Khóa luận Thực trạng và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Tam Trà

Để một Việt Nam năng động, hội nhập, kiến tạo và phát triển thì đòi hỏi chúng ta phải có bộ máy tinh gọn, trình độ chuyên môn cao để đáp ứng được nhu cầu thực tiễn và một trong những lĩnh vực được chú trọng, quan tâm đó là công tác văn thư. Đây là hoạt động không thể thiếu được đối với việc quản lý nói riêng và sự nghiệp đổi mới đất nước nói chung, đó chính là cơ sở, là tiền đề cho đất nước phát triển và hội nhập vào sự phát triển mạnh mẽ, tăng tốc của thế giới cũng như thách thức mới cho nước ta. Công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên của mọi cơ quan trong hệ thống bộ máy Nhà nước. Ngay từ khi cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nước ta đã có những quy định cụ thể về công tác này. Sau một thời gian xây dựng bộ máy nhà nước, công tác văn thư lần đầu tiên được đề cập một cách có hệ thống trong Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142CP năm 1963 của Chính phủ. Sau hơn 40 năm áp dụng và qua nhiều biến động của lịch sử, năm 2004, Nghị định mới về công tác văn thư của Chính phủ thay cho Nghị định 142CP, đó là Nghị định 1102004NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về công tác văn thư, và đến năm 2010 Chính phủ tiếp tục có Nghị định số 092010NĐCP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số 1102004NĐCP của chính phủ về công tác văn thư. Đây là những công việc bảo đảm chất lượng các văn bản hành chính được soạn thảo và sử dụng trong các cơ quan và giúp cho việc theo dõi xử lý văn bản ở văn thư như kiểm tra, chuyển giao văn bản, theo dõi giải quyết văn bản được nhanh chóng và kịp thời. Bên cạch những yêu cầu trên thì nhiệm vụ công tác văn thư còn đảm bảo cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý, do đó, công tác này gắn liền với hoạt động quản lý nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan cao hay thấp phụ thuộc một phần vào công tác này có được làm tốt hay không. Đó là lý do tôi chọn đề tài “Thực trạng và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Tam Trà” làm khóa luận tốt nghiệp đại học của mình.

LỜI CẢM ƠN

Sau những năm tháng theo học tại lớp VPQNA2.1, khoa quản trị, trường Đại học Đông Á đến nay tôi đã hoàn thành khóa học của mình Lời đầu tiên cho tôi gởi lời cảm ơn đến các thầy cô giáo trường Đại học Đông Á, đã tận tình giảng dạy tôi trong suốt thời gian qua Đặc biệt tôi xin gởi lời cảm ơn chân thành đến cô giáo Ths Nguyễn Thị Thanh Linh đã tận tình hướng dẫn tôi trong quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp đại học của mình

Tôi xin chân thành cảm ơn đến quý lãnh đạo UBND xã Tam Trà; toàn thể anh, chị trong văn phòng UBND xã đã quan tâm tạo điều kiện, truyền đạt những kiến thức và kinh nghiệm thực tế liên quan đến nghiệp công tác văn thư nói riêng

và nghiệp vụ Quản trị văn phòng nói chung.

Tôi luôn biết ơn gia đình, bạn bè đã hỗ trợ cho tôi nhiều mặt trong thời gian học tập và nghiên cứu đề tài này.

Thời gian thực tập, nghiên cứu cũng như nhận thức của bản thân có hạn Nên

đề tài không tránh khỏi những thiếu sót, khuyết điểm Vì vậy, tôi rất mong nhận được sự quan tâm, đóng góp ý kiến của quý thầy cô và bạn bè để đề tài được hoàn thiện hơn.

Quảng Nam, tháng 3 năm 2017

Sinh viên thực hiện Phan Văn Nhân

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài 2

3 Đối tượng nghiên cứu 2

4 Phạm vi nghiên cứu đề tài 3

5 Phương pháp nghiên cứu của đề tài 3

6 Kết cấu đề tài 3

Chương 1 4

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở VIỆT NAM HIỆN NAY 4

1.1 Tổng quan về công tác văn thư 4

1.1.1 Khái niệm về công tác Văn thư 4

1.1.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư 4

1.1.3 Những yêu cầu đối với công tác Văn thư 5

1.2 Lý luận chung về các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư 6

1.2.1 Nghiệp vụ về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 6

1.2.1.1 Khái niệm về văn bản 6

1.2.1.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 7

1.2.2 Nghiệp vụ quản lý văn bản đến 10

1.2.2.1 Tíêp nhận văn bản 10

1.2.2.2 Phân loại sơ bộ 11

1.2.2.3 Đăng ký văn bản đến 11

1.2.2.4 Trình văn bản đến 12

1.2.2.5 Chuyển văn bản đến các bộ phận, phòng ban có liên quan 12

1.2.2.6.Giải quyết văn bản đến 12

1.2.2.7 Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 13

1.2.3 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi 13

1.2.3.1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày 13

1.2.3.2 Ghi số, ngày tháng văn bản 13

1.2.3.3 Đóng dấu cơ quan và mức độ mật, khẩn 14

1.2.3.4 Đăng ký văn bản đi 14

1.2.3.5 Làm thủ tục phát hành văn bản 15

1.2.3.6 Chuyển phát văn bản đi 15

1.2.3.7 Lưu văn bản 15

1.2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 16

1.2.5 Công tác lập hồ sơ hiện hành 16

Chương 2 22

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ TAM TRÀ, HUYỆN NÚI THÀNH, TỈNH QUẢNG NAM 22

2.1 Một vài nét về UBND xã Tam Trà, huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam 22

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 22

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và biên chế của UBND xã Tam Trà 24

2.1.2.1 Chức năng 24

2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 24

2.2 Cơ cấu tổ chức của UBND Xã Tam Trà 27

2.2.1 Chủ tịch UBND xã 27

2.2.2 Phó chủ tịch UBND (Phó Chủ tịch UBND phụ trách Văn hóa xã hội, Phó Chủ tịch UBND phụ trách lĩnh vực Kinh tế) 28

2.2.3 Ủy viên UBND xã 29

2.2.3.1 Ủy viên phụ trách Trưởng công an xã 29

2.2.3.2 Ủy viên phụ trách quân sự ( Xã đội trưởng) 30

2.2.4 Biên chế cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan 31

2.2.4.1 Công chức Văn phòng - Thống kê 31

2.2.4.2 Công chức Tài chính - Kế toán 31

2.2.4.3 Công chức Tư pháp – Hộ tịch 32

2.2.4.4 Công chức Địa chính- Xây dựng 33

2.2.4.5 Công chức Văn hoá - Xã hội 33

2.2.4.6 Các chức danh khác của UBND Xã 35

2.3 Kết quả hoạt động về công tác soạn thảo, ban hành văn bản, văn thư tại UBND xã Tam Trà trong 2 năm gần đây 37

2.3.1 Hoạt động công tác soạn thảo, ban hành văn bản 37

2.3.2 Hoạt động công tác văn thư 38

2.4 Thực tiễn công tác văn thư tại UBND xã Tam Trà 39

2.4.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 39

2.4.1.1 Thẩm quyền ban hành văn bản 39

2.4.1.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 39

2.4.1.3 Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức 41

2.4.2 Quy trình tổ chức quản lý văn bản đi 44

2.4.3 Quy trình tổ chức quản lý văn bản đến 48

2.4.4 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ 52

2.4.5 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 53

2.4.6 Đánh giá ưu, nhược điểm và nguyên nhân tồn tại về công tác văn thư tại

UBND xã Tam Trà 54

2.4.6.1 Ưu điểm 54

2.4.6.2 Hạn chế 54

2.4.6.3 Nguyên nhân tồn tại 55

Chương 3 57

MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ TAM TRÀ, HUYỆN NÚI THÀNH, TỈNH QUẢNG NAM 57

3.1 Đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản 57

3.2 Đảm bảo hiệu lực pháp lý (về nội dung và thể thức) của văn bản 59

3.3 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản 60

3.4 Đối với công tác quản lý văn bản đến 60

3.5 Đối với công tác quản lý văn bản đi 62

3.6 Đối với công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 63

3.7 Đối với công tác quản lý và sử dụng con dấu 68

3.8 Đầu tư và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý 70

KẾT LUẬN 71

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 72

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT VÀ KÝ HIỆU UBND

Ủy ban mặt trận tổ quốc Việt NamQuan hệ chỉ đạo

Quan hệ phối hợp

DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU

TrangBảng 1: Thống kê số lượng văn bản do cơ quan ban hành trong 2 năm (2015 –2016)……… 36

Bảng 2: Trình độ học vấn, chuyên môn của CB, CCVC đang làm việc tạiUBND xã Tam Trà ……… ……… 38

DANH MỤC CÁC BẢN ĐỒ, SƠ ĐỒ

TrangBản đồ địa giới hành chính xã Tam Trà……… ……… 23

Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan và văn phòng UBND xã Tam Trà … 37

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Để một Việt Nam năng động, hội nhập, kiến tạo và phát triển thì đòi hỏichúng ta phải có bộ máy tinh gọn, trình độ chuyên môn cao để đáp ứng được nhucầu thực tiễn và một trong những lĩnh vực được chú trọng, quan tâm đó là công tácvăn thư Đây là hoạt động không thể thiếu được đối với việc quản lý nói riêng và sựnghiệp đổi mới đất nước nói chung, đó chính là cơ sở, là tiền đề cho đất nước pháttriển và hội nhập vào sự phát triển mạnh mẽ, tăng tốc của thế giới cũng như tháchthức mới cho nước ta

Công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên của mọi cơ quan trong hệthống bộ máy Nhà nước Ngay từ khi cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nước

ta đã có những quy định cụ thể về công tác này Sau một thời gian xây dựng bộmáy nhà nước, công tác văn thư lần đầu tiên được đề cập một cách có hệ thốngtrong Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, ban hành kèm theoNghị định 142/CP năm 1963 của Chính phủ Sau hơn 40 năm áp dụng và qua nhiềubiến động của lịch sử, năm 2004, Nghị định mới về công tác văn thư của Chính phủthay cho Nghị định 142/CP, đó là Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm

2004 của chính phủ về công tác văn thư , và đến năm 2010 Chính phủ tiếp tục cóNghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi, bổ sung một sốđiều của nghị định số 110/2004/NĐ-CP của chính phủ về công tác văn thư

Đây là những công việc bảo đảm chất lượng các văn bản hành chính đượcsoạn thảo và sử dụng trong các cơ quan và giúp cho việc theo dõi xử lý văn bản ởvăn thư như kiểm tra, chuyển giao văn bản, theo dõi giải quyết văn bản được nhanhchóng và kịp thời

Bên cạch những yêu cầu trên thì nhiệm vụ công tác văn thư còn đảm bảocung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý, do đó, công tácnày gắn liền với hoạt động quản lý nhà nước nói chung và của từng cơ quan nóiriêng Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan cao hay thấp phụ thuộc một

phần vào công tác này có được làm tốt hay không Đó là lý do tôi chọn đề tài

“Thực trạng và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại

Ủy ban nhân dân xã Tam Trà” làm khóa luận tốt nghiệp đại học của mình.

2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài

Đối với các cơ quan nhà nước hiện nay, hầu hết đều có bộ phận công tác vănthư Tuy nhiên, con người phụ trách trực tiếp công việc còn thờ ơ, thiếu trách nhiệm vàkhông nắm hết được các quy trình, kỹ năng giải quyết công việc dẫn đến tính chính xáckhông cao và không hiệu quả tối ưu nhất

Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách côngtác văn thư phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, nắm bắt được các phươngpháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung vừa đúng thể thức của mỗi loại vănbản cụ thể do Nhà nước quy định, cũng như công tác tổ chức quản lý, giải quyếtvăn bản và quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan

Mục đích của đề tài là tập trung nghiên cứu lý luận chung về công tác vănthư, đồng thời phân tích thực trạng công tác văn thư tại văn phòng UBND xã TamTrà Để thấy được những ưu điểm, tồn tại hạn chế từ đó đưa ra những giải phápkhắc phục nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư và tiếp tục hoàn thiện công tácvăn thư tại UBND xã Tam Trà

Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng và giải pháp, đề tài có thể:

- Làm cơ sở tham khảo cho VP UBND xã Tam Trà, huyện Núi Thành, tỉnhQuảng Nam

- Làm tài liệu học tập cho sinh viên chuyên nghành QTVP, những ngườiquan tâm và nghiên cứu vấn đề này

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng phạm vi nghiên cứu của khóa luận là lý thuyết và thực tiễn côngtác văn thư, để đánh giá thực trạng hoạt động công tác văn thư về ưu điểm, hạn chế

và các nguyên nhân của hạn chế tại UBND xã Tam Trà Trên cơ sở đó đưa ranhững giải pháp và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạtđộng của công tác văn thư

4 Phạm vi nghiên cứu đề tài

Đề tài sẽ đi sâu vào nghiên cứu những lý luận, những quy định của Nhà nước

về công tác văn thư nói chung và trọng tâm là thực tiễn về công tác văn thư tại vănphòng UBND xã Tam Trà

5 Phương pháp nghiên cứu của đề tài

Bài khóa luận sử dụng kết hợp nhiều phương pháp khác nhau để làm rõ thêm

về công tác văn thư tại văn phòng UBND xã Tam Trà với các phương pháp như:

- Phương pháp điều tra thăm dò

- Phương pháp quan sát, khảo sát trực tiếp

- Phương pháp so sánh và đối chiếu

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư hiện nay

Chương 2: Thực tiễn công tác văn thư tại UBND xã Tam Trà

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tạiUBND xã Tam Trà

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở VIỆT NAM HIỆN NAY

1.1 Tổng quan về công tác văn thư

Trong quá trình hoạt động của cơ quan, bất kể cơ quan đó là hành chính nhànước hay là hành chính sự nghiệp thì văn thư luôn giữ một vị trí đặc biệt quantrọng Xây dựng công tác văn thư cơ quan mạnh là yếu tố rất quan trọng giúp cho

cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chấtlượng của công tác lãnh đạo Chính vì vậy, việc tăng cường xây dựng và tổ chức cảicách hoạt động của văn thư trong bất cứ cơ quan nào cũng phải được đặc biệt quan tâm

Hoạt động của văn thư rất phong phú, nó bao gồm các tác nghiệp và thủ tụchành chính liên quan đến các hoạt động quản trị công sở Sự am hiểu thuần thục kỹthuật, nghiệp vụ, những quy định của nhà nước là cơ sở để tiến hành có hiệu quảcác hoạt động công vụ khác, góp phần quan trọng để tạo nên sự thành công tronghoạt động cho Văn phòng nói riêng và của cả cơ quan nói chung

1.1.1 Khái niệm về công tác Văn thư

Công tác Văn thư là toàn bộ các công việc xây dựng và ban hành văn bản(soạn thảo và ban hành văn bản) trong các cơ quan và việc xây dựng, quản lý,giải quyết các văn bản trong các cơ quan đó

1.1.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư

Vị trí:

Công tác Văn thư gắn liền với bộ máy quản lý và là một nội dung quan trọngtrong hoạt động của cơ quan, tổ chức Như vậy công tác Văn thư có ảnh hưởng trựctiếp đến chất lượng quản lý công việc hiệu quả hoạt động của cơ quan, do đó côngtác Văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan

Ý nghĩa:

Công tác Văn thư giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan được nhanhchóng và chính xác có năng xuất và chất lượng đúng đường lối, chính sách, nguyêntắc và chế độ, đồng thời bảo đảm quản lý công việc của cơ quan được chính xác vàchặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu quả và thành tích hoạt động của cơ quan

Đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động

của cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác, đồng thời giữ gìn được bí mậtcủa cơ quan, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chínhphục vụ cho công cuộc đổi mới.

Làm tốt công tác này, góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên, vật liệu chếtác các trang thiết bị dùng trong quá trình ban hành văn bản

Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của các cơ quan, củacác cá nhân, tập thể phục vụ cho hoạt động thanh tra, kiểm tra

Góp phần giữ gìn những tài liệu giá trị về mọi lĩnh vực phục vụ cho công táctra cứu thông tin quá khứ

1.1.3 Những yêu cầu đối với công tác Văn thư

Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư đối với cơ quan, tổchức, văn thư giúp cho quản lý công việc của cơ quan nhanh chóng, đảm bảo choviệc cung cấp thông tin cho hoạt động của các cơ quan được đầy đủ Từ đó giúpcho văn phòng làm nhanh chóng công việc của mình, giúp cho quá trình tham mưucho lãnh đạo, quản lý hậu cần được tốt hơn Do đó, công tác văn thư đòi hỏi nhữngyêu cầu rất chặt chẽ sau:

Nhanh chóng:

Trong bất ký một lĩnh vực hoạt động nào thì yêu cầu nhanh chóng có ý nghĩaquan trọng trong quyết định sự thành công của cơ quan, tổ chức Nhưng đối vớicông tác Văn thư thì yêu cầu nhanh chóng được coi như là một nguyên tắc tronghoạt động của cơ quan Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rấtnhiều vào hoạt động của công tác Văn thư, nếu quá trình này diễn ra nhanh chóngthì thông tin sẽ đến kịp thời với các đơn vị giải quyết văn bản và nó sẽ tạo điều kiệnnâng cao hiệu quả giải quyết công việccủa cơ quan

Về quy trình kỹ thuật, nghiệp vụ, tất cả các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của côngtác Văn thư phải đảm bảo chính xác từ việc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyểngiao đến tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đều phải theo những quy định củapháp luật.

Bí mật:

Do xuất phát từ đặc thù của một số lĩnh vực hoạt động nhất định, nên tronghoạt động của mình công tác Văn thư đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu bí mật để chohoạt động của cơ quan được hiệu quả và giữ gìn được bí mật Nhà nước

Trong quá trình xây dựng văn bản cơ quan quan, tổ chức việc giải quyết vănbản, bố trí làm việc của các cán bộ Văn thư của cơ quan phải đảm bảo yêu cầu đãquy định trong bí mật Nhà nước Giữ gìn bí mật của cơ quan tổ chức là

sự thành công của mỗi cơ quan đó

1.2 Lý luận chung về các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư

Nội dung công tác Văn thư bao gồm các nội dung sau: soạn thảo và ban hànhvăn bản, tổ chức giải quyết Văn bản đi, văn bản đến, tổ chức và sử dụng,quản lý con dấu và công tác lập hồ sơ

1.2.1 Nghiệp vụ về công tác soạn thảo và ban hành văn bản

1.2.1.1 Khái niệm về văn bản

Theo nghĩa rộng, văn bản là “ bản viết hoặc in, mang nội dung là những gìcần được ghi nhận để lưu lại làm bằng chứng” hoặc “ văn bản là một chuỗi ký hiệungôn ngữ hay nói chung những ký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành phầnmột chỉnh thể mang một nội dung ý nghĩa trọn vẹn” (từ điển tiếng Việt trang 1078– Trung tâm từ điển ngôn ngữ - Hà Nội -1997) Theo cách hiểu này thì bia đá,hoành phi, câu đối ở đền, chùa, chúc thư, thư tịch cổ, tác phẩm văn học hoặc khoahọc, kỹ thuật, công văn, bản vẽ… ở cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản

Theo nghĩa hẹp, văn bản được gọi là các công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu,…(Điều 1, Điều lệ quy định chế độ chung về công văn giấy tờ ở các cơ quan ban hànhtheo Nghị định số 527-TTg ngày 02/01/1957 của Chính phủ) được hình thành trongquá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, tổchức kinh tế Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý, điều hành hoạt động

của các cơ quan tổ chức như Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư,… đềuđược gọi là văn bản.

Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do các cơquan nhà nước hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo một trật tự, thủ tục vàhình thức do luật định, mang tính quyền lực nhà nước Do đó có thể hiểu văn bảnquản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn do các cơquan quản lý nhà nước có thẩm quyền ban hành nhằm điều chỉnh các mối quan hệquản lý nhà nước qua lại giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ quannhà nước với các tổ chức và công dân

Văn bản hành chính là văn bản chứa đựng những thông tin có nội dung thuộcphạm vi chỉ đạo, quản lý việc chấp hành luật pháp, chính sách của nhà nước

Như vây,văn bản quản lý hành chính nhà nước được hiểu là những văn bảnchứa đựng những quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan nhà nước banhành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh cácmối quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau vàgiữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân

1.2.1.2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Để soạn thảo và ban hành một văn bản chúng ta cần chú ý đến một số đặcđiểm như sau:

Nội dung của văn bản

Nội dung của một văn bản là yếu tố mang tính quyết định đến chất lượng củavăn bản Trong quá trình soạn thảo nội dung của văn bản đảm bảo thực hiện đượccác yêu cầu

Tính mục đích: trong quá trình chuẩn bị xây dựng soạn thảo, cần xác định rõcác vấn đề: chủ đề, mục tiêu của văn bản; giới hạn điều chỉnh của văn bản; tính cầnthiết của việc ban hành văn bản; tính phục vụ chính trị… như thế nào Việc xácđịnh rõ ràng, cụ thể mục đích của việc soạn thảo như thế sẽ định hướng mà văn bảnphải tác động, là cơ sở để đánh giá hiệu quả mang lại nó Tính mục đích của vănbản phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động củachủ thể ban hành

Tính khoa học: tính khoa học thể hiện ở các điểm chính sau:

- Thông tin trong văn bản cần đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác, kịp thời và

có tính dự báo cao

- Nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lý, logic

- Đảm bảo tính hệ thống của văn bản, nội dung của văn bản là một bộ phậncấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung

- Bố cục chặt chẽ; nhất quán về chủ đề, không lạc đề Tính khoa học giúpcho văn bản rõ ràng, chặt chẽ, hợp lý và góp phần nâng cao tính khả thi của văn bản

Tính khả thi : tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là sự kếthợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên Ngoài ra, nội dung của văn bản phảiđưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý (phù hợp với năng lực, khảnăng vật chất của chủ thể thi hành), phù hợp với thực tế cuộc sống và mức độ pháttriển kinh tế - xã hội

Thể thức của văn bản

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được thiết lập

và trình bày theo đúng những quy định của Nhà nước để đảm bảo giá trị pháp lýcho văn bản Tại khoản 3 Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 củaChính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư đã quy định thể thức văn bản quyphạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau: Quốc hiệu; tên

cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày,tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dungvăn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổchức; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định cụ thể tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/211 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản hành chính

Văn bản chiếm một vị trí quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức

Nó là phương tiện truyền thông tin của các cơ quan, từ cấp trên xuống cấp dưới, từcấp dưới lên cấp trên Do vậy việc ban hành văn bản phải đúng với thẩm quyền,

đúng với quy định thống nhất của nhà nước để có thể tạo ra được hiệu quả caotrong hoạt động của các cơ quan tổ chức.

Việc soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện theo trình tự các bước sau:

- Bước 1: xác định mục đích tính chất nội dung của vấn đề cần ban hành văn

bản, mục đích ban hành nhằm mục đích gì, công việc liên quan đến ai để có thể vănbản đề cập đến

- Bước 2: Xác định tên loại của văn bản.

Tên loại văn bản cần được xác định đắn, nếu không sẽ ảnh hưởng đến kếtquả thực hiện của công việc

Ví dụ: Nếu văn bản đề cập đến vấn đề đề nghị cấp bằng chiến sĩ thi đua cấp

cơ sở thì sẽ ban hành văn bản có tên loại là tờ trình

- Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin.

Đây là khâu quan trọng nhất trong quá trình soạn thảo văn bản

Các nguồn thông tin được xử lý và chọn lọc để loại bỏ những thông tinkhông cần thiết, trùng lặp, có độ tin cậy thấp.Tiếp nhận những thông tin ngắn gọn

có độ chính xác cao

- Bước 4: Xây dựng đề cương viết bản thảo.

Đề cương văn bản là xác định bố cục văn bản sẽ được trình bày khái quátnhững vấn đề sẽ được đề cập trong văn bản Việc xây dựng đề cương sẽ giúp chocông tác soạn thảo văn bản có chất lượng và nhanh chóng Đề cương văn bản phảithể hiện rõ bố cục của văn bản và nêu được những ý tưởng dự định đưa vào cácphần chương mục của văn bản

- Bước 5: Trình duyệt bản thảo.

Sau khi chuyên viên soạn thảo văn bản xong thì sẽ trình cho lãnh đạo phòngxem xét duyệt, kiểm tra nội dung, chỉnh sửa (nếu có), bổ sung những điều cần thiết.Phê duyệt cuối cùng bằng chữ ký tắt của lãnh đạo phòng

- Bước 6: Hoàn thiện văn bản.

Sau khi trình cho lãnh đạo phòng ký chính thức, chuyên viên và văn thư tiếnhành kiểm tra về mặt thể thức và hình thức của văn bản trước khi đăng ký vào sổ,nhân bản và đóng dấu.

- Bước 7: Nhân bản văn bản, đóng dấu, đăng ký và phát hành văn bản.

Khi hoàn thiện văn bản,văn thư căn cứ vào nơi gửi để ấn định số lượng vănbản cần nhân bản và phát hành văn bản

Sau khi đóng dấu và đăng ký văn bản thì cán bộ văn thư tiến hành chuyểngiao văn bản chuyển giao văn bản có 02 hình thức: đó là chuyển giao văn bảntrong nội bộ cơ quan và chuyển ngoài cơ quan ( thường là qua đường bưu điện)

Nếu làm tốt những yêu cầu trên sẽ đảm bảo được một văn bản hoàn thiện vềmặt nội dung hoàn chỉnh về mặt thể thức Điều này giúp cho văn bản có tính khả thi

và ứng dụng cao trong giải quyết công việc

1.2.2 Nghiệp vụ quản lý văn bản đến

1.2.2.1 Tíêp nhận văn bản

Văn bản đến là tất cả văn bản (kể cả văn bản mật, bao gồm văn bản quyphạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản khác và cácđơn thư do các cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức gọi là văn bản đến

Theo điều 13 Nghị định 110/2004/NĐCP ngày 08/04/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư quy định: “văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải tập trungtại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký

Những văn bản không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhânkhông có trách nhiệm giải quyết”

Khi tiếp nhận văn bản do bưu điện, giao liên hoặc do cán bộ trong cơ quantrực tiếp gửi đến văn thư phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì đối vớivăn bản mang bí mật Nhà nước phải kiểm tra đối chiếu với nơi gởi nhằmphát hiện những sai sót trước khi nhận và ký nhận

Nếu bì văn bản bị bóc, bị rách, bọ mất bì, bị mất hoặc bị tráo đổi văn bản bêntrong thì phải báo ngay với Chánh Văn phòng và Trưởng phòng Hành chính Ở nhữngnơi cơ quan tổ chức không có văn phòng hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức giaotrách nhiệm, trong trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người đưa văn bản

Đối với văn bản được chuyển quan máy fax hoặc qua mạng, văn thư cũngphải kiểm tra sơ bộ về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản và nơinhận Trường hợp phát hiện sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gởi hoặcbáo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.

1.2.2.2 Phân loại sơ bộ

Sau khi tiếp nhận văn bản các bì văn bản được phân loại sơ bộ như sau:

Loại không bóc bì bao gồm:

Các văn bản đến trên có đóng dấu, ký hiệu các độ mật theo quy định tạiThông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 hướng dẫn thi hành Nghị định

số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính quy quy định chi tiết thi hành pháplệnh bảo vệ bí mật Nhà nước, văn thư không được giao nhiệm vụ bóc bì văn bản mật

Những bì văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức

Bì văn bản, giấy tờ gửi cho tổ chức Đảng, gửi cho các đoàn thể như Côngđoàn, Đoàn Thanh niên của các cơ quan, tổ chức và thư riêng

Loại bóc bì bao gồm tất cả các văn bản giấy tờ gửi cơ quan, tổ chức (ngoài bìghi tên cơ quan, tổ chức hoặc ghi chức danh người đứng đầu cơ quan, tổ chức), kể

cả các bì văn bản có đóng dấu chữ ký độ “mật” và “tối mật”, nếu văn thư được giaonhiệm vụ bóc bì, đăng ký loại văn bản đó

1.2.2.4 Trình văn bản đến

Sau khi đăng ký văn bản đến phải được kịp thời trình cho người cơ quan, tổchức, cấp Phó của người đứng đầu, Chánh Văn phòng hoặc người được người đứngđầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm xem xét cho ý kiến phân phối giải quyết văn bản

Người có thẩm quyền, căn cứ nội dung của văn bản đến, quy chế làm việc cơquan tổ chức, chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân

Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân cần xác định rõ đơn vị

cá nhân chủ trì cần giải quyết, những đơn vị cá nhân tham gia và thời hạn giải quyếtcủa mỗi đơn vị, cá nhân

Ý kiến phân phối giải quyết được ghi vào khoảng giấy trống phía trên lề tráicủa văn bản, hoặc cập nhật trực tiếp vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản

Trong trường hợp cần thiết ý kiến phân phối được ghi cập nhận hoặc ghi vàophiếu riêng

1.2.2.5 Chuyển văn bản đến các bộ phận, phòng ban có liên quan

Văn bản đến được chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ ýkiến của người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn bản đến trong cơ quan, tổchức cũng như các đơn vị khác phải bảo đảm các yêu cầu sau:

Nhanh chóng: văn bản đến (loại khẩn) phải chuyển giao ngay cho đơn vị cánhân có trách nhiệm giải quyết

Đúng đối tượng: văn bản đến (loại mật) phải chuyển đến tận tay người nhận.Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản đến phải tiến hành kiểm tra đối chiếu vàngười nhận văn bản phải ký nhận, đối với văn bản đến có đấu dấu thượng khẩn vàhỏa tốc thì phải ghi rõ thời gian nhận

Văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, saukhi tiếp nhận phải vào sổ đăng ký văn bản đến của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vịxem xét cho ý kiến phân phối giải quyết Căn cứ vào ý kiến phân phối của thủtrưởng đơn vị văn bản chuyển cho cá nhân trực tiếpphân phối giải quyết

1.2.2.6.Giải quyết văn bản đến

Sau khi tiếp văn bản đến các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu giảiquyết kịp thời theo dõi thời hạn pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của

cơ quan tổ chức; đối với các văn bản có đóng dấu các mức độ khẩn phải giải quyếtkhẩn trương không chậm trễ.

Khi giải quyết liên quan đến các đơn vị cá nhân khác đơn vị hoặc cá nhânchủ trì giải quyết phải gửi văn bản, bản sao văn bản đó kèm phiếu giải quyết vănbản để tham khảo ý kiến của đơn vị cá nhân

1.2.2.7 Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến

Tất cả văn bản đến có quy định thời hạn giải quyết theo quy định của phápluật hoặc của cơ quan tổ chức đều phải theo dõi đôn đốc về thời gian giải quyết

Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi, giải quyết văn bản đến và thườngxuyên xuyên tổng hợp số liệu về văn bản đến

Đối với tài liệu văn bản đến có đóng dầu “tài liệu thu hồi”, văn thư có tráchnhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng quy định

1.2.3 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi

1.2.3.1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày

Căn cứ theo quy định của pháp luật văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại thểthức, hình thức trình bày văn bản trước khi thực hiện các thủ tục tiếp theo để pháthành văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, kịp thời báo cáo người được giaotrách nhiệm xem xét giải quyết

1.2.3.2 Ghi số, ngày tháng văn bản

Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định của phápluật hiện hành Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan,

tổ chức ban hành trong một năm hoặc một nhiệm kỳ được đánh dấu riêng cho từngloại hoặc đánh chung một số loại văn bản hành chính Tùy theo tổng số văn bản và

số lượng của mỗi loại văn bản của cơ quan tổ chức ban hành hằng năm mà lựa chọncác phương pháp đăng ký và đánh số văn bản cho phù hợp ngày, tháng của văn bảnquy phạm pháp luật do Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Hội đồng nhân dânban hành là ngày, tháng, năm văn bản được thông qua

Ngày, tháng của văn bản quy phạm pháp luật khác và văn bản hành chính làngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành và vào sổ đăng ký

1.2.3.3 Đóng dấu cơ quan và mức độ mật, khẩn

Đóng dấu cơ quan: Việc đóng dấu cơ quan lên chữ ký trên văn bản và đóngdấu cơ quan trên phụ lục kèm theo văn bản được thực hiện theo quy định tại điều

6 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản và phụ lục theo văn bản chính do ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định Dấu được đóng vào khoảng giữa, mép phảicủa văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi lẫn đóngdấu lên không quá 05 tờ giấy liền kề

Đóng dấu độ khẩn, Mật.

Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hoả tốc”, “thượng khẩn” và “khẩn”) trên văn bảnđược thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành Việc đánh dấu các độ mật(“tuyệt mật”, “tối mật” và “mật”), dấu của tài liệu thu hồi trên văn bản được thực hiệntheo quy định tại khoản 2 của Thông tư 12/2002/TTBCA ngày 13/9/2002 của BộCông an

1.2.3.4 Đăng ký văn bản đi

Đăng ký văn bản đi bằng sổ.

Lập sổ đăng ký văn bản đi Căn cứ tổng số và số lượng của mỗi văn bản đihàng năm của các cơ quan, tổ chức, Quyết định việc lập sổ đăng ký cho phù hợp.Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một hoặc một số loại sổ đăng

ký chung trong đó được chia ra nhiều phẩn để đăng kư, các loại văn bản khác nhau

Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính, sử dụng chương trình quản lý văn bản.Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi thựchiện theo bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn thư -Lưu trữ ban hành kèm theo công văn số 608/LTNN- TTNC ngày 19/11/1999 củaCục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước)

Việc đăng ký cập nhật thông tin đầu vào của Văn bản đi vào cơ sở dữ liệuquản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềmquản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

1.2.3.5 Làm thủ tục phát hành văn bản

Lựa chọn bì: Tùy theo số lượng độ dày của khổ giẩy của văn bản mà lựachọn loại bì và kích thước cụ thể của mỗi loại sao cho phù hợp đảm bảo kích thướccủa mỗi chiều của bì phải lớn hơn kích thước của văn bản

Vào bì và dán bì: Tùy theo số lượng, độ dày của văn bản sẽ được vào bì màlựa chọn cách gấp văn bản cho phù hợp Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấykhông có chữ ở bên ngoài

1.2.3.6 Chuyển phát văn bản đi

Đối với trong nội bộ cơ quan, tổ chức Tùy theo số lượng văn bản đi đượcchuyển giao trong nội bộ hàng năm, hàng ngày và cách tổ chức chuyển giao các cơquan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đểchuyển giao văn bản Khi chuyển giao văn bản trong nội bộ người nhận văn bảnphải ký nhận vào sổ

Đối với chuyển phát trực tiếp do giao liên cơ quan, tổ chức thực hiện Vănbản đi do giao liên cơ quan, tổ chức chuyển giao trực tiếp cũng phải được đăng

ký vào sổ khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký vào sổ

Chuyển phát văn bản qua bưu điện Tất cả văn bản đi được gửi qua bưu điệnđều hoàn thành thủ tục phát hành và đăng ký vào sổ, khi giao bì văn bản phảiyêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng vào sổ

Theo dõi văn bản đi Văn thư có trách nhiệm theo dõi, chuyển phát văn bản

đi trong trường hợp cần thiết phải lập phiểu gửi để theo dõi chuyển phát văn bảnđến nơi nhận Trường hợp văn bản bị thất lạc phải kịp thời báo cáo người đượcgiao trách nhiệm xem xét giải quyết

1.2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quan trọngtrong công tác văn thư, bởi lẽ con dấu khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản,thủ tục hành chính trong các quan hệ hành chính Nhà nước

Con dấu được giao cho một nhân viên Văn thư quản lý việc sử dụng condấu theo quy định của Nhà nước về quản lý con dấu

Việc quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan, tổ chức được quy định tạiNghị định số 58/2001/NĐ-CP của chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu

Việc đóng dấu phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

Tại khoản 4 điều 6 chương 2 của nghị định này quy định rõ trách nhiệm quản

lý con dấu: “Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụngcon dấu của cơ quan, tổ chức mình

Con dấu phải được để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lý chặtchẽ Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì Thủtrưởng cơ quan, tổ chức đó có thể mang con dấu đi theo và phải chịu trách nhiệm

về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan.”

Nội dung con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản.Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ kýcủa cấp có thẩm quyền

Con dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn,đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía tay trái.Dấu giáp lai được thực hiện theo khoản 2 điều 13 của thông tư số:01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19/01/2011

1.2.5 Công tác lập hồ sơ hiện hành

Khái niệm hồ sơ

Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan bao gồm văn bản do cơquan ban hành và văn bản của các cơ quan khác hoặc cá nhân khác gửi tới, sau khi

đã giải quyết xong cần được lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng trong hoạt độngquản lý của cơ quan và phục vụ các yêu cầu nghiên cứu khác Hồ sơ là một văn bảnhoặc một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đốitượng cụ thể hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết

hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng chủng loại văn bản,cùng tác giả cùng thời gian ban hành.

Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ

Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan sau đã được giải quyết, thìđối với các văn bản chứa đựng các thông tin về chủ trương, chính sách, luật phápcủa Đảng và Nhà nước, về quy hoạch, kế hoạch công tác và tình hình của cơ quan

Do vậy, việc lập hồ sơ và bảo quản hồ sơ tài liệu có giá trị hình thành trong hoạtđộng của cơ quan vừa đáp ứng nhu cầu công tác của cơ quan, vừa nhằm bảo tồn sửliệu của quốc gia, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo đất nước nói chung, nghiêncứu khoa học lịch sử nói riêng

Do vậy, việc lập hồ sơ và bảo quản tài liệu có giá trị hình thành trong hoạtđộng của các cơ quan vừa để đáp ứng nhu cầu công tác của cơ quan, vừa bảo tồn sửliệu Quốc gia, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước nói chung, nghiêncứu khoa học lịch sử nói riêng

Trách nhiệm thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ

Điều 9, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định:

1 Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức cótrách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ

cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giaođầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức

2 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữcủa cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thựchiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.

Tác dụng của lập hồ sơ

- Lập hồ sơ tốt sẽ góp phần giúp thủ trưởng cơ quan và các cán bộ nhân viêntrong cơ quan tra tìm văn bản một cách nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đềmột cách hoàn chỉnh và đề xuất ý kiến xác đáng Đồng thời góp phần giải quyếtcông việc một cách nhanh chóng, thuận tiện, từ đó làm tăng hiệu suất công tác vàtrách nhiệm của các nhân viên trong cơ quan

- Lập hồ sơ tốt sẽ giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước và cơ quan, hạnchế được các văn bản, giấy tờ vô dụng hoặc bỏ sót những tài liệu quý hiếm

- Làm tốt công tác lập hồ sơ sẽ góp phần phục vụ cho việc nghiên cứu trướcmắt và lâu dài Đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ

- Việc lập hồ sơ giúp cho các đơn vị cơ quan quản lý chặt chẽ được tài liệutránh thất lạc tài liệu

Vì lập hồ sơ là bước đầu chúng ta đã tiến hành phân loại, sắp xếp, văn bản,tài liệu đã lựa chọn những văn bản, tài liệu có giá trị để chuẩn bị nộp vào lưu trữ cơquan Đây chính là cơ sở, tiền đề giúp những người làm công tác lưu trữ làm tốt cáckhâu nghiệp vụ chuyên môn của mình như xác định giá trị tài liệu, phân loại, thống

kê tài liệu…

3 Nội dung của việc lập hồ sơ

Điều 21, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư quy định nội dung và yêu cầu của lập hồ sơ như sau:

Mở hồ sơ

- Mở hồ sơ là ghi những thông tin cần thiết về hồ sơ như tên cơ quan, tổchức, tên đơn vị, số, ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ

- Căn cứ vào danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức hoặc nhiệm vụ được giao

và kinh nghiệm công tác (trong trường hợp chưa có danh mục hồ sơ), cán bộ, côngchức, viên chức có trách nhiệm mở hồ sơ về những công việc mà mình theo dõi,giải quyết Đối với những cơ quan, tổ chức đã có danh mục hồ sơ thì việc mở hồ sơ

có thể được giao cho cán bộ văn thư, lưu trữ thực hiện, sau đó chuyển bìa hồ sơ chocác đơn vị, cá nhân để lập hồ sơ

Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giảiquyết công việc vào hồ sơ

- Sau khi mở hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thu thập,cập nhật đúng và đủ các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giảiquyết công việc vào hồ sơ tương ứng từ văn bản đầu tiên cho tới các phiếu trình, ýkiến tham gia của các đơn vị, cá nhân, ý kiến chỉ đạo, giải quyết của lãnh đạo, vănbản đi của cơ quan, tổ chức và những tài liệu tham khảo cần thiết

- Khi thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ, cần lưu ý đến những văn bản, tàiliệu dễ bị thất lạc như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hộinghị, hội thảo hay ảnh, băng ghi âm, ghi hình… Tuy nhiên, cũng cần tránh đưa vănbản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bản không liên quan trực tiếp,không thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết vào hồ sơ

Kết thúc và biên mục hồ sơ

Sau khi giải quyết xong công việc thì hồ sơ cũng kết thúc Để hoàn chỉnh hồ

sơ về công việc mà mình đã theo dõi, giải quyết, người lập hồ sơ có trách nhiệm:

- Tiếp tục thu thập, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu vào hồ sơ Đốivới những hồ sơ quá dày, số lượng văn bản nhiều thì nên phân chia thành các tập -đơn vị bảo quản một cách hợp lý để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng

- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ

+ Việc sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ nhằm cố định trật tự các vănbản, tài liệu; làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự việc một cách rõ ràng; giúp cho

việc theo dõi, giải quyết công việc hàng ngày cũng như việc tra cứu, sử dụng khicần thiết sau này được thuận tiện.

+ Phương pháp sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:

Văn bản, tài liệu trong mỗi loại hồ sơ được sắp xếp theo trình tự nhất định,bảo đảm phản ánh được diễn biến của sự việc hay quá trình theo dõi, giải quyếtcông việc trong thực tế Một số cách sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:

Cách 1: Theo số thứ tự và ngày tháng văn bản đơn giản: đối với những hồ sơđược lập theo đặc trưng chủ yếu là tên loại văn bản

Cách 2: Theo thời gian diễn biến của hội nghị, hội thảo; theo trình tự theodõi, giải quyết công việc: đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo; hồ sơ vụ việc

Cách 3: Theo tầm quan trọng của tác giả hoặc theo vần ABC tên gọi tácgiả, tên địa danh: đối với những hồ sơ bao gồm các văn bản của nhiều tác giả; củacác tác giả của một cơ quan chủ quản hay các tác giả là những cơ quan cùng cấpnhưng thuộc nhiều địa phương khác nhau

Nếu hồ sơ có phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì nên đưa phim, ảnhvào bì; băng, đĩa vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ hoặc nếu để riêng thì phải cóchỉ dẫn

- Chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ nếu các văn bản, tài liệu trong hồ sơchưa phù hợp với tiêu đề hồ sơ được dự kiến trong danh mục

+ Viết mục lục văn bản:

Ghi các nội dung thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục lụcvăn bản được in riêng hoặc phần mục lục văn bản được in sẵn trong bìa hồ sơ

+ Viết chứng từ kết thúc:

Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn bản (nếu được in riêng) vàđặc điểm của tài liệu (nếu có) trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kếtthúc được in riêng hoặc phần chứng từ kết thúc được in sẵn trong bìa hồ sơ Việcđánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng đối với những hồ

sơ bảo quản vĩnh viễn, những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên)thì chỉ đánh số tờ

+ Viết bìa hồ sơ:

Ghi các thông tin: tên phông, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thờigian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ và thời hạnbảo quản lên bìa hồ sơ

Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong thì chưa thực hiện việc kếtthúc và biên mục hồ sơ; hồ sơ sẽ được chuyển sang năm sau để tiếp tục theo dõi,giải quyết và ghi vào danh mục hồ sơ năm sau

Lập hồ sơ không theo danh mục

Việc lập hồ sơ không theo danh mục là một phương pháp được áp dụng chohầu hết các cơ quan hiện nay Việc lập hồ sơ này được tiến hành khi có công việcphát sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức Việc thu thập bổ sungtài liệu vào hồ sơ cũng làm tương tự như việc lập hồ sơ theo danh mục

Như vậy để công việc của một cơ quan đơn vị được hoạt động tốt thì văn thư

là một mắc xích quan trọng trong toàn bộ hệ thống Các nghiệp vụ của công tác vănthư giúp cho việc quản lý hồ sơ sổ sách được thực hiện một cách hiệu quả Làm tốtcông tác văn thư sẽ giúp cho việc lưu trữ hồ sơ tại đơn vị được hoàn thành một cácchuyên nghiệp và tránh tình trạng bị thất thoát tài liệu Điều này giúp cho việc tratìm khai thác tài liệu một các hiệu quả và tối ưu nhất

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ TAM TRÀ, HUYỆN

NÚI THÀNH, TỈNH QUẢNG NAM

2.1 Một vài nét về UBND xã Tam Trà, huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Xã Tam Trà được thành lập từ năm 1978 trên cơ sở sát nhập xã Trà Zút (naythuộc huyện Nam Trà My, tỉnh Quảng Nam) và xã Trà Thượng – Tam Kỳ - QuảngNam-Đà Nẵng (nay thuộc xã Tam Sơn huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam)

Xã Tam Trà là một xã nằm ở phí Tây của huyện Núi Thành tỉnh Quảng Nam.Gồm 02 tuyến địa giới 01 tuyến tỉnh dài 21 km, 01 tuyến liên xã dài 26 km

Đông giáp: Xã Tam Mỹ Tây, xã Tam Thạnh huyện Núi Thành

Tây giáp: Xã Trà Cốt huyện Bắc Trà My, tỉnh Quảng Nam

Nam giáp: Xã Trà Thủy, huyện Trà Bồng, tỉnh Quảng Ngãi

Bắc giáp: xã Tam Sơn, huyện Núi Thành và xã Tam Lãnh thuộc huyện PhúNinh, tỉnh Quảng Nam

Xã Tam Trà có 8 thôn và 2 dân tộc anh em Kinh và Cor sinh sống

Tổng diện tích: Xã Tam Trà có diện tích tự nhiên 19.534,63 ha, trong đó rừng

tự nhiên 5.303,51 ha, rừng trồng cây lâm sản 3.300,22 ha, rừng trọc + khác 1.129,8 ha,đất sản xuất nông nghiệp 9.801,3 ha (theo niên giám thống kê của Địa chính xã tháng6/2016)

Dân số: 982 hộ và 3362 khẩu, trong đó đồng bào dân tộc Cor có 295 hộ (theoniên giám thống kê của Văn phòng UBND xã, tháng 10/2016)

Nói đến xã Tam Trà là nói đến một vùng đất có truyền thống anh hùng, cáchmạng Với những chiến công lẫy lừng trong cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nướcngày 22/8/2016, xã Tam Trà đã được Đảng và Nhà nước phong tặng danh hiệu Anhhùng lực lượng vũ trang nhân dân nhằm đánh giá và tôn vinh sự hy sinh, cống hiếncủa đất và người xã Tam Trà (ngày nay) cho sự độc lập và thống nhất nước nhà

Hiện tại Tam Trà vẫn là một xã nghèo so với các xã khác trong toàn huyện NúiThành Nhưng với truyền thống hào hùng và tốt đẹp yêu quê hương, yêu đất nước của

con người xã Tam Trà, trong những năm qua được quan tâm của UBND huyện NúiThành và sự chỉ đạo của Đảng ủy, Hội đồng nhân dân, UBND và sự phối hợp chặt chẽcủa các ban nghành, đoàn thể đến nay về kinh tế, văn hóa, xã hội của xã đang từngbước phát triển, an ninh quốc phòng được giữ vững, được bạn bè không chỉ trong toànhuyện mà còn ngoài huyện đánh giá cao vì sự nỗ lực không ngừng vươn lên.

Bản đồ địa giới hành chính xã Tam Trà

Nguồn: Địa chính xã Tam Trà

Hình 1: 2.1.1 Trụ sở làm việc của Đảng ủy,

HĐND, UBND, UBMTTQVN, các Ban

ngành, đoàn thể của xã Tam Trà (đang trong

quá trình sửa chữa)

Hình 2: 2.1.1 Trụ sở làm việc tạm thời.

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và biên chế của UBND xã Tam Trà

2.1.2.1 Chức năng

UBND xã Tam Trà là cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền ởđịa phương, giúp UBND huyện Núi Thành quản lý và điều hành về mọi hoạt độngtrong đời sống về các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòngtrên địa bàn toàn xã

Chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan nhànước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân (HĐND) cùng cấp nhằm đảm bảochủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, cùng cố quốc phòng, an ninh và thựchiện các chính sách khác trên địa bàn

Lập dự án thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địaphương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều chỉnh ngânsách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách địa phươngtrình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo cho UBND, cơ quan tài chính cấp trêntrực tiếp

Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà nướccấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã và báo cáo về ngânsách nhà nước theo quy định của pháp luật

Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhu cầucông ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giaothông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định của pháp luật

Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các côngtrình kết cấu hạ tầng của xã, huyện trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý

các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và đảm bảo sử dụngđúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.

- Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ côngnghiệp UBND xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kể hoạch, đề án khuyếnkhích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất vàhướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sản xuấttheo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng và vậtnuôi

Tổ chức việc xây dựng các công trình thủy lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo vệ

đê điều, bảo vệ rừng; phòng chống và khắc phục hậu quả thiên tai; ngăn chặn kịp thờinhững hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng tại địa phương

Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước theo quy định của pháp luật

Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các nghành, nghề truyền thống

ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát triển cácnghành nghề mới

- Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải UBND xã thực hiện nhưng nhiệm

vụ, quyền hạn sau đây:

Tổ chức thực hiện xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo phân cấp Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân cưnông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng

và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định

Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông

và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật

Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao thôngcầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao UBND xãthực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp vớitrường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp bổ túcvăn hóa, thực hiện xóa mù chữ cho những người trong độ tuổi.

Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo,trường mầm non ở địa phương; phối hợp với UBND cấp trên quản lý trường tiểu học,trường trung học cơ sở trên địa bàn

Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóa gia đìnhđược giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh

Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hóa, thể dục thể thao; tổchức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử-văn hóa vàdanh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật

Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ,những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật

Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các giađình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; tổchức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa phương theoquy định của pháp luật

- Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành phápluật ở địa phương UBND xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng làng

xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương Thực hiện công tác nghĩa vụ quân

sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chứcthực hiện việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương

Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựngphong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện phápphòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luậtkhác ở địa phương

Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của ngườinước ngoài ở địa phương

- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, UBND xã cónhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và đảm bảo thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôngiáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương theo quy định củapháp luật.

- Trong việc thi hành pháp luật, UBND xã thực hiện những nhiệm vụ, quyềnhạn sau đây:

Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp luật vàtranh chấp nhỏ trong dân nhân theo quy định của pháp luật

Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theothẩm quyền

Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành

án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạmhành chính theo quy định của pháp luật

2.2 Cơ cấu tổ chức của UBND Xã Tam Trà

2.2.1 Chủ tịch UBND xã

Chủ tịch UBND xã là người đứng đầu UBND xã, lãnh đạo điều hành công việccủa UBND, chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình, đồng thời cùngUBND xã chịu trách nhiệm tập thể hoạt động của UBND xã trước Đảng ủy, HĐND xã

và UBND huyện

Chủ tịch UBND xã triệu tập, chủ trì các phiên họp và các hội nghị khác củaUBND, khi vắng mặt thì ủy quyền cho Phó chủ tịch chủ trì thay; bảo đảm việc chấphành pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của Ban chấphành (BCH) Đảng bộ và HĐND xã

Căn cứ vào văn bản của nhà nước cấp trên, Nghị quyết của BCH Đảng bộ,HĐND xã và tình hình thực hiện của địa phương, xây dựng chương trình công tácnăm, quý, tháng của UBND xã

Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác, phân công nhiệm vụ,đôn đốc, kiểm tra các thành viên UBND xã và các cán bộ, công chức khác thuộcUBND xã, Trưởng ban các thôn trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao

Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dung công việc,những vấn đề đột xuất, phức tạp trên địa bàn; những vấn đề còn ý kiến khác nhau hoặcvượt quá thẩm quyền của Phó chủ tịch của Ủy viên UBND xã.

Ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền của UBND xã và thẩm quyền Chủtịch UBND theo quy định của pháp luật

Phụ trách khối nội chính, công tác cán bộ, tài chính, đầu tư xây dựng cơ bản,nhà đất, Chủ tịch hội đồng tư vấn thuế

Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội của xã, hoạt động của UBND với Đảng ủy,HĐND xã và UBND huyện

Tổ chức việc tiếp dân, xem xét giải quyết các khiếu nại, tố cáo và kiến nghị củanhân dân theo quy định của pháp luật

Thường xuyên trao đổi công tác với Bí thư Đảng ủy; Chủ tịch HĐND, Chủ tịch

Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam (UBMTTQVN) xã và người đứng đầu các đoànthể nhân dân ở Xã; phối hợp thực hiện các nhiệm vụ công tác; nghiên cứu, tiếp thu vềcác đề xuất của UBMTTQVN xã, các đoàn thể nhân dân đối với công tác UBND; tạođiều kiện để các đoàn thể hoạt động có hiệu quả

2.2.2 Phó chủ tịch UBND (Phó Chủ tịch UBND phụ trách Văn hóa xã hội, Phó Chủ tịch UBND phụ trách lĩnh vực Kinh tế)

Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác do Chủ tịch phân công; chủđộng xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai các công việc theo lĩnh vực phâncông Phó chủ tịch được sử dụng quyền hạn của Chủ tịch khi giải quyết các vấn đềthuộc lĩnh vực được giao

Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, trước UBND, HĐND xã về lĩnh vựcđược giao, về những quyết định chỉ đạo, điều hành của mình; cùng Chủ tịch và cácthành viên khác của UBND chịu trách nhiệm tập thể toàn bộ hoạt động của UBNDtrước Đảng ủy, HĐND xã và UBND huyện Đối với những vấn đề vượt quá phạm vithẩm quyền thì Phó Chủ tịch phải báo cáo để Chủ tịch quyết định

Khi giải quyết công việc, nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi và trách nhiệmgiải quyết công việc của thành viên khác của UBND thì chủ động trao đổi, phối hợp

với các thành viên đó để thống nhất cách giải quyết; nếu vẫn còn ý kiến khác nhau thìbáo cáo Chủ tịch quyết định.

Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, trưởng ban các thôn thực hiện chủ trươngchính sách và pháp luật thuộc lĩnh vực được giao

Một Phó chủ tịch phụ trách Kinh tế - Nông - Lâm - Ngư nghiệp, xây dưng cơ sở

hạ tầng, khoa học- công nghệ, quản lý đô thị tài nguyên môi trường Thay mặt UBND

xã giải quyết về lĩnh vực tài chính khi được ủy quyền

Một Phó chủ tịch phụ trách khối Văn hóa - Xã hội, phụ trách khối văn phòng vàcác lĩnh vực xã hội khác

2.2.3 Ủy viên UBND xã

Ủy viên UBND xã chịu trách nhiệm về nhiệm vụ được phân công trước Chủtịch UBND và Phó Chủ tịch UBND xã; cùng Chủ tịch và các Phó Chủ tịch chịu tráchnhiệm tập thể về hoạt động của UBND trước HĐND và UBND huyện; nắm bắt tìnhhình, báo cáo kịp thời với Chủ tịch UBND xã về lĩnh vực của mình và các công việcliên quan

Phối hợp công tác với các thành viên khác của UBND, các cán bộ công chức

có liên quan và giữ mối liên hệ chặt chẽ với các cơ quan chuyên môn của UBND xã đểthực hiện tốt nhiệm vụ của mình

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND giao

2.2.3.1 Ủy viên phụ trách Trưởng công an xã

Kịp thời nắm bắt, đánh giá tình hình ANTT (an ninh trật tự) trên địa bàn

Tham mưu đề xuất Đảng ủy, UBND xã ra Nghị Quyết, Quyết định Lập kếhoạch tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách Nghị Quyết của Đảng, Nhà nước

về ANTT và của các nghành công an cấp phù hợp với đặc điểm thực trạng của địaphương; đồng thời làm nồng cốt triển khai Nghị Quyết, Quyết định và kế hoạch đó

Báo cáo kịp thời cụ thể, chính xác, trung thực mọi vụ việc hiện tượng về ANTT,

về kết quả công việc, về đội ngũ cán bộ Công an xã lên Công an cấp trên

Phối hợp chặt chẽ với các cơ quan, ban nghành, đoàn thể, các tổ chức kinh

tế-xã hội của tế-xã và của cấp trên đóng trên địa bàn Xây dựng phong trào quần chúng bảo

vệ an ninh tổ quốc, xây dựng củng cố bồi dưỡng các phong trào nòng cốt ngày càng

sâu rộng, trấn áp các loại tội phạm, xử lý các hành vi vi phạm các quy tắc bảo đảm trật

tự công cộng, đấu tranh bài trừ tệ nạn xã hội, giải quyết kịp thời những mâu thuẩn nội

bộ nhân dân

Tiến hành điều tra cơ bản, tổ chức mạng lưới cơ sở bí mật Theo dõi các loại đốitượng trên địa bàn theo đúng quy chế quy định của Bộ Thực hiện chủ trương biệnpháp, nghiệp vụ do Công an cấp trên giao

Thực hiện công tác quản lý hành chính về trật tự an ninh xã hội, về quản lýnhân khẩu, quản lý vũ khí, quản lý nghề nghiệp có liên quan đến ngăn ngừa và đấutranh chống tội phạm Phát hiện và bắt giữ áp giải về công an cấp trên đối tượng trốn

tù, có lệnh truy nã Quản lý các đối tượng cải tạo tại chỗ, cải tạo không giam giữ, quảnchế tại xã người bị tòa án phạt án treo

Tổ chức đảm bảo trật tự công cộng, trật tự giao thông, phòng cháy, chữa cháytrong phạm vi xã,làm thủ tục chuyển về Công an cấp trên các vụ việc ngoài quyền hạn

Tổ chức bảo vệ hiện trường vụ án, cháy nổ, tai nạn do Công an thụ lý

Xây dựng và quản lý đội ngũ Công an xã trong sạch, vững mạnh, quản lý chặtchẽ tài sản của Công an xã

Làm các việc khác về ANTT do cấp Ủy, UBND xã và Công an cấp trên giao

2.2.3.2 Ủy viên phụ trách quân sự ( Xã đội trưởng)

Chịu trách nhiệm trước Đảng ủy,UBND xã, Ban Chỉ huy quân sự huyện vềcông tác quân sự ở địa phương Tham mưu cho UBND xã thực hiện đúng pháp lệnh

về dân quân tự vệ, dự bị động viên và các quy định của nhà nước và cấp trên về côngtác quốc phòng tại địa phương

Phối hợp chặt chẽ với Công an xã tổ chức tuần tra, canh gác bảo vệ tài sản nhànước, tập thể và tài sản, tính mạng công dân, chống các tệ nạn xã hội

Tuyên truyền vận động nhân dân chấp hành luật nghĩa vụ quân sự, thực hiệnchính sách hậu phương quân đội

Quản lý nghiêm ngặt việc bảo quản vũ khí chất nổ, các phương tiện trang thiết

bị khác

Thực hiện công tác quản lý quân nhân dự bị, theo dõi nắm chắc độ tuổi, sứckhỏe, điều kiện, hoàn cảnh thanh niên nhập ngũ hàng năm

2.2.4 Biên chế cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan

2.2.4.1 Công chức Văn phòng - Thống kê

Giúp UBND xã xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và theo dõi thựchiện chương trình, lịch làm việc đó

Giúp UBND dự thảo văn bản trình cấp thẩm quyền; làm báo cáo gửi cấp trên.Tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế- xã hội, tham mưu giúp UBND trong chỉđạo thực hiện

Quản lý công văn sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu báo cáothống kê; theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công chức UBND Xã

Giúp UBND tổ chức các kỳ họp

Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của UBND và cho côngviệc của UBND

Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng ở Xã

Giúp HĐND và UBND thực hiện nghiệp vụ công tác bầu cử đại biểu HĐND

và UBND theo quy định của pháp luật về công tác được giao

Phụ trách bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giữaUBND với cơ quan, tổ chức và công dân theo cơ chế “một cửa”

Phụ trách công tác văn thư:

+ Tiếp nhận xử lý (vào sổ, phân phối) công văn đi, đến

+ Quản lý văn bản, hồ sơ lưu trữ

+ Giải quyết một số công việc cụ thể hằng ngày theo sự uỷ nhiệm của Chủ tịchUBND xã và phân công của Văn phòng

+ Nhân bản, trình ký văn bản, quản lý sử dụng và đóng dấu vào văn bản theođúng quy định Thực thiện công tác bảo mật

2.2.4.2 Công chức Tài chính - Kế toán

Xây dựng dự toán thu chi ngân sách trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, giúpUBND trong việc tổ chức thực hiện dự toán thu, chỉ ngân sách; quyết toán ngân sách,kiểm tra hoạt động tài chính khác của xã

Thực hiện quản lý các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, tài sản công tại xã theoquy định

Tham mưu cho UBND trong khai thác nguồn thu, thực hiện các hoạt động tàichính ngân sách đúng quy định của pháp luật.

Kiểm kê các hoạt động tài chính, ngân sách theo đúng quy định, tổ chức thựchiện theo hướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên

Thực hiện theo đúng quy định về quản lý quỹ tiền mặt và giao dịch đối với khobạc nhà nước về xuất nhập quỹ

Báo cáo tài chính, ngân sách đúng quy định

2.2.4.3 Công chức Tư pháp – Hộ tịch

Giúp UBND xã trong việc soạn thảo, ban hành các văn bản quản lý Nhà nướctheo quy định của pháp luật; giúp UBND xã tổ chức lấy ý kiến nhân dân đối với dự ánluật, pháp lệnh theo kế hoạch của UBND xã và hướng dẫn của cơ quan chuyên môncấp trên; giúp UBND xã phổ biến giáo dục pháp luật trong nhân dân ở địa phương

Giúp UBND xã thực hiện trợ giúp pháp lý cho người nghèo và đối tượng chínhsách theo quy định của pháp luật; quản lý tủ sách pháp luật, tổ chức phục vụ nhân dânnghiên cứu pháp luật; phối hợp hướng dẫn đối với hoạt động hoà giải Phối hợp vớitrưởng ban các thôn sơ kết, tổng kết công tác hoà giải, báo cáo với UBND xã và cơquan tư pháp cấp trên

Quản lý lịch tư pháp, thống kê tư pháp ở địa phương

Thực hiện việc đăng ký và quản lý hộ tịch theo các nhiệm vụ cụ thể được phâncấp quản lý và đúng thẩm quyền được giao

Giúp UBND xã thực hiện một số công việc quốc tịch theo đúng quy định củapháp luật

Giúp UBND xã về công tác thi hành án theo nhiệm vụ cụ thể được phân cấp Giúp UBND xã trong việc phối hợp với cơ quan, tổ chức liên quan quyết địnhviệc giáo dục tại địa phương

Giúp UBND Xã thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm về quyền sử dụng đất, bấtđộng sản gắn liền với đất theo quy định của pháp luật

Chấp hành quy chế làm việc của cơ quan, các chế độ quản lý hồ sơ tài liệu, chế

độ báo cáo công tác quy định

Giúp UBND tổ chức tiếp dân, nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo của nhân dânchuyển đến HĐND và UBND hoặc cấp trên có thẩm quyền giải quyết Đồng thời thựchiện tốt công tác hoà giải tại cơ sở.

Thực hiện các nhiệm vụ công tác khác theo quy định của pháp luật

2.2.4.4 Công chức Địa chính- Xây dựng

Theo dõi phụ trách đất đai, nông nghiệp, giao thông xây dựng

Giúp UBND xã hướng dẫn thủ tục, thẩm tra xác nhận việc tổ chức, hộ gia đìnhđăng ký ban đầu, thực hiện các quyền công dân liên quan đến đất đai trên địa bàn xãtheo quy định của pháp luật Có trách nhiệm chỉnh lý sự biến động đất đai trên sổ vàbản đồ địa chính đã được phê duyệt

Tham mưu UBND xã kế hoạch tổ chức, triển khai theo quy định quy hoạch, kếhoach sử dụng đất đã được phê duyệt và theo dõi kiểm tra việc thực hiện

Thống kê, kiểm kê đất đai theo định kỳ lập báo cáo lên nghành cấp trên theoquy định

Lập và quản lý sổ địa chính, theo sự biến động về diện tích, loại đất, chủ sửdụng đất để đăng ký vào sổ địa cính và chỉnh lý bản đồ địa chính

Thu thập, tự bảo quản tư liệu địa chính bao gồm các văn bản tư liệu về đất đai,

đo đạc bản đồ Quản lý các tiêu mốc đo đạc và tiêu mốc địa giới

Tham mưu UBND xã tổ chức tuyên truyền và phổ biến chính sách pháp luật đấtđai, giải thích, hoà giải tranh chấp đất đai Tham gia giải quyết tranh chấp địa giớihành chính Xã

Phát hiện kịp thời các trường hợp vi phạm pháp luật đất đai, sử dụng đất gây

ô nhiễm môi trường, kiến nghị với UBND xã và các cơ quan có thẩm quyền để xử

lý kịp thời

Tham mưu UBND xã công tác phòng chống lụt bão và tìm kiếm cứu trợ trênđịa bàn xã

2.2.4.5 Công chức Văn hoá - Xã hội

a Văn hoá – Thông tin

Giúp UBND xã trong việc thông tin tuyên truyền giáo dục về đường lối, chínhsách của Đảng và pháp luật Nhà nước, tình hình kinh tế - chính trị ở địa phương và

đấu tranh chống âm mưu tuyên truyền phá hoại của địch; báo cáo thông tin về dư luậnquần chúng và tình hình môi trường văn hoá ở địa phương lên Chủ tịch UBND xã.

Giúp UBND trong việc tổ chức các hoạt động thể dục, thể thao, văn hoá vănnghệ quần chúng, các câu lạc bộ, lễ hội truyền thống, bảo vệ các di tích lịch sử vănhóa, danh lanh thắng cảnh ở địa phương, điểm vui chơi giải trí và phát động xây dựngphong trào nếp sống văn minh, gia đình văn hóa, ngăn chăn việc truyền bá tư tưởngphản động, đồi trụy dưới hình thức văn hóa, nghệ thuật và các tệ nạn xã hội khác ởđịa phương

Hướng dẫn, kiểm tra đối với tổ chức và công dân chấp hành pháp luật tronghoạt động văn hóa thông tin, thể dục thể thao

Phụ trách đài truyền thanh xã

Lập chương trình, kế hoạch công tác văn hóa, văn nghệ, thông tin tuyêntruyền, thể dục thể thao trình UBND xã và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch đãphê duyệt

Giúp UBND xã thực hiện sơ kết, tổng kết báo cáo công tác hoạt động các khuvăn hóa và các hoạt động văn hóa khác, văn nghệ, thông tin tuyên truyền, thể dục thểthao ở xã

b Thương binh - Xã hội

Thống kê dân số, tình hình việc làm, ngành nghề trên địa bàn xã; nắm số lượng

và tình hình các đối tượng hưởng chính sách lao động thương binh và xã hội

Theo dõi chương trình thực hiện xóa đói giảm nghèo

Hướng dẫn và nhận hồ sơ của người xin học nghề, tìm việc làm, người đượchưởng chính sách ưu đãi, chính sách xã hội trình UBND xã giải quyết theo thẩm quyền

Lập chương trình, kế hoạch công tác lao động - thương binh và xã hội trìnhUBND xã và tổ chức chương trình kế hoạch đã được phê duyệt

Theo dõi, đôn đốc, thực hiện chi trả trợ cấp cho người hưởng chính sách laođộng – thương binh và xã hội Kiêm công tác thủ quỹ

Phối hợp với các đoàn thể trong việc chăm sóc, giúp đỡ các đối tượng chínhsách; bảo trợ xã hội, việc nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng ở công cộng

Tham mưu UBND xã thực hiện đầy đủ các chính sách pháp luật về tôn tín ngưỡng.

giáo-Giúp UBND xã thực hiện sơ kết, tổng kết, báo cáo công tác lao động- thươngbinh và xã hội ở địa phương

2.2.4.6 Các chức danh khác của UBND Xã

- Cán bộ không chuyên trách Dân sô gia đình và trẻ em:

Phụ trách công tác dân số, kế hoạch hóa gia đình, thống kê quản lý đối tượngcác độ tuổi trên địa bàn

Tham mưu UBND tổ chức tuyên truyền vận động cán bộ và nhân dân thựchiện tốt các quy định pháp luật về dân số gia đình và trẻ em

Nắm bắt đối tượng trẻ em mồ côi, khuyết tật, đối tượng có hoàn cảnh khó khăn,đặc biệt khó khăn Tổ chức các hình thức chăm sóc, gặp mặt, tặng quà… các đối tượngnày nhân ngày lễ kỷ niệm

Tham mưu UBND xã công tác sơ kết, tổng kết và báo cáo nghành cấp trên

- Các chức vụ nhân sự trong cơ quan