Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật HDL

Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật HDL Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật HDL Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật HDL Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật HDL Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật HDL Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật HDL Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật HDL Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật HDL Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật HDL Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật HDL Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật HDL Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật HDL Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật HDL

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, em xin được cảm ơn các thầy cô cũng như ban lãnh đạo của trường Đạihọc Thương mại khoa Hệ thống thông tin kinh tế & Thương mại điện tử đã hết sức tạođiều kiện cho em được học tập và làm việc tại công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ ThuậtHDL Cùng với đó là sự giúp đỡ, sự chỉ bảo tận tình của giảng viên hướng dẫn Đinh Thị

Hà đã không ngại khó khăn về thời gian, địa lý, luôn luôn quan tâm sát sao và góp ý đểgiúp em hoàn thành báo cáo khóa luận tốt nghiệp này

Dưới đây em cũng xin được cảm ơn sự giúp đỡ của các anh chị, cô chú nhân viêntrong Công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật HDL cùng ban lãnh đạo công ty đã tạomọi điều kiện để giúp em trong quá trình thực tập

Trong quá trình làm báo cáo khóa luận tốt nghiệp, dù đã cố gắng và nỗ lực, song

em cũng gặp một vài khó khăn nhất định do hạn chế về kỹ năng, kiến thức nên bài viếtbáo cáo khóa luận của em vẫn còn những sai sót nhất định, rất kính mong được sự góp

ý, giúp đỡ của thầy cô để bài viết được hoàn thiện hơn

Một lần nữa, em xin trân thành cảm ơn các quý thầy cô!

Trân trọng!

Hà Nội, ngày 7 tháng 4 năm 2021

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC TỪ VỰNG VIẾT TẮT iv

DANH MỤC BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ HÌNH VẼ v

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài 1

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Kết cấu khóa luận 3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG 4

1.1 Tổng quan về HTTT quản lý bán hàng 4

1.1.1 Một số các khái niệm cơ bản 4

1.1.2 Vai trò của hệ thống thông tin quản lý bán hàng 5

1.2 Tổng quan về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng 6

1.2.1 Các phương pháp phân tích thiết kế 6

1.2.2 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng 7

1.3 Tổng quan tình hình nghiên cứu 10

1.3.1.Tình hình nghiên cứu trong nước: 10

1.3.2 Tình hình nghiên cứu ngoài nước: 11

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT HDL 13

2.1 Giới thiệu về công ty 13

2.1.1 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh 13

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty 14

2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây 16

2.2 Phân tích thực trạng ứng dụng hệ thống thông tin quản lý bán hàng của công ty 16

2.2.1 Cơ sở hạ tầng 16

2.2.2 Thực trạng quy trình quản lý bán tại công ty cổ phần thương mại kỹ thuật

HDL 19

2.3 Đánh giá thực trạng HTTT quản lý bán hàng tại công ty 21

2.3.1 Những thành công mang lại cho công ty khi ứng dụng CNTT 21

2.3.2 Những mặt hạn chế trong việc ứng dụng CNTT tại công ty 23

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT HDL 25

3.1 Mô tả bài toán 25

3.2 Phân tích hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho Công Ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật HDL 26

3.2.1 Phân tích hệ thống 26

3.2.2 Phân tích hệ thống về chức năng 29

3.2.3 Thiết kế hệ thống về dữ liệu 33

3.2.4 Thiết kế giao diện hệ thống 35

3.2.5 Thiết kế hệ thống về giao diện 40

3.2.6 Thiết kế module chức năng của hệ thống 41

3.3 Đề xuất và kiến nghị 43

KẾT LUẬN 45

TÀI LIỆU THAM KHẢO 46

DANH MỤC BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ HÌNH VẼ

1 Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ

Thuật HDL

2 Bảng 2.2 Doanh thu của công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật HDL

3 Hình 3.1 Sơ đồ phân cấp chức năng

4 Hình 3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

5 Hình 3.3 Sơ đồ luồng giữ liệu mức đỉnh

6 Hình 3.4 Biểu đồ chức năng quản lý khách hàng

7 Hình 3.5 Biểu đồ chức năng quản lý nhà cung cấp

8 Hình 3.6 Biểu đồ chức năng quản lý sản phẩm

9 Hình 3.7 Biểu đồ chức năng quản lý đơn hàng

10 Hình 3.8 Biểu đồ chức năng quản lý báo cáo thống kê

19 Hình 3.17 Giao diện đăng nhập

20 Hình 3.18 Giao diện menu

21 Hình 3.19 Giao diện chức năng quản lý thông tin khách hàng

22 Hình 3.20 Giao diện chức năng quản lý nhập hàng

23 Hình 3.21 Giao diện chức năng quản lý vận đơn

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài

Hiện nay công nghệ thông tin đã đi vào đời sống, đi vào các doanh nghiệp vớimột phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng, tiết kiệmđược nhiều thời gian, công sức mà không mất đi sự chính xác, còn làm cho công việcđược thuận lợi và phát triển lên rất nhiều Đặc biệt, nó đã đánh dấu một bước ngoặttrong việc áp dụng tin học vào trong hệ thống quản lý Với việc tin học hóa mọi côngviệc trong công ty, doanh nghiệp có thể thu thập, xử lý, phổ biến thông tin, một cáchnhanh chóng, chính xác và có hiệu quả

Ở Việt Nam công nghệ thông tin mới chỉ đang đi từng bước phát triển, tuy nhiênnhững bước phát triển vững chắc đó đã đem lại cho Việt Nam trở thành nước có tiềmnăng về lĩnh vực công nghệ thông tin rất lớn Trong hoạt động sản xuất kinh doanhnhư hiện nay việc tin học hoá trong các hoạt động mua bán hàng là rất cần thiết Mộtdoanh nghiệp muốn phát triển khả năng tiếp cận thông tin, thị trường và khả năng đápứng nhu cầu của khách hàng cũng như của đối tác một cách hiệu quả nhất thì khôngthể thiếu một hệ thống thông tin hỗ trợ Trong nền kinh tế phát triển như hiện nay,quản lý bán hàng càng mang tính quyết định chính trong hiệu quả kinh doanh Chính

vì vậy việc ra đời những bài toán quản lý nói chung và quản lý bán hàng nói riêng làmột điều tất yếu khách quan

Có thể nói rằng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc quản lý thủcông không còn phù hợp nữa Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản lýtheo phương pháp thủ công như: tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứngđược nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo; không đồng bộ trong việc cậpnhật dẫn tới việc sai sót, quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tốchủ quan do sự tác động của môi trường bên ngoài; lưu trữ thông tin khó, không nhấtquán, dễ bị trùng lặp giữa các bộ phận; thông tin thường lưu trữ trên giấy gây lãng phílớn; khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứngđược Đặc biệt là mất rất nhiều thời gian và công sức để thống kê, phân tích đưa rathông tin phục vụ việc ra quyết định Trong các doanh nghiệp hoạt động kinh doanhviệc đầu tư cho một phần mềm quản lý bán hàng là rất cần thiết Phần mềm quản lý

bán hàng thực sự đem lại hiệu quả, nâng cao khả năng quản lý và kiểm soát được mọibiến đổi trong hoạt động của doanh nghiệp Tiết kiệm được chi phí quản lý và thờigian xử lý các giao dịch làm cho hoạt động kinh doanh đạt kết quả cao.

Qua thời gian thực tập tại công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật HDL , vớinhững kết quả điều tra sơ bộ và tổng hợp phiếu điều tra, em nhận thấy vấn đề mà công

ty cần giải quyết đó là cần thiết thay đổi việc thu thập, xử lý, lưu trữ các thông tin liênquan đến việc quản lý bán hàng theo phương pháp thủ công bằng phương pháp tin học

hóa Vì thế, em đề xuất hướng đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật HDL” để nâng cao hiệu quả kinh

doanh cho công ty

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Trong thời đại ngày nay thông tin kinh tế là vấn đề sống còn với các đơn vị kinhdoanh Đơn vị nào làm chủ được thông tin sẽ có ưu thế tuyệt đối trong hoạt động kinhdoanh Hơn nữa chỉ thu nhập thông tin tốt thì vẫn chưa đủ, mà phải biết bảo quản giữgìn thông tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một cách chặt chẽ Do đó hệ thốngmới phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ, bảo đảm an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu Từcông tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý bán hàng, chúng ta sẽ tiến hànhphân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hoá các chức năng có thể được thực hiệntrên máy tính

Tóm lại, mục tiêu cuối cùng của đề tài là:

- Hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tintrong doanh nghiệp như: khái niệm, phân loại, phương pháp phân tích thiết kế hệ thống

- Dựa trên cơ cấu quản lý của công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật HDL,phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng theo hướng chức năng

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Về chủ thể nghiên cứu: công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật HDL

Về đối tượng nghiên cứu: quy trình quản lý bán hàng tại công ty và quá trìnhPTTK hệ thống quản lý bán hàng theo hướng chức năng

Về nội dung: nghiên cứu thực trạng quản lý bán hàng bằng phương pháp thủcông tại công ty từ đó nắm rõ quy trình làm việc giữa các phòng ban để phân tích và

thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng khắc phục những bất cập của phươngpháp thủ công nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty.

Về công cụ phân tích: sử dụng biểu đồ phân cấp chức năng (BFD – BusinessFunction Diagram), biểu đồ luồng dữ liệu (DFD-Data Flow Diagram), biểu đồ quan

hệ Sử dụng hệ quản trị Microsoft 2016, SQLServer, ngôn ngữ java thiết kế giao diện

4 Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu tài liệu: Tài liệu của Công ty (như tập san, thông tin trên website), tintức trên các bài báo, tài liệu tham khảo và các giáo trình là nguồn cung cấp thông tinhữu ích, khá chính xác và đa dạng

Phỏng vấn trực tiếp: Nhằm tìm kiếm thông tin sơ cấp chính xác và cụ thể nhất.Phương pháp này giúp tìm hiểu sâu và khai thác được tối đa những thông tin liên quanđến quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty Cổ Phần Thương Mại KỹThuật HDL Quan sát thực tế: Phương pháp này cung cấp cái nhìn tổng quát về vấn đềcần nghiên cứu một cách thực tế nhất

Thống kê, so sánh đối chiếu: Bằng cách ghi chép lại thông tin từ điều tra trắcnghiệm, quan sát thực tế và phỏng vấn trực tiếp để đưa ra những đánh giá ban đầu,phương pháp này thực sự có hiệu quả khi việc thu thập thông tin là không dễ dàng.Phân tích, tổng hợp: Phương pháp này là bước cuối cùng trong việc thu thậpthông tin, làm cho thông tin trở nên hữu ích và giá trị hơn

5 Kết cấu khóa luận

Ngoài các phần như lời cảm ơn, phần mở đầu, mục lục, danh mục từ vựng viếttắt, danh mục bảng biểu hình vẽ, danh mục tài liệu tham khảo thì khóa luận gồm 3chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về PTTK HTTT quản lý bán hàng tại công ty Cổ PhầnThương Mại Kỹ Thuật HDL

Nội dung: Đưa ra các khái niệm cơ bản về bán hàng, quản lý bán hàng, hệ thốngthông tin và quá trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng, phươngpháp PTTK hướng chức năng và tình hình nghiên cứu

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng ứng dụng hệ thống thông tin quản lýbán hàng tại công ty Cổ Phần Thương Mại Kỹ Thuật HDL

Nội dung: Giới thiệu chung về công ty, phân tích và đánh giá thực trạng áp dụngcông nghệ thông tin trong công tác quản lý bán hàng tại công ty

Chương 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty CổPhần Thương Mại Kỹ Thuật HDL

Nội dung chương này đề cập đến việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tincho công ty

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG

Theo cách tiếp cận này thì: “Bán hàng là một khâu mang tính chất quyết địnhtrong hoạt động kinh doanh trong đó người bán tìm hiểu, khám phá, gợi tạo và đáp ứngnhững nhu cầu hay ước muốn của người mua nhằm thực hiện quyền lợi thỏa đáng, lâudài của hai bên” (Giáo trình Quản trị bán hàng – Nhà xuất bản thống kê)

b Quản trị bán hàng

Quản trị bán hàng là hoạt động quản trị của những người thuộc lực lượng bánhàng của công ty bao gồm những hoạt động chính như phân tích, lập kế hoạch, thựchiện và kiểm tra hoạt động bán hàng Như vậy, quản trị bán hàng là một tiến trình kếthợp chặt chẽ từ việc thiết lập mục tiêu cho nhân viên bán hàng, thiết kế chiến lược chonhân viên bán hàng đến việc tuyển dụng, huấn luyện, giám sát và đánh giá kết quảcông việc của nhân viên bán hàng Tùy thuộc vào mỗi công ty, cấp độ thấp nhất củangạch quản lý bán hàng có thể bao gồm nhiều chức vụ khác nhau như quản lý theongành hàng, quản lý theo khu vực hay giám sát mại vụ và dù có mang tên gì đi chăngnữa thì họ cũng là người trực tiếp giám sát công việc của nhân viên bán hàng và cótrách nhiệm báo cáo công việc cho cấp quản lý bán hàng cao hơn trong công ty nhưgiám đốc kinh doanh hay trưởng phòng mại vụ Những người thuộc đội ngũ quản lýlực lượng bán hàng có thể có nhiều cấp độ chức vụ khác nhau hay số lượng khác nhautùy thuộc vào quy mô và chiến lược của mỗi công ty tuy nhiên, họ đều có chung nhiệm

vụ là xây dựng và phát triển lực lượng bán hàng cho công ty một cách tích cực và hiệuquả nhất nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức (Giáo trình quản trị bán hàng - Đại học

Mở TP.HCM)

c Hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý

Thông tin: Là một bộ dữ liệu được tổ chức, doanh nghiệp sử dụng một phươngthức nhất định sao cho chúng mang lại một giá trị tăng so với giá trị vốn có của bảnthân dữ liệu Thông tin chính là dữ liệu đã qua xử lý (phân tích, tổng hợp, thống kê )

có ý nghĩa thiết thực, phù hợp với mục đích cụ thể của người sử dụng Thông tin cóthể bao gồm nhiều giá trị có liên quan nhằm mang lại ý nghĩa trọn vẹn cho một sựkiện, hiện tượng trong một ngữ cảnh

Hệ thống: là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có mối quan hệ tươngtác, ràng buộc lẫn nhau, cùng phối hợp hoạt động để đạt được một mục tiêu chung.Các phần tử trong một hệ thống có thể là vật chất hoặc phi vật chất như con người,máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, quy tắc hoạt động, quy trình xử lý

Hệ thống thông tin: là một tập hợp phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạngviễn thông, con người và các quy trình thủ tục khác nhau nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ

và truyền phát thông tin trong một tổ chức, doanh nghiệp Hệ thống thông tin hỗ trợviệc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát các hoạtđộng trong một tổ chức, doanh nghiệp Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựavào các công cụ thủ công như giấy, bút, thước, tủ hồ sơ,… còn hệ thống thông tin hiệnđại là hệ thống tự động hóa dựa vào mạng máy tính và các thiết bị công nghệ khác.(Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, NXB Thống Kê)

Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiếtcho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp (hay nói rộng hơn là của một tổchức) Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tinphản ánh tình trạng hiện thời của doanh nghiệp Hệ thống thông tin thu thập các thôngtin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp với các thông tin có trong cơ sở dữliệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ

sở dữ liệu để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ánh đúng thực trạng hiện thời củadoanh nghiệp (Giáo trình Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, NXB Đại học Quốcgia Hà Nội)

1.1.2 Vai trò của hệ thống thông tin quản lý bán hàng

Vai trò của hệ thống quản lý bán hàng giúp các doanh nghiệp tăng cường côngtác quản lý trong hoạt động bán hàng: quản lý nhập hàng, quản lý kho hàng, quản lý

bán hàng Quản lý bán hàng bằng mã vạch trên sản phẩm giúp tiết kiệm thời gian,chính xác về số lượng, chủng loại hàng hoá, thực hiện thanh toán nhanh và chính xác.

Cơ sở dữ liệu cho phép người quản lý có được thông tin tức thời nhanh chóng về hànghoá: số lượng bán số lượng tồn kho, Bên cạnh đó, các thông tin về khách hàng lưutrữ trong cơ sở dữ liệu giúp cho việc chăm sóc khách hàng được tốt hơn

1.2 Tổng quan về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng

1.2.1 Các phương pháp phân tích thiết kế

Theo Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin,Trường cao đẳng nghề tỉnh

Bà Rịa Vũng Tàu thì phương pháp phân tích thiết kế bao gồm 9 hoạt động: Khảo sát,phân tích, thiết kế, bổ sung, tạo sinh, kiểm thử xác định, bảo đảm chất lượng, mô tả thủtục, biến đổi cơ sở dữ liệu, cài đặt

Các hoạt động có thể thực hiện song song, mỗi hoạt động có thể cung cấp nhữngsửa đổi phù hợp cho một hoặc nhiều hoạt động trước đó

Các phương pháp hướng chức năng:

- Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Techie) của Mỹ dựa theophương pháp phân rã một hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản hơn Nó có hệthống trợ giúp theo kiểu đồ họa để biểu diễn các hệ thống và việc trao đổi thông tingiữa các hệ con Kỹ thuật chủ yếu của SADT là dựa trên sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển

dữ liệu (Data Dictionary), ngôn ngữ mô tả có cấu trúc, ma trận chức năng Nhưng chưaquan tâm một cách thích đáng đối với mô hình chức năng của hệ thống

- Phương pháp MERISE (Methode pour Rassembler les Idées Effort) của Phápdựa trên các mức bất biến (mức trừu tượng hóa) của hệ thống thông tin như mức quanniệm, mức tổ chức, mức vật lý và có kết hợp với mô hình

- CASE (Computer- Aided System Engineering) – phương pháp phân tích vàthiết kế tự động nhờ sự trợ giúp của máy tính

Các phương pháp hướng đối tượng:

- Phương pháp HOOD (Hierarchical Object Oriented Design) là một phươngpháp được lựa chọn để thiết kế các hệ thống thời gian thực Phương pháp này yêu cầucác phần mềm phải được mã hóa bằng ngôn ngữ lập trình ADA Do vậy, phương phápnày chỉ hỗ trợ cho việc thiết kế các đối tượng mà không hỗ trợ cho các tính năng kếthừa và phân lớp

- Phương pháp RDD (Responsibility Driven Design) dựa trên việc mô hình hóa

hệ thống thành các lớp Các công việc mà hệ thống phải thực hiện được phân tích vàchia ra cho các lớp của hệ thống Các đối tượng trong các lớp của hệ thống trao đổi cácthông báo với nhau nhằm thực hiện công việc đặt ra Phương pháp RDD hỗ trợ cho cáckhái niệm về lớp, đối tượng và kế thừa trong cách tiếp cận hướng đối tượng

- Phương pháp OMT (Object Modelling Technique) là một phương pháp được xem

là mới nhất trong cách tiếp cận hướng đối tượng Phương pháp này khắc phục được một

số nhược điểm của các phương pháp tiếp cận hướng đối tượng trước mắc phải

Trên mặt lý thuyết ta thấy cách tiếp cận hướng đối tượng có các bước phát triểnhơn so với tiếp cận hướng chức năng Nhưng trong thực tế việc phân tích và thiết kế hệthống theo cách tiếp cận hướng đối tượng gặp nhiều khó khăn vì chưa có nhiều cáccông cụ phát triển hỗ trợ cho việc thiết kế đối tượng Chính vì vậy cách tiếp cận nàyvẫn chưa được phát triển rộng rãi (Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thôngtin,Trường cao đẳng nghề tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu)

1.2.2 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng

Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống theo hướng chức năng:

Đặc trưng của phương pháp hướng chức năng là phân chia chương trình chínhthành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện một côngviệc xác định Với phương pháp này thì không cầu kỳ như một số phương pháp khác,

dễ áp dụng và mang lại hiệu quả cao

Mục đích của phân tích hệ thống: Giúp việc thu thập thông tin, đánh giá về hệthống hiện tại, tạo lập mối quan hệ tốt đẹp với người sử dụng, xác định chi tiết các khókhăn cần giải quyết của hệ thống hiện tại Phân tích hệ thống thông tin gồm có: phântích chức năng và phân tích dữ liệu

Các công cụ dùng để mô hình hoá hệ thống thông tin: Biểu đồ phân cấp chứcnăng, biểu đồ luồng dữ liệu

Biểu đồ phân cấp chức năng

+ Khái niệm: Là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các côngviệc cần thực hiện Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia raphụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống

+ Thành phần:

Các chức năng: Được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn

Ví dụ:

Kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và được ký hiệubằng đoạn thẳng nối chức năng cha tới chức năng con

Ví dụ:

Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD)

BLD là một công cụ dùng để trợ giúp bốn hoạt động chính của các phân tích viên

hệ thống, đó là phân tích, thiết kế, biểu đạt, tài liệu

Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu:

+ Bổ sung khiếm khuyết của mô hình phân rã chức năng bằng việc bổ sung

các luồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng

+ Cho ta cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống

+ Là một trong số các đầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống

Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu:

+ Chức năng (Tiến trình): Là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặctác động lên thông tin như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tinmới Nếu trong một chức năng không có thông tin mới được sinh ra thì đó chưa phải làchức năng trong BLD

Ví dụ:

+ Tác nhân trong: Là một chức năng hoặc hệ thống con của hệ thống đang xétnhưng được trình bày ở một trang khác của mô hình Mọi sơ đồ luồng dữ liệu đều cóthể bao gồm một số trang, thông tin truyền giữa các quá trình trên các trang khác nhauđược chỉ ra nhờ ký hiệu này

Ví dụ:

Các mức cấp bậc trong sơ đồ luồng dữ liệu:

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện khái quát nội dung chính của hệthống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn

là nhận ra nội dung chính của hệ thống

Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ.Bắt đầu từ sơ đồ mức ngữ cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức 0, tiếp saumức 0 là mức i

Sơ đồ mức 0 là sơ đồ phân rã từ sơ đồ ngữ cảnh Với mục đích mô tả hệ thốngchi tiết hơn, sơ đồ mức 0 được phân rã từ sơ đồ ngữ cảnh với các tiến trình được trìnhbày chính là các mục chức năng chính của hệ thống

Yêu cầu thông tin

Sản phẩm

Khách hàng

Nhà cung cấp

Sơ đồ mức i (i >= 1) là sơ đồ được phân rã từ sơ đồ mức i-1 Mỗi sơ đồ phân rãmức sua chính là sự chi tiết hóa một tiến trình mức trước Quá trình phân rã sẽ dừngkhi đạt được sơ đồ luồng dữ liệu sơ cấp (khi một tiến trình là một tính toán hay thaotác dữ liệu đơn giản, khi mỗi luồng dữ liệu không cần chia nhỏ hơn nữa.

Thiết kế hệ thống là quá trình chuyển hóa các yêu cầu hệ thống về chức năng, về

dữ liệu kết hợp với các ràng buộc về môi trường cài đặt thông qua sử dụng các phươngpháp, công cụ về thủ tục thiết kế thành các đặc tả thiết kế về hệ thống

Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất cứ hệ thống phần cứng và phần mềmnào, nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực

Thiết kế vật lý là quá trình chuyển hóa mô hình logic trừ tượng thành các bảnthiết kế hay các đặc tả kỹ thuật Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào cácthao tác và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lý và đưa racác thông tin cần thiết cho tổ chức

Thiết kế hệ thống bao gồm:

+ Thiết kế kiến trúc hệ thống

+ Thiết kế các modun chương tình

+ Thiết kế giao diện chương trình

+ Thiết kế các báo cáo

+ Lập tài liệu thiết kế hệ thống

Các giai đoạn thiết kế hệ thống:

- Giai đoạn 1: Thiết kế logic nhằm xây dựng các thành phần chính của hệ thống

và mỗi quan hệ giữa chúng

- Giai đoạn 2: Thiết kế chi tiết từng thành phần cấu thành nên hệ thống và mô tảmối quan hệ giữa các thành phần này một cách cụ thể và rõ ràng

Thiết kế là việc áp dụng các công cụ phương pháp thủ tục để tạo ra mô hình hệthống cần sử dụng Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như

nó tồn tại trên thực tế sao chô nhà lập trình và kỹ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyểnthành chương trình và cấu trúc hệ thống

1.3 Tổng quan tình hình nghiên cứu

1.3.1.Tình hình nghiên cứu trong nước:

Trên thực tế đã có rất nhiều tài liệu, công trình nghiên cứu có thể kể đến như:

+ Nguyễn Quốc Trung (2010), Đồ án tốt nghiệp “Phân tích, thiết kế hệ thốngthông tin quản lý bán hàng tại công ty Thương mại và Phát triển Công nghệ BáchKhoa 4”, Viện Công nghệ thông tin và Truyền thông, Đại học Bách Khoa Hà Nội Đềtài xây dựng HTTT quản lý bán hàng với các chức năng: quản lý hóa đơn, tính tồn khotheo ngày nhập, tên hàng hóa theo quý, năm, quản lý hàng hóa, quản lý khách hàng,lập báo cáo… nhằm cung cấp cho bộ máy quản trị Công ty Thương mại và Phát triểnCông nghệ Bách Khoa 4 công cụ quản lý hàng hóa đồng bộ, chi tiết, đồng thời giámsát chặt chẽ số lượng hàng hóa ra vào kho cũng như nắm được thông tin khách hàngmua hàng của Công ty một cách hệ thống.

+ Trần Văn Mộc (2013), Luận văn: “Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềmquản lý bán hàng nội thất của công ty F.GROUP ”, Khoa công nghệ thông tin, Đại họcgiao thông vận tải Xây dựng cơ sở dữ liệu chi tiết, mang tính linh động cao; lưu trữđầy đủ thông tin cần thiết góp tổ hợp, chọn lọc dữ liệu đầy đủ, đáp ứng các nhu cầubáo cáo, tổng hợp dữ liệu của người sử dụng Giao diện chương trình gần gũi, cập nhật

dễ dàng, thống nhất trên tất cả các chức năng; tích hợp chức năng tìm kiếm dữ liệu trênhầu hết các chức năng

1.3.2 Tình hình nghiên cứu ngoài nước:

+ Bài báo “Avoiding project failure: It’s not rocket science” được DuncanHaughey đăng trên trang projectsmart.uk năm 2014 có nghĩa là “tránh thất bại” Bàibáo nói về hoạt động quản lý dự án và muốn hoạt động quản lý dự án được thành côngthì nhà quản trị cần tránh những điều gì Theo bài báo, hoạt động quản lý dự án tuântheo tiêu chí nhất định có kèm theo các giải pháp được viết ngắn gọn và súc tích theo ý

cá nhân của tác giả Bài báo này mang đến nguồn thông tin rất bổ ích cho các nhà quảntrị Tuy nhiên bài báo chưa đề cập đến vấn đề làm thế nào để xây dựng một hệ thốngthông tin quản lý dự án cho doanh nghiệp Vấn đề này khá quan trọng và để đạt đượchiệu quả thì chúng ta cần phải áp dụng một cách phù hợp

+ Chokgijgarn, Paulpone (1995), Master Project “Analysis/Design andDocumentation of an Information System for an Automobile Dealership in Thailand”,library.uis.edu Bài nghiên cứu đã phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý chung baogồm cả quản lý việc cung cấp các dịch vụ của công ty nhằm giúp chủ công ty giải quyết vấn

đề không trùng khớp số liệu, thất thoát doanh thu dịch vụ cung cấp

Qua những bài báo, những đề tài nghiên cứu trên có thể thấy được xu hướng đầu

tư, xây dựng HTTT quản lý trong doanh nghiệp rất phổ biến và được quan tâm cảtrong và ngoài nước Việc nên xây dựng một HTTT quản lý cho doanh nghiệp thươngmại đặc biệt là để quản lý hàng hóa và dịch vụ - những đối tượng kinh doanh chínhđược đánh giá là rất có ích cho việc quản lý, ra quyết định, tăng doanh thu và khả năngcạnh tranh Tuy nhiên, việc này cũng đặt ra câu hỏi, nên xây dựng HTTT quản lý hànghóa và dịch vụ như thế nào và bằng phương pháp nào để phù hợp với quy mô và lĩnhvực hoạt động của một doanh nghiệp cụ thể, để việc đầu tư thời gian, tiền bạc và trí lựccon người có hiệu quả như mong đợi Trước những đòi hỏi chung của thời điểm màmọi doanh nghiệp đều cố gắng giảm chi phí tìm kiếm, tổng hợp và đồng thời nâng caochất lượng quản lý thông tin cố gắng khắc phục những tồn tại để giúp quá trình quản lýbán hàng và cung cấp dịch vụ được hiệu quả hơn

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT HDL

2.1 Giới thiệu về công ty

Với phương châm “CÙNG NHAU THÀNH CÔNG – SUCCESS TOGETHER”,HDL mong muốn đóng góp vào sự thành công của khách hàng bằng các giải pháp, sảnphẩm và dịch vụ tối ưu, mang lại hiệu quả cao trong hoạt động của khách hàng dựatrên cơ sở kiến thức, kinh nghiệm và sự chuyên nghiệp HDL và toàn thể nhân viênđồng hành, chia sẻ với đối tác để cùng hướng đến thành công HDL luôn xem yếu tốcon người là trọng tâm trong sự phát triển của công ty và lấy chữ tín làm kim chỉ namcho hoạt động kinh doanh của mình Giới thiệu chung về công ty:

- Tên Công ty: Công ty cổ phần thương mại kỹ thuật HDL

(HDL ENGINEERING TRADING JOINT STOCK COMPANY (HDL.,JSC))

- Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần

Tel: (024) 3683 0853 Fax: (024) 3683 0853 - Email: contact@hdl.com.vn

- Văn phòng đại diện tại Hồ Chí Minh: Số 3B3 CC Phúc Yên, 33 Phan Huy Ích,Phường 15, Q Tân Bình, TP HCM

Tel: (028) 6681 3862 Fax: (028) 6681 3862

- Giám đốc công ty: Dương Phóng Thiên

- SĐT: 0436830853

2.1.1 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh

Các lĩnh vực kinh doanh của công ty:

Tư vấn, thiết kế và cung cấp sản phẩm IT, giải pháp IT và hạ tầng CNTT

Với đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, HDL có đầy đủ kinh nghiệm vànăng lực để tư vấn, thiết kế và cung cấp các sản phẩm và giải pháp CNTT

Tư vấn, cung cấp các hệ thống đảm bảo nguồn trọng yếu (UPS): Hãng APCSchneider, Legrand…

Trang bị, cung cấp triển khai các hệ thống thiết bị CNTT: Hệ thống máy chủIntel/Unix, máy trạm, Notebook, Scanner chuyên dụng, các hệ thống lưu trữ DAT,NAS và SAN…

Tư vấn, thiết kế và xây dựng các giải pháp tổng thể cho các hệ thống thông tin:Internet/Intranet, các mạng LAN, WAN, SAN, Ảo hóa và Cloud Computing…

Cung cấp các hệ thống an toàn cao: Data Center, Backup Online, Cluster,Disaster Recovery,

Cung cấp các giải pháp nghiệp vụ về: an ninh, bảo mật, giám sát vàphòng/chống Virus

Phân phối, cung cấp các hệ thống và giải pháp phần mềm thương mại

Hệ thống CSDL: Trong các hệ thống CNTT ngày nay thì trái tim hệ thốngchính là các CSDL, chính vì vậy ngay từ ngày đầu mới thành lập HDL đã xác địnhđược tính quan trọng đó nên đã có quan hệ đối tác với những nhà cung cấp hệ quản trịhàng đầu thế giới như SQL Sever, Microsoft, HP, HPE, IBM,…

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần thương mại kỹ thuật HDL

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty cổ phần thương mại kỹ thuật HDL

P KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

PHÒNG HC NHÂN SỰ

Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận:

 Hội đồng quản trị: quyết định những vấn đề quản lý công ty, hội đồng quản

trị có những quyền nhất định ví dụ như quyết định các vấn đề liên quan đến giá cổphần và trái phiếu được phát hành; các giải pháp phát triển hoạt động trung và nắnghạn của công ty như: chiến lược phát triển hàng năm, mở rộng thị trường, các hoạtđộng marketing, đổi mới công nghệ; các dự án đầu tư; việc thành lập thêm các công tycon hoặc thêm chi nhánh; việc mua lại cổ phần của doanh nghiệp khác hay thành lậptiểu ban để hỗ trợ hoạt động của Hội đồng quản trị

 Giám đốc điều hành: giám đốc điều hành chịu sự giám sát của Hội đồng

quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền vànhiệm vụ được giao.Là người quản lý và giám sát tất cả các hoạt động kinh doanh, conngười cũng như các hoạt động hợp tác của doanh nghiệp

 Phòng KD Dự án và KD phân phối:Là bộ phận tham mưu, giúp việc cho

Tổng giám đốc về công tác bán các sản phẩm & dịch vụ của Công ty (cho vay, bảolãnh, các hình thức cấp tín dụng khác, huy động vốn trên thị trường 1, dịch vụ tư vấnthanh toán quốc tế, dịch vụ tư vấn tài chính, đầu tư góp vốn, liên doanh liên kết, chàobán sản phẩm kinh doanh ngoại tệ trừ trên thị trường liên ngân hàng); công tác nghiêncứu & phát triển sản phẩm, phát triển thị trường; công tác xây dựng & phát triển mốiquan hệ khách hàng Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các hoạt động đó trongnhiệm vụ, thẩm quyền được giao

 Phòng Kỹ thuật: Là đơn vị thuộc bộ máy quản lý của công ty, có chức

năng tham mưu cho HĐQT và Tổng giám đốc về công tác kỹ thuật, công nghệ, địnhmức và chất lượng sản phẩm Thiết kế, triển khai giám sát về kỹ thuật các sản phẩmlàm cơ sở để hạch toán, đấu thầu và ký kết các hợp đồng kinh tế Kiểm tra, giám sát,nghiệm thu chất lượng sản phẩm

 Phòng Kế Toán Tài Chính: Là bộ phận có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị một cách kịp thời, đầy đủ đảm bảo phục vụ tốt cho hoạtđộng kinh doanh; chủ trì và phối hợp với các phòng có liên quan để lập kế hoạch kinhdoanh, kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn của công ty; thực hiện, tham gia thựchiện và trực tiếp quản lý công tác đầu tư tài chính, cho vay tại đơn vị; tham mưu cholãnh đạo đơn vị về việc chỉ đạo thực hiện hoặc trực tiếp thực hiện kiểm tra, giám sát

việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính – kế toán; nghiên cứu và đề xuất với Lãnhđạo đơn vị các biện pháp quản lý hoạt động kinh doanh đảm bảo chấp hành tốt đúngchế độ hiện hành và phù hợp với đặc điểm, tình hình kinh doanh của đơn vị để đạt hiệuquả cao nhất.

 Phòng hành chính nhân sự: Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Công

ty thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ đạt hiệu quả trong công việc - Các bộ phậnthực hiện đúng nhiệm vụ tránh chồng chéo, đỗ lỗi Đảm bảo tuyển dụng và xây dựng,phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên theo yêu cầu, chiến lược của Công ty

2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây

Tình hình doanh thu của công ty

(đơn vị: VNĐ)

Doanh thu 23,899,000,000 29,565,000,000 47,000,000,000Giá vốn 20,678,324,000 25,725,630,000 40,965,783,000Chi phí 884,572,000 1,025,000,000 2,797,675,000Lợi nhuận

trước thuế 2,336,104,000 2,814,370,000 3,236,542,000Lợi nhuận sau

thuế 1,089,000,000 1,445,000,000 1,989,000,000

Bảng 2.2 : Doanh thu của công ty cổ phần thương mại kỹ thuật HDL

Nhìn vào bảng kết quả ta thấy được doanh thu của công ty cổ phần thương mại

kỹ thuật HDL từ năm 2017 đến 2019 ở mức cao, doanh thu tăng đểu qua từng năm vàđặc biệt vượt trội ở năm 2019 Công ty đang ngày được tin tưởng về chất lượng sảnphẩm cũng như uy tín dịch vụ vì thế mà ngày càng có thêm nhiều nhà phân phối đến từnhiều tỉnh thành khác nhau muốn hợp tác

2.2 Phân tích thực trạng ứng dụng hệ thống thông tin quản lý bán hàng của công ty

2.2.1 Cơ sở hạ tầng

Để có những sản phẩm có tính cạnh tranh cao đáp ứng đủ nhu cầu của thị trường

và tình hình thực tại của doanh nghiệp đã đầu tư 1 số lượng lớn máy móc hiện đại

Phần cứng

- Số máy tính chủ: 1 máy

- Số máy tính kết nối vào mạng nội bộ: 50 máy

- Số máy tính kết nối vào internet: 50 máy

- Số phòng ban được kết nối vào mạng nội bộ: 5 phòng

- Các hệ điều hành sử dụng cho máy chủ: Windows xp, Window 7, Window 8Công ty sử dụng mạng nội bộ để kết nối dữ liệu các thiết bị đầu cuối gồm máytính, máy chủ, máy in, … trong công ty Việc sử dụng nghiêm ngặt mạng nội bộ giúpcho công ty có thể đảm bảo tối đa vấn đề an toàn bảo mật, đồng thời các máy, thiết bị

có thể kết nối với nhau cũng như kết nối với cơ sở dữ liệu nhanh chóng Ngoài ra,công ty sử dụng nhiều lớp tường lửa nếu muốn truy cập wifi phải được sử chấp thuận

và được cung cấp mã số

Chương trình phòng chống bảo vệ cho mạng: Sử dụng FireWall( Cứng và mềm),antivirut(BKAV Pro, Kapersky), web antivirut(PC tools doctor ASD.Net), mailantivirut( security Plus for Mdea, Symante dùng cho các máy cá nhân)

Phần mềm

Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao nhu cầu của khách hàng cũng như đảm bảohoạt động kinh doanh sản xuất, công ty không ngừng đầu tư, áp dụng công nghệ, phầnmềm tốt nhất để đưa vào hoạt động Các phần mềm ứng dụng công ty sử dụng đều dựatrên nền tảng hệ điều hành Windows

- Phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP) Bravo 7

+ Phần mềm được phát triển bởi công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO là công tychuyên sâu phát triển và triển khai ứng dụng các hệ thống phần mềm về công nghệthông tin vào quản lý sản xuất kinh doanh

+ Phần mềm Bravo 7 là giải pháp cho hoạt động quản lý tổng thể các hoạt động

và đơn hàng của doanh nghiệp Phần mềm đã được cài đặt và đi vào hoạt động đượchơn 1 năm nay và đã mang lại lợi ích nhất định trong quá trình quản lý của công ty

- Phần mềm kế toán Misa MSE.NET

+ Được phát triển bởi công ty chuyên phát triển phần mềm Misa với hơn 20 nămkinh nghiệm hoạt động với hàng loạt phần mềm ứng dụng được thiết kế và đưa vào sửdụng từ phần mềm dành cho doanh nghiệp, các đơn vị hành chính sự nghiệp cho đến

hộ kinh doanh cá thể cá nhân

+ Là phần mềm đạt chuẩn quốc tế: ISO 9001:2008, CSA STAR, CMMi tích hợpcho doanh nghiệp vừa và nhỏ Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính - kế toántheo đúng thông tư 133/2016/TT-BTC và 200/2014/TT-BTC Phần mềm hỗ trợ quản

lý tài chính kế toán trên các thiết bị di động Ngoài ra còn tích hợp trực tiếp các phầnmềm hóa đơn điện tử, ngân hàng điện tử, kết nối thẳng với Tổng cục Thuế

+ Thông qua chữ ký số các doanh nghiệp hoàn toàn có thể giảm bớt thời gianchứng thực, an toàn, chính xác cao, đơn giản hóa giao dịch, loại bỏ các hoạt động thủcông và lưu trữ giấy tờ

+ Tại Việt Nam, chữ ký số đã xuất hiện khá lâu và đã được áp dụng rất nhiềutrong các đơn vị doanh nghiệp vừa và lớn Các đơn vị cung cấp chữ ký số cũng rất đadạng với các cách thức nhằm đảm bảo an toàn bảo mật ngày càng được củng cố vànâng cao

Các phần mềm khác.

Công ty sử dụng hệ điều hành Windows với ưu điểm tích hợp cao, dễ sử dụng,bảo mật tốt, hỗ trợ nhiều ứng dụng Ngoài ra công ty còn sử dụng thêm phần mềm vănphòng như Microsoft Office, Unikey, Chrome, Firefox, IE, Winrar, Adobe reader.Không những thế, ngoài những phần mềm đã được trình bày ở trên, để thực hiện tốtcác hoạt động trong công ty, công ty còn tạo điều kiện để nhân viên sử dụng các phầnmềm như Zalo, SQL Server , …

trạm của nhân viên Với phần mềm Khai báo Hải quan ECUS thì dữ liệu ngoài việccho máy chủ Tổng cục Hải quan còn được lưu trữ tại máy tính khai báo

2.2.2 Thực trạng quy trình quản lý bán tại công ty cổ phần thương mại kỹ thuật HDL

Quy trình bán hàng hiện tại của công ty bao gồm 7 bước chính:

Bước 1: Tìm kiếm và tiếp nhận thông tin về khách hàng

Đây là bước đầu tiên trong quá trình bán hàng nhằm mục đích phát hiện ra cáckhách hàng triển vọng, xây dựng một danh sách khách hàng tiềm năng của mình, sànglọc những khách hàng không có nhiều triển vọng Có rất nhiều cách thức để tìm kiếmthông tin, tuy nhiên thông tin thường được phân thành hai loại: qua nguồn thông tinnội bộ doanh nghiệp và qua nguồn thông tin bên ngoài doanh nghiệp

 Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp: được lấy từ tạp chí, bản tin nội bộ, đồngnghiệp, khách hàng hiện tại, nhà cung cấp, đối tác cung cấp, đối thủ cạnh tranh, mạnglưới toàn cầu…

 Nguồn thông tin bên ngoài doanh nghiệp: được lấy từ các phương tiện truyềnthông, mối quan hệ cá nhân, họp, hội thảo, các sự kiện…

Bước 2: Xử lí thông tin và tiếp cận khách hàng tiềm năng

Khách hàng tiềm năng là một cá nhân, một tổ chức có đủ tiềm lực tài chính vàkhả năng đưa ra quyết định về việc mua sản phẩm, dịch vụ của người bán hàng Haynói cách khác, khách hàng tiềm năng là người tích cực tìm kiếm những điều mà nhânviên bán hàng tiếp thị Họ cũng có một số hiểu biết nhất định vì họ đã trải qua hầu hếtquá trình suy nghĩ trước khi quyết định và biết mình muốn gì – hoặc ít nhất họ cũng cókhái niệm về cái mình đang mua Nhóm khách hàng này mang lại ít giá trị trước mắtnhưng có thể mang lại nhiều giá trị lớn cho doanh nghiệp trong tương lai Khi tiếnhành xử lí thông tin khách hàng, thì công ty sẽ có được cơ hội để biết và hiểu nhiềuhơn về khách hàng của mình Nhờ sự hiểu biết đó, công ty có thể đưa ra nhữngphương pháp biến khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng mục tiêu-những kháchhàng có nhu cầu và sẵn sàng mua sản phẩm

Chiến lược tiếp cận khách hàng tiềm năng là cực kì quan trọng đối với mọichương trình bán hàng hiệu quả bởi nó cân bằng những nỗ lực dài hạn được yêu cầu để

chuyển từ khách hàng bình thường sang khách hàng tiềm năng trong chu trình bánhàng Có 3 cách phổ biến để tiếp cận khách hàng tiềm năng:

 Tiếp cận thông qua hệ thống tra cứu trực tuyến

 Tiếp cận thông qua danh bạ dưới dạng ấn bản và danh bạ trực tuyến

 Tiếp cận thông qua báo, tạp chí, phương tiện truyền thông đặc biệt

Bước 3: Tiếp cận khách hang

Sau khi đã có được những thông tin cần thiết về khách hàng tiềm năng, doanhnghiệp cần thiết lập một cuộc hẹn với khách hàng Nhân viên bán hàng cần biết cáchchào hỏi người mua để có được bước mở đầu cho mối quan hệ sau này, bao gồm biểuhiện bề ngoài, những lời mở đầu và cách nhận xét trong câu chuyện Bước này thànhcông thì quy trình bán hàng của doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn bạn đã thuyết phụcđược 50% khách hàng mua hàng vì khách hàng chịu lắng nghe nhân viên bán hàngnói, quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp bán

Bước 4: Khám phá cơ hội

Để có thể tìm kiếm được cơ hội, cần phải có kĩ năng bán hàng tốt, đặc biệt là kĩnăng đặt câu hỏi

Nếu khéo dùng câu hỏi, nhân viên bán hàng sẽ khiến khách hàng đề nghị được sửdụng sản phẩm/dịch vụ mà mình đang bán – thậm chí trước cả khi được giới thiệu Bên cạnh việc đặt câu hỏi để lấy thông tin, thì sau khi có những thông tin đó, ngườibán hàng lập tức tiến hành phân loại nhóm khách hàng Khách hàng thường được chia

Bước 5: Phân tích nhu cầu khách hàng

Khách hàng thường có 5 loại nhu cầu cơ bản sau:

Nhu cầu về an toàn: khách hàng thường sợ gặp rủi ro khi mua bất kì một sảnphẩm nào, vì lẽ đó họ sẽ tin tưởng hơn với những sản phẩm được chứng minh bằngthông số kĩ thuật và nguồn gốc cụ thể

Nhu cầu về tiện nghi: yếu tố then chốt giúp khách hàng mua sản phẩm là họ chỉcần bỏ công sức tối thiểu nhưng lại được thỏa mãn tối đa

Nhu cầu về tính mới lạ: khách hàng thường có tính hiếu kì, luôn thích tính mới

lạ, những điều đặc biệt chưa từng có ở những sản phẩm đã mua trước đây Nhu cầu về tính hãnh diện: khách hàng mong muốn khi sử dụng sản phẩm sẽ được phôtrương thanh thế, sức mạnh, quyền lực, đẳng cấp của mình nổi trội hơn so với nhữngngười khác

Nhu cầu về giá: với nhu cầu này thì ưu tiên hàng đầu đó là có được sản phẩm,dịch vụ tốt nhưng giá cả thấp nhất

Bước 6: Đưa ra đề xuất, cung cấp các giải pháp phù hợp với nhu cầu khách hàng.

Đề xuất và những giải pháp phù hợp với nhu cầu của khách hàng bao gồm: giá

cả, phương thức thanh toán, thời gian, địa điểm, phương thức giao hàng, bảo hành,dịch vụ đi kèm, các dịch vụ hỗ trợ (nếu có)

Bước 7: Đàm phán, kí hợp đồng mua hàng và kết thúc thương vụ.

Đàm phán là quá trình nhằm đưa các bên đi đến thỏa thuận, chấp nhận một khu vựchợp đồng có thể đáp ứng được mục tiêu của cả hai bên (mua và bán) Trước khi kí kếtbất kì một hợp đồng kinh tế nào cần phải xem xét kĩ các điều khoản về đơn giá và sốlượng, phương thức thanh toán, phương thức giao hàng, thời gian và địa điểm, bảohành, bảo trì, phạt hợp đồng, tranh chấp, thời hạn của hợp đồng, điều khoản chung…Sau khi xem xét một cách cẩn thận các điều khoản trên, thì mới đi đến khâu kí kết,thực hiện hợp đồng và kết thúc thương vụ

2.3 Đánh giá thực trạng HTTT quản lý bán hàng tại công ty

2.3.1 Những thành công mang lại cho công ty khi ứng dụng CNTT

Hạ tầng CNTT

Theo điều tra khảo sát thực trạng tại công ty về ứng dụng công nghệ thông tin,cho ta kết quả hầu hết các nhân viên trong công ty đều được trang bị máy tính để sửdụng trong công việc chiếm 90,9% Tất cả các máy tính đều được kết nối mạng LAN