Giáo trình Kế toán máy

Thông tin kế toán là những thông tin độnt> về tuần hoàn của n hững tài sản, phàn ánh đầy đủ các chu trình nshiệp vụ cơ bản của tổ chức doanh nghiệp, từ chu trình cung cấp đến chu trình

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

KHOA TIN HỌC KĨNH TẾ

TS Trẩn Thị Song Minh

Giáo trình

lẾTOắiMÀY

(DÙNG CHO SINH VIÊN NGÀNH KINH T Ế VÀ

QUẢN TRỊ KINH DOANH)

(Tái bản lần thứ tư, có sửa đổi bổ sung)

NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC KINH TỂ QUỐC DÂN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TÉ QUÓC DÂN

KHỎA TIN HỌC KINH TÉ

TS Trần Thị Song Minh

Giáo trình

(DÙNG CHO SINH VIÊN NGÀNH KINH TẾ VÀ

QUÀN TRỊ KINH DOANH)

(Tải bản lần thứ tư, có sửa đổi bổ sung)

NHÀ X U Ấ T BẢN ĐẠI HỌC KINH T Ế QUỐC DÂN

2012

Giáo trình Kế toán máy

Tác giả: TS Trần Thị Song Minh

© Đại học Kình tế quốc dân giữ bản quỵền

Cấm mọi hành vi sao chép, in ấn một phàn hoặc toàn bộ xuất bản phiẩn khi không được sự cho phép của Đại học Kinh tế quốc dân

Theo dõi bảo thào: ThS, Nguyễn Anh Tú

MỤC LỤC

LỜI NÓI Đ À U 12

C H Ư Ơ N G 1 T Ó N G Q U A N C H U N G VẺ HỆ TH Ó NG TH Ô NG TIN KÉ T O Á N 14

1.1 Hệ thống thông tin kế toán và các vấn đề liên q u a n 14

1.1.1 Thông tin kế toán và quá trình ra quyết đ ị n h 14

1 ! 2 Hệ thống thông tin kế t o á n 17

1.2 C ác chu trình nghiệp vụ của hệ thống thông tin kế t o á n 23

1.2.1 Chu trình tiêu t h ụ 24

1.2.2 Chu trình cung c ấ p 26

1.2.3 Chu trình sản x u ấ t 28

1.2.4 Chu trình tài c h í n h 30

1.3 X ử lí nghiệp vụ kế t o á n 30

! 3.1 Các hoạt động nghiệp vụ điển hình trong một doanh nghiệp sản x u ấ t 30

1.3.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống x ử lí nghiệp vụ kế toán 36 1.3.3 Giới thiệu sơ bộ về thiết kế các hệ thống ghi sổ k é p 45

l 3.4 Xử lí nghiệp vụ kế toán với vấn đề kiểm soát nội b ộ 48

1.3.5 Các chế độ x ử lí nghiệp vụ kế t o á n 52

1.3.6 Hệ thống m ã hoá trong xử lí các nghiệp vụ kể t o á n 57

1.3.7 Chứng từ và những vấn đề liên q u a n 62

C;iÁO TRỈNH Kí: TOÁN MÁY

C H Ư Ơ N G 2 KÉ T O Á N M Á Y V À C Á C V Á N Đ È LIÊN

Q U A N ^6

2.1 Ke toán máy và các khái niệm liên q u a n 66

2.1.1 Kế toán m á y -66

2.1.2 Phần m ềm kế t o á n 68

2.1.3 C ơ sờ d ữ liệu kế t o á n ^5

2.1.4 Hệ thống danh mục từ điển kế t o á n ^ 1

2.2 Q uy trình triển khai ứng dụ ng kế toán máy trong tổ chức doanh n g h i ệ p

2.2.1 T hành lập đội ngũ d ự á n ■ ^2

2.2.2 Xác định yêu cầu cho hệ thống kế toán m á y Í3 2.2.3 Tìm kiếm và lựa chọn phần mềm kế t o á n ■ ^5

2.2.4 M ua sắm và cầi đặt phần cứng hệ thống kế toán má> 1(0 2.2.5 Cài đặt phần m ềm kế t o á n 1*^2 2.2.6 Đào tạo người sử dụng kế toán m á y H2 2.2.7 Thiết lập thông tin ban đầu cho hệ thống kế toán m á / 1 ( 3 2.2.8 Chuyển đổi dữ liệu lên hệ thống kế toán máy m ớ i H4 2.3 Vấn đề an toàn hệ thống kế toán m á y

2.3.1 Đặc điểm của môi trường xử lý thông tin tự đ ộ n g H8 2.3.2 Các rủi ro liềm ẩn trong môi trường x ừ lý thông tin lự đ ộ n g ^

2.3.3 Các thủ tục kiểm soát hệ thống kế toán m á y 1 3

2.4 C ơ bản về làm kế toán máy trên M S E x c e l 1 7

2.4.1 Giới thiệu chung về làm kế toán trên MS E x c e l 1 7

■’ I K T Ĩ í T Ĩ \ Í V Ì n

i Ị i l Ì l i l i i i M i Ì i Ì I Ì i i i

Ĩ K ũ l ỉ C Í Â 1 I I N H v ^ ^ i n J ỊỊỊỊỊ^ỊiỊiỊịỊịỊ

2 4.2 Sử dụng cơ bản MS Excel trong xử lý sổ sách kế toán 120

2 4.3 N guyên tắc tổ chức sổ kế toán trên MS E x c e l 126

C H Ư Ơ N G 3 L À M KÉ T O Á N B Ả NC P H À N M È M KÉ T O a N F A S T A C C O U N T I N G 139

3.1 Giới thiệu chun g về phần mềm kế toán doanh nghiệp Fast A c c o u n t in g 139

3 1.1 Tồng quan về công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast và các dòng sản phâm c h ín h 139

3 1.2 Phần m ềm Fast Accounting for Education và các phân hệ kế to á n 142

3 1.3 Phân loại chứng từ kế to á n 144

3 1.4 Vấn đề k h ừ trùng chứng từ trong Fast A cc o u n tin g 146

3 1.5 Các công việc chuẩn bị trước khi bẩt đầu làm việc với Fast A c c o u n t i n g 148

3 1.6 Các thao tác chung khi sừ dụng Fast A c c o u n ti n g 152

3.2 Phân hệ kế toán tổng h ợ p 157

3 2.1 Chức năng của phân hệ kế toán tổng h ọ p 157

3 2.2 Cập nhật dữ liệu đầu v à o 159

3 2.3 Phân bổ và kết chuyển tự đ ộ n g 163

3 2.4 Báo cáo kế toán tổniỉ h ợ p 170

3.3 Phân hệ kế toán tiền mặt tiền gửi tiền v a y 171

3 3.1 Chứ c năng của phân hệ kế toán vốn bàng tiề n 171

3 3.2 Cập nhật d ữ liệu đầu v à o 173

3 3.3 Báo cáo về tiền mặt và tiền gửi ngân h à n g 174

r ,lÁ O r k lN H K t T< >ẮN MÁY 5

Ì:iỊ

3.4 Phân hệ kế toán bán hàng và công n ợ phải t h u 17 4

3.4.1 C h ứ c năng cùa phân hệ kế toán bán hàng và công nợ

phải t h u 117 53.4.2 Cập nhật d ữ liệu đầu v à o l; 7'63.4.3 Báo cáo về bán hàng và công nợ phải th u 1!8:0

3.5 Ke toán mua hàng và công n ợ phải t r ả IlSiO

3.5.1 C h ứ c n ăn g cùa phân hệ kế toán m ua hàng và c ô n g nọ'phải t r ả 1 8 I3.5.2 Cập nhật d ữ liệu đầu v à o I 8 23.5.3 Báo cáo hàng nhập mua và công nợ phải t r ả 1 8 4

3^6 K e j o á n hàng tồn k h o 118 5

3.6.1 Chứ c năng cùa phân hệ kế toán hàng tồn k h o 1 8 53.6.2 Cập nhật d ữ liệu đầu v à o 1 8'63.6.3 Báo cáo hàng tồn k h o 1 9'0

3.7 Ke toán chi phí giá t h à n h 1191

3.7.1 Các trường hợp tính giá t h à n h 1913.7.2 Tính giá thành sản phẩm sản xuất liên t ụ c 1 923.7.3 Các bước tính giá Ihành sản p h ẩ m 1 96

3.7.4 Báo cáo giá thành cùa sản phẩm sản xuất liên t ụ c 1 97

3.8 Ke toán tài sản cố đ ị n h Il97

3.8.1 C hức năng của phân hệ kế toán T S C D 1 973.8.2 Cập nhật d ữ liệu đầu v à o 1 983.8.3 Tính khấu hao tháng và điều chỉnh khấu hao t h á n g 1 99

ỊỊỊịỊịỊ Ị

S :

HÌlHÌH I

3.8.4 Các báo cáo về quản lý tài sản cố đ ị n h 199

3.9 Phân hệ quản lý thuế T N C N 200

3.9.1 Chức năng của phân hệ quản lý thuế T N C N 200

3.9.2 Cập nhật d ữ liệu đầu v à o 200

3.9.3 Các báo cáo về quản lý thuế T N C N 202

3.10 Phân hệ báo cáo quàn t r ị 202

TÀI LIÊU T H A M K H Ả O 206

¡■iliilii

Ịh hịiịiỊi-ppỊ-Ị

DANH M Ụ C CÁ C BẢNG BIÉU, HÌNH VẼ

DANH M Ụ C BẢ NG BIÉU •

Bảng 1 -1 So sánh dữ liệu và thông tin kế t o á n 15

Bảng 1 -2 Thông tin kế toán với quá trình ra quyết đ ị n h 17

Bảng 1-3 Phân nhóm các dòng d ữ liệu theo chu trình nghiệp vụ 36 Bảng 1-4 So sánh kế toán thủ công với kế toán tự động hóa 55

Bảng 2-1 Các phương pháp khảo sát hệ thống thông t i n 84

Bảng 2-2 Nhu cầu thông tin của các nhà quản l í 87

Bảng 2-3 Các phương án quản lí các đối lưọng liên quan đến hạch toán kế toán trong MS E x c e l 1 19 DANH M Ụ C HÌNH VẼ Hình 1 -1 Mô hinh hệ thống thông tin kế toán tự động h ó a 18

Hình 1-2 Vai trò của HTTT kế toán trong tổ chức doanh nghiệp 20 Hình 1-3 Mô hình các chu trinh nghiệp vụ cùa HTTT kế toán 23

Hinh 1-4 Sơ đồ luồng d ữ liệu nghiệp vụ trong một doanh nghiệp sản xu ất 34

Hình I -5 Hệ thổng kế toán năm s ổ 38

Hình 1-6 Mô hình phân cấp cùa hệ thống kế t o á n 46

Hỉnh 1-7 Quy trình xử lí nghiệp vụ kế toán thủ c ô n g 53

Hình 1-8 Quy trình xừ lí nghiệp vụ kế toán tự động hoá 5“^

Hình 1-9 M ã kiểu phân c ấ p 6(|

Hình 2-1 Vai trò của phần mềm kế t o á n 7('

•i::-:-:;

iiH

ỉ :

Hỉnh 2-2 Một số khái niệm cơ bàn vồ cơ sờ dữ liệu kế t o á n 77

Hình 2-3 Tồ chức tệp cơ sờ dữ liệu trong hệ thống thông tin kế t o á n 79

Hình 2-4 Sơ đồ chức n ă n s nghiệp vụ của phân hệ thông tin quán lí hàne tồn k h o 90

Hình 2-5 Sơ đồ luồntỉ d ữ liệu mức imữ cánh phân hệ thông tin quàn lí hàng tôn k h o 91

Hinh 2-6 Sơ đồ luồng dữ k h o

ệu mức 0 phân hệ quản lý hàng tồn Hinh 2 Hinh 2 Hình 2 Hình 2- Hình 2- Hình 2- Hình 2- Hinh Hình 3-Hình 3- Hình 3- Hinh Hin h 3- liìn h 3-7 Sơ đồ luồng dữ 8 Sơ đồ luồng dữ Sơ đồ luồng dữ 92 ệu mức 1 cùa 1.0 Quản lý nhập kho 93

ệu mức 1 của '‘2.0 Quản lý xuất kho” 94 iệu mức 1 cùa “3.0 Báo cáo” 95

10 Màn hình cập nhật số dư tài khoản đầu k i 106

11 Màn hình cập nhật số dư công nợ đầu ki 107

12 Màn hình cập nhật tồn kho vật tư hàng hóa đầu k ì 107

13 Bảng Danh mục tài khoản và sổ kế toán m á y 128

1 Giao diện chính cùa phần mềm kế toán Fast Accounting for E d u c a tio n 142

2 So’ đồ liên kết các phân hệ kế toán trong Fast A c c o u n ti n g 143

3 Màn hình khai báo các tham số hệ t h ố n g 150

4 Màn hình khai báo ngày bắt đầu năm tài chính 150

5 Màn hinh khai báo ngày nhập số liệu đầu t i ê n 151

6 Mau phiếu nhập mua vật tư hàng h ó a 154

7 Màn hình xác lập đầu ra cho báo c á o 156

10 Màn hình thêm mới tài k h o ả n 161

11 Màn hình cập nhật số d ư đầu kỳ cho các tài k h o ả n 162

12 Màn hình cập nhật phiếu kế t o á n 163

13 Màn hinh khai báo các bút toán phân bổ tự đ ộ n g 165

14 Màn hình tạo các bút toán phân bổ tự đ ộ n g 166

15 Màn hình khai báo các bút toán kết chuyền tựđộr.g 168

16 Màn hình tạo các bút toán kết chuyển tự đ ộ n g 169

17 Sơ đồ luồng dữ liệu vào/ ra của phân hệ kế toár vốni

23 Sơ đồ luồng dữ liệu vào/ ra của hàng tồn k h o 186

24 Màn hình nhập tồn kho đầu kỳ theo phư ơ ng pháp

trung b i n h 187

25 Màn hình nhập tồn kho đầu kỳ theo phư ơ ng phap

nhập trước xuất t r ư ớ c 188

ỉ lình 3-26 Màn hình cập nhật phiếu nhập k h o 189

Hình 3-27 Màn hình khai báo phân x ư ở n g 192

Hình 3-28 Màn hình khai báo yếu tố chi p h í 193

Hình 3-29 Màn hình khai báo nhóm yếu tố chi p h í 193

Hình 3-30 Màn hình khai báo định mức nguyên vật liệ u 193

Hình 3-31 Màn hình khai báo hệ số quy đồi về sàn phẩm chuẩn 194 Hình 3-32 Màn hình khai báo hệ sổ phân bổ chi p h í 194

Hìrih 3 '3 3 Màn hình cập nhật số lượng sàn phẩm dờ dang đầu k ỳ 195

I lình 3-34 Màn hình cập nhậí sản phẩm dở dang đầu kỳ theo yếu tố chi p h í 195

1 lình 3-35 Màn hình cập nhật nguyên vật liệu dờ dang đầu kỳ 196

LỜI NÓI ĐẦU

Trong các tồ chức doanh nghiệp, hệ thống thông tin kè í oán (Accounting Inform ation System s) đóng vai trì) quan (rạng íro n g việc thu ìhập, liru írữ, x ừ lý, p h á n p h ố i và truyền đạt thông tiy-ĩ kế toán và các íhôrìg tin quán lý khác nhằm ho trợ các nhà qiuhn lý írong quá trìrìh ra quyêt định.

Giáo trình Ke toán m áy được biên soạn nhằm mục đích lran;g hị cho sinh viên ngành Kẻ toán và Hệ thổrĩg thông (in quán lý nói riêng, sinh viên khối ngành Kinh íể và Quản Iri kinh Joünh ỉi(')i chung những kiến thức toàn diện về hệ thong thông Ị in kế toán dựa trên m áy tính và n h ữ n ^ kỹ năng sừ dụng rnáy tính đê thực hiỌn công việc kế toán Giáo trình này cũng rất hCm ích cho nh.ững người có nhu cầu sử dụng m áy tỉrìh trong công tác kế toán.

Thị Song M inh 2000, 2005, 2006, 2010) Giáo írình lan này c ó bo sung thêm p h á n kiên thức vê quy trình triên khai và ván đê an t-ocỉn

hệ thong kế toán m áy và giới (hiệu cơ hán vẽ lùm ké toán trùn M S Excel Giáo trĩnh đitợc kết cắu thành ba chương, sau mỗi chirơng đều có phần từ khóa, cáu hòi ôn tập và tài liệu tham khcỉo mỏi chương.

trong (ồ chức doanh nghiệp Với chư ơng này, ngiari học sẽ đỉược

trang hị những kiến thức cơ bán nhất về hệ thông thông íin ke tiOán

dựa írén m áy tính, các chu trình nghiệp vụ và các chê độ xiù lý nghiệp vụ kế toán.

ì i i

I I

i l l

iili: i l l i ii

DẠĨ H<)C KJ>(H Tfc QUỚC DẰN

Cìncan^ 2: Giới thiệu vẻ ké toán m áv và các vân đê lién quan

n h u quy ỉrình trién khai VCỈ vần đề an toàn hệ thong ké toán máy.

trong chương này, người học được giới ihiệii cơ bán vê lùm

ke ío jn trên M S Excel.

CíUcơrìg 3: Dành riêng để ngiaxi học làm quen với phân mêm kẽ íoárĩ Joanh nghiệp Fast Accourìting, học cách lòm ké toán trên máy

tíỉhh y(XÌ sự írợ ^iúp cùa một phân mêm kê íoáỉi chuyên nghiệp.

Xin trim trọng cùm ơn GS TS Ngnyérĩ Q uang D ong (nguyên

ĩ r u ó i g khoa Toán Kinh íế), PGS TS Hòn Viết Thuận (nguyền

T n w 'i^ khoa Tin học Kinh tế) và các đồng nghiệp khoa Tin học

thích đánĩỊ lừ khi giáo trình ra đời (ới nay.

Xin đặc biệt cám ơn TS Phan Quốc Khánh, Giám đôc Công ty

Cô phần Phần mềm Quán lý doanh nghiệp Fast đ ã có những đóng

g ó p ¡hiểi thực về ý tường và tài liệu trong quá trình hình thành và hoàn (hiện giáo trình này.

Mặc dừ đa rẩt cố gắng trong quủ trình hiên soạn và bổ sung nhv^Kg giảo trình khó tránh khòi những thiếu sỏt Với íâm lòng chún (hành, rắt m ong có sự đóng góp ỷ kiến tiếp tục cùa các đông

ỉro>nf lần xuắí bản sau Mọi ỷ kiến xin giri về địa chỉ khoa Tin học

K inh íế - ỉrường Đại học Kinh íe Quốc dán.

Hù Nội ngày 05 tháng 6 năm 2 0 ì 2

Tác giả

TS Trần Thị Song Minh

có chất lượng cao Bản thân hệ thống kế toán của đon vị la rnột HTTT Hệ thống này thực hiện việc xác định, thu thập, x ử lí và truyền các thông tin kinh tế về một tồ chức hay một thể chế k n h tế tới nhiều đối tượng khác nhau Nội dung sau đây trinh bà> rhĩíng vấn đề cơ bản nhất về HT TT kế toán và các khái niệm liên quar.

1.1 Hệ thống thông tin kế toán và các vấn đề liên quan

/ 1.1 Thông tin k ế toán và qu á trình ra q u y ế t định

Khái niệm thông tin kế toán

lllỊịÌPP: | l i i i l i Ì Ì | W:iHÌ!ỊiiiHỉị::lÌịÌy::;nị:ịỊị:ịỊiÌi:i:i:iỊlỊiỊiỊị; | | Ì T Ể i i ị - ị ị ị :

T h ô n g tin được hiểu là những dữ liệu có ích được tồ chức theo ruột cách, sao cho trên cơ sở đó có thể ra được nhĩmg quyết

đ ịn h đúng đẳn Nó có giá trị về mặt kinh tế ờ mức độ làm cơ sở cho quá trinh ra các quyết định phân phối, điều hoà các nguồn lực, trợ

g i ú p cho doanh nghiệp trong việc thực hiện mục đích kinh doanh cùa minh Hệ thống các thông tin sử dụng làm cơ sờ ra quyết định

q u ả n lí được tập hợp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó thông tin

do hộ thống thông tin kế toán cung cấp có vai trò hết sức quan trọnsĩ và không thể thiếu được

Thông tin kế toán là những thông tin độnt> về tuần hoàn của

n hững tài sản, phàn ánh đầy đủ các chu trình nshiệp vụ cơ bản của

tổ chức doanh nghiệp, từ chu trình cung cấp đến chu trình sản xuất, tiêu tliụ và tài chính Đó là những thông tin hai mặt cùa mỗi hiện tượrig, mỗi quá trình: vốn và neuồn, tăng và giảm, chi phí và kết quà cần thiết cho hạch toán kinh doanh T hông tin kế toán cũng

m a n g hai đặc trưng cơ bản là thông tin và kiểm tra

Bảng 1-1 So sánh dữ liệu và thông tin kế toán

Khái niệm

T i ê u thức

Cần nhấn mạnh ràng, dừ liệu và thông tin là hai khái niệm khá'C nhau Trong khi d ừ liệu chi !à một giá trị, một trạng thái cụ thể thì thông tin là một khái niệm rộníỉ lớn hơn Nó thổ hiện một qua.n hệ, một xu thế và có mức trừu tượng cao hơn, diễn tà thực

l>ẬĨ H Ọ € KÍKH TẾ Q x r ố c DẲN

chất hơn, thực thể hơn T hông tin luôn m ang ý nghĩa, có tính định hướng và gồm nhiều giá trị d ữ liệu Việc biến dữ liệu kế toán tliành thông tin kế toán bằng cách tập hợp, sắp xếp và tổng hợp cliính là vai trò chủ đạo của hệ thống thông tin kế toán Có thề nói thòng tin

kế toán là những d ữ liệu kế toán đã q u a quá trình gia tăng giá trị (bảng 1-1)

Thông tin kế toán với quá trình ra quyết định

Ke toán như một hệ thống thông tin sẽ xác định, thu thập, xừ lí

và truyền thông tin kinh tế về một tổ chức tới một phạm vi rộng rãi người sử dụng cho mục tiêu quản trị hoặc đầu tư:

- T h ô n g tin kế toán cung cấp cơ sở cho các nhà quản lí ra quyết định: N h ũ n g thông tin này trợ giúp việc lập kế hoạch và kiêm tra việc thực hiện kế hoạch, đưa ra những quyết định ờ tất cả các mức quản lí, từ những vấn đề có tính cấu trúc như “ Bao giờ thì cần mua thêm hàng và mua bao nhiêu để bổ sung vào kho nhằm đảm bảo mức tồn kho tối thiểu?” cho tới n h ữ n e vấn đề nửa cấu trúc hoặc thậm chí không có cấu trúc như “ Có nên đưa một công nghệ mới vào sản xuất hay không?’\

- T hông tin kế toán cung cấp cơ sở cho các nhà đầu tư ra quyết định: Trên cơ sờ các báo cáo tài chính, trong đó xác định rõ hiệu quả kinh doanh của một thời kỳ kinh doanh và tinh hình tài chính của doanh nghiệp, tinh hình sử dụng vốn, các nhà đầu t ư sẽ có thông tin đầy đủ để quyết định đầu tư hay đầu lư tiếp vào doanh nghiệp

- T hô n g tin kế toán cần cho nhà nước và cơ quan câp trên:

T hông tin kế toán cung cấp c ơ sở cho nhà nước và cơ quan cấp trên

llllllllllllllllllllllllil

- Thông tin hàng tồn kho

- Thông tin về công nợ phải thu đối với khách hàng liên quan

- Báo cáo hàng tồn kho

- Báo cáo công

nợ phải thu của khách

Q u ả n lí

sàn xuất

Ra quyết định lập kế hoạch sản xuất

- Thông tin N V L tồn kho

- Thông tin về đơn đặt hàng

- Báo cáo N V L tồn kho

- Đơn đặt hàng sàn xuất

Có thể nói, thông tin kế toán là một dạng thông tin quản lí

đ ư ợ c các nhà quản lí ở các mức quản lí khác nhau sử dụng đè hỗ

t m quá trình ra quyết định của mình Bảng 1-2 liệt kê một vài ví dụ

m inh họa vai trò của thông tin kế toán trong quá trình ra quyết định

c ù a các nhà quản lí

/ 1.2 Hệ th ố n g th ôn g tin k ế toán

Khái niệm hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán được hiểu là tập hợp các nguồn

lực như con người, thiết bị máy móc được thiết kể nhằm biến đổi

d ừ liệu tài chính và các d ữ liệu khác thành thông tin (hình 1-1)

r : r ị li | | | | | Ị | | | | h k é r o Ấ n M | | I I

Nói đến hệ thống thông tin kế toán hiện đại là nói đến hệ thc>ng thông tin có sử dụng công nghệ thông tin, dưới quyền chủ đệ)ng tuyệt đối của con người để thực hiện các chức năng ghi nhận, xừ lí, lưu trữ và truyền đạt thông tin kinh tế tài chính trong một tô chiức kinh doanh sản xuất hay hành chính sự nghiệp Nó cho phép Ịghi chép, theo dõi mọi biến động về tài sản, nguồn vốn và quá trunh hoạt động của tổ chức.

Thông tin

ke toán

- Báo cáo quản trị Báo cáo lai chính

Hình I-L Mô hình hệ thắng thông tin kế toán tự động hóa

Hệ thống thông tin kế toán cũng thề hiện vai trò chủ đạo c ủ a

nó trong quá trinh kiềm soát bên trong tổ chức doanh nghiệp Kiiêm soát nội bộ tốt là chìa khoá đề quàn trị có hiệu quả một lồ chiức Nhiều thông tin cần cho các nhà quản trị để kiểm soát tài chính và hoạt động cùa tổ chức doanh nghiệp đều do hệ thống thông lin ke toán cung cấp

Mô hình xử lí hệ thống thông tin kế toán trong các tổ chức

d o a n h nghiệp với tính chất, quy mô và loại hình khác nhau đều tưorií’ tự nhau ở các góc độ sau:

- Phương pháp x ử lí thông tin: Thù công hoặc tự động với sự trợ giúp cùa máy tính

- Phương pháp kế toán: C húng từ, đối ứng tài khoản, tính giá

Trong mỗi tổ chức doanh nghiệp đều có những lĩnh vực hoạt

đ ộ n g khác nhau với những chức năng khác nhau C húng có mối liên quan ràng buộc chặt chẽ với nhau, cung cấp thông tin về các hoạt động cùa chúng cho nhau, nhàm đảm bảo cho toàn bộ tổ chức

d o a n h nghiệp hoạt động có hiệu quả

Nhiều tổ chức doanh nghiệp đã xây dựng các phân hệ thông tin quàn lí cho từng lĩnh vực chức năng nghiệp vụ, nhàm cung cấp

nh ữ n g thông tin trợ giúp cho quá trinh ra quyết định trong những lĩnh vực chức năng đó như:

- Hệ thống thông tin tài chính

- Hệ thống thông tin nhân lực

- Hệ thống thông tin thị trường

- Hệ thống thông tin sản xuất

I l i l l l l l l l l l i l ỉ ó c D Â N

Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này không độc lập với nhau m à thường chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếu c ủ a hệ thống và tất cả chúng đều có mối quan hệ qua lại với hệ thiống thông tin kế toán Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này đều cung cấp d ữ liệu đầu vào cho hệ thống thông tin kế toán v ả từ những d ữ liệu này, hệ thống thông tin ké toán có nhiệm vụ biền đổi chúng thành thông tin ở dạng các báo cáo quản trị và báo c á c tài chính

Sản phâm, dich vu đầu ra

Hình 7-2 Vai trò của HTTT kế toán trong tổ chức doanh ngỉĩiệpy

niỉ •=• iil i 11

DẠĨ HỌ€ KINH TÈ QƯÓC DẦN

Ngược lại, hệ thống thông tin kế toán cũng cung cấp rất nhiều

thông tin đầu vào cho các hệ thống thông tin chuyên chức năng nói

trên Nó cung cấp:

íiáo cáo bán hàng cho hệ thống thông tin thị trường

Báo cáo vật tư - tồn kho và thông tin về chi phí cho hệ thống

thông tin sản xuất

rỉáo cáo về lương và thuế thu nhập cho hệ thống thông tin

nhàn lực

- Báo cáo lưu chuyên tiền tệ và theo dõi công nợ cho hệ thống thông tin tài chính

Các thông tin còn lại khác cần cho các hệ thống thông tin

c h u y ín chức nănq trên sẽ được thu thập thêm từ môi trường bên

ngoài cùa doanh nghiệp, ví dụ thống tin về sở thích của khách

hàng, thông tin về sản phẩm của các đối thù cạnh tranh, thông tin

vê các kĩ thuật sán xuất mới hoặc thông tin về thị trường lao động

Như vậy, hệ thống thông tin kế toán cùng với các hệ thống thôim tin chuyên chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin hoàn

chinh phục vụ quản trị doanh nghiệp Chúng giữ vai trò liên kết hệ

thống quản trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của chúng làm cho tổ chức doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra (hình 1-2)

Như đã đề cập, có hai nhóm người sử dụng thông tin kế toán:

nhóm bên trong và nhóm bên niíoài doanh nghiệp

cô đóng, các tổ chức nhà nước, khách hàng, các nhà cung cấp, các

d o a m nghiệp cạnh tranh, các nghiệp đoàn lao động và công chúng

nói chung N h ó m người sử dụng bên ngoài doanh nghiệp phụ thiuộc vào một lượng lớn các báo cáo do hệ thống thông tin kế toán cù:a tổ chức doanh nghiệp cung cấp Đa sô các báo cáo này là báo cáo băt buộc, mọi doanh nghiệp đều phải lập và gửi theo định kỳ, k h ô n g phân biệt hình thái sở hữu và quy mô doanh nghiệp Đó là n h ĩín g căn cứ quan trọng cho việc đề ra các quyết định về quản lí, đ iều hành hoạt đ ộng sản xuất kinh doanh, hoặc đầu tư cùa các c h ù doanh nghiệp, chủ sờ hữu, các nhà đầu tư, các chủ nợ hiện tại và tương lai của doanh nghiệp.

tin của họ phụ thuộc vào mức quản lí hay chức năng nghiệp vụ icủa

họ trong doanh nghiệp Hệ thống thông tin kế toán sẽ tóm tắt và lọc

thông tin sao cho các nhà quản lí ờ các mức khác nhau nhận đ ư ợ c đúng thông tin họ cần để hoàn thành công việc của mình, vào đ ủ n g lúc, theo đún g dạng

Quàn lí ở mức chiến lược với những hoạch định chiến lược lâu dài cần được hệ thống thông tin kế toán cung cấp những báo cáo' kê

toán với những mục tóm tẳt và tổng hợp như tổng doanh thu q u ý

theo sản phẩm hoặc theo bộ phận, trong khi quản lí mức sách lư ợ c

lại cần những thông tin chi tiết hơn n h ư doanh thu hàng ngày hioặc

hàng tuần theo sản phẩm, vi phạm vi quản lí cùa mức này đã thu

hẹp hơn và quản lí mức tác nghiệp chỉ có nhu cầu thông tin 1 iên

quan đến nghiệp vụ riêng, đặc thù của họ mà thôi, ví dụ tông do:anh

thu cùa một bộ phận xác định N h ư vậy, bằng cách xừ lí dữ liệu, hệ

thống thông tin kế toán đã tác động tới các quyết định của tô c h ứ c

doanh nghiệp

DẠI Ht)C KINH TÍ: QUỐC DÂN iilli ilülliill : : :

1.2 Các chu trình nghiệp vụ của hệ thống thông tin kế toán

Nghiệp vụ là những sự kiện hoặc sự việc diễn ra trong hoạt độni; kinh doanh mà nó làm thay đổi tình hình tài chính hoặc số lời lãi thu về Các nghiệp vụ được ghi lại trong sổ nhật ký và sau đó được chuyển vào sổ cái

Hình ỉ -3 Mô hình các chu trình nghiêp vụ của H TTT kế toán

Một chu trình nghiệp vụ được hiểu là nhóm các hoạt độns llặp

đi lặp lại của một doanh nghiệp đang hoạt động Mặc dù không b a o giờ có hai tổ chức doanh nghiệp giống nhau hoàn toàn, nhưng đa phần các tổ chức đều có những hoạt đ ộ n e kinh tế cơ bản như nhau Các hoạt động này sẽ phát sinh các nghiệp vụ và chúng có thể được xếp vào bốn nhóm chu trinh nghiệp vụ điển hình của hoạt động s.;ản xuất kinh doanh; chu trình tiêu thụ, chu trình cung cấp, chu trinh sản xuất và chu trình tài chính

Hình 1-3 mô tả các chu trình nghiệp vụ của HTTT kế toán Trong khi bốn chu trình nghiệp vụ bao gồm các nghiệp vu tác nghiệp hàng ngày như mua nguyên vật liệu cùa nhà cung cấp, x u ấ t kho nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc nhập kho thành phẩm thì chu trình báo cáo tài chính bao gồm các nghiệp vụ liên quar, đ ế n việc lên báo cáo tài chính vào cuối mỗi kì kế toán Đẻ lên được cá c báo cáo tổng hợp quyết toán, chu trình báo cáo tài chính phái sử dụng dữ liệu do tất cả các chu trình khác cung cấp

1.2.1 Chu trình tiêu í hụ

Chu trinh tiêu thụ bao gồm các hoạt động liên quan đếr bián hàng và theo dõi công nợ phải thu của khách Các hoạt động C J Ithể cùa chu trình này bao gồm; nhận và x ử lí đon đặt hàng của kháich hàng, giao hàng cho khách, lập hoá đơn bán hàng và theo dõi :ô ng

nợ phải thu của khách

Quy trình nghiệp vụ chu trình liêu thụ

Bộ phận bán hàng lập lệnh bán hàng dựa trên đơn đặt hàng c ủa khách, trong đó mô tả chi tiết các mặt hàng cùng với giá cả và những thông tin liên quan đến khách hàng như họ tên, địa chỉ gi.ao hàng Trong lệnh bán hàng chưa có thông tin về số lượng và ; ư ớ c

vận chuyển hàng hoá Các bàn sao lệnh bán hàng sẽ đưọc gửi cho các bộ phận liên quan như: bộ phận kho (lập phiếu xuất kho), bộ phận giao hàng (lập phiếu giao hàng), bộ phận lập hoá đơn (lập hoá

đo n bán hàng sau khi có xác nhận từ bộ phận giao hàng) Đây là hình thức lập hoá đơn sau

Hoá đơn bán hàng chỉ được lập sau khi hàng hoá đã được chuyển cho khách hàng và thông tin về hàng chuyển đi được gửi tới

bộ phận thanh toán Hoá đơn bán hàng do bộ phận lập hoá đơn lập

và phải đặc tả rõ chủng loại và eiá cả hàng xuất bán, xác định rõ trách nhiệm và hình thức thanh toán, các khoản chiết khấu và giảm giá nếu có Hoá đơn bán hàng sau đó sẽ được gửi cho kế toán công nọ- phải thu và được dùng để ghi sổ cái Việc theo dõi công nợ phải thu của khách hàng có thể thực hiện chi tiết đến từng hoá đơn hoặc chi theo dõi trên số dư tổng hợp của tùng đối tượng công nợ Trong

q u á trinh hoạt động của chu trình tiêu thụ có rất nhiều tài liệu, chứiig từ khác nhau được lập và chúng được chuyển đến các bộ phận liên quan trong chu trình

Các báo cáo điển hình trong chu trình tiêu thụ bao gồm báo cáo bán hàng (theo khách hàng, theo hàng hóa, theo hợp đồng vụ việc .), báo cáo công nợ phải thu và các báo cáo thuế GT G T hàng hóa dịch vụ bán ra

Vof7 đề kiêm soát írong chu trình liêu thụ

Cũng như tất cà các chu trình nghiệp vụ khác, việc kiểm soát chu trình íiêu thụ là hết sức cần thiết Mục tiêu của kiểm soát tiêu thụ là để đảm bảo rằng, tất cả các nghiệp vụ liên quan đều được theo dõi một cách đầy đủ và chính xác Nói cách khác, có nhiều rủi

ro khác Iihau có thể xảy ra trong chu trinh tiêu thụ, vấn đề là phải

lường trước và nhận diện được các loại hình rùi ro đó và có biện pháp kiểm soát hiệu quả, ví dụ việc bán chịu cho những khách h à n g không có khả năng thanh toán hoặc khả năng thanh toán thap sẽ dẫn đến nợ khó đòi Trong trường hợp này cần áp dụng thú lụ c kiểm soát là kiểm tra chính xác tình trạng và khả năng thanh toán của khách hàng Rủi ro mất tiền hàng sẽ dẫn đến sai lệch thôno tin

về nợ phải thu cùa khách, biện pháp kiểm soát cần được áp dụng, là tách bạch các chức năng xét duyệt, theo dõi công nợ phải thu và t h ủ quỹ

1.2.2 Chu trình cung cấp

Chu trinh cung cấp gồm những sự kiện liên quan đến hoạt độ’ng mua hàng hoá, dịch vụ từ các tổ chức và đối tượng khác, n h ữ n g khoản phải trả và thanh toán cho nhà cung cấp Chu trình này biao gồm hàng loạt các sự kiện liên quan đến các thực thể bên trong và bên ngoài tổ chức: Nhà cung cấp, ngân hàng, kho và các bộ phận có nhu cầu vật tư hàng hóa, kế toán mua hàng và công nợ phải thu

Việc mua hàng hóa dịch vụ có thể được thực hiện tập trung bỏ'i phòng thị trường, nhưng cũng có thể được thực hiện phân tán M ỗi hình thức có những ưu điểm và nhược điểm riêng Việc lựa ch(Ọn hình thức nào là tùy thuộc vào cách thức quản lí và quan điêm c ủa

tổ chức doanh nghiệp Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, kho và các bộ phận sử dụng sẽ gửi yêu cầu mua hàng về phòng thị trirò"ng

để xem xét và kiểm tra (mô tả rõ chủng loại, số lượng, thời diếm mua hàng )

Bộ phận đặt mua hàng sẽ tiến hành lựa chọn và đặt hàng v ới nhà cung cấp Bản sao đơn đặt hàng sẽ được gửi cho bộ phận nhiận

ị-ỊiÌÌ lỊlỊl I n lỊlỊlỊlliỊiỊ: iỊlỊlỊlỊl : ìmìĩ

hàng, bộ phận theo dõi công nợ phải trả và bộ phận có yêu câu mua hàng Khi nhận hàng, bộ phận nhận hàng phải lập báo cáo nhận hàng trên cơ sở hàng hóa thực nhận và đối chiếu các chứng từ liên quan như đơn đặt hàng của bộ phận đặt hàng gửi tới với hóa đơn bán nàng của nhà cung cấp Đối chiếu hàng trong hóa đơn do nhà cung cấp gừi với đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng, nếu không có sai sót gì, hóa đơn được chấp nhận để chuyển cho bộ phận theo dõi cônu nợ phải trả Bộ chứng từ thanh toán bao gồm hóa đơn mua hàng, đơn đặt hàng liên quan và phiếu đề nghị thanh toán sẽ được chu>ển cho kế toán thanh toán làm cơ sở hoàn tất thủ tục thanh toan với nhà cung cấp Trong quá trinh hoạt động cùa chu trinh cun£ cấp có rất nhiều tài liệu, chứng từ được lập và chúng được

c h u )ể n đến các bộ phận liên quan trong chu trình

Các báo cáo điền hình của chu trình cung cấp bao gồm báo cáo

m u a hàng (theo các tiêu thức khác nhau; nhà cung cấp, hàng hóa,

h ọ p đồng, vụ việc ), báo cáo công nợ phải trả cho nhà cung cấp

và b.io cáo thuế GT G T hàng hóa dịch vụ mua vào

Vein đề kiểm soát trong chu trình cung cáp

Trong chu trình cung cấp có thể xảy ra rất nhiều tình huông gây ảnh hưỏng tiêu cực đên hiệu quả hoạt động sản xuât kinh dc.arh v ấ n đề là phải nhận diện được các tình huống đó và có biện

p h á Ị - kiểm soát để giàm thiểu rủi ro cho tổ chức Ví dụ rủi ro đặt

h à i u với mức không hợp lý (quá thừa hoặc quá ihiếu) sẽ dẫn đên việc tăng chi phí lưu kho hoặc ảnh hường đến tiến độ sàn xuất kinh do^arh Biện pháp cần được áp dụng ở đây là phải hoạch định tôt nh,u cầu nguyên vật liệu và hàng hóa, có thê sử dụng các hệ thông tin học hóa giúp xác định thời điểm đặl hàng và số lượng đặt hàng tốii ui Việc nhận hàng không đúng theo đơn đặt hàng thường dân

đèn việc tăng chi phí giao dịch cũng như lưu kho Biện pháp kiếm soát cần được áp dụng là phải đổi chiếu các chứng lừ liên quan khi nhận hàng từ nhà cung cấp (đơn đặt hàníỊ, hóa đơn mua hàng).

1.2.3 Chu trình sản x u ẩ í

Chu trình sản xuất bao gồm các sự kiện phát sinh liên quan đèn chi phí lao động, nguyên vật liệu và chi phí sản xuất chuna để tạo ra thành phẩm hoặc dịch vụ Chu trình này gồm các phàn hệ chính sau đây: Phân hệ chi phí luony, phân hệ hàng tồn kho, pliân

hệ chi phí giá thành và phân hệ tài sản cố định

Phân hệ chi p h í lương

Mục đích của phân hệ này là tính toán tiền Iưong phải trá cho công nhân viên, in séc thanh toán và duy trì các ghi chép liên quan tới thu nhập của các nhân viên Chứng từ liên quan bao gồm ihẻ thời gian (đối với nhân viên làm việc theo giờ) hay hợp đồng lao động (đối với nhân viên hưởng lương tháng) Các bút toán kế toán bao gôm các nghiệp vụ lương được ghi chép trên tài khoản chi phí nhân công, phân biệt theo nơi phát sinh tiền lương Thông tin về lương cho mỗi nhân viên trên báo cáo lưong được duyệt trước khi thanh toán l'ù y thuộc vào hình thức xử lý là thù công hay tự động trên máy tính mà dữ liệu về lương được lưu trữ trên sổ nhật ký

“Ghi chép lương” hay ờ dạng tệp tin nghiệp vụ lương trên máy tính

Phún hệ hàng tôn kho

Mục đích của phân hệ hàng tồn kho là duy trì các ghi chép kế toán về hàng tồn kho và thực hiện quản lí hàng tồn kho Chínig từ bao gồm các chúng từ mua, bán vật tư hàng hóa (đơn đặt hàng, phiếu nhận hàng ) hoặc chứng từ nhập, xuất kho nội bộ (phiếu

xuâl kho NVL, phiêu nhập kho thành phâm hoặc xuất điều chu\ên) Ngoài một sổ báo cáo kiểm soát, phân hệ hàng tồn kho còn bao gôm một số báo cáo đặc biệt như báo cáo tinh trạng hàng tôn kho, báo cáo truy vấn hàng tồn kho (thực thi trong hệ thống xử

lí theo thời gian thực), hay báo cáo hàng cần bổ sung, sổ sách được

sử dụng đề ghi chép bao gồm sổ chi tiết hàng tồn kho (thành tập hoặc tờ rời) theo dõi từng lần nhập xuất theo số lượng và giá trị, thể hiện sô liệu chi tiêt cho số liệu trên so cái (đối với hình thức ghi chép thủ công), hoặc dùng tệp hàng tồn kho (đối với hình thức xử lí tròn máy)

Hệ íhẳnv, kế toán chi p h í

Mục đích của phân hệ này là xác định và ghi chép kế toán chi pl\í sản xuất tạo sản phẩm và dịch vụ cung ứng (Chỉ dành riêng cho doanh nghiệp sàn xuất hoặc dịch vụ) Các nghiệp vụ điển hình bao gòĩT: (1) tập hợp chi phí nguyên vật liệu, nhân công, chi phí sản xuất chung và (2) nhập kho thành phẩm Báo cáo điển hinh là báo cáo chi phí sản xuất (giá thành tổng cộng hoặc giá thành đơn vị)

Sò sách kế toán được sử dụng bao gồm sổ chi tiết chi phí sản xuất (đối với hình thức ghi chép thủ công) hoặc dùníỊ tệp tin nghiệp vụ (đối với hình thức xử lí trên máy)

Phán hệ ke toán TSCĐ

Mục đích của phân hệ kế toán TSC D duy Irì ghi chép chính xác về tal cà các T SC Đ dùng trong hoạt động sàn xuất kinh doanh cùa ứ chức doanh nghiệp, khấu hao hàng năm và khấu hao lũy kc của các tài sản đó Các nghiệp vụ điển hình của phân hệ này bao gần:: (1) nghiệp vụ tăng TSCĐ, (2) nghiệp vụ khấu hao TSC Đ và (3) Nghiệp vụ thanh lí, bán TSCĐ

|||||||||||||||||||||||||

1.2.4 Chu trình tà i chính

Chu trình tài chính gồm các nghiệp vụ kế toán ghi chép n h ữ n g

sự kiện phát sinh liên quan đến hai sự kiện kinh tế: (1) hoạt đ ộ n g tăng vốn từ chủ doanh nghiệp đầu tư và từ đi vay; (2) hoạt động sử dụng vốn mua sắm tài sản phục vụ hoạt động sản xuất kinh doa nh nhàm tạo ra sản phẩm và dịch vụ cho doanh nghiệp

1.3 Xử lí nghiệp vụ kế toán

Xử lí nghiệp vụ bao gồm nhiều thao tác đa dạng mà một tô chức doanh nghiệp cần thực hiện nhằm trợ giúp cho các hoạt độ ng nghiệp vụ hàng ngày Hình 1-4 mô tả toàn bộ các dòng dữ liiệu nghiệp vụ trong một doanh nghiệp sản xuất, trong đó mỗi hình c h ữ nhật mô tả một kiểu thực thể (khách hàng, nhà cung cấp hay nh:ân viên) Mỗi hình tròn mô tả một phân hệ nghiệp vụ - bao gồm c ác hoạt động có quan hệ mật thiết với nhau N h ư vậy, mỗi phân hệ nghiệp vụ xử lí các nghiệp vụ có quan hệ logic với nhau Môi m ũ i

tên mô tả một dòng dữ liệu nghiệp vụ từ một thực thể/ hay m ộ t phân hệ nghiệp vụ đến một thực thể/ hay một phân hệ nghiệp vụ khác Các dòng nghiệp vụ này tồn tại trong cả hai hệ thống kế to.án thủ công và kế toán tự động hoá

1.3.1 Các hoạt động nghiệp vụ điển hình trong m ộí doainh

nghiệp sản x u ấ t

Trong chuỗi giá trị cùa một tổ chức doanh nghiệp sản xưât thường bao gồm các dòng giao dịch điển hinh sau đây;

bán hàng (điền trên giấy hoặc gọi điện thoại) Bộ phận bán hàmg phải xừ lí đơn đặt hàng thành những thông tin cần thiết để ho nrợ cho quá trình xử lí tiếp theo ờ những bộ phận liên quan khác

- Lệnh hán hàng đ ã được chủp thuận cùa hộ phận hán chịu [2J: Bộ phận bán hàng thường sẽ gừi một liên cùa lệnh bán hàng cho khách hàriR, khẳng định đơn đặt hàng đã được tiếp nhận và đang trong quá trình xử lí.

bán hàng chưa x ử lí tới bộ phận lập hoá đơn Trên cơ sở lệnh bán hàng và phiếu gửi hàng do bộ phận gửi hàng gửi tới, bộ phận lập hoá đơn sẽ tiến hành lập hoá đơn bán hàng, gồm số lượng hàng bán, giá bán bao gồm cả phí vận chuyển, bảo hiểm và các thông tin liên quan

m ột liên hoá đơn bán hàng cho khách hàng để xác định sổ tiền và thời hạn thanh toán Thường thì hoá đơn bán hàng chỉ được lập khi

bộ phận lập hoá đơn đã nhận được 1 liên phiếu gửi hàng của bộ phạn gửi hàng

liên hoá đơn bán hàng đến bộ phận kế toán phải thu cùa khách, làm

cơ sờ ghi chép nghiệp vụ bán hàng và sổ chi tiết theo dõi nợ phải thu khách hàng Bộ phận này có nhiệm vụ duy trì cơ sờ dữ liệu về khách hàng và cập nhật các hoá đơn bán hàng nhằm phản ánh nghiệp vụ liên quan

Định kỳ, hệ thống kế toán phải thu phải gừi các giấy báo về tinh hình công nợ còn phải trả của moi khách hàng

liên lệnh bán hàng làm căn cứ xuất hàng, trong đó mô tả rõ khách hàng đặt mặt hàng gì, bao giờ giao hàng và giao ờ đâu

- Dan cigt hang san xuát [8]: IVén c a s a d a n dát háng cüa khách bó phan bán háng có thé güi cho bo phán san xuát inot d a n dat háng san xuát, néu mát háng khách dat khóng có trong kho hioác

da hét

phán san xuát dan dát háng san xuát do bó phán bán háng lap có thé dugc güi cho bó phán lap ké hoach san xuát

khách háng, bó phán van chuyén sé gm 1 lien phiéu güi háng icho

bó phan láp hoá dan, trong dó mó tá chi tiét háng dugc dóng di, lám c a sá lap hoá don bán háng

khách sé dugc güi tu kho tói bó phán giao háng

tü bó phán san xuát tói kho

phán hé nghiép vu, có thé chinh bó phán kho theo dói tinh hinh du trü háng trong kho vá trong truóng hgp dó, mót d a n dát háng san xuát sé dugc gúi tói bó phan san xuát hay bó phán láp ké hoach sán xuát dé bó sung thánh phám váo kho

phán giao háng láp phiéu güi háng dé ghi nhán các thóng tin llién quan den viéc güi háng cho nguai m ua n h u chúng loai háng hoá., só lugng thirc xuát vá các thóng tin khác vá güi 1 lién cho khách há ng, lám CO só nhán háng

iiiii

i i i i l ili I ili

lili!

- Ke hoạch sản xuắt [I5J: bộ phận lập kế hoạch sản xuất gửi

ke hoạch sản xuất tới bộ phận sản xuất Ke hoạch này được dùng

đê UV quyền và làm cơ sờ kiểm soát bộ phận sản xuất

sản xuất tới bộ phận lập kế hoạch, trên cơ sở đó kế hoạch sản xuất có ihê đ ư ợ c xem xét và sửa đôi lại

xuất gừi yêu cầu m u a hàng hoá hoặc dịch vụ tới bộ phận mua hàne Bộ phận này chịu trách nhiệm xem xét và lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp

sản xuất gửi b ả n g c h ấ m công, phiếu giao nộp sản phẩm cho bộ phận ke toán lương, phục vụ việc tính lương cho công nhân viên

phận m u a hàng gửi một bản sao đơn đặt hàng cho bộ phận nhận hàng Tài liệu này uỷ q u y ề n nhận hàng cho bộ phận nhận hàng

phận m u a hàng gửi đơn đặt m ua hàng tới nhà cung cấp, gồm các thông tin liên q u a n tới hàng hoá có nhu cầu đặt mua như tên, loại hàng, số lượng, giá cả m ong muốn, ngày nhận hàng, điều kiện giao hàng

đơn J ặ t mua hàng tới bộ phận kế toán phải trả làm cơ sở thanh toán vó i nhà c ung cấp

P hiéu gửi h à n g cùng hàng hoá do nhà cung cấp g ử i lới

hàng d o nhà c u n g c ấp gửi đến và tiến hành so sánh số lượng,

chất lượng h à n g h o á nhận được với số lư ợ n g Irên đơn đặt mua

h àng và sau đó lập báo cáo nhận hàng

Hin lí 1-4 S ơ đồ luồng dữ liệu nghiệp vụ trong một

doanh nghiệp sản xuất

hoá đơn bán hàng cho đơn vị để làm cơ sờ thanh toán với nhà cung cấp Các hoá đơn này cần được kiểm tra lại bời bộ phận kế toán phải trả người bán

- Báo cáo nhận hàng [24]: Bộ phận nhận hàng gửi báo cáo nhận hàng cho kế toán phải trả, xác nhận đã nhận đủ hàng n h ư đà đặt trong đơn đặt m ua hàng.

'r h ư ờ n g kèm với séc thanh toán của người m ua là giấy báo trà tiền, xác cỉịnh số tiền liên quan thanh toán cho khoản nợ gì, tạo thuận lợi

c ho việc theo dõi công nợ của kế toán doanh nghiệp

hiẹn thanh toán cho nhà cung cấp

Đ ư ợc gửi cho bộ phận kế toán làm cơ sở ghi sổ kế toán

lư an g gửi séc thanh toán lương và các giấy tờ liên quan cho công nhân viên

bảng thanh toán lương tới bộ phận kế toán, làm cơ sờ ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán lưong cho công nhân viên

hàng gửi 2 liên báo cáo nhận hàng cùng hàng nhập m ua tới kho

S au khi nhập kho hàng hoá, kho ký nhận vào báo cáo nhận hàng và gửi 1 lién cho bộ phận theo dõi ihanli toán,

Cac d òng d ữ liệu nghiệp vụ trên đây được nhóm vào bốn chu trình hoạt độn g kinh doanh như mô tả ờ bảng 1-3

Bảng 1-3 Phân nhóm các dòng dữ liệu theo chu trình nghiệp vụ

Chu trình

tiêu thụ

Chu trình cung cấp

Chu ¡rình sàn xuấí

Chu trình tài chính

ngày công lao động đóng vai trò là những nguồn d ữ liệu đầu vào đối với hệ thống x ử lí nghiệp vụ Đó th ư ờ n g là những biêu mâu đặc trưng, được thiết kế chuẩn để dễ d ù n g và ghi nhận d ữ liệu một

c ách c h u ẩn xác Tài liệu gốc được sử d ụ n g để phục vụ nhiều mục đích khác nhau:

- Thu thập dữ liệu

- Hỗ trợ và chuẩn hoá các hoạt động nghiệp vụ

- Lưu giữ d ữ liệu lâu dài, phục vụ cho nhu cầu phân tích saunày

ẢYỉ lí

Q u á trinh x ử lí bao gồm việc sử dụng một bộ các sổ kế toán để ghi chép có hệ thống thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tư ạ n g (hình 1-5) sổ kế toán có nhiều loại để phản ánh tính đa dạng, phong phú của đối tượiig hạch toán Đặc trưng cơ bản của các sổ là hệ thống hoá theo thời gian và theo đổi tượng cụ thể hoặc tổng hợp hoặc chi tiết

Hình thức sổ kế toán là việc quy định phải m ờ những loại sổ

kẽ toán nào để phàn ánh các đối tượng kế toán, kết cấu cùa từng loại sổ, trinh tự, phương pháp ghi sổ và mối liên hệ giữa các loại sô nhằm đảm bảo vai trò, chức năng và nhiệm vụ cùa kế toán

| | Ị ị ỉ ị í Ị i i i

i l l I li

::

€ Ỉ Ả O T l ^ | | | | | | | i | | Ỉỉĩịịiii |ị: : :l

Nhật ký mua

Sổ cái phải

trà

Nhật ký tổng hợp

s ồ cái phải trả chung

Sô cái phải thu của khách

s ồ chi tiết

Hình 1 - 5 Hệ thống kế toán năm sổ