xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp simco

Sau một thời gian ngắn thực tập tại Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệpSIMCO được sự quan tâm giúp đỡ của các cán bộ Phòng Kế toán tại Công ty và nhữngkiến thức đã được học ở trườ

MỤC LỤC

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU 4

LỜI NÓI ĐẦU 5

-CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VÀ VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP SIMCO 7

-1.1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần thép và vât tư công nghiệp

SIMCO 7 1.1.1 Đăc điểm chung 7

1.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty 9

1.2 Giới thiệu đề tài tốt nghiệp 9

1.2.1 Tên đề tài 9

1.2.2.Lý do chọn đề tài 9

-1 3 Giới thiệu về hệ thống kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO 11

1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 11

1.3.2 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng tại công ty 13

1.4 Thực trạng của đề tài, dữ liệu đầu vào và đầu ra 16

1.4.1 Chứng từ hạch toán 17

1.4.2 Dữ liệu đầu ra 22

1.5 Quy trình xử lý dữ liệu chủ yếu 24

1.6 Kế hoạch xây dựng đề tài 25

-CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ NHỮNG CÔNG CỤ CẦN THIẾT ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 27

2.1 Cơ sở phương pháp luận 27

2.1.1 Tổng quan về quá trình phân tích hệ thống thông tin quản lí 27

2.1.2 Tổng quan về quá trính thiết kế và triển khai hệ thống 28

2.1.2.2 Thiết kế giao diện chương trình 28

2.2 Công cụ thực hiện đề tài 29

2.2.1 Công cụ biểu diễn các chức năng 29

2.2.1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng 29

2.2.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu: 29

2.2.1.3 Ma trận thực thể chức năng: 31

2.2.1.4 Hồ sơ dữ liệu: 31

2.2.1.5 Từ điển dữ liệu: 31

2.2.1.6 Mô hình thực thể liên kết (ER): 32

2.2.2 Công cụ ngôn ngữ phát triển phần mềm 32

-CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG -CHƯƠNG TRÌNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VÀ VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP

SIMCO 34 3.1 Phân tích hệ thống về xử lý 34

-3.1.1 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống kế toán bán

hàng 34 3.1.2 Sơ đồ ngữ cảnh 37

3.1.3 Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống kế toán bán hàng 38

3.1.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh: Quy trình nghiệp vụ bán hàng 38

3.1.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1.0: Quản lý nhập hàng hóa 40

3.1.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức: 2.0 Lập hóa đơn, phiếu xuất 41

3.1.3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 3.0: Giao hàng, thanh toán 44

3.1.3.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 4.0: Xử lý sự cố 46

3.1.3.6 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 5.0: Tìm kiếm 48

3.1.3.7 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 6.0: Báo cáo 50

3.2 Phân tích hệ thống về dữ liệu 52

3.2.1 Chọn hệ quản trị CSDL 52

3.2.2 Xây dựng hệ thống các bảng 52

3.2.3 Mô hình Relationships 58

3.3 Lựa chọn ngôn ngữ lập trình: Visual Basic 6.0 59

3.4 Xây dựng giao diện 59

3.4.1 Form đăng nhập 59

3.4.3 Form danh mục nhà cung cấp 61

3.4.5 Form phiếu nhập 63

3.4.7 Form báo cáo nhập hàng hóa 65

3.4.8 Form báo cáo xuất hàng hóa 67

3.2.9 Một số form khác 69

KẾT LUẬN 71

TÀI LIỆU THAM KHẢO 73

PHỤ LỤC 75

-DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty 9

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ phòng kế toán 12

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ quá trình ghi sổ kế toán ghi chép theo hình thức Nhật ký chung 15 Sơ đồ 1.4: Sơ đồ xử lý luồng dữ liệu 16

Sơ đồ 3.1: Biểu đồ phân cấp chức năng 34

Sơ đồ 3.2: Sơ đồ ngữ cảnh 37

Sơ đồ 3.3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 39

Sơ đồ 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 0 40

Sơ đồ 3.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2.0 42

Sơ đồ 3.6: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 3.0 45

Sơ đồ 3.7: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 4.0 47

Sơ đồ 3.8: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 5.0 49

Sơ đồ 3.9: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 6.0 51

Hình 3.1: Mô hình Relationships 58

-LỜI NÓI ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường, mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp là tối đahoá lợi nhuận, mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất Để đạt được điều đó đòi hỏi các nhàquản lý phải có những biện pháp thiết thực trong chiến lược kinh doanh của mình Mộttrong những chiến lược mũi nhọn của các doanh nghiệp là tập trung vào khâu bánhàng Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình luân chuyển hàng hoá trong doanhnghiệp, giúp doanh nghiệp tạo nguồn thu bù đắp những chi phí bỏ ra, từ đó tạo ra lợinhuận phục vụ cho quá trình tái sản xuất kinh doanh

Vấn đề đặt ra là làm sao tổ chức tốt khâu bán hàng, rút ngắn được quá trình luânchuyển hàng hoá, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh Trong đó biện pháp quantrọng nhất, hiệu quả nhất phải kể đến là thực hiện tốt công tác kế toán bán hàng Kếtoán bán hàng giữ vai trò hết sức quan trọng, là phần hành kế toán chủ yếu trong côngtác kế toán của doanh nghiệp Góp phần phục vụ đắc lực hoạt động bán hàng của mỗidoanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tăng nhanh khả năng thu hồi vốn, kịp thời tổ chứcquá trình kinh doanh tiếp theo, cung cấp thông tin nhanh chóng để từ đó doanh nghiệpphân tích, đánh giá lựa chọn các phương án đầu tư có hiệu quả

Vì vậy, để có thể đứng vững trong thị trường cạnh tranh và không ngừng pháttriển mở rộng sản xuất đòi hỏi các doanh nghiệp phải đặc biệt quan tâm tới công nghệthông tin, nó làm thay đổi lớn trong lĩnh vực sản xuất, cơ sở hạ tầng, cấu trúc kinh tế vàđặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp

Sau một thời gian ngắn thực tập tại Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệpSIMCO được sự quan tâm giúp đỡ của các cán bộ Phòng Kế toán tại Công ty và nhữngkiến thức đã được học ở trường em nhận thức được vai trò quan trọng của công tác kếtoán bán hàng đối với sự hoạt động và phát triển của doanh nghiệp Vì vậy, em đã chọn

đề tài: “Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thép và vật tư

thống quản lý cho công ty nhằm đáp ứng những yêu cầu phù hợp với công tác quản lýcủa công ty và quản lý bán hàng với độ phong phú riêng Nội dung của chuyên đề thựctập này đề cập đến một số khía cạnh trong công tác quản lý nhập, xuất, thanh toán củacông ty, chuyên đề được thực hiện với thiết kế kiểu cấu trúc và cài đặt trong môitrường Visual Basic 6.0 Đề tài bao gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO.

Chương 2: Cơ sở phương pháp luận và công cụ cần thiết để thực hiện đề tài Chương 3: Xây dựng chương trình phần mềm kế toán bán hàng tại Công ty

cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO.

Do quá trình tìm hiểu và đánh giá việc thực hiện quá trình kế toán bán hàng tạicông ty có hạn chế nên trong việc thực hiện và xây dựng báo cáo thực tập của em tấtyếu không tránh khỏi được những sai sót Vì vậy em rất mong có được sự chỉ bảohướng dẫn của thầy cùng các anh, chị phụ trách chuyên môn trong công ty để báo cáocủa em được hoàn thiện hơn và em có điều kiện hơn trong học tập và trau dồi thêmkiến thức

Em xin chân thành cảm ơn thầy Phùng Tiến Hải đã tận tình hướng dẫn và chỉ

bảo em trong suốt quá trình thực tập để em có thể hoàn thành một cách tốt nhất chươngtrình này Và em cũng gửi đến Ban Giám đốc, anh, chị trong Công ty cổ phần thép vàvật tư công nghiệp SIMCO đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại công ty, tạo điềukiện thuận lợi để em có thể thực hiện chương trình này

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 30 tháng 3 năm 2014

Sinh viên thực hiện

Mai

Vũ Thị Mai

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN THÉP VÀ VẬT TƯ CÔNG NGHIỆP SIMCO

1.1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần thép và vât tư công nghiệp SIMCO

1.1.1 Đăc điểm chung

- Tên công ty:

+ Tên Việt Nam: Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO.+ Tên tiếng Anh: STELL INDUSTRY MATERIAL STOCK

COMPANY

- Địa chỉ: Tầng 6 – Tòa nhà Simco – Phạm Hùng – Từ Liêm – Hà Nội

- Mã số doanh nghiệp: 0100902925 ngày 28 tháng 12 năm 2006

- Tổng Giám Đốc: Nguyễn Thị Thanh Thủy

- Loại hình doanh nghiệp: cổ phần

Tel: (84)0320.879005

Fax: (84)0320.879000Email: simcohd@yahoo.com

- Văn phòng đại diện

1.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty

1.2 Giới thiệu đề tài tốt nghiệp

Ban Giám Đốc

Trưởng phòng

Kinh doanh Trưởng phòngKế toán Giao dịchPhòng Trưởng phòng Tổng hợp

KTtổng hợp

KTbán hàng

Bộ phận chuyên chở

Thông tinMarketting

thời gian, nhân lực, tốc độ chậm, làm ảnh hưởng tới vấn đề kinh tế của công ty Đặcbiệt là trong công tác quản lý bán hàng đòi hỏi cập nhật thông tin một cách chi tiết,chính xác, thường xuyên và nhanh chóng

Từ thực tế trên đòi hỏi công tác bán hàng cần có sự đổi mới về kỹ thuật, nghiệp

vụ, về quy trình công nghệ Việc áp dụng công nghệ thông tin vào phục vụ việc kế toánbán hàng đang là yêu cầu cần thiết Vì vậy đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý thốngnhất, được cài đặt chung cho toàn công ty nhằm nâng cao trình độ kế toán, tính nhấtquán trong dữ liệu, việc quản lý sổ sách, giấy tờ và cập nhập dữ liệu trên máy một cáchđồng bộ, đáp ứng nhu cầu thống kê, báo cáo

Thêm vào đó, với cơ cấu hoạt động của công ty như hiện nay, nếu ban quản lýmuốn biết tình hình kinh doanh của công ty ngay thì bộ phận kế toán của công ty thống

kê số liệu và lên báo cáo Để làm được việc đó thì phải mất nhiều thời gian và khôngđảm bảo được tính chính xác Hơn nữa còn ảnh hưởng đến việc kinh doanh của côngty

Chính vì vậy giải pháp hiệu quả nhất là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụngcông nghệ thông tin vào việc quản lý cơ sơ dữ liệu Nếu xây dựng thành công phầnmềm kế toán bán hàng sẽ có những lợi ích sau:

 Đảm bảo việc cập nhập chính xác với số lượng không hạn chế

 Đưa ra các báo cáo nhập xuất tồn theo yêu cầu của người quản lý tạithời điểm bất kì

 Tự động hóa để hệ thống tránh việc cập nhật thông tin một cách thủcông

 Tiết kiệm thời gian, nhân lực và tiền bạc

 Tránh sự chồng chéo quá nhiều trong quá trình quản lý

 Nâng cao hiệu quả của công tác kế toán bán hàng của công ty

Với những lý do nêu trên cũng như mong muốn được áp dụng những kiến thứckinh tế cũng như tin học đã được tiếp thu trong quá trình học tập tại trường, để áp dụngkiến thức đó vào thực tế, em đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng phần mềm kế toánbán hàng tại Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO”.

1 3 Giới thiệu về hệ thống kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO

1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Để phát huy thế mạnh của mình thì việc đầu tiên công ty phải xây dựng một hệthống kế toán chặt chẽ, phù hợp với tình hình sản xuất, quy mô, tính chất công việc củacông ty

Với những đặc điểm tính chất của kế toán thì việc tổ chức hệ thống kế toántrong các tổ chức, đơn vị nói chung, trong các công ty nói riêng là không thể thiếu vì

nó có ý nghĩa không chỉ với các công ty mà còn có ý nghĩa đối với công tác quản lýcủa Nhà Nước

Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO chuyên nhập và sản xuấtthép, vật tư công nghiệp Vì vậy các nghiệp vụ phát sinh phụ thuộc vào các hợp đồngxây dựng Nhất là trong thời buổi hiện nay có rất nhiều công ty bán mặt hàng này Vậy

bộ máy kế toán trong doanh nghiệp phải phù hợp với tình hình phát triển của công tytrong từng giai đoạn, được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ phòng kế toán

 Kế toán trưởng:

Chỉ đạo công tác chung của phòng kế toán, chịu trách nhiệm chung.Lên kế hoạch tài vụ, tài chính hàng năm

Hạch toán tổng hợp

Theo dõi tài sản cố định

Lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán quý, năm

 Kế toán tổng hợp

Thanh toán các khoản tiền hàng nhập, xuất của công ty

Thanh toán các khoản tiền lương, trích theo lương

Thanh toán nợ

Thanh toán tiền gửi

Thanh toán tiền mặt, tạm ứng, bảo hiểm

1.3.2 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng tại công ty

PHÒNG KẾ TOÁN

Kế toán bán hàng

Kế toán tổng hợpThủ quỹ

Bán hàng là khâu cuối cùng trong hoạt động kinh doanh, là quá trình thực hiệngiá trị của hàng hoá Nói khác đi, bán hàng là việc chuyển giao hàng hoá, dịch vụ chokhách hàng, và khách hàng trả tiền hay chấp nhận trả tiền cho doanh nghiệp Đó cũngchính là sự vận động của vốn kinh doanh từ vốn thành phẩm sang vốn bằng tiền vàhình thành kết quả Trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, hàng hoá bán được

là yếu tố quan trọng cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Hàng hoá đạt tiêuchuẩn chất lượng cao, giá thành hạ thì hàng hoá của doanh nghiệp tiêu thụ nhanh manglại lợi nhuận cho doanh nghiệp, đảm bảo cho doanh nghiệp một vị trí vững chắc trênthị trường

Trong quá trình bán hàng do phải chi ra những khoản tiền phục vụ việc bánhàng gọi là chi phí bán hàng Tiền mua hàng được tính theo giá bán chịu có thuế giá trịgia tăng gọi là doanh thu bán hàng Ngoài doanh thu bán hàng còn có các doanh thukhác như doanh thu từ hoạt động tài chính

Trong quá trình hoạt động doanh nghiệp phải tính đuợc kết quả kinh doanh dựatrên việc so sánh giữa doanh thu bán hàng và chi phí bán hàng

Kế toán bán hàng cần thực thiện các nhiệm vụ sau:

- Ghi chép đầy đủ kịp thời khối lượng thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ bán ra vàtiêu thụ nội bộ Tính toán đúng đắn trị giá vốn của hàng đã bán Chi phí bán hàng vàcác khoản chi phí khác nhằm xác định đúng kết quả

- Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện chỉ tiêu kế hoạch bán hàng, doanh thubán hàng của đơn vị, kế hoạch lợi nhuận, tình hình thanh toán tiền hàng, nộp thuế vàlàm nghĩa vụ đối với Nhà Nước

- Cung cấp thông tin chính xác đầy đủ kịp thời về tình hình bán hàng giúp choviệc lập báo cáo tài chính, quản lý của doanh nghiệp

- Phản ánh kịp thời doanh thu bán hàng để xác định kết quả bán hàng, đôn đốc, kiểmtra, đảm bảo thu đủ và kịp thời tiền bán hàng, tránh bị chiếm dụng vốn bất hợp lý

Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO với đặc điểm hiện nay và

điều kiện thực tế công ty áp dụng theo hình thức Nhật ký chung Vì hình thức sổ đơn

giản, dễ làm, phù hợp với trình độ và khả năng của kế toán viên trong doanh nghiệp vàquy mô, tính chất, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Công ty tổ chức hệ thống sổ sách kế toán tuân theo các chuẩn mực, nguyên tắc

và chế độ kế toán quy định như:

- Đảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản sử dụng với việc xây dựng hệthống sổ sách kế toán

- Kết cấu và nội dung ghi chép phản ánh đúng và kịp thời, ghi chép đúng theotừng loại sổ quy định, phù hợp với năng lực quản lý và kế toán

- Tổ chức hệ thống sổ kế toán đảm bảo tính khoa học, tiết kiệm, tiện lợi cho việckiểm tra, đối chiếu

- Công ty chỉ mở một hệ thống sổ kế toán chính thức theo các hình thức tổ chức

sổ kế toán đã quy định và đăng ký với bộ tài chính về hình thức sổ kế toán sử dụng Sổ

kế toán được in sẵn bằng mẫu do bộ tài chính cấp, có thể là quyển hoặc tờ rời có ghi rõ

số tờ và đóng dấu của đơn vị

Việc tiến hành mở sổ, khoá sổ phải tuân theo những quy định chung như: tínhtrung thực, đầy đủ, chính xác, kịp thời ghi chép, cộng dồn Riêng đối với quỹ tiền mặtthì được khoá sổ vào cuối ngày Ngoài ra, mỗi lần khoá sổ kế toán người ghi sổ, kếtoán trưởng phải ký xác nhận vào sổ hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khaithường xuyên, tính thuế theo phương pháp khấu trừ thuế

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối sốphát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và Bảngtổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáotài chính

Về nguyên tắc Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đốiphải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùngkỳ.

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ quá trình ghi sổ kế toán ghi chép theo hình thức Nhật ký chung

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ,trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật kí chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghitrên sổ nhật kí chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu công ty

Nhật ký chung

Sổ Cái

Bảng cân đối số phát sinh

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chínhChứng từ kế toán

có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật kí chung, các nghiệp vụphát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

Do tần suất các nghiệp vụ thu tiền, chi tiền, bán hàng xảy ra nhiều nên công ty

sử dụng các sổ nhật kí đặc biệt Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn

cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật kí dặc biệt liên quan Định kì 3, 5, 10…ngày hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từ sổ nhật kí đặcbiêt, lấy số liệu để ghi vào sổ cái tài khoản liên quan

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đôi sốphát sinh

Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổnghợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tàichính

1.4 Thực trạng của đề tài, dữ liệu đầu vào và đầu ra

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ xử lý luồng dữ liệu

 Khi phát sinh các nghiệp vụ thu tiền mặt, căn cứ vào các hoá đơnbán hàng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, … kế toán lập phiếu thu tiền mặt.

 Phiếu thu được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần) 1 liênlưu lại nơi lập phiếu, 2 liên được chuyển cho kế toán duyệt Sau khi được kếtoán trưởng duyệt, phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ để thu tiền Thủ quỹkhi nhận tiền xong phải ghi số tiền thực nhập, đóng dấu “đã thu” và ký vàophiếu thu Phiếu thu được trả một liên cho người nộp tiền, một liên được thủquỹ giữ lại để ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết để cuối ngày chuyển cho kế toántìên mặt ghi sổ

 Phản ánh các nghiệp vụ chi tiền mặt.

 Phiếu chi được lập thành 2 liên, một liên lưu lại nơi lập phiếu, mộtliên dùng để thủ quỹ chi tiền Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi để chi tiền saukhi có đủ chữ ký của kế toán trưởng, thủ trương đơn vị Sau khi nhận đủ tiền,người nhận tiền phải ký ghi rõ họ tên và đóng dấu đã chi vào phiếu chi Căn

cứ vào sổ tiền thực chi thủ quỹ ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết

Mẫu phiếu chi:

Tên công ty: Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO

Địa chỉ: 28 Phạm Hùng – Mỹ Đình – Từ Liêm – Hà Nội

PHIẾU CHI TIỀN MẶT Ngày 09 tháng 01 năm 2014

 Tiền gửi ngân hàng

 Tiền gửi ngân hàng bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc,…của công ty đang được gửi tại các ngân hàng

 Hạch toán tiền gửi ngân hàng phải căn cứ vào giấy báo có, giấybáo nợ hoặc bản sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc

 Hạch toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng loại tiền gửi ngânhàng, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý… gửi ở ngân hàng cả về số lượng và giá trị

 Mỗi ngân hàng có một mẫu giấy báo nợ, giấy báo có riêng nên gọichung là chứng từ hạch toán

 Đơn đặt hàng

Kế toán phụ thuộc vào đơn đặt hàng của quý công ty để xác định lượng

Công ty TNHH Hoàng Hà có nhu cầu đặt hàng tại quý công ty theo mẫu yêucầu.

Nội dung đặt hàng như sau:

Thời gian giao hàng: Ngày 22 tháng 01 năm 2014

Địa điểm giao hàng: Công ty TNHH Hoàng Hà số 12 Minh Khai – Từ Liêm – Hà NộiPhương thức thanh toán:

- Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

- Thanh toán trước 50% giá trị hợp đồng, 50% còn lại thanh toán sau khi giaohàng

Hà Nội, ngày 08 tháng 01 năm 2014

Giám đốc công ty

1.4.2 Dữ liệu đầu ra

 Nhật kí thu tiền

Là sổ nhật kí đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của công ty Mẫu

sổ này được mở riêng cho thu tiền măt, tiền qua ngân hàng cho từng loại tiền (đồngViệt Nam, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi thu tiền

Tên công ty: Công ty cổ phần thép và vật tư công nghiệp SIMCO

Địa chỉ: 28 Phạm Hùng – Mỹ Đình – Từ Liêm – Hà Nội

NHẬT KÍ THU TIỀN Năm 2014

Ghi có các tài khoản

Tài khoản khácSố

tiền

Số hiệu

 Nhật kí bán hàng

Là sổ nhật kí đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng của công ty nhưhàng hóa, dịch vụ theo hình thức bán chịu, trường hợp trả tiền trước khi phát sinhnghiệp vụ bán hàng cũng được ghi chép vào sổ này

 Nhật kí chung

Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phátsinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh mối quan hệ đối ứng tài khoản để phục

vụ việc ghi sổ cái Số liệu ghi trên nhật kí chung được dùng làm căn cứ để ghi sổ cái

 Sổ cái

Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phátsinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tàikhoản kế toán áp dụng cho đơn vị Mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang liêntiếp trên sổ cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán

1.5 Quy trình xử lý dữ liệu chủ yếu

 Đề tài được mổ tả dưới dạng thuật toán như sau:

 Từ những chứng từ gốc kế toán cập nhật vào Cơ sở dữ liệu qua chương trình,sau đó dữ liệu được hiển thị lên màn hình thông qua các giao diện được thiết kế phùhợp theo chương trình Khi có yêu cầu về báo cáo, hệ thống sẽ thống kê một cách đầy

đủ nhất và nhanh nhất có thể các thông tin được yêu cầu

Chứng từ gốc

Cập nhập

Xử lý dữ liệu

Báo Cáo

 Yêu cầu của hệ thống: các số dư trên báo cáo phải khớp với số dư thực tế củacác tài khoản.

1.6 Kế hoạch xây dựng đề tài

 Khảo sát và lập kế hoạch: Tiến hành khảo sát và thu thập thông tin của hệ thốnghiện thời (mô tả và đánh giá hiện trạng) Thiết lập dự án: Mục tiêu, yêu cầu, phạm vi,đánh giá tính khả thi, trình tự thực hiện, phân chia công việc, lịch thực hiện

 Phân tích: Xây dựng các lưu đồ

 Thiết kế: Tiến hành thiết kế kiến trúc hệ thống, các module, giao diện, CSDL,báo cáo và lập tài liệu thiết kế hệ thống

 Thực hiện: lựa chọn môi trường cài đặt, công cụ cài đặt dữ liệu và chức năng,công cụ tạo giao diện và báo cáo; xây dựng hệ thống, viết tài liệu sử dụng

 Kiểm thử: Lựa chọn công cụ kiểm thử, kiểm chứng các module chức năng củaHTTT, thử nghiệm HTTT, khắc phục các lỗi nếu có

 Cài đặt, vận hành và bảo trì: Cài đặt, đào tạo người dùng của hệ thống, pháthiện và sửa chữa sai sót, viết báo cáo nghiệm thu

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ NHỮNG CÔNG CỤ CẦN

THIẾT ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI

2.1 Cơ sở phương pháp luận

2.1.1 Tổng quan về quá trình phân tích hệ thống thông tin quản lí

Phân tích hệ thống theo nghĩa chung nhất là khảo sát nhận diện và phân định cácthành phần của một phức hợp và chỉ ra các mối liên hệ giữa chúng Theo nghĩa hẹp,phân tích hệ thống là giai đoạn 2, đi sau giai đoạn khảo sát sơ bộ, là giai đoạn bản lềgiữa khảo sát sơ bộ và giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống

Kết quả của giai đoạn này ta xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng

xử lí của hệ thống Giai đoạn này gọi là giai đoạn thiết kế logic chuẩn bị cho giai đoạnthiết kế vật lý Yêu cầu đòi hỏi thiết kế logíc một cách hoàn chỉnh trước khi thiết kế vậtlí

Đường lối thực hiện:

+ Phân tích trên xuống (Top-down): Phân tích từ đại thể đến chi tiết, thể hiệnphân rã các chức năng ở biểu đồ phân cấp chức năng và ở cách phân mức ở BLD

+ Chuyển từ mô tả vật lí sang mô tả logic

Trong giai đoạn này ta chủ yếu đi phân tích các nghiệp vụ quản lí của hệ thống,

vì thế ta cần phải mô tả các chức năng nghiệp vụ của hệ thống và những mối quan hệbên trong chức năng đó, cũng như mối quan hệ của chúng với môi trường bên ngoài

Mô hình nghiệp vụ được thể hiện bằng một số dạng khác nhau Mỗi dạng mô tả

về một khía cạnh của hoạt động quản lí

2.1.2 Tổng quan về quá trính thiết kế và triển khai hệ thống

2.1.2.1 Thiết kế hệ thống

Thiết kế là tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin để đáp ứng các yêu cầu đặt

ra ở trên Đặc tả giải pháp cho các yêu cầu ở pha trước được chuyển thành đặc tả hệthống logic rồi là đặc tả vật lý

Pha thiết kế này gồm 2 pha nhỏ: thiết kế logic và thiết kế vật lý

- Thiết kế logic: tập trung vào các khía cạnh nghiệp vụ của hệ thống thực vì vậymột vài phương pháp luận vòng đời còn gọi pha này là pha thiết kế nghiệp vụ

- Thiết kế vật lý: là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết kếvật lý hay các đặc tả kỹ thuật Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào bằngnhững thao tác và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lý vàđưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức

Trong phần thiết kế vật lý cần phải quyết định lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ

cơ sở dữ liệu, cấu trúc tập tin tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được xây dựng

2.1.2.2 Thiết kế giao diện chương trình

Thiết kế hệ thống cho chương trình bao gồm:

+ Thiết kế tổng thể: Nhằm xác định vai trò, vị trí của máy vi tính trong hệ thốngmới và phân tích rõ cho thấy công việc nào có thể do máy vi tính đảm nhiệm, công việcnào do người dùng phải làm thủ công, để tạo cơ sở cho việc thiết kế hệ thống sau này

để từ đó có thể phát huy được những ưu điểm của hệ thống mới

+ Thiết kế chi tiết:

 Thiết kế giao diện

 Thiết kế các điều khiển

 Thiết kế cơ sở dữ liệu

 Xây dựng chương trình

 Thử nghiệm chương trình

 Chuyển tiếp chương trình thành sản phẩm

2.2 Công cụ thực hiện đề tài

2.2.1 Công cụ biểu diễn các chức năng

2.2.1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng

Mô hình phân rã chức năng (BFD) là công cụ biểu diễn việc phân rã cóthứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện Mỗi công việc được chia ra làm các côngviệc con, số mức chia ra phụ thuộc kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống.

Chức năng: xác định yêu cầu của người dùng, lập kế hoạch mnh họa chonhững phương án cho phân tích viên và người dùng xem xét, trao đổi giữa những phântích viên và người dùng trong hệ thống, làm tài liệu đạc tả yêu cầu hình thức và đặc tảthiết kế hệ thống

2.2.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu:

- Sơ đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh (Context Data Plow Diagram):

Đây là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất, ta xem cả hệ thống như 1 chức năng Tại mức này hệ thống chỉ duy nhất có một chức năng Các tác nhân ngoài và đồng thời các luồng dữ liệu vào ra từ tác nhân ngoài đến hệ thống được xác định

Sơ đồ ngữ cảnh bao gồm 1 vòng tròn trung tâm biểu thị toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu là một chức năng được nối với mọi tác nhân ngoài hệ thống Các đường nốithể hiện thông tin vào - ra hệ thống Ta có thể xây dựng DFD từ sơ đồ ngữ cảnh này

Sơ đồ ngữ cảnh (còn gọi là DFD mức khung cảnh - mức 0)

- Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (Top level Data Flow Diagram): là sự phân rã trực tiếp

từ biểu đồ mức kung cảnh và phải đáp ứng một số yêu cầu sau đây khi phân rã:

+ Bảo toàn các tác nhân ngoài và các luồng thông tin vào/ra của hệ thống

+ Thay thế một chức năng duy nhất của hệ thống bởi nhiều chức năng con + Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội bộ và các kho dữ liệu cần thiết

- Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (Levelling Data Plow Diagram):

Các chức năng được định nghĩa riêng từng biểu đồ hoặc ghép lại thành 1 biểu đồtrong trường hợp biểu đồ đơn giản Các thành phần của biểu đồ tuân thủ nguyên tắc:

+ Về chức năng: phân rã chức năng cấp trên thành chức năng cấp dưới thấp hơn

+ Luồng dữ liệu: vào/ra mức trên thì lặp lại ở mức dưới, bổ sung thêm các luồng

dữ liệu do phân rã các chức năng và thêm kho dữ liệu

+ Kho dữ liệu dần dần xuất hiện theo nhu cầu nội bộ

+ Tác nhân ngoài: xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh, ở mức dưới không thể thêm gì

DFD mức dưới đỉnh: Từ mức 2 trở đi, được gọi là mức dưới đỉnh Khi phân rã chức năng hệ thống từ DFD mức đỉnh, sẽ nhận được biểu đồ mức dưới đỉnh, theo nguyên tắc:

+ Thay thế 1 chức năng ở mức đỉnh bằng 1 DFD mới có một hoặc một số chức năng, có thể xuất hiện thêm các luồng dữ liệu liên hệ và các kho dữ liệu mới trong biểuđồ

+ Bảo toàn các tác nhân ngoài với các luồng thông tin vào ra hệ thống

+ Để dễ theo dõi quá trình phân rã, tiến hành đánh số các chức năng theo kiểu chương/mục

+ Số mức phân rã phụ thuộc vào từng bài toán và tuỳ thuộc vào yêu cầu của giaiđoạn sau Cụ thể quá trình phân rã dừng lại khi xác định rõ được chức năng đó là chức năng thủ công hay chức năng máy tính

2.2.1.3 Ma trận thực thể chức năng:

- Ma trận thực thể chức năng là công cụ để phân tích dữ liệu trong quá trình khảo sát

+ Ma trận gồm các dòng và các cột, mỗi cột ứng với một thực thể, mỗi dòng ứngvới một chức năng.

+ Ma trận này cho ta biết được mối quan hệ giữa các chức năng và các thực thểliên quan với nó, cho phép phát hiện những thực thể hay chức năng cô lập nhằm loại bỏnhững chức năng hay thực thể thừa

2.2.1.4 Hồ sơ dữ liệu: dữ liệu lưu trữ bằng thiết bị điện tử của một tổ chức Các kho dữ

liệu được thiết kế để hỗ trợ việc phân tích dữ liệu và lập báo cáo

2.2.1.5 Từ điển dữ liệu:

- Làm rõ các khái niệm và thuật ngữ trong hệ thống

- Xác định các cấu trúc thông tin cần thiết

2.2.1.6 Mô hình thực thể liên kết (ER):

+ Mô hình ER được dùng để xây dựng mô hình dữ liệu ý niệm (Conceptualdata modeling)

+ Mô hình ER như 1 công cụ để trao đổi ý tưởng giữa nhà thiết kế và ngườidùng cuối trong giai đoạn phân tích Nó độc lập với DBMS và quá trình thi côngdatabase

+ Phương pháp này trực quan hơn đi từ trên xuống dưới, bằng cách xác định cácthực thể, mối liên kết giữa chúng rồi đến các thuộc tính Phương pháp này bao trùm được nhiều thông tin, tuy nhiên kết quả hay thừa

2.2.2 Công cụ ngôn ngữ phát triển phần mềm

- Chương trình kế toán bán hàng sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0.Visual Basic 6.0 là công cụ phát triển phần mềm giống như phần biên dich C, C++ Sửdụng Visual Basic 6.0 tiết kiệm thời gian và công sức khi làm một phần mềm so với

chóng, đơn giản về kích thước và màu sắc, hình dạng của các đối tượng trong ứng dụngcũng như thiết kế dữ liệu cho ứng dụng đó.

Visual Basic là ngôn ngữ nằm phía sau các chương trình Word, Excel,MSProject, … còn gọi là Macros

Visual Basic là một ngôn ngữ lập trình định hướng theo kiểu đối tượng, chúng

ta có thể phân mỗi yếu tố trong chương trình thành một đối tượng và viết mã riêng chotừng đối tượng đó Tập hợp nhiều đối tượng như vậy sẽ trở thành một chương trìnhhoàn chỉnh

Trong mỗi một đối tượng trước tiên đối với Visual Basic thì bao giờ cũng phảithiết kế giao diện, sau đó sẽ viết code cho chương trình Đây là bước rất quan trọng vì

nó sẽ phải thực hiện đúng yêu cầu của chương trình

Visual Basic cho phép chạy chương trình trong thời gian soạn thảo, khi màchương trình lỗi Visual Basic sẽ tự khắc báo cho bạn biết để biết cách sửa lỗi Khi sửdụng Visual Basic chúng ta vừa phải thiết kế giao diện vừa viết phần mã lệnh Việc tạotrực tiếp những khung giao diện ứng dụng thông qua những thao tác trên màn hình, dựatrên những đối tượng như khung đối thoại, nút điều khiển những đối tượng sẽ mangnhững thuộc tính riêng biệt như màu sắc, phông chữ, cỡ chữ mà ta sẽ gán thông quabảng các danh sách thuộc tính Một trong những thành công của Visual Basic là có thểtriển khai một chương trình ứng dụng Windows trọn vẹn mà không phải viết các chỉ thịrắc rối để tạo ra giao diện của chúng

- Crystal Reports là công cụ hỗ trợ người sử dụng tạo báo cáo đơn giản và nhanhnhất

- Microsoft Access là một thành phần của chum phần mềm Microsoft OficeProfessional, vì thế mà những đối tượng thuộc giao diện như thực đơn, dải công cụ(tool bar) và hộp thoại đều rất tương tự như các ứng dụng khác của Office mà phần lớncác bộ văn phòng đã quen dung Việc trao đổi (nhập/ xuất) dữ liệu giữa Access và cácứng dụng khác trong môi trường Windows như Excel, Word, Visual FoxPro, … cũngrất thuận tiện.

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP VÀ VẬT TƯ

CÔNG NGHIỆP SIMCO 3.1 Phân tích hệ thống về xử lý

3.1.1 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống kế toán bán hàng

Sơ đồ 3.1: Biểu đồ phân cấp chức năng

KẾ TOÁN BÁN HÀNG

2.0 Quản

lý xuất

2.4 Lập hóa đơn bán hàng

3.0 Quản

lý thanh toán

6.0 Báo cáo

2.3 Lập phiếu xuất

3.1 Đối chiếu hóa đơn

3.2 Lập phiếu giao hàng

3.3 Lập phiếu thu tiền

1.0 Quản

4.1 Nhận thông tin sự cố

4.2 Kiểm tra hiện trường

4.3 Lập biên bản sự cố

2.2 Kiểm tra đơn hàng

4.4 Lập phiếu chi, bồi thường

5.0 Tìm kiếm

6.1 Báo cáo công nợ

6.2 Báo cáo doanh thu

6.3 Báo cáo N – X - T

5.1 Nhà cung cấp

5.2 Khách hàng

5.3 Hàng hóa

Mô tả biểu đồ phân cấp chức năng:

quan đến quy trình nhập hàng hoá

+ Hoá đơn nhập: Nhà cung cấp giao hàng và hóa đơn cho công ty.

+ Cập nhật phiếu nhập: Thủ kho có trách nhiệm cập nhật thông tin phiếu nhập kho

hàng hóa vào hệ thống và nhập kho hàng hóa

+ Thanh toán: Thủ quỹ lập phiếu chi và thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp

quan đến quy trình xử lý hoá đơn

+ Đơn đặt hàng: Nhân viên tiếp nhận các yêu cầu đặt hàng của khách hàng thôngqua các phương tiện thông tin như đơn trực tiếp, điện thoại, fax, mail…

+ Kiểm tra đơn đặt hàng: Nhân viên kế toán căn cứ đơn đặt hàng, đối chiếu kho

dữ liệu khách hàng tiến hành kiểm tra tình trạng thanh toán các khoản nợ của

khách hàng và quyết định bán hàng hay không Kế toán căn cứ sổ theo dõi chi tiết

hàng hoá, thành phẩm, căn cứ thông tin hàng tồn do thủ kho cung cấp đối chiếu,kiểm tra hàng hóa, sản phẩm có đáp ứng nhu cầu hay không

+ Lập phiếu xuất: Thủ kho xuất hàng và lập phiếu xuất kho theo đơn đặt hàng của

khách hàng

+ Lập hoá đơn: Nhân viên bán hàng lập hoá đơn bán hàng gồm 3 liên, giao chocác bộ phận liên quan

+ Đối chiếu hoá đơn bán hàng: Nhân viên giao hàng đối chiếu, kiểm tra số lượnghàng thực tế và hoá đơn để tiến hành giao hàng

+ Lập phiếu giao hàng: Sau khi kiểm tra, đối chiếu hàng hoá với hoá đơn khớpđúng, nhân viên bán hàng tiến hành lập phiếu giao hàng và giao hàng cho khách.+ Lập phiếu thu: Thủ quỹ nhận đủ tiền và lập phiếu thu

+ Nhận thông tin sự cố: Khách hàng gửi thông tin về chất lượng mặt hàng quađiện thoại, mail…tới cho công ty.

+ Kiểm tra hiện trưòng: Công ty cử nhân viên xuống hiện trường kiểm tra.

+ Biên bản sự cố: Nếu sự cố xảy ra công ty lập biên bản bồi thường cho khách.Nếu không có sự cố công ty gửi thông báo trả lời lại khách hàng

+ Lập phiếu chi, bồi thường: Nếu khách hàng đã thanh toán xong tiền hàng, thủ

quỹ sẽ lập phiếu chi cho khách hàng Nếu khách hàng chưa thanh toán, bộ phận

kế toán sẽ ghi giảm công nợ phải thu và gửi đến cho khách hàng

+ Nhà cung cấp: Mỗi nhà cung cấp có một mã nhà cung cấp để thuận lợi co việc

tìm kiếm dữ liệu liên quan tới từng nhà cung cấp

+ Khách hàng: Để thuận lợi cho công việc bán hàng, dữ liệu liên quan tới mộtkhách hàng sẽ có một mã khách hàng

+ Hàng hoá: Mỗi mặt hàng sẽ có một mã hàng hoá riêng để thuận lợi cho việc

3.1.2 Sơ đồ ngữ cảnh

Tác nhân ngoài Nhà cung cấp; Khách hàng; Nhân viên, Thủ kho; Thủ quỹ; Bộ

phận kế toán; Ban giám đốc;

Sơ đồ 3.2: Sơ đồ ngữ cảnh 3.1.3 Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống kế toán bán hàng

HỆ THỐNG

KẾ TOÁN BÁN HÀNG

BAN GIÁM ĐỐC

BỘ PHẬN

KẾ TOÁN

Thông tin sản phẩm, bảng giá

Đơn đặt hàngGiao hàng, hóa đơnThanh toán tiền

Thông tin sự cốBiên bản

Phiếu nhập kho

Phiếu xuất kho

Y/C báo cáoBáo cáo

Hóa đơn

Lậpphiếu thu

Lâp phiếu chi

Kết quả kiểm tra

Thanh toán tiền

Thông tin sự cố

Chứng từ liên quan

Yêu cầu chứng

từ liên quan

Lệnh nhập, xuất

3.1.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh: Quy trình nghiệp vụ bán hàng

Chức năng xử

lý

Quản lý nhập kho; Lập hóa đơn, phiếu xuất; Giao hàng, thanh toán;

Xử lý sự cố; Tìm kiếm; Báo cáo;

Tác nhân

ngoài

Nhà cung cấp; Khách hàng; Nhân viên; Thủ kho; Thủ quỹ; Bộ phận kế

toán; Ban giám đốc;

Kho dữ liệu Nhà cung cấp; Dữ liệu khách hàng; Hàng tồn; Hoá đơn nhập; Phiếu

nhập; Phiếu xuất; Thông tin sản phẩm, bảng giá; Công nợ; Hóa đơn;Phiếu thu; Biên bản; Tổng hợp doanh thu hàng bán; Báo cáo;

1.0 Quản

lý nhập hàng hoá

3.0 Giao

hàng, thanh

toán

6.0 Báo cáo

4.0 Xử lý

sự cố

2.0 Lập hóa đơn, phiếu xuất

Ban giám đốcThủ quỹ

Lệnh xuất kho

Phiếuxuất khoPhiếu xuất

Bộ phận kế toán

Hóa đơn bán

Hóa đơn bánPhiếu

Khách hàng

TT

sự cố

Biên bản

Nhân viên

TT hiện trường

Yêu cầu kiểm traBiên bản

Phiếu xuất

Y/c báo cáo

Báo cáo

đơn nhập

Phiếunhậpkho

Nhà cung cấp

Phiếu nhậpNhà cung cấp

Hoá đơn nhập

Khách hàng

Đơn đặt hàng

DL khách hàng

Công nợHóa

đơn bán

Phiếu thu

Hàng tồn

Phiếu nhập

5.0 Tìm kiếm

Y/c tìm kiếm

TT theo Y/c Thủ kho

Y/c tìm kiếm

TT theo Y/c

Báo cáo Nhà cung cấp

Hàng tồn

Sơ đồ 3.3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 3.1.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1.0: Quản lý nhập hàng hóa

Chức năng xử lý Hóa đơn nhập; Cập nhật phiếu nhập; Thanh toán;

Tác nhân ngoài Nhà cung cấp; Thủ quỹ; Thủ kho;

Kho dữ liệu Hóa đơn nhập; Phiếu nhập; Phiếu chi;

Sơ đồ 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 0

Nhà cung cấp

1.1 Hóa đơn nhập

Thủ kho

1.1 Cập nhật phiếu nhập

1.3 Thanh toán

Bộ phận kế toán

Thủ quỹ

Nhà cung cấp

Đơn đặt hàng

Giao hàng, hóa đơn

Hóa đơn nhập

Hóa đơn nhập

Hóa đơn nhập

Lập phiếunhập

Phiếu nhập

Thanh toán tiền

Yêu cầu thanh toán

Lập phiếu chiPhiếu chi

Phiếu chi