Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng cho công ty máy tính CMS việt nam

Nhiệm vụ và Mục tiêu bài toán : a, Nhiệm vụ của bài toán - Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của công ty - Tìm hiểu nhiệm vụ và quy trình hoạt động của công ty - Khảo sát tình hình thực tế của côn

CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ HÀ NỘI

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

MÔN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Đề tài:

Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng cho công ty máy tính CMS Việt Nam

TỔNG QUAN ĐỀ TÀI Phần I : MỞ ĐẦU

Phần II: KHẢO SÁT BÀI TOÁN

1 Nhiệm vụ và Mục tiêu bài toán

2 Khảo sát hệ thống và đặc tả đề tài

Phần III: PHÂN TÍCH BÀI TOÁN

1 Biểu Đồ Phân Cấp Chức năng

2. Miêu tả các chức năng trong hệ thống

Phần IV: THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU

1 Các bảng dữ liệu

2 Mô hình thực thể lien kết

Phần V: THIẾT KẾ GIAO DIỆN

1 Các menu chính của giao diện

Phần I : MỞ ĐẦU

Cùng với xu thế phát triển văn minh của thế giới , những phương tiện kĩ thuậtphát triển mạnh mẽ không chỉ phục vu đáp ứng nhu cầu học tập mà còn đáp ứng nhucầu giải trí Để kinh doanh thu hút và đáp ứng đầy đủ các nhu cầu , các công ty ngàycàng phát triển và mở rộng kinh doanh , đòi hỏi ra đời hệ thống giúp họ quản lý côngviệc bán hàng một cách hiệu quả Môn phân tích và thiết kế hệ thống thông tin ra đời làphần quan trọng của cả ngành công nghệ thông tin và của việc quản lý kinh doanh Nógiúp cho việc phân tích thông tin rõ ràng , chính xác và hiệu quả Nhờ đó công việc quản

lý thông tin trở nên dễ dàng hơn

Đặt trong bối cảnh hiện nay, khi nền kinh tế phát triển thì nhu cầu về vậtchất của người dân ngày càng cao và với những gì đã nói ở trên thì có thể nói việckinh doanh máy tính đang là một trong những ngành hái ra tiền của nhiều nhàsản xuất và phân phối Tuy nhiên làm thế nào và bắt đầu từ đâu để có thể đạt đượchiệu quả từ việc tham gia mảnh đất kinh doanh màu mỡ này thì không phải công tynào cũng làm được

Nhận thức được điều đó, chúng em đã xây dựng hệ thống quản lý bán hàng chocông ty máy tính CMS Việt Nam bằng vốn kiến thức học tập, rèn luyện trên trường

và sự tìm tòi từ thực tiễn, tìm hiểu sách báo,

Phần II: KHẢO SÁT BÀI TOÁN

1 Nhiệm vụ và Mục tiêu bài toán :

a, Nhiệm vụ của bài toán

- Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của công ty

- Tìm hiểu nhiệm vụ và quy trình hoạt động của công ty

- Khảo sát tình hình thực tế của công ty

Áp dụng các kiến thức về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin để Xây dựng hệ thốngquản lý bán hàng cho công ty máy tính CMS Việt Nam

b, Mục tiêu của bài toán

- Xây dựng cơ sở dữ liệu về hệ thống bán hàng cho công ty máy tính CMS ViệtNam

- Có khả năng thực hiện: Quản lý xuất, Quản lý nhập, Quản lý tồn kho, thống kêdoanh thu, lập báo cáo…

- Có khả năng lưu trữ thông tin : Đại lý, Nhập hàng, Bán hàng

2 Khảo sát hệ thống và đặc tả đề tài :

Công ty máy tính CMS là một cửa hàng kinh doanh các thiết bị , linh kiện máytính như : chuột, bàn phím, ram, usb,màn hình … Bên cạnh đó còn có các lọai máy tính :Dell, Lenovo,Hp, Toshiba, … Không những vậy, công ty còn cung cấp phân phối cáclọai mặt hàng hiện có cho một số cửa hàng lớn nhỏ khác Nguồn hàng có thể do các nhàcung cấp, nhà sản xuất hoặc các công ty trong và ngoài nước cung cấp

Các hoạt động chính của công ty gồm nhập hàng vào kho, xuất hàng từ kho raquầy, từ kho phân phối đến các cửa hàng khác, quản lý các quầy, báo cáo số lượng,doanh thu, tồn kho hàng tháng, hao hụt mặt hàng hàng tuần

Quy trình hoạt động và quản lý công ty máy tính CMS được mô tả theo từng bộ

- Bộ phận thu ngân : cung cấp đơn đặt hàng, tính tiền dựa vào sản phẩm và số lượngtrong đơn đặt hàng Đồng thời lưu mọi dữ liệu về số lượng bán ra, số tiền khách trả vàomáy tính, để nhân viên quản lý có thể nắm mọi dữ liệu vào ra của cửa hàng.

- Bộ phận bán hàng : có nhiệm vụ giới thiệu, giải thích cho khách hàng về sản phẩm.Đánh số lượng, loại sản phẩm vào đơn đặt hàng Sau khi khách hàng thanh toán tại quầytính tiền thì phải giao các loại sản phẩm đã thanh tóan trong hóa đơn cho khách hàng

- Cửa hàng trưởng : có trách nhiệm quản lý các hoạt động kinh doanh, phân phối vàmọi hoạt động khác của cửa hàng

- Bộ phận quản lý : có nhiệm vụ cuội ngày tổng kết dữ liệu trên máy do bộ phận thungân nhập vào, tổng kết số luợng sản phẩm bán ra trên quầy để cân đối So sánh đốichiếu giữa số lượng + đơn giá của sản phẩm với số lượng + thành tiền của thu ngân đểkiểm tra, điều chỉnh sai sót nếu có Tiếp nhận đơn đặt hàng từ bộ phận giao tiếp giao chothủ kho để xuất kho, kiểm tra việc xuất kho về số lượng và các loại sản phẩm Nhậnphân tích từ bộ phận kế toán quyết định hình thức + nôi dung khuyến mãi trong đợtkhuyến mãi

- Bộ phận giao tiếp : có trách nhiệm đến các cửa hàng khác mà công ty phân phốinhận đơn đặt hàng, đem sản phẩm đã đặt từ kho tới phân phối cho các cửa hàng đó Tìmhiểu về nhu cầu thị trường, sản phẩm mới và đem đơn đặt hàng, nhận hàng từ các nguồncung cấp dưới sự chỉ đạo của cửa hàng trưởng

- Thủ kho : quản lý về công việc nhập kho, xuất kho lên quầy, xuất kho phân phốicho các cửa hàng khác

- Bộ phận kĩ thuật : kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi nhập kho, trước khi phânphối và trước khi bán cho khách hàng Lắp ráp cài đặt, hướng dẫn sử dụng Đánh dấungày mua lên tem bảo hành, sửa chữa sản phẩm bảo hành và quy dổi sản phẩm tươngđương nếu không sửa được cho khách hàng

- Bộ phận kế toán : tổng kết, điều chỉng giá các loại mặt hàng Phân tích số liệu nhậpxuất để cố vấn cho cửa hàng trưởng định giá sản phẩm kinh doanh tại chỗ và sản phẩm

phân phối cho các cửa hàng khác In bảng báo giá. >kế toán trưởng : quản lý công nợ,phát lương nhân viên.

Quản lý công ty máy tính CMS Việt Nam

Phần III: PHÂN TÍCH BÀI TOÁN

1 Biểu Đồ Phân Cấp Chức năng

giữa các chức năng, diễn tả bởi các cung nối liền các nút, là quan hệ bao hàm, tất cả đềuđược thể hiện trên một khung sơ đồ Hay biểu đồ phân cấp chức năng tạo thành một cấutrúc cây.

Hình 1: Sơ đồ phân rã chức năng của công ty máy tính CMS Việt Nam

2 Miêu tả các chức năng trong hệ thống

Dưới đây là công việc cụ thể được thực hiện tại cửa hàng :

a Nhập hàng :

Cửa hàng có một bộ phận giao tiếp, để nhập hàng, bộ phận này phải nghiên cứu

để nắm bắt nhu cầu thị trường về sản phẩm tiêu dùng, sản phẩm mới Từ đó, đặt quan

hệ với những nhà cung cấp những mặt hàng trên, giao đơn đặt hàng và nhận sản phẩm

Kiểm tra chất lượng

Lập phiếu nhập

Thốn

g kê bán

Thốn

g kê tồn

Lập báo cáo tồn

Hàng nhập về sẽ được kiểm tra chất lượng, phân loại, dán tem, định mã sản phẩm, định giá và nhập vào kho Việc báo cáo liên quan đến nhập hàng thể hiện qua

phiếu mua hàng và thẻ kho với mẫu sau :

Công ty máy tính

CSM Việt Nam

PHIẾU MUA HÀNG

Số : ………

Ngày : ………

Người bán: ………

Tên công ty: ………

Địa chỉ: ………

Số điện thoại: ……….Fax : ………

STT Mã số Tên mặt hàng Đơn giá Vnd/usd Số lượng Thành tiền Ghi chú Tổng cộng Viết bằng chữ: ………

Ngày ……….Tháng………Năm

Người quản lý Cửa hàng trưởng

Đơn vị tiền :……… (VND/USD)

STT Chứng từ Diễn

giải

Ngàynhập

Ngàyxuất

Số lượng

Khi hang nhập về kho, thủ kho ghi số lượng hàng nhập vào thẻ kho Mỗi loại mặt hàng

có một thẻ kho riêng Đối với những mặt hàng cũ đã có sẵn thẻ kho, mỗi loại mặt hàngmới nhập về sẽ được lập một thẻ kho mới

b Bán hàng:

Có 2 hình thức

 Từ kho lên quầy, từ quầy đến khách hàng: Cách trình bày sản phẩm này giúp dễquản lý loại mặt hàng, khách hàng dễ dàng tham khảo tìm những loại mặt hàng mình cần

 Từ kho phân phối đến các cửa hàng lớn nhỏ khác

Các báo cáo liên quan đến công việc bán hàng sẽ được thể hiện qua đơn đặt hàng củakhách hàng mua trực tiếp, phiếu đặt hàng của các cửa hàng khác do công ty phân phối,phiếu xuất kho, hóa đơn, báo cáo doanh thu, báo cáo tồn kho từng đợt:

Công ty máy tính

CSM Việt Nam

ĐƠN ĐẶT HÀNG

Tên khách hàng:……… Tên mặt hàng:………

Số đện thoại:……… Fax: ……… STT Tên hàng Loại mặt hàng Số lượng Ghi chú

Ngày… tháng … năm …

Người đặt hàng

Khi khách hàng đem phiếu đặt hàng tới quầy để tính tiền, nhân viên thu ngân sẽ nhận những thông tin cua mặt hàng như: mã số, tên, số lượng, … vào máy tính, máy tính sẽ in ra hóa đơn

Tổng cộng: ………

………

Kế toán trưởng Người bán

Việc báo cáo doanh thu hằng ngày và báo cáo lượng tồn kho hàng tháng sẽ được đưacho cửa hàng trưởng để tiện việc quản lý

Kế toán trưởng Cửa hàng trưởng

STT Mã số Tên hàng Đơn vị tiền Số lượng Ghi chú

Kế toán trưởng Thủ kho Cửa hàng trưởng

Sơ đồ tổ chức của cửa hàng Bách Khoa Computer:

c Nhận xét:

Qua tìm hiếu cách thức hoạt động của cửa hàng, ta thấy công việc trải qua nhiều giaiđoạn, các công việc diễn ra liên tục không gián đoạn Dữ liệu tuy có biến động nhưngđòi hỏi có tính xác cao Việc quản lý dựa vào ghi chú nhiều sổ sách, biểu mẫu, … tốnthời gian và nhân lực Do vậy việc đưa hệ thống máy tính vào quản lý, lưu dữ liệu trởnên cần thiết và hiệu quả Nó giúp xử lý dữ liệu nhanh, chính xác và hiệu quả

Quản lý dựa trên mã số, tên, loại, …

In báo cáo sau mỗi lần giao hàng

Hệ thống sử dụng bảo mật và phân quyền:

 Người admin : đăng ký và phân quyền cho người sử dụng chương trình giúpnhà quản lý theo dõi và kiểm soát chương trình

 Đổi password : người sử dụng có thể đổi mật mã để vào chương trình và sửdụng hệ thống dữ liệu

1 Các bảng dữ liệu

3 Bảng NHACUNGCAP ( Nhà cung cấp)

Tên côt Kiểu dữ liệu Allow Null Mô tả thuộc tính

MSNCC Char(5) No Mã số nhà cung cấpTenNCC Nvarchar(50) No Tên nhà cung cấp

DiaChi Nvarchar(50) No Địa chỉ

Email Nvarchar(50) No Email

4 Bảng SANPHAM ( Sản phẩm)

Tên côt Kiểu dữ liệu Allow Null Mô tả thuộc tínhMSSP Char(10) No Mã số sản phẩmTenSP Nvarchar(50) No Tên sản phẩm

DVT Nvarchar(50) No Đơn vị tính

ThoiGianBaoHanh Date No Thời gian bảo hành

5 Bảng LOAISANPHAM ( Loại sản phẩm)

Tên côt Kiểu dữ liệu Allow Null Mô tả thuộc tính

MSLSP Char(10) No Mã số loại sản phẩmTenLSP Nvarchar(50) No Tên loại sản phẩm

6 Bảng PHIEUNHAPKHO (Phiếu nhập kho)

Tên côt Kiểu dữ liệu Allow Null Mô tả thuộc tính

MSPNK Char(10) No Mã số phiếu nhập khoNgayNhapPNK Date No Ngày lập phiếu nhập

7 Bảng PHIEXUATKHO (Phiếu xuất kho)

Tên côt Kiểu dữ liệu Allow Null Mô tả thuộc tính

MSPXK Char(10) No Mã số phiếu xuất khoNgayNhapPXK Date No Ngày lập phiếu xuất

2) Bảng NUOCSANXUAT (Nước sản xuất)

Tên côt Kiểu dữ liệu Allow Null Mô tả thuộc tính

MSNSX Char(10) No Mã số nước sản xuấtTenNSX Nvarchar(50) Tên nước sản xuất

6 Bảng PHIEUBAOHANH (Phiếu bảo hành)

Tên côt Kiểu dữ liệu Allow Null Mô tả thuộc tính

MSPBH Char(10) No Mã số phiếu bảo hành

7 Bảng DONGIA (Đơn giá)

Tên côt Kiểu dữ liệu Allow Null Mô tả thuộc tínhMSDG Char(10) No Mã số đơn giá

NgayCapNhat Date No Ngày sửa đổi giá sản

phẩmThueGTGT Float No Thuế giá trị gia tăng

8 Bảng NHANVIEN (Nhân viên)

TenNV Nvarchar(50) No Tên nhan vien

DiaChiNV Nvarchar(50) No Địa chỉ nhân viên

QueQuan Nvarchar(50) No Quê quan

Là nơi chứa sản phẩm mà cửa hàng mua về và chưa bán ra

Tên côt Kiểu dữ liệu Allow Null Mô tả thuộc tính

TenKho Nvarchar(50) No Tên kho

DiaChiKho Nvarchar(50) No Địa chỉ kho

11.Bảng HOADONBANSI (Hóa đơn bán sỉ)

Tên côt Kiểu dữ liệu Allow Null Mô tả thuộc tính

MSHDBS Char(10) No Mã số hóa đơn bán sỉNgayLapHDBS Date No Ngày lập hóa đơn bán sỉTongTienBS Float No Tổng tiền bán sỉ

12.Bảng KHACHHANGPHANPHOI (Khách hàng phân phối)

Là các cửa hàng do cửa hàng mình phân phối sản phẩm cho.Tên côt Kiểu dữ liệu Allow Null Mô tả thuộc tính

MSKHPP Char(10) No Mã số khách hàng phân

phốiTenKHPP Nvarchar(50) No Ten khách hàng phân

phốiDiaChiKHPP Nvarchar(50) No ten khách hàng phân

phốiSDTKHPP Int No Số điện thoại khách

hàng phân phốiFaxKHPP Nvarchar(50) No Fax của khách hàng

phân phốiEmailKHPP Nvarchar(50) No Email khách hàng phân

14.Bảng HOADONBANLE ( Hóa đơn bán lẻ)

Tên côt Kiểu dữ liệu Allow Null Mô tả thuộc tính

MSHDBL Char(10) No Mã số hóa đơn bán lẻNgayLapHDBL Date No Ngày lập hóa đơn bán

lẻ

TongTienBL Float No Tổng tiền bán lẻ

2 Mô hình thực thể lien kết

Hình 2: Mô hình thực thể liên kết

Phần V: THIẾT KẾ GIAO DIỆN

1 Các menu chính của giao diện:

1.1 Menu hệ thống : trong menu hệ thống có phần quản trị người dùng chỉ dàng

cho người có quyền admin Nhân viên bình thường khi đăng nhập thì phần này mờ

1.2 Menu quản lý danh mục:

Quản lý các danh mục nhà cung cấp, nhân viên, khách hàng, hàng hóa và loại hàng

1.5 Giúp đỡ:

Trình giúp đỡ và thông tin người thiết kế(phần mềm)

2 Mô tả form

2.1 Form quản lý nhà cung cấp:

2.2 Form quản lý nhân viên

2.3 Form quản lý khách hàng

2.4 Form quản lý hàng hóa

2.5 quản lý loại hàng

2.6 Form phiếu nhập kho

2.7 Form phiếu xuất kho

2.8 Form phiếu bảo hành

2.9 Form cập nhật giá:

2.10 Form hóa đơn bán sỉ

2.11 Form hóa đơn bán lẻ

2.12 Form xem phiếu

2.13 form đăng nhập

2.14 Form quản trị người dùng

2.15 Form nhập mới khách hàng

1.Ưu điềm

- Thể hiền tương đối đầy đủ các yêu của bài PTTKHTTT

- Cấu trúc dữ liệu và thuật giải tương đối đầy đủ để từ đó có thể phát triển lênphần mềm

2.Khuyết điểm

- Trong quá trình làm bài không trảnh khỏi như sai sót nhỏ

- Thể hiện các form chưa đạt yêu cầu

3 Lời Cảm Ơn

Chúng em xin chân thành cảm ơn các thầy,cô giáo trong khoa Công nghệ thôngtin, trường Cao Đẳng Công Nghệ Hà Nội, đã trang bị cho chúng em nhưng kiến thứctốt nhất, giảng dạy chỉ bảo trong suốt những năm học qua và đã truyền đạt cho chúng emnhững kiến thức chuyên môn bổ ích trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu đề tàinày

Chúng em xin trân trọng bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với cô giáo Bùi Thanh Loan, cô là người đã tận tình hướng dẫn và chỉ bảo cho chúng em hoàn thành toàn bộ

trong quá trình làm đề tài này

Dù đã cố gắng rất nhiều nhưng trong quá trình thực hiện đề tài này nhóm chúng

em không tránh những sai sót, chúng em kính mong quý thầy cô cùng các bạn đóng góp

ý kiến để chúng em hoàn thiện đề tài được tốt hơn

Một lần nữa,chúng em xin chân thành cảm ơn và luôn mong nhận được sự đónggóp quý báu của tất cả mọi người

Hà nội, tháng 02 năm 2013Lớp CNTT1 - K4