Báo cáo thực tập ngành quản trị văn phòng

Khóa luận ngành quản trị văn phòngBáo cáo tốt nghiệp ngành quản trị văn phòngBáo cáo tốt nghiệp văn thư lưu trữNhư chúng ta đã biết, công tác quản trị văn phòng và văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan Đảng và Nhà nước, đoàn thể… Trình độ tổ chức và hiện đại công tác quản trị văn phòng và văn thư là một bước tiến về lề lối làm việc khoa học của các cơ quan, công tác quản trị văn phòng và văn thư tác động trực tiếp đến năng suất, chất lượng và hiệu quả của hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo. Tổ chức hợp lý công tác văn thư là tiền đề để bảo đảm thông tin hiện hành phục vụ lãnh đạo, bảo vệ an toàn tài liệu và các bí mật của Đảng và Nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức hợp lý công tác lưu trữ.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐÔNG Á KHOA QUẢN TRỊ

Sinh viên thực hiện: PHAN VĂN NHÂN

Cơ quan: UBND XÃ TAM TRÀ

Địa chỉ: Xã Tam Trà, huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam

Cán bộ hướng dẫn: Nguyễn Ngọc Bộ - CB VP

GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

Ths: Nguyễn Thị Thanh Linh

Quảng Nam, tháng 01 năm 2017

LỜI CẢM ƠN

Sau nh ng năm tháng theo h c t i l p VPQNA2.1, khoa qu n ữ ọ ạ ớ ả

tr , tr ị ườ ng Đ i h c Đông Á đ n nay tôi đã hoàn thành khóa h c ạ ọ ế ọ

c a mình L i đ u tiên cho tôi g i l i c m n đ n các th y cô ủ ờ ầ ở ờ ả ơ ế ầ giáo tr ườ ng Đ i h c Đông Á, đã t n tình gi ng d y tôi trong ạ ọ ậ ả ạ

su t th i gian qua Đ c bi t tôi xin g i l i c m n chân thành ố ờ ặ ệ ở ờ ả ơ

đ n cô giáo Ths Nguy n Th Thanh Linh đã t n tình h ế ễ ị ậ ướ ng d n ẫ tôi trong quá trình th c hi n báo cáo t t nghi p đ i h c c a ự ệ ố ệ ạ ọ ủ mình

Tôi xin chân thành c m n đ n quý lãnh đ o UBND xã Tam ả ơ ế ạ Trà; toàn th anh, ch trong văn phòng UBND xã đã quan tâm ể ị

t o đi u ki n, truy n đ t nh ng ki n th c và kinh nghi m th c ạ ề ệ ề ạ ữ ế ứ ệ ự

t liên quan đ n nghi p công tác văn th nói riêng và nghi p v ế ế ệ ư ệ ụ

Qu n tr văn phòng nói chung ả ị

Tôi luôn bi t n gia đình, b n bè đã h tr cho tôi nhi u ế ơ ạ ỗ ợ ề

m t trong th i gian h c t p và nghiên c u đ tài này ặ ờ ọ ậ ứ ề

Th i gian th c t p, nghiên c u cũng nh nh n th c c a b n ờ ự ậ ứ ư ậ ứ ủ ả thân có h n Nên đ tài báo cáo không tránh kh i nh ng thi u ạ ề ỏ ữ ế sót, khuy t đi m Vì v y, tôi r t mong nh n đ ế ể ậ ấ ậ ượ c s quan tâm, ự đóng góp ý ki n c a quý th y cô và b n bè đ đ tài đ ế ủ ầ ạ ể ề ượ c hoàn thi n h n ệ ơ

Quảng Nam, tháng 01 năm 2017

Sinh viên thực hiện

Phan Văn Nhân

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

Chương 1 2

MỘT VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TAM TRÀ 2

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của UBND xã Tam Trà 2

1.1.1 Lịch sử hình thành UBND xã Tam Trà 2

1.1.2 Tình hình phát triển KT-XH (Kinh tế-Xã hội), AN-QP (An ninh-Quốc phòng) của UBND xã Tam Trà, huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam 3

1.1.2.1 Thực trạng phát triển kinh tế 3

1.1.2.2 Nhân lực 4

1.1.2.3 Tài chính – Kế toán 4

1.1.2.4 Văn hóa – xã hội 4

1.1.2.5 Dân số và Kế hoạch hóa gia đình 4

1.1.2.6 An ninh – Quốc phòng 5

1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và biên chế của UBND xã Tam Trà 5

1.2.1.Vị trí 5

1.2.2 Chức năng 6

1.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 6

1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý của UBND xã Tam Trà 9

1.3.1 Chủ tịch UBND xã 9

1.3.2 Phó chủ tịch UBND (Phó Chủ tịch UBND phụ trách Văn xã, kinh tế) 10

1.3.3 Ủy viên UBND 11

1.3.3.1 Ủy viên phụ trách Trưởng công an xã 11

1.3.3.2 Ủy viên phụ trách quân sự ( Xã đội trưởng) 12

1.3.4 Biên chế cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan 13

1.3.4.1 Công chức Văn phòng - Thống kê 13

1.3.4.2 Công chức Tài chính- Kế toán 14

1.3.4.3 Công chức Tư pháp – Hộ tịch 14

1.3.4.4 Công chức Địa chính- Xây dựng 15

1.3.4.5 Công chức Văn hoá - Xã hội 16

1.3.4.6 Các chức danh khác của UBND Xã 17

1.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị của UBND xã Tam Trà 18

1.4.1 Văn phòng phẩm 19

1.4.2 Phương tiện văn phòng của xã 19

1.4.3 Trang thiết bị văn phòng của xã 19

1.5 Kết quả hoạt động về công tác soạn thảo, ban hành văn bản, văn thư và quản trị văn phòng tại UBND xã Tam Trà trong 3 năm gần đây (từ tháng 01/2014 đến tháng 01/2017) 20

1.5.1 Hoạt động công tác soạn thảo, ban hành văn bản 20

1.5.2 Hoạt động công tác Văn thư 22

1.5.3 Hoạt động công tác Quản trị văn phòng 22

1.6 Nhận xét đánh giá, những thuận lợi, khó khăn 23

1.6.1 Thuận lợi 23

1.6.2 Khó khăn 23

Chương 2 24

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND XÃ TAM TRÀ 24

2.1 Thực trạng công tác Văn thư tại UBND xã Tam Trà 24

2.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 24

2.1.1.1 Thẩm quyền ban hành văn bản 24

2.1.1.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 24

2.1.1.3 Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức 26

2.1.2 Quy trình tổ chức quản lý văn bản đi 29

2.1.3 Quy trình tổ chức quản lý văn bản đến 33

2.1.4 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ 38

2.1.5 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 38

2.2 Thực trạng công tác Quản trị văn phòng tại UBND xã Tam Trà 40

2.2.1 Mô hình văn phòng 40

2.2.2 Phương án bố trí trang thiết bị văn phòng 40

2.2.3 Các hoạt động nghiệp vụ văn phòng 42

2.2.3.1 Thu thập thông tin và xây dựng chương trình công tác 42

2.2.3.2 Xây dựng chương trình công tác Văn phòng UBND xã Tam Trà 43

2.2.3.3 Tổ chức hội nghị, hội thảo, họp, lễ tân 46

2.2.3.4 Tổ chức các chuyến đi công tác 51

2.3 Đánh giá ưu điểm, nhược điểm, nguyên nhân tồn tại về công tác văn thư và quản trị văn phòng tại UBND xã Tam Trà 55

2.3.1 Ưu điểm 55

2.3.1.1 Công tác văn thư 55

2.3.1.2 Công tác quản trị văn phòng 55

2.3.2 Nhược điểm 56

2.3.2.1 Công tác văn thư 56

2.3.2.2 Công tác quản trị văn phòng 56

2.3.3 Nguyên nhân tồn tại 56

2.3.3.1 Công tác văn thư 56

2.3.3.2 Công tác văn phòng 57

Chương 3 58

MỘT SỐ GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND XÃ TAM TRÀ 58

3.1 Các giải pháp 58

3.1.1 Công tác văn thư 58

3.1.2 Công tác quản trị văn phòng 59

KẾT LUẬN 60

PHẦN MỞ ĐẦU

Công tác văn thư và quản trị văn phòng là các nghiệp vụ quan trọngkhông thể thiếu trong hình thành và phát triển của một đơn vị hiện nay, nó ghinhận các hoạt động của các cơ quan Đảng và Nhà nước Là các nghiệp vụ quantrọng để duy trì sự hoạt động của một cơ quan, đơn vị, đảm bảo thông tin trong

tổ chức được thông suất, nhằm mục đích phục vụ cho sự lãnh đạo của Đảng vàNhà nước ta trên nhiều lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội

Trong sự phát triển hiện nay, công tác văn thư và quản trị văn phòng gópphần quan trọng vào công cuộc xây dựng nền hành chính nhà nước Văn thư vàquản trị văn phòng là bộ phận cung cấp thông tin đầu vào cho cơ quan, đảm bảothông tin bằng văn bản, phục vụ cho sự lãnh đạo của thủ trưởng cơ quan

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư và quản trị vănphòng của Đảng và Nhà nước trong yêu cầu hiện nay, kết hợp lý luận chươngtrình đào tạo ngành văn thư và Quản trị văn phòng cùng với sự hướng dẫn nhiệttình của giáo viên hướng dẫn và anh, chị tại văn phòng UBND xã Tam Trà Vìvậy em đã vận dụng kiến thức đã học của mình đối chiếu thực tế tình hình côngtác Văn thư và Quản trị văn phòng tại UBND xã Tam Trà, nhằm củng cố kiếnthức, kết hợp với thực tiển công tác mà các thế hệ đi trước đã đúc kết nhằm nângcao năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn em đã mạnh dạn nghiên cứu chuyên

đề “Thực trạng và một số giải pháp về công tác Văn thư và Quản trị văn phòng

tại UBND xã Tam Trà”.

Với đề tài này, kết cấu gồm có 3 chương:

Chương 1: Giới thiệu chung về UBND xã Tam Trà

Chương 2: Thực trạng về công tác Văn thư và Quản trị văn phòng tạiUBND xã Tam Trà

Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả côngtác Văn thư và Quản trị văn phòng

Chương 1 MỘT VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TAM TRÀ

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của UBND xã Tam Trà

1.1.1 Lịch sử hình thành UBND xã Tam Trà

Xã Tam Trà được thành lập từ năm 1978 trên cơ sở sát nhập xã Trà Zút (naythuộc huyện Nam Trà My, tỉnh Quảng Nam) và xã Trà Thượng – Tam Kỳ - QuảngNam-Đà Nẵng (nay thuộc xã Tam Sơn huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam)

Xã Tam Trà là một xã nằm ở phí Tây của huyện Núi Thành tỉnh QuảngNam Gồm 02 tuyến địa giới 01 tuyến tỉnh dài 21 km, 01 tuyến liên xã dài 26 km

Đông giáp: Xã Tam Mỹ Tây, xã Tam Thạnh huyện Núi Thành

Tây giáp: Xã Trà Cốt huyện Bắc Trà My, tỉnh Quảng Nam

Nam giáp: Xã Trà Thủy, huyện Trà Bồng, tỉnh Quảng Ngãi

Bắc giáp: xã Tam Sơn, huyện Núi Thành và xã Tam Lãnh thuộc huyện PhúNinh, tỉnh Quảng Nam

Xã Tam Trà có 8 thôn và 2 dân tộc anh em Kinh và Cor sinh sống

Tổng diện tích: Xã Tam Trà có diện tích tự nhiên 19.534,63 ha, trong đórừng tự nhiên 5.303,51 ha, rừng trồng cây lâm sản 3.300,22 ha, rừng trọc + khác1.129,8 ha, đất sản xuất nông nghiệp 9.801,3 ha (theo niên giám thống kê của Địachính xã tháng 12/2016)

Dân số: 982 hộ và 3362 khẩu, trong đó đồng bào dân tộc Cor có 295 hộ(theo niên giám thống kê của Văn phòng UBND xã, tháng 10/2016)

Nói đến xã Tam Trà là nói đến một vùng đất có truyền thống anh hùng, cáchmạng Với những chiến công lẫy lừng trong cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nướcngày 22/8/2016, xã Tam Trà đã được Đảng và Nhà nước phong tặng danh hiệuAnh hùng lực lượng vũ trang nhân dân nhằm đánh giá và tôn vinh sự hy sinh, cốnghiến của đất và người xã Tam Trà (ngày nay) cho sự độc lập và thống nhất nước nhà

Hiện tại Tam Trà vẫn là một xã nghèo so với các xã khác trong toàn huyệnNúi Thành Nhưng với truyền thống hào hùng và tốt đẹp yêu quê hương, yêu đấtnước của con người xã Tam Trà, trong những năm qua được quan tâm của UBNDhuyện Núi Thành và sự chỉ đạo của Đảng ủy, Hội đồng nhân dân, UBND và sựphối hợp chặt chẽ của các ban nghành, đoàn thể đến nay về kinh tế, văn hóa, xã hộicủa xã đang từng bước phát triển, an ninh quốc phòng được giữ vững, được bạn bèkhông chỉ trong toàn huyện mà còn ngoài huyện đánh gia cao vì sự nỗ lực vươn lên.[Phụ lục 1 Trụ sở làm việc của HĐND- UBND xã Tam Trà (đang sữa chữa)].[Phụ lục 2 Trụ sở làm việc của HĐND- UBND xã Tam Trà (tạm thời)].

1.1.2 Tình hình phát triển KT-XH (Kinh tế-Xã hội), AN-QP (An Quốc phòng) của UBND xã Tam Trà, huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam

ninh-1.1.2.1 Thực trạng phát triển kinh tế

a Sản xuất nông nghiệp:

Diện tích sản xuất lúa cả năm là 166,8 ha, trong đó:

+Vụ Đông Xuân sản xuất 106,8ha năng xuất đạt 48,54 tạ/ha

+ Vụ hè thu: sản xuất 60 ha: năng xuất đạt 50,08tạ/ha,

+ Diện tích bỏ hoang 46,8 ha (thiếu nước)

Năng suất lúa bình quân cả năm: 49,77 tạ/ha So với năm 2015 giảm 45,87 tạ.Tổng sản lượng lúa cả năm là 830,1 tấn

Cây lạc: Diện tích 04 ha; sản lượng thu hoạch 20 tạ/ha So với cùng kỳ năm

2015 năng suất tăng 2 tạ/ha

Cây sắn: Diện tích 60 ha; sản lượng thu hoạch 200 tạ, sản lượng 1200 tấn

b Kinh tế vườn, kinh tế trang trại:

Diện tích nuôi cá 2,32 ha

Tổng đàn giá súc: 7871 con; trong đó: bò 822, trâu 559 con, lợn 750 con.Tổng đàn gia cầm: 5700 con

c Lâm nghiệp:

Kiểm tra đôn đốc nhân dân quản lý rừng, sử dụng đất lâm nghiệp đúng mụcđích, tuyên truyền vận động nhân dân đi tuần tra rừng theo giao khoán cho các hộ,tổng diện tích giao là rừng trồng cây lâm sản 3.300,22 ha, rừng trọc khác 1.129,8 ha.

- Thu trên địa bàn: 53.288.000 đồng (vượt 118,1 %)

- Thu chuyển nguồn: 678.688.600 đồng

- Thu phân chia tỷ lệ: 29.619.920 đồng (đạt 69,53%)

- Thu bổ sung ngân sách: 5.788.000.000 đồng

1.1.2.4 Văn hóa – xã hội

(Theo tài liệu báo cáo kỳ họp Hội đồng nhân dân xã Tam Trà lần thứ 3, khóa

XI, nhiệm kỳ 2016 - 2021)

Hộ nghèo của xã hiện có 170 hộ, chiếm tỷ lệ 19,51%; hộ cận nghèo là 127

hộ (tỷ lệ 14,58.%), so với năm 2015 giảm 23 hộ nghèo, tỷ lệ: 11,91% và 17 hộcận nghèo tỷ lệ:11,8%

1.1.2.5 Dân số và Kế hoạch hóa gia đình

TỪ đầu năm đến nay đã tổ chức truyền thông được 02 đợt, có 222 người

dự, nội dung: chăm sóc sức khỏe sinh sản KHHGĐ

Tổng biện pháp tránh thai: 165/133 đạt 124% Trong đó:

+ Thuốc cấy: 0/4 tỷ lệ 0%

Tỷ suất sinh thô giảm 1,89%0

Tỷ lệ sinh con thứ 3+ tăng 4,63%

Tỷ lệ sàng lọc trước sinh là 100%

Tỷ lệ sàng lọc sơ sinh là 100%

Thôn không sinh con 3+ đạt 2/4 thôn đăng ký

1.1.2.6 An ninh – Quốc phòng

Duy trì tốt công tác trực SSCĐ bảo đảm quân số, phối hợp cùng Ban công

an xã tuần tra kiểm sát địa bàn đảm bảo tình hình ANCT-TTAT XH Công táctrực tăng cường được duy trì đảm bảo trong các ngày lễ tết và các sự kiện chínhtrị trong đại của địa phương đất nước

Tổ chức giao quân đạt 100% chỉ tiêu 7/7 thanh niên đảm bảo an toàn tuyệtđối và tổ chức đón quân nhân hoàn thành NVQS trở về địa phương Thực hiệntốt chế độ đi có đưa về có đón được đảm bảo

Thực hiện tốt công tác quân sự- quốc phòng địa phương, công tác trực sẵnsàng chiến đấu luôn được duy trì.Trong năm đã tổ chức diễn tập chiến đấuphòng thủ theo Nghị quyết 28-NQ/BCT Nghị quyết Bộ chính trị

 Về xây dựng lực lượng dân quân năm 2016: đã kết nạp 17 đồng chí đạt100% Và cho ra dân quân hoàn thành nghĩa vụ17 đồng chí , đạt 100%

Về xây dựng lực lượng dự bị động viên: Tổng số hiện nay là: 97 đồng chí

Sĩ quan dự bị: 14 đồng chí

Biên chế cho sư đoàn 315: 4 đồng chí, còn lại quản lý tại địa phương

Công tác tuyển quân gọi công dân nhập ngũ năm được thực hiện tốt hoànthành chỉ tiêu giao quân đạt 100%;  bồi dưỡng kiến thức quốc phòng cho cácđối tượng là 8/8 người, đạt 100%

1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và biên chế của UBND xã Tam Trà

1.2.2 Chức năng

UBND xã Tam Trà là cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩmquyền ở địa phương, giúp UBND huyện Núi Thành quản lý và điều hành về mọihoạt động trong đời sống về các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, anninh, quốc phòng trên địa bàn xã

UBND xã chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của

cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết cảu HĐND cùng cấp nhằm đảm bảochủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, cùng cố quốc phòng, an ninh

và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhànước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã và báo cáo

về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật

Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ cácnhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quyđịnh của pháp luật

Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cáccông trình kết cấu hạ tầng của xã, huyện trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát vàđảm bảo sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật

- Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và tiểuthủ công nghiệp:

Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kể hoạch, đề ánkhuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triểnsản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôitrong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đốivới cây trồng và vật nuôi

Tổ chức việc xây dựng các công trình thủy lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng chống và khắc phục hậu quả thiên tai; ngănchặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ rừngtại địa phương

Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước theo quy định củapháp luật

Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các nghành, nghề truyềnthống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ đểphát triển các nghành nghề mới

- Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông:

Tổ chức thực hiện xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo phân cấp

Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểmdân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật

về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định

Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông

và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật

Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giaothông cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao:

Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợpvới trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện cáclớp bổ túc văn hóa, thực hiện xóa mù chữ cho những người trong độ tuổi

Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫugiáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với UBND cấp trên quản lýtrường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn

Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóa giađình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh

Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hóa, thể dục thể thao;

tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch văn hóa và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật

sử-Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt

sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật

Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ cácgia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nươngtựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địaphương theo quy định của pháp luật

- Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hànhpháp luật:

Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựnglàng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương

Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng

ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấnluyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương

Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xâydựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biệnpháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạmpháp luật khác ở địa phương

Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại củangười nước ngoài ở địa phương

- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:

UBND xã có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và đảm bảo thực hiện chínhsách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân

ở địa phương theo quy định của pháp luật

- Trong việc thi hành pháp luật:

Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm phápluật và tranh chấp nhỏ trong dân nhân theo quy định của pháp luật

Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dântheo thẩm quyền

Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thihành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý

vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật

1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý của UBND xã Tam Trà

1.3.1 Chủ tịch UBND xã

Chủ tịch UBND xã là người đứng đầu UBND xã, lãnh đạo điều hành côngviệc của UBND, chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình,đồng thời cùng UBND xã chịu trách nhiệm tập thể hoạt động của UBND xãtrước Đảng ủy, HĐND xã và UBND huyện

Chủ tịch UBND xã triệu tập, chủ trì các phiên họp và các hội nghị kháccủa UBND, khi vắng mặt thì ủy quyền cho Phó chủ tịch chủ trì thay; bảo đảm

việc chấp hành pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghịquyết của BCH Đảng bộ và HĐND xã.

Căn cứ vào văn bản của nhà nước cấp trên, Nghị quyết của BCH Đảng bộ,HĐND xã và tình hình thực hiện của địa phương, xây dựng chương trình côngtác năm, quý, tháng của UBND xã

Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác, phân công nhiệm

vụ, đôn đốc, kiểm tra các thành viên UBND xã và các cán bộ, công chức khácthuộc UBND xã, Trưởng ban các thôn trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao

Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dung côngviệc, những vấn đề đột xuất, phức tạp trên địa bàn; những vấn đề còn ý kiếnkhác nhau hoặc vượt quá thẩm quyền của Phó chủ tịch của Ủy viên UBND xã

Ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền của UBND xã và thẩm quyềnChủ tịch UBND theo quy định của pháp luật

Phụ trách khối nội chính, công tác cán bộ, tài chính, đầu tư xây dựng cơbản, nhà đất, Chủ tịch hội đồng tư vấn thuế

Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội của xã, hoạt động của UBND với Đảng

ủy, HĐND xã và UBND huyện

Tổ chức việc tiếp dân, xem xét giải quyết các khiếu nại, tố cáo và kiếnnghị của nhân dân theo quy định của pháp luật

Thường xuyên trao đổi công tác với Bí thư Đảng ủy; Chủ tịch HĐND,Chủ tịch Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam(UBMTTQVN) xã và người đứngđầu các đoàn thể nhân dân ở Xã; phối hợp thực hiện các nhiệm vụ công tác;nghiên cứu, tiếp thu về các đề xuất của MTTQVN các đoàn thể nhân dân đối vớicông tác UBND; tạo điều kiện để các đoàn thể hoạt động có hiệu quả

1.3.2 Phó chủ tịch UBND (Phó Chủ tịch UBND phụ trách Văn xã, kinh tế)

Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác do Chủ tịch phân công;chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai các công việc theo lĩnh

vực phân công Phó chủ tịch được sử dụng quyền hạn của Chủ tịch khi giảiquyết các vấn đề thuộc lĩnh vực được giao.

Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, trước UBND, HĐND xã về lĩnhvực được giao, về những quyết định chỉ đạo, điều hành của mình; cùng Chủ tịch

và các thành viên khác của UBND chịu trách nhiệm tập thể toàn bộ hoạt độngcủa UBND trước Đảng ủy, HĐND xã và UBND huyện Đối với những vấn đềvượt quá phạm vi thẩm quyền thì Phó Chủ tịch phải báo cáo để Chủ tịch quyết định

Khi giải quyết công việc, nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi và tráchnhiệm giải quyết công việc của thành viên khác của UBND thì chủ động traođổi, phối hợp với các thành viên đó để thống nhất cách giải quyết; nếu vẫn còn ýkiến khác nhau thì báo cáo Chủ tịch quyết định

Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, trưởng ban các thôn thực hiện chủtrương chính sách và pháp luật thuộc lĩnh vực được giao

Phụ trách Kinh tế - Nông - Lâm - Ngư nghiệp, xây dưng cơ sở hạ tầng,khoa học- công nghệ, quản lý đô thị tài nguyên môi trường Thay mặt UBND xãgiải quyết về lĩnh vực tài chính khi được ủy quyền

Đồng thời phụ trách khối Văn hóa - Xã hội, phụ trách khối văn phòng vàcác lĩnh vực xã hội khác

1.3.3 Ủy viên UBND

Ủy viên UBND xã chịu trách nhiệm về nhiệm vụ được phân công trướcChủ tịch UBND và Phó Chủ tịch UBND xã; cùng Chủ tịch và các Phó Chủ tịchchịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND trước HĐND và UBNDhuyện; nắm bắt tình hình, báo cáo kịp thời với Chủ tịch UBND xã về lĩnh vựccủa mình và các công việc liên quan

Phối hợp công tác với các thành viên khác của UBND, các cán bộ côngchức có liên quan và giữ mối liên hệ chặt chẽ với các cơ quan chuyên môn củaUBND xã để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND giao

1.3.3.1 Ủy viên phụ trách Trưởng công an xã

Kịp thời nắm bắt, đánh giá tình hình ANTT (an ninh trật tự) trên địa bàn.Tham mưu đề xuất thường trực Đảng ủy, UBND xã ra Nghị Quyết, Quyếtđinh Lập kế hoạch tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách Nghị Quyếtcủa Đảng, Nhà nước về ANTT và của các nghành công an cấp phù hợp với đặcđiểm thực trạng của địa phương; đồng thời làm nồng cốt triển khai Nghị Quyết,Quyết định và kế hoạch đó

Báo cáo kịp thời cụ thể, chính xác, trung thực mọi vụ việc hiện tượng về

an ninh trật tự, về kết quả công việc, về đội ngũ cán bộ Công an xã lên Công ancấp trên

Phối hợp chặt chẽ với các cơ quan, ban nghành, đoàn thể, các tổ chứckinh tế- xã hội của xã và của cấp trên đóng trên địa bàn Xây dựng phong tràoquần chúng bảo vệ ANTQ, xây dựng củng cố bồi dưỡng các phong trào nòng cốtngày càng sâu rộng, trấn áp các loại tội phạm, xử lý các hành vi vi phạm các quytắc bảo đảm trật tự công cộng, đấu tranh bài trừ tệ nạn xã hội, giải quyết kịp thờinhững mâu thuẩn nội bộ nhân dân

Tiến hành điều tra cơ bản, tổ chức mạng lưới cơ sở bí mật Theo dõi cácloại đối tượng trên địa bàn theo đúng quy chế quy định của Bộ Thực hiện chủtrương biện pháp, nghiệp vụ do Công an cấp trên giao

Thực hiện công tác quản lý hành chính về trật tự an ninh xã hội, về quản

lý nhân khẩu, quản lý vũ khí, quản lý nghề nghiệp có liên quan đến ngăn ngừa

và đấu tranh chống tội phạm Phát hiện và bắt giữ áp giải về công an cấp trênđối tượng trốn tù, có lệnh truy nã Quản lý các đối tượng cải tạo tại chỗ, cải tạokhông giam giữ, quản chế tại xã người bị tòa án phạt án treo

Tổ chức đảm bảo trật tự công cộng, trật tự giao thông, phòng cháy, chữacháy trong phạm vi xã,làm thủ tục chuyển về Công an cấp trên các vụ việc ngoàiquyền hạn

Tổ chức bảo vệ hiện trường vụ án, cháy nổ, tai nạn do Công an thụ lý

Xây dựng và quản lý đội ngũ Công an Xã trong sạch, vững mạnh, quản lýchặt chẽ tài sản của Công an xã.

Làm các việc khác về ANTT do cấp Ủy, UBND xã và Công an cấp trên giao

1.3.3.2 Ủy viên phụ trách quân sự ( Xã đội trưởng)

Chịu trách nhiệm trước Đảng ủy,UBND xã, Ban Chỉ huy quân sự huyện

về công tác quân sự ở địa phương Tham mưu cho UBND xã thực hiện đúngpháp lệnh về dân quân tự vệ, dự bị động viên và các quy định của nhà nước vàcấp trên về công tác quốc phòng tại địa phương

Phối hợp chặt chẽ với Công an xã tổ chức tuần tra, canh gác bảo vệ tài sảnnhà nước, tập thể và tài sản, tính mạng công dân, chống các tệ nạn xã hội

Tuyên truyền vận động nhân dân chấp hành luật nghĩa vụ quân sự, thựchiện chính sách hậu phương quân đội

Quản lý nghiêm ngặt việc bảo quản vũ khí chất nổ, các phương tiện trangthiết bị khác

Thực hiện công tác quản lý quân nhân dự bị, theo dõi nắm chắc độ tuổi,sức khỏe, điều kiện, hoàn cảnh thanh niên nhập ngũ hàng năm

1.3.4 Biên chế cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan

1.3.4.1 Công chức Văn phòng - Thống kê

Giúp UBND xã xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và theo dõithực hiện chương trình, lịch làm việc đó

Giúp UBND dự thảo văn bản trình cấp thẩm quyền; làm báo cáo gửi cấp trên.Tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế- xã hội, tham mưu giúp UBND trongchỉ đạo thực hiện

Quản lý công văn sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu báocáo thống kê; theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công chức UBND Xã

Giúp HĐND và UBND thực hiện nghiệp vụ công tác bầu cử đại biểuHĐND và UBND theo quy định của pháp luật về công tác được giao.

Phụ trách bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giữaUBND với cơ quan, tổ chức và công dân theo cơ chế “một cửa”

Phụ trách công tác văn thư:

+ Tiếp nhận xử lý (vào sổ, phân phối) công văn đi, đến

+ Quản lý văn bản, hồ sơ lưu trữ

+ Giải quyết một số công việc cụ thể hằng ngày theo sự uỷ nhiệm củaChủ tịch UBND xã và phân công của Văn phòng

+ Nhân bản, trình ký văn bản, quản lý sử dụng và đóng dấu vào văn bảntheo đúng quy định Thực thiện công tác bảo mật

1.3.4.2 Công chức Tài chính- Kế toán

Xây dựng dự toán thu chi ngân sách trình cấp có thẩm quyền phê duyệt,giúp UBND trong việc tổ chức thực hiện dự toán thu, chỉ ngân sách; quyết toánngân sách, kiểm tra hoạt động tài chính khác của Xã

Thực hiện quản lý các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, tài sản công tại Xãtheo quy định

Tham mưu cho UBND trong khai thác nguồn thu, thực hiện các hoạt độngtài chính ngân sách đúng quy định của pháp luật

Kiểm kê các hoạt động tài chính, ngân sách theo đúng quy định, tổ chứcthực hiện theo hướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên

Thực hiện chi tiền theo lệnh chuẩn chỉ; thực hiện theo đúng quy định vềquản lý quỹ tiền mặt và giao dịch đối với kho bạc nhà nước về xuất nhập quỹ

Báo cáo tài chính, ngân sách đúng quy định

1.3.4.3 Công chức Tư pháp – Hộ tịch

Giúp UBND xã trong việc soạn thảo, ban hành các văn bản quản lý Nhànước theo quy định của pháp luật; giúp UBND xã tổ chức lấy ý kiến nhân dânđối với dự án luật, pháp lệnh theo kế hoạch của UBND xã và hướng dẫn của cơ

quan chuyên môn cấp trên; giúp UBND xã phổ biến giáo dục pháp luật trongnhân dân ở địa phương.

Giúp UBND xã thực hiện trợ giúp pháp lý cho người nghèo và đối tượngchính sách theo quy định của pháp luật; quản lý tủ sách pháp luật, tổ chức phục

vụ nhân dân nghiên cứu pháp luật; phối hợp hướng dẫn đối với hoạt động hoàgiải Phối hợp với trưởng ban các thôn sơ kết, tổng kết công tác hoà giải, báocáo với UBND xã và cơ quan tư pháp cấp trên

Quản lý lịch tư pháp, thống kê tư pháp ở địa phương

Thực hiện việc đăng ký và quản lý hộ tịch theo các nhiệm vụ cụ thể đượcphân cấp quản lý và đúng thẩm quyền được giao

Giúp UBND xã thực hiện một số công việc quốc tịch theo đúng quy địnhcủa pháp luật

Giúp UBND xã về công tác thi hành án theo nhiệm vụ cụ thể được phân cấp Giúp UBND xã trong việc phối hợp với cơ quan, tổ chức liên quan quyếtđịnh việc giáo dục tại địa phương

Giúp UBND Xã thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm về quyền sử dụngđất, bất động sản gắn liền với đất theo quy định của pháp luật

Chấp hành quy chế làm việc của cơ quan, các chế độ quản lý hồ sơ tàiliệu, chế độ báo cáo công tác quy định

Giúp UBND tổ chức tiếp dân, nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo của nhândân chuyển đến HĐND và UBND hoặc cấp trên có thẩm quyền giải quyết Đồngthời thực hiện tốt công tác hoà giải tại cơ sở

Thực hiện các nhiệm vụ công tác khác theo quy định của pháp luật

1.3.4.4 Công chức Địa chính- Xây dựng

Theo dõi phụ trách đất đai, nông nghiệp, giao thông xây dựng

Giúp UBND xã hướng dẫn thủ tục, thẩm tra xác nhận việc tổ chức, hộ giađình đăng ký ban đầu, thực hiện các quyền công dân liên quan đến đất đai trênđịa bàn xã theo quy định của pháp luật Có trách nhiệm chỉnh lý sự biến độngđất đai trên sổ và bản đồ địa chính đã được phê duyệt

Tham mưu UBND xã kế hoạch tổ chức, triển khai theo quy định quyhoạch, kế hoach sử dụng đất đã được phê duyệt và theo dõi kiểm tra việc thực hiện.

Thống kê, kiểm kê đất đai theo định kỳ lập báo cáo lên nghành cấp trêntheo quy định

Lập và quản lý sổ địa chính, theo sự biến động về diện tích, loại đất, chủ

sử dụng đất để đăng ký vào sổ địa cính và chỉnh lý bản đồ địa chính

Thu thập, tự bảo quản tư liệu địa chính bao gồm các văn bản tư liệu về đấtđai, đo đạc bản đồ Quản lý các tiêu mốc đo đạc và tiêu mốc địa giới

Tham mưu UBND xã tổ chức tuyên truyền và phổ biến chính sách phápluật đất đai, giải thích, hoà giải tranh chấp đất đai Tham gia giải quyết tranhchấp địa giới hành chính Xã

Phát hiện kịp thời các trường hợp vi phạm pháp luật đất đai, sử dụng đấtgây ô nhiễm môi trường, kiến nghị với UBND xã và các cơ quan có thẩm quyền

để xử lý kịp thời

Tham mưu UBND xã công tác phòng chống lụt bão và tìm kiếm cứu trợtrên địa bàn Xã

1.3.4.5 Công chức Văn hoá - Xã hội

a Văn hoá – Thông tin

Giúp UBND xã trong việc thông tin tuyên truyền giáo dục về đường lối,chính sách của Đảng và pháp luật Nhà nước, tình hình kinh tế - chính trị ở địaphương và đấu tranh chống âm mưu tuyên truyền phá hoại của địch; báo cáothông tin về dư luận quần chúng và tình hình môi trường văn hoá ở địa phươnglên Chủ tịch UBND xã

Giúp UBND trong việc tổ chức các hoạt động thể dục, thể thao, văn hoávăn nghệ quần chúng, các câu lạc bộ, lễ hội truyền thống, bảo vệ các di tích lịch

sử văn hóa, danh lanh thắng cảnh ở địa phương, điểm vui chơi giải trí và phátđộng xây dựng phong trào nếp sống văn minh, gia đình văn hóa, ngăn chănviệc truyền bá tư tưởng phản động, đồi trụy dưới hình thức văn hóa, nghệ thuật

và các tệ nạn xã hội khác ở địa phương

Hướng dẫn, kiểm tra đối với tổ chức và công dân chấp hành pháp luậttrong hoạt động văn hóa thông tin, thể dục thể thao.

Phụ trách đài truyền thanh xã

Lập chương trình, kế hoạch công tác văn hóa, văn nghệ, thông tin tuyêntruyền, thể dục thể thao trình UBND xã và tổ chức thực hiện chương trình kếhoạch đã phê duyệt

Giúp UBND xã thực hiện sơ kết, tổng kết báo cáo công tác hoạt động cáckhu văn hóa và các hoạt động văn hóa khác, văn nghệ, thông tin tuyên truyền,thể dục thể thao ở xã

b Thương binh - Xã hội

Thống kê dân số, tình hình việc làm, nghành nghề trên địa bàn xã; nắm sốlượng và tình hình các đối tượng hưởng chính sách lao động thương binh và xã hội

Theo dõi chương trình thực hiện xóa đói giảm nghèo

Hướng dẫn và nhận hồ sơ của người xin học nghề, tìm việc làm, ngườiđược hưởng chính sách ưu đãi,chính sách xã hội trình UBND xã giải quyết theothẩm quyền

Lập chương trình, kế hoạch công tác lao động - thương binh và xã hộitrình UBND xã và tổ chức chương trình kế hoạch đã được phê duyệt

Theo dõi, đôn đốc, thực hiện chi trả trợ cấp cho người hưởng chính sáchlao động – thương binh và xã hội Kiêm công tác thủ quỹ

Phối hợp với các đoàn thể trong việc chăm sóc, giúp đỡ các đối tượngchính sách; bảo trợ xã hội, việc nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng ở công cộng

Tham mưu UBND xã thực hiện đầy đủ các chính sách pháp luật về tôngiáo - tín ngưỡng

Giúp UBND xã thực hiện sơ kết, tổng kết, báo cáo công tác lao thương binh và xã hội ở địa phương

động-1.3.4.6 Các chức danh khác của UBND Xã

- Cán bộ không chuyên trách Dân sô gia đình và trẻ em:

Phụ trách công tác dân số, kế hoạch hóa gia đình, thống kê quản lý đốitượng các độ tuổi trên địa bàn.

Tham mưu UBND tổ chức tuyên truyền vận động cán bộ và nhân dânthực hiện tốt các quy định pháp luật về dân số gia đình và trẻ em

Nắm bắt đối tượng trẻ em mồ côi, khuyết tật, đối tượng có hoàn cảnh khókhăn, đặc biệt khó khăn Tổ chức các hình thức chăm sóc, gặp mặt, tặng quà…các đối tượng này nhân ngày lễ kỷ niệm

Tham mưu UBND xã công tác sơ kết, tổng kết và báo cáo nghành cấp trên

- Các chức vụ nhân sự trong cơ quan

10.Chủ tịch Hội nông dân

11.Chủ tịch Cựu chiến binh

[Phụ lục 3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ quan UBND

xã Tam Trà]

1.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị của UBND xã Tam Trà

Trụ sở UBND xã Tam Trà có 21 phòng (trong đó 20 phòng làm việc và

01 hội trường)

Xã Tam Trà là một trong những xã miền núi của huyện Núi Thànhg, là

xã nằm cách xa khu trung tâm huyện Trong những năm qua được sự đầu tư vàquan tâm của các cấp nên trang thiết bị phục vụ nhu cầu của cơ quan phần nàođược đáp ứng Tuy nhiên việc đầu tư chưa tính đến phương án lâu dài, một sốtrang thiết bị đi vào hoạt động một thời gian hư hỏng, lỗi thời

1.4.1 Văn phòng phẩm

Đây là các phương tiện được sử dụng thường xuyên, phục vụ hằng ngàycho công việc như sổ sách ghi chép; các loại khổ giấy A4, phong bì, bút viết,hộp ghim, găm, hồ dán, kéo cắ,; lịch để bàn, các loại bì, hộp đựng con dấu, bấm,kẹp và các thiết bị khác

1.4.2 Phương tiện văn phòng của xã

Mỗi phòng được trang bị những vật dụng phù hợp với công việc củamình, có những phòng trang thiết bị còn thiếu so với yêu cầu công việc

Mỗi cán bộ, công nhân viên đều được trang bị bàn ghế làm việc bố trí phù hợp

Ít nhất mỗi phòng được trang bị một tủ đựng hồ sơ, giấy tờ để lưu trữ vàbảo quản tài liệu

Các cán bộ, công nhân viên trong cơ quan có trách nhiệm bảo quản cácvật dụng và các trang thiết bị trong cơ quan

1.4.3 Trang thiết bị văn phòng của xã

- Máy vi tính: Mỗi phòng làm việc được trang bị 1 máy vi tính cho cáccán bộ, công nhân viên chuyên trách và không chuyên trách với 20 máy vi tínhthuộc các bộ phận: Văn phòng UBND-HĐND (02 máy tính bàn), Chủ tịchUBND (01laptop), Phó chủ tịch Kinh tế, Phó Chủ tịch Văn xã, Địa chính - xâydựng, Bí thư, Phó Bí thư thường trực Đảng ủy, Kế toán- Tài chính, Văn hóa - Xãhội, Tư pháp hộ tịch, Mặt Trận, Phó Chủ tịch HĐND, Cựu chiến binh, Phụ Nữ,

Xã đội, Công an, Văn thư-Lưu trữ

- Máy in: UBND xã cung cấp 15 máy in cho những cán bộ, công nhânviên chuyên trách và không chuyên trách ở bộ phận: Văn phòng UBND-HĐND,Phó chủ tịch kinh tế, Chủ tịch, Văn hoá - xã hội, Kế toán- tài chính, Tư pháp hộtịch, Ban Công an, Xã đội, Phụ nữ, Phó Bí thư thường trực Đảng ủy, Mặt trận,Ban Nông nghiệp, Đoàn Thanh niên, Văn thư.

- Máy Photocopy: Xã chỉ trang bị 1 máy photocopy bố trí tại phòng Vănthư Và được sử dụng chung cho tất cả các bộ phận trong cơ quan

- Máy điện thoại: Đã đầu tư 10 máy nhưng trong quá trình sử dụng đã hưhỏng đến nay chỉ còn 02 máy (01 máy của Công an và 01 máy của Vãn phòng)

- Quạt điện: Xã đã trang bị 23 quạt treo tường tại các phòng cán bộ, banngành, đoàn thể và tại hội trường Ngoài ra UBND xã chưa có máy fax

Dưới đây là bảng tổng hợp trang thiết bị tại UBND xã

1.5 Kết quả hoạt động về công tác soạn thảo, ban hành văn bản, văn thư và quản trị văn phòng tại UBND xã Tam Trà trong 3 năm gần đây (từ tháng 01/2014 đến tháng 01/2017)

1.5.1 Hoạt động công tác soạn thảo, ban hành văn bản

Về công tác soạn thảo văn bản qua hơn 3 năm hoạt động, đối với nhữngvăn bản chung của cơ quan công tác soạn thảo do bộ phận Văn phòng-Thống kêsoạn thảo Đối với các văn bản chuyên môn do tính chất công việc các ban tựsoạn thảo Một số cán bộ cao tuổi ít biết về máy tính (như Hội người cao tuổi,Hội tù yêu nước, Hội khuyến học…) sau khi văn bản đã được viết bằng taythường có Văn thư soạn thảo lại bằng máy tính

Nhìn chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản được căn cứ theochức năng, nhiệm vụ và quyền hạn tại UBND xã Tam Trà được soạn thảo vàban hành các loại văn bản sau:

- Báo cáo, quyết định, tờ trình, công văn, thông báo, kế hoạch, chươngtrình, biên bản, quy định

- Ngoài ra còn có các văn bản như: Giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấymời…

Dưới đây là bảng thống kê số lượng văn bản được cơ quan ban hành trong

1.5.2 Hoạt động công tác Văn thư

Trong 3 năm gần đây hoạt động về công tác văn thư nhìn chung cácnghiệp vụ được thực hiện theo đúng quy định, nhiệm vụ chức năng được giao

Về công tác quản lý văn bản đi được thực hiện đúng quy trình, các vănbản chính được lưu lại tại bộ phận văn thư, các thể thức sổ văn bản đi đúng theoquy định Tuy nhiên việc chuyển phát và theo dõi văn bản đi còn khá lỏng lẻo,nhiều văn bản không đến tận nơi nhận dẫn đến thất lạc

Công tác quản lý văn bản đến cũng được tổ chức thực hiện đúng quytrình, quy định việc tiếp nhận văn bản đóng dấu đến và phân phối, nhân bản vănbản theo chỉ đạo được thực hiện đúng theo chỉ đạo

Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ và lưu trữ cơ quan chưa thực hiện tốt Từ

đó ảnh hưởng đến công tác lưu trữ tài liệu rất nhiều

Hầu như các tài liệu của ban ngành, đoàn thể đều không lập hồ sơ sau mộtnăm kết thúc công việc, các tài liệu lưu trữ được trong cơ quan không đáng kể

và chủ yếu là các văn bản do UBND ban hành được lưu trữ Tuy nhiên việc lưutrữ tài liệu này cũng không được chú trọng, các kẹp đựng tài liệu không đảmbảo, không có gáy hồ sơ

Công tác lưu trữ tại cơ quan còn chưa được chú trọng quan tâm, việc tìmkiếm tài liệu phục vụ cho hoạt động của cơ quan rất khó khăn

Nhân viên văn thư là bộ phận phải hoạt động khá nhiều nhưng mức lươngvẫn chưa tương xứng với những gì mà văn thư bỏ ra Bên cạnh đó, văn thư phảikiêm cả lưu trữ của cơ quan.

1.5.3 Hoạt động công tác Quản trị văn phòng

Trong những mặt công tác thì công tác quản trị văn phòng tại cơ quan cóthể được thực hiện đúng theo quy định hơn cả

Luôn có sự phối hợp công việc linh hoạt giữa hai công chức văn phòng.Văn phòng luôn chủ động trong việc tìm kiếm thông tin phục vụ cho công táctham mưu lãnh đạo Các hoạt động như tổ chức cuộc họp, hội nghị, tổ chứcchuyến đi công tác…văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

1.6 Nhận xét đánh giá, những thuận lợi, khó khăn

Qua những khảo sát, tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, về cơcấu tổ chức, cũng như về trang thiết bị kỹ thuật và kết quả hoạt động 3 năm gầnđây về công tác soạn thảo, ban hành văn bản, văn thư và quản trị văn phòng cóthể đưa nhận thấy rằng cơ quan đã có những nỗ lực để UBND xã được hoànthiện hơn, cải cách nền hành chính nói chung, với vị thế của một xã vừa đượcchia tách trong quá trình hoạt động UBND xã Tam Trà cũng có những thuận lợi

1.6.2 Khó khăn

Vì đội ngũ nhân sự được trẻ hóa nên kinh nghiệm trong giải quyết côngviệc chưa hiệu quả cao

Trang thiết bị đã được đầu tư nhưng ở một giới hạn nhất định

Một số cán bộ, cán sự không chuyên trách trong cơ quan chưa được quađào tạo nghề nghiệp còn chiếm tỷ lệ lớn

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TẠI UBND XÃ TAM TRÀ

2.1 Thực trạng công tác Văn thư tại UBND xã Tam Trà

2.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

2.1.1.1 Thẩm quyền ban hành văn bản

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của mình, UBND xã Tam Trà có quyềnban hành các văn bản sau:

- Văn bản quy phạm pháp luật: Quyết định, Chỉ thị

- Văn bản hành chính thông thường: Công văn hành chính, Thông báo,Báo cáo, Tờ trình, Kế hoạch, Biên bản, Giấy mời, Phiếu chuyển, Giấy giới thiệu,Giấy đi đường, Đơn xin phép

2.1.1.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản quy định tại Chương II, nghị định số110/2014/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư

Thực tiễn UBND xã Tam Trà là cơ quan hành chính nhà nước gồm nhiềuban trực thuộc trên nhiều lĩnh vực tham mưu khác nhau nên việc soạn thảo vănbản không giao cho một cán bộ, công chức cụ thể soạn thảo, mà văn phòng căn

cứ vào tính chất, nội dung văn bản cần soạn thảo rồi giao cho từng cán bộ, côngnhân viên của các bộ phận, ban chịu trách nhiệm soạn thảo theo yêu cầu chỉ đạo.Đối với những văn bản chung của UBND xã thì do văn phòng soạn thảo

Bộ phận văn thư không có thẩm quyền tham gia soạn thảo văn bản của cơquan UBND xã Cán bộ chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đánh máy, tự chịu tráchnhiệm về nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, chế độ mật, khẩn củavăn bản…sau khi bản thảo hoàn chỉnh thì ký nháy dưới nội dung văn bản rồichuyển cho Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối rồi trình trực tiếp cho vănphòng hoặc lãnh đạo UBND xã ký duyệt tùy theo thẩm quyền ký văn bản; sau

đó văn bản được chuyển lại cho văn thư để đăng ký vào sổ, in ấn, nhân bản đúng

số lượng quy định ở mục “kính gửi” và “nơi nhận” văn bản, đóng dấu, phát hànhvăn bản đúng quy định , lưu bản gốc và theo dõi chuyển phát văn bản đi

Tuy nhiên, một số trường hợp cán bộ của các ban không quen sử dụngmáy vi tính đối với cán bộ lơn tuổi thì phải cần sự giúp đỡ của văn thư soạn thảonhưng nội dung đã được viết tay trước

Nhìn chung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của UBND

xã Tam Trà ban hành tuân thủ đúng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ

Tuy nhiên, do đặc điểm quy trình xây dựng văn bản của UBND là do cán

bộ, công nhân viên của mỗi bộ phận, ban tự soạn thảo chứ không có văn phòngsoạn thảo chung nên trong quá trình trình bày một số yếu tố thể thức còn nhữngđiểm chưa tương đồng và đúng theo quy định Qua quá trình làm việc cán bộcông chức văn phòng đã có những hướng dẫn về thể thức trình bày văn bản hànhchính sao cho đúng với quy định của nhà nước

Văn bản chiếm một vị trí rất quan trọng trong cơ quan đó là một công cụ,

là phương tiện để quản lý nhà nước, để truyền đạt với mọi cơ quan và công dân;đồng thời nó phản ánh các hoạt động của cơ quan cấp dưới lên cấp trên Nếulàm tốt công tác soạn thảo văn bản sẽ tháo gỡ được nhiều vướng mắc hằng ngày,nâng cao năng suất hoạt động và hiệu suất công tác của cán bộ, công chức của

cơ quan trong công cuộc đổi mới hiện nay Trong hoạt động của UBND xã TamTrà, lượng văn bản cần ban hành khá nhiều, gồm nhiều thể loại với tính chất,hiệu lực ban hành không giống nhau Quy trình soạn thảo văn bản của cơ quanUBND xã Tam Trà được tiến hành theo các bước sau:

- Xác định tính chất, mục đích của văn bản dự định ban hành và văn bảnnhằm giải quyết vấn đề gì Tính chất của văn bản đó

- Xác định tên loại văn bản, căn cứ vào tính chất, mục đích và thẩm quyềnban hành, đối tượng thi hành văn bản

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan: Khâu này rất quan trọng vì nóquyết định chất lượng của văn bản

- Xây dựng đề cương và soạn thảo văn bản: đề cương văn bản phải thểhiện rõ bố cục của văn bản và nêu được những ý tưởng dự định đưa vào các phầnchương mục của văn bản Và trình cho lãnh đạo cơ quan ký chính thức vào văn bản.

- Hoàn thiện văn bản: Sau khi văn bản được ký chính thức, đơn vị hoặcngười được giao nhiệm vụ soạn thảo và văn thư cơ quan kiểm tra về mặt thểthức, hình thức của văn bản, đăng ký vào sổ, nhân bản và đóng dấu

- Phát hành văn bản theo đúng thành phần và đúng địa chỉ nhận, văn bảnđược chuyển trong ngày, chậm nhất là một ngày sau ngày ký văn bản

2.1.1.3 Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức

Nhìn chung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của UBND

xã Tam Trà ban hành tuân thủ đúng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ

Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản quản lý nhà nước trênmột trang giấy khổ A4

a Quốc hiệu

Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.

Quốc hiệu được trình bày ở trên đầu trang giấy

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Dòng "Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam" viết bằng chữ in hoa, dòng

"Độc lập - Tự do - Hạnh phúc" bằng chữ thường có các gạch nối ở giữa, phíadưới có gạch ngang

b Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Tên UBND hoặc Văn phòng UBND được trình bày ở góc trên cùng bêntrái, được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12 – 13, kiểu đứng, đậm, phía dưới

có đường gạch ngang, liền nét, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ

Trong trường hợp tác giả có cơ quan cấp trên chủ quản thì phải ghi tên cơquan cấp trên phía trên tên tác giả ban hành văn bản Tên cơ quan cấp trên đượctrình bày bằng chữ in hoa, đứng, kiểu chữ nhạt.

Được đặt ngang hàng quốc hiệu, về phía góc trái tờ đầu văn bản, đượctrình bày đậm nét, rõ ràng, chính xác đúng như trong quyết định thành lập cơquan, không viết tắt, sai chính tả tiếng Việt, phía dưới có một gạch dài

c Số, ký hiệu văn bản

- Số và ký hiệu văn bản giúp cho việc vào sổ, tìm kiếm văn bản được dễ dàng

- Số văn bản được viết bằng chữ số Arập và được đánh từ 01 và bắt đầu từngày 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 mỗi năm; các số dưới 10 phải viết thêm số 0 ởđằng trước Số văn bản được viết trước ký hiệu, ngăn cách với ký hiệu bởi mộtdấu gạch chéo (/)

- Ký hiệu là chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản,giữa chúng có dấu gạch nối

- Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa

- Số và ký hiệu của văn bản được ghi bên dưới tên cơ quan ban hành văn bản

d Địa danh, ngày tháng năm

Được trình bày ở dưới Quốc hiệu và cùng dòng với số, ký hiệu văn bản.Tên địa danh phải viết hoa chữ đầu có âm tiết, sau địa danh có dấu phẩy (,)

Đây là cơ quan thuộc cấp huyện thì địa danh được ghi tên riêng củahuyện; ngày tháng năm văn bản là ngày văn bản chính thức có hiệu lực và đầy

đủ về mặt pháp lý, ghi số 0 đằng trước đối với các ngày nhỏ hơn 10 và thángnhỏ hơn 3

e Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức banhành Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn

Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từphản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại đượctrình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo,

tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ

14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngaydưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bêndưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dàicủa dòng chữ và đặt cân đối ở giữa so với dòng chữ

f Nội dung văn bản

Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản

- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;

- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp vớiquy định của pháp luật;

- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;

- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương

và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết) Đối với thuật ngữ chuyênmôn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;

- Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngônngữ tiếng Việt dễ hiểu Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trongvăn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phảiđược đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;

- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số,

ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức banhành văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tênloại và tên của luật, pháp lệnh), ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác vănthư”; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó;

g Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

Mọi văn bản của cơ quan sau khi soạn thảo xong đều được lãnh đạo cơquan ký tên nhằm đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý của các văn bản,ghi rõ chức vụ, họ tên sau khi ký.

Đối với văn bản quan trọng thì do lãnh đạo Văn phòng ký, các loại vănbản thông thường khác, lãnh đạo Văn phòng có thể ủy quyền cho Phó ChánhVăn phòng ký thay

Người ký văn bản phải ký trùng với mẫu chữ ký đã đăng ký trước cơ quan

có thẩm quyền

h Dấu của cơ quan

Con dấu cơ quan là thành phần thể thức thể hiện tư cách pháp nhân của cơquan trước Pháp luật của Nhà nước và trong quan hệ giao dịch với cơ quan khác

Khi đóng dấu lên chữ ký văn thư UBND huyện thường đóng dấu trùmlên khoảng 1/3 về phía trái chữ ký

Khi đóng quyết định có phụ lục kèm theo ngoài việc đóng dấu lên chữ kýthì phải đóng dấu giáp lai vào khoảng giữa mép phải của văn bản; mỗi dấu đóngtối đa không quá 5 trang.( Văn thư thực hiện tại thông tư số 01/2011/TT-BNV)

Đóng dấu treo khi văn bản gửi đi để góp ý, sửa đổi, bổ dung nội dunghoàn chỉnh; văn thư UBND xã thường đóng dấu trùm lên phần cơ quan chủ quản

i Nơi nhận

Nơi nhận văn bản: là tên cơ quan, cá nhân nhận văn bản giúp cho việcchuyển giao văn bản được nhanh chóng, chính xác, tránh tình trạng văn bảnkhông đến nơi cần nhận, thất lạc văn bản

[Phụ lục 4 Một số văn bản do UBND xã Tam Trà ban hành]

2.1.2 Quy trình tổ chức quản lý văn bản đi

Qua khảo sát tại phòng Văn thư, nhận thấy quy trình tổ chức quản lý vănbản đi của UBND xã Tam Trà được nhân viên Văn thư thực hiện theo trình tựnhư sau: Một số văn bản tham mưu của các phòng, ban cho UBND xã ký thìgiao cho lãnh đạo các phòng, ban chịu trách nhiệm kiểm tra lần cuối, ký tắt vàovăn bản và chịu trách nhiệm nội dung, hình thức văn bản tham mưu VP

HĐND&UBND (Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân) xã khôngkiểm tra, thẩm định, nhân viên Văn thư chỉ tiếp nhận và trình UBND xã ký, saukhi văn bản đã được ký duyệt hoặc UBND xã cho ý kiến chỉ đạo rồi chuyển lại

bộ phận văn thư đăng ký số vào sổ đển lưu và theo dõi Văn bản của UBND xã

do cơ quan, đơn vị nào tham mưu thì cơ quan đó có trách nhiệm nhân bản vàphát hành

[Phụ lục 5 Mẫu bì thư của UBND xã Tam Trà]

Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Đối với công văn đi của UBND xã văn thư có trách nhiệm kiểm tra lầncuối về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản nếu phát hiện sai sót thì kịp thờibáo cho chuyên viên soạn thảo xem và sửa lại Văn bản sau khi hoàn chỉnh phải

có chữ ký nháy của lãnh đạo văn phòng ở dưới văn bản và chuyển lại cho vănthư để trình lãnh đạo ký, nếu văn bản nào gấp hoặc quan trọng thì lãnh đạo củacác phòng ban có thể trình trực tiếp cho UBND xã

Bước 2: Đăng ký văn bản đi.

Ghi số và ngày tháng năm văn bản

Đối với số văn bản quy phạm pháp luật được đăng ký vào một sổ theo hệthống số riêng

Việc đăng ký số văn bản hành chính được đăng ký theo từng sổ, theo hệthống số riêng

Ghi ngày tháng văn bản: Là ngày văn bản được ký chính thức, được banhành văn bản có hiệu lực

Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được nhân viên Văn thư đăng ký vào sổ sau khi đã ghi số vàngày tháng văn bản

Căn cứ tổng số và số lượng văn bản đi hằng năm, UBND xã Tam Trà quyđịnh cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi một cách phù hợp Do số lượng vănbản hình thành trong quá trình hoạt động trong một năm của cơ quan không quálớn nên văn thư chỉ lập một sổ đăng ký văn bản đi chung cho tất cả các loại văn

bản như: Quyết định, thông báo, chương trình, công văn, báo cáo, biên bản, tờtrình…

Hiện nay, UBND xã Tam Trà đang sử dụng sổ để đăng ký Sổ này có cấutạo như sau:

+ Phần bìa ngoài + Bìa trong

Hình 1: 2.1.2 Phần bìa ngoài Sổ đăng ký

văn bản đi

Hình 2: 2.1.2 Phần bìa trong Sổ đăng ký văn bản đi