.Các phương pháp hướng chức năng: Phương pháp SADT (Structured Analysisand Design Technie); Phương pháp MERISE (Method pour Rassembler les Idees SansEffort); Phương pháp CASE (Computer-Aided System Engineering);

Phương pháp hướng đối tượng

- Phương pháp HOOD (Hierarchical Object Oriented Design) là phương phápđược lựa chọn để thiết kế các hệ thống thời gian thực Phương pháp này yêu cầu phầnmềm phải được mã hóa bằng ngôn ngữ lập trình ADA Do vậy phương pháp này chỉ

hỗ trợ cho việc thiết kế các đối tượng mà không hỗ trợ cho các tính năng kế thừa vàphân lớp

- Phương pháp RDD (Responsibility Driven Design) dựa trên việc mô hình hóa

hệ thống thành các lớp Các công việc mà hệ thống phải thực hiện được phân tích vàchia ra cho các lớp của hệ thống Các đối tượng trong các lớp của hệ thống trao đổi các

thông báo với nhau nhằm thực hiện công việc đặt ra Phương pháp RDD hỗ trợ cho cáckhái niệm về lớp, đối tượng và kế thừa trong cách tiếp cận hướng đối tượng.

- Phương pháp OMT (Object Modelling Technique) là một phương pháp được

xem là mới nhất trong cách tiếp cận hướng đối tượng Phương pháp này đã khắc phụcđược một số nhược điểm của các phương pháp tiếp cận hướng đối tượng trước mắc phải

1.2.1.3 Phân tích thiết kế hệ thống theo hướng đối tượng

Để phân tích và thiết kế một phần mềm thì có nhiều cách làm, một trong nhữngcách làm đó là xem hệ thống gồm những đối tượng sống trong đó và tương tác vớinhau Việc mô tả được tất cả các đối tượng và sự tương tác của chúng sẽ giúp chúng tahiểu rõ hệ thống và cài đặt được nó Phương pháp này gọi là phân tích thiết kế hướngđối tượng ( OOAD)

Với cách tiếp cận hướng đối tượng thì các chức năng của hệ thống được biểudiễn thông qua cộng tác của các đối tượng Việc thay đổi tiến hóa chức năng sẽ khôngảnh hưởng tới cấu trúc tĩnh của phần mềm Sức mạnh của tiếp cận hướng đối tượng làviệc tách và nhập được thực hiện nhờ tập phong phú các cơ chế tích hợp của chúng.Khả năng thống nhất cao những cái nó được tách ra để xây dựng các thực thể phức tạp

từ các thực thể đơn giản

Ưu điểm:

- Gần gũi với thế giới thực

- Tái sử dụng dễ dàng

- Đóng gói che giấu thông tin làm cho HTTT tin cậy hơn

- Thừa kế làm giảm chi phí, hệ thống có tính mở cao hơn

- Xây dựng hệ thống phức tạp

Nhược điểm:

- Phức tạp, khó theo dõi được luồng dữ liệu do có nhiều luồng dữ liệu ở đầu vào

- Giải thuật lại không phải vấn đề trọng tâm của phương pháp này

Tiếp cận hướng đối tượng đã tỏ rõ lợi thế khi lập trình với các hệ thống phức tạp.Những người phát triển phần mềm nhận thấy rằng phát triển phần mềm hướng đốitượng sẽ cho lại phần mềm thương mại chất lượng cao, tin cậy, dễ mở rộng và sử dụnglại, chạy trơn tru và phù hợp với yêu cầu người dùng mong đợi

1.2.2 Một số công cụ phát triển HTTT

Microsoft Visual Studio

Microsoft Visual Studio là một môi trường phát triển tích hợp (IDE)

từ Microsoft Nó được sử dụng để phát triển chương trình máy tính cho MicrosoftWindows, cũng như các trang web, các ứng dụng web và các dịch vụ web Nó có thểsản xuất cả hai ngôn ngữ máy và mã số quản lý

Visual Studio bao gồm một trình soạn thảo mã hỗ trợ IntelliSense cũng như cảitiến mã nguồn Trình gỡ lỗi tích hợp hoạt động cả về trình gỡ lỗi mức độ mã nguồn và

gỡ lỗi mức độ máy Công cụ tích hợp khác bao gồm một mẫu thiết kế các hình thứcxây dựng giao diện ứng dụng, thiết kế web, thiết kế lớp và thiết kế giản đồ cơ sở dữliệu Nó chấp nhận các plug-in nâng cao các chức năng ở hầu hết các cấp bao gồmthêm hỗ trợ cho các hệ thống quản lý phiên bản (như Subversion) và bổ sung thêm bộcông cụ mới như biên tập và thiết kế trực quan cho các miền ngôn ngữ cụ thể hoặc bộcông cụ dành cho các khía cạnh khác trong quy trình phát triển phần mềm

Visual Basic.NET

Visual Basic.NET (VB.NET) là ngôn ngữ lập trình khuynh hướng đối tượng(Object Oriented Programming Language) do Microsoft thiết kế lại từ con số không.Visual Basic.NET (VB.NET) không kế thừa VB6 hay bổ sung, phát triển từ VB6 mà

là một ngôn ngữ lập trình hoàn toàn mới trên nền NET Framework Do đó, nó cũngkhông phải là VB phiên bản 7 Thật sự, đây là ngôn ngữ lập trình mới và rất lợi hại,không những lập nền tảng vững chắc theo kiểu mẫu đối tượng như các ngôn ngữ lậptrình hùng mạnh khác đã vang danh C++, Java mà còn dễ học, dễ phát triển và còn tạomọi cơ hội hoàn hảo để giúp ta giải đáp những vấn đề khúc mắc khi lập trình Hơnnữa, dù không khó khăn gì khi cần tham khảo, học hỏi hay đào sâu những gì xảy rabên trong … hậu trường OS, Visual Basic.NET (VB.NET) giúp ta đối phó với cácphức tạp khi lập trình trên nền Windows và do đó, ta chỉ tập trung công sức vào cácvấn đề liên quan đến bán hàng, công việc hay doanh nghiệp mà thôi

đa người dùng, công cụ trực quan với một bộ tính năng tuyệt vời, giúp các nhà phântích, kiểm tra, quản lý bán hàng, nhân viên kiểm soát chất lượng và nhân viên triểnkhai trên khắp thế giới để xây dựng và chú giải mạnh mẽ Enterprise Architect là mộtmôi trường giúp thiết kế và xây dựng phần mềm, mô hình hóa quy trình kinh doanh,phát triển hệ thống nhúng và thời gian thực Với khả năng tích hợp quản lý các yêucầu, Enterprise Architect giúp người dùng có thể truy vết ở mức độ cao những mô hìnhđặc tả phân tích, thiết kế, thực thi, kiểm thử, bảo trì sử dụng UML, SysML, BPMN vàcác mô hình chuẩn khác Enterprise architect là một công cụ thiết kế đồ họa đa ngườidùng hỗ trợ mạnh mẽ một nhóm phát triển và bảo trì hệ thống ENTERPRISEARCHITECT là một công cụ mạnh giúp phát triển nhiều hệ thống khác nhau, tuy

nhiên, trong khuân khổ tài liệu, sẽ chỉ đề cập tới những hộ trợ trong việc phát triểnphần mềm.

1.3 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU

Các hệ thống thông tin quản lý không còn xa lạ với các doanh nghiệp khi nhu cầuquản lý thông tin một cách có hệ thống trở nên vô cùng cấp thiết và ảnh hưởng khôngnhỏ đến hiệu quả sản xuất – kinh doanh cũng như khả năng cạnh tranh và sự tồn tạicủa doanh nghiệp Đã có không ít đề tài nghiên cứu trong và ngoài nước về đề tài nàynhằm tìm ra lối đi mới trong việc quản trị quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụtrong doanh nghiệp:

1.3.1.Tình hình nghiên cứu trong nước

+ Nguyễn Công Dũng (2015) lớp CT15 luận văn tốt nghiệp “Phân tích và thiết

kế hệ thống bán hàng tại siêu thị” khoa công nghệ thông tin trường Đại học Đông Đô,nội dung mà đề tài giải quyết được là phân tích, khảo sát hiện trạng và phân tích thiết

kế hệ thống bán hàng theo phương pháp hướng đối tượng tuy nhiên cơ sở nghiên cứu

lý luận chưa chặt chẽ, chưa phân tích sâu

+ Trong luận văn tốt nghiệp “Phân tích và thiết kế hệ thống bán hàng tại doanhnghiệp thương mại Đức An” năm 2013 tác giả Trần Thùy Trang khoa Công nghệthông tin, trường Đại học Vinh đã tìm hiểu và đánh giá được thực trạng quản lý bánhàng của doanh nghiệp, đưa ra các cơ sở lý thuyết đầy đủ và các chức năng cơ bản của

hệ thống quản lý nhân lực; đề tài xây dựng HTTT quản lý bán hàng với các chức năng:quản lý hóa đơn, tính tồn kho theo ngày nhập, tên hàng hóa theo quý, năm, quản lýhàng hóa, quản lý khách hàng, lập báo cáo… nhằm cung cấp cho bộ máy quản trịdoanh nghiệp thương mại Đức An công cụ quản lý hàng hóa đồng bộ, chi tiết, đồngthời giám sát chặt chẽ số lượng hàng hóa ra vào kho cũng như nắm được thông tinkhách hàng mua hàng của doanh nghiệp một cách hệ thống Nhưng đề tài vẫn chưakhắc phục được những nhược điểm cơ bản của phương pháp phân tích, thiết kế HTTTquản lý theo hướng chức năng như: việc tái sử dụng dễ dàng; đóng gói, che giấu thôngtin làm tăng tin an toàn cho hệ thống và đặc biết là tính kế thừa cao, làm giảm chi phí.+ Năm 2016 tác giả Nguyễn Thị Thuỳ Dương đã làm luận văn : “Phân tích, thiết

kế và xây dựng HTTT quản lí bán hàng công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái BìnhDương”, Khoa tin học kinh tế, Đại học Kinh Tế Quốc Dân Chương trình phần mềmquản lý bán hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương đã đáp ứngđược những yêu cầu cơ bản trong hệ thống quản lý bán hàng Chương trình đã quản lýđược các giao dịch trong ngày tại công ty, chương trình cũng theo dõi được quá trìnhthực hiện giao dịch của từng nhân viên Chương trình cũng cho phép người sử dụngtìm kiếm các thông tin về khách hàng theo các tiêu thức khác nhau, cho người sử dụnglựa chọn đồng thời chương trình lập được các báo cáo theo từng giai đoạn cụ thể theo

từng loại khách hàng thực hiện giao dịch Tuy nhiên đề tài thiết kế giao diện chươngtrình chưa gần gũi, cách cập nhật không dễ dàng, thống nhất trên tất cả các chức năng.

1.3.2 Tình hình nghiên cứu ngoài nước

+ Vicki A.Benge (2012), Article “The advantages of using System analysis &design to improve business quality”, Chron online newspaper Bài báo khẳng địnhnhững lợi ích mà việc phân tích và thiết kế HTTT quản lý mang lại cho doanh nghiệp,đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ

+ Bài nghiên cứu của tác giả Chokgijgarn, Paulpone được viết năm 1995, MasterProject “Analysis/Design and Documentation of an Information System for anAutomobile Dealership in Thailand”, library.uis.edu Bài nghiên cứu đã phân tích,thiết kế hệ thống thông tin quản lý chung bao gồm cả quản lý việc cung cấp các dịch

vụ của công ty nhằm giúp chủ công ty giải quyết vấn đề không trùng khớp số liệu, thấtthoát doanh thu dịch vụ cung cấp

Qua những bài báo, những đề tài nghiên cứu trên có thể thấy được xu hướng đầu

tư, xây dựng HTTT quản lý trong doanh nghiệp rất phổ biến và được quan tâm cảtrong và ngoài nước Việc nên xây dựng một HTTT quản lý cho doanh nghiệp thươngmại đặc biệt là để quản lý hàng hóa và dịch vụ - những đối tượng kinh doanh chínhđược đánh giá là rất có ích cho việc quản lý, ra quyết đinh, tăng doanh thu và khả năngcạnh tranh Tuy nhiên, việc này cũng đặt ra câu hỏi, nên xây dựng HTTT quản lý hànghóa và dịch vụ như thế nào và bằng phương pháp nào để phù hợp với quy mô và lĩnhvực hoạt động của một doanh nghiệp cụ thể, để việc đầu tư thời gian, tiền bạc và trí lựccon người có hiệu quả như mong đợi Trước những đòi hỏi chung của thời điểm màmọi doanh nghiệp đều cố gắng giảm chi phí tìm kiếm, tổng hợp và đồng thời nâng caochất lượng quản lý thông tin bán hàng đề tài là duy nhất và khắc phục những tồn tại đểgiúp quá trình quản lý bán hàng và cung cấp dịch vụ được hiệu quả hơn

CHƯƠNG 2 KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TOÀN THẮNG

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TOÀN THẮNG

2.1.1 Thông tin cơ bản

Công ty TNHH Toàn Thắng được thành lập vào năm 2002

 Địa chỉ : Số 245A, Đường Nguyễn Lương Bằng, Phường ThanhBình, Thành phố Hải Dương, Hải Dương

 Tên đầy đủ : Công ty Trách nhiệm hữu hạn Toàn Thắng

 Tên giao dịch : TOAN THANG CO.,LTD

 Mã số thuế: : 0800265622

 Website : hyundaihaiduong.com

 Điện thoại : 03203897777/ 03203895668

 Người đại diện : Lê Minh Tân

2.1.2 Quá trình thành lập và phát triển của công ty

Công ty TNHH Toàn Thắng được thành lập bởi ông Lê Minh Tân, chính thứchoạt động từ ngày 1/11/2002 theo quyết định của sở kế hoạch đầu tư thành phố HảiDương với lĩnh vực kinh doanh là đại lý ô tô và loại xe có động cơ khác Qua thời gianđầu xây dựng hệ thống cơ cấu bộ máy tổ chức với nhiều khó khăn ban đầu, đi vào hoạtđộng từ năm 2002 đến nay công ty tiếp tục ổn định và phát triển

Năm 2002-2008: Đây là giai đoạn hình thành và phát triển mạnh của công tyTNHH Toàn Thắng nhiều trang thiết bị hiện đại được đưa vào lắp đặt nhằm tăngcường kịp thời vận chuyển vật tư lắp ráp ô tô nhanh nhất và chủ động nhất

Năm 2008-2010: Công ty mở rộng quy mô và nhập thêm nhiều sản phẩm mới.Ngày 24/5/2010 Công ty TNHH Toàn thắng khai trương đại lý HyunDai HảiDương tại địa chỉ số 245A, đường Nguyễn Lương Bằng, Thành phố Hải Dương Đây

là đại lý cấp 1 duy nhất của tập đoàn HyunDai Thành công được đặt tại Hải Dương đạttiêu chuẩn quốc tế 3s của tập đoàn HyunDai Hàn Quốc bao gồm showroom bán hàngtrưng bày các dòng xe của hãng HyunDai, khu nhà điều hành và xưởng dịch vụ vớitổng số vốn đầu tư hơn 50 tỷ đồng

Năm 2010-2018: Công ty trách nhiệm hữu hạn Toàn thắng trong những năm vừaqua luôn mang đến cho khách hàng những sản phẩm, dịch vụ tốt nhất; doanh nghiệpluôn hoạt động hiệu quả và thực hiện đúng các nội dung đã cam kết đồng thời thựchiện nghĩa tốt vụ thuế đối với nhà nước

2.1.3 Cơ cấu tổ chức công ty

Công ty TNHH Toàn Thắng đã xây dựng được một đội ngũ cán bộ nhân sự giàukinh nghiệm trong lĩnh vực kinh tế, cơ khí, điện tử, công nghệ ô tô, CNTT được đàotạo từ các trường đại học, cao đẳng danh tiếng

Số lượng cán bộ nhân viên chính thức: 100 nhân viên (tính đến 9/2018)

Số nhân lực có trình độ đại học trở lên: 35 người, chiếm tỷ lệ 35% trong tổng sốnhân lực.

Số nhân lực tốt nghiệp khối khối kinh tế là 7 người, không có người tốt nghiệpĐại học Thương Mại

2.1.4 Lĩnh vực kinh doanh của công ty

Công ty TNHH Toàn Thắng đã được tập đoàn Hyundai Thành Công Việt Nam

ký hợp đồng là Đại lý uỷ quyền của tập đoàn tại tỉnh Hải Dương đầu tư và xây dựngtheo tiêu chuẩn 3S ( gọi tắt là HYUNDAI HẢI DƯƠNG) chuyên phân phối các dòng

xe du lịch, thương mại, xe chuyên dụng chính hãng Hyundai và dịch vụ bảo hành, bảodưỡng, sửa chữa xe ô tô

Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty là đại lý ô tô và xe có động cơkhác; lĩnh vực kinh tế: kinh tế tư nhân, loại hình kinh tế: trách nhiệm hữu hạn; loạihình tổ chức: tổ chức kinh tế sản xuất kinh doanh dịch vụ, hàng hóa

+ Ngành nghề kinh doanh:

- Cung cấp các loại ô tô nhãn hiệu HyunDai Hàn Quốc

- Dịch vụ sau bán hàng

- Nhập khẩu linh kiện, phụ tùng chính hãng HyunDai Hàn Quốc

- Gia công máy móc thiết bị cơ khí quốc tế

- Kinh doanh xuất nhập khẩu sản phẩm xe ô tô HyunDai các loại

- Thiết kế phương tiện vận tải đường bộ

- Đóng mới thùng bệ chở khách, xe tải

- Sản xuất, lắp ráp phương tiện vận tải

-Sửa chữa, bảo dưỡng cho tất cả các loại xe ô tô của mọi nhãn hiệu

2.1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty

Năm 2010, công ty chính thức mở đại lý chính thức HyunDai Hải Dương vớinguồn vốn đầu tư 50 tỷ đồng Bảng sau đây là một số chỉ tiêu về kết quả hoạt độngkinh doanh 3 năm 2015, 2016, 2017

Bảng 2.2: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (đơn vị: tỷ VNĐ)

(Nguồn: Phòng tài chính kế toán của công ty)

Biểu đồ 2.1: Biểu đồ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

bị mới lúc này đã đi vào giai đoạn hoạt động ổn định, qua đó ta có thể thấy rằng công

ty đã có những quyết định chi tiêu mang lại kết quả phù hợp nhất định cho công ty

2.2 THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG

2.2.1 Quy trình quản lý bán hàng của công ty

Hiện đối tác của công ty rất đa dạng, gồm nhiều doanh nghiệp, tổ chức thuộcchính phủ và cả tư nhân với các quy mô khác nhau Sau khi khách hàng có nhu cầumua xe, sửa chữa, bảo dưỡng, thay lắp,… nhân viên tiếp nhận các đơn hàng từ phíakhách hàng, bộ phận chuyên môn sẽ làm việc với khách hàng để nắm bắt yêu cầu

khách hàng, đồng thời làm việc với ban kiểm tra chất lượng, phòng kế toán để quản lýcác khoản doanh thu, chi phí; phòng hành chính để quản lý thông tin khách hàng vàcung cấp hàng, dịch vụ.

Trong quá trình triển khai bán hàng, song song với các hoạt động kỹ thuật có rấtnhiều việc quản lý cần được thực hiện để đảm bảo thành công của công việc bán hàng.Quá trình triển khai cung cấp dịch vụ hàng hóa phải đảm bảo các hoạt động theodõi và kiểm soát quy trình được thực hiện một cách nghiêm túc, hiệu quả bao gồm cáchoạt động chính sau:

- Quản lý phạm vi sản phẩm: Quản lý sản phẩm, dịch vụ sửa chữa; quản lý yêucầu và thay đổi yêu cầu

- Quản lý chi phí bao gồm: Chi phí nhân công, Chi phí triển khai

- Quản lý tiến trình: Lập kế hoạch sửa chữa

- Quản lý chất lượng : Thực hiện các hoạt động đảm bảo chất lượng, thực hiệncác hoạt động kiểm soát chất lượng

- Quản lý nguồn nhân lực: Xây dựng đội ngũ nhân viên cố vấn, kỹ thuật, cơ điện,

…

- Quản lý rủi ro: Thực hiện các hoạt động khắc phục và phòng ngừa rủi ro, đánhgiá lại các rủi ro

- Quản lý mua sắm: Thực hiện việc mua sắm theo kế hoạch

- Quản lý những thông tin về khách hàng: bao gồm sửa thông tin khách hàng,thêm thông tin khách hàng và tìm kiếm thông tin khách hàng, xóa thông tin kháchhàng

- Quản lý những thông tin về nhân viên: : bao gồm sửa thông tin nhân viên, thêmthông tin nhân viên và tìm kiếm thông nhân viên, xóa thông tin nhân viên

- Quản lý thông tin về gian hàng: bao gồm sửa thông tin gian hàng, thêm thôngtin gian hàng và tìm kiếm thông gian hàng, xóa thông gian hàng

- Quản lý hợp đồng: khách hàng khi muốn đặt mua sản phẩm hay dịch vụ củacông ty sẽ gửi đề nghị đến bộ phận bán hàng, qua đó bộ phận bán hàng lập đơn đặthàng cho khách Bộ phận bán hàng lập hợp đồng cho khách hàng, nếu là khách hàng

cũ sẽ tiến hành tái kí cho khách hàng Chức năng này không có chức năng xóa hợpđồng, vì thông tin những hợp đồng đã hết thời hạn hoặc khách hàng không bán hàngtrên website của công ty nữa vẫn cần lưu lại

- Quản lý hóa đơn: Khi khách hàng nộp tiền thuê gian hàng và dịch vụ, công tythu tiền và lập hóa đơn thanh toán cho khách hàng, khách hàng có thể thanh toán hếthoặc thanh toán theo định kì

- Báo cáo thống kê: Bộ phận kế toán và bộ phận bán hàng lập báo cáo, thống kê

về gian hàng, dịch vụ, khách hàng, doanh thu theo tháng và theo yêu cầu cho bangiám đốc

2.2.2 Thực trạng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty TNHH Toàn Thắng

Bảng 2.3: Bảng thông tin chi tiết trang thiết bị phần cứng tại công ty

- Mac OS X 10.8 Mountain Lion

- CPU: Intel Core i5 (2 Core) 2.5Ghz Boost

- 37ppm A4 (Black/Draft), 38ppm A4 (Colour/Draft), 5760x1440dpi

- O/Bay HS 2.5in SATA/SAS

Máy chủ

Độ phân giải: 5.0 Megapixel Image Sensor

* Công nghệ: HD - TVI up to 5MP resolution

* Công nghệ EXIR hồng ngoại xa 20m, IP66, 20fps@5MP hoặc 25fps(P)/30fps(N)

@ với độ phân giải 4MP, DNR giảm nhiễu khi xem đêm, Phát hiện chuyển động (Motion Detection)

* Độ nhạy sáng tối thiểu: 0.1 Lux

@(F1.2,AGC ON), 0 Lux with IR

Trong đó, kiến trúc mạng được mô tả rõ ràng: mạng LAN, được bố trí theo kiểuhình nhánh Các thiết bị mạng được đặt tại địa điểm an toàn, có phòng máy riêng.Trong đó có máy chủ và các thiết bị mạng Chỉ những người có nhiệm vụ mới đượcphép ra vào, tủ đặt máy chủ có khóa Các phần mềm mạng được cập nhật bản nângcấp, sửa lỗi mới nhất

Công ty đã và đang sử dụng các phềm mềm như Office 2003, Office 2007,Office2010, Office2013… tại các phòng ban công ty ; phần mềm kế toán MISA.Phần mềm thiết kế: Adobe Photoshop CS6, Adobe Illustrator,… Phần mềm chỉnhsửa ảnh : Adobe Photoshop CC Phần mềm chỉnh sửa video: Camtasia Studio 9 …Phần mềm biên tập flash: Sothink SWF Decompiler Phần mềm gõ tiếng Việt: Unikey.Trình duyệt Web: Internet Explorer, Chorme, Firefox,… Điều khiển các máy tính từxa: teamViewer 12 Phần mềm biên tập flash: Sothink SWF Decompiler, Chat nhóm:Skype

Mạng

Mạng mà công ty dùng hiện nay là mạng LAN, wifi, Internet Khi truyền, gửinhững thông tin quan trọng công ty dùng mạng LAN để truyền Trang thiết bị mạng:máy tính được nối với nhau qua dây dẫn, thiết bị kết nối như môđem, hub, switch.Hiện tại công ty đã lựa chọn sử dụng mạng của nhà mạng FPT Telecom với tốc độinternet rất nhanh và ổn định, đảm bảo cho quá trình làm việc và kinh doanh của công

ty Mạng cục bộ có sử dụng hệ thống an ninh: tường lửa, nhằm ngăn chặn người dùngtruy cập vào các thông tin không mong muốn và ngăn người dùng từ bên ngoài truynhập các thông tin bảo mật

Công ty trách nhiệm hữu hạn toàn thắng có website chính thức tại địa chỉ : http://hyundaihaiduong.com/ Đây là website chính của công ty được nhiều sự quan tâm vànhiều lượt truy cập mỗi ngày

Website là một trong những công cụ hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động quảng báthông tin, quảng bá dịch vụ kinh doanh, là cánh tay đắc lực cho chiến lược marketingcủa mỗi doanh nghiệp

Hình 2.1 Website của công ty

- Về giao diện : Thiết kế website đơn giản trên mã nguồn wordpress nhưng đảmbảo tính logic, cung cấp đầy đủ thông tin Màu sắc hài hòa, đơn giản, đẹp mắt, tạo cảmgiác chuyên nghiệp, thân thiện cho khách hàng ngay từ lần đầu ghé thăm website

- Khả năng tương tác : Web có hiển thị phần chát trên facebook( mạng xã hội lớnnhất hành tinh) ở góc bên phải phía bên dưới của màn hình, và hotline 0904222118đảm bảo giải đáp thắc mắc của khách hàng một cách nhanh chóng, kịp thời

- Về các danh mục : Web có các danh mục riêng biệt về các dịch vụ, sản phẩm,mua xe, bảng giá xe, đăng ký lái thử, tin tức, thông tin, liên hệ,… Web có các danhmục riêng biệt về giá bán để khách hàng tiện xem về giá cả, thông tin khuyến mãi Cácphần hướng dẫn hỗ trợ khách hàng cài đặt, cho phép khách hàng truy cập vào linkđăng ký lái thử

Trong khoảng thời gian thực tập và sau khoảng thời gian thực tập tại công ty,thông qua phỏng vấn trực tiếp và phát phiếu điểu tra, kết hợp tìm hiểu và quan sát trựctiếp giúp em có cái nhìn khái quát nhất về công ty, các mặt như: thông tin về cơ sở hạ

tầng công nghệ thông tin, phần mềm, tình hình HTTT của công ty hiện nay, lĩnh vực

mà công ty đang hoạt động, mức đầu tư cho CNTT và HTTT của công ty cũng như vềquản lý bán hàng tại công ty

Số lượng phiếu phát ra: 20 phiếu

Số lượng phiếu thu về: 20 phiếu

Hiện nay theo khảo sát thì công ty vẫn chưa có phần mềm nào chuyên dụng đểquản lý bán hàng, việc quản lý vẫn ở dạng tin học hóa cục bộ và chưa thống nhất, chưahình thành rõ ràng một hệ thống quản lý bán hàng Việc quản lý bán hàng của công tyđược lưu trữ và xử lý thủ công trên hệ quản trị CSDL đơn giản như MySQL, excelMicrosoft Do vậy nên việc khai thác cũng chỉ đang ở mức cập nhật và truy vấn nhữngthông tin cơ bản Chính vì vậy, hệ thống quản lý bán hàng hiện nay không còn đáp ứngđược các yêu cầu đặt ra trong công tác bán hàng tại công ty, thể hiện ở một số điểmsau:

- Đánh giá chung về mức đầy đủ trong việc trang thiết bị máy tính và các

thiết bị CNTT phục vụ hoạt động bán hàng:

Kết quả xử lý phiếu điều tra các câu hỏi ta thu được kết quả như sau

Biểu đồ 2.2: Biểu đồ đánh giá chung về mức đầy đủ trong việc trang thiết bị máy

tính và các thiết bị CNTT

Nhìn chung, mức độ trang thiết bị máy tính và các thiết bị CNTT phục vụ chohoạt động bán hàng tại công ty được đánh giá theo như các nhân viên và quản lý quaphiếu điều tra là đầy đủ chiếm 8/20 phiếu, 4/20 phiếu đánh giá rất đầy đủ, 8/20 phiếuđánh giá khá đầy đủ Điều này cho thấy công ty khá quan tâm đến việc ứng dụng côngnghệ thông tin

- Đánh giá tốc độ xử lý dữ liệu máy tính

Biểu đồ 2.3: Biểu đồ đánh giá tốc độ xử lý dữ liệu máy tính

Nhìn chung tốc độ xử lý dữ liệu của máy tính trong công ty là khá tốt, số nhânviên đánh giá tốc độ xử lý dữ liệu tốt là 14/20 phiếu

- Mức độ hài lòng về hệ thống quản lý bán hàng tại công ty TNHH Toàn Thắng

Biểu đồ 2.4: Mức độ hài lòng về hệ thống quản lý bán hàng

( Nguồn: Phiếu điều tra)

Qua xử lý số liệu cho ta thấy mức độ hài lòng của nhân viên về hệ thống quản lýbán hàng có 6/20 nhân viên hài lòng về hệ thống, 4/20 nhân viên cảm thấy bìnhthường và nhân viên không hài lòng chiếm số đông là 10/20 nhân viên

Từ đó cho thấy được hệ thống quản lý bán hàng vẫn chưa hoạt động tốt và đạthiệu quả Vì vậy cần xây dựng một chiến lược rõ ràng để phát triển và nâng cấp HTTTquản lý bán hàng lên

- Nhu cầu xây dựng một HTTT quản lý bán hàng mới

Biểu đồ 2.5: Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý bán hàng mới

( Nguồn: Phiếu điều tra)

Qua biểu đồ cho ta thấy có 16/20 nhân viên trong công ty cho rằng rất cần thiết

để xây dựng một HTTT quản lý bán hàng mới, có 3/20 nhân viên cho rằng chưa cầnthiết, bình thường và 1/20 nhân viên cho rằng không cần thiết

- Câu hỏi: Những chức năng cần thiết trong HTTT quản lý bán hàng là gì?

Theo kết quả điều tra, đa số các nhân viên cho rằng các chức năng mà HTTTquản lý bán hàng cần có là quản lý thông tin khách hàng, quản lý thông tin gian hàng,quản lý nhân viên, quản lý hợp đồng, quản lý hóa đơn

- Câu hỏi: Công tác quản lý bán hàng hiện tại của công ty có giúp anh (chị) thuậnlợi trong công tác khi được phân công về các nhóm thực hiện bán hàng hay không?

Có 15/20 phiếu chọn không thuận lợi trong công tác Nhân viên công ty cho rằng

có một số khó khăn trong quá trình làm việc tại các nhóm: không kiểm soát hết đượccông việc phải làm, việc giao tiếp giữa các thành viên trong khi sửa chữa gặp khókhăn, tốn nhiều thời gian tìm kiếm thiết bị, dụng cụ liên quan

Hầu hết các nhân viên được điều tra đa số là đều sử dụng và biết đến HTTT vàtham gia vào hoạt động bán hàng, quản lý bàn hàng vì vậy mà qua đây ban quản trịcông ty cần có phương án phù hợp để xây dựng một HTTT mới sao cho đảm bảo vàkhắc phục được các chức năng chưa có và đáp ứng được nhu cầu mà công ty đề ra

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN

Hoạt động bán hàng của công ty tuân thủ theo quy trình đề ra đã đem lại hiệuquả được chứng minh bằng những yêu cầu của khách hàng được đáp ứng, những dòng

xe HyunDai tốt được bán ra

- Thực hiện tốt công tác tính chi phí và đảm bảo ngân sách cho từng dịch vụ

Bộ phận tài chính kế toán của công ty theo dõi chi thu của dịch vụ, nhân lực thamgia và nguồn lực của dịch vụ hàng tuần Việc theo dõi này không chỉ đảm bảo cho việckiểm soát chi phí mà nó còn có những điều chỉnh hợp lý để cắt giảm chi phí phù hợp tănglợi nhuận cho doanh nghiệp Còn về nhân lực, có những người cùng một lúc tham gia vàonhiều dịch vụ bán hàng thì lịch trình và công việc của họ rất linh hoạt, có thể có những sựchậm trễ nào đó trong giới hạn cho phép đối với một dịch vụ để có thể tập trung đẩynhanh tiến độ cho dịch vụ khác để kết thúc công việc sớm Đảm bảo ngân sách cho mộtdịch vụ, sản phẩm được bán ra có ý nghĩa rất quan trọng, không chỉ ảnh hưởng tới việchuy động nguồn lực ảnh hưởng tới chất lượng tiến độ thực hiện mà còn ảnh hưởng tớihiệu quả của công việc quản lý bán hàng

- Trang thiết bị phần cứng luôn được trang bị đầy đủ, sẵn sang phục vụ hoạtđộng

Cơ sở hạ tầng về CNTT hiện tại của công ty đáp ứng được khả năng tin học hóa

hệ thống thông tin quản lý bán hàng, hỗ trợ các phần mềm ứng dụng, đáp ứng đượcnhu cầu lưu trữ và xử lý thông tin liên quan đến các dòng xe, dịch vụ và thông tinkhách hàng

Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên với kiến thức tin học căn bản là nền tảng để cóthể đào tạo sử dụng hệ thống sau khi tin học hóa

- Hơn nữa, công ty cũng thường xuyên tổ chức những khóa học đào tạo cho cácnhân viên nhằm liên tục nâng cao trình độ, kỹ năng của các nhân viên, tiếp cận sự tiến

bộ của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động của công ty

Những hạn chế:

- Hệ thống tuân thủ theo quy trình, rập khuôn cứng nhắc mà việc tuân thủ theomột quy trình nhằm đảm bảo tính nhất quán, thống nhất không bỏ xót các nghiệp vụ,tình tiết Việc đó đòi hỏi người người sử dụng hệ thống phải linh hoạt, nhạy bén trongquá trình xử lý các tình huống phát sinh khi cung cấp xe, dịch vụ sửa chữa đến vớikhách hàng

- Chi phí về thời gian cho việc tìm kiếm, lưu trữ thông tin, xử lý chậm chạp,thiếu tính chính xác, thông tin không đồng bộ

- Không đáp ứng được kịp thời yêu cầu của ban giám đốc cho việc tìm thôngtin nhanh

- Với sự phát triển bùng nổ của thông tin, vấn đề khai thác, xử lý thông tin,…yêu cầu ngày càng cao, đòi hỏi chính xác, kịp thời, đầy đủ mà hệ thống thông tin hiệntại chưa đáp ứng được.

- Quy trình quản lý bán hàng chưa phản ánh được đầy đủ các nghiệp vụ

Quy trình hiện tại của hệ thống phản ánh các chức năng cơ bản nhất của quy trìnhquản lý bán hàng Tuy nhiên, đối với các nhu cầu của khách hàng lớn hơn, sẽ phát sinhnhiều hơn hoặc toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến quản lý bán hàng Lúc này hệ thốnghiện tại không có khả năng đáp ứng được nhu cầu lưu trữ cũng như xử lý thông tin

hệ thống thông tin quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp có cái nhìn đầy đủ, chính xác

về hệ thống thông tin quản lý bán hàng, tiến hành các bước tiếp theo để xây dựng hệthống dễ dàng hơn