Bất Động Sản cơ bản

Chi tiết nhất

• Tài liệu tham khảo:

– A Guide to The Project Management Body Of

Knowledge (PMBOK) Website: pmi.org

Các kỹ năng quản lý dự án

1 Dự án

Tổ chức

hiện tại

Tổ chức tương lai

Tiến hành Chiến lược phát triển

Các dự án

yes Các mục tiêu

Quản lý

dự án Một dự án được sinh ra là để thực hiện các mục tiêu chiến lược

Dự án là gì ?

• Dự án là sự nổ lực tạm thời để làm ra một sản phẩm hoặc

dịch vụ đặc thù.

• Tính chất tạm thời

– Có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc

– Tổ chức nhân lực chỉ tồn tại trong một khoảng thời gian nhất định

– Tính chất tạm thời không áp dụng cho sản phẩm

• Tính chất đặc thù

– Làm ra sản phẩm chưa có trên thị trường, hoặc

– Các công việc trước đây chưa từng làm

Sự tinh chỉnh từng bước

• Do tính đặc thù, dự án cần thực hiện thận trọng bằng cách tinh chỉnh từng bước để giảm bớt việc làm lại (rework)

• Là một quá trình hoàn thiện dần kết quả qua từng bước

thực hiện để tạo ra sản phẩm ngày càng phù hợp với yêu cầu đối với sản phẩm

• Quá trình tinh chỉnh tạo điều kiện cho người làm dự án

nhận thức về dự án ngày càng hoàn thiện hơn để giảm bớt rủi ro khi thực hiện dự án

Hiện trạng Mục tiêu Thực hiện Kết quả Tinh chỉnh

Cần Cần Không

1

2

3

Đối chiếu

Mục tiêu

• Là những kết quả cụ thể của các hoạt động sản xuất mà

người quản lý muốn có

– Là sản phẩm thỏa mãn các tiêu chuẩn đã quy định

– Là các vấn đề (khuyết điểm) phải được giải quyết (khắc phục)

• Phải khả thi và đo lường được.

– Khả thi: làm được với khả năng hiện có

– Đo lường được: kết quả được diễn tả theo đơn vị đo nào

đó, ví dụ: theo % khối lượng công việc, kích thước và khối lượng sản phẩm,…

Vai trò của mục tiêu

tạo sản phẩm có hiệu quả, không lãng phí nguồn lực

chức thực hiện mục đích (lâu dài) của tổ chức đó

Tiến trình

• Là một hoặc một chuổi các hoạt động liên kết nhau để tạo

ra sự thay đổi theo như mong muốn

Nguồn lực

• Nhân lực (human resource): Là kiến thức, kinh nghiệm,

kỹ năng và sức lao động của con người

– Thực hiện, và tạo ra các nguồn lực khác

– Kiểm soát và điều khiển tiến trình (quản lý)

• Công cụ (tools): Là phương tiện được con người trực tiếp

sử dụng để thực hiện công việc (máy, phần mềm, )

– Trợ giúp tăng năng suất và chất lượng

• Phương pháp (methods): Là các quy tắc, quy trình, kỹ

thuật, công nghệ được áp dụng vào tiến trình

– Tối ưu các hoạt động của tiến trình, tăng hiệu quả

– Giúp cho tiến trình chắc chắn thực hiện đúng

Ràng buộc

• Là các yêu cầu bắt buộc phải tuân thủ đối với tiến trình.

1 Ràng buộc trên kết quả của tiến trình

• Vd: Tiêu chuẩn chất lượng cho sản phẩm

2 Ràng buộc trên hoạt động của tiến trình

• Vd: Phương pháp, Quy trình làm dự án

3 Ràng buộc trên liên kết, để nó không gây rủi ro cho

các tiến trình khác (bị phụ thuộc vào nó)

• Vd: Tiến độ, Giả định, Mốc đánh giá (milestone)

Quản lý dự án

• Quản lý là sự áp dụng kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm để điều khiển nguồn lực thực thi các tiến trình để giải quyết các bài toán

– Hoạch định, tổ chức thực hiện, giám sát, điều khiển

– Theo chu trình “Plan – Do – Check – Act” (Shewhart)

• Quản lý dự án là sự áp dụng kiến thức, kỹ năng, kỹ thuật

và công cụ vào các hoạt động của dự án để thỏa mãn các yêu cầu đối với dự án.

– Xác định rõ yêu cầu, vì yêu cầu thể hiện mục tiêu và

các ràng buộc của dự án;

– Xác định phạm vi, thời gian, chi phí, rủi ro,…

– Lập kế hoạch thực hiện, giám sát, điều khiển tiến trình

Giải quyết bài toán

• Bài toán (problem): là sự khác biệt giữa hiện trạng là sự khác biệt giữa hiện trạng

(current state) và mong muốn (desired state) và mong muốn

– Khắc phục các khuyết điểm (“weakness”) đã được phát hiện qua các triệu chứng biểu hiện trong tổ chức

– Chớp lấy thời cơ (“opportunity”), qua việc phân tích

các diễn biến từ môi trường bên ngoài của tổ chức

• Giải pháp (solution): là cách để giảm bớt sự khác biệt giữa hiện trạng và mong muốn

– Giải pháp là một phương án được chọn để áp dụng

– Kết quả áp dụng giải pháp là cái cần phải có

• Giải quyết bài toán (problem solving): là tìm và thực hiện giải pháp cho bài toán

Phương pháp giải quyết bài toán

1.

1 Nhận biết các tín hiệu nguy cơ, thách thức (hoặc cơ hội)

– Các tín hiệu nguy cơ là các biểu hiện “bất thường” có

có xu hướng kéo dài và ảnh hưởng đến tổ chức

• Vd: doanh thu giảm, trể tiến độ,

– Được nhận biết qua các kênh thông tin

• Hình thức: các báo cáo định kỳ, các cuộc họp,…

• Phi hình thức: Dư luận, tiếp xúc hàng ngày,

– Vai trò của hệ thống thông tin là để phát hiện và cung

cấp thông tin định vị bài toán

Phương pháp giải quyết bài toán

2.

2 Định nghĩa bài toán

– Các tín hiệu nguy cơ là hiện tượng, “triệu chứng”

(symtomp) cho biết bài toán (,là nguyên nhân của các triệu chứng,) đang tồn tại, cần phải tìm

Không có Tiêu chuẩn

Không có Tiêu chuẩn

(hiện tượng) (hiện tượng) (nguyên nhân)

Nguyên nhân là do Nguyên nhân là do

– Định nghĩa bài toán là để

 Giới hạn phạm vi bài toán để có giải pháp khả thi

Phương pháp giải quyết bài toán

3.

3 Tìm giải pháp cho bài toán

– Giải pháp là phương án tốt nhất được chọn, dựa trên

các tiêu chuẩn: kỹ thuật, kinh tế, pháp lý, vận hành và

kế hoạch

Phương án 2 Phương án 3

Giải pháp

Tìm p án

Phát sinh phương án và

các tiêu chuẩn đánh giá

Chọn p.án tối ưu sau khi đánh giá phương án theo các tiêu chuẩn

Chọn p án

Phương pháp giải quyết bài toán

4 Thực thi giải pháp và đo lường kết quả

– Thực thi giải pháp để tạo ra những thay đổi cần thiết

để giải quyết bài toán– Đánh giá là để kiểm chứng giữa kết quả dự kiến từ

giải pháp và kết quả thực tế có được ở hiện trạng mới, để ra các quyết định tiếp theo

Hai loại tiến trình dự án

1

1 Tiến trình tạo sản phẩm (product oriented process): là

tiến trình chính của dự án trong chuổi tiến trình tạo ra giá trị để dự án đạt được mục tiêu

Phân phối sản phẩm sản phẩm Bán

Bán sản phẩm

– Không trực tiếp tạo ra sản phẩm / dịch vụ mà chỉ định

hướng cho các tiến trình sản xuất, để đạt được mục tiêu

Tác động giữa 2 loại tiến trình

Inputs

Outputs

tiến trình quản lý

tiến trình sản xuất giám sát, đo lường

hoạch định,điều khiển

• Hoạch định, điều khiển để tạo ra những quyết định,

mệnh lệnh điều khiển các tiến trình tạo sản phẩm

– xác định mục tiêu, phân tích rủi ro, xử lý tình huống

• Giám sát, đo lường là để thu thập những thông tin, sự

kiện từ các tiến trình sản xuất

Tiến trình tạo sản phẩm và mục tiêu

• Các tiến trình tạo sản phẩm làm thỏa mãn dần mục tiêu

– Theo cách “tinh chỉnh từng bước”

– Đối chiếu kết quả với mục tiêu để thực hiện tiếp

• Các tiến trình liên kết nhau bằng “output – input”.

– Các tiến trình phụ thuộc nhau trong chuổi tiến trình

– Có rủi ro sẽ làm chuổi tiến trình bị hư hỏng, không

Các nhóm tiến trình quản lý dự án

1 Khởi động: thiết lập môi trường & thủ tục quản lý

2 Hoạch định: Thiết lập cấu trúc dự án & hoạch định các

tiến trình (thứ tự, thời gian, kết quả, ràng buộc)

3 Thực hiện: Thực hiện những gì đã hoạch định

Initiating processes

Initiating processes processes Planning

Planning processes

Controlling processes

Controlling processes

Executing processes

Executing processes

Closing processes

Closing processes

34

5

Chu kỳ sống của dự án

• Dự án tiến hành qua nhiều giai đoạn (phases), mỗi giai

đoạn đều có kết thúc bằng kết quả chuyển giao cho các

giai đoạn kế tiếp

– Để quyết định dự án có cần thực hiện tiếp không

– Để phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai sót

Giai đoạn Khởi động

Giai đoạn thực hiện Giai đoạn

Chu kỳ sống của dự án

• Các nhóm tiến trình cũng có thể xếp chồng lên nhau

• Nhóm công việc hoạch định, điều khiển được thực hiện trong suốt chu kỳ sống của dự án

Chu kỳ dự án và sản phẩm

Hoạch định sản phẩm

Khởi động Thực hiện Kết thúc

Khai thác

Sản phẩm Yêu cầu

Các tác nhân (stakeholders)

• Là những người giữ một hoặc nhiều vai trò đối với dự án

– Trực tiếp: Trưởng dự án, khách hàng, tổ chức, nhóm

thực hiện và quản lý dự án, nhà tài trợ

– Gián tiếp: người qlý hành chính, người làm luật (thuế)

• Có những ảnh hưởng nhất định đến sự thành công hoặc

thất bại của dự án

– Tích cực: họ mong muốn dự án thành công vì có lợi ích

nhất định từ dự án Vd: Những tổ chức có tài trợ cho

các dự án công nghiệp hóa

– Tiêu cực: họ không muốn dự án được tiến hành vì các

tác động có hại của dự án đối với môi trường Vd:

Những tổ chức bảo vệ môi trường

Các yếu tố ảnh hưởng đến dự án

1 Tổ chức: công ty/doanh

nghiệp, nơi thành lập ra

dự án

2 Môi trường: kinh tế,

xã hội,văn hóa,… của

dự án

3 Năng lực của người quản lý dự án

Functional manager

Functional manager Staff

Staff

Staff

Staff

Staff Staff

Staff Staff

Staff

Project Coordination (A) Functional Chief

executive

Ảnh hưởng của tổ chức

• Dự án có nhân lực riêng, có người quản lý dự án

• Chuyên trách cao, ít lệ thuộc vào các bộ phận chức năng

• Nhân lực của tổ chức không ổn định (vì dự án chỉ tạm

Project manager

Project manager

Project manager

Staff Staff Staff

Staff Staff Staff

Staff Staff Staff (B) Projectized Chief

executive

Ảnh hưởng của tổ chức

Functional manager

Functional manager

Functional manager Staff

Staff

Proj Manager

Staff Staff

Staff

Staff Staff

Staff

(C) Balanced matrix

Chief executive

Môi trường kinh tế xã hội

1 Chuẩn (standard) và quy tắc (regulation)

– Chuẩn: là một nội dung được công nhận một cách phổ

biến (do tính hữu dụng của nó)

• Có tổ chức viết ra tài liệu Vd: ISO, ITUT,…

– Quy tắc: là một nội dung quy định (mang tính mệnh

lệnh) bằng văn bản phải được tuân thủ trong phạm vi của tổ chức ban hành ra quy tắc đó

2 Sự toàn cầu hóa: các tiến trình dự án được thực hiện

ngày càng giống nhau trên thế giới (được tối ưu hóa)

3 Bản sắc văn hóa: các tiến trình dự án phải phù hợp với

nền văn hóa của địa phương nơi các stakeholder ở

Các kỹ năng của Proj.Manager

1 Lãnh đạo

– Lãnh đạo và quản lý phải song hành

– Vạch ra đường lối thực hiện: chỉ ra viễn cảnh trong

tương lai và chiến lược thực hiện để đạt được viễn cảnh đó

– Lựa chọn người phù hợp: để có sự hợp tác thực hiện– Động viên, khích lệ giúp mọi người tự nổ lực vượt

qua các trở ngại trong công tác

2 Giao tiếp

– Tạo ra thông điệp rõ ràng, không tối nghĩa, và hoàn

chỉnh để người nghe hiểu rõ, bảo đảm rằng thông điệp được hiểu trọn vẹn và chính xác

Các kỹ năng của Proj.Manager

3 Đàm phán Để đạt được sự thỏa thuận hợp lý đối với:

– Các thay đổi về phạm vi, chi phí, kế hoạch,…

– Các điều khoản thỏa thuận giữa 2 bên

– Nguồn lực cần thiết cho dự án

– Trách nhiệm của các bên cho mục đích chung

4 Giải quyết vấn đề (problem solving)

– Xác định vấn đề (kỹ năng phân tích)

– Ra quyết định và thực thi quyết định đúng lúc

5 Tác động đến tổ chức để thúc đẩy công việc (uy tín)

– Hiểu cấu trúc của tổ chức

– Hiểu cơ chế phân bổ quyền lực

• Done!